junta de shlcos 23 universidad de puerto rico

. . . . . . c_ ....

23 JUNTA DE S h l C O S UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

CERTIFXCACION NLMERO 022 1995-96

Yo, Angel A. Clntrón Rivera, Miembro y Secretario de l a Junta de Síndicos,

de l a Universidad de Puerto Rico, por l a presente CERTIFICO:----------.----

Que l a Junta de Síndicos, en su reunión ordinarii del jueves, 13 de jul io

de 1995, aprobd el slguiente:

RESWEñTO CEñERAL PARA U ADQUISlCiON DE EQUlPO,

WTERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE U

WIVERSXDAD DE PUERTJ RICO

expido l a Ificacidn, en Sen Juan,

copia f i e l y exacta del o r i g i n a l que se archivos de l a Junta de Síndicos de l a

Universidad de Puerto Rico.

En San Juan, Puerto Rico, hoy 23 de agosto de 1995.

PO Box 23400, SAN ]U

. . . . . . . . . . . .... . . . . . -

CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96

PAGINA 2

TABU DE COHTENIDO

ARTICULO I - T i t u l o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

ARTICULO I1 - Base legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

ARTICULO 111 - Propósito y Aplicación . . . . . . . . . . . . . . . 3

ARTICULO IV - Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

ARTICULO V - Disposiciones Generales . . . . . . . . . . . . . . . 9

ARTICULO de Investigaci6n c n Propuestas Aprobadas . . . . . . 12

VI - Compra de Equipos y Materiales para Uso Proyectos A

ARTICULO

ARTICULO

ARTICULO

ARTICULO

ARTICULO

ARTICULO

ART I CU LO

ARTICULO

ARTICULO

ARTICULO

VI1 - Junta de Suba %v$. . . . . . . . . . . . . . . . 16

19

40

VI11 - Subastas . . . @ . .&. . . . . . . . . . . . . . . d &

IX - Orden de Compra . e.. p. . . . . . . . . . . . . . . @ o X - Adquisiciones Median A 9 d o s de Crédito

o Fondos Personales $.e-$. . . . . . . . . . . . 43

XI - Adquisicibn de Producto P T &ec clados . . . . . . . . . 44 0-

XI1 - Recibo, Entrega, Pago de Equipo y Materiales . . . . 45

X I 1 1 - Separabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

X I V - Derogación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

XV - Enmiendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

XVI - Vigencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47


PAGINA 3

ARTICULO 1 - Título

Estas normas se conocerán como el Reglamento General para l a

Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de l a

universidad de Puerto Rico.

ARTICULO I1 - Base legal

Este Reglamento tiene de base legal las disposiciones contenidas en

los Artículos 3 E (51, 5 C (5) de l a Ley Núm. 1 del 20 de enero de

1966, conocida como l a Ley de l a Universidad de Puerto Rico, según

enmendada por la Ley Número 16 del 16 de junio de 1993, e l Capitulo

111 , Art. 14, Sec. 14.10.13 del Reglamento General de l a

Universidad de Pcrerto Rico y l a Ley de Procedimiento Administrativo

Uniforme, Ley Número 170 del 12 de agosto de 1988.

ARTICULO I11 - Propósito y Aplicación

A. El propósito fundamental dedste Reglamento es asegurar que l a

les y servicios no personales adquisición de equipo,

sea de óptima calidad con& mwr eficiencia administrativa Q @

y académica y que cumpla c o n a s Qcesidades de l a Universidad

?$% 4 s

al menor costo posible. 9 9 B . Este Reglamento será de aplicaci+a-pdas 4 9 las transacciones

de adquisición de equipo, materialepy servicios no personales

realizadas por todas l a s unidades y dependencias

institucionales que componen l a Universidad de Puerto Rico.

Al igual, aplicará a las compras efectuadas por l a Junta de

Síndicos de l a Universidad de Puerto Rico.

o


PAGINA 4

C. En concesiones, contratos, donativos, legados, acuerdos

cooperativos u otros tipos de convenios, las transacciones se

regirán por las condiciones pactadas entre las partes Para el

desarrollo de los proyectos concernidos y cualquier otra

reglamentación que sea apllcable.

Este Reglamento no aplicará a las compraventas efectuadas por

unidades que ofrezcan bienes o servicios a base del cobro de

los misinos y a las unidades que adquieran mercancla para ser

procesada o revendida, excepto el Almacén de Suministros del

Recinto Universitario de Río Piedras. Tampoco aplica a las

transacciones de compraventa inherentes a los proyectos de

mejoras permanentes que se rigen por e l Reglamento de Mejoras

Permanentes. Estas transacciones estarán reguladas conforme

a las normas vigentes aprobadas por l a Universidad de Puerto

internos que emita l a autoridad Rico y los procedi

nominadora de cada un1 i titucional.

D.

$% ARTICULO IV - Definiciones % %

d A los fines de interpretación y@l@pi6n de este Reglamento, las

frases y términos utilizados ten $$significado que se indica

A. Adqulslción - Acción de comprar equipo, materiales y servicios

no personales. El término 'compra" se uti l iza en los

documentos fiscales indistintamente por el de "adquislción".

a continuación: $3Jf


PAGINA 5

B. Agente Comprador - Funcionario designado para realizar

transacciones de compra y a quien se l e haya expedido

nombramiento oficial a tales propósitos.

C. Apelación - Planteamiento escrito radicado por cualquier

licitador en una subasta para sol ic i tar ante un nivel

adjudicador superior l a revisión de una decisión de l a Junta

de Subastas o Director de Compras.

Avlso de Cambio - Formulario utilizado con posterioridad a l a

expedición de l a Orden de Compra para formalizar cualquier

modificación o enmienda e@l$, términos o condiciones

D.

v;) r̂

estipuladas en la orden origi %;u‘

E. Contrato - Documento legal sus&taCpor el Presidente, Rector

o Director de una unidad institu@n&en representación de l a

Universidad de Puerto Rico y porml 8JSitador a quien l e sea

adjudicada una subasta para forma@aflas especificaciones y

condiciones acordadas entre las partes.

a $A y-+ $- p.”

F . Director de Compras - Funcionario designada pera dirigir y

supervisar el funcionamiento de l a Unidad de Compras. En

aquellas unidades en que no exista este puesto se referirá al

supervisor o funcionario que ejerza l a s funciones antes

descritas.

Emergencia - Circunstancia que exige sin dilación adquirir a

corto plazo o inmediatamente equipo, materiales o servicios

no personales para evitar que se afecten adversamente los

6.


PAGINA 6

intereses institucionales tales como: 1 a programación,

seguridad de l a institución, personal y estudiantes, entre

otros.

H. Especificaciones - Conjunto de términos, condiciones Y

características físicas, funcionales, estéticas o de calidad

para cada renglón del producto o el servicio no personal a

adquirl: se utilizado como referencia, e l cual los licitadores

deberán satisfacer al presentar sus ofertas.

Fianza de Licitación (.Bid Bond.) - Garantía que se requerirá

a los licitadores en una subasta para asegurar el cumplimiento

de l a oferta. Esta puede ser en f o p %cheque certificado o

fianza de una compaiiía de f ia sveconocida por el

Comisionado de Seguros de Puerto R i a 5.

de dinero depositada que se l e requiere@ w i t a d o r que se l e

adjudique l a subasta como parte del co@a@de compra para

asegurar el cumplimiento de l a labor, servicio o entrega a

realizarse. Esta puede ser en forma de cheque certificado o

fianza de una compahía de fianzas reconocida para hacer

negocios en Puerto Rico.

Fianza de Apelación - Garantía monetaria prestada mediante

cheque certificado o giro bancario por el diez por ciento

(1M) del importe total de l a oferta adjudicada, requerida a

cualquier licitador que apele l a adjudicación de una

I .

