DÜNYA BANKASI BORÇLULARI TARAFINDAN DANIŞMAN SEÇİMİ VE

İSTİHDAMINA İLİŞKİN

KILAVUZ (YEŞİL)

BU DOKUMAN TERCUME OLUP INGILIZCE ORIJINALI ILE BIR CELISKI OLMASI HALINDE INGILIZCESI GECERLIDIR.

HATALI UYGULAMALARDAN DUNYA BANKASI SORUMLU TUTULAMAZ.

MAYIS 2004 Ve

Ekim 2006 Düzeltmesi

1

2

3

4

I. Giriş 1.1 Amaç 1.4 Genel Hususlar 1.7 Kılavuzun Uygulanabilirliği 1.9 Çıkar Çatışması 1.10 Adil Olmayan Rekabet Avantajı 1.11 Uygunluk 1.12 Önceden Sözleşme ve Geriye Dönük Finansman 1.13 Danışmanlar Arasında İşbirliği 1.14 Banka İncelemesi, Yardım ve İzleme 1.17 Yanlış Tedarik 1.18 Bankaya Atıflar 1.19 Eğitim ya da Bilgi Aktarımı 1.20 Dil 1.22 Sahtekarlık ve Yolsuzluk 1.24 Satınalma/Tedarik Planı II. Kalite ve Maliyete Dayalı Seçim (QCBS) 2.1 Seçim Süreci 2.3 İş Tanımı (TOR) 2.4 Tahmini Maliyet (Bütçe) 2.5 İlan / Duyuru 2.6 Danışmanların Kısa Listesi 2.9 Teklif İsteme Dokümanının (RFP) Hazırlanması ve

Yayınlanması

2.10 Davet Mektubu (LOI) 2.11 Danışmanlara Talimatlar (ITC) 2.12 Sözleşme 2.13 Tekliflerin Alınması 2.14 Tekliflerin Değerlendirilmesi: Kalite ve Maliyetin Ele

Alınması

2.15 Kalite Değerlendirmesi 2.20 Maliyet Değerlendirmesi 2.23 Birleşik Kalite ve Maliyet Değerlendirmesi 2.24 Müzakereler ve Sözleşme Yapılması 2.28 İhalenin Verildiğinin Duyurulması 2.29 Açıklama Talebi 2.30 Tüm Tekliflerin Reddedilmesi ve Yeniden Davet 2.31 Gizlilik III. Diğer Seçim Yöntemleri 3.1 Genel 3.2 Kalite Bazlı Seçim (QBS) 3.5 Bir Sabit Bütçe kapsamında Seçim (FBS) 3.6 En Düşük Maliyete göre Seçim (LCS) 3.7 Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS) 3.9 Tek Kaynaklı Seçim (SSS) 3.14 Ticari Uygulamalar 3.15 Belirli Türde Danışmanların Seçilmesi IV. Sözleşme Tipleri ve Önemli Hükümler

5

4.1 Sözleşme Tipleri 4.6 Önemli Hükümler V. Bireysel Danışmanların Seçilmesi Ek 1: Banka tarafından Danışmanların Seçiminin

İncelenmesi

1 Seçim Sürecinin Planlanması 2 Ön İnceleme 5 Sonradan İnceleme Ek 2: Danışmanlara Talimatlar (ITC) Ek 3: Danışmanlara Rehberlik 1 Amaç 2 Danışmanların Seçiminin Sorumluluğu 3 Bankanın Rolü 5 Danışmanlık Hizmetlerine ilişkin Bilgiler 7 Danışmanın Rolü 10 Gizlilik 11 Bankanın Eylemi 15 Açıklama Talebi

6

KISALTMALAR CQS Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim FBS Sabit Bütçe kapsamında Seçim IBRD Uluslararası İmar ve Kalkınma Bankası (Dünya Bankası) IDA Uluslararası Kalkınma Birliği ITC Danışmanlara Talimatlar LCS En Düşük Maliyete göre Seçim LOI Davet Mektubu MOS Aylık İşlemsel Özet NGO Sivil Toplum Kuruluşu PAD Proje Değerlendirme Dokümanı PA’lar Tedarik Kuruluşları PID Proje Bilgi Dokümanı QBS Kaliteye Dayalı Seçim QCBS Kalite ve Maliyete Dayalı Seçim RFP Teklif İsteme Dokümanı SSS Tek Kaynaklı Seçim SWAp’lar Sektör Geneli Yaklaşımları TOR İş Tanımı UN Birleşmiş Milletler UNDB Birleşmiş Milletler Development Business (İş Geliştirme)

7

I. GİRİŞ Amaç 1.1 Bu Kılavuzun amacı; tamamen ya da kısmen Uluslararası İmar ve Kalkınma Bankasi (IBRD) kredileri, Uluslararası Kalkınma Birliği (IDA)1 kaynaklı krediler ya da hibeler ya da Banka tarafından idare edilen ve lehtar tarafından yönetilen Banka hibeleri veya vakıf fonları2

ile finanse edilen projeler içlin gerekli olan danışmanların seçimine, bu danışmanlar ile sözleşme imzalanmasına ve bu danışmanların izlenmesine yönelik Banka’nın politikalarını ve prosedürlerini tanımlamaktır.

1.2 Kredi Anlaşması, Borçlu ile Banka arasındaki hukuki ilişkileri düzenlemektedir ve Kılavuz, Anlaşmada belirtildiği üzere proje için danışmanların seçilmesi ve istihdam edilmesi için geçerlidir. Borçlunun3 ve danışmanın hak ve yükümlülükleri, Borçlu tarafından yayınlanan spesifik Teklif İsteme Dokümanı (RFP)4

ve Borçlu ile danışman arasında imzalanan sözleşme tarafından düzenlenmektedir ve bu Kılavuz ya da Kredi Anlaşması tarafından düzenlenmemektedir. Kredi Anlaşmasının taraflarının dışında hiçbir taraf bu anlaşma vasıtasıyla herhangi bir hak alamaz ya da kredi işlemlerinde herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

1.3 Bu Kılavuzun amaçları doğrultusunda danışmanlar terimi; danışmanlık firmaları, mühendislik firmaları, inşaat yöneticileri, yönetim firmaları, tedarik kuruluşları, teftiş kuruluşları, denetçiler, Birleşmiş Milletler (BM) kuruluşları ve diğer çok uluslu kuruluşlar, yatırım ve ticaret bankaları, üniversiteler, araştırma kurumlar, devlet kuruluşları, sivil toplum kuruluşları (NGO’lar) ve bireyler dahil olmak üzere çok çeşitli özel kurumları ve kamu kuruluşlarını kapsamaktadır.5

Banka Borçluları bu kuruluşları örneğin politika tavsiyeleri, kurumsal reformlar, yönetim, mühendislik hizmetleri, inşaat denetimi, mali hizmetler, tedarik hizmetleri, sosyal ve çevresel çalışmalar ve projelerin Borçluların bu alanlardaki kapasitelerini tamamlamak üzere tespit edilmesi, hazırlanması ve uygulanması gibi çok çeşitli faaliyetlerde yardımcı olmaları için danışmanlar olarak kullanırlar.

Genel Hususlar 1.4 Borçlu, projenin hazırlanıp uygulanmasından ve dolayısıyla danışmanı seçmekten, sözleşme yapmaktan ve sonrasında sözleşmeyi idare etmekten 1 IBRD ve IDA için gereksinimler aynıdır. Bu Kılavuzda Banka’ya yapılan atıflar hem IBRD’yi hem de IDA’yı kapsamakta ve “krediler”e yapılan atıflar IBRD kredilerini, IDA kredilerini ve hibeler ile proje hazırlama avanslarını (PPA’lar) kapsamaktadır. “Kredi Anlaşması”na yapılan atıflar Kalkınma Kredisi Anlaşmasını, Kalkınma Finansman Anlaşması ile Kalkınma Hibe Anlaşmasını ve Proje Anlaşmasını kapsamaktadır. “Borçlu”ya yapılan atıflar bir IDA Hibesinin alıcısını da kapsamaktadır. 2 Vakıf fonunu ya da hibesini öngören anlaşma bu hükümler ile çelişmediği müddetçe; bir çelişkinin olması durumunda söz konusu anlaşma üstün olacaktır. 3 Bazı durumlarda Borçlu yalnızca bir aracı olarak faaliyet gösterir ve proje başka bir kurum ya da kuruluş tarafından yürütülür. Bu Kılavuz’da Borçluya yapılan atıflar bu türden kurum ve kuruluşlar ile “alt-borç düzenlemeleri” altındaki Alt-Borçluları kapsayacaktır. 4 Bkz. Ek 2. 5 Belirli danışman türleri için bkz. paragraf 3.15-3.20. Bireysel danışmanlar, Kısım V kapsamında açıklanmıştır.

8

sorumludur. Danışmaların istihdam edilmesi ile ilgili olarak izlenmesi gereken özel kuralların ve prosedürlerin söz konusu durumun koşullarına bağlı olmasına karşın, Banka’nın seçim sürecine ilişkin politikasına beş ana düşünce yön vermektedir: (a) yüksek kalitede hizmetlere yönelik ihtiyaç, (b) ekonomi ve verimliliğe yönelik ihtiyaç, (c) tüm yeterlik sahibi danışmanlara Banka tarafından finanse edilen hizmetleri sağlarlarken rekabet etme fırsatının verilmesine yönelik ihtiyaç, (d) Banka’nın üye ülkeleri kalkındırma çabasında ulusal danışmanların geliştirilmesini ve kullanılmasını teşvik etme yönündeki ilgisi, (e) seçim sürecinde saydamlığa yönelik ihtiyaç. 1.5 Banka, çoğu durumda, bu düşüncelerin en iyi yeterlik sahibi kısa listede yer alan firmalar arasında rekabet yoluyla gerçekleştirilebileceği görüşündedir; buna göre seçim, teklifin kalitesine ve uygun olduğu takdirde, sağlanacak olan hizmetlerin maliyetine dayalı olacaktır. Bu Kılavuzun II. ve III. Kısımlarında danışmanların seçilmesine yönelik Banka tarafından kabul edilen farklı seçim yöntemleri ile bu yöntemlerin kullanılmasının uygun olacağı koşullar açıklanmaktadır. Bu Kılavuzun II. Kısmında QCBS’ye yönelik prosedürler ayrıntılı biçimde açıklanmaktadır. Ancak QCBS her durum için en uygun seçim yöntemi değildir ve bu nedenle Kısım III’te diğer seçim yöntemleri ile bu yöntemlerin kullanılmasının uygun olacağı koşullar açıklanmıştır. 1.6 Belirli bir proje kapsamında danışmanların seçilmesi için izlenebilecek olan belirli yöntemler, Kredi Anlaşmasında belirtilmiştir. Proje kapsamında finanse edilecek olan belirli projeler ve bu projelerin Kredi Anlaşmasının hükümleri ile tutarlı olan seçim yöntemi, bu Kılavuzun 1.24. paragrafında belirtildiği gibi, Satınalma Planında belirlenecektir. Kılavuzun Uygulanabilirliği 1.7 Bu Kılavuzun uygulanacağı danışmanlık hizmetleri düşünsel hizmetler olup tavsiye niteliği taşımaktadır. Bu Kılavuz, (örneğin inşaat, mal imalatı, tesislerin ya da fabrikaların bakımı ya da işletimi, araştırmalar, keşif sondajı, hava fotoğrafçılığı, uydudan görüntü alma ve ölçülebilir fiziksel sonucun ifasına dayalı olarak ihale edilen hizmetler gibi) faaliyetin fiziksel yönlerinin baskın olduğu diğer hizmet türleri için uygulanmaz.6

6 Bu ikinci türdeki hizmetler için ölçülebilir fiziksel sonuçların gerçekleştirilmesi temelinde ihale açılır ve sözleşme yapılır ve bu hizmetler, burada Tedarik Kılavuzu olarak atıfta bulunulan IBRD Kredileri ve IDA Kredileri kapsamında Tedarike ilişkin Kılavuz’a uygun olarak tedarik edilirler.

9

1.8. Bu Kılavuzda açıklanan prosedürler, tamamen ya da kısmen Banka kredileri veya hibeleri ya da lehtar tarafından ulanılan vakıf fonları7

ile finanse edilen danışmanlık hizmetlerine yönelik tüm sözleşmeler için uygulanır. Bu kaynaklardan finanse edilmeyen danışmanlık hizmetlerini tedarik ederken Borçlu başka prosedürler benimseyebilir. Bu gibi durumlarda Banka (a) kullanılacak olan prosedürlerin gerekli mesleki yeterliliklere sahip olan danışmanların seçilmesini sağlayacağına, (b) seçilen danışmanların görevlerini üzerinde mutabık kalınan plana göre yürüteceğine, ve (c) hizmetlerin kapsamının projenin ihtiyaçlarına uygun olduğuna ikna olacaktır.

Menfaat İlişkisi 1.9 Banka’nın politikası danışmanların profesyonel, nesnel ve tarafsız olarak tavsiye sunmalarını, gelecekteki işleri dikkate almaksızın her zaman müşterinin çıkarlarını üstün tutmalarını ve tavsiye sunarken diğer görevler ve kendi şirketlerinin çıkarları ile tutarsızlık içine girmemelerini gerektirmektedir. Danışmanlar, başka müşterilere yönelik önceki ya da mevcut yükümlülükleri ile çelişki doğuracak olan ya da onları görevlerini Borçlunun çıkarı doğrultusunda yürütemez hale getirecek bir konumda bırakacak olan görevler için istihdam edilmezler. Yukarıda belirtilenlerin genellik niteliği saklı kalmak kaydıyla danışmanlar, aşağıda belirtilen koşullarda işe alınmayacaktır: (a) Danışmanlık faaliyetleri ile malların, işlerin ya da (bu Kılavuzun kapsadığı danışmanlık hizmetleri dışındaki8

) hizmetlerin tedariki arasında çelişki olması: Borçlu tarafından bir proje için malları, işleri ya da (bu Kılavuzun kapsadığı danışmanlık hizmetleri dışındaki) hizmetleri sağlamak üzere tutulan bir danışmanlık firması ve onun bağlı kuruluşlarından her biri, bu mallar, işler ya da hizmetler ile ilişkili danışmanlık hizmetlerini vermekten men edilecektir. Aynı şekilde bir projenin hazırlanması ya da uygulanması için danışmanlık hizmetleri vermek üzere tutulmuş olan bir firma ve onun bağlı kuruluşlarından her biri, sonradan firmanın söz konusu hazırlama ya da uygulama için verdiği danışmanlık hizmetlerinden kaynaklanan ya da bu hizmetler ile ilişkili olan malları, işleri ya da (bu Kılavuzun kapsadığı danışmanlık hizmetleri dışındaki) hizmetleri sağlamaktan men edilecektir.

(b) Danışmanlık görevleri arasında çelişki olması: (Personelleri ve alt-danışmanları da dahil olmak üzere) danışmanlar ya da bağlı kuruluşlarından herhangi biri, niteliği gereği danışmanların başka bir görevi ile çelişkili olabilecek herhangi bir görev için tutulamazlar. Bir örnek verilecek olursa, bir altyapı projesi için mühendislik tasarımını hazırlamak üzere tutulan danışmanlara aynı proje için bağımsız bir çevre değerlendirmesi hazırlama görevi verilemez ve bir müşteriye kamu varlıklarının özelleştirilmesi konusunda yardım sağlayan danışmanlar söz konusu varlıkları satın alamazlar ya da bu varlıkların satın alınması tavsiyesini veremezler. Benzer olarak, bir görev için Şartname (TOR) hazırlamak üzere tutulan danışmanlar söz konusu görev için tutulmayacaklardır.

7 Vakıf Fonu (Trust Fund) Anlaşması bu hükümler ile çelişmediği müddetçe; bir çelişkinin olması durumunda, Anlaşma üstün olacaktır. 8 Bu Kılavuzun 1.7. paragrafına bakınız.

