informe final ospital san juan de dios de la serena...pertinentes, un ejemplar del informe final n...

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

Informe Final ospital San Juan de Dios

de La Serena

Fecha 29 de septiembre de 2011

N° Informe : 50/2011



CONTROL EXTERNO

CE 381 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

4013 . . .' IOFICIO N°

LA SERENA, 29 SET. 2011

Adjunto, para su conocimiento y fines

pertinentes, un ejemplar del Informe Final N° 50, de 2011, elaborado por personal de

esta Contraloría Regional, relacionado con una auditoría de transacciones a los macro

procesos de abastecimiento, mantención, reparaciones y recursos humanos, durante el

periodo comprendido entre el 1° de enero y el31 de diciembre de 2010.

Sobre el particular, conforme con las

conclusiones del citado informe, corresponde que ese servicio adopte las medidas

pertinentes. con el objetivo de dar cumplimiento a lo indicado, asimismo, cabe hacer

presente que deberá remitir a este Órgano de Control las resoluciones que den inicio a

los respectivos sumarios administrativos para determinar las eventuales

responsabilidades administrativas. Todas las situaciones observadas en el presente

informe deberán ser subsanadas a la brevedad.

Asimismo, corresponde señalar que el

contenido de la presente auditoría por aplicación de la ley N° 20.285 se publicará en el

sitio web institucional.

Saluda atentame~e a Ud.,

i i~ CI\~01 GUSTAVO JORDAN ASTABURUAGA

Contralor Regional de CoquimboAL SEÑOR Contraloría General de La República DIRECTOR HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE LA SERENA PRESENTE JMR



CONTROL EXTERNO


OFICIO N° 4014 I



pertinentes, un ejemplar del Informe Final N° 50, de 2011, elaborado por personal de

esta Contraloría Regional, relacionado con una auditoría de transacciones a los macro

procesos de abastecimiento, mantención, reparaciones y recursos humanos, durante el

periodo comprendido entre e11° de enero y el31 de diciembre de 2010.

Asimismo, corresponde señalar que el

contenido de la presente auditoría por aplicación de la ley N° 20.285 se publicará en el

sitio web institucional.

Saluda atentamente a Ud.,

~ \V\~~I GUStAVO JORDAN ASTABURUAGA

Contralor Regional de Coquimbo

Contraloría General de La República

AL SEÑOR JEFE CONTROL INTERNO HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE LA SERENA PRESENTE JMR



CONTROL EXTERNO


OFICIO N° 4011 I

LA SERENA, 2 9 SET. 2011


pertinentes, un ejemplar del Informe Final N° 50, de 2011, sobre el proceso de

abastecimiento, mantención, reparaciones y recursos humanos del Hospital San Juan

de Dios de La Serena, durante el periodo comprendido entre el 1 ° de enero y el 31 de

diciembre de 2010.


IA~ 11 (h J.~~ GUSTAVO JORDAN ASTABURUAGA


Contraloría General de la República

AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD COQUIMBO PRESENTE JMR



CONTROL EXTERNO


OFICIO N° _=-'::-"'::::':'-_'



pertinentes, un ejemplar del Informe Final N° 50, de 2011, sobre el proceso de

abastecimiento, mantención, reparaciones y recursos humanos del Hospital San Juan

de Dios de La Serena, durante el periodo comprendido entre el 1 ° de enero yel 31 de

diciembre de 2010.

Saluda atentamente a Ud"

\~ I 1(h CWv,~.-

GUSTAVO JORDAN ASTABURUAGA


Conlraloría General de La República

AL SEÑOR SECRETARIO REGIONAL MINISTERIAL DE SALUD REGiÓN DE COQUIMBO PRESENTE

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

PREG 4004 INFORME FINAL N° 50, DE 2011, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS EFECTUADO EN EL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE LA SERENA.

LA SERENA 2 9 SFT. 2311

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría Regional para el año 2011, se efectuó una auditoría de transacciones a los macro procesos de abastecimiento, mantención, reparaciones y recursos humanos del Hospital San Juan de Dios de La Serena, durante el período comprendido entre el 1 ° de enero y el 31 de diciembre de 2010.

OBJETIVO.

La auditoría tuvo por finalidad evaluar el sistema de control interno implementado por el establecimiento para el resguardo de los productos farmacéuticos, materiales y útiles quirúrgicos, arriendo de equipos informáticos, servicios de seguridad, mantenciones y reparaciones y recursos humanos en los procesos de horas extras y cumplimiento de jornada laboral; verificando además el cumplimiento de la normativa vigente sobre las diversas materias, como asimismo, realizar un examen de cuentas a las adquisiciones efectuadas que conforman los procesos enunciados, con el fin de comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N° 10.336, en el artículo 55 del decreto ley N° 1.263 de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y en la resolución N° 759 de 2003, de esta Entidad Superior de Control.

METODOLOGíA.

El examen se practicó de acuerdo con la Metodología de Auditoría de este Organismo Superior de Control e incluyó el análisis de procesos y la identificación de riesgos de la entidad, determinándose la realización de pruebas de auditoría, incluyendo comprobaciones selectivas de los registros y documentos por adquisiciones, los registros en el sistema de control de bodega general y de farmacia, verificación la existencia física de insumas y medicamentos, así como la contabilización del compromiso, devengamiento y pago de las facturas; además de aplicar otros medios técnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias.

ALSEI\JOR GUSTAVO JORDÁN ASTABURUAGA CONTRALOR REGIONAL DE COQUIMBO PRESENTE VON/SDV



CONTROL EXTERNO

UNIVERSO Y MUESTRA.

En el período auditado el monto total pagado por los macro procesos de abastecimiento, mantenciones y reparaciones ascendió a $ 3.962.795.944, examinándose la suma de $1.282.110.112, equivalentes al 32,35%, cuyo detalle se encuentra en el Anexo N° 1.

La información de recursos humanos del año 2010, fue proporcionada por la Unidad de Sueldos y Remuneraciones del hospital, la cual era concordante con los reportes del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, y cuyo monto ascendió a $ 586.027.390, de los cuales se examinó una muestra de $151.125.944, por los meses de julio, agosto y septiembre, equivalentes a un 25,79%, del universo.

En cuanto al examen practicado, corresponde señalar que se focalizó en los desembolsos efectuados con cargo al subtítulo 21, "gastos en personal", ítem 01 "personal de planta", asignación 004 "remuneraciones variables", ítem 02 "personal a contrata", asignación 004 "remuneraciones variables"; subtítulo 22, "bienes y servicios de consumo", ítem 04, "materiales de uso o consumo", asignaciones 004 "productos farmacéuticos" y 005 "materiales y útiles quirúrgicos", respectivamente, ítem 06 "mantenimiento y reparaciones", asignaciones 001 "mantenimiento y reparación de edificaciones", 002 "mantenimiento y reparación de vehículos", 003 "mantenimiento y reparación de mobiliarios y otros", 004 "mantenimiento y reparación de máquinas y equipos de oficina", 005 "mantenimiento y reparación de maquinarias y equipos de producción", 006 "mantenimiento y reparación de otras maquinarias y equipos" 007 "mantenimiento y reparación de equipos informáticos", 999 "otros", respectivamente; ítem 08 "servicios generales", asignación 002 "servicio de vigilancia", ítem 09 "arriendos", asignación 006 "arriendos de equipos informáticos", e incluyó los procedimientos de licitación, adjudicación, supervisión técnica, recepción de los bienes, almacenamiento y pago de lo adquirido.

ANTECEDENTES GENERALES.

El decreto N° 140, de 2006, del Ministerio de Salud, define a los hospitales como establecimientos destinados a proveer prestaciones de salud para la recuperación, rehabilitación y cuidados paliativos de personas enfermas y colaborar en las actividades de fomento y protección, mediante acciones ambulatorias o en atención cerrada.

Al hospital le corresponderá otorgar, dentro de su ámbito de competencia, las prestaciones de salud que el Director del Servicio le asigne de acuerdo a las normas técnicas que dicte el Ministerio de Salud sobre la materia. Con tal objeto propenderá también el fomento de la investigación científica y al desarrollo del conocimiento de la medicina y de la gestión hospitalaria. Será obligación del hospital la formación, capacitación y desarrollo permanente de su personal, la difusión de la experiencia adquirida y la del conocimiento acumulado.

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CONTROL EXTERNO

El Hospital San Juan de Dios de La Serena es una institución pública de salud, de alta complejidad, que brinda atención abierta, cerrada y de urgencia a los usuarios de la Región de Coquimbo, establecimiento calificado como tipo 2, de acuerdo al rol macro definido en el estudio de la Red Asistencial, destinado a realizar actividades de recuperación, fomento y protección de la salud y de rehabilitación de personas enfermas, cuyas especialidades se complementan con las que cuenta el Hospital de Coquimbo y en algunas especialidades a la Región de Atacama.

Cabe señalar que, a partir de la entrada en vigencia de la ley N° 20.319, a contar del 31 de enero de 2010 este hospital adquiere la calidad de Establecimiento Autogestionado en Red, lo que significa que opera como un órgano funcionalmente desconcentrado del Servicio de Salud de Coquimbo, conforme a lo dispuesto en el artículo 33 de la ley 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

No obstante, su competencia no puede comprometer los recursos y bienes afectos al cumplimiento de sus fines propios a que se refieren los artículos 33 y 34 del decreto supremo N° 38, de 2005, del Ministerio de Salud y ejecutará las acciones de salud que corresponde a los servicios de acuerdo a la ley.

El establecimiento cuenta con 278 camas, distribuidas entre los Servicios Clínicos y Unidades de Cirugía, Medicina, Pediatría, Especialidades Médicas, Obstetricia y Ginecología, Pensionado, Unidad Paciente Crítico (UTI, UCI), Paciente Crítico Coronario, Neonatología y Emergencia.

