inPoint CSS Content Server SAP

SAP Performance verbessernDokumente einfacher nutzenMehr Effizienz im Tagesgeschäft

inPoint CSS Content Server for SAP

Kapitel 1 Durch Archivierung SAP Server entlasten Seite 3

Kapitel 2 Mit Dokumenten in SAP einfach arbeiten Seite 7

Kapitel 3 Dokumente außerhalb SAP nutzen Seite 13

Kapitel 4 Systemübergreifender Workflow Seite 19

Kapitel 5 Belegautomatisierung Seite 26

Kapitel 6 Archive migrieren Seite 28

certified for integration with SAP NetWeaver 7.00 (2004s) via the SAP integration scenario BC-AL HTTP CS 6.20.

MEHREFFIZIENZ

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inPoint CSS Content Server for SAP

inPoint CSS Content Server for SAP

ist ein zertifiziertes Dokumentenver-

waltungs- und Archivsystem für SAP

Businessanwendungen und ist für

mittelständische Unternehmen ebenso

geeignet wie für international tätige

Konzerne.

Die Archivlösung inPoint CSS kann

schrittweise von der einfachen Archivierung

zur Systementlastung, bis zum komplexen

Enterprise Content Management System

(ECM) ausgebaut werden.

inPoint CSS basic

SAP bleibt die führende Plattform

Auslagern von SAP REO Daten

zur SAP Serverentlastung.

Ablegen von Journaldrucken.

Ablegen von PDF Dokumenten

(z.B. Fakturen, Angebote, …).

Erfassen und Ablegen von Dokumenten

(z.B. Eingangsrechnung) mit

Unterstützung der SAP Modelle ‚frühes‘

und ‚spätes‘ Ablegen.

Rechtskonforme Ablage auf allen

gängigen Speichersystemen.

Werkzeuge zur Migration von

Fremdarchiven nach inPoint CSS.

inPoint CSS enterprise

SAP und externe Dokumentenlogistik

Dokumente aus dem SAP Archiv mit

inPoint CSS enterprise Client nutzen.

Datenaustausch zwischen

SAP und inPoint CSS enterprise.

Einbindung von Drittlösungen wie

Scandienstleister und automatisierte

Belegerfassung.

Applikationsübergreifendes

Workflowmodul für einfache

Prüf- und Genehmigungsvorgänge.

certified for integration with SAP NetWeaver 7.00 (2004s) via the SAP integration scenario BC-AL HTTP CS 6.20.

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D I E E I N FA C H S T E A RTM I T S A P ® D O K U M E N T E N Z U A R B E I T E N

K APITEL 1

SAP SERVER ENTL ASTEN MIT

inPo int CSS bas ic

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Nach Druck Dokument oder Listeruft SAP via http: requestinPoint CSS auf und übergibt Dokumente mit ARC_DOC_ID

Archivierung entsprechend Übergabeparameter (Medien)

Nach der Archivierung der Dateienwerden die Archivmetadatenin der inPoint CSS DB gespeichert.

Rückmeldung von inPoint CSSan SAP über erfolgreicheArchivierung der Dokumente.

Verknüpfung der SAP Buchungszeilemit der Archiv ARC_DOC_ID

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Damit Anwender Dokumente zu einem SAP Geschäftsfall auf Knopfdruck am Bildschirm anzeigen können, steht mit inPoint CSS die automatische Dokumenten- und Listenarchivierung zur Verfügung (Drucken und Ablegen).

Bei Verwendung revisionssicherer Speichermedien unterstützt inPoint CSS Ihre GoBD Politik.

ARCHIVIEREN VON DRUCKLISTEN (ALF) UND PDF DOKUMENTEN

Dokumentenaufruf in der SAP Anwendung über Archiv ARC_DOC_ID

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inPointCSS

SAPServer

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ALF

PDF

ALF

PDF

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BC-AL ARCHIVE LINK

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D I E E I N FA C H S T E A RTD E R S A P ® S E R V E R E N T L A S T U N G

Als smarte Archivlösung entlastet inPoint Content Server SAP (CSS) die SAP Systemlandschaft durch Archivierung von Daten über die zertifizierte SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink™.

