laporan kimia farma
DESCRIPTION
aTRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Mahasiswa adalah orang yang belajar di perguruan tinggi, baik
hdi universitas, maupun di institut yang syarat akan potensi.
Sebagai mana keberadaannya sangat di harapkan menjadi panutan
saat berada di lingkungan kampus mapun di masyarakat. Maka
terbentuklah Fakultas Ilmu Kesehatan yang bertujuan untuk
mencetak Ahli madya Farmasi yang bisa membantu masyarakat
dalam pengobatan yang benar. Terbentulah Fakultas Ilmu
Kesehatan DIII FARMASI yang dapat mencetus Ahli Madiya
farmasi yang sangat berperan penting dalam masyarakat maupun
dinas kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek dan lain –
lain dalam memberikan pelayanan kesehatan dan informasi seperti
tentang obat, alat kesehatan dan informasi lainnya.
Oleh karena itu perlu di adakan dari pihak kampus untuk
mengadakan kuliah Kerja Lapangan yang wajib di ikuti oleh semua
siswa Prodi DIII FARMASI untuk memberikan pengetahuan lebih
serta wawasan yang luas tentang KFTD ( Kimia Farma Tranding
and Distribution )
KFTD ( Kimia Farma Tranding and Distribution ) merupakan
suatu perusahan yang bergerak dibidang pendistribusia obat-
obatan, alat kesehatan dan sarana kesehatan lainnya yang bertugas
sebagai pendistributor besar.
Latar belakang diadakannya kuliak Kerja Lapangan adalah
untuk menambah wawasan dan memberikan peluang bagi
mahasiswa untuk mengembangkan pola pikir tentang bagai mana
1
kinerja dan pencapain distribusi obat agar mahasiswa dapat
mengenal cara melakukan pendistribusian yang baik.
1.2 TUJUAN KULIAH KERJA LAPANGAN
Ada beberapa tujuan Kuliah Kerja Lapangan
a. Mengetahui lokasi penyimpanan narkotika produk KFTD
b. Memahami bentuk ruang lingkup sistematika kerja KFTD
dan mengetahui struktur organisasinya.
c. Mengetahui dan memahami cara penyimpanan serta suhu
yang digunakan oleh KFTD terhadap produk dan ruang
penyimpanan.
d. Berkat diadakan KKL di KFTD mahasiswa dapat
mengembangkan kreatifitas dan keterampilannya
dilapangan.
e. Mengetahui tujuan pokok dan fungsi dari KFTD ( Kimia
Farma Tranding And Distribution )
2
BAB II
TINJAUAN UMUM TENTANG
PEDAGANG BESAR FARMASI
2.1 Pedagang Besar Farmasi
2.1.1 Pengertian Pedagang Besar Faramasi
Pedagang Besar Farmasi adalah perusahan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin pengadaan, penyimpanan, penyaluran
perbekalan Farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan undang-
undang yang berlaku untuk sarana Pelayanan Kesehatan seperti,
apotek, rumah sakit, toko obat dan pengecer lainnya serta unit
kesehatan lain yang ditetapkan oleh Mentri, Kepala Dinas
Kesehatan, Kepala Dinas Kesehatan Propensi serta Badan POM.
2.1.2 Kewajiban Pedagang Besar Farmasi
Kewajiban Pedagang Besar Farmasi
1. Pedagang Besar Farmasi di setiap cabangnya berkewajiban
mengadakan, penyimpanan dan menyalurkan perbekalan
farmasi yang memenuhi persyaratan mutu.
2. Setiap pergantian penanggung jawab wajib menguasai
bangunan dan sarana yang memadai.
3. Gudang wajib dilengkapi dengan perlengkapan yang dapat
menjamin dan keamanan
4. Untuk setiap pengubahan kemasan bahan baku obat dari
kemasan aslinya wajib dilakukan pengujian laboratorium.
5. Pedagang Besar Farmasi wajib melaksanakan pengadaan
obat, bahan baku obat dan alat kesehatan dari sumber yang
sah.
3
6. Pedagang Besar Farmasi dan setiap cabangnya wajib
menguasai bangunan dan saran yang memadai untuk dapat
melaksanakan tugas dan fungsinya.
2.1.3 Persyaratan Pedaganng Besar Farmasi
Pedagang Besar Farmasi harus memenuhi persyaratan
sebagai beriut :
1. Dilakukan oleh Badan Hukum berbentuk Perseroan
Terbatas, Koperasi, Perusahaan Nasional maupun
Perusahaan Patungan antara Perusahaan Penanaman
Modal Asing yang telah memperoleh izin usaha
Industri Farmasi di Indonesia dengan Perusahaan
Nasional.
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
3. Memiliki Apoteker atau Asisten Apoteker yang
bekerja penuh.
4. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran
ketentuan perundang-undangan dibidang Farmasi.
5. Perbekalan Farmasi yang disalurkan harus
memenuhi persyaratan mutu.
