lathund excel 2007 - bergmandata.se excel 2007.pdf · skapa din första arbetsbok en introduktion...
TRANSCRIPT
Lathund Excel 2007
�
1
Innehåll En introduktion till arbetsboken ......................................................................................................... 2
Menyfliksområdet ............................................................................................................................... 3
Arbetsböcker och kalkylblad ............................................................................................................... 4
Kolumner, rader och celler – det är vad kalkylblad är uppbyggda av ................................................. 5
Det är cellerna som innehåller data .................................................................................................... 6
Skriva in data ........................................................................................................................................... 7
Börja med kolumnrubriker (och gör dina läsare en tjänst) ................................................................. 8
Börja skriva .......................................................................................................................................... 9
Ange datum och tider ........................................................................................................................ 10
Ange tal .............................................................................................................................................. 10
Snabba sätt att skriva in data ............................................................................................................ 11
Redigera data och revidera kalkylblad .................................................................................................. 12
Redigera data .................................................................................................................................... 13
Ta bort dataformatering .................................................................................................................... 14
Infoga en kolumn eller en rad ........................................................................................................... 15
Använda formler .................................................................................................................................... 16
Inleda med ett likhetstecken ............................................................................................................. 16
Räknesätt ........................................................................................................................................... 17
Summera alla värden i en kolumn ..................................................................................................... 18
Kopiera en formel .............................................................................................................................. 19
Använda cellreferenser ..................................................................................................................... 19
Andra sätt att ange cellreferenser .................................................................................................... 20
Absolut och relativ adressering ............................................................................................................. 21
Använda en absolut referens ............................................................................................................ 21
Använda funktioner ............................................................................................................................... 22
Hitta ett genomsnitt .......................................................................................................................... 22
Söka efter det största och det minsta värdet .................................................................................... 23
Skriva ut formler och funktioner ....................................................................................................... 24
Vad betyder tecknet ######? ........................................................................................................... 25
Hitta fler funktioner ........................................................................................................................... 25
Diagram i Excel ...................................................................................................................................... 26
Skapa ett diagram .............................................................................................................................. 27
Såhär visas information från kalkylbladet i diagrammet ................................................................... 28
�
2
Visa och dölj diagramverktyget ......................................................................................................... 29
Ändra diagramvyn ............................................................................................................................. 29
Lägga till diagramrubriker ................................................................................................................. 30
Anpassa diagrammet ......................................................................................................................... 31
Ändra utseendet på diagrammet ...................................................................................................... 31
Formatera rubriker ............................................................................................................................ 32
Formatera enskilda staplar ................................................................................................................ 32
Lägga till diagrammet i en PowerPoint‐presentation ....................................................................... 33
Sortera och filtrera listor ....................................................................................................................... 34
Delsumma .......................................................................................................................................... 35
Skapa din första arbetsbok
En introduktion till arbetsboken
Kolumner, rader och celler är vad du ser när du öppnar Excel.
När du startar Excel visas ett stort tomt rutnät med bokstäver överst och siffror längs vänsterkanten. Längst ned hittar du flikar med namnen Blad1, Blad2 och så vidare.
Om du inte har använt Excel tidigare undrar du säkert vad du ska göra härnäst.
Först ska du få lära dig grunderna i Excel så att du kan skriva in information.
�
3
Menyfliksområdet
Menyfliksområdet visas överst i Excel. Kommandon som hör ihop har ordnats i grupper i menyfliksområdet.
Överst i Excel 2007-fönstret visas menyfliksområdet som består av flikar. Varje flik är kopplad till en viss sorts uppgift som användaren kan utföra i Excel. Klicka på flikarna om du vill se vilka kommandon som finns på respektive flik. Start är den första fliken till vänster och innehåller vanliga kommandon som används varje dag.
Kommandona är ordnade i små grupper. De kommandon som du använder när du vill redigera celler återfinns exempelvis i gruppen Redigering och kommandon som du använder när du vill arbeta med celler finns i gruppen Celler.
�
4
Arbetsböcker och kalkylblad
Ett tomt kalkylblad i en ny arbetsbok.
Den första arbetsboken som du öppnar kallas Bok1. Namnet visas på namnlistan överst i fönstret tills du anger ett eget namn för arbetsboken och sparar den.
Bladflikar längst ned i arbetsbokens fönster. När du startar Excel öppnar du en fil som kallas en arbetsbok. Varje ny arbetsbok innehåller tre kalkylblad som kan liknas vid sidor i ett dokument, och det är på kalkylbladen du anger dina data.
Varje kalkylblad har ett namn som visas på bladfliken längst ned i arbetsboken: Blad1, Blad2 och Blad3. När du klickar på bladfliken visas kalkylbladet.
Det är praktiskt att ändra namnet på bladflikarna så att du lättare ser vilken informationen respektive flik innehåller. Du kan exempelvis ge bladflikarna namnen januari, februari och Mars för att visa att de innehåller budgetar eller studentresultat för dessa tre månader, eller Norr och Väster för att beteckna försäljningsregioner, och så vidare.
Du kan lägga till ytterligare kalkylblad om du behöver fler än tre, och du kan ta bort ett eller två kalkylblad (men det är inte nödvändigt) om du inte behöver alla tre. Du kan också förflytta dig mellan kalkylbladen med hjälp av kortkommandon.
Hur skapar du då en ny arbetsbok? Jo, så här: Klicka på Microsoft Office-knappen längst upp till vänster. Klicka på Nytt och sedan på Tom arbetsbok i fönstret Ny arbetsbok.
�
5
Kolumner, rader och celler – det är vad kalkylblad är uppbyggda av
Efter de första 26 kolumnrubrikerna (A till och med Z) följer ytterligare 26 kolumnrubrikerna med namnen AA till och med AZ ända fram till kolumnen XFD, vilket innebär totalt 16 384 kolumner.
Kolumnrubrikerna består av bokstäver. Radrubrikerna består av siffror.
Kalkylblad är indelade i kolumner, rader och celler. Det är det rutnät du ser när du öppnar en arbetsbok.
Kolumner är lodräta och löper uppifrån och ned i kalkylbladet, medan rader är vågräta och löper från vänster till höger. En cell är den yta där en kolumn och en rad möts.