10

(c) Borçlunun personeli ile ilişki: (i) sözleşmenin TOR’unun hazırlanmasının, (ii) söz konusu sözleşmeye yönelik seçim prosedürünün ya da (iii) söz konusu sözleşmenin denetiminin herhangi bir bölümüne doğrudan ya da dolaylı olarak katılan Borçlunun personelinin (ya da projeyi uygulayan kuruluşun personelinin ya da kredinin lehtarlarından birinin personelinin) bir üyesi ile biri iş ya da aile ilişkisi bulunan Danışmanlar ile (Personelleri ve alt-danışmanları da dahil olmak üzere), bu ilişkiden kaynaklanan çelişki, seçim süreci ve sözleşmenin ifası süresince Banka tarafından kabul edilebilir bir biçimde çözüme kavuşturulmadığı müddetçe, sözleşme yapılamaz. Adil Olmayan Rekabet Avantajı 1.10 Seçim sürecinde adalet ve saydamlık, belirli bir görev için rekabet eden danışmanların ya da onların bağlı kuruluşlarının daha önceden söz konusu görev ile ilişkili danışmanlık hizmetleri vermiş olmaktan dolayı bir rekabet avantajı elde edemezler. Bu amaç doğrultusunda Borçlu, tüm kısa listede yer alan danışmanlara, teklif isteme dokumanlari ile birlikte, yukarıda belirtilen anlamda bir danışmana rekabet avantajı sağlayacak olan tüm bilgileri verecektir. Uygunluk (Secilebilirlik) 1.11 Rekabeti desteklemek adına Banka, tüm ülkelerden firmaların ve bireylerin, Banka’nın finanse ettiği projeler için danışmanlık hizmetleri önermelerine izin vermektedir. Katılım koşulları, firmanın söz konusu sözleşmeyi ifa edebilme yeteneğinin sağlanması için temel olan koşullar ile sınırlı olacaktır.9

Ancak,

(a) Danışmanlar (i) yasalar ya da resmi düzenlemeler nedeniyle Borçlunun ülkesinin danışmanın ülkesi ile ticari ilişkileri yasaklaması ve Banka’nın söz konusu danışmanın reddedilmesinin gerekli danışmanlık hizmetlerinin tedarikinde etkili rekabeti engellemeyeceği görüşünde olması halinde ya da (ii) Birleşmiş Milletler Charterının VII. Bölümü kapsamında Birleşmiş Milletler Güvenlik Konseyi tarafından alınan bir karara uymak amacı ile Borçlunun ülkesinin herhangi bir ülkeye, şahsa ya da kuruluşa ödeme yapılmasını yasaklaması halinde, reddedilebilirler. Borçlunun ülkesinin bu türden bir karara uymak amacı ile belirli bir firmaya ya da belirli mallar için ödeme yapılmasını yasaklaması halinde, söz konusu firma reddedilebilir. (b) Borçlunun ülkesinde bulunan kamu mülkiyetindeki teşebbüsler ya da kuruluşlar ancak (i) hukuki ve mali açıdan özerk olduklarını, (ii) ticaret hukuku kapsamında faaliyet gösterdiklerini ve (iii) Borçluya ya da Alt-Borçluya bağlı kuruluşlar olmadıklarını gösterdikleri takdirde katılabilirler. (c) (b) maddesine bir istisna olarak, Borçlunun ülkesinde bulunan kamu mülkiyetindeki üniversiteler ya da araştırma merkezleri benzersiz ve istisnai nitelikte oldukları ve katılımları projenin uygulanması için kritik önem taşıdığı takdirde Banka, her bir durum için ayrı değerlendirme yaparak, söz konusu kurumların tutulmasını kararlaştırabilir. Aynı temel üzerinde üniversite 9 Banka Tayvan’dan ve Çin’den firmaların ve bireylerin Banka tarafından finanse edilen danışmanlık hizmetleri için teklif sunmalarına izin vermektedir.

11

profesörleri ya da araştırma kurumlarından bilim adamları ile, Banka finansmanı altında bireysel olarak sözleşme yapılabilir. (d) Resmi görevliler ve devlet memurları ancak (i) ücretsiz izinde oldukları; (ii) izin almadan hemen önce çalışmakta oldukları kuruluş tarafından tutulmadıkları ve (iii) istihdamları bir çıkar çatışması yaratmadığı takdirde (bkz. paragraf 1.9) bireyler olarak ya da bir danışmanlık firması ekibinin üyeleri olarak tutulabilirler. (e) Banka tarafından bu Kılavuzun 1.22. paragraf (d) alt-paragrafı kapsamında seçilemez olduğu ilan edilen bir firma, Banka’nın belirleyeceği bir süre boyunca Banka tarafından finanse edilen bir sözleşme için seçilemez olarak kalacaktır. Önceden Sözleşme ve Geriye Dönük Finansman 1.12 Belli bazı koşullar altında, örneğin projenin uygulanmasının hızlandırılması için gerekli olduğu takdirde, Borçlu, Banka’nın onayı ile, ilişkili Kredi Anlaşması imzalanmadan önce danışmanların seçimini gerçekleştirmeyi isteyebilir. Bu süreç, önceden sözleşme olarak adlandırılmaktadır. Bu gibi durumlarda duyuru da dahil olmak üzere seçim prosedürleri bu Kılavuza uygun olarak gerçekleştirilecektir ve Banka, Borçlu tarafından kullanılan süreci inceleyecektir. Bir Borçlu bu türden peşin ihaleyi tüm riski kendisi üstlenerek yapar ve Banka tarafından prosedürler, dokümantasyon ya da sözleşme teklifi ile ilgili olarak yayınlanan herhangi bir “itiraz yoktur” belgesi, Banka’yı söz konusu proje için kredi verme yükümlülüğü altına sokmaz. Sözleşme imzalandığı takdirde Borçlu tarafından kredi anlaşmasının imzalanmasından önce sözleşme kapsamında yapılan harcamaların Banka tarafından geri ödenmesi, geriye dönük finansman olarak adlandırılır ve buna yalnızca Kredi Anlaşmasında belirlenen sınırlar çerçevesinde izin verilir. Danışmanlar arasında İşbirliği 1.13 Danışmanlar; ilgili uzmanlık alanlarını birleştirmek, tekliflerinin teknik açıdan yanıt verme kapasitelerini güçlendirmek ve daha büyük uzman havuzlarını kullanabilmek, daha iyi yaklaşımlar ve metodolojiler kullanabilmek ve, bazı durumlarda, daha düşük fiyatlar teklif edebilmek için bir ortak girişim biçiminde ya da bir alt-danışmanlık anlaşması kapsamında birbirleri ile birleşebilirler. Bu tür bir birleşme (herhangi belirli bir görevden bağımsız olarak) uzun vadeli ya da belirli bir göreve yönelik olabilir. Borçlunun ortak girişim biçiminde bir birleşme gerçekleştirmesi halinde oluşan birlik, firmalardan birini birliği temsil etmek üzere tayin etmelidir; ortak girişimin tüm üyeleri sözleşmeyi imzalayacak ve anlaşmanın tamamı için müştereken ve müteselsilen sorumlu olacaktır. Kısa liste kesinleştirildikten ve Teklif İsteme Dokümanı (RFP) yayınlandıktan sonra, kısa listede yer alan firmalar arasında ortak girişim ya da alt-danışmanlık biçiminde gerçekleştirilecek herhangi bir birleşmeye ancak Borçlunun onayı olduğu takdirde izin verilecektir. Borçlular danışmanlardan herhangi spesifik bir firma ya da firmalar grubu ile birlik oluşturmalarını istemeyeceklerdir ama yeterlik sahibi ulusal firmalar ile birleşmeyi teşvik edebilirler.

12

Banka İncelemesi, Yardım ve İzleme 1.14 Banka, seçim prosedürünün bu Kılavuzun hükümlerine uygun olarak yürütüldüğünden emin olmak için, Borçlunun danışmanları işe almasını inceler. İnceleme prosedürleri Ek 1’de açıklanmıştır. 1.15 Özel koşullar altında ve Borçludan gelen yazılı bir isteğe yanıt olarak Banka, görevi üstlenebilecek kapasiteye sahip olmalarını beklediği firmaların kısa listelerini10 ya da uzun listelerini11

Borçluya verebilir. Listenin verilmesi, danışmanların kabulü anlamına gelmez. Borçlu, dilediği gibi herhangi bir ismi silebilir ya da başka isimler ekleyebilir; ancak nihai kısa liste, Borçlu RFP’yi yayınlamadan önce, onaylanması için Banka’ya sunulacaktır.

1.16 Borçlu, danışmanların performansının denetlenmesinden ve danışmanların görevi sözleşmeye uygun olarak yürütmelerinin sağlanmasından sorumludur. Banka personeli, Borçlunun ya da danışmanların sorumluluklarını üstlenmeksizin, işin geçerli standartlara uygun olarak yürütüldüğünden ve kabule edilebilir verilere dayandırıldığından emin olmak için işi izleyecektir. Uygun şekilde Banka, Borçlu ile danışmanlar arasındaki görüşmelere katılabilir ve, gerektiği takdirde, görevlendirme ile ilgili konular ele alınırken Borçluya yardımcı olabilir. Projenin önemli bir bölümünün danışmanların merkez ofislerinde yürütüldüğü durumlarda Banka personeli, Borçlunun onayı ile, danışmanların işlerini incelemek için bu ofisleri ziyaret edebilir. Yanlış Tedarik 1.17 Danışmanların seçiminin ya da hizmet sözleşmelerinin yapılmasının Kredi anlaşmasının üzerinde mutabık kalınan hükümlerine ve Banka tarafından onaylanan Tedarik Planına12

uygun olarak gerçekleştirilmemesi halinde Banka, danışmanlık hizmetlerinin masraflarını finanse etmez. Bu gibi durumlarda Banka yanlış tedarik ilan edecektir ve, benimsediği politikanın gereği olarak, kredinin yanlış tedarik edilmiş olan hizmetlere ayrılan bölümünü iptal edecektir. Buna ek olarak Banka, Kredi Anlaşması kapsamında öngörülen diğer çözüm yollarına başvurabilir. Banka’dan “itiraz yoktur” belgesinin alınmasının ardından sözleşme yapıldıktan sonra dahi, “itiraz yoktur” belgesinin Borçlu tarafından verilen eksik, yanlış ya da yanıltıcı bilgilere dayalı olarak verildiği ya da sözleşmenin şart ve koşullarının Banka’nın onayı olmaksızın değiştirildiği kanaatine vardığı takdirde Banka yanlış tedarik ilan edebilir.

Banka’ya Atıflar 1.18 Borçlu, RFP’de ve diğer belgelerde Banka’ya atıfta bulunurken aşağıda belirtilen dili13

kullanacaktır:

10 Kısa Liste: bkz. paragraf 2.6, 2.7 ve 2.8. 11 Uzun Liste: Kısa listeye dahil edilebilecek olan potansiyel firmalara ilişkin bir ön liste. 12 Bkz. paragraf 1.24 13 Bu dil, bir IDA kredisinin ya da bir hibenin veya bir vakıf fonunun kullanıldığı durumlarda uygun şekilde değiştirilecektir.

13

“[Borçlunun Adı] [Uluslararası Yeniden Yapılandırma ve Kalkındırma Bankası’ndan] (Banka’dan), [projenin adı]’nın maliyetine yönelik olarak ____ ABD$ tutarında bir [kredi] almıştır [ya da talep etmiştir] ve bu [kredinin] bir bölümünü bu Sözleşme kapsamındaki seçilebilir ödemelere ayırma niyetindedir. Banka tarafından ödemeler yalnızca [Borçlunun ya da temsilcisinin adı]’nın isteği üzerine ve Banka’nın onayı üzerine yapılacaktır ve, her açıdan, [Kredi] Anlaşma[sı]nın şart ve koşullarına tabi olacaktır. [Kredi] Anlaşma[sı], söz konusu ödemenin ya da ithalatın Banka’nın bilgisine göre Birleşmiş Milletler Charterının VII. Bölümü kapsamında Birleşmiş Milletler Güvenlik Konseyi tarafından alınan bir karar ile yasaklanmış olması halinde, şahıslara ya da kuruluşlara veya herhangi bir mal ithalatı için ödeme yapılması amacı ile [Kredi] Hesaptan[ından] para çekilmesini yasaklamaktadır. [Borçlunun adı] dışında hiçbir taraf, [Kredi] Anlaşma[sı] vasıtasıyla herhangi bir hak alamaz ya da [Kredi] işlemlerinde herhangi bir hak talebinde bulunamaz.” Eğitim ya da Bilgi Aktarımı 1.19 Görevin Borçlunun personeline ya da ulusal danışmanlara eğitim verilmesi ya da bilgi aktarılması yönünde önemli bir unsur içermesi halinde TOR’de, eğiticilere ve eğitim alacaklara ilişkin ayrıntılar, aktarılacak beceriler, zaman çerçevesi ve düzenlemelerin izlenmesi ve değerlendirilmesi de dahil olmak üzere eğitim programının amaçları, niteliği, kapsamı ve hedefleri belirtilecektir. Eğitim programının maliyeti danışmanın sözleşmesine ve görev için hazırlanan bütçeye dahil edilecektir. Dil 1.20 RFP ve teklifler, Borçlunun tercihine bağlı olarak, aşağıdaki dillerden birinde hazırlanacaktır: İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca. Kazanan danışman ile imzalanacak olan sözleşme, RFP için seçilen dilde yazılacaktır ve bu dil, Borçlu ile seçilen danışman arasındaki sözleşmesel ilişkileri düzenleyen dil olacaktır. 1.21 Bu Kılavuzun 1.20. paragrafında belirtildiği gibi İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca olarak hazırlanmasının yanı sıra RFP, Borçlunun tercihine bağlı olarak, Borçlunun ülkesinin ulusal dilinde (ya da borçlunun ülkesinde ticari işlemlerde ülke çapında kullanılan dilde) de yazılabilir.14

RFP’nin ve ihale belgelerinin iki dilde hazırlanması halinde danışmanların tekliflerini bu iki dilden birinde sunmalarına izin verilecektir. Bu gibi durumlarda seçilen danışman ile imzalanan sözleşme, teklifin sunulduğu dilde yazılacaktır ve bu durumda bu dil, Borçlu ile hak sahibi danışman arasındaki sözleşmesel ilişkileri düzenleyen dil olacaktır. Sözleşmenin İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca dışında bir dilde imzalanması ve sözleşmenin Banka’nın ön incelemesine tabi olması durumunda Borçlu, sözleşmenin RFP’nin hazırlandığı uluslararası olarak kullanılan dile tercümesini Banka’ya verecektir. Danışmanların iki dilde sözleşme imzalamaları istenmemekte ve buna izin verilmemektedir.

14 Kullanılacak olan dil Banka’yı tatmin edecektir.

14

Sahtekarlık ve Yolsuzluk 1.22 Banka, benimsediği politika gereği, (Banka kredilerinin lehtarları da dahil olmak üzere) Borçluların ve Banka tarafından finanse edilen sözleşmeler kapsamındaki danışmanların seçim ve söz konusu sözleşmelerin ifası sırasında en yüksek etik standardını gözetmelerini istemektedir. Bu politikayı gözetmek için Banka: (a) bu hükmün amaçları doğrultusunda aşağıda verilen tanımlamaları yapmaktadır:

(i) “yolsuzluk uygulaması”; seçim sürecinde ya da sözleşmenin ifasında herhangi bir kamu görevlisinin15

hareketlerini etkilemek için doğrudan ya da dolaylı olarak herhangi bir değerli şeyin önerilmesi, verilmesi, alınması ya da istenmesi anlamına gelmektedir;

(ii) “sahtekarlık uygulaması”; bir seçim sürecini ya da bir sözleşmenin ifasını etkilemek için gerçeklerin yanlış sunulması ya da sunulmaması anlamına gelmektedir;

(iii) “hileli uygulamalar”; Borçlunun bilgisi dahilinde ya da haricinde,

iki ya da daha fazla danışman arasında fiyatların yapay, rekabetçi olmayan düzeylerde belirlenmesi için tasarlanan bir planın ya da düzenlemenin yapılması anlamına gelmektedir;

(iv) “baskıcı uygulamalar”; şahısların bir tedarik sürecine katılımlarını

etkilemek ya da bir sözleşmenin ifasını etkilemek için şahıslara ya da onların mülküne doğrudan ya da dolaylı olarak zarar verilmesi ya da zarar verilmesi tehdidinde bulunulması anlamına gelmektedir.

(b) sözleşme için önerilen danışmanın söz konusu sözleşmeye yönelik olarak

rekabet ederken, doğrudan ya da bir aracı yoluyla, yolsuz, sahteci, hileli ya da baskıcı uygulamalara başvurduğunu tespit etmesi halinde teklifi reddedecektir;

(c) herhangi bir zamanda Borçlunun ya da bir Kredi lehtarının temsilcilerinin

seçim sürecinde ya da söz konusu sözleşmenin ifası sırasında yolsuz, sahteci, hileli ya da baskıcı uygulamalara başvurduğunu ve Borçlunun durumu düzeltmek için Banka’yı tatmin edecek uygun bir eylemi zamanında uygulamaya koymadığını tespit ettiği takdirde, Kredinin sözleşmeye ayrılan bölümünü iptal edecektir;

(d) herhangi bir zamanda danışmanın Banka tarafından finanse edilen bir

sözleşme için rekabet ederken ya da sözleşmenin ifası sırasında doğrudan ya da bir aracı yoluyla yolsuz, sahteci, hileli ya da baskıcı uygulamalara başvurduğunu tespit ettiği takdirde, söz konusu danışmana, onu seçilemez

15 Tedarik kararlarını alan ya da inceleyen Dünya Bankası personelini ve diğer kuruluşların çalışanlarını kapsamaktadır.

15

olarak ilan etmek de dahil olmak üzere, sınırsız ya da belirli bir süre boyunca yaptırım uygulayacaktır.

