komunikasi bisnis final
DESCRIPTION
komunikasi BisnisTRANSCRIPT
Makalah Komunikasi Bisnis
PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF DAN
PERSUASIF
DISUSUN OLEH:
Zumrotul Arifah (13730057)
R.Rachmad Cahyo S (13730058)
Achmad Hafizh A P (13730060)
Haryadi Sudibyo (13730061)
Nur Rohmah (13730062)
ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2014/2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpakan rahmat
dan hidayahnya sehingga makalah ini dapat selesai tepat pada waktunnya.
Makalah ini dibuat guna untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis Tentang
Penulisan Pesan-Pesan Persuasif, kami merasa makalah ini masih jauh dari
sempurna kami masih merasa mempunyai banyak kekurangan dalam penulisan
makalah ini. untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan untuk membangun
dan agar lebih memperbaiki penulisan kami sehingga akan menjadi jauh lebih
baik.
Dalam pembuatan makalah ini kami mengalami banyak kendala tetapi dapat
diselesaikan dengan bantuan. Dan kami ucapkan kepada pihak yang telah
membantu dan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Oleh karena itu kami mengucapkan terimakasih kepada :
1. Ibu selaku Dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis di Universitas
Islam Negeri Sunan Kali jaga
2. Teman-teman yang telah bersedia meluangkan waktunnya untuk
membantu kami.
3. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, yang telah
memberikan bantuan dalam pengerjaan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi teman-teman sekalian yang
mau membacannya dan bila ada kesalahan kami mohon maaf.
Yogyakarta, 4 November 2015
(Anggota Kelompok )
Bab 1
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Komunikasi merupakan hal yang paling penting dalam kehidupan kita
karena kita tidak dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan pesan kepada orang lain
sehingga apa yang kita inginkan dapat tersampaikan serta segala hal yang
kita butuhkan dapat terpenuhi.
Kemudian dalam hal ini komunikasi bisa digunakan untuk
penyampaian pesan-pesan persuasi dimana pesan persuasif berfungsi untuk
mengubah sikap dan kepercayaan serta tindakan .
BAB II
PEMBAHASAN
A. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Negatif
1. Menciptakan Audience-centered Tone
Bagaimana nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad news
mamp memberikann kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas
penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan
secara spesifik:
Membantu audiens anda mengerti bahwa badnews menggambarkan
suatu keputusan yang tegas
Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adalah adil
Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan
2. Memilih pendekatan organisasional
Ada dua pendekatan organisasional yang dappat diterapkan dalam
kaitannya dengan pesan negative, yaitu:
Pendekatan tak langsung
Merupakan pendekatan paling familiar digunakan untuk penulisan
pesan yang memiliki dampak kurang menyenangkan kepada audiens.
4 bagian penting dalam pendekatan ini adalah:
a. Pembuka
Di bagian ini gunakan pernyataan-pernyataan netral, pernyataan
yang tanpa beban bagi audiens anda.
b. Alasan
Memberikan alas an mengapa suatu keputusan tersebut harus
diambil. Dalam hal ini seorang komunikatior harus memusatkan
perhatian terhadap manfaat apa yang dapat diambil oleh audiens
anda.
c. Bad news
Setelah anda memberikan alas an mengapa suatu keputusan harus
diambil, maka pada tahapan ini anda dapat secara langsung
mengemukakan keputusan apa yang diambil.
d. Penutup
Memberikan kata penutup yang bersidfat positif, hangat,
bersahabatt, dan lebih menyenangkan.
Pendekatan Langsung
Dalam pendekatan ini, audiens hanya memerlukan waktu yang
relative singkat untuk sampai pada mai ide pokoknya, yaitu bad news.
Pendekatan ini dapat diterapkan jika:
a. Penerima pesan lebih sukan pesan langsung ke poin
b. Pesan mempunyai pengaruh yang kecil
c. Pesan disampaikan secara empati
B. Mengkomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif
Keterampilan komunikator untuk mengatakan “tidak” dengan tetap
menjaga hubungan baik merupakan hal yang penting dimiliki.
a. Bad News tentang produk
Untuk menolak penawaran produk, seorang komunikator harus
memahami pendekatan langsung atau didak langsung yang akan
digunakan. Jika produk dalam keadaan rusak maka seorang komunikator
harus pula mempertimbangkan dampak yang akan ditimbulkan.
Jika produk tersebut mengalami kenaikan harga, lebih baik
pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tak langsung yang
diawali dengan pernyataan netral, didukung dengan alasan yang logis
serta diakhiri dengan kalimat yang negative.
