le schéma de classification hiérarchique des documents

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Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs

Conception, développement, déploiement et maintenance

Éditeur : Michel Roberge [email protected]

ISBN 978-2-9811275-4-9

2011 - Édition originale sur papier 2011 - Édition en format PDF

Tous droits réservés pour tous les pays Cet ouvrage est enregistré auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada : 1086268

Dépôt légal - 2ième trimestre 2011 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada



Michel Roberge

Notes liminaires

Pour communiquer avec l’auteur afin de lui transmettre vos commentaires ou vos questions

ou pour toute demande de participation à des conférences, colloques ou congrès : [email protected]

Je dédie cet ouvrage à toutes celles et tous ceux qui,

passionnés et champions dans leur métier,

ont pour objectif de concevoir et de développer pour leurs clients des outils de gestion documentaire rigoureux et de qualité supérieure.

Je tiens à remercier ma conjointe,

Denise Latulippe, qui a procédé à une lecture

stylistique et à une harmonisation de l’ensemble du texte initial.

Merci aussi à Robert Garon,

ex‐professeur et ex‐conservateur des Archives nationales du Québec,

qui m’a initié, il y a 35 ans, aux rudiments du métier

que je pratique et qui m’a constamment soutenu

dans mes initiatives professionnelles.

Avant‐propos

Introduction

Module 1 : L’exploitabilité des objets à gérer

Module 2 : Les caractéristiques générales d’un schéma de classification hiérarchique

Module 3 : La conception d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs

Avant de prendre une décision …

Module 4 : Le développement d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs

Module 5 : Le déploiement du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs

Module 6 : La maintenance du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs

Conclusion

Lexique Annexes

Index

Présentation générale

Avant‐propos 0.1

Introduction 0.7

Module 1 L’exploitabilité des objets à gérer

Les fonctions d’un système pour permettre l’accès efficace à des objets 1.2 L’identification des objets 1.3 La hiérarchisation des objets 1.4 La description et l’indexation des objets 1.5 L’enregistrement des objets 1.6 Le classement des objets 1.7 Le repérage des objets 1.8 La consultation et l’utilisation des objets 1.9

Les principaux outils et moyens disponibles 1.11 Quelques solutions non technologiques 1.11 La dénomination des objets 1.12 La catégorisation des objets 1.13 La codification des objets 1.13 Les vocabulaires d’indexation des objets 1.15 Le vocabulaire libre 1.15 Le vocabulaire contrôlé 1.17 Le thésaurus 1.18 La classification à facettes 1.20 Le rangement des objets 1.22 L’ordonnancement des objets 1.23 Les repères d’indexage d’objets classés 1.24 Le référencement entre les objets 1.25

Table des matières

iv LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE

Quelques solutions technologiques 1.27 Les réservoirs d’objets 1.27 Les postes de travail individuels 1.27 Les serveurs de fichiers internes 1.28 Les supports externes 1.28 Les tiers hébergeurs 1.29 L’utilisation de contenants virtuels 1.31 Les métadonnées descriptives 1.32 La folkosomie 1.34 Les listes bureautiques 1.37 Les codes à barres 1.38 Les hyperliens 1.39 Les miniatures et les vignettes 1.40 Les signets 1.41 La fonction recherche des fichiers bureautiques à partir de leur contenu 1.43 Les systèmes informatiques, les bases de données et les logiciels

de gestion documentaire 1.45 Les outils informatiques de collaboration 1.47 Les Wikis 1.48 Les moteurs de recherche dans le contenu 1.50 Les analyseurs de contenus 1.51

Le schéma de classification des objets 1.53

Module 2 Les caractéristiques générales d’un schéma de classification hiérarchique

Une arborescence logique de rubriques 2.2 La racine : l’ensemble des objets à classifier 2.3 Une hiérarchie de rubriques 2.4 La théorie des ensembles 2.4 Les bases de division des rubriques 2.6 Les divisions avec absence de caractéristiques 2.11 Les divisions « divers » ou « autres » 2.12 Le résultat de la division des rubriques 2.13 Les divisions dichotomiques 2.13 Les divisions prédéterminées 2.14 Les divisions aléatoires 2.15 Le principe d’inclusion parent‐enfants 2.16 Le principe d’exclusion enfant‐enfants 2.17 Les niveaux de division des rubriques 2.18 Le nombre idéal de niveaux 2.19 La répartition naturelle des rubriques 2.22

TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE v

Les types de rubriques 2.23 Les rubriques de tête 2.23 Les rubriques initiales 2.24 Les rubriques dérivées 2.24 Les rubriques nodales 2.25 Les rubriques extrêmes 2.26 Exercice 2.1 : Identification des types de rubriques 2.27 Les ensembles logiques de rubriques 2.29 Les chaînes de rubriques 2.29 Les branches de rubriques 2.30 Les familles de rubriques 2.31 Les groupes de rubriques 2.32 Exercice 2.2 : Identification des ensembles logiques de rubriques 2.32

