instructivo sagi

INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD

FECHA: Noviembre de 2010 CDIGO: OD 01 - DD

INSTALACION DEL PROGRAMA S.AG.I. CONTABILIDAD Inserte el CD en la unidad de CD-ROM de su equipo y espere unos instantes mientras se ejecuta el programa de instalacin; si esto no sucede, haga clic en el cono de Mi Pc y luego en el cono del CD-ROM que ahora dice INTELSOFT, abra la carpeta Sagi y dentro de esta encontrara el instalador.

De doble clic en el icono Instalar.

www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



Contine el asistente dando clic en Next.




En esta ventada deje los datos como los asigne el programa simplemente de clic en Next.




Clic en Next.




Clic en Next.




Clic en Install para terminar.




PUESTA APUNTO DEL SISTEMA Despus de haber instalado programa de Contabilidad SAGI y/o Xpress Administrativo, debe continuar con la puesta a punto del sistema o configuracin inicial: Lo primero que debe verificar es la Configuracin regional para lo cual hay dos opciones: 1. En el programa de Contabilidad (SAGI) seleccione la opcin Sistema Configuracin del Sistema-Regional y vaya al paso 3 de este mismo Documento.

2. Otra opcin es: ingrese por el Men InicioPanel de control. All aparecer el siguiente cuadro:




Los parmetros para la configuracin regional son los siguiente. Idioma: Espaol (Colombia) y vamos a propiedades para la otra configuracin. Nmeros: el smbolo decimal debe ser punto (.) y el smbolo de separador de miles la coma (,). Moneda: smbolo pesos ($), smbolo decimal punto (.) y smbolo de separador de miles la coma (,). Fecha: En el campo formato de fecha corta la configuracin debe ser (MM/dd/aaa)







INSTALACIN DEL MOTOR El motor es el manejador de Bases de Datos el cual permite interpretar y conocer las tablas (archivos con extensin DB) entre el sistema operativo y el programa (Xpress o SAGI), por ese motivo es indispensable que el motor se encuentre instalado y correctamente configurado. Una vez que se instalan los programas, el motor se instala automticamente. Es necesario instalar el motor cuando se formatea el disco duro, cuando se reconfigura o cuando se reinstala el Sistema Operativo (Windows). Para instalar el motor es necesario hacer lo siguiente: Inserte el CD de instalacin de IntelSoft y busque el siguiente directorio \Tools\Motor.

Aqu se encuentra el archivo Instalar, el cual permite realizar la instalacin del motor. Doble Clic sobre este archivo para activar el asistente de instalacin:




Siga las instrucciones de instalacin haciendo Clic sobre el botn Siguiente y luego instalar. Una vez que finalice estos pasos, el motor de base de datos habr quedado instalado, pero es necesario hacer una configuracin en l, Para ello, ingrese al Explorador de Windows y ubique la siguiente ruta C:\Archivos de programa\Common Files\Borland Shared\BDE




All encontrar un archivo llamado BDEADMIN.exe. Doble clic sobre ste para ajustar la configuracin:

Esta aplicacin muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration ,www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



es en esta donde haremos los ajustes. Clic sobre la paleta Configuration para que muestre la configuracin que posee actualmente : Aqu se deben ajustar dos cosas. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Paradox. La pantalla de la derecha muestra cual debe ser esa configuracin; se debe comenzar por el Net Dir = C:\Intelsoft\Net. Despus de haber hecho los cambios, en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas, Clic sobre el botn de flecha girada a la derecha, con el fin de aceptar los cambios, como se muestra a continuacin:

Despus se toma la siguiente ruta Configuration\System\INIT.




Despus de hacer los cambios Clic sobre el botn flecha girada a hacia la derecha y ya puede salir de la aplicacin cerrando simplemente esta ventana. INSTALACION DEL MOTOR EN TERMNALES DE RED Para la instalacin de una terminal debemos seguir los siguiente pasos: 1- Se debe crear el acceso directo del programa que se va instalar en le escritorio (clic derecho, nuevo, acceso directo, examinar, por la red buscamos, servidor, disco local C, intelsoft, SAGI o XPRESS, en esta carpeta buscamos un icono con el nombre de SAGI o XPRESS como lo muestra la grafica, damos aceptar, siguiente y finalizar).




2- Luego de tener el acceso directo, se da clic derecho, propiedades y el campo de iniciar en va estar vacio, se debe llenar con la misma direccin del destino solo quitndole el ultimo nombre del programa (SAGI.exe o XPRESS.exe) como lo muestra la grafica.




3- Ya teniendo el acceso directo configurado se procede con la descarga e instalacin del motor, para este procedimiento debemos entrar a la pagina www.xmapas.com/down , seleccionar el archivo Motor.zip, guardarlo en el escritorio (este bajara en formato WinRar), para descomprimir este archivo damos clic derecho y le decimos extraer aqu, el mostrara una carpeta que contiene dentro dos archivos para la instalacin con seleccionar uno solo basta para iniciar el proceso, a cada una de las pantallas que aparecen basta con decirles aceptar o siguiente si es el caso hasta terminar la instalacin. Despus de estar instalado el Motor debe seguir la siguiente ruta para la configuracin de este. Disco local C, Archivos del programa, Archivos comunes, Borland Shared, BDE, BDEADMIN, esta aplicacin muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration, es en esta donde haremos los ajustes. Clic sobre la paleta Configuration, para que muestre la configuracin que posee actualmente : Aqu se deben ajustar dos cosas. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Parados. La pantalla de la derecha muestra cual debe ser esa configuracin; se debe comenzar por el Net Dir = \\server\Intelsoft\Net , despus de haber hecho los cambios, en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas, Clic sobre el botn de flecha girada a la derecha, con el fin de aceptar los cambios. (ver imgenes adjuntas).www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



Guardar el archivo.




Doble clic en el instalador y en siguiente.

Configuracion del motor en el NET DIR. 4- Cuando se tiene el acceso directo y la configuracin del motor listas se procede con el proceso de activacin de la terminal con los siguientes pasos. Primero se da clic derecho en el icono de SAGI o XPRESS, propiedades, buscar destino, buscamos un archivo que se llama Terminal 2k9.07, damos doble clic sobre este archivo y el nos muestra un cdigo de instalacin y nombre de la maquina. Luego de que sale este cdigo creo en la misma carpeta un documento de texto, le doy pegar y el inmediatamente me copia la informacin de esta ventana, la guardo y me dirijo al SERVIDOR. Una vez en el servidor se debe abrir el programa al cual se le va instalar la terminal y se siguen los siguientes pasos. Sistema, instalacin, terminales y el inmediatamente pide cdigo de instalacin. El cdigo de instalacin que debe ingresar all lo encuentra en la carpeta de SAGI o XPRESS en el documento de texto que creamos desde la terminal. (ver imagen).




