irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a … · 2010-04-05 · „irat és...

ÁROP 1.A.2./A-2008-0164 számú, „Szervezetfejlesztési megoldás a polgármesteri hivatal igazgatási folyamatainak javítására” pályázat teljesítéséhez

Irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a támogató rendszer tervezése

Architektúra és interoperabilitási terv, I. rész

Készítette: MTA SZTAKI 2009.

ÁROP 1.A.2./A-2008-0164 számú pályázat „Irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a támogató rendszer tervezése”

MTA SZTAKI, 2009. 2

1 Tartalomjegyzék 1 Tartalomjegyzék................................................................................................................. 2 2 Bevezető ............................................................................................................................. 3 3 Az irat és dokumentumkezelés jogszabályi hierarchiájának áttekintése............................ 4

3.1 Az iratkezelés szabályozása ....................................................................................... 4 4 A jelenlegi irat és dokumentumkezelő eljárás leírása, fázisai............................................ 6

4.1 Jelenlegi jogosultsági rendszer................................................................................... 6 4.2 A küldemények átvétele ............................................................................................. 7 4.3 A küldemény felbontása és érkeztetése...................................................................... 7 4.4 Iktatás, szignálás......................................................................................................... 8 4.5 Ügyiratok továbbítása hivatalon belül...................................................................... 10 4.6 Kiadmányozás .......................................................................................................... 11 4.7 Expediálás ................................................................................................................ 11 4.8 Határidőbe helyezés, Irattározás .............................................................................. 11 4.9 Ügyiratkezelési statisztika, hatósági statisztika ....................................................... 13 4.10 Iratátadás a szervezeti egységek között az iktatón keresztül.................................... 13

5 Az ügyiratkezelési folyamat módosítására tett javaslatok fázisonként ............................ 14 5.1 A küldemény felbontása és érkeztetése.................................................................... 14 5.2 Iktatás, szignálás....................................................................................................... 15 5.3 Határidőbe helyezés, Irattározás .............................................................................. 18 5.4 Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire........................................................................................ 20

6 Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése .................................................... 25 6.1 Bevezető ................................................................................................................... 25 6.2 Jelenlegi eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére ......................................... 26 6.3 Javasolt eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére........................................... 27

7 Pályázatok iratkezelése .................................................................................................... 30 7.1 Bevezető ................................................................................................................... 30 7.2 Jelenlegi eljárás a pályázatok kezelésére ................................................................. 30 7.3 Javasolt eljárás a pályázatok kezelésére................................................................... 31

8 Közbeszerzési eljárások iratkezelése ............................................................................... 33 8.1 Jelenlegi eljárás a közbeszerzések kezelésére.......................................................... 33 8.2 Javasolt eljárás a közbeszerzések kezelésére ........................................................... 33

9 Ügyfelek és partnerek tájékoztatása................................................................................. 36 10 Elektronikus kommunikáció kialakítása a hivatal belső egységei között, valamint a hivatal és a kijelölt önkormányzati intézmény(ek) között ....................................................... 36 11 Áttekintő architektúra javaslat a polgármesteri hivatal informatikai rendszeréhez ..... 38

11.1 Kiindulási állapot ..................................................................................................... 38 11.2 Javasolt új szerkezet ................................................................................................. 39

12 Összefoglalás................................................................................................................ 40 13 Források........................................................................................................................ 41 14 Jogszabálylista.............................................................................................................. 42


MTA SZTAKI, 2009. 3

2 Bevezető Ajka Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában jelenleg is üzemel a „CORIR***(Közigazgatási Intézmények Ügyiratkezelő Rendszere)” tanúsított ügyiratkezelő rendszer. Az MTA SZTAKI felmérésének eredménye szerint azonban a szoftver lehetőségeit a hivatal jelenleg nem használja ki, a szoftver működését több ponton hatékonyabbá lehetne tenni. Jelen dokumentum a jelenlegi iktatási, ügyirat-kezelési, dokumentum-kezelési helyzetet mutatja be, elvégzi a jelenlegi szabályzat hatályosulásának az elemzését és javaslatokat tesz az ügyiratkezelési, dokumentum-kezelési folyamatok korszerűsítésére. A javaslatok alapján a konkrét döntéseket az önkormányzat tisztségviselőinek kell meghozni. Javaslataink elfogadása esetén várható, hogy a hivatalban az ügyiratkezelés folyamata gyorsabbá, hatékonyabbá válik, az ügyirat-kezelési folyamatba bevonható lesz a polgármesteri hivatal több szervezeti egysége is. Az ügyiratok nyilvántartása ettől pontossá, naprakésszé válik, ami a hivatal vezetésének pontos információkkal szolgál az ügyiratkezelés valós helyzetéről. Egységes egészként láthatja a vezetőség a hivatali ügyirat-nyilvántartást, közvetlenül hozzáfér a különböző szintű statisztikákhoz, de amennyiben szükséges, a statisztikákból néhány kattintással képes egészen iratszintig beletekinteni az ügyek állásába. Áttekintheti az elintézett ügyeket, határidőben lévő ügyeket, késedelmes ügyeket. Naprakész, valós képet kap az általa vezetett hivatal állapotáról. A hatályos jogszabályok által megengedett keretek között megvalósul az elektronikus dokumentum-kezelés, csökken a felhasznált papír mennyisége, lerövidül az ügyintézési idő. A projekt szemléletben működő folyamatoknál (pályázatok, közbeszerzés) az érkeztetett, iktatott e-mailekkel gyorssá és kényelmessé válik a hivatalon belüli és kívüli kapcsolattartás. Mind a pályázatok, mind a közbeszerzési folyamatok kezelése áttekinthetőbbé és hatékonyabbá válik. Az elkészített statisztikákat (ügyiratforgalmi, hatósági, közmeghallgatások-közérdekű bejelentések, közbeszerzések statisztikája) jegyzői utasításra gombnyomással lehet a városi honlapra publikálni, megvalósul a lakosság naprakész, folyamatos tájékoztatása. A széleskörű elektronikus levelezés bevezetésével mind a hivatalon belüli, mind az önkormányzati intézményekkel, partnerekkel történő kapcsolattartás egyszerűsödik. Az iktatott elektronikus levelek megjelenésével az elektronikus kapcsolattartás nyilvántarthatóvá válik.


MTA SZTAKI, 2009. 4

3 Az irat és dokumentumkezelés jogszabályi hierarchiájának áttekintése

A köziratok kezeléséről az “1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről” (a továbbiakban Ltv.) rendelkezik. Az Ltv. 35/A. §-a (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről a “335/2005. (XII.29.) számú kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről” (a továbbiakban 335/2005-ös kormányrendelet) rendelkezik. Az Ltv. 35/A. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján született meg a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről (a továbbiakban iratkezelési szoftverekre vonatkozó kormányrendelet). A két említett rendelet az “Architektúra és interoperabilitási terv I.” tanulmány szempontjából idevonatkozó előírásait a következő fejezetek taglalják részletesen.

3.1 Az iratkezelés szabályozása A 335/2005-ös kormányrendelet szerint

“Az iratkezelés szabályozása 3. § (1) (2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. (3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelés felügyelete a szerven belül 6. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;


MTA SZTAKI, 2009. 5

f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 14. § (1) Az iratot a 39. §-ban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). (2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. (3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.


MTA SZTAKI, 2009. 6

4 A jelenlegi irat és dokumentumkezelő eljárás leírása, fázisai

4.1 Jelenlegi jogosultsági rendszer A hivatalban az elektronikus ügyiratkezelési szoftvert a munkakörüknek megfelelő funkcionális és hozzáférési jogosultsággal a következő munkatársak kezelhetik:

• Iktató-ügyintézők, iktató-ügykezelők Az iktatási feladatok elvégzésére teljes funkcionális és hozzáférési jogosultságuk van minden iktató könyvre.

• Egy pénzügyes munkatárs, aki már régebben kért és kapott betekintési jogot a Pénzügyi Iroda iktatókönyvébe.

• Informatikusok, a rendszergazdai feladatok ellátására

4.1.1 Jogszabályi környezet A szervezeten belüli jogosultsági rendszer működtetését a 335/2005-ös kormányrendelet I. Általános rendelkezések fejezetében Az iratkezelés felügyelete a szerven belül alfejezete szabályozza.

7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK fejezet A jogosultságok kezelésének szabályai alfejezete tartalmazza.


MTA SZTAKI, 2009. 7

4.2 A küldemények átvétele

4.2.1 Jelenlegi folyamat A postát a hivatalban a hivatalsegédek veszik át. A postát a hivatalsegéd először a polgármester úr titkárságára viszi fel, itt kiválogatják a polgármester úrnak személyre szóló leveleket. A posta maradékrésze kerül az iktatóba, a postabontás itt történik.

4.2.2 Jogszabályi környezet A küldemények átvételét a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Küldemények átvétele alfejezete szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.2.3 Észrevételek Az Iratkezelési Szabályzat meghatározza az önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerinti bontásban vannak meghatározva. A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyző határozza meg, és az Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda vezetője gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról.

4.3 A küldemény felbontása és érkeztetése

4.3.1 Jelenlegi folyamat Minden hivatali dolgozó írásban nyilatkozott, hogy az iktatóban felbonthatják-e a névre szóló postáját. A hivatalban összesen mintegy 3 darab ügyintéző kérte, hogy a postája bontatlanul érkezzen hozzá. Postabontáskor az iktatók szétválogatják a különböző irodáknak érkezett leveleket, ezeket felbontják, az előírásoknak megfelelően kezelik (de a borítékot sokszor nem tartják meg), majd dossziékba helyezik. Minden irodának külön dossziéja van. Postabontás végeztével az iktatók irodánként (azaz dossziénként) végzik el az iktatandó iratok iktatását. Érkeztető/iktató bélyegzőt ütnek rá, kézzel kitöltik a rovatait, dátumbélyegzőt nyomnak az iratra.

4.3.2 Jogszabályi környezet A küldemény felbontását és érkeztetését a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Küldemények felbontása és érkeztetése alfejezete szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.3.3 Észrevételek 1. Postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához sokszor nem csatolják a borítékot.


MTA SZTAKI, 2009. 8

A 335/2005-ös kormányrendelet szerint: 33. § (1) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. (2) Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható.

A jelenleg érvényben lévő egyedi iratkezelési szabályzat 57. bekezdése is tartalmazza ezt a lehetőséget: “57) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható.” 2. A hivatalban érkeztetési nyilvántartás nincs. Az irat iktatásakor az iratra érkeztető/iktató bélyegzőt és dátumbélyegzőt nyomnak, az érkeztetett iratokról azonban nem készül központi nyilvántartás, pedig jogszabály kötelezővé teszi és az iratkezelési szabályzat is előírja. A 335/2005-ös kormányrendelet szerint:

34. § (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. (2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. (3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

A jelenleg érvényes egyedi iratkezelési szabályzat 61. bekezdése szerint: „61) Az elektronikus irat érkeztetés nyilvántartása központi adatbázisban történik.”

4.4 Iktatás, szignálás

4.4.1 Jelenlegi folyamat Beérkezett iratok iktatása, szignálása Postabontás végeztével az iktatók irodánként (azaz dossziénként) végzik el az iktatandó iratok iktatását. Érkeztető/iktató bélyegzőt ütnek rá, kézzel kitöltik a rovatait, dátumbélyegzőt nyomnak az iratra. A hivatalban 1996 óta van gépi iktatás, jelenleg a Coriolis minősített ügyiratkezelő szoftvert használják a hivatalban. Az iktató szoftverrel az iktató kollégák elégedettek, az utóbbi időben stabilan működik. Az iktatók központi utasítás szerint szignálják a beérkező iratok jelentős részét. Azokat az iratokat, amelyeknek a szignálására az iktatók nincsenek felhatalmazva, jegyző úr papíron szignálja.


MTA SZTAKI, 2009. 9

Az iktatási folyamat az iktató szoftverben:

• Ügyféltörzs nincs, nem működik. Az ügyfél nevét az iktató minden esetben kézzel írja be. Van lenyitható ablak az „Ügyfél neve” mező végén, de lenyitva üres rész jelenik meg, nincs benne adat. Az ügyfél nevét (vezetéknév, keresztnév1, 2, 3…) kézzel írja be az iktató egyetlen sorba.

• Az iktató általában nem tölti ki az ügyfélre vonatkozó személyes adatokat (születési hely, idő, anyja neve, stb.), csak akkor, ha több hasonló ügyfél van. (De az nem világos, hogy egy iktatandó iratot a kezében tartva ezt honnan tudja.)

• Az ügyfél címét nem kézzel írja be, településlistából és utcanév listából tud választani, a házszámot azonban már kézzel írja be.

• Az ügytípust az iktató listából választja ki. • Tárgyszavakat egy szabad szöveges üres mezőbe írhat be, külön mezőben tudja

megadni a helyrajzi számot (HRSZ) és a rendszámot, ha fontos az ügyben.

• Előadói ívet nem nyomtat, előre gyártott nyomdait használnak. Ezt kézzel töltik ki adatokkal, felírják az ügyfél nevét, címét, az iktatószámot, irattári jelet, tárgyat.

Iktatás előtt az iktató keresés funkcióval keres előzményt vagy csatolandó iratot az iktatandó ügyirathoz. Amennyiben van előzménye az iratnak, az ügyfél nevét feladja a program, nem kell újra beírni. (Amennyiben eltérő a beküldő neve, a név beírható.) Hivatalban keletkezett iratok iktatása A hivatalban keletkezett, az ügyintézők által készített iratok esetén az új irat alszámot/ főszámot többféle úton kaphat:

• Telefonon kér alszámot/főszámot az ügyintéző az iktatótól, ezt az iktató azonnal bevezeti a programba. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni.

• Az ügyintéző az előadói ívre írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is.

Ha alszámon jött be az irat (egy folyamatban lévő ügy következő irataként), akkor a ráadott válaszintézkedés ugyanazon az alszámon rögzítődik. Ha a bejövő iratra 2 határozatot kell meghozni (pl. hiánypótlás esetén előfordul), akkor természetesen új alszám adására is szükség van.

4.4.2 Jogszabályi környezet A küldemény iktatását és szignálását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Iktatás és a Szignálás alfejezetek szabályozzák. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.4.3 Észrevételek 1. A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett)


MTA SZTAKI, 2009. 10

minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. 2. Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására. 3. A CORIR szoftverben az „Irat tárgya” mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az „Irat tárgya” mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. 4. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot, vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni. Amennyiben az ügyintéző az előadói ívre kézzel írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is. Az alszám keletkezése és az ügyirat irattárba kerülése között jelentős időmennyiség telhet el, az ügyiratkezelő programban tárolt iktatási nyilvántartás ez idő alatt nem naprakész! 5. Az interjúk tapasztalatai szerint az alszámozás jelenlegi rendszerét a hivatalban át kellene tekinteni, és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának megfelelően át kellene alakítani. A jelenlegi iktatási gyakorlat szerint a beérkezett irattal azonos alszámra iktatódik a hivatalban keletkezett irat is. Ez a gyakorlat határozatok iktatása esetén nem felel meg sem a jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatnak, sem a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának. A jelenlegi iratkezelési szabályzat 80. bekezdése szerint: “Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot – a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés – mint beérkező irat – új alszámra kerül.”

4.5 Ügyiratok továbbítása hivatalon belül Az érkeztetett és beiktatott postát az irodák ügykezelői viszik fel az irodákba. Az iratok átadás-átvételét az iktató munkatárs és az ügykezelő között a Kézbesítő könyv tanúsítja. (A Kézbesítő könyvbe az iratok iktatószámát írják be, majd az iroda ügykezelője aláírásával jelzi, hogy az iratot átvette.) A Kézbesítő könyv az iktatóban marad. A Kézbesítő könyv szerkezete: Ügyiratszám alszámmal Adminisztrátor aláírása Az ügyintézőnek az iroda ügykezelője adja át az ügyiratokat. Az irat átadás-átvétel az Előadói munkakönyv segítségével történik. Az Előadói munkakönyv kitöltése és aláírása ellenében adja át a beérkezett iktatott ügyiratokat az ügykezelő az ügyintézőnek.



Előadói munkakönyv szerkezete: Sorszám: Kelt:

Ügyiratszám Tárgy Ügyintéző aláírása

A ügyintézőnél/előadónál folyamatban lévő ügyek az Előadói munkakönyvből követhetők nyomon.

4.6 Kiadmányozás

4.6.1 Jelenlegi folyamat Az ügyintéző előkészíti a válaszintézkedést (pl. határozat, végzés, stb.), majd odateszi az irodavezető íróasztalára kiadmányozásra. Az irodavezető ellenőrzi, ha megfelelő, az aláírásával jelzi, hogy kiadmányozható. (Ellenkező esetben visszaadja javításra és a folyamat újraindul.)

4.6.2 Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat kiadmányozását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Kiadmányozás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.7 Expediálás

4.7.1 Jelenlegi folyamat Az irodavezető az aláírt iratokat az előadói ívben átadja az adminisztrátornak, az adminisztrátor a kiadmányozott iratokat kipostázza. Az előadói ívet az adminisztrátor ezután visszaadja az ügyintézőnek.

4.7.2 Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat expediálását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Expediálás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.8 Határidőbe helyezés, Irattározás

4.8.1 Jelenlegi folyamat Az ügyintéző az ügyben megvárja a visszaérkező tértivevényeket, majd jogerősíti a határozatot (ez csak egy értesítés kiküldését jelenti), addig az ügyirat az előadói ívben az ügyintézőnél marad. A határidőbe helyezést rövid várakozási időszakoknál nem használják, csak ha az ügy olyan jellegű (pl. felülvizsgálatra van szükség az ügyben megadott időszakonként, pl. félévente).



