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INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-

MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

ST 2.1 (VERSIÓN 1)

FUNDAMENTACIÓN LEGAL:

ACUERDO No. 09-2003 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Numeral 1.10. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

GUATEMALA, SEPTIEMBRE 2011

MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

SEPTIEMBRE 2011

INDICE GENERAL

Manual de Procesos del Departamento de Censos y Encuestas

PÁGINA No.

Introducción 1

Mapa de Procesos 3

MACROPROCESO: Gestión de la producción estadística de Censos y Encuestas 5

PROCESO No.1: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

7

Ficha técnica del proceso 9

Procedimiento 1: Planificación y coordinación de censos 11

Procedimiento 2: Planificación y coordinación de encuestas 22

Procedimiento 3: Seguimiento de las actividades de censos y encuestas 36

PROCESO No.2: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN 41

Ficha técnica del proceso 43

Procedimiento 1: Apoyo en la elaboración de documentos de gestión 44

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 49

Glosario 51

Acrónimos y abreviaturas 56

Organigrama oficial del INE con nomenclatura 58

Organigrama oficial parcial del INE con nomenclatura 59

Recopilación de leyes 60

ANEXOS 61

Índice de anexos CD 63

Guía de elaboración de manuales 64


SEPTIEMBRE 2011

Página 1 - V01 - ST 2.1

INTRODUCCIÓN Las autoridades del INE plantearon la necesidad de contar con manuales de procesos que refirieran por escrito la dinámica de las actividades de la Institución, esto para que en un futuro fuese posible identificar acciones de mejoras dentro de cada uno de los procesos institucionales y así poder agilizar el trabajo en pro del servicio y de la calidad estadística. Por ello dentro del marco del fortalecimiento y modernización del Instituto Nacional de Estadística y en respuesta al requerimiento de las autoridades; El equipo técnico de la Dirección de Planificación documentó los procesos del Departamento de Censos y Encuestas mediante entrevistas con el personal de la unidad y la recopilación de documentación de soporte. Las funciones del Departamento de Censos y Encuestas se enmarcan dentro del macroproceso de gestión de la producción estadística de censos y encuestas, el cual esta integrado por 2 procesos y 4 procedimientos, que conforman la base del presente manual y el quehacer de dicho departamento. Por lo que, el Manual de Procesos del Departamento de Censos y Encuestas, se convierte en una herramienta que da a conocer el desarrollo de las actividades del departamento y a la vez es un documento de consulta, inducción y apoyo en las actividades diarias, así como, de la propia institución. Finalmente es de destacar que gracias al profesionalismo de quienes laboran en este departamento, se logro la elaboración del presente documento que a continuación se da a conocer.

ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

MAPA DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

MACROPROCESOGestión de la producción

estadística de censos y encuestas

PROCESO No. 1 Planificación,

coordinación y seguimiento de

censos y encuestas

Procedimiento No.1 Planificación y coordinación de censos

Procedimiento No.1Apoyo en la

elaboración de documentos de gestión

Procedimiento No.3 Seguimiento de las

actividades de censos y encuestas

PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de

gestión

Procedimiento No.2 Planificación y

coordinación de encuestas

Página 3 - V01 - ST 2.1

SEPTIEMBRE 2011

DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS


MANUAL DE PROCESO: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

MAPA DEL MACROPROCESO DEL

MACROPROCESOGestión de la producción estadística de

censos y encuestas

PROCESO No. 1Planificación, coordi-

nación y seguimiento de censos y encuestas

SEPTIEMBRE 2011

Página 5 - V01 - ST 2.1

PROCESO No. 2Elaboración de

documentos de gestión


SEPTIEMBRE 2011

Página 7 - V01 - ST 2.1

PROCESO No.1: PLANIFICACIÓN,

COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE

CENSOS Y ENCUESTAS

MANUAL DE PROCESOS SEPTIEMBRE 2011

Página 9 - V01 - ST 2.1

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA DE CENSOS Y ENCUESTAS

ORGANIGRAMA DIRECCIÓN:

CENSOS Y ENCUESTAS

DEPARTAMENTO: CENSOS Y ENCUESTAS

NOMBRE DEL PROCESO: Planificación, coordinación y seguimiento de censos y encuestas DUEÑO DEL PROCESO: Director de Censos y Encuestas

ESTRUCTURA DEL PROCESO:

ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Acuerdo gubernativo - Consejo técnico asesor

1. Planificación y coordinación de censos - Documento del proyecto - Cartografía actualizada - Comité de usuarios esta- blecida - Materiales, mobiliario y equipo - Boleta, formularios y manuales - Plan de promoción - Plan de procesamiento de datos - Logística de operativo de campo - Plan de tabulaciones

- Solicitud de encuesta - Conformación del equipo de planificación

2. Planificación y coordinación de encuestas - Documento de proyecto - Comité de usuarios - Cartografía actualizada - Diseño de muestra - Boleta formularios y manuales - Plan de captura de datos - Logística del operativo de campo - Personal capacitado - Plan de tabulaciones - Plan de critica y codificación

- Plan de comisiones - Nombramientos - Trámite de viáticos

3. Seguimiento de las actividades de censos y encuestas

- Comisión - Informe de comisión


Página 10 - V01 - ST 2.1

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL

FECHA INICIO Febrero 2011 FECHA FINAL Septiembre 2011 TOTAL DE PÁGINAS MANUAL

64

- Mobiliario y equipo - Red interna y externa - Útiles de oficina - Recurso humano - Formularios de viáticos y control - Vehículos - Manuales de procedimientos técnicos - Planos, mapas y croquis - GPS - Uniformes - Tablas Shannon - Boletas - Software


Página 11 - V01 - ST 2.1


NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE

INICIA: TERMINA: 32 ST 2.1 Gerencia Coordinación Técnica

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas

Procedimiento No.1: Planificación y coordinación de censos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar a conocer las acciones que se realizan en las diferentes etapas del censo (Pre-censal, censal y post-censal) de población, vivienda y/o agropecuario.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DEPASO ACTIVIDAD UNIDAD

EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPOAPROX

1 Organización del censo

Gerencia Gerente Entre las acciones que se realizan para la organización del censo podemos mencio-nar: Definir y aprobar la estructura orga-nizacional, establecer el Consejo Técnico Asesor, designar al Coordinador Nacional del censo, designar a jefes de división, departamento, y de promoción y divulga-ción. Ver normas y lineamientos.

2 ½ meses

2 Formulación del documento de proyecto

Coordinación Técnica

Coordinador Técnico

Para formular el documento de proyecto se consideran las siguientes acciones: Definir contenido y estructura del docu-mento, elaborar plan general de activida-des, proyecto de presupuesto y propuesta de documento preliminar, para presentarlo y ser aprobado. Luego se elabora el documento definitivo.

4 ½ meses

3 Presentación y aprobación del proyecto

Junta Directiva / Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas

Integrantes de Junta Directiva / Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas

El documento del proyecto es revisado y analizado por el Director de Censos y Encuestas, luego revisado, analizado y avalado por el Gerente y Subgerente Téc-nico, posteriormente es presentado ante los integrantes de Junta Directiva, quienes dan la aprobación del mismo. Ver normas y lineamientos.

2 semanas

4 Gestión de asistencia financiera



La asistencia financiera conlleva las si-guientes actividades: Definir necesidades presupuestarias, elaborar el plan de ges-tión de asistencia financiera, definir el apo-yo de administración del proyecto y la ges-tión de aportaciones del Gobierno Central.

6 meses


Página 12 - V01 - ST 2.1

No. DEPASO ACTIVIDAD UNIDAD


5 Gestión de asistencia internacional

Coordinación Técnica / Unidad Coordinadora de Proyectos

Coordinador Técnico / Jefe de Coordinación de Proyectos

Las actividades que se consideran para gestionar la asistencia técnica internacio-nal son: Definir necesidades, elaborar el plan de gestión de asistencia, gestión para observar experiencias latinoamericanas, conocer y evaluar experiencias en procesamiento de imágenes, así como de experiencias de cartografía digital.

2 ½ meses

6 Gestiones administrativas



Las actividades administrativas que se consideran son: Revisión final del calendario de actividades y presupuesto, elaboración del reglamento de censos y su respectiva aprobación.

1 ½ meses

7 Actualización cartográfica

Depto. de Cartografía

Jefe del Depto. de Cartografía

La actualización de los croquis en papel de los lugares poblados existentes, identificando nuevas estructuras, cambios de uso y eliminación de las que ya no existen. Esta actividad se lleva a cabo en 3 etapas que son: Digitación e impresión, actualización de mapas, planos y croquis, y actualización en gabinete.

1 año

8 Planificación de actividades del censo experimental

Coordinación de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística

Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística

Entre las principales actividades que se planifican para el censo experimental y definitivo están: Promoción, divulgación, capacitación, reproducción de material, embalaje, envío de papelería censal, recepción y archivo; montaje del operativo censal, empadronamiento, procesamiento de datos y presentación de resultados.

3 meses

9 Estableci-miento de Comisión Nacional del Censo

Gerencia / Subgerencia Técnica

Gerente / Subgerente Técnico

Las dos acciones a tomar para establecer la Comisión Nacional del Censo son: Notificación de invitación para participar e instalación y organización del trabajo. Ver normas y lineamientos.

1 mes

10 Integración del comité de usuarios



Para esta actividad se consideran 3 acciones que son: Definir la integración, notificación de invitación a participar e instalación y organización del trabajo. Ver normas y lineamientos.

3 semanas

11 Invitación a organismos internacionales



Las 2 acciones a tomar para invitar a organismos internacionales son: Notifica-ción de invitación a participar e instalación y organización del trabajo.

15 días

12 Adquisición de materiales, mobiliario y equipo

Coordinación de Logística

Coordinador de Logística

Para la adquisición de materiales, mobi-liario y equipo se debe tomar en cuenta que este sirve para: Capacitación del per-sonal, cartografía, procesamiento de da-tos, empadronamiento (Camisas, gorras, chalecos capas, vehículos, etc.), análisis y generación de resultados. Ver normas y lineamientos.

1 ½ meses


Página 13 - V01 - ST 2.1



13 Definición de la boleta censal

Coordinación Técnica / Coordinación de Operaciones de Campo

Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo

Para definir la boleta censal se consideran las acciones siguientes: Elaboración del documento de temática censal; elabo-ración del plan preliminar de tabulación; revisión del diseño preliminar de la boleta; presentación de la temática y boleta a usuarios; ajustes a la boleta, la temática, y al plan de tabulación; realización de pruebas a la boleta; diseño y diagramación final de la boleta; aprobación de la boleta y recorrido del empadronador. Ir a anexo No. 1 “Ejemplo de boleta censal”. Ver normas y lineamientos.

2 ½ meses

14 Elaboración de manuales técnicos

Coordinación Técnica / Coordinación de Operaciones de Campo

Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo

Se elaboran los manuales de: Jefe depar-tamental; jefe municipal; coordinador fi-nanciero; capacitador; monitor; supervisor; empadronador; embalaje y distribución; recepción y archivo; captura, verificación, validación y consistencia de datos.

2 meses

15 Adquisición equipo de cómputo

Dirección de Informática

Coordinador de Informática

Para la adquisición de equipo de cómputo se toma en cuenta lo siguiente: Definir empresas y productos; definir característi-cas del equipo; definir especificaciones de contratación de servicios; diseño general del sistema; diseño de estructuras.

2 ½ meses

16 Preparación de materiales de capacitación


Coordinación de Capacitación

Para preparar el material de capacitación se considera lo siguiente: Presentación del proyecto censal (Para: capacitador, jefes departamentales, monitores, jefes munici-pales, coordinador financiero, municipal, supervisor y empadronador), elaborar guías del capacitador, elaborar cuaderno de trabajo y práctica, elaborar pruebas evaluativas y reproducción de material de capacitación.

1 ½ meses

17 Diseño de materiales de promoción y divulgación

Coordinación Técnica / Dirección de Comunica-ción y Difusión

Coordinador Técnico / Director de Comunicación y Difusión

Se sacan a concurso: Logotipo y slogan, afiches (5 modelos), mantas (5 modelos), volantes (5 modelos), trifoliares (2 mode-los), anuncios de prensa, radio y tele-visión, videos, producción de material publicitario y campaña publicitaria.

8 meses

18 Censo piloto o experimental

Coordinación de Operaciones de Campo / Coordinación de Logística / Dirección de Informática / Coordinación Técnica

Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística / Coordinador de Informática / Coordinador Técnico

Se escoge cierta cantidad de municipios que reúnen ciertas características (Distan-cia, acceso, extensión, densidad demográ-fica, etc.) y se consideran las siguientes acciones: Reproducción de instrumentos censales; preparación y revisión de mate-rial cartográfico; reclutamiento, capacita-ción, selección y contratación de personal; establecimiento de la comisión municipal; embalaje y distribución del material; empadronamiento; centralización y archivo del material; captura, validación, consistencia

3 ½ meses


Página 14 - V01 - ST 2.1



y análisis de datos; evaluación y con-clusiones; y presentación de resultados.

