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MÓDULO VII Redacción de documentos

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INTRODUCCIÓN

La comunicación juega un papel de primera importancia en la

administración pública, ya que en gran medida, de ella depende

el alcance de los fines institucionales. La comunicación escrita

eficiente y moderna requiere de la correcta elaboración de los

documentos y el uso adecuado de ellos. De la manera en que

éstos se realicen dependerá la imagen y efectividad de la

institución.

Este módulo, Documentos oficiales e informes ejecutivos,

pretende que usted conozca la estructura y uso correcto de los

documentos que dentro de la administración pública se

consideran oficiales y los no oficiales, pero de uso frecuente.

En la primera parte se hace una reflexión sobre el documento

oficial como vínculo que une a los ciudadanos con sus

autoridades, así como el estilo de redacción que se prefiere en

estos casos.

Posteriormente analizaremos diferentes documentos también

de uso común dentro de las instituciones gubernamentales;

pero que no son considerados oficiales. Revisaremos cuáles

son los elementos que conforman a cada uno de ellos.

Aunque en este cursos nos enfocaremos exclusivamente a los

documentos usados dentro de las instituciones

gubernamentales es importante señalar que éstos también son

de uso frecuente en otras instituciones, pero sus fines y

características cambian.


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Objetivo

El participante identificará la estructura, elementos y estilo de los documentos oficiales.


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ESTRUCTURA DE UN ESCRITO

La palabra estructura proviene del latín struere, que significa ‘disponer’, ‘reunir ordenadamente’, ‘construir’.

Como dice Hilda Basulto, en su Curso de redacción dinámica, los escritos son producto de un trabajo de elaboración interna y otro de realización externa. Por lo tanto, tienen una faz no aparente, y otra visible, que se materializa en lo escrito.

Por ser la estructura algo así como el esqueleto de un escrito podemos inferir la importancia que tiene en su conformación.

Estructura interna

Está dada en la mente de quien escribe, una vez que se han resuelto las siguientes interrogantes:

¿Para qué? La contestación a esta pregunta constituye el objetivo del escrito.

¿Para quién? Resuelve y ubica quién es la persona a la que debo dirigir el escrito, es decir, el destinatario.

¿Sobre qué ha de escribirse? Aquí se determinan los temas y subtemas a tratar dependiendo del destinatario y el objetivo a desarrollar.

¿Cuál material? Es preciso decidir sobre el valor del material con el fin de aprovechar lo útil y descartar lo trivial o inservible.

¿De qué importancia? La jerarquización de los elementos a usarse nos da una idea clara de cuál será el orden de presentación de ellos en el escrito, por lo que se está ya en condiciones de materializar la obra.

Estructura externa

Es la parte visible de un escrito, se obtiene a partir de las siguientes preguntas:

¿Dónde? Aquí es preciso que el escritor trace un plan, decida el orden en que convenga desplegar y presentar su material. Qué criterios gramaticales y qué técnicas de interés es conveniente utilizar para lograr sus objetivos y cómo los distribuirá en el papel.

¿Con qué medios expresivos? El empleo de los recursos lexicológicos adecuados es de vital importancia en la redacción eficaz. Hay que tener una cuidadosa selección


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de construcciones, palabras y signos correctos, desde el punto de vista gramatical y funcional.

¿En qué tono? Es el espíritu del escrito en donde se plasman las emociones, los sentimientos y las intenciones, y que se encuentran más allá de las palabras.

¿De qué manera? Fijar nuestro estilo, ese modo de expresión personal, propio, conveniente para que nuestro trabajo tenga las condiciones de fuerza expresiva, modernidad e individualidad que hoy exige la buena redacción.


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ESTILO DE REDACCIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO

El documento oficial es el vehículo por medio del cual el gobierno tramita y atiende las necesidades sociales. Forman parte de la documentación oficial los escritos que atienden asuntos entre dependencias diversas del gobierno en sus tres niveles: federal, estatal y municipal.

Pese a su evidente importancia, es poco lo que se ha escrito de manera detallada sobre el documento oficial. Las instituciones educativas donde se forman quienes habrán de realizar las funciones operativas de la administración pública, enseñan conceptos y estilos de redacción ampulosos y llenos de giros y frases “elegantes” que operan en contra de la comprensión de lo escrito, y cuyo único argumento de validez es: “así se escribe”.

Un análisis somero de la relación gobierno–ciudadano a lo largo de nuestra historia reciente, nos explica por qué el escrito oficial se ha llenado de frases adulatorias para alabar al funcionario y obtener el “favor de su atención”.

Hasta la década de los setenta, y poco después, esa relación estaba marcada por una gran distancia entre el funcionario y los ciudadanos, quienes se veían obligados casi al ruego al dirigirse a sus autoridades, y éstas respondían en un estilo grandilocuente dando o concediendo como favor lo que estaban obligados a otorgar.