2.1.4 Tata Cara Pengajuan Dan Pemberian Izin Usaha
Pedagang Besar Farmasi.
Izin Usaha Pedagang Besar Farmasi diberikan oleh
Menteri, kemudian Menteri melimpahkan wewenang pemberian
izin Usaha Pedagang Besar Farmasi kepada Direktur Jenderal. Izin
Usaha Pedagang Besar Farmasi berlaku untuk seterusnya selama
perusahaan Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan masih
4
aktif melakukan kegiatan usahanya dan berlaku untuk seluruh
wilayah Republik Indonesia
Gambaran : 1. Alur Permohonan Izin PBF
Tembusan surat permohonan
Rekombinasi kelengkapan
Verifikasi adminisrasi administrarif
Izin ditunda,atau ditolak
Surat permohonan : Rekomendasi Teknis
Pembayaran PNBP sesuai pemenuhan
PP No.13 Th 2009 persyaratan CDOB
Audit CDOB
Penundaan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila
pemohon belum memiliki/memenuhi persyaratan, antara lain :
1. Persyaratan administratif
2. Nomor Pokok Wajib Pajak
3. Penanggung jawab yang bekerja penuh
4. Bangunan dan sarana Pedagang Besar Farmasi
5
DIKES PROVENSI
PERMOHONAN DIRJEN
BADAN POM
Apabila dalam waktu 1 bulan belum terpenuhi maka izin usaha
Pedagang Besar Farmasi ditolak dengan menggunakan model
POM-8.
Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi, dilakukan apabila :
1. Tidak memperkerjakan Apoteker/Asisten Apoteker yang
memiliki Surat Izin Kerja.
2. Tidak aktif lagi selama 1 tahun sebagai penyalur obat.
3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha.
4. Tidak lagi menyampaikan informasi Pedagang Besar
Farmasi, 3 kali berturut-turut.
5. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran perbekalan
farmasi.
Pencabutan izin Pedagang Besar Farmasi dilakukan dengan
dikeluarkannya persyaratan secara tertulis sebanyak 3 kali
menggunakan form model POM-10. kemudian dikeluarkan
penetapan pembekuan izin usaha Pedagang Besar Farmasi untuk 6
Bulan dengan menggunakan form model POM-11.
2.1.5 Larangan Bagi Pedagang Besar Farmasi
Larangan bagi Pedagang Besar Farmasi, antara lain:
1. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter
2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika
tanpa izin khusus dari Mentri Kesehatan
3. Pedagang Besar Farmasi dilarang menyalurkan obat keras
kepada pedagang eceran berizin, dokter, dokter gigi dan
dokter hewan (SK Menkes RI No. 3977/A/SK/1973.
6
2.1.6 LAPORAN
Pedagang Besar Farmasi dan setiap cabangnya wajib
menyampaikan laporan secara berkala sekali 3 (tiga) bulan
mengenai usahanya yang meliputi jumlah penerimaan dan
penyaluran masing-masing jenis obat kepada Menteri dengan
tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dan
Pedagang Besar Farmasi yang menyalurkan narkotika dan
psikotropika wajib menyampaikan laporan penyaluran narkotika
dan psikotropika sesuai perundang-undangan yang berlaku
disamping laporan berkala.
2.1.7 VISI DAN MISI
Visi : komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan
dan lingkungan.
Misi : mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan
melakukan penelitian dan pengembanagan produk yang inovatif,
pengembangan bisnis pelayanan kesehatan terpadu ( health care
provider ) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek,
meningkatkan kualitas sumber Daya Manusia dan mengembangkan
sistem informasi perusahaan.
2.2 Aspek Pengelolaan Dan Distribusi Perbekalan Farmasi
Tata Cara Menyalurkan Perbekalan Farmasi
1. Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual perbekalan
farmasi secara eceran, baik di tempat kerjanya atau di
tempat lain.
2. Pedagang Besar Farmasi dilarang melayani resep dokter.
7
3. Pedagang Besar Farmasi dilarang melakukan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran narkotika dan psikotropika
tanpa adanya izin khusus.
4. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek
dan Rumah Sakit serta institusi yang diizinkan
berdasarkan Surat Pesanan yang ditandatangani oleh
Apoteker pengelola Apotek atau Apoteker. penanggung
jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau oleh Asisten
Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah
Sakit atau apoteker unit lain yang mendapat perizinan.
5. Pedagang Besar Farmasi harus membukukan dengan
lengkap setiap pengadaan penyimpanan dan penyaluran
perbekalan farmasi sehingga dapat dipertanggung
jawabkan setiap saat dilakukan pemeriksaan.
8
BAB III
TINJAUN KHUSUS PT. KIMIA FARMA
3.1 SEJARAH PT.KIMIA FARMA
Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi
Indonesia. Cikal bakal perusahaan dapat dirunut balik ke tahun
1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co., perusahaan
farmasi pertama di Hindia Timur. Sejalan dengan kebijakan
nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958
pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF
Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971
bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas,. Sejak
tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan
publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya, dengan
demikian namaya berubah menjadi PT Kimia Farma ( Persero )
Tbk.
Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk dimulai tahun 1957, saat
pengambil-alihan perusahaan farmasi milik Belanda yang terdiri
dari; Rathkam, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung.
Diikuti dengan pembentukan Badab Pusat Penguasaan Perusahaan
Farmasi Belanda (Bapphar). Selanjutnya berbadan resmi, berbadan
hukum yang berstatus Perseroan Terbatas pada tanggal 16 Agustus
1971. Perusahaan telah mencatatkan sahamnya di bursa efek
Jakarta dan Surabaya pada tanggal 4 Juli 2001, kemudian selang
beberapa tahun tapatnya pada tanggal 4 Januari 2003 Pedagang
Besar Farmasi menjadi entitas sendiri dan merupakan anak
perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
Kimia Farma Trading and Distribution sebelumnya
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang yang sama, yaitu
9
sebagai perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu
pengalamannya bukan baru satu tahun, tetapi sama dengan umur
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri. Hampir sepanjang
sejarahnya sejak sebagai Divisi Pedagang Besar Farmasi,
perusahaan lebih menonjol dalam bidang perdagangan institusi
baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari pada
penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.
3.2 STRUKTUR ORGANISASI PT.KIMIA FARMA
10
Direktur Pemasaran Direktur Produksi Direktur Umum & SDM
Direktur Keuangan
Manajer Satuan Pengawas Intern
Manajer Pengembangan
Bisnsi
Manajer Plant Jakarta
Manajer Plant
Bandung
Manaje
r Plant Bandun
Manajer SPI Anak Perusahaan
Manajer Bisnis Internasional
Manajer Produksi
Manajer Produksi
Manajer SC
Manajer Marketing CHP
Manajer Marketing Generik
Manajer Marketing Institusi
Manajer Unit Logistik
Manajer Marketing Planning & Service
Manajer PPP I
Manajer
Pemastian Mutu
Manajer Perencanaan & Pengendalian
Produksi
Manajer Pengadaan
Manajer PPP I
Manajer Pemastian Mutu
Manajer Plant
Semarang
Manajer Plant Watudakon
Manajer Plant Medan
Manajer Riset
&
Manajer Binabang
SDM
Manajer
Umum & Pengelolaan Aset
Manajer
Umum & Pengelolaan Aset
Manajer Legal
Manajer Keuanga
Manajer
Manajer Perencanaan &
Pengendalian
Manajer
Teknol
DIREKTUR UTAMA
Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma
3.1.2 Manajemen PT. Kimia Farma Tbk.
Maksud dan tujuan Perseroan adalah turut melaksanakan
dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan
pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha
di bidang industri kimia, farmasi, biologi dan kesehatan serta
industri makanan dan minuman dengan menerapkan prinsip-prinsip
Tata Kelola Perusahaan Yang Baik. Untuk mencapai maksud dan
tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha, baik
dilakukan sendiri atau pun kerjasama dengan pihak lain, sebagai
berikut :
1. Mengadakan, menghasilkan, mengolah bahan kimia, farmasi,
biologi dan lainnya yang diperlukan guna pembuatan sediaan
farmasi, kontrasepsi, kosmetik, obat tradisional, alat kesehatan,
produk makanan/minuman dan produk lainnya termasuk bidang
perkebunan dan pertambangan yang ada hubungannya dengan
produksi sebagaimana disebutkan di atas.
2. Memproduksi produk unggulan baik dari pengembangan sendiri
maupun kerja sama dengan pihak luar.
3. Menyelenggarakan kegiatan pemasaran, perdagangan dan distribusi
dari hasil produksi seperti pada poin 1, baik hasil produksi sendiri
maupun hasil produksi pihak ketiga, termasuk barang umum, baik
di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan-kegiatan lain yang
berhubungan dengan usaha Perseroan.
4. Berusaha di bidang jasa, yang berhubungan dengan kegiatan usaha
Perseroan, serta upaya dan sarana pemeliharaan dan pelayanan
kesehatan pada umumnya, termasuk jasa konsultasi kesehatan.
11
5. Jasa penunjang lainnya termasuk pendidikan, penelitian dan
pengembangan sejalan dengan maksud dan tujuan Perseroan, baik
yang dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu
menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui
konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis
Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di
bidang-bidang:
1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan
pengembangan produk yang inovatif.
2. Perdagangan dan jaringan distribusi.
3. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan retail farmasi dan
jaringan pelayanan kesehatan lainnya.
4. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha
perusahaan.
