ES COPIA (la DEL ORIG~ l5e9tH<"Á.Social de Saludl/,

,EsSaludRESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N° 136

1 3 f'1i\R. ZaG3

-GG-ESSALUD-2003

Lima, 13 de marzo del 2003

CONSIDERANDO:

.-:-<: 71 ':'-'" Que, mediante Resoluciones d~ Di~ecciónEjecutiva N°2009-DE-IPSS-91 y ~0656-DE-.~ '. /-1 ,.\IPSS-93, se aprobaron las Directivas N°029-DE-IPSS-91 "Normas del Sistema de

:.¡Administración Documentaria y Archivo en la Institución" y N°024-DE-IPSS-93~ .

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..

j :.j"Distribución de la correspondencia de la Sede Central a nivel local, interprovincial e",-<.:¡ .,.,;/, internacional- Sistema de Trámite Documentario y Archivo", respectivamente;-'

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"I

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 088-PE-ESSALUD-2002,modificada por las Resoluciones de Presidencia Ejecutiva N° 143-PE-ESSALUD-2002,N° 173-PE-ESSALUD-2002 y N~88-PE-ESSALUD-2002, se aprobó y puso envigencia la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones delSeguro Social de Salud -ESSALUD;

Que, el referido Reglamento establece como una de las funciones de la SecretaríaGeneral la de planear, organizar, normar, dirigir, controlar y evaluar el sistema deadministración documentaria de la Institución;

Que, es necesario contar con el documento técnico normativo de gestión actualizadoque permita uniformar y simplificar los procesos del Sistema de AdministraciónDocumentaria en ESSALUD, tendente a una adecuada, oportuna y segura distribuciónde todos los documentos y al uso de un sistema de información único;

Que, el inciso b) del artículo 9° de la Ley N° 27056, Ley de Creación de ESSALUD,establece que el Gerente General es competente para dirigir el funcionamiento de laInstitución, emitir las directivas y los procedimientos internos necesarios, enconcordancia con las políticas, lineamientos y demás disposiciones del ConsejoDirectivo y del Presidente Ejecutivo;

En uso de la delegación de las facultades conferidas;

SE RESUELVE:

1(. APROBAR la Directiva N° 002 -GG-ESSALUD-200~,"Normas para el Sistemade Administración Documentaría del Seguro Social de Salud".

2';' DEJAR SIN EFECTO las Resoluciones NC'2009-DE-IPSS-91 y N';' 656-DE-IPSS-93 y toda otra disposición que se oponga a lo aprobado en la presenteResolución.

REGíSTRESE Y COMUNíQUESE

-\ J,l' ~I~'.;~ ,:..:..,7:.. ~.:. ':E :'.:;EN

' 1;.!;1~

..EsSalud

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Cf.

' ~ " ':" VI. CONCEPTOSDE REFERENCIAVII. DISPOSICIONES

'. .-, ANEXOS

L N° 1 Tipo de DocumentosN° 1-A Modelo de Carta de ESSALUDN° 1-8 Modelo de Oficio de ESSALUDN° 2 Siglas que Identifican los Documentos de ESSALUDN° 2-A Tipos de Documentos y SiglasN° 2-8 Sigla~ que identifican a los Organos Centrales y Organos

Desconcentrados de ESSALUDCaracterísticas del Sello de VOBOde los Funcionarios de ESSALUDCaracterísticas del Sello de Firma de los Funcionarios de ESSALUDModelos de Sobres para Atención PersonalPautas para el Registro de la Información en el Sistema de TrámiteDocumentario

--- - - -

f:i;L'JUEL..FE.RFiAÑDEZ..CfRAi56s._.FEDATARIO. SUPLENTE

Res, N' OC4.SG.ESSAlUQ.2002

DIRECTIVA N° 002 -GG-ESSALUD-2003 1 3 MAR.2003

NORMAS PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIONDOCUMENTARIADEL SEGURO SOCIAL DE SALUD - ESSALUD

INDICE

Pág.

OBJETIVO 02

FINALIDAD 02

BASE LEGAL 02

ALCANCE 02

RESPONSABILIDAD 03

03

04

1112131415

16171819

20

1

--

DIRECTIVA N° 002 -GG-ESSALUD-2003 13MAR.2003

NORMAS PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIADEL SEGURO SOCIAL DE SALUD - ESSALUD

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1, :-.' OBJETIVO .'

