konstitusie 2005 inhoudsopgawe · 2012. 9. 28. · besoekers aan die oord toe te pas en, indien...
TRANSCRIPT
KKOONNSSTTIITTUUSSIIEE
Hierdie dokument is die eiendom van Oostvallei Aftree-oord Bestuursvereniging
Privaatsak X99166, Garsfontein-Oos 0060, Telefoon (012) 993-9100
www.oostvallei.com
© Oostvallei Bestuursvereniging - 2 - Oostvallei Handleiding en Gedragskode
INHOUDSOPGAWE
Klousule Onderwerp Bladsy
1 Oprigtingsmagtiging 1
2 Woordverklaring 1
3 Naam 2
4 Doelstellings 2
5 Lidmaatskap en stemreg 2
6 Algemene Jaarvergadering 2
7 Spesiale Algemene Jaarvergadering 3
8 Bevoegdhede van Algemene Jaarvergadering 3
9 Samestelling van bestuurskomitee 3
10 Vergaderings van die Bestuurskomitee 4
11 Ampte van die Bestuurskomitee 4
12 Bestuurskomitee se funksies en pligte 4
13 Bevoegdhede van die Bestuurskomitee 6
14 Rekord en beskikbaarheid van reëls en reglemente 7
15 Notules 7
16 Rekeningboeke en rekords 8
17 Finansiële state en verslae 8
18 Beheer oor fondse 8
19 Boekjaar 9
20 Prosedure by vergaderings 9
21 Kworum 9
22 Versuim om kennis te gee 10
23 Inspeksie van boeke 10
24 Vergoeding aan ampsdraers en lede 10
25 Vertolking van konstitusie 10
26 Wysiging van konstitusie 10
27 Vrywaring 11
28 Goedkeuring van konstitusie 11
© Oostvallei Bestuursvereniging - 1 - Konstitusie
KONSTITUSIE
1 OPRIGTINGSMAGTIGING
Die Vereniging is opgerig kragtens die bepalings van die volgende Wette en Regulasies:
1.1 Die Wet op Behuisingsontwikkelingskemas vir Afgetrede Persone, 1988, (No. 65 van 1988) (soos gewysig).
1.2 Die Wet op Deeltitels, 1986, (Wet No.95 van 1986). 1.1 Die Regulasies kragtens Artikel 11 van Wet 65 van 1988 uitgevaardig in
Goewermentskennisgewing R1351/1989 in Staatskoerant 11979 RK4382. 2 WOORDVERKLARING
2.1 Die Wet en Regulasies : Die Wet op Behuisingsontwikkelingskemas vir
Afgetrede Persone, 1988, (Wet No 65 van 1988) soos gewysig en die Regulasies uitgevaardig kragtens Artikel 11 van die Wet.
2.2 Die Ontwikkelaar : Oostvallei (Eiendoms) Beperk. 2.3 Oord : Die gedeelte van die Oostvallei Aftree-oord wat reeds aan die
Bestuursvereniging oorhandig is. 2.4 Vereniging: Die Bestuursvereniging van die Oostvallei Aftree-oord. 2.5 Bestuursagent: Die persoon aangestel deur die Bestuursvereniging om die
behuisingsontwikkelingskema ingevolge die bestuurs-ooreenkoms te bestuur. 2.6 Bestuursooreenkoms: Die ooreenkoms waardeur die Bestuursagent aangestel
word en wat die wyse bepaal waarvolgens die Bestuursagent die behuisingsontwikkelingskema moet bestuur.
