LAPORAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

ANALISIS PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT PADA

PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUM

JOMBANG

Oleh :

Alfatoni Agustiansyah (4115003)

Dosen Pengampu :

Endang Kurniawan S.Kom., M.M., CEH.,

CHFI., CIPM.

i

ii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas

ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan ini.

Maksud dan tujuan dari penulisan Laporan ini adalah untuk memenuhi

persyaratan Mata Kuliah Program Studi Strata I pada Jurusan Sistem Informasi di

Universitas Pesantren Tinggi Darul „Ulum Jombang.

Laporan ini disusun berdasarkan pemikiran dan pemanfaatan teknologi

informasi di bidang pendidikan dengan judul ” SISTEM INFORMASI

EKSEKUTIF ANALISIS PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT PADA

PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG”

Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui

beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisan

laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan

lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun

dari semua pihak.

Menyadari penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai

pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih

yang setulus-tulusnya kepada:

1. Ayah dan ibu yang selalu membantu dan banyak meberikan dorongan

baik secara moril, material, maupun do‟a.

2. Bapak Prof.Dr. H. Ahmad Zahro, LC, MA, selaku Rektor UNIPDU

Jombang, beserta segenap jajaran rektorat dan seluruh staf.

iii

3. Bapak Endang Kurniawan, S.Kom.,M.M.,M.Kom.,CEH.,CHF.,CIM.

selaku dosen pengampu Fakultas Teknik Prodi Sistem Informasi

Universitas Pesantren Tinggi Darul „Ulum Jombang;

Akhir kata, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan karunia-Nya

dan membalas segala amal budi serta kebaikan pihak-pihak yang telah membantu

penulis dalam penyusunan laporan ini dan semoga tulisan ini dapat memberikan

manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Jombang,10 November 2017

Penulis

iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... v BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 6

1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 6 1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 7 1.3 Batasan Masalah ........................................................................................... 7

Tujuan Penelitian ................................................................................................ 7

BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................... 8

2.1 Pengertian sistem eksekutif bidang jasa ................................................... 8 2.2 KONSEP DIBUTUHKAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA ........................................................ 10 2.3 TUGAS EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA .......... 11

BAB 3 PEMBAHASAN ........................................................................................ 12

3.1 Penarapan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa ............................ 12 3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation,

Sharing, dan Replication. ................................................................................. 14 3.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik ....................... 15

3.4 Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis .............................................. 16 3.5 Peranan CIO dalam Perusahaan .............................................................. 20

BAB 4 .................................................................................................................... 24 ANALISIS PENERAPAN SIE .............................................................................. 24

4.1 Proses bisnis Perusahaan PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG

PANGKALPINANG Secara Umum ................................................................ 24 3.2 Jasa Yang Ditawarkan Oleh PT Trans Asia Pacific .................................. 25

BAB 4 .................................................................................................................... 32 PENUTUP .............................................................................................................. 32

5.1 Kesimpulan .................................................................................... 32 5.2 Saran 33

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 34

v

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 4 ............................................................................................ 28

GAMBAR 5 ............................................................................................ 29

GAMBAR 6 ............................................................................................ 29

GAMBAR 7 ............................................................................................ 30

GAMBAR 8 ............................................................................................ 30

GAMBAR 9 ............................................................................................ 31

GAMBAR 10 .......................................................................................... 31

6

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang

dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan

keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data

disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masingmasing

objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan

penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detil ditujukan

untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum

ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak

informasi.

Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi

bisnis yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information

System) atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager

pada tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer

senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh

dan mengatur informasi (klarifikasi, analisis dan menyediakan alternatif

keputusan). Data berbentuk rekaman dalam jumlah besar tidak cocok digunakan

secara langsung. Dapat juga menjadi tidak berguna akibat terlalu padat, kurang

lengkap atau tidak siap diakses.

Dewasa ini, banyak sekali perusahaan yang menawarkan jasa yang dimiliknya

kepada masyarakat. Dengan adanya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa,

dapat membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhannya sehari-hari. Sehingga

7

dengan jasa yang di tawarkan kepada konsumen tersebut dapat memberikan efek

dan manfaat positif bagi konsumen tersebut.

Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi eksekutif untuk dapat

membantu para eksekutif khususnya dalam bidang jasa dalam pengambilan suatu

keputusan. Sehingga, dengan adanya sistem pendukung tersebut akan dapat

memberikan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan konsumen.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Penarapan dan Peranan Teknologi Informasi?

2. Bagaimana Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement,

Experimentation, Sharing, dan Replication?

3. Bagaimana peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik?

4. Bagaimana pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis?

5. Bagaimana peranan CIO dalam Perusahaan?

1.3 Batasan Masalah

Seringkali suatu permasalahan yang di angkat terlalu besar untuk dapat

diselesaikan dalam satu penelitian. Oleh sebab itu perlu dijabarkan batasan untuk

memperlihatkan ruang lingkup dari masalah yang akan dipecahkan dalam

penelitian. Laporan ini membahas peranan dan penerapan TI, pentingnya divisi TI

dan peranan CIO pada salah satu perusahaan jasa eksport import (forwading)

yakni PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG

Tujuan Penelitian

1. Memahami peranan dan penarapan Teknologi Informasi.

2. Memahami Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Memahami

Experimentation, Sharing, dan Replication.

3. Memahami peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik.

8

4. Memahami pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis.

5. Memahami peranan CIO dalam Perusahaan.

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian sistem eksekutif bidang jasa

Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan

yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang

melaksanakan dan mamudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi

(Prof. Komarudin). Sedangkan menurut Robert dan Murdick (Gaol, 2008), sistem

adalah satu kumpulan dari beberapa bagian/unsur yang bergabung untuk suatu

tujuan bersama

Menurut James A O‟Brien (Gaol, 2008), Informasi adalah data yang telah

diproses/diolah kedalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya, dan

merupakan nilai yang sesungguhnya dapat dipahami dalam tindakan atau

keputusan, baik yang sekarang maupaun nanti.

Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering

dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada

kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada

sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari

subsistem - subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan

mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem

informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

9

Sistem informasi eksekutif adalah Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah

satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan

mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior

dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal

keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya

dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung

keputusan (DSS).

Perusahaan Jasa perusahaan yang menjual jasa untuk memenuhi kebutuhan

konsumen. Dengan kata lain, perusahaan jasa menjual “barang” tidak berwujud.

Dalam definis perusahaan jasa, terdapat banyak sekali bentuk jasa yang dapat

ditawarkan kepada konsumen dengan kriteria masing-masing kebutuhan

konsumen. Dengan adanya pembagian jenis jasa, maka para konsumen akan

mendapatkan pelayanan yang terbaik dari keluhan mereka. Dan juga perusahaan

pada bidang tersebut dapat melakukan tugas dan pelayanan secara maksimal,

karena sesuai dengan bidang yang mereka tekuni.

Maka dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem

informasi eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari manajemen informasi

dalam bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan

keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses

terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat

pelayanan dalam melayani kebutuhan konsumen dan dapat melakukan pelayanan

secara maksimal sesuai jasa yang ditawarkan perusahan.

10

2.2 KONSEP DIBUTUHKAN SISTEM INFORMASI

EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA

Konsep mengapa diperlukan sistem informasi eksekutif pada perusahaan bidang

jasa adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

Eksternal

- Meningkatkan persaingan perusahaan dalam bidang jasa

- Dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan

- Kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif

- Kebutuhan untuk mengakses database external

- Meningkatkan regulasi pemerintah

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk

mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di

luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam

membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan

mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai executive workstation. Database

eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut harddisk yang berisi

data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer perusahaan.

Internal

- Kebutuhan informasi yang tepat

- Kebutuhan perbagikan komunikasi

- Kebutuhan mengakses data operasional

- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda

- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

- Kebutuhan untuk mengenal data historis

11

- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan

- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

Dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi,

eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana

jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui

keadaan internal organisasi yang dipimpinnya. Misalkan dari data keuangan

perusahaan tidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya

dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari

bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.

