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MANUAL OPERACIONAL - SAF/FUNDO ROTATIVO SOFTWARE AUXILIAR PARA A GESTÃO DOS FUNDOS ROTATIVOS

DA SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE DE GOIÁS.

Versão 1.0Data 24/01/2012

GTI – SES - Autor: Ivânio José da Rocha Júnior - Data: 24/01/12 - Versão: 1.0 - Página 1/66

SumárioControle de Versão do Manual.............................................................................................................3Introdução.............................................................................................................................................41. Perfis de Usuário do Fundo Rotativo...............................................................................................52. Cadastro do Fundo Rotativo (Gestor Master)..................................................................................63. Cadastro de Usuários (Gestor Master).............................................................................................84. Cadastro de Transporte e Ajuste de Saldos do Fundo Rotativo......................................................105. Cadastro de Cheque........................................................................................................................126. Distribuição e Controle de Empenhos. ..........................................................................................157. Lançamento de Despesas/Notas Fiscais.........................................................................................188. Lançamento de Guia de Recolhimento...........................................................................................219. Cadastro de Processos Pendentes...................................................................................................2410. Relatórios......................................................................................................................................2511. Procedimentos Operacionais........................................................................................................28

11.1. Procedimento para Lançamento de Despesa/Notas.........................................................2811.1.1. Verificar os pré-requisitos de lançamento de despesa...................................................2811.1.1.1. Cadastrando Novo Fundo...........................................................................................2911.1.1.2. Cadastrando/Alterando Novos Usuários do Fundo Rotativo.....................................3311.1.1.3.Cadastrando Cheques no Fundo Rotativo e Gestão dos Cheques...............................3711.1.1.4. Gestão dos Empenhos................................................................................................4111.1.1.5. Cadastrando Período de Lançamentos.......................................................................4411.1.2. Entendendo a tela de lançamento de despesa/notas......................................................4511.2. Procedimentos para Emissão de Relatórios.....................................................................5811.2.1. Relatório de Livro Caixa...............................................................................................5811.2.2. Relatório de Dedução de Empenhos.............................................................................5911.2.3. Relatório de Demonstração Contábil da Movimentação do Fundo Rotativo................6011.2.4. Relatório de Resumo Despesas por Empenho...............................................................6211.2.5. Relatório de Registro de Lançamentos..........................................................................6311.2.6. Gerador de Relatórios....................................................................................................64

Conclusão...........................................................................................................................................65Bibliografia / Referências / Softwares................................................................................................66


Controle de Versão do Manual.

DATA VERSÃO RESPONSAVEL OBSERVAÇÃO

09/01/12 0.1 Ivanio Junior Criação do Documento . Sem aprovação.

18/01/12 0.2 Ivanio Junior Versão liberada para aprovação. Repassado para Luiselena, Lucas, Ludymilla, Lara e Cristian.

24/01/12 1.0 Ludymilla e outros Versão aprovada e disponibilizada na intranet.


Introdução

O Fundo Rotativo é um sistema de descentralização financeira, estabelecido por lei específica, para viabilizar, com maior agilidade, o repasse de recursos às Unidades Orçamentárias, visando dar melhor dinamismo à realização de despesas como manutenção e outras atividades relacionadas ao serviço público. É, portanto, uma porção de capital público destacada para pagar despesas, de sorte que sempre se reembolsem ao mesmo fundo os valores que dele se tiverem retirado para os pagamentos. Todo fundo rotativo deve ter sua função objetivamente definida, específica no sentido de trazer resultados positivos à população, com a evidenciação clara dos tipos de despesas a serem pagos com tais recursos.

A função de um fundo rotativo é apenas a de substituir as tesourarias, as pagadorias e os agentes financeiros na efetivação do pagamento de despesas públicas, exclusivamente no atendimento das finalidades para as quais foi criado. Os recursos devem ser devidamente utilizados apenas com a correta prestação das despesas efetuadas em tais fundos.

O software de Fundo Rotativo da SES tem por intuito auxiliar a gestão de tais despesas, registrando e disponibilizado relatórios referentes as despesas efetuadas. Ele tem como arcabouço jurídico autorizador as seguintes leis/normas/decretos:

1) Lei Federal n° 4.320, de 17 de Março de 1964, que estatui normas gerias de Direito Financeiro, com suas alterações posteriores, e nos artigos 71, 72, 73 e 74.

2) Lei Complementar n° 64, de 16 de Dezembro de 2008, que estabelece diretrizes para criação, utilização e prestação de contas de fundos rotativos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e no Ministério Público.

3) Decreto n° 6.962, de 29 de Julho de 2009, que regulamenta a Lei Complementar n° 64, de 16 de Dezembro de 2008, que estabelece diretrizes para criação, utilização e prestação de contas de fundos rotativos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e no Ministério Público.

4) Instrução normativa n° 007 de 29 de Maio de 2001 do T.C.E - Goiás, que institui normas e instruções referentes aos fundos rotativos.