(e) bir Banka kredisi tarafından finanse edilen sözleşmelere danışmanların

Banka’ya hesaplarını, kayıtlarını, teklif sunumu ile ilişkili diğer belgelerini ve sözleşmenin ifasını teftiş etme izni vermelerini ve bunların Banka tarafından tayin edilen denetçiler tarafından denetlenmelerini öngören bir hükmün dahil edilmesini isteme hakkına sahip olacaktır.

1.23 Banka’nın spesifik onayı ile bir Borçlu, Banka tarafından finanse edilen

daha büyük sözleşmelere yönelik RFP’ye danışmanın bir sözleşme için rekabet ederken ve bir sözleşmeyi ifa ederken ülkenin RFP’de listelendiği şekliyle (rüşvet de dahil olmak üzere) sahtecilik ve yolsuzluk karşıtı yasalarını gözeteceğine ilişkin bir taahhütte bulunmasını öngören bir şartı dahil edebilir.16

Banka, söz konusu taahhüdü yöneten düzenlemelerin Banka’yı tatmin edecek nitelikte olması halinde, Borçlu ülkenin isteği üzerine söz konusu şartın sözleşmeye dahil edilmesini kabul edecektir.

Satınalma Planı 1.24 Projenin hazırlamasının bir parçası olarak Borçlu, Banka tarafından kabul

edilebilir olan bir Satınalma Planı17 hazırlayacak, ve bu Satınalma Planını Kredi görüşmelerinden önce onaylaması için Banka’ya sunacaktır; bu Satınalma Planında şunlar belirtilecektir: (a) en az 18 aylık bir ilk süre boyunca projenin yürütülmesi için gerekli olacak danışmanlık hizmetleri için belirlenen sözleşmeler; (b) danışmanlık hizmetlerinin seçimine yönelik önerilen yöntemler ve (c) ilişkili Banka inceleme prosedürleri.18

Borçlu, projenin süresi boyunca Satınalma Planını yıllık olarak ya da ihtiyaç duyuldukça güncelleyecektir. Borçlu, Satınalma Planını Banka tarafından onaylandığı şekliyle uygulayacaktır.

II. KALİTE VE MALİYETE DAYALI SEÇİM (QCBS), Seçim Süreci 2.1 QCBS, kısa listede yer alan firmalar arasında başarılı firmanın seçiminde teklifin kalitesini ve hizmetlerin maliyetini dikkate alan rekabetçi bir süreç kullanır. Bir seçim faktörü olarak maliyet, ihtiyatlı bir biçimde kullanılacaktır. Kalite ve maliyete göreceli olarak verilecek ağırlık, her bir durum için görevin niteliğine bağlı olarak belirlenecektir. 16 Örnek olarak bu türden bir taahhüt şu şekilde yazılabilir: “Yukarıdaki ihale için rekabet ederken (ve ihaleyi aldığımız takdirde sözleşmeyi ifa ederken) Müşterinin ülkesinde geçerli olan ve Müşteri tarafından bu sözleşmenin RFP’sinde listelenen sahtecilik ve yolsuzluk karşıtı kanunlara kesin olarak uymayı taahhüt ederiz.” 17 Projenin malların, işlerin ve danışmanlık harici hizmetlerin tedarikini kapsadığı durumlarda Satınalma Planı ayrıca malların, işlerin ve danışmanlık harici hizmetlerin IBRD Kredileri ve IDA Kredileri kapsamında Tedarike ilişkin Kılavuz’a uygun olarak tedarik edilmesine ilişkin yöntemleri de içermelidir. Banka, ilişkili kredi onaylandıktan sonra, ilk Tedarik Planını kamuoyuna ifşa edecektir; ek güncellemeler, Banka onları onayladıktan sonra ifşa edilecektir. 18 Bkz. Ek 1.

16

2.2 Seçim süreci, aşağıdaki adımları içerecektir: (a) TOR’nin hazırlanması; (b) maliyet tahmininin ve bütçenin hazırlanması; (c) ilan ; (d) danışmanların kısa listesinin hazırlanması; (e) RFP’nin hazırlanması ve yayınlanması [RFP şunları içermelidir: Davet

Mektubu (LOI); Danışmanlara Talimatlar (ITC); TOR ve önerilen sözleşme taslağı];

(f) tekliflerin alınması; (g) teknik tekliflerin değerlendirilmesi: Kalitenin ele alınması; (h) mali tekliflerin aleni açılması; (i) mali teklifin değerlendirilmesi; (j) kalite ve maliyete ilişkin son değerlendirme; ve (k) seçilen firma ile müzakerelerin yapılması ve ihalenin verilmesi. İş Tanımı (TOR) 2.3 Borçlu, görev için TOR’u hazırlamaktan sorumlu olacaktır. TOR, görevin alanında uzmanlaşmış kişi(ler) ya da firma tarafından hazırlanacaktır. TOR’de açıklanan hizmetlerin kapsamı, kullanılabilir olan bütçe ile uyumlu olacaktır. TOR’da görevin amaçları, hedefleri ve kapsamı açık şekilde tanımlanacak ve (mevcut ilgili çalışmaların bir listesi ve temel veriler dahil olmak üzere) danışmanların tekliflerini hazırlamalarını kolaylaştıracak arka plan bilgileri verilecektir. Eğer bilgi aktarımı ya da eğitim verilmesi amacı söz konusu ise bu, danışmanların gerekli kaynakları öngörebilmelerini sağlamak adına, eğitilecek personelin sayısı vb. gibi ayrıntılar ile birlikte spesifik olarak açıklanmalıdır. TOR’de görevin yürütülmesi için gerekli olan hizmetler ve araştırmalar ile (örneğin raporlar, veriler, haritalar, araştırmalar gibi) beklenen sonuçlar listelenecektir. Ancak TOR fazla ayrıntılı ve esneklikten uzak olmamalı ve böylelikle rakip danışmanların kendi metodolojilerini ve personel görev dağılımını sunabilmelerine olanak sağlanmalıdır. Firmalar, tekliflerinde TOR üzerine yorum yapmaya teşvik edileceklerdir. Borçlunun ve danışmanların ayrı sorumlulukları TOR’de açık şekilde tanımlanmalıdır. Tahmini Maliyet (Bütçe) 2.4 Gerçekçi bütçe kaynakları ayrılacaksa, iyi düşünülüp planlanmış bir maliyet tahmini çok önemlidir. Maliyet tahmini, Borçlunun görevin yürütülmesi

17

için ihtiyaç duyulan kaynaklara ilişkin değerlendirmesine dayalı olacaktır: Personel zamanı, lojistik destek ve fiziksel girdiler (örneğin taşıtlar, laboratuar ekipmanı). Maliyetler iki geniş kategoriye bölünecektir: (a) ücret ya da maaş (kullanılan sözleşme türüne göre) ve (b) geri ödenebilir maliyetler; bu ikinci kategori de yabancı ve yerel maliyetler olarak ikiye bölünecektir. Personel zamanı maliyeti, yabancı ve ulusal personel için gerçekçi bir zemine dayalı olarak tahmin edilecektir. İlan 2.5 Tüm projeler için Borçlunun bir Genel Satınalma İlanı taslağı hazırlayıp Banka’ya sunması gerekmektedir. Banka bu bildirimin UN Development Business online’da (UNDB online) ve Development Gateway’s dgMarket’ta yayınlanması için gerekli düzenlemeleri yapacaktır.19 İlgi beyanlarını almak için Borçlu, Genel Satınalma İlanında beklenen danışmanlık görevlerinin bir listesini dahil edecek20

ve resmi gazetede, ulusal bir gazetede ya da ücretsiz erişimin olduğu bir elektronik portalda danışmanlık firmaları için her bir sözleşmeye yönelik ilgi beyanları isteği ile ilgili bir duyuruda bulunacaktır. Ek olarak, 200.000 ABD$’ını aşması beklenen sözleşmeler, UNDB online’da ve dgMarket’ta duyurulacaktır. Borçlular ayrıca uluslararası bir gazetede ya da bir teknik dergide ilgi beyanları için istek duyurusunda bulunabilirler. İstenen bilgiler, firmanın uygunluğuna ilişkin bir karara varabilmek için gerekli olan minimum bilgiler olacak ve danışmanların ilgilerini ifade etmelerini engelleyecek ölçüde karmaşık olmayacaktır. Basvurular için, kısa listenin hazırlanmasından önce, UNDB online’da duyurunun yayınlanmasının ardından en az 14 gün süre tanınacaktır.

Danışmanların Kısa Listesi 2.6 Borçlu, kısa listenin hazırlanmasından sorumludur. Borçlu, ilgilendiklerini ifade eden firmalar arasında ilgili yeterliklere sahip olanlara öncelik tanıyacaktır. Kısa listeler geniş bir coğrafi alana yayılmış olarak altı firmadan oluşacaktır ve bir ülkeden en fazla iki firmayı ve, gelişmekte olan ülkelerden yeterlik sahibi firmalar tespit edilemediği takdirde, bir gelişmekte olan ülkeden en az bir firmayı içerecektir. Banka, örneğin belirli bir görev için az sayıda firmanın ilgilendiğini ifade ettiği ya da sözleşmenin boyutu daha geniş bir rekabet için gerekçe sunmadığı durumlar gibi özel koşullar altında daha az sayıda firmadan oluşan kısa listeleri kabul edebilir. Kısa listenin oluşturulması amacı doğrultusunda bir firmanın uyruğu, firmanın tescilli olduğu ya da kurulduğu ülke olacaktır ve bir Ortak Girişimin söz konusu olduğu durumlarda Ortak Girişimi temsil etmek üzere tayin edilen firmanın uyruğu olacaktır. Banka, Borçlu ile bir kısa listenin genişletilmesini ya da daraltılmasını kararlaştırabilir; ancak Banka bir kısa liste için “itiraz yoktur” belgesi yayınladıktan sonra Borçlu, Banka’nın onayı olmaksızın bu listeye isim eklemeyecek ya da listeden isim silmeyecektir. 19 UNDB, Birleşmiş Milletler’in bir yayınıdır. Abonelik ile ilgili bilgiler, şu adresten temin edilebilir. Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (İnternet sitesi: www.devbusiness.com; e-posta: dsubscribe@un.org); Development Gateway Market, Development Gateway Foundation’ın bir elektronik portalıdır: 1889 F Street NW, Washington, DC 20006, USA (İnternet sitesi: www.dgmarket.com). 20 Genel Satınalma Planı Borçlu tarafından hazırlanır ve Banka’ya sunulur; Banka, Satınalma Planının United Nations Development Business’ta (UNDB online) ve Development Gateway Market’ta (dgMarket) yayınlanması için gerekli düzenlemeleri yapacaktır.

18

İlgilendiklerini ifade eden firmalara ve özel olarak istekte bulunan diğer firmalara firmaların nihai kısa listesi verilecektir. 2.7 Görevin Banka tarafından onaylanan Tedarik Planında belirlenen tavanın (ya da tavanların) altında kaldığı21, rekabetçi maliyetlere sahip bir kısa listesinin oluşturulması için yeterli sayıda yeterlik sahibi firmanın mevcut olduğu ve yabancı danışmanları kapsayan rekabetin ilk izlenim olarak gerekçelendirilemediği ya da yabancı danışmanların ilgilendiklerini ifade etmedikleri durumlarda kısa liste tamamen ulusal danışmanlardan (ülkede tescilli olan ya da kurulmuş olan firmalardan) oluşabilir. Bu aynı miktarlar, Bankanın (devletin ve/veya donörlerin fonlarının havuzda toplandığı) Sektör Geneli Yaklaşımlarını (SWAps)22

destekleyen kredi işlemlerinde bir eşik olarak kullanılacak ve bu eşiğin altına düşüldüğünde kısa listeler tamamen Banka ile üzerinde mutabık kalınan prosedürler kapsamında seçilen ulusal firmalardan oluşacaktır. Ancak yabancı firmaların ilgilendiklerini ifade etmeleri halinde bu firmalar da dikkate alınacaktır.

2.8 Kısa liste tercihen aynı kategoriye ait, benzer kapasiteye ve işletme hedeflerine sahip olan danışmanlardan oluşacaktır. Bunun sonucu olarak kısa liste normal olarak aynı uzmanlık alanında faaliyet gösteren benzer deneyimlere sahip olan firmalardan ya da kâr gözetmeyen kuruluşlardan (NGO’lar, Üniversiteler, BM Organları vb.) olusacaktir. Kisa listenin yukaridakilerin bir karisimindan olustugu durumlarda seçim, Kaliteye Dayalı Seçim (QBS) ya da (küçük görevler için) Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS) yöntemi kullanılarak gerçekleştirilmelidir.23

Kısa liste, Bireysel Danışmanları içermeyecektir.

Teklif İsteme Dokümanını (RFP) Hazırlanması ve Yayınlanması 2.9 RFP şunları içerecektir: (a) bir Davet Mektubu, (b) Danışmanlara yönelik Bilgiler, (c) TOR ve (d) önerilen sözleşme. Borçlular, Banka tarafından yayınlanan geçerli standart RFP’leri kullanacaklardır ve projeye özgü koşulların karşılanabilmesi için gerekli olduğu takdirde Banka tarafından kabul edilebilir olan minimum düzeyde değişiklik yapacaklardır. Bu türden değişiklikler, yalnızca RFP veri kâğıdı aracılığıyla yapılacaktır. Borçlular, RFP’ye dahil edilen tüm belgeleri listeleyeceklerdir. Bankanın kullanılacak olan sistemin yeterliliğine ikna olması halinde Borçlu, RFP’nin dağıtımı için bir elektronik sistem kullanabilir. RFP’nin elektronik olarak dağıtıldığı durumlarda elektronik sistem, RFP’de değişiklik yapılmasını önleyecek düzeyde güvenli olacak ve kısa listede yer alan danışmanların RFP’ye erişimlerini kısıtlamayacaktır. Davet Mektubu (LOI) 21 Her bir durumda; projenin niteliği, ulusal danışmanların kapasitesi ve görevlerin karmaşıklığı dikkate alınarak dolar tavan düzeyleri belirlenecektir. Tavan (ya da tavanlar) hiçbir durumda Borçlunun Ülkesine yönelik Ülke Tedarik Değerlendirme Raporunda (CPAR) belirtilen miktarı aşmayacaktır. Kredi kullanan her bir ülke için dolar tavan düzeyler, Banka’nın internet sitesinde açıklanacaktır. 22 SWAP’ler kalkındırma kuruluşları tarafından ülkenin önderlik ettiği ve ölçekleri tek bir projeye göre daha büyük olan programları desteklemeye yönelik bir yaklaşımı temsil etmektedir. Tipik olarak bir sektörün tamamını ya da büyük bölümlerini kapsar. 23 “Küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 200.000 ABD$’ını aşmayacaktır.

