RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

(RPP)

Satuan Pendidikan :

Kelas / Semester : XI / 4

Mata pelajaran : Kompetensi Keahlian Administrasi

Materi Pokok : Menentukan Alat dan Bahan Kearsipan

Alokasi Waktu : 2 X 45 menit

A. Kompetensi Inti

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Mengembangkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong,

kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukkan sikap

sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural, dan

metakognitif berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai

dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar, menyaji, dan mencipta dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri

serta bertindak secara efektif dan kreatif, dan mampu menggunakan metoda sesuai

kaidah keilmuan

B. Kompetensi Dasar

- Menghayati keberadaan dirinya sebagai makhluk tuhan yang dapat berfikir kreatif

dan inovatif untuk menciptakan sistem kearsipan baru dan menerapkan sistem

kearsipan yang bermanfaat untuk dunia kerja

- Menghayati potensi dirinya sebagai makhluk ciptaan tuhan yang mampu

memanfaatkan sistem kearsipan secara efisien dalam dunia kerja

- Mengaplikasikan sistem-sistem kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan dalam

dunia kerja

C. Indikator Pencapaian Kompetensi

- Menjelaskan jenis bahan dan alat kearsipan - Menganalisis bahan dan alat yang akan digunakan

D. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran ini peserta didik mampu :

- Menjelaskan jenis bahan dan alat kearsipan - Menganalisis bahan dan alat yang akan digunakan

E. Materi Ajar

Sistem Kearsipan (Terlampir)

F. Metode Pembelajaran

Ceramah Bervariasi

G. Sumber Belajar dan Media Pembelajaran :

Sumber Belajar- Modul Mengelola Sistem Kearsipan untuk SMK Bisnis Manajemen paket 1

Penerbit Hayati Tumbuh Subur

- LCD

- Komputer

- Proyektor

- Modul

- Buku refresensi

H. Kegiatan Pembelajaran

No Kegiatan Belajar Waktu (menit)

Aspek Life Skillyang

dikembangkan1 Kegiatan awal

a. PersepsiMemeriksa kesiapan siswa dalam belajar (absensi, kebersihan kelas)

10 Potensi diri

2 Kegiatan inti

a. Menjelaskan jenis bahan dan alat kearsipan

b. Menganalis bahan dan alat kearsipan yang akan digunakan

c. Tanya jawab seputar materi

15

15

20Kecakapan akademis

3 Kegiatan akhira. Menyimpulkan materi yang

sudah disampaikanb. Pemberian tugas dan pekerjaan

rumahc. Menyampaikan materi yang akan

dipelajari pada pertemuan berikutnya

d. Menutup pelajaran

15 Potensi diri

I. Penilaian Hasil Belajar1. Tes pilihan ganda (Terlampir)2. Lembar pengamatan sikap (Terlampir)

Mengetahui, Malang, Februari 2014Kepala Sekolah Guru Mata Diklat

Lampiran Soal Pilihan GandaPilihlah salah satu jawaban yang bebar!

1. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas adalah ......a. Staplerb. Ordner

c. Perforatord. Numerator

e. Staples

2. Map yang tidak mempunyai daun penutup tatapi mempunyai penjepit di tengah disebut ....a. Folderb. Ordnerc. Stopmap folio

d. Hanging folder

e. Map snelhecter

3. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib maka dapat digunakan ....a. Kartu indeksb. Kartu tunjuk

silang

c. Outslipd. Buku arsipe. Tickler file

4. Tickler file pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip berupa ....a. Kartu namab. Surat

c. Undangand. Flashdisk

e. CD

5. Alat yang digunakan untuk menyatukan beberapa lembar dokumen atau kertas disebut....a. Staplerb. Numerator

c. Perforatord. Ordner

e. Guide

KUNCI JAWABAN1. C2. E3. C

4. A5. A

Lampiran Materi PelajaranA. Jenis-jenis Peralatan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:1. Filling Cabinet

yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di

masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip

dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2. Rotary

Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari ArsipAdalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri

menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map.

4. Rak ArsipAdalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak

arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. Map ArsipAdalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya,

stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. GuideLembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.

b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan

arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat

dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri,

untuk menuliskan kelompok utama ( main subject ). b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah,

untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ).c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan,

untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.

7. OrdnerAdalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat

tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.

8. StaplerAdalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan

memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi : a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel

maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel

10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel

lebih dari 20 lembar kertas. d.

9. PerforatorAdalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner

c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. NumeratorAdalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:

a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator

sebagai berikut: a. Beri tinta pada bantalan huruf. b. Atur nomor awal. c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/BoxAdalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

12. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

13. LabelAdalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan

label pada tempat yang di inginkan.

14. Tickler FileTickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau kartu

perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

15. Cardex (Card Index) CabinetAdalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16. Rak/Laci KartuAdalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat Penyimpanan Khusus

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

B. Jenis-jenis Perlengkapan KearsipanBahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:1. Kartu Index

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a. Judul/nama surat. b. Nomor surat c. Hal surat d. Tanggal surat, e. Kode surat, f. Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

2. Kartu Tunjuk SilangSalah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan

kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : a.Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama. Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut: a. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara

alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.b. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS

(Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. Lembar Pinjam ArsipAdalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut :

a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak

dikembalikan. e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang

dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file

sebagai bahan ingatan. 4. Map Penggannti

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.

5. Buku ArsipBuku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

C. Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan KearsipanAda beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan antara lain:

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dengan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, foto, dll.

2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasi terjamin.

3. Bentuk organisasi, apakah organisasi besar/kecil.4. Tingkat perlindungan arsip yang disimpan.5. Biaya yang tersedia.6. Peralatan yang digunakan memperhatikan pertumbuhan/perkembangan arsip.7. Peralatan yang diguanakan harus memberikan kemudahan dalam

(mengambil/menempatkan kembali).8. Mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan arsip.

Lampiran Lembar Pengamatan Sikap

NoNama Siswa

Aspek yang dinilaiScore Nilai

Displin Tanggung Jawab

Menghargai guru

mengajarJujur Ketepatan

Keterangan :4 = Sangat Baik 2 = Cukup

3 = Baik 1 = Kurang

A : Sangat Baik (85 – 100) C : Cukup (60 - 69)

B : Baik (75 – 84) D : Kurang (<60)

Pedoman penilaian :

Nilai = x 100