Memo Note

It has recently come to the attention of government that there are discrepancies between versions of the 2013 Larry’s Gulch Lodge guest list provided pursuant to two separate requests for this information under the Right to Information and Protection of Privacy Act (RTIPPA). As requested, I have done a preliminary review of the internal processes relating to the release of these lists under RTIPPA. Some relevant documentation was examined and some interviews were conducted. The following facts have been identified:

On September 7, 2012, a reporter from the Daily Gleaner made a request under RTIPPA for the 2012 Larry’s Gulch guest list. By means of a letter dated October 10, 2012, the reporter was advised that his request would not be granted on the basis that disclosure of the requested information would be “an unreasonable invasion of individuals’ privacy”.

Il a récemment été porté à l’attention du gouvernement qu’il y a des différences entre les versions de la liste d’invités de 2013 du pavillon Larry’s Gulch fournies à la suite de deux demandes distinctes d’accès à cette information en vertu de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (LDIPVP). Comme il a été demandé, j’ai réalisé un examen préliminaire des processus internes se rattachant à la communication des listes en question en vertu de la LDIPVP. Les documents pertinents ont été examinés et des entrevues ont été menées. Les faits suivants ont été établis :

Le 7 septembre 2012, un journaliste du Daily Gleaner a présenté une demande en vertu de la LDIPVP afin d’obtenir la liste d’invités de 2012 de Larry’s Gulch. Par la voie d’une lettre datée du 10 octobre 2012, le journaliste a appris que sa demande serait refusée pour le motif que la communication des renseignements demandés constituerait « une atteinte injustifiée à la vie privée des personnes ».

Date : February 23, 2015 / Le 23 février 2015

Ref./Réf. :

To/Dest. : Premier Brian Gallant / Brian Gallant, premier ministre

From/Exp. : Edith Doucet, Clerk of the Executive Council and Secretary to Cabinet I Greffière du Conseil exécutif et secrétaire du Cabinet

Copies :

Subject/objet : Internal review regarding the release of guest lists for Larry’s Gulch Lodge / Examen interne concernant la communication de la liste d’invités du pavillon Larry’s Gulch

Executive Council Office / Bureau du Conseil exécutif P.O. Box/C.P. 6000

Fredericton, NB E3B 5H1 Tel/Tél. (506) 444-4417

Fax/Téléc. (506) 453-2266

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On November 5, 2012, the reporter from the Daily Gleaner filed a complaint with the Access and Privacy Commissioner under RTIPPA relating to the October 10, 2012 refusal to release the list.

On December 6, 2012, the Minister of Tourism, Heritage and Culture made a statement in the Legislative Assembly announcing “that beginning with the 2013 season, Government of New Brunswick’s guests visiting Larry’s Gulch will be required to sign a notice that will clearly state they agree their name, title, and the name of the company they might represent, may be released into the public domain, in accordance with the provisions of the Right to Information and Protection of Privacy Act”.

There has been a process for the annual booking for the upcoming season at Larry’s Gulch Lodge. In mid-October of each year the Department of Tourism, Heritage and Culture would send a memo to all Deputy Heads to inform them that there were slots available at Larry’s Gulch for the months of June, July, August and September of the following year, and that they should submit their preferred dates no later than mid-January of the following year.

By January 31st of each year, Deputy Ministers who requested a booking were sent a confirmation memo with their actual reserved dates for the upcoming operating season. For the 2013 season, NB Liquor had the time slot of July 17, 18 and 19, 2013.

Departments who had a booking were to submit their guest lists of visitors no later than 3 weeks prior to visiting the Lodge using the Government Guest List Form provided by the Department of Tourism, Heritage and Culture.

Le 5 novembre 2012, le journaliste du Daily Gleaner a déposé une plainte auprès de la commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée en vertu de la LDIPVP portant sur le refus du 10 octobre 2012 de communiquer la liste.

Le 6 décembre 2012, le ministre du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a pris la parole à l’Assemblée législative pour annoncer qu'« à compter de la saison 2013, les invités du gouvernement du Nouveau-Brunswick à Larry’s Gulch devront signer une note qui indiquera clairement qu’ils acceptent que leur nom, leur titre et le nom de la compagnie qu’ils représentent, le cas échéant, puissent être rendus publics, conformément à des dispositions de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée ».

Il y a eu un processus pour les réservations annuelles des prochaines saisons au pavillon de Larry’s Gulch. À la mi-octobre de chaque année, le ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture envoyait une note à tous les sous-ministres pour les informer des places disponibles à Larry’s Gulch pour les mois de juin, juillet, août et septembre de l’année suivante et les avisant qu’ils devraient soumettre les dates souhaitées avant la mi-janvier de l’année suivante.