19 Ajustes a procedimientos e instrumentos censales



Se consideran los ajustes a lo siguiente: Boleta censal, procedimientos, manuales, formularios, capacitación, administración financiera, embalaje, distribución, recep-ción, archivo y procesamiento de datos.

2 semanas

20 Ajustes al procesamiento de datos

Coordinación de Informática


Al procesamiento de datos se le ajusta lo siguiente: Captura de datos, validación y consistencia, plan de tabulación y presen-tación de resultados.

2 semanas

21 Reproducción de material censal



La reproducción de material censal incluye: Boleta censal, instructivos y for-mularios de control, manuales (Capacita-ción, administración financiera, embalaje, distribución, recepción y archivo, procesa-miento de datos) y material cartográfico.

2 ½ meses

22 Archivo censal



El archivo censal incluye: Ubicación, alqui-ler y adecuación del local; reclutamiento, selección y contratación de personal; y capacitación de personal.

7 semanas

23 Embalaje y distribución del material censal



En esta actividad se consideran las accio-nes siguientes: Alquiler y adecuación de local; reclutamiento, selección y contrata-ción de personal; entrenamiento y pruebas de embalaje; implementación de líneas de embalaje; ejecutar embalaje del material de capacitación, material de empadrona-miento y material Admón./ Financiero; distribución de material censal a departa-mentos y municipios; recepción / revisión de material censal en departamentos y municipios; distribución de material censal a supervisores; y distribución de material censal a empadronadores.

6 ½ meses

24 Montaje del operativo censal


Coordinadores Municipales y Departamentales

Para el montaje a nivel departamental se consideran las siguientes acciones: Reclu-tar y seleccionar a jefes departamentales; contratar y capacitar a jefes departamenta-les; establecer comisión departamental del censo; ubicar local para capacitación de jefes y coordinadores municipales. En el montaje a nivel municipal se realizan las siguientes acciones: Reclutar, seleccionar, contratar y capacitar jefes municipales; establecer comisión municipal del censo; alquiler de vehículos; reclutar, seleccionar, contratar y capacitar a coordinadores financieros; revisar el material cartográfico; revisar y establecer cargas de trabajo; levantar inventario de locales colectivos, de dormitorios de población flotante y de autoridades y personalidades; revisar y establecer áreas de difícil acceso ó riesgo,

5 ½ meses


Página 15 - V01 - ST 2.1



ubicar locales de capacitación; y reclutar, seleccionar y contratar supervisores y empadronadores.

25 Capacitación del personal de campo

Coordinación de Operaciones de Campo

Coordinador Departamental y Municipal

Para la actividad de capacitación se consi-dera lo siguiente: Establecimiento de convenios con universidades; selección, preparación y contratación de instructores y capacitadores; distribución de cargas de trabajo; capacitación y selección de empa-dronadores y supervisores.

5 ½ meses

26 Operativo de campo censal


Coordinador Departamental y Municipal

El levantamiento de la información tiene varias acciones que son: Identificación de Población flotante (sin local), locales co-lectivos, funcionarios y personalidades, áreas de difícil acceso ó riesgo y sectores censales locales de habitación. Ver nor-mas y lineamientos.

1 semana

27 Recepción de material censal



La recepción del material lleva cierta logís-tica y las acciones a seguir son: Recep-ción y revisión material del empadronador; recepción y revisión material del supervi-sor; elaboración del informe de empadro-namiento; embalaje de la documentación censal; envío de documentos a oficinas centrales; y entrega de informes al jefe departamental.

2 semanas

28 Desmontaje del operativo de campo censal


Delegados Financieros

Para el desmontaje a nivel municipal: Liquidación y pago de empadronadores, supervisores y servicios contratados y reu-nión de cierre comisión municipal. Las ac-ciones para el desmontaje a nivel departa-mental: Liquidación y pago de jefes de mu-nicipio y coordinadores financieros y reu-nión de cierre de comisión departamental.

1 semana

29 Recepción y archivo de material municipal



Para esta actividad se consideran las siguientes acciones: Recepción y revisión material de municipios e identificación y ubicación en archivo.

2 semanas

30 Procesamiento de datos

Dirección de Informática


Se consideran las siguientes acciones al momento de procesar los datos, las cuales son: Adecuación de oficinas; instalación y prueba de equipos y del sistema; recluta-miento, selección, contratación y capacita-ción de personal; validación, consistencia, e integración de base de datos; tabulación, revisión y ajustes a la tabulación prelimi-nar; y tabulación final de resultados.

5 meses

31 Generación y evaluación de resultados


Coordinador de Operaciones

En la generación y evaluación de resulta-dos, se considera lo siguiente: Elabora-ción, aprobación, reproducción y presenta-ción del informe metodológico; reunión de evaluación y análisis de tabulación.

3 meses


Página 16 - V01 - ST 2.1



32 Presentación de resultados

Depto. de Promoción y Divulgación / Coordinación de Logística

Coordinador de Promoción y Divulgación / Coordinador de Logística

Se consideran las siguientes acciones para la presentación de resultados: Elaboración, aprobación y reproducción de publicación; realización de seminario de presentación de resultados; y presentación de resultados al comité de usuarios. Fin del procedimiento.

3 meses

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El marco legal para la realización de los censos es: Decreto Ley Número 3-85 Artículo 28 inciso 1 y 2. y sedeclara de necesidad nacional mediante un Acuerdo Gubernativo, según el Articulo 26 del Reglamento de la leydel INE. Del paso 3: De cada una de estas revisiones se generan correcciones, las cuales son realizadas por el equipo de laCoordinación Técnica del Censo. Si Junta Directiva no da su aprobación para la ejecución del proyecto, después de haber analizado eldocumento del proyecto, el procedimiento aquí se termina. El único que puede dar una aprobación de ejecución de un proyecto de censo es JD debido a la magnitud delpresupuesto y trabajo que este representa. Del paso 9: La Comisión Nacional del Censo esta conformada con el objetivo de promover una amplia divulgación sobre laimportancia de la participación ciudadana, para lograr la eficiente ejecución del programa censal y concientizarsobre la obligatoriedad de prestar la colaboración al personal censal. Del paso 10: El comité de usuarios es el órgano de consulta para emitir opinión y sugerencias sobre la temática censal, con la representación de los centros de investigación del país, universidades, institutos de investigación y entidades similares. Del paso 12; Las compras de materiales, suministros, mobiliario y equipo se realizan por medio de eventos de cotización en Guatecompras, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Del paso 13: La selección y contratación del personal se realiza en base en el perfil y haber aprobado la capacitación de acuerdo al procedimiento No.1 Reclutamiento, selección y contratación de personal del proceso No.1 Personal; del Manual de Procesos de la Dirección Administrativa. Del paso 26: Todas las personas están obligadas a suministrar información según el Decreto Ley Número 3-85 Artículo 24. y toda información que estos suministren es confidencial según Decreto Ley Número 3-85 Artículo 25.

NÚMERO DE PASOS: CÓDIGO:

GERENCIA / COORDINACIÓN

TÉCNICA

COORDINACIÓN TÉCNICA


COORDINACIÓN TÉCNICA / UCP

GERENTE / COORDINADOR

TÉCNICO

COORDINADOR TÉCNICO


COORDINADOR TÉCNICO / JEFE UCP

JUNTA DIRECTIVA / GERENCIA / SUBGERENCIATÉCNICA / DIRECCIÓN DE CENSOS Y

ENCUESTASINTEGRANTES DE JUNTA DIRECTIVA / GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO /

DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS

Procedimiento No.1: Planificación y coordinación de censos.

Página 17 - V01 - ST 2.1

TERMINA:Gerencia Coordinación Técnica

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:Departamento de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas

32 ST 2.1 INICIA:

MANUAL DE PROCESOS


NOMBRE DEL PROCESO:PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO

DE CENSOS Y ENCUESTAS

ALCANCE

INICIO

SEPTIEMBRE 2011

Va a la Pág. No.18

5Gestión de asistencia

internacional

1Organización

del censo

2Formulación del documento de

proyecto6

Gestiones administrativas

4Gestión de

asistencia financiera

3Presentación y aprobación del proyecto

MANUAL DE PROCESOSSEPTIEMBRE 2011

DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA


JEFE DEL DEPTO. DE CARTOGRAFÍA


COORDINACIÓN DE OPERACIONES / COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA

COORDINADOR DE OPERACIONES / COORDINADOR DE LOGÍSTICA

GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA

GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO

Página 18 - V01 - ST 2.1

9Establecimiento de Comisión Nacional

del Censos

Viene de la Pág. No.17

11Invitación a Organismos

Internacionales

7Actualización Cartográfica

8Planificación de

actividades del censo experimental

Va a la Pág. No.19

10Integración del

Comité de Usuarios


COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA


COORDINACIÓN TÉCNICA / DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y

DIFUSIÓN

COORDINADOR DE LOGÍSTICA

COORDINADOR DE INFORMÁTICA

COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN

COORDINADOR TÉCNICO / DIRECTOR DE COMUNICACIÓN Y

DIFUSIÓN

COORDINACIÓN TÉCNICA / COORDINACIÓN DE OPERACIONES

COORDINADOR TÉCNICO / COORDINADOR DE OPERACIONES

Página 19 - V01 - ST 2.1

14Elaboración de

Manuales Técnicos


16Preparación de materiales de capacitación

12Adquisición de

materiales, mobiliario y equipo

13Definición de la Boleta Censal

17Diseño de materiales

de promoción y divulgación

Va a la Pág. No.20

15Adquisición equipo

de cómputo



COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA






COORDINADORES MUNICIPALES Y

DEPARTAMENTALES

Página 20 - V01 - ST 2.1

COORDINACIÓN DE OPERACIONES / COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA / DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA / COORDINACIÓN TÉCNICA

COORDINADOR DE OPERACIONES / COORDINADOR DE LOGÍSTICA /

COORDINADOR DE INFORMÁTICA / COORDINADOR TÉCNICO

23Embalaje y

distribución de material censal


21Reproducción de material censal

18Censo Piloto o Experimental

19Ajustes a procedi-mientos e instru-mentos censales

22Archivo censal

Va a la Pág. No.21

20Ajustes al

procesamiento de datos

24Montaje del

Operativo Censal


COORDINACIÓN DE OPERACIONES


COORDINACIÓN DE OPERACIONES

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA


DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN /


COORDINADOR DEPARTAMENTAL Y

MUNICIPAL


DELEGADOS FINANCIEROS


COORDINADOR DE OPERACIONES

COORDINADOR DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN /


Página 21 - V01 - ST 2.1

FIN

30Procesamiento

de datos


28Desmontaje del

operativo de campo censal

25Capacitación del

personal de campo

26Operativo de campo censal

29Recepción y archivo de material municipal

27Recepción de

material censal

32Presentación de resultados

31 Generación y evaluación de

resultados


Página 22 - V01 - ST 2.1





INICIA: TERMINA: 26 ST 2.1 Departamento de Censos y

Encuestas Departamento de Censos y

Encuestas DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:

Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas Procedimiento No.2: Planificación y coordinación de encuestas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Planificar y coordinar las actividades que conlleva una encuesta, desde sus estimaciones y distribuciones del gasto, la planificación de la encuesta piloto y la realización de la encuesta definitiva.



1 Descripción del estudio

Gerencia Gerente La encuesta inicia por estar programada en el Plan Estratégico del INE, por atención de un requerimiento o por necesidad de realizar un estudio. Se define el tipo de estudio para ubicarlo en los programas financieros (encuesta de hogares, económica o agrícola). Se define la temática, cobertura, las variables y aspectos generales de la investigación. Ver normas y lineamientos.

2 meses

2 Conformación del Equipo Técnico

Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas / Coordinación General de la Encuesta

Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas / Coordinador Técnico de la Encuesta

El nombramiento del Coordinador Equipo Técnico lo realiza la Gerencia consideran-do la experiencia en el tema y es este el responsable de hacer las propuestas, ante Gerencia y Subgerencia Técnica, del resto de integrantes que conformarán el equipo técnico. Este equipo tendrá a su cargo la elaboración y presentación del estudio de viabilidad y del documento del proyecto. Ver normas y lineamientos.

1 semana

3 Estudio de viabilidad

Equipo Técnico

Coordinador del Equipo Técnico

Para dar inicio al estudio se consideran los aspectos financieros, capacidad instalada y la disponibilidad de recurso humano. El documento de viabilidad deberá contener el marco legal, la coordinación con otras instituciones, la experiencia institucional para desarrollar el proyecto, la asistencia técnica y financiera nacional e internacio-nal que se obtiene. El estudio de viabili-dad se le traslada al Director de Censos y Encuestas para su revisión y análisis.

1 mes


Página 23 - V01 - ST 2.1



4 Elaboración del documento de proyecto

Equipo Técnico


El documento de proyecto deberá presen-tar en el contenido: los antecedentes, la misión, visión, marco legal, justificación, objetivos, contenido, alcances, metodolo-gía, cálculo de la muestra, plan de proce-samiento de datos, plan de tabulación, productos esperados, estructura organiza-cional, cronograma, cobertura, presupues-to, plan de análisis de la información. El documento final es trasladado a la Direc-ción de Censos y Encuestas para su revisión y aprobación.

