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Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de lo señalado en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, presenta a continuación el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Corporación Ruta N Medellín correspondiente al año 2018, de conformidad con la estructura del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) vigente y las recomendaciones del Departamento Administrativo de la Función Pública en la materia. De igual manera, se da cumplimiento a lo establecido en el Decreto 648 de 2017 expedido por el Gobierno Nacional, que en su Artículo 2.2.21.4.7. sobre relación administrativa y estratégica del Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, el cual señala: “Parágrafo 1. Los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones tendrán como destinatario principal al representante legal de la entidad y al comité de coordinación de control interno y/o comité de auditoría y/o junta directiva, y deberán ser remitidos al nominador cuando éste lo requiera”. Finalmente, de acuerdo con lo señalado en respuesta emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y publicada en su página web, se ha incluido un capítulo inicial sobre el estado de avance en el proceso de implementación de los ajustes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) del instituto, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto 1499 de 2017. De acuerdo con lo señalado, el documento presenta el estado de avance en cada uno
de los componentes y elementos del Sistema de Control Interno de la Corporación
Ruta N Medellín, su avance en el proceso de implementación.
1. AVANCE IMPLEMENTACIÓN MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG)
El Gobierno Nacional, mediante Decreto 1499 de septiembre 11 de 2017, actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) para entidades públicas, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1753 de 2015. El mencionado decreto establece el Sistema de Gestión para entidades públicas (integración de los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Gestión de la Calidad y Control Interno), así como una serie de responsabilidades en materia de organización de comités, establecimiento de políticas y actualización del MIPG en las instituciones. Durante el último cuatrimestre, la entidad planteó las actividades para el proceso de implementación de los ajustes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
1.1. Actualización del Modelo MIPG La Corporación, se encuentra caracterizando el modelo integrado de procesos y procedimientos El modelo debe hacer precisiones sobre las responsabilidades de las dependencias frente a cada una de las dimensiones y políticas del modelo. De igual manera, se debe constituir el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (incluyendo las responsabilidades de la secretaría técnica del comité, sesiones y funciones del mismo), mediante la definición por resolución directiva que establezca las reglas básicas para lograr la articulación del Sistema de Gestión de la Corporación Ruta N Medellín con su Sistema de Control Interno. Sin embargo, a continuación, se presenta el plan de las actividades para el proceso de implementación de los ajustes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión:
La Entidad cuenta con una Política de Gestión Documental 50
Elaboración, aprobación , implementación y publicación del
Programa de Gestión Documental - PGD,50
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,
implementación y publicación de la Tabla de Retención
Documental - TRD.
50
Organización de Fondo Acumulado 30
Elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación
Documental CCD50
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,
implementación y publicación de la Tabla de Retención
Documental - TRD.
20
Transferencias de documentos de los archivos de gestión al
archivo central20
Conservación de documentos en soporte físico 50
Preservación de documentos en soporte digital 40
Clasificación de la información y establecimiento de
categorías de derechos y restricciones de acceso a los
documentos electrónicos
60
Parametrización de Tablas de control de acceso 50
Implementación de los requisitos de integridad,
autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y
metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el
Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
63
Expedientes electrónicos 63
Mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de
Información para restringir el acceso a los documentos en
entorno electrónico
50
Actividades para alinear la gestión documental a la política
ambiental20
Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo 50
Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos 30
Gestión documental alineada con las políticas y
lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad
implementada en la Entidad
50
Actualizar la TRD vigente en la Corporación,
presentarla ante el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño para aprobación y
posteriormente al Comité de Archivo para su
validación
30 de Diciembre de 2019 TRD actualizada
Tecnológico
Actualizar la Política de Gestión Documental en la
Corporación 30 de Septiembre de 2019
Politica Gestión Documental
Actualizada
Gestionar ante la Corporación la repotenciació
de la herramienta SAIA 30 de de Diciembre de 2019 Acctulización software
PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPONENTES CATEGORÍAS ACTIVIDADES DE GESTIÓNEVIDENCIA ACCIONES
IMPLEMENTADASALTERNATIVAS DE MEJORA PLAZO IMPLEMENTACIÓNPUNTAJE
Estratégico
Gestión
Documental
Cultural
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Conocer y considerar el propósito, las funciones y el tipo de
entidad; conocer su entorno; y vincular la planeación
estratégica en los diseños de planeación del área.20
Conocer y considerar toda la normatividad aplicable al
proceso de TH 20
Conocer y considerar los lineamientos institucionales macro
relacionados con la entidad, emitidos por Función Pública,
CNSC, ESAP o Presidencia de la República.
30
Contar con un mecanismo de información que permita
visualizar en tiempo real la planta de personal y generar
reportes, articulado con la nómina o independiente,
diferenciando:
- Planta global y planta estructural, por grupos internos de
trabajo
10
Contar con un mecanismo de información que permita
visualizar en tiempo real la planta de personal y generar
reportes, articulado con la nómina o independiente,
diferenciando:
- Tipos de vinculación, nivel, código, grado
10
Caracterización de las áreas de talento humano
(prepensión, cabeza de familia, limitaciones físicas)10
Plan Institucional de Capacitación 10Plan de bienestar e incentivos 40Plan de seguridad y salud en el trabajo 40
Inducción y reinducción 10
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019, a
fin de identificar las formas de cubrir las
necesidades cuantitativas y cualitativas
de los empleados para el periodo anual,
considerando las medidas de ingreso,
ascenso, capacitación y formación.
30 de Marzo de 2019 Plan de Capacitacion
Medición, análisis y mejoramiento del clima organizacional 40
Manual de Funciones
y Competencias
Contar con un manual de funciones y competencias
ajustado a las directrices vigentes10
Arreglo Institucional Contar con un área estratégica para la gerencia del TH 20
Gestión de la
Información
Contar con la trazabilidad electrónica y física de la historia
laboral de cada servidor40
Realizar inducción a todo servidor público que se vincule a
la entidad20
Realizar reinducción a todos los servidores máximo cada
dos años10
Gestión de la
Información
Llevar registros de todas las actividades de bienestar y
capacitación realizadas, y contar con información
sistematizada sobre número de asistentes y servidores que
participaron en las actividades, incluyendo familiares.
30
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019, a
fin de identificar las formas de cubrir las
necesidades cuantitativas y cualitativas
de los empleados para el periodo anual,
considerando las medidas de ingreso,
ascenso, capacitación y formación.
30 de Marzo de 2019 Plan de Capacitacion
Gestion del
desempeño
Diagnóstico de necesidades de capacitación realizada por
Talento Humano10
Diagnóstico de necesidades con base en un instrumento de
recolección de información aplicado a los servidores
públicos de la entidad
30
Desarrollar el programa de entorno laboral saludable en la
entidad.40
Desarrollar el programa de teletrabajo en la entidad 30Tramitar la nómina y llevar los registros estadísticos
correspondientes.40
ContratistasProporción de contratistas con relación a los servidores de
planta10
Gerencia PublicaPromocionar la rendición de cuentas por parte de los
gerentes (o directivos) públicos.50
Gerencia PublicaDesarrollar procesos de reclutamiento que garanticen una
amplia concurrencia de candidatos idóneos para el acceso
a los empleos gerenciales (o directivos).
40
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019, a
fin de identificar las formas de cubrir las
necesidades cuantitativas y cualitativas
de los empleados para el periodo anual,
considerando las medidas de ingreso,
ascenso, capacitación y formación.
30 de Marzo de 2019 Plan de Capacitacion
Elaborar y aprobar el Plan Estratégico
de Talento Humano para 2019, a fin de
preveer y adelantar acciones necesarias
para la mejor utilización de las
potencialidades de los empleados.
30 de marzo de 2018 Plan estratégico de Talento
Humano
Elaborar y aprobar el Plan Estratégico
de Talento Humano para 2019, a fin de
preveer y adelantar acciones necesarias
para la mejor utilización de las
potencialidades de los empleados.
30 de Marzo de 2019 Plan estratégico de Talento
Humano
Elaborar y aprobar el Plan Estratégico
de Talento Humano para 2019, a fin de
preveer y adelantar acciones necesarias
para la mejor utilización de las
potencialidades de los empleados.
30 de Marzo de 2019 Plan estratégico de Talento
Humano
Bienestar
DESARROLLO
Planeacion Estrategica
Conocimiento
institucional
Conocimiento
Normativo y del
Entorno
Gestión de la
Información
PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN TALENTO HUMANO
PLANEACION
INGRESO
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
A partir de los resultados de FURAG, identificar y
documentar las debilidades y fortalezas de la
implementación del Código de Integridad.40
Dianosticar, a través de encuestas, entrevistas o grupos de
intercambio, si los servidores de la entidad han apropiado
los valores del código de integridad.10
Diagnosticar si las estrategias de comunicación que empleó
la entidad para promover el Código de Integridad son
idóneas.10
Socializar los resultados obtenidos en el periodo anterior
sobre la implementación del Código de Integridad.10
Determinar el alcance de las estrategias de implementación
del Código de Integridad, para establecer actividades
concretas que mejoren la apropiación y/o adaptación al
Código.
40
Establecer mecanismos de retroalimentación con los
servidores públicos, tales como grupos de intercambio,
encuestas, correo electrónico, entre otras, que corroboren
la confidencialidad de los servidores y ayuden a mejorar las
ideas de implementación y gestión.
10
Definir los canales y las metodologías que se emplearán
para desarrollar las actividades de implementación del
Código de Integridad.10
Definir las estrategias para la inducción o reinducción de los
servidores públicos con el propósito de afianzar las
temáticas del Código de integridad. 10
Definir el presupuesto asociado a las actividades que se
implementarán en la entidad para promover el Código de
Integridad10
Establecer el cronograma de ejecución de las actividades
de implementación del Código de Integridad.10
Definir los roles y responsabilidades del Grupo de Trabajo
de integridad en cabeza del Grupo de Gestión Humana40
Construir un mecanismo de recolección de información
(Encuesta y/o grupos de intercambio) en el cual la entidad
pueda hacer seguimiento a las observaciones de los
servidores públicos en el proceso de la implementación del
Código de Integridad.
10
Preparar las actividades que se implementarán en el
afianzamiento del Código de Integridad. 10
Divulgar las actvidades del Código de integridad por
distintos canales, logrando la participación activa de los
servidores públicos a ser parte de las buenas practicas.10
Publicar Código de Integridad en la
Página web 30 de Marzo de 2019 Código de integridad
Implementar las actividades con los servidores públicos de
la entidad, habilitando espacios presenciales y virtuales
para dicho aprendizaje.10
Habilitar los canales presenciales y virtuales definidos en el
plan para consultar, discutir y retroalimentar con los
servidores públicos y grupos de intercambio sus
recomendaciones u objeciones a la actividad que la entidad
ejecutó para el desarrollo de su gestión.
10
Analizar la actividad que se ejecutó, así como las
recomendaciones u objeciones recibidas en el proceso de
participación y realizar los ajustes a que haya lugar.10
Socializar los resultados de la consolidación de las
actividades del Código de Integridad.10
Analizar los resultados obtenidos en la implementación de
las acciones del Código de Integración:
10. Identificar el número de actividades en las que se
involucró al servidor público con los temas del Código.
2. Grupos de intercambio
10
Documentar las buenas practicas de la entidad en materia
de Integridad que permitan alimentar la próximo
intervención del Código. 10
Código de integridad
Socializar el Codigo de integridad 27 de
julio de 2018 Lista de asistencia a
socialización
30 de Marzo de 2019 Código de integridad
Evaluación de
Resultados de la
implementación del
Código de Integridad
PLAN DE ACCION CÓDIGO DE INTEGRIDAD
Realizar el
diagnóstico del
estado actual de la
entidad en temas de
integridad
Promoción de la
gestión del Código
de Integridad
Ejecutar el Plan de
gestión del Código
de integridad
Condiciones
institucionales
idóneas para la
implementación y
gestión del Código
de Integridad
Elaborar y adoptar a traves del codigo
de ética existente, el código de
Integridad
30 de marzo de 2019
Plan de mejora en la
implementación del
Código de
Integridad.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Identificar el propósito fundamental (misión, razón de ser u
objeto social) para el cual fue creada la entidad, los
derechos que garantiza y los problemas y necesidades
sociales que está llamada a resolver.