Asimismo, la dotación de personal del Hospital San Juan de Dios de La Serena alcanzando un número de 905 funcionarios, distribuidos en las plantas de Médicos, Profesionales, Técnicos, Administrativos y Auxiliares.

Mediante oficio N° 3.540, de 2011, esta Contraloría Regional remitió al Hospital San Juan de Dios de La Serena, el preinforme de observaciones N° 50, con el objeto de que esa institución efectuara los alcances y precisiones que estimara pertinentes sobre las observaciones realizadas. Ese hospital dio respuesta, mediante oficio ordinario N° 2.153, de 2011, cuyo análisis y antecedentes aportados sirvieron de base para la elaboración del presente informe final.

Atendido lo anterior, se presenta a continuación el resultado de la revisión.

1.- SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO

1.- PLAN ORGANIZACIONAL.

El Hospital San Juan de Dios de La Serena cuenta con un organigrama modificado y aprobado mediante resolución exenta N° 1.295, de 29 de abril de 2011, cuya estructura interna se encuentra conformada por

olos Centros de Responsabilidad compuesto por los Servicios, Unidades y/o Secciones.

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CONTROL EXTERNO

Por otra parte, ese establecimiento de salud no ha implementado de manera íntegra manuales de descripciones de cargos para el análisis de las competencias requeridas en cada una de las funciones que se desarrollan en los diferentes procesos. Lo anterior se observa en las diferentes rutinas de trabajo que se efectúan en las unidades, por cuanto no se evidencia que esas actividades se encuentren formalizadas a través de cargos con funciones definidas y niveles de responsabilidad.

El hospital en su respuesta señala que cuenta con un manual de descripción de cargos para los funcionarios directivos hasta el nivel de jefes de Centro de Responsabilidad. Además, añade que otros cargos de la organización se encuentran en proceso de recolección de la información existente y homogenización de formato, esperando que al 31 de diciembre de 2011 se complete el proceso para todos los cargos y unidades.

Al respecto, el hospital no ha desarrollado la totalidad de los manuales de descripción de cargo, lo que dificulta que las operaciones de esa entidad se efectúen de acuerdo a una metodología y los funcionarios sean eficientes y eficaces en su desempeño, para así entregar un servicio de calidad a la institución. En ausencia de esas condiciones, debe mantenerse la observación.

2.- PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGíA.

2.1.- Incumplimiento de la normativa contable.

Respecto del examen practicado al registro de las operaciones sobre existencias de farmacia al 31 de diciembre de 2010, cuyo saldo ascendió a $138.706.146, corresponde observar que el hospital no ha dado cumplimiento al tratamiento contable contenido en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de la Contraloría General de la República, por cuanto no se registra la compra de bienes de consumo en la cuenta "Materiales de uso o consumo", código contable 13104, y por el consumo de las existencias no se afecta la cuenta patrimonial "Materiales de uso o consumo", código 53204, procedimiento que debe utilizarse, exclusivamente, por las entidades que mantienen existencias de bienes de consumo.

El hospital señala que efectivamente no ha cumplido con el tratamiento contable, de acuerdo a lo contenido en la citada circular N° 54.900, de 2006. No obstante ello, indica que se ha instruido al Departamento de Finanzas su aplicación a contar del presente ejercicio contable.

Si bien la medida instruida por la autoridad de ese hospital permite dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la citada circular, se mantiene la observación, mientras no se verifique la efectividad y la ejecución de la acción comprometida.

2.2.- Suministro de productos e insumos médicos Unidad de Abastecimiento.

La Unidad de Abastecimiento tiene por función efectuar la adquisición de bienes y servicios para todas las áreas del establecimiento, además de resguardar su almacenamiento y distribución. Está compuesta por el Centro de Responsabilidad Apoyo Clínico Farmacia y Centro de Responsabilidad Apoyo Logístico Adquisiciones y Bodegas.

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De la revisión efectuada se observa lo siguiente:

a.- El hospital no contó con un Plan de Compras para el año 2010, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 12 de la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Sobre el punto, el hospital indica que si bien no confeccionó el Plan de Compras para el año 2010, el correspondiente al ejercicio 2011 fue elaborado y estará disponible en el portal Mercado Público a contar del 3 de octubre de 2011.

No obstante la medida adoptada por ese servicio en el ejercicio de 2011, que recoge lo sugerido, se mantiene la observación hasta que se compruebe la elaboración del Plan de Compras para el año 2011, su correspondiente sanción, y su publicación en el portal de Mercado Público, tal como se comprometió la institución, lo que será verificado en futuras visitas de fiscalización.

b.- El manual de procedimientos para adquisiciones está en desarrollo, consecuentemente no fue publicado en el portal de Mercado Público, tal como lo requiere el artículo 4, del Decreto Ley N° 250, de 2004, que aprueba reglamento de la Ley N° 19.886.

Sobre el particular, el hospital informa que ha aprobado el manual de procedimientos mediante resolución N° 2.812, de 14 de septiembre de 2011, documento que adjunta a su respuesta, no así el citado manual. Además señala que ha instruido al Departamento de Adquisiciones para su publicación en el portal.

Al respecto, se mantiene la observación mientras esa entidad no de cumplimiento a la normativa que dispone la publicación del recientemente aprobado manual en el portal de Mercado Público.

c.- El hospital no cuenta con el Mandato de Compra efectuado con la CENABAST, lo que impidió verificar el cumplimiento del mismo.

Sobre el particular, el hospital indica que los convenios mandatos son realizados por el Servicio de Salud Coquimbo con CENABAST para todos los hospitales de la Red de la región, aprobado mediante resolución N° 461, de 29 de enero de 2004, el cual adjunta a su respuesta.

Al respecto, corresponde levantar la observación referida a la inexistencia del citado mandato; sin embargo, corresponde insistir que la verificación de su cumplimiento no fue posible dada la ausencia del documento, en razón de lo cual este Organismo de Control verificará su acatamiento en una futura visita de fiscalización.

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2.3.- Incumplimientos de la Norma General Técnica N° 113.

El hospital cuenta con un Comité de Farmacia y Terapéutica de acuerdo a lo estipulado en la Norma General Técnica N° 113, del Ministerio de Salud, sobre Organización y Funcionamiento de un organismo técnicoasesor de la Dirección del Hospital médico-asistencial, en materias relativas a la selección, disponibilidad, uso y lItilización de medicamentos e insumos terapéuticos. Sobre lo anterior se observa lo siguiente:

a.- En cuanto al número de reuniones a efectuar, el Comité de Farmacia debe sesionar a lo menos una vez al mes y cuando las circunstancias lo requieran, tal como lo establece la mencionada norma general N° 113 Y la normativa de funcionamiento interno, aprobada por resolución exenta N° 661, de 2011; sin embargo, se verificó que durante el año 2010 se efectuaron únicamente cinco reuniones, en los meses de marzo, mayo, junio, agosto y noviembre.

Sobre el particular, el hospital reconoce la observación planteada, informando que se realizaron menos reuniones que las exigidas, aduciendo razones de fuerza mayor. Señala además, que en el presente año se subsanará esta situación y que al mes de agosto se habían realizado seis reuniones.

Al respecto, corresponde mantener la observación, toda vez que ese hospital necesariamente debe efectuar dichas sesiones con la periodicidad exigida por la instrucción en comento. En cuanto al compromiso de esa entidad, esta Contraloría Regional verificará su cumplimiento en futuras visitas de fiscalización.

b.- El Comité de Farmacia y Terapéutica debe analizar los informes sobre existencia de medicamentos sin movimiento y próximos a expirar en el hospital, tal como se estipula en el punto N° 8, de las funciones del citado comité; sin embargo, se comprobó que existían medicamentos vencidos tanto en la bodega de abastecimiento como en la de farmacia, esto además no se vio reflejado en las actas del Comité.

En relación con este punto, el hospital señala que lo detectado como vencido se trata de medicamentos retirados de botiquines y/o carros de paro, fármacos de uso ocasional que no se utilizaron y por ende, no habría sido posible gestionarlos ante el Comité de Farmacia para impedir que esto no ocurriera.

En su respuesta, el hospital se refiere únicamente a los medicamentos vencidos, sin embargo, la observación versa sobre aquéllos sin movimiento y próximos a expirar, los que deben ser analizados por el citado Comité, de acuerdo a la norma indicada. Cabe agregar que el control del inventario de los medicamentos es responsabilidad del hospital, independiente de su distribución al interior de ese centro. De acuerdo a lo anterior, procede mantener lac[) observación.

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CONTROL EXTERNO

c.- Se vulnera también los puntos 6 y 7, de la norma general técnica N° 113, sobre funciones del Comité de Farmacia y Terapéutica de la red asistencial, por cuanto el Comité no formuló los criterios para la elaboración del programa anual de necesidades de medicamentos e insumos terapéuticos para el establecimiento; además, no analizó los informes sobre uso y consumo de éstos y el comportamiento de los mismos respecto de la programación anual de necesidades.

En su respuesta, el hospital reconoce la observación. Asimismo, indica que en el año 2011 se han revisado los arsenales farmacológicos de los Servicios de Medicina y Unidad de Pacientes Críticos y en el año 2009 se revisaron los arsenales farmacológicos de los servicios de Pediatría, Ginecología-Obstetricia y Nefrología.

Al respecto, se mantiene la observación, toda vez que el Comité no ha dado un cumplimiento cabal a la citada normativa, por cuanto las revisiones han sido parciales y sin la periodicidad exigida por ésta. Por otra parte, no se indican medidas a efectuar con el objeto de resolver las irregularidades indicadas.

d.- De las cinco sesiones que efectuó, el Comité de Farmacia y Terapéutica, únicamente se analizaron temas relativos a solicitudes de medicamentos por parte de médicos del establecimiento, incumpliendo otra de las funciones establecidas en la Norma General Técnica N° 113 del Ministerio de Salud, tal como proponer recomendaciones para el uso racional de los medicamentos dirigidos al equipo de salud, personal auxiliar, pacientes y comunidad, entre otros puntos.