Intalacion de una Terminal.




ACCESO AL PROGRAMA Una vez terminado todo el proceso anterior en el escritorio encontrara el icono del programa S.A.G.I. Contabilidad General, el cual se ejecuta dando doble clic y aparecer la siguiente ventana.

Esta ventana presenta un usuario predeterminado el cual es el mismo nombre del programa y la clave de acceso es el mismo usuario (SAGI).




ACTIVACION DE LICENCIA Cuando ya se esta en la ventana principal del programa lo primero que se debe hacer antes de empezar a trabajar, es activar la licencia suministrada por INTELSOFT E.U, siguiendo los siguientes pasos: Sistema, Instalacin y aparecer una ventana que pide una serie de datos los cuales son suministrados por el distribuidor.




CREACION DE EMPRESAS El programa SAGI Contabilidad permite crear adicionar o crear ilimitado numero de empresas. Se hace clic en el botn de Adicionar, inmediatamente aparecer una ventana que pide un cdigo, con el cual se identificar la contabilidad de las dems; ste puede ser alfanumrico, pero su primer carcter debe ser una letra y no se deben incluir espacios ni caracteres especiales.

Seguidamente, se llenaran los dems campos con toda la informacin especifica de la empresa que est crendose. Los dems campos son : Ao o periodo fiscal que se va a trabajar, el cual es (2010), el numero del Nit o cedula (816004828), el digito de verificacin (DV) si lo tiene (1), tipo de sociedad, la razn social o nombre de la empresa (INTELSOFT), la direccin (CL 20 5 39 OF 903), el telfono (3330626) y el numero de fax (3330503), la ciudad (PEREIRA), el Departamento (RISARALDA). Ahora se debe seleccionar el tipo de plan de cuentas a trabajar haciendo clic sobre la flecha de la caja de opciones de los planes: PIPS I.P. Privadas, y seleccionar el tipo de plan de cuentas deseado, por ejemplo: PUC Sector Comercial, obsrvese que el SAGI esta listo para trabajar con siete diferentes planes de cuenta: I.P.S. Privada, Sector comercial, sector solidario o cooperativo, Empresas de servicios pblicos, sector hospitalario y sector publico. Adema, puede implementarse cualquier otro plan que no este en esta lista. La paleta denominada Planes brinda la posibilidad de preseleccionar el catalogo de cuentas para la empresa nueva; si ya se realizo dicha labor antes de crear la empresa, esta se generara con la cuentas que se hayan preseleccionado; de lo contrario, el catalogo de cuentas estar en blanco y debern ser creadas. Debe tenerse en cuenta que para ello solo es necesario crear las cuentas auxiliares o de detalle (cuentas de seis o mas dgitos), puesto que el programa SAGI har el resto del trabajo. El Tercero y el Centro de costos traen por defecto asignado el cdigo 0 y 0000, respectivamente, con el fin de evitar transacciones con informacin incompleta; esto se hace para las cuentas que no manejan centros ni terceros. El programa SAGI brinda, adems, la opcin de traer informacin de otraswww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



contabilidades o empresas que ya se hayan creado, Archivos maestros (Plan de cuenta, Terceros, Centros de costos y Documentos) o el contenido total (Toda la informacin) de la contabilidad, incluyendo transacciones. Por defecto, el programa creara la contabilidad en blanco (Nada), a menos que se seleccione una de estas opciones y se la indique desde que empresa traer la informacin.

Al hacer clic en el botn aceptar, inmediatamente el programa empezara a generar los archivos correspondiente de la empresa nueva; observe que en la barra de estado se pueden ver los archivos que se van creando. Una vez que concluya aparecer el mensaje: Nueva Empresa creada exitosamente, presione aceptar y habr quedado lista la contabilidad para trabajar; el programa se cierra automticamente. Si no se desea crear la empresa, con solo presionar el botn Cancelar en cualquier momento, se deshace todo lo digitado. Obsrvese que en la rejilla de datos hay un nuevo registro con el cdigo de la empresa y toda la informacin de esta, si se desea ampliar esta rejilla basta con hacer doble clic sobre ella y aparecer una ventana con todos los datos que no se ven en esta ventana, para salir de ella, basta con que se haga clic en Salir o sewww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



presione la tecla Enter. Luego de terminar los datos generales encontrara en la paleta la opcin de otros datos. Para acceder a ellos, simplemente se escoge el botn Editar y se entra a llenar los datos restantes, como el rgimen al cual pertenece, la administracin de impuestos, cdigo de la actividad comercial, cdigo del municipio, representante legal, revisor fiscal y contador. Despus se hace clic en el botn aceptar para que guarde los cambios; de la misma forma, se hace por si se desea corregir algn dato digitado errneamente. Estos son los procedimientos mas importantes para iniciar la empresa.




INFORMACION En esta paleta usted podr ver los datos de los archivos maestros de la empresa sin tener que ingresar a ella, as podr verificar el plan de cuentas, el catalogo de terceros, los centros de costos, los documentos definidos, los perodos y el resumen de las transacciones.

En la parte inferior se encuentra una opcin llamada Reclasificar es un proceso mediante el cual se puede cambiar automticamente el cdigo de las cuentas, de los terceros y centros de costos. En la paleta de periodos esta tambin la opcin de Abrir o Sellar, esto se utiliza para bloquear la informacin cuando un periodo se encuentre cuadrado o en caso contrario abrirlo para hacerle alguna modificacin.




TRIBUTARIA Esta paleta le permite visualizar los vencimientos de las obligaciones tributarias para IVA y retencin en la fuente, recuerde que el programa se encarga de informarle con x das de anticipacin estos vencimientos siempre y cuando el estado de los avisos este activo, tambin contiene una paleta llamada Declaraciones de Impuestos, que sirve para sacar los borradores de los formularios de declaraciones de iva, retencin en la fuente y declaraciones de renta, la paleta de UVT nos muestra el valor de la UVT para el ao en curso y los aos anteriores, adicionalmente una paleta que contiene los Calendarios Tributarios y la tabla de retenciones establecidas por la DIAN




RECORDATORIOS Con esta opcin usted podr programar su propia agenda de tal forma que cada vez que se ingrese al programa, este se encargar de recordarle los eventos que se han programada en esta paleta; para lograrlo se debe hacer clic en el botn Adicionar y luego llenar el campo de la fecha o buscar en el calendario activo, luego indique con cuantos das de anticipacin desea que el programa empiece a notificarle el evento y el mensaje que se desean ver. Se pueden programar cualquier nmero de recordatorios.




