kumlinge, offerter. kurs

Offerter

ÅLANDS NÄRINGSLIV Ålands Näringsliv är Ålands största företagarorganisation.

Våra medlemmar står för mer än 80 procent av alla Ålands privata arbetsplatser och för mer än 70 procent av omsättning.

Alla typer av företag och storlekar är medlemmar hos oss och idag har vi över 400 medlemmar.

Vi arbetar för att skapa bättre förutsättningar för att starta, driva, utveckla och äga företag på Åland.

För att uppnå dessa mål behövs en bred intressegemenskap kring värdet av företagande och företagsamhet. Vårt uppdrag är att öka förståelsen för företagens verklighet och att verka för att alla företag på Åland skall ha bästa möjliga villkor för att verka och växa.

JURIDIKEN

Offerter Offert, eller anbud som det även kallas, är enkelt

uttryckt ett erbjudande om att ingå avtal.

Accept Accept är det uttryck som används för att beskriva att

den som fått offerten har antagit den.

Offertförfrågan En köpare kan begära att få in offerter från en eller

flera leverantörer, vilket brukar benämnas offertförfrågan.

OFFERT + ACCEPT = AVTAL

För att ett avtal ska komma till stånd krävs 3 saker:

1. en offert/ett anbud (erbjudande)

2. en accept (svar på erbjudandet)

3. att det är exakt samma innehåll i anbudet och accepten

Om samtliga tre punkter är uppfyllda har ett avtal kommit till stånd.

Anbudet paketeras i en offert och kan bestå av: ett erbjudande om försäljning av en vara eller tjänst ELLER en beställning av en vara eller tjänst utan föregående erbjudande.

OFFERT + ACCEPT = AVTAL

För sen acceptOm svaret når motparten för sent uppkommer inget avtal.Den sena accepten anses i stället vara ett nytt anbud från den som har skickat den.Den som har skickat den sena accepten är då bunden av innehållet i den om mottagarensvarar i tid.

Oren acceptOm den som skickar en accept på en offert ändrar något i offerten på ett sådant sätt att det påverkar innehållet i offerten, så är det fråga om en oren accept. En orenaccept är en ny offert från den som gjorde accepten. Den orena accepten är alltså ett avslag på den första offerten, men det finns inget som hindrar att den ursprungligeoffertlämnaren accepterar den ”nya offerten”.

OFFERT + ACCEPT = AVTAL Återkallande av anbud eller accept

Ibland kan man göra fel eller ångra sig. Det kan vara att en bättre offert har kommit in från någon annan, eller att man upptäcker att man inte har råd med en stor beställning. Man kan återkalla eller ändra innehållet i en offert eller en accept fram till dess att mottagaren har hunnit ta del av offerten eller accepten.

OFFERT + ACCEPT = AVTALBindande En offert blir bindande för den som lämnar den i samma

ögonblick som den kommer fram till mottagaren. Mottagaren blir bunden av det eventuellt kommande avtalet först då denne lämnar ett antagande svar på offerten - en accept. Bundenhet för offertlämnaren gäller tills vidare, men kan begränsas genom de tidsfrister som gäller enligt avtalslagen eller genom att den som lämnar offerten kan sätta en tidsfrist inom vilken svar på offerten ska ha inkommit. Om mottagaren av en offert inte vill anta offerten förfaller offerten.

Tidsfrist i offerten Mottagaren av en offert måste svara inom en viss tid för

att den som lämnat offerten ska vara skyldig att uppfylla åtagandet i offerten. Om det finns en tidsfrist i offerten gäller den. Om det inte finns någon tidsfrist i offerten gäller avtalslagens regler om tidsfrister. Enligt avtalslagen påverkas tidsfristen av hur offerten har lämnats. Muntliga offerter måste till exempel antas omedelbart.

STANDARDVILLKOR

Om man hänvisar till standardvillkor eller liknande ska man se till att den andra parten verkligen har tillgång till dem. Tydligast blir det om villkoren infogas i offerten eller läggs med som bilaga.