2.7 Bestuurskomitee: Die Komitee saamgestel kragtens Klousule 9 van die
Konstitusie. 2.8 Inwoner : Die okkupeerder(s) van ‘n eenheid aan wie ‘n behuisingsreg vervreem
is en die voorgeskrewe heffingsgeld betaal het. 2.9 Huurder: Die okkupeerder(s) van ‘n eenheid wat huurgeld waarby die volle
voorgeskrewe heffingsgeld ingesluit is, betaal. 2.10 Eenheid: ‘n Wooneenheid soos omskryf in die ooreenkoms tussen ‘n inwoner of
huurder en die Ontwikkelaar. 2.11 Okkupeerder: lnwoner soos omskryf in klousule 2.8 of huurder soos omskryf in
klousule 2.9. 2.12 Gemeenskaplike eiendom: Die grond en gedeeltes van geboue soos omskryf
in Artikel 1 van die Wet op Deeltitels, 1986, Wet No 95 van 1986 (soos gewysig). 3 NAAM
© Oostvallei Bestuursvereniging - 2 - Konstitusie
Die naam van die Vereniging is die Oostvallei Aftree-oord Bestuursvereniging (hierna genoem die Vereniging).
4 DOELSTELLINGS
4.1 Die inwoners gesamentlik vorm die Vereniging, waarvan die uitsluitlike doel is om die Oord in die gemeenskaplike belang te bestuur, met inbegrip van die uitgawes hieraan verbonde en die invordering van die heffings waarvoor die lede aanspreeklik is.
4.2 Met hierdie doel voor oë sal die inwoners onderling beraadslaag en saamwerk om
‘n ordelike gemeenskap te skep, die beste vir die meerderheid Iede te beding en die bestuur en administrasie van die Oord in ooreenstemming met die bepalings van die Wet en Regulasies te bedryf.
5 LIDMAATSKAP EN STEMREG
5.1 Die Vereniging bestaan uit elke persoon aan wie ‘n behuisingsbelang in die Oord vervreem is en die Ontwikkelaar indien enige eenheid nie vervreem is nie.
5.2 Die okkupeerder(s) van ‘n eenheid en die Ontwikkelaar, behoudens die bepaling
van Klousule 5.1, beskik oor een stem. 5.3 ‘n Lid besit nie stemreg nie in geval: 5.3.1 van die Vereniging, indien enige of gedeelte van die voorgeskrewe
heffingsgelde nie betaal is nie; of 5.3.2 die Ontwikkelaar, indien enige bedrag betaalbaar ten opsigte van ‘n
behuisingsbelang nie ten volle betaal is nie. 6 ALGEMENE JAARVERGADERING
6.1 ‘n Algemene Jaarvergadering van lede van die Vereniging moet so gou doenlik na
die einde van die finansiële jaar gehou word, maar nie later nie as 15 (vyftien) maande na die datum van die vorige Algemene Jaarvergadering.
6.2 Die Algemene Jaarvergadering word deur die Bestuurskomitee belê. 6.3 Minstens 14 (veertien) dae skriftelike kennis van ‘n Algemene Jaarvergadering
moet aan elke lid van die Vereniging gegee word. 6.4 Die volledige sakelys, wat met vooraf kennisgewing op ‘n lid se versoek nie later
nie as vyf dae voor die vergadering aangevul kan word, notules van die vorige Algemene Jaarvergadering en/of Spesiale Algemene Vergadering en afskrifte van geouditeerde finansiële state behoudens die bepalings van klousule 17.2, moet die kennisgewing vergesel.