Lain halnya jika bad news tentang produk dikarenakan kenaikan
produk untuk kepentingan intern perusahaan, maka pendekatan yang
digunakan adalah perencanaan langsung.
b. Penolakan Kerjasama
Dalam penolakan kerjasama, pendekatan yang dilakukan dapat
berupa pendekatan langsung maupun tidak langsung.
c. Penolakan Undangan
Bila anda harus mengatakan “tidak” atas siat mdamgam te,am
bosmos, maka anda dapat menggunakan pendekatan langsung maupun
tak langsung. Hal tersebut bergantung pada seberapa dekat hubungan
anda.
C. Penyampaian Bad News ke Pelanggan
Untuk menyampaikan pesan Bad News kepada pelanggan atau calon
pelanggan, maka perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca pesan
anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis dikemudian
hari. Oleh karena itu, terdapat tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu:
Tetap bekerja sebaik mungkin muenuju kepada terwujudnya suatu
penjualan ulang
Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan
Tetap optimis dan percaya diri
1. Bad News Tentang Pesanan
Dalam kaitannya dengan penullisan bad news kepada pelangga,
paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada
pelanggan anda, yaitu:
a. Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau
b. Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan
tersebut.
Bila anda dapat memenuhi sebagian pesanan, maka pendekatan
yang tepat adalah pendekatan tak langsung, dimana paragraf pertama
berisi berita bagus karena pesanannya telah sampai dan diikuti dengan
tindakan untuk meningkatkan penjualan produk dan diakhiri dengan
penutup untuk mendorong kearah pemenuhan semua transaksi.
Sedangkan apabila anda sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan
pelanggan, anda masih dapat menggunakan pendekatan tak langsung.
Namun demikian, dalam paragraph pembuka buffer hanya akan
mengkonfirmasikan suatau penjelasan dan diikuti alasan mengapa tidak
dapat memenuhi produk.
2. Penolakan surat aduan dan keluhan
Bila melakukan penolakan atas surat aduan dari pelangga, maka
sebaiknya anda perlu mnghindari penggunaan Bahasa ang mempunyai
dampak negative bagi mereka. sebagai gantinya, tunjukkan bahwa anda
memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut.
Anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dimana anda
menyatakan penolakan tersebut pada bagian tengah surat. Diawal surat,
tunjukan sesuatu yang bersifat netral. Selanjutnya, pada bagian
berikutnya dijelaskan keputusan menolak dan pernyataan secara eksplisit.
Dan pada akhir surat, perlu kata bersahabat dan menawarkan suatu
informasi yang menarik.
3. Mengganti produk
Pendekatan dalam mengganti produk adalah menggunakan
pendekatan tak langsun. Anda dapat menbayangkan suatu ttantangan
yang menarik, manakala produk pengganti adalah lebih mahal dari
produk aslinya. Anda harus dapat menjelaskan mengapa produk itu lebih
mahal.
4. Tidak memenuhi pesanan
Katakana secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan
dari pelanggan anda. Gunakan pendekatan secara tak langsung, dan untuk
menjaga kepercayaan pelanggan, berikan informasi dimana produk
tersebut dapat dicari.
D. Bad News Tentang Orang
1. Penolakan menulis surat rekomendasi
Pada prinsipnya dalam mehulis surat penolakan atas surat
rekomendasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung
dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan
penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas
penolakan tersebut, nyatakan secara ringkas dan jelas.
2. Penolakan lamaran pekerjaan
Untuk penolakan lamaran pekerjaan, pendekatan yang dilakukan
adalah pendekatan organisasional secara tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi tentu saja dapat
disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan
administrasi, tujuan kredit, maupun karakteristik kondite peminjam.
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka anda
menggunakann pendekatan organisasional perencanaaan tak langsung.
Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan
secukupnya, termmasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnua,
pada bagian akhir anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat
dan bersahabat.
E. Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif
Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau
tindakan untuk mencapai suatu rujukan. Secara sederhana, persuasive yang
efektif dan kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara
membuat audiens mersa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka
setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis bersifat rutin dalam
beberapa situasi tertentu diperlukan suatu pesan yang didesan untuk
memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Di dalam suatu
organisasi, pesan-pesan persuasive dimaksutkan untuk menjual ide/gagasan
kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta
bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
a. Analisis Audiens
Untuk melakukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan
saja mingguan bahkan bulanan. Hal ini dikarenakan setiap orang
mempunyai kebutuhan yang berbeda-bda dan setiap orang akan
memproses setiap pesan ayng disampaikan secara berbeda-beda pula.