19

2.10 LOI’de Borçlunun danışmanlık hizmetlerinin teminine yönelik olarak bir sözleşme yapma yönündeki niyeti, fonların kaynağı, müşteri ile ilgili ayrıntılar ve tekliflerin sunulması ile ilgili tarih, zaman ve adres belirtilecektir. Danışmanlara Talimatlar (ITC) 2.11 ITC, danışmanlara tekliflerini hazırlamada yardımcı olacak tüm gerekli bilgileri içerecek ve değerlendirme sürecine ilişkin bilgi vererek ve değerlendirme kriterleri ile faktörlerini, bunların farklı ağırlıklarını ve geçer düzeyde olabilmek için gerekli olan minimum yeterlik notunu belirterek, seçim prosedürüne mümkün olduğu kadar şeffaflık getirecektir. ITC’de danışmanlardan istenecek (personel zamanında) anahtar personel girdilerinin düzeyine ya da toplam bütçeye ilişkin bir tahmin belirtilecektir (bunların ikisi birden belirtilmeyecektir). ITC’de teklifin geçerlilik süresi belirlenecektir ve bu süre tekliflerin değerlendirilmesi, sözleşmenin kiminle yapılacağına karar verilmesi, Banka incelemesi ve sözleşme müzakerelerinin kesinleştirilmesi için yeterli olacaktır. ITC’ye dahil edilmesi gereken bilgilerin ayrıntılı bir listesi Ek 2’de verilmiştir. Sözleşme 2.12 Bu Kılavuzun IV. Kısmında en yaygın sözleşme türleri kısaca tartışılmaktadır. Borçlular, Banka tarafından yayınlanan uygun Standart Sözleşme Formunu kullanacaklar ve ülkeye ve projeye özgü konuların ele alınabilmesi için gerekli olduğu takdirde Banka tarafından kabul edilebilir olan minimum düzeyde değişiklik yapacaklardır. Bu türden değişiklikler yalnızca Sözleşme Bilgi Formunda ya da Sözleşmenin Özel Koşullarında yapılacak ve Banka’nın Standart Formunda bulunan Sözleşmenin Genel Koşulları bölümünün yazımı değiştirilerek yapılmayacaktır. Bu sözleşme formlari, danışmanlık hizmetlerinin çoğunu kapsamaktadır. Bu formların uygun olmadığı durumlarda (Örneğin sevkıyat öncesi muayene, tedarik hizmetleri, üniversitelerde öğrencilerin eğitimi, özelleştirmede reklâmcılık faaliyetleri ya da eşleştirme gibi konularda) Borçlular, Banka tarafından kabul edilebilir olan diğer sözleşme formlarını kullanacaklardır. Tekliflerin Alınması 2.13 Borçlu, danışmanlara tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanıyacaktır. Tanınacak olan süre göreve bağlı olacaktır ama normal olarak (örneğin sofistike bir metodolojinin belirlenmesini, disiplinler arası bir mastır planının hazırlanmasını gerektiren görevler için) dört haftadan az ya da üç aydan fazla olmayacaktır. Bu süre zarfında firmalar, RFP’de verilen bilgiler hakkında daha fazla izahat isteyebilirler. Borçlu bu izahatları yazılı olarak temin edecek ve kısa listede bulunan (teklif sunma niyetinde olan) tüm firmalara bir nüshasını gönderecektir. Gerekli olduğu takdirde Borçlu, tekliflerin sunulacağı son tarihi erteleyebilir. Teknik ve mali teklifler aynı anda sunulacaktır. Son tarihin ardından teknik ya da mali teklifte tadilat yapılması kabul edilmeyecektir. Sürecin bütünlüğünün korunabilmesi için teknik ve mali teklifler ayrı mühürlü zarflar içinde sunulacaktır. Teknik zarflar, tekliflerin sunulabileceği sürenin sona ermesinin ardından ilgili departmanlardan (uygun şekilde teknik, mali, hukuki departmanlardan) seçilen görevlilerden oluşan bir komisyon tarafından derhal

20

açılacaktır. Mali teklifler mühürlü kalacak ve aleni biçimde açılana dek saygın bir kamu denetçisine ya da bağımsız bir yetkili makama emanet edilecektir. Tekliflerin sunulabileceği sürenin sona ermesinin ardından alınan teklifler, açılmadan iade edilecektir. Bankanın, diğerleri arasında sistemin güvenli olması, gizliliği ve sunulan tekliflerin özgünlüğünü koruması, danışmanları tekliflerine bağlı tutmak için bir elektronik imza sistemi ya da bunun eşdeğeri bir sistem kullanması ve tekliflerin yalnızca danışman ile Borçlunun eşzamanlı elektronik yetkilendirmesinin ardından açılmasına olanak tanıması gibi kullanılacak olan sistemin yeterliliğine ikna olması halinde Borçlular, danışmanların tekliflerini elektronik araçlar ile sunmalarına izin veren elektronik sistemler kullanabilirler. Bu durumda danışmanlar, tekliflerini matbu olarak sunma seçeneğine sahip olmayı sürdüreceklerdir. Tekliflerin Değerlendirilmesi: Kalite ve Maliyetin Ele Alınması 2.14 Tekliflerin değerlendirilmesi, iki aşamada gerçekleştirilecektir: İlk önce kalite ve ardından maliyet değerlendirilecektir. Teknik teklifleri değerlendirenler, Banka incelemeleri ve itiraz yoktur belgesi de dahil olmak üzere teknik değerlendirme sona erene kadar mali tekliflere erişim hakkına sahip olmayacaklardır. Mali tekliler ancak bundan sonra açılacaktır. Değerlendirme, RFP’nin hükümleri ile tam bir uyum içinde gerçekleştirilecektir. Kalitenin Değerlendirilmesi 2.15 Borçlu, (sektörde uzman üç ya da daha fazla kisiden oluşan bir değerlendirme komisyonu kurarak) birçok kriteri dikkate alarak her bir teknik teklifi değerlendirecektir: (a) danışmanın söz konusu görev ile ilgili deneyimi, (b) önerilen metodolojinin kalitesi, (c) önerilen anahtar personelin yeterlikleri, (d) TOR’de gerekli görüldüğü takdirde bilgi aktarımı ve (e) görevin ifasında anahtar personele söz konusu ülke vatandaşlarının ne ölçüde katılacağı. Her bir kriter, 1 ila 100 arasında bir ölçek üzerinden notlandırılacaktır. Daha sonra notların ağırlıklı ortalaması alınacak ve puanlar oluşturulacaktır. Aşağıda belirtilen ağırlıklar gösterge niteliğindedir. Kullanılacak olan fiili yüzde rakamları, söz konusu göreve uygun olacak ve, Banka’nın aksini onayladığı durumlar dışında, aşağıda belirtilen aralıklarda olacaktır. Önerilen ağırlıklar, RFP’de açıklanacaktır. Danışmanın özel deneyimi: 0 ila 10 puan Metodoloji: 20 ila 50 puan Anahtar personel: 30 ila 60 puan Bilgi aktarımı:24 0 ila 10 puan Ülke Vatandaşlarının katılımı:25 0 ila 10 puan Toplam 100 puan 2.16 Borçlu, normal olarak bu kriterleri alt-kriterlere ayıracaktır. Örneğin metodoloji kapsamında alt-kriterler yenilik ve ayrıntı düzeyi olabilir. Ancak alt-

24 Bilgi aktarımı, bazı görevlerin temel amacı olabilir; bu gibi durumlarda bu TOR’de belirtilecektir ve ancak Banka’nın onayı ile öneminin yansıtılması için bilgi aktarımına daha büyük bir ağırlık verilebilir. 25 Yabancı ve ulusal firmalar tarafından sunulan anahtar personel içindeki ülke vatandaşları tarafından yansıtıldığı şekilde.

21

kriter sayısı temel düzeyde tutulmalıdır. Banka, tekliflere ilişkin profesyonel bir değerlendirmenin ötesine taşıyarak mekanik bir degerlendirmeye neden olabilecek olan aşırı ölçüde ayrıntılı alt-kriterler listesinin kullanılmasını tavsiye etmemektedir. Deneyime verilen ağırlık görece düşük olabilir çünkü bu kriter danışman kısa listeye dahil edilirken halihazırda dikkate alınmıştır. Daha karmaşık görevlerde (örneğin disiplinler arası fizibilite ya da yönetim çalışmalarında) metodolojiye daha fazla ağırlık verilecektir. 2.17 Yalnızca anahtar personelin değerlendirilmesi tavsiye edilmektedir. Performans kalitesini nihai olarak anahtar personel belirlediği için, önerilen görevin karmaşık olduğu durumlarda bu kritere daha fazla ağırlık verilecektir. Borçlu, önerilen anahtar personelin özgeçmişlerinde yer alan yeterliklerini ve deneyimlerini inceleyecektir; bu özgeçmişler doğru, eksiksiz olmalı ve söz konusu danışmanlık firmasından bir yetkili ve önerilen bireyin kendisi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bireyler, görev ile ilgili olarak, aşağıda verilen üç alt-kriter üzerinden puanlanacaktır: (a) genel yeterlilikler: Genel eğitimi, deneyim süresi, bulunduğu görevler,

danışmanlık firmasında personel olarak çalıştığı süre, gelişmekte olan ülkelerdeki deneyimi vb.

(b) görev için yeterlilik: Görev ile ilgili olarak eğitimi ve spesifik

sektördeki, alandaki, konudaki vb. deneyimi; ve (c) bölgedeki deneyimi: Yerel dile, kültüre, idari sisteme, devlet

örgütlenmesine vb. ilişkin bilgisi. 2.18 Borçlular her bir teklifi TOR’a yanıt verebilirliğine dayalı olarak değerlendireceklerdir. Bu aşamada TOR’nin önemli yönlerine yanıt vermiyorsa ya da RFP’de belirtilen minimum teknik puanı alamamışsa söz konusu teklifin uygun olmadığı değerlendirmesi yapılacak ve bu teklif reddedilecektir. 2.19 Sürecin sonunda Borçlu, tekliflerin “kalitesi”ne ilişkin bir Teknik Değerlendirme Raporu hazırlayacak ve, sözleşmelerin ön incelemeye tabi olduğu durumlarda, bu raporu incelemesi ve “itiraz yoktur (no objection)” belgesi vermesi için Banka’ya sunulacaktır. Rapor, değerlendirmenin sonuçlarını doğrulayacak ve tekliflerin güçlü ve zayıf yönlerini açıklayacaktır. Örneğin bireysel not kağıtları gibi değerlendirme ile ilişkili tüm kayıtlar, projenin ve projenin denetlenmesinin tamamlanmasına dek saklanacaktır. Maliyet Değerlendirmesi 2.20 Kalite değerlendirmesinin tamamlanmasının ve Banka’nın itiraz yoktur belgesini vermesinin ardından Borçlu, teklif sunmuş olan danışmanlara her bir danışmana verilen teknik puanları bildirecek ve teklifleri minimum yeterlik notunu elde edemeyen ya da RFP ve TOR’a yanıt vermediği düşünülen danışmanlara mali tekliflerinin sözleşmenin imzalanmasının ardından açılmadan iade edileceğini bildirecektir. Borçlu, eşzamanlı olarak, minimum yeterlilik

22

notunu elde etmiş olan danışmanlara mali tekliflerin açılması için belirlenen tarihi, zamanı ve yeri bildirecektir. Mali teklifler, (kişisel olarak ya da irtibat kurarak) katılmayı tercih eden danışmanların temsilcilerinin huzurunda aleni olarak açılacaktır. Danışmanın adı, teknik puanlar ve önerilen fiyatlar yüksek sesle okunacak (ve teklifler elektronik olarak sunulmuşsa çevrimiçi olarak postalanacak) ve mali teklifler açıldığında kaydedilecektir; bu kaydın bir nüshası derhal Banka’ya gönderilecektir. Borçlu ayrıca aleni açma işleminin tutanağını tutacak ve bu kaydın bir nüshası derhal Banka’ya ve teklif sunmuş olan danışmanlara gönderilecektir. 2.21 Daha sonra Borçlu, mali teklifleri inceleyecektir. Aritmetik hatalar bulunduğu takdirde bu hatalar düzeltilecektir. Tekliflerin karşılaştırılabilmesi amacı doğrultusunda maliyetler, RFP’de belirtildiği gibi, Borçlu tarafından seçilen tek bir kura (yerel kura ya da tam olarak dönüştürülebilir yabancı kura) dönüştürülecektir. Borçlu bu dönüştürme işlemini resmi bir kaynaktan (örneğin Merkez Bankası), ticari bir bankadan ya da benzer işlemler için uluslararası olarak yayınlanan bir gazeteden alınan satış (kambiyo) fiyatlarını kullanarak gerçekleştirecektir. RFP’de, kullanılacak olan döviz kurunun kaynağı ve, tarihin tekliflerin sunulması için son tarihten en fazla dört hafta öncesine ait olması ya da teklifin geçerlilik süresinin orijinal sona erme tarihinden sonrasına ait olmaması koşuluyla, döviz kurunun tarihi belirtilecektir. 2.22 Değerlendirme amacı doğrultusunda “maliyet”, sözleşme üzerindeki tespit edilebilir yerel dolaylı vergileri26

ve Borçlunun ülkesinde danışmanın o ülkede ikâmet etmeyen personeli tarafından verilen hizmetlerin fiyatlandırması üzerinden Borçlunun ülkesine ödenecek gelir vergisini kapsamamaktadır. Maliyet, danışmanın ödediği tüm maaşları ve örneğin seyahat, tercüme, rapor çıktısı ya da sekretarya harcamaları gibi tüm diğer harcamaları kapsayacaktır. En düşük maliyete sahip olan teklife mali puan olarak 100 verilebilir ve diğer tekliflere verilen mali puanlar, fiyatları ile ters orantılı olacaktır. Alternatif olarak, maliyete yönelik puanların paylaştırılmasında doğru orantı yöntemi ya da başka bir metodoloji kullanılabilir. Kullanılacak olan metodoloji RFP’de açıklanacaktır.

Birleşik Kalite ve Maliyet Değerlendirmesi 2.23 Toplam puan, kalite ve maliyet puanlarının ağırlıklarının belirlenip toplanması ile elde edilecektir. “Maliyet” için ağırlık, görevin karmaşıklığı ve kalitenin göreceli önemi dikkate alınarak seçilecektir. III. Kısımda belirtilen hizmetler dışında maliyet için ağırlık, normal olarak, 100 puan üzerinden 20 puan olacaktır. Kalite ve maliyet için önerilen ağırlıklar RFP’de belirtilecektir. Toplamda en yüksek puanı alan firma, müzakereler için davet edilecektir. Müzakereler ve Sözleşme Yapılması 2.24 Müzakereler TOR’ye, metodolojiye, personel görev dağılımı, Borçlunun girdileri ve sözleşmenin özel koşulları hakkında tartışmaları içerecektir. Son ürünün kalitesinin, maliyetinin ve ilk değerlendirmenin öneminin etkilenmemesi için bu tartışmalar, orijinal TOR’de ya da sözleşmenin şartlarında önemli bir 26 Ulusa düzeyde, Eyalet (ya da İl düzeyinde) ve Belediye düzeyinde sözleşme faturaları üzerinden alınan tüm dolaylı vergiler.

23

değişikliğe neden olmayacaktır. Yalnızca bütçenin karşılanabilmesi amacı ile iş girdilerinde önemli indirimler yapılmayacaktır. Nihai TOR ve üzerinde mutabık kalınan metodoloji, sözleşmenin bir parçasını oluşturacak olan “Hizmetlerin Tanımı” bölümüne dahil edilecektir. 2.25 Her iki taraf da seçim sürecindeki beklenmedik bir gecikmenin böylesi bir değişikliği kaçınılmaz kıldığı ya da bu tür değişikliklerin görevin amaçlarına ulaşılabilmesi için kritik öneme sahip olduğu konusunda mutabık kalmadıkları müddetçe seçilen firmanın anahtar personelinde değişiklik yapmasına izin verilmeyecektir.27

Eğer durum bu şekilde değilse ve anahtar personelin kullanılabilirliği onaylanmadan teklife dahil edildiği tespit edilirse firma elenebilir ve süreç, sıralamadaki bir sonraki firma ile sürdürülür. İlk önerilen personelin yerine getirilmesi önerilen anahtar personel, ilk önerilen personelinkine eşit ya da onunkinden daha iyi vasıflara sahip olacaktır.

