le notifiche a mezzo pec degli avvocati
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PROCESSO CIVILE TELEMATICOA S P E T T I P R A T I C I ,
C R I T I C I T À E S O L U Z I O N I O P E R A T I V EF O C U S S U L P R O C E S S O
A M M I N I S T R A T I V O E T R I B U T A R I O
Milano, 8 febbraio 2017Ore 14:00 – 18:00
AULA MAGNAISTITUTO ZACCARIA
Via della Commenda n. 5, Milano
MOVIMENTO FORENSES E Z I O N E M I L A N O
LE NOTIFICHEA MEZZO PEC
DEGLI AVVOCATI
AVV. EDOARDO FERRAROConsigliere Ordine Avvocati di Padova
Co-responsabile dip. Giustizia Telematica MF
MOVIMENTO FORENSES E Z I O N E M I L A N O
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L'autorizzazione alla notifica degli atti in proprio, rilasciata dall'Ordine degli Avvocati di appartenenza NON è più richiesta ai sensi dell'art. 46 DL 90/2014.
Un indirizzo PEC (del notificante) che risulti da pubblici elenchi (nel nostro caso il Re.G.Ind.E.).
Un indirizzo PEC (del destinatario) tratto da pubblici elenchi.
Un dispositivo di firma digitale valido.
La procura alle liti (previa o contestuale).
ABROGATO
REQU IS I T I PER LENOT I F ICHE A MEZZO PEC
Sono solo quelli definiti come tali dalla legge.Registro Generale degli Indirizzi Elettronici: RE.G.IND.E.Gestito dal Ministero della Giustizia, è il registro dei c.d. soggetti abilitati esterni. Accesso con autenticazioneRegistro delle imprese delle CC.I.AA.Gestito dalle Camere di Commercio, è il registro in cui le imprese devono obbligatoriamente indicare la PEC. Accesso senza autenticazioneIndice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata di professionistie imprese: INI-PECGestito dal Ministero dello Sviluppo Economico, accorpa i dati del ReGIndE e del registro delle imprese.Accesso senza autenticazioneRegistro delle Pubbliche Amministrazioni: Registro PP.AA.Gestito dal Governo, è il registro in cui devono essere inseriti tutti gli indirizzi delle PP.AA.. Sostituisce l’Indice PP.AA..Accesso con autenticazione
I REG ISTR I PUBBL IC I DEGL I I ND IR IZZ I PEC
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Inizialmente era possibile solo col sistema CAdES, che crea una busta crittografata “attorno” all'atto, che viene codificato e vede aggiunta l'estensione .p7m dopo il .pdf (ad esempio la relata firmata muta da relata.pdf a relata.pdf.p7m).
Con le specifiche tecniche del 16.04.14 (art. 12 – 19 bis), è consentita anche la firma col protocollo PAdES (o “firma aggiunta al PDF), che può essere “grafica” o “invisibile”.Il vantaggio è dato dal fatto che il file resta un PDF leggibile, con in alcuni casi l'aggiunta dell'indicazione “_signed” dopo il nome del file.Va fatta attenzione in caso di uso della firma “grafica”, che rischia di cancellare parte dell'atto, alterandolo.
I PROTOCOLL ID I F IRMA D IG I TALE
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I certificati di firma digitale sono utilizzabili tramite token USB o schede con lettore: dipende dal certificatore.Ci sono numerosi certificatori autorizzati, il cui elenco è tenuto dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale):
Elenco Certificatori
Di regola il certificato di firma ha durata di 3 o 5 anni, e DEVE essere rinnovato: è sempre onere dell’avvocato.Sempre meglio avere due dispositivi di firma, con scadenze sfalsate.I certificati sono con caratteristica di NON RIPUDIO: non può essere disconosciuta.
QUALE F IRMA D IG I TALE?
