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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
COMO A FERRAMENTA DO 5S PODE AUXILIAR A QUALIDADE
NAS ORGANIZAÇÕES
Por: Thais de Souza Lomba Braga
Orientador
Prof. Nelson Magalhães
Rio de Janeiro
2015
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
COMO A FERRAMENTA DO 5S PODE AUXILIAR A QUALIDADE
NAS ORGANIZAÇÕES
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada
como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Administração da Qualidade
Por: Thais de Souza Lomba Braga
Rio de Janeiro
2015
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AGRADECIMENTOS
Ao corpo docente da AMV, pelos conhecimentos transmitidos;
Aos amigos de turma pelos momentos compartilhados.
4
DEDICATÓRIA
Primeiramente a Deus que tem o tempo certo para todas as coisas.
A minha mãe e ao meu esposo, pelo apoio e incentivo em todas as horas.
5
RESUMO
O trabalho apresentado tem como proposta temática “como a ferramenta do 5s
pode auxiliar a qualidade nas organizações”. O objetivo deste trabalho é
mostrar uma possível forma de implantar o programa 5S através da utilização
das ferramentas da qualidade. A intenção é que se possa praticar um dia a dia
mais organizado, reduzindo custos, limpo e claro e consequentemente
caminharmos rumo ao sucesso empresarial. O trabalho foi desenvolvido
através de leituras de livros de estudo e livros de pesquisa científica, pois trata-
se de um trabalho bibliográfico. Referências bibliográficas. Chegou-se a
conclusão de que devido à globalização e a crescente disputa por um espaço
no mercado, as organizações se veem na obrigação de adotarem estratégias
que as fortaleçam e as tornem competitivas, e uma das principais estratégias é
a gestão da qualidade. Essa importante estratégia possibilita a organização
obter resultados importantes como: redução de erros, retenção e satisfação
dos clientes, de forma que venha a alcançar novos mercados. Por tanto, a
correta e eficiente utilização do sistema de gestão da qualidade, pode se tornar
um diferencial competitivo para as organizações.
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METODOLOGIA
O trabalho foi desenvolvido através de leituras de livros de estudo e
livros de pesquisa científica, pois trata-se de um trabalho bibliográfico.
Referências bibliográficas. Os métodos que levam ao problema proposto, como
leitura de livros, jornais, revistas pesquisa bibliográfica.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................... 8
CAPÍTULO I- .................................................................................................... 10
O PROGRAMA 5S ........................................................................................... 10
CAPÍTULO II .................................................................................................... 17
AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE ............................................................. 17
CAPÍTULO III ................................................................................................... 29
FERRAMENTAS DA QUALIDADE E A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S29
CONCLUSÃO .................................................................................................. 39
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ....................................................................... 41
ÍNDICE ............................................................................................................. 43
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INTRODUÇÃO
Uma das maiores preocupações das organizações hoje em dia, é
sobreviver à alta competição e a de manter a sua consolidação no mercado, o
alcance do sucesso é visto como ponto fundamental. Só que ao contrário do
que muitos esperam e do que imaginam, nem sempre isso acontece e
ocasionalmente acaba acontecendo exatamente o contrário.
É pensando nisso, e nesta problemática instaurada é que remete-se
a um assunto nascido após a Segunda Grande Guerra Mundial, e que até hoje
pletora nas grandes empresas. Falar sobre a importância do programa 5S,
objetiva a mudar definitivamente os costumes de sua empresa, e impor em sua
vida e de todos que vivem a sua volta, uma realidade diferente, o objetivo é dar
um novo sentido e determinação ao seu negócio.
Praticar o programa 5S é relacionar um dia a dia mais benéfico, e
fugir dos desperdícios, reduzir nitidamente os custos e viabilizar um ambiente
sincero e totalmente disciplinado. Assim pode-se planejar e a diagnosticar um
problema em nossa empresa, e consequentemente aplicarmos suas soluções.
No entanto, neste trabalho apresentar-se-á conhecidas ferramentas
de gestão: o Programa 5S e as Ferramentas da Qualidade e a perceber de que
forma eles se relacionam e quais os benefícios que trazem para as empresas
que as utilizam.
Tendo em vista as reflexões que foram apresentadas anteriormente,
delimitamos o objeto de estudo à análise de um problema extremamente
relevante para se compreender este momento de disputa e aceitação e
realização de práticas de gestão corporativa, que pode ser sintetizada na
seguinte pergunta: “Como nós podemos implantar o programa 5S nas
empresas, utilizando as ferramentas da qualidade?”. Evidenciaremos três
suposições: a) Mudar hábitos, diminuir os custos e acabar de vez com os
desperdícios; b) Planejar e encontrar soluções para os problemas e aplicá-las,
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montando plano de ação e utilizando ferramentas da qualidade; c) As
estratégias de implantação do programa.
Melhorar o ambiente de trabalho, gerar resultados, desenvolver as
pessoas em todo o seu máximo, e consequentemente conseguir o sucesso
empresarial.
Assim, o objetivo deste trabalho é mostrar uma possível forma de
implantar o programa 5S através da utilização das ferramentas da qualidade.
Este estudo foi estruturado com o objetivo de contribuir para as
organizações de pequeno, médio e grande porte, a entender e aplicar o
programa 5S, identificando e avaliando o tema qualidade, como ele atua nas
organizações de forma intensa, a sua aplicação desde a definição de
estratégias até mostrar os benefícios e o alcance do sucesso, utilizando
ferramentas da qualidade e evidenciando como a sua implantação pode reduzir
custos, diagnosticar problemas e gerar soluções.