4

%* J . Fianza de Ejecución ('Performance Son* $ 3 - arantía o cantidad

@ c. e3 e.

r- CD

K.

CERTIFICACION NUMERO 022

PAGINA 7 1995-96

subasta, para responder por los gastos de l a apelación o por

cualquier daiío o perjuicio que l a misma ocasione a l a

Universidad.

L. Formulario de Requlslción - Formulario utilizado para

solicitar l a adquisici$n de equipo, materiales o servicios no

personales, según l o dispuesto en este Reglamento.

M . Junta de Síndicos - Cuerpo rector dedicado a gobernar y

administrar l a Universidad de Puerto Rico.

Junta de Subastas - Miembros designados por el Presidente o

Rector de cada unidad institucional que serán responsables de

evaluar y adjudicar las subastas formales para l a adquisición

de equipo, materiales y p v i e i o s no personales. + *. <.

N.

O. Llcltador o Postor - Perso@$ural .%. o jurídica que participa

P.

en una subasta presentando aa eferta. m u. Mejora Miscelánea - Aquellawefiaciones, arreglos, cambios

infraestructuras cuya

reallzacidn se considere com@n&e menor complejidad o el

conjunto de varias reparacionwmkñores distintas que no sea

necesario o conveniente atender mediante los mecanismos del

Reglamento de Subasta de Mejoras Permanentes.

Unidad Sollcltante - Cualquier oficina, división o subdivisión

administrativa de l a Universidad con responsabilidad

presupuestaria que permita a su supervisor sol ic i tar y

autorizar l a adquisición de equipo, materiales o servicios no

personales según l o dispone este Reglamento.

o mejoras a las e s t r u c t g s s o @ e

o*

Q .


PAGINA 8 1995-96

R. Orden de Compra - Formulario utilizado por l a Unidad de

Compras para formalizar los acuerdos entre l a Universidad y el

suplidor para l a adquisición de equipo, materiales o servicios

no personal es.

Pre-Subasta - Reunión que se celebra antes de l a subasta con

l a participación de los licitadores y todo aquel personal que

l a Junta de Subastas o Director de Compras considere necesario

para aclarar términos y condiciones de las especificaciones o

dudas que presenten los licitadores. La fecha, hora y lugar

de l a reunión se especificará en l a invitación a subasta.

S.

T. Rengldn - Cada categoría de equipo, material o servicio no

personal afines y agrupados cuyas especificaciones l a

distinguen sustancialmen6 ' las de cualquier otro, requiriendo que se identifi@sep @+ adamente de los demás por

r 3 sus pecul i aridades. $4

d U . Servidos No Personales - S e r v i e a cuyo costo directo de

prestación entran factores a d i c i f e a 1 trabajo humano.

Subasta Formal - Procedimiento p a r a s 6quisición de equipo,

materiales o servicios no personales cuyo costo por renglón a

adquirirse se estime que exceda l a cantidad de veinticinco mil

dólares ($25,000).

%: V .

W . Subasta Informal - Procedimiento para l a adquisición de

equipo, materiales o servicios no personales, cuyo costo por

renglón a adquirirse no exceda los veinticinco mil dólares

($25,000).

~

X .

Y .

2.

CERTIFICACION NUMERO O22

PAGINA 9 1995-96

Unidad de Compras - Oficina o División que realiza las

transacciones de adquisición de equipo, materiales y servicios

no personales en una unidad institucional.

Unidad Instltucional- Cada una de las unidades administrativas

y académicas existentes del sistema universitario, l a

Administración Central y las que en el futuro se crearen por

ley o por determinación de l a Junta de Sfndicos de l a

Universidad de Puerto Rico y cualquier otra dependencia

universitaria que esté bajo l a supervisión directa del

Presidente de l a Universidgd d de Puerto Rico.

Universidad - La Unive@i& de Puerto Rico con todas sus

unidades institucionales’i de ndencias.

r, -+

r3E 4 tn ARTICULO V - Disposiciones Generales*- g

6, A. El Presidente, l o s rectore!$j,.j @rectores decanos de unidades

F+ e, institucionales tendrán l a amrf&d para adquirir y faci l i tar

Q + P el que se provea el equipo,%o.Fmateriaies y servicios no

personales que requiera l a actividad académica y

administrativa de apoyo en sus respectivas unidades. Las

unidades institucionales, así como sus departamentos y

oficinas, podrán desarrollar actividades de compras conjuntas,

incluyendo subastas formales e informales, registros de

licitadores, requisiciones, expedición de órdenes de compra,

el establecimiento de almacenes y l a compraventa de equipos,

materiales y servicios no personales entre unidades,

dependencias y otros. Las unidades institucionales


~

PAGINA 10

promulgarán las normas y procedimientos internos necesarios

que facil iten estas actividades de conformidad con este

Reglamento.

B. El Presidente, los rectores y directores decanos de cada

unidad institucional establecerán su Unidad de Compras y

designarán los empleados que estarán autorizados a adquirir

equipo, materiales y servicios no personales en rep! esentación

de l a Universidad, y proveerán los sistemas y mecanismos

necesarios para la mayor calidad y eficiencia

administrativa en plimiento de l a reglamentación r- - 4 % establecida .

El Presidente, rector en @rector decano de cada unidad

institucional, o sus rep es autorizados, se asegurarán

de que l a adquisición de materiales y servicios no

personales que se so l ic i t tisfaga las necesidades de las

facultades, programas académicos, unidades de apoyo y

programas de investigación.

C .

D. Según l o establecido en la ley Núm. 12 del 24 de jul io de

1985, conocida como la “Ley de Etica Gubernamental”, los

funcionarios en quienes el Presidente, los rectores y los

directores decanos de unidades institucionales deleguen

participar como miembros o asesores técnicos en los procesos

de subastas o l a función o supervisión de las compras, no

solicitarán ni aceptarán, directa o indirectamente, utilidad,

ventajas, lucro o ganancias, regalías, préstamos, promesas,

CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96 ___. .~

PAGINA 11

favores o beneficios de firmas comerciales o individuo alguno

que provea servicios o suministros a la Universidad de Puerto

Rico. Los empleados que incurran en violación de estas

normas, serán sometidos a los procedimientos disciplinarios

vigentes.

E . Todo funcionario autorizado a gestionar o aprobar l a

adquisición de equipo, materiales y servicios no personales se

regirá por criterios de necesidad, calidad, utilidad,

rendimiento y econon$,. VToda adquisición deberá hacerse

procurando satisfacer %amo, y al menor costo posible, las

necesidades de l a unida@@itante.

F . Cuando un suplídor incum 1 condiciones contractuales de

una orden de compra o i&$rden una acción lesiva a los

intereses de l a UniversidaG unidad afectada notificará r e

este incidente a la autoridad nominadora quien en consulta con

l a oficina legal de su unidad determinará si procede tomar

acción legal por incumplimiento de contrato y l a eliminación

del licitador del Registro de Licitadores, previo una garantía

del debido proceso de ley para éste.

Los documentos de subasta y contratos serán públicos y por l o

tanto, estarán accesibles a las partes interesadas. No

obstante l o expresado, no se considerarán documentos públicos

accesibles a licitadores y terceras personas los documentos de

trabajo que levante un miembro de l a Junta en particular

4

6; .,%

6.


PAGINA 12 1995-96

durante SUS deliberaciones ni los informes persuasivos 0

estudios especiales, pero no obligatorios, de los peritos

asesores o consultores de la Junta.

H. La determinación que tome l a Junta de Subastas o foros

apelativos en l a decisión de una subasta afecta únicamente el

caso bajo su consideración y no constituirá precedente para

otros procesos ape1 ativos.