Az elintézett ügy előadói ívére az ügyintéző vezeti rá, hogy irattárba vagy határidőbe kívánja helyeztetni. Az ügyintéző ezután átadja az irattározásra/határidőbe helyezésre váró ügyiratokat az irodavezetőnek ellenőrzésre. Az irodavezető ellenőrzi, ha rendben találja az ügyiratot, engedélyezi az irattározást /határidőbe helyezést, majd az ügyiratot visszaadja az ügyintézőnek. Az ügyintéző az iroda ügykezelőjének adja át az irattárba leküldendő ügyiratot. Az ügykezelő feladata az ügyirat leadása az irattárnak. Az irattárba/határidőbe helyezendő ügyiratok ezután az ügykezelőhöz kerülnek, aki amikor ideje engedi, leviszi őket az irattárba. Ennek időtartama változó, általában heteket is igénybe vesz, mire egy ügyirat lekerül az irattárba. Az előadói munkakönyvből az ügyiratot az adminisztrátor „vezeti ki” (beírja, hogy az ügyirat irattárba/határidőbe került) Az iktatóban van a határidőbe tett ügyiratok irattára és a lezárt ügyek irattára. Az iktató az irattározásra/határidőbe helyezésre visszaérkezett ügyiratok esetén berögzíti az ügyiratkezelő programba az irattározás vagy a határidőbe helyezés tényét, valamint az előadói ívre rávezetett „Intézkedés dátuma” alapján berögzíti az elintézési időt. Ezután az ügyiratot irattárba helyezi.

4.8.2 Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat irattározását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Irattározás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza.

4.8.3 Észrevételek 1. Az irattározás engedélyezése után az irat az ügyintézőtől az ügykezelőhöz kerül. Az Előadói munkakönyv szerint még az ügyintéző felelős érte, fizikai valójában azonban az ügyirat az ügykezelő helyiségében, ügyintézőnként gyűjtve, „kupacokban” található. Az ügyirat az irattárba kerüléséig hosszabb időt, időnként heteket tölt ebben az állapotban. Az ügyintéző már kiadta a kezéből az ügyiratot az átadás/átvétel megtörténte nélkül, az iktató még nem vette át. Az ügyirat „a semmiben” van. Az ügyintéző felel érte, hiszen az előadói munkakönyv szerint még nála van. Az ügyintéző felelős érte, mégsincs a fennhatósága alatt, de nincs dokumentált, őrzött helyen sem. 2. Az iktatók az elektronikus ügyiratkezelő programban az irat elintézési idejét az előadói ív „Intézkedés dátuma” mezője alapján töltik ki. Akkor, amikor határidőbe vagy irattározásra az ügyirat az előadói ívvel együtt hozzájuk kerül. Az elintézési idő csak akkor kerül rögzítésre az ügyiratkezelő programban, amikor az visszaérkezik az irattárba. Ezalatt az ügyiratkezelő programban a határidő ketyeg, valószínűleg le is jár. Az ügyiratkezelő program késedelmes, elintézetlen ügyeket jelez ki, pedig az ügyintéző az ügyben időben intézkedett, csak ezt senki nem rögzítette be az ügyiratkezelő programba.



Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, az ügyintéző hibáját fogja megállapítani, ami nem helyénvaló. Az ügyirat lezártáig az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben biztosan nem napra készek. A jelenleg megszokott ügyirat-kezelési rend biztosan nem alkalmas az ügyfél napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer az ügyintézési folyamat lezártáig az iktatás bejegyzése és néhány alszám telefonon keresztül történő berögzítésén kívül semmilyen információt nem tartalmaz.

4.9 Ügyiratkezelési statisztika, hatósági statisztika Az iktatók 3 havonta készítenek a szoftverben gombnyomással ügyiratforgalmi statisztikát, 6 havonta hatósági statisztikát.

4.10 Iratátadás a szervezeti egységek között az iktatón keresztül A hivatalon belüli adat/információkérés az iktatón keresztül zajlik az irodák között. A megkeresést az iktatóban adják le, belső tértivevényt tesznek hozzá, a megkeresett osztályhoz iktatják be az iktatók. A belső tértivevényt a megkeresett osztály ügykezelője írja alá a megkeresés átvételekor, az iktatók adják vissza a belső tértivevényt aláírva a megkeresés kezdeményezőjének. Ez mennyiségében nem jelent sok iratot.



5 Az ügyiratkezelési folyamat módosítására tett javaslatok fázisonként

5.1 A küldemény felbontása és érkeztetése

5.1.1 Észrevételek 1. Postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához sokszor nem csatolják a borítékot. 2. A hivatalban érkeztetési nyilvántartás nincs. Az irat iktatásakor az iratra érkeztető/iktató bélyegzőt és dátumbélyegzőt nyomnak, az érkeztetett iratokról azonban nem készül központi nyilvántartás, pedig jogszabály kötelezővé teszi és az iratkezelési szabályzat is előírja.

1. Javaslat Minden iktató kapjon utasítást arra, hogy postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához csatolja hozzá a borítékot.

2. Javaslat A CORIR szoftver a jogszabály (24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet) előírásainak megfelelően képes a központi érkeztetésre, képes képezni az érkeztetési azonosítót. Az érkeztetési azonosító első 8 számjegye a hivatal MÁK azonosítója, ez egyelőre nincs feltöltve a CORIR-ban. A MÁK azonosítót rendszergazdai jogosultsággal kell beállítani. Az ügyiratkezelésért felelős vezető adjon utasítást a rendszergazdának, hogy a polgármesteri hivatal MÁK azonosítója kerüljön feltöltésre a CORIR szoftverben.

3. Javaslat A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikus érkeztetést.

Előnye Az ügyiratok teljes életútja érkezéstől az irattározásig egy központi helyen, a törvényi előírásoknak megfelelően lesz elektronikusan nyilvántartva. Így minden jogosultsággal rendelkező illetékes a CORIR programba belépve áttekintheti az összes ügyirat összes nyilvántartott adatát (a kötelezően nyilvántartott metaadatok körét a 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet szabályozza). A beérkezett irat alapadatait csak egyszer kell elektronikusan rögzíteni (küldő, címzett, stb.). A továbbiakban az adatokat a szoftver tárolja, és az ügy életútja során minden kezelési mozzanatnál az illetékes számára hozzáférhetővé teszi.



4. Javaslat A jelenleg érvényes egyedi ügyirat-kezelési szabályzat kerüljön módosításra a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat ajánlás segédanyagának megfelelően. Az ajánlás figyelembevételével kialakított egyedi iratkezelési szabályzat tervezetet csatoljuk.

5.2 Iktatás, szignálás

5.2.1 Észrevételek 1. A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. 2. Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására. 3. A CORIR szoftverben az „Irat tárgya” mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az „Irat tárgya” mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. 4. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot, vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni. Amennyiben az ügyintéző az előadói ívre kézzel írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is. Az alszám keletkezése és az ügyirat irattárba kerülése között jelentős időmennyiség telhet el, az ügyiratkezelő programban tárolt iktatási nyilvántartás ez idő alatt nem naprakész! Erre az észrevételre a „Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire” fejezetben adunk részletes javaslatot. 5. Az interjúk tapasztalatai szerint az alszámozás jelenlegi rendszerét a hivatalban át kellene tekinteni, és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának megfelelően át kellene alakítani. A jelenlegi iktatási gyakorlat szerint a beérkezett irattal azonos alszámra iktatódik a hivatalban keletkezett irat is. Ez a gyakorlat határozatok iktatása esetén nem felel meg sem a jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatnak, sem a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának. Erre az észrevételre a „Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire” fejezetben adunk részletes javaslatot.



5. Javaslat A Polgármesteri Hivatal vezetői vegyék fontolóra az elektronikus szignálás bevezetését.

Előnye: Az elektronikus érkeztetés, iktatás után (vagy iktatás előtt, a jogszabály a szignálás időpontjára megadja ezt a lehetőséget is) a szignálásra illetékes vezető a CORIR ügyiratkezelő programba belépve néhány kézmozdulattal szignálhatja a kiválasztott ügyintézőre az elintézendő ügyet. Így a hivatal megspórolhatja az ügyirat épületen belüli papír alapú vándoroltatását. Ez a módszer az ügyiratokra fordított ügykezelési időt csökkentheti. Mostani folyamat: Iktatóból szignálásra küldeni, szignálás papír ügyiratra, szignált irat vissza az iktatóba, szignálást berögzíteni, átadni a kijelölt ügyintézőnek Javasolt folyamat: Iktatóból szignálásra küldeni, szignálás az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben, szignált irat átadása a kijelölt ügyintézőnek

6. Javaslat A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. A Polgármesteri Hivatal alakítson ki ügyféltörzset.

Előnye: • Elektronikus érkeztetéskor, iktatáskor nem kézzel kell begépelni az ügyfelek nevét,

hanem elég a lenyitható listából kiválasztani. • Az ügyfeleknek nemcsak a neve és a címe lenne tárolva, hanem az egyéb személyi

adataik is (születési neve, anyja neve, születési helye, születési ideje). • Ügyféltörzs használatával az előzményezés, iktatás gyorsabbá és pontosabbá válna. (A

kézzel történő gépelésnek minden területen komoly hibaszázaléka van. Ugyanazon név számtalan változatban szerepelhet. Az azonos nevű ügyfelek megkülönböztetése is pontosabbá válna az egyéb személyi adataik nyilvántartásával.)

A Polgármesteri Hivatal vezetősége döntse el, megtörténjen-e az ONKADO szoftver ügyféltörzsének áttöltése a CORIR programba. Ennek feltételei:

• Az ONKADO szoftverből mentse ki az illetékes kulcsfelhasználó az ügyféltörzset. • A CORIR fejlesztője kapjon utasítást az ügyféltörzs beolvasására.

7. Javaslat Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására.



Az iktatóban jelenleg nincs olyan nyomtató, amely alkalmas lenne az A3-as méretű papírra történő nyomtatásra. Az ügyintézők jelzése szerint fontos, hogy az előadói ív készítéséhez a szokásosnál vastagabb papírt használjanak. Vékony papír esetén az egyes ügyekben keletkező nagy mennyiségű irat kezelésekor az előadói ív könnyen szétszakad, nem tölti be funkcióját. A Polgármesteri Hivatal távlati célként, ha ennek technikai feltételei biztosíthatók, vezesse be az előadói ív CORIR programból történő nyomtatását. Ennek feltételei:

• Az iktatóban legyen olyan nyomtató, amely alkalmas vastagabb, vagy A3-as formátumú papír kezelésére, vagy az összehajtott A4-es papírra történő nyomtatásra.

• Az iktatós gépek képesek legyenek arra a nyomtatóra nyomtatni a CORIR szoftverből.

Előnye: • A továbbiakban nem lesz szükség nyomdai előadói ív készíttetésére. • Az előadói ív módosítás nélkül fogja tartalmazni az ügyre vonatkozóan a CORIR

programban rögzített metaadatokat. • Az előadói ív kézi munka nélkül elkészül, az ügyiratkezelési idő csökken.

8. Javaslat A CORIR szoftverben az „Irat tárgya” mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az „Irat tárgya” mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. Tárgyszólista készítése 2010. január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgya mező tartalma különüljön el. Készüljön tervezet az „Irat tárgya” mezőbe feltöltendő tárgyszólistára. Az Irat tárgya mező az egyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében a mostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatos sorszámozással) tartalmazzon új tárgyszavakat, amelyek segítségével az irattári tervben rögzített ügykörök még finomabb alábontása valósulhat meg. Erre jó példa a „Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése” javaslatunk tartalma (lásd ott), aminek eredményeként a közmeghallgatások, közérdekű bejelentések fajtái megkülönböztethetővé válnak. Az Irat tárgya mezőbe legyenek felvéve pl. a következő tárgyak:

• közmeghallgatás • képviselői bejelentés • polgármesteri fogadóóra a weben • közérdekű bejelentés • kisértékű beruházások

A tárgyszavak természetesen nem különülnek el az irattári terv ügyköreitől. Minden tárgyszóhoz az ügyiratkezelő rendszerben hozzá lehet/kell rendelni a hozzá tartozó ügykört. Így iktatáskor a tárgyszó listából történő kiválasztásakor az irattári tételszám automatikusan



feltöltődik. (1 tárgyszó csak 1 ügykörhöz tartozhat, viszont 1 ügykörhöz akármennyi tárgyszót rendelhetnek.)

Előnye: A tárgyszólista az irattári terv ügyköreihez képest finomabb, részletesebb nyilvántartást tesz lehetővé. A hivatal vezetői így már nemcsak ügykörök (irattári tételszámok), hanem tárgyszavak szerint is kereshetnek az ügyiratkezelő rendszerben, pontosabb, életszerűbb statisztikákat eredményezve. Megjegyzés: Szociális ügyek esetén minden segélytípusnak saját irattári jele van, így nincsen szükség az irattári jelen belül tárgyszavak megadására.

5.3 Határidőbe helyezés, Irattározás

5.3.1 Észrevételek 1. Az irattározás engedélyezése után az irat az ügyintézőtől az ügykezelőhöz kerül. Az Előadói munkakönyv szerint még az ügyintéző felelős érte, fizikai valójában azonban az ügyirat az ügykezelő helyiségében, ügyintézőnként gyűjtve, „kupacokban” található. Az ügyirat az irattárba kerüléséig hosszabb időt, időnként heteket tölt ebben az állapotban. Az ügyintéző már kiadta a kezéből az ügyiratot az átadás/átvétel megtörténte nélkül, az iktató még nem vette át. Az ügyirat „a semmiben” van. Az ügyintéző felel érte, hiszen az előadói munkakönyv szerint még nála van. Az ügyintéző felelős érte, még sincs a fennhatósága alatt, de nincs dokumentált, őrzött helyen sem. 2. Az iktatók az elektronikus ügyiratkezelő programban az irat elintézési idejét az előadói ív „Intézkedés dátuma” mezője alapján töltik ki. Akkor, amikor határidőbe vagy irattározásra az ügyirat az előadói ívvel együtt hozzájuk kerül. Az elintézési idő csak akkor kerül rögzítésre az ügyiratkezelő programban, amikor az visszaérkezik az irattárba. Ezalatt az ügyiratkezelő programban a határidő ketyeg, valószínűleg le is jár. Az ügyiratkezelő program késedelmes, elintézetlen ügyeket jelez ki, pedig az ügyintéző az ügyben időben intézkedett, csak ezt senki nem rögzítette be az ügyiratkezelő programba. Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, az ügyintéző késedelmes ügyintézését, hibáját fogja megállapítani, ami nem helyénvaló. Az ügyirat lezártáig az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben biztosan nem napra készek. A jelenleg megszokott ügyirat-kezelési rend biztosan nem alkalmas az ügyfél napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer az ügyintézési folyamat lezártáig az iktatás bejegyzése és néhány alszám telefonon keresztül történő berögzítésén kívül semmilyen információt nem tartalmaz.



9. Javaslat A polgármesteri hivatal vezetősége jelöljön ki egy idősávot, amikor az ügyintézők a saját, már irattározásra vagy határidőbe tételre engedélyezett irataikat levihetik az iktatóba. Ez az idősáv lehetne például minden nap 15 és 16 óra között. Irattározásra vagy határidőbe tételre engedélyezett iratokat az ügyintéző ne tarthasson egy hétnél tovább magánál. Ebben az esetben az ügyintéző és az irattáros között közvetlenül történik meg az ügyirat átadás-átvétel, az ügyirat a teljes életútján ellenőrzött helyen van. A további észrevételekre a „Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire” fejezetben adunk részletes javaslatokat.



5.4 Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire

A “335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről” szerint:

„Az iratkezelés megszervezése

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iktatást

a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként, b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagy c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával

szervezheti meg.”

10. Javaslat A polgármesteri hivatal központi érkeztetése, iktatása maradjon meg. Az iktatás egységes szemléletét fenn kell tartani.

Előnye Minden közigazgatási szerv életében nagyon fontos, hogy az ügyiratkezelés egységes szemléletben, ellenőrzött mederben működjön. Ennek feltételei:

• központi érkeztetés, iktatás fenntartása • szabályzatok, pontos útmutatók készítése, végrehajtásának ellenőrzése

11. Javaslat A hivatali vezetők (jegyző, irodavezetők, stb.) kapjanak hozzáférést az ügyiratkezelő rendszerhez.

Előnye A vezetőség ellenőrzési, statisztikai áttekintési célból bármikor azonnal elektronikusan hozzáfér az ügyiratkezelésre vonatkozó minden információhoz. Az ügyiratkezelő programban elérhető statisztikák:

1. Központilag előírt hatósági statisztika 2. Ügyiratforgalmi statisztika

Komplex lekérdezési lehetőséget biztosít az ügyiratforgalomról. Az ügyiratforgalom áttekinthető egyben a szervezet egészére nézve, és részleteiben is, az irodákra, ügytípusokra, az irodák előadóira, az irodák ügytípusaira vonatkoztatva.



A statisztikából a felhasználó nézetek meghívásával, gombnyomásra áttekintheti a késve intézett, a folyamatban lévő, a hátralékos ügyeket. A felhasználó a statisztikából gombnyomásra el tud menni egészen az egyes ügyek ügyirat-kezelőben nyilvántartott összes adatáig. (Át tudja tekinteni, mi történt az ügyben: mikor érkezett, ki intézte, milyen dokumentumok születtek, hol tart az ügy, stb.)

Az ügyirat teljes életútját elektronikusan nyomon tudja követni az érkeztetéstől az irattározásig. Meg tudja nézni a határidőt túllépő ügyeket, a metaadatok alapján tetszés szerinti lekérdezéseket végezhet irodákra, ügyintézőkre vonatkozóan

12. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői kapjanak jogosultságot, hozzáférést a CORIR ügyiratkezelő rendszerhez. Az ügyintézők férjenek hozzá a rájuk szignált ügyekhez.