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Potrebbe essere necessario allegare la Procura alle liti, che comunque deve essere sempre stata rilasciata dal cliente.Ovviamente NON va allegata nel caso sia “in atti”, ad esempio se si notifica una sentenza.Dovrà essere speciale, ovvero menzionare anche i dati della controparte e l'instaurando procedimento cui si riferisce e si dovrà considerare come apposta in calce a tale atto.La Procura potrà essere:
un documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente e autenticato con nostra firma digitalecopia informatica per immagine della procura sottoscritta su supporto cartaceo dal cliente ed autenticata dall’avvocato su carta, che andrà, poi, ulteriormente autenticata con firma digitale dall’avvocato (c.d. “doppia autentica”)
LA PROCURA ALLE L I T IM
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UNA TEORIA ALTERNATIVA SULL'AUTENTICA DELLA PROCURA
Si è sempre detto in dottrina che l'autentica della procura nel PCT è soggetta alla norma speciale dell'art. 83 c.p.c.: basta l'apposizione della firma digitale per avere dichiarazione di conformità all'originale cartaceo.C'è chi, però, rileva che tale modalità varrebbe solo per i depositi telematici (“Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici [...]”) e non si applicherebbe alle notifiche a mezzo PEC.In tal caso, si applicherebbe l'art. 16 c. 3 undecies D.L. 179/12, con autentica relata di notifica, e indicazione del nome del file e una breve descrizione dell'atto.
PROCURA ALLE L I T I E ART . 16 UNDEC IES D . L . 179/12
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Documenti Informatici (Art. 21 CAD)Atti creati direttamente in forma elettronica. Atti degli avvocati (come gli atti di citazione o i precetti), i duplicati informatici o le copie informatiche estratte dai fascicoli telematici.a) Per predisporre il nostro atto in forma elettronica si dovrà:
predisporlo con il programma di videoscrittura.convertirlo in formato .pdf (come si fa per l'atto da depositare in via telematica).firmarlo digitalmente con il token USB ed apposito software di firma.
b) Per gli atti estratti dai fascicoli telematici sarà sufficiente effettuarne il download dai sistemi del Ministero della Giustizia.
il duplicato informatico non necessiterà di autentica.la copia informatica dovrà essere autenticata.
ATT I NOT I F ICAB I L I V I A PEC1 . DOCUMENT I I N FORMAT IC I
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Copie informatiche di attioriginariamente formati su supporto analogico (art. 22 CAD)Scannerizzazione di atti di carta provenienti da terzi.
Per notificare un atto cartaceo altrui si dovrà:scannerizzarlo in un unico file .pdf “immagine”.Autenticarlo ex art. 16 undecies comma 3 D.L. 179/12 (e quindi come indicato dal provvedimento del responsabile DGSIA del 30.12.2015) inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notifica.
ATT I NOT I F ICAB I L I V I A PEC2 . COP IE D I ATT I CARTACE I
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È quel documento che noi generiamo attraverso il nostro programma di videoscrittura e che trasformiamo direttamente in formato PDF senza scansione. Nasce quindi digitale e viene predisposto o per essere depositato telematicamente o per essere notificato tramite PEC.
La caratteristica di tale tipo di PDF è che consentirà di selezionare, una parte o tutto, il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word.
Tale tipo di documento informatico, prima di essere depositato telematicamente o allegato alla PEC per essere notificato in proprio, dovrà ESSERE SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE; ciò che prima del PCT firmavano a penna con il cartaceo adesso è obbligo firmarlo digitalmente.
Tale tipo di documento informatico, essendo originale digitale, NON RICHIEDE NESSUNA ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ.
Esempi: Atto di citazione, precetto.
I DOCUMENT I I N FORMAT IC I : 1 . OR IG INALE I NFORMAT ICO
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È quel documento informatico che si ottiene in formato PDF dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo; abbiamo il nostro documento su carta, dobbiamo depositarlo telematicamente o notificarlo tramite PEC e, per tale motivo, tramite scanner, lo scansioniamo e lo trasformiamo in PDF.A differenza del documento informatico nativo digitale, il PDF così ottenuto non consentirà di selezionare una parte o tutto il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word.L’originale sarà sempre il documento cartaceo dal quale, tramite scansione, abbiamo ottenuto una copia informatica (stesso valore di una fotocopia, ove non autenticato).Non andranno sottoscritti digitalmente, ma autenticati in relata.
Esempi: decreto ingiuntivo P.E., sentenza in forma esecutiva
I DOCUMENT I I N FORMAT IC I :2 . COP IA DA ANALOG ICO
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Il duplicato informatico ha lo stesso valore dell’atto originale da cui viene estratto.La sua struttura è identica a quella dell’originale sia dal punto di vista informatico che dal punto di vista del contenuto.Facendo la prova con l’impronta Hash del file, i duplicati avranno sempre impronta identica a quella dell’originale.È per tale motivo che se dal fascicolo informatico estraiamo i file nello stesso presenti quali duplicati informatici al fine di utilizzarli per una notifica PEC nella relata di notifica NON DOVREMO ATTESTARE ALCUNA CONFORMITÀ in quanto “I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82).I duplicati informatici NON VANNO PER NESSUN MOTIVO ULTERIORMENTE FIRMATI DIGITALMENTE.