Avant le 31 janvier de chaque année, les sous-ministres qui avaient demandé une réservation recevaient une note de confirmation avec les dates réservées pour la saison à venir. Pour la saison 2013, Alcool NB avait réservé les dates des 17, 18 et 19 juillet 2013.

Les ministères qui avaient une réservation devaient soumettre leur liste d’invités au plus tard trois semaines avant de visiter le pavillon en utilisant le Formulaire de la liste d’invités du gouvernement fourni par le ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture.

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In the files at the Department of Tourism, Heritage and Culture, there was a copy of the Departmental Guest List for the NB Liquor booking of July 17 to 19, 2013, containing the notice that the names, titles and organizations represented may be subject to release under RTIPPA. This list was signed by all of the guests for this booking and is attached as Appendix A.

The stay in 2013 was paid for by NB Liquor in the same way as 2012 and 2014, as indicated by the receipts attached as Appendix B.

On June 14, 2013, the Access to Information and Privacy Commissioner Anne E. Bertrand, Q.C., issued a report of the Commissioner’s Findings pursuant to the investigation of the November 5, 2012 complaint. As part of her findings, the Commissioner advised that “in order for the Department [of Tourism, Heritage and Culture] to have considered withholding the names of these third parties pursuant to paragraph 22(1)(c), the public bodies consulted would have had to provide supporting facts to establish that the identify of their guests could not be revealed due to the potential harm to specific interests, such as how the disclosure of these names could have interfered with the negotiation of a particular contract. The purpose or nature of the meetings of guests of other public bodies was not listed nor were the names of the companies with which they were associated. There is no reason to believe that the names alone would harm the business interests protected from disclosure in section 22 of the Act.” (p.11) The Commissioner recommended, “pursuant to subsection 73(1) of the Act that the Department of Tourism, Heritage and Culture release in full to the Applicant the visitor log at Larry’s Gulch Lodge for the 2012 season without redactions.” (p. 12) On

Dans les dossiers du ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture se trouvait une copie de la liste d’invités ministériels pour la réservation du 17 au 19 juillet 2013 au nom d’Alcool NB, contenant l’avis indiquant que les noms, les titres et les organisations représentées pourraient être communiqués en vertu de la LDIPVP. Cette liste a été signée par tous les invités dans le cas de cette réservation et est rattachée à l’Annexe A.

Les reçus rattachés à l’Annexe B démontrent que le séjour de 2013 a été payé par Alcool NB de la même façon qu’en 2012 et qu’en 2014.

Le 14 juin 2013, la commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée, Anne E. Bertrand, c.r., a publié un rapport de ses conclusions au titre de l’enquête sur la plainte du 5 novembre 2012. Dans le cadre de ses conclusions, la commissaire a affirmé que « [pour que le Ministère [du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture] puisse envisager de protéger le nom de ces tiers en vertu de l’alinéa 22(1)c), il aurait fallu que les organismes publics qu’il a consultés lui fournissent des faits à l’appui prouvant que l’identité de leurs invités ne pouvait pas être révélée en raison du préjudice potentiel qui serait ainsi porté à des intérêts précis, comme la manière dont la communication de ces noms pourrait avoir interféré avec la négociation d’un contrat donné. Le but ou la nature de ces réunions d’invités des autres organismes publics n’étaient pas mentionnés, pas plus que ne l’était le nom des entreprises auxquelles ces personnes étaient associées. Il n’y a aucune raison de croire que seule la communication des noms pourrait porter préjudice aux intérêts commerciaux protégés par l’article 22 de la Loi. » (p. 12) La commissaire a recommandé « au ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture, en vertu du paragraphe 73(1) de la Loi, de communiquer intégralement à l’auteur de la demande le registre des visiteurs du pavillon de Larry’s Gulch pour

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July 3, 2013, the Department released the information to the Daily Gleaner reporter as recommended by the Commissioner.

On September 3, 2013, a reporter from the Daily Gleaner requested the 2013 guest list for Larry’s Gulch. This information was released, attached to a letter dated September 18, 2013. The list included a booking under NB Liquor for the dates of July 17, 18 and 19, 2013, along with the names of the guests, and is attached as Appendix C.

On March 26, 2014, a reporter from l’Acadie Nouvelle requested the 2012 and 2013 guest lists for Larry’s Gulch.