5) Lei n° 14.586, de 17 de Novembro de 2003, que cria os fundos rotativos na Secretaria de Saúde e dá outras providencias.

6) Lei n° 16.236, de 14 de Abril de 2008, que cria os Hospitais de Aparecida de Goiânia e Santa Helena de Goiás, suas estruturas administrativas e seus fundos rotativos.

O software está integrado ao Sistema de Administração Financeira – S.A.F, sendo um sistema dependente deste. Os relatórios disponibilizados são aqueles que são utilizado no sistema de fundo rotativo desenvolvido pelo Hospital Materno Infantil, podendo ser modificados com a aprovação dos “Gestores Master” da sede da secretaria da saúde.


1. Perfis de Usuário do Fundo Rotativo.

O sistema de fundo rotativo é centralizado via intranet, atendendo todas as unidades de saúde que tem, conforme a lei, autorização para a integralização de um fundo rotativo emergencial para despesas extraordinárias. Para controlar o acesso e operações dos usuários no sistema, foram definidos níveis de perfis de acesso as funcionalidades, com fim de impedir operações indevidas e acessos não autorizados. Em função do perfil cadastrado para o usuário, este poderá acessar determinadas funções do sistema. Abaixo os perfis existentes no sistema, com as devidas funcionalidades e operações autorizadas:

Perfil: Leitor ( apenas nos fundos rotativos em que o usuário está cadastrado ).

Ler Registro

Incluir Registros

Alterar Registros

Excluir Registros

Emitir Relatórios

Todos os cadastros / relatórios Sim Não Não Não SimTabela 1.1. Tabela de Autorizações do Perfil “Leitor”.

Perfil: Gestor ( apenas nos fundos rotativos em que o usuário estiver cadastrado ).

Ler Registros

Incluir Registros

Alterar Registros

Excluir Registros

Emitir Relatórios

1.1. Cadastro de Fundo Rotativo Sim Não Não Não Sim1.2. Cadastro de Cheques Sim Sim Sim Sim Sim1.3. Cadastro de Usuários Não Não Não Não Não

1.4. Distribuição e Controle de Empenhos

Sim Sim Sim Não Sim

1.5. Transporte e Ajuste de Saldos Sim Sim Sim Não Sim2.1. Lançamento de Notas Sim Sim Sim Sim Sim2.2. Guia de Recolhimento Sim Sim Sim Sim Sim2.3. Processos Pendentes Sim Sim Sim Sim Sim3. Menu de Relatórios - - - - Sim

Tabela 1.2. Tabela de Autorizações do Perfil “Gestor” .

Perfil: Gestor Master (Todos os fundos rotativos cadastrados).

Ler Registros

Incluir Registros

Alterar Registros

Excluir Registros

Emitir Relatórios

Todos os cadastros / relatórios Sim Sim Sim Sim SimTabela 1.3. Tabela de Autorizações do Perfil “Gestor Master” .

Resumidamente, o Perfil de “Gestor Master” poderá acessar todos os dados/registros de todos os fundos rotativos, podendo alterar os mesmos e cadastrar novos dados. O Perfil de “Gestor” poderá alterar apenas os dados/registros daquele(s) fundo rotativo em que esteja autorizado a acessar. E o perfil de Leitor, apenas aquelas pessoas que poderão acessar para “ler” os dados de fundos autorizados, sem poder alterar ou excluir qualquer informação.


2. Cadastro do Fundo Rotativo (Gestor Master).

Este cadastro é acessado apenas pelo GESTOR MASTER. Tem por objetivo a gestão dos dados do fundo rotativo, como o cadastro geral, alteração e encerramento do fundo rotativo. Como a criação do fundo rotativo depende de lei especifica, o controle dos dados dos fundos são definidos e liberados apenas pelo GESTOR MASTER.

Cada Fundo Rotativo está associado a uma “unidade orçamentaria” no SIOFNET, sendo tal identificação utilizada para distribuir os empenhos, ops e outros, na carga do sistema. Portanto, é muito importante definir a unidade orçamentaria de forma correta, para que a distribuição seja feita corretamente. As telas abaixo mostram como acessar o cadastro do fundo rotativo e suas informações mais pertinentes:

Figura 2.1. Tela de acesso ao cadastro do fundo rotativo.


Figura 2.2. Tela de consulta do cadastro do fundo rotativo.

Figura 2.3. Tela de Cadastro dos dados específicos do fundo rotativo.


Figura 2.4. Tela de cadastro da conta de pagamento do fundo rotativo.

3. Cadastro de Usuários (Gestor Master).

Todo usuário do sistema é cadastrado no fundo rotativo através desta funcionalidade. Apenas o “Gestor Master” tem acesso a todos os fundos sem necessidade de cadastro em cada um dos fundos. O usuário poderá ser cadastrado em um ou mais fundos rotativos, sendo que este poderá fazer todas as operações apenas naquele fundo em que estiver cadastrado. Abaixo as respectivas telas da funcionalidade:

Figura 3.1. Tela de acesso ao cadastro de usuários.


