keren distribusi

7/25/2019 Keren Distribusi

1/78

Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

SKRIPSI

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN

BARANG DAGANG PADA PT. SABDA CIPTA JAYA

OLEH :

Nama : TENGKU NURMAILIZA

Nim : 050503099

Departemen : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

2009


2/78


PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: Analisis Pengendalian

Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya .

Skripsi ini adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah

dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan

skripsi level Program Reguler S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar

dan apa adanya, dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia

menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi


Medan, 17 September 2009Yang Membuat Pernyataan

Tengku Nurmailiza

NIM : 050503099


3/78


KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmanirrahiim

Alhamdulillahirabbilalamin, puji syukur penulis ucapkan kepada Sang

Pencipta dan Penguasa Alam beserta isinya, Allah SWT yang telah memberikan

nikmat, rahmat, hidayah dan berkah yang tiada terhingga, sehingga skripsi ini dapat

terselesaikan dengan baik. Shalawat berangkaikan salam tak lupa penulis hadiahkan

kepada Nabi besar Muhammada SAW, Nabi akhir zaman sebagai perantara turunnya

cahaya Islam ke dunia ini berikut juga ilmu pengetahuan kepad ummatnya.

Adapun skripsi ini berjudul Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang

Dagang pada PT. Sabda Cipta Jaya , dan disusun dalam rangka memenuhi salah satu

syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

Sepanjang proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan,

dukungan, serta doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini

penulis menyampaikan rasa terima kasih yang tiada terhingga kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi


2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak. selaku Ketua Departemen

Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak. selaku Sekretaris

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberikan bimbingan dan arahan sehingga skripsi ini dapat

diselesaikan.


4/78


4. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak. dan Ibu Dra. Naleni Indra, MM,

Ak. selaku Dosen Penguji I dan Dosen Penguji II yang telah membantu

penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi

ini.

5. Kepada seluruh pegawai PT. Sabda Cipta Jaya.

6. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Tengku Hazanaruddin dan Ibunda

Zahara yang senantiasa mendidik dan mengajarkan dengan penuh cinta dan

kesabaran serta mencurahkan kasih sayang tiada tara, dan selalu mendoakan

penulis agar menjadi anak yang saleha dan berguna bagi agama, orang tua,

keluarga, masyarakat, bangsa dan negara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna baik dalam tata

bahasa maupun lingkup pembahasannya. Untuk ini penulis menerima saran dan kritik

yang membangun dari pembaca. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat

berguna dan bermanfaat bagi ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang akuntansi

untuk pembaca.

Medan, 17 September 2009

Penulis,

Tengku NurmailizaNIM : 050503099


5/78


ABSTRAK

Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki oleh perusahaan.Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern

yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi.Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern

yang dilakukan oleh guna mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalianintern persediaan barang dagangan yang diterapkan.

Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alatpengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan. Dalam penelitian ini, jenis data

yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh datamelalui wawancara dan observasi.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian intern atas persediaanpada PT. Sabda Cipta Jaya sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan diantara

fungsi fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauanterhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara periodik oleh bagian

logistik melalui kegiatan stock opname.

Kata kunci : pengendalian intern, persediaan, analisis.


6/78


ABSTRACT

Inventory is one of the important asset to be owned by company. Because of

inventory is asset of company so the company should have a good internal control ofinventory to keep them from many things bad that might happen. . Therefore, the

purpose of this research is to analysis internal control system that PT. Sabda CiptaJaya has been done for get the description of activity internal control system of

inventory in applied by that company.To get the needed data so writer use the data collector in the form of literature

and interview. In this research, data type that used is primary and sekunder data. Thewriter get the data by interview and observation.

The result in this research known internal control system of inventory in PT.Kreasi Fauna Indah is effective enough, where there is function division between in

and out of goods. There is a monitoring of inventory in periodical by logistic in stockopname activity.

Keyword : internal control, inventory, analysis


7/78


DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN .............................................................................................. i

KATA PENGANTAR ................................................................................... ii

ABSTRAK .................................................................................................... iv

ABSTRACT ................................................................................................... v

DAFTAR ISI ................................................................................................. vi

DAFTAR TABEL ......................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1

B. Perumusan Masalah ................................................................. 3

C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan Jenis-Jenis Persediaan.................................... 5

1. Pengertian Persediaan ...................................................... 5

2. Jenis-Jenis Persediaan ..................................................... 7

3. Sistem Pencatatan Persediaan .......................................... 9

B. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern .............. 12

1. Pengertian Pengendalian Intern .................................... 12


8/78


2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern ................................ 15

C. Tinjauan Penelitian Terdahulu ............................................. 24

D. Kerangka Konseptual ......................................................... 27

BAB III METODELOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................................... 28

B. Jenis dan Sumber Data ...................................................... 28

C. Teknik Pengumpulan Data ................................................. 29

D. Metode Analisis Data ......................................................... 29

E. Responden ........................................................................ 30

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian ............................................. 30

BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI

A. Data Penelitian .................................................................. 31

1. Gambaran Umum PT. Sabda Cipta JayaCab. Medan ..... 31

2. Jenis Jenis Persediaan Barang Dagang ....................... 36

3. Unsur Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang

Dagangan ..................................................................... 37

4. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagangan .... 49

B. Analisis Unsur - Unsur Pengendalian Intern Persediaan ....... 54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ........................................................................ 63

B. Saran .................................................................................. 65


9/78


DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 68

LAMPIRAN ................................................................................................ 71


10/78


DAFTAR TABEL

Nomor Judul

Tabel 2 Tinjauan Penelitian Terdahulu ................................................ 25

Halaman


11/78


DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul

Gambar 2 Kerangka Konseptual .............................................................. 17

Halaman


12/78


DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul

Lampiran 1 Struktur organisasi PT. Sabda Cipta Jaya ................................ 70

Halaman

Lampiran 2 Arus Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan ......................... .71

Lampiran 3 Sistem Persediaan Fisik (Lanjutan ) ....................................... .72