2.26 Mali müzakereler, danışmanların (eğer varsa) Borçlunun ülkesindeki vergi yükümlülüklerinin açıklığa kavuşturulmasını ve bu vergi yükümlülüğünün sözleşmeye nasıl yansıtıldığının ya da yansıtılacağının belirlenmesini içerecektir. Götürü Sözleşmelerin ödemeleri sonuçların (ya da ürünlerin) teslimine dayandığı için önerilen fiyat, tüm maliyetleri (personel zamanı, ek yükler, seyahat, otel vb.) kapsayacaktır. Sonuç olarak eğer bir Götürü sözleşme için seçim yöntemi fiyatı bir unsur olarak içeriyorsa bu fiyat görüşülmeyecektir. Zaman-esaslı Sözleşmelerde ödeme, girdilere (personel zamanı ve geri ödenebilir maliyetler) dayanmaktadır ve önerilen fiyat personel ücretlerini ve geri ödenebilir maliyetlerin miktarına ilişkin bir tahmini içerecektir. Seçim yönteminin fiyatı bir unsur olarak içerdiği durumlarda, örneğin önerilen personel ücretlerinin danışmanlar tarafından benzer sözleşmelerde tipik olarak belirlenen ücretlerin çok üzerinde olması gibi özel koşullar dışında, personel ücretlerine ilişkin müzakere yapılmayacaktır. Sonuç olarak müzakerenin yasaklanması, müşterinin izahat isteme hakkını ve, eğer ücret çok yüksek ise, Banka ile gerekli istişarenin yürütülmesinin ardından ücretlerde değişiklik yapılmasını isteme hakkını engellemez. Geri ödenebilir maliyetler, makbuzların sunulmasının ardından karşılanmış olan fiili harcamalar üzerinden ödenir ve dolayısıyla müzakerelere tabi değildir. Ancak müşterinin (örneğin seyahat ya da otel masrafları gibi) belli bazı geri ödenebilir maliyetlerin birim fiyatları için tavanları belirlemeyi istemesi halinde bu geri ödenebilir maliyetler RFP’de bulunan ücretlerin maksimum düzeylerini belirtmeli ya da RFP’de bir tanımlamalıdır. 2.27 Müzakerelerin kabul edilebilir bir sözleşme ile sonuçlanmaması halinde Borçlu, müzakereleri iptal edecek ve sıralamada bir sonraki firmayı müzakereler için davet edecektir. Borçlu, bu adımı atmadan önce Banka’ya danışacaktır. Danışman, müzakerelerin iptalinin nedenleri hakkında bilgilendirilecektir. Sıralamada bir sonraki firma ile müzakereler başlatıldıktan sonra Borçlu, önceki müzakereleri yeniden açmayacaktır. Müzakerelerin başarılı bir şekilde tamamlanmasının ve Banka’nın parafe edilmiş sözleşmeye itiraz yoktur belgesini28

27 RFP’de gerçekçi teklif geçerlilik sürelerinin tanımlanması ve verimli bir değerlendirme yapılması, riski minimuma indirir.

vermesinin ardından Borçlu, kısa listedeki diğer firmalara başarısız olduklarını derhal bildirecektir.

28 Banka’nın ön incelemesine tabi olan Sözleşmeler için.

24

İhalenin Verildiğinin Duyurulması 2.28 İhalenin verilmesinin ardından borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta aşağıdaki bilgileri yayınlayacaktır: (a) teklif sunmuş olan tüm danışmanların isimleri; (b) her bir danışmana verilen teknik puanlar; (c) her bir danışmanın değerlendirilen fiyatları; (d) danışmanların puanlara göre nihai sıralanışı; (e) kazanan danışmanın ismi ve sözleşmenin bedeli, süresi ve özet olarak kapsamı. Aynı bilgiler, teklif sunmuş olan tüm danışmanlara gönderilecektir. Açıklama Talebi 2.29 Paragraf 2.28’de belirtildiği gibi ihalenin verildiğinin duyurulmasında Borçlu, teklifinin seçilmeme gerekçelerini öğrenmek isteyen danışmanların Borçludan bir açıklama isteyebileceğini belirtecektir. Borçlu, danışmanın tercihine göre yazılı olarak ve/veya bir sorgu toplantısında söz konusu teklifin neden seçilmediğine ilişkin bir açıklamayı derhal sunacaktır. İstekte bulunan danışman, söz konusu sorguya katılımın tüm maliyetlerini karşılayacaktır. Tüm Tekliflerin Reddedilmesi ve Yeniden Davet 2.30 Borçlu, ancak tüm tekliflerin TOR’ye uyumda önemli eksiklikler nedeniyle yanıt veremez nitelikte olmaları ya da ilk tahminden önemli ölçüde daha yüksek maliyetler gerektirmeleri halinde tüm teklifleri reddetme gerekçesine sahip olacaktır. İkinci durumun geçerli olması halinde, Banka ile istişare içinde bütçenin artırılmasının ya da firma ile hizmetlerin kapsamının daraltılmasının uygulanabilirliği araştırılmalıdır. Tüm teklifler reddedilmeden ve yeni teklifler için davet çıkarılmadan önce Borçlu, tüm tekliflerin reddedilmesinin nedenlerini belirterek Banka’ya bildirimde bulunacak ve ret sürecini tamamlayıp yeni süreci başlatmadan önce Banka’nın “itiraz yoktur” belgesini alacaktır. Yeni süreç, (kısa liste de dahil olmak üzere) RFP’nin ve bütçenin gözden geçirilmesini içerebilir. Bu gözden geçirmeler, Banka ile birlikte kararlaştırılacaktır. Gizlilik 2.31 Tekliflerin değerlendirilmesi ile ilişkili bilgiler ve sözleşmelerin yapılması ile ilgili tavsiyeler, paragraf 2.20 ve 2.27’de belirtilen durumlar dışında, ihalenin verildiğinin duyurulmasına kadar teklif sunmuş olan danışmanlara ya da süreç ile resmi olarak ilgili olmayan başka şahıslara ifşa edilmeyecektir.

III. DİĞER SEÇİM YÖNTEMLERİ Genel 3.1 Bu kısım, QCBS dışındaki diğer seçim yöntemlerini ve bu yöntemlerin hangi koşullar altında kabul edilebilir olacağını açıklamaktadır. II. Kısmın

25

(QCBS) tüm ilgili29

kısımları, rekabetin kullanıldığı tüm durumlar için geçerli olacaktır.

Kaliteye Dayalı Seçim (QBS) 3.2 QBS, aşağıda belirtilen türde görevler için uygundur: (a) TOR’nin ve danışmanlardan gelen gerekli girdilerin tanımlanmasının

güç olduğu ve müşterinin danışmanların tekliflerinde yenilik sergilemelerini istediği karmaşık ya da üst düzeyde uzmanlık gerektiren görevler (örneğin ülke ekonomisine ya da sektöre ilişkin çalışmalar, çok sektörlü fizibilite çalışmaları, tehlikeli atık işleme tesisinin ya da bir kent mastır planının projesinin hazırlanması , finans sektörü reformları);

(b) yüksek düzeyde bir ek görev niteliğine sahip olan ve amacın en iyi

uzmanları kullanmak olduğu görevler (örneğin büyük barajlar gibi büyük altyapı sistemlerinin fizibilitesi ve yapısal mühendislik tasarımı, ulusal önem taşıyan politika çalışmaları, büyük devlet kuruluşlarının yönetim çalışmaları); ve

(c) önemli ölçüde farklı yöntemler ile gerçekleştirilebilecek olan ve bu

nedenle tekliflerin karşılaştırılamayacağı görevler (örneğin hizmetlerin değerinin analizin kalitesine bağlı olduğu yönetim tavsiyeleri, sektör çalışmaları ve politika çalışmaları).

3.3 QBS’de RFP (mali teklif olmaksızın) yalnızca bir teknik teklifin sunulmasını ya da teknik ve mali teklifin aynı anda ama ayrı zarflarda sunulmasını (iki zarf sistemi) isteyebilir. RFP, tahmin edilen bütçeyi ya da tahmin edilen anahtar personel zamanı rakamını belirleyecek ve bu bilginin yalnızca gösterge olarak verildiğini ve danışmanların kendi tahminlerini seçme konusunda özgür olacaklarını belirtecektir. 3.4 Yalnızca teknik tekliflerin istendiği durumlarda, QCBS’de kullanılan aynı metodoloji ile teknik tekliflerin değerlendirilmesinin ardından Borçlu, sıralamada en üstte yer alan teknik teklifin sahibi olan danışmandan ayrıntılı bir mali teklif sunmasını isteyecektir. Daha sonra Borçlu ve danışman, mali teklifi30

29 Kısım II’nin tüm hükümleri, söz konusu spesifik durumda danışmanların seçimi için kullanılan yöntemin gerektirdiği değişiklikler ve öncelikler ile birlikte uygulanacaktır. Tek kaynaklı seçim yönteminin kullanıldığı durumlarda ilgi beyanı için duyuruya gerek yoktur.

ve sözleşmeyi görüşeceklerdir. Seçim sürecinin diğer tüm özellikleri, yalnızca kazanan firmanın fiyatının yayınlanması özelliği dışında paragraf 2.28’de belirtildiği gibi İhalenin Verildiğinin duyurulması da dahil olmak üzere, QCBS’nin özellikleri ile aynı olacaktır. Danışmanlardan başlangıçta teknik teklifleri ile beraber mali tekliflerini sunmaları da istenmişse, QCBS’de olduğu gibi, yalnızca seçilen firmanın fiyat teklifinin açılmasını ve müzakerelerin başarılı bir şekilde sonlandırılmasının ardından diğer tekliflerin açılmadan iade edilmesini sağlamak üzere gerekli muhafazalar temin edilecektir.

30 QBS kapsamındaki mali görüşmeler, tüm danışmanların ücretlerine ve diğer harcamalara ilişkin görüşmeleri içermektedir.

26

Bir Sabit Bütçe kapsamında Seçim (FBS) 3.5 Bu yöntem, yalnızca görevin basit olduğu, kesin olarak tanımlanabildiği ve bütçenin sabit olduğu durumlarda uygundur. RFP’de kullanılabilir olan bütçe belirtilecek ve danışmanlardan bütçe dahilindeki en iyi teknik ve mali tekliflerini ayrı zarflarda sunmaları istenecektir. Bütçenin danışmanların beklenen işleri gerçekleştirebilmeleri için yeterli olduğundan emin olunması için TOR özellikle iyi hazırlanmalıdır. İlk önce, QCBS yönteminde olduğu gibi, tüm tekliflerin değerlendirilmesi gerçekleştirilecektir. Ardından fiyat teklifleri aleni olarak açılacak ve fiyatlar yüksek sesle okunacaktır. Belirtilen bütçeyi aşan teklifler reddedilecektir. Diğerleri arasında sıralamada en üstte yer alan teknik teklifi sunmuş olan Danışman seçilecek ve bir sözleşmeye yönelik müzakereler için davet edilecektir. İhalenin Verildiğinin Duyurulması, paragraf 2.28’de belirtildiği gibi gerçekleştirilecektir. En Düşük Maliyete Göre Seçim (LCS) 3.6 Bu yöntem yalnızca yerleşik uygulamaların ve standartların mevcut olduğu standart ya da rutin nitelikteki görevlere (denetimler, karmaşık olmayan işlerin mühendislik tasarımı vb.) yönelik danışmanların seçimi için uygundur. Bu yöntem kapsamında “kalite” için bir “minimum” yeterlik notu belirlenir. İki zarf içinde sunulacak olan teklifler, bir kısa liste içindeki firmalar tarafından verilir. İlk önce teknik teklifler açılıp değerlendirilir. Minimum yeterlik notunu31

alamayan teklifler reddedilir ve diğerlerinin mali teklifleri aleni olarak açılır. Ardından en düşük fiyatı veren firma seçilir ve İhalenin Verildiğinin Duyurulması, paragraf 2.28’de belirtildiği gibi gerçekleştirilecektir. Bu yöntem kapsamında minimum yeterlik notu belirlenecek ve bu notun üzerinde not alan tüm tekliflerin yalnızca “maliyet” bakımından rekabet ettikleri düşünülecektir. Minimum yeterlik notu RFP’de belirtilecektir.

Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS) 3.7 Bu yöntem, rekabetçi tekliflerin hazırlanması ve değerlendirilmesi gereksiniminin gerekçesinin olmadığı küçük32

görevler için kullanılabilir. Bu gibi durumlarda Borçlu TOR’u hazırlayacak, ilgi beyanları alindiktan sonra danışmanların söz konusu görev ile ilgili deneyimine ve ehliyetine ilişkin bilgilere dayanarak bir kısa liste olusturacak ve en uygun yeterlik ve referanslara sahip olan firmayı seçecektir. Seçilen firmadan birleşik bir teknik-mali teklif sunması istenecek ve daha sonra bu firma sözleşmenin görüşülmesi için davet edilecektir.

3.8 Borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta ihalenin verilmesinin kararlaştırıldığı danışmanın adını ve sözleşmenin bedelini, süresini ve kapsamını yayınlayacaktır. Bu yayın üç ayda bir gerçekleştirilebilir ve bir önceki dönemi kapsayan bir özet tablo biçiminde olabilir.

31 Bu yöntem, QCBS yönteminin yerine kullanılmayacak ve yalnızca düşünsel unsurun küçük olduğu çok standart ve rutin teknik nitelikteki spesifik durumlar için kullanılacaktır. Bu yöntemde minimum yeterlik notu 70 ya da üzeri olacaktır. 32 “Küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 200.000 ABD$’ını aşmayacaktır.

27

Tek Kaynaklı Seçim (SSS) 3.9 Danışmanların tek kaynaklı seçimi, kalite ve maliyet açısından rekabetin faydalarını sağlamaz, seçim süreci saydamlıktan yoksundur ve kabul edilemez uygulamaları teşvik edebilir. Bu nedenle tek kaynaklı seçim yalnızca istisnai durumlarda kullanılacaktır. Tek kaynaklı seçimin gerekçelendirilmesi, müşteri ve projenin genel çıkarları ve Banka’nın ekonomi ve verimlilik sağlama ve tüm yeterlik sahibi danışmanlara eşit fırsat verme sorumluluğu bağlamında incelenecektir. 3.10 Tek kaynaklı seçim, yalnızca rekabet karşısında açık bir avantaj sunduğu durumlarda: (a) firma tarafından yürütülen bir önceki işin doğal bir devamı niteliğinde olan işler için (bkz. bir sonraki paragraf), (b) örneğin afetler gibi acil durumlarda ve acil durumu hemen takip eden süre zarfında gerekli olan danışmanlık hizmetleri için, (c) çok küçük33

görevler için ya da (d) görev ile ilgili olarak yalnızca bir firmanın yeterliğe sahip olduğu ya da istisnai değerde bir deneyime sahip olduğu durumlarda uygundur.

3.11 Ek iş için devamlılığın çok önemli olduğu durumlarda RFP’de bu durum açıklanacak ve, pratikte mümkün olduğu takdirde, danışmanın seçiminde kullanılan faktörlerde devamlılık ihtimali dikkate alınacaktır. Teknik yaklaşımda ve kazanılan deneyimde devamlılık ve aynı danışmanlın profesyonel yükümlülüğünün devamı, ilk görevde başarılı performans sergilenmesine bağlı olarak, yeni bir rekabet yaratmak yerine ilk danışman ile devam etmeyi tercih edilir kılabilir. Bu türden ek görevler için Borçlu, ilk seçilen danışmandan Borçlu tarafından temin edilen TOR’ye dayalı olarak teknik ve mali teklifler hazırlamasını isteyecektir ve ardından bu teklifler görüşülecektir. 3.12 İlk görevin rekabetçi bir temelde verilmediği ya da bağlı finansman kapsamında verildiği durumlarda ya da eğer ek görev değer bakımından önemli ölçüde daha büyük ise, normal olarak Banka tarafından kabul edilebilir olan bir rekabetçi süreç izlenecektir ve bu süreçte ilk işi gerçekleştiren danışman, ilgilendiğini ifade ettiği takdirde, dışarıda bırakılmayacaktır. Banka yalnızca özel koşullar altında ve yalnızca yeni bir rekabetçi sürecin mümkün olmadığı durumlarda bu kuralın istisnalarını ele alacaktır. 3.13 Borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta ihalenin verilmesinin kararlaştırıldığı danışmanın adını ve sözleşmenin bedelini, süresini ve kapsamını yayınlayacaktır. Bu yayın üç ayda bir gerçekleştirilebilir ve bir önceki dönemi kapsayan bir özet tablo biçiminde olabilir. Ticari Uygulamalar 3.14 Bir aracı finans kurumu tarafından özel sektör işletmelerine ya da kamu sektöründeki özerk ticari işletmelere kullandırılan kredilerde alt-Borçlu, Banka tarafından kabul edilebilir olduğu belirlenmiş olan yerleşik özel sektör

33 “Çok küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 100.000 ABD$’ını aşmayacaktır.

