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Auditoría Interna Instituto Nacional de Aprendizaje

Informe No 03-2011

INFORME No 03-2011

UNIDAD REGIONAL CHOROTEGA REGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3

1.1 Origen ..................................................................................................................... 3

1.2 Objetivo .................................................................................................................. 3

1.3 Alcance ................................................................................................................... 3

2. RESULTADOS OBTENIDOS ......................................................................................... 4

2.1 Desactualización del “estado” de los cheques en el Sistema de Información Financiera Gráfico (SIFG) ............................................................................................... 4

2.2 Compras de caja chica con efectivo en lugar de tarjeta ................................ 5

2.3 Cheques en cartera sin anular, según su plazo de permanencia ................ 5

2.4 Inadecuada retención del 2% del impuesto sobre la renta ........................... 6

2.5 Devolución de dinero pendiente del Banco Nacional ...................................... 7

2.6 Compra de bienes planificables mediante vales de caja chica ...................... 7

2.7 Irregularidad en la exclusión de bienes ............................................................ 8

2.8 Resultados satisfactorios ................................................................................... 10

3. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 10

4. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 10

Unidad Regional Chorotega ......................................................................................... 10

5. OBSERVACIONES ....................................................................................................... 11

5.1 Discusión y remisión del Informe ..................................................................... 11

5.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones ....................................................... 12

5.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno .............................. 12

5.4 Responsable del estudio .................................................................................... 12


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RESUMEN EJECUTIVO UNIDAD REGIONAL CHOROTEGA

REGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2010, se realizó una auditoría financiera en la Unidad Regional Chorotega, cuyo objetivo fue verificar el cumplimiento de las aseveraciones de propiedad, existencia, integridad, exactitud, presentación, revelación y la normativa interna de la Información Financiera, para determinar su adecuado registro contable y la aplicación de los controles existentes, mediante los procedimientos de auditoría. El período de estudio abarca octubre 2010, ampliándose en los casos que se consideró necesario. Seguidamente, se citan los resultados obtenidos de la revisión realizada: Desactualización del “estado” de los cheques en el Sistema de Información

Financiera Gráfico (SIFG). Compras de caja chica con efectivo en lugar de tarjeta. Cheques en cartera sin anular, según su plazo de permanencia.

Inadecuada retención del 2% del impuesto sobre la renta. Devolución de dinero pendiente de parte del Banco Nacional. Compra de bienes planificables mediante vales de caja chica. Irregularidades en la exclusión de bienes. Resultados satisfactorios. De acuerdo con el estudio realizado sobre el registro y control de la información financiera, se encontraron algunas deficiencias de control interno que son de fácil subsanación y que obedecen principalmente a incumplimientos menores por parte del personal responsable que ejecuta las actividades revisadas y que actualmente

algunas están siendo corregidas por la Administración. En relación con las demás pruebas realizadas, los resultados que se obtuvieron fueron satisfactorios. Para subsanar las deficiencias detectadas se giraron 7 recomendaciones a la Unidad Regional Chorotega.


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UNIDAD REGIONAL CHOROTEGA REGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen El presente informe se originó en la ejecución de un estudio en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2010. 1.2 Objetivo Verificar el cumplimiento de las aseveraciones de propiedad, existencia, integridad, exactitud, presentación, revelación y la normativa interna de la Información Financiera, para determinar su adecuado registro contable y la aplicación de los controles existentes, mediante los procedimientos de auditoría. 1.3 Alcance Se realizó una auditoría financiera en la Unidad Regional Chorotega, relacionada con el registro y control de la información financiera, el período del estudio comprende octubre 2010, ampliándose en los casos que se consideró necesario. Para efectos del trabajo se realizó lo siguientes Arqueos de: caja chica, comprobantes de ingreso a caja (CIC), cheques en tesorería; se verificó la presentación y revelación en el Balance de Comprobación del fondo de caja chica; se revisó el último reintegro de caja chica con los CIC y sus respectivos depósitos; el archivo y consecutivo de cheques y CIC utilizados, así como la anulación e inutilización de los mismos cuando corresponde; revisión de las conciliaciones bancarias, la última liquidación de las compras efectuadas por el “Comprador Regional” y la realización de los arqueos sorpresivos por parte de la Administración.


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El estudio se realizó considerando la siguiente normativa:

Ley No. 7092 “Ley del Impuesto sobre la Renta”. Ley No. 8292 “Ley General de Control Interno”. Procedimiento P UCI PPCO 01 “Exclusión de Bienes”. Procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”.

Procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”.