Varje kolumn har en bokstavsrubrik överst på kalkylbladet. De första 26 kolumnerna kallas A till och med Z. Varje kalkylblad innehåller totalt 16 384 kolumner och efter Z följer bokstavsrubriker med två bokstäver, AA till och med AZ. (Se bild 2.)
Efter AZ följer kolumnerna BA till och med BZ, och så vidare, tills alla 16 384 kolumnerna har en bokstavsrubrik. Den sista kolumnen är XFD.
Varje rad har också en rubrik, men radrubrikerna består av siffror, från 1 till och med 1 048 576.
Bokstavsrubrikerna för kolumnerna och sifferrubrikerna för raderna visar var du befinner dig i kalkylbladet när du klickar på en cell. Rubrikerna kombineras till celladresser, även kallade cellreferenser. Du lär dig mer om detta i nästa lektion.
�
6
Det är cellerna som innehåller data
När du öppnar en ny arbetsbok blir den första cellen den aktiva cellen, vilket visas med en svart konturlinje. I den andra bilden har cell C5 markerats och är den aktiva cellen med en svart konturlinje.
Kolumn C har markerats. Rad 5 har markerats. Cell C5, den aktiva cellen, visas i Namnrutan i kalkylbladets övre vänstra hörn.
Det är i cellerna som du skriver informationen i kalkylbladet.
När du öppnar en ny arbetsbok har den första cellen i det övre vänstra hörnet en svart konturlinje vilket betyder att de data som du skriver hamnar där.
Du kan ange data var du vill genom att klicka på valfri cell på kalkylbladet så att denna cell markeras. Men den första cellen (eller en cell i närheten) är i de flesta fall ett lämpligt ställe att skriva in data på.
När du markerar en cell blir denna cell aktiv. När en cell är aktiv får den en svart konturlinje och rubrikerna för kolumnen som cellen finns i och raden som cellen finns på markeras.
Om du exempelvis markerar en cell i kolumn C på rad 5, markeras rubrikerna för kolumn C och rad 5 och cellen får en svart konturlinje. Cellen kallas också C5, vilket är cellens cellreferens.
Den markerade cellen och de markerade kolumn- och radrubrikerna gör det enklare för dig att se att cell C5 är den aktiva cellen. Cellreferensen för den aktiva cellen visas också i Namnrutan i kalkylbladets övre vänstra hörn. Med bara en blick ser du cellreferensen för den aktiva cellen här.
De här indikatorerna är inte så viktiga när du arbetar i de första cellerna överst i kalkylbladet. Men när du kommer längre ned eller längre åt höger i kalkylbladet är de till stor hjälp. Kom
�
7
ihåg att det finns 17 179 869 184 celler i kalkylbladet. Du skulle lätt kunna tappa bort dig om det inte vore för cellreferenserna.
Det är exempelvis viktigt att känna till cellreferensen om du behöver berätta för någon var specifika data har placerats eller måste anges i kalkylbladet.
I övningen får du veta hur du använder Namnrutan när du vill gå direkt till celler någonstans i kalkylbladet.
Skriva in data
Du kan ange två typer av data i kalkylbladets celler: tal och text.
Du kan använda Excel om du vill skapa budgetar, arbeta med skatter eller registrera elevresultat.
Du kan använda Excel om du vill göra en lista över produkter som du säljer eller registrera elevnärvaro.
Du kan till och med använda Excel om du vill ta reda på hur mycket du tränar varje dag, och din viktminskning, eller hur mycket husrenoveringen kostar. Möjligheterna är oändliga.
Nu ska vi titta på hur du skriver in data.
�
8
Börja med kolumnrubriker (och gör dina läsare en tjänst)
Kalkylblad med kolumn- och radrubriker.
Kolumnrubrikerna är årets månader.
Radrubrikerna är företagsnamn.
När du skriver data i ett kalkylblad kan det vara bra att ange rubriker överst i kolumnerna så att alla som ska använda kalkylbladet kan se vilken information kolumnerna innehåller (och du själv kommer ihåg det vid ett senare tillfälle).
På bilden utgörs kolumnrubrikerna överst i kalkylbladet av årets månader.
Många gånger kan det vara bra att även ange radrubriker. På bilden består radrubrikerna längs kalkylbladets vänstra sida av företagsnamn.
Det här kalkylbladet visar om någon representant från de olika företagen deltog i den månatliga affärslunchen.
�
9
Börja skriva
Tryck på TABB om du vill flytta markeringen en cell åt höger. Tryck på RETUR om du vill flytta
markeringen en cell nedåt.
Anta att du ska skapa en lista över försäljare. Listan ska också innehålla datum för försäljning och försäljningsbelopp. Du behöver alltså följande kolumnrubriker: Namn, Datum och Belopp.
Radrubriker till vänster i kalkylbladet behövs inte i det här fallet. Kolumnen längst till vänster kommer därför att innehålla försäljarnas namn.
Skriv "Datum" i cell B1 och tryck på TABB. Skriv sedan "Belopp" i cell C1.
När du har skrivit kolumnrubrikerna klickar du på cell A2 så att du kan börja skriva namnen på försäljarna.
Skriv det första namnet och tryck på RETUR så att markeringen flyttas en cell nedåt till cell A3 (d.v.s. nedåt i samma kolumn) och skriv nästa namn, och så vidare.
�
10
Ange datum och tider
Text vänsterjusteras i cellerna i Excel och datum högerjusteras.
Om du vill ange ett datum i kolumn B, Datum-kolumnen, särskiljer du datumets delar med bindestreck: 2009-07-16 eller 16-juli-09. Din inmatning tolkas då som ett datum i Excel.
Om du vill skriva in tid i Excel särskiljer du timmar och minuter med ett kolon, exempelvis 13:30.
Tips! Om du vill ange dagens datum trycker du samtidigt på CTRL och semikolon (;). Om du vill ange aktuellt klockslag trycker du samtidigt på CTRL, SKIFT och semikolon.
Ange tal
�
11
Tal högerjusteras i cellerna i Excel.
Om du vill ange ett försäljningsbelopp i kolumn C, Belopp-kolumnen, skriver du beloppet följt av "kr".
Andra tal och hur du anger dem
Om du vill ange ett bråktal lämnar du ett mellanrum mellan heltalet och bråktalet, t.ex. 1 1/8.