On April 25, 2014, the Deputy Minister of the Department of Tourism, Heritage and Culture received a letter from the Senior Vice-President of NB Liquor stating the following (attached as Appendix D):

“It is our understanding that the Department of Tourism, Heritage and Culture has received a Right to Information Request asking for the names of guests at Larry’s Gulch during 2012 and 2013. We believe that releasing the names of the guests that attended under ANBL’s invitation may harm the competitive position of ANBL and these guests moving forward. Due to this, we refuse to disclose this information under section 22(1)(c) of the Right to Information and Protection of Privacy Act.”

la saison 2012 sans y prélever quelque renseignement que ce soit ». (p. 13) Le 3 juillet 2013, le Ministère a communiqué les renseignements au journaliste du Daily Gleaner comme le recommandait la commissaire.

Le 3 septembre 2013, un journaliste du Daily Gleaner a demandé la liste d’invités de 2013 de Larry’s Gulch. Ces renseignements ont été communiqués, joints à une lettre datée du 18 septembre 2013. La liste comprenait une réservation au nom d’Alcool NB pour les dates des 17, 18 et 19 juillet 2013, avec le nom des invités et est rattachée au présent document à l’Annexe C.

Le 26 mars 2014, un journaliste de l’Acadie Nouvelle a demandé les listes d’invités de 2012 et de 2013 de Larry’s Gulch.

Le 25 avril 2014, le sous-ministre du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a reçu une lettre du vice-président principal d’Alcool NB indiquant ce qui suit (voir Annexe D) :

« Nous croyons comprendre que le ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a reçu une demande de renseignements en vertu de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée portant sur le nom des invités à Larry’s Gulch durant 2012 et 2013. Nous croyons que la communication du nom des invités qui sont allés au pavillon à l’invitation d’Alcool NB pourrait nuire à la compétitivité d’Alcool NB et aux invités en question à l’avenir. Pour ce motif, nous refusons de divulguer ces renseignements en vertu de l’alinéa 22(1)c) de la Loi sur le droit à l’information et la

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In late April 2014, the 2012 and 2013 guest lists were released to the reporter from l’Acadie Nouvelle. Of particular note were the following facts:

o The 2012 list included the names of the guests invited by NB Liquor, and the booking was not identified as a “private booking”.

o The 2013 list prepared and released in response to this request for information (attached as Appendix E) was different from the list provided to the Daily Gleaner reporter in September 2013 as follows:

o The July 17 to 19 booking was marked as a “private booking”. As such, the guest list for the NB Liquor booking was excluded.

o Additional detail was provided

as to the organizations represented in relation to the guests whose names were released.

On November 21, 2014, the same reporter from l’Acadie Nouvelle made another request under RTIPPA for the 2014 Larry’s Gulch guest list. For 2014, NB Liquor was identified as a government booking. As such, the complete list of guest names related to the NB Liquor booking was released by means of a letter dated November 27, 2014.

In the files at NB Liquor, there were a number of emails.

protection de la vie privée. »

À la fin du mois d’avril 2014, les listes d’invités de 2012 et de 2013 ont été communiquées au journaliste de l’Acadie Nouvelle. Il convient de souligner les faits suivants :

o La liste de 2012 comprenait le nom des personnes invitées par Alcool NB, et il n’était pas indiqué que la réservation était une « réservation privée ».

o La liste de 2013 qui a été préparée et communiquée en réponse à cette demande d’accès à l’information (voir Annexe E) était différente de la liste fournie au journaliste du Daily Gleaner en septembre 2013, à savoir :

Il était indiqué que la réservation du 17 au 19 juillet était une « réservation privée ». La liste d’invités d’Alcool NB a donc été exclue.

D’autres détails ont été fournis concernant les organisations que représentaient les invités dont le nom a été communiqué.

Le 21 novembre 2014, le même journaliste de l’Acadie Nouvelle a présenté une autre demande en vertu de la LDIPVP pour obtenir la liste d’invités de 2014 de Larry’s Gulch. Pour 2014, il était indiqué que la réservation d’Alcool NB était une réservation du gouvernement. Donc, la liste complète des noms des invités se rattachant à la réservation d’Alcool NB a été communiquée par la voie d’une lettre datée du 27 novembre 2014.

Dans les dossiers d’Alcool NB se trouvaient un certain nombre de courriels.

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On April 7, 2014, an employee from the Department of Tourism, Heritage and Culture sent an email to a former employee in the Office of the Premier. The person advised that the department had received a request from l’Acadie Nouvelle for the list of guests at Larry’s Gulch for 2012 and 2013. It was also indicated that a response was due by April 25, 2014 and that it was the same list the department had submitted to Brunswick News a couple of months ago.