PROCESOS En esta paleta usted encontrar una serie de tareas que le permitirn en un momento determinado solucionar ciertos problemas que se le pueden presentar, adems de algunas tareas de uso cotidiano y otras como el cierre anual que solo se presentarn una vez al ao.

VARIOS Copias de seguridad: Las copias de seguridad son parte fundamental de su contabilidad, pues son las nicas que lo pueden sacar de apuros en caso de perdidas o daos en la informacin, por lo tanto no escatime tiempo y esfuerzos en la elaboracin de sus copias de seguridad luego lo agradecer. El programa trabaja con un formato de copias compatible con el estndar del zip, el cual le permite ahorrar espacio y tiempo en el momento de hacer sus copias, una vez usted hace clic en el botn Aceptar ver una pantalla similar a esta:




Ahora seleccione la opcin del proceso que desea ejecutar, Copia de Seguridad le permite crear y/o actualizar sus copias, mientras restaurar copia le recupera la informacin contenida en sus discos de seguridad. Copia de Seguridad Al hacer clic en el botn Copia de Seguridad ver el siguiente pantallazo con el cual usted le indica al programa el destino de su copia y el nombre de esta, el programa por defecto nombrar la copia con el mismo cdigo con que est creada. Nota: si su equipo posee unidad de disco de 3 aparecer una ventana pidiendo insertar disco en la unidad, simplemente de clic en Cancelar.




Una vez usted haga clic en el botn Abrir el programa empieza automticamente a procesar los archivos que va copiar y termina con una ventana diciendo x archivos fueron adicionados.

Cuando damos Aceptar el sistema me muestra un informe de todos los archivos adicionados en la copia de seguridad y la carpeta con la copia la encontramos en la ruta que le especificamos para guardarla al momento de iniciar.




Restaurar Copia En caso de necesitar recuperar informacin de su empresa, esta opcin le recuperar la copia guardada, se debe seleccionar el archivo que se desea restaurar y abrirlo.

El sistema inicia un proceso de restauracin, termina mostrando la cantidad de archivos adicionados y el proceso que se debe seguir para que la empresa funcione correctamente.




Generar Indices: Este proceso no es necesario realizarlo, excepto en casos que sea necesario y/o por solicitud del programa o por sugerencia del departamento de soporte, pero de efectuarse no altera para nada la informacin, puesto que este es un proceso de ordenamiento y clasificacin de la informacin que usted ya tiene en sus archivos. Actualizar: Este proceso se debe hacer cada que se le realice una actualizacin al programa SAGI Contabilidad y cada que se restaure una copia de seguridad. Revisar Integridad: Este proceso revisa la integridad de los datos, se pueden detectar cuentas, terceros, tipos de documentos y/o centros de costos que no estn debidamente causados. Permitiendo as asegurar la integridad de todos sus datos. Auditoria de Comprobantes: Este proceso revisa los consecutivos de los documentos existentes. Campos Null: Este proceso busca en las columnas de las tablas los campos nulos que puedan estar causando algn error al funcionamiento del programa.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



PROCESAR En esta paleta usted tiene la opcin de procesar todos los saldos de la contabilidad para los archivos de movimientos y centros de costos, para todos los periodos o uno por uno.

CONSOLIDAR Con esta opcin se pueden consolidad o fusionar resultados de dos o mas empresas.




Ubique el cursor sobre la grilla de las empresas que va a fusionar y luego haga clic en el Botn para que sea adicionada a la lista, mnimo debe tener dos empresas para realizar una consolidacin, si desea retirar una empresa de la lista ubquese sobre esta y haga clic en el botn de . Luego llene los datos del cdigo de la empresa, el pasabordo que sta tendr (opcional) y la razn social, luego haga clic en el botn de aceptar y de esta manera habrn consolidado empresas. IMPORTAR En esta paleta usted encontrar la posibilidad de interactuar con la informacin contenida en los archivos del programa de contabilidad, permitindole importar informacin en varios formatos compatibles. Seleccione la opcin que ms se ajusta a sus necesidades y haga clic en aceptar, siga los pasos que se indican y de esta manera obtendr los archivos deseados.




Si desea ver el formato de los archivos para una opcin especfica haga clic en el\\tsclient\G\manual sagi 2010\Fuentes Sagi\Img\Imp_image006.jpg

botn

y aparecer una pantalla con la informacin correspondiente.




EXPORTAR En esta paleta usted tiene la opcin de exportar informacin de su empresa a un archivo txt.

ANUAL Es el nico proceso de cierre que se efecta dentro del programa, por lo tanto, tome sus precauciones, haga copia de seguridad (mnimo 2), y verifique que todos los periodos estn procesados, adems que Ud. ya ha realizado sus Comprobantes de cierre a las cuentas de resultado y ha efectuado los comprobantes de fin de ao en su contabilidad, pues una vez hecho este proceso los saldos que aqu resulten sern usados en el nuevo ejercicio contable y para modificarlos tendr que modificar el comprobante de Apertura. Este proceso borra los saldos desde Apertura hasta Cierres, llevando los saldos acumulados nuevamente al periodo de Apertura creando un comprobante inicial y los seis meses siguientes Enero_2 a Junio_2 los lleva respectivamente de Enero a Junio, con el fin de que se pueda seguir trabajando el nuevo ao. Se puede seleccionar la opcin de copia, con el fin de que quede otra contabilidad con el ao que se cerr.




Para realizar el cierre anual basta con que Ud. elija si desea hacer copia de la empresa actual y que le asigne un cdigo a la empresa nueva que va a resultar del proceso de cierre contable.




PLANES




PLAN DE CUENTAS Esta paleta es para la creacin del plan contable; debe tenerse presente que este es la columna vertebral de la contabilidad y por ello hay que tener mucho cuidado con su creacin y codificacin. Cuando se entra en Contabilidad, la primera pantalla que aparece es el de plan de cuentas as:

FUNCION DE LOS BOTONES 1. Adicionar: adiciona o crea nuevos registros en las tablas. Una vez se presiona este botn, aparece una ventana pidiendo el cdigo correspondiente; digite el cdigo y presione Aceptar, o si desea cancelar, presione Cancelar. Si no se conoce la cuenta se puede hacer clic en el icono que aparece al frente de Cuenta con el fin de hacer la consulta directamente en el plan de cuentas original.




2. Editar: con este botn pueden entrarse a cambiar aquellos datos que no hayan quedado introducidos correctamente, o que sea necesario cambiar en un momento determinado. Los nicos campos que no se pueden modificar son aquellos que corresponden al cdigo maestro de cada una de las tablas. 3. Borrar: si desea eliminar permanentemente un registro de alguna de las tablas use esta opcin; antes de ejecutarse el proceso; el sistema verifica que no hayan datos vinculados al cdigo requerido y de ser as proceder o no a su borrado, una vez se haya reconfirmado la accin.

