izboljŠanje internega komuniciranja v gradbenem podjetju a ob podpori it orodja basecamp · 2017....

UNIVERZA V MARIBORU

FAKULTETA ZA GRADBENIŠTVO, PROMETNO INŽENIRSTVO IN ARHITEKTURO

Jelka Tajnik Andrejc

IZBOLJŠANJE INTERNEGA KOMUNICIRANJA V GRADBENEM PODJETJU A OB PODPORI IT

ORODJA BASECAMP

Diplomsko delo

Maribor, maj 2016

I

Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa

IZBOLJŠANJE INTERNEGA KOMUNICIRANJA V GRADBENEM PODJETJU A

OB PODPORI IT ORODJA BASECAMP

Študent: Jelka TAJNIK ANDREJC

Študijski program: univerzitetni, Gradbeništvo

Smer/ Modul: Komunalna

Mentor: doc. dr. Nataša Šuman, univ. dipl. gosp. inž.

Somentor: doc. dr. Andrej Tibaut, univ. dipl. inž. rač. in inf.

Lektorica: univ. dipl. slov. Špela Mlinar

Maribor, maj 2016

II

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorici doc. dr. Nataši Šuman za

pomoč in vodenje pri opravljanju diplomskega dela.

Prav tako se zahvaljujem somentorju doc. dr. Andreju

Tibautu.

Posebna hvala družinama Tajnik in Andrejc za

moralno in finančno podporo v času študija.

III

IZBOLJŠANJE INTERNEGA KOMUNICIRANJA V GRADBENEM PODJETJU A

OB PODPORI IT ORODJA BASECAMP

Ključne besede: gradbena podjetja, organizacija podjetij, interno komuniciranje,

orodja informacijske tehnologije, poslovni portal Basecamp

UDK: [004:69]:005.57(043.2)

Povzetek

Diplomsko delo obravnava interno poslovno komuniciranje v gradbenih podjetjih na splošno

in v obravnavanem gradbenem podjetju A. Razdeljeno je v dva sklopa. V prvem sklopu podaja

osnovna teoretična izhodišča o poslovnem internem komuniciranju in o organizaciji malega

gradbenega podjetja. V drugem, praktičnem sklopu sledijo opis gradbenega podjetja A, opis

obstoječega načina poslovnega internega komuniciranja v obravnavanem podjetju A in

predlog za izboljšanje. Predlaga se dopolnitev obsoječega sinhronega načina komuniciranja

z asinhronim komuniciranjem – uporabo poslovnega portala Basecamp. Predstavljeni so

osnovne karakteristike omenjenega portala, morebiten prikaz njegove uporabe v

obravnavanem podjetju A in informativno ovrednotenje učinkov njegove uporabe na

poslovanje podjetja.

IV

IMPROVING THE INTERNAL COMMUNICATION IN A CIVIL ENGINEERING

COMPANY BY USING THE IT TOOL BASECAMP

Key words: civil engineering companies, company organization, internal

communication, IT tools, Basecamp business portal

UDK: [004:69]:005.57(043.2)

Abstract

The diploma thesis deals with internal business communication in civil engineering

companies in general and in the present civil engineering company A. It is divided into two

sections. The first section gives basic theoretical fundamentals of internal business

communication and of organization of a small civil engineering company. The second,

practical section includes a description of the civil engineering company A, the existing

method of internal communication in this company A and a proposal for improvement. It is

proposed to supplement the existing synchronous method of communication with

asynchronous communication - the use of Basecamp business portal. Also presented are basic

characteristics of the said portal, eventual display of its use in the present company A, and

informative evaluation of the effects of its use on the company`s performance.

V

VSEBINA

1 UVOD ................................................................................................................................ 1

1.1 PROBLEM IN PREDMET DIPLOMSKEGA DELA ................................................................ 1

1.2 NAMEN IN CILJI DIPLOMSKEGA DELA ........................................................................... 2

1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE ...................................................................................... 3

2 GRADBENA PODJETJA IN NJIHOVA ORGANIZIRANOST ................................ 4

2.1 KLASIFIKACIJA GRADBENE DEJAVNOSTI ...................................................................... 4

2.2 VELIKOST PODJETJA, DEFINIRANA PO ZGD ................................................................. 5

2.3 PODJETJA ZA GRADNJO GRADBENIH OBJEKTOV ........................................................... 6

2.4 ORGANIZACIJA OZ. ORGANIZIRANJE DELA V GRADBENIH PODJETJIH ............................ 6

2.5 ORGANIZACIJA OZ. ORGANIZIRANOST GRADBENIH PODJETIJ IN VSEBINA POSLOVNIH

FUNKCIJ ................................................................................................................................... 7

3 POMEN IN LASTNOSTI KOMUNICIRANJA IN POSLOVNEGA

KOMUNICIRANJA ................................................................................................................. 9

3.1 POMEN KOMUNICIRANJA IN SESTAVINE KOMUNICIRANJA ............................................ 9

3.2 SINHRONO IN ASINHRONO KOMUNICIRANJE ............................................................... 10

3.3 POSLOVNO KOMUNICIRANJE ...................................................................................... 10

3.4 UČINKOVITOST POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA ......................................................... 11

3.4.1 Interno komuniciranje kot vrsta poslovnega komuniciranja ................................ 11

3.4.2 Stroški poslovnega komuniciranja ....................................................................... 12

3.4.3 IT orodja kot podpora poslovnemu komuniciranju .............................................. 12

4 PREDSTAVITEV OBSTOJEČEGA INTERNEGA KOMUNICIRANJA V

GRADBENEM PODJETJU A IN PREDLOG ZA IZBOLJŠANJE ................................. 18

4.1 PREDSTAVITEV GRADBENEGA PODJETJA A ................................................................ 18

4.1.1 Dejavnost gradbenega podjetja A ........................................................................ 18

4.1.2 Poslanstvo in vizija gradbenega podjetja A ......................................................... 19

4.1.3 Organiziranost in vsebina funkcij v gradbenem podjetju A ................................. 19

4.2 OPIS INTERNEGA KOMUNICIRANJA V GRADBENEM PODJETJU A ................................. 23

4.2.1 Področji komuniciranja in njun namen ................................................................ 23

VI

4.2.2 Primer formalnega internega komuniciranja v operativnem sektorju ................. 24

4.2.3 Primer formalnega internega komuniciranja v komercialnem sektorju .............. 28

4.3 PREDLOG ZA UČINKOVITEJŠE KOMUNICIRANJE .......................................................... 31

4.3.1 Člani projektne skupine gradbenega podjetja A, ki bodo uporabljali portal

Basecamp ......................................................................................................................... 32

4.3.2 Organizacijski ukrepi za uporabo portala Basecamp v gradbenem podjetju A .. 33

4.3.3 Vpeljava portala Basecamp v gradbeno podjetje A ............................................. 36

4.3.4 Merjenje poslovnih učinkov uporabe portala Basecamp v gradbenem podjetju A

50

5 SKLEP ............................................................................................................................. 56

6 VIRI, LITERATURA .................................................................................................... 57

7 PRILOGE ....................................................................................................................... 59

7.1 SEZNAM SLIK ............................................................................................................. 59

7.2 SEZNAM PREGLEDNIC ................................................................................................ 60

7.3 NASLOV ŠTUDENTA ................................................................................................... 61

7.4 KRATEK ŽIVLJENJEPIS ............................................................................................... 61

VII

UPORABLJENE KRATICE

IT – informacijska tehnologija

SKD – standardna klasifikacija dejavnosti

ZGD – Zakon o gospodarskih družbah

RS – Republika Slovenija

SSK2 – strošek sinhronega komuniciranja

KSK – Količina sinhronega komuniciranja

TSK – trajanje sinhronega komuniciranja

BUP – bruto urna postavka zaposlenega

LSSK – letni strošek sinhronega komuniciranja za potrebe koordiniranja del

ŠDT – število delovnih tednov v letu

ŠPK – število prvega opisanega primera komuniciranja v delovnem tednu. pomnoženo s

številom gradbišč

SSK1 – strošek prvega opisanega primera komuniciranja

ŠPK2 – število drugega opisanega primera komuniciranja v delovnem tednu

SSK2 – strošek drugega opisanega primera komuniciranja

Izboljšanje internega komuniciranja v gradbenem podjetju A ob podpori IT orodja Basecamp Stran 1

1 UVOD

1.1 Problem in predmet diplomskega dela

V diplomskem delu bomo obravnavali gradbeno podjetje A, ki opravlja dejavnost na

področju nizkih gradenj, urejanja okolja in projektiranja. Proces projektiranja zajema

izdelavo celotnih projektov, predvsem inženirskih, v okviru svojih kompetenc pa so

usposobljeni tudi za izvajanje nadzora nad gradnjo inženirskih objektov in objektov

visokih gradenj. V podjetju lahko nudijo tudi celotno inženiring storitev. Sicer pa se največ

ukvarjajo z gradnjo vseh vrst inženirskih objektov, z vzdrževanjem cest in mestnih

prometnih površin ter s čiščenjem in urejanjem javnih zelenih površin. Prvotni dejavnosti

sta sanacija ugreznin in urejanje površin nad odkopi premoga.

Podjetje A po Zakonu o gospodarskih družbah (v nadaljnjem besedilu: ZGD) sodi med

mala podjetja. Vseh zaposlenih je povprečno devetindvajset. Podjetje A v okviru svoje

dejavnosti združuje poslovne funkcije, ki so razdeljene v posamezne sektorje, in sicer

operativno-tehnični, komercialni, finančno-računovodski in sektor skupnih služb oziroma

splošni sektor. Večina zaposlenih glede na to, da gre za malo podjetje, opravlja več funkcij

hkrati. Tako so v operativno-tehničnem sektorju zaposleni trije vodje gradbišč, ki hkrati

opravljajo tudi funkcije komercialnega sektorja, dva izmed njih tudi vodstveno funkcijo,

pet delovodij, dva mehanika in osemnajst ljudi, ki so usposobljeni za delo s težko gradbeno

mehanizacijo, vendar nekateri izmed njih občasno opravljajo tudi ročna dela. V finančno-

računovodskem sektorju sta zaposleni dva delavca, en pa opravlja poslovno-

administrativna dela.

Podjetje A se ponaša z bogatimi izkušnjami, znanjem, strokovno podkovanim kadrom in

nenehnim razvojem na področju opremljenosti z gradbeno mehanizacijo in opremo. Kljub

vsem naštetim odlikam, ki podjetju dajejo konkurenčno prednost, ima podjetje tudi

določene pomanjkljivosti. Ena glavnih, ki smo jo spoznali med določenim obdobjem

opazovanja, je slabo komuniciranje med zaposlenimi. Narava dela v gradbenem podjetju A


je takšna, da je težko slediti predvidenemu terminskemu načrtu izvajanja del, ker se

razmere, ki narekujejo možnosti izvajanja del, spreminjajo iz dneva v dan, včasih iz ure v

uro. Spremembe so odvisne predvsem od vrste in obsežnosti izvajanja storitev (gradnje oz.

vzdrževalnih del) na različnih področjih delovanja. Možnosti izvajanja del pa pogosto

narekujejo tudi vremenske razmere. Če želi podjetje A ostati konkurenčno na trgu, mora

med drugim skrbeti za ustrezno razporejanje gradbene mehanizacije in zaposlenih tako, da

so čas izvedbe in stroški optimalni. Da bi podjetje to doseglo, se vsakodnevno med

zaposlenimi, sploh med vodji gradbišč in delovodji, izvaja ogromno komunikacij,

večinoma za potrebe koordiniranja del. Vsakodnevno koordiniranje del poteka ustaljeno

zjutraj z osebnim komuniciranjem na sedežu podjetja in čez dan večinoma kot sinhrono

komuniciranje s klici preko mobilnih telefonov. Glede na to, da je v koordiniranje dela

običajno vpletenih osem ljudi, lahko ocenimo, da se za medsebojno komuniciranje porabi

preveč časa.

Opažamo, da se težave pojavljajo tudi pri medsebojnem komuniciranju zaposlenih v

različnih sektorjih podjetja. Občasno se zgodi, da informacija, ki je namenjena različnim

prejemnikom, nekje na poti od sporočevalca do prejemnikov obtiči. Npr. da želi zaposleni

v komercialnem sektorju sporočiti informacijo prejemnikom, ki so zaposleni v operativno-

tehničnem sektorju, finančno-računovodskem sektorju in v sektorju skupnih služb.

Posledično ostanejo nekateri prejemniki neobveščeni, kar se kaže v neopravljeni zadolžitvi

oz. delu in tudi v negativnih čustvih pri zaposlenem, kar povzroča zmanjšanje

motiviranosti in učinkovitosti zaposlenega.

Ugotavljamo, da bi bilo treba v podjetje vpeljati sodobnejši način asinhronega

komuniciranja.

1.2 Namen in cilji diplomskega dela

Cilj diplomskega dela je raziskati možnosti za povečanje učinkovitosti komuniciranja med

zaposlenimi v gradbenem podjetju A in najti ustrezno IT orodje, ki bi omogočilo

asinhrono, nesočasno komuniciranje. V nov način komuniciranja se vključijo tako

zaposleni v operativno-tehničnem sektorju kot tudi zaposleni v komercialnem sektorju,

finančno-računovodskem sektorju, poslovna administratorka in lastnik podjetja A.


Kot rešitev predlagamo implementacijo IT orodja za vodenje projektov, t. i. Basecamp

(Basecamp 2016). Implementacija orodja bo omogočila izvajanje novega, asinhronega

komuniciranja v kombinaciji z dosedanjim, sinhronim, sočasnim načinom.

V sklopu diplomskega dela bomo predstavili tudi organizacijske ukrepe za učinkovito

uporabo IT orodja Basecamp v gradbenem podjetju A. Poleg tega bomo podali primerjavo

stroškov, ki bi nastali zaradi implementacije IT orodja, in preprečenih stroškov zaradi

izgub časa, ki jih povzroča dosedanji način komuniciranja.

1.3 Predpostavke in omejitve

Pri izdelavi diplomskega dela se bomo omejili na malo gradbeno podjetje A, ki opravlja

dejavnosti na področju nizkih gradenj in urejanja okolja ter projektiranja in ima na

razpolago omejeno število sredstev. Pri analiziranju sedanjega medsebojnega

komuniciranja se bomo omejili na komuniciranje med vodji gradbišč in delovodji ter na

komuniciranje med zaposlenimi iz različnih sektorjev. Pri iskanju predloga za

učinkovitejše komuniciranje se bomo omejili na takšnega, ki ga je mogoče uporabljati s

pametnimi telefoni.

Predpostavljamo, da v podjetju A, ki je odprto za izboljšave in modernizacijo ter ima

zaposlen mlad in računalniško pismen kader, implementacija in nadaljnja redna uporaba

orodja Basecamp ne bosta predstavljali večjih težav.

Pri tem predpostavljamo, da v analizi niso upoštevani nedenarni stroški, ki jih ni mogoče

meriti/ovrednotiti. To so stroški, ki nastajajo kot slabša učinkovitost in motivacija

zaposlenih zaradi nezadostne obveščenosti.


2 GRADBENA PODJETJA IN NJIHOVA ORGANIZIRANOST

2.1 Klasifikacija gradbene dejavnosti

Gradbena dejavnost je klasificirana na podlagi Uredbe o standardni klasifikaciji dejavnosti

(Uradni list RS, št. 69 /2007 in št.17/2008) (v nadaljnjem besedilu: SKD), ki je izdana na

podlagi 31. člena Zakona o državni statistiki (Uradni list RS, št. 45/95 in 9/01).

»SKD se uporablja za določanje dejavnosti in za razvrščanje poslovnih subjektov in

njihovih delov za potrebe različnih uradnih in drugih administrativnih podatkovnih zbirk

ter za potrebe statistike in analitike v državi in na mednarodni ravni« (Uredbe

1893/2006/ES, 3. člen).

Ta uredba v področje gradbeništva, ki se v klasifikaciji vodi pod oznako F, uvršča1:

oddelek gradnje stavb, označen s številčno oznako 41: vanj spadata organizacija

izvedbe stavbnih projektov in gradnja stanovanjskih in nestanovanjskih stavb;

oddelek gradnje inženirskih objektov, označen s številčno oznako 42: vanj spadajo

gradnja cest in železnic, gradnja objektov oskrbne infrastrukture in gradnja drugih

inženirskih objektov;

oddelek specializirana gradbena dela, označen s številčno oznako 43: vanj spadajo

pripravljalna dela na gradbišču, inštaliranje pri gradnjah, zaključna gradbena dela

ter krovstvo in druga specializirana gradbena dela;

oddelek arhitekturnega in tehničnega projektiranja, gradbeni nadzor in inženiring

projektov na ključ, označeni s številčno oznako 71, pa se uvrščajo na področje

strokovne, znanstvene in tehnične dejavnosti.

1 Povzeto po Uradni list RS, št. 69 /2007 in št. 17/2008

http://www.uradni-list.si/1/content?id=81764





2.2 Velikost podjetja, definirana po ZGD

Tretji člen Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, da je »gospodarska družba

pravna oseba, ki na trgu samostojno opravlja pridobitno dejavnost kot svojo izključno

dejavnost« (Uradni list RS, št. 42/2006).

Družbe se po ZGD (Uradni list RS, št. 65/09) razvrščajo na mikro, majhne, srednje in

velike gospodarske družbe, pri čemer se za razvrstitev uporabljajo merila, vezana na

bilančni presečni dan letne bilance stanja (ZGD-1-NPB, 55. člen):

povprečno število delavcev v poslovnem letu,

čisti prihodki od prodaje in

vrednost aktive.

(2) Mikro družba je družba, ki izpolnjuje dve od teh meril:

povprečno število delavcev v poslovnem letu ne presega 10,

čisti prihodki od prodaje ne presegajo 700.000 evrov in

vrednost aktive ne presega 350.000 evrov.

(3) Majhna družba je družba, ki ni mikro družba po prejšnjem odstavku in ki izpolnjuje dve

od teh meril:


čisti prihodki od prodaje ne presegajo 8.000.000 evrov in

vrednost aktive ne presega 4.000.000 evrov.

(4) Srednja družba je družba, ki ni mikro družba po drugem odstavku tega člena ali majhna

družba po prejšnjem odstavku in ki izpolnjuje dve od teh meril:


čisti prihodki od prodaje ne presegajo 40.000.000 evrov in

vrednost aktive ne presega 20.000.000 evrov.

(5) Velika družba je družba, ki ni mikro družba po drugem odstavku tega člena ali majhna

družba po tretjem odstavku tega člena ali srednja družba po prejšnjem odstavku.

(6) Družbe se v skladu z merili iz prvega, drugega, tretjega, četrtega in petega odstavka

prerazvrščajo na mikro, majhne, srednje in velike družbe, če na podlagi podatkov zadnjih

javascript:fold(this,'1');

javascript:fold(this,'2',['2_1'],[':zakon:zgd-1:include:55-clen-2-odstavek']);



dveh zaporednih poslovnih let na bilančni presečni dan bilance stanja obakrat presežejo ali

nehajo presegati merila iz prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka tega člena

(ZGD-1-NPB, 55. člen).

V nadaljevanju bomo uporabljali izraz podjetje.

2.3 Podjetja za gradnjo gradbenih objektov1

Podjetja za gradnjo gradbenih objektov izvajajo gradbena dela tako pri gradnji novih

objektov kot tudi pri rekonstrukciji objektov in ne nazadnje pri odstranitvi objektov.

Podjetja za gradnjo gradbenih objektov lahko v skladu z registrirano dejavnostjo izvajajo

poleg gradbenih del tudi montažerska, inštalaterska in zaključna dela.

Med tovrstna podjetja spadajo gradbena, vodnogospodarska in komunalna podjetja.

2.4 Organizacija oz. organiziranje dela v gradbenih podjetjih

Pomen organiziranja dela sta v največji meri razporejanje in izraba delovnega časa.

Organiziramo lahko sebe, sodelavca ali pa celotno organizacijsko enoto v podjetju2.

Cilj organiziranja ali vodenja dela je opraviti delo v čim krajšem času z minimalnimi

sredstvi. V gradbeništvu je prav tako kot v drugih gospodarskih panogah dobra

organizacija dela poleg visoke tehnološke in informacijske opremljenosti ključna za

doseganje konkurenčnosti na trgu3.

1 Povzeto po Pšunder, M, Klanšek, U & Šuman, N 2012.

2 Povzeto po Rebernik, M in soavtorji 1997.





2.5 Organizacija oz. organiziranost gradbenih podjetij in vsebina poslovnih

funkcij1

Skoraj vsak izmed gradbenih objektov, ki jih gradbena podjetja zgradijo, je poseben,

edinstven. Zaradi tega gradbena proizvodnja ne more biti kontinuirana, kot je lahko večina

druge industrijske proizvodnje. Ta posebnost vpliva tudi na organiziranost gradbenih

podjetij. Gradbena podjetja imajo običajno znotraj posameznih sektorjev združenih več

poslovnih funkcij. Na sliki 2.1 je prikazan primer organiziranosti gradbenega podjetja.

Takšno gradbeno podjetje ima posamezne funkcije porazdeljene v štirih sektorjih: v

proizvodnem oz. tehničnem sektorju, v komercialnem sektorju, v finančno-računovodskem

sektorju in v splošnem sektorju. V proizvodnem oziroma tehničnem sektorju so zastopane

funkcija operativne priprave proizvodnje, operativna funkcija, funkcija notranjega nadzora,

funkcija oskrbe z delovnimi sredstvi, analitsko-planska funkcija in funkcija razvoja.

Funkcija nabave, funkcija prodaje, funkcija oblikovanja cen in funkcija vodenja projektov

so zastopane v komercialnem sektorju. Poleg finančno-računovodskega sektorja pa imajo

gradbena podjetja še splošni sektor, ki skrbi za poslovno administracijo podjetja, za naloge

v zvezi s kadrovanjem in za pravne posle. Če obseg poslovanja gradbenega podjetja ni

tolikšen, da bi lahko zaposlovali ljudi, ki so usposobljeni za opravljanje vseh teh funkcij,

lahko posamezne naloge zanje opravijo tudi najete organizacije, ki imajo temu primerno

registrirano dejavnost.



Slika 2.1: Shema organiziranosti gradbenega podjetja1


VODSTVO PODJETJA

OPERATIVNI OZ. TEHNIČNI SEKTOR

OPERATIVNA PRIPRAVA

PROIZVODNJE

OPERATIVNA FUNKCIJA

FUNKCIJA NOTRANJEGA

NADZORA

FUNKCIJA OSKRBE Z DELOVNIMI

SREDSTVI

ANALITSKO PLANSKA FUNKCIJA

FUNKCIJA RAZVOJA

KOMERCIALNI SEKTOR

FUNKCIJA NABAVE

FUNKCIJA PRODAJE

FUNKCIJA OBLIKOVANJA CEN

FUNKCIJA VODENJA

PROJEKTOV

FINANČNO - RAČUNOVODSKI

SEKTOR

FINANČNA FUNKCIJA

RAČUNOVODSKA FUNKCIJA

SPLOŠNI SEKTOR

ADMINISTRACIJA PODJETJA

KADROVANJE PODJETJA

PRAVNI POSLI


3 POMEN IN LASTNOSTI KOMUNICIRANJA IN POSLOVNEGA

KOMUNICIRANJA

3.1 Pomen komuniciranja in sestavine komuniciranja

Komunicirati pomeni »izmenjavati, posredovati misli, informacije, sporazumevati se«,

komunikacija pa »sredstvo, ki omogoča izmenjavo, posredovanje informacij –

komunikacijsko sredstvo« (Slovar slovenskega knjižnega jezika 2016).

Komuniciranje ima zelo pomembno vlogo tako v družbenem življenju kot v gospodarstvu.

Omogoča nam izmenjavo informacij in izražanje mnenj, misli ter stališč1.

Možina v svojem delu Poslovno komuniciranje: evropske razsežnosti navaja, da

najpreprostejši komunikacijski sistem sestavljajo štiri sestavine, in sicer:

pošiljatelj je oseba, ki sporočila snuje in oddaja;

prejemnik je oseba, ki ji je sporočilo namenjeno in ki sporočilo prejme.

Pogoj za komuniciranje je tako sposobnost pošiljatelja, da sporočilo pošlje,

kot tudi sposobnost prejemnika, da ga sprejme;

sporočilo vsebuje dejstvo, mnenje, željo, skratka informacije, ki jih želi pošiljatelj

prenesti prejemniku. Izrazimo ga z besedami, gibi ali drugačnimi znaki, zato ga

pogosto imenujemo kar signal […];

komunikacijska pot je kanal, po katerem potuje sporočilo od pošiljatelja k

prejemniku. Lahko so to neposredni stiki med pošiljateljem in prejemnikom,

pisma ali razni tehnični posredniki, zlasti telekomunikacijske zveze.

1 Povzeto po Možina, S, Tavčar, M, I, Zupan, N & Kneževič, A, N 2011.


3.2 Sinhrono in asinhrono komuniciranje

Glede na časovni okvir ločimo dve obliki komuniciranja, sinhrono in asinhrono. Pri

sinhronem komuniciranju gre za »prenos podatkov, pri katerem se sprejemnik in oddajnik

pred prenosom podatkov sinhronizirata« (Pahor 2002). Sinhronizacija je »postopek za

časovno usklajevanje opravil ali procesov v […] komunikacijskem protokolu« (Pahor

2002). Asinhrono komuniciranje pa je »oblika prenosa […], pri katerem se informacija

pošlje in prejme v neenakih intervalih« (Pahor 2002).

Sinhrono komuniciranje torej poteka istočasno, najpogosteje gre za komuniciranje v živo

ali preko telefona. Prednost tovrstnega komuniciranja je takojšnja povratna obveščenost,

slabost pa, da morajo biti sporočevalci in prejemniki istočasno na razpolago.

Asinhrono komuniciranje pa poteka nesočasno. Primer so sms-sporočila, klasična pošta,

elektronska pošta ipd. Prednost tovrstnega komuniciranja je, da sporočevalec in prejemnik

nista istočasno dosegljiva, slabost pa je predvsem zamik pri odzivnosti.

3.3 Poslovno komuniciranje1

Poslovno komuniciranje je ena izmed oblik komuniciranja, katere stopnja se z razvojem

podjetništva in tehnologije vedno znova povečuje. V podjetjih se zavedajo, da je glavna

naloga zaposlenih prizadevati si za nek skupni cilj, ki ga je mogoče doseči s sodelovanjem.

Če želijo zaposleni sodelovati med sabo, pa brez komuniciranja ne gre. Komuniciranje ima

torej zelo pomembno vlogo pri uspešnem poslovanju.

Ločimo dve vrsti poslovnega komuniciranja, in sicer komuniciranje z zunanjim okoljem, to

so dobavitelji, odjemalci, oblasti, javnost ipd., in interno komuniciranje, ki poteka znotraj

posameznega podjetja. Gre za medsebojno komuniciranje sodelavcev, ki so v

enakovrednem položaju, in komuniciranje nadrejenih s podrejenimi.



3.4 Učinkovitost poslovnega komuniciranja

Možina (2011) opredeljuje v sklopu poslovnega komuniciranja pomen učinkovitega

poslovnega komuniciranja sledeče:

»Komuniciranje […] je učinkovito takrat, kadar daje kar največ izidov, rezultatov, ob dani

porabi sredstev (resursov) organizacije ali tistega, ki komunicira.«

Kot rezultati so mišljeni boljša obveščenost prejemnikov, manjša količina porabljenega

časa za komuniciranje, kakovostnejša sporočila, boljša odzivnost prejemnikov sporočil

itn.1

3.4.1 Interno komuniciranje kot vrsta poslovnega komuniciranja2

Komuniciranje znotraj podjetja se krajše imenuje interno komuniciranje.

Namen internega komuniciranja je ustvariti kolektiv, v katerem se bodo zaposleni zavedali

osnovne usmeritve in ambicij podjetja, ki bodo podjetje s svojo motiviranostjo podpirali

pri doseganju zastavljenih ciljev in ne nazadnje imeli dobre medsebojne odnose.

Cilji internega komuniciranja so upravljanje z informacijami v podjetju, doseganje enakih

stališč zaposlenih in omogočanje deljenja znanja.

Prednosti učinkovitejšega internega komuniciranja so3:

spodbuda zaposlenim k učinkovitejšemu delu,

stimulacija zaposlenih za ustvarjanje in podajanje poslovnih idej,

večja pripadnost podjetju tudi na področju stika z javnostjo.



3 Povzeto po Možina, S 2011.


3.4.2 Stroški poslovnega komuniciranja1

Stroški poslovnega komuniciranja se delijo na denarne in nedenarne. Denarne stroške

poslovnega komuniciranja predstavljajo stroški amortizacije opreme za komuniciranje,

stroški materiala, stroški časa, ki ga zaposleni porabijo za komuniciranje, in stroški

komunikacijskih storitev. Med komunikacijske storitve spadajo telefonske, poštne in

internetne storitve.

Stroški, ki niso merljivi v obliki denarja, pa so nedenarni stroški. Običajno so ti stroški

posledica neučinkovitega internega komuniciranja. Nastanejo lahko zaradi napačnih

odločitev v podjetju, nizke produktivnosti zaposlenih in slabih odnosov med zaposlenimi.

Podjetja težko razpolagajo s točnimi podatki o stroških poslovnega komuniciranja ravno

zato, ker delež teh stroškov predstavljajo poleg denarnih stroškov tudi nedenarni stroški.

Prav tako pa se v praksi pogosto pozablja na strošek delovnega časa zaposlenih, ki ga

porabijo za komuniciranje.

3.4.3 IT orodja kot podpora poslovnemu komuniciranju

Informacijska tehnologija (v nadaljnjem besedilu: IT) pomeni »tehnologija, ki omogoča

zbiranje, obdelavo, shranjevanje, razpošiljanje ter uporabo podatkov, informacij«

(Terminološki slovar informatike 2016).

IT orodja so torej orodja informacijske tehnologije. V praksi se uporablja veliko različnih

tovrstnih orodij. Nekatera izmed njih so med uporabniki spleta bolj poznana, druga malo

manj. Med bolj poznane štejemo elektronsko pošto, elektronski seznam prejemnikov,

spletne forume, bloge, mikrobloge in spletna družbena omrežja. Spodaj bomo na kratko

opisali vsako izmed naštetih orodij.

Elekronska pošta

Elektronska pošta je »pisno sporočilo v elektronski obliki, namenjeno enemu prejemniku

ali več prejemnikom« (Terminološki slovar informatike 2016).

1 Povzeto po Kavčič, B 2005.


Elektronska pošta je med uporabniki zelo razširjeno orodje za komuniciranje. Njena

prednost je, da je preprosta za uporabo in cenovno dostopna. Njena pomanjkljivost pa je,

da ne vemo, ali je bilo naše sporočilo uspešno poslano in prebrano, razen če imamo

vključeno funkcijo za preverjanje.

Elektronski seznam prejemnikov

Elektronski ali poštni seznam prejemnikov je »zbirni seznam elektronskih poštnih

naslovov, na katere se prepošiljajo elektronska sporočila« (Terminološki slovar

informatike 2016).

Računalnik lahko ima shranjenih več različnih seznamov prejemnikov. Njihova prednost

je, da pošiljatelju ni treba vsakič znova sestavljati seznama prejemnikov, ki je vedno isti,

slabost pa, da se pri prejemnikih pogosto kopiči veliko sporočil, poslanih iz elekronskih

seznamov, katerih vsebina za prejemnike ni pomembna, ostaja neprebrana in posledično

zmanjšuje preglednost v nabiralniku elektronske pošte.

Spletni forum

Spletni forum je »spletno mesto za izmenjavo mnenj ali objavo prispevkov o vsebinsko

izbrani tematiki« (Terminološki slovar informatike 2016).

Gre za razpravo oziroma diskusijo o neki izbrani temi. Udeleženci nekaterih forumov

imajo tudi možnost obveščanja na svoj elektronski naslov za vsako svežo objavo na

forumu.

Blog

Blog je »spletno mesto s prispevki, članki, mnenji, ki jih en avtor ali več avtorjev objavlja

kot dnevnik in jih bralci lahko komentirajo« (Terminološki slovar informatike 2016).

Dnevniški zapisi so razvrščeni v zaporedju od najnovejšega do najstarejšega. V zadnjem

obdobju se je njihova uporaba iz velikih organizacij razširila tudi med zvezdnike in

politike.


Mikroblog

Mikroblog je »blog, v katerem uporabniki pogosto objavljajo zelo kratka sporočila v obliki

besedila, slik, zvoka in videa preko mobilnih telefonov, dlančnikov, računalnikov«

(Terminološki slovar informatike 2016).

Spletno socialno ali družbeno omrežje1

Spletno socialno ali družbeno omrežje je spletno omrežje, ki povezuje ljudi s skupnimi

interesi. Tovrstna omrežja so lahko družabnega ali pa poslovnega tipa. Večini so skupne

nekatere ustaljene funkcije, npr. da si je treba najprej ustvariti profil, to je nekakšen skupek

osnovnih informacij o uporabniku, lahko je dodana tudi osebna fotografija. Spletna

družbena omrežja dajejo tudi možnost ustvarjanja določenih skupin uporabnikov znotraj

omrežja, ki imajo nek skupen interes. Nekatera omogočajo tudi nalaganje in predvajanje

videovsebin, pošiljanje zasebnih sporočil, razpravljanje v forumih itd. Med najbolj

poznana spletna družbena omrežja trenutno uvrščamo Facebook, Myspace, Friendster,

Youtube in poslovno obarvana Linkedln in Basecamp.

Poslovno družbeno omrežje Basecamp2

Basecamp je poslovno spletno družbeno omrežje, ki je posebej primerno za projektno delo.

Pri projektnem delu si je treba razdeliti delo, predebatirati stvari, shraniti in organizirati

ključne datoteke, postaviti mejnike, določiti skrajne roke za izvedbo in izvajati redna

preverjanja, na osnovi katerih se zagotavlja, da vse poteka, kot je predvideno. Ta mešanica

orodij je zasnovana tako, da nam pri teh opravilih pomaga. Basecamp je zasnovan za

široko področje uporabe. Primeren je za upravljanje projektov, za delo s strankami, za

organiziranje dogodkov, zbiranje sredstev, za učne skupine in družine. Je oblačna storitev.

Deluje na varnostnem strežniku in ohranja zapise za več kot dvanajst mesecev. Uporabniki

potrebujejo za prijavo samo dostop do spletnega brskalnika, ki je danes mogoč ne samo z

osebnega ali prenosnega računalnika, ampak tudi s tabličnega računalnika ali najpogosteje

1 Povzeto po Spletna socialna omrežja 2016.

2 Povzeto po Basecamp 2016.


kar preko pametnega telefona. Pametni telefon lahko štejemo za osebni žepni računalnik z

dodanimi funkcijami mobilnega telefona1.

Na sliki 3.1 je prikazan seznam šestih orodij, ki so privzeto del vsakega Basecampa.

Slika 3.1: Orodja, ki jih ponuja Basecamp

(Vir: Basecamp 2016)

V nadaljevanju opisujemo posamezna orodja, ki jih ponuja poslovno družbeno omrežje

Basecamp.

Sporočilna tabla (angl. Message Board) omogoča članom projektne skupine Basecampa, da

objavijo sporočila ali ideje, ki ne spadajo v besedilni dokument ali klepetalnico, pa vendar

želijo, da jih ostali člani projektne skupine vidijo oziroma da dobijo stalnejše mesto.

Klepetalnica (angl. Campfire) članom projektne skupine omogoča komuniciranje v

realnem času. V klepet se lahko vključijo vsi člani tako, da pišejo sporočila ali pa samo

prebirajo sporočila, ki so jih napisali ostali člani projektne skupine.

Seznam opravil (angl. To-Dos) omogoča dodeljevanje opravil uporabnikom. V seznam je

mogoče dodajati tudi opombe, datoteke ali slike. Oseba, ki se ji dodeli opravilo, prejme

obvestilo. Ko je opravilo realizirano, lahko oseba, ki ji je bilo opravilo dodeljeno, v

1 Povzeto po Pametni telefon 2016.

BASECAMP

SPOROČILNA TABLA

KLEPETALNICA

SEZNAM OPRAVIL

URNIK

DATOTEKE

ČASOVNICA


potrditvenem polju označi, da je opravilo končano. Opravilom se lahko določi tudi datum

izvedbe ali razpon datumov. V seznamu opravil se že na prvi pogled jasno vidi število

dokončanih opravil, tako da uporabnik v vsakem trenutku ve, koliko opravil je že opravil.

Urnik (angl. Schedule) uporabnikom daje natančen pregled nad realizacijo postavljenih

rokov za izvedbo dejavnosti. Svoj urnik lahko uporabniki delijo z vsemi člani projektne

skupine.

Datoteke (angl. Doc&Files): Basecamp omogoča članom projektne skupine dodajanje

dokumentov z njihovega računalnika. Tako lahko razpolagajo s potrebnimi podatki tudi, ko

niso na dosegu strežnika, saj Basecamp deluje kot oblačna storitev.

Časovnica (angl. Automatic Check-ins) prikazuje dejavnosti članov projektne skupine od

najnovejše do najstarejše. Pri vsaki objavi so navedeni avtor, datum in čas objave.

Časovnica članom projektne ekipe omogoča, da hitro vidijo, kaj je novega, naletijo na

stvari, za katere niso vedeli, da se dogajajo, in vidijo stvari, ki so se zgodile nedavno (na

primer razprava, ki je morda ostala zakopana v seznamu opravil).

Spodaj bomo opisali še nekatere posebne lastnosti oziroma možnosti, ki jih ponuja portal

Basecamp in lahko pripomorejo k učinkovitejšemu projektnemu vodenju1:

Uporabniki se v Basecamp lahko prijavijo tudi, ko so na poti, preko brskalnika na

svojem telefonu ali tabličnem računalniku ali pa si prenesejo brezplačno aplikacijo

za operacijski sistem iOS ali Android. Android je na voljo prek Google Play

trgovine, iOS pa prek App Store.

Uporaba Basecampa omogoča preprosto sklicevanje in popolnoma dokumentirano

zgodovino o tem, kdo in kdaj je kaj zapisal, kar je zelo pomembno, če je treba rešiti

nesoglasje med udeleženimi strankami.

Basecamp uporabnika opozori vsakič, ko nekdo objavi nov komentar o temi, ki je

zanimiva za tega člana projektne skupine. Če ima član projektne skupine na svoji

napravi nameščeno aplikacijo Basecamp, lahko obvestila namesto na elektronsko

pošto prejema kar neposredno na pametni telefon. Ob prvi uporabi Basecamp

1 Povzeto po Basecamp 2016.


aplikacije je uporabnik pozvan, naj dovoli prikazovanje obvestil. Obvestila lahko

kasneje kadarkoli vklopi ali izklopi v nastavitvah.

Basecamp uporabniku omogoča tudi preložiti obvestila za nekaj ur. Uporabnik si

lahko urnik nastavi tako, da obvestila prejema samo med delovnim časom ali pa

obvestila popolnoma izklopi.

S potisnimi obvestili orodje Basecamp zagotavlja, da uporabniki ničesar ne

zamudijo. Če so osebe, ki jih nek uporabnik izbere za obveščanje, prijavljene na

svojem računalniku, bodo videle pojavno obvestilo. Če niso prijavljene na svojem

računalniku, vendar pa imajo vklopljena potisna obvestila na svoji mobilni napravi,

bodo potisno obvestilo prejele na to napravo. Če prejemnik ni vpisan na svojem

računalniku in nima vklopljenih potisnih sporočil na mobilni napravi, bo obvestilo

prejel po elektronski pošti.


4 PREDSTAVITEV OBSTOJEČEGA INTERNEGA

KOMUNICIRANJA V GRADBENEM PODJETJU A IN PREDLOG

ZA IZBOLJŠANJE

4.1 Predstavitev gradbenega podjetja A

Gradbeno podjetje A je bilo ustanovljeno leta 1999 kot naslednik predhodnega podjetja z

ožjim področjem delovanja, ki je začelo delovati že leta 1973. Podjetje A je poslovno in

tehnično prevzelo trženje storitev predhodnega podjetja z namenom razširitve storitev na

področju gradnje, vzdrževanja in projektiranja gradbenih objektov. Podjetje se glede na

ZGD (Uradni list RS, št. 65/09, ZGD-1-NPB, 55. člen) uvršča med majhne gospodarske

družbe, saj izpolnjuje za to predpisana merila – število zaposlenih na bilančni presečni dan

letne bilance stanja je devetindvajset, ostali dve merili, čisti prihodki od prodaje in

vrednost aktive, sta poslovna skrivnost in nimata posebnega pomena za to diplomsko delo

ter sta v mejah meril za majhno gospodarsko družbo.

4.1.1 Dejavnost gradbenega podjetja A

Podjetje opravlja dejavnost na področju gradnje inženirskih objektov z oznako 42 po SKD

in dejavnost na področju tehničnega projektiranja z oznako 71 po SKD. V okviru svojih

kompetenc so usposobljeni tudi za izvajanje nadzora nad gradnjo inženirskih objektov in

objektov visokih gradenj. V podjetju lahko nudijo celotno inženiring storitev, tako

imenovano storitev od projekta do objekta.

Na področju gradnje inženirskih objektov se največ ukvarjajo z gradnjo cest, mostov,

opornih in podpornih zidov, sanacijo plazov ipd.


V podjetju se ukvarjajo tudi z vzdrževanjem cest in mestnih prometnih površin. Z letom

2010 pa so se začeli ukvarjati še s čiščenjem in urejanjem javnih zelenih površin. Nudijo

lahko celotno storitev za čist in urejen videz zelenih in utrjenih površin.

Dve od prvotnih dejavnosti, s katero se je ukvarjalo že predhodno podjetje od leta 1993, pa

sta sanacija ugreznin in urejanje površin nad odkopi premoga.

4.1.2 Poslanstvo in vizija gradbenega podjetja A

Osnovno poslanstvo podjetja je soustvarjati kakovost bivanja v okolju. S kakovostnim

vzdrževanjem in gradnjo prometne, komunalne in druge infrastrukture poskušajo

vsakodnevno in na dolgi rok zadovoljevati uporabnike in ohranjati njihovo zaupanje.

V podjetju želijo zagotavljati dolgoročni razvoj v smeri tehnološke opremljenosti in

izpopolnjenosti kadra za ohranjanje dosedanjega obsega dela, posebno priložnost pa vidijo

v storitvah inženiringa in koncesionarstva. Za zaposlene želijo ohraniti prijetno in

spodbudno delovno okolje in v njih prebuditi ustvarjalnost in razvojni potencial.

4.1.3 Organiziranost in vsebina funkcij v gradbenem podjetju A

Podjetje A trenutno zaposluje devetindvajset ljudi. Njihove funkcije so razdeljene v

posamezne sektorje: operativno-tehnični, komercialni, finančno-računovodski in sektor

skupnih služb oziroma splošni sektor. Večina zaposlenih glede na to, da gre za malo

podjetje, opravlja več funkcij hkrati.

Na slikah 4.1, 4.2, 4.3 in 4.4 je podan grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri

opravljanju posameznih funkcij v operativnem, komercialnem, finančno-računovodskem in

splošnem sektorju podjetja A. Vsak od zaposlenih, ki opravljajo delo v posameznem

sektorju, je predstavljen s svojo barvo, in sicer vodja gradbišča 1 s temno modro, vodja

gradbišča 2 z rdečo, vodja gradbišča 3 z zeleno, računovodkinja z vijolično, finančnica s

svetlo modro, administratorka z oranžno in zunanje organizacije s sivo barvo. Vse te

zaposlene podajamo na grafih slik. Os X na vsakem grafu predstavlja posamezno funkcijo,

os Y pa odstotek zastopanosti zaposlenih pri opravljanju te funkcije. Delež barve, s katero

je obarvana posamezna poslovna funkcija, predstavlja odstotkovno zastopanost


posameznika pri opravljanju te funkcije. Do podatkov, ki jih prikazujemo z grafi, smo

prišli na osnovi analiziranja dela posameznikov v daljšem časovnem obdobju.

Slika 4.1: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij operativnega oz.

tehničnega sektorja v %

Zastopanost zaposlenih pri opravljanju funkcij operativnega oz.

tehničnega sektorja v %

Vodja gradbišča 1

Vodja gradbišča 2

Vodja gradbišča 3

Računovodkinja

Finančnica

Administratorka

Zunanje organizacije


Slika 4.2: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij komercialnega

sektorja v %

Slika 4.3: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij finančno-

računovodskega sektorja v %

Zastopanost zaposlenih pri opravljanju funkcijah komercialnega

sektorja v % Vodja gradbišča 1

Vodja gradbišča 2

Vodja gradbišča 3

Računovodkinja

Finančnica

Administratorka


0

20

40

60

80

100

finančna funkcija računovodska funkcija

Zastopanost zaposlenih pri opravljanju funkcij finančno -

računovodskega sektorja

Vodja gradbišča 1

Vodja gradbišča 2

Vodja gradbišča 3

Računovodkinja

Finančnica

Administratorka



Slika 4.4: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij splošnega

sektorja v %

S slike 4.3 in 4.4 je razvidno, da vodenje tehničnega in komercialnega sektorja obvladujejo

trije zaposleni, in sicer vodja gradbišča 1, vodja gradbišča 2 in vodja gradbišča 3, njihova

zastopanost pri posamezni funkciji pa je različna.

S slike 4.3 je razvidno, da sta v finančno-računovodskem sektorju gradbenega podjetja A

dva zaposlena, in sicer se en ukvarja s finančnimi zadevami, drug pa z računovodskimi. V

podjetju A je tudi zaposleni, ki se ukvarja s poslovno administracijo podjetja, kot je to

razvidno s slike 4.4. Hkrati opravlja naloge tudi v splošni službi, in sicer je zadolžen za

zdravstveno varstvo zaposlenih ipd.

Za pravna in kadrovska vprašanja ter razvojne potrebe podjetja A se po potrebi vključuje

zunanje izvajalce, to je za posamezne dejavnosti registrirane in usposobljene organizacije.

Ostali zaposleni gradbenega podjetja A so razporejeni na naslednja delovna mesta:

delovodja gradbišča, mehanik težke gradbene mehanizacije, kvalificiran delavec, strojni

mehanik in ključavničar. Ti zaposleni niso neposredno vključeni v interno komuniciranje,

Zastopanost zaposlenih pri opravljanju funkcij splošnega sektorja

Vodja gradbišča 1

Vodja gradbišča 2

Vodja gradbišča 3

Računovodkinja

Finančnica

Administratorka



ki se izvaja za potrebe koordiniranja del, zato jih v diplomskem delu ne obravnavamo

natančneje.

4.2 Opis internega komuniciranja v gradbenem podjetju A

4.2.1 Področji komuniciranja in njun namen

Področja internega komuniciranja v podjetju A bomo razvrstili v dve ločeni skupini, in

sicer v skupino formalnega komuniciranja in neformalnega komuniciranja.

Formalno komuniciranje

Med formalno komuniciranje štejemo komuniciranje vodstva z zaposlenimi in zaposlenih

med sabo. Sem spada vsakodnevno komuniciranje, ki je neposredno vezano na potek dela.

Gre za dvosmerno komuniciranje. Največ je v uporabi sinhroni način, torej osebni in

telefonski pogovori. Nekoliko manj pa elektronska sporočila.

Neformalno komuniciranje

Med neformalno interno komuniciranje štejemo interna srečanja oziroma dogodke, ki jih

podjetje trikrat letno pripravi za svoje zaposlene in vodstvo podizvajalskih podjetij.

Osnovni namen teh srečanj je krepitev medsebojnih vezi.

Prvi tovrstni dogodek je spomladanski izlet, ki ga podjetje organizira za zaposlene in

njihove partnerje. Temu podoben je jesenski piknik, le da nanj povabijo vse družinske

člane zaposlenih. Dogodek je že tradicionalen in je lepo sprejet.

Zadnji s seznama pa je predpraznični dogodek v decembru, na katerem so prisotni samo

zaposleni podjetja. Dogodek ima uradni del, na katerem vodstvo nagovori zaposlene in jih

seznani z rezultati poslovanja v preteklem letu, z načrti za prihodnje leto in s splošno

strategijo razvoja podjetja. Vodstvo podjetja se namreč zaveda pomembnosti zaupanja in

podpore zaposlenih, za kar je potrebna njihova zadostna obveščenost o stanju podjetja in o

njihovi vlogi pri tem.

Po nagovoru sledijo še kratki individualni pogovori vodstva z vsakim zaposlenim. Vodstvo

je sicer vedno na razpolago za pogovor z zaposlenimi, vendar se zavedajo, da so nekateri

ljudje bolj sramežljive narave in neradi pristopijo do nadrejenih. Zato se jim tukaj ponuja


dodatna možnost, da spregovorijo o morebitnih težavah, željah in predlogih. Vodstvo pa

ima tudi priložnost, da izrazi pohvalo ali tudi kritiko, ki se nanaša na delo posameznika.

4.2.2 Primer formalnega internega komuniciranja v operativnem sektorju

Spodaj navajamo gradbišča, ki so v gradbenem podjetju A trenutno odprta in med katerimi

se izvaja koordiniranje del, in zaposlene, ki so v koordiniranje del vključeni. Imena

zaposlenih so izmišljena, podana so zgolj zaradi lažje predstave.

Gradbišče 1: Opravljanje lokalne gospodarske javne službe

Vodja gradbišča 1 (VG1): Vanesa Delovodja: Tomi

Gradbišče 2: Letno in zimsko vzdrževanje cest

Vodja gradbišča 2 (VG2): Mark Delovodja: Aleš

Gradbišče 3: Gradnja objekta 1

Vodja gradbišča 3 (VG3): Igor Delovodja: Borut

Gradbišče 4: Področje sanacij ugreznin

Vodja gradbišča 1 (VG1): Vanesa Delovodja: Jelka

Gradbišče 5: Gradnja objekta 2

Vodja gradbišča 2 (VG2): Mark Delovodja: Domen

Za lažjo predstavo dosedanjega načina komuniciranja v nadaljevanju podajamo

podrobnejši opis poteka komuniciranja za potrebe koordiniranja del pri izvajanju

dejavnosti rekultivacije površine (prekritje površine s humusom in zatravitev).

Na tedenski koordinaciji, ki se izvaja ob sredah, je nadzor investitorja na gradbišču 4 vodji

gradbišča sporočil informacijo, da je za prihodnji teden, ko so načrtovali izvedbo

rekultivacije površine, ki je določena v rudarskem projektu, napovedano slabo vreme. Zato

je predlagal, da se dejavnosti rekultivacije začnejo izvajati kar naslednji dan, to je v

četrtek, in se bodo predvidoma zaključile v dveh delovnih dneh, torej v petek.

Za potrebe organiziranja del mora vodja gradbišča za naslednja dva dni poskrbeti, da bodo

na razpolago naslednja sredstva (mehanizacija, vključno s strojniki, oprema, material in

delovna sila):

bager (nakladanje humusa),

2 kamiona (prevoz humusa z deponije humusa do področja izvajanja rekultivacije),


buldožer (izravnava humusa po ravnem delu površine, ki se rekultivira),

bager z dolgo roko (izravnava zemlje po strmi brežini, ki se rekultivira),

traktor (za delo s priključki, brano in sejalnico),

brano (priprava terena za setev trave),

sejalnico (setev trave),

travno seme,

valjar (zaščita semena pred vodno ali vetrno erozijo) in

tri kvalificirane delavce (ročna obdelava brežine).

Glede na zahtevane potrebe po mehanizaciji, opremi, materialu in delovni sili ima vodja

gradbišča podatek, da je mehanizacija buldožer, traktor, brana, sejalnica, valjar in bager za

nakladanje humusa na razpolago v neposredni bližini gradbišča. Za ostalo mehanizacijo,

delavce in travno seme se mora vodja gradbišča dogovoriti in uskladiti. Ker mora vse

potrebno organizirati še isti dan, je mora z ostalima vodjema gradbišč in delovodji

komunicirati sinhrono, to je z mobilnim telefonom, saj so vpeti vsak v svoje delo, na

različnih lokacijah, in zato ni možnosti, da bi se osebno sestali. V tabeli 4.1 je prikazan

potek medsebojnega komuniciranja za potrebe koordinacije del v operativnem sektorju.

Tabela 4.1: Primer poteka formalnega komuniciranja v operativnem sektorju

KLICATELJ POKLICANI RAZLOG KLICA

Vodja gradbišča 1

Vodja gradbišča 2

Klicatelj pri poklicanem preveri, ali lahko

naslednji dan preusmeri avtoprevoznike z

gradbišča 5 na gradbišče 4.

Vodja gradbišča 3

Klicatelj pri poklicanem preveri, ali lahko

naslednji dan preusmeri bagra z dolgo roko

z gradbišča 3 na gradbišče 4.

Avtoprevoznik 1

Klicatelj obvešča poklicanega, da

potrebuje naslednji dan od 7. do 15. ure

kamion za prevoz humusa.

Avtoprevoznik 2

Klicatelj obvešča poklicanega, da

potrebuje naslednji dan od 7. do 15. ure

kamion za prevoz humusa.

Vodja gradbišča 2 Delovodja gradbišča 5

Klicatelj seznani poklicanega, da bodo

naslednji dan prekinili vgrajevanje

tampona, ker na gradbišču 4 nujno

potrebujejo kamione za prevoz humusa.


Vodja gradbišča 3

Delovodja gradbišča 3

Klicatelj preveri pri poklicanem, ali bodo

uspeli v delovnem dnevu končati čiščenje

globoke rečne struge, saj na gradbišču 4

naslednji dan nujno potrebujejo bager z

dolgo roko.

Vodja gradbišča 1 Klicatelj poklicanega obvešča, da naslednji

dan ne potrebujejo več bagra z dolgo roko.

Vodja gradbišča 1 Avtoprevoznika 1

Klicatelj obvešča poklicanega, naj ob 15.

uri opravi premik bagra z dolgo roko z

gradbišča 3 na gradbišče 4

Delovodja gradbišča 3 Vodja gradbišča 3

Klicatelj poklicanega obvešča, da je na

bagru z dolgo roko počila hidravlična cev.

Dogovorita se, da jo bodo zamenjali in

posledično čiščenje rečne struge končali do

17. ure.

Vodja gradbišča 3 Vodja gradbišča 1

Klicatelj poklicanega obvešča, naj premik

bagra z gradbišča 3 na gradbišče 4 opravi

šele ob 17. uri.

Vodja gradbišča 1 Avtoprevoznik 1

Klicatelj poklicanega obvešča, naj premik

bagra z gradbišča 3 na gradbišče 4 opravi

šele ob 17. uri.

Vodja gradbišča 1

Delovodja gradbišča 4

Klicatelj poklicanega seznani z

dejavnostmi, ki bodo potekale naslednja

dva dni, in preveri, ali je pri prejšnji

rekultivaciji ostalo kaj travnega semena.

Dobavitelj travnega semena Klicatelj naroči pri poklicanem travno

seme.

Delovodja gradbišča 4 Vodja gradbišča 1

Klicatelj poklicanega obvešča, da je po

pregledu skladišča ugotovil, da zaloge

semena niso tolikšne, kot je bilo prvotno

rečeno.

Vodja gradbišča 1 Dobavitelj travnega semena Klicatelj naroči pri poklicanem

spremenjeno količino semena.

Z analizo medsebojnega sinhronega komuniciranja med udeleženci smo v tabeli 4.2

prikazali, kolikokrat je kdo uporabil svoj mobilni ali pametni telefon.


Tabela 4.2: Izvleček števila telefonskih pogovorov udeležencev komuniciranja

Udeleženec Število pogovorov z mobilnim telefonom

Vodja gradbišča 1 12



Delovodja gradbišča 3 2



Sledi izračun stroškov, ki so nastali zaradi komuniciranja, opisanega v tabeli 4.2. Pri tem

bomo upoštevali le strošek časa, ki ga potrebujejo udeleženci za izvedbo komuniciranja.

Stroška amortizacije opreme ne bomo upoštevali, strošek komunikacijskih storitev pa

bomo zanemarili, ker so klici znotraj skupine brezplačni, znesek naročnine pa je isti ne

glede na število minut pogovorov.

Pri izračunu bomo predpostavili, da je en telefonski klic udeležencem vzel povprečno tri

minute časa. Strošek takšnih pogovorov izračunamo po enačbi:

SSK1 = ∑ (KSK ∙ TSK ∙ BUP) (4.1)

Pri tem pomenijo:

SSK1 = strošek sinhronega komuniciranja,

KSK = količina sinhronega komuniciranja,

TSK = trajanje sinhronega komuniciranja,

BUP = bruto urna postavka zaposlenega.

SSK1 = (12 ∙ (3/60) h ∙ 17,0 €/h + 2 ∙ (3/60) h ∙ 17,0 €/h + 4 ∙ (3/60) h ∙ 13,0 €/h + 2 ∙ (3/60)

h ∙ 8,0 €/h + 2 ∙ (3/60) h ∙ 8,0 €/h + (3/60) h ∙ 11,0 €/h ) ≈ 17,0 €

Pri tem nismo upoštevali časa, ki so ga klicatelji porabili za neuspešne klice zaradi

zasedenosti mobilnih telefonov. Poleg tega želimo poudariti, da vsak klic zaposlenega

odvrne od dela, ki ga tisti trenutek opravlja, kar pa posledično znižuje učinkovitost

zaposlenega. To predstavlja nedenarne stroške, ki jih v diplomskem delu nismo vrednotili.


4.2.3 Primer formalnega internega komuniciranja v komercialnem sektorju

Predstavili bomo tudi tipičen primer komuniciranja, ki se v podjetju A odvija, kadar se

podjetje prijavi na nek javni razpis, h kateremu sodi tudi javno odpiranje ponudb.

Ker je podjetje A malo podjetje, pri marsikateri nalogi sodelavci združijo moči in s svojim

znanjem, ki mora biti čim širše, vsak prispeva svoj delež k temu, da je določena naloga čim

hitreje in čim bolj kakovostno opravljena. Tako tudi pri pripravi obširnejših ponudb

običajno sodeluje več ljudi. Administratorka vnese podatke, ki so splošno znani, eden od

inženirjev pripravi ponudbene cene, v finančno-računovodski službi po navodilih vodstva

priskrbijo bančna jamstva ipd. Ko nazadnje ponudbo pregleda in podpiše vodstvo podjetja,

jo administratorka pripravi za oddajo. Vsi sodelavci, ki so pri pripravi ponudbe sodelovali,

nestrpno pričakujejo rezultate z javnega odpiranja. Sploh v zadnjem času, ko je gradbeni

trg zelo nasičen in se podjetja borijo za svoj obstoj ter se ponudbene cene, ki so običajno

glavno merilo za izbor najugodnejšega ponudnika, zelo malo razlikujejo med sabo. Izid

ponudb je pogosto zelo tesen. Zato se zaposleni bojijo za svoja delovna mesta in vse bolj

se čuti njihova pripadnost podjetju.

Pri pripravi in oddajanju ponudbe se običajno zaplete pri komuniciranju. V podanem

primeru bomo prikazali komuniciranje v komercialnem sektorju na dan javnega odpiranja

ponudb. V tabeli 4.3 je prikazan primer takšnega komuniciranja.


Tabela 4.3: Potek telefonskega komuniciranja ob oddaji ponudbe

KLICATELJ POKLICANI RAZLOG KLICA


Klicatelj poklicanega želi vprašati po

rezultatih javnega odpiranja ponudb,

vendar se poklicani ne oglasi.

Vodja gradbišča 2 Lastnik podjetja

Klicatelj poklicanega vpraša, ali že mogoče

kaj ve o rezultatih odpiranja ponudb, ker

glede na uro predvideva, da bi rezultati že

morali biti znani. Poklicani klicatelju pove,

da se mu vodja gradbišča 1 ni še nič

oglasil.

Vodja gradbišča 1 Lastnik podjetja

Klicatelj obvešča poklicanega, da so bili

najugodnejši ponudnik na odpiranju

ponudb. Našteje mu še druga podjetja, ki so

se prav tako prijavila, in kolikšna je bila

njihova ponudbena cena. V nadaljevanju se

pogovarjata še o tem, koga so poslala druga

podjetja na odpiranje ponudb in kakšni so

bili njihovi odzivi na rezultate. Potem

klicatelj poklicanemu še sporoči, da se

namerava drugi najugodnejši ponudnik

pritožiti iz nejasnih razlogov.


Klicatelj obvešča poklicanega, da so bili

najugodnejši ponudnik na odpiranju

ponudb. Našteje mu še druga podjetja, ki so

se prav tako prijavila, in kolikšna je bila

njihova ponudbena cena. V nadaljevanju se

pogovarjata še o tem, koga so poslala druga

podjetja na odpiranje ponudb in kakšni so

bili njihovi odzivi na rezultate. Potem

klicatelj poklicanemu še sporoči, da se

namerava drugi najugodnejši ponudnik

pritožiti iz nejasnih razlogov.

Lastnik podjetja Vodja gradbišča 2

Klicatelj želi obvestiti poklicanega o

informacijah, ki jih je prejel od vodje

gradbišča 1, vendar mu poklicani pove, da

je že seznanjen z njimi.


Tabela 4.3 prikazuje, kako so si vodji gradbišč 1 in 2 ter lastnik podjetja med seboj

telefonirali izključno z enim razlogom, izvedeti rezultate javnega odpiranja ponudb. V

nadaljevanju je v tabeli 4.4 prikazano še osebno komuniciranje z isto tematiko, ki se je

odvijalo, ko je vodja gradbišča 2 prispel na upravo.

Tabela 4.4: Potek osebnega komuniciranja ob oddaji ponudbe

UDELEŽENCI V POGOVORU RAZLOG OSEBNEGA POGOVORA

Vodja gradbišča 2 Administratorka

Udeleženki pogovora se v pisarni

administratorke pogovarjata o informacijah

v zvezi z javnim odpiranjem ponudb.

Vodja gradbišča 2 Vodja gradbišča 3 Udeleženca pogovora se v njuni skupni

pisarni pogovarjata o informacijah v zvezi

z javnim odpiranjem ponudb.

Računovodkinja in finančnica

Pogovoru se naknadno priključita še dve

udeleženki, ki sta v sosednjo pisarno slišali,

da gre za temo pogovora, ki se tiče tudi

njiju.

Z analizo medsebojnega sinhronega komuniciranja med udeleženci ugotovimo, kolikokrat

je kdo uporabil svoj mobilni ali pametni telefon in koliko zaposlenih je bilo na to temo

udeleženih še v osebnih pogovorih, kar prav tako štejemo med način sinhronega

komuniciranja.

Tabela 4.5: Izvleček števila telefonskih in osebnih pogovorov udeležencev komuniciranja

Udeleženec Število klicev s telefonom Število osebnih pogovorov


Vodja gradbišča 2 3 2


Računovodkinja 1

Finančnica 1

Administratorka 1

Lastnik podjetja 3


Izračun porabe časa in stroškov za primer komuniciranja v komercialnem sektorju:

Pri izračunu porabe časa in stroškov za primer komuniciranja, podan v tabeli 4.3 in tabeli

4.4, bomo predpostavili, da je en telefonski klic udeležencem vzel povprečno tri minute

časa, en osebni pogovor pa pet minut. Strošek takšnih pogovorov izračunamo po enačbi:

SSK2 = ∑ (KSK ∙ TSK ∙ BUP) (4.2)

Pri tem pomenijo:

SSK2 = strošek sinhronega komuniciranja,

KSK = količina sinhronega komuniciranja,

TSK = trajanje sinhronega komuniciranja,

BUP = bruto urna postavka zaposlenega.

SSK2 = (2 ∙ (3/60) h ∙ 17,0 €/h + 3 ∙ (3/60) h ∙ 17,0 €/h + 2 ∙ (5/60) h ∙ 17,0 €/h + 1 ∙ (5/60)

h ∙ 14,0 €/h + 1 ∙ (5/60) h ∙ 14,0 €/h + 1 ∙ (5/60) h ∙ 14,0 €/h + 1 ∙ (5/60) h ∙ 9,0 €/h) ≈ 11,4 €

Pri tem nismo upoštevali časa, ki so ga klicatelji porabili za neuspešne klice zaradi

zasedenosti mobilnih telefonov. Poleg tega želimo poudariti, da vsak klic zaposlenega

odvrne od dela, ki ga tisti trenutek opravlja, kar posledično znižuje učinkovitost

zaposlenega.

4.3 Predlog za učinkovitejše komuniciranje

Na osnovi lastnosti IT-orodij, ki smo jih opisali v poglavju 3.4.3, smo presodili, da bi bilo

omrežje Basecamp najprimernejša rešitev za izboljšanje internega komuniciranja v

podjetju A, ker ima združene vse tiste možnosti uporabe, ki jih nudijo ostala posamezna IT

orodja. Omogoča objavo sporočil na oglasni deski, pošiljanje zasebnih sporočil, klepet v

realnem času, ustvarjanje seznama opravil, koledarja, brskanje po časovnici in

shranjevanje datotek. Ker spada Basecamp med programsko opremo za projektni

menedžment in okolje za e-sodelovanje, bomo v nadaljevanju namesto izraza omrežje

Basecamp uporabljali izraz portal Basecamp.


4.3.1 Člani projektne skupine gradbenega podjetja A, ki bodo uporabljali portal

Basecamp

V tabeli 4.6 so navedeni vsi tisti zaposleni podjetja A, za katere predlagamo, da bi bili

vključeni v uporabo portala Basecamp, hkrati pa je zapisano, za katere namene bi

posameznik uporabljal ta portal in posamezna orodja.

Tabela 4.6: Namen uporabe portala Basecamp in njegovih orodij po zaposlenih

Ime/naziv

zaposlenega NAMEN UPORABE

Vodja gradbišča 1

razporejanje gradbene mehanizacije in opreme, vključno s strojniki

nabava potrebnih materialov

nadzor izvajanja gradbenih del

izračun pokalkulacij

organizacija vzdrževanja delovnih sredstev

Vodja gradbišča 2





Vodja gradbišča 3





Delovodja 1 poročanje o nepredvidenih zapletih in njihovo reševanje (npr. okvare

strojev, vremenske okoliščine, geološke posebnosti ipd.)









Računovodkinja

obveščenost glede postopkov javnih naročil

obveščenost glede gradbenega izvajanja za lažje razumevanje izvora

podatkov, ki je v njeni obdelavi

Finančnica




obveščenost o trenutni lokaciji gradbene mehanizacije in opreme zaradi


zavarovanj in registracijskih postopkov

Administratorka




obveščenost o trenutni lokaciji gradbene mehanizacije in opreme zaradi

podatkov, vezanih na izračune trošarin

obveščanje delovodij in strojnih mehanikov o prejetem blagu s poštnimi

pošiljkami

Lastnik podjetja splošen nadzor nad poslovanjem podjetja

Iz tabele 4.6 je razvidno, za katere vrste izmenjave informacij bi lahko sodelavci

medsebojno nesočasno oziroma asihrono komunicirali. Portal Basecamp bi torej bil

komunikacijsko sredstvo za interno komuniciranje v podjetju A.

4.3.2 Organizacijski ukrepi za uporabo portala Basecamp v gradbenem podjetju A

Spremembe pri ljudeh pogosto naletijo na ovire. Pogoste so predvsem ovire na ravni

posameznikov, ki imajo odpor do sprememb in nanje gledajo samo kratkoročno. Glavni

vzrok za odpor proti spremembam je negotovost ljudi. Zavedajo se, da bo treba usvojiti

neko novo znanje, za kar bo potreben dodaten napor. Tovrstni posamezniki so lahko

nevarni za celoten kolektiv oziroma skupino, ki je podvržena položaju uveljavitve

sprememb. Svojo negotovost ali celo negativizem lahko hitro hote ali nehote prenesejo tudi

na ostale sodelavce.

Zato je treba pred vsako spremembo misliti na organizacijske ukrepe, ki bodo zmanjšali

odpor do spremembe. Eden od pomembnih ukrepov je, da se zaposlene o načrtovani

spremembi pravočasno obvesti o vzrokih za spremembe in o njihovih posledicah. To je

prvi korak k dosegu oz. sklenitvi kompromisa med vloženim naporom, ki ga bodo morali

zaposleni na začetku vložiti, da se bodo ustrezno usposobili za nov način dela, in med

prednostmi, ki jim jih bo ta sprememba prinesla, ko bodo nov način dela usvojili.

Naslednji ukrep pri uvajanju sprmemb je ustrezno izobraževanje zaposlenih, še preden se

soočijo s spremembo, med uvajanjem v spremembo pa jim je treba nuditi strokovno

pomoč.


Ker bi uporaba portala Basecamp za podjetje A in njegov kolektiv predstavljala

spremembo, izraženo kot nov, dodaten način internega komuniciranja, bomo v

nadaljevanju podrobneje predstavili organizacijske ukrepe za njegovo lažjo vpeljavo. Med

te ukrepe uvrščamo izobraževalni tečaj, delovna navodila za uporabo portala Basecamp,

finančno stimulacijo zaposlenim, ki bodo v začetni fazi dosledno uporabljali orodja

Basecampa.

Izobraževalni tečaj

V podjetju bi pripravili tečaj v dveh delih, na katerem bi se potencialni uporabniki

seznanili s portalom Basecamp. Pripravil bi ga vodja gradbišča 2, ki je, poleg drugih

funkcij, ki jih opravlja v podjetju, skupaj s svetovalnim računalniškim in informacijskim

inženiring podjetjem odgovoren za vzpostavljanje in vzdrževanje računalniškega sistema v

podjetju. V prvi fazi vpeljave omrežja v podjetje bi opravljal tudi funkcijo koordinatorja

pri uporabi portala Basecamp. Na prvem delu tečaja bi se zaposleni registrirali na portal

Basecamp. Sodelavec bi jim na projektorju pokazal in razložil vse funkcije posameznih

orodij znotraj portala, ki bi jih pri svojem delu člani projektne ekipe izvajali. Preostanek

prvega dela tečaja bi bil namenjen temu, da bi člani projektne ekipe na svojih pametnih

telefonih sami preizkusili ta orodja.

Sledila bi krajša poskusna doba, med katero bi se lahko člani projektne ekipe, kadarkoli bi

naleteli na težave ali vprašanja, obrnili na predhodno imenovanega koordinatorja.

Po preteku poskusne dobe bi sledil drugi del tečaja, na katerem bi skupaj osvežili znanje,

pridobljeno na prvem delu tečaja. Prav tako bi analizirali vprašanja in težave, na katere bi

člani projektne ekipe naleteli med poskusno dobo.

Delovna navodila za uporabo portala Basecamp

Zaposlenim bi izdali seznam delovnih navodil, ki bi se jih bilo treba držati od prvega dne

uporabe portala Basecamp dalje in bi se nanašala zlasti na naslednje napotke:

uporabniki morajo redno spremljati najnovejše objave na portalu, ker v nasprotnem

primeru ta nima želenega učinka uporabe (član projektne skupine ob vsaki novi

objavi, sporočilu ipd. prejme na svoj pametni telefon ali na računalnik potisno


sporočilo, ki je zaradi lažjega zaznavanja lahko tudi glasovno, saj tako uporabnik

zazna objavo),

pri pisanju sporočil, tako v klepetalnici kot pri objavi sporočila na sporočilni tabli,

je treba navajati samo dejstva,

objave se smejo nanašati samo na podjetje, torej so lahko le poslovne narave in ne

zasebnega značaja.

Eno od orodij med drugim omogoča, da se ustvarijo skupine. Na tem mestu bi predlagali,

da se ustvarita dve skupini. Prva skupina je ustvarjena v največji meri z namenom

izboljšanja organizacijske učinkovitosti in bi predvidoma vključevala naslednje zaposlene:

vodja gradbišča 1,



delovodja 1,

delovodja 2,

delovodja 3,

delovodja 4,

delovodja 5,

lastnik podjetja.

Druga skupina pa bi poleg zaposlenih v 1. skupini vključevala še administratorko,

finančnico in računovodkinjo. Cilj te skupine bi bila boljša splošna obveščenost o

poslovanju podjetja kot sredstvo za doseganje večje motivacije in posledično učinkovitosti

članov te skupine. 2. skupina bi imela tako vključene naslednje zaposlene:




delovodja 1,

delovodja 2,

delovodja 3,

delovodja 4,

delovodja 5,


lastnik podjetja,

računovodkinja,

finančnica,

administratorka

Predpostavili smo, da vpeljava portala ne bi smela predstavljati težav, ker so člani

projektne skupine v podjetju A računalniško pismeni in vešči uporabe informacijske

tehnologije. Ker se kljub navedenim lastnostim ljudje včasih izogibamo novostim,

predlagamo v začetnem obdobju finančno stimulacijo, vsaj dokler člani projektne skupine

ne bodo ustrezno vešči uporabe Basecampa. Finančna stimulacija se predvidi kot dodatek

pri plači za tiste člane projektne skupine, ki bodo redno in aktivno uporabljali portal

Basecamp.

4.3.3 Vpeljava portala Basecamp v gradbeno podjetje A

Prijava v Basecamp se opravi v več zaporednih korakih. Najprej je treba v prijavno okno

(slika 4.5) vpisati določene podatke, med drugim naslov elektronske pošte, kamor je potem

poslano sporočilo za potrditev registracije.

Slika 4.5: Prijavno okno v Basecamp


Ko registracijo potrdimo, se izvajanje prenese v portal Basecamp, kjer vnesemo ime

projekta in kratek opis ter zapis o podatkih projektne skupine, kot to prikazuje slika 4.6.

Slika 4.6: Okno za vpis podatkov delovne skupine

V naslednjem koraku nas program vpraša, koga še želimo povabiti v projektno skupino, to

na primeru prikazuje slika 4.7.


Slika 4.7: Povezava za dodajanje članov projektni skupini

V tabelo na sliki 4.8 vpišemo imena članov projektne skupine, njihove naslove elektronske

pošte in funkcijo. Na te naslove potem ti člani prejmejo povezavo za registracijo, kot je

prikazano na sliki 4.9.

Slika 4.8: Seznam povabljenih v delovno skupino


Slika 4.9: Elektronsko sporočilo oz. vabilo v Basecamp

Če želimo, lahko na portal Basecamp povabimo tudi zunanje sodelavce iz podizvajalskih

podjetij in dobavitelje ali predstavnike investitorja.

Ob vsaki nadaljnji prijavi v Basecamp najprej zagledamo stran z osnovnimi orodji, kot je

prikazano na sliki 4.10.


Slika 4.10: Stran z osnovnimi orodji Basecampa

V modulu klepetalnica (angl. Campfire) lahko klepetamo z ostalimi člani projektne

skupine. Sporočilo, ki ga tukaj napiše en član projektne skupine, lahko vidijo vsi ostali

člani in se imajo možnost neposredno vključiti v pogovor. Kot bi imeli sestanek. Vsa

sporočila so shranjena in tako ni mogoče izgovarjanje, da nekdo o čem ni bil obveščen ali

da česa ni zapisal.

Na sliki 4.11 je prikazan klepet med člani projektne skupine gradbenega podjetja A na

temo javnega odpiranja ponudb. Ta isti pogovor je s komuniciranjem, ki so ga bili v

podjetju doslej vajeni, stekel v osmih korakih, kot je razvidno v tabelah 4.1 in 4.3, z

uporabo portala Basecamp pa v le štirih korakih. Rezultat te primerjave kaže, da naj bi

asinhrono komuniciranje s klepetalnico steklo hitreje kot sinhrono komuniciranje s

telefonskimi in osebnimi pogovori.


Slika 4.11: Klepet članov delovne skupine gradbenega podjetja A

Naslednje izmed šestih osnovnih orodij je sporočilna tabla (angl. Message Board).

Sporočilno tablo bi v podjetju uporabljali za enosmerno komuniciranje. Za obveščanje o

sestankih, o pomembnih dogodkih, spremembah ipd. Na sliki 4.12 je na primeru prikazano,

kako je videti obvestilo, ko ga vnese član projektne skupine. Na sliki 4.13 pa, kako je

videti obvestilo na sporočilni tabli po izvedeni objavi.


Slika 4.12: Sporočilo, pripravljeno za objavo na sporočilni tabli (angl. Message Board)


Slika 4.13: Seznam zadnjih objavljenih obvestil

Modul »To-dos« bi uporabljali za sestavljanje seznama opravil. Seznam bi časovno

opredelili. Opravila, ki bi jih član že opravil, bi obkljukal. Poleg imena modula je prikazan

krogec, ki kaže delež opravljenih opravil. Slika 4.14 prikazuje ta modul.


Slika 4.14: Modul seznama opravil

V orodju »Schedule« bi na koledar projektne skupine dodajali dogodke, prav tako pa bi

imeli možnost pregledati seznam preteklih dogodkov. Slika 4.15 prikazuje okno tega

modula pred vnosom dogodka, slika 4.16 prikazuje potek vnosa, slika 4.17 pa zaslon po

vnosu dogodka.


Slika 4.15: Povezava do dodajanja dogodka

Slika 4.16: Oblikovanje dogodka za koledar


Slika 4.17: Koledar delovne skupine

Orodje »Check-ins« bi bil v gradbenem podjetju A namenjen za samodejno pošiljanje

nekaterih sporočil posameznim članom projektne skupine. Primer takega poročanja je

prikazan na sliki 4.18. Vse tri vodje gradbišč bi ob koncu delovnika prejeli sporočilo z

vprašanjem: Katera dela ste danes opravili na svojem gradbišču?


Slika 4.18: Samodejno sporočilo

Modul »Docs & Files« bi člani delovne skupine gradbenega podjetja A uporabljali

izključno za dodajanje dokumenov, ki jih občasno potrebujejo vodje gradbišč na terenu. Za

potrebe dela v pisarni namreč že imajo skupni strežnik, na katerega so vezani vsi

računalniki. Na sliki 4.19 je prikazan zaslon, na katerem je odprto to orodje.

Slika 4.19: Orodje »Docs & Files«


V nadaljevanju sta opisani še dve možnosti, ki jih ponuja portal Basecamp v zavihku

»Reports« in se zdita praktični. Prva je, da lahko preverimo vse dejavnosti posameznega

člana projektne skupine. Vnesti moramo samo njegovo ime. To je vidno na slikah 4.20 in

4.21.

Slika 4.20: Polje za vnos imena, za katerega želimo poročilo o njegovih dejavnostih


Slika 4.21: Poročilo o dejavnostih izbranega člana projektne skupine

Druga možnost je pregled vseh dejavnosti celotne projektne skupine v časovnem

zaporedju. To je prikazano na sliki 4.22.


Slika 4.22: Poročilo o zadnjih dejavnostih projektne skupine gradbenega podjetja A

4.3.4 Merjenje poslovnih učinkov uporabe portala Basecamp v gradbenem podjetju A

V tem poglavju bomo analizirali stroške, ki bi jih imelo podjetje A z implementacijo

portala Basecamp. Nato bomo te stroške primerjali z merljivimi stroški, ki jih povzroča

trenutni način komuniciranja med zaposlenimi. Spregovorili bomo tudi o nemerljivih

stroških, ki so posledica manj učinkovitega komuniciranja.

Stroške implementacije portala Basecamp v podjetje A bi predstavljali:

strošek nakupa licence portala Basecamp,

strošek nakupa pametnih telefonov za zaposlene, ki jih še nimajo,

strošek naročniških razmerij, ki vključujejo neomejen prenos podatkov za tiste, ki

delajo na terenu in nimajo dostopa do WiFi-ja,

strošek izobraževanja zaposlenih za uporabo portala Basecamp.


Strošek licence portala Basecamp znaša 348 $/leto ≈ 319,74 €/leto1.

Strošek nakupa pametnih telefonov za zaposlene, ki jih še nimajo

Tabela 4.7: Razpoložljivost pametnih telefonov pri zaposlenih

UPORABNIK ORODJA

BASECAMP

LOKACIJA UPORABE

ALI UPORABNIK

RAZPOLAGA S

PAMETNIM TELEFONOM

Vodja gradbišča 1 TEREN/PISARNA DA



Delovodja 1 TEREN DA





Računovodkinja PISARNA DA

Finančnica PISARNA DA

Administratorka PISARNA DA

Lastnik podjetja TEREN/PISARNA DA

1 Povzeto po Basecamp pricing 2016.


Iz tabele 4.7 je razvidno, da vsi potencialni uporabniki portala Basecamp že razpolagajo s

pametnim telefonom, torej da je ta strošek enak nič.

Strošek naročniških razmerij, ki vključujejo neomejen prenos podatkov, za tiste člane

projektne skupine, ki delajo na terenu in nimajo dostopa do brezplačnega WiFi-ja

Iz tabele 4.7 je razvidno, da trije člani projektne skupine portala Basecamp delajo celoten

delovni čas v pisarni, pet jih dela celoten delovni čas na terenu, štirje pa kombinirajo delo v

pisarni in na terenu. Tisti, ki delajo celoten delovni čas v pisarni, imajo neomejen dostop

do interneta. Za tiste, ki delajo delno na terenu, delno v pisarni, ima podjetje že zdaj

sklenjena naročniška razmerja, ki vključujejo med drugim tudi neomejen prenos podatkov.

Za tiste zaposlene, ki delajo celoten delovni čas na terenu, pa bo moralo podjetje obstoječe

naročniške pakete zamenjati z novimi, ki vključujejo tudi neomejen prenos podatkov. Ker

ima podjetje pri operaterju poleg naročniških razmerij za mobilno telefonijo sklenjeno tudi

naročniško razmerje za fiksno telefonijo, ni treba plačati enkratnega stroška ob zamenjavi

paketa. Strošek neomejenega poslovnega paketa bi podjetje stal za enega zaposlenega

mesečno dodatnih 9,4 €, kar na letni ravni predstavlja strošek 112,8 € za enega

zaposlenega, za vseh pet zaposlenih pa 564 € na leto.

Strošek izobraževanja zaposlenih za uporabo portala Basecamp

Za prvi in drugi del tečaja bi skupaj predvidoma namenili osem ur. Če seštejemo bruto

urno postavko, razvidno iz tabele 8, vseh zaposlenih, ki bi se udeležili tečaja in jo

pomnožimo z 8, dobimo znesek 760 €, imenovani koordinator pa bi za priprave

predvidoma potreboval še dodatnh 8 ur, kar znaša 136 €. Tako bi znašalo skupno število

časa za izobraževanje 96 ur oz. 896 €.

V tabeli 4.8 podajamo višine bruto urnih postavk zaposlenih v gradbenem podjetju A.


Tabela 4.8: Bruto urna postavka zaposlenih glede njihovo poslovno funkcijo

8

8

11

14

11

8

Vodja gradbišča 3

Delovodja 1

Delovodja 2

Delovodja 3

13

13

9

Delovodja 4

Delovodja 5

Računovodkinja

Finančnica

Administratorka

V nadaljevanju bomo izračunali skupen strošek implementacije portala Basecamp v

podjetje A. Ta strošek je vsota stroška nakupa licence, stroška nakupa pametnih telefonov

za zaposlene, ki lahko dostopajo do Basecampa samo s terena in še takšnih naprav nimajo,

stroška dodatnih naročniških razmerij z mobilnim operaterjem in stroška izobraževanja

zaposlenih.

