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PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

MANUAL PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS DE CAPTURA DE DATOS CHIP-

SEMPAE(Sistema de Evaluación y Monitoreo al Programa de

Alimentación Escolar

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR







1. OBJETIVO Brindar orientación para el diligenciamiento, y envió de la información a ser capturada en la Categoría ICBF Contratos PAE implementada a través del sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP canalizando, generando y dando a conocer la inversión pública con el fin de articular las acciones que desarrollan las diferentes entidades en la ejecución del Programa de Alimentación Escolar. 2. ALCANCE Este instructivo es una guía para el reporte de información de la categoría ICBF Contratos PAE a través del sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP; teniendo en cuenta las siguientes etapas que se deben llevar a cabo en el aplicativo CHIP, las cuales son:

1) Diligenciamiento de Formularios 2) Validación de la Información a reportar 3) Reglas de negocio 4) Transmisión de información 5) Verificación de la recepción de la información 6) Generación de archivos planos sin reporte

CONSIDERACION GENERAL Para realizar el reporte de información de la categoría ICBF Contratos PAE es necesario conocer sobre la instalación y operación del sistema CHIP; para ello “La Guía para la Instalación y Operación del CHIP-Local” la encuentra en la página web www.chip.gov.co link http://www.chip.gov.co/documentos/Guia_Instalacion_Operacion_CHIPLocal.pdf 3. DEFINICIONES CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Este sistema está compuesto por un conjunto de procesos e instrumentos requeridos para la generación, transmisión, procesamiento y publicidad de información financiera pública. Además, la plataforma tecnológica (hardware, software, sistemas de comunicaciones) que se utilizará para el desarrollo y operación del CHIP mantendrá los más altos estándares de calidad y procurará, en lo posible, aplicar la tecnología de punta existente en el mercado, de tal forma que el producto obtenido sea de la mayor utilidad y accesibilidad por parte de los usuarios finales y se garantice su sostenibilidad.

http://www.chip.gov.co/

http://www.chip.gov.co/documentos/Guia_Instalacion_Operacion_CHIPLocal.pdf







SEMPAE: Sistema de Evaluación y Monitoreo al Programa de Alimentación Escolar SGP: Sistema General de Participación. El Sistema General de Participaciones está constituido por los recursos que la nación transfiere por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política a las Entidades Territoriales para la financiación de los servicios de educación, salud y propósito general, cuya competencia se les asigna en la ley 715 de 2001. Responsabilidad: La aplicabilidad y cumplimiento de lo Establecimiento en el presente instructivo de trabajo es responsabilidad de los usuarios del sistema CHIP – SEMPAE. Para el caso de los Entes Territoriales, las personas responsables de reportar la información en los municipios certificados será la Secretaría de Educación o quien haga sus veces y en los municipios no certificados, será el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces. 4. DESARROLLO

4.1 Requerimientos de Hardware y Software La siguiente tabla muestra el detalle de los elementos mínimos requeridos para el CHIP local, tanto de software como de hardware, para las estaciones cliente de entidades que reportan información. Antes de realizar la instalación asegure que su computador cumple con estos requisitos.

Tabla 1: Requerimientos de Arquitectura Tecnológica para CHIP Local

4.2 Instalación Aplicativo Para la instalación o actualización del aplicativo , Se debe remitir a la ruta opción Guía de Instalación y Operación del CHIP 4.3 Ingreso al Sistema Ingrese CHIP Local dando clic en el Icono ubicado como acceso directo en su escritorio:









4.3.1 Ingreso al sistema por primera vez Cuando el usuario ingresa por primera vez al sistema, la contraseña de autenticación es igual al código de acceso o usuario asignado por el administrador del CHIP, cuando se ingresa por primera vez, los datos a diligenciar son: Usuario: ADM_GENERAL Contraseña: ADM_GENERAL

En pantalla se despliega la ventana Cambio de Clave: Digite su contraseña anterior (ADM_GENERAL) y la Contraseña nueva de su preferencia, en los campos “Nueva Contraseña” y “Confirmar Contraseña” .

La nueva contraseña debe ser diferente a la asignada inicialmente debe memorizarla puesto que no podrá ingresar nuevamente al sistema sin ella.

Para moverse entre los campos oprima la tecla tabulador o mueva el cursor con el mouse al campo deseado y haga clic con el botón izquierdo. Una vez ingresada la nueva contraseña, haga clic en el botón Aceptar.







