Kokoustekniikka- helppoa kuin mikäPredari-perehdytyskoulutus16.1.2009Niko Peltokangas

16.1.2009NMP

2

Monenlaisia kokouksia

liittokokousopiskelijakunnan edustajisto ammattikorkeakoulun hallitusopiskelijakunnan hallitusosakeyhtiön hallituskoulutusalajärjestön hallituskulttuuriyhdistyksen johtokunta

vaadittukokoustekniikanosaaminen

16.1.2009NMP

3

”Muista aina liikenteessä”

Oikein käytetty kokoustekniikka on kuin liikennesäännöt– Kokous sujuu ilman kolareita– Kaikilla on samanlainen mahdollisuus

osallistua– Toimintatavoista ei tarvitse sopia aina

erikseen

Tärkeää on tunnistaa periaatteet kokoustekniikan taustalla: sujuvuus, tasapuolisuus, sääntöjen toteutuminen

16.1.2009NMP

4

Ei näin...

Väärinymmärretty tai väärinkäytetty kokoustekniikka on tylyttämisen, juonittelun ja itsensä korostamisen välineLohdutuksen sana: Täydellisessä maailmassa ei ole kokoustekniikkaa vaan asian sujuvat ilmankin.Kokoustekniikalla – kuten millä tahansa tekniikalla – on vain välinearvoa.

16.1.2009NMP

5

Ota selvää!

OSAKOn toimielinten kokouksiin liittyvistä asioista määrätään säännöissä ja johtosäännössä

Säännöksiin tutustuminen on jokaisen velvollisuus

Kokoukseen valmistautuminen on erottamaton osa siihen osallistumista

Huono kokous johtuu yleensä huonosta valmistelusta tai valmistautumisesta

http://kielikompassi.ulc.jyu.fi/uploads/document_userfiles/kokoustekn (Jyväskylän yliopiston Kielikeskuksen materiaali)

16.1.2009NMP

6

Erilaisia kokoustajia

Kokouksen osanottajilla voi olla erilaisia rooleja– Äänivaltaiset osallistujat (kuten edustajiston

jäsenet)– Esittelijät; ei äänivaltaa (kuten hallituksen

jäsenet ja työntekijät)– Tarkkailijat; ei äänivaltaa (kuten

opiskelijakunnan jäsenet)

Esityksiä voivat tehdä ja kannattaa äänivaltaiset osallistujatKokousvirkailijoita (toimihenkilöitä) ovat puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat

16.1.2009NMP

7

Kokouksen asiakirjat

Kokouskutsu

Esityslista

Pöytäkirja

Puheenjohtaja vastaa kokouksesta ja sen asiakirjoista!

16.1.2009NMP

8

Kokouskutsun ydinsisältö

Mikä kokous on kyseessäAika ja paikkaKäsiteltävät asiat (määräyksiä säännöissä ja yhdistyslaissa)

Kutsuun voidaan liittää myös– Esityslista / tiedossa olevat päätösesitykset– Käsiteltävät asiakirjat (hyvä olla mukana)

Oleellista on, että kaikki voivat valmistautua ja osallistua samalta viivalta

16.1.2009NMP

9

Esityslistan ydinsisältö 1/2

Kaikki kokouksen kohdat avaamisesta päättämiseenPuheenjohtajan, hallituksen tai vaalilautakunnan päätösesitykset – jos niitä on

Lisäksi voi olla perustelutekstejä suppeasti tai laajastiPohjaesitykset helpottavat käsittelyä mutta eivät ole välttämättömiäOleellista on varmistaa, että kaikki asiat tulevat käsitellyksi ja järjestys on järkevä – toisaalta liian pitkän esityslistan voi jakaa vaikka kahteen kokoukseen

16.1.2009NMP

10

Esityslistan ydinsisältö 2/2

Avaus: puheenjohtaja/koollekutsuja avaaLaillisuus ja päätösvaltaisuus: onko kutsuttu oikein koolle ja onko vaadittu kokoonpano paikallaToimihenkilöiden valinta: OSAKOlla määrätty pitkälti etukäteen, pöytäkirjantarkastajat valitaanTyöjärjestyksen hyväksyminen: esityslistasta tehdään työjärjestys tai sitä muutetaanIlmoitusasiat / kyselytunnit / muut mahdolliset asiat: ei tehdä päätöksiä