4. Aceptar / Cancelar: estos botones slo se hacen visibles cuando est adicionndose o editndose un registro y su funcin es confirmar o reversar los cambios hechos en el registro; por lo tanto, si est adicionndose un registro y se hace clic en Aceptar, ste quedar grabado inmediatamente. En caso contrario, que no se desee grabar el registro o que se desee reversar un cambio, se har clic en Cancelar.

Plan de cuentas campo por campo: 1.1. Cuentas: a. Cdigo: cdigo numrico de 1 a 15 dgitos numricos, el cual es continuo y de acuerdo con el plan de cuentas que haya adoptado la empresa. Este cdigo no lleva espacios, ni puntos, ni caracteres adicionales; ejemplo: 130505 corresponde a Nacionales (Clientes nacionales).www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



b. Suma a la cuenta: este campo lo llena automticamente SAGI. y esta indicando la cuenta de la cual depende el cdigo que se ha creado. Obsrvese que si no tenia ninguna cuenta creada, o no tena las cuentas mayores o antecesoras a ella, el programa crea dinmicamente todas aquellas cuentas que se necesitan para funcionar adecuadamente. c. Nombre: el nombre de la cuenta lo trae inmediatamente el programa del plan de cuentas maestro. Si la cuenta no existe en ste, se debe indicar el nombre. En algunos casos puede apreciarse que en nombre aparece ** A LA 98 **, esto indica que esta cuenta no ha sido totalmente definida en el decreto del PUC y por tanto puede disponerse de ella como sea necesario; el caso de la 220501, la cual corresponde a Proveedores Nacionales. d. Nivel: el nivel indica el carcter de la cuenta; es decir, si sta es Mayor, la cual no acepta movimiento (cuentas hasta de 4 dgitos son obligatoriamente mayores), o si, por el contrario, es de Detalle, lo que la hace una cuenta que recibe transacciones o movimientos (slo aquellas cuentas de 6 ms dgitos). e. Tercero (S/N): indica si la cuenta manejar detalle adicional de Terceros, los cuales permitirn identificar ms claramente una persona o entidad con la que se tenga relaciones comerciales. Se aconseja el manejo de esta propiedad para las cuentas de costos y gastos, clientes, proveedores, tambin los activos pueden ser un tercero, si se les asigna un numero de stock de inventario. f. Base (S/N): identifica aquellas cuentas que estn relacionadas directamente con el manejo de impuestos, como son la 1355 (Anticipos), la 2365 (Retencin) y la 2408 (IVA). Las cuentas que manejan este atributo permiten generar los reportes para presentacin de IVA y retencin en la fuente. g. Porcentaje: corresponde al porcentaje que se toma para efectuar el clculo del impuesto; as por ejemplo, en la cuenta 236540 (Retencin por compras) el porcentaje ser del 3.5%. h. Centro (S/N): identifica aquellas cuentas que manejarn centros de costos. Muy til en las cuentas de ingresos, costos y gastos cuando la empresa tiene establecido un sistema por departamentos. i. Presupuesto (S/N): identifica las cuentas que manejan presupuesto. j. Cuenta: cuenta contrapartida del presupuesto para sta que est causandose. k. Ajuste (S/N): identifica aquellas cuentas que manejan ajustes por inflacin. A pesar de que la contabilidad colombiana ya no los requiere, el programa puede manejarlos, por si en algn momento entran nuevamente en vigencia. l. Histrica (S/N): hace referencia a aquellas cuentas sobre las cuales se va a aplicar el ajuste por inflacin. m. Cuenta Ajuste por inflacin Cuenta Correccin monetaria: corresponde a las cuentas partida y contrapartida del ajuste, respectivamente.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



La mayora de los atributos de las cuentas ya han sido predefinidos por el sistema, no obstante el usuario es quien decide los valores de los atributos para sus cuentas.




TERCEROS La paleta de terceros le permite Adicionar, Editar y Borrar. El programa SAGI crea por defecto el tercero (0), el cual se asigna a las transacciones que no tienen ningn tercero en especial.

a. Cedula / Nit:: corresponde a la cdula o nit del tercero que se va a crear ste puede ser un cdigo de hasta 15 dgitos y puede incluir caracteres alfanumricos, puntos espacios y caracteres especiales; lo lgico e ideal es que aqu figure el Nit o cedula del tercero. b. D.V.: digito de verificacin del tercero si lo posee; el programa le asigna automticamente este D.V., el cual es idntico al que otorga la DIAN. c. Nombre: corresponde al nombre de la persona o entidad que estamos creando. d. *Direccin: domicilio del tercero. e. *Telfono: telfono del Tercero. f. *Ciudad: ciudad o municipio donde reside el tercero. g. Clasificacin: la clasificacin corresponde a un agrupamiento que es posible hacer de los terceros. Las opciones predefinidas son: Varios, Clientes, Proveedores, Entidades, Empleados y Activos fijos.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



No se hace necesario crear los terceros desde esta paleta, puesto que este proceso se puede hacer en el momento de la captura de los registros en el movimiento.




CENTROS DE COSTOS El programa SAGI crea por defecto un centro de Costos (0000), al cual son llevadas las transacciones que no son asignadas a ninguno de ellos. El centro de costos hace referencia a los departamentos o divisiones que tenga la empresa, haciendo posible de esta manera conocer informacin detallada de auxiliares y estados financieros individuales por cada uno de ellos.

C. Costos: cdigo asignado al centro de costos, es de 4 dgitos alfanumricos y no puede tener caracteres especiales y/o espacios en blanco. Nombre: nombre del centro de costos. Descripcin: informacin adicional del centro de costos.




TIPOS Corresponde a los tipos de documentos o fuentes con los que se van a asentar o realizar las transacciones, el programa incluye ciertos tipos predefinidos, as como tipos de uso exclusivo de l. Es necesario crear previamente los tipos de documentos que se manejen en la empresa para poder realizar transacciones.

Documento: corresponde al cdigo del documento, con el cual se van a efectuar las transacciones. Este puede ser de hasta 2 caracteres alfanumricos. Nombre: nombre o descripcin del documento. Consecutivo: nmero del prximo documento a elaborar en el sistema. Este nmero se actualiza automticamente, cada vez que se asienta un nuevo documento. Formato 1 y formato 2: corresponde al nombre del archivo donde se disea el formato de impresin para el documento.