1 mes

5 Presentación y aprobación del proyecto

Junta Directiva / Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas / Equipo Técnico

Integrantes de Junta Directiva / Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas / Coordinador del Equipo Técnico

El estudio de viabilidad y el documento del proyecto son presentados para su revi-sión, análisis y visto bueno ante el Director de Censos y Encuestas, luego son presen-tados ante el Gerente y Subgerente Técnico para su revisión, análisis y autorización para ser presentados ante la Junta Directiva, quienes dan la aprobación al proyecto. Ver normas y lineamientos.

2 semanas

6 Definición de términos de referencia

Equipo Técnico


La elaboración de los términos de referen-cia y perfiles de puestos para los integran-tes del equipo técnico y del personal que integrará la estructura organizacional de la encuesta. En cada perfil de puesto se define el período contractual, honorarios y productos a entregar. La Dirección de Censos y Encuestas le da el trámite co-rrespondiente.

1 semana

7 Solicitud de recursos

Equipo Técnico


La solicitud del recurso humano idóneo, materiales, equipo e insumos, para lo cual se elaboran y tramitan los requerimientos con las autoridades del INE, el objetivo de estas gestiones es la contratación de per-sonal y servicios competentes y la adquisi-ción de los bienes adecuados para el trabajo.

1 semana

8 Identificación de usuarios

Gerencia / Subgerencia Técnica / Equipo Técnico

Gerente/ Subgerente Técnico / Coordinador Técnico

Las instituciones públicas y privadas se consideran como usuarios potenciales de la información y es con base en esto que se les invita a que nombren a una persona como representante quien pasará a inte-grar el comité de usuarios o directorio de usuarios. Utilizando el listado disponible y actualizado se les invita a reuniones para darles a conocer el tema en estudio y si tienen interés en participar. Del interés manifiesto por las instituciones de la temática de la encuesta se elaboraran acuerdos de cooperación con los usuarios nacionales e internacionales. con estos

3 meses


Página 24 - V01 - ST 2.1



últimos se realizan intercambios de tecnologías y experiencias.

9 Convenios de financiamiento o asesoría

Gerencia Gerente Los compromisos que usuarios y produc-tores de información adquieren se dan con el propósito de realizar un estudio y se respaldan por medio de convenios, cartas de entendimiento que en su contenido resumen las funciones y responsabilida-des que cada uno asumirá, las cuales se deberán respetar y cumplir. Ver normas y lineamientos.

1 semana

10 Diseño muestral

Depto. de Muestreo

Muestrista En el diseño muestral, se describe y defi-nen los aspectos del diseño de la muestra, el cual sirve como apoyo para la determi-nación de parámetros, presupuesto, plani-ficación, ejecución y procesamiento de las variables indagadas en la muestra pro-babilística. Los tipos de diseño muestral, que más se utilizan en el INE actualmente son: A. Diseño muestral para marco de área, el cual se utiliza para encuestas del SIEH y B. Diseño muestral para marco de lista, para encuestas agropecuarias el cual se utiliza para encuestas de fincas espe-cializadas, industrias, productores, etc.

4 meses

11 Distribución del gasto

Equipo Técnico


Con el presupuesto definido (incluye monto del gobierno central y monto de cooperación internacional), se elabora el listado de las actividades a las cuales se les asigna una cantidad estimada, luego se procede a distribuir los gastos por renglón presupuestario.

1 semana

12 Actualización y preparación cartográfica

Depto. de Cartografía

Jefe de Cartografía

Los tipos de cartografía, utilizados actual-mente son: A. La actualización y prepara-ción cartográfica para encuestas de hoga-res, se inicia con la actualización de los sectores en campo y luego en gabinete, segmentación cartográfica, digitación de formularios de recorrido, selección de USM y preparación del material cartográfi-co. La cartografía de las encuestas de ho-gares se identifica a través de la signogra-fia, B. Actualización y preparación carto-gráfica para encuestas con marcos múlti-ples de muestreo, se realiza la extracción de las UPM, ubicación fotográfica, afina-ción de las UPM, segmentación, selección de las USM y edición de mapas. Esta cartografía contiene los lugares a empa-dronarse (Fincas, áreas, lugares específi-cos) y C. Actualización y preparación car-

2 meses


Página 25 - V01 - ST 2.1



tográfica para encuesta con marcos de lista, para ello se elaboran listados de los lugares a encuestar con su ubicación, georeferenciación y digitalización de los lugares y elaboración de mapas y croquis. La cartografía para los marcos de listas contiene el mapa del lugar y su ubicación.

13 Plan de tabulaciones

Equipo Técnico


En la elaboración del plan de tabulaciones se define primero la temática, con base en ella se hacen comparaciones con otros estudios iguales o similares, se definen las variables principales, secundarias y se somete a discusión con el comité de usuarios los cuadros de vaciado preli-minares.

2 meses

14 Diseño y elaboración de la boleta

Dirección de Censos y Encuestas / Equipo Técnico

Director de Censos y Encuestas / Coordinador Técnico

Cuando ya se ha realizado una investiga-ción anterior (nacional o internacional) cuya temática es similar al estudio que se quiere realizar se emplean estas boletas como base para el nuevo diseño que será presentado posteriormente y sometido a discusión con el comité de usuarios hasta llegar a un consenso para la edición final de la boleta. Ir a anexo No.2 “Boleta ENEI 2010”.

2 meses

15 Aprobación de la boleta



La revisión de la boleta para verificar la consistencia de los flujos y de las pregun-tas, se traslada al Subgerente Técnico y Gerencia para su revisión, si está todo bien dan la aprobación a la boleta, de lo contrario se procede con el paso 15.1 Se anotan las observaciones y 15.2 Se de-vuelve al equipo técnico y se va al paso 14. La cantidad de boletas a imprimirse está determinada por la cantidad de terrenos y/o estructuras contenidas en los segmentos o sectores de cada estrato, más un 15 o 20 por ciento que se utiliza en la capacitación y para cubrir el margen de error.

1 semana

16 Elaboración de manuales

Equipo Técnico

Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Procesamiento de Datos

Con el propósito de que las actividades se realicen conforme a lo dispuesto se esta-blecen normas y se crean manuales ope-rativos, los cuales deben presentar como contenido mínimo lo siguiente: visión y misión del INE, base legal, definición y justificación del estudio, conceptos bási-cos, descripción de la metodología, des-cripción de utilización de la boleta, nor-mas, prohibiciones, obligaciones, anexos y folleto de utilización de la cartografía. Entre los principales manuales que se elaboran están: el manual del encuesta-

2 meses


Página 26 - V01 - ST 2.1

19 Plan de procesamiento de datos

Equipo Técnico

Coordinador Técnico / Coordinador de Procesamiento de Datos

El plan de procesamiento de datos des-cribe los pasos a seguir durante la captura de los datos, la consistencia de rangos, consistencia de formas, consistencia lógi-ca, en este plan se queda establecido el método de digitación: digitación única o doble digitación, auditoria de los procedi-mientos, elaboración de copias de segu-ridad, recolección y envió de datos.

2 meses

20 Plan de consistencia y validación

Equipo Técnico


El plan de consistencia y validación de los datos permite comprobar que los datos digitados se encuentren entre los rangos establecidos, tengan lógica y consistencia estructural para ser validados.

1 mes

21 Plan de promoción

Equipo Técnico


El plan de promoción se realiza con la finalidad de plasmar la manera cómo se dará a conocer a la población que la encuesta se realizará, el período del operativo de campo, el propósito de la encuesta y la logística a emplear. Ver normas y lineamientos. Ir a anexo No.4 “Ejemplo de un afiche”.

1 semana

22 Capacitación a monitores y personal

Equipo Técnico


El equipo técnico se capacita entre ellos en el tema de su especialidad (Muestreo, logística, procesamiento de datos, etc.), posteriormente utilizando los manuales específicos para cada nivel jerárquico lo hacen con los monitores quienes tienen a su cargo la capacitación al personal operativo.

1 semana



dor, del digitador, del supervisor y el de proceso de captura de datos en campo.

17 Elaboración de formularios de control

Equipo Técnico

Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Procesamiento de Datos

La elaboración de formularios de control para el operativo de campo y pagos de honorarios (Viáticos). Entre los formularios más importantes están: el de control de recorrido (FC-01), el de viáticos (VA, VC, VL) y el folleto de instrucciones de manejo financiero. Ir al anexo No.3 “Formulario de recorrido”.

1 semana

18 Plan de crítica y codificación

Equipo Técnico


El plan de crítica y codificación consiste en realizar la revisión total de las preguntas en la boleta y codificar las respuestas contenidas en la misma (si la respuesta no está precodificada). Para ello se utilizan los manuales de crítica y codificación de cada marco.

1 semana


Página 27 - V01 - ST 2.1



23 Actividades de logística

Equipo Técnico / Coordinación de Logística

Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo/ Coordinador de Logística

La logística inicia con la elaboración del plan operativo de campo, coordinación de la recepción de materiales, suministros, distribución, embalaje, transportación de materiales y suministros, actividades de devolución y recepción de insumos y documentos.

1 mes

24 Encuesta piloto

Equipo Técnico


La encuesta piloto tiene como objetivo ha-cer la prueba de los instrumentos de reco-pilación, manuales, logística, cartografía y ajustar, afinar los procesos, métodos y presupuesto a utilizar en la encuesta definitiva.

Según tipo de estudio, varia de

2 a 6 meses

25 Elaboración del análisis FODA

Equipo Técnico


El análisis FODA consiste en definir las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se tienen en la encuesta. Esta actividad se realiza por medio de un evento de presentación del análisis FODA. De este evento se elaborará el informe completo que será el FODA general de la encuesta y el cual se incluirá en el informe final del estudio.

1 semana

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Las diferentes encuestas que realiza el INE son las siguientes: ENEI, ENIGFAM, ENCOVI, ENDIS, ENAPROM,ENA y DINESE. Estas dentro de los sistemas: Integrados de Encuestas de hogares, Agropecuarias, Industrialesy Económicas, entre otras. De acuerdo al Artículo No. 2 y 3 del Decreto Ley 3-85. Del paso 2: Todos los trámites internos y externos que realiza el Coordinador del Equipo deben de ser autorizados,avalados, validados, supervisados y canalizados por medio de la Dirección de Censos y Encuestas y laSubgerencia Técnica.

26 Contratación de personal

Depto. de Recursos Humanos / Equipo Técnico / Dirección Financiera / Dirección Admón.

Jefe de Recursos Humanos / Coordinador Técnico / Director Financiero / Director Administrativo

Previo a la contratación de personal se considera la convocatoria a través de los medios de comunicación escrita, se prese-leccionan los expedientes, se realiza la capacitación, evaluación y selección; al personal seleccionado se le tramita el pago de viáticos y honorarios. La contra-tación del personal se realiza a través del Departamento de Recursos Humanos. Para esta contratación se toma en cuenta los términos de referencia elaborados por el Coordinador Técnico de la Encuesta, que incluyen entre los principales: los punteos más altos, ser de la región, hablar un idioma maya y conocer las áreas a trabajar. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

En promedio 1 ½ a 2 meses


Página 28 - V01 - ST 2.1

Del paso 5: El Director de Censos y Encuestas es el responsable de presentar los documentos de viabilidad y del proyectoante las Subgerencias y Gerencia. Si Junta Directiva no da su aprobación para la ejecución del proyecto, después de haber analizado el estudio deviabilidad y el documento del proyecto, el procedimiento aquí se termina. El único que puede dar una aprobación de ejecución de un proyecto de encuesta es la Junta Directiva, debido ala magnitud del presupuesto y trabajo que este conlleva. Del paso 9: Los convenios y cartas de entendimiento se elaboran a nivel de Gerencia y Subgerencia Técnica. Del paso 26: Para la contratación del personal se toman en cuenta los lineamientos estipulados en el Manual de Contrataciónde Personal para Encuestas de la Dirección Administrativa, el cual está basado en la Ley Orgánica del INE y suReglamento, Decreto-Ley Número 3-85 y la Ley de Compras y Contrataciones del Estado. Todo el personal quelabora en el operativo de campo debe de portar todo el tiempo su manual respectivo.


GERENCIA

GERENTE

Departamento de Censos y Encuestas Censos y EncuestasProcedimiento No.2: Planificación y coordinación de encuestas.