En la pantalla aparece un mensaje indicando el éxito de la operación.

4.3.2 Actualización de Formularios Despues de haber ingresado al aplicativo, se despliega un menu donde encontraran las siguientes opciones

Formulario

Seguridad De clic en la opción FORMULARIOS

Seleccionamos la opción FORMULARIOS seleccionándolo con doble clic, muestra la siguiente pantalla:







Seleccionamos en el menú Archivo, allí nos muestra unas opciones la cual se seleccionara Actualizar Formularios, para poder trimestralmente actualizar la categoría ICBF

En esta pantalla se muestran dos opciones para realizar la actualización, la que se debe seleccionar es “Fuera de Línea”.







Se da clic en examinar y se realiza la búsqueda del archivo actualizador el cual tiene extensión .jar

Se da clic en abrir y luego en aceptar.







Al hacer clic en Aceptar se despliega la siguiente ventana

Luego se da clic en SI, el aplicativo realiza la actualización del formulario

4.4 DILIGENCIMIENTO DE FORMULARIOS Antes de comenzar con el diligenciamiento de los formularios hay que seguir unas reglas para garantizar la calidad y la completitud de la información especialmente cuando no se sabe o no se cuenta con un dato.

Ejemplo: Si no se cuenta con la información segundo nombre del representante legal, la celda se debe diligenciar con NULL







TIPO CAMPO EJEMPLO DE CAMPOS TIPO TEXTO COMO DILIGENCIAR

TEXTO - DIRECCION_CORRESPONDENCIA - CONCEPTO_SUSPENCION

Cuando no se tiene la información para diligenciar se escribe NULL

VALOR NÚMERICO

- NUMERO_CONTRATO_ O_CONVENIO_F1 - NUMERO_RESOLUCION

-1

FECHAS - FECHA_SUSCRIPCION FORMATO DD-MM-YYYY - FECHA_DE_ADJUDICACION_APROBACION

01-01-1900

Aparte de las reglas de calidad para la completitud de la información se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. En cuanto a errores generados por el aplicativo:

CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

M3624 FORMLARIO VACIO SI NO TIENE INFORMACIÓN A REPORTAR EN ESTE PERIODO, DILIGENCIE EL CONCEPTO SIN REPORTE.

M3625 M3660 M3661 M3662 M3663

SIN REPORTE SI NO TIENE VALORES A REPORTAR EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_NOMBE DEL FORMULARIO, DILIGENCIE EL CONCEPTO "SIN REPORTE".

M3617 M3664

FECHA DE ADJUDICACION APROBACION

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_DATOS_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN DEBER SER MENOR O IGUAL A LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN

M3618 M3665

FECHA DE TERMINACION

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_DATOS_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE TERMINACION DEBE SER MAYOR O IGUAL A LA FECHA DE ADJUDICACION/APROBACION.

M3619 M3666

FECHA DE INICIO DE CALENDARIO EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE INICIO DE CALENDARIO ESCOLAR MENOR A LA FECHA DE FIN DE CALENDARIO ESCOLAR

M3620 M3666

FECHA TERMINACIÓN CALENDARIO ESCOLAR

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE FIN DE CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER MAYOR A FECHA DE INICIO DE CALENDARIO ESCOLAR

M3621 M3668

FECHA ACTA INICIO

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE ACTA DE INICIO DEBE SER MAYOR A FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN Y MENOR A LA FECHA DE TERMINACIÓN

M3622 M3669

FECHA SUSPENSIÓN EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE SUSPENSIÓN DEBE SER MAYOR A FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN

M3623 M3670

FECHA APROBACIÓN POLIZA

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, LA FECHA DE APROBACIÓN DE LA POLIZA DEBE SER MAYOR O IGUAL A LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN DE LA POLIZA.