40
Difundir entre todos los servidores, las competencias y
funciones asignadas por el acto de creación, la Constitución
y la Ley a la entidad40
Difundir entre todos los servidores el rol que desempeña la
entidad en la estructura de la Administración Pública
(naturaleza jurídica) o del Estado?40
Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de Marzo de 2019 Plan de Evaluación de
Desempeño
Difundir entre todos los servidores, el aporte que el trabajo
de la entidad hace al cumplimiento de los objetivos del
Gobierno (PND o PTD - Rama ejecutiva)10
Crear Espacios virtuales en la
Corporación que permitan compartir la
estrategia de la Corporaciónta
30 de Marzo de 2019 Espacio virtual página web
Identificar el (los) grupo(s) de ciudadanos al (los) cual(es)
debe dirigir sus productos y servicios (grupos de valor) y
para qué lo debe hacer, es decir, cuáles son los derechos
que se deben garantizar, qué necesidades se deben
satisfacer, qué problemas se deben solucionar.
40
Identificar los grupos de interés de la entidad, esto es, los
ciudadanos u organizaciones sociales que por su actividad,
son afectados o tienen interés de participar en la gestión de
la entidad.
40
Establecer y priorizar variables que permitan caracterizar
(identificar, segmentar y reconocer) sus grupos de valor y,
especialmente, sus derechos, necesidades y problemas.40
Levantar la información necesaria para la identificación y
caracterización de los grupos de valor y el conocimiento de
sus necesidades, detectando si ya cuenta con dicha
información y en qué fuentes se encuentra, o de ser
necesario, definir procedimientos y herramientas para su
obtención.
10
Adelantar un diagnóstico de capacidades y entornos de la
entidad para desarrollar su gestión y lograr un desempeño
acorde con los resultados preevistos. 10
Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de marzo de 2019 Plan de Evaluación de Desempeño
Revisar aspectos internos tales como el talento humano,
procesos y procedimientos, estructura organizacional,
cadena de servicio, recursos disponibles, cultura
organizacional, entre otros.
10
Identificar el conocimiento tácito y explícito de la entidad,
así como el conocimiento de los servidores públicos
(formación, capacitación y experiencia) que posteriormente
permitirá la difusión del conocimiento, la generación de
proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la
organización.
40
Identificar sus capacidades en materia de tecnologías de la
información y las comunicaciones que apalancan el
desarrollo de todos sus procesos, el manejo de su
información y la prestación de trámites y servicios a sus
usuarios.
40
Revisar aspectos externos a la entidad, algunos generales
como su entorno político, económico y fiscal, y otros más
particulares, como la percepción que tienen sus grupos de
valor frente a la cantidad y calidad de los bienes y servicios
ofrecidos, sus resultados e impactos.
40
30 de Marzo de 2019Plan de Acción Institucional
reformulado
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019, a
fin de identificar las formas de cubrir las
necesidades cuantitativas y cualitativas
de los empleados para el periodo anual,
considerando las medidas de ingreso,
ascenso, capacitación y formación.
30 de Marzo de 2019 Plan de Capacitacion
Crear Espacios virtuales en la
Corporación que permitan compartir la
estrategia de la Corporaciónta
30 de Marzo de 2019 Espacio virtual página web
Reformular el Plan de Acción
institucional, incluyendo actividades que
permitan el cumplimiento del MIPG
Contexto
Estratégico
Identificación de
los grupos de valor
y sus necesidades
Diagnóstico de
capacidades y
entornos
PLAN DE ACCION DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION
Conocimiento de la
organización
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Toma de
decisiones basada
en evidencias
Utilizar la información generada en el análisis de capacidad
institucional, informes de gestión, desempeño y
cumplimiento de planes en vigencias anteriores, resultados
de la evaluación de indicadores y de riesgos,
autoevaluación, auditorías internas y externas, resultados
de las estrategias de rendición de cuentas y de la consulta,
diagnóstico o planeación participativa realizada,
ejecuciones presupuestales, entre otras evidencias vitales
para la proyección estratégica de la entidad (analítica
institucional)
40Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de marzo de 2019 Plan de Evaluación de
Desempeño
Contar con un líder o área responsable encargada del
proceso de planeación. 40
Formular resultados a alcanzar en términos de cantidad y
calidad de los productos y servicios que va a generar, año a
año y en el largo plazo (4, 10, 20 años). 40
Formular las metas de corto y largo plazo, financiables,
tangibles, medibles, cuantificables, audaces y coherentes
con los problemas y necesidades que deben atender o
satisface
40
Identificar, en la medida de lo posible) los efectos o
cambios que se quiere generar en el mejoramiento de las
condiciones de vida de sus grupos de valor10
Diseñar los controles necesarios para que la planeación y
su ejecución se lleven a cabo de manera eficiente, eficaz,
efectiva y transparente, logrando una adecuada prestación
de los servicios o producción de bienes que le son
inherentes
10
Incluir la planeación de las demás dimensiones de MIPG y
de sus políticas, acorde con lo señalado para cada una,
tales como talento humano, TIC, plan anticorrupción y de
servicio al ciudadano, plan anual de adquisiciones, planes
de archivo, entre otros.
10
Socializar el PAAC antes de su publicación para que
actores internos y externos formulen sus observaciones y
propuestas30
Documentar el ejercicio de planeación en donde se
contemple una orientación estratégica y una parte operativa
en la que se señale de forma precisa los objetivos, las
metas y resultados a lograr, las trayectorias de implantación
o cursos de acción a seguir, cronogramas, responsables,
indicadores para monitorear y evaluar su cumplimiento y los
riesgos que pueden afectar tal cumplimiento y los controles
para su mitigación
20
Publicar el Plan de Acción Anual a más tardar el 31 de
enero de cada vigencia10
Formular los planes en consonancia con la programación
presupuestal de la entidad (Marco de Gasto de Mediano
Plazo -MGMP y presupuesto anual) de tal manera que la
planeación sea presupuestalmente viable y sostenible.
30
Formular los planes con base en resultados obtenidos
(información sobre desempeño) en programas, planes o
proyectos anteriores30
Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de Marzo de 2019 Plan de Evaluación de Desempeño
Priorizar la asignación de recursos (tanto de inversión como
de funcionamiento) con base en las metas estratégicas
definidas30
Desagregar el presupuesto para cada vigencia en el
aplicativo destinado para tal fin (SIIF Nación), a partir de la
aprobación de la Ley Anual de Presupuesto y de la
expedición del decreto de liquidación, (enero de cada año)
40
Iniciar la ejecución presupuestal, una vez registrada la
información en SIIF Nación40
Definir, en el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC,
el monto máximo mensual de fondos disponibles en la
Cuenta Única Nacional (para los órganos financiados con
recursos de la Nación), y el monto máximo mensual de
pagos (para los establecimientos públicos del orden
nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos), con el
fin de cumplir sus compromisos.
40
Formular el Plan Anual de Adquisiciones PAA, que
contenga las adquisiciones de bienes y servicios que
requiera una entidad, con cargo a los presupuestos de
funcionamiento y de inversión.
40
Publicar el PAA a fin de informar a los proveedores sobre
posibles oportunidades de negocio permitiendo la
preparación anticipada de procesos contractuales.40
Verificar en el Presupuesto 2019, la
inclusión de actividades que permitan el
cumplimiento del MIPG
31 de Marzo de 2019 Presupuesto 2019
Reformular el Plan de Acción
institucional, incluyendo actividades que
permitan el cumplimiento del MIPG
30 de Marzo de 2019Plan de Acción Institucional
reformulado
Calidad de la
Planeación
Formulación de
planes
Programación
presupuestal
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Demostrar, por parte del equipo directivo, compromiso con
los resultados esperados y objetivos propuestos, con el
cumplimiento del propósito fundamental de la entidad y con
la satisfacción de las necesidades y resolución de los
problemas de sus grupos de valor
40
Construir un marco estratégico, por parte del equipo
directivo, que permita trazar la hoja de ruta para la
ejecución de las acciones a cargo de toda la entidad, y
encaminarla al logro de los objetivos, metas, programas y
proyectos institucionales
40
Formular los lineamientos para administración del riesgo,
por parte del equipo directivo (lineamientos precisos para el
tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos que afectan
el logro de los objetivos institucionales
40
Identificar, por parte del equipo directivo, aquellos riesgos
que impidan el logro de su propósito fundamental y las
metas estratégicas.40
Facilitar la participación de los equipos de trabajo en el
ejercicio de planeación institucional40
Comunicar los lineamientos estratégicos y operativos
previstos en los planes a todos los miembros del equipo de
trabajo de la organización40
Enfocar el trabajo hacia la atención de las prioridades
identificadas y la consecución de los resultados de la
entidad40
Optimizar el uso de recursos, el desarrollo de los procesos
y la asignación del talento humano, de acuerdo con las
prioridades de los planes40
Desarrollar y mantener alianzas estratégicas con grupos de
valor o grupos de interés con el fin de lograr sus objetivos 40
Dentro de los temas que se trataron en el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo, la entidad tiene en cuenta el mapa de
riesgos de corrupción 50
Dentro de los componentes de política incluidos en el Plan de
Acción Anual, la entidad tiene en cuenta el mapa de riesgos de
corrupción50
La Entidad publica en su sitio web oficial, en la sección de
Transparencia y acceso a información, el plan anti-corrupción y
de servicio al ciudadano junto con el informe de seguimiento al
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
50
Dentro de los componentes del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano que la Entidad publicó en su sitio web
oficial, se encuentra el mapa de riesgos de corrupción y las
medidas para mitigarlos
50
Construcción
mapa de riesgos
de corrupción
En la construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción se
adelantó un proceso participativo en el que se invitó a
ciudadanos, usuarios o grupos de interés y responsables de los
procesos de la Entidad junto con sus equipos
30
Seguimiento al
mapa de riesgos
de corrupción
La entidad hace seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción
en el tiempo prudente establecido50
Integridad La entidad no presenta actos de corrupción en ninguna de sus
formas50
La entidad realizo seguimiento y control al mapa de riesgos de
corrupción y las medidas para mitigarlos50
El seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
fue realizado por los encargados del proceso y en los tiempos
establecidos 50
Del seguimiento realizado surgieron acciones de mejora al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano50
Reformular el Plan de Acción
institucional, incluyendo actividades
que permitan el cumplimiento del
MIPG
30 de marzo de 2019Plan de Acción
Institucional reformulado
PLAN DE ACCION DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION
Planeación
Publicación
Seguimiento al
plan
anticorrupción
Plan
Anticorrupción
Reformular el Plan de Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, incluyendo actividades
que permitan el cumplimiento del
MIPG
30 de marzo de 2019Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
Liderazgo
Estratégico
Liderazgo
Estratégico
Plan Anticorrupción
Construcción
mapa de riesgos
de corrupción
En la construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción se
adelantó un proceso participativo en el que se invitó a
ciudadanos, usuarios o grupos de interés y responsables de los
procesos de la Entidad junto con sus equipos
30
Reformular el Plan de Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, incluyendo actividades
que permitan el cumplimiento del
MIPG
30 de marzo de 2019Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
El presupuesto integra recursos de inversión y
funcionamiento en torno a programas.40
La asignación presupuestal se adapta a las prioridades del
plan. 40
Hay correspondencia entre los programas del presupuesto
y los programas del plan.40
Aceptando que existen fuertes restricciones en el manejo
del presupuesto ¿la entidad pone el presupuesto al servicio
de los resultados establecidos en la planeación institucional?40
Se analizan los resultados de la gestión presupuestal del
año anterior y las oportunidades y falencias que se
observaron en la misma.40
Antes de iniciar los procesos en el Sistema Integrado de
Información Financiera – SIIF Nación, se realizaron las
configuraciones que permiten asegurar los insumos
necesarios para la ejecución del gasto definiendo
ordenador del gasto, distribución y asignación del Programa
Anual Mensualizado de Caja PAC y Cupo PAC, además, la
desagregación de las apropiaciones necesarias para cada
rubro presupuestal.