Lampiran 4 Arus Dokumen Prosedur Penjualan Tunai .............................. 73

Lampiran 5 Arus Dokumen Prosedur Penjualan Kredit ............................ .74

Lampiran 6 Arus Prosedur Stock Opname ................................................ 75

Lampiran 7 Daftar Hasil Perhitungan Fisik ............................................... 76

Lampiran 8 Kartu Perhitungan Fisik ......................................................... 77

Lampiran 9 Bukti Pengeluaran Barang PT. Sabda Cipta Jaya ..................... 78

Lampiran 10 Surat Pesanan Barang PT. Sabda Cipta Jaya ........................... 79

Lampiran 11 Bukti Pembayaran Kas PT. Sabda Cipta Jaya .......................... 80

Lampiran 12 Bukti Penerimaan Kas PT. Sabda Cipta Jaya ........................... 81


13/78


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum, perusahaan dagang dapat di defenisikan sebagai organisasi

yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak / perusahaan

lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti

bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan

kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ketingkat

yang lebih tinggi.

Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah

persediaan. Tujuan akuntansi persediaan adalah untuk :

1. Menentukan laba-rugi periodik (income determination) yaitu melalui proses

mempertemukan antara harga pokok barang dijual dengan hasil penjualan

dalam suatu periode akuntansi.

2. Menentukan jumlah persediaan yang akan disajikan di dalam neraca.

Persediaan merupakan barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan

untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa

memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan mempunyai arti yang

sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan

industri.

Modal yang tertanam dalam persediaan sering kali merupakan harta lancar

yang paling besar dalam perusahaan, dan juga merupakan bagian yang paling

besar dalam harta perusahan. Penjualan akan menurun jika barang tidak tersedia

dalam bentuk, jenis, mutu, dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur


14/78


pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat

membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual.

Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat

untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian.

Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar

informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern

persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk

mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan

lainnya.

Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan,

barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya

dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang

sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara

periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya.

Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali. Namun ada

juga yang melakukannya sebulan sekali dan sehari sekali.

PT. Sabda Cipta Jaya adalah sebuah perusahaan nasional yang bergerak di

bidang importir dan distributor obat-obatan (farmasi), atau lebih dikenal sebagai

Pedagang Besar Farmasi (PBF). Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT.

Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi, diantaranya ada divisi produk

farmasi, divisi produk konsumen, divisi produk vetenary dan aquaria, divisi

produk medical, dan divisi lain-lain. Karena cukup banyak jenis produk dan

mobilitas keluar masuk barang sehingga dikhawatirkan akan terjadi kehilangan


15/78


ataupun pencurian stock barang, akibatnya diperlukan pengendalian intern

persediaan yang baik agar tidak terjadi penyelewengan dalam menjalankan tugas.

Mengingat bahwa pengendalian intern persediaan sangat penting bagi

perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas, maka penulis tertarik untuk

mengangkat hal tersebut dalam sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk skripsi

dengan judul Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Pada

PT. Sabda Cipta Jaya

B.

Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan

sebelumnya, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah dalam bentuk

pernyataan sebagai berikut :

1. Bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada

PT. Sabda Cipta Jaya?

2. Apakah pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Sabda

Cipta Jaya sudah berjalan dengan efektif ?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai aplikasi dari pengendalian

intern persediaan barang dagang yang diterapkan oleh PT. Sabda Cipta Jaya,

2. untuk mengetahui apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang

diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan.


16/78


D.

Manfaat Penelitian

Selain tujuan, penulisan skripsi ini juga memiliki manfaat penelitian, antara

lain :

1. bagi penulis, penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan

peneliti tentang analisis pengendalian intern persediaan barang dagang yang

ada dalam perusahaan dagang,

2. bagi PT. Sabda Cipta Jaya, memberikan sumbangan masukan bagi

manajemen yang berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas

pengendalian persediaan barang dagang,

3. bagi pihak lain, sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan

melakukan ataupun yang akan melanjutkan penelitian sesuai dengan judul

skripsi ini.


17/78


BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan Jenis-Jenis Persediaan

Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh

suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan masing-masing.

1. Pengertian Persediaan

Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun

perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya.

Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga

tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan

dikeluarkan untuk persediaan tersebut.

Menurut Prasetyo (2006 : 65), Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi

barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode

usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan / proses produksi

menunggu masa penggunaannya pada proses produksi.

Menurut Warren Reeve (2005 : 452), Persediaan juga didefenisikan sebagai

aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses

produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan

(supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), Persediaan adalah istilah yang

diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau

aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang

yang akan diproduksi dan kemudian dijual. Kesimpulannya adalah bahwa


18/78


persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber

daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap

segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada

masalah lain.

Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu :

a) agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi,

b) untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,

c) untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli

dalam jumlah yang banyak ada diskon,

d) untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga,

e) untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca,

kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman,

f) untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung

maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan,

dan penempatan persediaan untuk dijual. Biaya persediaan bahan baku atau

barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian,

pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai

barang siap untuk dijual.

Masalah penentuan besarnya persediaan sangatlah penting bagi perusahaan,

karena persediaan memiliki efek langsung terhadap keuntungan perusahaan.

Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (yang ditanamkan) dalam

persediaan akan menekan keuntungan perusahaan.

Menurut Hansen dan Mowen (2001 : 584), adapun biaya yang timbul

karena persediaan adalah:


19/78


a. Biaya penyimpananMerupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Terdiri

atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan kuantitas persediaan.Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas

persediaan semakin banyak.

b. Biaya pemesananSetiap kali suatu bahan baku dipesan, perusahaan harus menanggung biaya

pemesanan. Biaya pemesanan total per periode sama dengan jumlah pesanan

yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per pesanan.c. Biaya penyiapan

Biaya penyiapan diperlukan apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapidiproduksi sendiri. Biaya penyiapan total per periode adalah jumlah

penyiapan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per penyiapan.d. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan.

Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi permintaan proses

produksi. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama

dalam kenyataan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulitdiperkirakan secara objektif.