Durch das Auslagern ist eine verbesserte Performance der SAP Umgebung sofort spürbar und die Backup Zeiten des SAP Servers werden drastisch verkürzt.

Reo Daten Defintionfür Archivierung erfolgt in SAP Start Archivaufruf (http request) .

Archivierung entsprechend Übergabeparameter (Medien)

Nach der Datei Archivierungwerden die Archivmetadatenin der inPoint CSS DB gespeichert.

Rückmeldung von inPoint CSSan SAP über erfolgreicheArchivierung der Daten.

Vergleich REO Daten in SAP mit REO Daten im Archiv.

Wenn zu 100% ident,Austausch REO Datendurch ARC_DOC_ID

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ARCHIVIEREN VON REO DATEN

xxx|xxx|xxxx|xxx|xx…

inPointCSS

SAPServer

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2xxx|xxx|xxxx|xxx|xx…

BC-AL ARCHIVE LINK

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D I E E I N FA C H S T E A RTD E R S A P ® S E R V E R E N T L A S T U N G

Sie drucken und versenden periodisch Dokumente im hochvolumigen Bereich und möchten PDF Kopien zum passenden Kunden in SAP aufrufen können.

Massendruck mit SAP und Ablage einer PDF Dokumentenversion mit Indexdatei in temporärem Verzeichnis.

Abholen der PDF Dokumente, Aufbereiten der Indexdaten für Archivierung und erzeugen der ARC_DOC_ID.

Archivierung entsprechend Übergabeparameter (Medien).

Nach Archivierung auf inPoint CSSMedium werden die Archivmetadatenin der inPoint CSS DB gespeichert.

Rückmeldung von inPoint CSSan SAP über erfolgreicheArchivierung der Dokumente.

Nach Ablage der in SAP erzeugten Dokumente in inPoint CSS, könnensofort in der SAP Fachapplikationdie Dokumente zum Datensatzangezeigt werden.

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ARCHIVIEREN VON HOCHVOLUMIGEN OUTPUT AUFTRÄGEN

SAPServer

BC-AL ARCHIVE LINK

inPoint CSSServer

TempOrdner

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D I E E I N FA C H S T E A RTD E R S A P ® S E R V E R E N T L A S T U N G

K APITEL 2

MIT DOKUMENTEN E INFACH ARBEITEN

inPo int CSS bas ic

7

Einsatzmöglichkeiten

Sie setzen die Ablageszenarios mit Integration der Barcode-Technologie

ein, wenn Sie die Verknüpfung zwischen Dokument und Anwendungsbeleg

automatisieren, aber den Arbeits- und Papierfluss nicht umstellen

wollen. Das Dokument wird bei diesen Ablageszenarien weiterhin in

Papierform durch die Firma gereicht.

Zwei verschiedene Szenarien werden von ArchiveLink unterstützt:

Spätes Ablegen mit Barcode

Das Ablegen erfolgt zeitlich nach der Erfassung des Anwendungsbelegs.

Das Szenario wird bei hohen Belegaufkommen genutzt, um den

Verknüpfungsvorgang zu automatisieren. Mit diesem Szenario ist es

auch möglich, genau ein Dokument mit mehreren SAP-Business-

Objekten zu verknüpfen.

Ziel dieser Praxis ist es, Papierarchive zu reduzieren und den Beleg zum

Geschäftsfall direkt in der SAP Business Applikation anzeigen zu können

Frühes Ablegen mit Barcode

Bei dieser Methode erfolgt das Ablegen zeitlich vor der Erfassung des

Anwendungsbelegs. Das Dokument wird früh abgelegt, aber trotzdem

auf Papier zum verantwortlichen Sachbearbeiter transportiert.

Mit diesem Szenario ist es möglich, mehrere eingehende Dokumente mit

genau einem Business-Objekt zu verknüpfen. Dafür muss auf mehreren

Dokumenten der gleiche Barcode aufgebracht sein. Nur für diesen

Sonderfall wird das Szenario i. d. R. eingesetzt.