∑stroškiimplementacije portala Basecamp = strošek nakupa licence (4.3)

+ strošek nakupa pametnih telefonov

+ strošek dodatnih naročniških razmerij z mobilnim operaterjem

+ strošek izobraževanja zaposlenih

∑stroškiimplementacije orodja Basecamp = 320 € + 0 € +564 € + 896 € = 1780 €

Na letni ravni bi torej uporaba portala Basecamp podjetje stala 1780 €.

Merljivi stroški zaradi sedanjega neučinkovitega komuniciranja

V poglavju 4.2.5 smo izračunali, koliko bi znašal preprečen strošek pri dveh različnih

situacijah komuniciranja v podjetju. Podobne situacije se v gradbenem podjetju A dogajajo

pogosto. Zato bomo pri nadaljnjem izračunu predpostavili, da se v operativnem sektorju

vsak delovni dan vsaj na dveh od petih gradbišč izvajajo komuniciranja, podobna prvemu


opisanemu primeru (v poglavju 4.2.2) in trikrat na teden v komercialnem sektorju

komuniciranja, podobna drugemu opisanemu primeru (v poglavju 4.2.3).

Na letni ravni je za podjetje strošek takšnega komuniciranja izražen kot:

LSSK = ŠDT ∙ ŠPK1 ∙ SSK1 + ŠDT ∙ ŠPK2 ∙ SSK2 (4.4)

Pri tem pomenijo:

LSSK = letni strošek sinhronega komuniciranja za potrebe koordiniranja del,

ŠDT = število delovnih tednov v letu,

ŠPK1 = število prvega opisanega primera komuniciranja v delovnem tednu, pomnoženo s

številom gradbišč,

SSK1 = strošek prvega opisanega primera komuniciranja,

ŠPK2 = število drugega opisanega primera komuniciranja v delovnem tednu,

SSK2 = strošek drugega opisanega primera komuniciranja.

LSSK = 53 ∙ 5 ∙ 2 ∙ 17,0 + 53 ∙ 3 ∙ 11,4 = 10.822,6 € ≈ 10,823 €

Sedanji način internega komuniciranje znaša v podjetju na letni ravni približno 10.822,6 €.

Če primerjamo ocenjene stroški, ki bi nastali zaradi uvedbe portala za asinhrono poslovno

komuniciranje, t. j. Basecamp, s stroškom, ki ga povzroča nekoliko neučinkovito sinhrono

komuniciranje, lahko ugotovimo, da je strošek uvedbe predlaganega portala manjši, in

sicer:

STROŠEK IMPLEMENTACIJE PORTALA BASECAMP ZA ASINHRONO

POSLOVNO KOMUNICIRANJE < STROŠEK SEDANJEGA SINHRONEGA

KOMUNICIRANJA

1.780 € < 10.823 €

Želeli bi poudariti, da je v izračunih zajet le strošek izgube časa zaposlenih zaradi

sinhronega internega poslovnega komuniciranja, ki je merljiv. Na drugi strani obstajajo

prednosti asinhronega internega komuniciranja, ki jih žal ni mogoče izraziti v obliki


denarja. Izpostavili bi predvsem naslednje prednosti, ki jih lahko prinaša asinhrono

komuniciranje1:

izboljšanje organizacijske učinkovitosti,

izogib nenehnemu podvajanju istih preprostih informacij s sinhronim načinom

komuniciranja, ki zaposlenemu ne jemlje samo dragocenega časa, ampak tudi

veliko energije,

izključenje časovnih in prostorskih ovir; dostopni smo tudi takrat, ko nimamo časa

za sinhrono komuniciranje,

izključeno je obtoževanje ali prelaganje odgovornosti drug na drugega v smislu, da

o nečem nismo bili obveščeni ali da nečesa nismo zapisali, saj so pogovori

shranjeni,

zmanjša se možnost, da bi prihajalo do negativnih čustev pri nekom, ki o neki

zadevi ni bil obveščen, čeprav meni, da je do tega upravičen,

sodelavci so obveščeni tudi o delu, ki se jih neposredno ne tiče, je pa za njihovo

delo kljub temu dobro, da o tem nekaj vedo.

1 Povzeto po Renko, P 2009.


5 SKLEP

Eden izmed strateških ciljev vsakega podjetja je zagotoviti učinkovito interno

komuniciranje. Podjetja, ki jim to uspe, prihranijo stroške, ki bi nastali zaradi

neučinkovitega komuniciranja in se izražajo kot poraba časa, ki ga zaposleni namenijo za

interno komuniciranje. Podjetje pa s tem doseže tudi ostale prednosti, ki jih ni mogoče

ovrednotiti, na primer dobro obveščeni zaposleni so namreč bolj motivirani za delo in

posledično tudi učinkovitejši.

V diplomskem delu so predstavljeni gradbeno podjetje A, njegova dejavnost,

organiziranost in dosedanji način komuniciranja med zaposlenimi. Na podlagi prikaza

implementacije portala Basecamp v gradbeno podjetje A za namen izboljšanja internega

komuniciranja so prikazane razlike med sedanjim in predvidenim novim načinom

komuniciranja. Prikazana je tudi stroškovna analiza, ki kaže, da naj bi bili skupni stroški

implementacije portala Basecamp približno šestkrat nižji v primerjavi s stroški, ki nastajajo

zaradi sedanjega, manj učinkovitega komuniciranja. Pri tem predpostavljamo, da v analizi

niso upoštevani nedenarni stroški, ki jih ni mogoče meriti/ovrednotiti.

S spoznanji, pridobljenimi v diplomski nalogi, lahko ugotovimo, da bi portal Basecamp v

gradbeno podjetje A poleg zmanjšanja stroškov prinesel predvsem boljše vzdušje zaradi

večje obveščenosti zaposlenih, implementacija portala Basecamp pa zaradi ustreznega

poznavanja informacijskih tehnologij zaposlenih ne bi bila težavna.


6 VIRI, LITERATURA

Basecamp 2016. Dostopno na:

˂http://basecamp.com> [3. 5. 2016]

Basecamp pricing 2016. Dostopno na:

˂https://basecamp.com/3/pricing> [3. 5. 2016]

Kavčič, B 2005, Poslovno komuniciranje, Visoka komercialna šola, Ljubljana (i.e.) Celje.

Možina, S, Tavčar, MI, Zupan, N & Kneževič, AN 2011, Poslovno komuniciranje:

evropske razsežnosti, Pivec, Maribor.

Pahor, D 2002, Leksikon računalništva in informatike, Pasadena, Ljubljana.

Pšunder, M, Klanšek, U & Šuman, N 2012, Gradbeno poslovanje, Fakulteta za

gradbeništvo, Maribor.

Pšunder, M, Klanšek, U & Šuman, N 2009, Organizacija grajenja, Fakulteta za

gradbeništvo, Maribor.

Rebernik, M in soavtorji 1997, Podjetništvo in management malih podjetij, Ekonomsko-

poslovna fakulteta: Fakulteta za strojništvo, Maribor.

Renko, P 2009, Intranet kot orodje interne komunikacije, diplomsko delo, Fakulteta za

družbene vede, Ljubljana.

Pametni telefon 2016 Wikipedia. Dostopno na:

˂https://sl.wikipedia.org/wiki/pametni_telefon> [3. 5. 2016]

Spletna socialna omrežja 2016, Wikipedia. Dostopno na:

˂https://sl.wikipedia.org/wiki/Spletno_socialno_omre%C5%BEje> [3. 5. 2016]

Terminološki slovar informatike 2016. Dostopno na:

˂http://www.islovar.org/iskanje_enostavno.asp> [3. 5. 2016]


Uradni list RS, št. 45/95 in 9/01, 31. člen Zakona o državni statistiki, Uredba o standardni

klasifikaciji dejavnosti (11. 5. 2016).

Uradni list RS, št. 42/2006, Zakon o gospodarskih družbah, 3. člen (11. 5. 2016).

Uradni list RS, št. 65/09, ZGD-1-NPB, 55. člen (11. 5. 2016).


7 PRILOGE

7.1 Seznam slik

Slika 2.1: Shema organiziranosti gradbenega podjetja .......................................................... 8

Slika 3.1: Orodja, ki jih ponuja Basecamp .......................................................................... 15

Slika 4.1: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij operativnega oz.

tehničnega sektorja v % ............................................................................................... 20

Slika 4.2: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij komercialnega

sektorja v % ................................................................................................................. 21

Slika 4.3: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij finančno-

računovodskega sektorja v % ...................................................................................... 21

Slika 4.4: Grafični prikaz zastopanosti zaposlenih pri opravljanju funkcij splošnega

sektorja v % ................................................................................................................. 22

Slika 4.5: Prijavno okno v Basecamp .................................................................................. 36

Slika 4.6: Okno za vpis podatkov delovne skupine ............................................................. 37

Slika 4.7: Povezava za dodajanje članov projektni skupini................................................. 38

Slika 4.8: Seznam povabljenih v delovno skupino .............................................................. 38

Slika 4.9: Elektronsko sporočilo oz. vabilo v Basecamp .................................................... 39

Slika 4.10: Stran z osnovnimi orodji Basecampa ................................................................ 40

Slika 4.11: Klepet članov delovne skupine gradbenega podjetja A .................................... 41

Slika 4.12: Sporočilo, pripravljeno za objavo na sporočilni tabli (angl. Message Board) .. 42

Slika 4.13: Seznam zadnjih objavljenih obvestil ................................................................. 43

Slika 4.14: Modul seznama opravil ..................................................................................... 44


Slika 4.15: Povezava do dodajanja dogodka ....................................................................... 45

Slika 4.16: Oblikovanje dogodka za koledar ...................................................................... 45

Slika 4.17: Koledar delovne skupine................................................................................... 46

Slika 4.18: Samodejno sporočilo ......................................................................................... 47

Slika 4.19: Orodje »Docs & Files« ..................................................................................... 47

Slika 4.20: Polje za vnos imena, za katerega želimo poročilo o njegovih dejavnostih ....... 48

Slika 4.21: Poročilo o dejavnostih izbranega člana projektne skupine ............................... 49

Slika 4.22: Poročilo o zadnjih dejavnostih projektne skupine gradbenega podjetja A ....... 50

7.2 Seznam preglednic

Tabela 4.1: Primer poteka formalnega komuniciranja v operativnem sektorju .................. 25

Tabela 4.2: Izvleček števila telefonskih pogovorov udeležencev komuniciranja ............... 27

Tabela 4.3: Potek telefonskega komuniciranja ob oddaji ponudbe ..................................... 29

Tabela 4.4: Potek osebnega komuniciranja ob oddaji ponudbe .......................................... 30

Tabela 4.5: Izvleček števila telefonskih in osebnih pogovorov udeležencev komuniciranja

..................................................................................................................................... 30

Tabela 4.6: Namen uporabe portala Basecamp in njegovih orodij po zaposlenih .............. 32

Tabela 4.7: Razpoložljivost pametnih telefonov pri zaposlenih ......................................... 51

Tabela 4.8: Bruto urna postavka zaposlenih glede njihovo poslovno funkcijo .................. 53


7.3 Naslov študenta

Jelka Tajnik Andrejc

Topolšica 202c

3325 Šoštanj

Tel.: 031 770 009

e-mail: [email protected]

7.4 Kratek življenjepis

Rojena: 21. 9. 1987

Šolanje: 1963–1971 Osnovna šola Bibe Roecka Šoštanj

2001–2005 Splošna gimnazija Velenje

2005–2009 FG Maribor

2009–2010 absolventski staž

2010–2012 študentsko delo v gradbeništvu

2012 redna zaposlitev v gradbeništvu

2013 rojstvo 1. hčere

2015 rojstvo 2. hčere

izboljŠanje internega komuniciranja v gradbenem podjetju a ob podpori it orodja basecamp · 2017....

Documents