3.1.4 Distribusi Perdagangan
Kegiatan distribusi dilaksanakan oleh PT. Kimia Farma
Trading & Distribution, anak perusahaan yang berperan penting
dalam upaya peningkatan penjualan produk-produk Perseroan. PT
Kimia Farma Trading & Distribution memiliki jaringan sebanyak
43 cabang dan tenaga salesman sejumlah 611 orang untuk melayani
45.173 outlet terdaftar di seluruh wilayah Indonesia. Disamping
mendistribusikan produk-produk Kimia Farma, KFTD juga
bertindak sebagai distributor untuk produk-produk principal dari
dalam dan luar negeri.
12
3.1.5 Produk PT. Kimia Farma Tbk.
Ada beberapa produk PT. Kimia Farma Tbk yang
dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu antara lain :
1. Consumer Health Product (CHP), antara lain : Batugin Elixir,
Bedak Salicyl, Bekamin B Comp. Forte, Bekamin C Forte,
Bekarbon, Calcidol B 12, Enkasari, Enzymfort, Erceevit, Ersylan,
Fita E, Fitocare Minyak Kayu Putih, Fitocare Minyak Telon,
Fitocare Minyak Telon Baby, Fitocasol, Fitopros, Fituno, Liverfit,
Magasida, Marcks' Bedak, Marcks' Venus Compact Powder,
Marcks' Venus Loose Powder, Megafit, Nature Pristine Breast
Health Formula, Nature Pristine Children Multi Chew,Nature
Pristine Evening Primrose Oil, Nature Pristine Eye Factor, Nature
Pristine Glucobalance, Nature Pristine Glucosamin Chondroitin,
Nature Pristine Multi Start Men, Nature Pristine Multi Start
Women, Nature Pristine PMS Formula, Nature Pristine Wild
Alaska Salmond Oil, New Padibu, Nodiar, OB Sari, Scabicid
Cream, Sulfas Ferosus (Blood Increasing Medicine), Supra Flu,
Undecyl Salep, Vitamin A, Yeastafort (Yeast tablets Fortified).
2. Produk Obat Ethical, antara lain : Alergin, Antidine, Asmacare,
Cefaxon, Chlorampecort-H, Codipront, Codipront Cum
Expectorant, Coditam, Dasabion, Diazink, Dobutamin Giulini,
Dopamin Giulini, Doxef, Duviral, E-Viral, Enkapyrin,
Extralac,Fitocassol, Fungoral, Fungoral (Oral Broad - Spectrum
Anti Fungi), Gravynon, Hiviral, Isonat, Kaftensar, Kamadol,
Kamaflam, Kifadene, Kifarox, Kifluzol, Kimoxil, Klotaren,
Levosol, Loprezol, Lovequin, Methovin, Neurodial, Neviral,
Nitrokaf Retard, Nopril, Oprezol, Plasil, Primet, Protofen, Rahistin,
Ranticid, Retaphyl SR, Reviral,Spirabiotik (Film Coated Tablet),
Staviral, Topgesic,Trinolon, Vagizol, Yodiol.
13
3. Produk obat Generik, antara lain : Acyclovir, Aethyl C. Chinin
(EUCHININ), Albendazole, Albumin-Human 20%, Allopurinol,
Aluminium Hydroxide, Amoxycillin, Ampicillin, Antalgin,
Antasida Doen, Ascorbic Acid, Betamethasone, Calcium Lactate,
Captopril, Chinin Antipyrin INJECTION I.M., Chloramphenicol,
Chloramphenicol 250 mg, Chloroquine, Chlorpromazine,
Cimetidine, Ciprofloxacin, Clonidine, Codein, Cotrimoxazole,
CTM, Dexamethasone, Dextromethorphane, Diazepam, Diltiazem,
Dimenhydrinate, Doxycycline, Ephedrine, Ergotamine Caffeine,
Erythromycin, Ethambutol,Ferrous Sulphate, Furosemide,
Gentamycin, Glibenclamide, Glyceril Guaiacolate, Griseofulvine,
HCT (Hydrochlorothiazide), Hydrocortisone, Increased Blood
Tablet (Coated Tablet Membrane), INH (Isoniazid), Iodine
Povidon, Lidocaine, Mefenamic Acid (Asam Mefenamat), Methyl
Ergometrine, Metoclopramide, Metronidazole, Miconazole (KRIM
2%), Nifedipine, Omeprazole, Oralit, Oxytetracycline,
Oxytetracyline (EYE CREAM 1%), Papaverine, Paracetamol,
Perphenazine, Phenobarbital, Phytomenadione, Piroxicam,
Prednisone, Propranolol, Pyrantel, Pyrazinamide, Pyridoxine,
Quinine INJECTION, Ranitidine,Rifampicin (Coated Membrane
Capsule-Tablet), Salbutamol, Sodium Bicarbonate, Sodium
Diclofenac, Sulfadoxine Pyrimethamine, Tetracycline, Thiamine,
Tramadol, Verapamil, Vit B Complex, Vit B1, Vit B12, Vitamin A,
Vitamin C.