On April 15, 2014, the same employee from the Department of Tourism, Culture and Heritage wrote to the same former employee in the Office of the Premier asking to get someone from NB Liquor to write an email saying that, pursuant to section 22(1)(c) of RTIPPA, they did not want the list of names released as it might harm the competitive position of their guests for 2012 and 2013 and going forward.

On April 22, 2014, the same former employee in the Office of the Premier asked an employee of NB Liquor to ask someone to send to the Deputy Minister of Tourism, Heritage and Culture an email asking NB Liquor’s list of guests names for 2012 and 2013 to not be released as per the reason stated in the April 15, 2014 email.

On April 23, 2014, an employee in the Office of the Premier wrote to the same employee at NB Liquor asking to get someone from NB Liquor to write and send an email saying that pursuant to section 22(1)(c) of RTIPPA that they did not want the names released as it might harm the competitive position of their guests from 2013 and going forward.

In the morning of April 24, 2014, the same employee in the Department of Tourism, Heritage and Culture wrote to the same former employee in the Office of the Premier advising that the deadline to release the information was the following day and that a letter from NB Liquor had not yet been received.

On the same day, the same former employee in the Office of the Premier wrote to the same employee at

Le 7 avril 2014, un employé du ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a envoyé un courriel à un ancien employé du Cabinet du premier ministre. Le message indiquait que le Ministère avait reçu une demande de l’Acadie Nouvelle visant à obtenir la liste d’invités de 2012 et 2013 au pavillon Larry’s Gulch. Il était également indiqué qu’une réponse devait être transmise au plus tard le 25 avril 2014 et qu’il s’agissait de la même liste que le Ministère avait envoyée à Brunswick News environ deux mois plus tôt.

Le 15 avril 2014, le même employé du ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a écrit au même ancien employé du Cabinet du premier ministre pour lui demander de communiquer avec quelqu’un d’Alcool NB pour qu’il envoie un courriel disant que, en vertu de l’alinéa 22(1)c) de la

LDIPVP, Alcool NB ne voulait pas que la liste

d’invités soit communiquée car cela pourrait nuire à la compétitivité de ses invités de 2012 et 2013 et des années suivantes.

Le 22 avril 2014, le même ancien employé du Cabinet du premier ministre a demandé à un employé d’Alcool NB de demander à quelqu’un d’envoyer un courriel au sous-ministre de Tourisme, Patrimoine et Culture lui demandant de ne pas publier la liste d’invités de 2012 et 2013 d’Alcool NB pour les raisons indiquées dans le courriel du 15 avril 2014.

Le 23 avril 2014, un employé du Cabinet du premier ministre a écrit au même employé d’Alcool NB lui demandant que quelqu’un rédige un courriel indiquant qu’en vertu de l’alinéa 22(1)c) de la LDIPVP, Alcool NB ne voulait pas que les noms soient communiqués car cela pourrait nuire à la compétitivité de ses invités de 2013 et des années suivantes.

Le matin du 24 avril 2014, le même employé du ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture a écrit au même ancien employé du Cabinet du premier ministre l’avisant que la date d’échéance pour la communication des renseignements était le jour suivant et qu’aucune lettre d’Alcool NB n’avait été reçue.

Le même jour, le même ancien employé du Cabinet du premier ministre a écrit au même

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NB Liquor asking if the person had a chance to talk to anyone. The person responded that they did and had a draft ready for the Deputy Minister of Tourism, Culture and Heritage and was waiting for a confirmation that NB Liquor had paid the full rate for Larry’s Gulch. In the afternoon of that same day, the same employee at NB Liquor sent an email to the President and Chief Executive Office of NB Liquor, with a copy to the Senior Vice-President, advising that the Department of Tourism, Culture and Heritage had received a Right to Information request asking for the names of the guests at Larry’s Gulch over the past two seasons. The person further advised that there were some names that people did not feel comfortable releasing for various reasons. The person included the proposed response to the Department of Tourism, Culture and Heritage and advised that the Department had requested an answer for that day. NB Liquor’s President and Chief Executive Officer has advised me that on the day in question he was not in NB Liquor’s head office as he was dealing with an issue in another part of the province. As he was advised by one of his employees of the urgency for the letter to be sent to the Department of Tourism, Culture and Heritage on that same day, he was in agreement for the letter to be signed by his Senior Vice-President. He also confirmed that at that time, NB Liquor did not want to release the names on the guest lists as it would potentially create animosity amongst the suppliers who were invited to Larry’s Gulch versus those who were not invited. NB Liquor wanted all of their suppliers investing in the market of their stores; consequently they preferred to not release the information. NB Liquor’s President and Chief Executive Officer has also informed me that he, as well as his Senior Vice-President, were at the time unaware of any of the dialogue that had occurred between an employee of NB Liquor, a former employee in the Premier’s Office, an employee in the Premier’s Office and an employee in the Department of Tourism, Heritage and Culture.