Página 29 - V01 - ST 2.1

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN:

26 ST 2.1 INICIA:

COORDINADOR DEL EQUIPO TÉCNICOGERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO /

DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS / COORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA

EQUIPO TÉCNICO

GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA / DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS /

COORDINACIÓN GENERAL DE LA ENCUESTA

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCETERMINA:

Departamento de Censos y Encuestas Departamento de Censos y EncuestasDIRECCIÓN:

INICIO

1Descripción del estudio

2Conformación del Equipo Técnico

3Estudio de viabilidad

Va a la Pág. No.30

SEPTIEMBRE 2011

4Elaboración del documento del

proyecto


JUNTA DIRECTIVA GERENCIA SUBGERENCIA TÉCNICA

DIRECCIÓN DE CENSOS Y

ENCUESTAS

INTEGRANTES DE JUNTA DIRECTIVA GERENTE SUBGERENTE

TÉCNICO

DIRECTOR DE CENSOS Y

ENCUESTAS

Página 30 - V01 - ST 2.1

EQUIPO TÉCNICO

COORDINADOR DEL EQUIPO TÉCNICO


Va a la Pág. No.31

5Presentación y aprobación del

proyecto


proyecto

6Definición de términos de

referencia del equipo técnico


proyecto


proyecto


proyecto


GERENCIA SUBGERENCIA TÉCNICA

DEPARTAMENTO DE MUESTREO

DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA

GERENTE SUBGERENTE TÉCNICO MUESTRISTA JEFE DEL

DEPARTAMENTO

Página 31 - V01 - ST 2.1

EQUIPO TÉCNICO



Va a la Pág. No.32

7Solicitud de

recursos

8Identificación de usuarios

11Distribución

del gasto

9 Convenios de financiamiento

o asesoría

10Diseño

muestral

12Actualización y preparación cartográfica





DIRECTOR DE CENSOS Y

ENCUESTAS

COORDINADOR DE OPERACIONES DE

CAMPO

COORDINADOR DE PROCESAMIENTO DE

DATOS

Página 32 - V01 - ST 2.1

GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO

DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS / EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA


Va a la Pág. No.33

13Plan de

tabulaciones

14Diseño y

elaboración de la boleta

16Elaboración de manuales

15Aprobación de la boleta



17Elaboración de formularios de

control


control


control

¿Esta todo bien?

15.1Se anotan las observaciones

15.2Se devuelve al equipo técnico

se va al paso 14

A

A

SI

NO

14Diseño y

elaboración de la boleta


Página 33 - V01 - ST 2.1

EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTACOORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR DE PROCESAMIENTO DE DATOS


Va a la Pág. No.34

18Plan de crítica y codificación

18Plan de crítica y codificación

19Plan de


19Plan de


20Plan de

consistencia y validación de datos

20Plan de

consistencia y validación de datos


Página 34 - V01 - ST 2.1

EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA

COORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR DE OPERACIONES DE CAMPO / LOGÍSTICA


21Plan de

promoción

22Capacitación a

monitores y personal

23Actividades de logística

23Actividades de logística

24Encuesta

piloto

Va a la Pág. No.35

25Elaboración del análisis FODA


JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Página 35 - V01 - ST 2.1


COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR FINANCIERO / DIRECTOR ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN FINANCIERA / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


26Contratación de personal



FIN


Página 36 - V01 - ST 2.1





INICIA: TERMINA: 11 ST 2.1 Dirección de Censos y Encuestas Sección de Tesorería y Caja

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas

Procedimiento No. 3: Seguimiento de las actividades de censos y encuestas. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Cumplimiento a las normas financieras que respaldan las actividades del operativo de campo, dentro de los censos y las encuestas.



1 Elaboración de planes y nombramiento

Dirección de Censos y Encuestas

Secretaria de Dirección de Censos y Encuestas

Posterior a haberse realizado la capacita-ción, evaluación y selección del personal idóneo para el trabajo de campo; se elabo-ran los planes de comisión según la cantidad de personas que participan en la comisión, se realizan los nombramientos y se envían al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas para la firma corres-pondiente.

1 día

2 Firma de plan de comisión y nombramiento

Depto. de Censos y Encuestas

Jefe del Depto. de Censos y Encuestas

Revisa y firma el nombramiento y el plan de comisión y lo regresa a la Dirección de Censos y Encuestas. Ir a anexo No.5 “Ejemplo de un nombramiento”.

1 hora

3 Copia de nombramiento y plan de comisión



Saca 2 fotocopias al nombramiento y al plan de comisión y los lleva a la Sección de Presupuesto. Ir a anexo No.6 “Ejemplo de un plan de comisión” Ver normas y lineamientos.

1 día

4 Entrega de formularios de viáticos

Dirección Financiera

Secretaria de Dirección Financiera

Proporciona a la Dirección de Censos y Encuestas los formularios de viático anticipo (VA), viático constancia (VC) y viático liquidación (VL) en original. Ir al anexo No.7 “Formularios de viáticos”. Ver normas y lineamientos.

1 hora

5 Llenado de formulario VA



Llena el formulario viático anticipo (VA) y los entrega al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas

1 día

6 Firma y sello de formulario VA



Firma y sella el formulario viático anticipo y lo envía a la Dirección de Censos y Encuestas para su traslado a la Sección de Presupuesto.

½ a 1 día


Página 37 - V01 - ST 2.1



7 Asignación de viáticos

Sección de Presupuesto

Jefe de la Sección de Presupuesto

Recibe los formularios VA para que se inicie el trámite de asignación de viáticos, y así los contratados inicien el trabajo de campo.

½ día

8 Atención a imprevistos



Si durante el trabajo de campo surgiera algún imprevisto. El encargado de la comisión solicita autorización para realizar algún gasto y el Jefe del Departamento de Censos y Encuestas autoriza el gasto siempre que cumpla con las condiciones a que esta sujeto. Ver normas y línea-mientos.

Según comisión

9 Presentación de informe y formatos VC y VL

Equipo Técnico de la Encuesta

Personal del Operativo de Campo

Al finalizar la comisión el contratado presenta al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas, un informe de la comisión y los formularios VC y VL llenos. Ver normas y lineamientos.

1 a 3 días

10 Aprobación de informes y formulario VL



Revisa el informe de la comisión y el formulario de viático de liquidación. Si esta todo correcto firma y sella de visto bueno, en caso contrario realiza paso 10.1 Indica las observaciones y lo devuelve al contratado y se va al paso 9.

10 minutos

11 Presentación de informes

Equipo Técnico de la Encuesta

Personal del Operativo de Campo

Presenta los informes y los formularios con sus firmas de visto bueno de la siguiente manera: informe de la comisión a la Subgerencia Técnica para respaldo del pago de honorarios, informe de la comi-sión al Departamento de Censos y En-cuestas, de los formularios e informes se entrega una copia en Recursos Humanos y otra en Tesorería. Ir a anexo No.8 “Ejemplo de un informe de actividades”. Fin del procedimiento.

2 horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: Se sacan 3 copias por cada nombramiento y plan de comisión, una para la Sección de Presupuesto, otra parael coordinador de grupo y otra para la Dirección de Censos y Encuestas. Del paso 4: Se solicitan a la Dirección Financiera los formularios VA, VC y VL para dejar constancia de la comisiónefectuada. Del paso 8: Condiciones a que esta sujeto el gasto: Disponibilidad de fondos en el renglón del gasto, esto lo verifica en laSección de Presupuesto. Del paso 9: El informe debe de contener como mínimo: Actividades realizadas, problemas encontrados, problemasresueltos, imprevistos, etc.


11 ST 2.1 INICIA:

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE

Procedimiento No. 3: Seguimiento de las actividades de censos y encuestas.

Página 38 - V01 - ST 2.1

TERMINA:Dirección de Censos y Encuestas Sección de Tesorería y Caja

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:Censos y Encuestas Censos y Encuestas

SECRETARIA DE CENSO Y ENCUESTAS JEFE DEPTO. DE CENSOS Y ENCUESTAS SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERADIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS DIRECCIÓN FINANCIERA

INICIO

SEPTIEMBRE 2011

Va a la Pág. No.39

2Firma de plan de

comisión y nombramiento

3Copia de

nombramiento y plan de comisión

4Entrega de formulario

de viáticos

1Elaboración de

planes y nombramiento


DIRECCIÓN DE CENSOS Y

ENCUESTAS

SECCIÓN DE PRESUPUESTO

SECRETARIA DE CENSOS Y

ENCUESTAS

JEFE DE LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO

Página 39 - V01 - ST 2.1


PERSONAL DEL OPERATIVO DE CAMPO


JEFE DEPTO. DE CENSOS Y ENCUESTAS

6Firma y sello de formulario VA


FIN

5Llenado de

formulario VA

8Atención a imprevistos

7Asignación de viáticos

9Presentación de

informe y formatos VC y VL

11Presentación de informes

10Aprobación

de informes y formulario VL

Esta todo bien?

10.1Indica observaciones

y lo devuelve al contratado va a paso 9

SI

NO


SEPTIEMBRE 2011

Página 41 - V01 - ST 2.1

PROCESO No.2: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE

GESTIÓN


Página 43 - V01 - ST 2.1



GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA DE CENSOS Y ENCUESTAS

ORGANIGRAMA DIRECCIÓN:

CENSOS Y ENCUESTAS

DEPARTAMENTO: CENSOS Y ENCUESTAS

NOMBREL DEL PROCESO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DUEÑO DEL PROCESO: DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS

ESTRUCTURA DEL PROCESO:

ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Solicitud de información - Información recopilada en formularios DTP - Formularios internos de planificación - Información mensual

1. Apoyo en la elaboración de documentos de gestión

- Documento del POA - Cronograma del POA - Informe de gestión - Informe de programación - Informe de eventos

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL FECHA INICIO Febrero 2011 FECHA FINAL Septiembre 2011 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

64

- Mobiliario y equipo - Formularios DTP - Formularios de planificación, seguimiento y eventos. - Formularios de cronograma de actividades. - Red interna y externa - Útiles de oficina - Recurso humano - Software


Página 44 - V01 - ST 2.1


NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN


INICIA: TERMINA: 7 ST 2.1 Dirección de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas

Procedimiento No.1: Apoyo en la elaboración de documentos de gestión. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Apoyar en la elaboración de documentos a la Dirección de Censos y Encuestas que proyectan las actividades técnicas que se realizan.



1 Recepción de convocatorias


Director de Censos y Encuestas

Recibe la convocatoria por correo interno y por escrito de la Dirección de Planificación para participar en el evento de capacita-ción para la elaboración del Plan Opera-tivo Anual POA y su respectivo Cronogra-ma de Actividades. Ver normas y línea-mientos. Ir a anexo No.8 “Ejemplo de un informe de actividades, al anexo No.9 “Formularios DTP”, al anexo No.10 “Ejem-plo de un POA” y al anexo No.11 “Ejemplo del cronograma del POA”.

3 horas

2 Recepción de solicitudes de informes



Asimismo en la segunda semana de cada mes se recibe la solicitud del informe de gestión, programación y eventos. A través de oficio y correo interno donde se adjun-tan los formatos a utilizarse. Ir a anexo No.12 “Ejemplo de un informe de gestión de censos y encuestas”.

3 Traslado de convocatoria y solicitudes



Remite a los jefes de departamento y a los coordinadores de proyectos los archivos y formatos en forma digital para la elaboración de los documentos de cada uno de ellos. Ver normas y lineamientos.

15 minutos

4 Reunión con equipo de trabajo



Se reúne con su equipo de trabajo para definir y conformar la elaboración de los documentos.

2 horas

5 Elaboración de los documentos por departamento

Deptos. de Censos y Encuestas

Jefes de Departamentos / Coordinadores de Proyectos

Con base en el plan estratégico cada jefe de departamento y coordinador de proyecto elabora el documento solicitado y lo traslada al Departamento de Censos y Encuestas.

1 semana


Página 45 - V01 - ST 2.1



6 Revisión e integración de documentos


Jefe de Censos y Encuestas

Revisa la información de cada documento, si está todo bien lo integra en un solo archivo, luego traslada en forma impresa y en medio magnético a la Dirección de Censos y Encuestas para su revisión y aprobación, en caso contrario procede con el paso 6.1 Anota observaciones y 6.2 Lo remite a donde corresponda y se va al paso 5.

1 semana

7 Aprobación de los documentos



Revisa los documentos integrados, si esta todo bien lo aprueba y lo traslada a la Dirección de Planificación; de lo contrario realiza el paso 7.1 Anota observaciones y 7.2 Lo devuelve a los jefes y coordinadores y se va al paso 5. Fin del procedimiento.

1 ½ semana

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El POA se inicia a elaborar en el primer trimestre de cada año. Al finalizar el evento se les indica que tienen 15 días calendario para entregar los formularios llenos. Del paso 2: La entrega del informe de gestión se realiza el 26 de cada mes.


7 ST 2.1 INICIA:

Departamento de Censos y EncuestasProcedimiento No.1: Apoyo en la elaboración de documentos de gestión.

Censos y Encuestas

DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS

DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS

Página 46 - V01 - ST 2.1

MANUAL DE PROCESOS


NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN

ALCANCETERMINA:

Dirección de Censos y Encuestas Dirección de Censos y EncuestasDEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:

INICIO

SEPTIEMBRE 2011

4Reunión con equipo de

trabajo

Va a la Pág. No.47

2Recepción de solicitudes de

informes

1Recepción de convocatorias

3Traslado de

convocatoria y solicitudes


Página 47 - V01 - ST 2.1


JEFE DE DEPARTAMENTO COORDINADORES DE PROYECTOS


DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTA


FIN

5Elaboración de

los documentos por departamento

6Revisión e integración

de documentos

7Aprobación de

los documentos

¿Esta todo bien?