Esta monografia é apresentada como estudo da relação do
programa 5S com as ferramentas da qualidade, é estruturado com base na
introdução, desenvolvimento e conclusão. Na Introdução apresentamos os
fatores considerados importantes para justificar a importância do tema, o
problema encontrado e o objetivo da monografia. O desenvolvimento da
monografia apresentada traz de forma teórica, as informações e pesquisas
sobre o tema. Na conclusão apresentamos uma análise do estudo, respostas
fundamentadas nas discussões teóricas.
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CAPÍTULO I-
O PROGRAMA 5S
Mas, o que é o programa 5S? Por qual motivo ele é considerado
elemento de gestão da qualidade total? O programa 5S é uma metodologia que
busca eliminar o que é inútil, porém sua capacidade de abranger vai além da
organização, pois tem um grande resultado sobre a motivação para a
qualidade, que busca aperfeiçoar e controlar continuamente os processos para
uma constante melhoria da qualidade e tem como vantagem, a sua facilidade
em sua implementação.
O programa 5S tem como principais objetivos: condição de melhorar o
ambiente de trabalho, prevenir possíveis acidentes, reduzir custos, melhores
condições nas relações humanas, melhoria da qualidade de produtos e
serviços.
O programa 5S é uma referência a uma série de cinco palavras
japonesas.
“Seiri – senso de utilização ou descarte Seiton – senso de arrumação Seiso – senso de limpeza Seiketsu – senso de saúde ou de higiene Shitsuke – senso de autodisciplina” (RIBEIRO, 1994, p. 17)
1.1 – Histórico e origem do programa 5S
O programa 5S é uma junção de técnicas aplicadas no Japão, este
capítulo dedica-se a explicar as características do programa e sua origem,
história e evolução do programa 5S no Brasil e no mundo.
“A prática dos 5S’s tem produzido conseqüências visíveis no aumento da auto-estima, no respeito ao semelhante, no respeito ao meio ambiente e no crescimento pessoal. O contínuo desenvolvimento da autodisciplina promove o crescimento do ser humano em iniciativa, criatividade e respeito” (SILVA, 1996, p.27)
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No Japão, o programa 5S, foi realizado no ambiente das empresas
no início da década de 50, apesar de sua existência sem formalidades como
justificativa da educação daquele país. Somente na década de 80, é que
países como Taiwan e Cingapura, com uma maneira única de se fazer saber,
implementou a qualidade como um costume e não como mero ato.
Segundo Silva (1996, p. 21:23), “Pessoas que praticam o programa
5S tornam-se gerentes de si mesmas e são, em geral, disputadas pelo
mercado de trabalho”.
No final dos anos 60, quando os japoneses iniciaram e implantaram
o programa de qualidade total (QT) nas suas organizações, verificaram que o
programa 5S seria um programa simplificado para o sucesso da Qualidade
Total.
Somente em 1908, os japoneses o trouxeram para o Brasil. O
programa 5S foi adotado em várias organizações, desde pequenas até as
grandes organizações. Toda a implementação do programa 5S visa melhorar a
produtividade e o desempenho em todo o seu aspecto.
Segundo Reginaldo Lapa (1998, p.1) que define o programa 5S: “como
um conjunto de cinco conceitos simples, que ao serem praticados, são capazes
de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir
as suas atividades rotineiras e as suas atitudes”.
1.2 Conhecendo seus componentes
1.2.1 – SEIRI
O SEIRI ou descarte, como é conhecido aqui no Brasil, tem como
objetivo acabar com o desperdício, a falta de organização e tempo etc.
Segundo Ribeiro (1994, p.18) “Organizar é separar as coisas
necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que
deixaram de ser úteis para aquele ambiente”.
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FIGURA 1 – Classificação do útil do inútil
Fonte: Curso SEBRAE - d’olho na qualidade (módulo 4)
Nesta fase, o trabalho inicia e será posto em ordem, para que só se use
o que for realmente útil e essencial. O senso de utilização proporciona:
• Reduz a essencialidade de gastos com armazenamento, seguros,
transporte e estoque;
• Diminui riscos de acidentes destes materiais utilizados pelas
pessoas;
• Facilita o layout (arranjo físico), controle da produção e o transporte
interno;
• Crescimento das pessoas envolvidas e produtividade das
máquinas;
• Um maior sentido de ordenação, maior facilidade de operação e
menor cansaço físico.
1.2.2 – Seiton
O SEITON ou senso de arrumação é o senso que dará suporte as
demais fases da implantação. O principal objetivo da organização é encontrar
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um lugar para cada objeto e manter todos os objetos sempre em seus devidos
lugares, ou seja, arrumarmos o que restou do descarte.
“Ordenar é guardar as coisas necessárias, de acordo com a facilidade de acessá-las, levando em conta a frequência de utilização, o tipo e o peso do objeto, como também uma sequência lógica já praticada, ou de fácil assimilação” (RIBEIRO, 1994, p. 18).
Um dos principais benefícios em adequarmos o senso de arrumação
é: Procurar manter próximo ao trabalho, apenas o que for realmente necessário
para a execução deste, decidir os locais onde colocaremos os objetos visa
verificar a frequência que os mesmos são utilizados.
O senso de arrumação ou organização proporciona:
• Menor necessidade de controles de estoque e produção;
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos;
• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar;
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental,
melhor ambiente;
• Facilitação da limpeza do local de trabalho.
1.2.3 – Seiso
O Seiso é o senso de limpeza, que também tem como significado
principal o cuidado pelos objetos e pessoas. Os objetos podem ser
equipamentos, conservação, instalações e não só o aspecto exterior.
Segundo Ribeiro (1994: p.18) “limpar é eliminar a sujeira,
inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas”.