40
Antes de iniciar la ejecución presupuestal, se desagrega el
detalle del anexo del Decreto de Liquidación en lo
correspondiente a la apropiación de los Gastos de Personal
y Gastos Generales y en Inversión cuando el proyecto
tenga asociada nómina temporal.
40
Programación
Presupuestal
Anteproyecto de
Presupuesto
PLAN DE ACCION PLAN ANTICORRUPCION
PLAN DE ACCION GESTION PRESUPUESTAL
Gestion Presupuestal
Verificar en el Presupuesto 2019, la
inclusión de actividades que
permitan el cumplimiento del MIPG
30 de marzo de 2019 Presupuesto 2019
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Las solicitudes del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal - CDP tienen firma del ordenador del gasto o
quien haga sus veces 40
El jefe de presupuesto o quien haga sus veces, es quien
expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP
a través del Sistema Integrado de Información Financiera –
SIIF Nación
40
Todos los actos administrativos que afecten las
apropiaciones presupuestales organización, cuentan con un
Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo. 40
Todo compromiso presupuestal tiene asociada una cuenta
bancaria previamente registrada en el Sistema Integrado de
Información Financiera – SIIF 40
Se garantiza el cupo de pagos de acuerdo con el Programa
Anual Mensual izado de Caja – PAC 40
Se le da el respaldo presupuestal oportunamente y previo a
la ejecución de los contratos y actos administrativos que
afectan el presupuesto40
Se realiza un ejercicio permanente de análisis respecto a si
los cupos aprobados son suficientes o están por encima de
las necesidades de pagos con el fin de solicitar más cupo o
de aplazar los saldos de cupo que no se utilizarán
40
La gestión contractual institucional está documentada en el
Manual de Contratación con sujeción al marco legal vigente40
Teniendo en cuenta que la gestión contractual es
transversal a la entidad, además del marco legal que la
regula, se tienen en cuenta disposiciones en materia de
austeridad en el gasto público y eficiencia en los recursos y
gestión ambiental
40
Se registran las obligaciones una vez se han cumplido con
los requisitos legales y contractuales40
Se realizan los pagos con abono a cuenta del beneficiario
final40
Se ordenan los pagos respetando el orden de radicación de
los documentos soporte para su pago40
Está claramente definida la competencia para la
adjudicación, celebración, suscripción, liquidación,
terminación, modificación, adición y prórroga de los
contratos, convenios y demás actos inherentes a la
actividad contractual con cargo al presupuesto tanto de
funcionamiento como de inversión
40
Se realizan ejercicios permanentes de seguimiento al plan
anual de contratación40
La afectación de gastos por concepto de la adquisición de
bienes y servicios, está contemplada en el Plan de
Adquisiciones de la entidad40
Se asegura que todas las actuaciones de los servidores
que intervienen en la contratación se desarrollen con
arreglo a los principios de transparencia, economía y
responsabilidad, a los postulados que rigen la función
administrativa, a las normas que regulan la conducta de los
servidores públicos y a las normas contractuales
40
Se asegura que cada proceso contractual atienda la
normativa que regula para cada uno, con el fin de lograr
una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los
recursos del Estado
40
La política contable tiene como elemento esencial la
adopción de criterios homogéneos orientados al
establecimiento y desarrollo de procedimientos dirigidos a
obtener sistemas y fuentes de información contable 40
La gestión realizada por parte de los responsables de la
información financiera garantiza información confiable,
completa, razonable y oportuna, en los términos previstos
en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP), expedido por
la Contaduría General de la Nación
40
La información contable es utilizada como instrumento para
la toma de decisiones en relación con el control y la
optimización de los recursos con que cuenta la organización 40
Se permite la verificación y comprobación interna y externa
de la información contable 40
El proceso contable de la organización contribuye al
ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la
legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario
sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso,
mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que
cuenta la entidad
40
En el proceso contable se implementa mecanismos de
control y verificación de las actividades propias para
garantizar que la información económica, financiera, social
y ambiental cumpla con las normas conceptuales, técnicas
y los procedimientos establecidos en el Régimen de
Contabilidad Pública (RCP)
40
La información contable impresa y/o en medios magnéticos
constituye evidencia de las transacciones, hechos y
operaciones efectuadas por la organización 40
Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se
administran y se ajustan acorde a las normas y a la
parametrización del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación
40
Los soportes de contabilidad cumplen con lo requerido por
las normas que regulan su constitución40
Los controles a la elaboración de los estados financieros se
realizan en los términos definidos en el Régimen de
Contabilidad Pública40
La organización realiza las actividades de orden
administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la
información contable producida en todas las áreas que
generan hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales
40
La organización prepara mensualmente sus estados
contables 40
La información contable se reporta a la Contaduría General
de la Nación de acuerdo con las condiciones establecidas
por dicho organismo40
La información contable se reporta a la Contaduría General
de la Nación de acuerdo con las condiciones establecidas
por dicho organismo40
Ejercicio
Contratactual
Ejercicio
Contable
Ejecución
Presupuestal
Gestion Presupuestal Verificar en el Presupuesto 2019, la inclusión de actividades que permitan el cumplimiento del MIPG 30 de marzo de 2019 Presupuesto 2019
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Los procesos y procedimientos asociados a la defensa
jurídica se encuentran en constante actualización, teniendo
en cuenta nueva normatividad, nuevas formas de operación
y propuestas de optimización.
50
La entidad cuenta con una política pública de prevención
del daño antijurídico.50
La entidad determina, recopila y analiza los datos sobre la
percepción del cliente o usuario, con respecto a los
productos o servicios ofrecidos y si estos cumplen sus
expectativas.
20
La entidad determina, recopila y analiza los datos sobre la
percepción del cliente o usuario, con respecto a los trámites
y procedimientos de cara al ciudadano.
20
Formalidad de la
dependencia o
área
En el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se
incluyen temas relacionados con Servicio al Ciudadano.20
ProcesosLa entidad aplica el procedimiento para las peticiones
incompletas20
Atención
incluyente y
accesibilidad
La entidad incorpora en su presupuesto recursos
destinados para garantizar el acceso real y efectivo de las
personas con discapacidad a los servicios que ofrece 40
Gestion PQRSDEn caso de desistimiento tácito de una petición, la entidad
expide el acto administrativo a través del cual se decreta
dicha situación
20
La entidad cuenta con mecanismos de evaluación periódica
del desempeño de sus servidores en torno al servicio al
ciudadano
20Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de marzo de 2019 Plan de Evaluación de Desempeño
Dentro de los temas que se incluyeron en el Plan
Institucional de Capacitación de la vigencia, se tuvo en
cuenta todo lo relacionado con la politica de servicio al
ciudadano20
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019, a
fin de identificar las formas de cubrir las
necesidades cuantitativas y cualitativas
de los empleados para el periodo anual,
considerando las medidas de ingreso,
ascenso, capacitación y formación.
30 de Marzo de 2019 Plan de Capacitacion
La entidad atiende en jornada contínua 20
La entidad atiende en horarios adicionales 20
Portafolio de oferta
institucional (trámites
y otros
procedimientos
administrativos)
identificado y
difundido
Construir el
inventario de
trámites y otros
procedimientos
administrativos
Revisar si los productos identificados corresponden a
procedimientos administrativos (verificar el cumplimiento de
las siguientes carácterísticas): están asociados a un
trámite, su realización no es obigatoria para el usuario.
20Verificar el Plan de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019. 30 de marzo de 2019
Plan de atención al
ciudadano
Condiciones
institucionales
idóneas para la
promoción de la
participación
ciudadana
Realizar el
diagnóstico del
estado actual de
la participación
ciudadana en la
entidad
A partir de los resultados de FURAG identificar y
documentar las debilidades y fortalezas de la participación
en la implementación de la Política de Participación
Ciudadana, individualizandolas en cada uno de los ciclos
de la gestión (participación en el diagnóstico, la formulación
e implementación)
40Verificar el Plan de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019. 30 de marzo de 2019
Plan de atención al
ciudadano
Identificar y documentar las debilidades y fortalezas de la
entidad para promover la participación en la
implementación de los ejercicios de rendición de cuentas
con base en fuentes externas. (FURAG_INT_EDI) 50
Identificar y documentar las debilidades y fortalezas de la
entidad para promover la participación en la
implementación de los ejercicios de rendición de cuentas
con base en la evaluación de la oficina de planeación y/o
Control Interno.
50
Evaluar organización el logro de las metas y resultados
establecidos en su planeación a fin de tener evidencias
para próximos ejercicios de planeación
50
Evaluar organización el logro de las metas y resultados
establecidos en su planeación a fin de fortalecer la
capacidad para aprender sobre sus propios procesos,
fortalecer los aciertos y replantear lo que no funciona
50
Determinar la coherencia entre los procesos de gestión, la
ejecución presupuestal y los resultados logrados alcanzados50
Verificar el Plan de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019. 30 de marzo de 2019
Plan de atención al
ciudadano
Elaborar y aprobar el Plan de
Evaluación de Desempeño para la
vigencia 2019.
30 de marzo de 2019 Plan de Evaluación de
Desempeño
PLAN DE ACCION DEFENSA JURIDICA
Planeacion Prevención del daño
antijurídico
Servicio al Ciudadano
Caracterización
usuarios y
medición de
percepción
PLAN DE ACCION TRAMITES
PLAN DE ACCION PARTICIPACION CIUDADANA
PLAN DE ACCION RENDICION DE CUENTAS
Analizar las
debilidades y
fortalezas para la
rendición de
cuentas
Aprestamiento
institucional para
promover la
Rendición de
Cuentas
PLAN DE ACCION EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Efectividad de la
evaluación
Seguimiento y
evaluación del
desempeño
institucional
Gestion del
Talento Humano
Buenas practicas
Verificar el Plan de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019. 30 de marzo de 2019 Plan de atención al ciudadano
Verificar el Plan de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019. 30 demarzo de 2019 Plan de atención al ciudadano
PLAN DE ACCION SERVICIO AL CIUDADANO
Verificar el cumplimiento del
contrato de outsourcing en materia
Juridica
30 de marzo de 2019
Informes de ejecución del
contrato de outsourcing
en materia Juridica
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Hay una transferencia efectiva de conocimientos entre las
personas que dejan sus cargos y las nuevas que llegan a
desempeñarlos
40
La entidad ha capacitado a sus funcionarios respecto de la
Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712
de 2014
40
La entidad ha informado a sus usuarios sobre la Ley de
Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 201440
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información la localización física, sucursales o
regionales, horarios y días de atención al público
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información la misión, visión, funciones y
deberes de la Entidad
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información las resoluciones, circulares u otro
tipo de actos administrativos expedidos por la Entidad
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información el presupuesto vigente asignado40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información la ejecución presupuestal histórica
anual
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información la información Proyectos de
inversión en ejecución (No aplica para empresas
industriales y comerciales del Estado y Sociedades de
Economía Mixta, según art. 77 Ley 1474 de 2011)
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información su plan de compras anual 40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información el directorio con los cargos, hojas
de vida e información de contacto de funcionarios y
contratistas
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información de las escalas salariales de
funcionarios y contratistas
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información los informes de empalme40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información las respuestas de la entidad a las
solicitudes de información
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y
acceso a la información los costos de la reproducción de la
información (Ej. Costo de fotocopias o de CDs etc.)