¿Esta todo bien?

6.1Anota

observaciones

6.2Lo remite a donde

correspondese va al paso 5

7.2Devuelve a los jefes

y coordinadoresse va al paso 5

7.1Anota

observaciones

A

A

NO

NO

SI

SI

5Elaboración de

los documentos por departamento

MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN SEPTIEMBRE 2011

Página 49 - V01 - ST 2.1

DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS

MANUAL DE PROCESO: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN SEPTIEMBRE 2011

Página 51 - V01 - ST 2.1

GLOSARIO Actualización Mantenimiento de una información registrada en un dispositivo de

almacenamiento. Análisis Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer

sus principios o elementos. Anteproyecto Conjunto de trabajos para redactar un proyecto. Primera redacción de un

proyecto que debe revisarse antes de ser considerada como definitiva. Área Rural Se considera área rural a los lugares poblados que se reconocen

oficialmente con la categoría de aldeas, caseríos, parajes, fincas, etc. de cada municipio. Incluye a la población dispersa.

Área Urbana Se considera como tal a todas aquellas poblaciones que se reconocen oficialmente con la categoría de ciudad, villa o pueblo, (cabeceras departamentales y municipales, según Acuerdo Gubernativo del 7 de abril de 1938).

Asentamiento Se considera como tal al conjunto de viviendas precarias generalmente casas improvisadas que se encuentran ubicadas en áreas de riesgo ecológico (pendientes, barrancos, laderas, terrenos inundables, etc.) como producto de invasiones y ocupación del suelo urbano, sin servicios básicos (drenaje, agua). Por antigüedad, algunos asentamientos pueden estar constituidos parcialmente por viviendas con características de casa formal y ser de material no perecedero.

Atribuciones Cada una de las facultades o poderes que corresponden a cada parte de una organización pública o privada según las normas que la ordenen.

Banco/Base de datos

Conjunto de datos, organizado de tal forma que un ordenador permita obtener con rapidez diversos tipos de información a través de programas especiales en el análisis de datos.

Cartografía Arte y técnica qué con la ayuda de las ciencias geográficas y sus afines, tiene por objeto la elaboración de mapas.

Cartografiar Levantar y trazar la carta geográfica de una porción de superficie terrestre.

Casa Formal Se define como recinto separado ó independiente constituido por un cuarto o conjunto de cuartos y sus dependencias que por la forma en que ha sido construida, reconstruida y/o adaptada, se destina al alojamiento de uno o más hogares y que al momento del censo no se utiliza totalmente para otros fines. Se caracteriza por el hecho de que la construcción se encuentra rodeada de paredes divisorias, muros, cercas, jardines o terreno que separan una casa de otra.

Casa Improvisada Se considera como tal a todo albergue o construcción independiente de carácter provisional, construida con materiales de desecho sin un plan preconcebido para servir de local de habitación a uno o más hogares. Este tipo de local de habitación regularmente se encuentra agrupado en asentamientos precarios urbanos.

Censo Es la metodología de investigación que permite, ubicar, enumerar e identificar de manera exhaustiva, todas las unidades o elementos que constituyen el universo objeto de estudio, con el propósito de conocer las características de interés en un momento determinado.

Censo de Derecho (De Jure)

Es cuando las personas son empadronadas en el lugar de su residencia habitual, estén o no presentes en el momento del empadronamiento. (En algunos documentos aparece como DE JURE, siendo DE IURE, la forma correcta de esta locución latina).

Censo de Habitación

Es el conjunto de operaciones destinadas a recopilar, analizar y publicar datos de los locales de habitación (viviendas) de un país, referidos a un período determinado.


Página 52 - V01 - ST 2.1

Censo de Hecho (De Facto)

Es cuando las personas son empadronadas en el lugar donde se encuentran, en el momento del empadronamiento.

Censo de Población

Censo de Población es el conjunto de, operaciones destinadas a recopilar, analizar y publicar datos demográficos, sociales y económicos de los habitantes de un país, referidos a un momento determinado.

Codificación Proceso que consiste en designar un determinado valor numérico a la información nominal que ha sido obtenida por el encuestador.

Código Cartográfico

Es el código numérico que identifica la localización geográfica del departamento, municipio, sector, manzana, donde se localiza el local de habitación (particular o colectivo), objeto de empadronamiento.

Comisión Conjunto de personas encargadas por ley o por una corporación o autoridad, de ejercer unas determinadas competencias permanentes o entender en algún asunto específico.

Compacto Segmento o conjunto de segmentos que presenta pocos o ningún espacio intermedio.

Consolidación Conversión de datos a corto plazo y a largo plazo para integrar las partes de un estudio.

Consultoría Asesoramiento técnico o profesional sobre un tema específico, en tiempos determinados, para la elaboración de un bien.

Convenio Texto que contiene lo acordado en las negociaciones para establecer obligaciones, derechos de una forma legal.

Convocatoria Anuncio o escrito con que se convoca a personas a participar en determinadas actividades.

Croquis Es la representación gráfica de una parte ampliada del mapa, en el que se representan lugares poblados del área rural de un municipio, tales como aldeas, caseríos, fincas, haciendas, etc., con un mínimo de 20 a 30 viviendas. En él se muestran detalles tales como: ubicación de viviendas, calles, caminos, ríos, etc.

Demografía Es la ciencia que tiene por objeto el estudio de la población humana tratando, desde un punto de vista principalmente cuantitativo, su dimensión, estructura, evolución y características generales.

Digitación Proceso mediante el cual se traslada la información escrita en las boletas hacia un formato digital mediante un programa de captura computacional.

Digital Sistema en el que la información no tiene una variación continua en el tiempo y se codifica tomando valores de un conjunto cerrado, en oposición a analógico.

Diseño Son los métodos y técnicas que permiten interpretar en forma cronológica las actividades y procedimientos.

Diseño Muestral Documento que se presenta sobre el estudio de muestreo que se ha realizado para alguna encuesta.

Edad Es el intervalo de tiempo que ha vivido una persona desde su nacimiento y la fecha del censo y que, en la práctica, se expresa en la unidad de tiempo más largo que haya cumplido (años, meses, semanas, días u horas de vida, según los casos).

Empadronamiento Es el conjunto de acciones que se ejecutan para recolectar en la boleta censal, la información correspondiente de cada local de habitación y de todos y cada uno de los habitantes del país, de acuerdo con las indicaciones previamente establecidas.

Entrevista Es el diálogo que el empadronador establece con el informante, con el propósito de obtener la información requerida en la boleta censal o en la investigación estadística que se realiza.

Encuesta Entrevista a personas utilizando un cuestionario diseñado en forma previa.


Página 53 - V01 - ST 2.1

Estadística Es el conjunto de métodos y procedimientos desarrollados para la

recopilación, organización, descripción e interpretación de datos numéricos.

Estandarización Ajustar a un tipo, modelo o normas a nivel nacional e internacional para tener uniformidad.

Estimación Valoración numérica total de una unidad social a partir de datos incompletos.

Estructura Conjunto de proporciones y relaciones relativamente estables que caracterizan la unidad económica en unas condiciones y un tiempo determinados.

Expansión Fase del ciclo que se caracteriza por la utilización de expansores aplicados a los resultados de una investigación cuya finalidad es dar cobertura al nivel deseado (Segmento, sector, unidad o región).

Factor Es el número que multiplica los resultados de un estudio para su expansión y cobertura.

Flujo Seguimiento de la estructura preestablecida para obtener un orden secuencial en las unidades requeridas.

Funciones Actividades de acuerdo a los puestos de trabajo. Instituciones Conjunto de locales de habitación colectivos, situados en uno o varios

edificios permanentes, destinado a alojar grupos (generalmente grandes) de personas unidas por un objetivo público común o por algún interés personal común. En este tipo de local de habitación los residentes habituales del mismo sexo acostumbran compartir el mismo dormitorio.

Insumo Bien empleado en la producción de otros bienes. Integral Partes que entran en la composición de un todo. Interactivo De la modalidad de trabajo con un ordenador u otro dispositivo

electrónico en la que tiene lugar, a través de un terminal, un diálogo o interacción entre el sistema y el usuario.

Local de habitación particular

Es todo recinto de alojamiento estructuralmente separado e independiente destinado a alojar a uno o más hogares; o a aquel que no estando destinado al alojamiento de personas, pero que se encuentra ocupado como local de habitación al momento del censo. Los tipos de local de habitación particular son: casa formal, apartamento, cuarto en casa de vecindad, rancho, casa improvisada y otro tipo de local, distinto de los anteriores, que en la fecha del censo se encuentra ocupado con fines de vivienda.

Mapa Es la representación gráfica de una superficie plana, de la extensión territorial de un municipio a escala, en el que se representan todos los elementos geográficos naturales (ríos, quebradas, lagunas, montañas, cerros, etc.) y culturales (carreteras, puentes, líneas férreas, etc.) con la respectiva orientación norte y signografía, además de la indicación de límites o colindancias, con los municipios vecinos e identificación del departamento a que pertenece. Delimitación hecha solo para efectos censales.

Manuales Libro en que se recoge y resume lo fundamental de una asignatura o ciencia.

Marco Lugar en que se desarrolla una acción. Término que se utiliza a veces como sinónimo de base de la muestra pero que tiene un significado más amplio.

Metodologías Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o en una exposición doctrinal.

Migración Es el desplazamiento, con cambio de residencia habitual, de personas, desde un lugar de origen o de partida a un lugar de destino o lugar de llegada y que implica atravesar los límites de una división geográfica, ya sea de un país a otro, o de un lugar a otro dentro de un mismo país.


Página 54 - V01 - ST 2.1

Modernización Adquisición, aplicación y actualización de nuevas tecnologías y técnicas

de trabajo. Morbilidad Es la frecuencia de ocurrencia (número de enfermos) de las

enfermedades en una población. Mortalidad Es la función y efecto de la muerte sobre una población. Muestra Parte o porción extraída de un conjunto por métodos que permiten

considerarla como representativa del mismo. En estadística, cuando deben hacerse observaciones sobre una población excesivamente grande, fracción elegida de modo que sus parámetros se ajusten a los de la población.

Muestreo Método estadístico que basa el estudio de un fenómeno complejo en el examen de sólo una parte de la totalidad de sus elementos.

Natalidad Término genérico que comprende todo lo relativo a los nacimientos vivos que ocurren en una población, ya provenga de los individuos, de las parejas o de la población misma.

Nomenclatura Símbolos utilizados para denominar aspectos técnicos propios de una facultad, ciencia o arte.

Normas Regla que determina las condiciones de la realización de una operación o las dimensiones y características de un objeto o producto.

Organigrama Representación gráfica, mediante bloques, del flujo de la información o de la secuencia de operaciones en un proceso industrial. También recibe los nombres de ordinograma o diagrama de flujo.

Planificación Es una herramienta de programación y control que permite realizar actividades para el logro de metas u objetivos en el corto, mediano o largo plazo.

Plano Es la representación gráfica de una parte ampliada del mapa, que corresponde a áreas urbanas (ciudad, villa o pueblo). En él aparecen los detalles de estructura o edificios, según su uso como casas, comercios etc., así como el trazado de las calles y avenidas

Población Económicamente Activa (PEA)

Es el conjunto de personas de 7 años y más de edad que durante el período de referencia censal ejercieron una ocupación o la buscaban activamente. La PEA, la integran los ocupados (trabajaron y no trabajaron pero tienen trabajo) y los desocupados (buscaron trabajo pero trabajaron antes y los que buscaron trabajo por primera vez).

Población Económicamente Inactiva (PEI)

Es el conjunto de personas de 7 años y más de edad que no teniendo ocupación no buscan activamente empleo. Comprende a los estudiantes, amas de casa, pensionados o jubilados, rentistas, inválidos, etc. que durante el período de referencia no trabajaron.

Presupuesto Estimación de los ingresos y gastos que para un período determinado de tiempo realizan las unidades económicas.

Procedimiento Conjunto de normas que regulan el desarrollo de las distintas fases y trámites del proceso.

Procesos Actividad humana que se repite constantemente en la producción y distribución de bienes. El estudio y conocimiento del proceso económico y sus regularidades permiten el descubrimiento de leyes sociales objetivas que constituyen uno de los fundamentos de la ciencia económica.

Proporcional Relativo a la proporción o que la incluye en sí, del nombre o del adjetivo numeral que expresa cuantas veces una cantidad contiene en sí a otra inferior.

Recursos Elementos disponibles para acudir a una necesidad o llevar a cabo una empresa.

Sector Es la delimitación geográfica de un área integrada por un determinado número de viviendas para efectos cartográficos y de empadronamiento.


Página 55 - V01 - ST 2.1

Sector Censal Es el área que se le asigna a un empadronador, para que durante el

período censal visite e investigue todas las viviendas ubicadas dentro de dicha área. Sus límites están constituidos por accidentes naturales (ríos, quebradas, montañas, etc.) y culturales (carreteras, acueductos, vía férreas, etc.).