3.2 Sejarah Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram diresmikan oleh PT. Kimia Farma Pusat bersamaan
14
dengan 43 Cabang lainnya yang tersebar di seluruh Indonesia salah
satunya di Mataram dan Kimia Farma Apotek dengan outlet
sebanyak 45.173 yang tersebar diseluruh Indonesia. Sebagai Anak
Perusahaan, Kimia Farma Trading and Distribution didirikan
dengan modal awal sebesar 100 % milik Induk Perusahaan PT.
Kimia Farma (Persero) Tbk.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram berperan dalam penerimaan produk yang didistribusikan
dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit – unit pelayanan
kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek, Toko Obat, Toko
Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek berperan dalam
pendistribusian produk – produk Kimia Farma kepada konsumen
akhir.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram memiliki tenaga kerja sebanyak 25 tenaga kerja diantara,
10 tenaga kerja pada bidang penjualan, 9 tenaga kerja pada logistic,
5 tenaga kerja pada bidang administrasi dan keuangan, serta 1
tenaga kerja berada di Bima.
15
3.2.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
Gambar 2. Struktur organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
16
KEPALA CABANG
SPV PENJ INSTITUSI
APT PJ/SPV LOGISTIK SPV TUSPV PENJ REGULER
KASIR
KA GUDANG
PENAGIHADM PIUTANG
INKASSOADM
INSTITUSI
SALESMAN
FAKTURIS
STAFF TRANSITO IN
STAFF PENYIMPANAN
STAFF TRANSITO OUT HANTARAN
3.2.2 Pengelolaan Perbekalan Farmasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Mataram.
Pengelolaan PT. Kimia Farma Triding and Distribution Cabang
Mataram meliputi:
1. Perencanaan
Perencanaan bertujuan menetukan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi yang diinginkan PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Mataram. Perencanaan dilakukan dengan melihat obat
yang laku di pasaran yaitu dengan melakukan survei obat yang
banyak digunakan di masyarakat serta permintaan dari berbagai
institusi melalui Surat Pesanan (SP), kemudian dibuat rangking
obatnya, dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram melaporkan rangking obat-obat / alat kesehatan yang laku
tersebut kepada PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan realisasi kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui. Pengadaan perbekalan farmasi tergantung dari
kebutuhan masyarakat, misalnya obat yang laku atau banyak
dibutuhkan maka pengadaannya sekali dalam sebulan untuk
memenuhi kebutuhan obat tersebut selama satu bulan, sedangkan
untuk obat yang kurang laku biasanya pengadaannya saat obat itu
akan habis. Oleh karena itu, produk yang diadakan bukan hanya
dari pabrik Kimia Farma saja, tetapi juga dari pabrik-pabrik obat
lainnya tergantung dari kebutuhan dan permintaan dari berbagai
institusi. Alur pengadaan barang diawali dengan mengajukan
proposal obat / alat kesehatan apa yang akan diadakan oleh PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram ke PT.
Kimia Farma Tbk. Kemudian PT. Kimia Farma (Persero)
17
memeriksa obat / alat kesehatan yang akan diadakan tersebut. Bila
disetujui maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Mataram membuat Surat Pesanan (SP). Untuk obat keras, atau obat
bebas Surat Pesanannya ditandatangani oleh Asisten Apoteker atau
penanggung jawab yang bersangkutan. Sedangkan obat narkotika
dan psikotropika Surat Pesanannya ditandatangani oleh Apoteker.
3. Penerimaan
Penerimaan bertujuan menjamin perbekalan farmasi sesuai dengan
surat pesanan atau kontrak baik dari segi mutu, jumlah maupun
waktu kedatangan. Bila barang yang dipesan datang, dilakukan
pemeriksaan terhadap barang-barang masuk meliputi nomer batch,
kadaluarsa, jumlah barang pada faktur yang akan dimasukkan
kedalam buku penerimaan barang, kemudian diisi pada kartu stok
dengan spidol merah.
4. Penyimpanan
Penyimpanan barang bertujuan memelihara mutu perbekalan
farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab,
menjaga ketersediaan serta memudahkan pencarian dan
pengawasan. Penyimpanan barang ditempatkan pada gudang
reguler dan tender, baik produk dari kimia farma maupun produk
dari pabrik-pabrik lain pada rak / pallet penyimpanan. Produk dari
kimia farma dipisahkan dengan produk dari pabrik-pabrik lain.