Toda compra de equipo, materiales o servicios no personales se

tramitarán a través de l a Unidad de Compras antes del 31 de

marzo de cada año f iscal . A partir del 1 de abril la

autoridad nominadora,& el representante autorizado de las

I .

unidades evaluará y autorizará según

indispensables y de

relacionada con l a

y a los fines de

f i sca l . Se

ARTICULO VI - Compra de Equipos y Materiales para Uso en Proyectos de Investi gaci6n con Propuestas Aprobadas

A. Serán excluidos del proceso de subasta l a adquisición de

equipos y materiales científicos especializados que se

soliciten para uso en proyectos de investigación individual

con propuestas aprobadas, incluyendo propuestas grupales,

mu1 t idiscipl inarias y mu1 t icampus.

CERTIFICACION NUMERO 022 1995- 96

PAGrNA 13

B. Cuando las unidades de compras reciban l a Requisición de

Suministros, procederán a tramitar l a orden de compra con

carácter prioritario.

Los directores de las unldades de compras en coordinación con

el Director de Finanzas de l a unidad institucional

correspondiente podrán solicitar una autorización de linea de

crédito con el prop6sito de agilizar el trámite de compra con

los suplidores de equipos o materiales. La autoridad

nominadora de cada unidad institucional establecerá los

procedimientos necesarios para el control y cumpl imiento de

C.

las disposiciones reglamentarias aplicables a estas compras. -

4 D . La Unidad de Comprs v i f i c a r á que l a Requisición de

certificaciones del inve 6% principal del proyecto. En

los casos de gestiones& mpra realizadas por los

investigadores principales$.,dG los proyectos, éstos

certificarán el informe de rec%&;&ando por su naturaleza l o

ordenado se l e entregue directamente y l o enviarán a l a Unidad

de Recibo y Entrega de l a unidad institucional.

Las Unidades de Recibo y Entrega atenderán con prioridad todo

l o relacionado con materiales y equipos destinados a las áreas

científicas, proyectos de investigación y someterán copia de

l a orden de compra según recibida a l a Unidad de Propiedad

para fines de identificar los equipos solicitados.

Suministros esté c@i d $ i a con las anotaciones y

4 3

E.

CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96 __.. ~ ~

PAGINA 14

F. Investigador Principal del Proyecto

1. 6estionará directamente con los licitadores precios,

gastos de transportación o f letes , arbitrios, garantías,

fecha de entrega e instalación y condiciones de los

artículos solicitados. En compras menores de mil dólares

($1,000) por renglón el Investigador ejercerá mayor

discreción para seleccionar el licitador a base de buenas

experiencias en comprata&riores y razonabil idad de . s : ,

precio ofrecido. C u a n d E l p s t o del artículo exceda de

mil dólares ($1,000) s&@citará por l o menos tres

cotizaciones. En e l c w a p r e c i o s por catálogos se

verificará siempre con e a i e a d o r si los precios están t-d P

vigentes y si existe í;ir r r r , @cia especial para las !g ;B

instituciones educativas P E E a gest i 6n será confirmada

por escrito.

a. Para compras donde el precio fluctúe entre mil

(Sl.000) y diez mil dólares (S10,OOO) por reng16n

se obtendrá no menos de tres cotizaciones por

teléfono, facsímil, mensajero u otro medio adecuado

antes de adjudicar l a orden de compra.

En las compras donde el precio fluctúe entre diez

mil un dólar (S10,OOl) y veinticinco mil dólares

($25,000) por renglón se obtendrá no menos de tres

cotizaciones por escrito, antes de adjudicar l a

orden de compra.

P W

b.

CERTIFICACION NUMERO O22 1995-96

PAGINA 15

2.

3.

4.

Se seleccionará el licitador que mejor sat isfaga las

necesidades de investigación, cal idad, economía,

servicio, garantía y condiciones de entrega.

Preparará l a Requisición de Suministros justificando la

selección del suplidor y certificando con su firma que

los equipos o materiales solicitados son de carácter

especializados y para uso en proyectos de investigación.

Esta se enviará a l a Unidad de Compras, conjuntamente con

copia de los docume Bfps3e evidencian las gestiones de

compra real izadas.

El Investigador Princ@l &dirá, anualmente, al Decano

de Administración de 1 idad institucional, e l Informe

de Compra de Equipos $ibf$&t-iales Científicos para

Proyectos de Invest igac ig F c h o informe incluirá el

nombre del proyecto, el número de l a requisición, fecha

de l a compra, suplidor, descripción de l o comprado,

cantidad de l a compra y fecha de recibido.

I F 9: 0 ,

G .

H.

Los Investigadores autorizados por el Director del Proyecto

podrán realizar compras de emergencia a licitadores no

cubiertos por línea de crédito.

La autoridad nominadora de cada unidad institucional

establecerá los procedimientos necesarios para el control y

cumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a


PAGINA 16 1995-96

estas compras. Estos procedimientos contemplarán los

reglamentos y directrices del fiobierno Federal o entidad

donante, cuando sea aplicable.

ARTICULO VI1 - Junta de Subastas

A. Composicldn

1. Para cada Unidad de Compras se creará una Junta de

Subastas, l a cual será nombrada por el Presidente o

Rector de l a unidad institucional correspondiente, quien,

además, nombrará su Presidente. La persona designada

para presidir l a Junta no será quien supervise

operacionalmente l a Unidad de Compras. El Secretario de

l a Junta será el Director de Compras, con voz pero sin

voto. Los miembros de Subastas una vez

nombrados ejercerán hasta que se nombre su

sucesor.

2 . Cada Junta de Subastas -&reconstituida por un

Presidente y dos miembros en p%if@ seleccionados del .@s v

personal de l a unidad institucfkplf los cuales serán

nombrados por la autoridad nominadora. Además, nombrará

dos miembros alternos para asegurar el quórum requerido

en l a Junta. El quorum se constituirá con l a asistencia

del Presidente de l a Junta y dos miembros.

En ausencia del Presidente, cualquier otro miembro de l a

Junta podrá actuar como presidente interino el cual será

designado por éstos.

*A

<

3.


PAGINA 17

B. Funciones de l a Junta de Subastas

1. Decidir todo l o relacionado con las condiciones y

adjudicación de subastas formales de conformidad con los

más altos niveles de calidad, economía y eficiencia en

cumplimiento con las normas vigentes.

2. Decidir aquellos asuntos relacionados con subastas y

otras compras que sean sometidas a su atención por el

Director de Compras.

Nombrar comités técnicos cuando l o estime necesario para

asesorarle en l a preparación o adjudicación de las

subastas y otros asuntos que se lleven a SU atención. El

empleado que o r i g i 2 l a requisición y los miembros de l a

Junta de Subask odrán desempeñarse como miembros

del comité aseso & Lowiembros de l a Junta de Subastas

y comités técnicos& Rcibirán remuneración por los

servicios prestados. $$ 9 Requerir de l a unidad . $ l y a n t e , cuando se estime

necesario, evaluaciones f recomendaciones sobre las

ofertas recibidas previo a l a adjudicación de l a subasta.

5. Evaluar y pasar juiclo al memorando explicativo de l a

unidad o funcionario solicitante que justifica l a

exención de una subasta, según l o dispuesto en el

Articulo VIII, inciso B de este Reglamento.

3 .

'P .B 4 4 d o $& 4.

e2

CERTIFICACION NUMERO 022 1995-96 - . . ~ ~

PAGINA 18

6 . Las reuniones de l a Junta serán citadas por su presidente

o por su secretario. El secretario será responsable de

llevar y mantener al día el llbro de actas donde se

consignan todos los acuerdos de las reuniones que se

celebren. Ademis, deberá asegurarse que los acuerdos se

ejecuten. Las actas de las reuniones que celebre l a

Junta de Subastas deberá contener l a firma del Presidente

y e l Secretario.