Sector Urbano Es el área de empadronamiento localizada en las cabeceras municipales o departamentales, incluyendo colonias y lotificaciones; Cartográficamente es parte de un plano, y sus límites son normalmente calles y avenidas.

Sector Rural Es el área de empadronamiento que se localiza dentro de un municipio, fuera de las cabeceras, departamentales y municipales constituido por aldeas, caseríos, fincas, haciendas etc., con límites fijos definidos (ríos, quebradas, carreteras, cerros, etc.) o con límites imaginarios cuando no puedan identificarse accidentes naturales o culturales.

Sectorización Es la etapa técnica de la Cartografía Censal, que consiste en la demarcación de áreas de empadronamiento denominadas sectores.

Variable Es la característica que se está midiendo en las unidades de muestreo, estas pueden ser cualitativas (miden la cualidad) y cuantitativas (miden la cantidad).


Página 56 - V01 - ST 2.1

ACRÓNIMOS CD Disco Compacto CEPAL Centro de Estudios Políticos de América Latina CNE Comisión Nacional de Estadística CS-PRO Census and Survey Processing DINESE Directorio Nacional Estadístico de Empresas ENA Encuesta Nacional Agropecuaria ENAPROM Encuesta Nacional de Propósitos Múltiples ENCOVI Encuesta Nacional de Condiciones de Vida ENDIS Encuesta Nacional de Discapacidad ENED Encuesta Nacional de Empleo y Desempleo ENEI Encuesta Nacional de Empleo e Ingresos ENIGFAM Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos Familiares ENSMI Encuesta Nacional de Salud Materno Infantil EMTI Encuesta de Medición de Turismo Interno IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad Social INE Instituto Nacional de Estadística INGUAT Instituto Nacional Guatemalteco de Turismo OIT Organización Internacional del Trabajo SAT Superintendencia de Administración Tributaria SEN Sistema Estadístico Nacional SIEE Sistema Integrado de Encuestas Económicas SIEH Sistema Integrado de Encuestas de Hogares SPSS Statistical Package Social Sciences SQL Structure Query Language UN Naciones Unidas UPM Unidad Primaria de Muestreo USM Unidad Secundaria de Muestreo


Página 57 - V01 - ST 2.1

ABREVIATURAS

Aprox. Aproximadamente Depto. Departamento JD Junta Directiva Pág. Página

MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS


Página 58 - V01 - ST2.1

ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA CON NOMENCLATURA

SEPTIEMBRE 2011

ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INE CON NOMENCLATURA

AUDITORÍAINTE RNA

DS-AI

PLANIFICACIÓNDS-P

ASES ORÍA JURÍDICADS-A J

COMUNICACIÓN YDIFUSIÓN

DS-C D

S ECCIÓNPERSONALSAF 1.1.1

S ECCIÓNCAPACITA CIÓN Y

BECASSAF 1.1.2

CLÌNICAMÉDICA

SAF 1.1.3

DEPARTAMENTORECURS OSHUMANOS

SAF 1.1

SECCIÓNTRANSP ORTES

Y TALLERESSAF 1.2.1

SECCIÓNRE PRODUCCIÓN

1 .2 .2

SECCIÒNS ERVICIOS

GENERA LESSAF 1.2.3

SECCIÓNALMACÉN Y

PROVEEDURÍASAF 1.2.4

DEP ARTAMENTOSE RVICIOSINTERNOS

SAF 1 .2

DIRECCIÓNA DMINISTRATIVA

SAF 1

S ECCIÓNP RESUPUESTO

SAF 2.1.1

S ECCIÓNCOMPRASSAF 2.1.2

DEPARTAMENTOPRE SUPUESTO

Y COMPRASSAF 2.1

SECCIÓNTESORERÍA

SAF 2.2.1

SECCIÓNCONTABILIDAD

SAF 2.2.2

DEPA RTAMENTOCONTABILIDADY TESORERÍA

SAF 2 .2

DIRECCIÓNFINANCIERA

SAF 2

DEPARTAMENTOANÁL ISIS Y

DESARROLLOSAF 3.1

DEPTO. MANT.DE PROGRAMAS

Y EQUIPOSSAF 2.2

DIRECCIÓNDE INFORMÁTICA

SAF 3

SUBGERENCIAADMINISTRATIVA

Y FINANCIERASAF

SECCIÓNESTADÍSTICAS

SOCIALESST 1.1 .1

SECCIÒNESTADÌSTICASE CONÓMICAS

ST 1.1 .2

SECCIÒNESTADÍSTICASAMBIENTALES

ST 1.1 .3

DEPTO. EST.SOCIOECONÓMICAS

Y AMBIENTALESST 1.1

SECCIÓN ÍNDICEDE PRECIOS ALCONSUMIDOR

ST 1.2.1

S ECCIÓNOTROS ÍNDICES

ST 1.2.2

DEPARTAMENTOESTA DÍS TICASDE PRECIOS

ST 1 .2

DEPA RTAMENTO DECOORDINACIÒN

REGIONALST 1.3

DIRECCIÓN DE ÍNDICESY ESTADÍSTICAS

CONTÍNUASST 1

SECCIÓN CENSOS YENCUESTAS

S OCIODE MOGRÁFICASST 2.1.1

SECCIÓN CENSOS YY ENCUESTAS E CONÓMICAS

ST 2.1..2

DEPARTAME NTOCENSOS Y

ENCUESTASST 2.1

DEPARTAMENTO DEANÁLISIS

ESTADÌSTICOS T 2.2

SECCIÓNACTUALIZACIÓNCARTOGRÁFICA

ST 2.3.1

SECCIÓNROTULACIÓN

Y DIBUJOST 2.3 .2

DE PARTAMENTOCARTOGRAFÍA

ST 2.3

DEPARTAMENTODEMOGRAFÍA

ST 2 .4

DEPA RTAMENTOMUES TREO

ST 2.5

DIRECCIÓNCENSOS Y

ENCUESTASST 2

SUBGERENCIATÉCNICA

ST

GERENCIADS-GER

JUNTA DIRECTIVA


MANUAL DE PROCESO: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS

ORGANIGRAMA DEL INE (PARCIAL) CON NOMENCLATURADIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS

SEPTIEMBRE 2011

Página 59 - V02 - ST 2.1

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIADS-GER

SUB-GERENCIA TÉCNICAST


ST.2

Departamento de Censos y Encuestas

ST 2.1

Departamento de Análisis

EstadísticoST 2.2

Departamento de Cartografía

ST 2.3

Departamento de Demografía

ST 2.4

Departamento de Muestreo

ST 2.5

Sección de Censos y Encuestas

Sociodemográficas ST 2.1.1

Sección de Censos y Encuestas

Económicas ST 2.1.2

Sección de Actualización Cartográfica

ST 2.3.1

Sección de Rotulación

y DibujoST 2.3.2


SEPTIEMBRE 2011

Página 60 - V01 - ST 2.1

RECOPILACIÓN DE LEYES

• Decreto Ley No. 3-85

Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística (Ir al anexo No.13)

• Acuerdo No. 09-2003 Contraloría General de Cuentas (Ir al anexo No.14)

• Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental. (Ir al anexo No.15)

• Decreto número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento (Ir al anexo No.16)

• Constitución de la República de Guatemala (Ir al anexo No.17)

• Ley del Organismo Ejecutivo (Ir al anexo No.18)


SEPTIEMBRE 2011

Página 61 - V01 - ST 2.1

ANEXOS (Ver CD del manual de procesos)


SEPTIEMBRE 2011

Página 63 - V01 - ST 2.1

INDICE DE ANEXOS CD

ANEXO 1: Ejemplo de boleta censal ANEXO 2: Boleta ENEI 2010 ANEXO 3: Formulario de recorrido ANEXO 4: Ejemplo de un afiche ANEXO 5: Ejemplo de un nombramiento ANEXO 6: Ejemplo de un plan de comisión ANEXO 7: Formularios de viáticos ANEXO 8: Ejemplo de un informe de actividades ANEXO 9: Formularios DTP ANEXO 10: Ejemplo de un POA de censos y encuestas ANEXO 11: Ejemplo del cronograma de POA de censos y encuestas ANEXO 12: Ejemplo de informe de gestión de censos y encuestas ANEXO 13: Decreto Ley No. 3-85 Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística ANEXO 14: Acuerdo No. 09-2003 Contraloría General de Cuentas ANEXO 15: Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental proyecto SIAF-SAG Normas de Auditoria Gubernamental ANEXO 16: Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento ANEXO 17: Constitución Política de la República de Guatemala ANEXO 18: Ley del Organismo Ejecutivo

V01 - ST 2.1

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Julio 2007

2

INDICE

Página 1. PRESENTACIÓN 3 2. OBJETIVO 3 2.1 De la Guía 4 2.2 De los procesos 4 2.3 De los manuales de procesos 4 3. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEÑO DE PROCESOS 4 3.1 Investigación 4 3.2 Análisis 5 3.3 Diseño 6 4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE 7 4.1 Concepto 7 4.2 Funciones 7 5. LINEAMIENTOS BÁSICOS 7 5.1 De presentación o forma 8 5.1.1 Portada 8 5.2 De contenido 8 5.2.1 Índice 8 5.2.2 Introducción 8 5.2.3 Ficha de proceso 8 5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos 10 5.2.4.1 Marginado superior 10 5.2.4.2 Encabezado (header) 10 5.2.4.3 Cuerpo de la matriz 13 5.2.4.4 Numeración de los procedimientos 14 5.2.5 Diagrama de flujo 14 5.2.5 Glosario 17 5.2.6 Acrónimos 18 5.2.7 Informe 18 5.2.8 Justificación en caso de actualización (si aplica) 18 5.2.10 Validación 18 5.2.11 Visto Bueno 18 5.2.12 Anexos 19 6. CONSIDERACIONES FINALES 19 6.1 Responsables de elaborar el manual de procedimientos 19 6.2 Causas que originan su revisión y actualización 19

3

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. PRESENTACIÓN La Gerencia, de conformidad con lo que establece el Decreto Ley No. 3-85, artículo 17, numeral 15, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística y su Reglamento, es responsable de crear los mecanismos para la elaboración e implementación de procesos y metodologías; de ordenar el cumplimiento de la normalización de los documentos, manuales y de promover el fortalecimiento y desarrollo institucional, por lo que presenta la guía que describe las secciones mínimas que se deben incluir en la documentación de procedimientos. AsÍ mismo se deberá llevar a cabo la revisión y actualización de los manuales de procesos cada vez que se presenten cambios en la normatividad y funcionalidad del INE. Por lo que se le da cumplimiento a lo establecido en las Normas Generales de Control Interno, emitidas y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas mediante el Acuerdo No. 09-2003 en su Numeral 1.10 que literalmente dice: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación, capacitación al personal para su adecuada implementación, aplicación de las actividades asignadas a cada puesto de trabajo”. Con esta guía se pretende la elaboración de manuales de procesos y procedimientos que se constituyan como un instrumento administrativo cuyo fin primordial sea dar a conocer de forma simple y sucesiva la manera en que se desenvuelven las actividades que se han delegado a las distintas áreas y dependencias tanto técnicas como administrativas, además que permitan las consultas en el desarrollo de procedimientos dentro de procesos continuos. El INE, está enfrentando una etapa de modernización institucional, por lo que es de suma importancia que existan estas herramientas para que contribuyan a la mejora continúa de sus procesos, el fortalecimiento institucional y la calificación bajo normas ISO de calidad.

4

2. OBJETIVO 2.1 De la guía Estandarizar la elaboración de manuales de procesos y procedimientos que se realizan en las distintas unidades técnicas y administrativas, contribuyendo a la mejora de metodologías, prácticas de elaboración, actualización y levantamiento de procesos en las unidades que se disponga hacerlo, con lo que se evita que exista una asimetría en la presentación y contenido de dichos manuales. 2.2 De los procesos Hacer una descripción de la metodología y sucesión de actividades que deben realizarse para elaborar un proceso. Esto para tener una claridad y delimitación de cada una de las actividades que se realizan en las unidades técnicas y administrativas de la institución. 2.3 De los manuales de procesos Integrar los procedimientos institucionales y / o específicos del INE mediante una metodología estandarizada, propia y ordenada que permita el conocimiento de la operativización en cada una de las unidades técnicas y administrativas que integran la institución. 3. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEÑO DE PROCESOS La tarea de realizar manuales de procedimientos conlleva la elaboración de metodologías mínimas que se estarán usando en el levantamiento de la información. Para lo cual se detallan los pasos mínimos que se usarán para el diseño de dichas herramientas. 3.1 Investigación

• La investigación encaminada a la elaboración de manuales de procedimientos deberá tener imprescindiblemente un plan de investigación que presentará los siguientes pasos:

• Revisión de las unidades responsables, ¿Cómo se conforman?, ¿Cuáles

son las fuentes de información que están disponibles?, ¿Qué tipo de estructura organizacional existe?, ¿Qué normas, manuales u otros documentos que sean de utilidad? Además realizar reconocimientos visuales de las áreas, opiniones y descripciones de los que laboran en la unidad.

