les 5 s au bureau

Cabinet DEVINCI ConseilStratégie & Management des organisations

Ingénierie des produits et des process

2, Rue Crucy 44000 NANTES

L’accélérateur du développement de l’entreprise,de l’amélioration des performances internes

et de l’innovation ...

Site : Devinci-conseil.frIntervenant : Eric METAIS

LES 5S BUREAU

Maîtriser la démarche de mise en œuvre

Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 2

OBJECTIFS DE LA FORMATION

Capitaliser la méthode des 5S et savoir la mettre en œuvre


PROGRAMME

I. Présentation générale des 5S Bureau1. Les enjeux2. Les 5S c’est quoi ?

II. Les 5S, comment ça marche ?1. Seiri = Débarrasser2. Seiton = Rangement3. Seiso = Nettoyage4. Seiketsu = Ordre5. Shitsuke = Rigueur

III. Les 5S, comment les mettre en œuvre ?1. Les pré-requis2. Le comité d’animation 5S, l’animateur et les pilotes3. Le diagnostic 4. Les chantiers 5S : Les plans d’action et leur suivi

Mise en application sur votre chantier 5S


Présentation générale des 5S

Les enjeuxIllustrés par quelques exemples :

• Réduire le nombre de registres, formulaires, etc … pour éviter les accumulations inutiles.

• Trier tous les documents, les dossiers … et imaginer des modes de rangement plus efficaces … pour tous trouver en moins de 30 s.

• Etudier et améliorer les documents, les formulaires … pour faire en sorte que l’outil soit créé en fonction du travail, mais pas l’inverse.

• Améliorer la propreté et l’ordre dans les bureaux … pour afficher une image de compétitivité à vos clients - Améliorer les conditions de travail et l’efficacité des employés.



Les 5S, c’est quoi ?Les 5S sont les principes de base qui permettent de construire un environnement de travail fonctionnel et efficient, régi par des règles simples, précises et efficaces.

Leur nom provient des cinq mots japonais qui commencent tous par la lettre « S » :

Seiri = DébarrasSeiton = RangementSeiso = NettoyageSeiketsu = OrdreShitsuke = Rigueur



Les 5S, c’est quoi ?

Les 5S, comme beaucoup d'autres concepts, méthodes et outils sont "nés" dans les ateliers industriels.

Leurs succès et leur compatibilité avec d'autres types d'activités leur permettent de conquérir les bureaux des services connexes à la production.



Les 5S, c’est quoi ?

Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et la propreté, ce sont les 3 premiers S.

Le quatrième définit des règles pour que ces 3 premiers S perdurent

Le dernier S met en place un système d'évaluation et de progrès permanent pour dépasser les premiers résultats et inscrire cette démarche dans la durée.


Les 5S – La démarche

Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileLe grand débarras qui ponctue traditionnellement le démarrage d’un chantier 5S est basé sur le tri.

On recherche pour chaque élément du système s’il est utile et nécessaire, ou s’il encombre.

Cependant, pour certain éléments, le choix peut se révéler difficile, car personne ne sait trop s’ils sont utiles ou non et à quelle fréquence ils sont utilisés.



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileLes deux phases de la méthode de tri :

1. Discerner l’utile de l’inutile2. Hiérarchiser par fréquence d’utilisation



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileDiscerner l’utile de l’inutile :

ELEMENTS

Utile InutileIndéterminé

Hiérarchisation et rangement

Observation

Tri DébarrasserUtile Inutile



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileAttention aux « Brocanteurs » :



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileObserver :

1. Définir une période d’observation2. mesurer le taux d’usage et la fréquence d’utilisation3. Au terme de la période d’observation, statuer sur

l’utilité ou inutilité de l’élément4. Si la période d’observation n’est pas suffisante, la

reconduire



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileObserver : les pièges à éviter

La reconduite d’une période d’observation ne doit pas être des prétextes à ne pas se débarrasser de l’objet

La période d’observation doit se situer dans une période significative (effet de saisonnalité)


A B C


Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileHiérarchiser les éléments utiles : la méthode ABC

La méthode ABC permet de hiérarchiser les éléments en fonction de la fréquence de leur utilisation



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileCritères de jugement d’une analyse ABC

Les zones « Eventuellement » sont des zones de dérogation, qu’il faut utiliser

Fréquence Classe Au contact A proximité RéservéSouvent A Oui Eventuellement Non

De temps en temps B Éventuellement Oui Non

Rarement C Non Non Oui



Seiri : l’art de se débarrasser de l’inutileA vous de jouer :

1. Former des groupes2. Choisir votre sujet (poste informatique, bureau, un

document … )3. Mettre en application le premier S

1. Trier : Utile, Inutile, Indéterminé2. Définir les observations (liste des éléments et période)3. Hiérarchiser les éléments utiles (méthode ABC)

4. Restituer le travail accompli



Seiton : l’art de ranger pour situerUne fois les éléments inutiles débarrassés, il convient de décider de la place à affecter à chaque élément restant.