2. Jenis-Jenis Pesediaan

Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau

kegiatan normal usaha perusahan tersebut. Berdasarkan bidang usaha

perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan

dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis

persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku (raw material), barang

dalam proses (work in process), persediaan barang jadi (finished goods), serta

bahan pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan

dagang maka persediaannya hanya satu yaitu barang dagang.

Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan dari tiap-tiap jenis

persediaan tersebut maka dapat dilihat dari penggolongan persediaan secara

garis besar yaitu :

1. Persediaan bahan baku (raw material), merupakan barang-barang yang

diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku

diperoleh dari sumber-sumber alam. Akan tetapi lebih sering bahan baku


20/78


diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan bahan baku dari perusahaan

lain yang merupakan produk akhir pemasok bahan baku. Sebagai contoh

kertas cetak merupakan bahan baku dari perusahaan percetakan. Meskipun

istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk mencukupi seluruh

bahan baku yang digunakan dalam produksi, namun sebutan ini sering kali

dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk

yang dihasilkan. Istilah bahan penolong atau pembantu (factory supplies)

digunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang

diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan

dalam produk.

2. Barang dalam proses (goods in process), yang juga disebutkan pekerjaan

dalam proses (work in process) terdiri dari bahan baku yang sebagian telah

diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual.

3. Barang jadi (finished goods), merupakan produk/barang yang telah selesai

diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual.

Untuk persediaan barang setelah jadi atau barang jadi harus dipahami

bahwa mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu perusahaan merupakan

barang jadi bagi perusahaan lain karena proses produksi bagi perusahaan

tersebut hanya sampai disitu. Namun dapat saja terjadi barang setengah jadi atau

barang jadi bagi suatu perusahaan merupakan bahan baku bagi perusahaan

lainnya. Jadi, untuk menentukan apakah persediaan tersebut merupakan bahan

baku barang setengah jadi, ataupun barang jadi bagi perusahaan. Harus dilihat

apakah persediaan tersebut sebagai input atau out put dari perusahaan atau hasil

dari bagian yang mana dari proses perusahaan tersebut.


21/78


Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan barang

dagang tidak berhubungan dengan tingkat penyelesaian seperti pada perusahaan

industri, sebab persediaan barang dagang dapat berupa persediaan bahan baku,

barang setengah jadi, ataupun barang jadi.

Selain jenis-jenis persediaan yang telah dijelaskan diatas berdasarkan

jenis, untuk perusahaan jasa persediaannya secara eksplisit sulit didefenisikan,

namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya jasa yang meliputi

upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belulm dikeluarkan

dalam menangani pemberian jasa.

3. Sistem Pencatatan Persediaan

Metode pencatatan persediaan ada dua, yaitu metode perpetual dan

metode periodik. Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap

jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik

disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode

dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan

dibuat jurnal penyesuaian.

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 667), Ada beberapa macam

metode penilaian persediaan yang umum digunakan, yaitu : identifikasi khusus,

biaya rata-rata (Average), masuk pertama, keluar pertama (FIFO), masuk

terakhir, keluar pertama (LIFO).

a. Identifikasi Khusus

Pada metode ini, biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual

selama periode berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode

berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut. Metode ini diperlukan untuk


22/78


mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi

khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang.

b. Metode Biaya Rata-Rata (Average)

Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit.

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya

dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari jumlah unit

yang dibeli pada tiap harga. Metode rata-rata mengutamakan yang mudah

terjangkau untuk dilayani, tidak peduli apakah barang tersebut masuk pertama

atau masuk terakhir.

c. Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO)

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit

yang terlebih dahulu masuk. FIFO dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan

yang logis dan realistis terhadap arus biaya ketika penggunaan metode

identifikasi khusus adalah tidak memungkinkan atau tidak praktis. FIFO

mengasumsikan bahwa arus biaya yang mendekati paralel dengan arus fisik

dari barang yang terjual. Beban dikenakan pada biaya yang dinilai melekat

pada barang yang terjual. FIFO memberikan kesempatan kecil untuk

memanipulasi keuntungan karena pembebanan biaya ditentukan oleh urutan

terjadinya biaya. Selain itu, didalam FIFO unit yang tersisa pada persediaan

akhir adalah unit yang paling akhir dibeli, sehingga biaya yang dilaporkan

akan mendekati atau sama dengan biaya penggantian diakhir periode.

d. Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO)

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah

yang terjual. Metode LIFO sering dikritik secara teoritis tetapi metode ini

adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan dengan


23/78


pendapatan. Apabila metode LIFO digunakan selama periode inflasi atau

harga naik, LIFO akan menghasilkan harga pokok yang lebih tinggi, jumlah

laba kotor yang lebih rendah dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah.

Dengan demikian, LIFO cenderung memberikan pengaruh yang stabil

terhadap margin laba kotor, karena pada saat terjadi kenaikan harga LIFO

mengaitkan biaya yang tinggi saat ini dalam perolehan barang-barang dengan

harga jual yang meningkat, dengan menggunakan LIFO, persediaan

dilaporkan dengan menggunakan biaya dari pembelian awal. Jika LIFO

digunakan dalam waktu yang lama, maka perbedaan antara nilai persediaan

saat ini dengan biaya LIFO akan semakin besar.

B. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu

perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan

penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan langsung

oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perushaan, dimana ruang gerak dan

tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan

perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka

dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada

pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai.

1.

Pengertian Pengendalian Intern

Adapun pengertian pengendalian intern menurut Alvin A. Arens dan

James K. Loebecke dalam bukunyaAuditing An Intergrated Appoach(2000 : 315)

adalah sebagai berikut :

Internal control is a process designed to provide reasonable assurancethe achievement of managements objectives in the following categories :


24/78


a. Reliability of financial reporting,

b. Effectiveness and efficiency of operations,

c. Compliance with applicable laws and regulation.