Om du endast vill ange ett bråktal skriver du 0 (noll) först, t.ex. 0 1/4. Om du skriver 1/4 utan någon nolla tolkas det som ett datum, d.v.s. 4 januari.
Om du skriver (100) innebär parentesen att detta är ett negativt tal och talet visas som -100 i Excel.
Om du vill veta hur du adderar, dividerar, multiplicerar och subtraherar tal i Excel med hjälp av formler, se längre fram i lathunden.
Snabba sätt att skriva in data
Två tidsbesparande metoder för ifyllning av data i Excel:
Autofyll Ange årets månader, veckans dagar, multipler om 2 eller 3 eller andra dataserier genom att skriva en eller flera poster och sedan utöka serierna.
Klicka på Spela upp om du vill se hur du gör.
Komplettera automatiskt Om de första bokstäverna du skriver i en cell matchar en befintlig post i kolumnen fylls de återstående bokstäverna i automatiskt i Excel. Tryck på RETUR när bokstäverna har lagts till. Metoden kan användas för text och text med siffror men inte för enbart siffror eller för datum och klockslag.
Under övningen som följer kan du prova att skriva in data på de här två sätten.
�
12
Redigera data och revidera kalkylblad
Du kan redigera data och infoga kolumner och rader i kalkylblad medan du använder dem.
Alla gör misstag ibland och ibland måste data som har angetts korrekt ändras vid ett senare tillfälle.
Ibland måste hela kalkylbladet ändras. Du kanske behöver lägga till en kolumn med data i mitten av ett kalkylblad. Du har kanske gjort en lista över dina anställda med ett namn per rad och vad gör du då när du anställer någon ny?
Klicka på Nästa om du vill veta hur du redigerar data och lägger till och tar bort kolumner och rader i kalkylblad.
�
13
Redigera data
Dubbelklicka på en cell och redigera informationen i cellen.
Eller klicka på cellen och redigera informationen i formelfältet.
I kalkylbladets statusfält visas nu texten Redigera.
Anta att du tänkte skriva namnet Persson i cell A2, men av misstag skrev Bengtsson i stället. Du upptäcker felet och vill rätta till det. Det kan du göra på två olika sätt:
Dubbelklicka i cellen och redigera informationen.
Klicka i cellen och sedan i formelfältet.
Vilken är skillnaden mellan metoderna? Ingen, utom att du kanske tycker att det ena eller andra arbetssättet är enklare. Om du redigerar data i många celler kan du exempelvis bibehålla pekaren i formelfältet medan du använder tangentbordet för att förflytta dig mellan cellerna.
När du har markerat cellen visas ordet Redigera i statusfältet längst ned till vänster i fönstret.
Många kommandon är temporärt otillgängliga i redigeringsläge i kalkylbladet (dessa kommandon gråtonas på menyerna). Du får lära dig mer om detta under övningen i slutet av lektionen.
Vad kan du göra? Jo, du kan ta bort bokstäver och tal genom att trycka på BACKSTEG, eller genom att markera dem och trycka på DEL. Du kan redigera bokstäver och tal genom att markera dem och skriva något annat.
Du kan infoga nya bokstäver eller tal i celler som redan innehåller data genom att placera insättningspunkten där du vill infoga informationen och sedan skriva den.
Oavsett vad du gör måste du komma ihåg att trycka på RETUR eller TABB när du är klar för att ändringarna ska kvarstå i cellen.
�
14
Ta bort dataformatering
Det ursprungliga talet visas med fetstil och i rött.
Ta bort talet.
Ange ett nytt tal. Det visas också med fetstil och i rött!
Formateringen är knuten till cellen. Du kan inte ta bort formateringen genom att ta bort eller redigera
informationen. Om du vill ta bort cellformateringen klickar du på pilen på Radera i gruppen
Redigering på fliken Start och sedan på Radera format. Om du vill ta bort både data och formatering
klickar du på Radera allt.
Hoppsan! Någon annan har använt ditt kalkylblad, fyllt i data och formaterat talet i cell C6 med fetstil och i rött för att tydligt visa att Persson har den högsta försäljningssiffran.
Men kunden ändrade sig så den slutliga försäljningen blev betydligt mindre. Du tar därför bort den ursprungliga siffran och skriver en ny.
Den nya siffran visas fortfarande med fetstil och i rött. Vad beror det på?
Jo, det beror på att det är cellen som formateras, inte informationen i cellen. När du tar bort data som har specialformaterats måste du även ta bort formateringen från cellen. Ända tills du gör det får all information som du anger i cellen denna specialformatering.
Om du vill ta bort formateringen klickar du i cellen och sedan på pilen på Radera i gruppen
Redigering på fliken Start . Klicka därefter på Radera format om du vill ta bort formateringen från cellen, eller på Radera allt om du vill ta bort både data och formatering.
�
15
Infoga en kolumn eller en rad
När du har angett alla data kanske du upptäcker att du behöver ytterligare en kolumn, t.ex. en kolumn för beställnings-ID:n efter datumkolumnen i kalkylbladet.
Du kanske också behöver ytterligare en eller flera rader. Om du får veta att Bengtsson, Svensson eller Persson har sålt mer än vad du trodde så är det ju bara positivt, men måste du då börja om från början med kalkylbladet? Naturligtvis inte.
Om du vill infoga en enskild kolumn klickar du i en cell i kolumnen omedelbart till höger om den plats där du vill infoga den nya kolumnen. Om du alltså vill infoga en kolumn för beställnings-ID:n mellan kolumn B och C klickar du i en cell i kolumn C, d.v.s. till höger om den nya kolumnens plats. Klicka sedan på pilen på Infoga i gruppen Celler på fliken Start och därefter på Infoga kalkylbladskolumner på den nedrullningsbara menyn. Då infogas en ny tom kolumn.
Om du vill infoga en enskild rad klickar du i en cell på raden omedelbart under den plats där du vill infoga den nya raden. Om du exempelvis vill infoga en ny rad mellan rad 4 och rad 5 klickar du i en cell på rad 5. Klicka sedan på pilen på Infoga i gruppen Celler och därefter på Infoga kalkylbladsrader på den nedrullningsbara menyn. Då infogas en ny tom rad.
Den nya kolumnen eller raden får automatiskt en rubrik efter den plats som den infogas på och rubrikerna i efterföljande kolumner eller rader ändras på motsvarande sätt.