M3626 M3671

VALOR DE MODIFICACION AL APORTE INICIAL

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_ NOMBE DEL FORMULARIO, EL VALOR DE LA MODIFICACION AL APORTE INICIAL NO PUEDE SER MAYOR AL 50% DEL VALOR INICIAL CONTRATADO





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CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

M3627 M3672

ESTADO

SI EL ESTADO ES "SUSPENDIDO", LA FECHA DE SUSPENSIÓN DEBE SER > A LA FECHA DE ACTA DE INICIO Y EL CONCEPTO SUSPENSIÓN DEBE INFORMAR LA CAUSA. EN CASO CONTRARIO, LA FECHA SUSPENSIÓN DEBE SER "01-01-1900" Y EL CONCEPTO SUSPENCIÓN DEBE SER "NULL"

M3628 MODALIDAD

EN ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO, SI SELECCIONA “OTRA MODALIDAD” GARANTICE QUE EN LAS VARIABLES, CUPOS CONTRATADOS, # DE DÍAS EJECUTADOS Y DÍAS ATENCIÓN PERIODO EJECUTADO SEAN DIFERENTES DE 0, ADEMÁS TIPO DE RACIÓN DEBE SER DIFERENTE DE SIN REPORTE

M3735 M3736 M3737 M3738 M3739

VALIDACIÓN DATOS SIN REPORTE

EN EL FORMULARIO ICBF_PAE_NOMBRE DEL FORMULARIO, LA ENTIDAD DEBE REPORTAR SIN REPORTE, TENER EN CUENTA EL INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE CATEGORÍAS SEMPAE QUE ENCUENTRA EN LA PAGINA: www.chip.gov.co/Información de Apoyo de la categoría ICBF

2. En cuanto al diligenciamiento de la información

Cuando el tipo de contrato es “Transferencia de recursos mediante acto administrativo” es

obligatorio el diligenciamiento de las siguientes variables:

Número Acto administrativo

Nombre del Contratista o Institución Educativa

NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa

Nombres Representante Legal

Apellidos Representante Legal

Documento Representante Legal

Identificación Representante Legal

Dirección Correspondencia

Correo Electrónico

4.4.1 FORMULARIO ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones:






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a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la

opción Formulario / Seleccionar.

b) Ingrese en la ventana la información preliminar dando clic en seleccionar






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Se despliega la siguiente ventana en la cual vamos a diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar.

Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección






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Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar CONTRATOS PAE.

Periodo: Muestra los periodos aplicables a la categoría seleccionada. En este menú encontrara una lista de los periodos para los cuales la entidad seleccionada va a realizar envíos.

Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrará una lista de los formularios para las cuales la entidad va a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar DATOS CONTRATO.






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c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo el sistema le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar.

d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.

e) Una vez seleccione “Nuevo Detalle” aparecerá una ventana con dos detalles, cada uno

tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente. Como lo muestra la Lista 1 y Lista 2






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Lista 1 Lista Numeración del contrato

Lista 2 Tipo de Contratación






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f) Haga clic en el botón “Aceptar”.

g) Haga un clic sobre la llave que se generó en el concepto para iniciar el

diligenciamiento de cada variable.

h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son:

Modalidad de Contratación: Seleccione uno de los tipos de modalidad de contratación de la lista.

Lista 3 Modalidad de Contratación






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Número de Contrato o convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Estado: Seleccione uno de los estados de la lista.

Lista 4 Estado

Concepto de Gasto de Inversión: Seleccione uno de los conceptos de inversión de esta lista.

Lista 5 Concepto Gasto de Inversión

Fecha de Suscripción: Diligencie la fecha de suscripción del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Ejemplo: 22-01-2012

Fecha de Adjudicación/Aprobación: Diligencie la fecha de adjudicación y/o aprobación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha Terminación del Contrato: Diligencie la fecha de terminación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).






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Número Acto Administrativo (Un): Diligencie con el número del acto administrativo del contrato suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Valor Contrato (ml): Diligencie el valor del contrato en miles y con tres decimales. Ejemplo: un contrato cuyo valor sea de 30.270.256 pesos, se debe diligenciar de la siguiente manera: 30,270,256.000.

Fecha Inicio Calendario Escolar: Diligencie la fecha de inicio del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha Fin Calendario Escolar: Diligencia la fecha fin del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha acta de Inicio: Diligencia la fecha de acta de inicio del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Tipo Contratista: Seleccione uno de los tipos de contratista de esta lista.

Lista 6 Tipo de Contratista

Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie el nombre y apellido del contratista o de la Institución educativa. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN ó el código DANE de la Institución Educativo.






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Nombres Representante Legal: Diligencie los nombres del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Apellidos Representante Legal: Diligencie los apellidos del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista.

Lista 7 Tipo de Documento

Identificación Representante Legal: Diligencie el número de identificación del representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres.

Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres.

Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del representante legal.

Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico de del representante legal.