L’évaluation de la qualité structurelle de l’arborescence 2.33 L’allure générale de l’arborescence 2.33 L’évaluation quantitative de l’arborescence 2.35 La taille de l’arborescence 2.35 Le nombre total de niveaux de division 2.35 La répartition des rubriques selon les niveaux de division 2.36 Le nombre de rubriques à chaque niveau de division 2.36 La proportion des rubriques nodales 2.39 Le nombre de rubriques extrêmes 2.40 La taille des groupes de rubriques 2.41 L’évaluation qualitative de l’arborescence 2.43 La logique hiérarchique des chaînes de rubriques 2.43 L’agencement des branches de rubriques 2.44 La constitution et la cohérence des familles de rubriques 2.45 Exercice 2.3 : Évaluation de la qualité structurelle d’une arborescence 2.47

La présentation graphique de l’arborescence 2.49 Exercice 2.4 : Évaluation de la présentation graphique d’une arborescence 2.51

La notation de l’arborescence 2.53 Les types de codes de classification 2.55 Les formats de codes de classification 2.58 Les codes significatifs et logiques 2.58 Les codes séquentiels continus 2.61 Les codes semi‐logiques 2.64 Les codes mnémoniques 2.66 L’impact de la notation sur la qualité de l’arborescence 2.67 Exercice 2.5 : Évaluation du système de notation d’une arborescence 2.67

L’index alphabétique des rubriques de l’arborescence 2.69

vi LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE

Module 3 La conception d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs

Les caractéristiques de l’ensemble à classifier 3.2 Les documents 3.3 Les dossiers 3.4 La constitution des dossiers 3.4 Les liens documents/dossiers 3.4 Les liens potentiels d’un document avec plus d’un dossier 3.5 Les séries de dossiers 3.6 Les liens potentiels entre des dossiers 3.7 La normalisation de l’identification des dossiers 3.8 Les formats de dossiers 3.9 Les dossiers en format papier 3.9 Les dossiers technologiques 3.9 Les dossiers hybrides 3.10 Les types de dossiers 3.11 Les dossiers relatifs à des processus ou à des activités 3.11 Les dossiers relatifs à des personnes 3.12 Les dossiers relatifs à des organismes 3.12 Les dossiers relatifs à certains objets de gestion 3.13 Les dossiers thématiques, techniques, juridiques… 3.13 Les sous‐dossiers 3.14 Les volumes 3.14 Le schéma de classification pour donner un sens aux documents 3.15 La réalité documentaire dans une organisation 3.15 Le rôle fédérateur d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs 3.17 Un outil pour identifier et structurer l’ensemble des séries de dossiers 3.17 Un outil pour assembler les composantes de chaque dossier 3.18 Un outil pour normaliser l’identification des dossiers 3.19 Un outil pour ordonnancer les dossiers 3.20 Un outil pour référencer les autres réservoirs d’information 3.21 La pierre d’assise pour l’accès aux documents et la gestion de leur cycle de vie 3.22

Les principes directeurs pour la conception d’un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs 3.25 La structure interne de l’arborescence 3.25 La racine : les documents et les dossiers administratifs 3.25 La hiérarchie des rubriques 3.26 Une arborescence à la fois stable, pérenne et évolutive 3.26 Les recommandations de la norme ISO 15489 3.27 Une structure qui repose sur l’ensemble des processus d’affaires 3.27

TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE vii

La division des rubriques 3.28 Les bases de division des rubriques 3.28 Les activités : des actions sur des objets de gestion 3.28 Les autres objets de gestion 3.29 Les types de rubriques 3.30 Les domaines : les rubriques de tête 3.30 Les fonctions : les rubriques initiales 3.31 Les rubriques dérivées 3.34 Les sous‐fonctions de gestion : les premières rubriques dérivées 3.34 Les activités et les autres objets de gestion : les rubriques dérivées subséquentes 3.40 Les rubriques extrêmes 3.43 Les ensembles de rubriques 3.44 Les chaînes de rubriques 3.44 Les branches de rubriques 3.46 Les familles de rubriques 3.47 Les groupes de rubriques 3.48 Le traitement des rubriques récurrentes 3.50 Les subdivisions uniformes® 3.50 Les types de documents 3.50 Les sous‐fonctions de gestion 3.53 Les subdivisions spécifiques® 3.54 Des subdivisions pour certaines activités 3.55 Des subdivisions pour certains autres objets de gestion 3.56 Les rubriques à exclure 3.58 Les titres de dossiers d’activités 3.58 Les dénominations d’autres objets de gestion 3.59 Les titres de documents de référence 3.60 Les rubriques « généralités » 3.60 Les rubriques « divers » 3.60 Les règles de rédaction des rubriques 3.61 L’uniformité de l’énoncé des rubriques 3.61 Les rubriques de fonctions et d’activités 3.61 Les rubriques des autres objets de gestion 3.64 Les subdivisions récurrentes 3.64 La précision dans l’énoncé des rubriques 3.65 La longueur des rubriques 3.65 Le singulier ou le pluriel 3.66 La redondance dans l’énoncé des rubriques 3.67 Le choix du système de notation 3.69 La notation des rubriques 3.69 L’établissement des codes significatifs et logiques 3.69 L’établissement des codes semi‐logiques 3.74 La notation des subdivisions récurrentes 3.79 La notation des subdivisions uniformes® 3.79 La notation des subdivisions spécifiques® 3.79 La présentation graphique de l’arborescence 3.81 L’index alphabétique des rubriques 3.83 La documentation du système 3.87

viii LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE

Avant de prendre une décision... S’il existe déjà un schéma de classification hiérarchique et organisationnel 3.89 L’arborescence répond aux besoins organisationnels et sectoriels 3.94 L’arborescence ne répond pas ou plus aux besoins organisationnels et sectoriels 3.94