BANCOS En esta paleta se pueden adicionar las cuentas de bancos que maneje la empresa con todos sus datos, para optimizar el manejo de los comprobantes de pago y configurando la impresin del cheque.




ACTIVOS / DIFERIDOS El sistema SAGI posee un modulo de activos fijos al cual se accede por la paleta del mismo nombre, Activos / Diferidos. El mtodo que se utiliza es el de lnea recta.

Este modulo permite crear en forma independiente cada uno de los activos fijos parametrizando: la cuenta del activo, el tercero (activo fijo como tal), el centro de costo al cual pertenece, el proveedor, la fecha de compra, el costo, el salvamento (no es necesario incluirlo). Adems, es posible determinar si el activo esta en uso o totalmente depreciado. Tambin se incluyen algunos datos bsicos y las cuentas de depreciacin crdito y depreciacin debito. Las cuentas de ajustes. Teniendo parametrizada la tabla de las depreciaciones, se debe ir al men de Procesos / Depreciaciones y seleccionar el mes correspondiente.




Despus de hacer clic en el botn Aceptar, el sistema SAGI genera automticamente un comprobante llamado DP 1, por se el mes de enero; en dicho comprobante se puede ver la cuenta Depreciacin debito 516035 y la cuenta Depreciacin crdito 159235.




PERIODOS En esta paleta se observan los periodos, los diferentes meses del ao fiscal en curso, en los cuales se van a llevar a cabo las transacciones. Obsrvese que existe un periodo inicial llamado APERTURA, en el cual regularmente, van los saldos inciales del ao inmediatamente anterior. Seguido a este periodo se aprecian los meses de ENERO a DICIEMBRE que son los que corresponden al ao fiscal en curso y un periodo llamado CIERRES en el cual se van a efectuar los cierres contables a fin de ao, adems de esto existen otros seis (6) periodos de ENERO_2 a JUNIO_2, lo que nos hace posible trabajar en ellos sin que se haya efectuado el cierre FISCAL de la contabilidad. Esta propiedad del programa es conocida como multiperodo, lo que nos permite trabajar simultneamente en varios periodos e ir y venir a ellos cuantas veces sea necesario, es de anotar que si se desea bloquear un periodo que ya se ha dado por cerrado y no se desea modificar, se puede hacer desde la paleta de empresas.

Si se presiona el botn de Editar se puede cambiar la informacin bsica del periodo, como la fecha inicial y final de este. Los dems datos del periodo son de carcter informativo y muestran el estado de este. Obsrvese que inicialmente todos los periodos de la rejilla de datos estn en negro, si alguno de ellos aparece en rojo es porque existen comprobantes descuadrados dentro de l. Para entrar a cualquier periodo basta con hacer clic sobre l en la rejilla de datos y luego hacer clic en la paleta de movimiento, como lo muestra la pantalla anterior.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



MOVIMIENTO Para ingresar a digitar movimientos se puede hacer por la paleta de Periodos o por la opcin que aparece en los botones rpidos con las inciales D C. Al hacer clic abre una nueva ventana, en la cual se asentarn las transacciones.

Identificacin del comprobante en esta rea aparece el tipo, nombre, numero de comprobante, secuencia de registro de cada uno de los comprobantes. Registro en el rea de registro aparece el detalle de cada uno de los asientos (registros) de los comprobantes, identificando la fecha, la cuenta, el tercero, el centro y sus respectivos nombres, as como el detalle, el valor, la base gravable y el signo del asiento. Parciales y estado: En esta seccin se puede verificar el total de los dbitos y crditos, el valor de la diferencia entre estos si la hay y el estado Cuadrado / Descuadrado del comprobante. Rejilla de comprobantes en esta grilla se puede navegar por todos y cada uno de los comprobantes que estn digitados en el perodo, lo que hace fcil su bsqueda e identificacin. Si observa algn comprobante que este de color rojo, es porque esta descuadrado. Rejilla Detallada del Comprobante esta rejilla esta vinculada directamente con la anterior y su funcin es mostrar interactivamente los registros que hay en cada uno de los comprobantes, con toda su informacin.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



Estas dos rejillas, la de comprobantes y la detallada, estn estrechamente vinculadas entre si y a su vez lo estn con el perodo, de igual forma que con cualquier grilla del programa al hacer doble click estas se amplan para poder observarlas mejor y se cierran con Escape o con Enter. Barra de estado esta seccin nos permite conocer detalles acerca del perodo en que estamos trabajando, las fechas permitidas para las transacciones, el estado del perodo y el usuario que est usando el sistema.




PRESUPUESTO En esta paleta se manejan las proyecciones de ingresos y gastos para un periodo determinado.

Rubros: En esta paleta se parametrizan las cuentas que se van a manejar en el presupuesto, el programa trae por defecto tres opciones que son las mas utilizadas. Documentos: Ac se crean los documentos que se van a utilizar para los registros del presupuesto. Registro: En esta paleta se van a ingresar todos los movimientos del presupuesto.




LISTADOS Los listados que ofrece el programa corresponden a la informacin contenida en los archivos maestros: Plan de cuentas, Terceros, Centros, Tipos y Perodos. A su vez, esta informacin puede aparecer organizada por cdigo o por nombre. Estos listados, as como los informes, son para impresin, pero el programa le permite previsualizarlos antes de imprimirlos.

Una vez seleccionado el tipo de listado deseado, aparecer una ventana similar a la siguiente:




Al presionar el botn Previsualizar, aparece una ventana donde puede verse la forma en que se imprimir el informe. En esta ventana se puede navegar entre las hojas del listado, se puede ampliar o reducir la visualizacin, se puede grabar a un archivo, incluso enviar por fax en vez de imprimir el listado.




REPORTES Los informes del programa estn organizados en la opcin Reportes del men principal; adems todos ellos son consultas, pues el programa permite Previsualizarlos antes de imprimirse.

Libros mayoresCorresponde a los libros oficiales y obligatorios de la contabilidad, los cuales estn registrados ante la Cmara de Comercio de la ciudad: inventario y balance, libro diario y Libro mayor y balance (4 y 6 Columnas).




Una vez seleccionado el libro que se va a imprimir aparecer la siguiente ventana:

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Incluir saldos de cuentas en cero: le indica al programa que incluya aquellas cuentas que no tienen saldos o movimientos en el periodo. Nivel: Se recomienda imprimir estos libros a nivel de cuentas, pues en ellas estn contenidos los saldos mayorizados. Centro: si no desea imprimir un centro de costos especifico, entonces deje el valor en blanco. Perodo: corresponde al mes o periodo que se va a imprimir.

Libros auxiliares Los libros auxiliares permiten el mayor nivel de informacin detallada; por tanto, la ventana de solicitud de este informe, requiere una variada gama de informacin.