Esempi: decreto ingiuntivo non P.E., sentenza per decorso termine breve
I DOCUMENT I I N FORMAT IC I :3 . DUPL ICATO IN FORMAT ICO
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La copia informatica dei nostri atti informatici presenti nel fascicolo telematico è uguale all’originale depositato solamente dal punto di vista del contenuto (il testo dell’atto), mentre è un atto diverso dal punto di vista informatico.In primo luogo non avrà la sottoscrizione digitale (il file sarà privo dell’estensione .p7m). Inoltre, conterrà l’indicazione del fatto che l’originale è firmato (la c.d. coccardina).La loro impronta Hash sarà diversa da quella dell’originale.In caso di notifica a mezzo PEC, tali atti DOVRANNO ESSERE AUTENTICATI nella relata di notifica.Le copie informatiche NON VANNO ULTERIORMENTE FIRMATE DIGITALMENTE.
Esempi: decreto ingiuntivo non P.E., sentenza per decorso termine breve
I DOCUMENT I I N FORMAT IC I :4 . COP IA DA I N FORMAT ICO
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Documento informatico (art. 3 bis L. 53/1994), preparato con videoscrittura, convertito in formato PDF e firmato digitalmente. NON sono consentite scannerizzazioni di documenti cartacei.Avrà un contenuto minimo essenziale, sempre presente (simile a quello di una normale relata).Potrà avere ulteriori contenuti eventuali comunque obbligatori secondo le circostanze, come:
indicazione del procedimento (con relativo ufficio, giudice, sezione e ruolo), se già incardinato.attestazione di conformità se si notificano copie informatiche di atti originariamente cartacei, e se si notificano copie di atti estratte dal fascicolo telematico.
LA RELATA D I NOT I F ICAM
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RELAZIONE DI NOTIFICAIo sottoscritto Avv. [NOME, COGNOME e C.F.] iscritto all’albo degli Avvocati presso l’Ordine degli Avvocati di [______________], in ragione del disposto della L. 53/1994 e succ. modd., quale difensore della [DATI DELLA PARTE DIFESA DALL’AVVOCATO NOTIFICATORE], per la quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che [si allega ai sensi dell’art. 83, 3° comma c.p.c.] oppure [a margine dell’atto ______________]
NOTIFICOl’allegato atto [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO] a [DATI DEL DESTINATARIO (inserire qui l’eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di opposizione a decreto ingiuntivo)] all’indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI DESTINAZIONE] estratto [INSERIRE IN VIA ALTERNATIVA]
dal Registro delle Imprese di [SEDE DEL DESTINATARIO].dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (che si potrà consultare dal sito
http://pst.giustizia.it/PST/).dal Registro PP.AA. ricavabile anche questo dal sito sito http://pst.giustizia.it/PST/, e
NON più dall'Indice delle Amministrazioni Pubbliche (detto brevemente IndicePA o IPA).
dall’INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti).
LA RELATA D I NOT I F ICA :CONTENUTO “M IN IMO”
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DICHIAROche la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA NOTIFICA - SEZIONE - GIUDICE - RG DEL PROCEDIMENTO E ANNO].
ATTESTO(PER ATTI SCANSIONATI DA ORIGINALE CARTACEO)
ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3-bis comma 2 e 6 comma 1 della L. 53/1994, dell'art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e succ. modd., e dell’art. 16 undecies comma 3 D.L. 179/2012, che l'atto di [DESCRIZIONE BREVE] allegato, denominato [NOME_FILE.PDF], è copia per immagine su supporto informatico del documento analogico in mio possesso.
LA RELATA D I NOT I F ICA :CONTENUTO “EVENTUALE” 1
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L'AUTENTICA DI ATTI SCARICATI DAL FASCICOLO TELEMATICO
ATTESTOai sensi e per gli effetti dell'art. 16-bis, comma 9 bis e dell'art. 16 undecies comma 3 del D.L. 179/2012, che l'atto e/o il provvedimento di [DESCRIZIONE BREVE] allegato, denominato [NOME_FILE.PDF] è copia informatica conforme all'atto presente nel fascicolo telematico relativo al procedimento in RG __________ del Tribunale di __________ da cui è stata estratta.