Le développement d’une nouvelle arborescence 3.95

Module 4 Le développement d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs Une démarche participative et collective 4.3 La mise en place d’une structure de gestion de projet 4.3 Le manuel d’organisation du projet 4.4 Le chargé de projet 4.6 Le Comité de validation 4.7 L’officialisation du Comité de validation 4.7 La composition du Comité de validation 4.7 Le rôle du Comité de validation 4.9 La formation des membres du Comité de validation 4.10 Les étapes de réalisation 4.12 L’information aux gestionnaires des unités administratives 4.12 L’établissement de l’arborescence des rubriques 4.13 Le choix du système de notation 4.13 L’approbation de l’arborescence 4.13 Les définitions et les notes d’application des rubriques 4.14 L’index alphabétique, s’il y a lieu 4.14 La documentation du système 4.14 L’échéancier des travaux 4.16 Le suivi du projet 4.17 La planification de la gestion du changement 4.19

L’établissement de l’arborescence des rubriques 4.23 Les sources d’information pour l’établissement de l’arborescence 4.23 Les documents fondamentaux 4.24 Les organigrammes 4.24 Le plan comptable 4.25 Les schémas de classification existants 4.25 Les listes de dossiers disponibles 4.25 Les outils pour l’établissement de l’arborescence 4.26 Les outils logiciels 4.26 Un logiciel de remue‐méninges 4.26 Le logiciel de traitement de textes 4.29

TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE ix

Les modèles d’arborescences 4.30 L’intégration des actions potentielles et des objets de gestion 4.31 L’utilisation de la liste des types de documents 4.32 L’identification des fonctions de chaque domaine 4.33 L’énoncé normalisé des fonctions 4.33 La confirmation des fonctions du domaine de la gestion interne 4.34 L’identification des fonctions des domaines d’affaires 4.35 La décision d’intégrer ou non les sous‐fonctions de gestion 4.37 L’identification et l’ordonnancement des rubriques de chaque fonction 4.38 Les tests d’évaluation de la qualité de l’arborescence 4.40 La longueur maximale des titres des rubriques 4.40 L’uniformité des abréviations 4.42 L’identification des rubriques récurrentes 4.43

La validation, l’adoption et l’approbation de l’arborescence 4.45 La validation des différentes versions de l’arborescence 4.45 L’adoption de la version complète de l’arborescence 4.47 La notation des rubriques et des subdivisions 4.48 L’approbation par la direction 4.51

La production d’un guide d’utilisation 4.53 L’élaboration ou non d’un index alphabétique 4.53 Le format de mise en page du guide 4.53 L’intégration de définitions et de notes d’application 4.56 Les règles d’écriture des définitions et des notes d’application 4.56 La validation et l’adoption des notices explicatives 4.59 La rédaction de la documentation du système 4.60

La mise en vigueur du schéma de classification 4.63 La diffusion du schéma de classification 4.63 La diffusion imprimée 4.63 La diffusion électronique 4.63 L’intégration du schéma de classification dans la solution logicielle 4.64

x LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE

Module 5 Le déploiement du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs La formation du personnel 5.3 La compréhension du schéma de classification 5.5 La maîtrise du processus de création, d’identification et de tenue à jour des dossiers 5.5 La maîtrise des fonctions d’enregistrement des dossiers ou de leurs composantes 5.6 Le respect du processus de demandes de mise à niveau du schéma de classification 5.6 Le repérage, la localisation et la consultation des documents et des dossiers 5.7 L’emprunt et le retour des dossiers en format papier 5.7

Le rôle du logiciel de gestion intégrée des documents (GID) 5.9 L’intégration sans compromis de l’arborescence de classification 5.9 L’enregistrement de l’existence des dossiers et des documents 5.10 La disponibilité de métadonnées personnalisées 5.10 L’identification des dossiers 5.10 La composition automatique du titre des dossiers 5.11 Un titre sur un maximum de quatre lignes 5.11 L’affichage des rubriques 5.12 L’intégration des subdivisions récurrentes, s’il y a lieu 5.13 L’intégration de subdivisions nominatives® 5.14 Le titre libre complémentaire 5.16 L’impression des étiquettes pour les dossiers en format papier 5.17 La création de volumes 5.17 La description des dossiers et des documents 5.18 Les métadonnées pour les dossiers 5.18 Les métadonnées pour les documents 5.20 La liaison des documents technologiques 5.21 Le référencement entre les dossiers et les documents 5.22 Le repérage et la consultation des unités documentaires 5.22 La gestion du cycle de vie des dossiers et des documents 5.23

La puissance du schéma de classification hiérarchique pour la constitution et l’utilisation des dossiers 5.25 Les dossiers sans dénomination distinctive 5.26 Les titres sans subdivisions uniformes® 5.26 Les titres avec subdivisions uniformes® 5.27 Les dossiers avec dénomination distinctive 5.28 Les titres avec subdivisions nominatives® sans dénomination libre 5.28 Les titres sans subdivisions récurrentes 5.28 Les titres avec subdivisions récurrentes 5.29 Les titres avec subdivisions uniformes® 5.29 La priorité accordée à la subdivision nominative® 5.29 La priorité accordée à la subdivision uniforme® 5.30

TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE xi

Les titres avec subdivisions spécifiques® 5.31 La priorité accordée à la subdivision nominative® 5.31 La priorité accordée à la subdivision spécifique® 5.32 Les titres avec dénomination libre 5.33 Les titres sans subdivisions nominatives® 5.33 Les titres sans subdivisions uniformes® 5.33 Les titres avec subdivisions uniformes® 5.34 Les titres avec subdivisions nominatives® 5.36 Les titres sans subdivisions récurrentes 5.36 Les titres avec subdivisions récurrentes 5.38 Les titres avec subdivisions uniformes® 5.38 Les titres avec subdivisions spécifiques® 5.40

Les alternatives pour le classement des fichiers informatiques 5.45 Le classement dans l’arborescence de répertoires informatiques d’un serveur de fichiers 5.45 Les contraintes technologiques 5.45 La conversion du schéma de classification en structure de répertoires 5.46 Le code de classification 5.46 Le titre abrégé du répertoire 5.47 Les ramifications de l’arborescence 5.49 Les modalités de constitution des dossiers technologiques 5.51 Les répertoires de dossiers sans dénomination distinctive 5.51 Les répertoires de dossiers avec dénomination distinctive 5.53 Les répertoires avec subdivisions nominatives® 5.53 Les répertoires avec dénomination libre 5.57 La normalisation des noms des fichiers informatiques 5.65 Les types de fichiers à nommer 5.65 Les fichiers créés dans l’organisation 5.65 Les fichiers reçus de l’extérieur de l’organisation 5.66 L’établissement de règles de nommage des fichiers 5.66 La gestion des droits d’accès 5.68 L’application des règles de conservation 5.72 L’impact de la gestion des fichiers informatiques dans une arborescence de répertoires 5.73 La liaison des fichiers informatiques avec une solution logicielle de GID 5.75 La localisation des fichiers dans une arborescence de répertoires 5.76 L’administration des droits d’accès 5.76 La pérennité de la liaison des fichiers 5.77 L’application des règles de conservation 5.77 L’intégration des fichiers dans la voûte du logiciel 5.78 La pérennité de la liaison des fichiers 5.78 L’administration des droits d’accès 5.78 L’application des règles de conservation 5.79

xii LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE

Le traitement des dossiers et des documents 5.81 Le traitement des dossiers en format papier 5.82 Le traitement des fichiers informatiques 5.84 Dans une arborescence de répertoires 5.84 Fichiers non liés à un logiciel de GID 5.84 Fichiers liés à un logiciel de GID 5.85 Dans la voûte sécurisée du logiciel de GID 5.86 La liaison de pages Web 5.87

Les ajustements en cours de déploiement 5.89 Les rubriques et les subdivisions récurrentes 5.89 L’ajout de rubriques ou de subdivisions manquantes 5.89 Le déplacement de rubriques dans l’arborescence 5.91 La modification du titre d’une rubrique ou d’une subdivision 5.92 L’ajustement de l’énoncé des notices explicatives 5.93 La mise à jour de l’index alphabétique de l’arborescence, s’il y a lieu 5.94 La mise à jour du contenu du guide d’utilisation 5.94 La mise à jour des versions diffusées 5.94

Les bilans sectoriels 5.97

Module 6 La maintenance du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs L’évaluation continue de l’arborescence de classification 6.2 Les demandes ponctuelles des utilisateurs 6.2 Les audits organisationnels périodiques sectoriels 6.3

Les types de modifications potentielles 6.5 L’ajout d’éléments manquants 6.5 L’ajout d’une nouvelle fonction des domaines d’affaires 6.5 L’ajout de rubriques 6.6 L’ajout de subdivisions récurrentes 6.7 Le déplacement de rubriques 6.8 La désactivation ou le retrait d’éléments 6.8 La modification du titre de certains éléments 6.9 L’ajustement de l’énoncé des notices explicatives 6.9

Le processus de mise à jour du schéma de classification 6.11 Le rôle stratégique du Documestre™ organisationnel 6.11 La constitution d’un Comité de suivi permanent 6.12 Les étapes à franchir 6.12

La formation continue et le soutien du personnel 6.13

TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE xiii

Conclusion Annexe A Principaux types de documents Annexe B Actions potentielles sur des objets Annexe C Principaux objets de gestion interne Annexe D Principales abréviations Lexique Index

Avant-propos

E ntre 1975 et 1977, après deux années à la Division des archives de l’Université Laval consacrées au déploiement du « Guide de classement uniforme » de l’institution dont la facture ne facilitait pas sa mise en application, j’ai

accepté un nouveau défi en tant que jeune praticien : concevoir et développer pour le compte du ministère québécois des Richesses naturelles, un schéma de classification hiérarchique pour l’ensemble des séries documentaires de l’organisme. LA REMISE EN QUESTION DES ACQUIS THÉORIQUES – Dans un cours à la fin de mes études de premier cycle à l’Université Laval, on nous avait enseigné la démarche à suivre, la seule façon de faire envisagée à l’époque : réaliser un inventaire exhaustif des documents et des dossiers conservés dans l’ensemble des classeurs d’une organisation. Les seuls outils utilisés étaient alors des plans de localisation et des formulaires pour la collecte des données devant permettre d’établir l’arborescence logique de classification et de classement. Aussi, pendant près de neuf mois de cueillette d’information, deux techniciens et moi‐même avons colligé sur des milliers de fiches les données descriptives de dossiers identifiés librement par leurs créateurs. Plus le travail progressait, plus il était difficile de tirer des lignes directrices dans une variété presque infinie de dénominations. Lorsque le sous‐ministre responsable de l’administration m’a convoqué pour s’enquérir de l’avancement des travaux, à peine le tiers des dossiers de la gestion des mines avaient été inventoriés. Il restait tout le secteur administratif (gestion administrative, ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles, immobilières, communications, affaires juridiques) ainsi que les séries documentaires des deux autres fonctions de mission de