Zusätzlich ist es über die generischen Objektdienste möglich, einem

bereits existierenden Anwendungsbeleg den Barcode eines Dokuments

zuzuordnen und somit nachträglich die Verknüpfung mit diesem

Dokument herzustellen. Informationen dazu finden Sie im Kapitel

Anbindung an die generischen Objektdienste unter einem Objekt den

Barcode eines Dokuments zuordnen.

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A B L A G E S Z E N A R I OM I T B A R C O D E T E C H N O L O G I E

Mit inPoint CSS abgelegte Dokumente werden direkt in der SAP Fachapplikation aufgerufen und im SAP Viewer angezeigt.

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D I E E I N FA C H S T E A RTS A P ® D O K U M E N T E A N Z UZ E I G E N

Sie setzen die Ablageszenarien mit Integration der Barcode-Technologie ein, wenn Sie die Verknüpfung zwischen Dokument und Anwendungsbeleg automatisieren, aber den Arbeits- und Papierfluss nicht umstellen wollen. Das Dokument wird bei diesen Ablageszenarien weiterhin in Papierform durch die Firma gereicht.

Das Ablegen erfolgt zeitlich nach der Erfassung des Anwendungsbelegs. Das Szenario wird bei hohen Belegaufkommen genutzt, um den Verknüpfungsvorgang zu automatisieren. Mit diesem Szenario ist es auch möglich, genau ein Dokument mit mehreren SAP-Business-Objekten zu verknüpfen.

Anbringen eines Barcodestickers(eindeutige Beleg ID) am Beleg.

Manuelle Verbuchung desBeleges in der SAP Fachapplikation. Erfassen der Beleg ID (Barcode) mit Scanner Lesestift.

Die SAP-Anwendungskomponente meldet nun die Business-Objekt-ID zusammen mit der ID des vom Sachbearbeiter gescannten Barcodes an ArchiveLink.

Der Beleg wird mit inPoint CSS Scan App digitalisiert und im inPoint Archiv abgelegt. Der gescannte Barcode zum Beleg wird gemeinsam mit der Business-Objekt-ID in der inPoint CSS Datenbank abgelegt.

Der abgelegte Beleg kann nundirekt aus der SAP Fachapplikationaufgerufen und angezeigt werden.

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BEISPIEL: SPÄTES ABLEGEN MIT BARCODE

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BC-AL ARCHIVE LINK

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D I E E I N FA C H S T E A RTD O K U M E N T E Z UZ U O R D N E N

Einsatzmöglichkeiten

Durch die Integration des SAP Business

Workflow gelangt die richtige Arbeitsaufgabe

zur richtigen Zeit automatisch an den

richtigen Bearbeiter. Folgende Workflow-

Szenarien werden von ArchiveLink unter-

stützt:

Ablegen für spätere Erfassung

Das eingehende Dokument wird von einem

Mitarbeiter der Poststelle eingescannt

(sofern es noch nicht in elektronischer Form

vorliegt) und in ein Ablagesystem abgelegt.

Mittels SAP Business Workflow wird ein

Verweis auf das Dokument an den

zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Dieser erfasst den Anwendungsbeleg.

Das Szenario eignet sich für große

Dokumentenmengen. Sie sparen Zeit und

Kosten, da die konventionelle Postverteilung

im Unternehmen entfällt und somit eine

schnelle Bearbeitung möglich ist.

Ablegen und Erfassen

Das Ablegen des eingehenden Dokuments und

die Erfassung des zugehörigen Anwendungs-

belegs wird von einer Person ausgeführt.

Die Poststelle gibt das Dokument gleich an

den zuständigen Sachbearbeiter weiter.

Dieser scannt es an seinem Arbeitsplatz ein

(sofern es noch nicht in elektronischer Form

vorliegt), legt es ab und erfasst den Beleg.

Das Szenario eignet sich für besonders

geschützte Dokumente, z. B. in der

Personalwirtschaft. Für die Bearbeitung

großer Dokumentenmengen ist das Szenario

weniger empfehlenswert, da der Wechsel

zwischen Dokumentablage und Erfassen des

Anwendungsbelegs für den Arbeitsfluss und

damit für die Effizienz störend ist.