7 SPESIALE ALGEMENE VERGADERING
7.1 ‘n Spesiale Algemene Vergadering word gehou op skriftelike versoek van minstens die helfte plus een van die stemgeregtigde lede van die Vereniging of
© Oostvallei Bestuursvereniging - 3 - Konstitusie
wanneer die Bestuurskomitee dit nodig ag. 7.2 Vir ‘n Spesiale Algemene Vergadering moet skriftelike kennisgewing minstens 14
(veertien) dae voor die datum van die vergadering aan elke lid gegee word. 7.3 ‘n Sakelys van die vergadering moet die kennisgewing vergesel. 7.4 Op ‘n spesiale algemene vergadering mag slegs die sake genoem in die sakelys,
waarna in klousule 7.3 verwys word, bespreek en besluite daaroor geneem word 8 BEVOEGDHEDE VAN ALGEMENE JAARVERGADERING
Die agenda van ‘n Algemene Jaarvergadering moet ten minste die volgende items bevat:
8.1 die bepaling van die aantal lede wat op die Bestuurskomitee moet dien en die
verkiesing van sodanige lede; 8.2 die oorweging, bevestiging of aanpassing van die versekering van sodanige
strukture, masjinerie en ander eiendom van die Vereniging; 8.3 die oorweging, bevestiging of aanpassing van ‘n gespesifiseerde beraming van
die verwagte inkomste en uitgawes van die Vereniging ten opsigte van die daaropvolgende finansiële jaar;
8.4 die oorweging en goedkeuring, met of sonder wysiging, van die finansiële state
met betrekking tot die beheer oor en die bestuur en administrasie van die Vereniging vir die voorafgaande finansiële jaar;
8.5 die aanstel van ‘n ouditeur; 8.6 die aanstel van ‘n Bestuursagent; 8.7 die oplê van enige beperkings of opdragte gegee aan die Bestuurskomitee; en 8.8 die oorweging, aanpassing en goedkeuring van die heffingsgelde vir die volgende
finansiële ]aar wat deur die Bestuurskomitee opgestel is en voorgehou word. 8.9 vasstelling van die domicilium citandi et executandi van die Vereniging. 9 SAMESTELLING VAN DIE BESTUURSKOMITEE
9.1 Die getal Bestuurslede word van tyd tot tyd by ‘n Algemene Vergadering
vasgestel, met dien verstande dat daar minstens drie Bestuurslede moet wees. 9.2 Die Bestuurslede word op die Algemene Jaarvergadering van die Vereniging
verkies en hulle ampstermyn duur tot die daaropvolgende Algemene Jaarvergadering, maar hulle is herkiesbaar.
9.3 Nominasies deur inwoners vir die verkiesing van Bestuurslede moet skriftelik
gegee word, vergesel van die skriftelike aanvaarding van die nominasie deur die genomineerde, en moet minstens 48 uur voor die Algemene Jaarvergadering by die Vereniging se domicilium ontvang word, met dien verstande dat Bestuurslede
© Oostvallei Bestuursvereniging - 4 - Konstitusie
ook verkies kan word deur middel van nominasies vergesel van die aanvaarding van die genomineerde wat tydens die vergadering verstrek word, ingeval onvoldoende skriftelike nominasies voor die vergadering ontvang is. Die kandidatuur van ‘n genomineerde mag nie tydens ‘n Algemene Jaarvergadering mondelings of andersins bevorder word nie.
9.4 Die Bestuurskomitee kan enige vakature in hulle geledere vul. Enige Bestuurslid
aldus aangewys, se ampstermyn duur tot die volgende Algemene Jaarvergadering, wanneer hy moet uittree maar herkies kan word asof hy by die vorige Algemene Jaarvergadering verkies is.
10 VERGADERINGS VAN DIE BESTUURSKOMITEE
10.1 Die Bestuurskomitee gee volgens eie besluit kennis wanneer vergaderings belê
word, en kan sodanige vergaderings uitstel of reël soos hulle goed vind. 10.2 Enige Bestuurslid kan ter enigertyd ‘n vergadering van die Bestuurskomitee belê
deur aan die ander Bestuurslede minstens sewe dae skriftelike kennis van die voorgestelde vergadering te gee, welke kennisgewing ook die rede vir die byeenroep van die vergadering moet verstrek: Met dien verstande dat in dringende gevalle sodanige korter kennisgewing as wat in die omstandighede redelik is, gegee kan word.
11 AMPTE VAN DIE BESTUURSKOMITEE
By die aanvang van die eerste vergadering van die verkose Bestuurslede na ‘n
Algemene Jaarvergadering waartydens Bestuurslede verkies is, moet die Bestuurslede ‘n Voorsitter, Ondervoorsitter,Tesourier en Sekretaris uit hulle geledere kies, wat in die onderskeie ampte bly tot aan die einde van die volgende Algemene Jaarvergadering.