Penyampaian pesan-pesan persuasive yang terbaik adalah dengan
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk
mengakomodasikan perbedaan individual, analisis anda dan kemudian
sunsunah suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.
b. Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman anda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan
membantu anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan
membantu bagaimana mereka memandang anda. Hal ini mengingat
bahwa cara memberikan persusasi untuk budaya yang berbeda akan
berbeda pula. Sebagai contoh, Di swedia audiens memiliki
kecenderungan memfokuskan pertanyaan-pertanyaan teoritis dan
implikasi strategis, sedangkan di Amerika Serikat dan Jerman para
audiens cenderung memperhatikanhal-hal yang lebih bersifat teknis dan
praktis.
c. Memilih Pendekatan Organisasional
Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan bad-news,
Anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan
kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang anda sampaikan.
Hakikat persuasi adalah untuk meyakinkan audiens anda atau mengunbah
sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.
Dalam hal ini anda dapat menggunakan pendekatan tak alngsung
(indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan
tetapi, jika audiens anda objektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih
suka mendengarkan pesan-pesan disampaikan secara langsung.
F. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif
a. Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan
keandalan anda. Kalau kredibilitas anda di hadapkan audiens diragukan,
mereka cenderung skeptic dan tidak akan menerima begitu saja setiap
apa yang anda sampaikan. Oleh karena itu, Anda harus dapat mengatasi
audiens yang memiliki sikap skeptic tersebut. Kredibilitas anda adalah
kapabilitas anda untk dapat dipercaya oleh orang lain. Tanpa kredibilitas,
upaya anda untuk melakukan persuasi akan tampak sebagai bentuk
tipuan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah
melalui fakta, semua bentuk dokumen, statistic, jaminan, dan hasil riset
merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.
Cara-cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: seseorang yang
ahli dalam bidang tertentu; antusias sikap terhadapa materi yang
disampaikan; objektif dalam melakukan penilaian sesuatu; sikap hormat
dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens; kejujuran dapat
menumbuhkan respek audiens; baik sikap maupun kepercayaan
sebelumnya yang dapat membantu mengidentifikasi audiens anda.
b. Kerangka Argumentasi
Ketika tidak cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan
lainnya, Anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi.
Kebanyakan pesan-pesan persuasive mengikuti rencana organisasi AIDA
(Attention Interest Desire Action)
1. Attention
2. Interest
3. Desire
4. Action
c. Memilih Daya Pikat
Kebanyakan pesan-pesan persuasive menggunakan daya pikat dengan
logika dan daya pikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.
Keseimbangan di antara keduanya bergantung pada empat faktor penting
yaitu (1) tindakan yang anda harapkan, (2) harapan audiens anda, (3)
tingkat resistensi yang harus anda atasi, dan (4) seberapa jauh anda
mampu menjual ide/gagasan anda tersebut pada audiens.
1. Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasu terhadap audiens, anda dapat
memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi dalam
bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut
sangat kuat. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan atau memilih
kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya :
kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan,
dan keamanan.
Dalam berbagai alas an, anda dapat menggunakan untuk melakukan
persusasi audiens, seperti membuat pengaduan dan selanjutnya
memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan
alas an dan bukti-bukti yang ada .
Ketika anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis
alas an berikut :
a. Analogi
Analogi addalah menggunakan sutau alas an dari bukti-bukti
spesifik menuju bukti-bukti pula. Untuk melakukan persuasi
kepada karyawan agar mau mengakhiri sesi perencanaan, anda
dapat menggunakan suatu analogi pertemuan komunitas, dengan
membandingkan perusahaan anda dengan komunitas kecil tempat
karyawan anda memberikan nilai bagi anggota komunitas tersebut.
b. Induksi
Induksi adalah memberikan alas an dari bukti-bukti spesifik
menuju kesimpulan umum. Untuk meyakinkan pelanggan potensial
bahwa produk anda adalah yang terbaik, anda dapat melaporkan
hasil tes pasar yang memperlihatkan bahwa orang lebih
menyenangi produk anda dibandingkan lainnya.
c. Deduksi
Adalah pemberian alas an dari yang bersifat umum untuk
kesimpulan yang spesifik. Untuk melakukan persuasi kepada
pimpinan anda dalam merekrut karyawan baru, anda dapat
menjelaskan dari proyeksi industry yang dapat meningkatkan
produk dalam empat bulan kedepan.oleh karena itu, anda
memerlukan beberapa karyawan baru untuk dapat meningkatkan
produk tersebut.
d. Pertimbangan Etika
Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk
memperngarujhi dengan memberikan informasi dan menambah
pemahaman mereka dalam berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis
menginformasikan kepada para pelanggan hal yang berkaitan
dengan manfaat ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu
sehingga para pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu
iede, organisasi, produk, atau tindakan tertentu yang dapat
memenuhi kebutuhan mereka.