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Devemos observar se o local na sua totalidade tem o pode de conter
e de efetuar a sua atividade, a responsabilidade pela limpeza é única, e todos
devem adquirir novas posturas para melhorar a incorporação do homem e meio
ambiente. Podemos aceitar como sujeiras, sendo sujeito a ser examinado,
como:
• Iluminação deficiente dos locais, o que pode ocasionar problemas de visão,
causar acidentes de trabalho etc;
• Ruídos muito altos podem causar danos à audição e tornar difícil também o
processo de comunicação;
• Cheiros fortes que prejudicam a saúde; objetos quebrados;
• Excesso de poeira.
O aspecto de um ambiente também influencia a atitude das
pessoas, não só em referência a si próprio, porém como no modo como
respeita e se envolve com o ambiente e os outros.
Inclui-se ainda neste propósito, de um modo mais abrangente,
manter fatos e informações atuais, buscar a honestidade no ambiente do
exercício e a estabelecer bom relacionamento. Sendo fundamental para a
imagem (interna e externa) da empresa.
1.2.4 – Seiketsu
O SEIKETSU ou senso de saúde ou de higiene, para alguns autores
é também conhecido como o senso de padronização, e tem a responsabilidade
de valorizar o ambiente de trabalho, não só pela melhora da produtividade das
empresas, e também reduz as tensões no trabalho.
“O senso de saúde ou higiene significa” “criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manterem boas condições sanitárias nas áreas comuns (banheiro, cozinha, restaurante e etc.), zelando pela higiene pessoal” (RIBEIRO, 1994, p.19)
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A valorização do ambiente de trabalho começa pelo bem estar
individual.
É neste senso que observaremos o item qualidade de vida, pois o
ambiente prejudica as pessoas, as pessoas prejudicam o ambiente e também
se prejudica mutuamente, a interdependência é total. Sugerimos incentivar a
importância da qualidade de vida. Para superar a qualidade de vida com o uso
da higiene, torna-se imprescindível aplicá-la na vida de cada um de nós. Na
demonstração da higiene, é relevante ter em mãos um diagnóstico sobre a real
situação e necessidade da empresa para demonstrar à equipe.
Podemos observar algo que possa atrapalhar o processo de
educação das pessoas como:
• Situação de iluminação nas áreas;
• Nível de ruído e vibração;
• Temperatura do ambiente;
• Existência de fontes de sujeira;
• Situações que podem causar algum tipo de poluição;
1.2.5 – Shitsuke
O SHITSUKE ou autodisciplina é o senso que faz imortalizar todos
os outros sensos, pois interpõe organização, disciplina e comprometimento.
Conforme Ribeiro (1994, p.19) “só fazemos melhor aquilo que
repetidamente insistimos em melhorar. A busca de experiência não deve ser
um objetivo, e sim um hábito”.
Refere-se à manutenção e revisão dos padrões, porém não são os
únicos, existem fatores determinantes como:
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• Continuidade, aperfeiçoamento e consolidação do descarte, organização,
limpeza e higiene;
• Motivação para aprender novas tarefas e evoluir em conhecimento;
• Normatização das atividades do dia a dia para que sejam feitas sempre de
forma igual;
• Respeito aos horários; disciplina e educação;
• Conhecimento e obediência aos regulamentos;
• Manutenção dos padrões de qualidade;
• Respeito aos prazos de entrega e dos compromissos com clientes, amigos e
supervisores.
A autodisciplina está junta a várias situações que ocasionalmente,
serão imprescindíveis na consolidação de novos padrões ambientais em sua
empresa. Enquanto não houver alteração nas mentes e no comportamento das
pessoas, e enquanto não forem superadas e melhoradas as instalações que
são fontes de sujeira, e volta à antiga situação é somente questão de tempo.
Se o lugar melhorar rápido também vai piorar rápido.
Programar na empresa a autodisciplina é fazer com que todos
cumpram aquilo que todos já sabem que é correto, ou seja, cumprir os padrões
éticos, morais, técnicos e com o crescimento na categoria pessoal e
interpessoal. É necessário estabelecer princípios como: determinação,
organização, respeito aos horários, força de vontade e controle. A
autodisciplina tem como objetivo levar à efetivação total das coisas simples,
pois quando realizamos plenamente as coisas simples estimula a realização
das coisas mais complexas.
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CAPÍTULO II
AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE
Karou Ishikawa lançou a ideia das ferramentas para o controle
estatístico da qualidade. As ferramentas da qualidade iniciaram para ajudar os
gerentes em sua função de tomar decisões. Essas ferramentas não
proporcionam respostas automáticas para os problemas, a tarefa de tomar
decisões sempre será uma função humana, podendo conter erros, o papel das
ferramentas é estruturar o processo decisório.
2.1 – PDCA
Sugerido por Shewhart na década de 20, denominado ciclo PDCA. É
uma ferramenta utilizada para fazer planejamento e melhoria dos processos.
O ciclo PDCA é uma ferramenta que está em busca de facilitar,
melhorar, otimizar e corrigir a maneira com que se desenvolvem as atividades
dentro das organizações.
Com a utilização do ciclo PDCA as empresas podem melhorar e
manter seus resultados.
Segundo Falconi (2005), por ser uma ferramenta que busca pela
melhoria contínua, as empresas adotaram esta ferramenta como parte da sua
rotina. O ciclo PDCA traz algumas vantagens para as empresas, pois está
sempre tentando evitar não conformidades nas análises, busca estar sempre
otimizando os custos e também através do controle de processos, pois com a
utilização das 4 etapas que compõem o ciclo é possível controlar os processos
existentes dentro das organizações, ou seja, com a etapa do planejamento
onde traçamos as metas, identificamos os métodos e os caminhos para se
atingir os objetivos propostos, ou seja, quando estabelecemos as diretrizes de
controle ou planejamento da qualidade, pois a função do controle é estar
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controlando para que nada saia errado e procurando buscar sempre a
satisfação das pessoas.