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Incluir saldos inciales: generalmente se activa esta opcin para que aparezca el saldo final de la cuenta al perodo inmediatamente anterior al requerido por el usuario. Incluir cheques: Se activa para las cuentas de bancos con el fin de que muestre los nmeros de cheques que se pagaron. Desde Hasta (cuenta): corresponde al rango de cuentas que se desea imprimir; si solo quiere imprimirse una cuenta, en ambos campos ir el mismo cdigo. Incluir Terceros: si se desea que en el listado de libros auxiliares aparezcan los terceros que afectaron las cuentas, esta opcin activar un agrupamiento para stos dentro de las cuentas auxiliares. Desde Hasta (tercero): corresponde al rango de terceros que se desea imprimir; si solo se quiere imprimir el auxiliar de un tercero, en ambos campos ir el mismo cdigo.




Desde Hasta (perodos): corresponde al rango de perodos que se desea imprimir; si solo se quiere imprimir el auxiliar de un mes en especial, en ambos campos ir el mismo perodo. - Documento: Opcin que permite agrupar el reporte por tipo de documentos, si no se quiere especificar ninguno se deja en blanco. - Incluir Centro de costos: si se activa esta opcin en el listado del libro auxiliar, se incluirn los datos de los centros de costos a los que se causaron cada una de las transacciones. - Centro: cuando se desee imprimir el auxiliar de un determinado centro de costo, deber digitarse el cdigo de ste; de lo contrario, el programa asume que corresponde al consolidado. - Impresora matriz: cuando la impresin se dirija a una impresora de este tipo, debe activarse est opcin para lograr una impresin mas rpida. - Fecha de impresin: si desea que en los listados aparezca la fecha de impresin deber estar activada esta opcin. Este reporte tiene la opcin de imprimirlo o exportarlo a diferentes formatos. Comprobantes Los comprobantes corresponden a los Comprobantes de diario y a los Documentos que se han digitado.

Comprobantes de diario Forman parte de la contabilidad, puesto que de esta manera pueden verificarse las transacciones generadas segn su origen; constan de dos partes: de una partewww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



detallada y otra resumida.

El centro corresponde al cdigo del centro de costos que se desea imprimir; puede dejarse en blanco para imprimir el consolidado. El perodo corresponde al periodo y el tipo y ttulo son la informacin del comprobante.




Documentos Este informe es de gran utilidad en el momento que se desee hacer una revisin de la informacin que se digit, pues este incluye de manera detallada cada una de las transacciones realizadas en un perodo deseado.

Este reporte tiene 3 opciones de visualizacin e impresin (Detallado 2 Renglones, Detallado 1 Rengln, Resumido). Estados FinancierosLos estados financieros Balance general y Estado de resultados son los dos informes ms importantes de la contabilidad, puesto que con ellos se conoce el estado de la empresa y a partir de ellos se generan los anlisis y reportes anexos a la contabilidad.




Balance general Corresponde a la informacin contenida en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio.

Tipos: Acumulado: reporte con los saldos acumulados al perodo seleccionado. Mensual: con este reporte puede imprimirse nicamente el saldo inicial, el movimiento dbito y crdito del perodo y su correspondiente saldo final. Rango: este reporte es muy especial pues permite acumular los saldos entre los periodos seleccionados; es decir, si se desea puede sacarse el reporte de marzo a junio o de septiembre a diciembre, sin tener en cuenta los saldos dewww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



lo perodos anteriores. Sirve para hacer anlisis bimestrales, semestrales o como se desee. Comparado Acumulado: Este reporte permite comparar los saldos acumulados de dos periodos. Comparado Mensual: Este reporte permite comparar los saldos mensuales de dos periodos.

Tipo de Cuenta (Nivel): Corresponde al nivel que se desea imprimir el reporte, por defecto aparece Auxiliar. Centro: el centro de costos deseado; se deja en blanco para el consolidado. Periodo deseado: el periodo al que corresponde el reporte. El balance general tambin tiene la opcin de incluir la cuentas de presupuesto (cuentas 0 ) y las cuentas de orden (cuentas 8 y 9). Estado de resultados Conocido tambin como P & G (prdidas y ganancias), representa las cuentas de ingresos, costos y gastos, adems de la utilidad (ganancia) o prdida en el perodo. La dinmica de este reporte es igual al del Balance general. Saldos: Estos reportes son muy interesantes, pues con ellos puede extractarse la informacin relacionada entre s de diferentes formas: Cuenta-Tercero Tercero-Cuenta Cuenta-Centro.




Cuenta Tercero Este reporte permite relacionar los saldos de los terceros en cada cuenta que haga manejo de stos; puede hacerse para una sola cuenta digitando el mismo cdigo en los campos Desde Hasta, o para un rango de cuentas; luego se selecciona el perodo y se activan las opciones del reporte segn sea el caso. Puede hacer en orden alfabtico si se desea; tambin pueden incluirse los terceros cuyo saldo sea cero y las cuentas que no manejen terceros.

Una buena forma de hacer uso de este reporte es con las cuentas de Costos www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



Gastos de personal, pues pueden verse los saldos de cada empleado en cada una de las cuentas, o con la cuenta de Clientes nacionales, para sacar un estado de cartera. Tercero-Cuenta El reporte Tercero-Cuenta presenta la informacin que tiene cada tercero en las cuentas de la contabilidad; as, por ejemplo, si se desea conocer el movimiento de un empleado en la contabilidad este reporte es el ideal, pues con digitar el cdigo o cdula de l, el programa registrara las cuentas donde el tercero tenga saldos.

El Desde-Hasta corresponde al cdigo del tercero o al rango de ellos que se pretende imprimir, el perodo es el aquel al que deben tomarse los saldos; adems puede imprimirse este reporte en orden alfabtico. Impuestos: Los reportes de impuestos son de gran utilidad al momento de sacar informacin para presentar declaraciones de IVA y retencin en la fuente: Saldo de bases gravables Auxiliar de bases gravables.




Saldo de bases gravables Este reporte es de gran utilidad, pues muestra las cuentas que manejan base gravable, con los saldos acumulados de los terceros para el rango de perodos deseado.




Auxiliar de bases gravables El auxiliar de las bases gravables permite apreciar los movimientos de las cuentas que manejan base gravable en forma detallada por cada tercero, en el rango de perodos deseados.