40
La entidad cuenta con una encuesta de satisfacción del
ciudadano sobre Transparencia y acceso a la información
en su sitio Web oficial
40
La entidad le asigna un número consecutivo o de radicado a
cada una de las PQRS que le son enviadas40
La entidad tiene una política de seguridad de la información
construida, aprobada e implementada40
La entidad tiene la política de seguridad de la información
publicada en la sección de Transparencia y acceso a la
información de su sitio Web oficial
40
La información necesaria para la operación de la entidad
está organizada y sistematizada 40
La información que maneja la entidad es clara, confiable, es
de fácil consulta y se actualiza de manera constante 40
Criterios diferenciales
de accesibilidad a la
información pública
La Entidad traduce los documentos de interés público a
lenguas de comunidades indígenas presentes en el país 40
Los funcionarios de la entidad conocen la Ley de
Transparencia y acceso a la información pública 40
Los funcionarios de la entidad comprenden que el acceso a
la información pública es un derecho fundamental que
permite el ejercicio de otros derechos fundamentales de los
ciudadanos
40
Los funcionarios tienen conocimiento sobre las instancias
con las que cuentan los ciudadanos para recurrir en caso
de no recicbir respiesta ante una solicitud de información
40
Los funcionarios conocen la existencia de la Secretaría de
Transparencia40
Verificar la implementacion del Plan
Estrategico de Tecnologias de
Información (PETI) CON la inclusión
de actividades que permitan el
cumplimiento del MIPG
30 de marzo de 2019
Plan Estrategico de
Tecnologias de
Información (PETI)
Elaborar y aprobar el Plan de
Capacitacion para la Vigencia 2019 para
la vigencia 2019.
30 de marzo de 2019 Plan de Capacitacion
Conocimientos y
criterios sobre
transparencia y
acceso a la
información pública
Transparencia
activa
Seguimiento acceso a
la información pública
Divulgación política de
seguridad de la
información y de
protección de datos
personales
Gestión documental
para el acceso a la
información pública
Transparencia y
acceso a la
información
PLAN DE ACCION TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
1.2. Avances en diagnósticos e implementación de cambios De acuerdo con el diagnostico adelantado por las áreas responsables de cada uno de los componentes del Modelo Integrado de Planeación y Gestión: (MIPG), se pudo evidenciar el desarrollo de algunas de las actividades identificando las necesidades en el proceso de implementación y los cambios del modelo MIPG.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Es así que con la ayuda de las matrices de evaluación publicadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), generó los siguientes autodiagnósticos:
Direccionamiento estratégico y planeación
Resultados gestión presupuestal
Resultados de gestión defensa jurídica
Política de seguimiento y evaluación del desempeño institucional
Política de gestión documental
Política de transparencia y acceso a la información
Política servicio al ciudadano
Política plan anticorrupción y de atención al ciudadano
Política de trámites
Política gobierno digital
Gestión estratégica del talento humano
Gestión de la rendición de cuentas
Gestión participación ciudadana Divulgación del modelo y socialización de autodiagnósticos iniciales Auditoria Interna presentará en la segunda quincena de enero de 2019; la información de los diagnósticos iniciales y el plan de implementación para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión II y sus correspondientes dimensiones, políticas y planes que lo articulan. Adopción de la actualización de MIPG II y de las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Como parte de la formalización de la actualización del modelo, se adoptó por parte de la Dirección Ejecutiva la actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG - en la Corporación Ruta N Medellín y establecer las autoridades, roles y responsabilidades, según lo señalado mediante el Decreto 1499 de 2017. Publicación de versiones preliminares y finales de planes de la entidad
La Corporación Ruta N Medellín ha realizado la publicación de las versiones
preliminares de los planes de la Entidad en el marco de MIPG y éstos se han puesto a
consideración de la ciudadanía, tal como se puede evidenciar en la siguiente imagen:
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Avances dimensión de Talento Humano Mediante Resolución Directiva, la Corporación Ruta N Medellín debe adoptar la dimensión de Talento Humano del MIPG para el periodo 2019 – 2021, incluyendo la visión, misión, objetivo y políticas que conforman dicha dimensión, así como los planes e instrumentos que la conforman:
Política de Gestión Estratégica del Talento Humano.
Plan anual de vacantes.
Plan de seguridad y salud en el trabajo.
Plan de estímulos. 2. MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2.1. Componente del Talento Humano 2.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos La última versión del Código de Ética y Valores de la Corporación Ruta N Medellín fue aprobada en el año 2016. Se observa que dicho documento hace referencia a la misión, visión y políticas vigentes en ese momento pero que actualmente se encuentran desactualizadas frente al Plan Estratégico 2018 - 2021. Por lo señalado, es muy importante realizar las actividades necesarias para actualizar el mencionado código para ajustarlo a la plataforma estratégica vigente y a las políticas de la dimensión de Talento Humano del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
2.1.2. Desarrollo del Talento Humano En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG; mediante Resolución Directiva se debe adoptar la dimensión del Talento Humano en de la Corporación Ruta N Medellín, determinando de esta forma las políticas que la conforman, así como los planes de acción y cronogramas correspondientes. En este mismo sentido, se debe adoptar el Plan Estratégico del Talento Humano para la vigencia 2018–2021, el cual debe contener los aspectos relacionados con el plan anual de vacantes, plan institucional de capacitación, plan de estímulos y, seguridad y salud en el trabajo, para los cuales estableció los respectivos programas a desarrollar Plan de Vacantes Se realizó el proceso de selección y vinculación de 13 empleados en el nivel
profesional para los cargos vacantes en la Corporación relacionados a continuación:
EMPLEO AREA
Profesional Distrito Distrito Innovacion
Profesional Direccion Ejecutiva Direccion Ejecutiva
Periodista Gerencia Mercadeo y Comunicaciones
Gerente Mercadeo y Comunicaciones Gerencia Mercadeo y Comunicaciones
Profesional Excelencia Corporariva Gerencia Administrativa y Financiera
Profesional Editor Periodista Gerencia Mercadeo y Comunicaciones
Profesional Contabilidad Gerencia Administrativa y Financiera
Profesional de Negocios Gerencia Negocios de Conocimiento
Auxiliar de Archivo Gerencia Administrativa y Financiera
Auxiliar Contable Gerencia Administrativa y Financiera
Gerencia de Negocios de Conocimiento Gerencia de Negocios de Conocimiento
Canales Digitales Gerencia Mercadeo y Comunicaciones
Profesional proyectos Especiales Gerencia Proyectos Especiale
VACANTES
Se realizó el proceso de selección y vinculación de 13 empleados en los cargos vacantes en
la Corporación relacionados a continuación:
Actividades desarrolladas como plan de estímulos Se destacan las siguientes actividades desarrolladas como estímulo e incentivos a los servidores de la entidad:
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA ACTIVIDAD ASISTENTES
Mayo Dia de la madre 13
Junio Mundial 60
Junio Dia del Padre 15
Septiembre Amor y amistad 60
Octubre Halloween 60
Noviembre Dia de la Familia 78
Diciembre Fiesta de Fin de año 105
Diciembre Quinquenios 13
Diciembre Vacaciones Antigüedad 55
Diciembre Vacaciones Colectivas 58
Todos Formacion Corporativa 53
Todos Cumpleaños 60
PLAN DE ESTIMULOS
Se destacan las siguientes actividades desarrolladas como estímulo e incentivos a los servidores de la
entidad:
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Programas y el Cronograma del Plan de Seguridad y Salud en el trabajo desarrollados en 2018
FECHA ACTIVIDAD ASISTENTES
Septiembre Semana Salud 60
Octubre Comité de Convivencia 8
Todos Pausas Activas 60
Julio Brigadas de Emergencia 60
Febrero Copasst 4
SISTEMA DE GESTION Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Programas y el Cronograma del Plan de Seguridad y Salud en el trabajo desarrollados en 2018
De igual forma, para el año 2018 se estableció el Plan del Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo, mediante el cual se establecen los objetivos, la Política de
Seguridad y Salud en el Trabajo, la Política de promoción de la salud y prevención del
consumo de alcohol, sustancias psicoactivas y cigarrillo y la Política de Prevención
Seguridad Vial. Se realizó un diagnóstico de las condiciones de salud de los
empleados de la Corporación.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
2.2. Componente de Direccionamiento Estratégico 2.2.1. Planes, Programas y Proyectos La Corporación Ruta N Medellín cuenta con el monitoreo permanente de su plan de acción y el plan indicativo que para el año 2018, igualmente estuvo está alineado con el Plan de Desarrollo: “Medellín, cuenta con vos 2016-2019”. El seguimiento y avance del plan deberá ser publicado en la página web de la Corporación, en el link: https://www.rutanmedellin.org/es/atencion-al-ciudadano Este deberá estar divulgado el 31 de enero de 2019, en la página web luego de la validación del seguimiento finalizado en diciembre de 2018 El comportamiento de los indicadores se presenta en el siguiente cuadro:
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Nombre del
proyecto
Codigo de
Proyecto
Codigo del
valor
estadistico
Nombre Valor
Estadístico
Unidad de
Medida
Meta
Planeada
Acumulad
o AñoEvidencia
Porcentaje de
CumplimientoObservaciones Responsables
FORTALECIMIEN
TO DEL PACTO
POR LA
INNOVACIÓN
160469 DE69AE
Empresas
firmantes del
pacto por la
innovación
Numero 1356 1466 108%
Con la implementación de las acciones tendientes a
incrementar el número de firmantes, como la contratación de
LIKEU S.A para fortalcer el contacto telefónico y virutal, se logró
superar la expectativa de un mínimo de 25 firmantes por día
hábil, alcanzando en promedio un total de 30 firmantes por día
en los últimos días. Como apoyo de este resultado, el Gran
Pacto activó la atracción nuevos firmantes con su participación
en Innovation Land, Medellín Health City, Congreso Bureau y la
Feria de Innovación y Emprendiemiento de Ruta N que se llevó
a cabo el pasado 28 de noviembre.
Es importante mencionar que, las actividades de atracción de
firmantes tendrán continuidad, aún superando la meta del año,
pues es una estretegia de ciudad que debe matenerse activa.
De igual manera es importante aclarar, que el número de
firmantes no es directamente proporcional a las acciones
implementadas, pues estas son el medio para llegar a los
firmantes y motivarles a ser firmantes como un acto simbólico
de compromiso con la innovación en la Ciudad; por tanto, se
puede considerar normal el incremento de firmantes por encima
de la meta.
FORTALECIMIEN
TO DEL PACTO
POR LA
INNOVACIÓN
160469 DE69AF
Eventos de
transferencia
de
conocimiento
Numero 4 4
Informe de
ejecución del
evento de
conexión
cuando se
realice
100%
Se realizaron 4 eventos, así:
1): CONFERENCIA: ¿CÓMO DESAFIAR LOS PARADIGMAS
DE LA
INNOVACIÓN EMPRESARIAL?
2). CONFERENCIA: ¡SÉ UN EMPRESARIO INNOVADOR DEL
HOY!
3).EVENTO: OLIMPIADAS NACIONALES DE MECATRÓNICA
–
INDUSTRIA 4.0
4).WORKSHOP: NEGOCIOS CIRCULARES E INTRA –
EMPRENDIMIENTO
VERDE
FORTALECIMIEN
TO DEL PACTO
POR LA
INNOVACIÓN
160469 DE69AG
Empresas
acompañadas
por Plan
padrino
Numero 40 51
Base de datos
con las
empresas
acompañadas
y su contexto
128%
Aunque se tenía planeado atraer a 40 empresas a este
programa, las expectativas se superaron y actualmente el
programa cuenta con 51 empresas participantes. El número
exacto de empresas participantes depende principalmente de la
capacidad de convocatoria del aliado y aceptación de sus
empresas afiliadas, si bien durante la etapa de planeación se
proyectó una participación de 40 empresas el aliado logró
comprometer a 51 empresas y el programa encontró viable
ampliar la participación a ese número de empresas, dado que la
metodología está diseñada para adaptarse a una conformación
de tiradas (equipos) de 3 o 4 participantes, esto a partir de las
necesidades planteadas a través de los intereses y enfoques
manifestados por las mismas empresas, sin representar costos
adicionales, pues están dentro de la capacidad de atención a 40
empresas.
DESARROLLO
DEL DISTRITO
DE LA
INNOVACIÓN Y
EMPRENDIMIENT
O
160448 DE48AI
Empresas e
instituciones
enfocadas
CT+i
Numero 25 44
BD empresas
en
asentamiento,
powert point
pipeline
176%
Como resultado del desarrollo de las actividades planeadas
para promover en asentamiento de nuevas empresas se logra
un acumulado de 270 empresas al finalizar el año 2018.