Instructivo I URF PC 01 “Conciliaciones Bancarias”. Instructivo I URF PT 02 “Uso de Formulario de Vales de Caja Chica para

Viáticos y Transporte o Bienes y Servicios”.

Instructivo I URF PT 06 “Retención de Impuesto de Renta en compras a liquidar”.

2. RESULTADOS OBTENIDOS 2.1 Desactualización del “estado” de los cheques en el Sistema de

Información Financiera Gráfico (SIFG)

De acuerdo con el arqueo de cheques en Tesorería realizado el 8 de diciembre del 2010, se determinó que de un total de 113 cheques pendientes de entrega, 84 habían sido entregados a los beneficiarios y no se les actualizó el estado de “caja” al de “entregado” en el Sistema de Información Financiera IFG. El 12 de octubre del 2010, la Encargada del Proceso Financiero Contable solicitó a la persona Administradora del Sistema, el cambio de “estado” de los cheques emitidos y entregados hasta el mes de junio del 2010, sin embargo entre los meses de julio a diciembre del 2010, nuevamente no se está actualizando en el tiempo permitido por SIFG, el estado de “caja” a “entregado” de los cheques retirados por los beneficiarios. El Procedimiento P URF PT 31 “Pago de bienes y servicios” en el aparatado 6.8. “Entrega de cheque” indica: “(…) Posterior a la entrega de cheque a la persona beneficiaria, la persona funcionaria responsable de la Caja, vuelve a digitar en el SIF el estado del cheque registrándolo como entregado. Luego lo anota en una fórmula de control y traslada la copia del cheque junto con la documentación de respaldo a la persona funcionaria de Financiero responsable del archivo (…)”. Lo anterior, obedece a una omisión por parte de la persona responsable de la caja, en la actualización del estado de los cheques en el SIFG, lo cual imposibilita que la información disponible en el Sistema sea exacta y oportuna.


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2.2 Compras de caja chica con efectivo en lugar de tarjeta Se constató que el comprador Regional realizó las compras de productos, servicios, bienes u otros, con adelantos en efectivo mediante vales de caja chica, la tarjeta de pago la utilizó para compras de combustible. Al respecto, el Instructivo I URF PT 02 “Uso de formulario de Vales de Caja Chica para Viáticos y Transporte o Bienes y Servicios”, en el apartado 2.1.6 “Tarjeta de pago” señala: “La persona funcionaria que utiliza como medio de compra la tarjeta de pago de la institución, no realiza lo indicado en el punto 2.1.5 anterior, referente al retiro de fondos y continua con el apartado siguiente.”.

Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público, específicamente en la norma 4.5.1 “Supervisión constante” indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”.

Lo anterior obedece, según manifestó la Encargada del Proceso Financiero Contable, a que el comprador prefería hacer las compras con efectivo y no con tarjeta. Por otra parte, ella le comunicó el 31 de agosto del 2010 vía e-mail al comprador, que realizara las compras únicamente con efectivo de la caja chica, porque se tenía planeado tramitar una nueva tarjeta de pago en otra entidad bancaria. La directriz girada omite injustificadamente la normativa vigente en relación con el uso de la tarjeta de pago, además de la exposición del comprador al riesgo de un eventual robo al manejar cantidades considerables de dinero en efectivo. 2.3 Cheques en cartera sin anular, según su plazo de permanencia En la verificación de cheques en caja, se constató que los cheques No. 75602-8 por ¢30.549 y el No. 75616-9 por ¢130.682, emitidos el 10 y 11 de junio del 2010 respectivamente, tienen más de tres meses de permanecer en la cartera y no han sido anulados.

Sobre el particular, el procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”, edición 04, en el punto 6.10 “Plazos de permanencia de cheques en cartera”, especifica los plazos a considerar en la emisión de los mismos, la cual no debe ser superior a tres meses.


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Asimismo, señala: “Una vez cumplido el plazo de permanencia en cartera, se anula. La respectiva solicitud de registro se presenta dentro de los primeros tres días hábiles del mes

siguiente al Proceso de Contabilidad o al Proceso Financiero Contable Regional”.