Fuente de Recursos: Seleccione una fuente de recursos de esta lista.

Lista 8 Fuente de Recursos

Fecha Suspensión del contrato: Diligencie la fecha de suspensión del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Aplica solo si seleccionó suspendido en el Estado






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Concepto de la suspensión: Diligencie el concepto de la suspensión del contrato. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Aplica solo si se seleccionó suspendido en el estado.

Tipo de Póliza: Seleccione uno de los tipos de póliza de esta lista.

Lista 9 Tipo de Póliza

Fecha de la Póliza: Diligencie la fecha de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha de Aprobación de la Póliza: Diligencie la fecha de aprobación de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Número de la Póliza (Un): Diligencie el número de la póliza del contrato. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Monto de la Póliza (ml): Diligencie el monto de la póliza del contrato en miles y con tres decimales.

i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral 4.4.6 4.4.2 ICBF_PAE_ DATOS_CONTRATOS_TRIPARTITO Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.






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Se despliega la siguiente ventana en la cual se debe diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar.






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Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección.

Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar CONTRATOS PAE.







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Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de los formularios para las cuales la entidad va a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar DATOS CONTRATO TRIPARTITO.

c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar.

d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS_TRIPARTITO. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.






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e) Una vez seleccione “Nuevo Detalle” aparecerá una ventana con dos detalles, cada uno tiene

asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo muestra la lista 10 y la lista 11

Lista 10 Numeración del contrato






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Lista 11 Tipo de Contratación


g) Haga un clic sobre la llave que se genero en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable.






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Modalidad de Contratación: Seleccione uno de los tipos de modalidad de contratación de la lista.

Lista 12 Modalidad de Contratación

Número de Contrato o Convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Estado: Seleccione uno de los estados de la lista.

Lista 13 Estado

Concepto de Gasto de Inversión: Seleccione uno de los conceptos de inversión de esta lista.

Lista 14 Concepto Gasto de Inversión






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Fecha de Suscripción: Diligencie la fecha de suscripción del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Ejemplo: 22-01-2012

Fecha de Adjudicación/Aprobación: Diligencie la fecha de adjudicación y/o aprobación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha Terminación del Contrato: Diligencie la fecha de terminación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Número de Acto Administrativo (Un): Diligencie el número de Acto administrativo del contrato suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Valor Contrato (ml): Diligencie el valor del contrato en miles y con tres decimales. Ejemplo: un contrato cuyo valor sea de 30.270.256 pesos, se debe diligenciar de la siguiente manera: 30.270,256.

Fecha Inicio Calendario Escolar: Diligencie la fecha de inicio del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha Fin Calendario Escolar: Diligencia la fecha fin del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha acta de Inicio: Diligencia la fecha de acta de inicio del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Tipo Contratista: Seleccione uno de los tipos de contratista de esta lista.







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Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie el nombre y apellido del contratista. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN.

Nombres Representante Legal: Diligencie los nombres del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Apellidos Representante Legal: Diligencie los apellidos del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista.


Identificación Representante Legal: Diligencie el número de identificación del representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres.

Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres.

Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del representante legal.

Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico del representante legal.








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Tipo Segundo Contratista: Seleccione el tipo de contratista de esta lista


Nombre del Contratista” por “Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie los nombres y apellidos del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del segundo contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN.

Nombres 2do Representante Legal: Diligencie los nombres del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Apellidos 2do Representante Legal: Diligencie los apellidos del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres.

Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista para el segundo representante legal.







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Indentifica 2do Representante Legal: Diligencie el número de identificación del segundo representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres.

Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres.

Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del segundo representante legal.

Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico del segundo representante legal.



Fecha Suspensión del contrato: Diligencie la fecha de suspensión del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Concepto de la suspensión: Diligencie el concepto de la suspensión del contrato. Este campo no debe exceder de 255 caracteres.

Tipo de Póliza: Seleccione uno de los tipos de póliza de esta lista.

Lista 21 Tipo de Póliza






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Fecha de la Póliza: Diligencie la fecha de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Fecha de Aprobación de la Póliza: Diligencie la fecha de aprobación de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

Número de la Póliza (Un): Diligencie el número de la póliza del contrato. El número no debe contener más de 15 caracteres.

Monto de la Póliza: Diligencie el monto de la póliza del contrato en miles y con tres decimales.

i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta remitirse al numeral 4.4.6

4.4.3 ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.






