Date: 12/07/2011

Belgacom Group

Live Meeting

Handboek

Live Meeting

Applicatie Installeren: Start/programs/Belgacom special/install software

Na installatie vindt u onderstaand menu in outlook

Eens u dit heeft kan u live meetings opzetten

Document owner: IDO Communication 12/07/2011

De applicatie aanvragen: Intranet/IT services/ik wens toegang tot een applicatie.

Onderstaand formulier invullen en versturen

Zaal uitrusting en gebruik

Gebruik maken van de infrastructuur in de vergaderzaal -Neem het deksel (hoed) van de camera

-Start de PC

-Schakel de LED schermen in met de afstandsbediening

Problemen bij het opstarten: -U krijgt geen log on scherm op de linkse tv

-Met de “source” knop op de afstandsbediening gaat u naar “HDMI 1” input.

Aanloggen op het netwerk -Aanloggen met de vaste PC (attentie windows 2007 software)

-Indien u niet kan aanloggen controleer dan of de netwerkkabel is aangesloten op

de PC.

log on: -Switch user

-Select “other user”

-Geef uw Belgacom id. en uw windows paswoord in.

- Uw profiel word geladen

Documenten delen Met een memory stick via de vaste PC, via uw “H” drive, of via een shared drive.

Tips: -Gebruik de vaste PC in de zaal, beter resultaat.

-Beperk u tot maximum 4 sites indien mogelijk

-Spreek niet door elkaar

-Maak geen nevengeluiden, GSM, stoelen, PC’s, …

-Kijk naar de camera voor een goed oogcontact

……

Deelnemen aan een vergadering, verbinding maken

met computer audio en –video

Join a meeting:

Open vanuit uw agenda de uitnodiging voor de vergadering en klik op

de koppeling Join the Meeting om deel te nemen aan de vergadering.

Wanneer u verbinding hebt met de vergadering, is computer audio stan-

daard ingeschakeld. Zo niet, klik dan in het deelvenster Join Audio in

the Voice and Video.

Klik in het deelvenster Voice and Video op Mute Microphone or

Mute Speakers als u de luidsprekers of microfoon wilt dempen.

Klik in het deelvenster Voice and Video op de keuzelijst Microphone

or Speakers menu als u het volume van de luidsprekers of microfoon

wilt wijzigen.

Klik rechtsboven in de vergadering client op het pictogram Webcamera

als u uw video wilt weergeven.

4

5

2

3

1

Een ongeplande vergadering starten

Een ongeplande instant vergadering starten:

Klik op Start.

Klik op All programs, wijs Microsoft Office Live Meeting 2007 aan

en klik op Microsoft Office Live Meeting 2007.

Klik op de welkomstpagina van Microsoft Office Live Meeting op

Meet Now om de ad-hocvergadering te starten.

Deelnemers uitnodigen voor uw instant vergadering vanaf

de Microsoft Office Live Meeting-client:

Klik op het menu Attendees om het deelvenster Attendees te openen.

Klik in het deelvenster Attendees op Invite and Per e-mail.

Typ in de e-mail met de uitnodiging in het vak TO het

e-mailadres van de deelnemers. Scheid elk adres met een puntkomma.

Klik send

3

2

1

2

1

3

4

Een vergadering plannen met de Microsoft

conferencing invoegtoepassing voor outlook:

Klik in uw Outlook-agenda op Schedule a Live Meeting

Typ op het tabblad Appointment in het tekstvak Subject een beschrijving

van de vergadring. Geef in het tekstvak TO het e-mailadres van de geno-

digden op. Scheid elke adres met een puntkomma.

Klik op het formulier Live Meeting aanvragen op Attendees / presenters

als u presentatoren wilt opgeven. Klik in de lijst Attendees op en naam en

klik op Add. Klik op OK.

Klik op Meeting options om aanvullende gegevens over de vergadering te

verstrekken, zoals Details,Toegangsbeheer, Ontvangsthal, Extra voorzie

ningen, Verloopdatum, Audio en Opnamegegevens, en klik op OK.

1

2

3

4

Inhoud importeren

Presentatoren van vergaderingen kunnen meerdere bestandstypen importeren in

Live Meeting (zoals Microsoft PowerPoint®, Word, Excel, VisioT, Project en

videopresentaties).

Inhoud importeren in de vergadering als presentator

Klik in de vergadering client in het deelvenster Content, klik op Share

en klik op Upload file (Vieuw only).

Selecteer in het dialoogvenster Choose a document to share op een

bestand dat u wilt importeren en klik op Open om het bestand te impor-

teren.

Selecteer vanuit het deelvenster Content het bestand dat u wilt presen-

teren.

Navigeer door de dia's met het pictogram Previous or Next linksonder

in de vergadering client

1

2

3

4

Toepassingen weergeven en delen

In Live Meeting kunt u toepassingen op verschillende manieren delen. Wanneer u

Bureaublad of Geselecteerd gebied kiest, kunnen alleen geopende toepassingen

worden gedeeld. Toepassingen moeten dus steeds eerst geopend worden en gaan

nadien in full screen mode waardoor u de camera beelden tijdelijk verliest..

Klik in het deelvenster Content, klik op Share, klik op Share a

Program en selecteer een bestand als u een toepassing wilt delen in de

vergadering client.

Klik op het pictogram Share control als u de besturing van de toepas-

sing wilt overgeven aan een deelnemer.

Selecteer in het dialoogvenster Share control de naam van een deel-

nemer, klik op OK en klik in het dialoogvenster Share control op Yes.

De aanwezige neemt de besturing over door in het dialoogvenster Micro-

soft Office Live Meeting op OK te klikken.

Klik op het pictogram Chare Control als u de besturing wilt blijven

delen of wilt terugnemen of kies een andere deelnemer met wie u de be-

sturing wilt delen.

Klik op het pictogram End sharing and return to Live Meeting als u

het delen wilt beëindigen om terug te keren naar de vergadering client

van de presentator.

De besturing van een toepassing delen en uitwisselen met

een deelnemer aan de vergadering

3

2

1

4

5

6

Reservatie van de zalen: Geef uw naam door aan IDO Communication en u wordt opgenomen in de

distributielijst.

De zalen zijn vanaf dan bereikbaar Via outlook met bovenstaande naam

Live Meeting zalen

Lokale contactpersonen IDO

Voor U de meeting room verlaat

Na de meeting !!!

Log off en nooit “Shut Down”

TV schermen uitzetten

Deksel terug op de camera

Lokaal afsluiten

Sleutel terugbrengen

Notes

Nog vragen ?

Stuur een email naar IDO communication