Na segunda etapa que é a execução, aqui a preocupação esta em
coletar todos os dados e informações para análise dos processos e para que
todas as tarefas sejam realizadas exatamente como determinado e
estabelecido nos planos das organizações.
A etapa de verificação é importante para comparar e manter o
controle das atividades que estão sendo executadas verificando se os
resultados alcançados estão de acordo com o que foi previamente
estabelecido.
Na etapa de atuação corretiva é onde os usuários percebem que
algo deu errado, que não saiu como o esperado e atuará no sentido de corrigir
definitivamente o problema, para que o mesmo não volte a ocorrer.
Assim podemos entender que o ciclo PDCA é uma ferramenta
excelente que pode ser usada para manter o controle dos processos o que é
fundamental para as empresas que buscam pela padronização e pela
organização de suas atividades.
Segundo Falconi (2005, p. 31), o ciclo PDCA de controle: “Pode ser
utilizado para manter e melhorar as “diretrizes de controle” de um processo”.
O ciclo PDCA também pode ser aplicado durante as manutenções
que avaliam o nível de controle, pois o trabalho que é realizado através do ciclo
PDCA na manutenção resulta fundamentalmente no cumprimento de
procedimentos padrões de operação, ou seja, para que os procedimentos
sejam cumpridos é necessário está sempre verificando e controlando os
processos, e nesse caso os itens de controle são qualidade-padrão,
quantidade-padrão, custo-padrão entre outros.
O ciclo PDCA também é utilizado para auxiliar na melhoria do nível
de controle, quando se tem um novo objetivo a ser alcançado como, por
exemplo, reduzir o número de peças defeituosas. O ciclo PDCA vai auxiliar a
compreender os procedimentos necessários para atingir as metas
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estabelecidas, este novo objetivo que foi apresentado tem a intenção de trazer
melhorias para a empresa com a redução dos desperdícios e assim podemos
dizer que esta meta, este foco é o novo “nível de controle” pretendido, pois é o
novo alvo a ser alcançado e por este novo objetivo é que a empresa vai
trabalhar.
Todo o processo de implantação do Gerenciamento pelas Diretrizes
deve ter contínuo treinamento e educação das pessoas, para que possa ser
bem entendido e só depois integrado a empresa, focando todos para o alcance
das metas da empresa.
O método PDCA quando empregado para melhoria de resultado
consta de:
“a) um ciclo de manutenção cujo objetivo é a previsibilidade dos resultados. Para isto, no ciclo de manutenção, devem-se cumprir os padrões, atuando no resultado e nas causas dos desvios, quando indicado no procedimento;
b) um ciclo de melhorias, pode ter como um dos objetivos obterem competitividade para a empresa através da melhoria contínua dos resultados. As melhorias são conseguidas pela análise do processo e adoção de novo padrão”.(CAMPOS, 1992, p. 31).
O método PDCA pode ser utilizado no sistema, para resolver os
problemas, manter os objetivos alcançados, superar os resultados e até
mesmo completar o desenvolvimento de novos projetos.
Implementando o método do PDCA ao princípio de gestão, existirá
um fluxo continuado de informações importantes à de aplicação da decisão,
ocasionado o que os recursos tecnológicos, materiais, humanos e financeiros,
sejam usados com exatidão para efetuar a qualidade da realização dos
objetivos estipulados, e seguindo o cumprimento da missão da organização.
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FIGURA 2 - Ciclo PDCA de controle de processos.
Fonte: Falconi (1992: p.30)
O PDCA é dividido em 4 fases:
P (planejamento)
Identificar: problema ou meta
Análise: Característica do problema ou meta
Plano de ação: Estruturar estratégias e ações para resolver o problema ou atingir a meta.
D (fazer)
Execução: colocar o plano de ação em prática (treinamento e implantação das fases)
C (avaliar)
Verificação: Se os resultados esperados foram atingidos e por que.
A (ação corretiva)
Padronização: Tornar como norma o que está funcionando.
Conclusão: Verificar as atividades e planejar o trabalho caso não esteja no nível aceitável, seguir para o P = planejamento.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01.
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2.2 – Diagrama de Pareto
É uma técnica que permite selecionar prioridades quando se
enfrenta grande número de problemas ou quando é preciso localizar as mais
importantes de um grande número de causas.
O Diagrama de Pareto é usado quando for necessário evidenciar a
necessidade efetiva entre vários problemas ou condições, no intuito de
selecionar o início para resolver um problema, verificar um possível
crescimento ou visualizar a causa básica de um problema.
Uma das formas de uso do Diagrama de Pareto consiste em fazer o
levantamento das causas de uma ocorrência e contar quantas vezes cada
causa ocorre. As causas mais numerosas seriam identificadas como prioritárias
para solução.
FIGURA 3: Representação gráfica do Diagrama de Pareto
Fonte: Maximiano (2007, p.94)
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De acordo com o gráfico acima, mão-de-obra representa 60% das
causas de problemas, Mão-de-obra e método juntas causam 80% dos
problemas e representam o segmento A da curva, que indica as prioridades na
solução de problemas.
2.3 – Diagrama de Causa e Efeito
Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, por ter sido
desenvolvido pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa, ou como diagrama
“espinha de peixe”, por seu formato gráfico (Teixeira, 2005). É uma técnica
muito utilizada que evidencia a ligação entre um efeito e as suas possíveis
causas, que podem estar evidenciando para que ele aconteça, esta ferramenta
é usada para verificar em conjunto, as causas principais de um problema e
contribuindo de forma eficaz para sua análise e a identificação de soluções,
verificando processos em busca da eficiência.