12 BESTUURSKOMITEE SE FUNKSIES EN PLIGTE
Die Bestuurskomitee voer die funksies en pligte uit wat die Vereniging hom oplê en soos verder hierna omskryf en ook in die regulasies soos uitgevaardig kragtens die Wet op Behuisingsontwikkelingskemas vir Afgetrede Persone. Dit sluit in om:
12.1 onderhandelinge en skakeling namens die inwoners met enige instansie en/of
party te behartig; 12.2 goeie verhoudinge tussen die inwoners, huurders en die Ontwikkelaar te
bevorder; 12.3 onreëlmatighede en probleme wat in die Oord ontstaan te ondersoek en reg te
stel; 12.4 die geboue, strukture en enige ander eiendom van die Oord, in oorleg met en
met die advies van die Ontwikkelaar, tot die vervangingswaarde daarvan teen brand en ander rampe te verseker en verseker te hou nadat dit amptelik deur die Bestuurskomitee namens die Vereniging by die Ontwikkelaar oorgeneem is;
12.5 die gemeenskaplike eiendom en strukture van die Oord behoorlik te onderhou en
tot voordeel van die inwoners te beheer, bestuur en administreer nadat dit amptelik deur die Bestuurskomitee by die Ontwikkelaar oorgeneem is;
© Oostvallei Bestuursvereniging - 5 - Konstitusie
12.6 die wyse waarop die amptelike oorname deur die Bestuurskomitee plaasvind, die
prosedures, datums van oorname van daardie gedeeltes wat as oorgeneem beskou word op die datum van inwerkingtreding van hierdie konstitusie, skriftelik met die Ontwikkelaar, tot beide partye se bevrediging, te bepaal;
12.7 die gedrags- en huishoudelike reëls vir die Oord saamstel, uitreik en gelykmatig
en met begrip op al die persone en besoekers aan die Oord toe te pas en, indien nodig, af te dwing; 12.8 ‘n register met persoonlike besonderhede van lede van die Vereniging en
huurders in te stel en by te hou. Dit sluit in dat voogde benoem word om in samewerking met die Bestuurskomitee bystand te verleen in daardie gevalle waar dit nodig mag wees;
12.9 deurlopend sorg te dra dat die Vereniging finansieel solvent bly; 12.10 onderhandelinge met die Ontwikkelaar op grond van enige mondelinge of
geskrewe ooreenkoms te voer met die oog daarop om toe te sien dat sy verpligtinge ten opsigte van die gemeenskaplike eiendom en strukture nagekom word;
12.11 aan ‘n kennisgewing of ‘n bevel van ‘n bevoegde gesag ten opsigte van herstel of
werk ten opsigte van die grond of geboue van die Oord waar dit die verantwoordelikheid van die Vereniging is te voldoen;
12.12 wetsbepalinge ten opsigte van die gemeenskaplike eiendom van die Oord of
verbeterings op die grond waar dit die verantwoordelikheid van die Vereniging is na te kom;
12.13 masjinerie, vaste en ander toebehore wat in verband met die gemeenskaplike
eiendom gebruik word behoorlik in stand te hou indien dit die eiendom van die Vereniging is;
12.14 ander pligte soos in die Wet en Regulasies bepaal te verrig; 12.15 deurlopend na die welsyn en spesifiek die geestelike en/of fisiese toestand van
elke inwoner om te sien en om in gevalle wat onder aandag mag kom, gepaste stappe in belang van die betrokke inwoner en die Oord te doen; en
12.16 in die geval van nie-nakoming deur ‘n inwoner van bepalings van die Konstitusie,
die Gedragskode en Handleiding of enige ander wettige voorskrif op te tree ooreenkomstig die bevoegdhede vervat in klousule 13.18.