Ablegen für spätere Zuordnung

Das eingehende Dokument bezieht sich auf

einen bereits existierenden Anwendungs-

beleg. Das Dokument wird von einem

Mitarbeiter der Poststelle eingescannt

(sofern es noch nicht in elektronischer Form

vorliegt) und abgelegt. Mittels SAP Business

Workflow wird ein Verweis auf das Dokument

an den zuständigen Sachbearbeiter

weitergeleitet. Dieser ordnet es dem bereits

existierenden Beleg zu. Das Szenario eignet

sich für Dokumente, zu denen kein eigener

Anwendungsbeleg erfasst wird (z. B.

Begleitschreiben zu einer Rechnung) oder für

Dokumente, bei denen die Ablage erst zu

einem deutlich späteren Zeitpunkt erfolgt, als

die Belegerfassung. Das Szenario ist für

große Dokumentenmengen geeignet.

Ablegen und Zuordnen

Das eingehende Dokument bezieht sich auf

einen bereits existierenden Anwendungs-

beleg. Das Ablegen des Dokuments und die

Zuordnung zum Beleg wird von einer Person

ausgeführt. Die Poststelle gibt das Dokument

gleich an den zuständigen Sachbearbeiter

weiter. Dieser scannt es an seinem

Arbeitsplatz ein (sofern es noch nicht in

elektronischer Form vorliegt), legt es ab und

ordnet es dem bereits existierenden Beleg zu.

Das Szenario eignet sich für besonders

geschützte Dokumente, zu denen kein eigener

Anwendungsbeleg erfasst wird.

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A B L A G E S Z E N A R I OM I T S A P ® B U S I N E S S W O R K F L OW

Das Szenario eignet sich für große Dokumentenmengen. Sie sparen Zeit und Kosten, da die

konventionelle Postverteilung im Unternehmen entfällt und somit eine schnelle Bearbeitung möglich ist.

Das eingehende Dokument wird in der Poststelle mit dem inPoint CSS Scanclient eingescannt und iminPoint CSS Archiv abgelegt.

Mittels SAP Business Workflow wird ein Workflow Item erzeugt und ein Verweis auf das Dokument an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Das SAP Workflow Item und der digitalisierte Beleg sind überinPoint ARCHIV-ID und SAP ARC_DOC_ID verknüpft.

Eine papierlose Aufgabenbearbeitungmit SAP Workflow ist dadurch möglich.

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3

BEISPIEL: ABLEGEN FÜR SPÄTERE ERFASSUNG

1 2

3BC-AL

ARCHIVELINK

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D I E E I N FA C H S T E A RTPA P I E R L O S Z U A R B E I T E N

K APITEL 3

SYNERGY AT WORK

DOKUMENTE AUSSERHALB SAP NUTZEN

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Einsatzmöglichkeiten

Manchmal werden SAP Applikationen nur in einem bestimmten

Fachbereich eingesetzt. Abteilungen ohne SAP haben dann keinen

Zugriff auf archivierte Belege.

Mit inPoint CSS enterprise lösen wir dieses Problem. Zusätzlich zur

Dokumentenanzeige im SAP Client können Dokumente auch mit dem

inPoint CSS enterprise Client genutzt werden. Dieser erlaubt, je nach

Berechtigung, das Finden und Anzeigen von Dokumenten auch außerhalb

der SAP Welt. Die Belegsuche erfolgt über Formulare oder Volltext.

Archiv plus

Bei der Enterprise Erweiterung wird das inPoint CSS Archiv im Rahmen

eines Projektes um zusätzliche Felder erweitert, um Dokumente aus

anderen Quellen wie MS-Office Dokumente, E-Mails usw. in der digitalen

Akte aufnehmen zu können.

Dabei können Informationen aus dem SAP Datenbestand ausgelesen und

zur Indizierung verwendet werden. Auf diese Weise können Dokumente

aus der SAP Welt und aus Drittsystemen in einem gemeinsamen

Repository geführt und abgefragt werden.

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S Y S T E M Ü B E R G R E I F E N D ED O K U M E N T E N V E R WA LT U N G

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1 Start des Ablage

Dialog in der SAP Fachbereich Applikation

2 E-Mail aus dem

Outlook Postfach in das inPoint Ablagefenster ziehen.

