kebijakan pengendalian internal satuan pengawasan internal
TRANSCRIPT
Kebijakan Pengendalian Internal
Satuan Pengawasan Internal Universitas
Brawijaya (SPI-UB)
Malang, 14 September 2015
Satuan pengawasan internal (SPI)
• Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI
UB) adalah Institusi Fungsional pengawasan internal segala
kegiatan di Universitas Brawijaya yang bersifat non akademik.
• Berkedudukan langsung dibawah Pimpinan BLU-UB
• Rentang kendali SPI-UB meliputi:
– Bidang Keuangan,
– Bidang Sumber Daya Manusia,
– Bidang Teknologi Informasi,
– Bidang Sarana Prasarana , dan Pembangunan (Tata Kelola Aset)
JEN
IS A
UD
IT
KEUANGAN
SARANA PRASARANA
PEMBANGUNAN
SUMBER DAYA MANUSIA
TEKNOLOGI INFORMASI JEN
IS A
UD
IT
KEUANGAN
PENGADAAN BARANG & JASA
PENGELOLAAN ASET
SUMBER DAYA MANUSIA
TEKNOLOGI INFORMASI
2015
SEBELUMNYA
Dasar Hukum SPI UB
•Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Pasal 55 ayat(4) dan Pasal 58 ayat (1) dan (2)
Undang-Undang (UU)
•PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
Peraturan Pemerintah (PP)
•Permendiknas No. 44 Tahun 2011 tentang Sistem SPIP di Lingkungan Kemdiknas
•Permendiknas No. 18 Tahun 2011 tentang Koordinasi Dan Pengendalian Program DiLingkungan Kemdiknas sebagaimana telah diubah dengan Permendiknas No. 38Tahun 2011.
•Permendiknas No. 47 Tahun 2011 tentang Satuan Pengawasan Intern diLingkungan Kemdiknas.
Peraturan Menteri
•Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No 559/SK/2013 tentang Pemberhentiandan Pengangkatan Tim Pelaksana SPI UB
Surat Keputusan
Tujuan spi
1. Membantu Pimpinan UB untuk melakukan
perencanaan dan pelaksanaan/ audit, serta mengevaluasi
tindak lanjut hasil audit.
2. Mengidentifikasi segala kemungkinan untuk
memperbaiki dan meningkatkan efisiensi
penggunaan sumber daya.
3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem
pengendalian internal dan operasional secara objektif.
4. Memastikan kepatuhan terhadap hukum,
peraturan, dan kebijakan yang berlaku di UB.
Wewenang spi
1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas
terhadap unit-unit kerja.
2. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknik-
teknik audit yang diperlukan.
3. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari
personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja
yang diaudit.
4. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat
Pengelola Universitas.
5. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk
pelaksanaan tugasnya.
6. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam
maupun luar.
LINGKUP KERJA SPI
AUDIT
KE-UANG
AN
ASET & BMN
SDM IT
REVIU
LAPORAN KEUANGAN RKA
MONEV PENDAMPINGAN
IRJEN EKTERNAL
KAP BPK
JADWAL/TAHAPAN AUDITNo Kegiatan
1 Permintaan Data Awal
2 Desk Evaluation
3 Entry Meeting
4 Pekerjaan Lapangan: Interview dan penelaahan
dokumen
5 Analisis dan Pendalaman
6 Penyusunan Draft Laporan & Permintaan Tanggapan
7 Exit Meeting Finalisasi (LHP)
8 Klarifikasi Temuan dengan Rektor/Warek II
9 Penyusunan & Penerbitan Laporan
10 MonitoringTindak Lanjut HasilTemuan
TEKNIK AUDIT
SECARA UMUM
Sampling Questionnaire InterviewReview
DokumenCek Fisik
a. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagitercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuanpenyelenggaraan pendidikan yang memadahi.
b. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagikeandalan pelaporan keuangan, pengamanan assetNegara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
c. Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasiyang disajikan dalam laporan keuangan.
d. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai danmemberikan masukan kepada pimpinan dan bagianterkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Tujuan Audit Pengadaan
Mengarahkan pengadaan yang ada di lingkunganUniversitas Brawijaya menerapkan prinsip prinsippengadaan yaitu efisien, efektif, transparan,terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif,akuntabel.