G. Menulis Permintaan Pesan-Pesan Persuasif
Yang paling penting untuk diingat ketika menyusun permintaan
persuasi untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaan
oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasive perlu
perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau
tidak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.
Manfaat langsung permintaan persuasi meliputi pengurangan
beban kerja seseorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang
yang memberikan tanggapan atas survey. Adapun manfaat tak langsung
permintaan persuasive meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan
peningkatan pretise atau tantangan untuk membuat kontribusi yang berarti
bagi perusahaan.
a. Permintaan Persuasi untuk Tindakan
Apakah anda sedang mengajukan surat permintaan peningkatakn
anggaran atau sesuatu yang menyenangkan,sebaiknya gunakanlah
perencanaan organisasi AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-
pesan persusasif anda.
Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu
mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda
mengetahui sesuatu yang sanat diharapakan pembaca. Bahwa pesan
persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca juga
dapat dibenarkan.
Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakanlah kalimat mampu
menarik minat dan harapan pembaca yang mencakup apa yang
sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda harapkan untuk
mencakup apa yang sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda
harapkan untuk suatu tindakan tertentu seperti fakta yang ada, manfaat
bantuan, dan pengalaman yang mampu mendorong minat anda tersebut.
Apabila anda sudah betul-betul yakin bahwa pesan-pesan yang ingin
anda sampaikan relevan dengan pembaca anda, akhiri tulisan anda
dengan suatu permintaan atasu permohonan tindakan spesifik.
b. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuain
Meskipun surat pengaduan persusasi dan surat permintaan pernyesusasi
akdang kala merujuk pada suatu keluhan, tujuan anda adalah melakukan
persusasi kepada orang lain untuk melakukan penyesuasin-penyesuaian
yang diperlukan untuk mencapai tujuan anda tersebut, periu ditujukkan
perbedaan antara apa yang sebenarnya anda harapkan dengan apa yang
sebenarnya telah anda terima.
Kebanyakan surat pengaduan dimulai dengan penyampaian pesan-pesan
rutin. Namun demikian, Anda juga dapat menulis surat pengakuan
persuasive dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan
tehnik lebih menarik perhatian pembaca.
H. Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana
Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan dan surat
permohonan bantuan dana. Pesan-pesan ini meliputi brosur. Formulir
jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Penulisan surat tersebut
memerlukan keterampilan tulis-menulis yang cukup tinggi.
Perbedaan pesan-pesan penjualan dengan Permohonan Dana adalah
Pesan-pesan penjualan berorientasi pada laba yang dikirmkan oleh
organisasi yang bertujuan untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar
mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Di lain pihak,
pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi
nirlaba untuk melakukan persuasi kepda pembaca agar memberikan bantuan
dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping memiliki perbedaan, keduanya jga memiliki persamaan,
yaitu keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan public. Selain itu,
keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk
mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilsai tertentu
yang ditawarkan.
a. Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan
adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk
anda. Berbagai pertanyaan yang sering muncul berkaitan dengan produk,
bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa
diskon produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan
produk, dan berbagai atribut produk lainnnya.
Dengan menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan, anda
dapat membentuk citra tentang poduk yang ingin anda jual tersebut.
Selanjutnya coba lakukan cek tentang berbagai pertanyaan, seperti : siapa
audiens anda, apa manfaat yang bisa mereka peroleh, bagaimana kualitas
produk yang dihasilkan, bagaimana memilih saran produksi produk, dan
bagaimana menentukan harga produk. Dengan kata lain, dalam
penyampaian pesan-pesan persuasive, mulailah dengan melakukan
analisis audiens anda dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan,
minat, dan emosi mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih point penjualan produk atau
manfaat yang paling menarik bagi audiens. Ketika anda melakukan
komposisi pesan-pesan bagi audien. Sebagai contoh, bagaimana masalah
harga, kulitas, dan pelayanan atas penjualan produk seringkali menjadi
perhatian audiens.
Bagaimana anda dapat menyampaikan pesan-pesan penjualan kepada
audiens anda ada beberapa cara yang bisa dilakukanuntuk menyampaikan
pesan-pesan penjualan di antaranya melalui pengiriman surat, brosur,
sampel, kartu telepon surat elektronik dan iklan media masaa dan
elektronik.
Pemahaman yang baik terhadapa audiens akan membuat anda dapat
menyampaikan pesan secara ekrftif, membantu anda dalam memiliki
perbendaharaan kata uang tepat dan membantu anda dalam memilih
manfaat utama dari penyampaian pesan-pesan anda.
BAB III
A. KESIMPULAN
B. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga