Ttulo: Kaizen aplicado a las actividades y procesos informticos

Indice Introduccin Identificacin de mudas2.1.Sobreproduccin 2.2.Inventario 2.3.Procesamiento 2.4.Esperas 2.5.Movimientos 2.6.Transportes 2.7.Reparaciones / Rechazos de Productos defectuosos

Estandarizacin Housekeeping (las 5 S) QFD AMFE Control Estadstico de Procesos (SPC) Sistema poka-yoke Autonomatizacin Los problemas informticos Matriz de Diagnstico y Resolucin de Problemas Instrumentos de diagnstico Proceso de Resolucin de Problemas Plan de actuacin para erradicar los problemas informticos Principales sntomas de problemas informticos Trabajo en equipo y Crculos de Control de Calidad Sistema de sugerencias Medicin de niveles de satisfaccin de usuarios Bibliografa

IntroduccinKaizen significa el mejoramiento continuo que implica a todos gerentes y trabajadores por igual. El mejoramiento, como parte de una estrategia de Kaizen exitosa, va ms all de la definicin que da el diccionario. El mejoramiento es una fijacin mental fuertemente concentrada en el mantenimiento y mejoramiento de los estndares. En un sentido todava ms amplio, el mejoramiento puede definirse como Kaizen e innovacin, en donde una estrategia de Kaizen mantiene y mejora el estndar de trabajo mediante mejoras pequeas y graduales, y la innovacin produce mejoras radicales como resultado de grandes inversiones en tecnologa y equipos.

2. Identificacin de mudas

Como se expres anteriormente un elemento central en la prctica del kaizen lo constituye la identificacin y eliminacin sistemtica de los desperdicios o despilfarros (muda en japons). Entre los principales mudas tenemos:

Muda de sobreproduccin Muda de inventario Muda de procesamiento Muda de espera Muda de movimiento Muda de transporte Muda de reparaciones / rechazos de productos defectuosos

Para cada uno de estos tipos fundamentales el personal del rea informtica, como as tambin los clientes del sistema, debern identificar los desperdicios existentes, analizando su eliminacin y aplicando medidas para evitar su reaparicin

2.1. Sobreproduccin Impresin de informes en cantidades superiores a las necesarias, ya sea porque se efectan con mayor frecuencia de la necesaria, porque se imprimen una cantidad de datos superiores a los requeridos, porque se imprime para sectores que no hacen uso de ellos o que haciendo uso de los mismos podran compartir dichos impresos con otros sectores. La otra posibilidad es que se imprima informacin que pudiera ser fcilmente consultada por pantalla.

2.2. Inventario

Exceso de insumos y repuestos. Entre los insumos se tienen las resmas de papel, los monitores de repuestos entre muchos otros.

2.3. Procesamiento

Comprende tanto los diseos de informacin, procesamiento y carga de datos, como los procesamientos en si.

As tenemos la duplicacin de procesos, que lleva en algunos casos a cargar ms de una vez los datos, exceso de datos o mala distribucin de stos en los impresos o pantallas, dejar de lado las necesidades de los usuarios o clientes. Diseos en funcin a la visin o punto de vista de los programadores.

Es menester subrayar que los errores motivados por una planificacin y diseos inapropiados terminan elevando de manera significativa el funcionamiento del sistema, debido entre otros aspectos a los costosos arreglos y en algunas ocasiones severos perjuicios que los errores puedan ocasionar a los clientes de la empresa, a los usuarios internos y los provocados al adoptar decisiones incorrectas.

2.4 Esperas

Provocadas estas por un lado por los cuellos de botella, sean stos generados por escasez de impresoras, problemas con las velocidades del software o del hardware, velocidades de impresin, o bien provocados dichos cuellos de botella por la existencia de funcionarios que haciendo las veces de filtro concentran poder y lentifican los procesos, haciendo depender al resto de personal y sectores de sus decisiones.

Entre otros motivos de espera se tienen las provocadas por reparaciones debidas a la falta de mantenimiento, y las que tienen lugar por ausencia de capacitacin a nuevo personal, las acontecidas por falta de elementos u ordenes para los programadores o personal encargado de grabar datos.