5

• El establecimiento de los métodos y mecanismos para la investigación como: la visita guiada, la observación directa, la lectura de documentos, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda que en simultáneo se identifiquen las actividades de la unidad técnica o administrativa.

• La elaboración y aplicación de instrumentos que ayuden en la investigación,

tales como: encuestas, guías de entrevista u observación; cuestionarios y análisis FODA (si aplica), entre otros, con los que se pueda disponer de la información necesaria para la elaboración del manual.

• El reconocimiento de las normas, atribuciones, procedimientos y

actividades básicas y complementarias. • La identificación de la depuración, actualización, modificación,

sistematización ó creación de nuevos procedimientos. La consolidación de la información se realizará con el fin de facilitar la identificación de las necesidades, análisis de resolución de problemas (de operación o productividad) y jerarquía de secuencias lógicas en las actividades de acuerdo al marco funcional y normativo de las unidades técnicas y administrativas. 3.2 Análisis La fuente de información para la elaboración del análisis de los procedimientos está compilada en los resultados de la investigación. El análisis en sí plantea una metodología que persigue identificar, estudiar y diferenciar las partes de un todo (Dirección, unidad responsable, etc.). Esto con el fin de conocer las atribuciones, estructura, procesos, procedimientos, recursos, interacciones, objetivos, metas y resultados. Para alcanzar dicho análisis se plantean las siguientes tres fases: 1ª. Fase. Un exhaustivo estudio de la situación para conocer el inicio y la evolución de cada unidad técnica o administrativa. Así como su funcionamiento, eficacia y formas en que se llevan a cabo una o varias operaciones. Esto con la finalidad de entender la situación actual y facilitar las acciones de mejoramiento continuo. 2ª. Fase. El análisis de la situación actual de la institución y de las unidades responsables tiene como fin comprender la conformación y relación de atribuciones, objetivos, ordenamiento organizacional, normas, políticas, competencias, procesos, procedimientos, actividades, y operaciones dentro de las unidades. Paralelamente es importante conocer la situación que impera en cuanto a control, asignaciones de trabajo, comunicación, coordinación y las relaciones funcionales del personal.

6

3ª. Fase. El examen de la información se hace mediante indagaciones respecto a los siguientes temas:

• ¿Qué actividades más importantes (macroprocesos) se llevan a cabo en su

unidad? Respecto a la naturaleza y los fines de la función de la que se derivan las actividades sujetas a documentar en los procesos y procedimientos,

• ¿Para qué? Objetivo de las actividades y de las consecuencias de la

ejecución. • ¿Quiénes? Detalle de las unidades o puestos responsables de la ejecución

de las actividades. • ¿Cómo se realiza? Desglose del método con que se trabaja y de la

utilización de instrumentos, equipos, espacios y materiales, para alcanzar los objetivos de una acción.

• ¿Cuándo se realiza? Cuantificación de tiempos en la ejecución y obtención

de resultados dentro de las actividades. • ¿Dónde se realiza? Referencia del lugar tanto de la unidad responsable y

puestos de trabajo. • ¿Con qué se realiza? Indicación de los insumos, equipo y otros medios

usados para la operación y consecución de los resultados. • ¿Cuáles son sus principales resultados? Indicación de los principales

productos. • ¿Quiénes son sus usuarios? Descripción de las personas que reciben el

servicio prestado o se benefician del mismo. • ¿Cómo considera el desempeño de su unidad? ¿Por qué? Especificar si se

considera bueno, malo, regular. Y explicar los motivos que impulsan el desempeño descrito.

3.3 Diseño Son los métodos y técnicas que permiten interpretar en forma cronológica las actividades y procedimientos.

7

4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE 4.1 Concepto Es un documento de apoyo y consulta integrado por procesos y procedimientos de carácter técnico y administrativo debidamente estructurados. Con el fin de sustentar el funcionamiento y la prestación de los servicios de las distintas unidades que integran la institución. 4.2 Funciones Este documento tiene las siguientes funciones:

• Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la manera de ejecutar un trabajo determinado.

• Documentar procedimientos e interrelaciones entre secciones técnicas y administrativas permitiendo una adecuada visualización integral del que hacer institucional.

• Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable. • Apoyar la continuidad de la ejecución de actividades técnicas o

administrativas públicas independientemente de que cambien los responsables del mismo.

• Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una unidad técnica y administrativa para facilitar su incorporación.

• Ser uno de los insumos principales para la revisión, simplificación y mejora de los procesos.

• Facilitar a los niveles gerenciales la supervisión del trabajo mediante la supervisión y verificación del cumplimiento de las tareas y/o productos delegados.

5. LINEAMIENTOS BÁSICOS Todo proceso que se realice dentro de la Institución debe ser documentado velando su apego a los lineamientos mínimos establecidos en la presente guía. Esto con el fin de mantener la normalización de los documentos que se elaboran en la institución. En este apartado se mencionan los principales elementos estandarizados que han de aplicarse a los manuales de procesos. Los cuales se describen a continuación.

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5.1 De presentación o forma 5.1.1 Portada Se refiere a la portada o carátula del manual de procedimientos que ha de contener:

• Logotipo de la institución de acuerdo al manual de identidad. (Centrado), en la parte superior de la hoja.

• Nombre de la institución (Arial 20, negrita, centrado y todo en mayúsculas) • Nombre y código1 de la dirección. (Arial 18, negrita, centrado y todo en

mayúscula) • Fundamentación legal (Arial 12, negrita, mayúsculas, justificado). La

palabra “FUNDAMENTACIÓN LEGAL” se escribirá centrada, con tipo de letra Arial Black 14, todo en mayúscula)

• Lugar y fecha de elaboración (Arial 12, negrita, con inicial mayúscula. 5.2 De contenido 5.2.1 Índice Aquí se enumeran los elementos del contenido del manual, así como el número de página correspondiente. La palabra índice deberá escribirse al centro, con letra Arial 14, con negrita; y el listado de elementos que lo integran deberá aparecer a la izquierda, escritos con letra inicial mayúscula y a su derecha el número de página de acuerdo al orden en que aparecen en el referido documento, con letra Arial 12. 5.2.2 Introducción En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así como su utilidad. El formato para la presentación del mismo será en orientación vertical. La palabra “introducción” se escribirá en Arial 14, todo en mayúscula, centrado, con negrita. El contenido se redactará con letra inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 12 a espacio sencillo. 5.2.3 Ficha de proceso La ficha de proceso es un resumen de todos los procedimientos que comprende un proceso específico. En ella se pueden visualizar todos los insumos que ingresan a un determinado procedimiento y sus productos resultantes después de su realización. Se deberá elaborar una ficha por cada proceso documentado. Ver ejemplo a continuación: 1 Los códigos pueden consultarse en el anexo No. 1 titulado “Organigrama Oficial del INE con nomenclatura”.

9

Fig. 1 Se deben considerar los siguientes lineamientos:

• Logotipo de la institución de acuerdo al manual de identidad en la parte superior izquierda de la hoja. (Fig. 1. a)

• Nombre de la institución con letra Arial 10, negrita, centrado y todo en mayúsculas. (Fig. 1. b)

• La narrativa y títulos de la descripción del organigrama deberá escribirse con letra Arial 10, centrada con alineación del texto vertical superior.(Fig.1c)

• Títulos con letra Arial 10, negrita, centrado y sombreada dentro de la celda. Narrativa del contenido con letra Arial 10 con alineación del texto vertical superior y horizontal izquierda. (Fig. 1 d)

• Las entradas son todos los insumos, servicios, documentos y/o información que ingresa directa o indirectamente a los procedimientos. (Fig. 1 e)

• Los procedimientos es el conjunto de actividades que generan valor agregado y servicio al proceso en general. (Fig. 1. f)

- Códigos Cartográficos, de Ocupación, CIE-10 y de países - Recurso Humano: Codificadores, Supervisores, Digitadores, Técnicos de Informática y Jefe - Computadoras y software específico para digitar y manipular la información. - Libro de conocimientos de la Unidad - Acceso a la red interna y computadoras conectadas con el servidor. - Utiles y material de oficina. - Estanterías y mobiliario adecuado.

31-Dic-06

ESTRUCTURA DEL PROCESO:ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS

- Boletas provenientes de lasDelegaciones Departamentales através del Departamento deCoordinación Regional

- Boletas de Nacimientos,Matrimonios, Divorcios, Defunciones,Mortinatos y resumen de municipio.

- Información Digitada para las bases de datos de CS/400 y EPIINFO.

- Boletas procesadas para la Secciónde Archivo.

1. Codificación, Digitación y Archivo de Boletas de Hechos Vitales

MANUAL DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: Estadísticas VitalesJefe de Unidad


ESTADÍSTICAS CONTINUASINSTITUTO NACIONAL

DE ESTADÍSTICA

ORGANIGRAMA

DUEÑO DEL PROCESO:

12 páginas

2. Elaboración de la publicación anual de Estadísticas Vitales

- Cuadros con la información solicitada en formato de texto.

- Publicación anual impresa lista paraser revisada por el Jefe de la Secciónde Estadísticas Económicas.

RECURSOS Y/O DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL

NO. DE PAGINAS DEL PROCESO

FECHA INICIO01-Mar-06

FECHA FINAL

DIRECCIÓN:Índices y

Estadísticas Continuas

DEPARTAMENTO:Estadísticas

Socioeconómicas y Ambientales

SECCIÓN:Estadísticas Económicas

UNIDAD:Estadísticas Vitales

a

b

c

d e

h

f

j

g

i

10

• Las salidas son los productos, servicios, documentos (finales o preliminares) y/o información que se obtienen directamente de los procedimientos. (Fig. 1. g)

• Los recursos y/o documentos son parte de los insumos necesarios para el inicio, procesamiento y agilización de los procesos. (Fig. 1. h)

• En “elaboración del manual” se colocará la fecha de inicio y final. (Fig. 1. i) • En “No. de páginas del proceso” se escribirá la cantidad total de páginas

que conforman cada proceso incluyendo matrices y flujogramas. (Fig. 1. j) 5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos Este apartado enuncia lo relacionado con todos los procesos que se van a describir en el manual, se recomienda que se redacten de forma sencilla, sintetizada, de tal manera que expresen la esencia del servicio. Se han de considerar la inclusión de los puntos siguientes: 5.2.4.1 Marginado superior Se escribirá “MANUAL DE PROCESOS”, el cual debe aparecer en la parte superior centrado, en letra mayúscula, con negrita, Arial 14. Línea divisora, la cual debe aparecer debajo de la frase enunciada anteriormente. El grosor de la línea debe ser 2 pt. (Ver Fig. 2)

MANUAL DE PROCESOS

Fig. 2 5.2.4.2 Encabezado A continuación se muestra un ejemplo del encabezado (Fig. 3) que irá en la primera página de cada matriz de procedimiento. Todos los puntos van con letra Arial 10 y centrado dentro de la celda. El único que no va centrado es la descripción del objetivo del procedimiento, ira justificado.

Marginado superior

11

Fig. 3 Logotipo Únicamente en la primera hoja de la matriz se colocará el logotipo del INE (de acuerdo al manual de identidad de la institución) y debajo, el nombre de la institución (Arial 14, centrado, negrita, mayúscula). Nombre del proceso Con este se identifica el nombre del proceso actual que refleje y englobe las actividades que lo conforman. (Arial 14, negrita, centrado, todo mayúscula) Número de pasos El título deberá ir con letra Arial 10 negrita y mayúscula. “No. DE PASOS”. Y ha de indicar la totalidad de las actividades desde su inicio hasta la finalización (Arial 10, centrado).


NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE INICIA: TERMINA: 32 SAF 1.1.1

Departamento de Recursos humanos Gerencia DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:

Departamento de Recursos Humanos, Sección de Personal Administrativa

Procedimiento No. 1: Reclutamiento y Selección de personal de los renglones presupuestarios 011, 022 y/o 029

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Describir las actividades que se realizan para el reclutamiento y selección del personal que ingresa al INE bajo los renglones presupuestarios del Estado 011, 022 y/o 029.

Nombre delProceso

Logotipo

No. de Pasos Alcance

Departamento y Dirección

Código

Nombre del Procedimiento

Objetivo del Procedimiento

Encabezado

Marginado Inferior Página 01 - V01 - SAF 1.1.1

12

Nomenclatura La nomenclatura del proceso deberá integrarse por el código de la subgerencia, código de la dirección y número de departamento y/o sección de acuerdo al organigrama institucional (Arial 10, negrita, todo mayúscula). Ver Fig. 4. En el caso que existan unidades de trabajo o proyectos que no aparezcan dentro del organigrama se deberá extender el código asignando un número a cada una de las unidades o proyecto donde se realizan los procedimientos.