Por fortuna la ciudadanía organizada empezó a ganar espacios y hoy es más consciente de su papel en la sociedad, sabe que el funcionario es, ante todo, un servidor público que debe ejercer la autoridad en beneficio de la colectividad. Si la distancia se acortó, ¿por qué los documentos oficiales siguen manteniendo frases acuñadas en un pasado distinto?

El escrito oficial necesita priorizar la importancia del mensaje por encima de la forma, sin que se pierda el protocolo y respeto entre quienes ejercen la autoridad gubernamental, sus subordinados y la ciudadanía.

Sobre esta relación entre autoridades y ciudadanos dice nuestra Constitución Política:

Artículo 8o. Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición, siempre que ésta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa [...]

A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario.


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De tal modo que estamos obligados al respeto pero también a la respuesta expedita de los asuntos, lo cual nos lleva a la necesidad de contar con documentos que agilicen el trabajo de gobierno.

Su estilo de redacción

Los documentos oficiales requieren de cierto formulismo que no debemos pasar por alto al elaborarlos:

1. El tratamiento en cualquier caso deberá ser de usted, y con la menor cantidad de adjetivos.

2. Por considerar a la institución como un corporativo, en algunos casos se prefiere el uso de la primera persona en plural (nosotros) al de primera persona singular (yo).

3. Una alternativa es el uso del se impersonal. Ejemplos:

Se solicita...

Por acuerdo del C. Director General se envían los...

4. Por tratarse de documentos que deben ser atendidos con prontitud, debe preferirse un lenguaje directo, pero cortés, que nos lleve al fondo del asunto sin dilación.

5. Son cuatro cualidades de redacción que los caracterizan: claridad, concisión, precisión y sencillez.


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EJERCICIO Redacte, siguiendo las características señaladas, un escrito para solicitar al Director General de Recursos Humanos, la posibilidad de incluir un curso de manejo del estrés en el programa anual de capacitación.


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ELEMENTOS, ESTRUCTURA Y ESTILO DEL OFICIO

Los buenos oficio del oficio

El oficio es el documento mediante el cual se establece comunicación escrita entre entidades de gobierno y de éstas con particulares, para el trámite de asuntos relacionados con la vida pública.

Es interno si se gira entre las oficinas de una dependencia pública —existen interior local e interior foráneo— y externo si se dirige a otras dependencias de gobierno, a particulares o instituciones no gubernamentales.

De manera inapropiada se les llama así a los escritos que dirigen los particulares a entidades de gobierno.

Hacia la simplificación

Por las razones expuestas al principio de este manual el oficio se encuentra en un proceso de simplificación tanto en la estructura como en el contenido.

Como consecuencia de esto algunos elementos del oficio tradicional se han perdido de manera definitiva y otros se encuentran en este proceso.

Elementos y estructura

Para percibir con mayor claridad el proceso de simplificación del oficio —y, en general, de los documentos oficiales— analizaremos las partes que conforman o conformaron al oficio clásico:

1. Sello oficial 2. Cuadro identificador o características 3. Asunto 4. Fecha 5. Nombre, cargo y dirección (en su caso) del destinatario 6. Cita de antecedentes 7. Introducción 8. Cuerpo del documento 9. Conclusión 10. Frases de cortesía y despedida 11. Lema 12. Antefirma 13. Firma


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14. Iniciales de quien lo dicta y quien lo elabora 15. Copias 16. Recomendación marginal

1. Sello oficial. Es el escudo nacional, al pie del cual se escribe el nombre de la dependencia emisora, y está impreso en el ángulo superior izquierdo.

En otras instancias de gobierno —estatal y municipal— se utiliza el escudo correspondiente, de acuerdo con la legislación aplicable.

En otro tipo de instituciones —empresas paraestatales o dependencias descentralizadas, desconcentradas, etc.— se utiliza el escudo o logotipo que las identifica corporativamente, tal es el caso de instituciones como el ISSSTE, la UNAM, Pemex, etcétera.

2. Cuadro identificador o características. En este espacio se colocan los datos de la oficina que emite el documento, y consigna información para su registro, archivo y seguimiento.

Se le conoce de esta manera porque hasta hace unos veinte años, a la derecha del sello oficial, se hallaba impreso un cuadro con las palabras “Dependencia”, “Sección”, “Mesa”, “Número de oficio” y “Expediente”, datos que responden a otra realidad histórica del oficio y por esta razón ya no se usa más.

Actualmente, ese espacio se utiliza para colocar en orden descendente las oficinas que intervienen en su elaboración y el número con que se identifica al documento.

3. Asunto. En esta parte del oficio se escribe una síntesis de su contenido. Su finalidad es evitarle a quien lo registra o archiva la lectura total del texto.

El mayor problema es la dificultad de sintetizar el asunto, ya sea por impericia de quien escribe o por la complejidad del asunto. En la práctica, muchas veces lo sintetizado no reflejaba la realidad del documento o, aun peor, se anotaba: “El que se indica”, con lo que perdía su razón de ser.

En la actualidad su uso tiende a desaparecer, si bien son ennrgables los beneficios que otorga si se ajusta a una síntesis precisa del contenido del oficio.

4. Fecha. Especifica el lugar de origen del oficio, así como el día, mes y año en que se emitió.

En su escritura se acostumbra colocar, primero, el nombre de la ciudad, poblado o municipio, y, segundo, la abreviatura de la entidad federativa, seguidos del día, mes y año:

Las Margaritas, Chis., 27 de mayo de 2004.

Veracruz, Ver., 18 de octubre de 2003.


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Ciudad Serdán, Pue., 30 de enero de 2004.

De acuerdo con los ejemplos anteriores, ¿cómo debiera escribirse la fecha de un documento realizado en la capital de la República?

Su nombre es Ciudad de México y es el Distrito Federal, por lo tanto, en el primer caso quedaría:

Ciudad de México, 29 de julio de 2003.

Y atendiendo a su calidad de ser el Distrito Federal, el cual se divide en 16 delegaciones, quedaría de la siguiente manera:

Gustavo A. Madero, D. F., 2 de mayo de 2004.

Iztapalapa, DF, 23 de julio de 2003.

Aunque ya es una discusión acabada, es pertinente señalar que en la datación de cartas y documentos no se escribe artículo antes del año, por lo que es incorrecta la forma:

[...] 30 de junio del 2003.

5. Nombre, cargo y dirección del destinatario. En los documentos oficiales se prefiere el tratamiento de ciudadano y anteponerlo al nombre o cargo del servidor público.

En el caso de desconocer el nombre del funcionario al que nos dirigimos, y que sea identificable sólo por la enunciación del cargo, podemos escribirlo así:

C. Jefe de Gobierno del Distrito Federal

C. Secretario de Gobernación

Pero en todos los demás casos deberá precisarse el nombre completo del servidor público y, en líneas aparte, el cargo que ostenta:

C. Eugenia Godínez Juárez, Directora General de Asuntos Religiosos. Secretaría de Gobernación. Después del nombre y cargo del destinatario se escribe el lugar donde se le localiza y, para ello, utilizamos diferentes formas:

a) Si el cargo es único y despacha en un edificio conocido por la generalidad de las personas, puede quedar así:

C. Presidente de los Estados Unidos Mexicanos. Palacio Nacional.

C. Gobernador del Estado Libre y Soberano de Sonora.

Palacio de Gobierno.


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b) En todos los demás casos habrá que especificar su domicilio:

C. Luis Alberto Galindo Estrada, Director de la Academia de Capacitación de la Secretaría de Educación Pública. Magnolia 116, Col, Roma, Cuauhtémoc, 06060, D. F.

En cuanto a la puntuación utilizada en el destinatario advertimos que, actualmente, coexisten dos formas, sin que se pueda considerar a una más correcta que la otra.

La primera es la que hemos venido utilizando en los ejemplos ofrecidos; la segunda, quizá más moderna, no utiliza la coma para separar el nombre del cargo ni el punto para separar a la dependencia:

C. Juan Manuel Galíndez Salazar Director General de Servicios Educativos

Secretaría de Hacienda y Crédito Público

Sobre los datos que se asientan en este apartado, conviene hacer algunos comentarios, ya que se ha exagerado su escritura en un intento de darle mayor “peso” a la jerarquía del cargo.

Hemos visto casos en que se escribe todo en mayúsculas, en negritas —o peor— en mayúsculas y negritas.

No se le resta nada al cargo o al funcionario si se escribe con mayúsculas y minúsculas —lo que nos parece recomendable—; además, el efecto de mayúsculas o negritas opera en contra de la estética y sobriedad del documento oficial.

6. Cita de antecedentes. Se utiliza en los oficios de respuesta. Es obligatorio escribir el número y fecha del oficio o antecedente que se contesta. Anteriormente se escribía en una línea antes del texto, de varias formas, entre ellas:

Su oficio DG/0223/84, del 5 de agosto de 1995

En referencia a su oficio 245, del 3 de abril de 1996

La tendencia en la modernización del oficio es integrarlo en el primer párrafo del texto, ya que se mantiene la obligación de citar el antecedente:

Con relación al oficio DG/0227/04, de 3 de abril de este año, nos es grato manifestarle que...

En respuesta al oficio sin número, de 3 de abril de este año...


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Evite transcribir el asunto que se contesta. Si se quiere recordar lo solicitado al funcionario que lo firmará, basta con anexar una copia simple del oficio citado.

Lo que sí se mantiene en este espacio es la línea de atención; que es la llamada que hacemos cuando queremos que nuestro asunto sea atendido por un servidor en particular, aunque el oficio se haya girado, por atención, a un funcionario de mayor jerarquía:

Con atención al Ing. Clemente García Ponce

7. Introducción. Es el principio del texto del oficio y tiene la función de introducir al destinatario al asunto por tratar; la modernización del documento oficial nos aconseja no iniciarlo con frases hechas e ir directo al asunto.

8. Cuerpo del documento. Constituye la parte más importante del oficio, ya que es aquí donde expondremos de forma clara y precisa el motivo que nos llevó a la elaboración del documento.

Recordemos que la organización del control de la correspondencia nos obliga a tratar sólo un asunto en cada oficio.

9. Conclusión. Si el documento obliga a realizar actividades al destinatario es necesario expresarlas en esta parte, por ejemplo:

[...] por lo que deberá notificar a esta Dirección la recepción de los materiales referidos.

Agradeceré que notifique al interesado esta resolución, antes del 30 de este mes.

10. Frases de cortesía. Anteriormente se aplicaban diferentes frases como: Atentamente, Muy atentamente y Respetuosamente, según la relación que existía entre el emisor y el destinatario.

Si se trataba de documentos dirigidos a otras dependencias la costumbre era concluir con frases como las siguientes:

Reitero a usted mi consideración.

Manifiesto a usted mi atenta consideración.

Hasta llegar a excesos verdaderamente barrocos:

Hago propia la ocasión para enviar a usted un saludo y reiterarle las muestras finas de mi más alta, atenta y distinguida consideración.

Sin otro particular le reitero mi solidaridad, entendida ésta como un compromiso constante y permanente para lograr el bien común.


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Nuevamente el proceso de modernización de los documentos oficiales nos aconseja ser mesurados en las frases de despedida.

La palabra Atentamente se escribe en la línea anterior al lema.

En la práctica, el fin y las frases de cortesía se han fundido en un sólo componente.

11. Lema. Es la leyenda que utiliza el Gobierno para resumir su postulado político. En la actualidad el lema vigente es:

“Sufragio efectivo. No reelección”

Esta frase, según la investigación de Sergio Sánchez Hernández, fue creada por José Vasconcelos, entre 1909 y 1910, como contribución para el grupo político en el que participaba: el Centro Antirreeleccionista de México.

A Vasconcelos también se le debe el lema universitario: “Por mi Raza hablará el Espíritu”.

Este lema, el oficial, se utilizó durante 1911, después sería sustituido por otros, y se haría de uso corriente a partir de 1920. Llama la atención que no existe decreto ni acuerdo oficial que obligue a utilizarlo; sin embargo, es uno de esos casos en que la costumbre “hace la regla”, y en algunas instituciones lo consideran de uso obligatorio en los oficios externos.

12. Antefirma. Se integra con el nombre y el cargo de quien firma el oficio. Si en las características se escribió completo el nombre de la oficina que lo emite: Dirección General de Planeación y Desarrollo; en la antefirma bastará con colocarlo así:

Atentamente “Sufragio Efectivo. No Reelección” La Directora General Lic. Carlota Bedolla Juárez

13. Firma. Debe ser autógrafa del funcionario que emite el documento. En su ausencia, y si la urgencia de enviarlo lo justifica, puede ser firmado por otro servidor autorizado.

La firma genera responsabilidad por parte de quien la otorga, por lo que se hace necesaria una revisión minuciosa, ya sea por el mismo firmante, o por algún funcionario de confianza, en cuyo caso deberá rubricar el documento.

14. Iniciales de quien lo dicta y quien lo elabora. Aquí se consignan las letras iniciales del nombre o nombres de los funcionarios que colaboraron en la elaboración del oficio, quienes debieron revisar con todo cuidado los datos asentados. Se


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colocan con mayúsculas abajo a la izquierda del documento, separadas por una línea diagonal y, al final, las iniciales minúsculas de quien lo elaboró físicamente:

MJS/egj

JSP/RTC/cgc

En este sentido, la modernización aconseja simplificar y, por esto, sólo se consignarán las iniciales de quien escribió.

15. Copias. En esta parte se asientan los nombres y cargos de los servidores a quienes se les envía copia del documento. La costumbre de escribirlos con las letras c. c. p. (con copia para o copia de carbón para) tiende a desaparecer de los oficios modernos y escribirlo de la siguiente manera:

copias Lic. Agustín Ramos Barrientos, Jefe del Departamento de Nóminas. Sr. Ernesto Villicaña Pérez, Srio. Gral. Sección 1, SUTGDF.

Si se utiliza computadora puede componerse en un tipo más pequeño que el resto del texto, pero debemos tener en cuenta que las expresiones:

Para su superior conocimiento.

Para su atención.

Para su conocimiento.

Mismo fin.

Para su archivo.

Por resultar obvias ya no deben utilizarse más.