2.3 TUGAS EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA

Berikut adalah tugas yang harus dikerjakan ekeskutif khususnya dalam

bidang jasa agar dalam menjalankan bisnisnya agar dapat berjalan lebih baik

kedepannya yaitu sebagai berikut:

1. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)

2. Membuat Keputusan Tentang Sumber Daya Dan Operasi

3. Mengelola Keuangan Dan Pelaporannya

4. Pengelolaan Penjualan Dan Pemasaran

5. Mengarahkan Bisnis Untuk Masa Yang Akan Datang

12

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Penarapan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa

penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis

sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan

Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah

sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan

kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis

TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan,

agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi

Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan

pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan

sebagai berikut :

- Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain

yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network

management dan lain-lain.

- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang

dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain

sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

- Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan

terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan

Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi

Pergudangan.

Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi

antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan

kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi

Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.

Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

13

1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping

telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat

penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan

manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting

agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi

informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level

manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi

unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship

yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di

perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran

yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis

perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan

perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan

penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih

menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan

dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure

dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya

sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,

berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena

dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan

kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep

kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada

implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning

membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain

struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui

perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing

sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak

lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini

14

secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur

organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait

dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement,

Experimentation, Sharing, dan Replication.

Teknologi informasi merupakan sebuah katalisator untuk perubahan yang

saling melengkapi, yang memicu inovasi-inovasi baru yang saling melengkapi

dalam proses bisnis, seperti menemukan cara baru untuk meraih pelanggan, dan

cara baru untuk berkomunikasi dengan pemasok. Perubahan ini memiliki efek

jangka panjang pada kemampuan perusahaan itu sendiri dalam menciptakan

barang dan jasa.

1. Pengukuran (Measurement)

Teknologi informasi dapat digunakan untuk mengukur apa yang perusahaan telah

lakukan. Dimana informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh perusahaan agar

dapat memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang pelanggan, proses bisnis,

kualitas produk, dan kelemahan-kelemahan dalam rantai pasokannya.

2. Uji Coba (Experimentation)

Keuntungan dari uji coba yang menggunakan teknologi informasi adalah

perusahaan bisa mendapatkan sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang

tidak bisa ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni.

Sehingga perusahaan dapat memiliki pengetahuan untuk segera ditindaklanjuti

tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnisnya dan melihat perbedaan-

perbedaan dari inovasi yang telah dilakukannya.

3. Berbagi (Sharing)

Perusahaan kini tidak hanya dapat berbagi data, tapi juga berbagi wawasan.

Inovasi dalam berbagi dibutuhkan oleh perusahaan agar lebih efektif dalam

berbagi informasi. Internet dan teknologi informasi yang dirancang secara unik

15

untuk memenuhi kebutuhan dalam berbagi dapat memudahkan perusahaan,

sehingga setiap orang tidak harus selalu bertatap muka dan menggunakan printer

atau kertas secara berlebihan dalam berbagi informasi.

4. Replikasi (Replication)

Teknologi informasi akan membuatnya menjadi jauh lebih mudah untuk

mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis setelah teridentifikasi. Ketiga

perubahan sebelumnya (measurement, experimentation, sharing), membantu

perusahaan dalam menemukan dan berbagi, tapi kemudian teknologi informasi

memungkinkan untuk mengambil, meningkatkan proses bisnis tersebut dan

menyalinnya berkali-kali.

3.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk

mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,

memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang

berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan

untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang

strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat

komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu

komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi

telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.

Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi

Informasi dan Sistem Informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki

efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola

informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan

kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya

saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya

dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).

16

Sering ditemukan bahwa penerapan Teknologi Informasi kurang

berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi

maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan

SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif

untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi Informasi adalah

dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui

analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta

mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi (Earl, 1992).

Perencanaan strategis Teknologi Informasi mempelajari pengaruh

Teknologi Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam

memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis Teknologi

Informasi juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi

manajemen untuk menyelaraskan strategi Teknologi Informasi dengan strategi

bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang

inovatif (Ward & Peppard, 2002).

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis Teknologi

Informasi antara lain adalah adanya misi utama : keunggulan strategis atau

kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau

manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi

pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant &

Hsu, 1995).

3.4 Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis

sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi

yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya

dari departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk

juga menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari

server secara tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang

tidak menguntungkan.