Depois sugerimos fazer um Brainstorming (tempestade de idéias)
para identificar o maior número possível de causas que possam estar
contribuindo para gerar o problema, indagando “Por que verdadeiramente isto
está ocorrendo?”.
Agrupe-as em categorias, a forma mais aplicada é o agrupamento 4
M: Máquinas, Mão-de-obra, Método e Materiais, podendo agrupar como melhor
quiser, para melhor compreensão do problema, faça outros Diagramas de
Causa e Efeito para cada uma das causas encontradas.
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FIGURA 4: Modelo de Diagrama de Causa e Efeito
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
2.4– Listas de Verificação
Com base em Juran (1990), a Lista de Verificação é uma listagem
ou itens pré-estabelecidos para apresentar o número de problemas de certo
acontecimento, que serão identificados à medida que forem sendo avaliados.
Existem 2 modelos de Lista de Verificação: A simples e a de frequência .
• Lista de Verificação Simples: Específica para a exatidão de que os
passos ou itens pré estipulados foram concluídos ou para verificar em
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que altura eles estão. É preciso ordenar quais os itens que são
necessários ser analisados, como a ordenação de uma função, pontos
que necessitam ser avaliados (vide modelo no anexo)
• Lista de Verificação de Frequência: Utilizado para especificar quantas
vezes, ocorre um acontecimento de decorrer de um período e tempo
determinado. O objetivo é a de acompanhar as informações e não
analisá-las, já que o mesmo indica o problema e permite observá-lo. É
preciso estipular o que verdadeiramente deve ser observado, o período
deste recolhimento de dados, anotarem a frequência de cada item
observado, e somar a frequência e conservá-la.
No exemplo citado abaixo, verificaremos um problema, estipulando
um determinado tempo para levantarmos as informações, e descrevemos os
tipos de defeitos encontrados.
FIGURA 5 – Modelo de Lista de Verificação de Frequência
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
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2.5– Brainstorming
Algumas ferramentas auxiliares são de grande importância na
abordagem dos problemas da qualidade.
Também conhecido como “tempestade de ideias”; consiste em uma
técnica em grupo de pensamentos diferentes para consecução de uma
numerosa quantidade de ideias; evidenciando nossa inteligência, liberando
dessa forma, atitudes e hábitos que podem inibir um raciocínio criativo.
Originalmente criada por Osborn em 1963, uma reunião de
Brainstorming pode levar desde alguns minutos até várias horas, divergindo
das pessoas e da complexidade do assunto proposto, em médias essas
reuniões não costumam ultrapassar 30 minutos.
O Brainstorming possui 4 regras:
• Nunca critique uma sugestão;
• Encoraje as ideias bizarras;
• Prefira a quantidade à qualidade;
• E não respeite a propriedade intelectual.
2.5.1 – Tipos de Brainstorming
• Estruturado: Nesta categoria todos os envolvidos devem sugerir uma
ideia ou passar até que seja o próximo. Isso ocasionalmente obriga
mesmo o mais tímido a participar como também pode surgir certa
pressão sobre a pessoa.
• Não estruturado: Neste aspecto, os envolvidos do grupo simplesmente
dirão suas ideias de acordo como elas forem surgindo em suas mentes.
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Criando um ar mais tranquilo e relaxado, porém pode haver o risco de
predominância pelos envolvidos mais extrovertidos.
2.5.2 – Como usar o Brainstorming
As etapas básicas são:
FIGURA 6 – Utilização do Braisntorming
ETAPA MÉTODO
Introdução
Inicie a sessão esclarecendo os seus objetivos, a questão ou o problema
a ser discutido.
Geração de ideias
Dê um tempo para que pensem no problema, solicite em sequência, uma
ideia a cada participante. Caso um participante não tenha nada a
contribuir, ele deve dizer passo, na próxima rodada ele deverá dar uma
ideia, são feitas rodadas até ninguém ter nada mais a acrescentar.
Revisão da lista
Perguntar se alguém tem dúvida e, se for o caso, peça à pessoa que a
gerou para esclarecê-la.
Análise e seleção Leve o grupo a discutir as ideias e a escolher aquelas que valem a pena
considerar. Utilize o consenso.
Ordenação das
ideias
Solicite que sejam analisadas as ideias que permaneceram na lista,
promova a priorização das ideias, solicitando, a cada participante, que
escolha os 3 mais importantes.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
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2.6 – 5W2H
O 5W2H basicamente é um resumo de certas atividades que
precisam ser realizadas com a maior clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa. Ele funciona como um acompanhamento destas
atribuições, onde ficará determinado o que será feito, quem fará, em quanto
tempo, em qual parte da empresa e todas as situações que a atividade deve
ser exercida. Esta ferramenta é de importante utilização para as empresas,
uma vez que finaliza qualquer incerteza que possa aparecer sobre sua
atividade. O nome desta ferramenta foi determinado pelas primeiras letras dos
nomes (em inglês).
Abaixo é possível analisar cada etapa e o que elas significam:
What – O que será feito? (etapas)
Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito?(tempo)
Who – Por quem será feito?(responsabilidade)
How – Como será feito?(método)
How much – Quanto custará fazer?(custo)
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FIGURA 7 – Modelo de 5W2H
O QUE POR QUE QUEM ONDE QUANDO COMO QUANTO
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
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CAPÍTULO III
FERRAMENTAS DA QUALIDADE E A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
Antes de iniciarmos a execução do plano, devemos analisar a
organização e saber exatamente que problema devemos solucionar. Captando
através da folha de verificação de frequência os problemas e fazendo o
Diagrama de Pareto, que priorizam problemas e os que devem ser resolvidos
mais rápidos. Depois de feito o diagnóstico, sugerimos elaborar um
cronograma de implantação que auxiliará na organização, como no exemplo
abaixo:
FIGURA 8 – Cronograma de implantação
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO
ETAPAS SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Planejamento X
Lançamento X
Descarte X X
Arrumação X X X
Limpeza X X
Higiene X X
Autodisciplina X X X
FONTE: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
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No próximo item será estudada a relação das ferramentas com os 5
sensos.