ALLA VILLKOR MÅSTE VARA MED Eftersom offerter är bindande gäller det att tänka

igenom vilka villkor som ska gälla innan man skickar en offert. Det är lika viktigt att den som skickar en accept på ett anbud förklarar vad denne vill ska vara med i avtalet. Accepten är ju bindande så snart den kommit fram till mottagaren. När avtalet är klart gäller endast de delar som båda parter känner till. Om en säljare till exempel vill ha en högre räntesats för dröjsmålsräntan än enligt räntelagen gäller inte den räntesatsen om villkoret inte fanns med i den offert som köparen tog del av innan avtalet slöts. Det samma gäller om dröjsmålsräntan ska utgå tidigare än enligt räntelagen exempelvis efter 10 dagar istället för 30 dagar.

VAD SKA EN OFFERT INNEHÅLLA? Rubriken Offert eller Anbud Uppgifter om offertlämnaren (avsändaren) och om

mottagaren Handläggarens namn Offertnummer eller referens, datum Leveransadress Offertens giltighetstid Leveransvillkor, transportsätt och leveranstid Specifikation av vad offerten avser Pris per enhet samt totalpris

TIO TIPS OM OFFERTER

Att skriva offerter är ofta ett viktigt inslag i din marknadsföring och en del av kundrelationen med både dina tilltänkta och befintliga kunder. Offertarbetet är inte bara ett administrativt jobb för att få en order utan någonting som påverkar företagets anseende och som rätt skött kan ge merförsäljning.

Lämna alltid offerten i rätt tid. Ange hur länge offerten är giltig. Din offert ska helst lösa kundens hela problem så att

denne inte behöver vända sig till flera leverantörer. Analysera alltid noggrant vilket problem kunden vill ha löst med sin offertförfrågan.

Arbeta igenom offerten ordentligt och låt det ta den tid som krävs.

TIO TIPS OM OFFERTER Utarbeta en checklista, så att du kan kontrollera att

allting som bör vara med finns där. Om du inte kan lämna offerten personligen, så skicka

den i en mapp och i ett snyggt kuvert. Låt någon annan titta på offerten för slutgiltig kontroll. Följ upp offerten genom till exempel fortlöpande

information eller kanske ett extra samtal för att ge stöd för det du skrivit i den.

Skicka eventuellt med passande informationsmaterial när det gäller nya kunder eller nya produkter.

Om du inte kan besvara en offertförfrågan så skriv och tacka nej. Du kanske vill vara med en annan gång.

INFÖR OFFERTEN

Va uppmärksam på: Upphandlingsregler En vanlig regel är att vid inköp över en viss

summa måste kunden låta minst tre olika företag offerera.

ÄR PRISET ALLT?

Visst är priset viktigt. Men det är inte genom att dumpa priset som du ska vinna dina kunder. Du ska vinna kunderna genom att i varje ord du skriver visa att:

1. Du förstår kundens behov

2. Du kan hjälpa kunden att öka sin vinst

FÖRARBETET AV OFFERTEN Lära känna kunden och kundens företag. Genom att

bara skicka in en anonym offert minskar chansen att få affären.

Varför då? Jo, därför att alla vill helst göra affärer med någon man känner eller har en referens till. Därför har en tidigare leverantör alltid störst chans att vinna en upphandling, självklart under förutsättning att han eller hon skött sina åtaganden till hundra procent. Gå bara till dig själv. Du har säkert leverantörer som du återkommer till gång på gång, både i jobbet och privat.

INNAN DU SKRIVER EN OFFERT. DRÖMSCENARIOT

1. Ring upp den som ansvarar för upphandlingen och be att få träffa honom eller henne. Tänk på att det på stora företag med inköpsavdelningar inte bara är själva inköparen som är viktig.

2. Läs in dig på kundens företag genom att före mötet gå igenom deras hemsida. Lär dig vad företaget gör och förbered saker du vill fråga om. Titta på alla namn i ledning och styrelse. Vilka samarbetspartners har dom? Kanske finns det någon där som du känner som du kan få använda som referens?