Untuk produk dari pabrik kimia farma disimpan secara alfabetis
sedangkan produk dari pabrik lain disimpan sesuai bentuk atau
jenis sediaan. Untuk obat-obat dalam jumlah kecil atau sisa dari
penjualan, penyimpanannya digabung sebab luas gudang yang
belum sesuai dengan jumlah obat. Sedangkan obat yang tidak tahan
terhadap suhu tinggi disimpan pada lemari pendingin. Obat
narkotika dan psikotropika memiliki gudang tersendiri dan
18
disimpan dalam lemari. Dalam melakukan pengadaan ataupun
penjualan narkotika dan psikotropika, harus diketahui oleh apoteker
penanggung jawabnya. Jumlah obat dalam gudang penyimpanan
harus sesuai dengan yang tertera pada kartu stok masing-masing
produk. Suhu gudang harus selalu dikontrol pada suhu
penyimpanan (27-30˚C) untuk menjaga stabilitas dari setiap produk
perbekalan farmasi di dalam gudang penyimpanan. Barang yang
telah rusak, tidak sesuai standard atau kadaluarsa ditumpukkan
tersendiri langsung dibelakang penyimpanan barang-barang yang
lain.
5. Pendistribusian
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Mataram
melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB. Untuk
wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu dan
Bima dikirimkan melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah
Mataram dan Lombok Barat dikirimkan secara langsung. Penjualan
dilakukan melalui salesman yang memperoleh pesanan dari
institusi pemerintah, apotek, toko obat, toko klontong atau
swalayan dengan menggunakan surat pesanan (SP).
Alur pendistribusian barang dari PT. Kimia Farma Trading
and Distribution ke pelanggan, yaitu :
1. Surat SP
2. Administrasi Penjualan
3. Cek Persediaan
4. Input SO
5. Cetak Faktur
6. Penyiapan barang
7. Pengiriman
8. Tanda Terima
9. Arsip
19
10. Peyiahpan alat tagih
6. Pelaporan
Ada beberapa laporan PT. Kimia Farma Trading and Distribution,
antara lain :
1. Laporan penjualan
2. Laporan stok awal
3. Laporan stok akhir
4. Laporan barang-barang kadaluarsa
5. Laporan narkotika dan psikotropika.
Laporan penjualan, stok awal dan stok akhir ditujukan ke
bagian tata usaha tiap tiga bulan sekali, untuk barang kadaluarsa
dilaporkan dan dikontrol tiap satu tahun atau 6 bulan sekali
sedangkan untuk laporan narkotik dan psikotropik dilaporkan ke
Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah tiap 1 bulan
sekali.
20
BAB IV
PEMBAHASAN
PT. Kimia Farma Trading and Distribution merupakan
cabang dari PT. Kimia Farma Tbk. sebagai perusahaan induk yang
ada di Jakarta. PT. Kimia Farma Trading and Distribution dibentuk
bersamaan dengan Kimia Farma Apotek dengan jumlah Kimia
Farma Trading and Distribution sebanyak 43 cabang dan Kimia
Farma Apotek sebanyak 300 apotek. PT. Kimia Farma Trading and
Distribution berperan dalam penerimaan produk yang
didistribusikan dari pusat ke cabang serta pendistribusian ke unit –
unit pelayanan kesehatan lainnya seperti Rumah Sakit, Apotek,
Toko Obat, Toko Klontong. Sedangkan Kimia Farma Apotek
berperan dalam pendistribusian produk – produk Kimia Farma
kepada konsumen akhir.
Alur pendistribusian barang dari PT Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Mataram ke pelanggan yaitu sebagai berikut :
1. Surat Pesanan (SP) merupakan surat tertulis yang berisi barang
yang diorder oleh pelanggan atau suatu outlet beserta jumlahnya.
Dalam tahap ini Surat Pesanan dapat dilanjutkan apabila nama
pelanggan atau outlet yang memesan, barang yang dipesan jelas
nama produk dan jumlahnya serta tanda tangan apoteker
penanggung jawab untuk pemesanan obat narkotik dan pskitropik.
2. Administrasi Penjualan, artinya dalam tahap ini Surat Pesanan yang
sudah masuk diterima oleh karyawan pada bagian Administrasi
penjualan untuk melakukan pengecekan persediaan.
3. Cek persediaan, artinya dalam tahap ini kepala gudang beserta
apoteker penanggung jawab melakukan pengecekan apakah barang
21
yang dipesan masih tersedia dan tidak expired date. Selain itu tahap
ini dilakukan untuk mengetahui stok barang yang masih ada
sehingga mempermudah dalam perencanaan order selanjutnya.
4. Input SO, artinya dalam tahap ini karyawan yang bekerja pada
bidang cetak faktur menerima surat pesanan dan memasukkan data
tentang outlet yang memesan dan barang yang dipesan. Ini
dilakukan untuk mengetahui apakah pelanggan atau outlet yang
bersangkutan memiliki hutang atau tidak. Apabila pelanggan atau
outlet yang bersangkutan masih memiliki hutang, maka proses
pendistribusian tidak dapat dilanjutkan. Namun apabila pelanggan
atau outlet yang bersangkutan tidak memiliki hutang, proses dapat
dilanjutkan.
5. Cetak faktur, artinya dalam tahap ini apabila pelanggan atau outlet
yang bersangkutan tidak memiliki hutang faktur dicetak sebagai
tanda bukti pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan atau outlet
serta sebagai arsip perusahaan. Serta mempermudah dalam
penyiapan barang dan menghitung jumlah stok yang masih ada.