3.1 - Plano de execução do descarte
É necessário elaborarmos um planejamento das atividades que
compõem a fase do descarte, ressaltando determinar o nível a que deseja
chegar e em que prazo.
1º PASSO: O planejamento deve ser nítido, indicar cada atividade, aplicando a
ferramenta o plano de ação 5W2H.
O uso desta ferramenta é para traçarmos um plano de ação, diagnóstico da
situação, usada no planejamento.
2º PASSO: A Lista de Verificação é um facilitador que ajuda a prática do
descarte, assim como o diagnóstico feito nas áreas, para cada fase da
implantação dos sensos, existe um modelo de lista de verificação no anexo
deste trabalho. Esta ferramenta é imprescindível neste senso, pois ela pode
levantar dados e coletar as informações necessárias para elaborar nosso plano
de ação.
Depois executaremos um Diagrama de Pareto, para sabermos quais
os maiores problemas encontrados na execução do descarte.
O uso desta ferramenta é para priorizar problemas, quais problemas devem ser
resolvidos mais rápidos, e os que incomodam mais, tiramos essas informações
da Lista de Verificação.
3º PASSO: Tornar capaz todos os envolvidos para a execução do descarte,
agrupar a equipe, distribuir panfletos, colar cartazes etc.
31
4º PASSO: Quando aparecer objetos desnecessários, selecione uma “área
para descartados”, devendo ser evidenciada, tornado fácil à classificação dos
materiais. Estabeleça prazos para os envolvidos os visitem e possam pegar o
que para eles pode ser útil.
FIGURA 9 – Identificação de materiais descartados
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
Após a implantação, devemos analisar o diagnóstico final, para
observar se algum procedimento está sendo efetivamente feito ou não.
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QUADRO 1: Diagnóstico final do plano de execução descarte
DESCARTE RUIM REGULAR BOM EXCELENTE
Itens:
Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção do descarte.
Existem materiais, objetos e equipamentos desnecessários nos locais de trabalho.
Os equipamentos, ferramentas e materiais estão em bom funcionamento.
A quantidade de suprimentos no setor é mesmo necessária.
Existem papéis, dados e informações desnecessárias nos locais de trabalho.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
3.2. - Plano de execução da arrumação
A etapa da arrumação é uma atividade de pesquisa do layout
(espaço), perfeito para o ambiente e todos os objetos que o incorporam. É
necessário que todos contribuam com opiniões e sugiram melhorias no layout
da empresa e dos objetos, utilizando a ferramenta Brainstorming, para a
empresa buscar a solução criativa para um determinado problema, é uma
técnica utilizada para estimular ideias inovadoras.
1º PASSO: Começar pela verificação dos móveis e ordem das coisas nas
áreas simples da empresa, verificando evidenciar o conforto e o melhora o
tempo de atendimento para os clientes.
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2º PASSO: Desenvolver e praticar um plano de execução da arrumação para
as áreas comuns, que deverá ser implantada em equipe, levando em
deferência o encontrado na Lista de Verificação.
A utilização desta ferramenta é usada para levantamento de dados.
3º PASSO: Verificaremos o controle do visual, do alinhamento (colocar objetos
em linha reta e alinhados), aperfeiçoamento e verificar tudo (eliminar portas e
tampas), evitar o sentido vertical (empilhamento).
QUADRO 2: Diagnóstico final do plano de execução arrumação
ARRUMAÇÃO RUIM REGULAR BOM EXCELENTE
Itens:
Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção da arrumação.
Os itens e objetos do local de trabalho estão organizados, sistematizados
Os itens e objetos do local de trabalho estão devidamente identificados.
A organização física reflete ordem e contribui para o aumento da produtividade
Os itens e objetos do local de trabalho após o uso estão sendo retomados para seus lugares.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
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3.3 - Plano de execução de limpeza
Para lançar esta fase, devemos reunir as equipes e montar
estratégias de abordagem junto aos colaboradores da empresa, pode ser por
meio de cartazes, e outros modos que chamem a atenção.
1º PASSO: Sugerimos fazer uma limpeza inicial geral, com todos os
colaboradores envolvidos e em toda a empresa, sendo necessário:
• Plano de ação apontando quem fará a limpeza;
• Inclusão de todas as áreas da empresa;
• Áreas e objetos que precisam ser tratados, produtos e equipamentos
especiais.
2º PASSO: No momento da iniciação, os responsáveis de cada área, devem
elaborar um plano de ação 5W2H, para verificar a frequência diária e tempo
para a execução da empresa.
A utilização desta ferramenta serve para elaboramos um plano de ação,
diagnóstico da situação, utilizada no planejamento.
3º PASSO: Depois de implantada, devemos utilizar a inspeção, analisando a
real situação dos objetos e instalações quanto à importância de reformas,
reparos, pinturas e a proteção individual e coletiva das pessoas.
4º PASSO: Verifique as causas, uma ferramenta muito utilizada é o
Brainstorming, cuja intenção é encontrar solução criativa para um problema, e
fazer o plano de ação para combatê-las por meio do 5W2H, a utilização desta
ferramenta tem como propósito, ajudar em um plano de agir, diagnosticar uma
determinada situação.
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QUADRO 3: Diagnóstico final do plano de execução limpeza
LIMPEZA RUIM REGULAR BOM EXCELENTE
Itens:
Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção da limpeza.
O local de trabalho está adequadamente limpo.
Os equipamentos, ferramentas e materiais estão limpos e bem conservados.