.

' ..,\' ,.~..',' "i¡ ~stablecer las norma,s que regulen el Sistema de Administración Documentario en los.:¡;/ Organos Centrales y Organos Desconcentrados del Seguro Social de Salud - ESSALUD.

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11 FINALIDAD

Uniformar y simplificar los procesos del Sistema de Administración Documentario delos Órganos Centrales y Órganos Desconcentrados de ESSALUD.Regular la adecuada, oport~na y segura distribución de todos los documentos que sedesplazan de y hacia los Organos Centrales y Desconcentrados de ESSALUD, condestino local, nacional e internacional.Regular el uso de Lm sistema de información único que posibilite atenderoportunamente los requerimientos del usuario interno y externo de ESSALUD, sobre elestado de sus documentos en trámite.

11I BASE LEGAL

Ley N° 27056 Y Decreto Supremo N° 002-99-TR, Ley de Creación del Seguro Socialde Salud - ESSALUD y su Reglamento, respectivamente.

Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 088-PE-ESSALUD-2002 y Resolución dePresidencia Ejecutiva N° 143-PE-ESSALUD-2002, que aprueba y pone en vigencia laEstructura Orgánica y Reglamento de Organización y Funciones de ESSALUD.

Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 173-PE-ESSALUD-2002, efectúamodificaciones y precisiones a la nueva estructura orgánica y reglamento deESSALUD.

Resolución de Gerencia General N° 814-GG-IPSS-97, que aprobó el Reglamento deOrganización y Funciones de la Secretaría General.

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Resolución de Gerencia General N° 1070-GG-EsSalud-2000, que aprobó la DirectivaNC'018-GG-EsSalud-2000 "Normas para la Formulación de Documentos TécnicosNormativos de Gestión en el Seguro Social de Salud".

:' ,~v ALCANCE

".' "'~:" é\' l..~~s normas ~e la presente Directiva son de conocimiento y aplicación por todos los Órganos.". <:~_: . Centrales y Organos Desconcentrados del Seguro Social de Salud - ESSALUD.

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1 3 MAR.2003V RESPONSABILIDAD

Son responsables del cumplimiento y ejecución de las disposiciones emanadas en lapresente Directiva, los siguientes:

Secretario General.

Gerentes o Jefes de Órganos Centrales.Gerentes Generales, Gerentes de Red o Gerentes de Órganos Desconcentrados.Directores de Centros Asistenciales.Gerente de Documentación y Archivo.Encargados de Trámite Documentario en los diferentes Órganos Centrales yDesconcentrados.

CONCEPTOS DE REFERENCIA

6.3

Documento: Información registrada, cualquiera sea la forma o el medio en que hayasido creada, recibida y conservada por un organismo, institución o individuo encumplimiento de sus obligaciones.Elementos para que sea un documento:· Soporte material.· Medio (forma de trasmitir).· Contenido (la información).En el Anexo 1 17ipo de Documentos" se describen los tipos de documentos.Documento Interno de la Sede: Es el documento cuyo remitente y destinatario soncualquiera de las unidades orgánicas de la misma Sede.Documento Interno de Otra Sede: Es el documento cuyo remitente y destinatario sonunidades orgánicas de distinta Sede.Documento Externo: Es el documento que se recibe de una persona natural, entidad,organismo o institución diferente a ESSALUD.Escrito: Es toda comunicación que presenta un interesado en la ventanilla de trámitedocumentario y que cumple con las formalidades de este tipo de documentos, deacuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General, respecto al destinatario,cuerpo del mensaje y remitente.Expediente: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originados asolicitud de parte o de oficio y ordenados cronológicamente, en el que se acumulaninformaciones, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestióntratada, a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar aconclusiones que darían sustento a la resolución definitiva.Foliar: Colocar visiblemente un número correlativo en la esquina superior derecha decada uno de las hojas (folios) que conforman un documento.Sede: Es el ambiente físico (instalaciones) donde se ubica una o más unidadesorgánicas que forman parte de una sola administración. Por ejemplo:· Sede Central de ESSALUD (edificio Lima).· Hospital IV Alberto Sabogal, que aunque forma parte de la Gerencia

Departamental Lima, física y administrativamente conforma una Sede.· Las agencias o sucursales de atención al público.Sistema de Administración Documentario: Es el proceso de ingreso, registro,distribución, salida y archivo de documentos que se realiza como parte del ftujodocumentario interno entre las unidades orgánicas que integran una Sede o entreunidades orgánicas de distinta Sede, ya sea que estén ubicadas en la misma localidado a nivel nacional, así como del ftujo documentario externo de o hacia una personanatural, entidad, organismo o institución diferente a ESSALUD.

6.9

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UEL 'FERN¡ij15'EZ"'GRADOS~"FEDATARIO. SUPLENTE

Res.N"OO.I.SG.ESSALUD.2002

13MAR.2003

6.10 Sistema de Trámite Documentaría: Es el software en red, desarrollado con un lenguajevisual y con una base de datos relacional, diseñado para la administración de losdocumentos internos y externos de la Institución y que permite, entre otras cosas, elregistro, la numeración, la búsqueda y el seguimiento del trámite de un documentodentro de la Institución.

6.11 Oficina de Trámite Documentario: Es el área funcional responsable del ingreso,registro y distribución (administración) de los documentos de una Sede. Por ejemplo:la Oficina de Trámite Documentario de la Sede Central, a cargo de la Gerencia geDocumentación y Archivo de la Secretarfa General.

\

VII DISPOSICIONES

7.1 Generales

7.1.1 La Sede Central y las Sedes de los Órganos Desconcentrados de ESSALUD debencontar con una Oficina de Trámite Documentario (área funcional) de acuerdo a sumagnitud y necesidades y programar en los presupuestos, según corresponda, unmonto necesario que permita sustentar su adecuado funcionamiento.Dichas áreas deben cQntarcon lo siguiente:

Ambiente ffsico adecuado.Equipamiento básico necesario:· Computadora con capacidad suficiente para trabajar con el software y sistema

operativo de trámite documentario establecido.· Impresora.· Balanza (en los casos que el servicio de mensajerfa al exterior de la Sede sea

realizado por terceros).· Mobiliario y materiales de oficina necesarios.Personal administrativo adecuadamente capacitado en el manejo de técnicasmodernas de herramientas informáticas.

Las unidades orgánicas que integran una Sede deben contar con un área de trámitedocumentario (secretarfa) en forma independiente o en forma conjunta ocentralizada; de tal manera que se racionalicen los recursos que en ella se emplean,siempre y cuando esto no perjudique su buen desempeño.

7.2 De los Documentos

7.2.1 Todo documento emitido y remitido por las unidades orgánicas de ESSALUD debecontar con las siglas que identifiquen el área de origen, la fecha de emisión, elnombre completo y el cargo del destinatario, asunto y referencia (de ser el caso) y elsello y firma del remitente. En los casos que corresponda debe estar debidamentefoliado.En el Anexo 2 "Siglas que Identifican los Documentos de ESSALUD" se puedenobservar las pautas referidas a la numeración e identificación de documentos enESSALUD.La atención o respuesta de un documento debe estar en función de la indicación quecontenga:· MUY URGENTE, su atención o respuesta no debe exceder de las 24 horas· URGENTE, su atención o respuesta no debe exceder de las 48 horas.· "Ordinario", el plazo para la atención o respuesta de los documentos de trámite

ordinario se fija de acuerdo a la indicación que contenga el provefdo de quien lodespache.

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ES COPIA ~ DEL ORIGINALsegUf(\SoCial de SalJd

Kt~UEL FER-ÑAÑD.EZ..GRADOS....FEDATARIO -SUPLENTE

Ros.W OG.:.SG.ESSAL.UP.2002

13 MAR.2003

7.2.3 Los sellos que se consignen en los documentos que se generen al interior del SeguroSocial de Salud deben respetar un orden conforme la intervención o participación delos responsables. En ese sentido, al margen izquierdo del documento tomando comopunto de referencia el destinatario hacia abajo, se deben consignar los sellos de VOBOde quien o quienes elaboraron o proyectaron ~I documento, de menor a mayorjerarquía en el caso de intervenir más de un responsable.Al término del texto del documento se consigna el sello del funcionario que losuscribe con su firma completa.En el caso de aquellos documentos que son visados por funcionarios de mayor nivelal que suscribe el documento refrendando su contenido; el sello de VOBOdebecolocarse al lado derecho del sello que contiene la firma, en señal de conformidad ycomo aval de lo informado o solicitado.Los sellos de conformidad (VOBO)consignados en los documentos de ESSALUDdeben contener necesariamente los datos del funcionario que suscribe el vistocorrespondiente, según el modelo que se adjunta en el Anexo 3 "Característicasdel Sello de V"BOde los Funcionarios de ESSALUO".

7.2.6 Los sellos para la firma consignados en los documentos de ESSALUD debencontener necesariamente el nombre completo y el cargo del funcionario que losuscribe, así como el nombre de la Institución, según el modelo que se presenta enel Anexo 4 "Características del Sello de Firma de los Funcionarios deESSALUD".

7.2.7 Los sellos de firma, de visto bueno y de original firmado deben ser eliminados altérmino de la designación o encargo del funcionario, siendo responsabilidad del jefeinmediato o quien éste designe de verificar que esto se cumpla.

7.2.8 Las comunicaciones que son elaboradas por las distintas unidades orgánicas de laInstitución por encargo de la Alta Dirección, deben ser suscritas por los funcionariosdel nivel competente de acuerdo a la jerarquía de la persona a quien se dirige.

7.2.8.1 La Gerencia General debe suscribir las comunicaciones a:· Vice Ministros de Estado.· Segundos de Organismos Autónomos.

7.2.8.2 La Secretaría General debe suscribir las comunicaciones a:· Secretarios Generales de Ministerios.· Miembros del Consejo Directivo en atención a pedidos específicos que formulen.· Otros funcionarios de menor jerarquía.

7.2.8.3 Excepcionalmente, la Presidencia Ejecutiva puede encargar a la Gerencia Generalo a la Secretaría General para que en su nombre y representación contestencomunicaciones dirigidas a su Despacho.

7.2.9 La documentación que sea elevada para la suscripción de la Alta Dirección debecontar con los sellos de conformidad (VOBO)correspondientes.

7.3

7.3.1

Del Ingreso

El horario de atención de la Oficina de Trámite Documentario de la Sede Central parala recepción de documentos intemos de otra sede y documentos externos, es deLunes a Viernes de 8:00 a 16:00 horas en forma consecutiva. Toda ladocumentación que se reciba en ese horario debe tener fecha del día.El horario de atención de las Oficinas de Trámite Documentario de las demás Sedespara la recepción de documentos internos de Sede distinta y documentos externos,se debe adecuar a su horario de trabajo habitual, no pudiendo ser menor a ocho (08)horas de atención diarias consecutivas. La documentación que se reciba debe tenerla fecha del día.

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--

1 3 MAR.2D037.3.3 E.!horario de atención para la recepción de documentos intemos de la misma Sede

debe hacerse durante el transcurso de toda la jornada laboral administrativa de dichaSede. Para el caso de la Sede Central es hasta las 16:50 horas.En el caso de Sedes diferentes, este horario se debe adecuar a la jornada laboraladministrativa habitual. Estos documentos se deb~n recibir con la fecha del día de surecepción y su entrega se debe realizar directamente, sin intervención del personalde las Oficinas de Trámite Documentario.

7.3.4 La recepción de documentos en Sedes distintas a la Sede Central, es dispuesta porel Órgano Desconcentrado competente, observando el principio de una mesa departe única y centralizada.

7.3.5 Todo documento de procedencia local, nacional e intemacional dirigido a cualquierade las unidades orgánicas que integran una Sede, debe ser recibido por la Oficina deTrámite Documentario de dicha Sede, en donde se clasifica y registra en el Sistemade Trámite Documentario o en el sistema con que se cuente, y se distribuye a lasáreas que correspondan.

7.3.6 Sólo por excepción, diferentes unidades orgánicas de la Sede pueden r~cibirdocumentos externos. Estos casos están debidamente señalados en el Texto Unicode Procedimientos Administrativos de ESSALUD (TUPA), o por alguna disposiciónexpresa de Alta Dirección.

7.3.7 Los documentos internos de otras Sedes (suscritos por funcionarios de ESSALUD)se reciben dentro de un plazo que no exceda los tres (03) días útiles de su fecha deemisión, si provienen de una misma provincia, y siete (07) días útiles, si proviene deuna provincia distinta.

7.3.8 El responsable de la recepción, después de la revisión y evaluación de cada uno delos documentos presentados en la ventanilla de trámite documentario debe sellar,firmar y dar por recibidos los documentos que el interesado presente a ESSALUD.

7.3.9 Todo documento externo debe consignar:1. Nombres y apellidos completos, domicilio y número de Documento Nacional de

Identidad (DNI) o carné de extranjería del administrado y, en su caso, la calidadde representante y de la persona quien represente.

2. La expresión concreta de lo pedido, los fundamentos de hecho que lo apoyen y,cuando le sea posible, los de derecho.

3. Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de no saber firmar o estar impedido.4. La indicación de la unidad orgánica o la autoridad a la cual es dirigida,

entendiéndose por tal, en lo posible, a la autoridad de grado más cercano alusuario, según la jerarquía, con compet~ncia para conocerlo y resolverlo.

5. La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento,cuando sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Esteseñalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumidosubsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio.

6. La relación de los documentos y anexos que acompaña, indicados en el TUPA.7. La identificación del expediente de la materia, tratándose de procedimientos ya

iniciados.

Se exceptúan de estos requisitos a los sobres que contienen revistas, folletos,boletines, invitaciones, etc. Siempre y cuando el contenido esté a la vista del

. ~..~ responsable de recepción./ \ U' () \ Asimismo, la correspondencia que se reciba a través del servicio de correo (Serpost

_ -,..1 u otros) es exceptuada de estos requisitos, a excepción de aquellos documentos que" atenten contra la seguridad o la dignidad de las personas a quienes .se dirigen

.1310 El personalde Mesade Partesde la Oficinade TrámiteDocumentariodebe observar'\ puntualmente lo indicado en el numeral 7.3.8 y disponer que en los documentos que\\

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J 6

1 3 MAR.2003se reciban esté consignada la identificación de quien lo remite. Estos datos debenser corroborados con la presentación del documento de identidad del remitente almomento de la recepción de su escrito.Si el documento fuera presentado a través de un tercero, éste debe registrar susdatos personales: nombre, documento de identidad, domicilio y teléfono (de ser elcaso) en el mismo documento o sobre, información que debe ser constatada por elpersonal de la Oficina de Trámite Documentario, previamente a la conformidad derecepción.

7.3.11 los sobres cerrados se deben abrir en todos los casos, salvo que el documento séadirigido como CONFIDENCIAL,. RESERVADO, PERSONAL o tenga alguna otraindicación que permita suponer que el sobre debe ser abierto sólo por el destinatario,lo cual debe constar de manera visible. En esos casos, el remitente o la persona quepresente el documento, debe registrar en el sobre sus datos personales conforme alsegundo párrafo del numeral anterior y éstos deben ser verificados por el personal dela Oficina de Trámite Documentario previo a su recepción. Ver Anexo 5 "Modelos deSobres paraAtención Personal".

7.3.12 No se reciben documentos que no cumplan con las disposiciones señaladas en losnumerales precedentes, así como aquellos que no adjunten lo señaladoexpresamente en su contenido (anexos, folios, documentos probatorios,antecedentes, copias, etc.).

7.4

7.4.1

7.4.2

7.4.3

7.4.4

7.4.5

Seguro Socipl de salu~-

-'--"'Ñ'(JEL'FifRÑ~~O§""FEDATARIO -SUPLENTE

Rn. N" 004.SG-ESSALUD.200l

Del Registro

El Sistema de Trámite Documentario Institucional (STO) es el soporte informático delSistema de Administración Documentario de ESSAlUD, que debe ser utilizadoobligatoriamente por todas las unidades orgánicas de la Sede Central y por todasaquellas Sedes de la Institución que cuenten con las facilidades técnicas para ello.Toda acción documentaria que involucre la recepción, derivación, salida y archivo dedocumentos, debe registrarse obligatoriamente.Dicho registro se debe efectuar en el Sistema de Trámite Documentario Institucionalen la Sede Central y en las otras Sedes que tengan instalado el mencionado sistema.las Sedes que no cuenten con dicho soporte informático, lo hacen en el sistema omedio que utilicen para su administración documentaria.las Oficinas de Trámite Documentaría deben registrar todos los documentosingresados a su Sede, en forma inmediata a su recepción física, de tal manera quelos interesados dispongan de la información de los documentos que les compete,paralelamente a la recepción física en sus correspondientes unidades orgánicas.la Oficina de Trámite Documentario brinda información a los usuarios Internos yexternos sobre la situación de los escritos presentados en ESSAlUD, conforme estáregistrada en el sistema o medio que utilicen para tal fin.El contenido y vigencia de dicha información es responsabilidad de los usuariosA fin de garantizar una mayor calidad en la información registrada y facilitar labúsqueda de información en el sistema, el registro de información en el Sistema deTrámite Documentario o medio que se utilice para tal fin debe ceñirse a las pautasque se presentan en el Anexo 6 ".Pautaspara el Registro de la Infonnación en elSistema de Trámite Documentario".El Sistema de Trámite Documentario o el medio que se utilice para tal fin proporcionaun código único a cada documento registrado, el cual se mantiene al ser derivado ala unidad orgánica interesada, a efectos de hacer más eficaz la búsqueda y ubicaciónde un expediente.los escritos recibidos vía fax son ingresados al Sistema de Trámite Documentariopor la unidad orgánica que los recibe, considerándose el tipo de documento "fax" yen el rubro de observaciones la anotación "carta, memo, oficio, etc.", según

7

7.5

7.5.4

7.5.7

7.6

-"AiAmJeL FERNAÑD.EZ..GRADOS....FEDATARIO.SUPLENTE

Res.N' 004-5G-eSSALUD_2002

f 3 MAR.2003corresponda. Al recibirse el documento original, éste se registra en el sistema,anotándose en observaciones el día, hora y unidad orgánica que recibió eldocumento via fax, archivándose el registro del fax.Aquella unidad orgánica que no cuente con el referido sistema, debe efectuar elregistro en el medio que tenga para tal fin.

De la Distribución

Los documentos recibidos, registrados y clasificados por la Oficina de TrámiteDocumentario deben ser entregados fisicamente por esta área con un cargo impreso.En los casos de urgencia o dependiendo del interés de los usuarios por recabaralgún documento recibido por la Oficina de Trámite Documentario, lo podrán haceren cualquier momento del dia, en la Sede Central hasta las 16:50 horas y en lasotras Sedes de acuerdo al horario establecido.

El trámite de los documentos dirigidos entre las unidades orgánicas que integran laSede Central es realizado por cada una de ellas, quienes disponen de su propiopersonal para ejecutar dicha labor, de preferencia a través de una mesa de partescentral.

En las otras Sedes, la Oficina de Trámite Documentario o quien haga sus veces,debe regular el funcionamiento de la distribución de la correspondencia intema.

En la Sede Central y en las otras Sedes que cuenten con el Sistema de TrámiteDocumentario Institucional, los usuarios de las diferentes unidades orgánicas debenefectuar obligatoriamente el proceso de aceptación (recepción) de los documentosen el sistema, posterior a su recepción fisica.Las notificaciones encargadas a la Secretaria General, se realizan conforme a lodispuesto en la Ley del Procedimiento Administrativo General.Todas las unidades orgánicas de ESSALUD que dirijan documentos a entidadesdiferentes a la Institución, utilizando los servicios de la Oficina de TrámiteDocumentario, deben remitir su correspondencia debidamente foliada dentro de unsobre manila, engomado y rotulado, debiendo figurar claramente: destinatario,número del documento y sus referencias; incluyendo obligatoriamente un cargo delmismo.

Cuando se trate de notificación de Resoluciones, si el destinatario se rehusa arecibirlas o no sea posible la entrega por cambio de domicilio u otras razones, seprocede a un segundo envio por via notarial. Si el problema subsiste, se coordinacon el área usuaria a efectos de determinar las acciones. que correspondan, enconcordancia con el numeral 7.5.5.

De la Salida

Toda la documentación remitida por las unidades orgánicas que integran una Sedecon destino local, nacional o internacional, debe ser canalizada a través de su Oficinade Trámite Documentario.En la Sede Central, esta labor es centralizada por la Gerencia de Documentación yArchivo, los documentos se reciben hasta las 16:50 horas y son despachados en el

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ES COPIA FSeguro

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1 3 MAR.2003mismo día si se entregan antes de las 14:00 horas, salvo caso fortuito o fuerzamayor, lo cual debe ser informado a las unidades remitentes.En otras Sedes, los documentos se reciben de acuerdo al horario que cada unaestablezca para tal fin.

7.6.2 En el caso de otras Sedes, los Órganos Desconcentrados competentes debendisponer las condiciones y procedimientos para un funcionamiento más eficiente yproductivo de los despachos nacionales e internacionales, de conformidad con loestipulado en la presente Directiva.En la Sede Central y en las Sedes que cuenten con el Sistema de TrámiteDocumentario Institucional, no se debe atender el despacho de aquellos documentosque no estén registrados en el sistema, este registro depende exclusivamente de losusuarios.En las Sedes que no cuenten con el sistema, se debe regular el registro previo de losdespachos, bajo el principio de un sistema único de información de trámite.Se encuentra prohibido el uso de los servicios de trámite documentario para el envíode efectos personales u otros que no tengan el carácter de documento, así como dedocumentos de carácter personal.

7.6.5 Cuando se emplee un servicio de mensajería externo, la documentación remitida porlas unidades orgánicas que integran una Sede, con destino local, nacional ointernacional, debe ser entregada a la Oficina de Trámite Documentario debidamenterotulada y embalada, anexando necesariamente una relación de los documentos quecontienen. .Cuando se emplee personal propio de mensajería, la documentación remitida por lasunidades orgánicas que integran una Sede con destino local, debe ser entregada a laOficina de Trámite Documentario en forma individual.

7.6.6 Toda la correspondencia remitida a la Sede Central a través de agencias detransporte debe estar dirigida a: "Gerencia de Documentación y Archivo - AvenidaArenales N° 1402, Jesús María".

7.6.7 Cada Sede remite por su propia cuenta los documentos que dirijan a otras Sedes y apersonas naturales y jurídicas, cumpliendo con las pautas que se señalan en lapresente Directiva.

7.6.8 Con relación a los documentos de carácter CONFIDENCIAL, éstos deben serremitidos en sobre cerrado y con la indicación de que la documentación es decarácter RESERVADO, CONFIDENCIAL o PERSONAL; asimismo, el área remitentedebe registrar tal condición en el sistema. Sólo los funcionarios con nivel de GerentesCentrales o superior pueden darle este carácter al documento. Ver Anexo 5.

7.6.9 los documentos despachados deben ser pesados previamente en la Oficina deTrámite Documentario, en donde se hace un registro de dicha información antes desu entrega al servicio de mensajería.

7.6.10 Todo documento debe remitirse con una hoja de cargo, copia fiel del original.En caso de tratarse de un sobre confidencial, el usuario emisor debe proporcionarcomo cargo una copia fotostática del sobre que contiene el documento, en el quedebe constar como mínimo, además del sello o rótulo de confidencialidad, el númerodel documento, el nombre del destinatario y el remitente.

7.6.11 las Oficinas de Trámite Documentario deben llevar un registro de tocla ladocumentación remitida, a fin de prestar un eficiente servicio a los diferentesusuarios que integran la Sede.

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7.7 De las Faltas

Se consideran faltas contra el buen funcionamiento de la Oficina de TrámiteDocumentario las siguientes:· El incumplimiento de cualquiera de las pautas dispuestas en la presente Directiva.

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MANUE"L..FE~V~\N¡jEZ..GiW5os....FEDATARIO -SUPLENTE

Ros. N' OO{-SG.ESSALUD.Z002

· La dilación o traba en el trámite de un documento por parte dJ ~~~~Jt9»J~dOr dela Oficina de Trámite Documentario.

· La no devolución de cargos o guias de remisión dentro de los plazos previstos,salvo por caso fortuito o fuerza mayor debidamente sustentada y justificada.

7.7.2 En el caso que el personal de la Oficina de Trámite Documentario incurra en lasfaltas antes mencionadas, asi como cualquier otra acción que por su naturaleza seasujeta de sanción, el responsable de dicha Oficina debe seguir los conductosprevistos por la normativa institucional vigente, haciendo conocer dichas acciones ala Gerencia de Documentación y Archivo de la Secretaria General en la SedeCentral.

ANEXOS

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