Figura 3.2. Tela da Listagem de Usuários.

Figura 3.3. Tela de cadastro de um novo usuário no sistema.


Após o cadastro do usuário, este poderá ter o cadastro alterado apenas nos dados referentes as datas, tipo de usuário, os dados da portaria/decreto e as observações do cadastro. O fundo rotativo e os dados do servidor não poderão ser alterados, conforme a tela abaixo:

Figura 3.4. Tela de alteração de cadastro de usuário.

4. Cadastro de Transporte e Ajuste de Saldos do Fundo Rotativo.

Esta funcionalidade tem por objetivo a abertura e o transporte de saldos de um período de lançamento (baseado em períodos de 3 meses - trimestre), além da abertura de novos períodos e o encerramentos de períodos fechados. O lançamento de notas/despesa será feito apenas naquele período que estiver aberto para lançamentos no momento. O usuário com perfil de “Gestor” poderá abrir novo período e encerrar período posterior, mas não poderá reabrir um período já fechado visando efetuar novos lançamentos.

Apenas o usuário com perfil de “Gestor Master” poderá reabrir períodos já encerrados. Tal procedimento deverá ser evitado, já que o transporte de saldos deverá ser refeito em todos os períodos posteriores ao período reaberto, para que sejam reajustados os saldos de forma adequada. Por haver a possibilidades de erros de lançamento e a necessidade de reimpressão de relatórios (com novas aprovações), é desaconselhável a reabertura de períodos posteriores já encerrados e aprovados pelo TCE, podendo caracterizar manipulação ilegal dos valores a ser apurado em auditoria (Art. 313-A e 313-B do Código Penal). Abaixo as respectivas telas do cadastro:


Figura 4.1. Tela de acesso ao cadastro de transporte e ajuste de saldos.

Figura 4.2. Tela de pesquisa do cadastro de transporte e ajuste de saldos.

Figura 4.3. Tela de inclusão de um novo período de lançamento no fundo rotativo.

Figura 4.4. Tela de alteração de período de lançamento no fundo rotativo.


5. Cadastro de Cheque.

Esta funcionalidade objetiva o cadastro e o controle dos cheques utilizados para pagamento das despesas do fundo rotativo. Ela mostra quais cheques estão disponibilizados para pagamento de despesas, o status de cada cheque, qual o fornecedor pago e o lançamento respectivo. Abaixo as telas respectivas:

Figura 5.1. Tela de acesso ao cadastro de cheques.

Figura 5.2. Tela de consulta de cheques.


Figura 5.3. Tela de cadastro para um conjunto de cheques.

Figura 5.4. Tela de alteração de um cheque especifico.


Caso o cheque seja utilizado para o pagamento de múltiplos impostos, este deverá ser configurado com o valor máximo a ser pago, configurando-se o seu status. Cada cheque de “múltiplos impostos” será utilizado apenas para pagar um arrecadador. Portanto, cada cheque desta especie deve ser utilizado para pagar um único e exclusivo arrecadador do impostos (ISS – Prefeitura, etc...).

Figura 5.5. Cheque configurado para pagar vários impostos do mesmo arrecadador.


Figura 5.6. Cheque que será utilizado para pagar vários impostos.

6. Distribuição e Controle de Empenhos.

Esta funcionalidade dá acesso as informações referentes aos Empenhos, Ordens de Pagamento e outros. Sem estas informações, não é possível registrar nenhuma despesa no sistema. Após a criação dos Empenhos no SIOFNET, estes ficarão disponíveis para verificação no sistema no próximo dia útil (sempre Dia de Criação + 1, ou seja,D+1). A distribuição de cada empenho se dá em função da unidade orçamentaria cadastrada para o Fundo Rotativo em seu cadastro inicial. Cada empenho receberá um status especifico, mas aqueles que realmente podem ser liberados para gastos estão indicados na próxima tabela:

Código do Status do Empenho

Efeito ObservaçãoLiberado

para Gastos?

“A analisar” e “Diligenciado”

Empenho não liberado para gastos. Esta sendo verificado pela Controladoria.

Empenhos com estes códigos não irão aparecer na funcionalidade de lançamento de notas.

Não

“Analisado” e “Não- Distribuído”

Empenho foi analisado e está liberado para gastos, mas não foi distribuído (transferido) para a unidade do fundo rotativo fazer a despesa.

Empenhos com estes códigos não irão aparecer na funcionalidade de lançamento de notas, até o final da analise. Mas podem ser transferidos manualmente para a unidade.

Sim

“Analisado – Não atende normas”

Empenho foi analisado e não atende as normas. Não pode ser efetuado nenhum pagamento com o mesmo.

Empenhos com estes códigos não podem aparecer na funcionalidade de lançamento de notas.