Dari defenisi di atas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern di

tekankan pada konsep-konsep dasar sebagai berikut :

a. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern

merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern

sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu

rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak

terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

b. Pengendalian intern dilakukan oleh manusia. Pengendalian intern bukan

hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun dijalankan

oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan direksi,

manajemen, dan personalia lain yang berperan di dalamnya.

c. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang

memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi

perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawahan yang melekat

dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan

pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.

d. Pengendalian intern disesuaikan dengan pencapaian tujuan di dalam kategori

pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.

Sedangkan menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2008 : 163)

mendefenisikan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,

metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.


25/78


Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses

yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai

kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi

menjadi dua macam, yaitu :

1. pengendalian intern akuntansi (internal accounting control),

2. pengendalian intern administratif (internal administrative control).

Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem

pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern

akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan

kreditor yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan

keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan

dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : 181), tujuan

pengendalian intern adalah sebagai berikut :

a.keandalan informasi keuangan,

b. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku,

c.efektifitas dan efisiensi operasi.


26/78


2.

Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants)

dalam SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam

Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa kompenen pengendalian

internal terdiri dari :

a. Lingkungan pengendalian,b. Penilaian resiko,c. Informasi dan komunikasi,d. Pengawasan,e. Aktivitas Pengendalian.

Ad. a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam

komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan,

kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak,

direktur dan dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Alvin A

Arens dan James K. Loebbecke, 2000 : 261). Dari pengertian lingkungan

pengendalian intern tersebut, dapat diketahui bahwa efektifitas pengendalian

dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan

pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern

lainnya yang membentuk disiplin dan stuktur dalam organisasi.

Menurut Hall Singleton (2007 : 28), Lingkungan pengendalian

memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu :

1. falsafah dan gaya manajemen operasi,2. struktur organisasi,3. komite audit,4. penetapan wewenang dan tanggung jawab,5. metode pengawasan manajemen,6. fungsi audit intern,7. praktek dan kebijakan karyawan,

8. pengaruh ekstern.


27/78


1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan

dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa

yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Manajemen, melalui aktivitasnya,

memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya

pengendalian. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana

operasi suatu perusahaan harus dilakukan.

2. Struktur Organisasi

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku

Sistem Informasi Akuntansi (2003 : 174), Struktur organisasi didefenisikan

sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan.

Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi.

Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi.

Menurut Richard L. Daft yang diterjamahkan oleh Edward Tanujaya

(2007 : 19), struktur organisasi yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai

berikut :

a. spesialisasi aktivitas,b. standarisasi aktivitas,c. koordinasi aktivitas,d. sentralisasi aktivitas,e. ukuran unit kerja.

3. Komite Audit

Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen

dan anggota-anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit

biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup

struktur pengendalian intern, dan ketaatan terhadap peraturan dan undang-

undang. Komite audit harus memilihara komunikasi langsung yang terus


28/78


menerus, baik antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun

eksternal, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif.

4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Di samping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal

mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan

dengan pengendalian juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti

memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang

berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi

tugas pegawai dan kebijakan terkait, dan dokumen kebijakan yang

menggambarkan prilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik

perilaku formal.

5. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan

manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi.

Menurut George H. Bodnar dn William S. Hopwood (2003 : 178), metode-

metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh

manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada

bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya.

6. Fungsi Audit Intern

Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau

efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dangan pengendalian.

Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern

yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, dan

melapor kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi, baik

manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris.


29/78


7. Praktek dan Kebijakan Karyawan

Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian tindakan

manusia dalam organisasi, maka anggota organisasi merupakan elemen yang

paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern

harus dipandang relevan dengan individu yang menjalankan pengendalian

tersebut.

Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan

kompeten, maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik

dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian

prestasi, dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka.

8. Pengaruh Ekstern

Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh

pihak luar suatu perusahaan, yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek

perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan

yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern

biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat

meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan

operasi perusahaan, serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan

kebijakan dan prosedur pengendalian intern.

Ad. b. Penilaian Resiko

Menurut Hall Singleton (2007 : 29), perusahaan harus melakukan

penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan

mengelola resiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan. Penilaian resiko

manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi


30/78


aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada

tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan

manajemen mengadakan penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana

cara mengatasi resiko yang telah di identifikasi.

Ad. c. Informasi dan Komunikasi

William C. Boynton dan Walter G. Kell (2002 : 263), menerangkan

informasi dan komunikasi dalam defenisi sebagai berikut :

The information system relevant to financial reporting objectives,which includes the accounting system, consists of the methods, and

records esthablished to identify, assemble, analyze, classify, record and

report entity transaction (as well as events and conditions) and to

maintain accountability for the related assets and liabilities.

Communication involves providing a clear understanding of individual

roles and responsibility pertaining to the internal control structure over

financial reporting.

Pengertian informasi dan komunikasi dalam hal ini lebih luas cakupannya dan

sudah termasuk di dalamnya sistem akuntansi.

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : 179-180), sistem

akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan

keyakainan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah :

1. sah,2. telah diotorisasi,

3. telah dicatat,4. telah dinilai secara wajar,5. telah digolongkan secara wajar,6. telah dicatat dalam periode seharusnya,7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas

dengan benar.

Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang

terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana

aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik di dalam organisasi


31/78


maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008 : 180), pedoman kebijakan,

pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga

merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur

pengendalian intern.

Ad. d. Aktivitas Pengendalian

Hall Singleton (2007 : 32), Aktivitas pengendalian (control activity)

adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan

bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko

yang telah diidentifikasi perusahaan.

Menurut Hall Singleton (2007 : 33-38), Aktivitas pengendalian dapat

dikategorikan dalam beberapa aktivitas diantaranya :

1. otorisasi transaksi,2. pemisahan tugas,3. catatan akuntansi,4. pengendalian akses,5. verifikasi independen.

1. Otorisasi Transaksi

Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua

transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan

tujuan pihak manajemen (Hall Singleton, 2007 : 33). Setiap transaksi harus

diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian

yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat

diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya

transaksi tersebut.