16.1.2009NMP

11

Kokouksen kulku 1/3

Päätösasia– Asian esittely– Keskustelu ja esitysten teko

Voidaan jakaa yleiskeskusteluun ja yksityiskohtaiseen käsittelyynEsitykset vaativat yleensä kannatusta ja ne voidaan pyytää kirjallisina

– PäättäminenAsia (esimerkiksi asiakirja) voidaan päättää kerralla tai osissaPuheenjohtaja kertaa päätösesityksetTarvittaessa äänestetään, ensin kannattaa kokeilla koeäänestystäLopuksi puheenjohtaja toteaa tehdyn päätöksen

16.1.2009NMP

12

Kokouksen kulku 2/3

Puheenvuoroja– Asia-/esityspuheenvuoro– Kommenttipuheenvuoro– Repliikki– Työjärjestyspuheenvuoro

Hyvät tavat: pyydetään puheenvuoroa, puhutellaan ja puhutaan ystävällisesti, mietitään, mitä sanotaanPuheenjohtaja voi rajata keskustelua ja päättää puheenvuorojen järjestyksenOleellista on, että eri näkökulmat pääsevät esiin ja kaikilla on mahdollisuus esittää mielipiteensä ja tehdä esityksiä

16.1.2009NMP

13

!?

Kokouksen kulku 3/3

Jos asiat etenevät liian nopeasti tai et tiedä tarpeeksi

pyydä taukoapyydä puheenjohtajaa selventämään asiaaesitä palauttamista valmisteluun tai asian siirtämistä eteenpäin

Jos olet eri mieltätee vastaesitysjätä eriävä mielipide

Oleellista on, että kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja päätetään – suurin vastuu on jokaisella itsellään

16.1.2009NMP

14

Pöytäkirjan ydinsisältö

PäätöspöytäkirjaSelostuspöytäkirjaKeskustelupöytäkirja

Pöytäkirja tarkastetaanOleellista on, että kokouksen osallistujille ja muille asianosaisille (jäsenet) jää kokouksesta oikeat tiedot

16.1.2009NMP

15

Joku on tietysti sanonutkaiken jo paremminKokoustekniikka saattaa tuntua monimutkaiselta. Eikö asioista voisi vain päättää ilman turhia koukeroita? Kun on suuri joukko ihmisiä koolla ja koetetaan päästä kaikkia tyydyttävään lopputulokseen, tarvitaan järjestäytynyttä toimintatapaa. Kokouksessa jokaisen äänen pitää päästä kuuluville. Sitä varten puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja järjestyksessä. Puheenjohtajalla ei ole juuri sen enempää päätösvaltaa kuin muillakaan. Siksi on aina hyvä muistaa myös työjärjestyspuheenvuoron olemassaolo. Tällä puheenvuorolla hän voi puuttua vaikkapa puheenjohtajan työskentelyyn, liialliseen kiirehtimiseen jne Kokoustekniikka mahdollistaa demokraattisen asioiden käsittelyn. Kannattaa siis käyttää puheenvuoroja ja tehdä ehdotuksia sekä kannattaa hyviä ehdotuksia, kun niitä esitetään. Ennen kaikkea on hyvä tutustua kokouksen sisältöön jo ennen kokousta ja muodostaa oma kantansa asioista. Jos on tuonut eriävän kantansa esille kokouksessa voi pyytää vielä äänestyksen jälkeen, että eriävä kanta tai kirjallinen vastalause liitetään pöytäkirjaan. Tällöin moittija on vapaa päätöksen juridisesta vastuusta, vaikkei vapaudukaan noudattamasta päätöstä.Miksi on hyvä hallita kokoustekniikkaa? (http://www.kookas.fi/articles/read/6288)

16.1.2009NMP

16

Viittaa ja viisastu!