LAPORAN PERANCANGAN SISTEM OTOMASI INTERFACE PEMINJAMAN DANPENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN

MENGGUNAKANTEKNOLOGI RFID

Disusunoleh :

David Dwi C. (11830137)Dicky Putra P. (11830061)EgaJanitra P. (11830039)MuhtadiHidayat (11830083)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASIJURUSAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS MERDEKA MALANG2014

Sistem Interface Pada Perpustakaan

A.Pendahuluan

Pelayanan akan fasilitas umum merupakan hal yang sangat penting untukdiperhatikan karena fasilitas ini menyangkut kepentingan orang banyak. Peningkatanakan pelayanan fasilitas umum ini menjadi tuntutan yang harus dipenuhi oleh parapenyedia jasa. Salah satu fasilitas umum yang banyak dimanfaatkan oleh berbagaikalangan maupun instansi adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan pusat darikumpulan buku-buku dan arsip dari berbagai disiplin ilmu yang tentunya terdiri darijutaan.item.

Peningkatan akan pelayanan terhadap perpustakaan ini dapat didukung olehperkembangan teknologi. Teknologi sebelumnya yang digunakan sebagai solusiterhadap sistem manajemen perpustakaan ini adalah barcode. Namun barcode inimempunyai keterbatasan dalam pembacaan yang harus line of sight dan mudah untukdiduplikasi. Teknologi saat ini yang sedang dikembangkan untuk menyempurnakankelemahan barcode tersebut adalah RFID (Radio Frequency Identification).Teknologi RFID telah digunakan untuk berbagai kepentingan seperti kontrol akses,supply chain, sistem perpustakaan, sistem parkir, sistem pembayaran jalan tol, sistemabsensi dll. Fakta yang juga sangat mendukung banyaknya penggunaan RFID ini adalah bahwa RFID dapat dibaca sekaligus secara massal hingga ratusan label (tag) per detik.

Aplikasi RFID untuk sistem manajemen perpustakaan ini diterapkan untuk menjalankan beberapa fungsi yaitu self check-in dan check-out buku, pengecekan inventaris buku, penyusunan buku pada rak dan pintu pemeriksaan anti pencurian.

AlurKerjaSistemOtomasiPeminjamandanPengembalianBukuPadaPerpustakaan

Sistem otomas peminjaman dan pngembalian buku pada perpustakaan ini memiliki beberapa tahapan kerja.Alur kerja dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

- Sub peminjaman- Sub pengembalian, dan- Sub pengiriman email notifikasimasapinjam.

3.3.1 Sub Peminjaman

Untuk proses peminjaman, alur kerja dari system otomasi menggunakan RFID ini adalah :

1. Tidak semua pengunjung perpustakaan dapat melakukan peminjaman buku. Hak peminjaman atas buku & inventaris perpustakaan diberikan hanya bagi orang-orang yang teridentifikasi member oleh sistem. Oleh karena itu, pertama kali, reader akan meminta scan tag member terlebih dahulu sebelum melakukan scan terhadap item-item yang akan dipinjam.

2. Bila ID member tidak teridentifikasi maka reader yang bertugas untuk scan buku tidak akan aktif dan status tag buku ‘LOCK‘. Bila buku tetap dibawa keluar, pintu deteksi anti pencurian akan membunyikan alarm.

3. Bila member telah teridentifikasi, item/buku di-scan pada reader terletak pada meja.

4. Peminjam berjalan kepintu keluar dan mengambil item/buku yang telah melalui tahap pembacaan oleh reader.

5. Peminjam hanya diperbolehkan maksimal meminjam 3 item buku/CD.

6. Ditetapkan waktu 15 detik untuk pembacaan tag buku. Setelah waktu habis, scan tag buku selesai.

7. Simpan semua data member, data buku/item yang dipinjam dan tanggal peminjaman pada tabel basis data peminjaman. Tanggal pengembalian default akan ditentukan secara otomatis oleh system yaitu 1 minggu dari tanggal peminjaman.

8. Proses peminjama selesai dan dilanjutkan untuk member berikutnya dengan melakukan scan tag ID member terlebih dahulu.

3.3.2 Sub Pengembalian

Pada jalur pintu masuk disediakan ban berjalan (elevator) untuk proses pengembalian buku. Dalam halini, system tidak meminta untuk scan tag ID member.Hanya dengan meletakkan buku pada ban berjalan, reader akan mendeteksi tag buku.

Sistem akan mencari data buku tersebut pada basis data peminjaman. Bila tanggal saat buku dikembalikan telah melewati tanggal pengembalian default maka akan terkena denda. Denda

dibayarkan pada admin yang berada pada ujung meja ban berjalan. Diagram alir dari sub peminjaman ditunjukkan oleh Gambarberikut :

Gambardiatasalurpada Sub Pengembalian

3.3.3 Sub Pengiriman Email NotifikasiMasaPinjam

Untuk sub pengiriman email notifikasiini, diagram alirnya adalah seperti yang ditunjukkan pada Gambarberikut :

Gambardiatasalurpadasub pengiriman email notifikasi

Dalam hal ini, komputer server harus terhubung ke jaringan dengan koneksi internet tanpa proxy (direct) karena SMTP gmail yang digunakan sebagai account ‗adminperpus ‘ bekerja di jaringan yang mengizinkan koneksi internet public tanpa proxy (direct).

Tampilan Form AlurKerjaSistemOtomasiPeminjamandanPengembalianBukuPadaPerpust

akaan

B. Komponen Perpustakaan

Sebuah Sistem Perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3 (Tiga) bagian, yaitu

1)    Pangkalan Data

Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada system manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sudah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an.Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Visual Foxpro, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeks-an akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur imbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model system informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya

2) User/Pengguna

Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :

a) Supervisor.Merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.b) Operator Administrasi

Beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat ditangani oleh operator ini.

c) Operator Pengadaan dan Pengolahan.Untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku dan label punggung.

d) Operator SirkulasiOperator ini bertugas untuk melayani pengguna yang hendak meminjam/memperpanjang/mengembalikan koleksi ataupun yang hendak membayar tanggungan denda.

Perangkat Otomasi

Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses otomasi. Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :

a) Perangkat Keras

Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dsb. Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.Berikut ini adalah spesifikasi minimalis untuk sebuah komputer yang hendak digunakan dalam proses otomasi :

PC/Laptop AMD Processor Intel Pentium 4 @ 1.8 GHz AMD Athlon 64 @ 1.8GHz atau lebih Harddisk kapasitas tidak kurang dari 40 GB Kapasitas RAM tidak kurang dari 512 MB Monitor , mouse Print

b) Perangkat Lunak

Untuk sistem otomasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan ini digunakan perangkat lunak Delphi. Perangkat lunak ini dirancang untuk melayani 2 transaksi yang ingin dilakukan oleh anggota perpustakaan yaitu transaksi peminjaman buku dan transaksi pengembalian buku. Dan tentunyamenggunakan aplikasi RFID untuk sistem manajemen perpustakaan ini diterapkan untuk menjalankan beberapa fungsi yaitu self check-in dan check-out buku, pengecekan inventaris buku, penyusunan buku pada rak dan pintu pemeriksaan anti pencurian.