LA RELATA D I NOT I F ICA :CONTENUTO “EVENTUALE” 2
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L'obbligo di apporre le marche da bollo alle notifiche in proprio non era stato abolito per le notifiche via PEC.Viene previsto però che “Quando l’atto è notificato a norma dell’articolo 3-bis al pagamento dell’importo di cui al periodo precedente si provvede mediante sistemi telematici.” Al momento, purtroppo, tali sistemi non esistono.Si ritiene, comunque, che:
se si estrae copia cartacea, la marca possa essere apposta ed annullata sulla stampata della relata.
in ogni caso, una irregolarità di bollo non inficia la validità e l’efficacia dell’atto, ma espone solo alla sanzione tributaria.
LA QUEST IONEMARCHE DA BOLLO
ABROGATO
DAL DL 9
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Controllare che abbia come mittente il nostro indirizzo PEC Reg.Ind.E. (NON CI SONO ALTERNATIVE).Inserire l’indirizzo PEC del destinatario che abbiamo indicato in relata.Allegare tutti i file firmati (estensione .p7m o _signed.pdf, o anche diversa se si utilizza un programma di firma differente), e quindi almeno un atto e la relata, ed eventualmente altri atti e procura.Inserire obbligatoriamente nell’oggetto del messaggio il testo “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.Possibile inserire i nomi delle parti, per facilitare l'archiviazione delle ricevute.Non serve scrivere nulla nel “corpo” del messaggio.
I L MESSAGG IO PECM
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Verificato tutto ciò, possiamo spedire il messaggio ed attendere (in caso di esito positivo) le due ricevute:
quella di ACCETTAZIONE del messaggio (emesso dal gestore della nostra PEC)
quella di CONSEGNA, emessa e firmata dal gestore della PEC del destinatario, che deve essere di tipo “completo”.
LE R ICEVUTE DELLA PECLA NOT I F ICA A BUON F INE
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Ricevuta Completa di Avvenuta Consegna: contiene i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario ed il Messaggio Originale in allegato, con i suoi allegati.Ricevuta Breve di Avvenuta Consegna: contiene in allegato i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario ed il testo del messaggio originale, ma eventuali file allegati risulteranno “sintetizzati” nei rispettivi Hash. Ricevuta Sintetica di Avvenuta Consegna: contiene in allegato soltanto i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario del messaggio.
Il tipo di ricevuta dipende dal settaggio della casella PEC.
QUESTE NON
VANNO BENE
LE TRE T IPOLOG IED I R ICEVUTE D I CONSEGNA
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La conservazione della ricevuta, intesa come documento informatico (file) è importantissima per l’uso diretto o per la verifica successiva della regolarità del procedimento.
NON basta certamente lasciarla nella casella di posta in entrata del “client” di posta o webmailSI DEVE ANCHE salvarla come file autonomo sul disco fissoAllo stesso modo è altrettanto necessario che la directory di salvataggio sia soggetta a backup automatico regolare.Infine, è utile archiviarle ad intervalli regolari su CD-Rom da conservare in luogo sicuro.
COME CONSERVARE LER ICEVUTE DELLA NOT I F ICA
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La prova della notifica telematica è fornita, a stretto rigore, solo dal file della “ricevuta di CONSEGNA completa” generata dal gestore della PEC del destinatario, e ricevuta dal notificante.
Questa, per essere usata, deve essere salvata per poi essere “esibita” a chi di dovere: Giudice, Cancelliere,U.G..Il file, in formato .eml o .msg deve essere poi consegnato con un deposito telematico, tramite la Consolle Avvocato (dopo il D.L. 83/2015 anche unitamente all'atto introduttivo).Le due ricevute (RAC e RdAC) andranno inserite come allegati (all'atto notificato o ad una nota di deposito).
LA PROVA DELLA NOT I F ICA- TELEMAT ICA -
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La stampata di una ricevuta di consegna, in termini informatici, è priva di significato perché perde ogni certificazione connessa alla firma digitale del gestore del servizio.L’art. 9, comma 1 bis della legge notifiche in proprio (L. 53/1994), però, autorizza l’avvocato notificatore ad autenticare la copia cartacea della notifica, “QUALORA NON SI POSSA PROCEDERE CON IL DEPOSITO TELEMATICO”.
A tal fine sarà necessario stampare: il messaggio di PEC di invio della notificazione tutti gli atti allegati la ricevuta di accettazione la ricevuta di avvenuta consegna
che dovranno poi essere autenticati singolarmente o complessivamente.
LA PROVA DELLA NOT I F ICA- CARTACEA -
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In che casi posso depositarela prova della notifica a mezzo PEC in formato cartaceo?