En relación con este punto, el hospital reconoce la observación. Además, señala que en el año 2009 y 2011 se han revisado los arsenales farmacológicos de los Servicios de Medicina y Unidad de Pacientes Crítico y en el año 2009 se revisaron los arsenales farmacológicos de los servicios de Pediatría, Ginecología-Obstetricia y Nefrología.

Sobre la materia, el hospital no aporta nuevos antecedentes, por tanto debe mantenerse la observación, toda vez que ese Comité no ha efectuado las sesiones con regularidad ni ha cumplido con la totalidad de las funciones de la norma citada.

2.4.- Control de medicamentos e insumos médicos.

a.- Unidad de Farmacia.

La Unidad de Farmacia del Hospital San Juan de Dios de La Serena se compone de tres sub-unidades, a saber: Farmacia de Atención Cerrada, Farmacia de Atención Abierta y Farmacia de Unidad Centralizada

~ de Manipulación de Medicamentos Estériles, UCMME.

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CONTROL EXTERNO

Sobre la materia, es preciso señalar que la Farmacia de Atención Cerrada es la responsable del registro y control de las recepciones de medicamentos e insumos médicos desde la Bodega de Farmacia, para lo cual cuenta con un sistema computacional habilitado al efecto, no obstante, éste no es utilizado para la administración del inventario. En su defecto, según lo indica la Jefa de Farmacia, se efectúan inventarios manuales de medicamentos e insumos médicos, en forma mensual, cuyos resultados son registrados en planillas Excel. Para el año 2010 no fue posible comprobar la existencia de dichos documentos, por cuanto de acuerdo a lo mencionado por la citada funcionaria, sólo se mantiene el registro de los últimos tres meses.

En su respuesta, el hospital señala que el sistema computacional no es suficiente para la administración de inventario, debido a que en promedio, el número de prescripciones es de 40.000 mensuales, indica además que es necesaria la implementación de códigos de barra, que reemplace la digitación manual.

Agrega, reconocer la realización de un inventario manual mensual, el que se archiva en papel durante tres meses para luego eliminarlo y que el archivo definitivo de datos es digital, disponible desde septiernbre de 2000 a la fecha.

Dado que el hospital indica que el sistema no sirve a los requerimientos de movimiento de inventario y no compromete medidas que permitan solucionar esta debilidad de control y administración de existencias, que al menos contenga características relativas a la seguridad de la información y a la eficiencia del mismo, debe mantenerse la observación planteada.

De igual forma, en la visita de fiscalización del día 15 de junio del presente año, se verificó que entre las entregas realizadas a una auxiliar del hospital con receta de su servicio hospitalario, se consignó que retiraba, entre otros medicamentos, suero terapéutico, no obstante que tal insumo no le fue entregado por la farmacia, por cuanto no se encontraba en stock, salida que sin embargo, fue ingresada posteriormente en los registros Excel, distorsionando consecuentemente los inventarios.

Cabe agregar que la información consignada en los archivos Excel se utiliza exclusivamente para análisis de consumos históricos de cada servicio hospitalario, sin que ésta sea considerada para el inventario de los productos.

Al respecto, el hospital señala que los sueros son entregados en la bodega de farmacia, y que en farmacia únicamente se registra la salida en el sistema IBM y se entrega el reporte correspondiente al auxiliar del servicio solicitante y con ese documento éste lo retira de la bodega mencionada. Indica además, que no existe ingreso a planilla Excel.

Sobre el particular, debe mantenerse la observación, toda vez que el hospital no argumenta por qué se da por entregado un insumo en una dependencia distinta a la que efectivamente lo distribuye; habida consideración que se verificó en terreno que el reporte mencionado no fue entregado y que el auxiliar firmó conforme el despacho del producto. Asimismo, no consta que el servicio mantenga algún sistema en la bodega que valide la entrega física del producto y que permita su control, toda vez que el funcionario la retira sin ningún tipo de documentación.

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CONTROL EXTERNO

Asimismo, se comprobó que los medicamentos controlados -estupefacientes y psicotrópicos-, no se encuentran protegidos en muebles cerrados y con llave, incumpliendo lo estipulado en el punto 10 de la norma N° 8, para la prescripción y dispensación de medicamentos sujetos a control legal, de la Norma General Técnica N° 12.

En su respuesta, el hospital manifiesta que existe un mueble con llave en farmacia para almacenamiento de los fármacos sujetos a control legal, además existe un segundo mueble sin llave para la dispensación diaria, que cuenta con stock para 72 horas y que es repuesto por el profesional químico farmacéutico periódicamente. Conjuntamente señala que el día de la fiscalización de esta Contraloría Regional el mueble estaba con puerta averiada, situación resuelta en la actualidad.

Sobre la respuesta del hospital, cabe precisar que los medicamentos dispuestos en el mueble para dispensación diaria, le aplica igualmente la disposición en comento, toda vez que se sigue tratando de fármacos controlados, situación a la que no hace distingo la citada instrucción. Además, en atención a que esta Contraloría constató en el día de la visita que tales medicamentos se encontraban sin medidas de seguridad, se mantiene la observación.

Igualmente, el despacho de los estupefacientes y psicotrópicos se realiza ante la presentación de la receta requerida, de acuerdo a lo establecido en los decretos N°s. 404 y 405, ambos de 1984, del Ministerio de Salud, como también por lo dispuesto en el punto 6 de la norma N° 8, para la prescripción y dispensación de medicamentos sujetos a control legal, de la Norma General Técnica N° 12. Sin embargo, no se exige la información que se debe completar al reverso de la receta para entregar la droga, esto es, nombre completo de la persona que retira el medicamento, número de cédula de identidad, domicilio, fecha de despacho y firma del auxiliar que despacha, transgrediendo lo estipulado en el punto 6 de la ya citada normativa.

Sobre este punto, el hospital no se pronuncia, por lo que procede mantener la observación planteada. Es importante señalar que este tipo de requerimientos son de carácter obligatorio, por lo que es menester que esa entidad efectúe los cambios pertinentes con el objeto de dar cumplimiento a estas normativas, dentro del más breve plazo.

Por otra parte, los libros de registros de estupefacientes y psicotrópicos autorizados por la Secretaría Regional Ministerial de Salud, se encontraban desactualizados, deshojados, desordenados e incompletos respecto de la información mínima a contener. En efecto, durante el año 2011 no se han efectuado registros en ellos, constatándose que la última anotación correspondía a julio de 2010, comprobándose además, que no se consignan todos los antecedentes requeridos, tales como fecha, número de la guía de ingreso a la Unidad de Farmacia y procedencia, respecto de los ingresos y, fecha, cantidad, número de folio de la receta, nombre del médico-cirujano que extiende la receta y cédula de identidad, domicilio del destinatario o paciente, nombre y cédula de identidad de la persona que retira el medicamento y saldos, por los egresos, todo lo cual vulnera lo exigido en el punto 8 de la norma precedentemente indicada. Anexo N° 2.

El hospital señala que efectivamente los libros de registros de estupefacientes y psicotrópicos están desactualizados y su estado de conservación es precario. Indica que se ha instruido su mejoramiento e implementado un registro digital de los medicamentos sujetos a control legal, el que se encuentra al día.

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CONrRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA


CONTROL EXTERNO

Sobre la materia, cabe destacar la observación establece que los libros de registros de estupefacientes y psicotrópicos deben ser autorizados por la Secretaría Regional Ministerial de Salud, por tanto la implementación de un registro digital, no cumple con la normativa, debido a lo cual se mantiene la observación.

En cuanto a las recetas despachadas, corresponde señalar que se mantienen en desorden y sin el correlativo exigido por el Ministerio de Salud en el punto 9 de la norma N° 8, antes mencionada.

Sobre el particular el Hospital San Juan de Dios de La Serena no se pronuncia, por lo que corresponde mantener lo observado.

Por otra parte, se comprobó que existían en la citada farmacia, medicamentos vencidos desde el año 2009 junto a productos vigentes, los que no se encontraban inventariados para darlos de baja. El personal a cargo declaró desconocer el procedimiento para efectuar su salida de la Farmacia, el que se encuentra dispuesto en el numeral 1.2 de las Normas para la Baja de Medicamentos e Insumas Terapéuticos, de la norma N° 10 para la Bodega de Farmacia, de la Norma General Técnica N° 12. Al respecto esta Contraloría solicitó inventario de los mencionados productos el cual se detalla en la siguiente tabla (Anexo N° 2).

!

Producto ad Fecha de

vencimiento Monto

$ Aciclovir 250 mg 2 Enero 2011 5.020 Aminofilina ama 250 mg/3 mi 2 Junio 2011 214 Amiodarona clorhidrato am 150 1 Mayo 2010 129 Calcio gluconato 10% am 10 mi 5 Mayo 2010 725 Cefepima fa 1 gr 4 Abril 2011 15.708 CloroDiAZepoxido cm 10 mg 14 Aaosto 2010 56 Dantroleno fa 20 mg 1 Octubre 2009 141.491 Diatrizoato meglumine 660 ma 8 Abril 2011 42.840 Dobutamina am 250 mg/5ml t=s:I DvtJ



CONTROL EXTERNO

Al respecto, el hospital señala que se trata de medicamentos retirados de botiquines y/o carros de paro, fármacos de uso ocasional que no se utilizaron, y por ende no habría sido posible gestionar ante el Comité de Farmacia para impedir la ocurrencia de la observación.

Agrega que el hospital a fin de dar cumplimiento a la normativa vigente, ha dispuesto el retiro por una empresa autorizada, cuya licitación estará perfeccionada antes del mes de noviembre del presente año.