Kebijakan otorisasi harus dibuat oleh manajemen puncak. Otorisasi

tersebut dapat berbentuk umun atau khusus. Orang atau kelompok yang


32/78


menjamin otorisasi khusus untuk suatu transaksi seharusnya memegang posisi

yang sepadan dengan sifat dan besarnya transaksi.

2. Pemisahan Tugas

Tujuan utama pemisahan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar

dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam

pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam

suatu organisasi di dasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi,

pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva

yang bersangkutan,

pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi,

pemisahan fungsi dalam pusat pengelolaan data elektronik, yaitu :

a. fungsi perancangan sistem dan penyusunan program,

b. fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi (accounting record) trasdisional suatu perusahaan

terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar (Hall Singleton, 2007 : 37).

Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan

diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut

Mulyadi (2008 : 182), formulir merupakan media yang digunakan untuk

merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi di dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus

diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.

Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke (2000 : 266-267).

prinsip-prinsip relevan tertentu yang harus diikuti dalam membuat rancangan


33/78


dan penggunaan catatan dan dokumen yang pantas yaitu bahwa dokumen dan

catatan sebaiknya :

a. berseri dan prenumbered untuk memungkinkan pengendalian atas

hilangnya dokumen dan sebagai alat bantu dalam penempatandokumen,

b. disiapkan pada saat transaksi terjadi dan sesudahnya,c. cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat

dimengerti dengan jelas,

d. dirancang sedapat mungkin untuk multiguna sehingga meminimalkanbentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda,

e. dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar yaitudengan memasukkan unsur pengecekan intern dalam formulir dan

catatan.

4. Pengendalian Akses

Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel

yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan (Hall Singleton, 2007 :

38). Cara yang paling baik dalam melindungi aktiva perusahaan dan catatan

adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah

penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan,

penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan

surat berharga. Selain itu perlindungan fisik lainnya adalah pembuatan kembali

catatan yang rusak dan penggunaan alat elektronik dalam mencatat sistem

akuntansi.

5. Verifikasi Independen

Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan

independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan

penyajian (Hall Singleton, 2007 : 40). Keempat aktivitas pengendalian

sebelumnya memerlukan pengecekan atau verifikasi intern secara terus-menerus

untuk memantau efektivitas pelaksanaanya.


34/78


Ad. e. Pemantauan

Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja

struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus. Pemantauan

dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik

pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat.

Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroperasi

sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaaan.

Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan

bagian pemeriksaan intern (audit internal).

C. Tinjauan Penelitian Terdahulu

1. Santy (2005)

Penelitian yang dilakukan oleh Santy menganalisis aktivitas pengendalian

intern menurut Mulyadi yang diantaranya terdiri dari (a) struktur organisasi yang

memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, (b) sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap

kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, (c) praktek yang sehat dalam

melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (d) karyawan yang mutunya

sesuai dengan tanggung jawabnya. Kesimpulan dari penelitian ini diantaranya : (a)

PT. Cemara Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b)

prosedur pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c)

sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada

prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d)

persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory

control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan,


35/78


(e) perushaaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap

transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran

barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai

dengan keahlian masing-masing.

2. Indrayani (2005)

Penelitian yang dilakukan oleh Indrayani adalah untuk mengetahui

perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku bada PT. Serasi Jaya Tebing

Tinggi Deli. Kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Indrayani

menunjukkan perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut belum efektif

karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara

pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi

telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang

dibutuhkan.

Tabel 2

Tinjauan Penelitian Terdahulu

Nama

TahunJudul Perumusan Masalah Hasil Penelitian

Santy

(2005)

Analisis

Aktivitas

PengendalianIntern Pada

PT. Cemara

CahayaGemilang.

Bagaimana penerapan

aktivitas

pengendalian internatas persediaaan pada

PT. Cemara Cahaya

Gemilang ?

(a) struktur

organisasi

perusahaan garislurus, (b) prosedur

pengambilan

barang gudangperusahaan inisudah cukup

efektif, (c) sistemotorisasi telah

dilakukan olehmasing-masing

kepala bagian

namun pada

prosedur

pengeluaran barang

tidak memilikiotoriisasi bagian


36/78


gudang, (d)

persediaandicatatat dengan

metode perpetualdan melakukan

program inventorycontrol sehingga

semua bagian dapatmengetahui

informasi tentangpersediaan, (e)

perushaaan initelah menggunakan

formulir bernomor

urut cetak pada

setiap transakasi,

(f) tidak adainternal cek pada

prosedurpenerimaan dan

pengeluaranbarang, (g)

karyawan yangbekerja di

perusahaan initelah ditempatkan

sesuai dengankeahlian masing-

masing.

Indrayani

(2005)

Perencanaan dan

Pengawasan

Persediaan Bahan

Baku Pada PT.

Serasi JayaTebing Tinggi

Deli

Apakah sistem

perencanan dan

pengawasan

persediaan pada PT.

Serasi Jaya TebingTinggi sudah

dilakukan secara

efektif

Perencanaan

persediaan pada

perusahaan tersebut

belum efektif

karena tidak adanyaanggaran

pembelian,

pemakaian bahanbaku. Semenetarapengawasan atas

persediaan sudahefektif karena PT.

Serasi Jaya TebingTinggi telah

melakukan

pengawasan fisik,

pengawasan

akuntansi dan

jumlah yangdibutuhkan


37/78


F. Kerangka Konseptual

Gambar 2 Kerangka Konseptual Penelitian.

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam

SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam buku Hall

Singleton (2007 : 28) menyatakan bahwa "kompenen pengendalian internal terdiri

dari :

a.Lingkungan pengendalian,b.Penilaian resiko,c.Informasi dan komunikasi,d.Pengawasan,e.Aktivitas Pengendalian.

Komponen pengendalian intern menurut AICPA ini merupakan variabel yang

akan digunakan oleh penulis untuk meneliti mengenai sistem pengendalian intern.

Selanjutnya, konsep tersebut akan dikombinasikan dengan persediaan barang

dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya untuk dianalisis yang pada akhirnya dapat

diketahui apakah pengendalian intern pada PT. Sabda Cipta Jaya sudah cukup efektif

atau tidak.