El orden en que se escriben es de mayor a menor jerarquía.

16. Recomendación marginal. Antes aparecía un recuadro en el margen izquierdo, con la leyenda: “Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho”. Este recuadro desapareció hace ya muchos años y no se usa más.

Hacia la modernización

Si consideramos que, aproximadamente, ochenta por ciento del trabajo en las instituciones de gobierno se refleja por escrito, es imprescindible facilitar la redacción.

Después de haber analizado los 16 elementos que constituyen el oficio clásico, podemos eliminar algunos, entre ellos la recomendación marginal y el cuadro identificador; asimismo recomendamos fusionar la cita de antecedentes con la introducción, y a la conclusión con las frases de cortesía.


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Esto nos llevaría a un oficio moderno más fluido con trece elementos en su estructura.

En cuanto a su distribución, son varios los autores que señalan hasta los espacios de tabulador que deben darse entre cada uno de sus componentes, así como otros señalamientos que, en la práctica, son difíciles de aplicar en función de que el texto varía en cuanto a su extensión.

Lo mejor será tratar de equilibrar nuestro oficio y buscar la armonía en su distribución.

Es aconsejable no realizar oficios de más de una página; sin embargo, si por alguna razón esto no es posible habrá de tener especial cuidado en no concluir el texto principal en la primera página. Procure en estos casos cortar el último párrafo de la primera página y continuarlo en el reverso. La seguridad ante todo.


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EJERCICIO Identifique y escriba los elementos del oficio moderno.

Subsecretaría del Ramo Oficio núm. SR/249/04 Asunto: se solicita informe anual.

Ciudad de México, 1 de mayo de 2003.

C. Mario Alberto Ruiz Pérez Director General de Política Hacendaria Insurgentes Sur 364, piso 15, Col. Nápoles

Le solicito que nos haga llegar el informe de actividades de esa Dirección General, correspondiente al primer cuatrimestre de 2004.

Este informe se integrará en los documentos que presentará el C. Secretario en la comparecencia ante Comisiones Unidas de la Cámara de Diputados, el viernes 17 de mayo, por lo que agradeceré lo envíe a más tardar el 15 de mayo, a las 16:30 horas.

Las especificaciones técnicas para la presentación del informe deberán ajustarse a las mencionadas en la circular SR/C/023/04, del 5 de enero de este año.

Atentamente “Sufragio efectivo. No reelección” El Subsecretario

Lic. Rigoberto Páez Ceballos

copia Lic. Enrique Fuentes Cortés, Coordinador de asesores del C. Secretario. RMP

SE CRETARIA DEHACIE NDA Y CREDITO PUBLICO


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ELEMENTOS, ESTRUCTURA Y ESTILO DE LA CIRCULAR

Lo mismo para muchos

Es el documento cuyo contenido es de interés para todos, o la mayor parte del personal que labora en una dependencia o entre entidades públicas. Generalmente se utiliza para dar a conocer ordenamientos de carácter oficial.

Elementos y estructura

Por su estructura es confundida como una variante del oficio, en algunos lugares, incluso se le llega a llamar —de manera equivocada— oficio-circular; sin embargo, las diferencias son evidentes:

a) El oficio es nominativo; la circular está dirigida a un grupo de personas.

b) El oficio se utiliza para tramitar y concluir asuntos; la circular da a conocer conclusiones u ordenamientos oficiales.

La estructura de la circular es la siguiente:

1. Sello oficial 2. Características 3. Consecutivo (después de la palabra Circular) 4. Fecha 5. Destinatarios 6. Texto (introducción, cuerpo y conclusión) 7. Despedida 8. Lema 9. Antefirma y firma

En general, sus elementos se ajustan a lo mencionado para el oficio; sin embargo, habrá que tener en cuenta algunas particularidades:

a) La circular, en general, se despide sólo con Atentamente.

b) El lema es obligatorio cuando es externa.

c) Lo aconsejable es no enviar copias.

d) Por las razones expuestas en el principio de este capítulo, no debe usarse la frase oficio-circular.

Una variante de la circular es el comunicado, el cual no se considera dentro de los documentos oficiales, pero que puede ser utilizado para dar a conocer asuntos no oficiales, aunque de interés para la totalidad de los empleados.


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EJERCICIO

Identifique y escriba los elementos de la circular.

Oficialía Mayor

Dirección General de Recursos Humanos

Circular núm. RL/C165/04

Ciudad de México, 1 de mayo de 2004.

CC. Subsecretarios, Directores Generales, Directores, Jefes de Departamento, Jefes de Sección y personal de enlace

Con motivo de la disposición de la Secretaría de la Función Pública, que modifica el formato para la declaración patrimonial de los servidores públicos, les informo que, por indicaciones del Oficial Mayor, esta Dirección General elaborará un instructivo para facilitar este trámite.