La meta de empresas se superó en los meses de octubre,
noviembre y parte de diciembre cuando se presentó un
asentamiento extraordinario de en promedio casi 10 empresas
por mes.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
DESARROLLO
DEL DISTRITO
DE LA
INNOVACIÓN Y
EMPRENDIMIE
NTO
160448 DE48AJ
Empleos
generados
enfocados a
CT+i
Numero 940 1931
Informe de
landing,
nombre de
empresa (Nit)
con número
de empleos
generados -
semestralme
nte carta de
empleos
generados
205%
La diferencia en el resultado respecto a la meta de
empleos, se debe principalmente al crecimiento en
empleos que han tenido principalmente las empresas
asentadas en años anteriores, pero también las
asentadas en 2018. Ejemplo de esto es la empresa UPS,
empresas que al 2016 operaba con sólo una persona, al
cierre de 2017 su operación se incrementó al nivel de 195
personas y al cierre 2018 cerró con 226 personas, es
decir, el crecimiento de empleos es muy considerable.
Otro ejemplo es la empresa Accenture atraida en el año
2018 que cerró el año con 300 empleos.
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AK
Proyectos
I+D
apoyados
Numero 1 100%
BD inscritos,
contexto
sustentando
lo que se
entrega
100%
Con el objetivo de poner en marcha la gestión
tecnológica de la oferta de servicios genómicos del
Centro de Excelencia Genómica La Corporación Ruta N,
La universidad Nacional sede Medellín y la Universidad
de Wisconsin-Madiso lideran el proyecto Colombia
Wisconsin One Health, Centro de investigación,
desarrollo e
innovación en salud humana, animal y del medio
ambiente.
El lanzamiento del centro fue realizado los días 3y 4 de
diciembre en la Universidad Nacional.
Se adjuntan documentos que soportan la trazabilidad del
proceso.
- Presentación del resumen del lanzamiento del centro,
como proyecto apoyado: Wisconsin One Heath
-MOU (Memorandum Of Understanding)
-Convenio especial de cooperación UNAL - Ruta N y
Universidad de Wisconsin.
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AL
Estudios de
prefactibilida
d
desarrollados
Porcentaj
e100% 100%
Base de
datos de los
proyectos
apoyados,
informe de
seguimiento
100%
Al mes de diciembre, se encuentra finalizadas las
prefactibilidades y en ajustes finales de cada uno de los
informes. Las siguientes son las oportunidades
identificadas ya con prefactibilidades:
1). Fabrica de Hemoderivados: Este proyecto cuenta con
una reserva de confidencialidad por estar desarrollando
su tecnología con base en una patente registrada.
2). Telemedicina
3). Cierre de brechas de talento en TI (Broker de talento)
4). Infraestructura TIC para la equidad.
5). Innovación en sistemas de aprendizaje para Medellín
en Alianza con con EON Reality
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AM
Mecanismos
de
financiación
para
proyectos
intensivos en
CTi
Porcentaj
e100% 100% 100%
A 18 de diciembre las actividades se han ejecutado en su
totalidad. 1). Diseño de los lineamientos y condiciones de
operación y funcionamiento del fondo, así como definir la
tesis de inversión y proyecciones financieras; y 2).Manual
de Operación del fondo, así como: 3).Levantamiento de
recursos para el fondo (Fundraising), como resultado de
esta última actividad se cerró el compromiso de
colciencias por los 2.500 millones de pesos que se tenían
planeados y se está a la espera de lograr los demás
aportes y la finalización de la actividad 4) Estructuración
del Modelo Financiero. Se concluyó con la actividad 5)
Diseño del Scoring y se diseñó un modelo de gestión
para el pipeline de proyectos lo cual corresponde a lo
esperado para la actividad 6).
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AN
Eventos para
promover la
atracción de
empresas y
conexión de
capital
Numero 11 11 BD inscritos 100%
En total se realizaron 11 eventos para promover la atracción de
empresas y la conexión de capital, así:
1). Global Innovation through Sciencie and Technology (GITS)
2). La Feria RAMI
3). Networking con empresas de argentina
4).Networking lanzamiento de laboratorio vivo
5). Networking Manpower (Atracción y retención de talento, el
secreto para un futuro empresarial exitoso).
6). Networking La Pola Social
7). Networking y concierto con sentido social “Platos Sin
Fronteras
8). Networking Fuckup Nights Express.
9). Desayuno de socialización de retos activos del ecosistema
de Medellín
10). SmartCapital Summit
11). Rueda de negocios SUNN Meet Up
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AO
Herramienta
observatorio
2.0
Porcentaje 100% 20% 20%
Teniendo en cuenta los cambios que se han visualizado con el
proceso de actualización del Plan CTI, que el observatorio debe
responder a los enfoques del Plan y que la inversión que se
quiere realizar en el observatorio debe permitir un ejercicio de
actualización de focos de Plan CT+i de manera permanente y
sostenible, fue necesario el desarrollo de actividades que no se
tenían contempladas en el cronograma inicial, así mismo,
replantear algunos tópicos en el alcance de actividades
planeadas que definían el alcance del proyecto.
El desarrollo del observatorio 2.0, desde su planeación,
contempló la identificación y selección de actores del
ecosistema que son potenciales aliados (empresas
principalmente); sin embargo, el alto nivel de desarrollo
tecnológico y de relacionamiento que Ruta N considera que
debe tener y exige a la empresa aliada, requirió re definir el
alcance de la búsqueda ampliándola al ecosistema
internacional, lo cual también demando un tiempo mayor al
inicialmente previsto. Con los resultados de esta búsqueda y
convencidos de que existen las capacidades para desarrollar
todos los objetivos de información y servicios estipulados para
el observatorio 2.0, a principios de diciembre, se presentaron al
comité de contratación de Ruta N los Términos de Referencia-
TR actualizados y fueron aceptos; así mismo se replanteó el
cronograma del proyecto.
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AP
Fondo para el
desarrollo de
talento Cti
enfocado a la
formación
pertinente para
el ecosistema
de innovación
Porcentaje 100% 100% 100%
A partir de la experiencia previa de Ruta N en la estructuración
e implementación de programas de formación/ entrenamiento
de talento asociados a temas CTi y en convenio con la
compañía de SURA AM, se establecen las bases filosóficas y
operativas de la línea de financiación especializada de talento,
de lo que se da cuenta en el entregable Línea Financiación
Especialización talento. Es así, que hoy la línea está a
disposición hasta agotar los recursos, sin limitar a los
interesados a una fecha específica para su postulación; por
tanto, las empresas pueden acceder, desde una única
postulación, indiferente de los diferentes requerimientos de
capital que pueda tener un proyecto empresarial.
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AQ
Proyectos Cti
de empresas y
universidades
acelarados
Numero 23 23
Listado de
proyectos
apoyados,
informe de
gestión con la
ejecución del
proyecto
100%
En total se reportan los 23 proyectos planeados. El estado de
cada proyecto se relaciona en al anexo: DE53AQ Proyectos Cti
de empresas y universidades acelarados.xlsx
PLAN CT+I
MEDELLÍN160453 DE53AR
Retos de
ciudad
procesados a
través de
innovación
abierta
Numero 3 3 100%
El avance corresponde a los 3 retos:
1) Datos abiertos
2) Calidad del áire y movilidad sostenible
3) Gestión de residuos
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
DESARROLLO DE
LABORATORIOS
DE CREACIÓN
PARA LA
INNOVACIÓN
SOCIAL
160449 DE49BA
Laboratorios
de creación en
desarrollo
Numero 1 1 100%
Desde la estrategia de Laboratorios, se dispone para la ciudad
con un laboratorio orientado a estructurar y solucionar retos del
gobierno.
El objetivo es generar nuevas alternativas de solución a los
problemas y necesidades de los ciudadanos, a partir de la
aplicación de metodologías de innovación con equipos de
trabajo de las secretarías y entidades descentralizadas del
Municipio de Medellín.
En este proceso se acompaña a cada equipo de trabajo desde
una correcta priorización y definición de una necesidad o
problema hasta la generación de un prototipo de solución, que
pueda ser ejecutado como piloto en la comunidad, de tal
manera que los aprendizajes en la implementación permitan
alimentar nuevamente el proceso.
El público objetivo es: Secretarías y entes descentralizadas del
Municipio de Medellín (instituciones públicas del Municipio de
Medellín).
DESARROLLO DE
LABORATORIOS
DE CREACIÓN
PARA LA
INNOVACIÓN
SOCIAL
160449 DE49BE
Participantes
formación
prototipado
rápido
Numero 1000 1015
Listas de
asistencia con
el número de
personas
formadas.
Relatorias que
consolidan las
actividades y
número de
participantes
por mes
(certificados de
colegio, si es
posible)
102%
En el mes de diciembre desde el lab. educación se contó con
32 participantes. En total se cierra el indicador con una
participación de 1015 participantes de formación en prototipado
rápido y un cumplimiento del 102%, así: 594 lab-empresas, 288-
lab educación y 133 lab-gobierno.
DESARROLLO DE
LABORATORIOS
DE CREACIÓN
PARA LA
INNOVACIÓN
SOCIAL
160449 DE49BF
Productos en
desarrollo o
mejora
Numero 400 400
BD de los
productos que
ingresan a
desarrollo o
mejoras
(Incluye
registro
fotografico)
100%
Al mes de noviembre el indicador cerro con 100% de
cumplimiento, es así que para el mes de diciembre no se
realiza reporte.
Para la vigencia 2018, la Corporación publicó estableció el Plan de Acción Institucional, de acuerdo a las siete dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, y se publicó en el link: https://www.rutanmedellin.org/documentos/informes-control-interno/meci/Plan-de-Accion-MIPG-2019.pdf La Corporación se encuentra en desarrollo de un proyecto tendiente a modernizar las prácticas asociadas a la función archivística, para lo cual se adelantó un trabajo de recopilación de información sobre el proceso de gestión documental, determinando de esta forma un cronograma con las acciones que se deben realizar. En el periodo evaluado en este informe se han desarrollado las siguientes actividades: 1. Elaboración de un informe diagnóstico.
2. Formulación, aprobación y publicación de la política de gestión documental.
3. Formulación del programa de gestión documental.
4. Formulación del plan Institucional de archivos – Pinar (pendiente por aprobación)
2.2.2. Modelo de Operación por Procesos En el periodo evaluado se evidenció el avance en la caracterización de procesos de la Corporación; en los siguientes aspectos:
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
2.2.3. Estructura Organizacional
La estructura de la Corporación Ruta N Medellín, adoptada mediante Acta de Junta Directiva No. 6 del 6 de agosto de 2010; no presentó modificaciones durante el periodo evaluado; sin embargo es importante considerar que la misma podrá tener un cambio ostensible y determinante por el trabajo de implementación del nuevo diseño organizacional de la Corporación en el marco de una estructura liquida disruptiva que defina claramente los macro-procesos, perfiles hasta tercer nivel de la organización e indicadores de dichos perfiles; de modo que permita acompañar y alcanzar a través de la ella la estrategia organizacional y las metas definidas para el año 2021. Esta información deberá estar publicada en la página web para fácil consulta de los ciudadanos y partes interesadas. 2.2.4. Políticas de Operación
Se tienen algunas Políticas de Operación en la Corporación Ruta N Medellín; éstas han sido definidas, pero requieren ser documentadas en los procedimientos que harán parte del Sistema de Gestión de la Corporación. Estas de igual forma se deberán publicar en la página web de la entidad para conocimiento de la ciudadanía y partes interesadas.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
2.3. Administración del Riesgo 2.3.1. Políticas de Administración del Riesgo La política de administración del riesgo se enfoca en la constitución de principios para la identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos en la Corporación. La Corporación Ruta N Medellín ha definido su política del riesgo atendiendo los lineamientos establecidos en Guía para la Administración del riesgo del DAFP, articulada con las normas aplicables a la Corporación y al mecanismo para identificar, analizar, valorar, monitorear, administrar y tratar los riesgos que pudieran afectar el logro de los objetivos institucionales.
La publicación tanto de la matriz de riesgos como la valoración de los controles se encuentra publicada en https://www.rutanmedellin.org/es/atencion-al-ciudadano/informe-matriz-de-riesgo 2.3.1.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA Orientar la toma de decisiones oportunas y minimizar efectos adversos al interior de la Corporación, con el fin de dar continuidad a la gestión institucional y asegurar el cumplimiento de los compromisos con los Grupos de Valor.