�
16
Använda formler
Cell C6 måste alltid innehålla ett belopp när du gör en budget i ett kalkylblad.
Öppna Excel och granska avsnittet "Nöjen" i en budget över hushållsutgifterna. Om cell C6 i kalkylbladet är tom har beloppet för inköp av CD-skivor under februari inte registrerats.
Under den här lektionen får du veta hur du kan använda Excel som kalkylator genom att skriva enkla formler i cellerna. Du får också lära dig att summera alla värden i en kolumn med hjälp av en formel vars resultat uppdateras om värdena ändras vid ett senare tillfälle. Under övningen i slutet av lektionen får du använda de formler du har lärt dig. Du måste ha Excel 2007 för att kunna genomföra övningarna.
Inleda med ett likhetstecken
Skriv formeln i cell C6.
Tryck på RETUR om du vill visa resultatet av formeln.
�
17
När du klickar i cell C6 visas formeln i formelfältet.
Två CD-skivor som köptes i februari kostade 129,90 kr och 169,90 kr. Summan av dessa är lika med utgiften för CD-skivor under månaden.
Du kan summera de här värdena i Excel genom att skriva en enkel formel i cell C6.
Formler i Excel måste alltid inledas av ett likhetstecken (=). Här visas den formel i C6 som adderar 129,90 och 169,90:
=129,90+169,90
Plustecknet (+) är en matematikoperator som anger att värdena ska adderas.
Om du vid ett senare tillfälle vill kontrollera hur du fick fram det här resultatet visas formeln i formelfältet i den övre delen av kalkylbladet när du klickar i cell C6.
Räknesätt Matematikoperatorer
Addition (+) =10+5
Subtraktion (-) =10-5
Multiplikation (*) =10*5
Division (/) =10/5
Du använder vanliga tecken när du skapar formler i Excel.
KURSTEXT
Om du vill använda andra räknesätt än addition använder du andra matematikoperatorer när du skriver i formler i kalkylbladets celler.
Skriv ett minustecken (-) när du vill subtrahera, en asterisk (*) när du vill multiplicera och ett snedstreck (/) när du vill dividera. Kom ihåg att alltid inleda formeln med ett likhetstecken.
Obs! Du kan använda flera matematikoperatorer i samma formel. Under den här kursen lär du dig att skapa formler med en operator. Du bör dock känna till att formler som innehåller flera operatorer inte alltid beräknas från vänster till höger. Regler för operatorprioritet och två exempelformler finns i Snabbreferensen sist i kursen.
�
18
Summera alla värden i en kolumn
Om du vill hämta totalsumman för januari klickar du i cell B7 och gör sedan följande:
Klicka på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start.
En färgad markeringsram omger cellerna i formeln och formeln visas i cell B7.
Tryck på RETUR för att visa resultatet i cell B7.
Klicka i cell B7 så att formeln visas i formelfältet.
Om du vill addera utgifterna för januari behöver du inte skriva alla värden på nytt utan använder i stället en färdig formel som kallas en funktion.
Summan för januari visas i cell B7 om du klickar på Summa i gruppen Redigering på fliken Start. Med hjälp av SUMMA-funktionen adderas alla värden i ett visst cellområde. Använd den här funktionen när du vill summera fler än ett par. Det spar tid eftersom du inte behöver skriva någon formel.
När du trycker på RETUR visar SUMMA-funktionen resultatet 959,40 i cell B7 och när du klickar i cell B7 visas formeln =SUMMA(B3:B6) i formelfältet.
B3:B6 kallas ett argument och är den information som anger vilka celler som ska adderas med hjälp av SUMMA-funktionen. Eftersom du använder en cellreferens (B3:B6) i stället för de faktiska värdena i cellerna uppdateras resultatet automatiskt om du ändrar värdena vid ett senare tillfälle. Kolonet (:) i B3:B6 anger att det är ett cellområde i kolumn B, rad 3 till och med 6, som ska adderas och parentesen används för att särskilja argumentet från funktionen.
I de följande två lektionerna förklaras cellreferenser och funktioner mer detaljerat.
Tips! Knappen Summa finns också på fliken Formler. Du kan alltså använda formler oavsett vilken flik som visas. Du kanske måste klicka på fliken Formler om du vill använda mer komplexa formler. Dessa beskrivs i andra kurser.
�
19
Kopiera en formel
Dra det svarta korset från cellen som innehåller formeln till cellen som formeln ska kopieras till, och
släpp fyllningshandtaget.
Knappen Alternativ för Autofyll visas men kräver igen åtgärd.
Ibland kan det vara lättare att kopiera formler än att skapa nya. Det här exemplet visar hur du kopierar formeln som du använde för att hämta totalsumman för januari och använder den för att summera utgifterna för februari.
Markera först cell B7 som innehåller formeln för januari. Placera sedan pekaren över cellens nedre, högra hörn tills ett svart kors (+)
visas. Dra därefter fyllningshandtaget till cell C7. När du släpper det visas summan 1269,30 för februari i cell C7, och när du klickar i cell C7 visas formeln =SUMMA(C3:C6) i formelfältet i den övre delen av kalkylbladet.
När formeln har kopierats visas knappen Alternativ för Autofyll som du använder om du vill välja formateringsalternativ. I det här fallet behöver du inte använda knappen och den försvinner när du skriver något i en cell.
Obs! Med hjälp av fyllningshandtaget kan du endast kopiera formler i celler som ligger intill varandra, vågrätt eller lodrätt.
Använda cellreferenser Cellreferenser Refererar till värden i
A10 cellen i kolumn A och rad 10
A10, A20 cell A10 och cell A20
A10:A20 cellområdet i kolumn A från rad 10 till och med 20
B15:E15 cellområdet i rad 15 från kolumn B till och med E
A10:E20 cellområdet i kolumn A till och med E, från rad 10 till och med 20
Cellreferenser kan ange enskilda celler eller cellområden i kolumner och rader.
De enskilda cellerna i ett kalkylblad identifieras med cellreferenser. De anger var programmet ska hämta de värden som ska användas i formlerna. Det referensformat som används i Excel kallas A1. Det innebär att kolumner anges med bokstäver och rader med siffror. Bokstäverna och siffrorna kallas rad- och kolumnrubriker. Tabellen visar hur du refererar till en cell genom att ange kolumnbokstaven följt av radsiffran.