Faktur yang dicetak ditanda tangani oleh Kepala Gudang,
Supervisor Penjualan, Apoteker Penanggung Jawab Narkotik dan
Kepala Cabang.
6. Penyiapan barang, artinya dalam tahap ini dilakukan pengambilan
barang yang ada dalam gudang untuk didistribusikan. Dalam proses
penyiapan barang ini karyawan yang mengambil barang dan
karyawan yang akan memberikan ke agen pengiriman harus
berbeda. Ini dilakukan untuk meminimalisir human error sehingga
dapat meminimalkan kerugian perusahaan akibat human error
tersebut.
7. Pengiriman, artinya dalam tahap ini dilakukan pengiriman barang
ke pelanggan atau outlet yang memesan. Sebelum barang yang
dipesan dikirim pihak atau agen pengiriman harus melakukan
pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan barang yang dipesan
22
dan outlet yang memesan benar. Ini juga dilakukan untuk
meminimalisir human error yang kemungkinan terjadi. Dalam
melakukan pendistribusian barang ke seluruh wilayah NTB, untuk
wilayah Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu
dihantar melalui ekspedisi. Sedangkan untuk wilayah Ampenan dan
Mataram dihantar secara langsung.
8. Tanda terima, artinya dalam tahap ini barang yang dikirim sudah
diterima diterima oleh pelanggan atau outlet yang bersangkutan dan
ditanda tangani oleh penanggung jawab outlet tersebut. Dalam
proses ini agen pengirim perlu melakukan pengecekan ulang
mengenai barang dan jumlah yang dikirim sesuai dengan faktur
yang telah dicetak.
9. Arsip, artinya dalam tahap ini setelah bukti tanda terima barang
sudah ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan, faktur beserta
bukti tanda terima tersebut diarsipkan, dimana faktur dan bukti
tanda terima tersebut dapat dijadikan sebagai alat tagih apabila ada
masalah dengan pelanggan atau outlet yang bersangkutan. Serta
sebagai bahan untuk pelaporan, seperti laporan penjualan, stok
awal, stok akhir, barang kadaluarsa, dan narkotika serta
psikotropika.
10. Penyiapan alat tagih, artinya faktur dan bukti tanda terima tersebut
dapat digunakan sebagai alat untuk menagih apabila pelanggan atau
outlet tersebut tidak membayar sampai dengan jangka waktu yang
ditentukan.
Adapun 2 faktor penyebab barang masuk ke PT. Kimia Farma Trading and
Distrobution Cabang Mataram, yaitu antara lain :
1. Faktor Pembelian, diantaranya :
- Rencana Order, ini dilakukan untuk menjaga stok barang yang
ada pada gudang agar tidak terjadi over stok atau under stok.
23
- Pemesanan, ini dilakukan apabila rencana order sudah
dipastikan dan jumlah barang yang akan diorder sudah pastikan
tidak akan terjadi over stok.
- Penerimaan, ini dilakukan ketika barang yang diorder datang
dan masuk dalam ruang transito in.
- Penyimpanan, ini dilakukan saat barang yang sudah diorder
datang dan diterima. Ini dilakukan untuk menjaga kualitas
barang sebelum didistribusikan.
- Dropping, ini dilakukan ketika Perusahaan induk memproduksi
barang yang baru, sehingga barang tersebut harus
diperkenalkan ke msyarakat melalui pendistribusian ke cabang
dan melalui cabang barang tersebut akan didistribusikan ke
outlet – outlet sehingga masyarakat mengenal produk tersebut.
24
2. Faktor Retur (pengembalian) :
- Retur karena ED, artinya barang yang sudah didistribusikan ke
outlet dan dalam jangka waktu tertentu barang tersebut tidak
terjual dan kadaluarsa, sehingga barang tersebut dikembalikan
ke KFTD. Namun KFTD akan menerima barang tesebut
apabila dikembalikan 4 – 6 bulan sebelum kadaluarsa.
- Penarikan, artinya barang yang telah didistribusikan ke outlet
ditarik kembali karena alasan tertentu dari perusahaan induk.
- Rusak saat pengiriman, artinya barang tersebut dapat
dikembalikan apabila barang tersebut rusak saat proses
pengiriman ke outlet – outlet, apabila barang tersebut rusak
bukan ketika proses pengiriman, barang tersebut tidak dapat
dikembalikan.
- Kesalahan, artinya apabila barang yang didistribusikan ke suatu
outlet tidak sesuai dengan surat pesanan (lebih banyak), barang
tersebut dapat dikembalikan ke KFTD.
- Piutang, artinya barang yang sudah didistribusikan kesuatu
outlet akan ditarik kembali apabila outlet tersebut memiliki
hutang atau belum melunasi pembayaran sesuai dengan waktu
yang ditentukan.