Não

“Não Empenho foi analisado e esta Empenhos com estes códigos não Sim


Distribuído” liberado para gastos, mas não foi distribuído (transferido) para a unidade do fundo rotativo fazer a despesa.

irão aparecer na funcionalidade de lançamento de notas. Mas podem ser transferidos manualmente para a unidade ou automaticamente pelo sistema

“Distribuído” Empenho foi distribuído, mas não foi feito nenhum gasto no mesmo. Já esta disponível para gasto pelo fundo rotativo.

Empenho foi distribuído, mas não foi feito nenhum gasto no mesmo.

Sim

“Em Gasto” Empenho já foi utilizado para alguma despesa, mas não houve nenhuma OP para o mesmo

Sim

“Em conciliação”

Empenho já foi utilizado para alguma despesa e já houve OP para reposição de valores ao fundo rotativo, ressarcindo parte do valor gasto.

Sim

“Cancelado” Empenho foi cancelado. Empenho não poderá ser utilizado para novas despesas.

Não

“Fechado” Indica que o empenho foi totalmente gasto e os valores foram repostos ao fundo rotativo

Empenho já gasto totalmente. Não

Tabela 6.1. Tabela de Código de Empenhos.

Abaixo as telas referentes ao controle e distribuição de empenho:

Figura 6.1. Tela de acesso a Distribuição e Controle de Empenhos.


Figura 6.2. Tela de pesquisa de empenhos.

Figura 6.3. Tela de alteração do status e da unidade orçamentaria do Empenho.


7. Lançamento de Despesas/Notas Fiscais.

Esta é a principal funcionalidade do sistema e objetiva o lançamento de despesas, com as respectivas notas fiscais, contabilizando os informações de fornecedor, os itens comprados, o(s) cheque(s) de pagamento e outras informações necessárias.

Importante mencionar que este deverá ser utilizado apenas quando as pré- condições abaixo forem atendidas (em sequencia) , pois do contrário a despesa/notas não serão registradas e lançadas adequadamente no sistema:

1) O Fundo Rotativo tem que estar adequadamente cadastrado e com a conta de pagamento ativa no sistema. Isto pode ser verificado na funcionalidade de Cadastro do Fundo Rotativo (ver item 1);

2) Deve existir cheques “disponíveis para uso” no fundo rotativo. Pode ser verificado na funcionalidade de Cadastro de Cheques (ver item 5);

3) Devem existir empenhos distribuídos e específicos do fundo rotativo para registrar a despesa/notas fiscais. Do contrário, não será possível o lançamento de itens de notas fiscais nos empenhos.

4) Deve existir um período de lançamento em aberto para efetivar o lançamento. Este período é aquele definido no Transporte e Ajuste de Saldo do Rotativo (item 4).

Todo lançamento será contabilizado apenas após a sua efetiva conclusão e para isso as pré-condições devem ser atendidas. Todo lançamento efetuado em um período será contabilizado neste, podendo ser modificado ou até excluído apenas quando o período de lançamento estiver aberto. Se o lançamento não foi concluído, este poderá ser alterado e até deletado. As respectivas telas do sistema estão logo abaixo:

Figura 7.1. Tela de acesso ao lançamento de despesas/notas.


Figura 7.2. Tela de pesquisa de lançamentos concluídos.

Figura 7.3. Tela de registro de um lançamento, na aba da(s) nota(s).


Figura 7.4. Exemplo de lançamento concluído.


Figura 7.5. Estes são os erros que acontecem se não forem cumpridas as pré-condições.

8. Lançamento de Guia de Recolhimento.

Esta funcionalidade tem por objetivo a devolução de Ordens de Pagamento indevidamente depositadas nas contas do Fundo Rotativo. Tais Guias são carregadas na carga do SIOFNET. Tal devolução pode ser parcial ou total. Abaixo as telas da funcionalidade:

Figura 8.1. Tela de acesso ao lançamento da guia de recolhimento.


Figura 8.2. Tela de pesquisa das guias de recolhimento.


Figura 8.3. Tela de inclusão de uma guia de recolhimento.

Figura 8.4. Tela de alteração de uma guia de recolhimento.


9. Cadastro de Processos Pendentes.

Esta funcionalidade objetiva o registro de processos de pagamento que estejam pendentes ou com alguma pendência de procedimento no pagamento. Os valores serão somados e lançados no balanço final do período até que o processo seja encerrado. Abaixo as telas relativas ao cadastro:

Figura 9.1. Tela de acesso ao cadastro de processos pendentes.

Figura 9.2. Tela de pesquisa de processos pendentes.


Figura 9.3. Inclusão de Processo Pendente.

Figura 9.4. Alteração de Processo Pendente.