PT. SABDA CIPTA JAYA

PERSEDIAAN BARANG DAGANG

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

ANALISIS & EVALUASI

EFEKTIF


38/78


BAB III

METODELOGI PENELITIAN

Di dalam kegiatan penelitian dan cara untuk memperoleh data maupun

keterangan yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini, dapat

dijelaskan sebagai berikut :

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif. Menurut Erlina

(2007 : 64), Penelitian deskripitif adalah penelitian terhadap fenomena atau

populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek beberapa individu,

organisasional, industri, atau perspektif lain. Menurut Sugiono (2007 : 11),

Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai

variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat

perbandingan atau menghubungkan variabel lain.

B. Jenis Data dan Sumber Data

Jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari:

1. Data primer

Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang

terjadi dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara, kemudian akan

diolah oleh penulis, seperti : wawancara dengan staf bagian gudang dan

bagian penjualan.

2. Data sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang

sudah jadi, seperti : struktur organisasi, laporan pembelian, persediaan

dan laporan penjualan.


39/78


B.

Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan :

1. Teknik wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara

langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan bagian yang

berhubungan dengan objek penelitian.

2. Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan

pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang

berhubungan dengan pengendalian intern persediaan pada PT. Sabda

Cipta Jaya.

C. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode

dengan pendekatan kualitatif yaitu analisis deskriptif yang didasarkan pada

penggambaran yang mendukung analisa tersebut, analisis ini menekankan pada

pemahaman mengenai masalah masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan

kondisi realitas dan natural setting yang holistis, kompleks, dan rinci yang sifatnya

menjelaskan secara uraian dalam bentuk kalimat.

D. Responden

Responden pada penelitian ini adalah pimpinan dan karyawan PT. Sabda

Cipta Jaya yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang

dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.


40/78


E.

Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini dimulai dari bulan April 2009 sampai

dengan selesai. Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Sabda Cipta Jaya yang

beralamat di Jalan T. Cikditiro No. 8-T Medan Sumatera Utara.

Tabel 3

Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian Mei 09 Jun Jul Agust Sept Nov Des09

Pengajuan Judul

Penyelesaian Proposal

Pengumpulan Data

Seminar Proposal

Penulisan Laporan

Pengumpulan Data

Penyelesaian Laporan

Bimbingan

Sidang Meja Hijau


41/78


BAB IV

ANALISIS DAN EVALUASI

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Sabda Cipta Jaya

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Sabda Cipta Jaya, yang berkedudukan di Jalan Teuku Cikditiro No. 8-

T Medan, didirikan pada tanggal 8 Mei 1983 dengan NPWP

01.217.933.9.111.000. PT. Sabda Cipta Jaya terdiri dari bagian Keuangan dan

Administrasi, bagian Logistik, di bagian Marketing PT. Sabda Cipta Jaya

mempunyai kantor pusat di Jakarta dan terdiri dari 22 (dua puluh dua) kantor

cabang, termasuk di dalamnya PT. Sabda Cipta Jaya.

PT. Sabda Cipta Jaya adalah sebuah perusahaan nasional yang bergerak di

bidang importir dan distribusi obat-obatan (farmasi), atau lebih dikenal sebagai

Pedagang Besar Farmasi (PBF). Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT.

Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi, yaitu :

a. Divisi Produk Farmasi

b. Divisi Produk Konsumen

c. Divisi Produk Vetanary dan Aquaria

d. Divisi Produk Medical

e. Divisi lain-lain.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Stuktur organisasi PT. Sabda Cipta Jaya didasarkan pada fungsi-fungsi

yang telah ada, yang terdiri dari 3 (tiga) bagian besar, yaitu bagian Keuangan,

bagian Administrasi, bagian Logistik dan bagian Marketing. Wewenang dan


42/78


tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis

lurus vertikal.

Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan

atas 3 (tiga) tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah dan puncak. Manajer

tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi

manajer lainnya. Manajer menengah bertanggung jawab terutama dalam

mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan

atasan dengan kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas

keseluruhan manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta

bimbingan organisasi dengan lingkungannya.

a. Tingkat Manajemen Puncak

Manajer puncak yang ada pada PT. Sabda Cipta Jaya adalah branch manager

atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,

bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan (sales), logistik, dan

keuangan,

mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat.

b. Tingkat Manajemen Menengah

Manajer menengah di PT. Sabda Cipta Jaya bertanggung jawab atas suatu

fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi logistik, dan

fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut :

1) Sales Manager(SM)

Sales manager mengepalai sales department, yang bertanggung jawab atas

sales target. Sales manager berhubungan dengan beberapa bagian, seperti

Supervisor Product Over the Counter atau Konsumen (SPOK). Trade Sales


43/78


Supervisor (TSS), Kepala OfficeSales and SalesAdministration(OSSA), dan

Manager Rayon (MR).

2) Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik)

Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik) bertanggung jawab atas

persediaan barang dagangan, pengeluaran barang dagangan ke langganan,

dan mempunyai RSL (Recommended Stock List) yang ditetapkan oleh

pusat.

3) Kepala Keuangan dan Administrasi (Kabag K & A)

Kepala K & A bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan

keuangan perusahaan dan administrasifinansial.

c. Tingkat Manajemen Lini Pertama

Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian

yang ada di PT. Sabda Cipta Jaya, yaitu :

1) Supervisor Product Over the Counterdan Konsumen (SPOK)

Supervisor bertanggung jawab atas sales kepada konsumen produk over

the counter(produk yang dapat diperjual belikan tanpa resep dokter).

2) Kepala Bagian OSSA (Office Sales and Sales Administration)

Fungsi bagian OSSA adalah sebagai tenaga penjual, dimana mereka harus

aktif menawarkan kepada langganan atau calon langganan yang datang

langsung ke kantor atau melalui telepon. Kegiatan ini juga disebut Office

Sales.