17

Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu

“operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi

berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan.

Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan

aplikasi bisnis

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para

usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha

merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan

Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan

kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem

manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan. Implementasi dari sistem

ERP tersebut mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik

dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan

mengintegrasikan cabang-cabangnya. Dengan pengimplementasiannya tidak ada

masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula

mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti

melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down

ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan

administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo

aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan

tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala

sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar

komputer. Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis

barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit

ke pelanggan, serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat.

Dari sisi efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk

pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang

lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer.

18

Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah

dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan

tersebut, misalnya :

1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk

tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini

akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan

IT hanya

butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka

akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang

dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan

perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa

jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan

kehilangan banyak order.

4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan

pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen

dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan

sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan

pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa

harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua

aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan

IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain

meningkatnya margin perusahaan.

Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh

IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang

dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke

Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT

ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.

19

Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan

departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang.

Hal inilah yang kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di

perusahaan. Untuk dapat menge tahui andil Departemen IT di perusahaan adalah

dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan

tersebut, misalnya seperti:

a) Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat

tulis, dan lain-lain.

b) Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.

c) Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang

dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.

d) Menghemat biaya promosi dan pemasaran.

e) Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat

meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan

dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan.

Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan,

diantaranya sebagai berikut:

1) Minimal Risk.

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-

faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu

perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk

membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2) Reduce Costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha

pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh

terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada

empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya

kegiatan operasional yaitu:

20

a) Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan

mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.

b) Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)

biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai

komponen teknologi informasi.

c) Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian

beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.

d) Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan

tawaran klasik dari teknologi informasi.

3) Add Value

Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan

value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk

menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi

konsumennya untuk jangka panjang.

4) Create New Realities

Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di

dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-

customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru

dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi

3.5 Peranan CIO dalam Perusahaan

Chief Information Officer (CIO) adalah jabatan umum diberikan kepada

orang di suatu perusahaan bertanggung jawab untuk teknologi informasi dan

sistem komputer yang mendukung tujuan perusahaan. Sebagai teknologi

informasi dan sistem menjadi lebih penting, CIO telah datang untuk dilihat di

banyak organisasi sebagai kontributor kunci dalam merumuskan tujuan strategis.

Biasanya, CIO dalam keputusan perusahaan besar delegasi teknis kepada

21

karyawan lebih akrab dengan rincian. Biasanya, seorang CIO mengusulkan

teknologi informasi suatu perusahaan perlu untuk mencapai tujuannya dan

kemudian bekerja dalam anggaran untuk melaksanakan rencana tersebut.

Biasanya, seorang CIO terlibat dengan menganalisis dan proses pengerjaan ulang

bisnis yang ada, dengan mengidentifikasi dan mengembangkan kemampuan untuk

menggunakan alat-alat baru, dengan membentuk kembali infrastruktur fisik

perusahaan dan akses jaringan, dan dengan mengidentifikasi dan mengeksploitasi

sumber-sumber pengetahuan perusahaan. Banyak CIO menuju upaya perusahaan

untuk mengintegrasikan Internet dan World Wide Web ke kedua strategi jangka

panjang dan rencana segera bisnis.

CIO sebagai pimpinan tertinggi dalam pengelolaan IT memiliki

tantangan yang sangat besar terutama dalam menerjemahkan dunia IT yang

kompleks menjadi ide-ide dan solusi yang mudah dipahami oleh kalangan

bisnis. Kemampuan mengkomunikasikan IT dalam bahasa yang dimengerti

oleh kalangan bisnis sehingga mereka dapat mengambil manfaat dari IT bagi

kemajuan perusahaan menjadi salah satu peran penting dari seorang CIO.

Adapun peranan CIO dalam perusahaan adalah :

1. Membangun bisnis

Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis

mengharuskan eksekutif perusahaan/pemerintah untuk selalu memantau dan

mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan/pemerintah (eksternal) secara intens

dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan

pelanggan atau tuntuntutan rakyat. Setidak untuk dewasa ini ada tujuh cara yang

terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal

perusahaan/pemerintah.

A. Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan

komponen eksternal lainnya

B. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang

ditawarkan perusahaan/pemerintah

22

C. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan/pemerintah untuk berdiskusi

secara berkala

D. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait

E. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa,

dan industri dimana perusahaan pemerintah yang bersangkutan berada

F. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait.

G. komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan/pemerintah.

2. Membangun citra devisi

Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun

kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting

mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem

informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan/pemerintah di masa

mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem

informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang

dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan.

Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi)

harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam

perusahaan/pemerintah. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu

para SDM di dalam perusahaan/pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya

melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi

utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan/pemerintah.

Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem

informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu

cara lain untuk meningkatkan citra divisi sistem informasi.Dengan menghasilkan

“produk-produk” yang terbukti dapat membantu para karyawan dalam

melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi akan

dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi lain di organisasi

untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan/pemerintah masa depan.

3. Meningkatkan mutu penggunaan Teknologi

23

Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan

kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas

untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk

para karyawan perusahaan/pemerintah. Selain pemberian program-program

pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk

membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi

informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam,

Mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan

pada saat rekreasi perusahaan/pemerintah (company outing) – sampai dengan

yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar

para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat

meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide

pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan

sistem informasi di perusahaan/pemerintah.

4. Mencanangkan fungsi Teknologi Informasi

Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi

perusahaan/pemerintah melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.

Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.

Membantu perusahaan/pemerintah mencanangkan visinya di masa mendatang

adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus

Dimasyarakat di kalangan perusahaan/pemerintah. Visi pemanfaatan sistem

informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi

perusahaan/pemerintah secara umum. Melihat bahwa abad sekarang dan

mendatang adalah era yang sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO

dalam melihat masa depan perusahaan/pemerintah menempati posisi yang cukup

dominan.

Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun

yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh

jajaran manajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang

bagus tapi tidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk

mewujudkannya. Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada

24

manajemen untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh

jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting, karena visi merupakan

akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/pemerintah dalam

kegiatan bisnisnya setiap hari.

5. Pengembangan sistem informasi

Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas

menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem

informasi perusahaan/pemerintah, yang terdiri dari komponen-komponen seperti

software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan

lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-

utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan/pemerintah saat ini secara

optimal, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali

seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan

dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi

informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari

BAB 4

ANALISIS PENERAPAN SIE

4.1 Proses bisnis Perusahaan PT. SUKSES SINDO DAMAI

CABANG PANGKALPINANG Secara Umum

Merupakan perusahaan yang aktif bergerak dalam export import di

indonesia baik itu jasa forwarding/ jasa transportasi, logistic, dan kepengurusan

kepabeanan (PPJK/EMKL). Tidak hanya itu saja PT. SUKSES SINDO DAMAI

CABANG PANGKALPINANG juga menyediakan jasa customs cleareance baik

export maupun import.

Jasa freight forwarding itu sendiri bisa dikatakan sebagai agent shipping /

agent carrier yaitu suatu perusahaan yang bergerak dalam mengurus pengiriman

barang export dan import atau bisanya disebut juga sebagai perusahaan yang

25

menawarkan jasa pengiriman / penerimaan cargo untuk tujuan export maupun

import. Jadi bisa dikatakan PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG

PANGKALPINANG merupakan perusahaan yang memiliki usaha jasa

kepengurusan transportasi. Dalam menunjang kegiatan usaha yang ditujukan

mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan

penerimaan barang melalui transportasi darat, laut, dan udara yang dapat

mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, pengukuran,

penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan,

perhitungan biaya angkutan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan

pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterima oleh yang berhak

menerimanya. Dengan kata lain PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG

PANGKALPINANG memastikan bahwa barang yang dikirimkan akan sampai

pada orang yang berhak menerinya.

PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG juga

menjadi anggota asosiasi logistic dan forwarding indonesia atau disingkat dengan

ALFI dan juga menyediakan jasa transportasi logistic dan kepabeanan

diantaranya:

1. Ocean freight forwarding and custom clearance export import

2. Custom clearance dan ocean freight

3. Handling custom clearance and ocean freight.

3.2 Jasa Yang Ditawarkan Oleh PT Trans Asia Pacific

Seperti yang jelaskan sebelumnya bahwa PT Trans Asia Pacific menyediakan

jasa transportasi logistic dan kepabeanan diantaranya:

1. Ocean freight forwarding and custom clearance export import

26

Ocean Freight memiliki arti biaya pengiriman barang dengan menggunakan kapal

laut

Sedangkan Custom Clearence export import yaitu proses administrasi pengiriman

dan atau pengeluaran barang ke / dari Pelabuhan muat / Bongkar yang

berhubungan dengan Kepabeanan dan administrasi pemerintahan.