Los miembros de l a Junta de Subastas de l a Universidad de

Puerto Rico que tengan algún t i p o de relación que pueda

estar en conflicto de intereses con licitadores, sus

representantes o emplea- de éste no podrán participar

en el procedimiento’& gjudicación de l a subasta en

proceso. A tales @c=, deberán inhibirse en su

participación en dichq.3uata.

La Junta de Subastas e@@acultada para cancelar una

subasta o parte de la*i$@, antes y después de su

adjudicación, siempre y %ando dicha determinación esté

fundamentada en criterios técnicos y de otra naturaleza

fundamental s i se considera que dicha acción responde a

los mejores intereses de l a Universidad de Puerto Rico.

Esta acción deberá ser notificada a los licitadores por

facsímil o correo ordinario.

7.

d ’ p

rfi

@ W

H 8.

6 0 0;.


PAGINA 19 1995-96

ARTICULO VIII - Subastas

A. Adquisición de equipo, materiales y rerviclos no personales.

1. Por regla general, y salvo en las excepciones autorizadas

en este articulo toda adquisición de equipo, materiales

y servicios no personales cuyo costo estimado exceda de

veinticinco mil dólares ($25,000) por renglón, según las

especificaciones contenidas en los documentos de

invitación a subasta, se hará mediante el procedimiento

de subasta formal disponiéndose que dichas compras se

programarán y solicitarán con l a anticipación de tiempo

necesario para cumplir con el proceso de subasta y con

los plazos establecidos & surgir una apelación según los

términos contemplado-nrpste Reg1 amento.

2. Toda adquisición de q u i p materiales y servicios no

personales cuyo costo e%in&io no exceda de veinticinco

mil dólares ($25,0001$ % renglón, según las

espeii ficeciones contenida e a a requi sición, se harán

:: 77 * v

Y $ $

a rr?

mediante subasta informa1,era 6 7 enor con los siguientes

criterios:

a. En compras menores de mil dólares ($1.000) por

renglón el Agente Comprador ejercerá mayor

discreción para seleccionar el suplidor a base de

buenas experiencias en compras anteriores y

razonabilidad de precio ofrecido.


PAGINA 20 1995-96

b. Para compras donde el precio fluctúe entre mil

dólares ($1,000) y diez mil dólares ($10,000) por

renglón se obtendrá no menos de tres cotizaciones

por teléfono, facsimil, mensajero u otro medio

adecuado antes de tjdjudicar l a orden de compra.

En las compras donde el precio fluctúe entre diez

mil un dólar ($10.001) y veinticinco mil dólares

($25,000) por renglón se obtendrá no menos de tres

cotizaciones por escrito, antes de adjudicar l a

orden de compra.

c .

d . Se seleccionará el licitador que mejor satisfaga

los criterios d s c g d a d , economía, servicio,

garantía y c o n d i c s e g d e entrega de l a unidad - solicitante. Q 5, r n P ,

e . Para l a adjudicaci podrá requerir la

recomendación de l a u icitante y del comité

técnico, si alguno, cu especificaciones del

equipo, materiales o servicios no personales a

adquirir varíen a las sometidas originalmente. La

justificación de la adjudicación quedará consignada

en el expediente de la compra.

3. El Director de Compras y los Agentes Compradores tendrán

l a autoridad para emitir órdenes de compra mediante el

procedimiento de subasta informal por una cantidad que no

exceda los veinticinco mil dólares ($25,000) por renglón,


PAGINA 21 1995-96

según las especificaciones del documento de requisición.

Podrán obtenerse menos de tres cotizaciones sol amante

cuando no haya suficientes licitadores cualificados. El

funcionario o empleado que gestione y obtenga las

cotizaciones mantendrá un registro de las mismas, e l que

se hará formar parte del expediente de compra.

Los funcionarios y empleados de l a Universidad de Puerto

Rico no podrán intervenir directa o indirectamente con

los licitadores en l a preparación y entrega de los

pliegos de ofertas. Cuando algún licitador haya actuado

en concierto y común acuerdo con un funcionario o

empleado, podrá ser de Licitadores

sin perjuicio en se considere

pertinente para el

4.

5. Las especificaciones y d&r$&iones del equipo,

materiales o servicios no eigbnales solicitados,

incluyendo los términos y mn%iones de compra,

inspección y fecha de entre@ requeridos, deberán

mantenerse por escrito y estar disponibles para los

1 icitadores interesados. La orden de compra incorporará

por referencia las especificaciones y descripciones.

La Universidad de Puerto Rico se reservará el derecho de

cancelar una subasta o parte de l a misma antes o después

de su adjudicación cuando así l o estime necesario para

proteger los mejores intereses de l a institución. Esta

.3 5 L * s?7

6.


PAGINA 22 1995-96

disposiclón será incluida en el anuncio que se publique

en el periódico y se incluirá en las espedficaciones de

l a invitación a subasta.

B. No se celebrará subasta en los siguientes casos:

1 . En Situaciones de emergencia, cuya circunstancia deberá

exponerse por escrito y formará parte del expediente de

l a compra. Bajo ningún concepto podrá considerarse como

emergencia aquellas situaciones que no sean de carácter

urgente o imprevistas n i aquellas en las que debe

seguirse los trámites ordinarios de compras conforme a ro

las disposiciones de e s t . R amento.

Las unidades que solicite% @ @ ? a Junta de Subastas que no e se celebre subastas en camp@ e r g e n c i a justificarán

por escrito las razones para@ @Junta autorice eximir

del proceso ordinario de suba$&s$&que no ha existido

dejadez o retraso por parte de &@&unidad solicitante.

La unidad someterá l a doeumentación que evidencie que l a

demora en el trámite ordinario de compras responde a

razones totalmente justificadas. La Junta de Subastas o

e l Director de Compras en subastas Informales podrá

rechazar cualquier solicitud de compra de emergencia.

Cuando en el mercado haya un sólo licitador cuallficado

que pueda suplir los suministros o servicios que se

interese adquirir. En estos casos se justificará y

presentará evidencia a tales efectos.

* $ $ 7

2.


PAGINA 23

3. Cuando l a compra se efectúe bajo los términos de

contratos o subastas real izadas previamente por alguna

unidad institucional o por alguna agencia gubernamental i

siempre y cuando redunde en beneficio de l a Universidad

de Puerto Rico.

Cuando los precios no estén sujetos a competencia por

estar reglamentados por ley o por autorrdad

gubernamental.

4.

5. Cuando l a compra se efectúe de alguna dependencia o

instrumentalidad pública del Gobierno de Puerto Rico,

Estados Unidos o algún país extranjero.

6. Cuando se necesiten piezahde repuesto, accesorios, - 7 equipo adicional o servic~s4liplementarios para equipo ,@ 7

cuya reparación o servici& t

Cuando se trate de r e p a r a f i n a equipos, incluyendo d

vehículos de motor que no pd@an$&pverse, que no estén

bajo contrato y que requieran % sladados al tal ler 6 del posible suplidor, previo + ? UP a cotización. Se

recurrirá al suplidor que resulte más conveniente, por l a

especialización, experiencia en l a probada calidad de los

servicios anteriores ofrecidos, distancia donde ubica el

tal ler de reparación, en cuyo caso se requerirá l a

autorización del funcionario a cargo de l a unidad para el

control de vehículos de motor.

ajo contrato. J!$ 7.

CERTIf ICACION NUMERO 022

PAGINA 24 1995-96

8. Cuando el equipo, materiales o servicios no personales

que se adquirirá sean de naturaleza especializada o se

desee comprar cierto tipo de marca en particular por el

buen servicio probado que otras unidades análogas hayan

rendido, por l a economía envuelta en mantener uniformidad

en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y

calidad del servicio que se obtendrá en l a unidad

comprada y en su conservación, todo l o cual deberá

justificarse por escrito en l a requisición.

9. En compras de materiales, piezas y equipo usado o de

segundas ma@$ s e no exceda de cinco mil dólares *e)

-4-

($5,000) por r&I%> Para estas compras debe obtenerse ‘;b>

un informe de un$er$@ en l a materia. P

10. En compras que se &g&&ue hacer fuera de Puerto Rico,

porque no haya ningúc%.i&dor conocido y cualificado en

el mercado local qu&%u&a suplir los suministros o

servicios que se deseen, o cuando las condiciones

obtenibles en mercados exteriores, incluyendo los cargos

por f le te y arbitrios sean más ventajosas que las del

mercado local.

2 ,<’, f ld

c a y

11. Cuando la compra se efectúe según las disposiciones

aplicables a compras directas o mediante arreglos de

crédito por los empleados o funcionarios autorizados para

e l lo , según dispuesto en el Artículo X de este

Reg1 amento.

. CERTIFICACION NUMERO O22

1995-96 PAGINA 25

12. Cuando se trate de l a compra de objetos de arte,

películas. video cassettes, compra de libros,

suscripciones, revistas o pub1 icaciones técnicas a

adquirirse de l a casa publicadora o su representante

exclusivo.

C. Invitaci6n a Subastas

1. El Director de Compras proveerá para que en la

celebración de subastas se obtenga l a participación del

mayor número posible de licitadores cualificados,

representativos de las fuentes de abastecimiento de los

suministros y servicios que se interese adquirir.

En l a invitación a subasta formal se fijará l a fecha y

hora en que se cerrarán las licitaciones. Además, l a

fecha, hora y s i t io e x a c t o 9 que se abrirán los pliegos 8

de licitaciones. Las invit@%s a subasta contendrán

una notificación a los licit@% a los efectos de que

podrán estar presentes en l a rt a de los pliegos.

especificaciones

completas y descripciones de l@@pos, materiales o

servicios no personales que se desea obtener, así como

los términos y condiciones de subasta, inspección y

fecha de entrega requeridos según las indicaciones de l a

unidad solicitante.

2 .

rQ

$ le, %% 3. La invitación a subasta co

rb>


PAGINA 26 1995-96

4. Todo pliego de cotización que se radique por los

licitadores estará acompañado de una fianza de l icitación

("Bid Bond") por una cantidad no menor de un cinco por

ciento (5%) del monto de l a oferta. La oferta tendrá

vigencia de noventa (90) días calendario. La fianza será

emitida por una compañía aseguradora reconocida por el

Comisionado de Seguros de Puerto Rico. Esta podrá ser

sustituida por un cheque certificado emitido a favor de

l a Universidad de Puerto Rico. El pliego de cotización

y la fianza se colocarán en un sobre cerrado, marcado en rd l a parte de a f u e r e d o p el número de l a subasta,

"d .d identificación del prt&tk nombre, direcci6n y teléfono

del licitador.

5. Las referencias a mar@+ e< ecíficas de artículos se 8 -4 rpl harán Únicamente como & f a * índice para ayudar al 2 *

licitador a determinar l a - a a w y *- t i p o de artículos que

se desea obtener. En estos casos, los licitadores podrán

radicar cotizaciones para sus productos de fábrica y

otras marcas iguales o similares que cubran las

especificaciones indicadas en l a invitación a subasta.

Podrá cursarse invitación a subasta para l a adquisición

de marcas especificas cuando se pueda justificar, por la

experiencia habida o por alguna otra razón, que dichas

marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de l a

1


PAGINA 27

unidad solicitante. Como parte del expediente de compra,

se incluirá un lnfonne de las justificaciones.

El término de tiempo a fijarse para l a entrega de los

sumlnistros o servicios será establecido tomando en

conslderarión l a urgencia, necesidad de l a unidad

solicitante y disponibilidad del mercado.

6 .

7. La invitaclón se hará llegar a los llcitadores por el

medio más conveniente con no menos de cinco días

laborables de antelación a l a fecha límite para recibir

cotizaciones o de reuni6n pre-subasta, a los fines de

asegurar el adecuado conocimiento y oportunidad de

concurrencia. Cualquier consulta, duda o desacuerdo con

los términos de l a subastpola expondrá el licitador por

escrito, antes de I$a&tura de los pliegos de

licitaciones. Cuando 1 n w o el Director de Compras

i o consideren conveniente e s%ar io , se convocará, como

parte de l a invitación a suba %,@ reunión pre-subasta

en l a cual se hagan las a c l a a i - pertinentes. La

asistencia a dicha reunión será &mpulsoria s i l a Unidad

de Compras l o establece en los documentos de subasta.

Cuando se efectúe una reunión pre-subasta, se concederán

no menos de cinco días laborables a los licitadores entre

l a reunión y l a fecha límite para someter sus propuestas.

/ v

%v

0 "S9 -2


PAGINA 28

8. Cuando las circunstancias ameriten requerir una fianza de

ejecución ('Performance Bond') para garantizar el

cumplimiento de los términos del contrato, se hará

constar dicho requerimiento en l a invitación a subasta.

Dicha fianza será por el cien por ciento (lorn) de 10

cot izado.

9. La invitación & ubasta para compras en cantidades

estimadas ma&+s-pde setenta y cinco mil dólares

($75,000) por rengMn$$e notificará mediante anuncio de

subasta por dos d í a e n %diario de circulación general

en Puerto Rico y nofni8ndfhIe diez días laborables de

antelación a l a fecha lbide'$ara 4.? someter licitaciones.

10. El Director de Compras en subasta informal o l a Junta de

Subastas para subasta formal podrá cancelar o enmendar

cualquier invitación a subasta por condiciones

presupuestarias, para modificar las especificaciones y

condiciones especiales o por interés institucional,

notificando por escrito a los licitadores

correspondientes por l o menos cuarenta y ocho (48) horas

antes de l a fecha fijada para l a apertura. En casos

excepcionales, y siempre que las circunstancias l o

justifiquen, podrá obviarse el requisito de las cuarenta

y ocho (48) horas. Se dejará evidencia de las

circunstancias que motiven l a decisión, en el expediente

de la subasta.

G6...a 2 *P /L

-@ o ?.A 4. *e. 4

o


PAGiNA 29

D. Ofertas en Subastas Formales

1. Toda oferta para subasta fonnal será recibida en sobres

se1 1 ados.

Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores

se marcarán con el sel lo oficial de l a Unidad de Compras

indicando l a fecha y hora exacta en que se recibieron.

Toda oferta radicada será custodiada por el secretario de

la Junta hasta la fecha y hora fijada para l a apertura de

los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna

que se reciba después de l a fecha y hora fijada, según l o

indicado en el aviso de subasta. No se aceptará cambio

alguno una vez las ofertas hay-sido radicadas.

2.

3.

E. Apertura de los Pliegos de Subas&

1 . En el día fijado para l a apert F r d as cotizaciones, se a % 9.Q requerirá que todos los l i c i a o presentes en l a

apertura firmen un registro de @Js@ia anotando el

y ei puesto que desempeñan en la misma. L

c -!. nombre de l a empresa o corporaci6n+*eppresentan e- ’ d

Q, 6

2. Cualquier licitador asistente a los actos de apertura

podrá examinar, en presencia de los miembros de l a Junta

de Subastas o de algún funcionario autorizado de l a

Unidad de Compras, cualquier documento relacionado con l a

subasta sometido por otro licitador, después que l a

oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y

leida en público.

, - . . . . . . . - - -


PAGINA 30 1995-96

3. Se aceptará una sola oferta por cada licitador en cada

subasta. Si una empresa comercial somete varias ofertas

para una subasta, en nombre propio o de alguna de sus

subsidiarias o sucursales, de alguno o varios de SUS

socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas

las ofertas y quedará excluido del proceso.