Analyser la situation existante

Choisir la place des éléments

Décider comment ranger les éléments



Seiton : l’art de ranger pour situerAnalyser la situation existante :

1. Comprendre le processus et le critiquer2. A partir d’indicateurs, mesurer la performance actuelle3. Enregistrer une preuve de l’état actuel des choses

(photo, relevés d’indicateur, témoignages etc …)



Seiton : l’art de ranger pour situerChoisir la place des éléments :

1. En respectant le résultat de la méthode ABC et l’analyse précédente, définir avec précision où seront placés les éléments

Se poser la question : Où placer les éléments ?



Seiton : l’art de ranger pour situerDécider comment ranger les éléments :

1. Opter pour des rangements fonctionnels (critères d’efficacité, de qualité, de sécurité, de protection …)

2. Définir un nom compréhensible de tous3. Indiquer l’emplacement de l’élément (code couleur, nom … )4. Faciliter la sortie et le rangement de l’élément

Le nom de l’élément et celui du lieu de rangement vont de pair. Lorsque le nom de la place est sur l’élément et vice-versa, vous savez que vous êtes en progrès.



Seiton : l’art de ranger pour situerQuelques exemples de rangement : Fichiers informatiques

Dossiers de rangement temporaire

Zone d’accessibilité des fichiers en cours

Accès rapide aux applications les plus utilisées

Accès rapide à la messagerie et aux contacts



Seiton : l’art de ranger pour situerA vous de jouer :

A partir du sujet précédant :

1. Analyser la situation : Activités, processus et fonction Indicateurs Enregistrement de l’état actuel

2. Choisir où classer les éléments (où ?)3. Choisir comment ranger les éléments (Comment ?)



Seiso : l’art du nettoyage

«nettoyer » ne consiste pas uniquement à user du chiffon et du balai

"nettoyer" fréquemment les contenus et au-delà du nettoyage, chercher à éliminer les sources de pollution, tels que les courriers indésirables, les copies multiples, etc. Le nettoyage se comprend aussi comme la sauvegarde régulière des données.



Seiso : l’art du nettoyage

Désigner l’objectif

Analyser les problèmes potentiels

Nettoyer et mettre les problèmes en évidence

Noter les problèmes et leurs effets

Analyser pour identifier les causes des problèmes

Traiter les problèmes et apporter des améliorations



Seiso : l’art du nettoyageA vous de jouer :


1. Définir l’objectif du nettoyage2. Analyser les problèmes potentiels3. Analyser pour identifier les causes4. Traiter le problème et apporter des améliorations



Seiketsu : Ordre

L’ordre, c’est l’application durable des règles instaurées par les 3 premiers S.

Élaborer des règles simples et efficaces pour que chacun se conforme à cette discipline et que le maintien de la propreté et l'élimination des causes de désordre deviennent normal, naturel.



Seiketsu : Ordre

Les 5S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant, cette répétition est indispensable et c’est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques.

Le « Management Visuel » aide à ce que chacun sache immédiatement que quelque chose ne va pas et permet de maintenir aisément les choses en état.



Seiketsu : OrdrePoints à prendre en compte dans la conception d’une aide visuelle :

1. Faire en sorte qu’elles soient bien visible de loin2. Placez-les sur les éléments qu’elles concernent3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et

ne pas faire4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre6. Faites en sorte que leur utilisation rende le système plus

agréable et ordonné



Seiketsu : OrdreA vous de jouer :


1. Définir les règles de l’ordre2. Contrôler que votre « Management visuel » répond aux

6 critères précédents



Shitsuke : Rigueur

Finalement, pour faire vivre les 4 premiers S, il faut surveiller régulièrement l'application des règles, les remettre en mémoire, en corriger les dérives.

En instituant un système de suivi avec affichage d'indicateurs, les désormais « 5S » sont assurés de continuer à vivre, mais aussi de graduellement repousser leurs limites initiales, dans une démarche d'amélioration continue.



Shitsuke : Rigueur

Réaliser des autoévaluations, promouvoir l’esprit d’équipe, instituer des règles de comportement, mettre en place une bonne communication et... valoriser les résultats obtenus, car chaque étape est une petite victoire.

Après un premier déploiement réussi, il est possible de trier plus avant, améliorer le rangement encore plus avant, des endroits non pris en compte jusque là...



Shitsuke : Rigueur

A vous de jouer :


1. Formaliser les règles et le système d évaluation2. Standardiser les règles3. Mettre en place le système d’amélioration continue


Les 5S – La mise en œuvre

Les pré-requis et les conditions de réussite

L’engagement de la direction et de tout l’encadrement Un animateur dédié Le choix de l’animateur Le choix des pilotes Des chantiers dans tous les secteurs La communication Le taux de réalisation des actions


Chantier N° nPlan d’action N° n

Chantier N°3Plan d’action N°3




Les acteurs et leurs missions

Le comité de pilotage

L’animateur 5S

Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S

L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S



La méthodologie de mise en œuvreConstituer le comité de pilotage d’animation des 5S

La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S (chef du projet).