2.5. Movimientos Los distintos componentes tecnolgicos utilizados para mejorar o reducir los movimientos en la carga de datos. Ejemplo: las lectoras de cdigos de barras utilizadas en las cajas de los supermercados aceleran enormemente el proceso de facturacin, al tiempo de que permiten actualizar de forma continua el estado de los inventarios y generar los pedidos de mercaderas. La utilizacin de teclados especiales que eviten la aparicin de la enfermedad del tnel carpiano a los operadores, permitiendo as mayor descanso, aumento de la productividad y menor ausencia por enfermedad.

2.6. Transporte

Podemos disminuir la cantidad de personal, si en lugar de transportar impresos desde el sector cmputos, los mismos son impresos en cada sector.

De igual forma en lugar de imprimir normativas internas, las mismas tendran que ser objeto de consulta por monitor va Intranet. De tal forma se evita gastos de impresin, o de fotocopiado, tiempo de ensobrados, costos de envos y posteriores tiempos de archivo, lo que a su vez implica costos de espacio, y al momento de la consulta el costo del tiempo de bsqueda de la informacin en los archivos de carpetas.

2.7. Reparaciones / Rechazos de productos defectuosos

Entre las reparaciones se tienen las de hardware y/o base de datos, provocadas por una falta de poltica de prevencin en materia de proteccin (Ejemplo: la falta de uso de bateras de energa lleva a daos en los archivos o en los dispositivos internos, debido a los problemas de corte de suministro de energa).

Entre los rechazos de productos defectuosos se tienen desde la falta de calidad en los programas, a los problemas de defectos en las impresiones (por falta de mecanismos automticos de control autonomatizacin-).

Los casos dados anteriormente han sido mencionados tan slo a ttulo de ejemplo, pudiendo ser ampliados mediante la labor de los Crculos de Calidad o los Equipos de Mejoras de Procesos, haciendo para ello uso de las ms diversas herramientas tales como la Tormenta de Ideas, el Diagrama de Ishikawa, el Diagrama de Pareto, los fluxogramas y las estratificaciones entre otros

La sistemtica deteccin y eliminacin de mudas constituye un objetivo central y prioritario en el mejoramiento de los procesos informticos.

3. Estandarizacin

La estandarizacin significa la documentacin de la mejor forma de realizar el trabajo. Ello en todos los procesos de la empresa resulta fundamental, pero cuando se trata del funcionamiento interno de los procesos informticos ello cobra un valor an mayor. Es menester que se tengan con precisin y claridad especificados la forma en que funciona el sistema.

Las actividades y procesos informticos diarios funcionan de acuerdo con ciertas frmulas predeterminadas. Estas frmulas, cuando se describen en forma explcita, se convierten en estndares. La Gerencia de Cmputos tiene el deber y la obligacin de mantener y mejorar dichos estndares. Ello implica que adems de adherirse a los actuales estndares tecnolgicos y operacionales, tambin deben mejorarse los actuales procesos, con el fin de elevar los actuales estndares a niveles ms altos.

Cada vez que las cosas salen mal en el gemba (en este caso sera el Centro de Cmputos), como cuando se genera informacin defectuosa o clientes internos insatisfechos, la gerencia debe buscar las causas fundamentales, emprender acciones correctivas y cambiar el procedimiento de trabajo para eliminar o superar el problemas. Ello implica llevar a cabo el proceso de Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar. Una vez que los estndares se aplican y que los trabajadores y procesos producen resultados de acuerdo a dichos estndares, el proceso est bajo control, lo cual da lugar al siguiente paso. Este paso consiste en ajustar y elevar los estndares a un nivel superior (Planear-Realizar-Evaluar-Actuar).

3. Estandarizacin

Representan la mejor, ms fcil y ms segura forma de realizar un trabajo. Los estndares reflejan muchos aos de experiencia y know-how por parte de los empleados en el desempeo de sus actividades.

Ofrecen la mejor forma de preservar el know-how y la experiencia. Si un empleado conoce la mejor manera de hacer el trabajo (digamos diseo o programacin), y se va sin compartir dicha experiencia, su know-how tambin se ir. Slo al estandarizar los procesos de anlisis, diseo y programacin ste permanece en la empresa, a pesar de la llegada y salidas de cada uno de sus empleados.