Os colaboradores estão usando uniformes em condições adequadas.
Os colaboradores participam da limpeza do local de trabalho.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
3. 4 - Plano de execução de higiene
Devemos iniciar a implantação com todas as ações planejadas.
1º PASSO: Reunir a equipe e planejar o lançamento, com uma reunião com
todos os colaboradores, podendo enviar convite, afixar cartazes etc.
2º PASSO: Sugerimos que seja aplicado um levantamento de auto-higiene
com os envolvidos e preparar um plano de melhoria das relações incorporando
questões pessoais e aquelas decididas por todos os colaboradores.
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3º PASSO: Observar novamente a realidade da sua empresa comparando às
fases de limpeza, organização e descarte, caso a verificação não tenha
atingido a meta, reveja as causas e busque as possíveis soluções.
4º PASSO: Estruturar um plano de ação para esta fase, usando a ferramenta
5W2H, baseado no plano de execução e prática da higiene para orientar todos
os envolvidos nela. A utilização desta ferramenta tem como função elaborar um
plano de ação, aplicada para ajudar a elaborar um plano de agir, diagnosticar a
situação.
QUADRO 4: Diagnóstico final do plano de execução higiene
HIGIENE RUIM REGULAR BOM EXCELENTE
Itens:
Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção do descarte, organização e limpeza no dia-a-dia.
O ambiente de trabalho é agradável, harmônico, não poluído.
Os colaboradores se apresentam dispostos, com aparência adequada.
Existem procedimentos de segurança e são conhecidos por todos.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
3.5 - Plano de execução autodisciplina
1º PASSO: Estabelecer metas que se possam ser executadas, sendo
importante, ainda, que possam ser superadas no sentido de tornar simples o
seu cumprimento.
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2º PASSO: Estabelecer uma equipe para auxiliar na verificação em cada uma
das etapas. Qual a realidade atual do que foi estipulado nas fases de descarte,
organização, limpeza e higiene.
3º PASSO: Estabelecer os aspectos que ainda não foram totalmente
cumpridos.
4º PASSO: Faça uma reunião por área de responsabilidade para uma análise
desses aspectos:
• Quais foram às possíveis causas (dificuldades) da não realização do que foi
decidido. Sugerimos utilizar a ferramenta de apoio Brainstorming, que tem
como finalidade ser usada na de tomada de decisão de forma participativa,
verificando as causas para os problemas e propondo as soluções criativas
para os mesmos;
• Relacione as causas prováveis em ordenação lógicos. Sugerimos a
utilização da ferramenta Diagrama de Causa e Efeito. A utilização desta
ferramenta tem como finalidade classificar causas possíveis para um
determinado efeito;
• Gerar ações que acabem com as causas. Utilize a ferramenta de apoio,
Brainstorming, que tem como intenção buscar ideias criativas para a
solução de um determinado problema, usada para estimular ideias
inovadoras;
• Discuta essas ações até que todos acordem. Uma vez acordada por todos,
uma solução evidencia um compromisso de cada um e que deve ser
rigorosamente realizado.
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QUADRO 5: Diagnóstico final do plano de execução autodisciplina
AUTODISCIPLINA RUIM REGULAR BOM EXCELENTE
Itens:
Limpeza e higiene, no dia-a-dia estão sendo cumpridos.
Os horários e normas estabelecidas são respeitados.
Os planos de trabalho são cumpridos.
As não-conformidades estão relatadas e trabalhadas.
Fonte: http://www.sebraemais.com.br/solucoes/ferramentas-de-gestao-avancada. Acesso: 12 de março de 2015, p.01
3.6 – Checagem e ação corretiva
Depois de passadas as etapas de planejamento e a de
desenvolvimento do programa 5S, devemos também realizar as etapas de
verificação (checagem) e de ação corretiva ou de melhoria das funções da
empresa.
Sugerimos elaborar uma relação com os padrões ou normas
definidas e estruturar um manual para tornar fácil futuras dúvidas. Quanto aos
padrões e normas que ainda não foram feitos, devem ser unificados em um
plano de ação 5W2H para acompanhamento e implementação, utilizando esta
ferramenta pode ajudar em um plano de agir, diagnosticar uma situação, plano
de ação.
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CONCLUSÃO
Devido à globalização e a crescente disputa por um espaço no mercado,
as organizações se veem na obrigação de adotarem estratégias que as
fortaleçam e as tornem competitivas, e uma das principais estratégias é a
gestão da qualidade.
Essa importante estratégia possibilita a organização obter resultados
importantes como: redução de erros, retenção e satisfação dos clientes, de
forma que venha a alcançar novos mercados. Por tanto, a correta e eficiente
utilização do sistema de gestão da qualidade, pode se tornar um diferencial
competitivo para as organizações.
Ressalta-se que o programa 5S aplicando as ferramentas da qualidade,
conhecendo como funciona o programa, e a relação estabelecida entre eles,
que proporcionam maior eficiência em sua implementação. Assim, através do
Brainstorming podemos ter ideias criativas para a tomada de decisão de forma
participativa, identificando causas para os problemas e soluções para os
mesmos, já o 5W2H, tem como função, auxiliar no plano de ação, diagnosticar
uma situação, a aplicação desta ferramenta é para ajudar em um plano de agir,
geralmente utilizado no planejamento, já a ferramenta Diagrama de Pareto é
utilizada para priorizar ações pela incidência quantitativa das causas, a Lista de
Verificação, é quem fornece estas informações para o Diagrama de Pareto, a
Lista de Verificação é utilizada para levantarmos tais dados, já o Diagrama de
Causa e Efeito, é utilizado para classificar causas possíveis para um
determinado efeito e finalmente o PDCA, é usado na melhoria contínua e
também para a correção, serve para planejar, definir, capacitar e executar o
resultado do trabalho já feito, verificar se o mesmo ocorreu de acordo com o
previsto.