Lo antes expuesto, obedece a que la persona funcionaria responsable de la caja omitió anular los cheques citados en el tiempo establecido, incumpliendo con la normativa, además se podría presentar un uso indebido de esos valores. 2.4 Inadecuada retención del 2% del impuesto sobre la renta

En la revisión de remesas se comprobó que mediante los vales de caja chica No. 04-898-10 y No. 04-899-10 del 31 de agosto del 2010, correspondientes al reintegro No. 26-2010, el comprador realizó el 1 de setiembre del 2010, la compra de varios productos en Agropecuaria La Carreta, S.A., por un monto total exonerado de ¢664.300,07 (facturas No. 381974, 381965, 381963, 381956, 381955 y 381953), reteniéndose según comprobante No. 11051 la suma de ¢9.035,00 por concepto del 2% del impuesto sobre la renta, sin embargo el importe correcto era de ¢13.286,00 quedándose sin retener la suma de ¢4.251,00. Al respecto, la ley No. 7092 “Ley del Impuesto sobre la Renta” en el artículo 23 dispone: “Toda empresa pública o privada, sujeta o no al pago de este impuesto, incluidos el Estado, los bancos del Sistema Bancario Nacional, el Instituto Nacional de Seguros y las demás instituciones autónomas o semiautónomas, las municipalidades y las asociaciones e instituciones a que se refiere el artículo 3o. de esta ley, está obligada a actuar como agente de retención o de percepción del impuesto, cuando pague o acredite rentas afectas al impuesto establecido en esta ley.”

Por otra parte, el instructivo I URF PT 06 “Retención de Impuesto de Renta en compras a liquidar” en el artículo 44 establece: “(…) La persona funcionaria que autoriza el gasto, vela por la correcta aplicación de la retención del Impuesto sobre la Renta, en las compras que corresponde. De observar alguna irregularidad en la aplicación de la citada retención, debe abstenerse de autorizar el gasto correspondiente hasta tanto no sea corregida la deficiencia. La persona responsable de fondos de caja chica recibe la factura cancelada y la copia del FR URF PT 06 “Comprobante de Retención 2% de Impuesto sobre la Renta”, verifica que cada documento contenga los requisitos establecidos por ley y el procedimiento y realiza el trámite que corresponde (…).”.

Lo anterior obedece a un error por parte del comprador, en el monto indicado en la base imponible de retención en el URF PT 06 “Comprobante de Retención 2% de Impuesto sobre la Renta” y una revisión inadecuada de la persona funcionaria que autorizó el gasto y de la responsable de la caja chica, provocando que la Institución retenga un monto inferior al proveedor, en perjuicio de la Hacienda Pública.


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2.5 Devolución de dinero pendiente del Banco Nacional En la revisión de la conciliación bancaria de la cuenta 015-001344-4 del Banco Nacional se determinó que el 14 de abril del 2010, se emitió el cheque No. 75250 a nombre de Liliana Acosta Rosales por la suma de ¢522.390,00 no obstante el Banco Nacional lo debito por ¢552.390,00 de la cuenta corriente 1344-4 del INA, a la fecha el banco no ha reintegrado en la cuenta institucional los ¢30.000,00. Al respecto, el instructivo I URF PC 01 “Conciliaciones Bancarias” en el punto 2.6 instruye de la siguiente manera: “(…) En caso que no surta efecto el pedimento de información, realiza la solicitud mediante oficio a la Auditoría General de la Entidad Bancaria respectiva (…).”.

La Encargada del Proceso Financiero Contable, gestionó el 5 de mayo del 2010 mediante oficio al Director de Operaciones del banco el reintegro de los ¢30.000 y posteriormente en varias ocasiones de forma verbal, sin embargo el banco no ha realizado la respectiva devolución del dinero, se supone que temporalmente, en perjuicio, de los recursos públicos institucionales. 2.6 Compra de bienes planificables mediante vales de caja chica Se determinó que en el período bajo estudio, se compró por medio del vale de caja chica No. 04-1133-10 del 9 de noviembre del 2010, 7 monitores planos para el Centro de Formación Profesional de Santa Cruz. Al respecto, el procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, en el punto 6.3.5 “Trámite de compras por adelanto por vale de caja chica o tarjeta de pago”, determina que: “(…) El Vale de Caja Chica es autorizado únicamente por la persona encargada de la Unidad Organizacional o en su efecto, por cualquiera de las dos personas funcionarias que éste designe para su tramitación. (Art. 11 Reglamento de Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos). Debe considerarse el criterio que para adquirir un bien o servicio mediante vale, el mismo debe tener la características de urgente, imprevisible e indispensable, condiciones que evaluará quien autoriza el vale (…).”

Existen reglas y procedimientos a efectos de que la Administración utilice los medios de pago, como los vales de caja chica, como un mecanismo excepcional, para la obtención de bienes o servicios con características urgentes, imprevisibles e indispensables, limitadas a un monto específico, que representa gastos menores, para el correcto funcionamiento del giro normal de la Institución.


