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MC-F-10 V-0

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

2017

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Código: GD-I-02

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................... 3

3. INFORMACIÓN GENERAL .................................................................... 3

4. RESPONSABILIDADES ....................................................................... 3

5. DESARROLLO DE CONTENIDO TECNICO ............................................... 4

5.1 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL .......................................... 4

5.1.1 INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................... 4

5.1.2 DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE .................................................................... 6

5.1.3 DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN ................................ 8

5.1.4 DOCUMENTOS ESPECIALES ............................................................................. 8

5.1.5 RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 11

5.2 ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR

INVENTARIO. ............................................................................................................................ 11

5.3 REFERENCIA NORMATIVA ....................................................................................... 13


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1. OBJETIVO

Brindar una guía a los funcionarios y contratistas de la ANDJE mediante el

establecimiento de los lineamientos para diligenciar correctamente la totalidad

de los campos del formato GD-F – 11” INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID “,

para controlar la producción documental de la Entidad y tener control de la

misma.

2. ALCANCE

El presente instructivo, pretende servir como una herramienta sencilla y útil

que busca orientar a los Colaboradores de la Agencia frente a la elaboración de

Inventarios Documentales.

3. INFORMACIÓN GENERAL

Este instructivo hace parte del Proceso de Gestión Documental para describir

de manera detallada las condiciones de diligenciamiento de Inventarios

Documentales en la Agencia.

4. RESPONSABILIDADES

Serán responsables de aplicar este instructivo y de la Circular Interna Nº 9 de

2015, todos los funcionarios y contratistas de la Agencia, cuando tengan

relación con documentos de archivo.


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5. DESARROLLO DE CONTENIDO TECNICO

5.1 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

El formato que se deberá utilizar para la elaboración de Inventarios

Documentales en la Entidad es GD-F-11, el cual se encuentra en el Sistema

Integrado de Gestión Institucional – SIGI de la Agencia.

5.1.1 INFORMACIÓN GENERAL

A continuación, se indica cómo se debe diligenciar el formato de inventario

documental

• Entidad Productora

Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o

produjo los documentos, para el caso específico siempre será Agencia Nacional

de Defensa Jurídica del Estado

• Unidad Administrativa

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de

mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora, ejemplo:

✓ 100. DIRECCIÓN GENERAL

✓ 200. SECRETARÍA GENERAL

✓ 300. DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA

DEFENSA JURÍDICA

✓ 400. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

✓ 500. DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA


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• Oficina Productora

Debe colocarse el nombre de la oficina o dependencia que produce y conserva

la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, ejemplo:

✓ 100. DIRECCIÓN GENERAL

✓ 101. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

✓ 102. OFICINA CONTROL INTERNO

✓ 103. ASESORA OFICINA JURÍDICA

✓ 104. UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA - BID

✓ 200. SECRETARÍA GENERAL

✓ 230. GRUPO INTERNO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

✓ 240. OFICINA ATENCIÓN AL CIUDADANO

✓ 300. DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS

✓ 400. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

✓ 500. DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA

✓ 600. DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA INTERNACIONAL

*Nota: Los nombres de las anteriores unidades administrativas y oficinas

productoras son ejemplos, estas pueden cambiar en el tiempo.

• Objeto

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias

primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión

y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

• Registro de Entrada

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias.

Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la

fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el


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número de la transferencia. En el caso que la actividad sea traslado, se deberá

incluir el número de traslado que se esta efectuando.

• Hoja ___ de ___:

En el campo “Hoja” se numerará cada hoja del inventario consecutivamente, y

el campo “De___:” se registrará el total de hojas del inventario, ejemplo:

Hoja __3_ de __5_

• Número de orden:

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de

los expedientes descritos

• Código de la Serie - Subserie:

Se debe ingresar el código establecido por la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado mediante el cual se identifica las oficinas productoras y

cada una de las Series y Subseries.

5.1.2 DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE

• Serie y Subserie:

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de

estructura y contenidos producidos o recibidos por la Agencia Nacional de

Defensa Jurídica del como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas. Para esto se debe realizar la revisión en las Tablas de Retención

Documental a fin de identificar la que corresponde según el expediente.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o

supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una

de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento

corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones

asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la

oficina productora.


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• Nombre del Expediente:

En este campo se debe incluir el nombre completo con el cual se describe e

identifica el expediente ejemplo:

Contrato 001 – 2016 Maritza Cardozo Guzmán

• Expediente Orfeo No.

Se debe ingresar el número exacto con el cual se identifica el expediente en el

Sistema de Gestión Documental ORFEO, ejemplo: 2014401220800009E

• Medio

Se debe mencionar el medio o forma en que se registra la información esta

puede ser:

✓ Física: Información que se encuentre registrada y conservada en los

expedientes en soporte papel.

✓ Electrónica: información que se encuentre registrada y preservada en los

expedientes electrónicos en el sistema de gestión documental ORFEO

✓ Físico electrónico: Información que se encuentre registrada y conservada

tanto en los expedientes físicos en papel como preservada en los

expedientes electrónicos sistema de gestión documental ORFEO

• Reserva Legal / Control de Acceso

Este campo se debe seleccionar del listado la opción de acuerdo a la

calificación de los activos de información de la Agencia.

• Datos Personales

Teniendo en cuenta las opciones presentadas en el cuadro de datos

personales, señale de acuerdo al contenido de los expedientes si éste tiene

este tipo de información o no.

• Fecha extrema inicial y final

Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (Serie).

Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una

sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se

anotará s.f.


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5.1.3 DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN

• Caja

Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento general

(caja)

• Carpeta

Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento especifica

(carpeta)

• Correlativo

En la columna Correlativo indicar la cantidad de carpetas de un expediente

ejemplo: Del contrato 147 de 2013 hay 5 carpetas; El correlativo es: 1 de 5 - 2

de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5 de 5 Pero el número de carpeta puede ser diferente al

correlativo asignado;

• Numero de folios

Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación

descrita.

5.1.4 DOCUMENTOS ESPECIALES

• Soporte de conservación

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel,

anexos a la documentación. Para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica es

la forma física o material del mismo que hace que por sus características

tenga tratamiento de conservación especial Tipo de Documento Especial

ejemplo:

✓ CD

✓ DVD

✓ USB

✓ Tarjeta de Memoria

✓ Disco Extraíble

✓ Cassette


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• Tipo de documento especial

Son aquellos que presentan las siguientes características: el lenguaje que

emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser

iconográfico, sonoro o audiovisual, En consecuencia, los documentos especiales

de la ANDJE estarán clasificados en esas dos líneas: lenguaje no textual y

soportes distintos al papel que no guardan formatos estándares (carta u

oficio).

✓ Documentos iconográficos

Los documentos iconográficos son aquellos que “Fundamentalmente se valen

de un lenguaje visual basado en imágenes, formas líneas, colores y signos no

textuales para transmitir el mensaje, se incluyen en esta categoría los

documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y

dibujos”1

Ejemplos de documentos iconográficos pueden ser:

- Fotografías en papel tomadas en un evento de la entidad.

- Mapa de zona rural recibida como prueba dentro de un proceso.

✓ Documentos audiovisuales

Un documento audiovisual “se contempla desde dos perspectivas, la que

subdivide en: a) imágenes fijas, b) imágenes en movimiento, c) registros

sonoros o, d) la combinación de ambas y; la que considera exclusivamente

esta última”2.

Ejemplos de documentos audiovisuales pueden ser:

- Películas mudas o sonorizadas en sustrato celuloide.

- Cintas en formato BETA o VHS.

✓ Documentos sonoros

1 CERVANTES, Gumaro Damián. Los documentos especiales en el contexto de la Archivística. (términos de búsqueda:

documentos especiales). (en línea). México DF: Edición electrónica, 2008. Pág. 57.

2 Ibid.


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Los documentos sonoros son aquellos que “transmiten la información por

medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo

tecnológico tanto el registro de los datos en el soporte, como su consulta”3.

Ejemplos de documentos sonoros pueden ser:

- Audios de audiencia en juzgado que llegue como prueba de un proceso en memoria USB.

- Grabación de una reunión de comité de la entidad que se encuentra en

grabadora con cinta magnetofónica.

• Frecuencia de consulta

Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno

índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y

registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha

documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el

inventario de fondos acumulados.

• Notas

Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en

las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente

como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán

los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o

repetición del número consecutivo en diferentes documentos

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares,

actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,

disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento

principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades

anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el

número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada

anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características

físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la

información. Especificar programas de sistematización de la información.

3 Ibid. Pág. 58.


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A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número

de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,

mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de

tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

5.1.5 RESPONSABILIDADES

• Elaborado por

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la

elaboración del mismo.

• Entregado por

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza

dicha entrega.

• Recibido por

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

5.2 ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

POR INVENTARIO.

La Agencia ha definido los siguientes casos en los cuales se deberán diligenciar

el Formato Único de Inventario Documental en cumplimiento de la

Normatividad Vigente.


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5.3 REFERENCIA NORMATIVA

Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones”

ARTÍCULO 14. “Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos

públicos. La documentación de la administración pública es producto y

propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos

informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son

susceptibles de enajenación”

Artículo 15 “Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores

públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,

entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,

conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de

la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya

lugar en caso de irregularidades”

Artículo 35 “Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo

General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos

Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y

sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas

reglamentarias, así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las

prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se

adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las

órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la

autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro

nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte

(20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista

el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas

gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad

con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio

documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en

los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación


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instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente

el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de

las sanciones patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos

históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio

de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los

documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio

colombiano.”

2. Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto

Único Reglamentario del Sector Cultura"

Artículo 2.8.2.2.4 “Inventarios de documentos Es responsabilidad de las

entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de

igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus

veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que

se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos

dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma,

deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta

obligación para las acciones del caso.”

3. Acuerdo 038 de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000”

4. Ley 734 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario

Único.”

Artículo 34 “Deberes. Son deberes de todo servidor público:” (…)

Numeral 1 Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás

ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los

acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos

y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las

convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores

emitidas por funcionario competente. (…)

Numeral 5 Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón

de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga

acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o

utilización indebidos. (…) y


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Numeral 22 Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y

bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su

utilización. (…)”

Artículo 35 “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:”

Numeral 8 “Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a

las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las

autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a

quien corresponda su conocimiento. (…)

Numeral 13 Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,

expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus

funciones (…) y

Numeral 21 Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos

a personas no autorizadas (…)”

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado Circular Interna Nº 9

de 2015 “Cumplimiento de los formatos e instructivos.”

Elaboró Revisó Aprobó

Fanny Salazar Estupiñan Profesional Secretaria

General

Fanny Salazar Estupiñan Profesional Secretaria

General

Luisa Margarita Mestre Zequeda

Experto G7

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