3. Ta reda på alla som är med och påverkar inköpsbeslutet. Försök lista ut vilka som är viktigast och väger tyngst i beslutsgruppen. Om du inte kan träffa alla, kan du ringa och presentera dig till var och en. Det är ofta den som är chef på avdelningen som ska använda det du säljer som är den viktigaste beslutsfattaren.


4. Ställ frågor utanför protokollet. Du måste ställa frågor som är bättre än dina konkurrenters och du måste ta reda på mycket mer än det som står i själva upphandlingsprospektet.

Hur har man arbetat tidigare? Hur vill kunden arbeta framöver? Du kan dina produkter och tjänster bäst. Kan du lista ut hur du kan hjälpa kunden att tjäna mer pengar genom att samarbeta med dig så kan du vara säker på att du slår ut många konkurrenter.


5. Ta reda på vad varje person i beslutsgruppen tycker är det viktigaste i upphandlingen. Är det:

- priset?- säkra leveranser?- kvalitet?- andra saker?

Be dem rangordna. Deras svar kan bli en bra vägledning när du ska skriva offerten och du kan få en känsla för hur viktig de tycker att prisfrågan är.


6. Ställ frågan om de är tvingade att handla till lägsta pris eller om de kan tänka sig att köpa av en leverantör som långsiktigt gör att deras vinst ökar och har andra fördelar än just lägsta pris? Och i så fall, hur kan du visa det för kunden?


7. Försök få kunden att berätta ungefär vilken budget man har lagt och ungefär vad de tycker att det de upphandlar får kosta. All information du kan få tag i angående priset är viktig.


8. Erbjud kunden att prova era produkter eller tjänster. Om du säljer hårdvara, be att få ställa dit din maskin så att de kan lära känna den. Om du säljer utbildningar låt kunden gå en utbildning för att visa din kvalitet. Lyckas du få dem att prova får du ett försprång jämfört med många konkurrenter.

INNAN DU SKRIVER EN OFFERT. DRÖMSCENARIOT Det viktigaste är trotsallt att ha kontakt med dem

innan du lämnar in offerten Gör du ett bra förarbete till din skrivna offert ökar din

chans att ta affären. Du får lägga ner hårt arbete men det kommer att löna sig i längden. En kund känner igen en bra och noggrann säljare. Det är den typen av säljare du själv vill göra affärer med.

Och det är bättre att du gör jobbet och ligger före din konkurrent redan innan du har skrivit ett enda ord i offerten än tvärtom. Eller hur?

SKRIV SÄLJANDE

Du bör lägga ner energi på att skriva offerten så att den blir säljande. I en situation där flera företag lämnar liknande villkor och priser kan utformningen av offerten fälla avgörandet.

Några enkla tips: Skriv personligt Utforma offerten på ett grafiskt tilltalande sätt Nämn tidigare nöjda kunder Uttryck att du ser fram emot

samarbetet Betona styrkan i din offert

DEN SÄLJANDE OFFERTEN

1. Lägg upp en logisk ordning på punkterna i offerten. Om upphandlingsformuläret ger dig en röd tråd att följa, följ den. Då får du den struktur på offerten som kunden vill ha. Ett enkelt förslag på disposition är annars:

a. Bakgrundb. Syftec. Specifikationd. Referensere. Pris

2. Skriv med en inbjudande och luftig layout. Använd hellre en sida mer än att trycka ihop texten så mycket du kan. Ditt erbjudande ska vara lätt och trevligt för kunden att läsa.

3. Använd ett och samma teckensnitt i hela offerten.


4. Använd ett enkelt språk. Offerten blir INTE bättre för att du svänger dig med högtravande ord och svårtillgängligt språk. Tvärtom. Tänk om kunden inte förstår alla uttryck du svänger dig med?

5. Korrekturläs ordentligt. Se till att din text är rättstavad och dubbelkolla alla kundnamn som du skriver. Finns det något mer pinsamt än att stava fel på namnet på den som ska ha offerten?