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La compra de bienes, no debe ser realizada mediante los vales de caja chica, en el tanto no se cumplan con los supuestos y características primordiales, sea, que no se trate de un gasto menor y además según se citó, porque este último es solamente un medio de pago de carácter excepcional, que tiene reglas y procedimientos específicos que limitan su utilización. Esta situación se presenta debido a una planificación inadecuada, en cuanto a la compra de bienes por medio de vales de la caja chica, estando por finalizar el año en curso. El uso de vales de caja chica en compras de bienes que no son urgentes, indispensables, e imprevisibles, provoca una situación contraria al principio de legalidad que rige a la función pública, al violentar los principios que informan la materia tratándose de contratación administrativa, a saber: libre concurrencia, igualdad de trato entre los posibles oferentes, transparencia de los procedimientos, seguridad jurídica, equilibrio de intereses, la buena fe en la tramitación de los procedimientos, el control de los procedimientos, eficacia y eficiencia en el manejo de los recursos institucionales, en aras de satisfacer la necesidad con la opción más conveniente. Lo que puede inducir a la Institución, a pagar costos de más y se evidencia que no se ha cumplido a cabalidad con la normativa establecida, en donde los funcionarios que tramitan, autorizan y revisan no ejercen el debido cuidado en relación con las labores y responsabilidades que les competen, en contraposición de los controles establecidos.

2.7 Irregularidad en la exclusión de bienes En la verificación de vales de caja chica se constató que los días 11, 12 y 25 de noviembre del 2010, la persona funcionaria Encargada del Control de Bienes en la Unidad Regional, procedió a entregar a la Asociación de Reciclaje “Manos Unidas de Bagaces” y a “Bodeguita Soluciones Ambientales” los equipos y artículos que fueron excluidos del inventario de Bienes del Centro de Formación Profesional de Liberia, Unidad Regional de Chorotega, Centro de Formación Profesional de la Soga, Centro de Formación Profesional de Nicoya y del Centro de Formación Profesional de Santa Cruz, sin haber confeccionado los formularios FR UCI PPCO 02 “Exclusión de Bienes” respectivos y en los casos de C.F.P. Liberia y el C.F.P. En la Soga la información es incompleta principalmente por la carencia de firmas, ni presentó la solicitud de exclusión ante la Comisión de Bienes Institucional o Comisión de Bienes Regional para su aprobación. Asimismo, no se confeccionó el acta en donde se hiciera constar que se realizó la exclusión, las características de los bienes, el día y la hora y la firma de todas las personas que participaron en la exclusión, así como tampoco se incluyó en el libro de actas que para tal fin autorizó la Auditoría Interna.


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Por otra parte, en el caso de la exclusión de Mobiliario y Equipo, a la fecha no se ha enviado al Proceso de Contabilidad de la Sede Central el FR UCI PPCO 02, para la exclusión de los bienes del SIBI, ni se realizó la exclusión de los bienes cargados en el SIREMA, en los 5 días hábiles después de recibida la comunicación. Complementariamente, el Encargado de Control de Bienes no proporcionó a esta Auditoría Interna, oficio alguno mediante el cual los Encargados de los Centros de Formación Profesional de Nicoya y de Liberia, ni de la Jefatura de la Unidad Regional Chorotega, soliciten la exclusión de los bienes que se encuentran inservibles y obsoletos, adjunto a la lista correspondiente.

Adicionalmente, la lista de los bienes excluidos proporcionada por el Encargado de Control de Bienes no concuerda con la información indicada en los documentos entregados por las empresas recicladoras que recibieron esos bienes.

Al respecto, la Ley No. 8292 “Ley General de Control Interno” en el artículo 8 establece: “Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal (…).”.

Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público en el punto 1.1 “Sistema de Control Interno” dictan lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales (...).”.

En relación con la normativa institucional, se cita el procedimiento P UCI PPCO 01 “Exclusión de bienes”. La situación comentada obedece a que el Encargado de Control de Bienes, realizó

la exclusión y desecho de bienes, inobservado la normativa interna institucional, actuación que fue objeto de una supervisión deficiente de parte de la Jefatura, lo que pone en evidencia que tal inobservancia pudo y puede generar eventualmente a futuro, de mantenerse, pérdida o uso indebido del patrimonio público institucional.