3 E-Mail einfach über

SAP Dokumentenklassen Katalog klassifizieren und mit OK zum SAP Business Objekt ablegen.

A B L A G E S Z E N A R I OE - M A I L S M I T i n P o i n t I N S A P ® A B L E G E N

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4 E-Mail befindet sich nun in der

Anlagenliste und kann wie jedes andere Dokument geöffnet werden.

5 Anzeige E-Mail und

Dateianhang im SAP Doc View

A B L A G E S Z E N A R I OE - M A I L S M I T i n P o i n t I N S A P ® A N Z E I G E N

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Digitale Akten und Register werden hierarchisch dargestellt.

Stammdaten werden aus SAP nach inPoint importiertund synchronisiert.

Ein Klick auf das Dateisymbol öffnet das Dokument in einerDokumentenvoransicht.

Auflistung aller Dokumente zur geöffneten Akte bzw. Stammdatensatz.

Die gelisteten Dokumentelassen sich wie in MS Excel filtern, gruppieren und sortieren.

S A P ® D O K U M E N T EM I T i n P o i n t S U C H E N U N D A N Z E I G E N

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Wir finden, dass der Büroalltag trotz Technik immer komplizierter geworden ist. Das stört uns und das wollen wir ändern. Deshalb haben wir uns in den Kopf gesetzt Softwarelösungen zu entwickeln, die den Büroalltag wieder einfach machen.

inPoint CSS steht als Ihr neuer BackOffice Assistent dort zur Verfügung, wo Dokumente entstehen und genutzt werden:

inPoint Outlook App inPoint Office App inPoint Explorer App inPoint Desk App

SAP Dokumente können daher auf unterschiedlichem Weg genutzt werden.

Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten!

S A P ® D O K U M E N T EM I T i n P o i n t Ü B E R A L L N U T Z E N

K APITEL 4

SYNERGY AT WORK

SYSTEMÜBERGREIFENDER

WORKFLOW

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D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TL E S S P A P E R M O R E P O W E R

Die Optimierung von Geschäftsprozessen gehört heute zu den

Schlüsselaufgaben eines jeden Unternehmens. Wer Prozesse richtig

managt, kann diese nicht nur effizienter gestalten, sondern auch

deren Qualität verbessern und obendrein noch Kosten sparen.

In die Kategorie der anspruchsvollen Abläufe gehören zweifelsohne

Entscheidungsprozesse, insbesondere dann, wenn sie an Risiken

gebunden sind. Solche Prozesse wollen nicht nur optimal gestaltet

sein, sie basieren auch auf der Aufbereitung und Auswertung von

Informationen, ohne die der Prozess selbst nicht abgeschlossen

werden kann.

Trotz der zu erwartenden Vorteile scheitert die Einführung des

SAP Workflows oft an den damit verbundenen Kosten. Denn jeder

Mitarbeiter, der in den SAP Workflow eingebunden werden soll,

muss auch über einen SAP Arbeitsplatz verfügen. Das Nachlizenzieren

von SAP Arbeitsplätzen zwecks Einbindung von Mitarbeiter*Innen

in einfache Workflowaufgaben und der damit verbundene

Schulungsaufwand lässt so manches ambitionierte Vorhaben in

Schubladen verschwinden. Das Workflowmodul von inPoint CSS

enterprise ist eine wirtschaftliche Lösungsvariante.

Mit der Einführung von Workflow-Management werden

allgemein folgende Ziele verfolgt:

die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse

soll verbessert werden,

(Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden,

die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten

sollen reduziert werden,

die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden,

Medienbrüche sollen vermieden werden und

die Flexibilität der (Geschäfts-)Prozesse soll erhöht werden.

Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse

(Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

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Einen Businessprozess im SAP Workflow starten, mit inPoint CSS enterprise bearbeiten

und in SAP beenden. Eine wirtschaftliche und einfach zu nutzende Vorgangsbearbeitung.

Das eingehende Dokument wird in der Poststelle mit dem inPoint CSS Scanclient eingescannt, bzw. eine E-Mail aus dem Posteingangsfach im inPoint CSS Archiv abgelegt.