Sobre el particular, se mantiene la observación, toda vez que a la fecha de la fiscalización la entidad no habla retirado los fármacos vencidos, ni se había requerido la asesoría del Comité de Farmacia, el cual, tal como ya se dijo, sesiona con irregularidad. Además, el hospital para el año 2011 no establece medidas para dar cumplimiento al retiro de medicamentos vencidos, por cuanto la licitación la comprometió para el mes de noviembre, lo que resulta insuficiente; razón por la cual deberá adoptar acciones a la brevedad que permitan el debido resguardo y control de los medicamentos vencidos, identificando claramente dicha condición, con el objeto de minimizar su uso por error.

b.- Bodega de Farmacia

La encargada de la bodega cumple las funciones de recepción, almacenamiento, control de inventario y despacho de los medicamentos e insumos a las diferentes dependencias del hospital. Estos reciben los productos mediante guía de despacho, los que se compararan con la orden de compra emitida y posteriormente, se confecciona el formulario de recepción con correlativo, digitando en el sistema de control de existencias la cantidad y valores de los productos recibidos. Del examen se determinaron los siguientes hechos:

1) Los muebles donde se guardan los medicamentos sujetos a control legal-estupefacientes y psicotrópicos- no tienen los espacios suficientes para mantenerlos ordenados y separados. Asimismo se comprobó que no se encuentran en estanterías con llave, incumpliendo lo estipulado en el punto 10 de la norma N° 8, para la prescripción y dispensación de medicamentos sujetos a control legal, de la Norma General Técnica N° 12, del Ministerio de Salud, sobre la organización y funciones de la atención farmacéutica en la atención primaria de salud.

En su respuesta, el hospital manifiesta que el mueble dispuesto para el resguardo de los medicamentos sujetos a control legal no es el más adecuado y que se ha dispuesto la adquisición de un mueble en condiciones óptimas.

Sobre el particular, si bien la regularización indicada resulta atendible, se mantiene la observación mientras no se verifique la medida comprometida, situación que será validada en una futura visita de fisca lización.

2) Se encontró en existencia un frasco abierto de morfina cuyo peso debía ser de 200 milígramos sin el sello de la Central de Abastecimiento, sin embargo no fue posible comprobar si parte de su contenido había sido usado, por cuanto la bodega no cuenta con balanza para verificar el peso correspondiente. Anexo N° 2

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CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

Sobre la materia, el hospital responde que para la recepción conforme de morfina se obliga a abrir los potes de plásticos para verificar su contenido.

Además, indica que la balanza analítica se encuentra en la Unidad Centralizada de Manipulación de Medicamentos Estériles y está disponible para todas las secciones de la Unidad de Farmacia que requieran de su uso.

Al respecto corresponde mantener la observación, por cuanto la bodega de farmacia no cuenta con los elementos necesarios para verificar el contenido en gramajes de los medicamentos que se distribuyen en porciones de un mismo envase, toda vez que esta ausencia impide el adecuado control de los mismos.

3) La Bodega de Farmacia no dispone de estantes suficientes y su ubicación no permite mantener los productos en forma inalterada, limpia y ordenada.

Por otra parte, aun cuando ese recinto cuenta con divisiones interiores que posibilitan diferenciar claramente los medicamentos de los insumas, presenta una limitación de espacio, lo que ha implicado que se debe mantener cajas apiladas con mercaderías sobre la parte superior de las estanterías, lo cual es un factor de riesgo para la seguridad del personal que se encuentra en ese recinto, contraviniendo lo establecido en el punto 2.6 de la norma N° 10, para la bodega de farmacia, de la Norma General Técnica N° 12. (Anexo N° 2)

En este punto, el hospital señala que desean contar con más espacio en la Bodega Central de Farmacia; que se encuentra limpia y ordenada; y que permanentemente se pone especial énfasis en el orden, aseo y adecuada disposición de los insumas. Añade que las cajas que se observan en el interior de la bodega corresponden circunstancialmente a mercaderías recibidas de distintos proveedores en el momento de la visita.

Sobre la materia, corresponde mantener la observación, toda vez que el hospital no informa medidas administrativas que permitan un adecuado y diferenciado acopio de los medicamentos e insumo, aún cuando se encuentren recepcionándolos, para lo cual debiera estar previamente organizado.

4) No se mantiene un adecuado resguardo en cuanto al control de los medicamentos e insumas. Las rejillas de ventanas para ventilación son del tamaño de numerosos productos existentes en la bodega, lo que permite fácilmente traspasarlos al exterior donde transitan personas que se dirigen al recinto. Además, debido al tamaño y desorden de la bodega, se mantienen cajas con insumas médicos en pasillos sin la seguridad adecuada, por cuanto el acceso no es restringido, vulnerando el punto 2.6 de la norma N° 10 para Bodega de Farmacia, de la Norma General Técnica N° 12. (Anexo N° 2)

Al respecto, en su respuesta el hospital indica que se ha dispuesto el reemplazo de las rejillas de las ventanas por unas de menor tamaño; conjuntamente, ha instruido al personal a cargo, por cuanto el acceso a la bodega es restringido, por lo que ha instalado señales que así lo indiquen.

12



CONTROL EXTERNO

Por lo expuesto, se mantiene la observación de las medidas comprometidas; por otra parte, el hospital nada indica sobre la disposición y orden de las cajas con insumas en los pasillos; por lo cual, deberá arbitrar sin más trámite, medidas que propendan a la organización y seguridad del recinto, tanto para el personal como para los medicamentos.

5) Se verificó la existencia de medicamentos vencidos en la oficina de la encargada de bodega, ubicados junto a cajas de productos que no lo estaban, conforme al siguiente detalle:

Producto Cantidad Fecha de

vencimiento Monto ($)

Midazolam CM 15 mg 60 comprimidos Marzo 2011 21.360

Lidocalna gel tópico 5% TU 15 mg 2 tubos Enero 2011 4.558

Clomipramida AM 25 mg I 2 mi 3 ampollas Febrero 2011 11.268

Enriquecedor de la leche materna SO * 2 gr 500 sobres Marzo 2011 184.500

Con relación al punto anterior, el hospital indica que para el año en análisis no contaron con la empresa externa para dar de baja los productos vencidos, y hasta la fecha de esta fiscalización aún no se licitaba ni contaban con este servicio, lo anterior transgrede el numeral 1.2 de las normas para la baja de medicamentos e insumas terapéuticos, de la norma N° 10 para la Bodega de Farmacia, de la Norma General Técnica N° 12. (Anexo N° 2)

En su respuesta, el hospital señala que los medicamentos vencidos se disponen en la oficina de la encargada de bodega dado que el proceso de licitación para el retiro de ellos se encuentra pendiente, el que será resuelto a más tardar el mes de noviembre del presente año.

Atendido los argumentos enunciados por el hospital, se mantiene lo observado, toda vez que esa entidad no ha implementado medios alternativos que mitiguen el riesgo de exposición y mal acopio de estos medicamentos, lo que se suma a la existencia de éstos en otras dependencias hospitalarias, en similares condiciones.

6.- No se mantiene un adecuado control de los estanques de oxígeno, los cuales se dejan en los pasillos del establecimiento junto a los carros para su transporte, vulnerando los controles que se deben tener al respecto, de acuerdo como lo señala la letra b) del punto 2.4 de la norma N° 3 sobre Recepción, Almacenamiento y Conservación, de la Norma General Técnica N° 2. (Anexo N° 2)

Sobre la materia el Hospital San Juan de Dios de La Serena no se pronuncia, por lo que corresponde mantener lo observado.

3.- SISTEMAS DE INFORMACiÓN.

El establecimiento para el registro de las adquisiciones cuenta con un programa computacional denominado Sistema IBM, mediante el cual en la bodega se controla la recepción, almacenamiento y uso de los productos, registrándose en éste lo que solicitan las distintas dependencias y lo que se les entrega a las mismas, principalmente a Farmacia. Dicho sistema contiene las ~ siguientes deficiencias: 13



CONTROL EXTERNO

a.- Como ya se señalara en el punto 2.4, el movimiento del inventario de los medicamentos e insumas médicos, no son registrados por la Unidad de Farmacia del hospital, por lo tanto la información no es actualizada.

b.- La información que registra el sistema no es íntegra, toda vez que no es alimentado con las salidas desde Farmacia de Atención Cerrada, tal como ya se indicó. Dada esa situación, la adquisición de medicamentos e insumas es realizada por el Jefe de Abastecimiento, considerando el saldo que arroja este sistema y el inventario manual mensual realizado por la farmacia mencionada.

El hospital en su respuesta señala que el sistema IBM con que cuentan se desarrolló e implementó en el año 1995, cuyas limitaciones serán superadas con el nuevo sistema denominado SIDRA, el cual se encuentra en desarrollo y pronto a ser puesto en marcha.

Respecto de los puntos a. y b. no obstante que resultan atendibles las argumentaciones de ese centro hospitalario respecto de las deficiencias del sistema, corresponde mantener la observación, hasta la efectiva implementación del sistema SIDRA, habida consideración que además que los medios alternativos de registro y actualización no resultan eficientes para el movimiento de existencias de la Unidad de Farmacia.

c.- La información del personal del hospital se efectúa a través del Sistema de información de Recursos Humanos (SIRH), el cual contiene la dotación y los antecedentes de cada funcionario, remuneraciones, académicos, ausentismos, capacitaciones, entre otros, sin que se advirtieran observaciones sobre su funcionamiento.

4.- AUDITORíA INTERNA.

Respecto a la función de auditoría interna, se constató que dicha labor es desarrollada por dos funcionarios. El Encargado ingresó al cargo el 1 de diciembre de 2010 Y la otra profesional el 25 de abril de 2011, por resoluciones exentas N° 2.526 Y N° 1.591 respectivamente. Dicha Unidad se encuentra reflejada en el organigrama del hospital.

Durante el período examinado se comprobó que no se han realizado auditorías en las áreas en revisión. Para el año 2011 se encuentra elaborado un Plan Anual de Auditoría Interna, el cual no ha sido sancionado.

Esa unidad no ha efectuado seguimientos a las conclusiones emanadas de las fiscalizaciones que los organismos externos efectúan a este hospital.

El hospital en su respuesta señala que el Plan Anual de Auditoría Interna fue sancionado mediante resolución N° 1.055, de 07 de abril de 2011, el cual adjunta. Asimismo en cuanto a las actividades de seguimiento y mejoras de informes de fiscalizaciones externas, señaló que se encuentran programadas para el mes de septiembre del presente año.

14


CONTRALORíA REGIONAL DE COQlIlMBO

CONTROL EXTERNO

Revisados los antecedentes aportados, esta Contraloría Regional ha estimado pertinente mantener la observación hasta comprobar que efectivamente esa Unidad realice las labores de auditoría planificadas, lo cual se efectuará en futuras fiscalizaciones.

5.- PERSONAL.

5.1.- Formulación del plan anual de capacitación 2010.

Por resolución exenta N° 301, de 11 de febrero de 2010, se aprobó el Programa Anual de Capacitación 2010, regido por la Ley N° 18.834, correspondiente a los nueve hospitales de la región de Coquimbo.

Por resolución N° 302, de 11 de febrero de 2010, se aprobó el Programa Anual de Capacitación 2010, regido por las leyes N°s. 19.664 y 15.075, correspondientes a establecimientos dependientes del Servicio de Salud Coquimbo.

11.- EXAMEN DE CUENTAS.

El trabajo se realizó sobre una muestra selectiva de adquisiciones de productos farmacéuticos, insumas médicos, prótesis, materiales y útiles quirúrgicos, servicios de vigilancia, arriendo de equipos informáticos, reparaciones y mantenciones y recursos humanos por un monto de $ 1.433.236.056, durante el período sujeto a examen, la verificación del respaldo documental, la recepción de los bienes yl servicios y el uso de los mismos.

El resultado del análisis permitió determinar que, en términos generales, las adquisiciones cuentan con respaldo legal y los bienes y servicios están siendo utilizados en los fines del establecimiento.

1. ABASTECIMIENTO.

a. Farmacia.

El trabajo se realizó sobre una muestra selectiva de las adquisiciones de productos farmacéuticos (farmacia y prótesis) y materiales y útiles quirúrgicos, por un monto aproximado de $ 1.075.718.820, durante el período en examen.

Del examen practicado a los comprobantes de egresos se observó lo siguiente:

1) Se comprobó la existencia de facturas que han sobrepasado los plazos para ser pagadas, de acuerdo a las fechas en que fueron recepcionadas, considerando lo estipulado por el Ministerio de Hacienda, a través del oficio circular N° 23, de 2006, que señala que todas las entidades incluidas en la Ley de Presupuestos del Sector Público, deben pagar a sus proveedores en un plazo de 30 días, contados desde el devengamiento de las respectivas operaciones. (1\ (Aplica Dictamen N° 35.904, de 2006 de la Contraloría General de la República)

\j) 15



CONTROL EXTERNO

El hospital señala en su respuesta que el incumplimiento del plazo para el pago de facturas de acuerdo al oficio circular N° 23, de 2006, se debe al retraso de las transferencias mensuales. Agrega, en su respuesta cuadros en archivo Excel con transferencias mensuales recibidas y gastos devengados.

Analizado los antecedentes aportados, debe mantenerse la observación, por cuanto esa entidad debe procurar gestionar con eficiencia las disponibilidades aprobadas presupuestariamente, con el objeto de dar cumplimiento a los compromisos que asume y a las instrucciones relativas a la oportunidad del pago.

Además, el Hospital San Juan de Dios de La Serena no ha dado cumplimiento al principio del devengado, que establece que la contabilidad debe registrar todos los recursos y obligaciones en el momento en que se generen, independientemente de que éstos hayan sido o no percibidos o pagados, conforme a lo establecido en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, ya que se comprobó que dicha instancia se contabiliza en forma posterior a la fecha de recepción de los productos en bodega y a la fecha de ingreso de la factura. Situación detallada en Anexo N° 3. (Aplica Dictamen N° 12.612, de 2010, de la Con'traloría General de la República).

En lo que respecta este punto, el hospital informa que cumple con el acto de devengado oportuno y que actualmente se encuentra en proceso de implementación la refrendación presupuestaria contra la orden de compra en los departamentos de abastecimiento y farmacia.

Sobre la materia, corresponde mantener la observación, toda vez que la documentación contable indica que el devengamiento de las facturas se produjo aproximadamente luego de un mes de recibidos los productos y sobre los cuales esa entidad no aporta nuevos antecedentes, que permitan desvirtuar lo señalado.

2) De la revisión a las garantías de las licitaciones públicas, se constató que el hospital mantiene boletas de garantías caducadas, por fiel cumplimiento del contrato derivadas de adquisiciones de medicamentos e insumos médicos, según el siguiente detalle:

Proveedor RUT N°

Boleta Fecha de emisión

Fecha de vencimiento Monto ($)

Abbott Laboratories de Chile Ltda. 81.378.300-2 7785 11-08-2009 17-09-2009 6.250.000

Abbott Laboratories de Chile Ltda 81.378.300-2 20440 24-08-2010 30-09-2010 4.362.540

Astrazeneca SA 76.447.530-5 3143-3 12-08-2009 17-09-2009 6.250.000

Astrazeneca SA 76.447.530-5 4051-3 01-09-2010 30-09-2010 4.362.540

Novo Nordisk Farmaceutica Ltda. 76.711.330-3 4108-2 16-09-2010 25-10-2010 1.000.000

Roche Chile Ltda. 82.999.400-3 256448-2 10-11-2010 09-12-2010 1.000.000

Sanofi-Aventis de Chile SA 92.251.000-8 7333-8 01-10-2010 25-10-2010 1.000.000

Sanofi-Aventis de Chile SA 92.251.000-8 7333-8 01-10-2010 25-10-2010 1.000.000

Tecnofarma SA 88.466.300-8 1121320 12-08-2009 17-09-2009 6.250.000

Tecnofarma SA 88.466.300-8 1148226 23-08-2010 30-09-2010 4.632.540

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CONTROL EXTERNO

El hospital en su respuesta señala que las boletas caducadas corresponden a convenios resueltos, conforme en cantidad y calidad, siendo la única omisión la devolución de ellas a los proveedores.

Sobre el particular, cabe señalar que efectivamente se observó que esa entidad mantenía en su poder boletas de garantía vencidas, sin que conste gestiones administrativas que permitan proceder a su devolución; razón por la cual se mantiene la observación.

b.- Servicios de Seguridad.

El Centro de Apoyo Logístico, Adquisiciones y Bodega está encargado de la contratación de los servicios de seguridad; actualmente se encuentra vigente la adjudicación de la licitación pública ID 2105-399-LE08, aprobada por resolución exenta N° 585, del 24 de marzo de 2008, cuyo objeto es la contratación de los servicios de seguridad, control de acceso y apoyo al modelo de gestión imperante el Hospital San Juan de Dios de La Serena.

En el examen a la licitación y gastos efectuados por concepto de servicios de seguridad el año 2010, se observaron las siguientes situaciones:

1) La empresa adjudicataria es Sociedad Profesionales de la Seguridad S.A., hasta la fecha de la presente fiscalización presta servicios al hospital sin existir un contrato de prestación de servicios entre las partes.

El hospital, en su respuesta informa que la actual licitación se remonta del año 2008 y durante el período de adjudicación y puesta en marcha del servicio, los departamentos de Abastecimiento y Finanzas sufrieron cambios en sus jefaturas, lo cual incidió en el cumplimiento de la observación.

Agrega, que con fecha 28 de junio de 2011 se publicó en el portal la licitación pública ID 2105-782-LP11 "Servicios de seguridad y vigilancia", la que ya se encuentra en estado adjudicada, por lo que el nuevo convenio de seguridad entrará en vigencia a contar del 1 ° de noviembre del presente año.

Dada la gravedad de la situación expuesta, esa entidad deberá iniciar un procedimiento sumarial, mediante el cual se investiguen las razones por las cuales no se adoptaron las medidas de resguardo de sus intereses y patrimonio, como asimismo de sus obligaciones, derivadas de la ausencia del convenio por esta prestación de servicios; debiendo determinar las eventuales responsabilidades de los funcionarios involucrados, que por acción u omisión ocasionaron los hechos descritos.

2) Cabe observar el punto 8 de las bases administrativas, contempla una opción de renovación automática del contrato por un período de 12 meses, el cual no se aviene a lo previsto en el artículo 12 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; contraviniendo además, el principio de libre concurrencia consagrado en el artículo 9° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

17



CONTROL EXTERNO

En su respuesta, el hospital informa que existen motivos fundados para establecer la mencionada cláusula, por cuanto es una institución de salud pública de alta complejidad, por tanto se requiere de un conocimiento acabado de su quehacer para que el servicio de seguridad alcance un punto de madurez que se aproxime al óptimo.

Además, indica que la empresa contratista debe asimilar aspectos propios de un establecimiento hospitalario como legislación vigente, incorporación de nuevos derechos de los usuarios, perfil de usuarios y funcionarios, accesibilidad, prestaciones, entre otros.

Agrega, respecto al principio de libre concurrencia, este no ha sido vulnerado, toda vez que no hubo procedimiento concursal al aplicar la renovación del convenio.

Sobre el particular, el carácter de la citada cláusula contraviene los principios de transparencia y de libre concurrencia, este último consagrado en el artículo 9° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, lo que asimismo no parece conciliable con el sistema de licitación pública establecido en la ley N° 19.886, ya mencionado, cuya finalidad es asegurar la libre concurrencia de una pluralidad de proponentes con el objeto de seleccionar la oferta más conveniente al interés del servicio licitante.