Előnye Az ügyintéző számára a nevére szignált ügyek az ügyiratkezelőben hozzáférhetők. Az ügyintéző elektronikusan át tudja tekinteni a hozzá tartozó ügyeket, nyomon tudja követni az egyes ügyek pillanatnyi állását, szakmailag ellenőrizni tudja az ügyek metaadatainak adattartalmát, elektronikus figyelmeztetést kaphat a lejáró határidőkről. Egységes elektronikus ügyiratkezelés áll a rendelkezésére. Ennek feltételei:

• Vezetői döntés meghozatala (irodák, ügyintézők kijelölése) • Kibővített jogosultsági rendszer kidolgozása (funkcionális és hozzáférési

jogosultságok meghatározása, bevezetése) – vezetői döntés a rendszergazda támogatásával

• Munkafolyamatok újragondolása • Szabályzat, pontos útmutató készítése, végrehajtásának ellenőrzése • Ügyintézők oktatása

13. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői kapjanak jogosultságot a saját maguk által készített kimenő iratok iktatására (alszámra iktatásra)

Előnye Az ügykezelési idő rövidül. Az iktatókat nem zavarják alszámkéréssel a munkájukban. Az ügyintéző saját maga kezeli a nevére szignált ügyekben a kimenő iratok alszámozását, az ügyiratkezelőben a metaadatok kitöltése alaposabbá és szakszerűbbé válhat. Az tölti ki az ügyre vonatkozó metaadatokat (pl. tárgyszavakat), aki szakmailag és tartalmilag felelős az ügyért, ismeri minden részletét. Ennek feltételei:

• Munkafolyamatok újragondolása



• Szabályzatok, pontos útmutatók készítése, betartásának ellenőrzése • Ügyintézők oktatása ügyiratkezelésre, hogy az ügyiratkezelés egységes szemlélete a

hivatal szervezetében megmaradjon

14. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői a rájuk szignált ügyekben maguk állítsák be az ügyirat elintézési idejét az ügyiratkezelő szoftverben.

Előny Az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben mindig napra késszé válnak. Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, pontos, naprakész adatokat talál. Az átalakított ügyirat-kezelési rend alkalmas lesz az ügyfelek napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer mindig pontos információkat tartalmaz majd.

15. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői a rájuk szignált ügyekben maguk állítsák be az ügyirat határidőbe tételét/határidőből kivételét az ügyiratkezelő szoftverben. Az ügyintézőknek legyen kötelező az ügyirat állapotára vonatkozó információt napra készen tartani az ügyiratkezelő-szoftverben.

Előny Lásd 17. javaslat.

16. Javaslat Készüljön szabályozási javaslat az ügyiratkezelő szoftver jogosultságainak kezelésére. Kerüljön meghatározásra, ki, milyen funkcionális és hozzáférési jogosultságot kap az ügyiratkezelő szoftver kezeléséhez. A jogosultságok megfelelő beállításával a felhasználók csak olyan adatokhoz férhetnek hozzá, amelyeket jogosultak/munkaköri kötelességük kezelni. Kibővített jogosultsági rendszer kidolgozása a CORIR-ban (funkcionális és hozzáférési jogosultságok meghatározása, bevezetése)

• Hivatali vezetők hozzáférése (jegyző, irodavezetők, stb., ellenőrzési, statisztikai áttekintési célból)

• Ügyintézők hozzáférése (hozzáférés a saját ügyekhez, alszámozás, elintézési idő beírása, dokumentumok elektronikus csatolása)

• Iktatók ellenőrzési funkciója



Az ügyiratkezelő szoftver minden tevékenységet naplóz. A szoftverben nyomon követhető, ki, mikor, és mennyi ideig használta az ügyiratkezelő szoftvert, milyen tevékenységeket végzett benne. Ilyen módon a személyes adatok védelme nem sérül.

17. Javaslat A polgármesteri hivatalban készüljön külön eljárási rend a jogosultsági rendszer nyilvántartására és kezelésére, valamint az elektronikus ügyiratkezelési szoftver szervezetre vonatkozó beállításainak kezelésére (felelős kijelölése, paraméterek meghatározása, vezetői engedélyezés, rendszergazda általi beállítás).

18. Javaslat Az egyedi iratkezelési szabályzat mellé készüljön a napi gyakorlat részletességéig lemenő Részletes Ügyirat-kezelési Útmutató, amely segíti mind az iktatók, mind az ügyintézők (mind a vezetőség) munkáját az ügyiratkezelő szoftver használatában. A tervezett Részletes Ügyirat-kezelési Útmutató tartalma:

• Főszám és alszámadás szabályaira vonatkozó részletes útmutató • Iktatási folyamat (alszám képzése, főszám képzése, elintézési idő beírása,

határidőbe tétel módja, stb.) leírása, statisztikai adatok képzésének és megtekintésének módja a CORIR ügyiratkezelő szoftverben, program-ablak szinten

• Az útmutató tartalmazzon részletes mezőszintű előírást, hol, mit és hogyan kell megadni az iktatási folyamat során

Előnye Az iktatási útmutató következetes betartása és betartatása megteremti a polgármesteri hivatalon belül az iktatás egységes szemléletét.

19. Javaslat Az iktató ügyintézők és iktató ügykezelők munkaköre bővüljön ki ellenőrzési funkcióval. Kapjanak utasítást arra, hogy az ügyirat irattárba adásakor/határidőbe tételekor részletesen ellenőrizzék a CORIR elektronikus ügyiratkezelő szoftverben az ügyirattal kapcsolatosan berögzített metaadatokat. Ellenőrizzék, hogy minden alszám, metaadat, elintézési határidő megfelelően berögzítésre került-e. A hiányokat, hibás adatrögzítéseket legyen kötelességük jelenteni az irodavezetőjüknek, a hibák elkövetőit fegyelmi felelősség terhelje. Legyen meghatározva eljárási rend a hibás, hiányos adatrögzítést elkövetőkkel szemben.

20. Javaslat A CORIR elektronikus ügyiratkezelő szoftver felhasználóinak (ügyintézők, iktatók, vezetőség) egészítsék ki a munkaköri leírásukat az újonnan meghatározott feladatokkal. A szoftver kezeléséhez kötődjön fegyelmi felelősség.

21. Javaslat Iratok elektronikus csatolása Az iktatók/a kijelölt irodák ügyintézői az elektronikusan érkezett/keletkezett iratokat csatolják be a megfelelő főszámhoz/alszámhoz a CORIR ügyiratkezelő rendszerben.



Szülessen döntés, milyen típusú iratokat kötelező elektronikusan csatolni és melyeket nem. Javasoljuk, hogy legyen kötelező az ügyintézőknek becsatolni a „Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések” iktatókönyvbe iktatott ügyek esetén a hivatalban keletkezett iratokat, valamint a „Stratégiai referens” iktatókönyvbe beiktatott, elektronikusan is rendelkezésre álló pályázati anyagokat.

Előnye Az ügyintézők, vezetők, mindenki, akinek jogosultsága van, teljes, átfogó képet kaphat az iktatott ügyekről. Rendelkezésükre áll, át tudják tekinteni az irat teljes életútját az érkeztetéstől az irattározásig, meg tudják nézni a becsatolt elektronikus dokumentumok tartalmát is. Megjegyzés: Minden irat elektronikus csatolása irreális kérés. A Szociális Irodán működő Szociális program körlevél funkcióval készíti a nagy mennyiségben készíthető azonos határozatokat, irreális kérés ezeket egyenként elmentegetni és hozzácsatolni az ügyiratkezelő szoftver „csatolás” pontjához.



6 Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése

6.1 Bevezető Ajka Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata XV. „A lakossággal való kapcsolattartás formái” című fejezete foglalkozik a lakossággal történő együttműködés, kapcsolattartás formáival. Ezek a következők:

1. helyi népszavazás és népi kezdeményezés 2. közmeghallgatás 3. városi gyűlés 4. városrészi, választókerületi tanácskozás 5. képviselői fogadóóra

Polgármester Úr minden hónapban internetes fogadóórát tart.

Polgármester Úrhoz az Ajkai Képújságon keresztül is feltehetik az állampolgárok a kérdéseiket.

Lakossági bejelentések ezeken a fórumokon keresztül is beérkezhetnek az önkormányzathoz.

2004. évi XXIX. törvény az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról tartalmazza a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárást.

„141. § (4) Panasszal és a közérdekű bejelentéssel bárki - szóban, írásban vagy

elektronikus úton - fordulhat a tárgykörben eljárásra jogosult szervhez. A szóbeli bejelentést az eljárásra jogosult szerv köteles írásba foglalni.

142. § (1) A panaszt és a közérdekű bejelentést a beérkezéstől számított harminc napon belül kell elbírálni.

… (4) Az eljárásra jogosult szerv a vizsgálat befejezésekor a megtett intézkedésről

vagy annak mellőzéséről - az indokok megjelölésével - köteles a panaszost, illetőleg bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíteni.”

A panaszokat, közérdekű bejelentéseket a Polgármesteri Hivatal Szociális és Igazgatási Irodájához közvetlenül is be lehet jelenteni.



6.2 Jelenlegi eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére

6.2.1 Közmeghallgatás Közmeghallgatáson a polgár nevének, címének bediktálásával mondja el a panaszát, erről hivatalos kivonat készül. A kivonat alapján Jegyző úr kiszignálja az ügyet az illetékes irodára, 15 napos válaszadási határidővel. A 15 napos határidő elteltével az irodák a válaszaikat megküldik a kezdeményező polgároknak, egy példányt pedig átadnak az Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda vezetőjének, aki ezeket lefűzi a közmeghallgatás hivatalos kivonata mögé. A lefűzött paksaméták az irodavezetőnél megtalálhatók. Hátránya: Ezek az ügyek a panaszt bejelentő polgár nevére, mint ügyfélre iktatódnak, annak az irodának az iktatókönyvébe, amelyre Jegyző úr az ügyet kiszignálta. Így elektronikusan nyomon követni őket egységesen mint „panasz, közérdekű bejelentés” nem lehet.

6.2.2 Közérdekű bejelentések Képviselői fogadóórás bejelentések A közérdekű bejelentések érkezésének egy másik formája a képviselői fogadóórás bejelentések. A képviselők az Önkormányzati és Humánszolgáltató Irodába hozzák be a fogadóórán hozzájuk érkezett bejelentéseket. A bejelentéseket a képviselők írásban nyújtják be az irodán. Az iroda 15 napos határidővel intézi ezeket az ügyeket is, majd kiértesíti az ügyintézésről a bejelentő ügyfelet és a képviselőt is. Ezek az ügyek a bejelentő képviselő, mint ügyfél nevére iktatódnak, az iktatórendszerből most is lekérdezhetők (a jogosultsággal rendelkezők számára). Hátránya: Ezeket az ügyeket elektronikusan az ügyiratkezelő rendszerben a bejelentő képviselő, mint ügyfél nevére rákeresve lehet megtalálni. A keresésben azonban a képviselő, mint magán ember ügyei is megjelennek, amelyek sérthetik személyiségi jogait. Ezeket az ügyeket annak az irodának az iktatókönyvébe iktatják, amelyre Jegyző Úr ügyintézésre kiszignálta. Ily módon nehezen összekereshetők a különböző iktatókönyvekből. Polgármester úr internetes fogadóórája Közérdekű bejelentések érkezhetnek internetes fórumon keresztül is, a Polgármester úr internetes fogadóórájáról. Ezek kezelése hasonló a közmeghallgatáséhoz. Ajkai képújság A lakosság az Ajkai képújságon keresztül is feltehet a Polgármester Úrnak kérdéseket, bejelentéseket. Közérdekű bejelentés csak a bejelentő nevével, címével együtt érkezhet. Ebben az esetben az Ajkai TV munkatársai juttatják el a közérdekű bejelentéseket írásban az Önkormányzati és Humánszolgáltató Irodának. Az ilyen ügyeket a bejelentő nevére iktatják???



Közérdekű bejelentés A panaszokat, közérdekű bejelentéseket a Polgármesteri Hivatal Szociális és Igazgatási Irodájához közvetlenül is be lehet jelenteni. Ezek az ügyeket a Jegyző Úr szignálja ki az illetékes irodára.

6.3 Javasolt eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére

22. Javaslat 2010. január elsejétől a CORIR ügyiratkezelő rendszerben kerüljön kialakításra egy új iktatókönyv „Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések” címmel.

23. Javaslat Tárgyszólista készítése 2010. január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgya mező tartalma különüljön el. Az Irat tárgya mező az egyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében a mostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatos sorszámozással) tartalmazzon új tárgyszavakat, amelyek segítségével a közmeghallgatások, közérdekű bejelentések fajtái megkülönböztethetővé válnak. Az Irat tárgya mezőbe legyenek felvéve a következő tárgyak:

1. közmeghallgatás 2. képviselői bejelentés 3. polgármesteri fogadóóra a weben 4. közérdekű bejelentés 5. kis értékű beruházások

Az új tárgyszavakhoz kerüljön meghatározásra, milyen irattári tételszám alá sorolódjanak be.

Előnye A külön erre a célra kialakított iktatókönyv és a Tárgyszólista alkalmazásával a közmeghallgatáson és egyéb fórumokon keresztül beérkezett közérdekű bejelentések egy helyen tárolódnak, életútjuk nyomon követése elektronikussá válik és leegyszerűsödik. A megfelelő jogosultsággal az ügyiratkezelő rendszerbe belépő vezető számára tárgyszavak szerint (de nagyon sok egyéb szempont szerint is, pl. ügyintéző, iroda, határidő, stb.) lekérdezhetővé, követhetővé, ellenőrizhetővé válik a közérdekű bejelentések életútja.

24. Javaslat A közmeghallgatásokon elhangzó, valamint az egyéb utakon beérkező közérdekű bejelentések iktatódjanak az újonnan létrehozandó „Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések” iktatókönyvbe. Minden bejelentést iktassanak külön iktatószámra, hogy az egyes ügyeket külön-külön is nyomon lehessen követni, a határidők külön-külön vonatkozzanak rájuk.



Előnye A vezetőség számára a közérdekű bejelentések külön-külön is követhetővé válnak. Az egyes ügyek elintézésére vonatkozó határidők így külön-külön nyomon követhetők. Amennyiben az ügyfél megfelelő ügyfél-azonosítás után információt kér a közérdekű bejelentés ügye állapotáról, az ügyfélszolgálat munkatársa számára az ügyiratkezelő rendszerből minden adat és információ elektronikusan hozzáférhető.

25. Javaslat Az új iktatókönyvhöz készüljön új statisztikai adatlap, amely tartalmazza a vezetők számára fontos adatokat a közmeghallgatásokról és közérdekű bejelentésekről. A statisztikai adatlap javasolt tartalma:

Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések statisztika A programba újonnan fejlesztendő modul. A statisztika tartalmazni fogja: a. elfogadták-e az ügyet vagy elutasították b. megvalósítás határideje be lett-e tartva

26. Javaslat A közérdekű bejelentések többségéről az irat a polgármesteri hivatalban keletkezik, elektronikus formában. Javasoljuk, hogy az ügyiratkezelő rendszerben a „Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések” iktatókönyvbe az ügyintézők/ügykezelők csatolják be az elektronikusan érkezett, illetve a hivatalban készült kimenő elektronikus iratokat. Előnye: A vezetőség számára az ügyintézés minden fázisa követhetővé és átláthatóvá válik. Az illetékes vezető az ügyirat tartalmához is azonnal hozzáfér az ügyiratkezelő rendszerben. Amennyiben az ügyfél megfelelő ügyfél-azonosítás után információt kér a közérdekű bejelentés ügye állapotáról, az ügyfélszolgálat munkatársa számára az ügyiratkezelő rendszerből minden adat és információ elektronikusan hozzáférhető.

27. Javaslat Történjen meg a Jegyző által meghatározott időközönként a statisztikai adatok publikálása az önkormányzat honlapjára.

• Ügyiratforgalmi statisztika adatainak publikálása A CORIR szoftver által előállított ügyiratforgalmi statisztika *.PDF formátumban való „nyomtatása” után a paraméterezhető ftp címre való továbbítás rendszeresen, nyomógombra történik.



• Hatósági statisztika adatainak publikálása

Az ÖM által előírt és rendelkezésre bocsátott, a CORIR szoftver által kitöltött ugyirat.xls, all_hat.xls, onk_hat.xls táblázatok *.PDF formátumban való „nyomtatása” után a paraméterezhető ftp címre való továbbítás az önkormányzat honlapjára rendszeresen, nyomógombra történik.

• Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések statisztikai adatainak publikálása „Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések adatlapja” összesítésével előállított lista *.PDF formátumban való „nyomtatása” után a paraméterezhető ftp címre való továbbítás az önkormányzat honlapjára rendszeresen, nyomógombra történik.



7 Pályázatok iratkezelése

7.1 Bevezető A polgármesteri hivatal szervezetében a stratégiai és fejlesztési referens irodája működési jellegében elkülönül a hivatali szervezet többi egységétől. A pályázatok beadása, a pályázatok megvalósítása jellegéből adódóan projekt szemléletben működik. A projekt szemléletű működés más időkezelést jelent, ami nehezen illeszthető bele a polgármesteri hivatal többi irodájának megszokott közigazgatási időbeosztással működő szemléletébe. A hivatal szervezetében jelenlévő kétfajta szemléletmód kezelését valahogyan mégis meg kell oldani. A pályázati működés gyors előkészítést, gyors döntéseket, gyors végrehajtást kíván meg, időnkénti ad-hoc tevékenységekkel, amelyek a gyorsan változó pályázati kiírások, a rendkívül nagyszámú vállalkozó partnerrel történő folyamatos egyeztető munkából fakadnak. Ennek a dinamikus jellegű működésnek a támogatását a hivatal többi szervezeti egységétől csak kifejezett felsővezetési utasítással lehet megkövetelni. A pályázatok szakmai előkészítésében a hivatal számos egységének kell közreműködnie, általában nagyon rövid határidőkkel. A pályázatok beadásának irányítása a stratégiai és fejlesztési referens feladata, neki kell koordinálnia a pályázati előkészítés hivatalon belüli és hivatalon kívül eső részterületeit. A stratégiai és fejlesztési referensnek meg kell kapnia a szükséges felhatalmazást, hogy a hivatali szervezet többi irodájától a szükséges szakmai támogatást az előírt határidőkön belül megkaphassa.

7.2 Jelenlegi eljárás a pályázatok kezelésére A stratégiai és fejlesztési referensnek a CORIR elektronikus ügyiratkezelő rendszerben saját iktató könyve van. Ebbe az iktatókönyvbe azonban csak a referensre szignált ügyek iktatódnak. A pályázatok készítési folyamatában azonban sokszor szükség van olyan ügyek kezelésére is, amelyek a többi iroda illetékességéhez tartoznak. Pl. építési engedély kiadása, stb. Ez esetben az ily módon keletkezett ügy (pl. építési engedélyezési eljárás) az illetékes iroda iktatókönyvébe iktatódik, saját ügyintézési határidőt kap, és ezáltal független lesz a pályázattól. A pályázati referensek nincsen sem rálátása, sem hatóköre ezekre a részfeladatokra.