Procedimenti avanti gli Uffici del Giudice di PaceProcedimenti avanti la Corte di CassazioneConsegna di titolo e precetto agli Ufficiali Giudiziari affinché procedano con il pignoramento
In caso di notifica di un file di dimensioni superiori a 30 MB, in quanto supererebbe il limite massimo di MB della busta telematica
L A PRO V A DE L L A N O T I F I C A- C A RTA C E A -
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Va apposta su ciascun documento stampato
La legge dice “ai sensi dell’articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.” (che poi sarebbe il Codice dell’Amministrazione Digitale" o CDA).
L’Unione Lombarda degli Ordini propone la seguente formula:
“Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1-bis e 6 comma 1 della L. 53/1994 così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art.1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 23 comma 1 del D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e succ. .modd., si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta.[INDICAZIONE DEL NOME E FIRMA DELL’AVVOCATO]”
LA FORMULA D I AUTENT ICAPER S INGOL I ATT I
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Dopo aver stampato tutti gli atti e formato un fascicolo, si unirà una pagina con una formula del seguente tenore
ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ ALL'ORIGINALE TELEMATICOIo sottoscritto Avv. [NOME E COGNOME] del Foro di [__________], C.F. [____________], con studio in [DATI DI STUDIO] nella mia qualità di procuratore e difensore di [NOME O RAGIONE SOCIALE], residente (con sede) in [ANAGRAFICA] che rappresento e assisto, in forza di [PROCURA O MANDATO]
VISTOil presente documento cartaceo, costituito da:a) ricevuta di accettazione di notifica effettuata in data [_______] b) ricevuta di consegna di notifica effettuata in data [________]c) pec di notificazione ai sensi della legge 53/94d) [ATTO NOTIFICATO EVENTUALMENTE FIRMATO DIGITALMENTE SE IN ORIGINALE]e) relata di notifica firmata digitalmentee così per complessive n. [__] pagine compresa la presente, ciascuna da me siglata con timbro di congiunzione,
ATTESTO LA CONFORMITÀAi sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1-bis e 6 comma 1 della L. 53/94, e dell’art. 23 comma 1 del D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e succ. .modd., della presente copia cartacea all'originale telematico da cui è stata estratta.Milano, li [__________________] Avv. [_______________]
LA FORMULA D I AUTENT ICACOMPLESS I VA PER P I Ù ATT I
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La notifica in proprio a mezzo PEC
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VA INSERITA
NEL REGISTRO CRONOLOGICO
Il nuovo testo della legge 53/94, art. 8 c. 4 bis è esplicito:
“Le disposizioni del presente articolo non si applicano alle notifiche effettuate a mezzo posta elettronica certificata”
Pur non essendovi l'obbligo, resta comunque la facoltà
I L REG ISTRO DELLE NOT I F ICHE I N PROPR IO
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La notifica si perfeziona (art. 3 bis c. 3 legge 53/94):1) Per il NOTIFICANTE nel momento in cui viene generata la RICEVUTA DI ACCETTAZIONE, prevista dall'art. 6 c. 1 DPR 68/20052) Per il DESTINATARIO nel momento in cui viene generata la RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, prevista dall'art. 6 c. 2 DPR 68/2005Ora della notifica: si applica l'art. 147 c.p.c. (dalle 7.00 alle 21.00)
Problematica di caselle PEC dismesse (senza avvisare) o piene: notifica non perfezionata o da intendersi rifiutata?
PURTROPPO DA INTENDERSINON PERFEZIONATA
QUANDO S I PERFEZ IONAQUANDO S I PERFEZ IONALA NOT I F ICA?LA NOT I F ICA?
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In caso di allegati firmati in CAdES (.p7m):I programmi di firma digitale (ArubaSign, Dike, ecc.) possono aprire il file e verificare la regolarità della firma e la validità.Possono, inoltre, aprire la busta crittografata e consentire la lettura del file PDF firmato.Vi sono poi utilità online per verificare gli allegati.
In caso di allegati firmati in PAdES (*_signed.pdf o .pdf):Il file sarà apribile semplicemente da Adobe Reader.Per la verifica della firma, anche in questo caso meglio usare il programma di firma digitale, come per i file firmati in CadES (Adobe Reader deve essere impostato con i certificati di firma o rischia di segnalare errori inesistenti).
COME VER I F ICARE UN ATTO F IRMATO D IG I TALMENTE
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Grazie per l ’at tenzioneM
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