3) Igualmente, es preciso mencionar que el servicio de seguridad se encuentra sin caución de fiel cumplimiento del contrato, por cuanto la boleta de garantía, emitida para esos efectos por $ 3.000.000, se encuentra vencida desde el 12 de mayo de 2009, sin que al efecto ese hospital hubiese exigido una nueva, requisito que se encontraba indicado en las bases de licitación, la que establecía que debía otorgarse una de igual vigencia a la anterior, respecto del período de renovación, y por un monto equivalente al inicial más la variación del índice de precios al consumidor en el período de duración del contrato renovado.

Sobre este punto, el hospital señala que designará para cada proceso de licitación un encargado de velar por la correcta ejecución de los convenios, así como la vigencia de los documentos de caución asociados.

Atendiendo lo señalado, la observación se mantiene, toda vez que no informa medidas administrativas para requerir la garantía faltante. De acuerdo con lo anterior, procede que esa entidad substancie un proceso sumarial, por cuanto existe negligencia en el actuar de los funcionarios que omitieron exigir la renovación de las cauciones del contrato.

4) Se constató que existen facturas que se devengan con retraso en relación a la fecha de emisión y su recepción, sin dar cumplimiento a lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda, a través del oficio circular N° 23, de 2006, que señala que todas las entidades incluidas en la Ley de Presupuestos del Sector Público, deben pagar a sus proveedores en un plazo de 30 días, contados desde el devengamiento de las respectivas operaciones. (Aplica dictamen N° 35.904, de 2006 de la Contraloría General de la República.)

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CONTROL EXTERNO

Igualmente, es dable señalar que tal obligación se encontraba estipulada en las bases, ya que este pago debería ser a 30 días, lo que se refleja en Anexo N° 4.

El hospital señala en su respuesta que el no cumplimiento del plazo para el pago de facturas de acuerdo al oficio circular N° 23, de 2006, se debe a que no recibieron transferencias mensuales de manera oportuna. Agrega, en su respuesta cuadros en archivo Excel con transferencias mensuales recibidas y gastos devengados.

En consideración a lo señalado se mantiene la observación, en los mismos términos planteados en el punto 11.1.a.1 del presente informe.

c.- Arriendo de equipos informáticos.

Actualmente está vigente desde el 10 de septiembre de 2009, el contrato con la empresa Demco S.A., adjudicada en la licitación pública ID 2105-1506-LE09, según resolución exenta N° 2.441 del 09 de septiembre de ese mismo año. Su objeto es el arriendo de once impresoras multifuncionales de alto rendimiento para los distintos servicios del Hospital San Juan de Dios de La Serena.

En el examen a la licitación pública y gastos efectuados por concepto de arriendo de equipos informáticos durante el año 2010, se observó lo siguiente:

1) Es preciso observar el punto 6 de las bases administrativas y técnicas, que contempla una opción de renovación automática del contrato por un período de 24 meses, vulnerando lo dispuesto en el artículo 12 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. (Aplica dictámenes N°s. 13.470, de 2007; 16.037 Y 31.763, ambos de 2008 y; 21.090, de 2009, entre otros).

En su respuesta, el hospital informa que incorporó la cláusula de renovación automática en el entendido de que la naturaleza de este tipo de servicios permite optar a costos fijos menores en la medida que el plazo proyectado para la duración del convenio sea mayor. Agrega información relativa a la licitación para arriendo de equipos informáticos vigente en Convenio Marco ID: 2239-9-LP11.

En cuanto a lo informado por el hospital, no resulta suficiente para levantar la observación, toda vez que el carácter de la citada cláusula contraviene los principios de transparencia y de libre concurrencia, este último consagrado en el artículo 9° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, lo que asimismo no parece conciliable con el sistema de licitación pública establecido en la ley N° 19.886, ya mencionado. cuya finalidad es asegurar la libre concurrencia de una pluralidad de proponentes con el objeto de seleccionar la oferta más conveniente al interés del servicio licitante. ~ 19


CONTRALORíA REGIONAL DE COQLlIMBO

CONTROL EXTERNO

Por otra parte, el hospital no ha exigido la renovación de la caución por fiel cumplimiento del contrato del servicio de arriendo de las impresoras multifuncionales de alto rendimiento, vencida en 26 de octubre de 2010, por $ 500.000, el que debía considerar monto inicial más la variación del índice de precios al consumidor en el período de duración del contrato renovado.

Sobre el particular el Hospital San Juan de Dios de La Serena no se pronuncia, por lo que la observación se mantiene, toda vez que no informa medidas administrativas para requerir la garantía faltante del contrato. De acuerdo con lo anterior, procede que esa entidad substancie un proceso sumarial, por cuanto existe negligencia en el actuar de los funcionarios que omitieron exigir la renovación de las cauciones del contrato.

2) Se revisaron físicamente las impresoras multifuncionales, verificándose que dos se encuentran en mal estado, y de acuerdo a lo mencionado por la encargada de informática, están en esa condición hace dos meses aproximadamente.

Sobre este punto, el hospital especifica que la Unidad de Informática ha dado cuenta en reiteradas oportunidades mediante correos electrónicos los problemas de servicio técnico y de la demora en la resolución de problemas con los equipos.

Agrega que ante la reiteración de incumplimientos, ha tomado la determinación de poner término al convenio vigente a contar del 11 de octubre de 2011.

Atendido los argumentos del hospital, esta Sede Regional mantiene lo observado hasta la concreción de alguna medida que propenda a que el contratista de cumplimiento íntegro al contrato; asimismo, debe precaver los resguardos suficientes en caso de que persista su incumplimiento, dado que no existen cauciones vigentes que lo aseguren.

3) Al examinar la documentación, se constató que existen facturas que se devengan con retraso en relación a la fecha de la factura y a la recepción, sin dar cumplimiento a lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda, a través del oficio circular N° 23, de 2006, que señala que todas las entidades incluidas en la Ley de Presupuestos del Sector Público, deben pagar a sus proveedores en un plazo de 30 días, contados desde el devengamiento de las respectivas operaciones. (Aplica Dictamen N° 35904, de 2006). Igualmente es dable señalar, que tal obligación se encontraba estipulada en la cláusula las Bases Administrativas Generales, en su punto 7, el que indicaba que debería ser por estados de pago mensuales contra la entrega de la factura. Anexo N° 5

El hospital señala en su respuesta que el no cumplimiento del plazo para el pago de facturas de acuerdo al oficio circular N°'23, de 2006, se debe a que no recibieron transferencias mensuales de manera oportuna. Agrega, en su respuesta cuadros en archivo Excel con transferencias mensuales recibidas y gastos devengados.

En consideración a lo señalado se mantiene la observación, en los mismos términos planteados en el punto 11.1.a.1 del presente informe.

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CONTROL EXTERNO

2.- REPARACIONES Y MANTENCIONES.

Al revisar la documentación, se constató que existen facturas que se devengan con retraso en relación a la fecha de la factura y a la recepción, además el pago se efectúa con posterioridad, contraviniendo lo estipulado en el oficio circular N° 23, de 2006 del Ministerio de Hacienda, que senala que todas las entidades incluidas en la Ley de Presupuestos del Sector Público, deben pagar a sus proveedores en un plazo de 30 días, contados desde el devengamiento de las respectivas operaciones. (Aplica Dictamen N° 35904, de 2006). Anexo N° 6.

El hospital senala en su respuesta que el no cumplimiento del plazo para el pago de facturas de acuerdo al oficio circular N° 23, de 2006, se debe a que no recibieron transferencias mensuales de manera oportuna. Agrega, en su respuesta cuadros en archivo Excel con transferencias mensuales recibidas y gastos devengados.

En consideración a lo sena lado se mantiene la observación, en los mismos términos planteados en el punto 11.2.1.a.1 del presente informe.

111.- RECURSOS HUMANOS.

El examen de las remuneraciones de los meses de julio, agosto y septiembre de 2010, respecto de la dotación total de esta entidad, permitió verificar que su cálculo se ajusta a la normativa legal y reglamentaria vigente, con excepción de las situaciones que a continuación se indican:

1.- Control de Horas Extraordinarias.

La norma vigente que regula el trabajo extraordinario, se encuentra contemplada en el artículo 66 y siguientes de la ley N° 18.834, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se fijó por el decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, sobre Estatuto Administrativo, así como la jurisprudencia administrativa de esta Contraloría General, contenida entre otros en los dictámenes N°s. 9.505, de 1997; 16.618, de 2004 y 6.720, de 2005, de la Contraloría General de la República.

Al respecto, es necesario sena lar que las horas extraordinarias deben ser autorizadas a través de una resolución dictada antes de su realización, en la que se individualice al personal, el número de horas a efectuar y el período que abarcará.

Sobre el particular, se constató que las resoluciones exentas dictadas por la Unidad de Personal y suscritas por la autoridad del establecimiento, que autorizan las horas extraordinarias para los meses en examen fueron emitidas en su mayoría en forma anual, de acuerdo a las justificaciones técnicas de las unidades, adjuntando a éstas un informe técnico del jefe de la respectiva unidad, el detalle de las horas diurnas y festivas, todo esto, autorizado por la subdirección administrativa y el director del establecimiento.