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Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección






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Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la

información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar ICBF-PAE-MODALIDADES-SERVICIO.


Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de los formularios para las cuales la entidad va a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO.






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d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.






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e) Una vez seleccione “Nuevo Detalle” aparecerá una ventana con un detalle, el cual tiene

asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo indica en la Listas 22.

Lista 22 Numeración de la Modalidad


Ilustración 25 Selección del Concepto







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Modalidad de Servicio Prestado: Seleccione una modalidad de servicio prestada de esta lista.

Lista 23 Modalidad de Servicio

Otra Modalidad de Servicio: Si en la variable “Modalidad de Servicio Prestado” selecciono de la lista la opción “Otra Modalidad” debe diligenciar cual tipo de modalidad de lo contrario diligencia la palabra NULL.

Tipo Ración: Seleccione uno de los tipos de ración de esta lista.

Lista 24 Tipo de Ración

Cupos Contratados por Modalidad: Diligencie el número de cupos contratados por modalidad.






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Número de Días Ejecutados (Días): Diligencie el número de días ejecutados.

Número Días Atención Ejecutados: Diligencie el número de días de atención ejecutados.

i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral 4.4.6 4.4.4 ICBF_PAE_MODIFICACIONES Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.

b) Ingrese en la ventana la información preliminar: Año del reporte, Entidad, categoría ICBF CONTRATOS PAE, Periodo a reportar y escoja el formulario requerido ICBF_PAE_MODIFICACIONES y haga clic en el botón “Aceptar”.






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d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_MODIFICACIONES. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.



Lista 25 Numeración de la Modificación






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Tipo de Modificación: Seleccione uno de los tipos de modificación del contrato de esta lista.

Lista 26 Tipo de Modificación

NIT del Contratista” por “NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN.






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Número de Dias de Prorroga: Diligencie el número de dias de prorroga del contrato.

Valor de la Adición (ml): Diligencie el valor de la adición del contrato en miles y con tres decimales.

Concepto del Otro Si: Diligencie el concepto del otro si del contrato. El número de caracteres no debe contener mas de 255 caracteres.

Valor del Otro Sí(ml): Diligencie el valor del Otro Sí

Dias del Otro Si(Días): Diligencie el número de días del otro si del contrato.

Cupos del Otro Si(Un): Diligencie el número de cupos del otro si.

i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral 4.4.6 4.4.5 ICBF_PAE_ADHESIONES Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones:

a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.






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Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación.






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Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección

Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la

información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar ICBF_PAE_ADHESIONES.


d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_ADHESIONES. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.






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Lista 27 Selección de la Adhesión







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Tipo de Adhesión: Seleccione uno de los tipos de adhesión del contrato de esta lista.

Lista 28 Tipo de Adhesión

Concepto de la Adhesión: Seleccione uno de los conceptos de la adhesión del contrato de esta lista.

Lista 29 Concepto de la Adhesión






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Días Adhesión (Días): Diligencie el número de días de la adhesión del contrato.

Cupos de Adhesión (Un): Diligencie el número de cupos de la adhesión.

Valor de Adhesión Ración Cupo: Diligencie el valor de la adhesión por ración cupo en miles y con tres decimales.

Valor de Adhesión (ml): Diligencie el valor de la adhesión del contrato en miles y con tres decimales.

i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral 4.4.6 4.4.6 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN A REPORTAR La validación de la información permite verificar y/o controlar las reglas de negocio establecidas para cada uno de los formularios, la cual se puede realizar de dos maneras: Validación por Formulario: Esta instrucción se realiza una vez haya diligenciado un formulario y sin la necesidad de tener los otros formularios completamente diligenciados. Siga los siguientes pasos:

a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Formulario / Validar. Esta acción solo le indicara los errores del formulario validado.






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b) Si el formulario está debidamente diligenciado, el sistema le indicara el siguiente

mensaje como se observa en la siguiente imagen.

Validación por Categoría: Una vez que haya diligenciado los cinco (5) formularios de la categoría ICBF CONTRATOS PAE en el aplicativo CHIP - Local, siga los siguientes pasos:

a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Categoría / Validar.

b) Si los formularios están debidamente diligenciados el sistema le indicara el siguiente mensaje como se observa en la siguiente imagen.