7.3 Javasolt eljárás a pályázatok kezelésére

28. Javaslat A stratégiai és fejlesztési referens a munkatársaival kapjon jogosultságot a saját iktató könyvükbe főszámra és alszámra történő iktatásra.

Előny A pályázatok kezeléséhez szükséges dinamizmus csak helyben biztosítható. Az azonnali vagy rövid ügyintézési határidőt igénylő ügyek esetén cél az ügykezelési idő minél nagyobb mértékű csökkentése. Továbbá így válnak nyomon követhetővé a pályázatokhoz tartozó iratok és így válnak betartathatóvá a részhatáridők.

29. Javaslat A stratégiai és fejlesztési referens iktatókönyvébe iktassanak be minden pályázati kiírást, amelyre már megszületett a vezetői döntés, hogy az önkormányzat pályázatot készít. A stratégiai és fejlesztési referens belső hivatali e-mail küldésével kérje a hivatal illetékes irodáitól a pályázati anyag összeállításához szükséges adatot/iratot. Az e-maileket ezzel egyidőben küldje el az ügyiratkezelő szoftver e-mail érkeztető postafiókjába is, iktatásra. Az e-mailben jelölje meg, melyik pályázati kiíráshoz kéri az e-mail beiktatását. A beiktatott pályázati kiírás főszámának alszámaira iktatódjanak a pályázási folyamat során felmerülő, a pályázat benyújtásához szükséges adat/iratkérések. Az adat/iratkérésekre az érintett irodavezetők, vagy az általuk felhatalmazott ügyintézők e-mailben válaszoljanak, amennyiben szükséges, elektronikus dokumentum csatolásával. A stratégiai és fejlesztési referens irodájának kijelölt ügyintézője a válasz e-maileket csatolja be elektronikus dokumentumként ugyanahhoz az alszámhoz, amelyre az adat/iratkérést beiktatták.

Előny A pályázatkezelés folyamata az elektronikus ügyiratkezelő programban áttekinthetővé, követhetővé válik. A pályázat beadásához szükséges feladatok nyomon követhetővé, ellenőrizhetővé válnak. A hivatal vezetése mind a kiadott adat/irat kérések esetén, mind a beérkezett válaszok esetén egészen irat szintig ellenőrizheti a pályázati folyamatot.



30. Javaslat Minden elektronikus formában elkészült iratot az érintettek csatoljanak be az elektronikus ügyiratkezelő rendszerbe.

Előny Az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben a teljes pályázati folyamat végigkövethető lesz, a jogosult az ügyek állapotát dokumentum szintig részletekbe menve képes követni.

31. Javaslat A stratégiai és fejlesztési referens készítsen tárgyszavakat az iktatókönyvéhez. Ezzel elősegíti a pályázatok csoportokba rendezését, a pályázat kezelés áttekinthetőségének javulását. Pontosabb, finomabb statisztikák is készíthetők a tárgyszavak használatával. A tárgyszavak készítése iteratív folyamat legyen, melyet a stratégiai és fejlesztési referensnek a pályázatok kezelésében érintett irodák vezetőivel kell lebonyolítania.



8 Közbeszerzési eljárások iratkezelése

8.1 Jelenlegi eljárás a közbeszerzések kezelésére A polgármesteri hivatal a közbeszerzési eljárások kezelését kihelyezett feladatként a VeszprémBer Zrt.-vel végezteti. A hivatalban a közbeszerzések nyomonkövetése nagyrészt papír alapon történik. Szükség lenne a rendelkezésre álló eszközökkel a közbeszerzési eljárások elektronikus támogatására.

8.2 Javasolt eljárás a közbeszerzések kezelésére

32. Javaslat Az elektronikus ügyiratkezelő szoftverben jöjjön létre egy új iktatókönyv „Közbeszerzések” néven.

33. Javaslat A ”Közbeszerzések” iktatókönyvhöz kapjon főszámra és alszámra vonatkozó iktatási jogosultságot a közbeszerzésekkel foglalkozó munkatárs/ a stratégiai és fejlesztési referens illetve kijelölt munkatársai.

34. Javaslat A ”Közbeszerzések” iktatókönyvhöz készüljön tárgyszólista a közbeszerzések áttekinthetőbb kezeléséhez.

Előny Tárgyszólista segítségével a közbeszerzések fajtánként csoportosíthatóvá válnak.

35. Javaslat Legyen kötelező a közbeszerzéssel kapcsolatos digitális dokumentumokat csatolni a CORIR szoftverbe.

Előny A közbeszerzési eljárás teljes folyamata, az odatartozó dokumentumok szintjéig áttekinthetővé válik az ügyiratkezelő szoftverben.

36. Javaslat A CORIR szoftver „Alszámok kezelése” funkcióihoz kapcsoltan lehetőség nyílik az ún. „Közbeszerzések adatlapja” kifejlesztésére. Az adatlap a közbeszerzés Iktató számát, Tárgyát, összegét, nyertesét, határozat dátumát tartalmazza. Az adatlap tartalmazzon összefoglaló táblázatot a közbeszerzésekből, a következő formátumban:



Iktatószám Tárgy Összeg Nyertes Határozat dátuma Pl. 04/1-25/2009

Pl. Város-rehabilitációs pályázat közbeszerzése

Cégnév

Amennyiben a „fő” közbeszerzési eljáráson belül még „al” közbeszerzési eljárásokat kell indítani, lehessen hozzácsatolni „részfeladat nyilvántartó adatlap”-ot. A részfeladat nyilvántartó adatlap információ tartalma a következő legyen: Részfeladat megnevezése

Részfeladatonkénti összeg

Részfeladat nyertese Határozat dátuma

Előny A közbeszerzések nyilvántartása, kezelése egyszerűbbé, átláthatóbbá válik.

37. Javaslat A kijelölt munkatárs minden közbeszerzési eljárást iktasson be a „Közbeszerzések iktatókönyv”-be. Kerüljön csatolásra

• a közbeszerzési felhívás, • a hiánypótlás, • az ajánlati dokumentációk, • a döntés előkészítő anyag (javaslat, érvényes-e vagy nem) • jegyzőkönyv, határozat – csak ide lehet a közbeszerzés összegét berögzíteni, ez az

összeg publikus csak

38. Javaslat Készüljön el a CORIR szoftver statisztikai rendszerébe beépítve a „Közbeszerzések adatlapja”. A CORIR szoftver statisztikai rendszerébe beépítve a „Közbeszerzések adatlapja” tetszőleges időintervallumra vonatkozó adatainak összesítésével áll elő. A „Közbeszerzések adatlapja” összesítésével előállított lista *.PDF formátumban való „nyomtatása” után a paraméterezhető ftp címre való továbbítás rendszeresen, nyomógombra kattintással történik.

39. Javaslat Negyedévente az önkormányzat publikálja a honlapjára a CORIR szoftver „Közbeszerzések adatlapja” összesítésével előállított listát.



A közbeszerzésekre vonatkozó statisztikai összesítő lista publikálása legyen az informatikus/rendszergazda feladata.



9 Ügyfelek és partnerek tájékoztatása 40. Javaslat

Jöjjön létre a CORIR beléptető/lekérdező web portál, mint információ-szolgáltató alrendszer. Kerüljön üzembe helyezésre egy – a CORIOLIS Kft által fejlesztett - web portál, mely a honlapról hívható és egy - szintén a CORIOLIS Kft által fejlesztett web szervizen keresztül - kommunikál a CORIR ügyiratkezelő rendszerrel. CORIR beléptető/lekérdező web portál funkciói

• Ügyfelek regisztrációja • Regisztrált ügyfelek azonosítása • Regisztrált ügyfelek saját iratai metaadatainak megjelenítése

10 Elektronikus kommunikáció kialakítása a hivatal belső egységei között, valamint a hivatal és a kijelölt önkormányzati intézmény(ek) között

Ajka Város Önkormányzatánál a hivatalon belül létezik belső elektronikus levelezési lehetőség (belső levelezési kiszolgáló), azonban a szervezet nem használja a napi munkájához.

41. Javaslat A polgármesteri hivatal alkalmazzon saját elektronikus levelezési kiszolgálót (mail szervert) a külső levelezéshez. (Már most is létezik, de erősen korlátozott számú postafiókkal.) Jegyzői döntéshez és engedélyezéshez kötődjön a hivatali e-mailcím létrehozása. A hivatalban jegyzői döntésre keletkezhetnek személyhez kötődő (névre szóló) és szerepkörhöz kötődő megnevezésű e-mailcímek. Minden egyedi szerepkörhöz készítsenek a szerepkört rövidítve leíró e-mail címet. (pl. jegyző@ph.ajka.hu, aljegyző@ph.ajka.hu, [email protected], [email protected], [email protected] stb.).

42. Javaslat Készüljön a hivatali e-mail kezelésre vonatkozó szabályzat. A szerepkört rövidítve leíró e-mail címek esetében az érintett irodavezető felelőssége, hogy az egyes dolgozók távolléte esetén is biztosított legyen az e-mailek napi szintű olvasása, kezelése.



43. Javaslat A Polgármesteri Hivatal a hivatalon belüli hivatalos és az intézményeivel történő illetve a külső levelezés esetében vezesse be az elektronikus ügyiratkezelő rendszerrel iktatott elektronikus levélforgalom használatát. A polgármesteri hivatal vezesse be az e-mailek elektronikus érkeztetését és szükség szerinti iktatását. A polgármesteri hivatal hozzon létre központi e-mailcímet (pl. [email protected]), amelyet az ügyiratkezelő szoftver kezel automatikusan. Az erre a postafiókra érkező e-mailek érkeztetésre, szükség esetén iktatásra kerülnek. A polgármesteri hivatal hozzon létre nyilvános központi email címet a beérkező üzenetek automatikus figyelésére, érkeztetésére és válaszként a feladó részére történő érkeztetőszám küldésére. Ebben az esetben az ebbe a fiókba érkezett összes üzenet érkeztetve lesz és a feladó erről értesítést kap. A fiókba érkezett üzenetek további sorsáról a kijelölt iktató(k) vagy postabontó(k) döntenek (pl. kell-e iktatni, stb.). Az elektronikusan érkezett levelek ügyintézőre iktatásáról az érintett ügyintéző kapjon e-mail értesítést a hivatali e-mail címére.

44. Javaslat A polgármesteri hivatal munkatársai a saját, hivatali e-mail címükre érkezett hivatalos leveleikről saját hatáskörükben dönthessenek, mi kerüljön érkeztetésre és iktatásra. Szülessen jegyzői előírás arra vonatkozóan, honnan érkező, illetve milyen tartalmú e-maileket kötelező iktatásra küldeni. Az érkeztetendő és iktatandó e-mail-jeiket a hivatal belső központi e-mailcímére (pl. [email protected]) továbbküldve lehessen érkeztetést, iktatást kérni.

45. Javaslat Az ÁROP pályázatban kijelölt önkormányzati intézmények kapjanak a hivatal mail szerverén saját hivatali e-mail címet. Az önkormányzati intézmények a polgármesteri hivatal érintett egységeivel ezen e-mail cím segítségével levelezzenek elektronikusan.



11 Áttekintő architektúra javaslat a polgármesteri hivatal informatikai rendszeréhez

11.1 Kiindulási állapot A project indulásakor a hivatalban biztonsági szempontok miatt két különálló számítógép-hálózat működött, strukturált kábelezéssel (vázlatos szerkezetét lásd az 1. ábrán). Mindkét hálózatban volt külön központi szerver. A két hálózatot „szinkronizáló gép” kötötte össze, amely biztosította, hogy mindkét hálózat felhasználói láthassák a hivatal mindenki számára elérhető „átadó” könyvtárait. (Az „átadó” egy könyvtárstruktúra, amit a hivatalban minden munkatárs elér a hálózaton keresztül, ott tárolják a munkatársak számára közérdekű, közös használatú anyagokat.) A „hálózat 1.”-re kapcsolt számítógépek nem kapcsolódhattak rá az Internetre, ezen a hálózaton a védett programokat futtató számítógépek üzemeltek. A „hálózat 2.”-ből érhető el az Internet, a hálózat védelmét Linux operációs rendszeren működő tűzfal, proxy szerver biztosította. Ezt a Linuxos gépet külsős informatikus kolléga frissíti, tartja karban (pl. vírusvédelem, stb.).

Internet

Hálózat 2.

Szerver

Szinkronizáló gépData

Hálózat 1.

Szerver

Data

1. ábra A hivatal logikai informatikai hálózati felépítése a projekt indulásakor



11.2 Javasolt új szerkezet A 2. ábrán a polgármesteri hivatal a pályázat kapcsán újratervezett munkafolyamatait támogató szoftvertermékek nagyvonalú működési modelljét láthatjuk. A működési modell dobozszerűen ábrázolja a szoftvertermékeket, nyilak jelölik az adatforgalom irányát. Az apró figurák a folyamatokban résztvevő szereplőket jelenítik meg. Az újratervezett munkafolyamatok elektronikus támogatását az elektronikus döntéstámogató rendszer (EDtR), a tanúsított ügyiratkezelő rendszer (CORIR), és a levelezési kiszolgáló (mail szerver) valósítja meg. Ezek a 2. ábrán jelölt összeköttetésben állnak egymással. Javaslatunkra az informatikusok átalakították a polgármesteri hivatal számítástechnikai infrastruktúráját. A két elszigetelt hálózatból egyetlen egységes hálózatot alakítottak ki, amelyet routerrel választottak le az újonnan kialakítandó demilitarizált zónától (DMZ). A demilitarizált zónába helyezik az internet felől elérhető EDtR szervert, valamint a mail szervert. Javaslatunk, hogy a Linux alapú tűzfal szerveren ne üzemeljen semmilyen más alkalmazás, ezeket helyezzék a DMZ belsejében található szerverekre.

Polgármesteri Hivatal

Internet

Polgármester (Alpolgármester)Jegyző (Aljegyző)

Irodavezetők

Levelezési kiszolgáló(Mail server)

Iktatók

Önkormányzati képviselők

Tanúsított Ügyiratkezelő rendszer (CORIR)

Elektronikus Döntéstámogató Rendszer(EDtR)

Iktatandó e-mailek

Meghívó küldése,Értesítő e-mailek küldése

Távoli hozzáférés

Elektronikuslevélforgalom a

világból

Ügyintéző

Érkeztet,iktat,

nyilvántart,irattároz

Követi arászignált ügyirat

életútját

Ügyintéző

Hivatalon belüliés kívüli

elektonikuslevelezés

Önkormányzatiintézmények

2. ábra Áttekintő architektúra



12 Összefoglalás

Javaslataink elfogadása esetén várható, hogy a hivatalban az ügyiratkezelés folyamata gyorsabbá, hatékonyabbá válik, az ügyirat-kezelési folyamatba bevonható lesz a polgármesteri hivatal több szervezeti egysége is. Az ügyiratok nyilvántartása ettől pontossá, naprakésszé válik, ami a hivatal vezetésének pontos információkkal szolgál az ügyiratkezelés valós helyzetéről. Egységes egészként láthatja a vezetőség a hivatali ügyirat-nyilvántartást, közvetlenül hozzáfér a különböző szintű statisztikákhoz, de amennyiben szükséges, a statisztikákból néhány kattintással képes egészen iratszintig beletekinteni az ügyek állásába. Áttekintheti az elintézett ügyeket, határidőben lévő ügyeket, késedelmes ügyeket. Naprakész, valós képet kap az általa vezetett hivatal állapotáról. A hatályos jogszabályok által megengedett keretek között megvalósul az elektronikus dokumentum-kezelés, csökken a felhasznált papír mennyisége, lerövidül az ügyintézési idő. A projekt szemléletben működő folyamatoknál (pályázatok, közbeszerzés) az érkeztetett, iktatott e-mailekkel gyorssá és kényelmessé válik a hivatalon belüli és kívüli kapcsolattartás. Mind a pályázatok, mind a közbeszerzési folyamatok kezelése áttekinthetőbbé és hatékonyabbá válik. Az elkészített statisztikákat (ügyiratforgalmi, hatósági, közmeghallgatások-közérdekű bejelentések, közbeszerzések statisztikája) jegyzői utasításra gombnyomással lehet a városi honlapra publikálni, megvalósul a lakosság naprakész, folyamatos tájékoztatása. A széleskörű elektronikus levelezés bevezetésével mind a hivatalon belüli, mind az önkormányzati intézményekkel, partnerekkel történő kapcsolattartás egyszerűsödik. Az iktatott elektronikus levelek megjelenésével az elektronikus kapcsolattartás nyilvántarthatóvá válik. Az újratervezett munkafolyamatokhoz elkészültek a szabályzat-módosítási javaslatok, útmutatók. Új alapokra helyeződik a jogosultság-kezelés, felelősségteljesebbé válik a külső-belső elektronikus levelezés. Az új szoftverek bevezetésével kiegészül a hivatali dolgozók munkaköri leírása, hogy a szoftverkezeléshez kötődjön fegyelmi felelősség is. A megújult folyamatokba beépül az iktatóban ellenőrzési pont is, hogy az ügyiratkezelés-nyilvántartás egységes szemléletű, teljes rendszer maradjon.



13 Források Önkormányzati Minisztérium, Kormányzati Iratkezelési Felügyeleti Osztály: Elektronikus iratkezelő szoftverekkel kapcsolatos tipikus hibák Önkormányzati Minisztérium, Kormányzati Iratkezelési Felügyeleti Osztály: Köziratok kezelésével összefüggő tipikus hibák az önkormányzatok iratkezelésében Az iratkezelési szabályzatok kiadásának rendje a 2007. augusztusa után készített vagy módosított szabályzatok esetében SEGÉDANYAG a községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testületének hivatala által elkészítendő (elektronikus/papír) egyedi iratkezelési szabályzat megalkotásához (2009. július) Elérhetőségük: http://www.otm.gov.hu/web/portal.nsf/dokumentumtar_2?OpenView&RestrictToCategory=IRATKEZEL%C9S&ExpandView



14 Jogszabálylista A hivatkozásra (CTRL gomb + a kívánt sorra) kattintva ugrik a hivatkozott jogszabály szövegére. 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári tv., Ltv.) 335/2005. (XII.29.) számú kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről



1995. évi LXVI. törvény

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A törvény célja

1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű

adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék;

b) bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon;

c) a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg;

d) az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson.