Suministran una manera de medir el desempeo. Con estndares establecidos es posible evaluar el rendimiento de los procesos, no existiendo una manera adecuada de hacerlo sin contar con ellos. Muestran la relacin entre causa y efecto. No tener o no seguir estndares conduce inevitablemente a anormalidades, variabilidades y desperdicios. Suministran una base para el mantenimiento y el mejoramiento. El seguimiento de estndares implica mantenimiento y el perfeccionamiento de estndares implica mejoramiento. Sin estndares no tenemos una manera confiable de saber si hemos realizado mejoramiento o no.

Suministran objetivos e indican metas de entrenamiento. Los estndares pueden describirse como un conjunto de seales visuales que muestran cmo realizar el trabajo. Normalmente, los estndares vienen en forma de documentos escritos, pero tambin mediante cuadros y bocetos. Suministran una base para entrenamiento. Una vez establecidos los estndares, el siguiente paso es entrenar a los operadores, hasta tal punto que esto se convierta en una segunda naturaleza para ellos y realicen el trabajo de acuerdo con los estndares. Crean una base para auditora o diagnstico. Los estndares de trabajo se exhiben, mostrando los pasos fundamentales y los puntos de verificacin del trabajo de los operadores. Suministran un medio para evitar la recurrencia de errores y minimizar la variabilidad. Slo cuando se estandarizan los efectos de un proyecto kaizen, se puede esperar que dicho problema no se repita.

Informacin de HousekeepingHousekeeping es el nombre del sistema de administracin del conocido juego HabboHotel. Slo pueden acceder los moderadores y dems miembros del staff del HabboHotel. Desde l, se puede administrar desde la publicidad hasta los baneos y ltimos movimientos de los habbos.Las opciones han ido cambiando durante las diferentes versiones puesto que cada nueva tenia algo que necesitaba un control.La palabra en si es House Keeping [Administracin en casa] ya para acceder a este panel debes escribir una direccin determinada y no hace falta entrar en el Hotel.Existe una copia no perfecta ni mucho menos de este panel, que es usada para administrar los Habbo Retros, que sirven para tener tu propio HabboHotel y es ilegal.Obtenido de "http://es.wikipedia.org/wiki/Housekeeping"

4. Housekeeping (las 5 S)

Los cinco pasos del housekeeping, los cuales deben practicarse en el Centro de Cmputos, son los siguientes:

Seiri: diferenciar entre los elementos necesarios de los innecesarios en el lugar de trabajo, descartando a estos ltimos. Seiton: disponer en forma ordenada todos los elementos que quedan despus de aplicado el Seiri. Seiso: mantener limpias las mquinas y los ambientes de trabajo. Seiketsu: extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar continuamente los tres pasos anteriores. Shitsuke: construir autodisciplina y formar el hbito de comprometerse en las 5 S mediante el establecimiento de estndares.

La aplicacin de las 5 S contribuye a:

Adquirir autodisciplina. Permite destacar los numerosos desperdicios en el lugar de trabajo (computadoras, monitores, repuestos, resmas de papel entre otros muchos). La eliminacin de los desperdicios (mudas) en el gemba (lugar de trabajo) intensifica el proceso de las 5 S. Seala excedentes de inventarios. Reduce los movimientos innecesarios. Permite que se identifiquen visualmente, y se solucionen los problemas relacionados con escasez de elementos. Resuelve problemas de logstica. Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operaciones. Reduce la probabilidad de accidentes.

5. QFD

La calidad introducida en las etapas de planificacin y diseo permite obtener una mayor eficiencia en base a una calidad elevada a bajo coste. Al igual que en los procesos de desarrollo de productos, los procesos de desarrollo de software comienzan con las expectativas del cliente y concluyen con la salida del programa terminado. El papel del proceso de desarrollo consiste en traducir las expectativas del cliente interno (o externo) en especificaciones internas, transmitiendo fielmente dichas especificaciones a las distintas funciones implicadas. Para una mejor concrecin de los objetivos de diseo se hace uso del QFD (Despliegue Funcional de la Calidad). La caracterstica esencial del QFD es la de ser una herramienta de la calidad que acta en la etapa de diseo del producto y su desarrollo. El Despliegue Funcional de la Calidad es un mtodo para desarrollar una calidad de diseo enfocada a satisfacer al consumidor (cliente interno o externo), de forma que se conviertan los requerimientos del mismo en objetivos de diseo y elementos esenciales de aseguramiento de la calidad a travs de la fase de produccin (de bienes o servicios software en ste caso), por lo que podemos afirmar que el despliegue de funciones de calidad es un modo de asegurar la calidad mientras el producto o servicio est en fase de diseo. Entre los beneficios derivados de la aplicacin del QFD tenemos:

Integracin de la calidad demandada y las caractersticas de calidad en un grfico de calidad bsico. Fijacin de las metas basadas en la cuantificacin de las evaluaciones por parte de los usuarios. Conversin de requerimientos de calidad demandados en elementos medibles de diseo e ingeniera. La planificacin del nuevo software resulta ms especfica. Las actividades de planificacin y desarrollo estn ms ligadas a las expectativas. Jerarquiza las acciones de manera objetiva.

Reduce costes. Mayor satisfaccin del cliente (interno o externo). Mayor transparencia en los procesos de desarrollo. Mejora de la calidad y fiabilidad del producto.

Entre los resultados concretos cuantificables en las empresas que han hecho uso de esta herramienta se tienen: El ciclo de desarrollo se reduce entre un 30% y un 60%. Las modificaciones del producto y del proceso se reducen entre un 30% y un 50%. Los costes de lanzamiento se reducen entre un 20% y un 60%. Las reclamaciones de los clientes se reducen hasta en un 50%.

6. Anlisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE)Conocida tambin como AMFE, es una metodologa que permite analizar la calidad, seguridad y/o fiabilidad del funcionamiento de un sistema, tratando de identificar los fallos potenciales que presenta su diseo y, por tanto, tratando de prevenir problemas futuros de calidad. Se aplica por medio del estudio sistemtico de los fallos. El estudio tendr como objetivo la correccin de los diseos para evitar la aparicin de los fallos, estableciendo en lo necesario, un plan de control dimensional, como resultado del estudio de los fallos y su correccin en lo que sea necesario para evitar la aparicin de los mencionados fallos. Se trata pues de una herramienta de prediccin y prevencin. La aplicacin de la misma la podemos enmarcar dentro del proceso de diseo, siendo adems aplicable a la mejora de productos o procesos existentes.

7. Control Estadstico de Procesos (SPC)

La utilizacin de esta herramienta resulta fundamental tanto para el control y mejoramiento de los niveles de calidad, como en lo referente a tiempos de respuesta (velocidad de procesamientos), costos y productividad.

La utilizacin de sta importante herramienta permite mejorar la adopcin de decisiones vinculadas a las variaciones propias de los procesos, facilitando adems reducir la variabilidad de los mismos, como as tambin controlarlos y mejorarlos de manera consistente

8. Sistema pokayoke Consiste en la creacin de diversos dispositivos tendientes a evitar la produccin de fallos o errores, pudindose aplicar los mismos a los ms diversos aspectos. As pues en materia de desarrollo de software un lista de verificacin impedira la falta de cumplimiento de determinadas pautas o conceptos. En los programas (softwares) pueden incluirse poka-yokes consistentes en impedir el paso a otra fase si no estn completos todos los datos requeridos, o clculos destinados a controlar que cuadren debidamente los resultados.

9. Autonomatizacin

Con la autonomatizacin, las propias mquinas se encargan de no producir fallos. Ejemplo de utilizacin de este sistema es su aplicacin a las impresoras, evitando de tal modo la prdida de material, y tiempo de proceso, como as tambin tener que disponer de personas para observar el proceso de impresin.

10. Los problemas informticos

El coste de pasar por alto los problemas informticos puede ser desastroso. El dicho puede costarle esto ahora y el doble ms tarde resulta tan aplicable a un problema informtico como a un problema de transmisin en un automvil. La mayora de los problemas informticos pueden ser reducidos a cinco causas fundamentales, siendo stas las siguientes:

Planificacin insuficiente La causa principal de la mayora de los fallos en los sistemas informticos es la insuficiencia de los recursos y esfuerzos que se dedicaron a la planificacin. A menudo los ordenadores se adquieren por impulso y ms para satisfacer un capricho que para cubrir una necesidad de proceso de informacin. Los sistemas se desarrollan sin planificar su interconexin con los sistemas manuales. La asignacin de personal se basa en limitaciones presupuestarias, y no en la capacitacin y el nmero de empleados que se requieren para llevar a efecto de forma eficaz las aplicaciones del ordenador. La planificacin es una funcin gestora que los tcnicos frecuentemente prefieren ignorar, o que la llevan a cabo con el nico fin de satisfacer lo que consideran una mana superior pero no para establecer unas pautas que deban seguirse en la automatizacin de la empresa.