21



CONTROL EXTERNO

Sobre la materia, se verificó que ninguno de los informes técnicos consignaba la fecha de emisión. Asimismo, se observó que algunas de las resoluciones citadas precedentemente, fueron emitidas en forma posterior a la realización efectiva de las horas extraordinarias, tal como se detalla en cuadro adjunto:

Mes autorizado Informe

técnico/unidad

Fecha Informe Técnico

N° Resolución

Exenta

Fecha Resolución

Enero a diciembre Recaudación sin fecha 731 19.03.2010

Enero a diciembre Gestión del cuidado de enfermeria

sin fecha 687 17.03.2010

Enero a diciembre Jardín infantil sin fecha 64.::. 08.03.2010 Marzo a diciembre Servicio generales sin fecha 951 08.04.2010

Marzo a diciembre Consultorio de especialidades

sin fecha 1106 21.04.2010

Enero a diciembre Ginecología y obstetricia sin fecha 1119 21.04.2010

Enero a diciembre Consultorio de especialidades

sin fecha 1265 04.05.2010

Febrero a diciembre Imagenologia cha 1266 04.05.2010

El hospital en su oficio respuesta informa que las resoluciones exentas se encuentran dictadas de acuerdo a la recepción de ellas en la oficina del Departamento de Recursos Humanos, por lo tanto se deduce entonces que son las unidades las que se retrasan en el envío de las solicitudes.

Sobre los argumentos presentados por la Dirección de este hospital en su oficio respuesta, se mantiene la observación, toda vez que no resulta atendible que esa entidad delegue la responsabilidad de la debida emisión en otras unidades, distintas a la de recursos humanos, por cuanto es esa instancia la que debe evaluar la procedencia de la oportunidad en la que son informadas las horas que los funcionarios realizarán. Asimismo, el hospital no compromete medidas administrativas con instrucciones que permitan evitar que esta situación se repita en el futuro.

Igualmente, se comprobó que en octubre de 2010 se emitió una resolución exenta por horas extras excepcionales, la que autorizaba el pago por trabajos realizados en el mes de septiembre de ese mismo año, actividades que fueron sustentadas con informes complementarios de los respectivos jefes de unidades y en los cuales se solicitaba su autorización. Esta situación se ejemplifica en Anexo N°7.

Sobre el particular, la entidad manifiesta que las horas excepcionales fueron solicitadas una vez terminado el mes, porque se entiende que se produjeron por ausencias imprevistas de funcionarios que presentaron licencias médicas o permisos no programados, por lo que no se pueden solicitar con anterioridad a la ejecución, atendido lo imprevisto de la necesidad.

De acuerdo a lo anterior, procede mantener la observación, toda vez que no resulta atendible que personal contratado por tercer y cuarto turno, se les pague horas extraordinarias de ningún tipo, salvo cuando se trate de trabajos de carácter imprevisto, derivados de emergencias sanitarias o necesidades impostergables de atención a pacientes, los que deberán ser calificados por el Director del Establecimiento respectivo mediante resolución fundada.

22



CONTROL EXTERNO

Cabe consignar que la reiterada jurisprudencia de este Organismo de Control, contenida entre otros, en los dictámenes N° 9.324 de 1999, 6.720 de 2005 y 51.747 de 2008, señalan que los trabajos extraordinarios deben autorizarse mediante actos administrativos exentos de toma de razón, los que corresponde dictar en forma previa a la realización de aquellas.

2.- Asignación Sustitutiva, artículos 17 y 18 de la ley N° 19.185, que reajusta Remuneraciones del Sector Público, Concede Aguinaldo de Navidad y Dicta otras Normas de Carácter Pecuniario.

La asignación sustitutiva de la Ley N° 19.185, corresponde a un beneficio de monto fijo establecido en la Escala Única de Remuneraciones del Sector Público de Salud, para los funcionarios de la Ley N° 18.834, que rige para el año 2010, que sustituye las asignaciones establecidas para los servidores que integran las plantas de técnicos, administrativos y auxiliares y que gocen de asignación profesional.

Al respecto, se verificó en los casos que seguidamente se indican, que el monto pagado no corresponde al dictado por la citada ley.

IFuncionario Mes

Asignación sustitutiva articulo 18° ley N° 19.185 Diferencia

$Pagado $

Escala Remuneración $

Julio 182.951 176.143 6.803

Irarrázaval Rojas, Edda Agosto 182.951 176.143 6.803 Grado 22 Septiembre 182.951 176.143 6.803

TOTAL 20.409

Julio 287.725 374.223 86.498 • Miranda Aguilera, Franklin Agosto 287.725 374.223 86.498 I Grado 15 Septiembre 287.725 374.223 86.498

TOTAL 259.494

En la respuesta emitida por el Hospital, en relación al cálculo de la asignación sustitutiva, se indica que en ambos casos no se debe incluir la asignación del Decreto Ley N° 2411, sino que la del Decreto Ley N° 3.551, más el artículo 4° de la Ley 18.717. En atención a lo expuesto, y a los antecedentes presentados, se levanta la observación planteada.

3.- Asignación de Turno.

La asignación de turno se encuentra regulada en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2006, del Ministerio de Salud, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado del decreto ley N° 2.763, de 1979, en su artículo 94, 95 Y 96, la cual se otorga al personal de planta y a contrata de los servicios de salud, que laboran efectiva y permanentemente en puestos de trabajo que requieran atención las 24 horas del día. Se apreciaron las siguientes observaciones:

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CONTROL EXTERNO

a) De acuerdo al examen realizado en el Hospital de La Serena, sobre la procedencia de los pagos y procedimiento de cálculo de la asignación de turnos, se comprobó que mediante resolución exenta N° 849, de 13 de abril de 2010, del Servicio de Salud Coquimbo, se definió entre otras materias, los cupos máximos en personal para ese centro hospitalario, en el año 2010, según el siguiente detalle:

L...IT_e_r_c_e_r_T_ur_n_o___8_cu....lP....o_s__----I1 1Cuarto Turno 61 cupos

Ahora, de acuerdo a la revisión de las planillas de remuneraciones de los meses de julio, agosto y septiembre de 2010, se observaron ciento cuarenta y siete funcionarios que recibieron conjuntamente la asignación de turno y horas extraordinarias, sin que existiera una resolución que fundamentara las razones por las cuales se autorizó la realización de éstas últimas, y sin que se acreditara formalmente la calificación por parte del director del establecimiento tal como lo indica el inciso segundo del artículo 95 del Decreto Ley N° 2.763, de 1979, que a continuación se reproduce:

"El personal que labora en el sistema de turnos de que trata este Título no podrá desempeñar trabajos extraordinarios de ningún tipo, salvo cuando se trate de trabajos de carácter imprevisto motivados por emergencias sanitarias o necesidades impostergables de atención a pacientes, los que deberán ser calificados por el Director del Establecimiento respectivo mediante resolución fundada". Situación que no acontece en la especie, toda vez que sólo existen informes técnicos de los jefes de servicios autorizando el trabajo extraordinario para el personal, sin considerar la referida situación de excepción. Lo manifestado anteriormente ocurre, a modo de ejemplo, en el mes de julio de 2010, en el cual se pago por ese concepto el monto total de $ 8.969.181. (Anexo N° 8).

El Servicio responde que respecto de las resoluciones que autorizan las horas extra de los funcionarios con asignaciones de tercer y cuarto turno, no se ha dictado una resolución fundada que justifique el carácter de imprevisto de las mismas, informa que por instrucciones verbales anteriores, se agregaba la palabra "excepcionales" como suficiente. En su respuesta se señala que se ha tomado conocimiento que la resolución debe contener mayor justificación, se instruirá por escrito la obligatoriedad que en estos casos se fundamente con mayor detalle la situación imprevista que las ocasiona.

Sobre la materia corresponde mantener la observación, toda vez que los argumentos presentados por el hospital resultan insuficientes; de acuerdo a lo anterior, corresponde que esa Dirección se atenga a la normativa que autoriza esta excepción, ponderando cada caso y autorizando oportunamente mediante resolución fundada. Asimismo, deberá proceder a efectuar el análisis de los casos comentados y si procediera, gestionar los reintegros pertinentes.

b) Respecto de los funcionarios que son dirigentes gremiales y que se encuentran adscritos a un sistema de turnos rotativos y que en esa calidad no desarrollan esos trabajos, sólo les asiste el derecho a percibir las remuneraciones por el desempeño en jornada ordinaria, pero no aquellos estipendios otorgados como contraprestación por el ejercicio de funciones en horarios extraordinarios o especiales, toda vez que para el pago de estos últimos se requiere un cumplimiento efectivo de dichas labores, de acuerdo a lo señalado por este Organismo de Control, entre otros, en los dictámenes N°s. 31.568, de 2000 y 28.171, de 2004.

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CONTROL EXTERNO

En relación a lo señalado precedentemente, se comprobó que doña Dina Imaña Choque, de profesión matrona, grado 12° de la E.U.S., debe cumplir funciones en la unidad de Ginecología y Obstetricia y además cumplir actividades gremiales como Presidenta de la Federación Nacional de Profesionales de la Salud (FENPRUSS); por tanto, no desempeña el cargo en dicha unidad. Sin embargo, la citada funcionaria percibió asignación de cuarto turno equivalente a un 38% más la bonificación de turno, autorizada por resolución N° 208, de 2 de febrero 2010, por lo que percibió un total de $ 4.595.168.

Asimismo, la Unidad de Recursos Humanos del Hospital certificó que dicha funcionaria percibe además, las Asignaciones de Urgencia y Trimestral, Ley N° 19.649, artículo 27, todas las cuales se deben conceder solo a las personas que laboran efectiva y permanente en sus puestos de trabajo, que requieren atención las 24 horas del día en sistemas de turnos rotativos, nocturnos y en días sábados, domingos y festivos en Unidades de Emergencia, Unidades de Cuidado Intensivo, Servicios Clínicos de Obstetricia - entre otros, lo cual ha sido previsto en la vasta jurisprudencia de este Organismo Fiscalizador, entre la cual se puede citar el dictamen N° 1.283, de 2010. (Anexo N° 9).