A törvény hatálya

2. § E törvény hatálya kiterjed a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára; b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára; c) a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra; d) a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra; e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó

értékű iratra.

Értelmező rendelkezések

3. § E törvény alkalmazása során a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban

meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; c) irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy

egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

f) irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;



g) irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

n) nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek;

o) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;

p) r) közlevéltár illetékessége (illetékességi köre): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre

vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni;

s) levéltári gyűjtőkör: a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol);

t) önkormányzati hivatal: a polgármesteri hivatal, a társult képviselő-testület közös hivatala, a körjegyzőség, a megyei önkormányzati hivatal és a fővárosi közgyűlés hivatala (Főpolgármesteri Hivatal).

3/A. § A maradandó értékű közirat és magánirat a kulturális javak, a levéltári anyag pedig a védett kulturális javak részét képezi. A maradandó értékű közirat és magánirat, továbbá a levéltári anyag védelmét, épségben és használható állapotban történő megőrzését az e törvényben, valamint a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint kell biztosítani.

Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai

4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.

(2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés tilalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védetté nyilvánított maradandó értékű magániratra is kiterjed.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés útján történő elidegenítését. A csereszerződés megkötéséhez, valamint a nyilvános magánlevéltárban őrzött magánirat elidegenítéséhez a kultúráért felelős miniszternek engedélye szükséges. A védetté nyilvánított magánirat elidegenítésekor a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint kell eljárni.



6. § (1) A levéltári anyagot, továbbá a 33. § (1) bekezdésében meghatározott magániratot csak a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint lehet kivinni az ország területéről.

(2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző levéltár biztonsági másolatot készít.

7. § A levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése - ajándék, adásvétel, csereszerződés kivételével - a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti.

A levéltári anyag védelmének irányítása

8. § A levéltári anyag védelmének ágazati irányítását a kultúráért felelős miniszter látja el. Ágazati irányító hatáskörében

a) b) rendeletben szabályozza a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket, valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét, és a szakfelügyelők közreműködésével ellenőrzi a szakmai követelmények érvényesítését;

c) irányítja és felügyeli a Magyar Országos Levéltárat; d) dönt a hatáskörébe utalt egyedi ügyekben.

A köziratok kezelésének irányítása

8/A. § A köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány által kijelölt miniszter látja el.

II. Fejezet

A KÖZIRAT

A köziratok kezelése és védelme

9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában

nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli

segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az

irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni; d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket,

anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése

mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni;

f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni;

g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.

(2) Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

(4) Az e törvényben, valamint a 35/A. § (1) bekezdése szerinti kormányrendeletben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi, vagy a



részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv (a továbbiakban együtt: iratkezelési szabályzat) tartalmazza.

9/A. § (1) Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

(2) Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. (3) Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait

egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

(4) Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

Az iratkezelési szabályzatok kiadása

10. § (1) Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki: a) a közfeladatot ellátó szerv - e törvényben foglalt kivételekkel - az illetékes közlevéltárral egyetértésben, b) a központi államigazgatási szerv a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a

köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben, c) az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és a Kormány

általános hatáskörű területi államigazgatási szervével egyetértésben. (2) Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki: a) a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője a területi és

helyi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek - kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral egyetértésben,

b) az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben,

c) az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái, továbbá az igazságügyi szakértői tevékenység végzésére feljogosított természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.

(3) A 10. § (1) bekezdés b) pontja és a 10. § (2) bekezdésének a) pontja szerinti iratkezelési szabályzatokat a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban is kiadhatja.

(4) A szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet ad ki.

(5) Az önkormányzati hivatalok számára az önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes irattári tervet ad ki.

(6) A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása (a továbbiakban együtt: önkormányzati társulások) a társulási megállapodásban foglalt esetben rendelkezik az iratkezelés szabályozásáról.

(7) A Magyar Országos Levéltár, az illetékes közlevéltár és a kultúráért felelős miniszter egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki.

(8) A Magyar Országos Levéltár az önkormányzati levéltárak véleményének előzetes kikérésével gyakorolja a bíróságok, ügyészségek, a központi államigazgatási szervek területi és helyi szervei, a rendvédelmi szervek szervezeti egységei részére készült iratkezelési szabályzatok kiadásával kapcsolatos egyetértési jogát.

(9) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelező mellékleteként. Elfogadási rendje - kivéve az önkormányzati hivatalok, az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kiadott egységes irattári terveket - nem válik el az iratkezelési szabályzattól.



(10)

A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése

11. § A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét - az iratkezelési szabályzat alapján - az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során

a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével - és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;

b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg;

c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.

A köziratok levéltárba adása

12. § (1) A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait - az (5) bekezdésben meghatározott kivétellel - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.

(2) A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadás-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg.

(4) A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. (5) A tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtezhető

iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.

(6) Az iratokat őrző szerv kezdeményezésére az illetékes közlevéltár az érvényességi idő lejárta előtt is átvehet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat, ha azok megfelelő őrzésének és kezelésének feltételeit biztosítani tudja.

(7) A közfeladatot ellátó szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani.

III. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR

A közlevéltár feladatai

13. § A közlevéltár feladatkörében a) a 31. §-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe

tartozó szervek nem selejtezhető köziratait; b) jogszabály alapján átveszi, illetőleg gyűjti, valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű

magániratot; c) az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi,

és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján - feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi;

d) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;



e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét;

f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a Magyar Országos Levéltárnak átadja;

g) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában;

h) a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti;

i) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik.

A közlevéltárak és illetékességük, valamint gyűjtőkörük

14. § (1) A közlevéltár lehet általános levéltár, állami szaklevéltár, települési önkormányzat, köztestület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára.

(2) A közlevéltár illetékességét a köziratokat illetően e törvény, a köziratnak nem minősülő levéltári anyagot illetően a megyei (fővárosi) levéltárak tekintetében e törvény 18. §-a, a Magyar Országos Levéltár tekintetében a kultúráért felelős miniszter, egyéb közlevéltár tekintetében pedig - a kultúráért felelős miniszternek egyetértésével - a fenntartó határozza meg.

(3) A közlevéltár gyűjtőköre minden olyan, a 3. § s) pontjában meghatározott maradandó értékű magániratra kiterjed, amely a közlevéltár őrizetében lévő levéltári anyaghoz illeszkedik, annak forrásértékét gazdagítja.

A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei

15. § (1) A közlevéltárat fenntartó szerv köteles gondoskodni arról, hogy levéltára a) rendelkezzék a 13. §-ban meghatározott feladatok ellátásához szükséges szakképzett személyzettel és

technikai felszereléssel, továbbá b) rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő

páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem használható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), kutatóteremmel és a működéséhez szükséges egyéb feltételekkel.

(2) Közlevéltárat létesíteni csak az (1) bekezdés a) és b) pontjában meghatározott feltételek együttes biztosításával lehet.

(3) A közlevéltár vezetőjét pályázat útján a Magyar Országos Levéltár esetében a kultúráért felelős miniszter, míg az állami szaklevéltárak, valamint a megyei és települési önkormányzatok, illetve köztestületi, közalapítványi és egyéb közfeladatot ellátó szervek levéltárai esetében - a kultúráért felelős miniszter véleményének kikérésével - a fenntartó nevezi ki, illetve menti fel.

Általános levéltárak

16. § (1) A levéltárral nem rendelkező közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános levéltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg, a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével.

(2) Általános levéltár a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye (főváros) önkormányzata által fenntartott közlevéltár.

17. § (1) A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár. Illetékességi körébe tartozik a köztársasági elnöknek és hivatalának, az Országgyűlésnek és hivatalának, továbbá az országgyűlési biztosok hivatalainak, az Alkotmánybíróságnak, a 19. § (2) bekezdésében meghatározott kivétellel a központi államigazgatási szerveknek (a miniszterelnöknek és hivatalának, a minisztériumoknak, az autonóm államigazgatási szerveknek, a kormányhivataloknak, a központi hivataloknak és a rendvédelmi szervek országos parancsnokságainak), a polgári nemzetbiztonsági szolgálatoknak, valamint - a központi államigazgatási szervek területi szervei, a rendőrség, a határőrség, a polgári védelem, a vám- és pénzügyőrség, továbbá az állami és hivatásos önkormányzati tűzoltóság területi és helyi szervei és a büntetés-végrehajtási szervezet kivételével - a központi államigazgatási szervek közvetlen felügyelete és



irányítása alatt működő egyéb állami szerveknek, a Legfelsőbb Bíróságnak, a Legfőbb Ügyészségnek, az Állami Számvevőszéknek és a Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá minden, levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány levéltári anyaga.

(2) A Magyar Országos Levéltár a 13. §-ban meghatározott feladatokon kívül a) a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében módszertani

ajánlásokat és egyéb segédanyagokat dolgoz ki, s azokat a kultúráért felelős miniszter egyetértésével közzéteszi;

b) c) nyilvántartja a közlevéltárakat és a magánlevéltárakat; d) feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású külföldi

levéltári anyagot; e) őrzi a törvények eredeti példányát; f) levéltár-tudományi szakkönyvtárat működtet; g) levéltári állományvédelmi kérdésekben szaktanácsadást nyújt más levéltáraknak; h) a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában

megőrzi; i) részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel

kapcsolatos feladatait; j) évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását és működésük fontosabb adatait; k) ellátja a levéltári szakfelügyelet működtetésével kapcsolatos teendőit; l) gyakorolja a 34. § (1) bekezdésében meghatározott elővásárlási jogát; m) a kultúráért felelős miniszter által meghatározott szempontok szerint gyűjti és feldolgozza a

közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak működésével kapcsolatos adatokat. 18. § A megyei (fővárosi) közlevéltár területi általános levéltárként a megye (főváros) önkormányzatának

közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a megye (főváros) területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe.

Állami szaklevéltárak

19. § (1) Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár és a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára.

(2) A szaklevéltár illetékességi köre - az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára kivételével - a) a Hadtörténelmi Levéltár esetében a honvédelemért felelős miniszter és a Honvéd Vezérkar, valamint -

a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok kivételével - az ezek közvetlen felügyelete vagy irányítása alá tartozó katonai szervezetek,

b) c) a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár esetében a környezetvédelemért felelős miniszter és a

vízgazdálkodásért felelős miniszter felügyelete alá tartozó szervek, d) a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára

esetében a fenntartó szerv levéltári anyagára, továbbá mindezek jogelődeinek működése során keletkezett levéltári anyagára terjed ki.

(3) Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárának illetékessége az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásáról és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára létrehozásáról szóló törvényben meghatározott iratokra terjed ki.

(4) Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára működésének speciális szabályait, valamint az e törvényben meghatározottakon túlmenően ellátandó feladatait a (3) bekezdésben említett törvény határozza meg.

(5) A (2) bekezdés d) pontjában meghatározott szaklevéltár létesítését és megszüntetését - a szerv felügyeletét vagy irányítását ellátó miniszter vagy az autonóm államigazgatási szerv vezetője véleményének előzetes kikérésével - a kultúráért felelős miniszter engedélyezi.

(6) Megszűnő szaklevéltár anyagának elhelyezéséről a kultúráért felelős miniszter gondoskodik.

Települési önkormányzat levéltára



20. § (1) A települési önkormányzat a testülete, hivatalai és intézményei, valamint ezek jogelődei levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel közlevéltárat létesíthet. A levéltár a fenntartó önkormányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik.

(2) Települési önkormányzat levéltárának létesítéséhez a kultúráért felelős miniszter előzetes hozzájárulása szükséges. A miniszter megtagadhatja a hozzájárulást, ha a létesítendő levéltár folyamatos működésének személyi és dologi feltételeit [15. § (1) bekezdés] hosszabb távon nem látja biztosítottnak. Ha a levéltár működését meghatározó feltételek megszűnnek, a miniszter visszavonhatja hozzájárulását. Ebben az esetben a fenntartó önkormányzat köteles a levéltárat megszüntetni.

(3) Ha a települési önkormányzat megszünteti levéltárát, annak anyagát a területileg illetékes megyei (fővárosi) levéltárban kell elhelyezni. Ilyen esetben a települési önkormányzat a levéltár céljait szolgáló vagyonát használatra köteles átengedni a megyei (fővárosi) önkormányzatnak.

Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára

21. § Köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv saját levéltári anyagának őrzésére közlevéltárat létesíthet. A létesítést, illetőleg a megszüntetést a közlevéltárakról vezetett központi nyilvántartásba be kell jegyeztetni. Megszűnés esetén a köztestület, a közalapítvány és az egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltári anyagának elhelyezéséről a kultúráért felelős miniszter intézkedik.

IV. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA

A közlevéltár anyagában történő kutatás

22. § (1) A közlevéltárban őrzött, az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli, az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven túli levéltári anyagban - a 24-25. §-okban foglalt kivételekkel -, továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg, amelynek tartalmát az Avtv. szerint mindenki megismerheti, a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet.

(2) A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére - a kutatás megkezdése előtt - látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy tartalmazza a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét. A látogatói jegy az adott közlevéltárban - évenkénti meghosszabbítással - folyamatosan használható.

(3) A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét.

(4) A közlevéltár a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet, és a kutató személyes adatainak védelméről az Avtv. rendelkezései szerint gondoskodik.

23. § (1) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi.

(2) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven belüli levéltári anyagban - ideértve a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó levéltári iratokat is - a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a (3) bekezdésben meghatározott kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a kuratórium engedélyezi. A kuratórium engedélyezi az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában történő tudományos kutatást.

(3) A kuratórium tagjai: a Magyar Országos Levéltár, a Politikatörténeti Intézet és az 1956-os Magyar Forradalom Történetének Dokumentációs és Kutató Intézete - közalapítvány által kijelölt egy-egy személy, továbbá a Magyar Tudományos Akadémia által kijelölt két személy.

24. § (1) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év.

(2) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag, ha a) a kutatás - a kérelmező költségére - anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy



b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy

c) a kutatásra tudományos célból van szükség - feltéve, hogy a 22. §-a (1) bekezdésében meghatározott harminc, illetőleg tizenöt év már eltelt - és a kutató a (3) és (4) bekezdésben meghatározott követelményeknek eleget tesz.

(3) A közlevéltár a (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását.

(4) A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.

(5) A (2) bekezdés b) pontjában meghatározott hozzájárulás megadásakor írásban nyilatkozni kell a kutató által megismert személyes adat - kutatás célja szerinti - felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról.

(6) A kutató a (2) bekezdés c) pontja alapján végzett tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról az (1) bekezdésben meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.

24/A. § (1) A személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból, a 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy a 22. § (1) bekezdésében meghatározott 30, illetőleg 15 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel.

(2) Az (1) bekezdés szerint engedélyezett kutatás során feltárt iratok másolhatóságát illetően a 24. § (6) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.

(3) A Kormány felhatalmazást kap arra, hogy személyes adatot - ideértve a különleges adatot is - tartalmazó levéltári anyag másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása céljából, külföldi tudományos intézmény részére, a 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt történő átadása tárgyában adatvédelmi szerződést kössön.

(4) A (3) bekezdésben meghatározott adatvédelmi szerződésen alapuló adattovábbítást - a 24. § (1) bekezdésében foglalt védelmi idő lejártáig - az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója megtilthatja. A tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás szabályait a kultúráért felelős miniszter állapítja meg.

25. § (1) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.

(2) Nem engedélyezhető a kutatás a) a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által

átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig; b) abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy

által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható. (3) Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a közlevéltár -

saját költségére - másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a közlevéltár köteles másolat készítésére.

26. § A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár, illetőleg a 23. § (3) bekezdésében meghatározott kuratórium köteles írásban megindokolni.

A használat egyéb módjai

27. § (1) A közlevéltár a kérelmező által megadott - az azonosításhoz szükséges - információk alapján egyedi adatról tájékoztatást nyújt.

(2) A tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár írásban köteles közölni. (3) Tájékoztatás érdekében közlevéltár kutatást - díjtalan szolgáltatásként - csak jogszabály alapján vagy

fenntartója utasítására végez. 28. § A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot kutatási célból más levéltárnak, illetőleg kiállítás

céljából szerv számára - külön jogszabály alapján - meghatározott időre kikölcsönözheti. Az iratot átadó



szerv, illetve jogutódja részére a kölcsönzést ügyviteli célból a levéltár köteles engedélyezni. A kölcsönzési kérelem másolattal is teljesíthető.

Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén

29. § (1) A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat.

(2) A per megindítására és az eljárás lefolytatására - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - az Avtv. 21. § (2)-(7) bekezdésének szabályai az irányadóak.

(3) A kérelmező saját adataira vonatkozó tájékoztatási kérelmének megtagadása esetén a bírósági eljárásra az Avtv. 17. §-ának szabályait kell alkalmazni.

V. Fejezet

A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME

Nyilvános magánlevéltár

30. § (1) Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít vagy tart fenn, és vállalja a (2) bekezdésben foglalt követelmények teljesítését, a kultúráért felelős miniszternél kérelmezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését. A nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzést - a levéltári szakfelügyelet javaslatára - a kultúráért felelős miniszter engedélyezi.

(2) A nyilvános magánlevéltár a) levéltári anyagának jegyzékét - nyilvántartás céljából - a Magyar Országos Levéltárnak átadja; b) levéltári anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és

használatának biztosításával összefüggő feladatait a nyilvános magánlevéltárak részére előírt szakmai követelmények szerint látja el;

c) levéltári anyagából a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint tájékoztatást nyújt, adatokat szolgáltat, iratokat kölcsönöz és anyagában - saját szabályzata szerint - a kutatást ingyenesen lehetővé teszi.