Review Dokumen
PengadaanInterview
Cek FisikBarang
• Dasar Perencanaan KebutuhanPerencanaan
• Prosedur & Dokumen Pengadaan/SPKPelaksanaan
•Kesesuaian Spesifikasi Teknis, jumlah
Barang & Jasa
•Penyerahan barang & Jasa
•Kebermanfaatan barang & Jasa
Hasil
Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Keputusan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP)
Keputusan Rektor Universitas Brawijaya
Meningkatkan efektivitas danefisiensi sumber daya manusiasetiap satuan kerja yang diauditdalam lingkungan UniversitasBrawijaya.
1. Kelengkapan Struktur Organisasi dan TupoksiMasing-masing Bagian
2. Kedisiplinan PNS terkait Absensi, KepangkatanDosen, Jabatan Fungsional Dosen, dan TugasBelajar Dosen.
3. Kelengkapan Dokumen Kontrak Perjanjian kerja
4. Tindak Lanjut Atas Temuan Hasil Auditsebelumnya
a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas daripenerapan teknologi informasi.
b. Melakukan verifikasi apakah penerapan teknologiinformasi sudah memenuhi aspek efisiensi,availability system, reliability, confidentiality, danintegrity, serta aspek keamanan.
c. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadaidan memberikan masukan kepada bagian terkaitagar dapat dilakukan perbaikan.
Review
Dokumen
Melakukan
kegiatan
on-site audit
Inspeksi
sarana
prasarana IT
ditujukan dalam rangka mengevaluasi, memonitor dan merekomendasibeberapa aspek operasional perkembangan
pengendalian internal setiap satuan kerja
terutama dalam hal:
1. Monitoring tindak lanjut temuan audit internal
2. Monitoring tindak lanjut temuan audit eksternal
3. Evaluasi terhadap perencanaan, dan
4. Evaluasi terhadap realisasi anggaran
BANTUANKEUANGAN
BERSIFATUMUM
BERSIFATKHUSUS
PENGGUNAAN DISERAHKAN
SEPENUHNYA KEPADA PENERIMA BANTUAN
PERUNTUKAN DAN PENGGUNAAN DIATUR
PEMBERI BANTUAN
BEGITU PULA MEKANISME LPJ
Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (SPJ) dibuat oleh
Ketua Pelaksana
Kegiatan/Peneliti/Pengabdi dengan mengacupada Peraturan Menteri Keuangan (PMK)Republik Indonesia dan Peraturan Terkait
Lembaga Eksternal
Lembaga Penyelenggara
Program/PerguruanTinggi
Penerima Dana
Dana Bantuan/ Hibah
Pegawai, Tenaga Ahli, Narasumber, dll (PNS &
nonPNS)
Badan Penyedia Jasa, (Pelatihan, Workshop,
Seminar dll)
Material/Barang : (ATK,dll)
Upah/Honorarium
Fee
Pembelian
Prinsip
Tata Kelola
Keuangan
Efektif
Efisien
Akuntabel
Transparan
Tanggung
Jawab
Pengelolaan
Keuangan
Tepat
Sasaran
Tepat Waktu
Tepat AcuanTepat
Prosedur
Tepat
Administrasi
Pastikan perencanaan dan anggaran disusun dengan seksama
Pelaksanaan dikelola dengan tertib waktu, tertib administrasi
1. Perencanaan
o Tidak didasarkan pada data yang akurat
o Tidak berdasarkan pada analisis kebutuhan
o Tidak memperhitungkan kendala dan resiko yang timbul
o Tidak mengantisipasi dinamika/perubahan
o Penyusunan rencana dilakukan secara subyektif
o Tidak didukung referensi yang memadai
o Kurangnya peran pimpinan dalam mengendalikanperencanaan
Kelemahan Dalam PengelolaanKeuangan Negara
2. Pelaksanaan
o Ketidaktaatan terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan
o Kurangnya pengendalian pimpinan dalammengendalikan pelaksanaan
o Tidak berjalannya evaluasi secara periodik menuruttahapan-tahapan kegiatan
o Penugasan/penunjukan personel kurang sesuaidengan tuntutan pelaksanaan kegiatan (tidakkompeten)
o Pelaksana kurang memahami perangkat pelaksanaankegiatan, seperti petunjuk teknis, pedomanoperasional, dan lain-lain
o Tidak tegasnya pimpinan terhadap penyimpanganbawahan
o Pemberian kewenangan yang berlebihan kepadabawahan.