Se aceptará una oferta principal y una o varias ofertas

alternas por artículos de calidad similar y a distintos

precios, cuando en l a invitación a subasta se haya

incluido una disposición a tales efectos.

No se aceptarán ofertas a base de precios estimados.

Los pliegos de licitaciones tendrán que estar firmados en

tinta por el licitador o su representante autorizado

señalándose su relacidn oficial con l a compañía. Las que

no cumplan con este requisito no serán consideradas.

Todos los documentos que sa-adjintan al pliego formarán

parte integral de l a subas verán incluidos por los

licitadores al momento d e d ar su oferta. La

Universidad de Puerto Rico s@ reserva e l derecho de

rechazar l a oferta de cualquie@iaador que no cumpla

con este requisito. .

1 .

5.

6.

7 .

f%+

&% t n Q

0 s % F

8. Cuando un licitador no desee par T icipar en una subasta

después de haber enviado las propuestas y l a f ianza

correspondiente, deberá notificarlo por escrito a l a

Junta de Subastas antes de l a apertura de los pliegos de

. . - - . . . - . - . .... -~ . . . . -. . .

CERTXFICACION NUMERO 022

PAGINA 31 1995-96

cotización. Una vez abiertos los pliegos de cotización,

ningún licitador podrá retirarse. Si e l licitador al que

se recomienda l a adjudicación de l a subasta retira su

cotización, l a Junta procederá a ejecutar l a fianza del

licitador ('Bid Bond"), a menos que evidencien razones

justificadas para tal acción. Además, l a Universidad de

PuertG Rico podrá tomar la acción legal que considere

pertinente y previo al debido proceso de ley eliminar a

dicho licitador del registro de licitadores cualificados.

Cuando a l a fecha fijada para l a reunión de pre-subasta

o la apertura de los pliegos de licitaciones no

comparezca ningún licitador se declarará cancelada la

subasta. Si en l a fecha f i j a d a para l a reunión

compulsoria de pre-subasta o a l a apertura de subasta se

recibe una licitación, l a Junta de Subastas podrá cb

negociar con el único I$&* r o cancelar l a misma y

referir el expediente %$Unidad de Compras para

efectuar una subasta i ~ 3 , según resulte más

conveniente a l a instituc@ o s e levantará un acta

conteniendo el expediente de @a 3 incidencia del acto.

9.

725 F. Adjudicación de Is Subasta Formal 3

-,9

1. En igualdad de condiciones, l a subasta se adjudicará al

postor más bajo. La subasta podrá adjudicarse a otro

postor si l a calidad del producto y l a conveniencia de l a

Universidad en t a l sentido l o just i f ica. En l a


PAGÍÜA 32

evaluacidn de las ofertas, se podrá sol ic i tar l a

recomendacidn de l a unidad solicitante y del comité

técnico, si l o hubiere, en cuanto a si el producto o

servicio cotizado satisface las necesidades de l a

Universidad. Cuando se seleccione el postor que no es el

más bajo, se harán constar las razones por escrito.

Una, varias, o todas las ofertas recibidas como resultado

de una invitacidn a subasta podrán ser rechazadas si se

considera que los licitadores carecen de l a capacidad

adecuada para cumplir con su oferta, naturaleza, cal idad

del equipo, los materiales o servicios no personales no

se ajustan a los requisitos o s i los precios cotizados se

consideran irrazonables por ser demasiado altos, o t a n

bajos que constituyan ra& para dudar del cumplimiento

por parte del l i c i y por el interés de l a

Universidad se just i f i

2.

3. En la adjudicacidn de su siderará el derecho

que dispone la Ley d para las Compras del

Gobierno que establec públ i ca favorecer 1 a

compra de equipos, materiales icios no personales

producidos, manufacturados, ensamblados o mercadeados en

Puerto Rico. Dicha preferencia se hará constar en l a

invitacidn a subastas. El licitador deberá someter junto


PAGINA 33

a su oferta copia de l a Resolución de l a Junta de

Preferencia donde se l e concede el por Ciento

correspondiente.

La Junta de Subastas podrá adjudicar una subasta por

renglón, grupos de renglones o en su totalidad, conforme

resulte conveniente a los mejores intereses de l a

Universidad de Puerto Rico. Esto deberá ser indicado en

los términos y condiciones de las especificaciones.

Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán

por correo certificado a todos los suplidores que hayan

sometido 1 icitaciones, independientemente que hayan

asistido o no al acto de apertura. Para subastas

informales, el Dire%? Compras notificará por

facsímil o correo ordi*o a los suplidores cuando la

misma sea sobre diez mil @la% ($10,000) por reng16n.

6. Cuando haya propuestas @%as por dos o más

licitadores en precios, e$c@caciones, términos,

condiciones, experiencias pre% don los licitadores,

tiempo de entrega y otros factores establecidos, l a

subasta se adjudicará mediante sorteo en presencia de

dichos 1 ic i tadores .

4.

5.

4

&

. íeT

7. Cuando todas las ofertas recibidas excedan los fondos

disponibles para l a adquisicibn del equipo, materiales o

servicios no personales solicitados, se cancelará l a

subasta.

8.

9.

10.


PAGINA 34

La Junta de Subastas evaluará cualquier propuesta o

cotizacibn que contenga alteraciones, tachaduras o

irregularidades que no tengan las iniciales del licitador

para determinar si las mismas constituyen un error

fundamental que afecte l a adjudicación de l a subasta. De

estar presente el licitador o .u representante

autorizado, se l e concederá l a oportunidad de hacer las

aclaraciones pertinentes y de escribir SUS iniciales en

las modificaciones ya hechas. Sin embargo, s i el

licitador o su representante autorizado no asiste a l a

apertura de subasta, l a Junta rechazará esta oferta.

Cuando l a Junta de Subastas decida anular o cancelar una

subasta bajo su consi&a n, deberá preparar un informe

sobre las razones para lit l o incluyendo recomendaciones a d e

los efectos de no adquic4’k

anunciar una nueva suba 0

La Universidad de Puerto@cGe reserva el derecho de

suministros o servicios o 5 rp,

obviar cualquier informaea * K o diferencia de menor

importancia re1 acionada con 1 as especificaciones,

términos y condiciones, siempre que e l l o no tenga efecto

sustancial sobre l a calidad, capacidad o características

esenciales de los artículos o servicios a prestarse.


PAGINA 35

6. Señalamientos antes de l a Adjudicadbn

1. Cualquier licitador podrá presentar ante el Director de

Compras y ante la Junta de Subastas un planteamiento O

señalamiento antes o al momento de l a apertura de los

pliegos de cotizaciones. El planteamiento deberá constar

en el acta de apertura, s i se celebra ésta, y se l e

concederá al licitador dos (2) dtas laborables para

formalizar el mismo por escrito ante l a Junta de Subastas

o el Director de Compras.

2. La Junta o e l Director de Compras evaluará estos

señalamientos y decidirá sobre los mismos dentro de un

término no mayor de cinco 5) días laborables a partir de

l a fecha de recibo’3&l&crito. Si l a Junta o el c 4

Director de Compras d&%s ima el señalamiento o deja de d e d

tomar acción durante es& t B i n o , se entenderá que éste

ha sido rechazado de pl@. mando el licitador no esté

conforme con l a d e c i s i ó n s i & por !a Junta o Director

de Compras tendrá di@% para efectuar su

señalamiento, las normas y procedimientos vigentes

establecidas en el Reglamento sobre Procedimientos

Apelativos Administrativos de l a Universidad de Puerto

Rico .

s


PAGINA 36

H. Apelación o Reconsideraclón después de l a Adjudicación en

Cualquier licitador afectado por una adjudicación de una

subasta formal o informal podrá presentar un escrito de

apelación ante el Presidente de l a Universidad en

Subastas de l a Administración Central o Rector en l a

unidad institucional correspondiente. La apelación se

hará por escrito dentro de los próximos diez (10) días

calendarios contados a partir de l a fecha de recibo de

notificación de l a decisión de l a Junta de Subastas o

Director de Compras.