0.2 LE SCHÉMA DE CLASSIFICATION HIÉRARCHIQUE DES DOCUMENTS

l’organisation : la gestion des eaux et la gestion des forêts. Au rythme où se déroulait l’opération, plus d’une année serait nécessaire pour satisfaire à la demande. J’ai rapidement compris que la méthodologie n’était pas adaptée et j’anticipais la quasi‐impossibilité d’analyser et de conceptualiser autant d’information. Au début des années 80, alors que j’étais responsable des systèmes aux Archives nationales du Québec (ANQ) qui allaient devenir en 2003 une partie de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), mon intérêt pour l’établissement de schémas de classification de qualité supérieure grandissait. J’eus l’idée d’analyser une vingtaine de plans de classification pour en tirer un certain nombre d’éléments communs et distinctifs. Comme la gestion documentaire était une réalité émergente dans un certain nombre d’administrations et de services publics, j’ai appuyé ma réflexion sur le matériel alors disponible. Dans l’administration fédérale (gouvernement du Canada), les structures de classification reposaient déjà sur la dichotomie entre les séries documentaires de missions spécifiques d’un ministère et celles relatives à la gestion des ressources administratives, des communications et des affaires juridiques. Dans les exemples provenant de ministères québécois, d’un certain nombre d’organismes municipaux et d’universités, ce découpage évident des grands ensembles documentaires était presqu’inexistant. Les grandes classes de dossiers étaient souvent distribuées de façon plus ou moins logique. LA MÉTHODOLOHIE CUDAD – Mon intérêt portait principalement sur la récurrence de séries documentaires communes à chaque organisation et mon objectif consistait à élaborer un modèle qui pourrait être appliqué tel quel ou adapté dans tout type d’organi‐ sation. Il en résulta un ouvrage, publié en janvier 1985, et intitulé La classification universelle des documents administratifs connue aussi sous l’acronyme CUDAD. Il s’agissait en fait du premier guide méthodologique québécois pour la conception et le développement d’un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Et il reposait sur des principes directeurs clairement énoncés : principes de base et logique

Michel Roberge. – La classification universelle des documents administratifs. – La Pocatière : Documentor, 1985. – 245 p.

AVANT‐PROPOS 0.3

hiérarchique. Il introduisait pour la première fois les notions de subdivisions récurrentes (uniformes, spécifiques et nominatives) dont il sera question dans le présent ouvrage. Il suggérait un système de codification logique associé au modèle d’arborescence proposé : avec le recul, on constate que le format du code suggéré était décidément trop complexe. Le manque d’expérience de son auteur était flagrant. Par contre, ce modèle de classification, qui a influencé un très grand nombre d’organisations en quête d’un outil de gestion documentaire performant, suggérait un ensemble structuré de classes, de sous‐classes et de divisions correspondant aux séries documentaires susceptibles d’exister dans tout type d’organisation : celles relatives à la gestion interne. Le tout complété par des règles d’énoncé et de présentation des rubriques parents et enfants, de rédaction des définitions précisant le contenu des dossiers devant s’y rattacher et d’annonce des types de subdivisions récurrentes disponibles. Pour la première fois également, le système proposait l’association de règles de conservation (support, durée de vie active et semi‐active et sort final, identification des documents essentiels à protéger en cas de sinistre) pour chaque rubrique du schéma. Ce modèle est devenu, au Québec, au cours des dernières années, une norme pour la gestion efficace du cycle de vie des documents en format papier et technologiques. Pour les séries de dossiers de mission (appelés alors « documents d’exploitation »), cette publication suggérait une méthodologie et des formulaires de développement de la hiérarchie des rubriques relatives aux fonctions et aux activités spécifiques d’une organisation. Enfin, une section était consacrée à la démarche d’application de l’ensemble du système.

L’expérience sur le terrain auprès de plusieurs centaines d’organisations a permis de conclure que de tels modèles peuvent être développés tant pour les documents de mission que de gestion interne pour des groupes d’organisations publiques similaires (villes, universités, Cégeps, commissions scolaires, centres de santé et de services

sociaux…).