6. Gör inte offerten längre än vad som behövs. En lång och komplicerad offert blir svårare att läsa för kunden, och blir en sämre budbärare för dig.


7. Skriv en sammanfattning om offerten blir omfattande. Då kan du skriva en sammanfattning på högst en A4-sida och lägga längst fram. Då kan kunden snabbt komma in i ditt erbjudande. OBS! Skriv inte in ditt pris i sammanfattningen.

8. Lägg tekniska specifikationer som bilagor och häfta INTE in dem i själva offerten. Tänk hela tiden på att det är ett säljbrev du skriver. Finns det något mindre tilltalande än tekniska specifikationer i ett säljbrev?


9. Ta alltid med goda referenser. Ju mer relevant din kundreferens är för offertläsaren, desto effektivare är det. Ett referensbrev från en nöjd kund är det mest säljande som finns. Har du ett, lägg med det. Har du inte ett, skaffa ett direkt.

10. Se till att svara på ALLA punkter som kunden frågar efter. Har du förarbetat bra vet du vad som är viktigt och missar ingenting. Är du tveksam på någon punkt, ring och fråga.


11. Och till sist priset.

PRISET För att vara säker på att sätta rätt pris krävs att du

känner till vad kunden verkligen vill ha. Många pratar om måste-affärer, referensaffärer eller slå-sig-in-på-marknaden-affärer. Och ger det som anledningen till att dumpa priset. Ska du bli en bra leverantör och orka ge den 110-procentiga service som alla kunder kräver, då måste du själv vara nöjd med affären. Win-Win är det som skapar goda affärer. Och ska du sänka priset, måste du vara helt säker på att du får ditt win på något annat sätt.

TÄNK IGENOM DET PRIS DU ERBJUDER ORDENTLIGT innan du erbjuder det. Det ska vara bra och roligt för ditt företag att vinna upphandlingen, eller hur?

VANLIGA FEL

1. Du måste lära känna kunden

Vanligaste felet: Man skriver offerter till prospects man inte känner.

Lösningen är enkel….

VANLIGA FEL

2. Fokusera på lösningen, inte priset Vad är det första du tänker på när det drar ihop sig till

upphandling? PRISET

Här gör många säljare felet att börja med att ta fram priset och sedan anpassa hela lösningen efter det. Det gör att kunden inte erbjuds den bästa lösningen, bara det bästa priset.

Gör så här istället. När du lär känna kunden och förstår kundens behov måste all fokus ligga på att komma fram till den bästa lösningen. Den som gör att du hjälper kunden att öka vinsten. Den lösningen där du har unika fördelar eftersom du har varit bra på att ta fram kundens behov.

VANLIGA FEL

3. Se till att ha den stilrenaste och mest tydliga offerten

Hur har en inköpare det på jobbet, tror du? Hur många offerter läser han eller hon på ett år?

Många säljare skriver otydliga offerter som inte är lättlästa och tydliga. Vill du vara en affärsman eller kvinna av högsta klass ser du till att dina offerter är lätta att förstå.

Ta hjälp av en designer för att ta fram en layout som håller. Är din lösning och ditt pris av högsta klass? Se då till att din offert är det också. Så att den inte hamnar i ”nejhögen” vid granskningen för att den är otydlig och svår att förstå.

VANLIGA FEL

4. Korrläs offerten flera gånger

Kvalitet är vad alla kunder vill ha. Du säljer säkert med kvalitet som ett av dina viktigaste argument. Då måste det synas i dina offerter.

Använd ett enkelt språk. Så få krångliga ord som möjligt. Och se till att rätta alla fel INNAN du skickar in offerten.

Eftersom felstavningar är en typ av dålig kvalitet sänker ett dåligt språk med felstavade ord kvaliteten på din offert.

Är du smart låter du någon annan korrekturläsa den innan du skickar den. Det är så lätt att missa något själv.

TACK!www.naringsliv.ax

kumlinge, offerter. kurs

Business