Subasta Formal e Informal

1 .

2 . El recibo de l a notificación de l a decisión se P * determinará por elgga#sellos del depósito en correo

cuando el envío es p &%eo certificado, o por acuse de e e recibo cuando es entrpga iggrsonal .

3. El Presidente o R e c t o r M e e d V corresponda, considerará el s o , 'S +

caso dentro del términ¡@esnco (5) días laborables de

haberse presentado l a a m a q n y emitirá su decisión por

escrito. Enviará l a misma por correo certificado con

acuse de recibo al apelante, con copia al licitador

impugnado, Junta de Subasta y Director de Compras en

z/,

Subastas Informales. Si el Presidente o Rector, según

corresponda, deja de tomar alguna acción con relación a

l a apelación dentro del término establecido, se entenderá


PAGINA 37

.

que ésta ha sido rechazada de plano y a partir de esa

fecha comienza el término para l a apelación en el

siguiente foro.

4. Las decisiones del Rector de una unidad institucional

podrán ser apeladas por escrito, con copia de l a decisión

apelada, ante el Presidente de l a Universidad dentro de

cinco (5 ) días laborables siguientes a l a fecha de

notificarse l a decisión al licitador apelante.

5 . El Presidente de l a Universidad considerará el caso

dentro del término de cinco (5) días laborables de

haberse presentado l a apelación y emitirá su decisión por

escrito. Enviará su d a @ por correo certificado con

acuse de recibo al a&* con copia al Rector, al

licitador impugnado l a Junta de Subastas o correspondiente. S i eWPresidente no toma acción en

relación a l a apelación&nEtp del término establecido,

se entenderá que esta swo rechazada de plano y a

partir de esa fecha comienza el término para l a apelación

en el siguiente foro.

q a G!e rei F

6. La decisión del Presidente podrá ser apelada ante l a

Junta de Síndicos dentro de los próximos cinco (5) días

laborables a partir de l a fecha de recibo de la

notificación. La apelación se hará mediante l a

radicación de un escrito, con copia de l a decisión

apelada, conteniendo una relaci6n breve y sucinta de los


PAGINA 38

hechos y fundamentos de derecho que dan lugar a l a

apelación y remedio que sol ic i ta .

La Junta de Síndicos tendrá diez (10) d ías laborables

para considerar l a apelación. S i este organismo deja de

tomar acción alguna sobre esta apelación durante este

término, se entenderá rechazada de plano. El apelante

podrá, en el término de diez (10) días , presentar una

moción de reconsideración ante l a Junta, quien deberá

considerarla dentro de los diez (10) días laborables de

haberse presentado. Si este organismo deja de tomar

acción alguna en ese términoc, %entenderá rechazada de

7 .

plano. A partir de l a fec k e 5 . e l a Junta emita su c-- decisión final rechazando gano l a apelación o

transcurridos los diez (10) día l a r a b l e s de presentada

l a reconsideración sin ser c@@ada, comenzará el *;

término de revisión judicial. 9 8. La radicación de una a p e I a c i 4 W ~ ~ reconsideración de

adjudicación de Subasta tendrá el efecto de paralizar el

procedimiento hasta que el último foro que el licitador

acudió haya emitido una decisión f inal y firme. En casos

de emergencia justificada ante l a Junta, ésta tendrá

discreción para continuar con el proceso de adjudicación

antes de que se agoten los recursos apelativos.

23

CERTIFICACION NUMERO 022 1995 - 96

PAGiNA 39

9. De radicarse una apelación después de l a adjudicación,

e l licitador favorecido conservará vigente su oferta y

fianza de licitación ("Bid Bond") hasta l a culminación

del proceso apelativo y administrativo.

10. El Presidente o Rectores de las unidades institucionales

podrán nombrar un comité técnico o un oficial examinador

para intervenir en las apelaciones o reconsideraciones,

disponiéndose que ningqrre da sus miembros podrá haber

participado en alguna #$ durante el -proceso de

subasta.

Los comités u oficiales-&ahadores que atiendan los

procesos apelativos u s a r á ~ u ~ s c r e c i ó n para determinar

si celebran vista o si dec r a a base del contenido del

expediente. De ce lebrarsanrvis ta , cualquiera de las

partes envueltas en l a apelación o reconsideración podrá

utilizar el testimonio de peritos, expertos, técnicos y

profesionales que puedan ayudar a aclarar cualquier

concepto bajo su consideraci 6n.

11. Pl

12. Al momento de radicarse una apelación l a Junta de

Subastas y e l Director de Compras exigirán una fianza en

cheque certificado o giro bancario de diez porciento

(10%) del importe total de l a oferta adjudicada. Esta

fianza se confiscará cuando a juicio de cualquier foro


PAGINA 40

apelativo se determine que l a apelación fue frívola,

viciosa, irrazonable y mal intencionada. A l depositar

l a fianza el apelante se somete a l a acción adjudicativa

del organismo apelativo, sin mediar acción judicial. El

incumplimiento del requisito de fianza dejará

automáticamente sin efecto la apelación radicada. La

Junta de Subastas podrá ordenar l a eliminación del

Registro de Licitadores los nombres de aquellos

licitadores que hagan uso indebido del recurso de

apelación o incumplan&s acuerdos contractuales con la

Universidad de Pue $50. Esta acción será notificada

al licitador y a l g d i ctores de compras del sistema

universitario.

El licitador apelant@n$Sprá copia de l a apelación o

reconsideración a toda@aGartes afectadas, incluyendo

sc", o Q

13. r-4 +

a l a Junta o Director d&o O & pras correspondiente. El no

cumplir con este requisito invalidará la apelación.

ARTICULO IX - Orden de Compra

A. Toda solicitud para l a adquisición de equipo, materiales o

servicios no personales se hará a l a Unidad de Compras

mediante el formulario de requisición o del Sistema

Computadorizado de Información. Toda requisición deberá

contar con los fondos necesarios en su partida presupuestaria

interna y tener l a aprobaci6n del supervisor o SU

representante autorizado.


PAGINA 41

B. La adquisición será solicitada formalmente al suplidor

seleccionado mediante l a emisión de una orden de compra

prenumerada conforme a los acuerdos establecidos.

C. Las órdenes de compras se verificarán, a los fines de

determinar l a corrección, exactltud y propiedad del cargo a

bacerse a un fondo o partida presupuestaria conforme a las

normas establecidas, previo a remitir l a misma al suplidor.

D. En compras efectuadas mediante pago por adelantado, se

tramitará en forma directa contra el fondo en l a partida

correspondiente. Para realizar dichos, pagos se emitirá l a

orden de compra l a cual se enviará al suplidor con el pago.

En cada unidad institucional la unidad a cargo de recibo y

entrega establecerá e cuado para asegurar que

las adquisiciones se ediante el acuerdo por pago

adel antado.

E . En las compras de emerge rá prescindir del requisito

de emitir previamente u ableeer l a reserva en los

fondos o partidas c s . Se requerirá l a

autorización del fun nado por l a autoridad

nominadora de l a unidad institucional. Esta autorización se

hará formar parte del expediente de compra incluyendo l a

justificación por escrito para realizar l a misma. El

funcionario que autorice l a compra de emergencia se asegurará


PAGINA 42 1995-96

primero de que existen fondos disponibles para cubrir l a misma

y ordenará que se trámite, s i es factible, una orden de compra

o el pago en forma directa.