(3) Ha a nyilvános magánlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott követelményeket nem teljesíti, a miniszter elrendeli a levéltár nyilvántartásból való törlését. A törlés elrendelésével egyidejűleg kezdeményezi a levéltári anyag védetté nyilvánítását.

(4) A nyilvános magánlevéltár a 34/C. §-ban foglaltak szerinti költségvetési támogatásban részesül. A költségvetési támogatás a pártok által fenntartott nyilvános magánlevéltárakat is megilleti.

31. § (1) A nyilvános magánlevéltár köziratnak minősülő levéltári anyag kivételével bármilyen levéltári anyagot gyűjthet, az illetékes egyházi levéltár azonban gyűjtheti az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát is.

(2) A kultúráért felelős miniszter engedélyezheti a káptalani vagy konventi hiteleshelyi levéltárak anyagának az illetékes hazai egyházi levéltárban, más köziratnak nyilvános magánlevéltárban történő elhelyezését, ha a levéltár fenntartója az anyag őrzését, kezelését és használatát illetően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.

A maradandó értékű magániratok védelme

32. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - irattári anyaguk kezelésének módját maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek, vele a segítségadás rendszeres módjára, illetve az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek.

(2) A közlevéltárnak az (1) bekezdés szerinti megállapodással átadott iratok kutathatóságát az ajándékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja.

(3) A tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok kötelesek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titkok védelmének biztosítása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat - ha azok feladataik ellátásához már



nem szükségesek - részére átadni. Ezen szervek közlevéltárba adott irataik kutathatóságát illetően a (2) bekezdésben foglaltak szerint rendelkezhetnek.

33. § (1) A kulturális örökségvédelmi hatóság (a továbbiakban: hatóság) a kulturális örökség védelméről szóló törvény alapján - a (2) bekezdésben felsorolt kivételekkel - védett levéltári anyaggá nyilváníthatja a nem levéltárban, muzeális intézményben és könyvtárban őrzött, 50 évnél régebben keletkezett maradandó értékű magániratokat, továbbá a keletkezés idejétől függetlenül:

a) a társadalmi, politikai, gazdasági, kulturális és tudományos életben jelentős szerepet betöltő személyek irathagyatékát;

b) a jogutód nélkül megszűnt, nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának maradandó értékű részét, kivéve a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló törvényben meghatározott iratokat;

c) a privatizált állami gazdálkodó szervezet privatizálás előtt keletkezett irattári anyagának a 34. § (3) bekezdésében meghatározott részét;

d) működő, nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának maradandó értékű részét, ha azt a tulajdonos - a gazdálkodó szervezet eladásával együtt történő irattárátadást kivéve - kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani;

e) a nyilvános magánlevéltárak nyilvántartásából törölt magánlevéltárban őrzött iratokat. (2) Nem nyilvánítható védetté: a) az a magánirat, amely tulajdonosával kapcsolatos, vagy annak személyes tevékenysége során

keletkezett, és amelyet a tulajdonos rendeltetésszerűen tart magánál; b) működő szerv irattári anyaga, kivéve az (1) bekezdés c) és d) pontjában meghatározott iratokat. (3) A hatóság határozatban kötelezheti a tulajdonost arra, hogy védetté nyilvánított levéltári anyagát

biztonsági másolat elkészítése céljából - meghatározott időtartamra - a Magyar Országos Levéltárnak átadja. A levéltári anyag oda- és visszaszállításáról - a tulajdonossal történt megállapodás szerint - a Magyar Országos Levéltár gondoskodik.

(4) A (3) bekezdésben meghatározott biztonsági másolatot a Magyar Országos Levéltár őrzi meg. A biztonsági másolatról további másolat készítését, valamint az abban folytatható kutatást a tulajdonos, ha a kutatás személyhez fűződő jogait vagy jogos érdekeit sértené, meghatározott időtartamra szólóan megtilthatja.

(5) A magániratok védetté nyilvánítására és a védetté nyilvánított levéltári anyagra egyebekben a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltakat kell alkalmazni.

34. § (1) Az a tulajdonos, aki 50 évnél régebben keletkezett iratait, továbbá a 33. § (1) bekezdésének a)-b) és d) pontjában meghatározott iratait - a nyilvános árverésen történő értékesítés kivételével - kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani, köteles azt először a Magyar Országos Levéltárnak megvételre felajánlani vagy védetté nyilvánítás céljából bemutatni. Ha a Magyar Országos Levéltár megállapítja, hogy a bemutatott irat (irategyüttes) tartalmát vagy egyéb jellegzetességeit tekintve megfelel a 3. § j) pontjában meghatározott ismérveknek, de a tulajdonos által megjelölt vételárat nem tudja kifizetni, kezdeményezi a hatóságnál az irat (irategyüttes) védetté nyilvánítását.

(2) Ha az (1) bekezdésben felsorolt iratokat, valamint a védetté nyilvánított levéltári anyagot a tulajdonos vagy annak hozzájárulásával a jogos birtokos külföldre kívánja vinni, a kiviteli engedély iránti kérelmét a Magyar Országos Levéltárnál vagy bármely vidéki székhelyű megyei önkormányzati levéltárnál nyújthatja be. A levéltár a kérelmet szakvéleményével együtt a hatósághoz továbbítja.

(3) Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szervezet privatizálását követően is csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azokat az illetékes közlevéltár részére át kell adnia. Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra igényt tart, az illetékes közlevéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását.

(4)

V/A. Fejezet

A levéltárak költségvetési támogatásával összefüggő egyes kérdések

34/A. § (1) A közlevéltárakban és a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyag évi 2%-ának átvizsgálásához, a szükséges selejtezés elvégzéséhez és a 13. § f) pontjában meghatározott biztonsági másolatok elkészítéséhez, valamint a veszélyeztetett állapotú iratok, illetőleg a bennük lévő információk tartós megőrzését szolgáló egyéb teendők ellátásához szükséges pénzügyi feltételeket a kultúráért felelős miniszter által vezetett minisztérium fejezeti kezelésű költségvetési előirányzatából kell biztosítani.



(2) Az (1) bekezdésben meghatározott előirányzatnak a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak közötti elosztásáról a kultúráért felelős miniszter pályázat kiírásával gondoskodik. A pályázat kiírásának, elbírálásának és az előirányzat felhasználásának szabályait a kultúráért felelős miniszter állapítja meg.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott feladatok ellátásának személyi, tárgyi és technikai feltételeit legkésőbb 2000. december 31-éig kell megteremteni.

34/B. § A 17. § (2) bekezdésében felsorolt feladatok elvégzéséhez szükséges költségvetési előirányzatot a Magyar Országos Levéltár éves költségvetésének elkülönített tételeként kell meghatározni.

34/C. § (1) A nyilvános magánlevéltárak költségvetési támogatására szolgáló költségvetési előirányzatot a kultúráért felelős miniszter által vezetett minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataként kell évente meghatározni.

(2) A nyilvános magánlevéltárban őrzött anyag 1 folyóméterére vetített költségvetési támogatás mértéke nem lehet kevesebb, mint az általános levéltárakban őrzött anyag 1 folyóméterére az adott költségvetési évet két évvel megelőző esztendőben jutó működési kiadás - intézményi működési bevételekkel csökkentett - összegének 25%-a.

(3) Az (1) bekezdés szerinti előirányzat nyilvános magánlevéltárak közötti elosztásának rendjét a kultúráért felelős miniszter állapítja meg.

34/D. §

VI. Fejezet

VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

35. § (1) Ez a törvény - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - 1996. január 1-jén lép hatályba. (2) A törvény 3. §-a, 12. §-a, 22-29. §-a és 36. §-a 1995. július 1-jén lép hatályba. (3)

(4) Felhatalmazást kap az igazságügyért felelős miniszter, hogy a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben rendeletben szabályozza a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái, továbbá az igazságügyi szakértői névjegyzékbe bejegyzett természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek iratkezelését.

(5) (6) Felhatalmazást kap az önkormányzatokért felelős miniszter, hogy a köziratok kezelésének szakmai

irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben az önkormányzati hivatalok számára egységes irattári tervet adjon ki.

(7) Ahol jogszabály „történeti értékű iratot” említ, azon „maradandó értékű iratot” kell érteni. (8) Az 1948-1989 között működött Magyar Dolgozók Pártja (MDP) és Magyar Szocialista Munkáspárt

(MSZMP) szerveinek iratai - az MDP és az MSZMP tagnyilvántartásainak kivételével - a magyar állam tulajdonát képezik.

(9) (10) Felhatalmazást kap a szakmai irányítást ellátó miniszter, hogy az állami és helyi önkormányzati

intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot, vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet adjon ki.

(11) 35/A. § (1) Felhatalmazást kap a Kormány, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó

szervek iratkezelésének általános követelményeit, valamint a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét.

(2) Felhatalmazást kap a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter, a közigazgatási informatikáért felelős miniszter, valamint a kultúráért felelős miniszter, hogy együttesen rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben és az elektronikus iratok levéltárba adásával, tárolásával kapcsolatban támasztott követelményeket.

(3) A (2) bekezdésben foglalt felhatalmazás alapján kiadandó rendeletet a bíróságok és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala, az ügyészségek, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái, továbbá az ügyvédi kamara, az igazságügyi szakértői névjegyzékbe bejegyzett természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hiteles szakfordítók, tolmácsok, a



jogi segítségnyújtást, kárpótlást, áldozatsegítést, valamint büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző szervek és személyek tekintetében az igazságügyért felelős miniszterrel egyetértésben kell kiadni.

(4) Felhatalmazást kap a kultúráért felelős miniszter, hogy rendeletben szabályozza a 23. § (3) bekezdésében meghatározott kuratórium, valamint a levéltári szakfelügyelet és a levéltári szakmai testületek működését.

36. § Felhatalmazást kap a kultúráért felelős miniszter, hogy rendeletben szabályozza a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket, valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét.



335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 35/A. §-a (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről a Kormány a következőket rendeli el:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

A rendelet hatálya

1. § (1) E rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és - a (2) bekezdésben foglalt korlátozással - azok irattári anyagára terjed ki. E rendelet határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésének egységes követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét.

(2) E rendelet rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) e feladatkörét a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF) útján látja el.

Értelmező rendelkezések

2. § E rendelet alkalmazásában 1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár,

amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;

2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; 4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; 5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott,

legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 6. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az

iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;

7. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

8. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

10. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;

11. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

12. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;



14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 15. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 16. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított

legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;

18. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

19. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

21. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 24. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak

átadása az illetékes közlevéltárnak; 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon

hitelesítettek; 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem

hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét

kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; 30. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett

események meghatározott körének regisztrálása; 31. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre

történő előkészítése; 32. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű

összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az

elintézési határidő és a feladat meghatározása; 34. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely

elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; 35. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 36. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 37. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja; 38. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; 39. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített

tárolóeszköz.

Az iratkezelés szabályozása

3. § (1) (2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell

vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

4. §

Az iratkezelés felügyelete a szerven belül



5. § Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

6. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva

legyenek; e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a

maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő

támogatást biztosítson. 7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok

megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és

formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a

helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. 8. § (1) A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó

vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.

II. Fejezet

Az irattári terv

9. §

Az irattári tételek kialakítása

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a szerv ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be;

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz;

c) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból; b) az a) pont szerinti nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni;



c) a választott testületek, bizottságok, valamint a szerv működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

11. § (1) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

(2)

Az irattári terv szerkezete és rendszere

12. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. Az irattári terv különös részén belül a főcsoportok szervezeti egységenként is kialakíthatók.

(4) A (2) és a (3) bekezdésben foglaltak szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

III. Fejezet

Az iratok kezelésének általános követelményei

Az iratok rendszerezése

13. § (1) A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

(2) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

14. § (1) Az iratot a 39. §-ban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni).

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.

(4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

15. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.



Az iratkezelés megszervezése

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iktatást a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként, b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagy c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával

szervezheti meg. (2) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárában helyezi el. 17. § (1) Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az

előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.

(2) Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.

IV. Fejezet

Az iratkezelés folyamata

A küldemények átvétele

18. § Az Iratkezelési Szabályzatban meg kell határozni az adott szervhez érkezett küldemény - levél, távirat, fax, csomag stb. - átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja - postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb. - szerinti bontásban is meghatározhatók.

19. § A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy; b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy; c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy; d) a postai meghatalmazással rendelkező személy; e) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa; f) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy; g) az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer. 20. § (1) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. (2) Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt

biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. 21. § Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel

dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

22. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont.

(2) Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.

(3) Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.

23. § Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell.



24. § A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot részére továbbítani kell.

25. § (1) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

(2) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való

jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének

jogosulatlan akadályozására irányul, c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására,

hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. (3) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. (4) Nem köteles a fogadó szerv a (3) bekezdés szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett

azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.

26. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt, a 25. §-ban jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

A küldemény felbontása és érkeztetése

27. § A szervhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy d) automatikusan az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer

bonthatja fel. 28. § (1) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek. (2) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési

szabályzat szerinti iktatásáról. 29. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum

megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.

30. § A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.

31. § (1) Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(2) Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól.

(3) Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.

(4) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell. 32. § Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó

az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

33. § (1) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen.

(2) Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható.



(3) Elektronikus úton érkezett irat esetében az Iratkezelési Szabályzatban rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek az (1) bekezdésben meghatározott időpont megállapíthatóságát biztosítják.

(4) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni.

34. § (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. (2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni

minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

(3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

35. § (1) Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell.

(2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

36. § Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

37. § Az irat munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni.

38. § A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről belső szabályzatban kell rendelkezni.

Iktatás

39. § (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. (2) Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: a) iktatószám; b) iktatás időpontja; c) küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma; d) küldemény elküldésének időpontja, módja; e) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; f) küldő megnevezése, azonosító adatai; g) címzett megnevezése, azonosító adatai; h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám); i) mellékletek száma; j) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; k) irat tárgya; l) elő- és utóiratok iktatószáma; m) kezelési feljegyzések; n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés időpontja. (3) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. 40. § Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: főszám - alszám/év/; az iktatószám

felépítése az osztott vagy vegyes ügyiratkezelés esetén: iktatóhely azonosítója/főszám - alszám/év/egyedi azonosítás. A főszám - alszám/év/ egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet a szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iktatóhely azonosítóját (szám és betű kombinációja) az adott szervezet - igényeinek megfelelően - alakítja ki (nem osztott iktatás esetén ez az adat lehet az iktatókönyv betű és számkombinációs azonosítója). Egyedi azonosítási jelölés alkalmazása nem kötelező. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván.

41. § (1) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.



(2) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. (3) Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell

nyilvántartani. (4) Az iktatószámnak tartalmaznia kell - osztott iktatás esetén az iktatóhely azonosítóját - az iktatási

főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. (5) Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi további szám, illetve betűjel

alkalmazható, amelyek jegyzékét a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. (6) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a rendvédelmi szerveknél, bíróságoknál és ügyészi

szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon nyilvántartható ügyek körét a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltár és a miniszter egyetértésével az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

42. § (1) Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

(2) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

43. § (1) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - le kell zárni.

(2) A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása során kézi iktatókönyv esetén a lezárt iktatókönyvben ezt követően új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják.

(3) Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása esetén az év utolsó munkanapján el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Ezt követően az előző évi iktatókönyvben új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják. Az iktatókönyvek végleges zárásának részeként el kell készíteni - külön jogszabályban meghatározott formátumban - az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát.

44. § Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

45. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről - az érkeztetési számra hivatkozással - a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

46. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti.

(2) Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha a) az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek; b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv

és/vagy a központi rendszer honlapján; c) a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum

benyújtása; d) az iratkezelési szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok

kezeléséről. (3) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött

automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról (a 45. § szerinti adattartalommal), valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;



c) meghívókat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); g) munkaügyi nyilvántartásokat; h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. 48. § Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon,

hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

49. § (1) A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

(2) Elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.

50. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.

Szignálás

51. § (1) Az iratkezelő az érkezett iratot köteles az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.

(2) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani.

(3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg.

(4) A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását.

Kiadmányozás

52. § (1) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

(2) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. (3) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról

szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 53. § (1) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés

szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata

szerepel. (2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. (3) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített

elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. (4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési

záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. 54. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra

felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.



Expediálás

55. § A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.

56. § A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

57. § Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell. 58. § (1) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan

küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri. (2) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles

változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

Irattározás

59. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 60. § (1) Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő,

kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. (2) Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat

selejtezi vagy átadja a szervezet központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

61. § (1) Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(2) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

(3) Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

(4) A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. 62. § (1) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési

feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(2) Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.

63. § (1) A szerv dolgozói az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat.

(2) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. (3) Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet

mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.

(4) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

Selejtezés

64. § (1) Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével.

(2) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett.

(3) A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

(4) A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.



Levéltárba adás

65. § (1) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

(2) Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

V. Fejezet

Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

66. § (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében.

(2) A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.

67. § (1) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) „Saját kezű felbontásra!”, b) „Más szervnek nem adható át!”, c) „Nem másolható!”, d) „Kivonat nem készíthető!”, e) „Elolvasás után visszaküldendő!”, f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok

megismerését.

A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtásának ellenőrzési rendje

Általános rendelkezések

67/A. § (1) A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggő ellenőrzési feladatait a KIF útján, az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központi államigazgatási szerveknél végzi.

(2) A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve ellenőrzi az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását, a helyi önkormányzatok törvényességi ellenőrzésére hatáskörrel rendelkező szerv, a helyi önkormányzatok társulásáról és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. törvény 20. §-ának (2) bekezdésében, valamint a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló 2004. évi CVII. törvény 12. §-ának (2) bekezdésében biztosított törvényességi ellenőrzési jogkörében ellenőrzi az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.

(3) A KIF, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve és a helyi önkormányzatok törvényességi ellenőrzésére hatáskörrel rendelkező szerv (1) és (2) bekezdésben rögzített ellenőrzési tevékenysége nem érinti a közlevéltárak ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat.

(4) Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

(5) A központi államigazgatási szervek esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a KIF a Magyar Országos Levéltárral egyeztetve határozza meg. Az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve,



illetve a helyi önkormányzatok törvényességi ellenőrzésére hatáskörrel rendelkező szerv az illetékes közlevéltárral egyeztetve határozza meg.