2.3.1.2. ALCANCE DE LA POLÍTICA La política de riesgos es aplicable a todos las actividades, tareas y proyectos de la Corporación y a todas las acciones ejecutadas por los empleados y contratistas durante el ejercicio de sus funciones.
2.3.1.3. Identificación del Riesgo Con corte 31 de diciembre de 2018, se tenían identificados 10 riesgos asociados a todos los procesos y procedimientos de la Corporación, calificados de acuerdo al impacto y la probabilidad de ocurrencia de la siguiente forma:
Matriz de Riesgos SIN CONTROLES
Se muestran en la matriz sin la aplicación de controles, los riesgos de Demora, Mala aplicación de la ley contractual y la definición incompleta o imprecisa de los requerimientos de información con probabilidad baja e impacto moderado. Igualmente, el riesgo de inoportunidad en la entrega de las soluciones es de probabilidad media e impacto leve; así mismo el riesgo inadecuado seguimiento al plan estratégico, tiene probabilidad media, pero con impacto moderado. Los riesgos de incumplimiento contractual, inejecución contractual, incumplimiento en la ejecución y seguimiento equivocado a la ejecución de contratos, se encuentran con probabilidad baja, pero con impacto catastrófico.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
El único riesgo con probabilidad media e impacto catastrófico es el de ineficiencia en la ejecución
Matriz de Riesgos CON CONTROLES
Se muestran en la matriz con la aplicación de controles, que los riesgos de Mala aplicación de la ley contractual y definición incompleta o imprecisa de los requerimientos de información bajan a probabilidad baja e impacto leve; igualmente, los riesgos de incumplimiento contractual e incumplimiento en la ejecución. Los riesgos de inejecución contractual, inadecuado seguimiento al plan estratégico,
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
ineficiencia en la ejecución, demora y seguimiento equivocado a la ejecución de contratos bajan a una probabilidad baja e impacto moderado. El riesgo de inoportunidad en la entrega de las soluciones continua en probabilidad media e impacto leve.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
VALORACION DE CONTROLES
La tabla de valoración de los controles presenta la siguiente información
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
RIESGOS CONTROLES Nivel de Efectividad
INCUMPLIMIENTO
CONTRACTUAL
Capacitación respecto de la aplicación de la ley de
contratación pública y el Manual de Contratación
en la Corporación. Alta
RETARDO EN LA EJECUCION.
Capacitación respecto de la aplicación de la ley de
contratación pública y el Manual de Contratación
en la Corporación.
Alta
FALTA DE REGLAMENTACIÓNFortalecer el acompañamiento juridico desde la
normatividad publica Alta
DISPARIDAD EN LA
APLICACIÓN DE CRITERIOS
Fortalecer el acompañamiento juridico desde la
normatividad publica Alta
SEGUIMIENTO EQUIVOCADO A
LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS
Verif icacion de la aplicación de las decisiones del
Comité de ContratacionAlta
DEFINICIÓN INCOMPLETA O
IMPRECISA DE LOS
REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN.
Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información
Media
AFECTACION DE LA
GOBERNANZA
Diseñar conducto regular y aclarar la estructura de
gobernanza del proyecto.
Incluir la f igura de secretaría técnica en la mesa de
coordinación técnica.
Alta
BAJA INTERACCION EN LA
PLATAFORMAConversaciones de validación
Alta
CARENCIA DE SOPORTE
DOCUMENTAL DEL
DESARROLLO DE LA
PLATAFORMA
Hacer el respaldo del f lujo de desarrollo de la
implementacion de la plataforma
Media
INCUMPLIMIENTO CON LAS
ESPECIFICACIONES DE LOS
ENTREGABLES
Determinar las responsabilidades, objetivos y
políticas de calidad a f in de que el proyecto
satisfaga las necesidades del proyecto, objeto del
contrato Alta
MALA APLICACIÓN DE LEY
CONTRACTUAL
Capacitación respecto de la aplicación de la de la
ley de contratación pública en la Corporación
Alta
INCUMPLIMIENTO EN LA
PRESENTACIÓN DE INFORMES
Se determinará fechas mensuales de seguimiento
y se supeditaran la presentación de informes al
pago de los honorarios. Alta
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RIESGOS CONTROLES Nivel de Efectividad
DEFICIENTE SUMINISTRO Mapa de procesos
Media
INEFICIENCIA EN LA EJECUCION
Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación
Alta
INSATISFACCION DE LA
DEMANDA Conocimiento del Plan de Desarrollo
Media
BAJA CAPACIDAD DE
PRODUCCIÓNRequerimientos de realizacion de trabajos
Media
INCUMPLIMIENTO EN LA
EJECUCION Manual de presupuestos de la Corporación
Alta
DESCUIDO DE LA PROPIEDAD
INTELECTUAL DE LA
CORPORACION
Identif icación de la propiedad intelectual
previamente
Definición del manejo de la propiedad intelectual Alta
INOPORTUNIDAD EN LAS
RESPUESTAS
Fechas mensuales de seguimiento y se
supeditaran la presentación de informes al pago de
los honorarios. Alta
NO ASESORAR Y
ACOMPAÑAR Mapa de procesos
Alta
RETARDO EN LA EJECUCION
Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación
Alta
AFECTACION DEL FLUJO
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación Alta
INADECUADA ADJUDICACION
Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación
Alta
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
RIESGOS CONTROLES Nivel de Efectividad
DESATENCIÓN POLITICAS
AMBIENTALES
Aplicación de las directrices de control de riesgos
en las entidades publicas Media
DEMORA Planeación, priorización y seguimiento de las
reuniones de acuerdo la importancia y las metas
del plan de Auditorias e informes Media
INCUMPLIMIENTO EN PLANES
Conocimiento del Plan de Desarrollo
Monitoreo periodico de la información que muestra
los avances de proyectos frente al Plan de
Desarrollo
Socializacion de las metas del Plan de Desarrollo
frente a las propias de la Corporación Media
FALTA CONFIABILIDAD
TECNOLÓGICA Mapa de procesos
Media
DIFICULTADES EN LA PUESTA
EN OPERACIÓN DE LA
PLATAFORMA
Validación de presupuesto y planeación
Alta
DESFASE EN LA EJECUCION
PRESUPUESTAL DEL
CONTRATO
Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación
Alta
INADECUADO FLUJO DE LA
INFORMACIÓN. Mapa de procesos
Media
INVISIBILIZACION DE
RESULTADOS
Lista de verif icacion con las obligaciones y
responsabilidades del operador en la ejecución del
contrato.
Alta
DÉBIL DESARROLLO
INFORMATICO
Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información Media
INOPERANCIA TECNOLÓGICA Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la informaciónMedia
FALLAS CONECTIVIDAD Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información
Media
OBSOLENCIA TECNOLÓGICA Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información Media
BAJA PRODUCCIONRegistro en Excel de la documentación recibida
como soporte adicional de la informacion recibida. Media
VULNERABILIDAD
DOCUMENTAL
Reglamento de archivo documental.
Socializacion del Procedimiento
Formato para prestamos y permisos en el
aplicativo
Alta
PÉRDIDA DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTOSRespaldo de las bases de datos.
Alta
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RIESGOS CONTROLES Nivel de Efectividad
INEJECUCION CONTRACTUAL
Capacitacion respecto de la aplicación de la de la
ley de contratacion publica y el Manual de
Contratación en la Corporación
Alta
DESUSO TECNOLÓGICO Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información Media
DEBILIDAD EN PROCESOS DE
GESTION
Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información Alta
DEMORA EN FLUJO DE
ATENCIÓN Mapa de procesos
Media
INOPORTUNIDAD EN LA
ENTREGA DE LAS
SOLUCIONES
Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la informaciónMedia
FALTA DE CLARIDAD EN
DESIGNACIÓN DE FUNCIONES
DEL ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA
Verif icar el cumplimiento de las politicas de manejo
y apropiacion de la información
Alta
3. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Este módulo comprende tres componentes: Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento. A continuación, se presentan los principales avances en estos temas durante los cuatro meses objeto de seguimiento.
3.1. AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
La caracterización de procesos y procedimientos debe contar con indicadores que permitan el mejoramiento por lo que se hace necesario replantear si están midiendo en realidad el desempeño del subproceso o si se trata de controles. En este orden de ideas, la Oficina de Control Interno ha sido reiterativa en que éstos deben ser manejados al interior de los subprocesos; esto con disponer de indicadores que permitan determinar si el sistema de medición es eficiente, eficaz y efectivo. De la medición y análisis del trabajo llevado a cabo se elaboró un cuestionario para conocer la forma cómo se lleva a cabo el trabajo de implementación. En el mismo encontramos que ante 61 posibilidades de respuestas; se recibieron 39 respuestas afirmativas; lo que permite concluir que se tiene un porcentaje de implementación del 64%.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
SI NO I EVIDENCIA
x
Se ha realizado revision con el equipo sponsor de
la nueva estructura organizacional y se valido 3
ejes tematicos fundamentales en atraccion,
desarrollo y retos de ciudad (ADN).
x
Se esta trabajando con el equipo sponsor de la
nueva estructira y el direccionamiento estrategico
de la corporación. Se estan realizando reuniones
de avance junto con asesor externo (penta
consultores). Aun no ha sido aprobado el modelo.
x
Actualmente ruta N no tiene diseñados procesos,
sin embargo ya se hizo un primer diagnostico de
los procesos que se requieren y se esta
trabajando en el levantamiento de los mismos.
x
se realiza lluvia utilizando un cuestiobario junto
con los lideres de proceso. Actualmente se esta
realizando ese trabajo en el area administrativa y
financiera.
xse presento el mapa de procesos a la direccion
ejecutiva y las gerencias
xSe elaboro matriz de priorización para mapa de
procesos
x Aun no se ha realizado esa valoración
x
Se esta trabajando en la estandarización de
procesos. Se tiene plan de trabajo de según
diagrama de gannt adjunto e informe de avance.
Es importamte aclarar que se reformulo el plan
para mejorar los tiempos de revision de cada
proceso y el proceso de com
x
Se van formulando a medida que se elaboran. Se
esta haciendo acercamiento con la empresa cero
k para implementar el modulo de gestion de
procesos e indicadores de SAIA
x se utiliza un formulario con cada proceso
x se esta elaborando
x
Se esta formulando bajo el ciclo PHVA. Ruta N al
estar en proceso de creación del sistema de
gestión por procesos.
SI NO I EVIDENCIA
xlos procesos se estan levantando teniendo
presente el marco estrategico de ruta N
x En construcción
x En construcción
x En construcción
x En construcción
xSe utiliza el analisis de casos el mejoramiento y la
implementación
PREGUNTAS
¿Se evidencia la revisión de los ejes temáticos con los líderes
de cada una de las dependencias?
¿Se han desarrollado estrategias de acompañamiento a los
empleados en la implementacion de los procesos de la
Corporación?
¿ Se cuenta con el manual de procesos para la Corporación?
¿ Se proponen mejoras y recomendaciones en los procesos de
la Corporación?
¿Existe evidencia del seguimiento al desempeño del proceso?
¿Se tiene claro qué eventos pueden presentarse que afecte el
¿ Se ha precisado cuáles son los datos, decisiones, activos de
¿ Se han determinado qué aspectos e impactos pueden incidir
¿ Se realiza el levantamiento de la información de los mismos,
con ellos se diseñará la cadena de valor y a su vez se
identificará los procesos claves y de apoyo?
¿ Se tiene diseñado el mapa de procesos?
¿Se emplea la matriz de priorización para identificar los
procesos críticos?
¿Se realiza un análisis de valor agregado a los procesos
¿Los procesos se encuentran estandarizados?
¿Se tienen indicadores de gestión para los procesos de la
Corporación?
¿Se utilizan formularios para la recopilación de información en
1. Diseño, levantamiento y estructuración del Sistema de Gestión por Procesos,
conforme a la estructura y la estrategia definida por la Corporación.