F. El Presidente, los rectores y los directores de unidades

institucionales procurarán por que se establezcan y cumplan

las normas y procedimientos internos que sean necesarios para

reducir a un mínimo las compras de emergencia, incluyendo

medidas que agilicen las compras regulares, utilizando medios

de reproducción y equipo electrónico para e l envío de

requisiciones, las órdenes de compra y para el seguimiento del

proceso interno y externo.

G. Los costos a incurrirse en transportar equipo o materiales

adquiridos desde el punto de entrega hasta l a Universidad, el

importe de los arbitrios y los costos de instalación cuando

sean aplicables se incluirse parte del costo del equipo P -

o material a adquirirse, E$ empre que e l lo sea posible y d e

Cuando se emita una orden de @I= y surjan circunstancias no

previstas que ameriten cambi sea en precios, cantidad,

especificaciones u otras c o n e i & s , el Director de Compras

expedirá un Aviso de Cambio a l a orden emitida mediante el

si stema computadorlzado .

práctico. C r i - d a

2 - H .


PAGINA 43 1995-96

I . En determinados casos de beneficio institucional, podrán

expedirse órdenes de compra abiertas, en virtud de las cuales

el suplidor provea materiales o servicios no personales

mediante múltiples entregas parciales a un costo unitario

predeterminado. Esto es26 sujeto a liquidarse mediante pagos

parciales por el importe de cada entrega realizada o por

facturación mensual, según sea acordado.

Cuando se expidan órdenes de compra mediante subasta informal

para realizar trabajos de mejoras misceláneas en las

facilidades f ís icas , el Director de Compras en coordinación

con el Oficial de Seguros y la Oficina de Planificación y

Desarrollo de l a unidad institucional correspondiente

evaluarán l a naturaleza dewrabajo a realizar y determinarán

los seguros o f ianzg $que se requerirán en las

especificaciones que ser> sideradas por los licitadores

para l a radicación de sus? t a c i o n e s .

J.

2 7 4

8% 8

ARTICULO X - Adquisiciones Mediante AI@& de Crédito @.'

El Presidente de l a UniversidafbeGblecerá las condiciones en r/>

que funcionarios universitarios podrán efectuar compras

directas con fondos personales a ser reembolsados o mediante

tarjetas de crédito propiedad de l a institución, y fijará y

revisará l a cantidad máxima a reembolsar por compras de

suministros y servicios no personales que haga cualquier

funcionario o empleado de l a Universidad mediante estos

Cp o Fondos Personales

A.


PAGINA 44 1995-96

mecanismos. Bajo ningún concepto se usará este mecanismo para

obviar los trámites ordinarios de compras.

Las compras realizadas por los funcionarios o empleados así

autorizados estarán respaldadas por facturas o cualquier otro

documento que las justifique. Los reembolsos al funcionario

o empleado, o los pagos a las empresas que concedieron el

crédito, serán aprobpM por el Director de Finanzas, o

funcionario autorif&o$en la unidad institucional

correspondi ente.

Podrán adquirirse equipovediante el mecanismo de alquiler

con opción a compra ("Lea@P@ase Plan"), siempre que se

hagan los arreglos presupu %$s requeridos. En estos rF arrendamientos el criterio para determinar l a necesidad de

efectuar subasta formal o informal, será el costo total del

artículo, asumiendo que se ejercerá l a opción de compra.

Cuando se efectúen subastas para este tipo de adquisición,

e l lo se indicará en l a invitación a subasta. La Universidad

se reservará el derecho de descontinuar los pagos y devolver

el equipo por causas presupuestarias o cuando cese l a

necesidad del mismo.

B.

./

% & 3%

C . @ O

ARTICULO XI - Adquislcibn de Productos Reciclados

A. Las unidades de compras del sistema universitario darán

preferencia a l a adquisición de productos reciclados, siempre

y cuando no se afecte l a calidad, medioambiente y propósito

para el cual se utilizarán los mismos.


PAGINA 45 1995-96

B . Los Agentes Compradores, previo a emitir l a orden de compra,

requerirán a los licitadores que en l a cotizacián se indique

si e l producto que ofrece contiene material reciclado y el

porciento de materia reciclada que tiene el mismo.

Los Directores de Compras establecerán los mecanismos para

real izar compras de papel que contenga cincuenta porciento

(50%) de fibra reciclada hasta alcanzar en proporción

ascendente un veinticinco porciento (25%) del consumo de papel

que adquiere su unidad7 nstitucional en l a medida que l o

permitan los costos de esge material.

ARTICULO XI1 - Recibo, Entrega, Pago %quip0 y Materiales

C .

"a

A. Las entregas de equipo y m a b r w s se harán directamente a la

oficina para l a cual se tr@& orden de compra, o en una

unidad central de recibo y e@ -3 , según l o determine cada

unidad institucional. La autoridad nominadora de cada unidad

institucional establecerá los procedimientos necesarios sobre

recibo y entrega de equipos Y materiales para que se provea

una rápida notificación del recibo de las compras con el f in

de agilizar el pago de las mismas. Previo a l a aceptación y

pago de los suministros, se verificará que éstos estén en

estricto acuerdo con las especificaciones y otras

estipulaciones de l a orden de compra.

fi


PAGINA 46 1995 -96

. . ,~ . " . .

B. Para asegurar los debidos controles internos, las funciones de

compra, recibo y entrega, certificacibn de pago y registro de

l a propiedad recibida permanecerán segregadas. E l empleado a

cargo de l a Unidad de Recibo y Entrega verificará que l a

cantidad solicitada por l a unidad solicitante corresponda con

l a ordenada e iniciará l a acción correctiva de ser necesario

cuando existan discrepancias en l a orden de compra.

El informe de recibo de la orden de compra será firmado por l a

persona autorizada en l a unidad solicitante cuando el empleado

a cargo de l a entrega l e hace llegar l a misma.

C .

ARTICULO XI11 - Ssparabilidad

Las disposiciones de este Reglamento son separables entre sí y la

nulidad de uno o más artículos o secciones no afectará a los otros

que puedan ser aplicados de los declarados

nul os.

ARTICULO XIV - Derogaclbn d 5. ¿ A , Se deroga el Reglamento de S g ' n a r o s aprobado mediante l a

Certificación Núm. 177, Serie e-% del entonces Consejo de

Educación Superior, l a Cert i f ic@ó~úm. 16, Serie 1987-88,

Circular del Presidente Núm. 8 7 s l . s del 28 de octubre de

7

1987, Compra de Equipos y Materiales Científicos

Especial izados para uso en Proyectos de Investigacibn,

Multicampus, Grupales o Multidisciplinarios, así como


PAGiNA 47

cualquier otra certificación, resolucidn, circular O

comunlcacidn que esté en contravencidn con este Reglamento.

El Presidente de l a Universidad de Puerto Rico podrá emitir,

enmendar o derogar circulares y procedimientos uniformes para

B.

i.. ,-:::--.:. . .-..,..,,instrumentar ~~ -. las disposiciones de este Reglamento. ., . . _ .

, ~. . '-?-

C . Corresponderá al Presidente de l a Universidad de Puerto Rico

erpret-ar cualquier controversia en relaciín con las

disposiciones de e@ Reglamento o con situaciones no

previstas en el n#m

.. . ~ , - ~ ~ ~ ~ - ~ , ~ ~ ~ ~ - . ~ . . ~ : ~ . .. . . . . _. . . ."i n t~ ' ,. . .

.A

L % gl s e rrl rn a

ARTICULO XV - . Enmiendas

Este Reglamento podrá ser mendado o derogado únicamente por l a

Junta de Síndicos de l a $ i T i d a d de Puerto Rico. .--f ii, ARTICULO XVI - Vigencla --=-.

á. Este Reglamento entrará en-,vfgor treinta (30) días después de su

radicación en el Departamento de Estado. .. . *:. .. .

, ....

junta de shlcos 23 universidad de puerto rico

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