13 BEVOEGDHEDE VAN DIE BESTUURSKOMITEE
Behoudens enige beperkings ingestel of opdragte gegee deur ‘n Algemene
Jaarvergadering, het die Bestuurskomitee die bevoegdhede vervat in Regulasie 9 van die Regulasies uitgevaardig kragtens die Wet en sonder om afbreuk te doen aan die algemene strekking daarvan, ook die bevoegdheid om:
13.1 enige inwoner van die Oord te koöpteer om enige vakature(s) wat in die
Bestuurskomitee mag ontstaan, te vul of op ‘n tydelike grondslag te adviseer oor enige bepaalde aangeleentheid, wanneer nodig;
13.2 die prosedures op vergaderings te bepaal;
© Oostvallei Bestuursvereniging - 6 - Konstitusie
13.3 subkomitees aan te stel en opdragte aan sodanige subkomitees te gee; 13.4 jaarliks, of soveel keer as wat dit nodig mag wees, gedetailleerde begrotings met
insluiting van ‘n redelike voorsiening vir toekomstige onderhoud en herstelwerk op te stel, ‘n heffings- of enige ander fonds in te stel, aanpassings in heffingsgelde te maak en dit aan ‘n Algemene Jaar- of Spesiale Algemene Vergadering voor te lê;
13.5 regsgedinge in te stel of te verdedig; 13.6 ‘n dagbestuur wat bestaan uit die Voorsitter, Ondervoorsitter en een benoemde
lid van die Bestuurskomitee, met die reg van koöptering, aan te stel om dringende aangeleenthede te hanteer;
13.7 onreëlmatighede reg te stel; 13.8 alle reëls te maak vir die gedrag van persone en besoekers aan die Oord en dit af
te dwing; 13.9 heffingsgelde in te vorder en te gebruik vir die betaling van skulde en
bestuursuitgawes van die Oord; 13.10 werknemers in diens te neem en te ontslaan en dienskontrakte aan te gaan soos
in Arbeidswetgewing bepaal en om state van pligte en verantwoordelikhede vir sodanige werknemers op te stel;
13.11 ‘n dissiplinêre beleid vir werknemers van die Vereniging op te stel en van
toepassing te maak; 13.11 enige van die regte en verpligtinge van die Bestuurskomitee aan die
Bestuursagent oor te dra en die Vereniging te adviseer oor die aanstelling en beëindiging van sy dienste;
13.13 die Ontwikkelaar te wys op enige nalatigheid of versuim aan sy kant ten opsigte
van sy belang in die Oord; 13.14 kwotasies vir die verskaffing van dienste en produkte aan te vra en goed te keur; 13.15 rente te hef op onbetaalde heffings en/of uitstaande bedrae wat aan die
Vereniging verskuldig is, koste te hef vir die vordering van sodanige skuld en die koers van die rente wat gehef en die koste wat aangegaan word, te bepaal;
13.16 ‘n redelike gebeurlikheidsreserwe op te bou en beleggings van fondse by erkende
finansiële instellings te maak; 13.17 stappe te neem om die Oord en die inwoners te beveilig en in hierdie verband
voorskrifte uit te reik wat bindend op alle partye sal wees; en 13.18 ‘n subkomitee aan te stel wat advies aan die Bestuurskomitee moet verleen oor
optrede of stappe teen ‘n inwoner of inwoners wat ‘n bepaling van die Konstitusie, gedragskode, Handleiding of enige ander uitgevaardigde wettige Bestuursvoorskrif nie nakom nie of opsetlik oortree. Die proses wat gevolg sal word, is soos volg:
13.18.1 die Bestuurskomitee waarsku die betrokke inwoner(s) skriftelik dat ‘n
oortreding, met spesifieke verwysing na die bepaling, begaan is en dat
© Oostvallei Bestuursvereniging - 7 - Konstitusie
indien dit nie binne ‘n redelike tydperk reggestel word nie, verdere stappe geneem sal word;
13.18.2 indien die opdrag nie uitgevoer word nie, word die aangeleentheid na die
subkomitee vir advies gewys; 13.18.3 op advies van die subkomitee, wat al die tersaaklike omstandighede
ondersoek het, kan die Bestuurskomitee ‘n boete met die maksimum van R100 (eenhonderd rand) as eenmalige aangepaste heffing teen die betrokke inwoner instel;
13.18.4 indien die nie-nakoming van sodanige bepaling steeds voortduur, kan die
bestuurskomitee oorweeg om regstappe teen die betrokke inwoner te neem, insluitend om kragtens die bepalings van die ooreenkoms met die Ontwikkelaar op te tree; en
13.18.5 die inwoner is geregtig om persoonlik tydens die oorweging van enige van
die prosedures teenwoordig te wees, sy of haar kant van die saak mondelings of skriftelik te stel en vertoë tot die subkomitee en Bestuurskomitee te rig.