2. Acompañamiento a los líderes en la caracterización, contextualización y definición de
formatos, políticas, flujos e indicadores de cada uno de sus procesos.
PREGUNTAS
¿Cómo se define el marco de actuación en cada proceso, en
relación a políticas, lineamientos, reglas de negocio y normas
¿Se evidencia el Mejoramiento en el Direccionamiento
Estratégico de la empresa?
¿ Se identifican los procesos actuales de la empresa?
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
SI NO I EVIDENCIA
x
Se estan trabajando los nuevos perfiles de cargo
junto con gestion humana y el geren te
administrativo . Anexo evidenciaq de un perfil
x Aun no se ha establecido
x
se creo el procedimiento de control documental ,
este procedimiento brinda las bases de la
estructura documental. En el manual de procesos
quedara establecido el ciclo.
x
El sistema de gestión por procesos se esta
estandarizando y se creara un manual para tal fin
el cual se encuentra en construcción.
x
El modelo de gestion esta en construcción y las
modificaciones y actualizaciones se gestionaran
por medio de el modulo de Calidad de SAIA .
SI NO I EVIDENCIA
x
Se busca liquidez en los grupos de trabajo y esto
quedara formulado en la nueva estructura
organizacional
x en construcción
x la estructura esta aun en construccion
xla PMO sera la encargada de la gestion de los
proyectos
xse esta utilizando herramientas colaborativas
como team work para establecer las coordinación
x por medio de la gestión de la PMO
x La estructura se encuentra en construcción
¿Se reduce la duplicación de equipo y esfuerzo, como una
¿La estructura representa una forma organizacional fácilmente
¿De qué manera se agrupan los recursos humanos y
materiales que son asignados en forma temporal a los
diferentes proyectos que se realizan?
¿Cómo se maneja la coordinación y comunicación entre las
funciones y proyectos en la estuctura?
¿Cómo se evidebcia la flexibilidad y autonomia en los equipos
de trabajo por proyectos?
¿Existe una estrategia para que las personas que realizan
trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden
mutuamente apoyo administrativo?.
¿Existe un análisis, revisión y modificación de cada uno de los
de los procesos y procedimientos, que se llevan a cabo en
cuanto a la estructura de la información y formatos de manera
homogénea. ?
¿Se ha considerado la estandarización del manual de
procesos y procedimientos de acuerdo a las políticas y
lineamientos de la Corporación?.
¿Se gestionan las modificaciones y adaptaciones realizadas a
los procesos que se llevan a cabo con base en el manual de
procesos y procedimientos?
¿ Se han identificado claramente y se asigna
responsabilidades respecto a las funciones indispensables
para la supervivencia de la organlzacion?
PREGUNTAS
¿Cómo se formuló la autoridad, el establecimiento de las
prioridades y la utilización de los recursos en la estructura?
3. Mantenimiento de la estructura organizacional de la Corporación.
4. Gestionar en la alineación de los procesos con la estructura organizacional.
¿ Se han agrupado a las personas y unidades sobre la base
del trabajo que realizan, incrementando las oportunidades para
utilizar el conocimiento?
PREGUNTAS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
SI NO I EVIDENCIA
xAun no se ha empezado con la implementación
de sistema de gestion ambiental
xAun no se ha empezado con la implementación
de sistema de gestion ambiental
xAun no se ha empezado con la implementación
de sistema de gestion ambiental
xAun no se ha documentado la matriz de aspectos
e impactos ambientales.
x
se han implementado mecanismos para
clasificacion de residuos y una campañas breves.
Se espera iniciar con la implementacion del
sistema de gestion ambiental en noviembre de
2018
SI NO I EVIDENCIA
x Se esta trabajando en la creación del documento
x Se estan empezando a controlar los documentos.
x
Esta en proceso de implementación del
procedimiento de copntrol de documentos y
registros. Se actualizo el software SAIA en pro de
mejorar el repositorio de registros de la
corporación
xesta establecido en el procedimiento de control de
documentos
x
Se radicaron las TRD ante el consejo
departamental y estamos a espera de la
aprobación. El consejo tiene 3 meses para dar
respuesta
x
actualmente se esta trabajando en la depuracion
de los registros fisicos y se hizo revision de los
registros electronicos en saia.
¿Se evidencia que la documentación se identifica y controla de
acuerdo las disposiciones legales que les sean aplicables
¿Se evidencia la implementación de las tablas de retención
documental aprobadas?
¿Se observa que los registros que proporcionan evidencia de
la conformidad con los requisitos se identifican, encuentran
legibles y se pueden recuperar en caso de requerirlo?
¿Se evidencia que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles de acuerdo
¿Se evidencia el manual de procesos y procedimientos
actualizado?
6. Administración del Sistema de Gestión Documental conforme a los requerimientos
institucionales y normativos aplicados a la Corporación.
PREGUNTAS
¿Se evidencia la implementación del procedimiento Control de
Registros?
¿Se hace acompañamiento a la implementación de diferentes
estrategias que contribuyan a la mitigación y adaptación al
cambio climático.?¿Se capacita a los empleados y contratistas en el uso racional
y eficiente de los recursos naturales, primando el agua y la
energía.?¿ Se ha capacitado a los empleados y contratistas de la
Corporación en la optimización del uso de los materiales de
formación, empleando en lo posible bienes y servicios
¿ Cómo se lleva a cabo el control de las emisiones, los
vertimientos y residuos generados al interior de la Entidad.¿ Se
¿ Se lleva a cabo una estrategia de fomento de la toma de
conciencia por el respeto y protección del medio ambiente
entre los empleados y contratistas que presten servicios a
nombre de la Corporación?
5. Administración y monitoreo del sistema de Gestión Ambiental conforme a los
requerimientos institucionales y normativos aplicados a la Corporación
PREGUNTAS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
3.2 AUDITORÍA INTERNA Auditorías e Informes de Ley De acuerdo con el Programa Anual de Auditorías para 2018, la Oficina de Control
Interno, durante durante el período de 2018, realizó las siguientes auditorias:
MESTEMAS A DESARROLLAR POR
AUDITORIASMES
TEMAS DE LA FUNCION DE
CONTROL INTERNO
Febrero
Implementacion de las Normas
Internacionales de Contabilidad para el
Sector Público (IPSAS)
10 dias
despues de
recibido el
informe Seguimiento Planes de Mejoramiento
Trimestral
Aplicación de la Politica de Caja Menor y
recocimiento de viaticos
Trimestral
Informe de austeridad en el gasto a la
Direccion Ejecutiva (Decreto 984 de
2012)
Trimestral
Auditoria al Modelo Integrado de
Planeacion y Gestion (MIPG)
Trimestral
Auditoria al Modelo Integrado de
Planeacion y Gestion (MIPG)
Mayo
Implementación del programa de gestión
documental en cumplimiento a la
normatividad vigente del archivo general
de la nación. Cuatrimestral
Publicacion Informe de Control Interno a
la comunidad
Junio
Auditoria al cumplimiento de los
indicadores del Plan de Desarrollo:
"Medellin cuenta con vos" Semestral
Verificar en el comité de conciliacion la
procedencia de las acciones de
repeticion
Anual
Evaluacion de la gestion por
dependencias
Anual
Informe avance del Sistema de Control
Interno al DAFP
Anual
Rendicion de la Cuenta Contraloria
General de Medellin
Anual
Informe Direccion Nacional de Derechos
de Autor
Septiembre
Auditoria al cumplimiento de los
indicadores del Plan de Desarrollo:
"Medellin cuenta con vos" Anual
Publicacion Plan Anticorrupcion y
Atención al Ciudadano
OctubreAuditoria al manejo de recursos por
regalias y colciencias Anual
Informe Control Interno Contable a la
Contaduria General de la Nacion
Noviembre Auditoría Interna a la ContratacionAnual
Verificacion Ley de Cuotas (Decreto 984
de 2012)
Anual
Cumplimiento normativo de uso del
software
Anual
Publicacion Informe Anual de PQRS a la
comunidad
Diciembre
Auditoría TI y el manejo de la información
de la organización que apoye las
estrategias y objetivos de la organización.
MarzoAplicación del Manual de Contratacion y
Supervision de los contratos
Abril
Diagnóstico, desarrollo e implementación
del plan estratégico de tecnologías de la
información (PETI), plan de seguridad y
privacidad de la información.
Julio
Verificacion de la estructuración y diseño
del modelo de remuneración de la
Corporacion, escala salarial, de cara a la
estructura y la estrategia de Ruta N.
Agosto
Diseño, levantamiento e Implementación
de los macro procesos, con cada uno de
sus procesos, contextualización,
caracterización, flujograma e indicadores,
definidos desde el diseño organizacional.
La Oficina de Control Interno publicó en el sitio web de la Corporación los informes de
Ley correspondientes para el período, dentro de los términos y fechas establecidas en
la normatividad vigente.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO
En febrero de 2018 la Oficina de Control Interno realizó seguimiento a los planes de
mejoramiento
Los planes de acción registrados vigentes a la fecha se han constituido a partir de
diferentes fuentes, como son:
Autoevaluación. Hallazgos Auditorías Externas. Hallazgos Auditorías Internas. Indicadores de Gestión.
De acuerdo con la dependencia a cargo de los planes y la fuente de los mismos, a la
fecha se presenta el siguiente reporte:
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 013C-2015 para práctica para que
apoye la labor informativa de Ruta N en el año
2015 suscrito con Carolina Franco Villegas.
Interventor Responsable: Luis Carlos Perez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 008C-2014 para prestación de
servicios profesionales para la implementación
de un observatorio para el plan CT+i de
Medellín con el fin de reconocer áreas de
oportunidad diferentes mercados, brechas
tecnológicas, retos y relaciones de
colaboración, desarrollo tecnológico e
innovación. (Fase monitoreo) suscrito con
Tecnnova. Interventor Responsable: Elkin
Echeverry
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 025C-2015 Convenio de
cooperacion Embajada de Francia suscrito con
Embajada d Francia. Interventor Responsable:
Adriana Mancera
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
AUDITORIA LIQUIDACION DE CONTRATOS VENCIDOS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 046C-2015: Identificacion de
influenciadores adecuados para difundir y
hablar de la marca Ruta N suscrito con Fluvip
SAS. Interventor Responsable: Sury Garcia
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 092C-2015: Coordinar el proceso
de habilitacion juridica para la creación de
spinoff en Colombia desde las instituciones
publicas de educacion superior suscrito con
Tecnnova. Interventor Responsable: Jorge
Suarez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 059C-2015: Facilitar el
asentamiento de empresas innovadoras
mediante el programa Landing para práctica
para que apoye la labor informativa de Ruta N
en el año 2015 suscrito con MIguel Urquijo.
Interventor Responsable: Angela Prieto
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No.071C-2015: Prestación de servicios
profesionales para la operación (Planeación,
ejecución, administración y evaluación) del
programa de formación en STEM de jóvenes
estudiantes de instituciones educativas
oficiales K11 de la ciudad de Medellín para
práctica para que apoye la labor informativa de
Ruta N en el año 2015 suscrito con Parque
Explora. Interventor Responsable: Ricardo
Buitrago
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 076C-2015: Agencia CRM para la
gestio de las bases de datos con los diferentes
publicos de interes de la Corporación suscrito
con Posicion Digital. Interventor Responsable:
Lina Colorado
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 112C-2015: Diseñar y producir el
informe y video de Gestion 2014 de la
Corporacion, para realizar la presentacion
oficial de resultados de este año a toda la Junta
Directiva en la Asamblea de Accionistas y a
todos los grupos de interes con que se
relaciona la Corporacion, suscrito con Feeling
Company. Interventor Responsable: Andres
Montoya
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
AUDITORIA LIQUIDACION DE CONTRATOS VENCIDOS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 104c-2015 Compraventa,
instalación y puesta en funcionamiento del
sistema eléctrico, voz y datos para los muebles
de oficina estándar adicional en piso 4 torre a
programa Landing suscrito con Ingenieria Furel.