28

uygulamalarını ya da ticari uygulamaları izleyebilir. Özellikle büyük görevlerde, daha önce açıklanan rekabetçi prosedürlerin kullanılmasına da önem verilecektir. Belirli Türde Danışmanların Seçilmesi 3.15 Birlesmis Milletler(BM) Organlarının Danışman olarak Seçilmesi Kendi uzmanlık alanlarında teknik yardım ve tavsiye sağlayacak yeterliliğe sahip oldukları takdirde BM organları danışman olarak tutulabilir. Ancak, Borçlunun mevcut uluslararası anlaşmalar kapsamında BM organlarına ve bu organların personeline ayrıcalıklar ve muafiyetler verilmesini kabul ettiği ve, Banka tarafından kabul edilmesi halinde, organın charterına göre gerekli olan özel ödeme düzenlemeleri üzerinde BM kuruluşları ile anlaştığı durumlar dışında, bu organlara rekabetçi bir seçim sürecinde herhangi bir tercihli muamele gösterilmeyecektir. BM Organlarının ayrıcalıklarının ve örneğin vergi muafiyeti ve kolaylıkları ve özel ödeme hükümleri gibi diğer avantajların nötrlenmesi için QBS yöntemi kullanılacaktır. Bu Kılavuzun 3.10. paragrafında açıklanan kriterler karşılandığı takdirde BM organları tek kaynaklı seçim temelinde görevlendirilebilir. 3.16 Sivil Toplum Kuruluşlarının (NGO’lar) Kullanılması NGO’lar, temel olarak yerel sorunlara, topluluğun ihtiyaçlarına ve/veya katılımcı yaklaşımlara yönelik ilgi ve bilgileri nedeniyle projelerin hazırlanmasına, yönetimine ve uygulanmasına yardım etmek konusunda benzersiz bir yeterliğe sahip olabilen kâr gözetmeyen gönüllü kuruluşlardır. İlgilendiklerini ifade etmeleri halinde ve Borçlunun ve Banka’nın yeterliklerine ikna olmaları halinde NGO’lar kısa listeye dahil edilebilirler. Borçlular tercihen NGO’ların daha fazla yeterlilik sahibi olduğu hizmetler için kısa listeye danışmanlık firmalarını dahil etmemelidirler. Katılıma ve önemli ölçüce yerel bilgiye vurgu yapan görevler için kısa liste tamamen NGO’lardan oluşabilir. Bu durumda QCBS prosedürü izlenecektir ve değerlendirme kriterleri örneğin gönüllülük, kâr gözetmeme durumu, yerel bilgi, faaliyet ölçeği ve saygınlık gibi NGO’ların benzersiz yeterliklerini yansıtacaktır. Bu Kılavuzun 3.10. paragrafında açıklanan kriterler karşılandığı takdirde Borçlular, NGO’yu tek kaynaklı seçim temelinde seçebilirler. 3.17 Tedarik Aracıları (PA’lar). Bir Borçlunun gerekli kaynaklardan ya da deneyimden yoksun olduğu durumda Borçlunun tedarik konusunda uzman olan bir firmayı aracı olarak kullanması verimli ve etkili olabilir. PA’ların spesifik kalemlerin tedariki ile ilgilenen ve genel olarak kendi işyerlerinden çalışan “aracılar” olarak kullanıldığı durumlarda bu aracılara genellikle söz konusu tedariklerin değeri üzerinden bir yüzde olarak ya da bu yüzde ile birlikte sabit bir ücretin birleşimi olarak ödeme yapılır. Bu gibi durumlarda PA’lar QCBS prosedürleri kullanılarak seçilecektir ve maliyete yüzde 50’ye kadar bir ağırlık verilebilir. Ancak PA’ların tedarik ile ilgili yalnızca tavsiye hizmeti verdiği ya da söz konusu projeye yönelik işyerinde bir projenin tamamı için “aracılar” olarak kullanıldığı durumlarda aracılara genellikle süreye dayalı bir ödeme yapılır ve bu gibi durumlarda bu aracılar QCBS prosedürleri ve bu Kılavuzda belirtilen süre bazlı sözleşme kullanılarak diğer danışmanlık görevleri için uygun olan prosedürler yoluyla seçilecektirler. Aracı, Banka’nın Standart Teklif İsteme Dokümanı, inceleme prosedürleri ve dokümantasyon da dahil olmak üzere Banka

29

tarafından Borçlu adına onaylanan Kredi Anlaşmasında ve Tedarik Planında açıklanan tüm tedarik prosedürlerini izleyecektir. 3.18 Muayene Aracıları. Borçlular, sevkıyattan önce ya da Borçlunun ülkesine geldikten sonra malların muayene edilmesi ve onaylanması için muayene aracıları kullanmayı isteyebilirler. Bu tür aracılar tarafından gerçekleştirilen muayene genellikle ilgili malların kalitesi ile miktarını ve fiyatın makul olup olmadığını içerir. Muayene aracıları, maliyete yüzde 50’ye kadar bir ağırlık verilerek QCBS prosedürleri yoluyla ve muayene edilip onaylanan malların değeri üzerinden bir yüzdeye dayalı ödemeleri öngören bir sözleşme formatı kullanılarak seçilecektir. 3.19 Bankalar. Borçlular tarafından varlıkların satışı, mali senetlerin ve, özellikle de özelleştirme işlemleri bağlamında diğer tüzel mali işlemlerin gerçekleştirilmesi için kullanılan yatırım bankaları ve ticari bankalar, finans şirketleri ve fon yöneticileri, QCBS kapsamında seçilecektir. RFP’de söz konusu faaliyet ile ilgili seçim kriterleri – örneğin benzer görevlerde deneyim ya da potansiyel alıcılar ağı – ve hizmetlerin maliyeti belirtilecektir. (“pey ücreti” olarak adlandırılan) geleneksel ücretlendirmeye ek olarak tazminat, bir “başarı ücreti”ni içermektedir; bu ücret sabit olabilir ama genellikle varlıkların ya da satılacak olan diğer mali senetlerin değeri üzerinden bir yüzde olarak ifade edilir. RFP’de maliyet değerlendirmesinde ya pey ücreti ile birlikte ya da tek başına başarı ücretinin dikkate alınacağı belirtilecektir. Eğer bu ücret tek başına dikkate alınacaksa kısa listede yer alan tüm danışmanlar için standart bir pey ücreti belirlenip RFP’de belirtilecek ve mali puanlar başarı ücretine dayalı olacaktır. (Özellikle büyük sözleşmelerde kullanılan) birlikte değerlendirmede maliyet, paragraf 2.23’te tavsiye edilenden daha yüksek bir ağırlığa göre düzenlenebilir ya da seçim, teklifin kalitesi bakımından minimum geçer notu alanlar arasında yalnızca maliyete dayalı olarak yapılabilir. RFP’de tekliflerin nasıl sunulacağı ve nasıl karşılaştırılacağı açık şekilde belirtilecektir. 3.20 Denetçiler. Denetçiler tipik olarak iyi tanımlanmış TOR kapsamında ve profesyonel standartlara göre denetim işlerini gerçekleştirirler. Denetçiler, maliyetin temel bir seçim faktörü olarak (40-50 puan) dikkate alınması ile QCBS’ye göre ya da paragraf 3.6’da açıklanan “En Az Maliyete Göre Seçim”e göre seçileceklerdir. Çok küçük34

görevler için CQS kullanılabilir.

3.21 “Hizmet Teslimatı Yüklenicileri”. Özellikle sosyal sektördeki projeler, sözleşmeli olarak hizmet veren çok sayıda bireyin (örneğin hemşireler ve yardımcı hekimler gibi sosyal çalışanların) tutulmasını gerektirebilir. İş tanımları, minimum yeterlikler, istihdam süresi, seçim prosedürleri ve bu prosedürlere ve belgelere yönelik Banka incelemesinin kapsamı, proje dokümantasyonunda açıklanacak ve sözleşme, Banka tarafından onaylanan Tedarik Planına dahil edilecektir.

IV. SÖZLEŞME TÜRLERİ VE ÖNEMLİ HÜKÜMLER Sözleşme Tipleri

34 Bkz. dipnot 33.

30

4.1 Götürü Sözleşme.35

Götürü sözleşmeleri temel olarak hizmetlerin içeriğinin ve süresinin ve danışmanların ortaya koyması gereken sonucun açık şekilde tanımlandığı görevler için kullanılırlar. Yaygın olarak basit planlama ve fizibilite çalışmalarında, çevresel çalışmalarda, standart ya da yaygın yapıların ayrıntılı tasarımında, bilgi işlem sistemlerinin hazırlanmasında vb. kullanılırlar. Ödemeler örneğin raporlar, çizimler, keşifler, ihale belgeleri ve yazılım programları gibi sonuçlara (çıktılar) dayalı olarak yapılır. Götürü sözleşmelerinin idaresi kolaydır çünkü ödemeler, açık şekilde belirlenmiş sonuçlar üzerinden yapılır.

4.2 Zaman-esaslı Sözleşme.36

Bu sözleşme türü, hizmetlerin tamamlanma süreleri değişebilen başkalarının faaliyetleri ile ilişkili olması ya da görevin amaçlarının gerçekleştirilmesi için gerekli olan danışman girdilerinin değerlendirilmesinin güç olması nedeniyle hizmetlerin kapsamının ve süre uzunluğunun belirlenmesinin zor olduğu durumlar için uygundur. Bu sözleşme türü karmaşık çalışmalar, inşaat denetimi, tavsiye hizmetleri ve çoğu eğitim görevi için yaygın olarak kullanılır. Ödemeler, (normal olarak sözleşmede isimleri belirtilen) personele yönelik üzerinde mutabık kalınan saatlik, günlük, haftalık ya da aylık ücretlere ve fiili harcamalar ve/veya üzerinde anlaşılmış birim fiyatlar kullanılarak geri ödenebilir maliyetlere dayalı olarak yapılır. Personel ücretleri maaşı, sosyal güvence maliyetlerini, ek yükleri, ü creti (ya d a kârı) ve, uyg u n durumlarda, özel harcırahları içerir. Bu sözleşme türü, danışmanlara yapılacak bir maksimum toplam ödemeler miktarını kapsayacaktır. Tavan miktar, öngörülemeyen işlere ve sürelere yönelik bir beklenmedik durum ödeneğini ve, uygun durumlarda, fiyat ayarlamalarına yönelik bir hükmü içermelidir. Görevin tatminkâr bir şekilde ilerlediğinden ve danışmanlar tarafından talep edilen ödemelerin uygun olduğundan emin olunması için süre bazlı sözleşmelerin müşteri tarafından yakından izlenmesi ve idare edilmesi gerekmektedir.

4.3 Alıkoyma ve/veya Öngörülmeyen Durum (Başarı) Ücreti Sözleşmesi. Alıkoyma ve öngörülmeyen durum ücreti sözleşmeleri yaygın olarak danışmanların (bankaların ya da finans şirketlerinin), özelikle de özelleştirme işlemlerinde, şirketleri firma satışlarına ya da birleşmelerine hazırladığı durumlarda kullanılır. Danışmanın ücretlendirilmesi bir pey ve bir başarı ücretini içerir; başarı ücreti normal olarak varlıkların satış fiyatı üzerinden bir yüzde olarak ifade edilir. 4.4 Yüzde Sözleşmesi. Bu sözleşmeler yaygın olarak mimari hizmetler için kullanılırlar. Ayrıca tedarik ve teftiş aracıları için de kullanılabilirler. Yüzde sözleşmeleri, danışmana ödenen ücretleri doğrudan öngörülen ya da fiili proje yapım maliyeti ile ya da tedarik edilen veya teftiş edilen malların maliyeti ile ilişkilendirir. Sözleşmeler, hizmetlere ve/veya hizmetler için öngörülen aylık personel maliyetlerine yönelik piyasa normlarına ya da rekabetçi tekliflere dayalı olarak görüşülür. Mimari hizmetlerde ya da mühendislik hizmetlerinde yüzde sözleşmelerinin ekonomik tasarıma yönelik bir hükümden yoksun oldukları ve dolayısıyla bu sözleşmelerin fazla teşvik edilmediği unutulmamalıdır. Bu nedenle mimari hizmetler için bu tür bir sözleşmenin kullanılması ancak sabit bir hedef 35 Standart Danışmanların Hizmetleri için Sözleşme (Götürü Ücretlendirme) biçimi. 36 Standart Danışmanların Hizmetleri için Sözleşme (Karmaşık Zaman Esaslı Görevler) biçimi. Bu belgeler, Banka’nın internet sitesinden temin edilebilir: http://www.worldbank.org/procure.

31

maliyete dayalı olduğu ve kesin olarak tanımlanmış hizmetleri (örneğin işleri kapsamayan denetimler) kapsadığı takdirde tavsiye edilmektedir. 4.5 Belirsiz Teslimat Sözleşmesi (Fiyat Anlaşması). Bu sözleşmeler Borçluların, kapsamı ve zamanlaması önceden belirlenemeyen belirli bir faaliyete ilişkin tavsiye sunmak için “hazır” uzmanlık hizmetleri almalarının gerekli olduğu durumlarda kullanılır. Bunlar yaygın olarak karmaşık projelerin (örneğin baraj paneli) uygulanmasına yönelik “müşavirlerin”; ihtilafların çözümüne, kurumsal reformlara, tedarik tavsiyelerine, teknik sorun giderme işlemlerine vb. yönelik paneller için uzman yargıçların muhafaza edilmesinde, normal olarak bir yıl ya da daha fazla bir süre için kullanılır. Borçlu ve firma, uzmanlara ödenecek olan birim ücretler üzerinde anlaşırlar ve ödemeler, fiilen kullanılan süreye dayalı olarak yapılır. Önemli Hükümler 4.6 Kur. RFP’lerde firmaların hizmetleri için belirledikleri fiyatı tam olarak dönüştürülebilir olan herhangi bir kur üzerinden ifade edebilecekleri açıkça belirtilecektir. Danışmanlar, fiyatı farklı yabancı kurlardaki miktarların bir toplamı olarak ifade etmeyi istemeleri halinde, tekliflerin üçten fazla yabancı kur içermemesi koşuluyla, bunu yapabilirler. Borçlu, danışmanların teklif fiyatlarinin Borclunun ulkesindeki maliyetleri temsil eden bölümünü Borçlunun ülkesinin kuru üzerinden ifade etmelerini isteyebilir. Sözleşme kapsamındaki ödeme, teklifte fiyatın belirtildiği kur ya da kurlar üzerinden yapılacaktır. 4.7 Fiyat Ayarlaması (Fiyat Farki). Yabancı ve/veya yerel enflasyona göre ücretlendirmenin ayarlanabilmesi için, sözleşme süresinin 18 ayı geçmesinin beklendiği durumlarda, sözleşmeye bir fiyat ayarlaması hükmü dahil edilecektir. Daha kısa süreli özleşmeler, yerel ya da yabancı enflasyonun yüksek ve tahmin edilemez olmasının beklendiği durumlarda, fiyat ayarlamasına yönelik bir hüküm içerebilirler. 4.8 Ödeme Hükümleri. Ödenecek miktarlar, ödeme planları ve ödeme prosedürleri de dahil olmak üzere ödeme hükümleri üzerinde müzakereler sırasında anlaşma sağlanacaktır. Ödemeler (zaman-esaslı sözleşmelerde olduğu gibi) düzenli aralıklarla ya da (toplam fiyat sözleşmelerinde olduğu gibi) kararlaştırılan sonuçlara göre yapılabilir. (Örneğin araç sevkıyatı maliyetleri için yapılan) sözleşme bedelinin yüzde 10’unu aşan avans ödemeleri normal olarak peşin ödeme teminatı ile desteklenecektir. 4.9 Ödemeler, sözleşme kesin olarak sözleşme hükümlerine göre yapılacaktır. Bu amaç doğrultusunda, (a) danışmanlara Borçlunun isteği üzerine Banka tarafından doğrudan ya

da istisnai olarak bir Kredi Mektubu aracılığıyla ödeme yapılabilir; (b) yalnızca ihtilaflı miktarlar geri çekilecek ve faturanın bakiyesi

sözleşmeye uygun olarak ödenecektir; ve

32

(c) sözleşmede, ödemenin müşterinin kusuru nedeniyle sözleşmede izin verilen sürenin ötesinde gecikmesi halinde mali ücretlerin ödenmesine yönelik bir hüküm ye alacaktır; bu ücretlerin miktarı sözleşmede belirtilecektir.