10. Relatórios.


Funcionalidade que objetiva a emissão dos relatórios do sistema. Os relatórios definidos são aqueles como o livro-caixa, dedução de empenhos, resumo de empenhos, deduções de saldos do rotativo, relação de cheques e outros. Existem três formas de acessar os relatórios:

a) O relatório poderá estar disponibilizado na funcionalidade especifica com o ícone de IMPRESSÃO:

b) No menu “RELATÓRIOS”, entrar no gerenciador de Gerador de Relatórios:

Figura 10.1. Acesso ao Gerador de Relatórios.

Figura 10.2. Tela do Gerador de Relatórios.

c) No menu “RELATÓRIOS”, cada relatório poderá ser acesso individualmente (em ordem alfabética):


Figura 10.3. Acesso aos relatórios individualmente.

Figura 10.4. Exemplo de relatório emitido pelo sistema – LIVRO CAIXA.


11. Procedimentos Operacionais.

11.1. Procedimento para Lançamento de Despesa/Notas.

Abaixo o fluxo básico de lançamento da despesa no cadastro de despesa/notas:

Fluxo 11.1. Fluxo de lançamento de uma despesa no sistema de fundo rotativo.

11.1.1. Verificar os pré-requisitos de lançamento de despesa.


A verificação dos pré-requisitos é fase importante para o lançamento, pois a ausência de um dos pré-requisito inviabiliza o lançamento da despesa.

O primeiro pré-requisito é o cadastro do fundo rotativo. O mesmo será feito pelo GESTOR MASTER do sistema, uma única vez. Os usuários do fundo deverão ser cadastrado pelo GESTOR MASTER, pois do contrário os mesmos não terão acesso ao sistema. Portanto, sem o cadastro do fundo e dos usuários, não ocorre a distribuição adequada dos empenhos, não é possível o cadastro de cheques e os usuários não tem acesso ao lançamento de despesas.

11.1.1.1. Cadastrando Novo Fundo.

Figura 11.1.1.1.1. Acessando para cadastrar o fundo rotativo.

Figura 11.1.1.1.2. Clicar no Botão “Novo” para cadastrar o novo fundo rotativo.


Figura 11.1.1.1.3. Entrando com os dados específicos do fundo.

Figura 11.1.1.1.4. Entrado com os dados da conta de despesa.


Figura 11.1.1.1.5. Conta esta incluída para ser cadastrada junto com o fundo.

Figura 11.1.1.1.6. Confirmação do cadastro do fundo rotativo.


Figura 11.1.1.1.7. Listagem indicando que o fundo foi cadastrado.

OBS 1 : Para que o cadastro do fundo seja acessado pelos usuários, estes devem sair do sistema e logar novamente, pois este se torna disponível ao usuário apenas na próxima entrada do sistema


11.1.1.2. Cadastrando/Alterando Novos Usuários do Fundo Rotativo.

Este cadastrado faz parte do cadastro do fundo rotativo, pois sem seus dados o usuário não acessa o fundo rotativo. Apenas o GESTOR MASTER faz este cadastro.

Figura 11.1.1.2.1. Acessando o cadastro de usuários.

Figura 11.1.1.2.2. Listagem de usuários do fundo rotativo.


Figura 11.1.1.2.3. Cadastro do usuário do sistema.

Figura 11.1.1.2.4. Pesquisando o servidor a ser cadastro no fundo como usuário.


Figura 11.1.1.2.5. Cadastrando os dados do usuário.

Figura 11.1.1.2.6. Indicação de que o cadastro foi feito corretamente.


Figura 11.1.1.2.7. Listagem de usuários do fundo rotativo.

Figura 11.1.1.2.8. Exclusão do usuário do fundo. Este não terá mais acesso ao fundo rotativo.


11.1.1.3.Cadastrando Cheques no Fundo Rotativo e Gestão dos Cheques.

O cadastro de cheque será utilizado para pesquisar os cheques do fundo rotativo, podendo mudar o status dos cheques, cancelar cheques, verificar quais cheques foram pagos, cadastrar novas folhas de cheques e emitir relatórios. Abaixo o procedimento de cadastro dos cheques:

Figura 11.1.1.3.1. Acessando o cadastro de cheques.

Figura 11.1.1.3.2. Pesquisa que demonstra que não há cheques disponíveis ao fundo.


Figura 11.1.1.3.3. Cadastro de cheques.

Figura 11.1.1.3.4. Confirmação do cadastro dos novos cheques.


Figura 11.1.1.3.5. Lista dos cheques cadastrados.

Figura 11.1.1.3.6. Alterando cheque.


Para algumas unidades que tem fundo rotativo, a própria unidade faz o recolhimento dos impostos (ISS). Portanto, existem cheques que são utilizados para fazer diversos pagamentos de impostos de diversas despesas. Para que seja possível tal operação, o cheque deverá ser cadastrado como um cheque para vários impostos. Isso será feito com a modificação do status do cheque e informação do valor total do cheque:

Figura 11.1.1.3.7. Cadastrando um cheque para varias despesas.


Figura 11.1.1.3.8. Cheque para vários impostos já cadastrado.