3) Manajer Rayon

Manajer Rayon atau disebut juga dengan salesman adalah orang yang

bertanggung jawab untuk menguasai wilayah produk langganan. Namun

jika dilihat dari cara kerjanya, cara belajar, dan cara bertindaknya, maka ia


44/78


lebih pantas disebut dengan Manajer Rayon, karena ada beberapa alasan

berikut ini :

mereka harus bekerja atas dasar fungsi-fungsi manajemen, yaitu

planning, organizing, actuating, dan controlling,

mereka harus menguasai wilayah, produk dan langganan.

Manajer Rayon memimpin beberapa sub bagian yang mempunyai kegiatan

marketing yang secara khusus mendukung tugas-tugasnya, yaitu :

Trade Sales Supervisor(TSS)

Tugas TSS dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :

Segi kuantitatif, bertugas meningkatkan penjualan produk prinsipal

yang diwakilinya dengan cara : (1) menjual secara aktif produk

prinsipal tersebut kepada langganan utama, (2) melakukan push

promotion yang tidak dilakukan oleh prinsipal, (3) memberikan

penerangan kepada apotek atau toko obat, (4) memberikan feed back

dan informasi kepada prinsipal, yang dikaitakan dengan hasil detailing

program, pengembangan pasar, dan kegiatan pasar.

Segi kualitatif, bertugas memberikan saluran distribusi yang telah ada

dengan meningkatkan penjualan secara langsung.

Profesional Agricultural Representative (PACR)

PACR adalah salesman yang secara khusus menangani obat-obatan

dan makanan tambahan ternak (vetenary) dan tetra. Saluran

distribusinya adalah sektor poultry shop, farm breeding farm, dinas

perternakan, dan lain-lain.

Sales Representative Medical (SRMD)


45/78


SRMD adalah salesmanyang menangani produk-produk DuPont dan

Becton Dickinson. Saluran distribusinya yang utama adalah rumah

sakit dan para bidan.

4) Koordinasi Akuntansi

Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan

otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan

transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban

atas aktiva yang besar.

5) Kasir

Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan, dan

penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil

untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan.

6) Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer

OSSA adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer

perusahaan dengan menggunakan PDE (Pengolahan Data Elektronik),

sesuai dengan fungsinya masing-masing.

7) Bagian Umum

Bagian umum ini dilaksanakan oleh sekretaris umum yang bertugas

mengkoordinir kegiatan rutin pelaksanaan dan urusan ke luar perusahaan,

serta menangani masalah personalia baru.

2.

Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Sabda Cipta Jayatermasuk jenis

persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk farmasi yang

di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi yaitu :

a. Divisi Produk Farmasi


46/78


Asta Medica Indah

Werke / Transfarma Medifarma (UAP & Phobus)

Ciba Geigy Zyma Parke Davis Warner - Lambert

Corsa Pfizer Pharma

Mahakam Beta Farma Schering

b. Divisi Produk Konsumen

La Tulipe Regina Haw Par

Nestle Deutchland Ag Siwak F & Shirin

Perfetti Sp. A Total Citra Jayamandiri

PT. Manful Industrial

c. Divisi Produk Vetenary dan Aquaria

Pfizer Afric (Animal health)

Chinoin Hungary (Enzaprost F)

Tetra Werke (Aquarist & Accessories)

d. Divisi Produk Medical

AFP Imaging

Becton Dickinson MED

Du Pont

Fischer Imaging

Cawo Photochemiche Fabric GMBH

F. Hoffman la Roche ( Diagnostic Laboratory Equipment)

e. Divisi lain-lain

Medimpex : Alkoloida, Egis, Gideon Richter (fine chemical)

Chonoin (fine chemical)

Starchem (fine chemical)


47/78


Biochemical MBH (fine chemical)

Impex Quimical S.A (fine chemical)

J.Rettenmaire & Co. (Cellualases fine chemical for the pharmacy)

Ciech-Poland (fine chemical)

Bracco Industrial Chemica S.P.A (fine chemical)

Chemic linz Ges GMBH (fine chemical)

Walter Lambert K.K (capsugel division)

Plantextrak GMBH & Co.

3.

Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian intern PT. Sabda Cipta Jaya terhadap persediaan barang

dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun

lingkungan pengawasan dibawah ini.

1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter

bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT.

Sabda Cipta Jaya, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu

keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang

baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap

jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan

perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan

perusahaan besar dibidang farmasi, yang pendapatan utamanya berasal dari

penjualan produk-produk farmasi. Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para

langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Sabda Cipta Jaya secara

tegas mengutarakan bahwa apabila ada need and want dari para konsumen


48/78


terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka perusahaan akan

secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk-

produk lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan

dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di

luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan

terbaik. One Day Service, itulah motto perusahaan ini.

Gaya operasi manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menekankan

pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target-target

yang telah disusun. Hal ini sangat ditekankan oleh manajemen karena daerah

potensial perusahaan ini meliputi 2 (dua) wilayah, yaitu Sumatera Utara dan

Aceh. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan

kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan

perusahaan.

2) Struktur Organisasi

Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi

pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik.

Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan

seperti PT. Sabda Cipta Jaya karena akan terlihat dengan jelas pembagian

tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga

pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Sabda Cipta Jaya.

3) Komite Audit

PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai komite audit dan dewan

komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang

pada saat-saat tertentu atau minimal 2 (dua) kali dalam setahun mengadakan

pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah


49/78


ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup

memadai karena perusahaan ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan

usaha PT. Sabda Cipta Jaya.

4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan

dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk

pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Sabda Cipta Jaya juga

telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi,

serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka

manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang

dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan

baik sesuai fungsinya.

Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan

pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.

Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan

terbaik dari setiap karyawan.

5) Metode Pengendalian Manajemen

Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh

manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi.

Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Sabda Cipta Jaya

menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik :

rasio perputaran persediaan,

pertimbangan manajemen,

analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan.

6) Fungsi Audit Intern


50/78


PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor

pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabanga Medan, secara berkala

dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas

untuk meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika

dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau

kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan.