UNE LACUNE À COMBLER – Depuis 1985, aucun autre cadre méthodologique de conception, de développement, de déploiement et de maintenance d’un schéma de classification n’a été publié. Le présent ouvrage a donc pour objectif de combler cette lacune. Il propose une démarche de qualité actualisée reposant sur un certain nombre de principes directeurs des schémas hiérarchiques, pierres d’assise des systèmes de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. La démarche pédagogique s’appuie, entre autres, sur les recommandations de la norme ISO 15489 « Records Management » et du Conseil international des archives (ICA‐ISDF – Description des fonctions), sur la poursuite de l’analyse de la qualité de schémas existants et sur l’expérience pratique des 25 dernières années auprès de plusieurs centaines d’organismes publics et d’organisations du secteur privé. Il introduit la Méthodologie DFA/ALO™ [Domaines – Fonctions – Activités / Action(s) – Lien – Objet(s)] comme outil des intervenants actuels et futurs en gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Michel Roberge


ISO 15489‐2 Information et documentation ‐ « Records management ». Principes directeurs et guide pratique. ‐ 2001.

Introduction

C et ouvrage porte sur la « classification » en tant que démarche de « structuration de notions en classes et subdivisions pour exprimer les relations sémantiques existant entre elles; les classes sont représentées au

moyen d'une notation ». Son contenu ne traite pas de la classification dans son sens de gestion de la sécurité : « Attribution d'une mention qui permet de caractériser la valeur et l'importance stratégique d'une donnée détenue par une organisation et, conséquemment, le niveau de protection à lui accorder. Les mentions varient selon les organisations et les données en cause. La classification de sécurité relative à la confidentialité, par exemple, peut comporter les niveaux suivants : public, diffusion restreinte, confidentiel, secret et très secret ». On y traite donc du processus d’ordonnancement intellectuel, voire virtuel, de grands ensembles à gérer : les documents et les dossiers. À ne pas confondre avec la notion de « classement » comme démarche d’ordonnancement physique, de « rangement dans un ordre déterminé de documents d’archives » en utilisant ou non la logique du schéma de classification.

Les définitions sont tirées du Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française.


L’OMNIPRÉSENCE DES SYSTÈMES DE CLASSIFICATION – De tout temps, et encore davantage de nos jours, les sociétés humaines évoluent de façon parfois plus ou moins consciente dans un environnement truffé de systèmes de classification avec ou sans notification (codification). À l’école, on nous a, entre autres, appris à reconnaître les animaux, les oiseaux, les poissons, les champignons, les plantes, les éléments chimiques… à partir de structures classificatoires spécifiques plus ou moins riches. Plus tard, dès notre premier emploi, l’organigramme représentant la structure organisationnelle et la charte des comptes sur laquelle s’appuie le système comptable de l’entreprise sont les premiers types de schémas de classification universellement utilisés.

Chaque fois que l’on visite un commerce à grande surface, une épicerie, un marché public, une quincaillerie, un disquaire, un club vidéo, une librairie… qui offrent une panoplie de produits, un système de classification plus ou moins sophistiqué nous permet de retrouver l’objet convoité. Comme les items disponibles sont des éléments matériels, donc physiques, leur disposition (leur classement) s’appuie sur ces classifications. Pour s’orienter, des index sommaires ou sous forme de pictogrammes sont généralement affichés à l’entrée ou à chaque étage, intégrés dans des bornes d’information ou simplement suspendus au‐dessus des sections de meubles de rangement. Ainsi, le tee‐shirt, la boîte de petits pois, la barquette de fraises, le marteau, le nouveau disque de jazz, le dernier film de son réalisateur fétiche ou le plus récent polar suédois sont rapidement repérables. Sans parler de la bibliothèque publique que l’on fréquente où les livres et les publications en série sont classifiés à l’aide du modèle Dewey, LC (Library of Congress) ou d’un système maison.

Plus près de nous, dans notre quotidien, dans nos résidences, nos biens matériels sont inconsciemment classifiés et classés : dans des pièces spécifiques, rangés dans des meubles et des sections de meubles de rangement. À moins que nous soyons complètement désorganisés, les couteaux et les fourchettes ne côtoient pas les vêtements!

Et comment être en mesure de se rendre facilement et rapidement dans un établissement commercial, à son lieu de travail, au cinéma, chez des amis et de retourner chez soi ou de visiter un musée ou un site touristique en voyage dans un autre pays sans utiliser la classification hiérarchique de localisation géographique qui se traduit aussi généralement, entre autres, par un code postal :

INTRODUCTION 0.9

Dans cet exemple, la partie supérieure (niveaux 1 à 5) n’est pas codifiée alors que les niveaux inférieurs le sont : un identifiant pour la rue, un numéro séquentiel pour l’adresse civique; dans le cas d’un édifice, un numéro d’étage et un numéro de local. Le tout facile à mémoriser. Nous évoluons donc, quotidiennement, dans un environnement hyperclassifié. LA PIERRE D’ASSISE D’UN SYSTÈME DE GID – Dans le contexte de la mise en place, dans un organisme public ou dans une organisation du secteur privé, d’un système structuré pour la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, le schéma de classification hiérarchique dont il sera question en est la pierre d’assise. Parce qu’il sert à catégoriser toutes les séries de dossiers qui documentent les fonctions et les activités d’une organisation, il rend possible leur utilisation. Il permet aussi l’établissement et l’application effective et contrôlable du calendrier de conservation pour la gestion de leur cycle de vie : à chaque rubrique sa règle de conservation (durée de vie active et, s’il y a lieu, semi‐active et sort final : à détruire ou à archiver en tout ou en partie) selon chaque support d’information. Il offre aussi la possibilité d’identifier les ensembles de dossiers ou de documents essentiels à protéger en cas de sinistre, ceux qui contiennent des informations sensibles ou confidentielles ou des

1. Continent 2. Pays 3. Province ou département 4. Ville 5. Arrondissement 6. Rue 7. Adresse civique 8. Étage 9. Local ou pièce

Ce type de codification « semi‐logique » est à retenir car il en sera question dans le module 3 comme système expansible quasi à l’infini pour les rubriques d’un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs.