(6) Az ellenőrzésben nem vehet részt az ellenőrzött szerv dolgozójának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontjában meghatározott hozzátartozója (közeli hozzátartozója).

(7) Az ellenőrzést végző a kizárási okot közvetlen vezetőjének haladéktalanul köteles bejelenteni, de azt az ellenőrzött szerv is bejelentheti.

(8) Az ellenőrzést végző köteles a titokvédelemre, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokat betartani.

Az ellenőrzés rendje

67/B. § (1) Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tizenöt nappal írásban - az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül - értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg.

(2) Ellenőrzésre a KIF, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve és a helyi önkormányzatok törvényességi ellenőrzésére hatáskörrel rendelkező szerv megbízott köztisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzési megbízólevélnek tartalmaznia kell:

a) a „megbízólevél” elnevezést; b) az ellenőr nevét, beosztását, munkáltatói (szolgálati) igazolványának a számát; c) az ellenőrzés helyére, az ellenőrzési tervre történő utalást; d) az ellenőrzés végrehajtására, eljárási szabályára vonatkozó jogszabály megnevezését; e) a megbízólevél érvényességi idejét; f) a kiállítás keltét; g) a kiállításra jogosult aláírását, a bélyegzőlenyomatot. (3) Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne

akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.

Az ellenőrzés eszközei, módszere, szempontjai, eredménye, az ellenőrzési jegyzőkönyv

67/C. § (1) Az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés eredményes lefolytatása érdekében jogosult: a) az ellenőrzés lefolytatásához szükséges területre belépni (a szerv székhelye, telephelye, irattára, raktári

helyisége stb.), illetve a személyes adatnak nem minősülő elektronikusan tárolt adatokhoz hozzáférni; b) az iratkezeléssel kapcsolatos iratokba, iratkezelési nyilvántartásokba betekinteni, amelynek körében az

ellenőrzés tárgyával összefüggő iratot - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok és a személyes adatok kivételével - megvizsgálhat;

c) az iratkezeléssel kapcsolatos munkafolyamatokat megvizsgálni; d) az iratkezeléssel összefüggésben felvilágosítást kérni, amelynek keretében a vizsgált szervtől

személyes adatnak nem minősülő adatokat, tájékoztatást kérhet. (2) Az iratkezelés helyzetének feltárása érdekében az ellenőrzést végző ellenőrzése során az alábbi

körülményeket vizsgálja különösen: a) az ellenőrzött szerv rendelkezik-e az Ltv., valamint a Korm. Rendeletnek megfelelő egyedi/egységes

iratkezelési szabályzattal; b) milyen az iratkezelés szervezete (központi, osztott, vegyes); c) az iratkezeléssel kapcsolatos felelősséget; d) az ellenőrzött szerv iratkezelési informatikai infrastruktúráját (iratkezelési szoftver adatok, a

jogosultsági rendszer kidolgozottsága, az iratkezelési szoftver működési tapasztalatai stb.); e) hogyan támogatja az iratkezelési gyakorlat a szerv rendeltetésszerű működését; f) az iratkezelés folyamatát; g) az iktatási/nyilvántartási fegyelmet, az iktatókönyvek hitelességét, a küldemények útjának pontos

nyomon követhetőségét, a hivatali bélyegzők nyilvántartásának és használatának rendjét, az irategység elvének érvényesülését;

h) a lejárt megőrzési idejű iratok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti rendszeres selejtezését és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok illetékes levéltárnak történő átadását;



i) a feladatkörök megváltozása, megszűnő szervek, szervezeti egységek esetén az iratok sorsának rendezését.

(3) Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról jegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy. Az ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:

a) az eljáró szerv megnevezését; b) az ellenőrzött szerv megnevezését; c) az ellenőrzés célját; d) a helyszín és az időpont megjelölését; e) az ellenőrzést végző személyek megnevezését; f) az ellenőrzés során tapasztalt, a vizsgálat szempontjából lényeges körülményeket és megállapításokat; g) a vizsgált szervet képviselő személy által a vizsgálattal kapcsolatban tett nyilatkozatokat; h) a vizsgált szervet képviselő személy és az ellenőrzést végző személy aláírását. (4) Az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát az ellenőrzést végző a helyszínen átadja vagy amennyiben

ez valamilyen okból nem lehetséges, az ellenőrzés befejezését követő öt napon belül megküldi a vizsgált szervnek. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát tájékoztatásul az illetékes közlevéltárnak is megküldi.

(5) Amennyiben az ellenőrzés során megállapították, hogy az ellenőrzött szerv a jogszabályban foglalt előírásokat megsértette, az ellenőrző

a) felhívja a szerv figyelmét a jogszabálysértésre és határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel felszólítja annak megszüntetésére,

b) megkeresi az intézkedésre hatáskörrel rendelkező szervet, illetve fegyelmi vagy egyéb eljárást kezdeményez.

VI. Fejezet

Egyéb rendelkezések

68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. (2) E rendelet szabályait az automatizált egyedi döntésekkel kapcsolatos ügyintézés esetén az Ltv. 35/A. §

(2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján kiadott rendeletben meghatározott sajátos követelmények figyelembevételével kell alkalmazni.

VII. Fejezet

Záró rendelkezések

69. § (1) Ez a rendelet 2006. január 1-jén lép hatályba. (2) E rendelet rendelkezéseit a 2006. január 1-je után kiadásra kerülő iratkezelési szabályzatok

tekintetében kell alkalmazni. A jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatokat 2007. január 1-jéig a rendeletnek megfelelően módosítani kell. Papíralapú iktatókönyvek használata esetén a 41. § (1) és (3) bekezdéseit 2008. január 1-jétől kell alkalmazni. E rendelet rendelkezéseit a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 79. § (1) bekezdésében meghatározott törzsszámhoz kapcsolódó iratok tekintetében 2015. január 1-jétől kell alkalmazni.

(3) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvereket e rendelet 40. §-ában meghatározott követelményeknek a tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig, legkésőbb a tanúsítvány megújításakor kell megfeleltetni.

(4) (5) A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.

törvényt módosító 2005. évi CXLIX. törvény 7. § (2) bekezdésében meghatározott határidők letelte után iratkezelési célra csak a külön jogszabály szerint tanúsított iratkezelési szoftvert alkalmazhat.



24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet

a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján az igazságügyminiszter, a legfőbb ügyész és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács egyetértésével a következőket rendeljük el:

1. § A rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelésének külön jogszabály szerinti tanúsítását végző szervezetekre terjed ki.

2. § A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekre vonatkozó követelményeket e rendelet melléklete határozza meg.

3. § A rendeletben megadott előírásokat a minősített adatok kezelésére vonatkozó iratkezelési szoftverekre csak abban az esetben kell alkalmazni, ha külön jogszabály erről rendelkezik.

4. § Az Iratkezelési Szoftver (a továbbiakban: ISZ) kommunikációs felületére (export/import interface) vonatkozó pontos leírást (a kötelező vagy használható adatformátumokra, az adathordozók minőségi előírásaira és a metaadatok megnevezésére, sorrendjére, ismételhetőségére, kitöltésére vonatkozó információk, használható irattípusok stb.) a belügyminiszter az informatikai és hírközlési miniszterrel, és a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel egyetértésben állapítja meg, és tájékoztatóban teszi közzé a Belügyminisztérium honlapján, illetve hivatalos lapjában.

5. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba. (2) A rendelet mellékletének az elektronikus dokumentumok ISZ-en belüli tárolásával és kezelésével

kapcsolatos rendelkezéseit 2009. január 1-jétől kell alkalmazni. (3) E rendelet tervezetének a műszaki szabványok és szabályok terén történő információszolgáltatási

eljárás megállapításáról szóló, a 98/48/EK irányelvvel módosított 98/34/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 8-10. cikkében előírt egyeztetése megtörtént.

Melléklet a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelethez

Az iratkezelési szoftverrel szemben támasztott minimális követelmények

1. Értelmező rendelkezések:

a) besorolás: az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően;

b) besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra;

c) dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum; d) előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő

ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni; e) elsődleges besorolási séma: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma

mindig az irattári terv; f) előírt formátum: az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes

technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben (a továbbiakban: formátum rendelet) előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;

g) irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ának c) pontja szerint;

h) iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

i) irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

j) irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;



k) metaadat: strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került;

l) ügyirat: egy egyedi eljárásban keletkezett valamennyi irat; m) ügyiratdarab: olyan ügyiraton belüli irategység, amelyhez az ügyintézés egy elkülönült fázisához

tartozó iratok kerülnek; n) vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Általános követelmények

2.1. Az ISZ-nek meg kell felelnie a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben megfogalmazott követelményeknek.

2.2. Az ISZ kezeléséhez az intézményi Iratkezelési Szabályzat ismerete mellett elegendő legyen általános számítógép-felhasználói jártasság.

2.3. Az ISZ, a lehetőségek és igények határán belül, próbáljon igazodni a mindenkori informatikai lehetőségekhez - nyújtsa mindazon szolgáltatásokat, amelyek a felhasználó által meghatározott szakmai követelményeket kielégítő, egyszerű, gyors, biztonságos és megbízható kezeléshez szükségesek.

3. Iktatókönyvekkel kapcsolatos követelmények

3.1. Az ISZ-ben legyen lehetőség olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához.

3.2. Az ISZ-nek az iktatókönyvek céljaira legalább kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania: a) olyan mechanizmust, amellyel strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot (azaz a

szervezeten belül az iktatókönyvek között egyedinek számító azonosító jelet) lehet rendelni minden iktatókönyvhöz,

b) olyan mechanizmust, amely minden iktatókönyvhöz egy egyedi szöveges címet rendel. 3.3. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az iktatókönyvek lezárását és új iktatókönyvek létrehozását. 3.4. Az ISZ nem szabhat semmilyen gyakorlati korlátot a definiálható iktatókönyvek számát illetően. 3.5. Amennyiben az iktatókönyvet nem éves iratkezelési fordulónapon hozzák létre, az iktatási rendszer

folytonosságáról és a migrációról gondoskodni kell. 3.6. Az iktatókönyv folyamatos számozással működik.

4. Az irattári tervvel kapcsolatos követelmények

4.1. Az ISZ-nek igazodnia kell a szerv meglévő irattári tervéhez. 4.2. Az ISZ-ben legyen lehetőség irattári terv létrehozására. A létrehozott irattári terv alkalmazása -

amennyiben ez lehetséges - éves iratkezelési fordulónapon kezdődjön meg. Irattári tervet év közben is módosítani lehet új tétel hozzáadásával. Irattári tervet az adott év iktatókönyvéhez tartozóan menteni kell.

4.3. Az ISZ-nek biztosítania kell, hogy a felhasználók az irattári terv főcsoportjainak, csoportjainak és alcsoportjainak irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémát hozzanak létre.

4.4. Az ISZ-nek lehetővé kell tenni, hogy a felhasználók az ügyiratokat az irattári terv tételeihez besorolják.

4.5. Az ISZ-nek garantálni kell, hogy a besorolás legkésőbb az ügyirat lezárásáig megtörténjen (az ügyirat addig nem zárható le, amíg a besorolás meg nem történik).

4.6. Az ISZ-nek az irattári terven belüli tételek céljaira legalább kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania:

a) olyan mechanizmust, amellyel strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot (azaz az irattári terven belül egyedinek számító azonosító jelet) lehet rendelni minden tételhez,

b) olyan mechanizmust, amely minden tételhez egy egyedi szöveges címet rendel. 4.7. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie új tétel létrehozását. 4.8. Az ISZ nem szabhat semmilyen gyakorlati korlátot a definiálható tételek számát illetően. 4.9. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó egy elektronikus ügyirathoz (irataihoz) vagy egy

teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együtteshez az ügyirat életciklusának bármely időpontjában másik tételszámot rendeljen, vagyis tételszámot módosítson.*

5. Iratok iktatása

5.1. Rögzítés során az irat legyen iktatókönyvbe iktatható, az előírt metaadatok köre automatikus és/vagy manuális módon legyen társítható a rögzítendő irathoz. Az ISZ-nek szükség esetén (téves iktatás) lehetővé kell tennie az iratok újbóli iktatását, átiktatását vagy egy iktatás sztornózását. E funkciók használata esetén az eredeti iktatási információk is maradjanak meg, és a téves iktatásnál kiadott iktatószám ne legyen ismételten kiadható.



5.2. Az ISZ-nek az elektronikus ügyiratok céljaira legalább kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania, ezek párhuzamosan is használhatók legyenek:

a) olyan mechanizmust, amellyel strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot (azaz egyedinek számító azonosító jelet - iktatási számot) lehet rendelni minden ügyirathoz,

b) olyan mechanizmust, amely minden ügyirathoz egy szöveges címet rendel (tárgy). Ez nem helyettesítheti az iktatási azonosítót.

5.3. Az ISZ-nek biztosítania kell az előírt formátumban érkező elektronikus iratok nyilvántartásba vételét és megfelelő tárolását, valamint elektronikus feldolgozását és/vagy papíralapú feldolgozási folyamatba továbbítását.

6. Ügyiratok, iratok kezelése

6.1. Ügyiratok és iratok 6.1.1. Az ISZ-nek tárolnia kell az ügyiratok (ügyiratdarabok) és iratok kötelező metaadatait. 6.1.2. Minden iratnak egyedi azonosítóval kell rendelkeznie.* 6.1.3. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó (jogosultsága függvényében) új ügyiratokat

(ügyiratdarabokat), illetve iratokat hozzon létre. Minden ügyirathoz (ügyiratdarabhoz) tartoznia kell legalább egy iratnak.

6.1.4. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó elektronikus iratokat rendeljen bármelyik le nem zárt elektronikus ügyirathoz.*

6.1.5. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó (jogosultsága függvényében) újból megnyisson egy - nem lezárt iktatókönyvben lévő, korábban a tárgyévben lezárt - ügyiratot új irat felvétele céljából, majd ezt követően újra lezárja azt.

6.1.6. Tetszőleges ügyirat vagy irat azonosítójának ismeretében az ISZ - felhasználói kérésre - legyen képes eljutni a megfelelő ügyirathoz (jogosultság függvényében).*

6.1.7. Ügyirat, irat - leszámítva a levéltárba adás/selejtezés folyamatát - ne legyen törölhető az iratkezelési szoftverben. (Az irat törlése nem jelenti az irat metaadatainak törlését.)*

6.1.8. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó vegyes ügyiratokat is létrehozzon. 6.1.9. Az ISZ-nek biztosítania kell, hogy a papíralapú, az elektronikus, illetve a vegyes ügyiratok bármely

kombinációban egymáshoz rendelhetők legyenek. 6.2. Az iratok mozgásának nyomon követése, statisztikák Az elektronikus és a fizikai iratok, ügyiratok helyére és mozgásaira vonatkozó információk figyelemmel

kísérése és nyilvántartása érdekében az ISZ-nek ügyiratok/iratok mozgását (elektronikus és fizikai) nyomon követő funkcióval kell rendelkeznie.

6.3. Kapcsolatok ügyiratok és iratok között Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználók az ügyiratok/iratok között kereszthivatkozásokat

(azaz „lásd még” típusú kapcsolatokat) hozzanak létre kapcsolódó iratok között (pl. kapcsolatos szám). Egy irat bármennyi másik irathoz kapcsolódhat.

6.4. Nem elektronikus iratok kezelése 6.4.1. Az ISZ-nek képesnek kell lennie a papíralapú ügyiratoknak és iratoknak a megfelelő iktatókönyv és

az irattári terv szerinti nyilvántartására és kezelésére, az elektronikus iratokkal azonos módon. 6.4.2. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az elektronikus ügyirathoz kapcsolódó fizikai irat összerendelését

olyan megoldással, amelyből egyértelműen kiderül, melyik forma tekinthető az elsődleges iratnak. 6.4.3. Az ügykövető funkciónak a fizikai iratokra is ki kell terjednie (fizikai ügyiratok/iratok pillanatnyi

vagy múltbeli tartózkodási helyének meghatározása). 6.4.4. A vegyes ügyiratok fizikai irataira ugyanazt az őrzési/selejtezési/átadási ütemezést kell biztosítani,

mint az azonos ügyirathoz tartozó elektronikus iratokra. A vegyes ügyiratokat érintő bármely mozgatási utasítás esetén figyelmeztetést kell adni, hogy a megfelelő fizikai iratokkal is ez a teendő.

6.4.5. Fizikai, illetve vegyes iratok fizikai részeinek mozgását megfelelő módon dokumentálni kell (átadókönyv, elismervény).

6.5. Adatok keresése, adatvisszanyerés 6.5.1. Az ISZ keretében végrehajtott egyetlen adatkeresési vagy adat-visszanyerési művelet sem tárhat fel

a felhasználó számára olyan információkat (metaadatot vagy irattartalmat), melyre a felhasználónak nincs jogosultsága.

6.5.2. Az ISZ-ben biztosítani kell a keresési funkciók széles választékát, melyek az iktatási rendszer minden szintjéhez (iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat) tartozó metaadatok alapján lehetővé teszik az ügyiratok/iratok és/vagy metaadataik keresését és elérését.

6.5.3. Ügyiratok esetében az ISZ-nek keresést kell biztosítania az elektronikus, vegyes vagy fizikai ügyiratok metaadataira egyaránt.

6.5.4. Az ISZ-nek a felhasználó képernyőjén jeleznie kell a keresés eredményeként kapott találatok számát, lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó megjelenítse a keresés eredményeit (a „találati listát”).



6.5.5. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie meghatározott időintervallumok használatát a lekérdezésekben. Ebbe beleértendők az aktuális dátumtól függő lekérdezések is (pl. az elmúlt 10 napban milyen ügyiratokat iktattak).

7. Jogosultság, adatbiztonság, adatvédelem

7.1. Jogosultság 7.1.1. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását, legalább

az egyes támogatott ügyintézési cselekményekre, illetve a manuális ügyintézési rendnek megfelelő felelősségi rend szerinti alanyi körre specifikusan, mindenképpen biztosítva az iktatásra jogosultság, az iktatási információk megtekintése, a selejtezés, az iratokhoz hozzáférés és az ISZ alkalmazásgazdai feladatok elkülöníthetőségét.