14 REKORD EN BESKIKBAARHEID VAN REëLS EN REGLEMENTE
14.1 Die Bestuurskomitee moet volledig rekord hou van alle reëls wat van tyd tot tyd van krag is en die datum waarop dit ingestel of opgehef is.
14.2 Die Bestuurskomitee moet op aansoek van ‘n lid van die Vereniging ‘n kopie van
alle reëls wat van krag is aan sodanige persoon verskaf en kan van sodanige persoon vereis om ‘n redelike bedrag daarvoor te betaal.
15 NOTULES
Die Bestuurskomitee moet notules van alle vergaderings van die Vereniging en
die Bestuurskomitee hou en mag dit nie laat vernietig nie. 16 REKENINGBOEKE EN REKORDS
16.1 Die Bestuurskomitee moet behoorlike rekeningboeke en rekords laat by hou ten
einde die transaksies en geldelike posisie van die Vereniging weer te gee en wat die volgende moet insluit:
16.1.1 ‘n rekord van die bates en die laste van die Vereniging; 16.1.2 ‘n rekord van alle bedrae ontvang en uitbetaal deur die Vereniging en
waarvoor dit bestem was; 16.1.3 ‘n register van inwoners en alle ander persone wat saaklike regte oor
sodanige eenhede het (vir sover skriftelike kennis deur sodanige eienaars, verbandhouers of ander persone aan die Bestuurskomitee gegee is) met vermelding van hulle adresse; en
16.1.4 afsonderlike grootboekrekenings ten opsigte van elke eienaar. 16.2 Die Bestuurskomitee moet alle rekenkundige boeke en rekords laat bewaar vir ‘n
© Oostvallei Bestuursvereniging - 8 - Konstitusie
tydperk van ses jaar na voltooiing van die transaksies, handelinge of verrigtinge waarop dit betrekking het.
17 FINANSIëLE STATE EN VERSLAE
17.1 Die Bestuurskomitee moet, ooreenkomstig algemeen aanvaarde rekenkundige
praktyk, ‘n geouditeerde finansiële staat waarin die Vereniging se sake en finansiële transaksies soos aan die einde van die betrokke finansiële jaar redelik weerspieël word, laat opstel en sodanige staat vir oorweging aan die Algemene Jaarvergadering voorlê.
17.2 lndien sodanige finansiële state nie betyds voor die Algemene Jaarvergadering
geouditeer kan word nie, moet die Bestuurskomitee sodanige state as wat in klousule 17.1 voorgeskryf is, vir oorweging voorlê. Die Algemene Jaarvergadering kan die finansiële state wat sodanig voorgelê is, aanvaar met die voorwaarde dat afskrifte daarvan na ouditering aan elke lid gestuur word en indien dit wesentlik verskil van die state wat by die Algemene Jaarvergadering voorgelê was, moet ‘n Spesiale Algemene Vergadering belê word om dit te bespreek en goed te keur.