Mittels SAP Business Workflow wird ein Workflow Item erzeugt. Worflow Item und abgelegtes inPoint Dokument werden verknüpft.

Als erste Aktion übergibt die SAP Workflow Komponente die Aufgabe an inPoint CSS enterprise.

Prüfung, Freigabe oder Rückstellungerfolgt nun innerhalb inPoint CSSenterprise.

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SYSTEMÜBERGREIFENDER SAP WORKFLOW

Am Ende der inPoint CSS Vorgangs-bearbeitung wird das Item mit allen erforderlichen Daten an SAP zurückgegeben.

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BC-AL ARCHIVE

LINK1 2

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S Y S T E M Ü B E R G R E I F E N D E SB U S I N E S S P R O C E S S M A N A G E M E N T

Der Reiz der H&S Workflowlösung besteht im Zusammenspiel zwischen der SAP und der H&S Dokumentenmanagement Welt.

Die inPoint Aufgabenliste unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben.

Mittels SAP Business Workflow wird ein Workflow Item erzeugt. Worflow Item und abgelegtes inPoint Dokument werden verknüpft.

Als erste Aktion übergibt die SAP Workflow Komponente die Aufgabe an inPoint CSS enterprise. Prüfung, Freigabe oder Rückstellung erfolgt

nun innerhalb inPoint CSS enterprise. Am Ende der inPoint CSS Vorgangsbearbeitung wird das Workflow-Item mit allen erforderlichen Daten

an SAP zurückgegeben.

inPoint Workflow Monitorzeigt alle Informationen, die für eine qualitative Entscheidung erforderlich sind.

Workflowaktionen können anBedingungen gebunden sein,die mit dem intuitiven Workflowdesigner gestaltet werden.

Während der Aufgaben-bearbeitung können weitere Dokumente zur Fallbeurteilung geöffnet, bzw. neue Dokumente hinzugefügt werden.

S Y S T E M Ü B E R G R E I F E N D E SB U S I N E S S P R O C E S S M A N A G E M E N T

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Selbst die Kontierung einer Rechnung kann im inPoint Workflow erfolgen.

Dabei finden Sie Unterstützung in automatischer Belegerfassung, um den Belegerfassungsaufwand um bis zu 80% zu reduzieren.

S Y S T E M Ü B E R G R E I F E N D E SB U S I N E S S P R O C E S S M A N A G E M E N T

Die Endanwender einer Prozesslösung können

nicht unterschiedlicher sein. Dies gilt auch für

die Endgeräte, welche in einer Unternehmung

zum Einsatz kommen.

Bei H&S steht die einfache Bedienung und eine

ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit bei jeder

Applikation im Vordergrund. Das integrierte

Portal passt sich sowohl den Endanwendern

als auch den Endgeräten an.

S Y S T E M Ü B E R G R E I F E N D E SB U S I N E S S P R O C E S S M A N A G E M E N T E V E R Y W H E R E

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Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung

der Workflows erfüllt werden müssen. Der intuitive Workflowdesigner lässt keine Wünsche offen. Dank übersichtlicher Swimming Lanes sind

Prozesse und Teilprozesse auch nach Monaten und Jahren schnell an geänderte Situationen angepasst.

D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TN A C H H A L T I G E S P R O Z E S S D E S I G N

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K APITEL 5

BELEGAUTOMATIS IERUNG

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A U T O M A T I S I E R T E B E L E G E R F A S S U N GP A P I E R , D I G I T A L , E G A L

Das manuelle Erfassen von Belegen ist auch heute noch gängige Praxis. Eine zeitaufwändige und fehleranfällige Methode, die durch den Einsatz

von Software zur Formularerkennung um den Faktor 4-5 optimiert werden kann. Verbessern Sie die Durchlaufzeiten von Geschäftsfällen in Ihrer

Organisation mittels Formularlesesystem, welche Belege in lesbare Daten transformiert. Die gewonnenen Daten werden dem SAP System übergeben.

Zusätzlich kann die weitere Verarbeitung in der inPoint e.Akte und angeschlossenen e.Prozessen erfolgen.

