GVHD: PGS. TS Lê Thị Hoa

Nhóm 10

Họ và Tên1.Nguyễn Khánh Nhi 2.Phan Ngọc Chánh 3.Võ Bé Tư 4.Trần Trần

MSSV1256160062125616000512561601031256160094

Danh sách nhóm

Mục Lục

I. Khái niệm II. Mục đích III. Các kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp

A. Chuẩn bị cuộc họp B. Tiến hành cuộc họpC. Kết thúc cuộc họp

IV. Ứng dụng

I. Khái niệm: -Họp là một hình thức giao tiếp.Đó là việc một nhóm người tập trung lại với nhau với mục đích như thảo luận, giải quyết xung đột, lấy ý kiến tập thể, thông báo một quyết định quan trọng hay đưa ra quyết định nào đó…

-Kỹ năng điều khiển cuộc họp là khả năng người điều khiển cuộc họp áp dụng những gì mình đã học hỏi, thu thập được để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thành công. => Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để giải quyết vấn đề sao cho mọi thứ đều tốt.

II. Mục đích: - Tùy vào mục tiêu của cuộc họp để có kế hoạch

cụ thể, người họp áp dụng điều họ học hỏi, tích lũy được như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng lắng nghe, quản lý thời gian…Để có thể dẫn dắt, hướng cuộc họp đi tới thành công, suôn sẻ.

III. Các kỹ năng cơ bản để tổ chức một cuộc họp:A. Chuẩn bị cuộc họp

- Có thể nói, khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc họp. - Đầu tiên, bạn cần lên kế hoạch, xác định nội dung, mục đích của cuộc họp cho phù hợp với thời gian ấn định trước. -Nắm rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp

-Nắm được số lượng, thành phần của cuộc họp: cá nhân nào? bộ phận nào? Để gửi thư mời đến dự họp - In ấn tài liệu liên quan đến nội dung, chương trình buổi họp gửi cho các thành viên dự họp -Chuẩn bị nhân sự ghi biên bản cuộc họp - Quan trọng nhất là bạn cần lường trước các tình huống xảy ra trong cuộc họp để dự phòng phương hướng giải quyết.

-Việc quan trọng nhất là chuẩn bị thời gian và địa điểm của buổi họp: tổ chức ở đâu ? Vào lúc nào? -Không gian của cuộc họp: ánh sáng, màu sác, bố trí sao cho mọi người cảm thấy thoải mái, tập trung vào cuộc họp - Sắp xếp chỗ ngồi, bàn ghế… cho thành viên dự họp phù hợp với vai trò và vị trí của họ trong cuộc họp, kiểm tra máy chiếu, thiết bị,chuẩn bị thức uống, đồ ăn nhẹ… cho cuộc họp. - Người điều khiển cuộc họp cần dành ra một vài phút trước cuộc họp diễn ra để trao đổi với các thành viên nội dung cuộc họp

B. Tiến hành cuộc họp -Hai kỹ năng quan trọng trong điều khiển cuộc họp chính là quản lý thời gian và xử lý tình huống.Kỹ năng quản lý thời gian: -Người điều khiển cuộc họp cần tuân thủ thời gian đảm bảo đúng giờ, phân chia thời gian phù hợp với nội dung cần thảo luận, trao đổi, không đi lạc trọng tâm.

-Đặt ra các nguyên tắc cơ bản cho một cuộc họpphân chia thời gian hợp lý cho mỗi nội dung trình bày -Duy trì trọng tâm và tiến triển cuộc họp cho phù hợp với thời gian cho phép, đảm bảo cuộc họp tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm -Đảm bảo thời gian không bị lãng phí, không cho phép các phát biểu quá dài, lan man vào một vấn đề nào đó. -Khi cuộc họp đi được nửa chặng đường, cần dành ra khoang 30 phút để mọi người nghỉ nơi, thư giãn, ăn nhẹ… trước khi tiếp tục họp thường xuyên nhắc mọi người về thời gian còn lại của cuộc họp. -Biết cách điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp, khi nào cần đi nhanh, chậm hoặc ngưng lại. Tuy cần tôn trọng về mặt thời gian, nhưng người điều khiển cuộc họp cũng nên dành thời gian cho việc lắng nghe, khuyến khích các cá nhân phát biểu.. Để cuộc họp thành công, thực sự tốt.

Kỹ năng xử lý tình huống :+ Tùy thuộc vào đối tượng: tích cực, quân bình chủ nghĩa hay tiêu cực để có cách xử lý khôn khéo và phù hợp.Một số tình huống thường xảy ra trong cuộc họp và cách giải quyết ra sao?Ví dụ: người dự họp đến trễ, người dự họp dễ bị kích động, người dự họp nói nhiều, người dự họp không tập trung, các ý kiến đã kích lẫn nhau, họp hết giờ nhưng mục đích vẫn chưa đặt ra....Kỹ năng xử lý tình huống cơ bản:_ Người dự họp đến trễ: Nhấn mạnh giờ giấc trong trương trình họp, phạt người đến trễ, thưởng cho người đến sớm hoặc thông báo,giao cho người đến trễ một nhiệm vụ trong cuộc họp. _ Người dự họp dễ bị kích động: Giao cho người dự họp một nhiệm vụ trong cuộc họp hoặc xin mời trao đổi lại vấn đề sau cuộc họp._ Người dự họp nói nhiều:Yêu cầu người nói trình bày ngắn gọn, khéo léo cắt ngang khi đã đủ ý, ngồi bên cạch người dự họp và ra dấu hiệu khi thấy người này có dấu hiệu muốn nói nhiều._ Các ý kiến đả kích lẫn nhau: ghi ý kiến của mọi người lên bảng, sử dụng công cụ hỗ trợ tùy thuộc vào tính chất và mục đích của cuộc họp. Những công cụ hỗ trợ đắc lực để cuộc họp có hiệu quả: brainstroming, sáu chiếc mũ tư duy, mindmap.

C. Kết thúc cuộc họp Tổng kết những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết.Thống nhất ý kiến Bàn giao công việc cho các thành viênViết báo cáo .

IV. Ứng dụng

Tài liệu tham khảo _ Tâm lý học giao tiếp. PGS.TS Lê Thị Hoa_ Kỹ năng mềm cho người quản lý. PDF_ www.kynang.edu.vn › Kỹ Năng Hội Họp_ www.kynangquanly.com