11.1.1.4. Gestão dos Empenhos.

Os empenhos são carregados automaticamente todos os dias, do SIOFNET para o sistema SAF-FUNDO ROTATIVO. O sistema faz a distribuição dos empenhos para cada um dos fundos rotativos, em função da Sub-Unidade Orçamentaria. Os códigos de status já foram mostrado anteriormente. Caso o empenho seja cadastrado no SIOFNET e não esteja disponível, verificar com o GESTOR MASTER se houve algum problema. Apenas o GESTOR MASTER poderá executar a carga manual dos empenhos.

Figura 11.1.1.4.1. Acessando o cadastro de distribuição.


Figura 11.1.1.4.2. Listagem que demonstra que o fundo não tem empenhos liberados.

O GESTOR MASTER deverá verificar se tem período de lançamento de despesa aberto para fundo rotativo e acionar a carga manual na funcionalidade de transporte e ajuste de saldos. Apenas o GESTOR MASTER pode acionar a carga. A carga irá distribuir os empenhos para o novo fundo rotativo.


Figura 11.1.1.4.3. Tela de acionamento de carga manual pelo GESTOR MASTER.

Figura 11.1.1.4.4. Tela de distribuição de empenhos. Observe que o fundo não é o Araújo, pois este


não tinha empenhos a serem distribuidos.

11.1.1.5. Cadastrando Período de Lançamentos.

Este é a última pré-condição que deverá ser atendida para que seja possível o lançamento de despesa. A abertura do período consiste em informar ao sistema o valor de saldo inicial de cada período (a cada três meses), para que seja possível a correta contabilização dos valores.

Figura 11.1.1.5.1. Acessando o transporte e Ajuste de Saldo do rotativo.

Figura 11.1.1.5.2. Para cadastrar um novo período.


Figura 11.1.1.5.3. Tela de cadastro de um período do rotativo.

11.1.2. Entendendo a tela de lançamento de despesa/notas.

A tela de lançamento de despesa/nota é acessada da seguinte forma:

Figura 11.1.2.1. Acessando a tela de lançamento de despesa.

Figura 11.1.2.2. Clicando em novo para cadastrar uma nova despesa.


Figura 11.1.2.3. Áreas da Tela de entrada de dados da despesa.

A tela de lançamento de despesas é dividida em duas partes: notas fiscais do lançamento e informações de lançamento. A área de notas fiscais do lançamento cobre todas as informações necessárias para identificar os dados da despesa, sendo possível identificar o fundo rotativo, qual o fornecedor que será pago, quais as notas a serem pagas e os itens que compõem as notas, criando um espelho de cada uma das notas.

O cadastramento da despesa passa por cinco passos: informar os dados do lançamento, dados do fornecedor, dados das notas e itens da mesmas, dados dos cheques de pagamento e fechamento do lançamento.

O primeiro passo é informar a data de lançamento da despesa. Este dado é informado na entrada de dados do fundo, em “Data de Lançamento”. Caso o lançamento esteja sendo feito no período respectivo aberto, a data será a data atual informada no sistema. Se necessário, esta poderá ser ajustado, conforme a necessidade.

O segundo passo é informar os dados do fornecedor. A medida que as notas forem cadastradas, uma lista de fornecedores será registrada no banco de dados, com fim de facilitar a entrada dos dados referentes a estes. Digitando as primeiras letras do nome do fornecedor, podemos obter a lista de fornecedores que tem como referencia estas mesmas letras. Veja o exemplo abaixo:


Figura 11.1.2.4. Exemplo de lista de fornecedores, já pré-cadastrados.

Caso o fornecedor não esteja cadastrado, basta continuar digitando o nome, colocar CPF e/ou CNPJ, para cadastrar o mesmo. No momento em que for lançada a primeira nota, este fornecedor será cadastrado automaticamente.

O segundo passo é o cadastro das notas fiscais. Como o pagamento será efetuado apenas a um fornecedor, deve-se cadastrar todas as notas que estão no processo de ressarcimento. Os campos abaixo deverão ser preenchidos:

Figura 11.1.2.5. Campos a serem preenchidos no registro de nota fiscal.


O campo “Secretaria Recolhe ISS” será obrigatório se a unidade recolher o ISS pelo fornecedor, em caso de convênio. O ISS será pago através de um “cheque para múltiplos impostos”. Do contrário, deverá ser indicado que a unidade não recolhe o ISS, sendo este responsabilidade do fornecedor. O Gestor deverá indicar qual o numero da nota fiscal, a sua data de emissão, o valor bruto da nota (sem descontos), o valor com o desconto (se for dado desconto) e o valor do ISS. Ao final, deverá clicar no botão incluir, e a nota será registrada no banco.

Figura 11.1.2.6. Indicação que a nota fiscal foi adicionada no lançamento.

Figura 11.1.2.7. Selecionando a nota fiscal para modifica-la ou inserir itens na nota.