Le comité de pilotageIl est composé de membres du comité de direction

Il s’assure du bon fonctionnement des chantiers à travers les résultats

Il alloue les moyens nécessaires au bon fonctionnement

Il participe à la validation des actions



L’animateur 5SC’est une personne dédiée qui :

Garantit l’application de la démarche Démarre les nouveaux chantiers Fait réaliser les actions demandées Suit l’avancement des actions Pilote les audits de chantiers Pilote la communication



Le pilote 5SC’est une personne désignée par sa hiérarchie

Est moteur dans son équipe Anime sa réunion hebdomadaire Définit les objectifs de son chantier Fait respecter les règles Rend compte de l’avancement du chantier



MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER

REALISATION DU PROJET (Coût C)

Plan de travail

Méthodes

Moyens humains

Moyens matériels

BASEDE

DEPART

REALISATIONTDélais D



PHASE I : Le cadrage du projet

Le « Quoi »•1 - LE PROJET•2 - LES OBJECTIFSLe « Comment »•3 - LA TECHNIQUE•4 - LES PLANNING•5 - LES MOYENS

L’organisation•6 - LE MANAGEMENT DU PROJET•7 - LA COMMUNICATION



PHASE II : Diagnostiquer et définir les chantiers 5S

Responsabilité de l’animateur 5S du secteur

Auditer les parties de l’entreprise ou du secteur Définir les chantiers 5S Définir les pilotes des chantiers



PHASE III – Déployer les chantiers 5SLe pilotage d’un chantier 5S suit la logique du PDCA

• Act • Plan

• Do• Check

A P

DC




PLAN (Préparer) Etablir un objectif d'amélioration, Définir le plan d'actions, Choisir les indicateurs de mesure du

succès. Cette phase primordiale conditionne la

réussite de l’ensemble d’un projet.Une mauvaise préparation entraînera des difficultés et des gaspillages de temps et d’argent.

• Act • Plan

• Do• Chec

k

A P

DC




DO (Faire, Appliquer) Mettre en place le plan d'actions

défini en phase P.

• Act • Plan

• Do• Chec

k

A P

DC




CHECK (Contrôler) Vérifier que les actions ont été

réalisées et qu'elles ont permis d'obtenir le résultat escompté,

Evaluer les écarts (comparer P et D)

• Act • Plan

• Do• Chec

k

A P

DC




ACT (Agir, Réagir) Trouver les causes racines des

écarts mesurés et appliquer les actions correctives

Standardiser la meilleure pratique obtenue pour en assurer la pérennité.

Définir les objectifs pour de nouvelles améliorations.

• Act • Plan

• Do• Chec

k

A P

DC




Appliquer avec rigueur le cycle PDCA est une des conditions nécessaires au succès.

Il évite de s’arrêter après la phase D en clarifiant les phases C et A qui sont l’essence même de l’amélioration continue (vérifier que l’on a obtenu les résultats escomptés, corriger d’éventuels écarts, capitaliser ce que l’on a appris pour continuer à améliorer)

• Act • Plan

• Do• Chec

k

A P

DC



PHASE III – Déployer les chantiers 5SAnimer les chantiers 5S

Prioriser les chantiers (comité 5S et animateur 5S) Planifier les chantiers Identifier les indicateurs Définir les pilotes 5S Former les pilotes 5S Communiquer Suivre la mise en œuvre des chantiers Valider les chantiers (comité 5S)



PHASE III – Déployer les chantiers 5SLa revue des chantiers

La revue des chantiers a lieu environ tous les15 jours ou tous les mois (fréquence à définir)

Elle est animé par l’animateur 5S Elle comprend les pilotes 5S Elle sert à faire un bilan d’avancement des chantiers

et à identifier les actions qui nécessitent une validation du comité 5S



PHASE III – Déployer les chantiers 5SLe comité 5S

Le comités 5S est réuni tous les mois Il est animé par l’animateur 5S Il comprend les membres du comité de direction Il sert à prioriser les chantiers et à valider les actions



PHASE III – Déployer les chantiers 5SPiloter un chantier 5S

Définir les actions (suivant les phases des 5S) Planifier les actions (suivant les phases des 5S) Définir les responsables des actions Suivre la mise en œuvre des actions (Réunion de

chantier – 1 fois par semaine)


Les 5S – Le panneau de communication



La méthodologie de mise en oeuvreA vous de jouer

Auditer votre service Définir les chantiers 5S et les pilotes 5S Prioriser et planifier vos chantiers


Les 5S – Vos questions

Etes-vous prêts à mettre les 5S en œuvre ?

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