Certificados Los certificados que emite el programa son aquellos que deben expedirse a final de ao por los diferentes conceptos de retencin que se presentaron en el transcurso del mismo. Retencin en la fuente




Retencin en la fuente Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:




Las cuentas Desde-Hasta corresponden a las cuentas de retencin que practic la empresa; generalmente sern las de la 2365. Se puede seleccionar un tercero en especial, en cuyo caso debe digitarse el cdigo de ste o pueden imprimirse los certificados de todos los terceros; luego se indica el rango de perodos que debe cubrir el certificado, generalmente va de enero a diciembre. Despus indique el ao del certificado y la fecha de expedicin de ste. El certificado lucir como el siguiente:




Retencin al I.V.A. Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:





Rete Ica Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:








Generales Aqu se encuentran dos reportes, que por sus caractersticas se convierten en ideales para la revisin de la contabilidad. Balance de prueba Detallado con terceros




Balance de prueba Imprime el contenido de todas las cuentas con los saldos al perodo requerido.

Este reporte tiene dos presentaciones: la estndar tipo balance o la presentacin por columnas, que muestra los saldos inciales, los totales dbito y crdito y los saldos finales de todas las cuentas del plan contable.

Detallado con terceros Similar al balance de prueba en su presentacin estndar, pero adems incluye el saldo de cada tercero que tenga movimiento en las cuentas.




Nomina En esta opcin se encuentran los reportes bsicos necesarios para la nomina.

Planilla de Nomina: Nos muestra la nomina del periodo que se desee en un reporte que agrupa empleado por empleado mostrando los devengados y deducidos de cada uno de ellos.




El reporte aparecer as:

Resumen de Nomina: En este reporte se muestra empleado por empleado todos los devengados y todas las deducciones incluyendo las correspondientes a la empresa, adems las provisiones y los aportes parafiscales.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



Otros Descuentos de Nomina: Nos muestra en una planilla la relacin empleado por empleado de los descuentos correspondiente a la nomina seleccionada. Planilla para Banco: Este reporte es el que nos sirve para enviar al banco cuando los pagos se hacen por este medio, este agrupa empleado por empleado con el valor total a pagar.

Comprobante Personalizado: Este reporte nos elabora comprobantes para cada empleado en el caso de que sean utilizados en cada nomina o por si es solicitado por alguno de los empleados.







NOMINA El mdulo de Nmina, integrado en SAGI contabilidad, le permitir elaborar y contabilizar automticamente la nomina de su empresa. A continuacin los pasos a seguir para paramterizar y usar este mdulo. Al hacer clic en Nomina, encontramos en tres pestaas las opciones de Parmetros, Empleados y Nomina. La opcin de parmetros nos despliega los diferentes conceptos a parametrizar, use los botones de editar para cambiar los valores de cuentas, terceros, porcentajes y dems cada cuadro de texto segn corresponda. La primera opcin en parmetros es Devengado, coloque alli el valor de Salario Mnimo Legal, subsidio de Transporte, los das a liquidar nomina (15-30) y las cuentas que correspondan a cada concepto. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.

En la pestaa de Aportes digite las cuentas dbito crdito, la administradora y los porcentajes correspondientes a EPS, AFP y ARP. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.




Si necesita agregar una administradora que no este creada, hgalo por la pestaa de Planilla nica\Administradoras\Adicionar. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.

En la pestaa de Provisiones digite las cuentas dbito crdito y los respectivos porcentajes (por defectos lo establecidos legalmente) de Cesantas, Intereses dewww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



cesantas, Prima de Servicios y Vacaciones. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.

En la pestaa de Parafiscales, digite las cuentas dbito-crdito, la administradora y los porcentajes correspondientes a Caja de Compensacin Familiar, ICBF y SENA. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.




En la pestaa de Tiempo Extra digite los porcentajes correspondientes a los diferentes recargos por tiempo extra (por defecto los establecidos por ley). Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.

En la pestaa de Planilla nica podr adicionar, editar las administradoras, loswww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



operadores de informacin, centros de trabajo, entre otras y seleccionar el ARP, el operador de informacin, el centro de trabajo y la forma de presentacin de la planilla nica de su empresa.

Luego de haber revisado estos parmetros use la pestaa de Empleados para adicionar sus empleados, dando clic en adicionar. Digite todos los datos generales del empleado. Para realizar cualquier modificacin en los datos registrados deber dar clic en Editar.




No se recomienda eliminar empleados; si algn empleado se retira de la empresa deshabilite la opcin de activo en nomina. Si en su empresa manejan varios ciclos de nomina, el campo Ciclo le permitir asociar el empleado al ciclo de nomina correspondiente (Ejemplo, 0 para Administrativa y 1 para Produccin. En la pestaa Devengado digite para el empelado seleccionado el valor del sueldo, comisiones y transporte; para las extras si es un valor fijo deber colocarse en esta pestaa, si sern calculadas segn la tabla de ley se debe realizar en la pestaa de extras, la cual explicaremos posteriormente. Deben incluir sus respectivas cuentas, el programa liquidara las las deducciones y el total a pagar automticamente. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.




En la pestaa novedades digite el valor de bonificaciones, ingresos y descuentos con sus respectivas cuentas. Los valores que digite en los campos que estn etiquetados con Negrita: Otros Ingresos y Descuentos Fijos, se sumaran a la base de liquidacin para deducciones del empleado y lo que digite en los campos sin negrita: Otros Ingresos y Descuentos varios no sumaran a la base de liquidacin de deducciones. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar. Para incluir ms descuentos haga clic en el Botn Otros descuentos




Mostrara la siguiente pantalla de dialogo en donde deber dar clic en adicionar para crear uno nuevo.

El programa traer el numero de la cedula y el Nombre del empleado, seleccione del plan de cuentas la cuenta correspondiente al descuento y digite el valor y detalle correspondiente y haga clic en aceptar.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



En la pestaa Extra digite el numero de horas trabajadas por cada tipo de recargo, el programa liquidar automticamente en Pesos de acuerdo a lo parametrizado y el valor pasa automticamente a la pestaa de devengados. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.

En la pestaa de Aportes digite las cuentas y porcentajes correspondientes a EPS,www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



AFP y ARP para el empleado seleccionado, por defecto el programa traer estos datos de acuerdo a lo parametrizado y calcular de acuerdo al devengado del empleado en pesos el valor de la deduccin para cada concepto. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar click en Editar.

En la pestaa de Provisiones digite las cuentas dbito - crdito y el porcentaje correspondiente a Cesantas, Intereses de Cesantas, Prima de Servicios y Vacaciones para el empleado seleccionado, por defecto el programa trae los datos parametrizados en la pestaa de Parmetros-Provisiones. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar click en Editar.




En la pestaa Parafiscales digite las cuentas dbito crdito, el nit de la administradora y el porcentaje correspondiente a Caja de compensacin familiar, ICBF y SENA. Por defecto el programa trae la informacin de acuerdo a lo establecido en Parmetros-Parafiscales. Para realizar cualquier modificacin en los parmetros establecidos por defecto deber dar clic en Editar.