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4.5 REGLAS DE NEGOCIO 4.5.1 Completitud y Valores de Nulidad Para poder validar un formulario es necesario que todos los campos de cada formulario estén completamente diligenciados. Si en algún caso tiene campos sobre los cuales no tiene información para reportar o no aplica, estos deben ser diligenciados con su respectivo Valor de nulidad de acuerdo al tipo de campo; los cuales son: Alfanuméricos: SIN INFORMACION Numéricos: -2 Fecha: 12-12-1900 Listas: Seleccionar cualquier ítems y/o valor diferente a “SIN REPORTE” Para validar y enviar la categoría, todos los campos de los cinco formularios que la componen deben estar completamente diligenciados. Si para uno o más de los formularios no aplica el reporte o no tiene información para reportar de la categoría ICBF Contratos PAE, estos deben ser diligenciados como formularios en el concepto “Sin Reporte”. Para diligenciar formularios “Sin Reporte” debe descargar la herramienta que esta publicada en la página www.chip.gov.co / Instituto colombiano de Bienestar Familiar (ver sección 4.8: HERRAMIENTA DE GENERACIÓN DE FORMULARIOS SIN REPORTE); esta herramienta le permitirá generar los archivos planos de formularios “Sin reporte” y luego los importa al CHIP-Local o también los puede diligenciar directamente en el formulario del aplicativo de la siguiente manera:

ICBF_PAE_DATOS_CONTRATO

1. CONTRATO DEBE SER SIN REPORTE 2. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 3. TIPO DE CONTRATACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 4. NÚMERO DE CONTRATO O CONVENIO DEBE SER -1 5. ESTADO DEBE SER SIN REPORTE 6. CONCEPTO DE GASTO DE INVERSIÓN DEBE SER SIN REPORTE 7. FECHA DE SUSCRIPCION DEBE SER 01-01-1900 8. FECHA ADJUDICACION/APROBACION DEBE SER 01-01-1900 9. FECHA TERMINACION DEL CONTRATO DEBE SER 01-01-1900 10. NÚMERO ACTO ADMINISTRATIVO DEBE SER -1 11. VALOR CONTRATO DEBE SER -1.000 12. NÚMERO DÍAS CONTRATADOS DEBE SER -1 13. FECHA INICIO CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER 01-01-1900 14. FECHA FIN CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER 01-01-1900 15. FECHA ACTA DE INICIO DEBE SER 01-01-1900 16. TIPO CONTRATATISTA DEBE SER SIN REPORTE 17. NOMBRE CONTRATISTA O INST.EDUCAT DEBE SER NULL 18. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 19. NOMBRES REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 20. APELLIDOS REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 21. DOCUMENTO REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER SIN REPORTE 22. IDENTIFICACIÓN REPRESENTAN LEGAL DEBE SER -1







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23. DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA DEBE SER NULL 24. TELÉFONO CELULAR DEBE SER -1 25. CORREO ELECTRÓNICO DEBE SER NULL 26. FUENTE DE RECURSOS DEBE SER SIN REPORTE 27. FECHA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO DEBE SER 01-01-1900 28. CONCEPTO DE LA SUSPENSIÓN DEBE SER NULL 29. TIPO DE PÓLIZA DEBE SER SIN REPORTE 30. FECHA DE LA PÓLIZA DEBE SER 01-01-1900 31. FECHA DE APROBACION DE LA POLIZA DEBE SER 01-01-1900 32. NÚMERO DE LA POLIZA DEBE SER -1 33. MONTO DE LA PÓLIZA DEBE SER -1