Acrescenta de forma importante para uma revolução na cultura da
organização; estimulando uma sensibilização por parte dos funcionários, que
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estarão mais conscientes de suas atitudes e de sua importância no
crescimento da empresa e também o seu posicionamento no mercado.
A intenção deste estudo é mostrar como as ferramentas da
qualidade, estimulam uma implantação eficiente, onde cada uma é aplicada
melhor em determinado aspecto, e como facilita a sua compreensão.
Gerar bens e serviços com baixo custo e alta qualidade, é à
vontade de toda e qualquer organização, mas como conseguir isto? Só há
um caminho: executar um programa de qualidade, como o programa 5S com
a ajuda das ferramentas da qualidade, que com baixo investimento e
participação dos recursos humanos, os quais são fatores importantíssimos
da produtividade e qualidade.
Ou seja, a implantação do Programa gera um retorno financeiro
enorme mostrando que, além de agregar valor, melhorar a qualidade de vida
no trabalho gera um maior lucro para as empresa que adere a este
Programa.
Vale lembrar que a gestão da qualidade após a sua implantação
deve ser permanentemente observada, ou seja, é um processo contínuo, e
para que se obtenha sucesso de fato, deve contar com a participação de
todos da organização, ou seja, desde a alta administração ao nível
operacional.
Como se pode observar, a gestão da qualidade é um sistema que
poderá fazer com que as organizações ganhem um diferencial perante aos
concorrentes e consequentemente aumentem o seu poder competitividade
no mercado.
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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerência da qualidade total: estratégia para aumentar a competitividade da empresa brasileira. Belo Horizonte, MG: Fundação Chistiano Otonni, Escola de Engenharia da UFMG,1992. ________________TQC: Gerenciamento da rotina de trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1994. CHIAVENATO, Idalberto. Administração teoria, processo e prática. SP: Editora Campus,4ª edição, 2007. Curso D’olho na qualidade – Sebrae – 2009. DA SILVA, João Martins. O ambiente da qualidade na prática - 5S. 3. ed. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1996. GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª. São Paulo: Atlas, 2006. ISHIKAWA, Kaoru, Controle da qualidade total: à maneira japonesa. Rio de Janeiro : Editora Campos, 2º ed. 1994. JURAN, J.M. Juran na liderança pela qualidade, SP: IMAN, 1990. LAPA, Reginaldo P. 5S: Praticando os 5 sensos. Rio de Janeiro: Qualitymark,1998. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração, SP: Atlas, 7ª edição.2007. Programa de Qualidade Total – Sebrae - 2009 RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador, BA: Casa da Qualidade,1994. Vergara, Sylvia Constant . Projetos e relatórios de pesquisa em administração, São Paulo: Atlas, 2009.
42
Outras referências
http://www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5S.pdf. Acesso: março de 2015.
http://www. cribd.com/doc/13988541/Apostila-Ferramentas-Da-Qualidade. Acesso: março de 2015.
http:/www.ebah.com.br/ferramentas-da-qualidade-pdf-a13138.html. Acesso: março de 2015.
http://www dbd.puc-rio.br/pergamum/tesesabertas/0410675_06_postextual.pdf. Acesso: março de 2015.
http://www.ensinar.wordpress.com/tag/six-sigma/. Acesso: março de 2015.
http://www .aepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2003_TR0201_0471.pdf. Acesso: março de 2015.
http://www.pg.cefetpr.br/incubadora/wp-content/themes/4o_epege/otimizando-o-pilar-de-manutencao-planejada.pdf. Acesso: março de 2015.
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ÍNDICE
AGRADECIMENTO 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I- O PROGRAMA 5S 10 1.1 – Histórico e origem do programa 5S 10 1.2 Conhecendo seus componentes 11 1.2.1 – SEIRI 11 1.2.2 – Seiton 13 1.2.3 – Seiso 14 1.2.4 – Seiketsu 15 CAPÍTULO II - AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE 18 2.1 – PDCA 18 2.2 – Diagrama de Pareto 22 2.3 – Diagrama de Causa e Efeito 23 2.4– Listas de Verificação 24 2.5– Brainstorming 26 2.5.1 – Tipos de Brainstorming 26 2.5.2 – Como usar o Brainstorming 27 2.6 – 5W2H 28 CAPÍTULO III- FERRAMENTAS DA QUALIDADE E A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S 30 3.1 - Plano de execução do descarte 31 3.2. - Plano de execução da arrumação 33 3.3 - Plano de execução de limpeza 35 3. 4 - Plano de execução de higiene 36 3.5 - Plano de execução autodisciplina 37 3.6 – Checagem e ação corretiva 38 CONCLUSÃO 39 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 41
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ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA 1 – Classificação do útil do inútil........................................... 12
FIGURA 2 - Ciclo PDCA de controle de processos............................ 20
FIGURA 3: Representação gráfica do Diagrama de Pareto .............. 21
FIGURA 4: Modelo de Diagrama de Causa e Efeito ........................... 23
FIGURA 5 – Modelo de Lista de Verificação de Frequência............... 24
FIGURA 6 – Utilização do Braisntorming........................................... 26
FIGURA 7 – Modelo de 5W2H.......................................................... 28
FIGURA 8 – Cronograma de implantação ......................................... 29
FIGURA 9 – Identificação de materiais descartados............................ 31
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LISTA DE SIGLAS
PDCA – Planejar. Executar. Verificar. Agir
Seiri – senso de utilização ou descarte
Seiketsu – senso de saúde ou de higiene
Seiso – senso de limpeza
Seiton – senso de arrumação
Shitsuke – senso de autodisciplina