Au moment de rédiger cet ouvrage, l’Association française de normalisation (AFNOR) optait pour l’expression « gestion des documents d’activités ».


renseignements personnels pour en gérer les droits d’accès. Enfin, couplé à une solution logicielle de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, il rend possible l’automatisation maximale des fonctions de gestion documentaire :

la génération normalisée des titres de dossiers;

la détection automatique des exemplaires principaux et secondaires;

la fédération et le repérage des composantes physiques (chemises de classement, pochettes extensibles, boîtiers…) et technologiques (fichiers informatiques, courriels, pages Web…) des dossiers;

le calcul automatique de la durée de conservation et la détermination du sort final;

l’attribution des droits d’accès et la gestion des mesures de protection;

l’ordonnancement du classement des dossiers physiques;

la structuration virtuelle des documents technologiques au moyen d’hyperliens;

l’application des règles de conservation sur l’ensemble des composantes physiques et technologiques des dossiers.

Il y a quelques années, avec le développement anticipé des technologies de l’information, la rumeur voulait que la disponibilité de moteurs de recherche de plus en plus puissants dans le contenu des documents technologiques permettrait de trouver n’importe quoi. Selon les spécialistes des TI, les schémas de classification n’auraient alors plus de raison d’être. Or, d’un point de vue de gestion documentaire, les résultats de recherche à la Google correspondent effectivement à peu près à n’importe quoi, délivrant un nombre pharamineux de références pas toujours pertinentes. On oubliait alors qu’au cœur des activités de gestion et de livraison des produits et des services dans une organisation se trouvent la disponibilité de dossiers, d’ensembles de documents qui ont des liens entre eux parce qu’ils documentent une activité, un projet, des relations avec des personnes ou d’autres organisations. Force est de constater que les schémas de classification hiérarchique rendent possible cette mise en relation de liens

INTRODUCTION 0.11

physiques ou de référencements virtuels qui fait en sorte qu’un document a un sens par rapport aux autres documents créés, reçus ou expédiés antérieurement et postérieurement et qui constituent le dossier. Des organisations telles que l’Association for Information and Image Management (AIIM) et l’Association for Records Managers and Administrators (ARMA), la documen‐tation technique de certaines solutions de GÉD, d’outils de colla‐boration ou d’analyseurs sémantiques, sans oublier la norme ISO 15489 « Records Management » considèrent comme essentielle l’utilisation de structures classificatoires hiérarchiques de qualité.

Dans le contexte québécois, des amendements ont été apportés en 2006 à l’article 16 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A‐2.1) qui redonnent leurs lettres de noblesse aux schémas de classification hiérarchique des documents administratifs. Désormais, pour un ministère ou un organisme gouvernemental « le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement » obligatoire indiquant « l'ordre selon lequel les documents sont classés » pour faciliter l’exercice du droit d’accès par les citoyens. De plus, comme l’exige le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (c. A‐21l, r.0.2), ces plans de classification doivent être diffusés sur Internet.

DES SCHÉMAS DE QUALITÉ SUPÉRIEURE – Trop souvent, même encore aujourd’hui, l’établissement de nombreux schémas de classification hiérarchiques des documents administratifs est le fruit d’improvisation. Résultats :

une logique déficiente avec des relations parents‐enfants douteuses;

un lien trop étroit avec la structure administrative;

un manque de rigueur dans l’ordonnancement et l’énoncé des rubriques;

des éléments récurrents définis sous forme de rubriques plutôt que de subdivisions;

la juxtaposition de titres de séries de dossiers et de titres de dossiers;

un développement incomplet limité à un certain nombre de niveaux de précision;

Dans cet ouvrage, le document est défini comme étant de l’information portée par n’importe quel type de support.


l’absence de définitions et d’explications claires; un format de code plus ou moins expansible;

une dépendance de la taille de l’arborescence au choix du format du système de codification;

une présentation matérielle non ergonomique… Ce sont les principales déficiences qu’un œil averti peut rapidement détecter. On ne s’improvise pas concepteur de schémas de classification hiérarchique pour les documents administratifs. Il s’agit d’un exercice beaucoup plus complexe que celui d’étaler, sous forme d’une structure, des rubriques les unes à la suite des autres. Il faut être conscient que cette démarche, parfois coûteuse, doit permettre d’atteindre les objectifs visés :

structurer et organiser l’information selon les exigences propres aux supports utilisés et en normaliser l’identification, la dénomination et la description;

repérer, localiser, avoir accès et consulter au moment opportun l’ensemble de l’information requise pour la prise de décision et l’action;

gérer le cycle de vie de toutes les composantes des dossiers, par dossier et non par document comme le proposent la majorité des systèmes de gestion électronique des documents (GÉD).