ICBF_PAE_DATOS_CONTRATO_TRIPARTITO

1. CONTRATO DEBE SER SIN REPORTE 2. TIPO DE CONTRATACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 3. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 4. NÚMERO DE CONTRATO O CONVENIO DEBE SER -1 5. ESTADO DEBE SER SIN REPORTE 6. CONCEPTO DE GASTO DE INVERSIÓN DEBE SER SIN REPORTE 7. FECHA DE SUSCRIPCION DEBE SER 01-01-1900 8. FECHA ADJUDICACION/APROBACION DEBE SER 01-01-1900 9. FECHA TERMINACION DEL CONTRATO DEBE SER 01-01-1900 10. NÚMERO ACTO ADMINISTRATIVO DEBE SER -1 11. VALOR CONTRATO DEBE SER -1.000 12. NÚMERO DÍAS CONTRATADOS DEBE SER -1 13. FECHA INICIO CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER 01-01-1900 14. FECHA FIN CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER 01-01-1900 15. FECHA ACTA DE INICIO DEBE SER 01-01-1900 16. TIPO CONTRATATISTA DEBE SER SIN REPORTE 17. NOMBRE CONTRATISTA O INST.EDUCAT DEBE SER NULL 18. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 19. NOMBRES REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 20. APELLIDOS REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 21. DOCUMENTO REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER SIN REPORTE 22. IDENTIFICACIÓN REPRESENTAN LEGAL DEBE SER -1 23. DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA DEBE SER NULL 24. TELÉFONO CELULAR DEBE SER -1 25. CORREO ELECTRÓNICO DEBE SER NULL 26. FUENTE DE RECURSOS DEBE SER SIN REPORTE 27. TIPO SEGUNDO CONTRATATISTA DEBE SER SIN REPORTE 28. NOMBRE CONTRATISTA O INST.EDUCAT DEBE SER NULL 29. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 30. NOMBRES REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 31. APELLIDOS REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER NULL 32. DOCUMENTO REPRESENTANTE LEGAL DEBE SER SIN REPORTE 33. IDENTIFICACIÓN REPRESENTAN LEGAL DEBE SER -1 34. DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA DEBE SER NULL 35. TELÉFONO CELULAR DEBE SER -1 36. CORREO ELECTRÓNICO DEBE SER NULL 37. FUENTE DE RECURSOS DEBE SER SIN REPORTE 38. FECHA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO DEBE SER 01-01-1900 39. CONCEPTO DE LA SUSPENSIÓN DEBE SER NULL 40. TIPO DE PÓLIZA DEBE SER SIN REPORTE 41. ECHA DE LA PÓLIZA DEBE SER 01-01-1900 42. FECHA DE APROBACION DE LA POLIZA DEBE SER 01-01-1900 43. NÚMERO DE LA POLIZA DEBE SER -1 44. MONTO DE LA PÓLIZA DEBE SER -1

ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO






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1. MODALIDAD DEBE SER SIN REPORTE 2. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 3. NÚMERO DE CONTRATO O CONVENIO DEBE SER -1 4. MODALIDAD DE SERVICIO PRESTADO DEBE SER SIN REPORTE 5. OTRA MODALIDAD DE SERVICIO DEBE SER NULL 6. TIPO DE RACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 7. VALOR RACIÓN POR CUPO DEBE SER -1.000 8. CUPOS CONTRATADOS POR MODALIDAD DEBE SER -1 9. NÚMERO DE DIAS EJECUTADOS DEBE SER -1 10. NÚMERO DIAS ATENCION EJECUTADOS DEBE SER -1

ICBF_PAE_MODIFICACIONES

1. MODIFICACION DEBE SER SIN REPORTE 2. TIPO DE MODIFICACIÓN DEBE SER SIN REPORTE 3. MODALIDAD AFECTADA DEBE SER SIN REPORTE 4. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 5. NÚMERO DE CONTRATO O CONVENIO DEBE SER -1 6. NÚMERO DE DÍAS DE PRORROGA DEBE SER -1 7. VALOR DE LA ADICIÓN DEBE SER -1.000 8. CONCEPTO DEL OTRO SI DEBE SER NULL 9. VALOR DEL OTRO SI DEBE SER -1.000 10. DIAS DEL OTRO SI DEBE SER -1 11. CUPOS DEL OTRO SI DEBE SER -1

ICBF_PAE_ADHESIONES

1. ADHESION DEBE SER SIN REPORTE 2. TIPO DE ADHESIÓN DEBE SER SIN REPORTE 3. CONCEPTO DE LA ADHESIÓN DEBE SER SIN REPORTE 4. NIT CONTRATISTA O COD DANE INS.E DEBE SER -1 5. NÚMERO DE CONTRATO O CONVENIO DEBE SER -1 6. NIT ENTIDAD DE LA ADHESION DEBE SER -1 7. NOMBRE ENTIDAD DE LA ADHESIÓN DEBE SER NULL 8. DÍAS ADHESIÓN DEBE SER -1 9. CUPOS DE ADHESIÓN DEBE SER -1 10. VALOR DE ADHESIÓN RACIÓN CUPO DEBE SER -1.000 11. VALOR DE ADHESIÓN DEBE SER -1.000

4.6 TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN Una vez ingresados y validados todos los datos de los cinco formularios que conforman la Categoría ICBF CONTRATOS PAE, continúe con los siguientes pasos.

a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Categoría / Validar.