4.10 Gecici ve Kesin Teminatlar. Danışmanların hizmetlerinde gecici ve kesin teminat alinmasi tavsiye edilmemektedir. Teminatlarin nakte cevirilmesi genellikle yargı kararlarına tabidir; kolaylıkla suiistimal edilebilirler ve belirgin bir fayda sağlamaksızın danışmanlık sektörüne yönelik maliyetleri artırma eğilimindedirler ve bu maliyet artışı da nihayetinde Borçluya yansır. 4.11 Borçlunun Katkısı. Borçlu, kendi profesyonel personelinin üyelerini görev için farklı sıfatlar ile tayin edebilir. Borçlu ile danışman arasındaki sözleşmede, benzer personeli olarak bilinen bu türden personelin idaresine ve ayrıca örneğin barınma, ofis alanı, sekreterlik desteği, araç gereçler, materyaller ve taşıtlar gibi Borçlu tarafından temin edilecek olan tesislere ilişkin ayrıntılar belirtilecektir. Sözleşmede, kalemlerden herhangi biri temin edilemediği ya da görev sırasında geri çekilmek zorunda kaldığı takdirde danışmanın alabileceği önemler ve danışmanın böylesi bir durumda alacağı tazminat belirtilecektir. 4.12 Çıkar Çatışması. Danışman, sözleşmede belirtilen koşullar dışında, görev ile bağlantılı olarak herhangi başka bir ücret almayacaktır. Danışman ve ona bağlı kuruluşlar, sözleşme kapsamında müşterinin çıkarı ile çatışacak olan danışmanlık faaliyetlerine ya da başka faaliyetlere katılmayacaklardır. Sözleşme, Kılavuzun 1.9 ve 1.10. paragraflarının gereksinimlerine uygun olarak danışmanın firmanın danışmanlık hizmetlerinden kaynaklanan ya da bu hizmetler ile doğrudan ilişkili olan başka hizmetlere gelecekte katılmasını sınırlandıran hükümler içerecektir. 4.13 Mesleki Yükümlülük. Danışmandan görevini gerekli dikkati göstererek ve mesleğin genel geçer standartlarına uygun olarak gerçekleştirmesi beklenmektedir. Danışmanın Borçluya karşı yükümlülüğü geçerli yasalar tarafından düzenleneceğinden, taraflar bu yükümlülüğü sınırlandırmayı istemedikleri takdirde, sözleşmede bu konuya ilişkin bir hükmün yer almasına gerek yoktur. Bu türden bir sınırlandırmayı istemeleri halinde taraflar, (a) danışmanın ağır kusuru ya da kasti suiistimali olması halinde bu sınırlamanın geçerli olmayacağını; (b) danışmanın Borçluya karşı yükümlülüğünün hiçbir durumda RFP’de ve sözleşmenin özel koşullarında belirtilecek olan toplam sözleşme değerinin bir çarpanından daha azı ile sınırlandırılmayacağını (bu sınırlandırmanın miktarı, her bir spesifik duruma bağlı olacaktır);37

ve (c) bu türden bir sınırlandırmanın yalnızca danışmanın müşteriye karşı yükümlülüğü ile ilgili olacağı ve danışmanın üçüncü şahıslara karşı yükümlülüğü ile ilgili olmayacağını belirlemelidirler.

4.14 Personel Değişimi. Bir görev sırasında (örneğin sağlık sorunları ya da bir personel üyesinin uygun olmadığının tespit edilmesi gibi nedenlerle) değişikliğin gerekli olması halinde danışman, en az aynı düzeyde yeterliğe sahip olan başka bir personeli onaylanmak üzere Borçluya önerecektir.

37 Borçlu, bu sınırların üzerindeki potansiyel riskler için bir sigorta yaptırmaya teşvik edilmektedir.

33

4.15 Geçerli Yasa ve İhtilafların Halli. Sözleşme, geçerli yasa ve ihtilafların halline yönelik merci ile ilgili hükümler içerecektir. Danışmanların sözleşmeleri her zaman ihtilafların halli ile ilgili bir hüküm içerecektir. Uluslararası ticari tahkimin ihtilafların halline yönelik diğer yöntemlere göre pratikte avantajları olabilir. Bu nedenle Borçlular, bu türde bir tahkimi öngörmeye teşvik edilmektedirler. Banka’nin adi hakem olarak verilmeyecek ya da Banka’dan bir hakem adı vermesi istenmeyecektir.38

V. BİREYSEL DANIŞMANLARIN SEÇİMİ 5.1 Bireysel danışmanlar; (a) ekip calismasinin gerekli olmadığı, (b) dışarıdan (merkez ofis) profesyonel desteğin gerekli olmadığı ve (c) bireyin deneyim ve yeterliliklerinin en önemli gereksinim olduğu görevlerde kullanılırlar. Bireylerin sayısı nedeniyle koordinasyonun, idarenin ya da kolektif sorumluluk almanın güçleştiği durumlarda bir firma kullanılması tavsiye edilebilir. 5.2 Bireysel danışmanlar, görev için yeterliklerine dayalı olarak seçilirler. Duyuruya gerek yoktur39

ve danışmanların teklif sunmaları gerekmez. Danışmanlar, görev ile ilgilendiklerini beyan edenler ya da doğrudan Borçlu tarafından başvuruda bulunmuş olanlar arasından en az üç adayın yeterliklerinin karşılaştırılması yoluyla seçilecektir. Yeterliklerinin karşılaştırılması düşünülen bireyler, minimum ilgili yeterliklere sahip olacaklardır ve Borçlu tarafından istihdam edilecek olanlar en çok yeterlik sahibi olanlar olacak ve görevi yürütebilecekleri tam kapasiteye sahip olacaklardır. Bu kapasiteye akademik arka plan, deneyim ve, uygun şekilde, örneğin yerel dil, kültür, idari sistem ve devlet örgütlenmesi gibi yerel koşullara ilişkin bilgiye dayalı olarak karar verilecektir.

5.3 Zaman zaman bir danışmanlık firmasının daimi personeli ya da ortakları, bireysel danışmanlar olarak kullanılabilir. Bu gibi durumlarda ana firma için bu Kılavuzda çıkar çatışması ile ilgili açıklanan hükümler geçerli olacaktır. 5.4 Bireysel danışmanlar, örneğin aşağıda belirtilen türde istisnai durumlarda, yeterli gerekçelendirme ile tek kaynaklı seçim temelinde seçilebilirler: (a) danışmanların yürütmüş oldukları ve danışmanın rekabet dayalı olarak seçilmiş olduğu önceki bir işin devamı olan işlerin söz konusu olduğu durumlar; (b) beklenen toplam süresi altı aydan daha az olan görevlerin söz konusu olduğu durumlar; (c) doğal afetlerden kaynaklanan acil durumlar; ve (d) bireyin görev için yegâne yeterlik sahibi danışman olduğu durumlar.

38 Ancak Uluslararası Yatırım Anlaşmazlıkları Çözüm Merkezi’nin (ICSID) görevlileri, ICSID görevlisi sıfatı ile hakem ismi vermekte serbest olacaklardır. 39 Ancak bazı durumlarda Borçlular, kendi tercihlerine bağlı olarak, duyurudan faydalanmayı düşünebilirler.

34

EK 1: BANKA TARAFINDAN DANIŞMANLARIN SEÇİMİNİN İNCELENMESİ

Seçim Sürecinin Planlanması 1. Banka, Kredi Anlaşması ile ve bu Kılavuz ile uyumluluğun sağlanması adına Borçlu tarafından Satınalma Planında önerilen danışmanların işe alınmasına yönelik seçim sürecini inceleyecektir. Tedarik Planı, en az 18 aylık bir ilk süreyi kapsayacaktır. Borçlu, Satınalma Planını yıllık olarak ya da ihtiyaç duyuldukça, her zaman bir sonraki 18 aylık proje uygulama dönemini kapsayacak şekilde güncelleyecektir. Satınalma Planında yapılması önerilen değişiklikler, ön onay için Banka’ya sunulacaktır. Ön İnceleme 2. Banka’nın ön incelemesine tabi olan tüm sözleşmeler ile ilgili olarak: (a) Teklif için davette bulunmadan önce Borçlu, incelemesi ve “itiraz

yoktur” belgesini vermesi için Banka’ya önerilen maliyet tahminini ve (kısa liste de dahil olmak üzere) RFP’yi sunacaktır. Borçlu, kısa listede ve belgelerde Banka’nın makul şekilde isteyebileceği değişiklikleri yapacaktır. Bunun ötesindeki değişikliklerin, kısa listede yer alan danışmanlara RFP’nin verilmesinden önce Banka’dan “itiraz yoktur” belgesi alması gerekmektedir.40

(b) Teknik teklifler değerlendirildikten sonra Borçlu, Banka’ya, inceleyebilmesi için yeterli olacak bir süre içinde, (Banka’nın talep etmesi halinde Banka tarafından kabul edilebilir olan uzmanlar tarafından hazırlanacak) bir teknik değerlendirme raporu ve, Banka tarafından talep edilmesi halinde, tekliflerin bir nüshasını sunacaktır. Teknik değerlendirmenin RFP’nin hükümleri ile tutarsız olduğunu tespit etmesi halinde Banka, derhal Borçluyu bilgilendirecek ve bu tespitinin nedenlerini belirtecektir; aksi takdirde Banka, teknik değerlendirme için bir “itiraz yoktur” belgesi verecektir. Borçlu ayrıca değerlendirme raporunun tüm tekliflerin reddedilmesi yönünde tavsiye bildirmesi halinde de Banka’dan “itiraz yoktur (no objection)” belgesini isteyecektir.

(c) Borçlu, ancak teknik değerlendirme için Banka’nın “itiraz yoktur”

belgesini aldıktan sonra mali tekliflerin açılması işlemlerini başlatabilir. Fiyatın danışmanın seçiminde bir faktör olduğu durumlarda Borçlu, RFP’nin hükümlerine uygun olarak mali değerlendirmeye başlayabilir. Borçlu, bilgilendirme amacı ile Banka’ya kazanan firmaya ilişkin tavsiyesi ile birlikte nihai değerlendirme raporunu sunacaktır. Borçlu, nihai değerlendirmede

40 Paragraf 3.12 kapsamında verilecek olan ve yeni bir rekabetçi sürecin uygulanamayacağı ihalelerde Borçlu, ilk önce gereken gerekçelendirmeyi ele alması için Banka’ya başvurup Banka’dan “itiraz yoktur” belgesini almadan görüşmeleri başlatmayacaktır ve diğer durumlarda, her açıdan bu 2. paragrafın gereksinimlerini izleyecektir.

35

toplamda en yüksek puanı alan firmaya sözleşme yapma niyetini bildirecek ve firmayı müzakereler için davet edecektir.

(d) Borçlunun danışmanlardan şikâyetler alması halinde şikâyetin bir

nüshası ve Borçlunun yanıtının bir nüshası, bilgilendirme amacı ile Banka’ya gönderilecektir.

(e) Bir şikâyet üzerinde yapılan incelemenin sonucu olarak Borçlunun

ihalenin verileceği firmaya ilişkin tavsiyesini değiştirmesi halinde bu kararın nedenleri ve gözden geçirilmiş bir değerlendirme raporu, itiraz yoktur belgesi alabilmek için Banka’ya sunulacaktır. Borçlu, bu Kılavuzun 2.28. paragrafında belirtilen formata göre, ihalenin verildiği duyurusunu yeniden yapacaktır.

(f) Sozlesme müzakereleri tamamlandıktan sonra Borçlu, inceleyebilmesi

için yeterli olacak bir süre içinde Banka’ya parafe edilmiş görüşülen sözleşmenin bir nüshasını sunacaktır. Sözleşme müzakerelerinin sonucunda anahtar personelin değiştirilmesine ya da TOR’de ve önerilen ilk sözleşmede değişiklikler yapılmasına karar verildiği takdirde Borçlu, söz konusu değişiklikleri belirtecek ve bu değişikliklerin neden uygun ve gerekli görüldüğüne ilişkin bir açıklama sunacaktır.

(g) Nihai değerlendirme raporunun, ihalenin verilmesine ilişkin tavsiyenin

ve/veya görüşülen sözleşmenin RFP’nin hükümleri ile tutarsız olduğunu tespit etmesi halinde Banka, borçluyu derhal ilgilendirecek ve bu tespitinin nedenlerini belirtecektir. Aksi takdirde Banka, ihalenin verilmesine ilişkin nihai “itiraz yoktur” belgesini verecektir. Borçlu, ancak Banka’dan “itiraz yoktur” belgesini aldıktan sonra sözleşmenin yapılacağını doğrulayacaktır.

(h) Sözleşmenin imzalanmasının ardından Borçlu, sözleşme kapsamında

ödenek ayrılması için ilk başvurusunu sunmadan önce, Banka’ya nihai sözleşmenin bir nüshasını sunacaktır.

(i) Sözleşmenin açıklaması ve bedeli, firmanın adı ve adresi ile birlikte,

Borçlunun sözleşmenin imzalanmış nüshasını almasının ardından Banka tarafından kamuoyuna ifşa edilecektir.

3. İmzalanmış Sözleşmede Değişiklikler. Sözleşmelerin ön incelemeye tabi olduğu durumlarda, bir sözleşmenin ifasına yönelik öngörülen sürede önemli bir uzatma yapılmadan, hizmetlerin kapsamında önemli bir değişiklik kararlaştırılmadan, anahtar personel değiştirilmeden, bir sözleşmenin koşullarından feragat edilmeden ya da sözleşmede sözleşmenin ilk bedelini kumulatif olarak yüzde 15’in üzerinde artıracak herhangi bir tadilat yapılmadan önce Borçlu, önerilen uzatma, değişiklik, değiştirme, feragat ya da tadilat için Banka’dan “itiraz yoktur” belgesi alacaktır. Önerinin Kredi Anlaşmasının ve/veya Tedarik Planının hükümleri ile tutarsız olacağını tespit etmesi halinde Banka, Borçluyu derhal bilgilendirecek ve tespitinin nedenlerini belirtecektir. Sözleşmede yapılan tüm tadilatların bir nüshası Banka’ya sunulacaktır.

36

4. Tercümeler. Bir sözleşmenin ön incelemeye tabi olduğu ve ulusal dilde (ya da borçlunun ülkesinde ticari işlemler için ülke çapında kullanılan dilde) yazılmış olması halinde, incelemenin kolaylaştırılması adına Banka’ya değerlendirme raporlarının ve parafe edilmiş görüşülen sözleşme taslağının RFP’de belirtilen uluslararası olarak kullanılan dile (İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca) onaylı bir tercümesi sunulacaktır. Ayrıca bu tür sözleşmelerde sonradan yapılan değişiklikler için de Banka’ya bu tür bir onaylı tercüme sunulacaktır. Sonradan İnceleme 5. Borçlu, ikinci paragraf tarafından düzenlenmeyen her bir sözleşme ile ilgili tüm dokümantasyonu projenin uygulama süresi boyunca ve Kredi Anlaşmasının kapanma tarihinin ardından iki yıl süreyle muhafaza edecektir. Bu dokümantasyon Banka ya da onun danışmanları tarafından incelenmek üzere muhafaza edilecek ve, aşağıdakiler ile sınırlı olmamak kaydıyla, şunları içerecektir: Sözleşmenin imzalı orijinal nüshası, diger tekliflere ilişkin analiz ve sözleşme yapılmasına ilişkin tavsiye. Tek kaynaklı seçim temelinde yapılan sözleşmelerde bu dokümantasyon; gerekçelendirme kaydını, danışmanların yeterliklerini ve deneyimlerini ve sözleşmenin imzalı orijinal nüshasını içerecektir. Borçlu, bu dokümantasyonu ayrıca istek üzerine Banka’ya sunacaktır. Sözleşmenin Kredi Anlaşmasına yansıtılan ve Banka tarafından onaylanan Tedarik Planında daha ayrıntılı olarak işlenen üzerinde anlaşılmış prosedürlere uygun olarak yapılmadığını ya da bizatihi sözleşmenin bu prosedürler ile tutarsız olduğunu tespit etmesi halinde Banka, Borçluyu Kılavuzun 1.17. paragrafının uygulanacağı konusunda bilgilendirecek ve söz konusu tespitinin nedenlerini belirtecektir.