La pestaa Planilla nica le permite establecer las novedades presentadas en el periodo del pago del empleado seleccionado. Para realizar cualquier modificacin deber dar clic en Editar.

Luego de revisar los parmetros y novedades para cada empleado la pestaa de Nmina le permitir elaborar Nmina para su posterior contabilizacin. Haga click en Elaborar.




Si va a generar nmina solo para un ciclo digite el ciclo en el campo Agrupar por ciclo y luego clic en elaborar.

Seleccione el periodo, la fecha y el detalle de la Nmina y haga clic en aceptar.




. El programa toma los parmetros, novedades y dems; elaborar automticamente la Nmina, cuando termine este proceso le mostrar la ventana de Concluido y la mostrara en pantalla con todos los parmetros establecidos inicialmente.

Puede consultar la nmina haciendo clic en empleado y luego en cualquiera de las pestaas de devengado, aportes, provisiones y parafiscales.




Para ver los reportes de nmina haga clic en Reportes - Nmina.

Haga clic en Planilla de Nmina, Seleccione de la siguiente ventana la nomina a consultar y haga clic en Imprimir.




El programa le mostrar el reporte de planilla de nmina como se ve en la imagen, o cualquier reporte solicitado de este modulo; y le permitir imprimirlo en cualquiera de las impresoras instaladas en su sistema.

El reporte de Resumen de Nmina le mostrar mas detalladamente la nmina como se ve en la siguiente imagen.




El reporte de comprobante personalizado lo mostrara en pantalla y le permitir imprimir el comprobante de pago de sus empleados. Este documento es totalmente parametrizable.

Luego de elaborar y revisar nmina el paso a seguir es contabilizar la nmina, para ello haga clic en el botn Contabilizar.




Seleccione la nmina a contabilizar y haga clic en aceptar.




Haga clic en S. El programa crear automticamente y de acuerdo a los parmetros, el documento contable tipo (NO) nmero (Nmero de Nmina) en el periodo correspondiente. Para consultarlo vaya a los movimientos haciendo clic en el botn movimientos el cual est representado en el icono D/C.

En la ventana de movimientos seleccione el periodo correspondiente.




El documento de nomina se registra en movimientos como cualquier otro documento, usted podr modificarlo tal cual como los dems documentos en caso de ser necesario.

El ultimo paso es el pago de la nmina el cual se realiza automaticamente con la opcion Pagar.




Seleccione la nmina a pagar y haga clic en Aceptar.

Seleccione el periodo en el que va a contabilizar el pago, elija si desea contabilizar el pago de todos los empleados en un solo comprobante o si quiere que el programa le genere un comprobante distinto por cada uno de los empleados, seleccione el tipo de documento que quiere usar para la contabilizacin del pago (de acuerdo al tipo de documento que seleccione el programa le traer el consecutivo, si quiere colocar elwww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



numero de consecutivo manualmente, digtelo en el campo consecutivo), en cuenta de origen elija la cuenta contable de donde saldr el dinero para el pago, seleccione la fecha de contabilizacin y haga clic en aceptar.

El programa crear el documento en el periodo y la fecha seleccionada en el momento del pago, y quedara registrado en los movimientos contables.




Fin del proceso de elaboracin, contabilizacin y pago de nmina.




Presupuesto En esta paleta se encuentran dos opciones de reportes para este modulo.

Ejecucin Presupuestal: Este reporte muestra como se han comportado los movimientos del presupuesto.

Puede sacarse acumulado o mensual.




Distribucin Presupuestal: Muestra la forma en que se ingreso el presupuesto inicial.




EXOGENA El mdulo de exgena integrado en SAGI contabilidad permite generar automticamente el archivo XML que solicita la DIAN para la presentacin de medios magnticos. Al hacer clic en la pestaa de Exgena el sistema mostrara la siguiente ventana, lo primero que debemos hacer es parametrizar las cuentas correspondientes a cada concepto de cada formato a presentar, para el ejemplo usaremos el concepto 2301: Retenciones por salarios y dems pagos laborales del formato 1002: Retenciones en la fuente practicadas Seleccione el ao tributario a presentar ,haga clic en el formato a parametrizar y luego en la pestaa conceptos para que el programa muestre todos los conceptos correspondientes a este formato en la parte derecha, seleccione el concepto, haga clic en renglones y digite la cuenta o el rango de cuentas que contengan los movimientos correspondientes al concepto seleccionado, no olvide seleccionar el signo correspondiente (Saldos Crdito, para nuestro ejemplo).

Luego de parametrizar uno a uno los conceptos y los formatos que debamos presentar se debe generar los datos, para ello haga clic en la pestaa de datos y luego en la pestaa generar.www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



El Programa toma los parmetros y trae la informacin en pantalla para ser revisada, le permitir adicionar, editar, borrar con los botones de la parte inferior. Posiblemente antes de generar los datos le muestre esta pantalla con los terceros que tienen caracteres invlidos (&) en el nombre o razn social de acuerdo a las ultimas especificaciones dela DIAN. Es necesario editar el nombre razn social de estos terceros, adems tenga en cuenta que las direcciones de los terceros deben registrarse de acuerdo a la nomenclatura que estipul la DIAN, el programa en la opcin de edicin de terceros le ofrece un asistente para incluir las abreviaturas correctas en este campo.

Luego de revisar la informacin el botn Exportar XML le mostrara la siguiente ventana para que digite el ao en que enva la informacin, fecha inicial y finalwww.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 39 Of. 903 Tels: 333 0503 333 0626 [email protected] Bogot: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II Tels: 347 2193 321 6460 - [email protected]



de los datos a presentar y el consecutivo del archivo a presentar.

Al hacer clic en aceptar , el programa crear el archivo XML y le indicar la ruta donde lo encontrar .

El botn Validar XML le permitir abrir un explorador de archivos para ubicar la ltima versin de prevalidador (este archivo debe descargarlo de la pagina web de la DIAN) para prevalidar los datos y verificar que este listo para ser presentado. Debe seguir las instrucciones proporcionadas por la DIAN adems de asegurarse de usar la versin vigente correspondiente.




Si ud tiene la ltima versin de SAGI contabilidad tendr actualizado el calendario tributario y las nuevas especificaciones de la DIAN para la presentacin de medios magnticos, en la pestaa Especificaciones podr consultar la resolucin y estas especificaciones tcnicas en archivo formato PDF. Las pestaas XML y Resumen le mostraran , los registros, cabecera, contenido y resultado final del archivo XML generado.


instructivo sagi

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