17.3 Die Algemene Jaarvergadering kan die Bestuurskomitee magtig om die
geouditeerde state goed te keur. 17.4 Die Bestuurskomitee moet verder ‘n verslag, deur die Voorsitter onderteken, van
die sake van die Vereniging oor die afgelope jaar laat opstel en sodanige verslag vir oorweging aan die Algemene Jaarvergadering voorlê.
18 BEHEER VAN FONDSE
18.1 Fondse van die Vereniging moet beheer en bestuur word in ooreenstemming met die bepalings van klousule 4.
18.2 Die Bestuurskomitee moet alle gelde wat die Vereniging ontvang, in die naam
van die Vereniging deponeer en belê in ‘n rekening of rekenings by ‘n finansiële instelling soos bepaal in Artikel 1 van die Wet op die Raad vir Finansiële Instellings, 1990 (Wet No. 97 van 1990) en in sekuriteite wat by ‘n Aandelebeurs gelys is, soos voorgeskryf in Artikel 1 van die Aandelebeurswet, 1985 (Wet No. 1 van 1985).
18.3 Behoudens opdragte gegee of beperkings opgelê by ‘n Algemene Jaarvergadering
van die Vereniging, mag sodanige gelde onttrek word slegs om uitgawes van die Vereniging te dek of beleggings te maak.
18.4 Geen fondse mag gegee of uitgedeel word aan enige persoon anders as ‘n
soortgelyke Vereniging van persone nie. 18.5 Sou die Vereniging om welke rede ookal ontbind, moet die oorblywende bates
aan ‘n soortgelyke vereniging van persone wat ook kragtens artikel 10(1)(e)(iii) van die Wet vrygestel van inkomstebelasting is, uitgedeel word.
18.6 Jaarlikse opgawes van Inkomstebelasting moet saam met finansiële state by die
Belastingvrystellingseenheid ingedien word.
© Oostvallei Bestuursvereniging - 9 - Konstitusie
19 BOEKJAAR
Die boekjaar van die Vereniging word deur die Bestuurskomitee vasgestel. 20 PROSEDURE BY VERGADERINGS
20.1 Die Voorsitter van die Bestuurskomitee tree by alle vergaderings uitgesonderd
die van subkomitees, as voorsitter op. In sy afwesigheid tree die Ondervoorsitter as voorsitter op en indien hy ook nie teenwoordig is nie, tree enige ander Bestuurskomiteelid deur die vergadering aangewys as voorsitter op.
20.2 Die Voorsitter van ‘n vergadering bepaal die prosedures en wyse waarop gestem
sal word, hetsy by wyse van die opsteek van hande of met stembriefies, wat op so ‘n vergadering gevolg moet word.
20.3 ‘n Lid het die reg om per volmag te stem, mits die volmag skriftelik deur
sodanige lid op ‘n wyse soos deur die Bestuurskomitee bepaal, verleen is. 20.4 In die geval van ‘n gelykop verdeling van stemme, het die Voorsitter ‘n
beslissende stem. 20.5 ‘n Algemene Jaarvergadering mag een keer uitgestel word om daarna plaas te
vind 7 (sewe) dae later soos deur die aanwesige lede bepaal (kyk klousule 10) op voorwaarde dat daar geen sake op die sakelys van die uitgestelde vergadering mag verskyn wat nie op die sakelys van die aanvanklike vergadering verskyn het nie. Dit is nie nodig om verdere kennis van so ‘n vergadering te gee nie.
21 KWORUM
21.1 Op ‘n Algemene Jaarvergadering vorm 33ı/з% van die stemgeregtigde Iede, soos
in klousule 5 aangedui, ‘n kworum. 21.2 Op ‘n Spesiale Algemene Vergadering vorm 33ı/з% van die stemgeregtigde lede,
soos in klousule 5 aangedui, ‘n kworum. 21.3 Indien daar na 30 (dertig) minute van die vasgestelde tyd en datum van ‘n
Algemene Jaarvergadering of Spesiale Vergadering nie ‘n kworum van stemgeregtigde lede teenwoordig is nie, word die vergadering uitgestel tot dieselfde tyd 7 (sewe) dae later en vorm die lede dan teenwoordig ‘n kworum.