�
20
Andra sätt att ange cellreferenser
I cell C9 skriver du ett likhetstecken, SUM och en inledande parentes.
Klicka på cell C4 och skriv sedan ett semikolon i cell C9.
Klicka på cell C6 och skriv sedan en slutparentes i cell C9.
Tryck på RETUR om du vill visa resultatet av formeln.
Du kan skriva cellreferenser direkt i en cell, men du kan också ange dem genom att klicka på cellerna och undvika skrivfel.
Den första lektionen beskrev hur du använder SUMMA-funktionen när du vill summera alla värden i en kolumn. Du kan också använda SUMMA-funktionen om du bara vill summera några av värdena i kolumnen och markerar då de celler som ska ingå i formeln.
Anta att du vill ta reda på den sammanlagda utgiften för hyrvideor och CD-skivor under februari. Du behöver inte spara den här informationen utan skriver formeln i en tom cell och tar bort den när du är klar. I exemplet används cell C9.
Exemplet visar hur du skriver formeln. Klicka på de celler som ska ingå i formeln i stället för att skriva cellreferenserna själv. En färgad markeringsram omger cellerna som du väljer. Ramen försvinner när du trycker på RETUR för att visa resultatet 459,40. Formeln =SUMMA(C4;C6) visas i formelfältet i den övre delen av kalkylbladet när du markerar cell C9.
Argumenten C4 och C6 anger att SUMMA-funktionen ska beräkna summan av värdena i dessa celler. Parenteserna särskiljer argumenten från funktionen och måste anges. Semikolonet som särskiljer argumenten är också obligatoriskt.
�
21
Absolut och relativ adressering
Relativa referenser ändras när de kopieras.
Absoluta referenser ändras inte när de kopieras.
Du kan nu använda cellreferenser och behöver därför veta vilka olika typer av referenser som finns:
Relativ Alla relativa cellreferenser i en formel ändras automatiskt när formeln kopieras i en kolumn eller på en rad. Det är därför som du under den första lektionen kunde kopiera januariformeln när du ville summera utgifterna för februari. Exemplet visar hur de relativa cellreferenserna ändras från C4 till C5 och sedan till C6 när formeln =C4*$D$9 kopieras från rad till rad.
Absolut En absolut cellreferens är fast. Absoluta referenser ändras inte när du kopierar en formel från en cell till en annan. En absolut referens utmärks av ett dollartecken ($) framför bokstaven eller siffran: $D$9. Illustrationen visar att den absoluta cellreferensen $D$9 inte ändras när formeln =C4*$D$9 kopieras från rad till rad.
Blandad En blandad cellreferens innehåller antingen en absolut kolumn och en relativ rad eller en absolut rad och en relativ kolumn. $A1 är exempelvis en absolut referens till kolumn A och en relativ referens till rad 1. När en blandad referens kopieras från en cell till en annan kvarstår den absoluta referensen oförändrad medan den relativa ändras.
I nästa avsnitt får du veta när du bör använda en absolut referens.
Använda en absolut referens
En relativ cellreferens ändras från rad till rad.
En absolut cellreferens refererar alltid till D9.
Cell D9 innehåller värdet för en 7-procentig rabatt.
�
22
Använd absoluta referenser när du vill referera till celler som inte ska ändras när formeln kopieras. Referenser är som standard relativa och därför måste du skriva dollartecken, på det sätt som visas i nummer 2 i exemplet, när du vill använda en absolut referens.
Anta att du får kuponger som beviljar dig till 7 % rabatt på hyrvideor, biobiljetter och CD-skivor. Om du vill ta reda på hur mycket du sparar under en månad om du utnyttjar den här rabatten använder du en formel som multiplicerar utgifterna under februari med 7 %.
Skriv rabattsatsen 0,07 i den tomma cellen D9 och sedan en formel i cell D4, som börjar med =C4*. Skriv därefter ett dollartecken ($) och D för att ange en absolut referens till kolumn D, och $9 för att ange en absolut referens till rad 9. Den här formeln multiplicerar värdeti cell C4 med värdet i cell D9.
Kopiera sedan formeln från cell D4 till D5 med hjälp av fyllningshandtaget . När formeln kopieras, ändras den relativa referensen från C4 till C5, medan den absoluta referensen till rabattsatsen i cell D9 inte ändras utan förblir $D$9 på alla rader som den kopieras till.
Använda funktioner Funktionsnamn Beräknar
MEDEL ett medelvärde
MAX det största värdet
MIN det minsta värdet
Med hjälp av funktionsnamn kan du snabbt skapa långa formler.
SUMMA är en av de många funktioner som finns i Excel. Funktioner är fördefinierade formler som du använder vid beräkningar. Med hjälp av funktioner kan du snabbt och enkelt skapa formler som skulle vara komplicerade att skapa själv.
Under den här lektionen får du veta hur du snabbare kan utföra dina uppgifter med några få enkla funktioner och i slutet av lektionen får du själv försöka använda dem.
Hitta ett genomsnitt
Om du vill ta fram medelvärdet av ett intervall klickar du på cell D7 och gör sedan så här:
Klicka på pilen på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start och klicka sedan på
Medel i listan.
�
23
Tryck på RETUR så att resultatet visas i cell D7.
Du kan använda funktionen MEDEL när du vill ta reda på genomsnittskostnaden för nöjen under januari och februari.
Formeln kan skapas i Excel. Klicka på cell D7. Klicka på pilen på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start och klicka
sedan på Medel i listan. Formeln =MEDEL(B7:C7) visas i formelfältet i kalkylbladets övre del.
Du kan också skriva formeln direkt i cellen.
Obs! Knappen SUMMA finns i gruppen Funktionsbibliotek på fliken Formler.
Söka efter det största och det minsta värdet
Om du vill ta fram det högsta värdet i ett värdeområde klickar du på cell D7 och gör sedan så här:
Klicka på pilen på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start och klicka sedan på Max
i listan.
Tryck på RETUR för att visa resultatet i cell F7.
MAX-funktionen söker efter det högsta värdet i ett värdeområde medan MIN-funktionen söker efter det lägsta värdet.
I det här exemplet används helt nya värden.