Face à la complexité de plus en plus grande des organisations et des exigences de gouvernance, des spécialistes analystes en processus d’affaires et en architecture documentaire doivent être formés afin de concevoir, de développer et de maintenir, pour les documents administratifs des organismes publics et des organisations du secteur privé, des schémas de classification hiérarchiques de qualité supérieure qui s’appuient sur des principes directeurs rigoureux. La solidité d’une maison ou d’un édifice repose sur des fondations stables et bien établies. Il en est de même pour la pierre d’assise de tout système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

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INTRODUCTION 0.13

Cet ouvrage se divise en six modules. Le premier traite de l’exploitabilité des objets à gérer, raison d’être de leur organisation particulièrement lorsqu’ils existent en très grand nombre. Les fonctions essentielles d’un système pour permettre l’accès efficace à des objets recherchés sont d’abord énoncées. Suit l’éventail des principaux outils et moyens, technologiques ou non, disponibles pour atteindre cet objectif, dont le schéma de classification.

Le deuxième module énonce les caractéristiques générales d’un schéma de classification hiérarchique. On y décrit les différentes composantes d’une arborescence logique de rubriques. Une grille d’analyse pour l’évaluation de la qualité structurelle d’une arborescence est proposée. Il y est aussi question des différentes formes de présentation graphique d’un schéma. Des considérations sur les différents systèmes de notation des rubriques complètent le tout.

Le module trois porte spécifiquement sur la conception d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs. On y définit d’abord les caractéristiques de l’ensemble à classifier, soit les documents et les dossiers. Suivent ensuite les caractéristiques spécifiques d’un tel schéma de classification.

À la lumière de ces considérations méthodologiques, une décision doit être prise : si l’organisation possède déjà un schéma de classification hiérarchique pour ses documents administratifs, celui‐ci doit‐il et peut‐il être mis à niveau? Sinon, doit‐on en établir un nouveau? Un intermède permet d’y réfléchir avant de prendre la bonne décision.

Quant au module quatre, il présente la démarche suggérée pour le développement du schéma de classification. À partir d’une démarche participative et collective qui s’inscrit dans un processus de gestion de projet, les étapes d’établissement de l’arborescence des rubriques, d’identification des rubriques récurrentes, de tests d’évaluation de la qualité de l’arborescence y sont présentées en détail. Les phases de validation, d’adoption et d’officialisation de la structure de classification développée finalisent la démarche.


Le cinquième module est consacré au déploiement du schéma de classification et de son application dans les différentes unités administratives de l’organisation. Il y est question de formation du personnel, de règles pour la constitution et l’identification des dossiers, du classement des dossiers en format papier et de la conversion potentielle du schéma de classification en arborescence de répertoires informatiques. Une attention particulière est portée à sa mise en application dans un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Le module se termine en présentant la liste des types de modifications qui peuvent aussi être apportées à la suite d’audits sectoriels en cours de déploiement. Enfin, le dernier module décrit le processus de maintenance d’un schéma de classification par son évaluation continue afin d’en assurer la pérennité. On y aborde les différents types de modifications potentielles tout en énonçant l’ordonnancement des étapes pour sa mise à jour. Le contenu de cet ouvrage repose essentiellement sur une expérience pratique sur le terrain et ne contient pas de bibliographie, les publications spécifiques sur le sujet se faisant plutôt rares. Elles sont citées en référence dans le corps du texte.

M ichel Roberge pratique le métier de conseiller en gestion documentaire depuis 1975. Il a publié, en 1983, le premier

ouvrage québécois en français sur La gestion des documents administratifs réédité en 1992 sous le titre de La gestion de l’information administrative : une approche systémique et systématique. Dans ses versions de 2000 et de 2004, ce manuel annonçait déjà une première vision de la Gestion intégrée des documents (GID), sous le titre de L’essentiel de la gestion documentaire. Système intégré de gestion des documents analogiques et des documents numériques. En 2009, il lançait La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Anticipant les besoins de gestion des documents technologiques, il publiait déjà, en 1986, un guide pour La gestion des documents administratifs sur disquette.

Auteur de nombreux articles, formateur et conférencier, il a conçu différentes applications logicielles, dont les très performants logiciels Documentik® et OmniDok® Entreprise, première solution informatique conçue au Québec pour la Gestion intégrée des documents (GID) qui s’appuie sur une plateforme de logiciels libres. Il a aussi créé la Méthodologie DocumentFaire™ pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de systèmes de gestion documentaire.

Passionné d’organisation et de classification, Michel Roberge a développé, en 1985, un premier modèle de schéma de classification des dossiers de gestion interne adaptable pour tout type d’organisation : La classification universelle des documents administratifs. Il innovait alors en proposant l’utilisation de subdivisions (uniformes, spécifiques et nominatives) pour augmenter la performance de cet outil qui constitue la pierre d’assise d’un système de gestion des documents.

Il nous livre maintenant un ouvrage à la fois méthodologique et pédagogique qui repose sur plus de 35 années d’expertise en conception, développement, déploiement et maintenance de schémas de classification hiérarchiques de qualité supérieure pour les documents administratifs. La Méthodologie DFA/ALO™ qu’il propose pour l’établissement de schémas de classification de qualité supérieure est maintenant disponible pour tout concepteur actuel et futur de systèmes de gestion documentaire dans les organismes publics et les organisations du secteur privé. ISBN 978-2-9811275-5-6

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le schéma de classification hiérarchique des documents

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