Figura 11.1.2.8. Alterando dados da nota ou incluindo os itens na nota.

A alteração da nota irá refletir nos itens da mesma. Se o valor da nota for modificado para um valor menor que a soma total dos itens informados, a alteração não será aceita. Portanto, melhor informar todas as notas e depois lançar os itens de cada nota fiscal.

Caso seja necessário protelar o lançamento ou continua-lo em outro momento, após o registro da primeira nota, este fica disponibilizado como uma lançamento não concluído e não contabilizado. Para verificar os lançamentos não concluídos, faça uma pesquisa dos lançamentos não concluídos:

Figura 11.1.2.9. Pesquisando um pagamento não concluído e não contabilizado.


O terceiro passo é a inclusão dos itens da nota. Sem a informação dos itens, o lançamento não será fechado. Para lançar os itens da nota, selecione qual a nota em que os itens serão lançados, escolha o empenho, a descrição aproximada do comprasnet, faça a descrição do item da nota (conforme a nota fiscal), coloque a quantidade de itens, o valor unitário e o desconto do item (se houver).

Figura 11.1.2.10. Procedimento para entrada de um item na nota.

Figura 11.1.2.11. Item já descrito, mas não incluído.


Figura 11.1.2.12. Item incluído na nota fiscal. Observe que houve o provisionamento do valor do item no empenho que foi selecionado, diminuindo o saldo do mesmo.


O quarto passo é a definição do cheque de pagamento para pagamento do fornecedor. Na aba de “Informações do Lançamento”, defina qual o cheque será utilizado para pagar o fornecedor. Se houver imposto a ser recolhido pela unidade, defina também qual o cheque (De “múltiplos impostos”) a ser usado para pagamento do mesmo e para qual ente esta sendo recolhido o imposto.

Figura 11.1.2.12. Escolhendo o cheque de pagamento do fornecedor.

O quinto e último passo é a confirmação de que o lançamento esta concluído. Para isso, vá na combo “Lançamento Concluído?” e mude para “Sim”. O sistema irá verificar se há algum erro, como valores diferentes entre as notas informadas e os itens totais informados, se o cheque a ser utilizado no pagamento está realmente liberado e outros cálculos. Estando tudo certo, o botão para “Salvar” o lançamento será habilitado e a descrição provisória do lançamento será mostrada.

Quando o lançamento for salvo, este será efetivamente contabilizado, reduzindo o saldo do fundo rotativo.


Figura 11.1.2.13. Configurando parâmetros opcionais do lançamento.

Figura 11.1.2.14. Lançamento será concluído com a mudança do status do lançamento.


Figura 11.1.2.14. Veja que o lançamento já está com os dados corretos para a conclusão.

Figura 11.1.2.15. Lançamento concluído e salvo no sistema.


Figura 11.1.2.16. Lançamento efetuado.


Figura 11.1.2.17. Lançamento definitivo.

Figura 11.1.2.18. Relatórios do lançamento de despesa. Inclui também o relatório de dedução empenho logo abaixo.


11.2. Procedimentos para Emissão de Relatórios.

11.2.1. Relatório de Livro Caixa.

Para emitir o relatório de Livro Caixa:

Figura 11.2.1.1. Acessando o relatório de livro caixa.

Figura 11.2.1.2. Configurando a pesquisa do relatório.


Figura 11.2.1.3. Relatório do Livro Caixa.

11.2.2. Relatório de Dedução de Empenhos.

Relatório que tem por função mostrar as deduções feitas nos empenhos, no pagamento efetuado pelo fundo rotativo.

Figura 11.2.2.1. Acesso ao relatório de controle de dedução de empenho.

Figura 11.2.2.2. Configurando os parâmetros dos relatórios.


Figura 11.2.2.3. Relatório de dedução de empenho.

11.2.3. Relatório de Demonstração Contábil da Movimentação do Fundo Rotativo.

O relatório da demonstração contábil da movimentação do fundo rotativo. Este não está no menu de relatórios, mas na listagem da “Consulta Transporte e Ajuste de Saldo do Fundo Rotativo “.

Figura 11.2.3.1. Acessando o relatório de demonstração.


Figura 11.2.3.2. Listando os períodos de lançamento.

Figura 11.2.3.3. Relatórios Demonstrativo.


11.2.4. Relatório de Resumo Despesas por Empenho.

Relatório que demonstra um resumo das despesas feitas em cada um dos empenhos.

Figura 11.2.4.1. Acessando o Relatório de Resumo de Empenhos.

Figura 11.2.4.2. Relatório de Resumo de Despesas nos Empenhos.


11.2.5. Relatório de Registro de Lançamentos.

Figura 11.2.5.1. Acesso ao relatório de lançamentos.

Figura 11.2.5.2. Relatório de Lançamento de Despesa.


11.2.6. Gerador de Relatórios.

O gerador de relatórios é a interface simplificada para geração dos relatórios do sistema, não havendo necessidade de entrar nos outros menus de relatórios.