Bilden visar hur du hittar det högsta värdet i ett värdeområde. Klicka på cell F7, klicka på pilen på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start, klicka på Max i listan och tryck på RETUR. Formeln =MAX(F3:F6) visas i formelfältet i kalkylbladets övre del.
Det högsta värdet är 1319,50.
Om du vill söka efter det lägsta värdet klickar du i stället på MIN i listan och trycker på RETUR. Då visas formeln =MIN(F3:F6) i formelfältet.
Det minsta värdet i serien är 1317,50.
Du kan också skriva formeln direkt i cellen.
�
24
Skriva ut formler och funktioner
Visa formler i kalkylbladet.
Du kan skriva ut formler om du exempelvis vill sätta upp en minneslapp på anslagstavlan för att snabbt kunna se hur du skapar formler.
Om du vill skriva ut formlerna måste du visa dem i kalkylbladet. Det gör du genom att klicka på fliken Formler och sedan på Visa
formler i gruppen Formelgranskning. Du lär dig hur du gör i övningssessionen i slutet av lektionen. Du måste ha Excel 2007 för att kunna genomföra övningen.
Klicka sedan på Microsoft Office-knappen längst upp till vänster och klicka på Skriv ut.
Tips!
Dölj formlerna i kalkylbladet genom att göra på samma sätt som när du visar dem.
Du kan också trycka på CTRL+` (bredvid 1-tangenten på de flesta tangentbord) för att visa eller dölja formler.
Genom att visa formler kan du lättare upptäcka fel.
�
25
Vad betyder tecknet ######?
##### är ett felvärde som anger att kolumnen är för smal för att innehållet i cellen ska kunna visas.
Ibland går det inte att beräkna en formel om den innehåller ett fel. Om detta inträffar visas ett felvärde i stället för resultatet i cellen. Här visas tre vanliga felvärden:
##### Kolumnen är inte tillräckligt bred för att värdet i cellen ska kunna visas. Öka kolumnbredden, minska innehållet så att det anpassas till kolumnbredden eller använd ett annat talformat.
#Referens! En cellreferens är ogiltig. Celler kan ha tagits bort eller klistrats över.
#Namn? Du har stavat namnet på en funktion på ett felaktigt sätt eller använt ett namn som inte känns igen av Excel. I celler med
felvärdet #NAMN? kan också en färgad triangel visas. Om du klickar i cellen visas en felknapp som du använder för att visa felkorrigeringsalternativ. Information om hur du använder knappen ingår inte i den här kursen.
Hitta fler funktioner
�
26
Klicka på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start och sedan på Fler funktioner så att
dialogrutan Infoga funktion öppnas.
Det finns många andra användbara funktioner i Excel, exempelvis funktioner för datum och tid samt funktioner som du kan använda när du vill ändra text.
Om du vill ta fram övriga funktioner klickar du på pilen på knappen Summa i gruppen Redigering på fliken Start och sedan på Fler funktioner i listan. I dialogrutan Infoga funktion som öppnas kan du söka efter en funktion. Via den här dialogrutan kan du även skriva formler i Excel. Du kan också ta fram fler funktioner genom att klicka på fliken Formler.
När dialogrutan är öppen kan du välja en kategori och sedan bläddra i listan över funktioner som finns i den kategorin. Klicka på Hjälp om funktionen längst ned i dialogrutan om du vill ha mer information om den.
Diagram i Excel
Ett basdiagram i Excel.
I Excel 2007 kan du skapa ett diagram på 10 sekunder och om en liten stund får du också veta hur.
När du har skapat diagrammet kan du enkelt lägga till nya element. Du kan exempelvis lägga till diagramrubriker för att göra det mer informativt eller ändra de olika elementens placering.
Under den här lektionen får du veta hur text och siffror i ett kalkylblad omvandlas till innehåll i ett diagram, och lite annat smått och gott om diagram.
�
27
Skapa ett diagram
Skapa ett diagram genom att klicka på en diagramtyp i gruppen Diagram på fliken Infoga.
Kalkylbladet visar hur många lådor med Northwind Traders Tea som har sålts av tre försäljare under tre månader och du vill kunna jämföra försäljarna, månad för månad under årets första kvartal.
Om du vill skapa ett diagram måste du börja med att välja ut vilka data som ska visas i diagrammet, samt kolumnrubriker (januari, februari, mars) och radetiketter (försäljarnas namn).
Klicka sedan på Stapel-knappen i gruppen Diagram på fliken Infoga. Du kan välja en annan diagramtyp men stapeldiagram används vanligtvis vid jämförelser.
När du klickar på Stapel visas olika typer av stapeldiagram som du kan välja mellan. Klicka på Grupperad stapel, det första stapeldiagrammet i listan 2D-stapel. Om du för pekaren över en diagramtyp visas namnet på diagramtypen i skärmtipset, samt en beskrivning av diagramtypen och information om när du bör använda den.
Diagrammet är klart och det tog inte mer än 10 sekunder!
Tips! Om du vill byta diagramtyp efter att du har skapat diagrammet klickar du i det, klickar på Ändra diagramtyp i gruppen Typ under Diagramverktyg på fliken Design och väljer en annan diagramtyp.
�
28
Såhär visas information från kalkylbladet i diagrammet
I diagrammet representeras informationen i varje cell i kalkylbladet av en stapel. Radetiketterna
(försäljarnas namn) visas i diagramförklaringen till höger och kolumnrubrikerna (årets månader) visas
längst ned i diagrammet.
Det framgår tydligt i det här stapeldiagrammet att Cencini (som representeras av mittenstapeln i varje månad) har sålt mest te under januari och februari, men att han har passerats av Giussani under mars.
Informationen för varje försäljare visas i tre separata staplar i diagrammet, en för varje månad. Höjden på varje stapel är proportionell mot värdet i den cell som stapeln representerar. I diagrammet jämförs de tre försäljarna med varandra, månad för månad.
Varje rad med information för en försäljare har en egen färg i diagrammet. Diagramförklaringen, som skapas av radetiketterna i kalkylbladet (försäljarnas namn), visar vilken färg som motsvarar vilken försäljare. Giussanis resultat visas exempelvis med hjälp av de mörkblå staplarna längst till vänster under respektive månad.
Kolumnrubrikerna i arbetsbladet, januari, februari och mars, visas längst ned i diagrammet. Skalan till vänster i diagrammet skapas automatiskt i Excel och används för att tolka staplarnas höjd.