El hospital en su oficio respuesta informa que las asignaciones de cuarto turno, ley 19.264 de Urgencia y las bonificaciones trimestrales, fueron consultadas a la Dirección de Servicio de Salud Coquimbo, entidad que respondió que dicha funcionaria debía reintegrársela desde el mes de marzo del 2010, según correos electrónicos de fecha 16 de abril de 2010 y ordinario 3e/495 del 01 de abril de 2010, los cuales se adjuntan a su informe.

Los argumentos presentados no resultan suficientes para subsanar la observación, habida consideración de que el hospital no ha dado término al pago de los emolumentos señalados, por lo que debe proceder a efectuar la notificación de reintegro de los valores improcedentemente pagados a la funcionaria Dina Imaña Choque.

4.- Control de Asistencia.

El Hospital San Juan de Dios cuenta con dos sistemas de control horario, esto es, sistema de control biométrico para los funcionarios adscritos a la Ley 18.834 y libro de Asistencia para los funcionarios contratados por las leyes N°s. 15.076 y 19.664.

En general se constató que los controles sobre los registros horarios se efectúan regularmente, aplicándose descuentos como

I~. corresponde, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas de Regulación de lY Asistencia del Hospital Regional San Juan de Dios.

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CONTRALORíA REGIONAL DE COQllIMBO

CONTROL EXTERNO

CONCLUSIONES.

El Hospital San Juan de Dios de La Serena ha aportado antecedentes e iniciado acciones correctivas, sin embargo éstas no han sido suficientes para dar por superadas las observaciones formuladas en el Preinforme de Observaciones.

De acuerdo a lo anterior, ese hospital deberá adoptar medidas administrativas, con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias aplicables, las que deberán considerar entre otras, las siguientes acciones sobre las materias que a continuación se indican:

1) Implementar manuales de descripción de cargos para el análisis de las competencias requeridas en cada una de las funciones que se desarrollan en los diferentes procesos.

2) Aplicar medidas correctivas que permitan cumplir con el tratamiento contable de las adquisiciones de bienes de consumo en las cuentas correspondientes, de acuerdo lo señala el oficio circular de la C.G.R. N° 54.900, de 2006.

3) Elaborar, sancionar y publicar en el portal web Mercado Público el Plan de Compras para el año 2011. Asimismo, también deberá publicar en la citada página, el manual de procedimientos para adquisiciones.

4) Dar cumplimiento a la Norma General Técnica N° 113, aprobada por resolución exenta N° 504, de 2009, del Ministerio de Salud, en lo relativo a la periodicidad de las reuniones del Comité de Farmacia y Terapéutica; sesionar para efectuar un análisis de los medicamentos sin movimiento o próximos a expirar; formular los criterios para la elaboración del programa anual de necesidades de medicamentos e insumos terapéuticos para el establecimiento; y proponer recomendaciones para el uso racional de los medicamentos por parte del personal.

5) Implementar un sistema de administración y control de inventario eficiente para los medicamentos e insumos médicos, que cuente con medidas de seguridad de acceso y de manejo de la información contenida en él. Asimismo, deberá actualizar dicho registro, con el objeto de tener certeza de la integridad de las existencias tanto en bodega, como en las distintas dependencias hospitalarias.

Adicionalmente, establecer los procedimientos pertinentes para que la afectación del inventario consigne fidedignamente la entrega de los medicamentos, evitando la baja en el sistema sin haber entregado el producto, o que esta se efectúe en otra dependencia.

Todo lo anterior, sin perjuicio de la implementación del sistema computacional SIDRA.

6) Confeccionar los libros de registros de estupefacientes y psicotrópicos, autorizados por la Secretaría Regional Ministerial de Salud y en conformidad con la normativa que los regula. Asimismo, esa entidad deberá mantener las recetas despachadas de estos medicamentos. ordenadas, con correlativo y registrando los antecedentes de la persona que los retira, tal como lo exige el Ministerio de Salud.

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CONTROL EXTERNO

Adicionalmente, el hospital deberá disponer las medidas administrativas pertinentes para resguardar adecuadamente los medicamentos sujetos a control legal, tal como lo estipula la normativa.

7) Proceder a dar de baja los medicamentos vencidos, de acuerdo a las Normas para la Baja de Medicamentos e Insumos Terapéuticos, de la Norma N° 10 para la Bodega de Farmacia, de la Norma General Técnica N° 12.

8) Organizar la Bodega de Farmacia, de modo de que los productos ahí almacenados se dispongan de manera que se asegure su calidad, conservación, presentación, orden y limpieza. Adoptar medidas para que el personal pueda circular con seguridad en este recinto.

9) Disponer las acciones administrativas para que la Bodega de Farmacia cuente con una balanza, a fin de verificar la correcta recepción y distribución de los medicamentos; en especial con aquéllos sujetos a control legal.

10) Mantener el adecuado control de los estanques de oxígeno, de acuerdo como lo señala la letra b. del número 2.4 de la norma N° 3 sobre Recepción, Almacenamiento y Conservación de estos insumos, de la Norma General Técnica N° 12.

11) Dar cumplimiento a la programación de la Unidad de Control Interno, relativa a la realización de auditorías y al seguimiento de los informes de auditorías externas que se le efectúen al hospital.

12) Gestionar los recursos financieros de modo de cumplir con el pago oportuno de las facturas a sus proveedores, de acuerdo lo señala el Ministerio de Hacienda, a través del oficio circular N° 23, de 2006.

13) Devengar contablemente las facturas, una vez que estas han sido recibidas por la Oficina de Partes del Hospital, de acuerdo a lo dispuesto por el oficio circular N° 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República.

14) Arbitrar las medidas administrativas tendientes a devolver aquellas boletas de garantía que se encuentren caducadas y en poder del hospital.

15) Exigir el cumplimiento de las bases de licitación con la Sociedad Profesionales de la Seguridad S.A., en lo que dice relación con la presentación de las garantías por fiel cumplimiento de contrato que deben ser presentadas por el proveedor, así como también, velar porque la vigencia de las mismas se encuentren de acuerdo con el convenio.

16) Exigir el cumplimiento íntegro del contrato a la empresa de servicios computacionales Demco S.A. A su vez, arbitrar los resguardos suficientes habida consideración que no existen cauciones vigentes que aseguren su observancia.

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CONTROL EXTERNO

17) Disponer las medidas administrativas para autorizar las horas extraordinarias del personal cumpliendo con la normativa legal que rige esta materia, evitando la emisión de actos autorizando horas ya ejecutadas por el personal o sin contar con la autorización que corresponda por la autoridad competente para otorgarlas.

18) Dar cumplimiento a la normativa, en cuanto a que el personal que labora en tercer y cuarto turno no tiene derecho al pago de horas extraordinarias, dejando como una excepción su autorización cuando se trate de emergencias sanitarias o necesidades impostergables de atención a pacientes, los que deben ser calificados por el Director del Establecimiento respectivo mediante resolución fundada, caso a caso.

Asimismo, esa entidad deberá evaluar los 147 casos detectados en la presente auditoría que efectuaron horas extraordinarias y les fueron pagadas, en estas circunstancias, debiendo disponer los reintegros correspondientes, en caso de no proceder su excepción.

19) Evitar incluir clausulas de renovación automática de contratos en forma indefinida, las cuales atentan contra los principios de transparencia y libre concurrencia de los posibles futuros oferentes, que puedan proveer el mismo producto o servicio en mejores condiciones o a un menor costo, debiendo ese Servicio reevaluar periódicamente los contratos que contengan estas clausulas y licitarlos oportunamente para cumplir con estos principios establecidos en la Ley de Bases Generales de la Administración del Estado, ley 18.575 y en la jurisprudencia de la Contraloría General de la República.

20) Adoptar las medidas pertinentes con el objeto de requerir los reintegros correspondientes a las asignaciones indebidamente percibidas por la funcionaria Dina Imaña Choque, en su condición de dirigente gremial, debiendo informar de lo actuado a esta Contraloría Regional.

21) De acuerdo a los hallazgos realizados, esa entidad deberá iniciar dos procedimientos sumariales, con el objeto de investigar los hechos y determinar las eventuales responsabilidades de los funcionarios involucrados, que por acción u omisión ocasionaron los hechos que dicen relación con las siguientes materias:

a.- Ausencia de contrato con la Sociedad Profesionales de la Seguridad S.A, que presta servicios desde el año 2009 a la fecha, habida consideración de que no se adoptaron las medidas de resguardo de sus

~ intereses y patrimonio, como asimismo de sus obligaciones, derivadas de la licitación cv pública realizada al efecto.

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CONTROL EXTERNO

b.- Ausencia de garantías que caucionen los servicios prestados por las empresas Sociedad Profesionales de la Seguridad S.A y DEMCO S.A., toda vez que luego de vencidas no fueron renovadas, dejando sin resguardo al hospital, ante eventuales irregularidades y/o incumplimientos.


J

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CONTROL EXTERNO

ANEXO 1

MUESTRA EXAMINADA.

Concepto Universo ($) Muestra ($) % Examinado Servicios de vigilancia 101.300.312 101 .300.312 100

Arriendo de equipos informáticos 64.094.913 64.094.913 100

Productos farmacéuticos (prótesis) 788.467.914 251.785.847 32

Productos farmacéuticos (farmacia) 2.094.970.310 645.988.557 31

Materiales~ útiles quirúrgicos 748.916.413 177.944.416 24

Mantenimiento y reparaciones 165.046.082 40.996.067 25

Totales 3.962.795.944 1.282.110.112 32

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CONTROL EXTERNO

ANEXO 2.

MEDICAMENTOS E INSUMOS MÉDICOS.

Medicamentos controlados abiertos (morfin "

Medicamentos controlados sin seguridad. Libro de estupefacientes y psicotrópicos desactualizado, descompaginado y roto.

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAlORíA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

Medicamentos en cajas desordenados en el piso y sobre las estanterías.

Medicamentos e

informe final ospital san juan de dios de la serena...pertinentes, un ejemplar del informe final n...

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