37

EK 2: DANIŞMANLARA TALİMATLAR (ITC) 1. Borçlu, Banka tarafından yayınlanan, ITC’yi içeren ve görevlerin çoğunu kapsayan standart RFP’leri kullanacaktır. İstisnai koşullar altında standart ITC’de tadilat yapmaya ihtiyaç duyduğu takdirde Borçlu, bunu ana metni değiştirerek değil, teknik veri kağıdı yoluyla yapacaktır. ITC, görevin aşağıda belirtilen unsurları ile ilgili yeterli bilgi içerecektir: (a) görevin çok kısa bir tanımı; (b) teknik ve mali teklifler için standart formatlar; (c) izahatların gönderileceği ve gerekli olması halinde danışmanların

temsilcilerinin görüşeceği görevlilerin adları ve irtibat bilgileri; (d) izlenecek olan seçim prosedürünün ayrıntıları; bu bilgiler şunları

içerecektir: (i) uygun olduğu takdirde iki aşamalı sürecin bir tarifi; (ii) teknik değerlendirme kriterlerinin bir listesi ve her bir kritere verilen ağırlık; (iii) mali değerlendirmenin ayrıntıları; (iv) QCBS’nin uygulandığı durumlarda kalite ve maliyetin görece ağırlıkları; (v) kalite için minimum geçer not; ve (vi) mali tekliflerin aleni biçimde açılmasına ilişkin ayrıntılar;

(e) danışmanlardan (personel-zaman olarak) anahtar personel girdilerinin

düzeyine ya da toplam bütçeye ilişkin istenen tahmin (bunların ikisi birden belirtilmeyecektir);

(f) anahtar personelden beklenen minimum deneyim, akademik başarılar

vb.; (g) harici finansmanların ayrıntıları ve statüsü; (h) müzakerelere ilişkin bilgiler ve sözleşmenin görüşülmesi sırasında

seçilen firmadan istenecek olan mali bilgiler ve diğer bilgiler; (i) tekliflerin sunulabileceği son tarih; (j) hizmetlerin maliyetlerinin ifade edileceği, karşılaştırılacağı ve

ödeneceği kur(lar); (k) Borçlunun ülkesinde geçerli olan ve önerilen danışmanların sözleşmesi

ile özellikle ilgili olabilecek yasalara atıflar; (l) Banka’nın faaliyetlerin görev kapsamında verilen hizmetler ile bir

çıkar çatışması yaratacağına hükmetmesi halinde firmanın ve ona bağlı olan kuruluşların proje kapsamında ek malları, işleri ya da hizmetleri tedarik etmekten men edileceğine ilişkin bir beyan;

(m) teknik tekliflerin ve fiyat tekliflerinin mühürlenip ayrı olarak

sunulmaları ve böylelikle teknik değerlendirmenin fiyat tarafından

38

etkilenmemesinin sağlanması da dahil olmak üzere, tekliflerin hangi yöntem ile sunulacağı;

(n) davet edilen firmanın (i) RFP’yi aldığını doğrulaması ve (ii) Borçluyu

bir teklif sunup sunmayacağı konusunda bilgilendirmesi yönünde bir talep;

(o) teklif sunmak üzere davet edilen danışmanların kısa listesi ve kısa

listede yer alan danışmanlar arasında birleşmelerin kabul edilebilir olup olmadığına ilişkin ifade;

(p) danışmanların tekliflerinin geçerli kalacağı ve danışmanların,

değişiklik olmaksızın, önerilen anahtar personeli muhafaza etmeyi üstleneceği ve önerilen oranları ve toplam fiyatı koruyacağı süre; teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde danışmanların tekliflerini muhafaza etmeme hakları;

(q) seçilen danışmanın göreve başlamasının beklendiği öngörülen tarih; (r) (i) danışmanların sözleşmesinin ve personelinin vergiden muaf olup

olmayacağını; eğer olmayacaksa (ii) muhtemel vergi yükünün ne olacağı ya da bu bilginin gerekli süre zarfında nereden elde edilebileceğini belirten bir beyan ve danışmanın mali teklifine vergileri kapsamak üzere açık şekilde belirlenmiş ayrı bir miktarı dahil etmesi gerektiğini belirten bir beyan;

(s) eğer TOR’ye ya da sözleşme taslağına dahil edilmemişse, Borçlu

tarafından temin edilecek olan hizmetlere, tesislere, ekipmana ve personele ilişkin ayrıntılar;

(t) uygun olduğu takdirde görevin evrelere bölünmüş hali ve takip

görevlerinin gerçekleştirilme ihtimali; (u) RFP’de verilen bilgiler ile ilgili izahatların ele alınmasına ilişkin

prosedür; ve (v) görevin bir bölümünün alt yükleniciye verilmesine ilişkin koşullar.

39

EK 3: DANIŞMANLARA REHBERLİK Amaç 1. Bu ekte, Banka tarafından ya da vakıf fonları ile finanse edilen danışmanlık hizmetleri ve profesyonel hizmetler vermek isteyen danışmanlara rehberlik verilmektedir. Danışmanların Seçiminin Sorumluluğu 2. Projenin uygulanmasının ve dolayısıyla proje kapsamındaki danışmanlık hizmetlerinin karşılığının ödenmesinin sorumluluğu, yalnızca Borçluya aittir. Banka’nın Kuruluş Sözleşmesi, Banka’nın paraların yalnızca harcamalar yapıldıkça bir Banka kredisinden ödenmesini gerektirmektedir. Bir kredinin ya da hibenin ödenek ayrılması işlemleri yalnızca Borçlunun isteği üzerine yapılır.41

Paraların Kredi Anlaşmasına ve/veya Tedarik Planına (ya da Vakıf Fonu Anlaşmasına) uygun olarak kullanıldığına ilişkin destekleyici kanıtlar, Borçlunun kredi çekme başvurusu ile birlikte sunulacaktır. Ödeme (a) Borçlunun halihazırda kendi kaynaklarından yaptığı ödeme(ler)in geri ödemesi için, (b) doğrudan bir üçüncü şahsa (danışmana) ya da (c) bir ticari bankanın kredi mektubunu kapsayan Dünya Bankası Özel Taahhüdüne karşı harcamalar için bir ticari bankaya yapılır (bu prosedür, danışmanlar ile ilgili olarak istisnaidir). Bu Kılavuzun 1.4. paragrafında vurgulandığı gibi Borçlu, danışmanların seçiminden ve istihdamından sorumludur. Teklifleri davet eder, alır ve teklifler ile birlikte ihalenin verilmesine ilişkin kararları değerlendirir. Sözleşme, Borçlu ile Danışman arasındadır. Banka sözleşmenin bir tarafı değildir.

Banka’nın Rolü 3. Bu Kılavuzda belirtildiği gibi (Ek 1) Banka, sürecin Kredi Anlaşmasında öngörüldüğü ve Tedarik Planında daha ayrıntılı içimde işlendiği gibi üzerinde anlaşılan prosedürlere uygun olarak yürütülmesini sağlamak adına RFP’yi, teklif değerlendirmelerini, ihalenin verilmesine ilişkin tavsiyeleri ve sözleşmeyi inceler. Banka’nın ön incelemesine tabi olan tüm sözleşmeler için Banka, Ek 1’de açıklandığı gibi, yayınlanmadan önce belgeleri inceler. Ayrıca, seçim sürecinde (ihale verildikten sonrası da dahil olmak üzere) herhangi bir anda üzerinde anlaşılan prosedürlere herhangi bir önemli açıdan uyulmadığı sonucuna varması halinde Banka, paragraf 1.17’de açıklandığı şekilde yanlış tedarik ilan edebilir. Ancak bir Borçlunun Banka’nın “itiraz yoktur” belgesini almasının ardından ihaleyi verdiği durumlarda Banka ancak “itiraz yoktur” belgesinin Borçlu tarafından sunulan eksik, yanlış ya da yanıltıcı bilgiler temelinde verildiğinin tespiti halinde yanlış tedarik ilan edecektir. Ayrıca Borçlunun ya da danışmanın temsilcileri tarafından yolsuz ya da sahteci uygulamalara başvurulduğunu tespit etmesi halinde Banka, Kılavuzun 1.22. paragrafında belirtilen geçerli yaptırımları dayatabilir.

41 Banka’nın ödenek ayırma prosedürlerine ilişkin tam bir açıklama, Ödenek Elkitabı’nda bulunabilir (Ödenek Elkitabı, Banka’nın internet sitesinden temin edilebilir: http://www.worldbank.org/projects.

40

4. Banka, farklı türde danışmanlık hizmetleri için standart RFP’ler ve sözleşmeler yayınlamaktadır. Bu Kılavuzun 2.9. ve 2.12. paragraflarında belirtildiği gibi Borçlunun bu belgeleri, projeye özgü konuların ele alınabilmesi için Banka tarafından kabul edilebilir olan minimum değişiklikleri yaparak kullanması zorunludur. Borçlu, bu belgeleri RFP’nin bir parçası olarak kesinleştirir ve yayınlar. Danışmanlık Hizmetlerine ilişkin Bilgiler 5. Hizmetlerin niteliğine ilişkin kısa bir açıklama, zamanlama, öngörülen maliyet, personel-ay vb. dahil olmak üzere danışmanlık hizmetlerine ilişkin bilgiler, hazırlanmakta olan projeleri açıklayan Proje Bilgi Dokümanına ilk fırsatta dahil edilecektir. Aynı zamanda Aylık İşlemsel Özette (MOS) her bir projeye ilişkin olarak yer alan açıklamaya benzer bilgiler dahil edilecektir. Bu bilgiler devamlı olarak güncellenecektir. He bir proje, United Nations Development Business’ta (UNDB online)42 ve dgMarket’ta bir Genel Satınalma İlanının yayınlanmasını gerektirmektedir. Bu ilan gerekli hizmetlere, müşteri kuruluşa ve bütçeye yansıtılan maliyetlere ilişkin daha ayrıntılı bir açıklama içerecektir. Büyük bedelli sözleşmelerde43

bunu UNDB online ve dgMarket’ta “ilgi beyanı” çağrısı yapan spesifik bir bildirim izleyecektir. Proje Değerlendirme Dokümanı (PAD) daha da ayrıntılı bilgi verilecektir.

6. Proje Bilgi Dokümanı (PID) ve Aylık İşlemsel Özet (MOS), İnternet üzerinden ve Banka’da Infoshop’tan44

temin edilebilir. PAD, kredi onaylandıktan sonra temin edilebilir. UNDB ve dgMarket, internet üzerinden abone olunarak temin edilebilir.

Danışmanın Rolü 7. Danışmanlar RFP’yi aldıklarında ve eğer TOR’nin gereksinimlerini ve ticari ve sözleşmesel yükümlülükleri karşılayabiliyorlarsa, buna yanıt veren bir teklif hazırlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalıdırlar (örneğin görevin gerçekleştirileceği ülkenin ziyaret edilmesi, birleşmeler için çaba sarf edilmesi, dokümantasyon toplanması, hazırlık ekibinin oluşturulması). Danışmanlar belgelerde – özellikle de seçim prosedüründe ve değerlendirme kriterlerinde – herhangi bir belirsizlik, eksiksizlik ya da kendi içinde tutarsızlık veya açık olmayan ya da ayrımcı ya da kısıtlayıcı gibi görünen herhangi başka bir unsur tespit ettikleri takdirde, RFP’de izahatlar için belirlenen süre zarfında Borçlunun izahat sunması için yazılı olarak talepte bulunmalıdırlar. 8. Bu bağlamda, Borçlu tarafından yayınlanan spesifik RFP’nin, bu Kılavuzun 1.2. paragrafında belirtildiği gibi her bir seçimi düzenlediği 42 UNDB, Birleşmiş Milletler’in bir yayınıdır. Abonelik ile ilgili bilgiler, şu adresten temin edilebilir. Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (İnternet sitesi: www.devbusiness.com; e-posta: dsubscribe@un.org); dgMarket (www.dgmarket.com), Development Gateway Foundation’ın bir hizmetidir: 1889 F Street NW, Washington, DC 20006. 43 200.000 ABD$’ının üzerinde bir maliyet içermesi beklenen sözleşmeler. 44 Infoshop adresi aynı zamanda Dünya Bankası’nın adresidir: 1818 H Street, N.W., Washington, D.C., 20433, USA. Proje Veri Tabanı şu adresten temin edilebilir: http://www4.worldbank.org/sprojects/.

41

vurgulanmalıdır. Danışmanlar RFP’de yer alan hükümlerden herhangi birinin Kılavuz ile tutarsız olduğunu düşündükleri takdirde, bu konuyu aynı zamanda Borçlu ile de görüşmelidirler. 9. Danışmanlar, RFP’de istenen tüm destekleyici belgeleri içeren tam olarak yanıt verebilen bir teklif sunduklarından emin olmalıdırlar. Teklifler ile birlikte sunulan anahtar personel özgeçmişlerinde doğru bilgilerin yer alması çok önemlidir. Özgeçmişler, danışmanları ile bireyler tarafından imzalanacak ve özgeçmişlerin üzerine tarih atılacaktır. Önemli gereksinimlere uyulmaması, teklifin reddedilmesine yol açacaktır. Teknik teklifler alındıktan ve açıldıktan sonra danışmanlardan tekliflerin özünde, anahtar personelinde vb. değişiklik yapmaları istenmeyecek ve buna izin verilmeyecektir. Benzer olarak mali teklifler alındıktan sonra danışmanlardan, RFP’nin hükümlerine uygun olarak yürütülen müzakereler sırasında yapılan değişiklikler dışında, belirtilen ücrette vb değişiklik yapmaları istenmeyecek ve buna izin verilmeyecektir. Bir şirket için anahtar personelin kullanılabilir olmamasının nedeninin tekliflerin geçerlilik süresinde bir uzatma yapılması olması halinde, anahtar personelin eşit ya da daha iyi yeterliğe sahip olan bir anahtar personel ile değiştirilmesi mümkün olabilir. Gizlilik 10. Paragraf 2.31’de belirtildiği gibi teklif değerlendirme süreci, paragraf 2.20 ve 2.27’de belirtilen teknik puanların ifşa edilmesi amacı doğrultusundaki açıklamalar dışında, ihalenin verildiğinin duyurulmasına kadar gizli kalacaktır. Gizlilik, Borçluyu ve Banka’nın inceleyicilerini uygun olmayan müdahaleleri gerçekleştirmelerini ya da bu yönde bir algıya neden olmalarını önleyecektir. Değerlendirme sürecinde danışmanlar Borçlunun, Bankanın ya da ikisinin birden dikkatine ek bilgiler sunmayı istedikleri takdirde bunu yazılı olarak yapacaklardır. Banka’nın Eylemi 11. Danışmanlar seçim süreci ile ilgili itirazda bulunmak ya da bazı konulara dikkat çekmek istedikleri takdirde, Borçlu ile yaptıkları yazışmaların nüshalarını Banka’ya gönderebilirler ya da Borçlunun derhal yanıt vermediği durumlarda ya da söz konusu yazışmanın Borçluya karşı bir şikâyet içerdiği durumlarda, doğrudan Banka’ya yazı gönderebilirler. Bu türden tüm yazılar projenin İş Ekibi Liderine hitap etmeli ve kredi kullanan ülkenin Ülke Direktörüne ve Bölgesel Satınalma Uzmanına birer nüsha gönderilmelidir. Proje Ekibi Liderlerinin isimleri PAD’de bulunabilir. 12. Banka tarafından kısa listede yer alan danışmanlardan tekliflerin sunulmasının kapanış tarihi öncesinde alınan referanslar, uygun olduğu takdirde, Banka’nın yorumları ve eylem ya da yanıta yönelik tavsiyeleri ile birlikte Borçluya gönderilecektir. 13. Banka’nın teknik tekliflerin açılmasının ardından danışmanlardan aldığı yazılar, aşağıda belirtilen şekilde muameleye tabi tutulacaktır. Banka’nın ön incelemesine tabi olmayan sözleşmelerde tüm yazılar, gerektiği şekilde ele alınması ve uygun eylemin belirlenmesi için Borçluya gönderilecektir. Borçlunun yanıtı, projenin Banka personeli tarafından sonraki denetimi sırasında

42

incelenecektir. Ön incelemeye tabi olan sözleşmelerde Banka, Borçlu ile istişare içinde yazıyı inceleyecek ve ek bilgiye ihtiyaç duyduğu takdirde bu ek bilgiyi Borçludan isteyecektir. Danışman tarafından ek bilgilerin ya da izahatın verilmesinin gerekli olduğu durumlarda Banka Borçludan bu bilgi ya da izahatları almasını ve bunlar üzerine yorumda bulunmasını ya da bunları, uygun şekilde, değerlendirme raporuna dahil etmesini isteyecektir. Yazı tam olarak incelenene ve ele alınana kadar Banka’nın incelemesi tamamlanmış olmayacaktır. 14. Yazıları aldığını doğrulamasının yanı sıra Banka, ihalenin verildiğine ilişkin bildirimin yayınlanmasına kadar seçim ve inceleme süreci sırasında herhangi bir danışman ile tartışmaya girmeyecek ya da yazışma gerçekleştirmeyecektir. Açıklama Talebi 15. Bir ihalenin verilmesi kararlaştırıldıktan sonra bir danışman teklifinin seçilmeme gerekçelerini öğrenmeyi istediği takdirde bu isteğini, paragraf 2.29’da belirtildiği gibi, Borçluya iletecektir. Yapılan açıklamadan tatmin olmadığı ve Banka ile bir görüşme yapmayı istediği takdirde danışman, kredi kullanan ülkenin Bölgesel Tedarik Müşavirine bu isteğini iletecek ve Bölgesel Tedarik Müşavirine uygun düzeyde ve ilgili personeli içeren bir toplantı düzenleyecektir. Bu tartışmada yalnızca söz konusu danışmanın teklifi tartışılabilir, rakiplerin teklifleri tartışılamaz.