21.4 Op ‘n Bestuurskomiteevergadering vorm die helfte van die getal lede plus een ‘n
kworum. 22 VERSUIM OM KENNIS TE GEE
Die toevallige versuim om kennis te gee van enige vergadering aan enige persoon of persone wat geregtig is om sodanige vergadering by te woon, maak nie die besluite wat op so ‘n vergadering geneem is waar hy of hulle nie teenwoordig was nie, nietig of ongeldig nie mits die kworumvereiste nagekom is.
© Oostvallei Bestuursvereniging - 10 - Konstitusie
23 INSPEKSIE VAN BOEKE
Enige lid van die Vereniging het die reg tot insae in die finansiële state en dokumente van die Vereniging, uitgesonderd die notules van die Bestuurskomitee. Insae in voormelde finansiële state en dokumente geskied slegs na oorlegpleging met die Bestuurskomitee, waarna dit besigtig kan word op ‘n plek en tyd soos ooreengekom.
24 VERGOEDING AAN AMPSDRAERS EN LEDE
Elke lid van die Bestuurskomitee of enige subkomitee, ampsdraer, lid, agent of werknemer van die Vereniging mag uit die fondse van die Vereniging vergoed word vir alle koste en aanspreeklikhede aangegaan en verliese gely in die wetlike uitvoering van die sake van die Vereniging of met die wetlike uitvoering van sy pligte, tensy dit aan growwe nalatigheid of versuim toe te skryf is.
25 VERTOLKING VAN DIE KONSTITUSIE
25.1 In die geval van ‘n geskil oor die vertolking van hierdie konstitusie, is die
beslissing van die Voorsitter bindend en finaal tensy dit in stryd is met enige wet en/of regulasie waarvolgens die Vereniging tot stand gebring is.
25.2 Woorde wat slegs die enkelvoud aandui sluit ook die meervoud in en omgekeerd;
en wat die manlike geslag aandui sluit ook die vroulike en onsydige geslag en sluit die onsydige geslag ook die manlike en vroulike geslag in.
26 WYSIGING VAN DIE KONSTITUSIE
26.1 Hierdie konstitusie kan slegs gewysig word met ‘n 75% (vyf en sewentig persent) meerderheid van die stemgeregtigde lede aanwesig op ‘n Algemene Jaarvergadering of spesiale vergadering.
26.2 Enige wysigings aan die konstitusie moet aan die Kommissaris van die Suid-
Afrikaanse Inkomstediens voorgelê word. 27 VRYWARING
Elke Bestuurslid, lid van ‘n subkomitee aangestel deur die Bestuurskomitee, agent of werknemer van die Vereniging word deur die Vereniging gevrywaar teen alle koste, verliese, uitgawes en eise wat hy aangaan of waarvoor hy aanspreeklik raak vanweë enige handeling deur hom in die uitvoering van sy pligte verrig, tensy sodanige koste, verliese, uitgawes en eise veroorsaak is deur die malefide- of growwe nalatige optrede of versuim van sodanige persoon.
28 GOEDKEURING VAN KONSTITUSIE
Hierdie Konstitusie is in Afrikaans opgestel en as sodanige weergawe op ‘n Spesiale Algemene Vergadering gehou op 6 Junie 1996, goedgekeur. Subklousule 12.8 is aangevul en subklousule 12.15 is ingevoeg op ‘n Algemene Jaarvergadering wat op 28 Julie 2000 gehou is, terwyl klousule 4, 18 en 26 op ‘n Algemene Jaarvergadering wat op 17 Maart 2005 gehou is, gewysig en aangevul is .