El instructivo estará disponible a partir del 30 de mayo en la página de internet de la Secretaría, así como el servicio de atención telefónica Lada sin costo 01 800 23 45 56.

Atentamente El Director General

Lic. Andrés Peralta Santamaría

RMP

SE CRETARIA DEHACIE NDA Y CREDITO PUBLICO


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ESTRUCTURA Y USO DEL MEMORANDO

Uso correcto

Memorándum es una voz latina que significa “lo que debe tenerse en la memoria”. En la diplomacia se le llama así a la comunicación breve en la cual se enumeran razones que se deben tener presentes.

En general, por tratarse de una comunicación breve, su tamaño recomendable es media carta.

El memorando, como documento oficial, tiene un carácter estrictamente interno, y se le usa principalmente para dar a conocer instrucciones, comunicados o solicitudes, dirigido a niveles laterales o inferiores en el organigrama.

Estructura

Si la oficina emisora tuviera algún logotipo o imagen que la identifique, podrá colocarlo, junto con la palabra Memorando.

Los elementos que le constituyen son:

1. Logotipo del emisor 2. Fecha abreviada 3. Las expresiones Para: y De: 4. Texto 5. Despedida (sólo Atentamente)

Se suprimen frases de cortesía, lema y antefirma, ya que no son necesarios. La fecha se abrevia y, sólo en caso necesario, se citan los cargos de emisor y destinatario.


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EJERCICIO En el formato del memorando redacte un asunto.

Memorando Fecha Para: De:


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FRASES DE APERTURA Y CIERRE La modernización de los documentos oficiales nos aconseja alejarnos de frases hechas, con esto conseguiremos documentos más eficaces y con un toque de originalidad.

El estilo de redactar es algo personal, busque la claridad y la precisión.

Ejemplos de aperturas modernas

En respuesta a su oficio núm. DG/263/2001, del 30 de mayo, le informo...

En reunión celebrada con el C. Director General se resolvió...

De acuerdo con el artículo 86 de la Ley... lamento informarle que...

Ejemplos de cierres

En espera de su respuesta, le envió un saludo.

Agradezco su amable atención.

Atentamente.

Frases que ya no se usan más

Existen muchas frases de uso común en los documentos oficiales que ya no deben utilizarse, como las siguientes:

Por ser obvio el medio utilizado:

Por este conducto...

Por este medio...

Por la presente...

Porque si hubiera algún asunto más se continuaría escribiendo:

Sin más por el momento...

Sin otro particular...

Sin otro asunto que tratar...


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Porque denotan inseguridad o timidez:

Me tomo la libertad de...

Me permito...

Si usted me lo permite...

Las “finas atenciones” y los “superiores conocimientos”, así como los “cargos dignos” y las expresiones “de los corrientes”, “habida cuenta”, “en virtud de”, entre otras, ya no se usan por ser absurdas.


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PROCESO, ESTRUCTURA Y ESTILO DEL INFORME

Concepto

Es un escrito lógico y estructurado, destinado a presentar clara y detalladamente el resumen de actividades pasadas o presentes. El informe responde a una o varias preguntas de un asunto específico.

Este escrito debe gozar de tal profundidad que permita emitir opiniones, decisiones o juicios.

La finalidad del informe es obtener un conocimiento exacto de la realidad de una empresa o institución, sin que interfieran —en la medida de lo posible— visiones personales o deformadoras.

Ventajas del informe

La elaboración de informes hace posible que la institución cuente con:

a) Fuentes de información

b) Bases para tomar decisiones

c) Muestras de trabajo

d) Control de información

e) Cumplimiento de las normas

Características del redactor

Para lograr un informe veraz y objetivo, es importante que su realizador tenga:

a) Capacidad de análisis y síntesis

b) Habilidad mental

c) Habilidad para redactar

d) Conocimiento

e) Interés


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EJERCICIO

Elabore un escrito, máximo tres párrafos, en donde informe las actividades laborales que ha realizado durante el día.


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Tipos de informes

Expositivo

Se limita a narrar una situación tal como ocurrió, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o comparativo; no admite conclusiones ni recomendaciones.

Interpretativo

Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. En su elaboración se pueden esbozar conclusiones y aun recomendaciones.

Demostrativo

Prueba determinados asertos o tesis, o bien, argumenta en su contra. Es necesario fijar una distinción neta entre los hechos y su comentario. Es de suma importancia que se presenten con toda claridad los pasos que han permitido llegar a las principales propuestas y conclusiones.


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EJERCICIO Redacte un informe expositivo con el tema “Un hecho relevante en mi vida laboral”.


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Plan de trabajo

Concepto

Es un escrito previo a la investigación, en el que se bosqueja el informe. El plan de trabajo permite: determinar los objetivos del estudio, identificar las partes principales y subordinadas, seleccionar el procedimiento adecuado para realizar el trabajo y, prever el tiempo y el orden en que se desarrollarán las diferentes etapas.