Selain itu ada beberapa faktor dasar penyebab pengeluaran barang dari gudang
PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang melalui surat pesanan,
yaitu antara lain :
1. Konsinyasi, artinya barang yang dikeluarkan dari gudang karena
barang atau produk tersebut merupakan produk baru yang belum
dikenal oleh masyarakat, sehingga dilakukan penitipan ke outlet –
outlet agar masyarakat mengenal produk atau barang tersebut.
Namun berbeda dengan distribusi konsinyasi ini dilakukan bukan
karena pesanan dari outlet – outlet, melainkan pihak KFTD yang
melakukan promosi suatu produk baru melalui outlet – outlet
25
tersebut. Sehingga outlet –outlet yang bersangkutan tidak
diharuskan membeli produk tersebut, hanya saja outlet-outlet yang
bersangkutan bertanggung jawab atas produk tersebut.
2. Retur Pemebelian, artinya barang yang dikembalikan oleh KFTD
kepada Supplyer dengan alasan tertentu. Ini bisa terjadi apabila
produk yang berasal dari Pihak Ketiga yang didistribusikan oleh
KFTD ke outlet – outlet tidak terjual atau ED, sehingga produk
tersebut harus dikembalikan ke supplyer atau pihak Ketiga.
Pengembalian ini dapat dilakukan apabila produk yang ED
dikembalikan 4 – 6 bulan sebelum tanggal kadaluarsanya.
3. Pemusnahan, artinya ini dapat terjadi apabila produk yang sudah
ED yang diterima dari outlet – outlet sudah tidak bisa digunakan
kembali, sehingga harus dilaukakan pemusnahan. Karena apabila
tidak dilakukan pemusnahan produk tersebut dapat merusak
produk – produk yang lainnya. Selain itu ini dilakukan juga untuk
meminimalisir human error ketika pendistribusian produk ke
outlet – outlet. Namun sebelum dilakukannya pemusnahan harus
dikonfirmasi terlebih dahulu dengan PT. Kimia Farma Tbk
sebagai perusahaan induk.
26
Produk – produk yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Cabang Matarama, yaitu antara lain :
1. Obat Generik : Acyclovir, Piroksikam, INH, Phenobarbital.
2. Obat Paten : Antasida
3. DOEN : fituno, magasida, asifit
4. Kosmetik : bedak marck, bedak salycil
5. Produk PT Interbat : otopain
6. Produk PT Otto : ottozol, mucera, folac, Scopamin, scopamin plus
7. Produk PT Konimex : paramex, konicare, anaconidin
8. Produk PT Sanbe : sanmol, sananflu, neozep forte
9. Produk PT Indofarma : albendazole, cefadroxil dry syrup, asam
mefenamat
10. Produk PT Soho : Asma soho, curvit, diapet, laxing, fitkom,
curcuma syrup
11. Produk PT kalbe Farma : bioplacenton, cerebrofot, cerebrovit,
kalpanax liquid, neuralgin, promag, brain act.
27
BAB V
PENUTUP
KESIMPULAN
1. PT Kimia Farma Trading and Distribution Mataram merupakan
Pedagang Besar Farmasi yang bergerak dibidang distribusi obat
dan alat kesehatan yang berperan dalam pendistribusian barang ke
unit pelayanan kesehatan lain.
2. Alur proses pendistribusian barang pada PT. Kimia Farma Trading
and Distribution yaitu, Surat Pesanan, Administrasi Penjualan, Cek
persediaan, Input SO, Cetak Faktur, Penyiapan barang, Pengiriman,
Tanda terima, Arsip, Penyiapan alat tagih.
3. PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram memiliki 4
aspek yang komunikasinya harus lancar dalam meningkatkan
omset, yaitu Penjualan, Logistik, Keuangan dan SDM.
4. Dalam penyimpanannya PT. Kimia Farma Trading and Distribution
menyimpan obat secara alfabetis dan berdasarkan bentuk
sediaannya. Penyimpanan berdasarkan alfabetis dilakukan untuk
obat – obat yang jumlahnya tidak banyak atau merupakan sisa dari
penjualan. Ini dikarenakan jumlah obat tidak sesuai dengan
kapasitas gudang yang dimiliki.
SARAN
Untuk semakin memaksimalkan kinerja para pegawai,
sebaiknya gudang diperluas agar ketika transito in dan transito out
obat tidak tercampur karena human error, sehingga dapat
meminimalkan kerugian perusahaan.
28
LAMPIRAN
29
LAMPIRAN
Lampiran 1. Contoh Faktur PT. Kimia Farma Trading and Distribution Mataram.
30
Lampiran 2. Contoh Kartu Stok PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Mataram.
31
Lampiran 3. Contoh Surat Pesanan Narkotika PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Mataram.
32
Lampiran 4. Contoh surat kirim barang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Mataram.
33
Lampiran 5. Contoh Surat Pemesanan Barang PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Mataram
34