o Bawahan melakukan tindakan-tindakan di luarotoritasnya.
o Pelaksanaan secara sengaja dan terencana melakukanpenyimpangan untuk kepentingan diri sendiri ataukelompok tertentu.
o Pelaksana dan pimpinan kurang memilikitanggungjawab.
o Melaksanakan kegiatan tanpa memperhitungkanresiko.
o Adanya kebiasaan untuk menunda-nunda kegiatan.
Temuan Ketidakpatuhan Terhadap PeraturanKerugian Negara
1 Belanja dan/atau pengadaan barang/jasa fiktif
2 Rekanan pengadaan barang/jasa tidak menyelesaikan pekerjaan3 Kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang4 Kelebihan pembayaran selain kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang5 Pemahalan harga (Mark up)
6 Penggunaan uang/barang untuk kepentingan pribadi
7Pembayaran honorarium dan/atau biaya perjalanan dinas ganda dan/atau melebihi standar yang ditetapkan
8 Spesifikasi barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan kontrak9 Belanja tidak sesuai atau melebihi ketentuan
10 Pengembalian pinjaman/piutang atau dana bergulir macet
11 Kelebihan penetapan dan pembayaran restitusi pajak atau penetapan kompensasi kerugian
12Penjualan/pertukaran/penghapusan aset negara/ tidak sesuai ketentuan dan merugikan negara/
13Pengenaan ganti kerugian negara belum/tidak dilaksanakan sesuai ketentuan
14 Entitas belum/tidak melaksanakan tuntutan perbendaharaan (TP) sesuai ketentuan15 Penghapusan hak tagih tidak sesuai ketentuan16 Pelanggaran ketentuan pemberian diskon penjualan
17Penentuan HPP (harga pokok pembelian) terlalu rendah sehingga penentuan harga jual lebih rendah dari yang seharusnya
18Jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak dapat dicairkan
19 Penyetoran penerimaan negara/ dengan bukti fiktif
Potensi Kerugian Negara
1Kelebihan pembayaran dalam pengadaan barang/jasa tetapi pembayaran pekerjaan belum dilakukan sebagian atau seluruhnya
2Rekanan belum melaksanakan kewajiban pemeliharaan barang hasilpengadaan yang telah rusak selama masa pemeliharaan
3 Aset dikuasai pihak lain4 Pembelian aset yang berstatus sengketa
5 Aset tidak diketahui keberadaannya
6Pemberian jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak sesuai ketentuan
7Pihak ketiga belum melaksanakan kewajiban untuk menyerahkan aset kepada negara
8 Piutang/pinjaman atau dana bergulir yang berpotensi tidak tertagih
9 Penghapusan piutang tidak sesuai ketentuan
10Pencairan anggaran pada akhir tahun anggaran untuk pekerjaan yang belum selesai
Kekurangan Penerimaan Negara1
Penerimaan negara atau denda keterlambatan pekerjaan belum/tidak ditetapkan dipungut/diterima/disetor ke kas negara
2 Penggunaan langsung penerimaan negara
3Penerimaan negara diterima atau digunakan oleh instansi yang tidak berhak
4 Pengenaan tarif pajak/PNBP lebih rendah dari ketentuan
Administrasi
1 Pertanggungjawaban tidak akuntabel (bukti tidak lengkap/tidak valid)
2 Pekerjaan dilaksanakan mendahului kontrak atau penetapan anggaran
3Proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai ketentuan (tidak menimbulkan kerugian negara)
4 Pemecahan kontrak untuk menghindari pelelangan5 Pelaksanaan lelang secara performa
6Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perlengkapan atau barang milik negara/perusahaan
7Pembentukan cadangan piutang, perhitungan penyusutan atau amortisasi tidak sesuai ketentuan
8Penyetoran penerimaan negara atau kas di bendaharawan ke kas negara melebihi batas waktu yang ditentukan
9Pertanggungjawaban/penyetoran uang persediaan melebihi batas waktu yang ditentukan
10Sisa kas di bendahara pengeluaran akhir tahun anggaran belum/tidak disetor ke kas negara
11 Pengeluaran investasi pemerintah tidak didukung bukti yang sah
12 Kepemilikan aset tidak/belum didukung bukti yang sah
13 Pengalihan anggaran antar MAK tidak sah
14 Pelampauan pagu anggaran
15 Terdapat rekening sufiks yang belum disahkan
Indikasi tindak pidana1 Indikasi tindak pidana korupsi2 Indikasi tindak pidana perbankan3 Indikasi tindak pidana perpajakan4 Indikasi tindak pidana kepabeanan5 Indikasi tindak pidana kehutanan6 Indikasi tindak pidana pasar modal7 Indikasi tindak pidana khusus lainnya
Disiplin Pegawai
1Absensi Alpha
2
Keterlambatan kehadiran ketentuan masuk kerja
Pembatasan Hak Akses
1Dokumen audit tidak diberikan
Temuan 3E
Ketidakhematan/pemborosan/ketidakekonomisan1 Pengadaan barang/jasa melebihi kebutuhan
2 Penetapan kualitas dan kuantitas barang/jasa yang digunakan tidak sesuai standar
3 Pemborosan keuangan negara/perusahaan atau kemahalan harga
Ketidakefisienan1 Penggunaan kuantitas input untuk satu satuan output lebih besar/tinggi dari yang
seharusnya
2 Penggunaan kualitas input untuk satu satuan output lebih tinggi dari seharusnya
Ketidakefektifan1 Penggunaan anggaran tidak tepat sasaran/tidak sesuai peruntukan
2 Pemanfaatan barang/jasa dilakukan tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan
3 Barang yang dibeli belum/tidak dapat dimanfaatkan4 Pemanfaatan barang/jasa tidak berdampak terhadap pencapaian tujuan organisasi
5 Pelaksanaan kegiatan terlambat/terhambat sehingga mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi
6 Pelayanan kepada masyarakat tidak optimal
7 Fungsi atau tugas instansi yang diperiksa tidak diselenggarakan dengan baik termasuk target penerimaan tidak tercapai
8 Penggunaan biaya promosi/pemasaran tidak efektif
01 Penyetoran ke kas negara (Rekening Rektor)02 Pengembalian barang kepada negara
03 Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan atau penggantian barang/jasa oleh rekanan
04 Penghapusan barang milik negara
05 Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian
06Perbaikan laporan dan penertiban administrasi / kelengkapan administrasi
07 Perbaikan sistem dan prosedur akuntansi dan pelaporan
08 Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pendukung sistem pengendalian
09 Perubahan atau perbaikan prosedur, peraturan dan kebijakan
10 Perubahan atau perbaikan struktur organisasi
11 Koordinasi antar instansi termasuk juga penyerahan penanganan kasus kepada instansi yang berwenang
12 Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan oleh unit pengawas intern
13 Pelaksanaan sosialisasi
14 Lain-lain