7.1.2. Amennyiben az ISZ az elektronikus ügyintézés támogatására is kiterjed, és a kezelt információknak a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) előírásai vagy a kockázatelemzés alapján igazolt kockázatok miatt fokozott jogosultság ellenőrzést kell biztosítani, akkor

a) az ISZ-nek lehetővé kell tennie a rendszeradminisztrátor számára, hogy a különböző iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, iratokhoz, metaadat mezőkhöz, programfunkciókhoz, adatbiztonsági kategóriákhoz való hozzáférést meghatározott felhasználói csoportokra korlátozza,

b) az ISZ-nek lehetővé kell tennie a rendszeradminisztrátor számára, hogy profil attribútumokat rendeljen a csoporthoz, meghatározandó azon jellemzőket, metaadat mezőket, ügyiratokat, iratokat, funkciókat, melyekhez a csoport hozzáférhet,

c) az ISZ-nek biztosítania kell, hogy egyéni felhasználói és csoportos (szerepkörökre vonatkozó) hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak legyenek,

d) az ISZ-nek képesnek kell lennie az ügyiratok vagy mappákhoz társított felhasználói csoportok létrehozására,

e) az ISZ-nek lehetőséget kell teremtenie arra, hogy bármelyik felhasználó akárhány felhasználói csoport tagja lehessen,

f) az ISZ-nek csak a rendszeradminisztrátor számára szabad megengednie, hogy felhasználói profilokat hozzon létre, és hogy felhasználókat csoportokhoz osszon be.

7.2. Adatok mentése és helyreállítása 7.2.1. Az ISZ-ben gondoskodni kell az adatok manuális és/vagy automatizált biztonsági mentését és

helyreállítását szolgáló eljárásokról, melyek lehetővé teszik az összes, vagy egyes kiválasztott iktatókönyvek, ügyiratok, iratok és azok metaadatainak, és az ISZ adattár adminisztratív attribútumainak rendszeres biztonsági mentését.

7.2.2. Az adatok teljes körű integritását a helyreállítást követően is meg kell őrizni. 7.3. Eseménynaplózás 7.3.1. Az ISZ-en belül egy megváltoztathatatlan eseménynaplót kell vezetni, amely képes az alábbiak

rögzítésére és tárolására: a) az elektronikus iratokkal, elektronikus ügyiratokkal vagy az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes

változtatásra irányuló művelet és változtatás, b) az adott műveletet kezdeményező vagy végrehajtó felhasználó, c) az esemény dátuma és időpontja, d) rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatás. 7.3.2. Az ISZ-en belül - amennyiben az elektronikusan kezelt iratok tartalmát az Avtv. alapján fokozott

védelemben kell részesíteni - olyan megváltoztathatatlan eseménynaplót kell vezetni, amely az elektronikus iratokkal, elektronikus ügyiratokkal, vagy az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes műveletre (beleértve a lekérdezést) kiterjed.

7.3.3. Az ISZ-nek - kérésre, megfelelő felhatalmazással bíró személyeknek - rendelkezésre kell bocsátania az eseménynapló adatait betekintés céljából úgy, hogy bármely adott esemény azonosítható legyen, és az összes ahhoz kapcsolódó adathoz hozzá lehessen férni. A betekintés értelmezhető legyen az adott ISZ-t nem ismerőknek is.

7.3.4. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie a naplóállományokhoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását, valamint a naplóállományok megőrzését.

7.3.5. Az ISZ-nek képesnek kell lennie arra, hogy az ügyiratok vagy iratok körében végrehajtott változtatási műveletekről felhasználónként vagy munkaállomásonként készítsen jelentést.

7.4. Iratok hitelessége 7.4.1. Az ISZ-nek nem szabad megengednie, hogy a felhasználók megváltoztassák az érkeztetett,

kiadmányozott, vagy más számára már ügyintézési célból átadott elektronikus irat tartalmát. 7.4.2. Az ISZ-nek nem szabad megengednie, hogy a felhasználók naplózás nélkül megváltoztassák egy

elektronikus irat metaadatait vagy tartalmát.*



7.4.3. Az ISZ-nek minden esetben rögzítenie kell az elektronikus irat metaadatainak megváltoztatását.*

8. Átadás, exportálás, selejtezés

8.1. Felülvizsgálat 8.1.1. A felülvizsgálat az ügyiratok azon ellenőrzése, amikor az ügyiratok elérték a

megőrzésükre/selejtezésükre vonatkozó, irattári tervben meghatározott időpontot vagy eseményt, és el kell dönteni, hogy meg kell-e még őket őrizni, át kell adni egy másik rendszerbe (levéltárba), vagy meg kell őket semmisíteni. A felülvizsgáló mérlegelheti a metaadatokat, a tartalmat vagy mindkettőt.

8.1.2. Az ISZ-nek képesnek kell lennie arra, hogy kívánságra tájékoztassa a felhasználót az összes olyan őrzési/selejtezési határidőről, amelyik egy meghatározott időszakon belül lejár, és jelentéseket adjon az érintett iratok mennyiségéről és típusáról.

8.1.3. Az ISZ-nek támogatnia kell a felülvizsgálati folyamatot a felülvizsgálandó elektronikus ügyiratok bemutatásával, metaadataikkal és a rájuk vonatkozó iratmegőrzési ütemterv információkkal együtt, olyan módon, ami lehetővé teszi a felülvizsgálónak, hogy hatékonyan tanulmányozza az iratok tartalmát és/vagy metaadatait. Papíralapú iratok esetén ez természetesen csak a metaadatok megtekintését jelenti.

8.1.4. Az ISZ-nek figyelmeztetnie kell a felhasználót arra, ha a megsemmisítendő elektronikus ügyiratra egy másik ügyirat hivatkozik (van a két irat között e rendszerben létrehozott kapcsolat) és szüneteltetnie kell a megsemmisítési folyamatot az alábbi korrekciós intézkedések valamelyikének megtételéig:*

a) a megfelelő jogosultságú felhasználó a folyamat folytatását vagy megszakítását kezdeményezi, b) jelentés készítése az érintett ügyiratok vagy iratok részleteiről és az összes hivatkozásról, amelynek a

megsemmisítendő ügyirat a célobjektuma. 8.1.5. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie a felülvizsgáló számára, hogy a vizsgált ügyiratok mindegyike

esetében az alábbi intézkedési lehetőségek közül válasszon: a) kijelöli az ügyiratot selejtezésre, b) kijelöli az ügyiratot (levéltári) átadásra, c) megváltoztatja az őrzési/selejtezési időt (hozzárendel egy másikat) úgy, hogy az ügyiratot megőrzik, és

egy későbbi időpontban ismét felülvizsgálják. 8.1.6. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie a felülvizsgáló számára, hogy megjegyzéseket írjon be az ügyirat

metaadatai közé, rögzítve a felülvizsgálati döntések okait. 8.2. Megőrzési idő 8.2.1. Minden iratra annak az ügyiratnak az irattári tételszáma vonatkozik, amelyhez az irat tartozik. 8.2.2. Minden egyes ügyirat esetében az ISZ-nek: a) automatikusan nyomon kell követnie azokat az iratmegőrzési időszakokat, melyeket a felette álló

ügyiratra nézve megállapítottak, b) az iratmegőrzési időszak végének elérésekor (kívánságra történő lekérdezés alapján) kezdeményeznie

kell a (levéltári) átadási vagy selejtezési/megsemmisítési eljárást. 8.3. Az átadás, exportálás és megsemmisítés 8.3.1. Az ISZ-nek megfelelően kidolgozott és ellenőrzött eljárással kell rendelkeznie az iratok egy másik

rendszerbe, vagy külső szervhez történő átadásáról. 8.3.2. Az ISZ a levéltárba adás esetén a külön jogszabályban megadott eltérésekkel alkalmazza a jelen

rendelkezésben foglaltakat. 8.3.3. Amikor az ISZ egy irattári tételszámhoz tartozó iratokat, egy iktatókönyvhöz tartozó iratokat,

ügyiratot vagy iratot ad át, annak az alábbiak átadásával kell járnia: a) (irattári tételszám esetében) a megadott időszakra vonatkozóan a tételszámhoz tartozó összes irat, b) (iktatókönyvek esetében) az iratokhoz tartozó összes iktatókönyv, c) (ügyiratok esetében) a hierarchiában az ügyirat alatt elhelyezkedő összes irat, d) az ilyen iratokhoz társuló valamennyi metaadat. 8.3.4. Az ISZ-nek képesnek kell lennie irattári tételszám, iktatókönyv, ügyirat átadására vagy

exportálására a műveletek egyetlen sorozatával oly módon, hogy közben: a) nem sérül az elektronikus iratok tartalma és struktúrája,* b) az elektronikus irat valamennyi komponense egy szerves egységet képezve kerül exportálásra,* c) megőrzi az irat és annak metaadatai közötti kapcsolatot. 8.3.5. Az ISZ-nek átadás/exportálás során képesnek kell lennie, hogy másolatot adjon az átadott/exportált

irathoz és ügyiratokhoz társuló valamennyi eseménynapló adatról. 8.3.6. Az átadás/exportálás folyamán alkalmazható formátumokra, a levéltárba adás kivételével, a

formátum rendelet az irányadó. A formátum rendeletben nem szabályozott állományok és adatbázislistákat tartalmazó iratok a kommunikációs felület követelményei szerint kerülnek átadásra/exportálásra.

8.3.7. Az ISZ-nek jelentést kell készítenie az átadás, exportálás vagy megsemmisítés során bekövetkező bármely meghibásodás részleteiről. A jelentésben meg kell jelölni azokat az iratokat, melyeknél a művelet



során hiba lépett fel, ideértve azokat az ügyiratokat vagy iratokat, melyeket nem sikerült átadni, exportálni vagy megsemmisíteni.*

8.3.8. Ha vegyes ügyiratokat kell áthelyezni, exportálni vagy megsemmisíteni, akkor az ISZ-nek megerősítést kell kérnie a felhasználótól arról, hogy az elektronikus rész áthelyezése, exportálása vagy megsemmisítése előtt megtörtént-e ugyanazon ügyiratok papíralapú részének áthelyezése, exportálása vagy megsemmisítése.

8.3.9. Az ISZ-nek képesnek kell lennie arra, hogy az átadásra kijelölt elektronikus iratokat rendszerezett listákba szétválogassa a felhasználó által kiválasztott metaadat-elemeknek megfelelően.*

9. Iratátvétel/importálás

9.1. Az ISZ-nek megfelelően kidolgozott és ellenőrzött eljárással kell rendelkeznie az iratok egy másik rendszerből vagy külső szervtől történő átvételéhez.

9.2. Az ISZ a levéltárból történő átvétel esetén a külön jogszabályban megadott eltérésekkel alkalmazza a jelen rendelkezésben foglaltakat.

9.3. Az átvétel/importálás folyamán alkalmazható formátumokra a levéltárba adás kivételével a formátum rendelet az irányadó.

9.4. Az ISZ-nek lehetőséget kell biztosítania a kapott metaadatok felülvizsgálatára, módosítására, pótlására.

9.5. Az ISZ-nek jelentést kell készítenie az átvétel/importálás adatairól. Hibás átvétel esetén a jelentésben meg kell jelölni azokat az információkat, amelyek rendelkezésre állnak a hibásan érkezett iratokról.

10. Megjelenítés

10.1. Iratok megjelenítése/kijelzése 10.1.1. Az ISZ-nek képesnek kell lennie az előírt formátumban rendelkezésre álló elektronikus iratok

megjelenítésére olyan módon, ami megőrzi az iratokban foglalt információkat.* 10.1.2. Az ISZ-nek a keresési kérelem eredményeként lekért iratokat a megfelelő megjelenítő alkalmazás

integrált kezelésével kell megjelenítenie.* 10.2. Nyomtatás 10.2.1. Az ISZ-nek lehetőségeket kell biztosítania az iratok és az azokhoz tartozó metaadatok

kinyomtatására. Papíralapú iratok esetén ez csak a rögzített metaadatokra vonatkozik. 10.2.2. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az ügyiratban lévő összes irat kinyomtatását. Amennyiben a

levéltárak részére kinyomtatva történik az iratátadás, az ügyirat iratainak és az értelmezésükhöz használt metaadatoknak a nyomtatási rendje az ügymenet rendje szerint alakul. Papíralapú iratok esetén ez csak a rögzített metaadatokra vonatkozik.

10.2.3. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az adatkeresési eredmények találati listájának a) kinyomtatását, b) exportálását. 10.2.4. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az eseménynapló adatok teljes vagy részleges a) kinyomtatását, b) exportálását. 10.2.5. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az iktatókönyv, valamint a név- és tárgymutató évenkénti bontású a) kinyomtatását, b) exportálását.

11. Műszaki és teljesítmény követelmények, integráció

11.1. Hálózati üzemeltethetőség Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie hálózati üzemeltetésre. Leszámítva a mentési/helyreállítási

funkciókat, az ISZ összes munkahelyén - ha jogosultság nem tiltja, és a műszaki feltételek megengedik - bármely funkció használható legyen.

11.2. Műszaki szabványok Az alkalmazandó szerver és kliensoldali operációs rendszer, esetleg szükséges adatbázis-kezelő legyen

elterjedt, széleskörűen támogatott. A rendszer kezelői felületei, fájlformátumai feleljenek meg a kliens/szerver oldali alkalmazott operációs rendszer szabványainak.

11.3. Teljesítmény és skálázhatóság 11.3.1. Bármely irat első oldalának megjelenítéséhez szükséges idő már megtalált irat esetén ne legyen

lényegesen több mint a megfelelő megjelenítő-alkalmazással közvetlenül megnyitott iraté.* 11.3.2. A keresésre fordított idő ne legyen lényegesen több mint az adott keresési feltételt egy az adott

hardverkörnyezetben hasonló lekérdezésekkel terhelt, tipikus relációs adatbázis keresési ideje.



11.4. Elektronikus aláírás Amennyiben az elektronikusan tárolt adatok (iktatási adatok, iratok stb.) integritásának védelme nem az

elektronikus aláírás felhasználásával történik, úgy a változtathatatlanságról egyéb - akár papíralapú - megoldással gondoskodni kell.*

12. Metaadatok

Megnevezés Megjegyzés Beérkezés időpontja Beérkezés módja Kézbesítés prioritása amennyiben nincs, akkor normál

Érkeztető amennyiben az érkeztetés és az iktatás időben elkülönül

Érkeztetési azonosító amennyiben az érkeztetés és az iktatás időben elkülönül

Küldő adatai név, cím Címzett adatai név, cím; kimenő irat esetén több is lehet Adathordozó típusa (papír, elektronikus stb.) Küldemény bontója amennyiben nem azonos az érkeztetővel Bontás időpontja amennyiben nem azonos az érkeztetés időpontjával Bontással kapcsolatos megjegyzés Iktatás időpontja Iktatószám Iktató Iktatás státusa iktatva, nem kell iktatni, téves iktatás Küldő iktatószáma hivatkozási szám Irat tárgya Tárgyszavak

Ügyazonosító amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik

Mellékletek száma amennyiben van ilyen Előirat iktatószáma új főszám kiadása esetén Utóirat iktatószáma új főszám kiadása esetén Kapcsolódó irat amennyiben van ilyen, több is lehet

Ügykezelő rendszer azonosítója amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik

Kezelési feljegyzések Felelős (személy vagy beosztás) Ügyintéző Intézési határidő határidős ügyek esetében Intézés módja amennyiben szükséges intézkedés Elintézés időpontja amennyiben szükséges intézkedés Kiadmányozó kimenő iratok esetében Kiadmányozás dátuma kimenő iratok esetében Egyéb aláíró amennyiben szükséges, több is lehet Egyéb aláírás dátuma amennyiben szükséges, több is lehet Expediálás időpontja kimenő iratok esetében Expediálás módja kimenő iratok esetében Expediáló kimenő iratok esetében Irattárba vétel időpontja elektronikus iratok esetében Átvevő amennyiben az irat irattárba kerül Irattári tételszám



Irattárba helyezés időpontja amennyiben az irat irattárba kerül Selejtezhetőség időpontja amennyiben az irat selejtezhető Levéltárba adhatás időpontja amennyiben az iratot levéltárba kell adni

Kölcsönzés időpontja amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Kölcsönző amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Kölcsönzést engedélyező amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Kölcsönzési határidő amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Visszavétel időpontja amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Visszavevő amennyiben az irat az irattárból kölcsönzésre kerül, több is lehet

Selejtezés időpontja amennyiben az irat selejtezhető Selejtező amennyiben az irat selejtezhető Ellenőr amennyiben az irat selejtezhető Levéltárba adás időpontja amennyiben az iratot levéltárba kell adni Levéltárnak átadó amennyiben az iratot levéltárba kell adni Levéltári átvevő amennyiben az iratot levéltárba kell adni

Naplózási adatok ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az irattal (megtekintés is), melyik adatot, ki, mikor, miért módosította

Irat helye az irat fizikai fellelésének meghatározása Azonosító Szerepkör(ök)

13. Követelményrendszer értelmezése

A követelmények között * jelöli azokat, amelyek csak az elektronikus iratokat is kezelő iratkezelési szoftverekre vonatkoznak. Vannak olyan *-gal nem jelzett követelmények, amelyekben elektronikus iratok említésre kerülnek, ezek a követelmények azonban papíralapú iratokra is vonatkoznak.

Az egyéb, iratkezelést szabályozó jogszabályok rendelkezései a követelménylistában nem szerepelnek, ezek betartása kötelező.

Az egyes követelményekben szereplő „felhasználó” alatt mindig olyan felhasználót kell érteni, aki a megfelelő funkció használatára jogosult, és a funkció kiváltása során számára ismertté váló/módosítható adatokhoz megvan a betekintési/módosítási jogosultsága, beleértve az esetleges adatvédelmi kategóriához való jogosultságot is. A nem megfelelő jogosultságú felhasználó a funkciót/adatot nem érheti el az ISZ-ben.

irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a … · 2010-04-05 · „irat és...

Documents