7) Praktek dan Kebijakan Karyawan

Penerimaan pegawai atau staff di PT. Sabda Cipta Jaya ini ditangani oleh

bagian umum, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai

dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai

atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa

dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang

dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang

rutin dan memberikan penghargaaan (reward) kepada karyawan yang

berprestasi.

8) Pengaruh Ekstern

Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Sabda Cipta Jayajuga

mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk farmasi

yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan

melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Trade Sales

Supervisor(TSS). Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang

berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang

dilarang penggunaanya, dengan cara menempatkan Sales Representative

Medical(SRMD).


51/78


b.

Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan

PT. Sabda Cipta Jaya menilai persediaan farmasi atau obat-obatannya

dengan memperhatikan masa pakainya karena persediaan obat-obatan

merupakan barang yang harus digunakan sebelum habis masa pakainya.

Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk farmasi tersebut akan

mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian

bagi perusahaan.

Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat

kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan

fisik ini dipimpin oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh

Pimpinan Cabang, Kabag Keuangan dan Administrasi, serta oleh beberapa

orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya

memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai

terjadi kadaluarsa. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini

berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik

berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock

opname.

Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah akan obat-

obatan tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual secara bebas di

pasaran. Untuk mengatasi hal ini maka perusahaan menugaskan Trade

Sales Representative (TSR) untuk melakukan survei terhadap jenis obat-

obatan yang dilarang secara bebas penjualannya dan jenis obat-obatan

yang dijual sesuai resep dokter.


52/78


c.

Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan

Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi

pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang

dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti,

dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan.

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan

sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang

telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap

merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini

PT. Sabda Cipta Jayamembuat kebijaksanaan terhadap sistem penjualan

tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem

informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan

penerimaan kas.

1) Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai

Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan

melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh

perusahaan kepada pelanggan. Jika terjadi penjualan tunai maka pelanggan

mendapat potongan sebesar 2 %.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi

pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi logistik. Dokumen-

dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :

sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang

diisi menurut kebutuhan pelanggan,


53/78


faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan

tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan

tanggal penjualan,

delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan

perincian dan tanggal pengiriman,

surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan

kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan,

pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti

bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap lunas,

faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak

pertambahan nilai (PPn) untuk barang yang dijual,

kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan

dokumen bank (seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain) yang merupakan

laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke

bank.

2) Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit

Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Office Sales and

Sales Administration (OSSA) atau Manajer Rayon (MR) di kantor, atau juga

melalui Salesman berdasarkan prinsipal yang diwakilinya seperti produk

farmasi, produk konsumen, produk veternary dan aquaria, produk medical dan

produk lain-lain.

Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit


sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang

diisi menurut kebutuhan pelanggan,


54/78


faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan

kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 2/7, n/30, tanggal

penjualan dan lain-lain,

delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan

perincian produk, jumlah dan alamat penerima,

faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak

pertambahan nilai (PPN) untuk barang yang dijual,

bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh

debitur terhadap piutangnya,

memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang,

bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang

yang dikembalikan,

bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian

barang.

3) Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas

Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun

pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas


faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan,

syarat, tanggal, dan lain-lain,

kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank,

bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur,

bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas

persediaan barang dagangan adalah :


55/78


jurnal ; penjualan dan penerimaan kas,

buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial,

buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan

penjualan dan perkiraan piutang,

buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang.

Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat

beberapa laporan penjualan.

Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat,

laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman

barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang di buat apabila ada

kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk

pengiriman barang kecabang lain. Apabila cabang Medan mengalami

kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk

memenuhi permintaan konsumen maka cabang Medan akan melapor ke

Jakarta. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang

mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai

dengan kebutuhan ke cabang Medan.

Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun

lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam

membuat suatu kebijaksanaan dan keputusan yang berkaitan dengan

pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah

persediaan dibuat oleh bagian logistik yang disebut dengan laporan posisi

stock (buffer stock), sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan

perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh

komputer logistik.


56/78


d.

Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda

Cipta Jaya meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan

ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem

pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah

dilaksanakan dalam beberapa katergori seperti diuraikan dibawah ini :

1) Pemisahan tugas yang cukup

Pada penjualan barang dagangan dilakukan pemisahan tugas-tugas

yang jelas antara lain :

Menerima pesanan oleh OSSA

Melakukan penjualan oleh OSSA dan MR

Mengeluarkan barang oleh tata lakasana atau staff logistik

Mengirimkan barang oleh petugas lope

Mencatat penjualan oleh akuntansi

Pada perhitungan fisik barang dagangan ada pembagian tugas yang

jelas antara :

Melaporkan jumlah persediaan barang dagangan di gudang oleh

Kasub logistik,

Menghitung fisik persediaan barang dagangan oleh tim

penghitungan persediaan, yang terdiri dari Kabag logistik, Kabag K

& A, pimpinan cabang dan beberapa petugas dari bagian logistik,

Membuat laporan perhitungan fisik oleh komputer logistik

2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

PT. Sabda Cipta Jaya melakukan dua cara dalam penyediaan

barang dagangan, yaitu :


57/78


Penerimaan kiriman barang dagangan dari kantor pusat

Penerimaan kiriman barang dagangan dari cabang lain

Arus prosedur ororisasi terhadap penerimaan kiriman barang

dagangan dari pusat di uraikan sebagai berikut :

Bagian logistik akan menerima barang kiriman dari pusat apabila

jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat

pengiriman barang,

Bagian logistik melaporkan pengiriman barang tersebut ke bagian

keuangan dan administrasi

Bagian keuangan dan administrasi membuat laporan penerimaan

barang untuk di kirim ke kantor pusat.

e. Pemantauan Persediaan Barang Dagangan

Pemantauan yang dilakukan oleh PT. Sabda Cipta Jaya sehubungan

dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang

dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin

pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai

dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang

dagangan secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan

stock opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan

permintaan konsumen.

Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam

pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagangan

sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak

manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan


58/78


dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan

pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

4. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

keren distribusi

Documents