Fig. 4 Alcance Permite conocer en qué dirección, departamento, sección etc. inicia un procedimiento y en dónde termina. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula). Nombre del procedimiento Muestra el nombre del procedimiento dado que englobe las actividades en la que se compone. Así mismo será importante diferenciar los procedimientos colocando el número correspondiente además del nombre de cada uno de ellos. (Arial 10, negrita, centrado, con inicial mayúscula).

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPTO. DE RR.HH.

SECCIÓN DE PERSONAL

SAF 1

SAF 1.1.

SAF 1.1.1.

SAF

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Objetivo del procedimiento En este apartado se debe incluir los propósitos fundamentales del proceso que debido a la particularidad del mismo se hace necesario especificar, este debe ser claro y conciso. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, justificado). Marginado Inferior En el lado inferior derecho de las hojas del manual, aparecerá una nomenclatura que relaciona el número de página, la versión del manual y el código. 5.2.4.3 Cuerpo de la matriz Para la redacción de los procesos se debe utilizar la herramienta Word ® Microsoft, tipo de letra Arial 10, a renglón cerrado, orientación vertical y los márgenes del documento de acuerdo a los formatos adjuntos en esta guía. Denominación de la actividad Se señala brevemente cuál es la actividad. (Arial 10, inicial mayúscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda). Nombre de la unidad ejecutora del procedimiento En este apartado se pretende dejar constancia del nombre de la unidad que es parte activa del proceso. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda). Cargo del responsable del procedimiento Se considera importante dejar plasmado el nombre del puesto de quien realiza una actividad en determinado procedimiento, ya que de esta manera se delimitan responsabilidades evitando la inadecuada y equivocada distribución del trabajo. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, centrado). Descripción de la actividad En este apartado se deben detallar secuencialmente las actividades que se realizan de una forma sencilla y amigable al usuario. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, justificado). En la descripción también debe hacerse referencia sobre algún anexo, norma o lineamiento que apoye o justifique la información que se está dando en determinado paso.

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Tiempo A cada paso se le colocará el tiempo estimado que toma realizarlo, se puede colocar en minutos, horas, días, meses etc. Además si dentro del paso existen sub-pasos se debe colocar el tiempo de cada uno de estos. Normas y / o lineamientos Se deben incluir en los casos que aplique el conjunto de reglas o parámetros de decisión que se deben observar durante el desarrollo de las tareas o actividades del proceso. Así mismo se deberán mencionar las bases legales que apoyan dicha norma. Se identificarán en cada descripción de la actividad dentro de paréntesis con la frase “(Ver normas y lineamientos)”. Las normas y / o lineamientos deberán aparecer al final de cada procedimiento y sus subprocedimientos y deberán indicar a que paso o sub-paso hacen referencia. (Arial 10, inicial mayúscula, justificado). 5.2.4.4 Numeración de procedimientos La numeración para los procedimientos será en un orden correlativo de 1 a n.... de acuerdo a cada proceso. Por ejemplo los procedimientos que integran el proceso No. 1 deberán llevar un orden correlativo, cuando se trabajan los procedimientos del proceso No. 2 deberá iniciar de nuevo la numeración del 1 al n.... 5.2.5 Diagrama de flujo Es la representación gráfica con secuencia lógica de los pasos interrelacionados, que se realizan en un procedimiento. Se deben considerar los siguientes lineamientos:

• Se elaborará el flujograma en base al formato predeterminado. (Ver Fig. 5) • Para el flujograma se escogió el formato horizontal ya que en él, la secuencia

de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente, siendo funcional.

• El flujograma refleja quién es el responsable de ejecutar cada actividad así como la unidad ejecutora de la misma. (Fig. 5. a)

• Se diagramará en hojas de Excel ® Microsoft, con simbología ANSI2, utilizando la herramienta denominada “autoformas”. (Ver Fig. 6)

• Los símbolos, deben ir apareciendo en un orden lógico y congruente al desarrollo de las actividades del proceso. (Fig. 5. b)

• Dentro de cada símbolo del flujograma se colocará el número de actividad y el nombre de cada actividad con letra Arial 8, centrado. (Fig.5. c)

2 ANSI: American National Standard Institute. Se determinó utilizar esta simbología debido su facilidad de interpretación además de adaptarse a las normas ISO 9000.

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Fig. 5

• Para una mejor comprensión visual, los símbolos de inicio y fin se identifican con color celeste, los conectores de página con color amarillo; los conectores de pasos A con color verde, los conectores de paso B con color anaranjado y conectores de paso C color rojo y así sucesivamente cada conector con diferente letra dentro de un mismo procedimiento se aplicaría un color distinto. (Fig. 5. d)

• No se puede conectar un subpaso con un paso, si se presenta dicha situación se debe hacer una referencia dentro del símbolo indicando que el subpaso regresa o continúa en un determinado paso. (Fig. 5. e)

• En el símbolo de decisión (rombo), la alternativa SI siempre se colocará del lado derecho o abajo del rombo y la alternativa NO siempre se colocará del lado izquierdo o abajo. (Fig. 5. f)

• Cuando es un paso compartido entre dos personas ambos tendrán la misma secuencia de pasos en el flujograma. (Fig. 5. g)

• Las palabras “inicio y fin” siempre se colocarán todas en mayúscula. (Fig. 5 h)

DIRECCION DE INFORMATICA

SUPERVISOR (A) 2 CODIFICADORES DIGITADORES TECNICO

MANUAL DE PROCESOS

UNIDAD DE ESTADISTICAS VITALESSUPERVISOR (A) 1

Página 06 - V01 - ST 1.1.1.1

10Asignación de trabajo

a los Digitadores

11.1.BSe le comunican los

errores al Supervisor 1

Viene de la Pág. 5

8.1Indicar a los

Codificadores el error

¿Está todo bien en la

codificación? SI

8.2Corrección de errores. (A partir de este paso

el procedimiento continúa con el paso 9)

NO

¿Esta todo bien en la revisión

simultánea?

SI

11.2.BVerificación de la

digitación

11.3.BCorrección de lo

digitado. Se regresa al paso 11.A.)

NO

11.A.Digitación

12Traslado de Boletas

digitadas

13Recepción de

Boletas digitadas

A

A

8.1Indicar a los

Codificadores el error

Va a la pág. 7

11.B.Revisión de lo

digitado

Se continúa con la revisión de lo digitado

(regresar al paso 11.B.)

9Archivo

temporal¿Qué boletas

se van a digitar?

Matrimonios, divorcios y nacimientos

Defunciones y Mortinatos

SE INICIA SUB-PROCEDIMIENTO 1.A.

NO

a

b

c

e

d

f

g

INICIO

h

FIN

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REPRESENTASIMBOLOInicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal .

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma permanente.

Traslado, envío y conección de un paso a otro: Representa la acción de remitir algún documento u objeto, asimismo se utiliza para dar secuencia de un paso a otro.

Paso compartido: Esta línea se utiliza para indicar que dos personas hacen la misma actividad.

Subprocedimiento: El cuadro sombreado indica que de ese paso se deriva un subprocedimiento.

SÍMBOLOS3 DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa)

Fig. 6 5.2.6 Glosario Se deberá incluir un glosario que de a conocer la relación de términos con definiciones técnicas que se utilizan para orientar la comprensión de un texto. El formato para la presentación del mismo será en orientación portrait (vertical), la palabra “glosario” estará redactada en letra Arial 14, con negrita, centrada y todo en mayúscula. Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecerá el listado de términos (Arial 10 con negrita) y a su derecha el respectivo significado (Arial 10), con el cual se debe relacionar. Todo en orden alfabético. 3 El símbolo que representa los conectores (círculo), puede utilizarse de dos maneras, una de ellas para conectar una fila de símbolos que finalizó con otra que va a iniciar en la misma hoja, también puede utilizarse para unir dos actividades que derivan en un mismo paso.

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5.2.7 Acrónimos En este apartado se establece el significado de las diferentes siglas que aparecen en el documento. El formato para la presentación del mismo será en orientación portrait (vertical), se redactará la palabra “acrónimos”, en letra Arial 14, centrado, todo en mayúscula, con negrita. Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecerá el listado de siglas (Arial 10) y a su derecha el desglose de dichas siglas (Arial 10). Todo en orden alfabético. 5.2.8 Informe Al finalizar el levantamiento de determinado procedimiento, los responsables deberán presentar un informe que de a conocer el desarrollo de dicha actividad, los actores involucrados, el tiempo, el área (Dirección, Departamento, Sección etc.) proporcionando una descripción totalmente detallada. El formato para la presentación del mismo será en orientación vertical, se colocará la palabra “informe final”, en letras mayúsculas, Garamond 25, centrada y con negrita. El contenido del informe estará redactado con inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 10 e interlineado de 1.5 puntos. 5.2.9 Justificación en caso de actualización (Si aplica) Únicamente en caso de realizar una o varias actualizaciones al momento de hacer la validación del proceso, se hará necesario explicar los motivos de dicha actualización. El formato para la presentación del mismo será en orientación horizontal, se colocará la palabra “Justificación de Actualización”, en letras mayúsculas, Arial 14 con negrita. El contenido de este documento estará redactado con inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 12, espacio sencillo. 5.2.10 Validación En este apartado se identifican a las personas que intervienen como responsables principales en el levantamiento, relato, revisión y validación de los procedimientos. Se dejará constancia de su nombre, puesto, unidad, firma y cuando sea necesario el sello. La redacción será en Arial 10, los títulos con negrita y en mayúscula y el resto en minúscula. Ver la figura 7 como ejemplo del formato de validación.

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Fig. 7 5.2.11 Visto Bueno El visto bueno es un formato realizado en Word que tiene como objetivo la aprobación del manual de procesos por parte de las autoridades del INE. Este se deberá realizar incluyendo los siguientes aspectos:

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de la máxima autoridad de la Dirección en dónde se esté haciendo el levantamiento, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Director de Planificación, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Gerente del INE, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de los subgerentes técnico o administrativo, en su defecto un suplente).

DIRECCIÓN

Srita. Claudia Patricia Veliz

Encargada de Asistencias Administrativa

Validado por : NOMBRE PUESTO

Lic. Sergio Guerra Jefe de Sección de Personal

Relator (es) :

FIRMADIRECCIÓNNOMBRE PUESTO

FIRMA

FIRMA

PlanificaciónIng. Jaime Aguilar

NOMBRE

NOMBRE

Planificación

Supervisado por :

Proceso Levantado por: Técnico enModernización

Institucional

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

PUESTO

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

VALIDACION DEL PROCEDIMIENTO: "7. SOLICITUD DE PERMISOS LABORALES"

Asesor de Modernización

Institucional

FIRMA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PUESTO

Francisco VallejoBolaños

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5.2.12 Anexos Se deben incorporar todos aquellos elementos que se hayan producido o generado interna o externamente a la organización del INE, que regulan o controlan su accionar. Con ello se pretende que el usuario tenga todos los elementos necesarios para realizar el procedimiento en mención. Por ejemplo, manuales, folletos, material de consulta, normas, leyes etc. Todos los anexos deberán incluirse únicamente de forma electrónica en un documento de Word que contenga al inicio un índice general, desde el cual se podrá acceder por medio de hipervínculos. 6. CONSIDERACIONES FINALES 6.1 Responsables de elaborar y actualizar el manual de procesos Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procesos el Gerente del INE, los Subgerentes, Directores y Jefes de cada una de las unidades técnicas y administrativas, así mismo, tendrán la responsabilidad de su divulgación y capacitación al resto de colaboradores, para la implementación de los mismos. Cada unidad técnica o administrativa, deberá actualizar sus respectivos manuales en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus contenidos, pero previo a dicha actividad deberá justificar las modificaciones al documento y obtener el visto bueno de la Dirección de Planificación. El Manual se procesará y se remitirá a la Dirección de Planificación para su revisión, en archivo magnético utilizando el paquete Word ® Microsoft. 6.2 Causas que originan su revisión y actualización La necesidad de revisar y actualizar los manuales de procesos surge al modificarse las tareas al interior de las direcciones y unidades técnicas y administrativas que son resultado de la reestructuración y reclasificación de puestos que surtió efectos a partir del 11 de diciembre del año 2004 en el INE. En ese sentido, estarán obligadas las direcciones y unidades técnicas y administrativas a mantenerlos actualizados, conforme a las bases y los lineamientos vigentes. Así mismo, se dará prioridad a la creación, revisión, y actualización de aquellos procesos que sirvan para atender acciones relacionadas directamente con el usuario o la comunidad. La presencia de los manuales actualizados, es sinónimo de que la unidad responsable posee:

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• Una fuente cualitativa de información formal y permanente para la toma de decisiones en la planeación y en el desarrollo de funciones, actividades y procedimientos.

• Las bases, los lineamientos, mecanismos e instrumentos para orientar y agilizar la ejecución de las actividades. El conocimiento de la secuencia, interacción o conexión entre funciones, actividades, procedimientos, sistemas, unidades responsables y usuarios.

• Un respaldo, ante las auditorías que realiza la Contraloría General de Cuentas y la Auditoría Interna del INE.

instituto nacional de estadÍstica -ine- · las autoridades del ine plantearon la necesidad de...

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