Estructura del plan de trabajo

El plan de trabajo consta de seis partes fundamentales:

a) Delimitación del problema

b) Descripción del tratamiento

c) Objetivos

d) Esquema de trabajo

e) Fuentes documentales y/o de campo

f) Agenda

Se debe tener presente que las necesidades de cada informe no siempre son similares, por lo que la estructura del plan puede sufrir modificaciones, como eliminar algún aspecto o aumentar otro. Asimismo, si se utilizaran tecnicismos, se recomienda un apartado que sirve para definirlos con toda claridad.

Delimitación del problema

Para lograrla es necesario haber comprendido perfectamente la idea de quien solicitó el informe. Si existe alguna duda, es mejor preguntar que trabajar en un proyecto confuso e inexacto.

La delimitación se hace tomando en cuenta las características específicas, el espacio geográfico y la etapa cronológica.

Descripción del tratamiento

En esta parte se indicarán ordenadamente los pasos a seguir en la investigación.

También podrán señalarse las probables limitaciones para la recopilación del material, por ejemplo:


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a) Entrevista con “X” personaje

b) Poca bibliografía sobre el asunto

c) Dificultad en el acceso de información confidencial

d) Si realizara una investigación de campo: equipo fotográfico, televisivo, etcétera.

Objetivos

En este espacio se describirán los propósitos del trabajo y la utilidad práctica del informe.

En algunos temas habrá un sólo objetivo general; sin embargo, casi siempre existen los particulares (de cada módulo, apartado o capítulo), y en ciertas ocasiones, los objetivos específicos (de las diferentes divisiones del capítulo o apartado).

Esquema de trabajo

Consta de los temas y subtemas de que se compone un trabajo. El resultado del esquema es un índice temático. Para decidir las partes que lo conformarán, se escriben todas las ideas que a uno se le ocurran sobre el tema. No hay que preocuparse si en un principio los planteamientos parecen inconexos o desorganizados; lo importante es registrar, a grandes rasgos, los elementos de lo que se desea saber.

Después, se organizarán y jerarquizarán las diferentes ideas. De esta manera se obtiene el esquema de trabajo que permite:

a) Identificar, en forma gráfica y analítica, las partes principales y subordinadas del problema.

b) Detectar defectos de relación, proporción, omisión, exceso o unidad.

c) Facilitar la clasificación y codificación del material recopilado.

d) Orientar la búsqueda de la información faltante.

e) Contar con los elementos necesarios para formular el índice final.

Fuentes documentales y/o de campo

De acuerdo con la doctora Guillermina Baena Paz, se le llama fuente y no bibliografía porque en la actualidad la información no sólo se obtiene de libros. Además de que en la elaboración de informes técnicos se requiere más de documentos escritos, entrevistas, encuestas, publicaciones oficiales, etc., que de libros, aunque éstos son, en muchos casos, indispensables para cualquier investigación.

Luego de haber revisado, ordenado y jerarquizado el esquema de trabajo, el siguiente paso será la búsqueda de las fuentes preliminares que puedan resolver el problema planteado.


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Agenda

Ya delimitado el problema, descrito el tratamiento, señalados los objetivos, realizado el esquema y escogidas las fuentes se procede a la planeación de la agenda, es decir, al cálculo del tiempo (en horas, días o semanas) para la elaboración del informe.

Organización del material

Revisión

Después de la recopilación del material, se hace la revisión minuciosa de éste; paso que requiere de la suficiente habilidad mental para eliminar la información inútil y detectar la necesaria.

Comparación

Con el esquema a un lado y de acuerdo con éste, se organiza toda la información con la que se cuenta. En esta etapa se identificarán errores en la planeación original, ya sea por razones de omisión de datos o de jerarquización.

Corrección

Localizadas las partes faltantes o sobrantes del esquema de trabajo, se reestructura. Posteriormente, se vuelve a efectuar "comparación" y se realiza la eliminación final del material innecesario.

Clasificación

Ya se han ordenado los diferentes datos que serán utilizados en el trabajo, pero resultaría tan molesto como inapropiado tenerlos todos en el escritorio. Por esto, y para evitar cualquier extravío lamentable, se hace la clasificación del material de acuerdo con la numeración y/o letras del esquema. En seguida, se marca con plumones de diferente color lo que corresponda a cada capítulo del informe. De esta forma, se tendrá sólo a la mano el material relativo a la subdivisión que se esté redactando.


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Redacción preliminar

Cualquier escrito serio o formal requiere de un borrador, en el cual lo importante es capturar las ideas en el orden pensado o establecido con anterioridad. Si se cometieran errores ortográficos o gramaticales, éstos se eliminarán en la parte final de la revisión.

Para realizar el borrador, se tomará el material uniendo la información a través de nexos o construcciones de enlace. Si el tipo de informe lo amerita se podrán hacer notas y aclaraciones personales, pero siempre de manera objetiva.