Figura 11.2.6.1. Acessando o Gerador de Relatórios.

Figura 11.2.6.2. Escolhendo o relatório e gerando o mesmo.


Conclusão.

O software de gestão do fundo rotativo tem por objetivo facilitar o registro e processamento dos despesas efetuadas com o uso dos recursos disponíveis nos fundos rotativos institutos para atendimento de necessidades urgentes e de pequena monta, tornando possível a auditória dos valores de forma centralizada.

É um software que está em evolução, sendo necessária a participação dos usuários finais para que o mesmo seja melhorado, facilitando seu uso e atendendo todas as necessidades da Secretaria de Saúde. Portanto, está aberto para propostas de melhorias que atendam as legislações regulatórias dos fundo rotativos do Estado de Goiás.

Até a data de fechamento deste documento, são responsáveis pelas propostas de melhorias e correções os “Gestores Master” do sistema, Srta. Ludymilla Maria do Carmo e Sr. Cristian Rodrigues, no telefone 3201-3727. Qualquer nova proposta poderá ser repassada a estes, ou para quem seja Gestor Master no momento.

Agradecemos a equipe de T.I. do Hospital Materno Infantil, nas pessoas do desenvolvedor de software Sr. Ricardo Régis de Barros Alves e Sra Luciana Machado Martins, pela versão desktop do Sistema de Fundo Rotativo, base para a implementação do módulo de software aqui apresentado.

Também, agradecimentos a Srta. Ludymilla Maria do Carmo e Sr. Cristian Rodrigues, no levantamento dos requisitos iniciais do sistema e dos testes de homologação do software. Por último, mas não menos importante, agradecimentos a Sra Lara de Bastos, Gerente do Desenvolvimento da Equipe de Desenvolvimento de Software da SES, Sra Luiselena Luna, Gerente da GTI da SES e Sr. Lucas de Paula, Gerente da SAF, pelas várias indicações de melhorias, correções e, principalmente, pelo esforço em tornar possível a implementação, implantação e uso efetivo do sistema.


Bibliografia / Referências / Softwares.

1) Software de Sistema de Controle do Fundo Rotativo – versão 2.0, produzindo para Desktop. Desenvolvido por Ricardo Régis de Barros Alves do Setor de Informática do Hospital Materno Infantil. Apoio Técnico: Luciana Machado Martins - Chefe do Setor de Informática, Gilberto Gonçalves Alves - Diretor Administrativo e Vardeli Alves de Moraes - Diretor Geral. Software pode ser obtido junto a Gerência de Informática da Secretária de Saúde de Goiás.

2) Lei Federal n° 4.320, de 17 de Março de 1964, que estatui normas gerias de Direito Financeiro, com suas alterações posteriores, e nos artigos 71, 72, 73 e 74. Acessado em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L4320.htm .

3) Lei Complementar n° 64, de 16 de Dezembro de 2008, que estabelece diretrizes para criação, utilização e prestação de contas de fundos rotativos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e no Ministério Público. Acessado em http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/pagina_leis.php?id=7771 .

4) Decreto n° 6.962, de 29 de Julho de 2009, que regulamenta a Lei Complementar n° 64, de 16 de Dezembro de 2008, que estabelece diretrizes para criação, utilização e prestação de contas de fundos rotativos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e no Ministério Público. Acessando em http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/decretos/numerados/2009/decreto_6962.htm .

5) Instrução normativa n° 007 de 29 de Maio de 2001 do T.C.E - Goiás, que institui normas e instruções referentes aos fundos rotativos. Acessado em http://tcenet.tce.go.gov.br/Downloads/Arquivos/000102/Resolu%C3%A7%C3%A3o%20007-01_noPW.pdf

6) Lei n° 14.586, de 17 de Novembro de 2003, que cria os fundos rotativos na Secretaria de Saúde e dá outras providencias. Acessado em http://www.gabinetecivil.go.gov.br/pagina_leis.php?id=1678

7) Lei n° 16.236, de 14 de Abril de 2008, que cria os Hospitais de Aparecida de Goiânia e Santa Helena de Goiás, suas estruturas administrativas e seus fundos rotativos. Acessado em http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/leis_ordinarias/2008/lei_16236.htm


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L4320.htm

http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/leis_ordinarias/2008/lei_16236.htm

http://www.gabinetecivil.go.gov.br/pagina_leis.php?id=1678

http://tcenet.tce.go.gov.br/Downloads/Arquivos/000102/Resolu%C3%A7%C3%A3o%20007-01_noPW.pdf

http://tcenet.tce.go.gov.br/Downloads/Arquivos/000102/Resolu%C3%A7%C3%A3o%20007-01_noPW.pdf

http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/decretos/numerados/2009/decreto_6962.htm

http://www.gabinetecivil.goias.gov.br/pagina_leis.php?id=7771

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