2. Custom clearance dan ocean freight

Yaitu jasa pengurusan dokument dipelabuhan dan permintaan harga export

3. Handling custom clearance and ocean freight

Yaitu pengendalian jasa kepengurusan dokument atau administrasi pengiriman

dipelabuhan

GAMBAR 1

Aktivity diagram pengiriman barang

27

gambar 2

Activity Diagram Sebelum Kapal Tiba

28

GAMBAR 1

Activity setelah keberangkatan kapal

29

GAMBAR 2

Halaman utama Sistem

GAMBAR 3

Halaman menu master

30

GAMBAR 4

Menu pada entry barang

GAMBAR 5

Menu entry data eksportir

31

GAMBAR 6

Menu entry kontainer

GAMBAR 7

Menu Transaksi utama

32

BAB 4

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil laporan ini dapat disimpulkan bahwa :

1. adanya pengaruh dari penerapan sistem informasi eksekutif di PT. SUKSES

SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG yaitu perusahaan yang bergerak

dibidang ekspor import. Dimana dari penerapan sistem informasi eksekutif

tersebut perusahaan lebih efektif dan efisien dalam mengambil suatu keputusan

pada top management.

2. Pengaruh yang ditimbulkan yaitu : proses pengolahan data lebih cepat dan akurat

dibandingkan dengan perhitungan secara manual. Selain itu sistem juga dapat

membantu top manajement memberikan gambaran real dari perusahaan tersebut

sehingga bagian top management dapat menentukan suatu kebijakan dan

keputusan sesuai dengan keadaan dari PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG

PANGKALPINANG.

Sedangkan kekurangan dari sistem informasi Eksekutif pada PT Trans

Asia Pacific yaitu :

a. kurang nya keamanan sistem

b. adanya menu-menu yang masih tidak terpakai

c. tidak dapat menampilkan tracking dari suatu pengiriman

d. sikurangnya transparasi keuangan pada sistem

33

5.2 Saran

Berdasarkan dari hasil analisis penerapan sistem informasi eksekutif pada PT

Trans Asia Pacific penulis mengemukakan saran-saran yang sekiranya dapat

bermanfaat bagi pemakai yaitu :

1. Pada dasarnya system ini sudah baik tetapi masih di perlukan perbaikan-

perbaikan menu-menu yang sudah ada tetapi masih belum bisa digunakan secara

optimal

2. Sistem memerlukan perbaikan keamanan agar data-data yang disimpan dapat

terlindungi dengan optimal agar tidak mudah diretas oleh pihak yang tidak

bertanggung jawab

3. Perlunya manual book/ panduan dalam pengoperasian sistem agar sistem dapat

digunakan secara optimal.

4. Perlunya pembaruan dan pengembangan sistem agar informasi yang dihasilkan

lebih update.

34

DAFTAR PUSTAKA

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2007-2-00195-IF Bab%202.pdf

Yuliadji RW, Suryono GF, Ruben A. 1994. Aplikasi SIG untuk

Pemetaan Informasi Pembangunan. Di dalam Agus W, R Djamaludding,G

Hendrarto, editor.Remote Sensing & Geographic information Systems. Jakarta.

http://transaspac.indonetwork.co.id/

http://transaspac.indonetwork.co.id/product/jasa-ocean-freight-

forwarding-dan-custom-clearance-export-import-5493824

https://allysajunearrahman.files.wordpress.com/2014/10/bab-ii-rev.pdf

Jogianto.(2005).Analisis Dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta:Penerbit Andi.

Chr,Jimmy L.Gaol.(2008).Sistem Informasi Manajemen .Jakarta:Grasindo.

Mcleod,Raymond dan Schell.(2007).Sistem Informasi Manajemen.Edisi 9 .

Jakarta:PT.Index