Interventor Responsable: Maria Cecilia Tobon
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 512C-2013: Plataforma
tecnológica para los servicios de teleasistencia,
emergencias médicas, seguimiento y monitoreo
permanente a los pacientes y apoyo a los
programas de promoción y prevención en el
marco del macroproyecto desarrollo de
soluciones en ciencia, tecnología e innovación -
cti para el sector salud en Antioquia, con
fondos provenientes del ctl del SGR Nacional
suscrito con Universidad de Antioquia.
Interventor Responsable: Juan Pablo Tabares
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 113C-2015: Desarrollar un
programa de compras innovadoras publicas y
privadas en la ciudad de Medellin suscrito con
IDOM. Interventor Responsable: Jorge Suarez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 124C-2015: Liderar la realizacion
del evento Cities for Life, suscrito con Paola
Pollmier. Interventor Responsable: Miguel
Aristizabal
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 151C-2015 : Prestacion de
servicios profesionales y asistencia tecnica
internacional para la realizacion de una sesion
de trabajo en la ciudad de Medellin en temas
de innovacion corporativa suscrito con Jay Rao.
Interventor Responsable: Juan Camilo Gomez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 140C-2015: Cubrimiento de
actividades de gestion de prensa y relaciones
publicas suscrito con Andres Rioss. Interventor
Responsable: Bibiana Diez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 117C-2015: Participacion en el
programa Trending Topic suscrito con
Telemedellin. Interventor Responsable: Lina
Maria Colorado
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
AUDITORIA LIQUIDACION DE CONTRATOS VENCIDOS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 025C-2015 para práctica para que
apoye la labor informativa de Ruta N en el año
2015 suscrito con Suma Legal. Interventor
Responsable: Juan Camilo Gomez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 44: Workshop +mob Centro
Tecnologico de Mobiliario suscrito con SENA.
Interventor Responsable: Adriana Mancera
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 165C-2015: Ejecucion de las
actividades tecnicas y administrativas en el
marco del convenio DNDi suscrito con
CIDEPRO. Interventor Responsable: Carlos
Castro
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 052C-2015: Convenio especial de
cooperación para aunar esfuerzos en el
desarrollo de un workshop en el marco de la
iniciativa regional de innovacion fabricacion
avanzada, suscrito con I3D Ltda. Interventor
Responsable: Adriana Mancera
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 021C-2014: Suministro de
materiales de cafeteria, papeleria e
implementos de oficina, suscrito con
PAPYSER. Interventor Responsable: Juan
Camilo Gomez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 483C-2013: Servicios de
Telemedicina hospitalaria suscrito con
Universidad de Antioquia. Interventor
Responsable: Juan Pablo Tabares
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 484C-2013: Servicios de
Telemedicina hospitalaria suscrito con UNE.
Interventor Responsable: Juan Pablo Tabares
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 485C-2013: Servicios de
Telemedicina hospitalaria suscrito con
EDATEL. Interventor Responsable: Juan Pablo
Tabares
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 015C-2015 Servicios de
Telemedicina hospitalaria suscrito con Escuela
de Policia Carlos Holguin. Interventor
Responsable: Juan Pablo Tabares
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
No se ha realizado la liquidacion definitiva del
contrato No. 173C-2015: Facilitar la gestión de
la información de las bases de datos, registro
de usuarios, manejo de la plataforma del Gran
Pacto y su posible réplica, suscrito con E-
volution SAS. Interventor Responsable:
Marcela Gutierrez
liquidacion definitiva del contrato 2017-08-14 2017-12-20
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
AUDITORIA LIQUIDACION DE CONTRATOS VENCIDOS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
No se evidencia en las ordenes de compra:
1056, 1057, 1058, 1063, 1064, 1065, 1067,
1080, 1081, 1092, 1138, 1145, 1146, 1148,
1149, 1158, 1165, 1166, 1167, 1168 de las
tres (3) cotizaciones.
Implementación de politica de
compras donde se aclare en que
casos se requieren las tres (3)
cotizaciones.
2018-04-11 2018-04-11
Se evidencia que hay contrataciones por orden
de compra Nos. 1170 y 1171 y bajo contrato,
con objetos diferentes con el mismo proveedor
El comité de contratación debera
establecer un canal de comunicación
donde el area de compras pueda
verificar que terceros tienen contratos.
2018-04-11 2018-04-11
No se evidencia el consecutivo en las ordenes
de compra: 1082, 1110, 1113, 1114, 1115,
1116, 1123 y 1124
No se presenta accion de mejora, ya
los consecutivos relacionados en el
hallazgo se encontraban incluidos en
la primera solicitud de la auditoria.
2018-04-11 2018-04-11
Se evidencia una orden de compra para
prestación de servicios No. 1169
No se presenta accion de mejora, ya
que esta orden de compra y/o servicio
se genero con previa autorización de
miembros de la firma de abogados.
2018-04-11 2018-04-11
Se evidencia dos ordenes de compra con el
mismo objeto de compra Nos. 1170 y 1171
No se presenta accion de mejora ya
que el manual de contratación no
restrige realizar ordenes de compra
con el mismo objeto y mas teniendo
en cuenta, que en este caso especial
hay una economia en la adquisición
de un producto. En este caso
especial si bien puedo haber sido una
falta de planeación, se priorizo darle
un mejor manejo a los recursos de la
Corporación.
2018-04-11 2018-04-11
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
AUDITORIA LIQUIDACION DE CONTRATOS VENCIDOS
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
FECHA DE INICIO
(aaaa-mm-dd)
FECHA DE
TERMINACIÓN
(aaaa-mm-dd)
Sin embargo y como parte de la
responsabilidad en el tema por parte de la
Gerencia de Comunicaciones; responsable al
interior de la Corporación de este vital tema de
interacción con clientes, ciudadanos y usuarios,
la Oficina de Control Interno; elevará a la
categoría de Acción de Mejora; la necesaria
capacitación y acompañamiento en el uso de la
herramienta a los empleados designados como
resolutores de las PQRS en la Corporación.
Contratación de prestacion de
servicios para desarrollar,
implementar y hacer seguimiento al
modelo de servicio de Ruta N
2018-07-16 2008-12-31
Al momento de la elaboración del Informe
Anual de Atención a las PQRS en el año 2017;
este elemento no se encuentra desarrollado en
la Corporación y en virtud de ello, la medición y
valoración de la percepción de la satisfacción
de los clientes, ciudadanos y usuarios; no se
encuentra disponible; siendo este aspecto una
estrategia que debe ser desarrollada en forma
inmediata y rápida por parte de la Gerencia de
Comunicaciones; responsable al interior de la
Corporación de este vital tema de interacción
con clientes, ciudadanos y usuarios. En virtud
de ello, la Oficina de Control Interno; elevará a
la categoría de Acción de Mejora; la
implementación de la encuesta de satisfacción
Construir e implementar un modelo de
servicio al cliente para la mejora de
experiencia del usuario con una ruta
de atención para que los usuarios
tengan una experiencia positiva, y los
equipos de trabajo de la corporación
identifiquen los procesos que deben
seguir frente al relacionamiento con
clientes.
2018-07-16 2008-12-31
AUDITORIA ATENCION PQRS
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE
MEJORAMIENTO/CORRECTIVA
PLAZO DE LA ACCIÓN
4. MÓDULO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.1 INFORMACIÓN INSTITUCIONAL La Corporación Ruta N Medellín cuenta con herramientas que le permiten vincular a todos los usuarios de la información, logrando así mejorar la transparencia frente a los ciudadanos por medio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de sus obligaciones, a través de instrumentos como: 1. Link de transparencia y acceso a la información.
2. Mecanismos de atención al ciudadano.
3. Mecanismos de participación ciudadana.
4. Medios de comunicación.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
Atención al Ciudadano de la Corporación mantiene una comunicación continua con la
ciudadanía a través de las redes sociales, página web, manejo de solicitudes escritas
y verbales para obtener información primaria y para la solución de PQRS. Esta
información es procesada al interior de la Corporación y transformada continuamente
en acciones de mejora.
De igual manera, se cuenta con información necesaria para el desarrollo de las
actividades a cargo, a fin de facilitar la ejecución de operaciones internas y externas
para el logro de los objetivos de la Corporación.
Consulta de PQRS, consulta de los datos e información la Corporación.
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETI
Vigencia 2018
La Corporación, inició en el año 2018, realizó el inicio del diagnóstico para la
implementación del Plan estratégico de Tecnologías de la Información, cuya evidencia
se encuentra en la auditoría realizada al contratista a cargo en el contrato C-0274-17
con Colombia Digital para el apoyo a la gestión para el diagnóstico, desarrollo e
implementación del plan estratégico de tecnologías de la información (PETI).
En cuanto al tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la Información,
específicamente en el seguimiento a los riesgos a la gestión de seguridad de la
Información, se avanzó en el diagnostico acorde a las actividades de tratamiento que
se plantearon en su momento.
Plan de Seguridad y Privacidad de la Información
La Corporación Ruta N Medellín, a 3 de enero de 2019, publicó los términos de convocatoria pública para Seleccionar de una persona natural o jurídica para la contratación de los servicios de Renting Tecnológico de la plataforma de tecnología de información y comunicaciones definida de acuerdo con el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones de Corporación Ruta N Medellín.
4.2 COMUNICACIÓN EXTERNA La Gerencia de Comunicaciones y Mercadeo de la entidad es la encargada de asesorar a la Dirección Ejecutiva en la definición de las políticas, estrategias, procesos, procedimientos y actividades para la comunicación interna y externa de la empresa, así como de asesorar y controlar su implementación, en coordinación con las dependencias pertinentes.
Informe Pormenorizado Estado del Control Interno (Ley 1474 de 2011) Enero 2018-diciembre 2018 CORPORACION RUTA N MEDELLIN
La Gerencia de Comunicaciones y Mercadeo desarrolló diferentes estrategias de
comunicación corporativa, las cuales se implementaron bajo los lineamientos y según
las necesidades informativas y estratégicas de la Corporación.
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de sus funciones, la Auditoria Interna
(propone cambiar la denominación de Oficina de Control Interno) de la Corporación
Ruta N Medellín, presentó el Plan Estratégico 2019 – 2021. El Plan es un instrumento
para el cumplimiento del objetivo de la Auditoria Interna de asegurar que la
Corporación aplica y mantiene de manera óptima, un Sistema Institucional de Control
Interno concebido para garantizar que la gestión administrativa se realiza cumpliendo
la normatividad vigente, las políticas institucionales, los objetivos estratégicos y
gobierno transparente.
El Plan se estructura en cinco componentes con una proyección a tres (3) años. En el
primer componente se encuentra la orientación y el direccionamiento de la actividad
de Auditoria Interna en la Corporación; en el segundo componente se establecen los
elementos para definir la organización y la estructura de la Auditoria Interna. Por su
parte, en el tercer componente se desarrolla la actividad del Aseguramiento que
contempla los instrumentos de auditoría, la planeación, la evaluación y el seguimiento,
la valoración de riesgos y los puntos de control. En el cuarto componente se aborda la
Consultoría para el mejoramiento continuo, la cultura del control y la sensibilización, la
asesoría y el acompañamiento y la relación con los entes de control internos y
externos. Finalmente, en el quinto componente se considera la gestión del
conocimiento, innovación y creatividad, así como la investigación, el análisis y la base
normativa y documental de la actividad de Auditoría Interna en la Corporación Ruta N
Medellín.
El marco para la actuación de la Auditoria Interna el Estatuto de Auditoría y el Código
de Ética adoptados respectivamente mediante Acta de Junta Directiva No. 87 de
diciembre 12 de 2017 y la directriz del 25 de octubre de 2016 por el Director Ejecutivo
de la Corporación de igual manera en consonancia con las normas y disposiciones de
auditoría interna, así como por lo dispuesto en el artículo 17 del Decreto 648 de 19 de
abril de 2017, “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,
Reglamentario de la Función Pública” que establece: “…Las Unidades u Oficinas de
Control Interno o quien haga sus veces desarrollarán su labor a través de los
siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la
gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control”,
presentamos el conjunto de estrategias y acciones diseñadas para contribuir a la
consolidación, afianzamiento y sostenibilidad de los propósitos de la Corporación Ruta
N Medellín, en el marco de su objetivo misional.