Tips! Alla ändringar som du gör i kalkylbladets data efter att diagrammet har skapats avspeglas direkt i diagrammet.
�
29
Visa och dölj diagramverktyget
När du skapar ett diagram visas Diagramverktyg i menyfliksområdet med flikarna Design, Layout
och Format.
Innan du arbetar vidare med diagrammet behöver du känna till hur Diagramverktyg fungerar.
Diagramverktyg visas när diagrammet har infogats i kalkylbladet och innehåller tre flikar: Design, Layout och Format. På flikarna hittar du de kommandon du behöver när du arbetar med diagram.
När du är klar med diagrammet klickar du utanför det och då försvinner Diagramverktyg. När du klickar inuti diagrammet visas flikarna på nytt.
Oroa dig inte över att alla kommandon som du behöver inte ständigt visas. Ta det första steget, antingen genom att infoga ett diagram (från gruppen Diagram på fliken Infoga) eller genom att klicka på ett befintligt diagram. Då visas de kommandon du behöver.
Ändra diagramvyn
�
30
Olika vyer av samma data i kalkylbladet.
Du kan göra mer än att bara skapa ett diagram i kalkylbladet. Genom att klicka på en knapp kan du växla från en diagramvy till en annan och jämföra kalkylbladets data på ett annat sätt.
I diagrammet som du skapade jämförs de olika försäljarna med varandra. Värdena har grupperats efter kalkylbladets kolumner och kalkylbladets rader har jämförts för att visa varje försäljares resultat i förhållande till de övriga. Den här diagramvyn visas till vänster i bilden.
Ett annat granskningssätt är att jämföra den enskilde försäljarens resultat, månad för månad. Om du vill skapa en sådan vy klickar du på Växla rad/kolumn i gruppen Data på fliken Design. Till höger i bilden har värdena grupperats efter kalkylbladets rader så att kalkylbladets kolumner jämförs. Nu visar diagrammet något annat, nämligen hur den enskilde försäljarens resultat förändras, månad för månad.
Du kan växla tillbaka till den ursprungliga vyn genom att klicka på Växla rad/kolumn på nytt.
Tips! Om du vill behålla båda vyerna markerar du diagrammets andra vy, kopierar den och klistrar in den i kalkylbladet. Därefter växlar du tillbaka till diagrammets originalvy genom att klicka på originaldiagrammet och sedan på Växla rad/kolumn.
Lägga till diagramrubriker
Diagramrubriker bidrar med beskrivande information.
Det kan vara bra att lägga till beskrivande rubriker i diagrammet, så att läsarna inte behöver gissa vad diagrammet handlar om.
Du kan ge själva diagrammet en rubrik och du kan också namnge axlarna som mäter och beskriver diagrammets data. Det här diagrammet har två axlar. På vänster sida finns den lodräta axeln (även kallad y-axel eller värdeaxel). Den har en sifferskala med vars hjälp du tolkar stapelhöjden. Månaderna visas längst ned i diagrammet, på den vågräta axeln (även kallad x-axel eller kategoriaxel).
Du kan snabbt lägga till diagramrubriker genom att klicka på diagrammet så att det markeras och gå till gruppen Snabblayout på fliken
Design. Klicka på knappen Mer så att alla layouter visas. Till varje alternativ finns olika layouter som ändrar placeringen av diagrammets element.
Bilden visar Layout 9 som infogar platshållare för diagramrubrik och axelrubriker. Rubrikerna skriver du sedan direkt i diagrammet.
Rubriken för det här diagrammet är Northwind Traders Tea, namnet på produkten.
Rubriken för den lodräta axeln till vänster är Sålda lådor.
�
31
Rubriken för den vågräta axeln längst ned är Försäljning första kvartalet.
Under övningssessionen i slutet av lektionen får du lära dig hur du anger dessa rubriker. Du får också prova andra layouter och se hur du kan ändra placeringen av de olika diagramelementen, exempelvis diagramförklaringen och rubrikerna.
Tips! Du kan även ange rubriker i gruppen Etiketter på fliken Layout genom att klicka på Diagramrubriker och Axelrubriker.
Anpassa diagrammet När du har skapat ett diagram kan du anpassa det och ge det en mer professionell design. Du kan ändra diagrammets utseende genom att exempelvis välja ett nytt diagramformat med andra färger och du kan formatera om diagramrubrikerna från enkla till tjusiga. Det finns också många formateringsalternativ som du kan tillämpa för att framhäva enskilda staplar.
I slutet av lektionen får du lära dig att lägga till ett diagram på en Microsoft Office PowerPoint 2007-bild så att du kan visa det för många.
Ändra utseendet på diagrammet
Ändra utseendet på ett diagram genom att välja ett diagramformat med andra färger.
När du skapat ett diagram används standardfärger, men med hjälp av diagramformat kan du byta diagrammets färger på bara några sekunder.
Klicka på diagrammet. Klicka sedan på knappen Mer i gruppen Diagramformat på fliken Design så att alla alternativ visas och välj önskat format. I vissa format ändras endast färgerna på staplarna, i andra ändras färgerna och en kontur läggs till runt staplarna, i ytterligare andra läggs färg till på ritytan (d.v.s. det område mellan diagrammets axlar) och i andra slutligen läggs färg till på diagramområdet (d.v.s. hela diagrammet).
Om du inte hittar vad du söker i gruppen Diagramformat kan du ta fram andra färger att välja bland genom att markera ett annat tema. Klicka på fliken Sidlayout och sedan på Färger i gruppen Teman. När du placerar pekaren på en färg visas den i diagrammet så att du kan förhandsgranska den, vilket du inte kan göra med diagramformat. Du kan se hur färgen påverkar diagrammet innan du använder den vilket gör att du slipper ångra en färg som du inte gillar. Klicka på den färg som du vill använda i diagrammet.
Viktigt! Till skillnad från diagramformat tillämpas färgerna i ett tema på andra element som du lägger till i kalkylbladet. På ett tabell- eller cellformat, exempelvis en rubrik, tillämpas de färger som diagrammets tema innehåller.
�
32
Formatera rubriker
Lägga till färg på diagram- och axelrubriker.