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b) Ingrese en la ventana la información preliminar: Año del reporte, Entidad, categoría ICBF CONTRATOS PAE y Periodo a reportar y haga clic en el botón “Aceptar”.

c) El sistema le muestra una ventana que debe activar En Línea y haga clic en el botón “Aceptar”.






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d) Luego ingrese él, usuario WEB y contraseña WEB y haga clic en el botón “Aceptar” para realizar el envío. (Ilustración 38).

e) El sistema indica un mensaje de confirmación del envío. Haga clic en el botón “Aceptar”

4.7 VERIFICACIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN Después de realizar el envío a través del aplicativo CHIP-Local realice los siguientes pasos:

a) Ingrese a la página www.chip.gov.co

b) Haga clic en el vínculo "Consulta Informe al Ciudadano".







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c) Ingrese el nombre o el código institucional de la entidad, Categoría, Periodo, Formulario y haga clic en el botón “Consultar”.

Si en los filtros de selección aparece la información que desea consultar (Periodo reportado), es porque la información que se desplegara en pagina web es la última que reportó a través del aplicativo CHIP-Local. VERIFIQUE que la misma información que esta publicada en la página web es la misma que envió a través del aplicativo CHIP-Local, de lo contrario comuníquese con la Mesa de Servicio de Nivel I de la Contaduría General de la Nación al PBX: 338 98 88 Extensión: 633






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4.8 HERRAMIENTA DE GENERACIÓN DE FORMULARIOS SIN REPORTE 4.8.1 OBJETO Para poder validar la categoría Contrato es necesario que enviar todos los formularios que esta contiene (5 formularios). Teniendo en cuenta que muchos de estos formularios pueden no aplicar para su reporte trimestral, usted puede generar automáticamente los archivos planos sin reporte para el o los formularios que desea, posteriormente los puede importar en la herramienta. 4.8.2 DESCARGA DE LA HERRAMIENTA La herramienta puede ser descargada del mismo sitio web donde se encuentra alojado el actualizador y el instructivo de la categoría. La herramienta tiene por nombre: Generador_Formularios_Sin_Reporte_CHIP.xlsm. 4.8.3 USO DE LA HERRAMIENTA Una vez descargada la herramienta debe abrirla en Excel, teniendo en cuenta que debe habilitar la opción para permitir el uso de macros en la misma. Al abrirla se encontrará con una pantalla como la siguiente la cual requiere que sean diligenciados cuatro campos para la generación del formulario. Los campos son diligenciados en las celdas con fondo blanco que tiene la herramienta.






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Código de la entidad: Diligenciar el código de la entidad territorial que realiza el reporte

Periodo: Corresponde al periodo de reporte codificado de la siguiente forma: o 10103: Periodo Enero - Marzo o 10406: Periodo Abril - Junio o 10709: Periodo Julio - Septiembre o 11012: Periodo Octubre – Diciembre

Vigencia: Año de vigencia que se está reportando

Formulario: Formulario de la categoría Contrato del cual se desea generar el archivo plano sin reporte.

Una vez diligenciados los campos, se debe dar clic en el botón Generar Formulario y aparecerá una ventana como la siguiente, donde debe seleccionar la carpeta de destino del archivo plano:






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Una vez seleccionada la carpeta de destino, se da clic en el botón Ok y el un archivo con el nombre del formulario se guardará en la carpeta seleccionada. 4.8.3 IMPORTAR ARCHIVOS PLANOS SIN REPORTE Para importar los archivos planos sin reporte, estando en el sistema CHIP debe seleccionar la opción Importar del menú Formulario.

Luego, debe seleccionar el archivo plano que ha creado a través de la herramienta de generación de archivos planos de formularios sin reporte.

Posteriormente el sistema mostrará el encabezado del formulario que va a cargar. Usted debe dar clic en aceptar para confirmar esta información y continuar.






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Finalmente, un mensaje le notificará que el formulario ya ha sido cargado exitosamente.

Si usted lo desea puede guardar el informe (log) de cargue generado por el sistema al final del cargue exitoso. Nota: Este procedimiento de cargue se debe repetir para todos los formularios que se vayan a reportar como Sin Reporte o que no apliquen para el registro vigente.






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