Recomendaciones

La redacción de un informe suele ser impersonal, directa y, para que sea eficaz, ha de exigirse del informante un gran esfuerzo de atención y objetividad. Se deben tener en cuenta los siguientes consejos:

a) Busque la objetividad: sea fiel a los hechos, pues el arte de informar requiere de una documentación sólida.

b) Destierre todo signo de parcialidad. En el informe no cabe ni el sentimiento, ni la indignación.

c) Mencione el mayor número de datos y establezca comparaciones. Los números, términos, porcentajes o citas son factores de la máxima importancia.

d) Subdivida el informe (si éste es muy extenso) en subtítulos o epígrafes. Con esto, su lector ahorrará tiempo, pues iniciará la lectura con lo más importante para él.

Presentación del informe

Ya terminado el borrador y hecha su corrección de estilo, se lleva a cabo la captura del escrito y el dibujo de gráficas, mapas, etcétera.

El orden en que se presenta la información es el siguiente:

a) Carátula

b) Introducción / Presentación

c) Índice

d) Texto


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e) Conclusiones

f) Apéndice

Si bien es más importante el contenido que la forma, ésta es indudablemente la primera impresión; por eso se debe ser escrupuloso en el acabado final del informe:

a) El encuadernado deberá permitir que el tema principal del informe quede a la vista. Se aconseja una cubierta transparente sobre la carátula.

b) Las hojas deben imprimirse en una sola cara.

c) Cada una de las partes del informe deben estar perfectamente diferenciadas, pero integradas en un todo armónico.


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EJERCICIO Todo el trabajo será por equipos y consistirá en las siguientes fases:

1. Obtener, de todos los compañeros, los datos siguientes: edad, grado académico, lugar de origen, área de adscripción, estado civil, número de hermanos, antigüedad en el poder judicial, puesto, dos cualidades y dos áreas de mejora.

2. Realizar análisis de los datos anteriores (promedios, porcentajes, rangos, tendencias, datos relevantes, etcétera).

3. Elaborar un informe, el cual debe contener introducción, desarrollo y conclusión.


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LA NOTA INFORMATIVA

En el sector público la nota informativa tiene carácter de correspondencia interna y en ocasiones, confidencial.

Cada vez es más usual la nota informativa, proporciona información directa y breve. Se utiliza como apoyo para acuerdos y toma de decisiones.

Estructura de la nota informativa:

a) Se escribe, generalmente, en tarjetas medio oficio o en hojas tamaño carta

b) La fecha se presenta de manera simplificada

c) El destinatario se inicia con Para:, se indica el nombre y puesto

d) El remitente se inicia con De:, se indica el nombre y puesto

e) El texto se redactará en estilo directo, claro, sencillo, preciso y breve.

f) No contempla otra despedida más que el Atentamente

g) Para finalizar basta con la firma del remitente

Nota: Es recomendable numerar las notas informativas, si se redactan varias.


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EJERCICIO

Redacte una nota informativa dirigida a su jefe inmediato.


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EL ACUERDO

En la administración pública existen reuniones que tienen como finalidad presentar informaciones breves y, a partir de ellas, se toman acuerdos.

El documento llamado acuerdo, es precisamente el que surge de tales reuniones y/o juntas de trabajo. Se le considera más bien informal si sólo registra las decisiones acordadas para efectuar el seguimiento. Si se requiere formalizarlo deberá contener, por lo menos, los elementos siguientes:

a) El lugar y la fecha de realización

b) Los participantes y su cargo

c) La información vertida en la reunión

d) Los acuerdos a los que llegaron

e) La firma de los que acudieron al acto


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BIBLIOGRAFÍA

ADA, Alma, Domine la ortografía, Ed. SITESA, México, 2000, 84 pp.

BALCÁRCEL, Celia, Ortografía práctica, Ed. ECA, México, 2001, 112 pp.

BASULTO, Hilda, Cuide su ortografía, Ed. Trillas, México, 2001.

ESCARPENTER, José, Cómo dominar la ortografía, Ed. Norma, Madrid, 2001,189 pp.

LÓPEZ, Carlos, Ortografía didáctica, Ed. Larousse, México, 2000, 244 pp.

MAQUEO, Ana María, Ortografía y redacción para secretarias, Ed. Limusa, México, 2001, 478 pp.

MATEOS, Agustín, Ejercicios ortográficos, Ed. Esfinge, México, 2001, 240 pp.

ORTEGA, Wenceslao, Ortografía programada, McGraw Hill, México, 2000, l60 pp.

Ortografía de la lengua española, Edición revisada por las academias de la lengua española, Ed. Espasa, España, 2001, 162 pp.

SECO, Manuel, Diccionario de dudas, Ed. Espasa, Madrid, 2002, 433 pp.

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