Om du vill framhäva diagramrubriken eller axelrubrikerna kan du enkelt göra det. I gruppen WordArt-format på fliken Format hittar du många alternativ för rubriker. På bilden har en textfyllning, ett av alternativen i gruppen, lagts till för att ändra färgen på rubriken.
Om du vill använda textfyllning klickar du på ett rubrikområde så att det markeras. Därefter klickar du på pilen på Textfyllning i gruppen WordArt-format. Placera pekaren på en av färgerna så att du ser hur rubriken ändras och välj önskad färg. Under Textfyllninghittar du även toningar och strukturer som du kan använda på rubriker.
Gruppen WordArt-format innehåller även Textkontur och Texteffekter, med effekter som Skuggning, Reflektion och Ljussken.
Om du vill ändra teckensnittet, och exempelvis göra det större eller mindre eller byta teckensnitt, klickar du på Start och går sedan till gruppen Tecken. Du kan göra samma ändringar från verktygsfältet Mini som visas nedtonat när du har markerat rubriktexten. Om du pekar på verktygsfältet aktiveras det och du kan välja formateringsalternativ.
Formatera enskilda staplar
�
33
Staplar som formaterats med skuggor i bakgrunden.
Du kan formatera staplarna på flera olika sätt i diagrammet. På bilden har skuggning lagts till och en diagonal skugga syns bakom varje stapel.
En sådan skuggning åstadkommer du genom att klicka på en av Giussanis staplar så att alla tre staplarna för Giussani markeras (d.v.s. hela serien).
Klicka sedan på pilen på Figureffekter i gruppen Figurformat på fliken Format, peka på Skugga och placerar pekaren på en annan skuggtyp i listan. Förhandsgranska skuggningen genom att placera pekaren på ett format och välj önskat format.
Klicka därefter på en av Cencinis staplar (så att alla tre staplarna markeras) och gör på samma sätt. Gör likadant med Kotas staplar. Allt det här tar bara några sekunder. Under övningen ska du få öva på det här.
Det finns fler alternativ under Figurformat som du kan välja mellan. Klicka exempelvis på Fyllning för figur om du vill lägga till en toning eller en struktur på staplarna. Klicka på Kontur om du vill lägga till en kontur runt dem. Under Figureffekter finns även annat än skuggor. Du kan exempelvis lägga till fasade och mjuka kanter på staplarna eller göra den lysande.
Du kan skapa effekter även på andra områden i diagrammet, exempelvis på diagramytan (området mellan axlarna). Hur du gör det får du veta under övningen.
Lägga till diagrammet i en PowerPoint‐presentation
Staplar som formaterats med skuggor i bakgrunden.
Du kan formatera staplarna på flera olika sätt i diagrammet. På bilden har skuggning lagts till och en diagonal skugga syns bakom varje stapel.
En sådan skuggning åstadkommer du genom att klicka på en av Giussanis staplar så att alla tre staplarna för Giussani markeras (d.v.s. hela serien).
Klicka sedan på pilen på Figureffekter i gruppen Figurformat på fliken Format, peka på Skugga och placerar pekaren på en annan skuggtyp i listan. Förhandsgranska skuggningen genom att placera pekaren på ett format och välj önskat format.
Klicka därefter på en av Cencinis staplar (så att alla tre staplarna markeras) och gör på samma sätt. Gör likadant med Kotas staplar. Allt det här tar bara några sekunder. Under övningen ska du få öva på det här.
Det finns fler alternativ under Figurformat som du kan välja mellan. Klicka exempelvis på Fyllning för figur om du vill lägga till en toning eller en struktur på staplarna. Klicka på Kontur om du vill lägga till en kontur runt dem. Under Figureffekter finns även annat än
�
34
skuggor. Du kan exempelvis lägga till fasade och mjuka kanter på staplarna eller göra den lysande.
Du kan skapa effekter även på andra områden i diagrammet, exempelvis på diagramytan (området mellan axlarna). Hur du gör det får du veta under övningen.
Sortera och filtrera listor
Autofilterpilar läggs automatiskt till i rubrikraden längst upp i listan.
Det är lika enkelt att filtrera informationen i en lista som att sortera den. Du klickar bara på en autofilterpil och väljer ett alternativ. Excel visar automatiskt bara den information du anger.
Du kan t.ex. filtrera enligt namn om du vill löneuppgiften för Persson Marianne i stället för alla anställda. Du kan också filtrera enligt avdelning om du vill kontrollera löneskillnader. När du har angett data för en viss kolumn visas bara de filtrerade raderna, både i den kolumnen och i de andra kolumnerna i listan.
Du kan sortera vilken kolumn som helst i en lista bara genom att klicka på autofilterpilen och välja något av sorteringskommandona på menyn. Möjligheten att sortera genom att klicka på autofilterknappen är ytterligare en ny funktion i Excel 2003.
Tänk dig att du vill sortera kolumnen Avdelning i fallande ordning, så att du ser de senaste orderna först. Du klickar då på pilen på rubriken Datum och sedan på Sortera fallande. Så enkelt är det.
Obs! Om du vill sortera innehållet i mer än en kolumn åt gången klickar du på Sortera på Data-menyn. Dialogrutan Sortera öppnas, och du väljer vilka kolumner du vill sortera och hur desorteras.
ska
När du klickar på knappen filter och markören står i en lista läggs autofilterpilar automatiskt till i listan. Under den här lektionen får du lära dig att använda dessa pilar för att sortera och filtrera informationen i listan.
Delsumma En av de lite mer avancerade sakerna man kan göra med en lista i Excel är något som kallas delsummering.
Låt oss säga att du vill ta reda på snittlönen på de olika avdelningarna. Vilken avdelning har högst respektive lägst snittlön?
För att ta lösa uppgiften kan man ta hjälp av Delsumma.
De relevanta kolumnerna här är Avdelning och Lön.
• Sortera först kolumnen Avdelning i bokstavsordning. • Klicka på knappen Delsumma längst ut i fältet Data. • Studera och ändra inställningarna i dialogrutan enligt
bilden till höger. Klicka OK. • Till vänster ser du ett dispositionsfält märkta 1, 2, 3 • Tryck på ”2” och resultatet nedan visar lösningen på vilken avdelning som har högst snittlön
går enkelt att lösa ut. För att sortera resultatet klicka på pilen i kolumnen lön.
�
35