Noch effizienter sind elektronische

Rechnungen im ZUGFeRD Format.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht

im Wesentlichen aus zwei Teilen:

Aus einer visuellen Darstellung der

Rechnung für den Menschen und aus

maschinenlesbaren strukturierten

Daten. Die visuelle Darstellung der

Rechnung erfolgt in Form von

DF/A-3. Die maschinenlesbaren

strukturierten Daten im XML-Format

werden dem PDF/A-3 als Anhang

beigefügt. Somit dient das PDF als

Container sowohl für die visuelle

Darstellung als auch für die struk-

turierten Daten im XML-Format.

Weitere Informationen zu ZUGFeRD

SCAN/OCR

E-MAILPDF/A

FAX

ZUGFeRDXML

KLASSIFIKATION(NACH FORMAT, LAYOUT, INHALT)

DATENEXTRAKTIONUND AUFBEREITUNG

ABC

DATENIMPORTNACH SAP

e.AKTEDMS

e.PROCESSWORKFLOW

e.COMPLIANCEARCHIV

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K APITEL 6

ARCHIVE MIGR IEREN

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Bislang glich die Ablöse von Archiven einem Pferdewechsel in der Mitte des Flusses.

Mit inPoint CSS ist die Migration von Herstellern wie OPENTEXT, EASY, SER u.v.m. ein sicheres und einfaches Unterfangen. Die Archivmigration läuft unauffällig im Hintergrund und deckt als Nebenprodukt Fehler im Altarchiv auf (Dokumente ohne Metadaten / Metadaten ohne Dokument).

Der inPoint CSS Migration Client liest über TOA01 Fremd Archivinhalte aus und übergibt Dokumente, Daten und Listen inPoint CSS Archive.

Archivierung entsprechend Übergabeparameter (Medien) inPoint CSS

Nach Archivierung auf inPoint CSSMedium werden die Archivmetadatenin der inPoint CSS DB gespeichert.

Rückmeldung von inPoint CSSan SAP über erfolgreicheArchivierung der Daten.

Nach vollständiger Kopie aller Dokumente wird das Repository auf das inPoint CSS Archiveumgeschaltet. Das Altarchiv kann abgeschaltet werden.

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ARCHIVE VON DRITTANBIETERN NACH inPoint MIGRIEREN

inPoint CSS MIG CLIENT

ALT ARCHIV

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SAPServer

D I E E I N F A C H S T E A R TD E R S A P ® A R C H I V M I G R AT I O N

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Semiconductor industry AT Chemische Industrie DE Metallverarb. Industry DE Haushaltswaren Industrie DE Finanzwesen DE Maschinen/Anlagenbau DE

Maschinen/Anlagenbau DE Automotive DE Maschinenbau DE Elektronik DE Zellstoffindustrie DE Kommunale Verw. DE

Nahrungsmittel DE Einrichtung Ladenbau CH Luftfahrt DE Elektronik DE Anlagenbau DE Chemische Industrie AT

Flughafen Transport AT Versicherung AT Kommunale Verwaltung AT Telekom AT Verlagswesen AT Bauwesen AT

Finanzwesen AT Stadtwerke Wien ATEnergiewirtschaft AT Lebensmittel CH Transport Logistik CHMineralöl CH

Energiewirtschaft DE Einzelhandel AT Veranstaltung DE Maschinenbau DE Maschinenbau DE

V I E L L E I C H T K E N N E N S I EU N S E R E K U N D E N I M B E R E I C H S A P

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Die einfachste Artmit Dokumenten zu arbeiten

H&S Heilig und Schubert Software AGGoldschlagstrasse 87-89, 1150 WienÖsterreich

tel. +43 (1) 21555 fax.ext. 200

mail: info@hs-soft.comweb: www.hs-soft.com

H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbHO‘ Brien-Strasse 3, 91126 SchwabachDeutschland

tel: +49 (0) 9122 87227-0

fax: +49 (0) 9122 87227-399

inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Texte auszugsweise aus Dokumentationen von SAP,Copyright 02/2016 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Servicegehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit undVollständigkeit der Angaben. DOCID-CRU20170420