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2.8 Resultados satisfactorios De acuerdo con las pruebas aplicadas, se obtuvieron resultados satisfactorios en lo siguientes arqueos: caja chica, comprobantes de ingreso de caja chica (CIC), CIC en blanco, al comprador y el último reintegro de caja chica. Asimismo, se determinó que los comprobantes de los cheques No. 76183 al No. 76330, de la cuenta corriente No. 1344-4 del Banco Nacional de Costa Rica, se encuentran archivados en forma consecutiva con sus respectivos justificantes y los cheques inutilizados se encuentran archivados con sus respectivas copias, con el sello de cancelado y fueron perforados en forma correcta. De igual forma, se verificó que los comprobantes de ingreso de caja (CIC) del No. 7455 al No. 7543, se encuentran archivados en forma consecutiva con sus respectivos depósitos, de la misma forma, los CIC inutilizados fueron anulados en forma correcta con sus respectivas copias. Las conciliaciones bancarias se encuentran al 31 de octubre del 2010 y los resultados de las pruebas aritméticas fueron satisfactorios, así como en la razonabilidad de los depósitos y notas de crédito pendiente de registro. Por último se comprobó que la persona responsable de la caja chica realizó los cierres de caja diarios y la Encargada del Proceso Financiero Contable efectuó un arqueo de la caja chica al mes.

3. CONCLUSIONES De acuerdo con el estudio realizado sobre el registro y control de la información financiera, se encontraron algunas deficiencias de control interno que son de fácil subsanación y que obedecen principalmente a incumplimientos menores por parte del personal responsable que ejecuta las actividades revisadas y que actualmente

algunas están siendo corregidas por la Administración. En relación con las demás pruebas realizadas, los resultados que se obtuvieron fueron satisfactorios. 4. RECOMENDACIONES A LA UNIDAD REGIONAL CHOROTEGA

1. Realizar el cambio en el SIFG, del estado de “caja” a “entregado” a todos

los cheques que han sido retirados por los beneficiarios respectivos y

mantener continuamente la información actualizada. (Resultado NO. 2.1)


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2. Gestionar una tarjeta de pago para la persona funcionaria que ocupe el

puesto de comprador regional y que su utilización sea conforme a la

normativa institucional. (Resultado NO. 2.2)

3. Anular los cheques No. 75602-8 y 75616-9, los cuales tienen más de tres

meses de permanencia en la cartera y presentar la respectiva solicitud de

registro. (Resultado NO. 2.3)

4. Gestionar formalmente ante el proveedor Agropecuaria La Carreta S.A., la

devolución de ¢4.251, relacionada con la diferencia no retenida por la

Institución correspondiente al 2% del impuesto sobre la renta, de las

facturas No. 381974, 381965, 381963, 381956, 381955 y 381953.

(Resultado NO. 2.4)

5. Gestionar ante la Auditoría General del Banco Nacional el reintegro de

¢30.000,00 en la cuenta corriente No. 1344-4 del INA, correspondiente al

debito erróneo realizado por dicha entidad en el mes de abril de 2010.

(Resultado NO. 2.5)

6. Eliminar la práctica de utilizar los vales de caja chica, para la adquisición de

bienes que no sean urgentes, imprevisibles e indispensables.

(Resultado NO. 2.6)

7. Establecer y ejercer los controles pertinentes para una adecuada supervisión y exclusión de los bienes de acuerdo con la normativa interna institucional. (Resultado No. 2.7)

5. OBSERVACIONES 5.1 Discusión y remisión del informe: El resultado del informe se discutió con el Lic. Mario Chacón Chacón, Jefe de la Unidad Regional Chorotega, quién manifestó su aprobación y aceptación de las recomendaciones contenidas en él. La remisión del informe se realiza mediante el oficio AI-00099-2011 del 8 de febrero del 2011, fecha a partir de la cual se da por finalizado este estudio.


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5.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones: El plazo queda sujeto a partir de la fecha en que la Unidad correspondiente en el Acta de conferencia final lo indique, como a continuación se señala:

No Recomendación

Responsable del cumplimiento

Fecha de discusión

Fecha de cumplimiento

1 Jefe, Unidad Regional Chorotega 01/02/2011 31/03/2011







5.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno: En cumplimiento de una directriz de la Contraloría General de la República emitida el 17 de marzo del 2003, es de interés recordar que los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno No 8292, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 4 de setiembre del 2002, disponen la forma de comunicación de los resultados de los informes de la Auditoría Interna y en ese sentido, también se previene al jerarca y a los titulares subordinados acerca de sus deberes en el trámite de dichos informes. 5.4 Responsable del estudio: El estudio fue realizado por el funcionario de esta Auditoría, el Lic. Alexander Ramírez Mussio, en coordinación con la Licda. Carmen González Barrantes, Encargada del Proceso de Fiscalización de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo.

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