Incapacidad de integrar el ordenador en la estructura empresarial El principal objetivo de los ordenadores es satisfacer las necesidades de proceso de informacin de la empresa. Los datos pueden ser el recurso primordial de una organizacin: no son propiedad del departamento de proceso de datos, ni de los usuarios individuales que crean y utilizan los datos. Mientras que los datos no se administren como un recurso ms de la empresa, no recibirn la atencin adecuada por parte de la direccin y quedarn relegados a un nivel en el que su utilizacin puede estar mal planificada y peor dirigida. Es una verdadera pena que no se obtenga provecho de los datos, tratndolos como cualquier otra inversin de la empresa. A la direccin tal vez no le preocupe que los datos se deterioren, pero no permitir nunca que le ocurra lo mismo a la maquinaria y las instalaciones

11. Matriz de Diagnstico y Resolucin de Problemas

6. Anlisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE)Conocida tambin como AMFE, es una metodologa que permite analizar la calidad, seguridad y/o fiabilidad del funcionamiento de un sistema, tratando de identificar los fallos potenciales que presenta su diseo y, por tanto, tratando de prevenir problemas futuros de calidad. Se aplica por medio del estudio sistemtico de los fallos. El estudio tendr como objetivo la correccin de los diseos para evitar la aparicin de los fallos, estableciendo en lo necesario, un plan de control dimensional, como resultado del estudio de los fallos y su correccin en lo que sea necesario para evitar la aparicin de los mencionados fallos. Se trata pues de una herramienta de prediccin y prevencin. La aplicacin de la misma la podemos enmarcar dentro del proceso de diseo, siendo adems aplicable a la mejora de productos o procesos existentes.

7. Control Estadstico de Procesos (SPC) La utilizacin de esta herramienta resulta fundamental tanto para el control y mejoramiento de los niveles de calidad, como en lo referente a tiempos de respuesta (velocidad de procesamientos), costos y productividad. La utilizacin de sta importante herramienta permite mejorar la adopcin de decisiones vinculadas a las variaciones propias de los procesos, facilitando adems reducir la variabilidad de los mismos, como as tambin controlarlos y mejorarlos de manera consistente. En las grficas del SPC pueden observarse y distinguirse tanto las variaciones aleatorias, atinentes al proceso, como aquellas especiales relacionadas con causas atribuibles. La utilizacin de sta herramienta es fundamental en el proceso de estandarizacin y mejora antes comentado.

Introduccin El Kaizen se enfoca pues en la mejora continua de los estndares en materia de calidad, productividad, costos, seguridad, y entrega. Para ello da primaca a la calidad como componente central que permite y facilita a travs de su concrecin el cumplimiento de los dems objetivos. El Kaizen volcado en el plano de la informtica implica tanto la aplicacin de la filosofa y estrategias, como de los diversos instrumentos, mtodos y herramientas de anlisis y gestin que le son propias a la mejora continua de las actividades y procesos informticos.

Introduccin Las actividades y procesos informticos para una empresa productora de bienes y servicios no informticos constituyen actividades con valor agregado para la empresa, pero sin valor agregado para el consumidor. Por tal motivo el tamao y costos relativos de estas actividades para la organizacin deben ser reducidos convenientemente. As pues cada subactividad o subproceso que la componen debern ser sometido a un anlisis tendiente a verificar su utilidad y/o necesidad, como as tambin al nivel de eficiencia con el cual tienen lugar las mismas. Para ello se hace uso de los conceptos y herramientas del Kaizen

Introduccin Dentro de este proceso de mejora tendiente a mejorar la calidad, reducir los costos y mejorar los servicios cobra vital importancia los procesos de estandarizacin y eliminacin del muda.

En el actual orden de cosas los procesos informticos y la informacin que estos brindan constituyen un elemento crtico a la hora tanto de prestar los servicios, como de organizar y controlar los procesos productivos, como de tomar decisiones acertadas en tiempo y forma. Por tal motivo aplicar un sistema que como el Kaizen permiten mejorar a un bajo costo y de manera continua los procesos, y los resultados que de ello se deriva, resulta fundamental tanto operativa como estratgicamente para la empresa.