employé d’Alcool NB pour lui demander s’il avait eu la chance de parler à quelqu’un. La personne a répondu qu’elle l’avait fait et qu’une ébauche de lettre était prête pour le sous-ministre de Tourisme, Patrimoine et Culture et qu’il attendait la confirmation qu’Alcool NB avait payé le plein tarif pour son séjour au pavillon Larry’s Gulch. Dans l’après-midi de cette même journée, le même employé d’Alcool NB a envoyé un courriel au président et chef de la direction d’Alcool NB, avec copie au vice-président principal, précisant que le ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture avait reçu une demande d’accès à l’information exigeant les noms des invités au pavillon Larry’s Gulch au cours des deux dernières saisons. La personne mentionnait également que, pour diverses raisons, des personnes n’étaient pas à l’aise avec la divulgation de certains noms. La personne incluait la réponse proposée au ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture et indiquait que le Ministère avait demandé une réponse pour la journée même. Le président et chef de la direction d’Alcool NB m’a indiqué que le jour en question il n’était pas au siège social d’Alcool NB car il était occupé avec un autre dossier ailleurs dans la province. Lorsque l’un de ses employés l’a informé de l’urgence de la lettre à envoyer au ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la Culture la même journée, il était d’accord que celle-ci soit signée par son vice-président principal. Il a également confirmé que, à ce moment, Alcool NB ne voulait pas que l’on communique les noms sur la liste d’invités car cela aurait pu créer de l’animosité entre les fournisseurs qui étaient invités au pavillon Larry’s Gulch et ceux qui ne l’étaient pas. Alcool NB voulait que tous ses fournisseurs investissent dans le marché de ses magasins. Pour ces raisons, Alcool NB préférait que l’information ne soit pas communiquée. Le président et chef de la direction d’Alcool NB m’a également indiqué que son vice-président principal et lui-même n’étaient pas au courant à ce moment-là des échanges qui avaient eu lieu entre un employé d’Alcool NB, un ancien employé du Cabinet du premier ministre, un employé du Cabinet du premier ministre et un employé du ministère du Tourisme, du Patrimoine et de la

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This information has only come to light recently as the employee in question is no longer employed by NB Liquor and the emails were found in the person’s email system. No one was privy to these email discussions as the employee did not disclose this information to NB Liquor’s President or Senior Vice-President. The internal review has raised a number of areas of serious concern with regards to the process followed in fulfilling these RTIPPA requests and questions remain that would be addressed through a more thorough investigation. It is essential that the Government of New Brunswick ensure that the Public Service Values of integrity, impartiality and competence are being upheld. In order that there is a thorough examination of the circumstances surrounding these requests, I recommend that the Executive Council refer the matter to the Access to Information and Privacy Commissioner for review under subsection 60(2) of RTIPPA. As indicated previously, the scope of this review was limited to questions surrounding the release of the guest lists. With respect to other questions or issues raised in relation to this matter, the Executive Council may consider engaging an independent third party to undertake a more comprehensive review.

Culture. Cette information n’a fait surface que tout récemment lorsque les courriels de cet employé, qui ne travaille plus à Alcool NB, ont été trouvés dans le système de messagerie électronique de l’employé en question. Personne n’était au courant de cet échange de courriels parce que cet employé n’en avait pas parlé au président ou au vice-président d’Alcool NB. L’examen interne a soulevé quelques préoccupations graves au sujet du processus observé pour satisfaire aux demandes en question et elles ne pourraient être résolues que par une enquête plus approfondie. Il est essentiel que le gouvernement du Nouveau-Brunswick puisse garantir que les valeurs de la fonction publique, soit l’intégrité, l’impartialité et la compétence, sont respectées. Afin qu’il y ait une révision complète des circonstances entourant ces demandes, je recommande que le Conseil exécutif renvoie l’affaire à la commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée pour qu’elle l’examine en vertu du paragraphe 60(2) de la LDIPVP. Tel qu’indiqué auparavant, l’étendue de cet examen se limitait aux questions entourant la communication des listes d’invités. Pour ce qui est des autres questions ou enjeux reliés à ce sujet, le Conseil exécutif pourrait considérer retenir une tierce partie indépendante dans le but d’entreprendre une révision plus complète.

La greffière du Conseil exécutif et secrétaire du Cabinet,

_________________________________ Edith Doucet

Clerk of the Executive Council and Secretary to Cabinet