informe final municipalidad de independecia

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Informe Final Municipalidad de

Independecia

Fecha : 21 de julio de 2009

N° Informe : 175 12009

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA E INSPECCiÓN

ÁREA DE AUDITORIA 1

DMSAI 430/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA

SANTIAGO,

Adjunto slrvase encontrar copia del Informe

Final W 175 debidamente aprobado, sobre auditorla de transacciones efectuada

al macroproceso de abastecimiento, efectuada en esa Municipalidad.

AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA

Saluda 1 ·"'·' 7

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBL ICA

fjj , , ".., ..

DMSAI

DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORIA E INSPECCiÓN

AREA AUDITORIA 1

430/09 REMITE INFORME FINAL qUE INDICA

SANTIAGO, 11, JULO 9 • O 3 8 7 1:1

Adjunto, slrvase encontrar copia del

Informe Final N° 175 de 2009, de esta Contralarla General, con el fin de que, en la

primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de su recepción,

se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado entregándole copia de

los mismos.

Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta

Contralorla General, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe , el

cumplimiento de este trámite dentro del plazo 7de drel'días de efectuada esa

sesión.

(

AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE INDEPENDENCIA

R1E. ~N1EC.

I . Saludlt at~ntamente a Usted,

I

ji Por Orden del ContralÓr General

PRISCILA JARA F.ÚENTES Abogado ( -

Si.IJje~ !mm de ~

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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES

SUBDIVISiÓN DE AUDITORIA E INSPECCiÓN ÁREA AUDITORIA 1

DMSAI N" 430109 INFORME FINAL DE OBSERVACIONES SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES EFECTUADA AL MACROPROCESO DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA

SANTIAGO 2 1 111' . 20n~ ,

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloria General y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N' 10.336, Orgánica de la Institución, se efectuó en la Municipalidad de Independencia, una auditoría de transacciones al macroproceso de Abastecimiento.

OBJETIVO

La auditoría tuvo como propósito verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan los procesos de adquisición de bienes y servicios, así como las actividades relacionadas con el control de bodega e inventarios.

METODOLOGIA

La revisión fue desarrollada conforme con las normas y procedimientos de control aprobados por esta Contraloria General e incluyó las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias, orientados esencialmente respecto de los atributos de legalidad, respaldo documental e imputación presupuestaria de las operaciones.

UNIVERSO La auditorla incluyó los egresos generados

durante el periodo comprendido entre el1 de julio al 31 de diciembre de 2008, los que ascendieron a $ 110.093.730.-.

MUESTRA EXAMINADA

El examen en referencia se efectuó sobre la base de una muestra de $ 37.928.438.-, equivalente a un 34,45% del total pagado, e incluyó al subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo.

8 Q) A LA SEliloRA SUBJEFE DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES PRESENTE

AF/AARlIEVL

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Con carácter de confidencial, mediante oficio W 27.107 de 26 de mayo de 2009, fue puesto en conocimiento de esa autoridad comunal el preinforme conteniendo las observaciones establecidas al término de la visita , con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran, sin que se diera respuesta en el plazo establecido, por lo que corresponde mantener todas las observaciones originalmente planteadas.

La auditoria determinó las siguientes situaciones:

1.- EVALUACiÓN DE CONTROL INTERNO

La entidad edilicia cuenta con un Reglamento de Estructura y Funciones, aprobado por decreto alcaldicio exento W1 .274, de 2002, que regula la estructura y organización de la Municipalidad y las funciones generales que corresponden a cada departamento.

Asi, se establece que la Dirección de Control depende jerárquicamente del Alcalde y que sus principales funciones son las de verificar y controlar la legalidad en el desarrollo de todo el accionar municipal y asesorar al Concejo Municipal.

Sobre el particular, debe observarse que esa unidad se dedica principalmente al control de los decretos de pago, el cálculo de valor por uso de estacionamientos reservados y la revisión de las rendiciones de cuentas por diferentes conceptos. Además , no acreditó la existencia de un programa de trabajo para el año 2008 y durante el mismo no efectuó audrtorlas especificas respecto de algún tema.

No obstante, de la información entregada por esta unidad , se pudo establecer que, en reiteradas ocasiones, en los oficios relativos a decretos de pago, se sena la que los ítemes se encuentran sobregirados, o que no se han efectuado las modificaciones presupuestarias pertinentes.

Al momento de la visita se encontraba en desarrollo un sumario administrativo, relacionado con la situación financiera del municipio y el manejo de la unidad de Administración y Finanzas, ordenado por decreto alcaldicio N' 158, de 2 de febrero del año en curso.

Por otra parte, la Dirección de Administración y Finanzas, también de dependencia directa del Alcalde, es la encargada de la provisión óptima, asignación y utilización de los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para el funcionamiento municipal.

La estructura de esa dirección considera los Departamentos de Finanzas y de Administración ; de este ú~imo depende el Subdepartamento de Adquisiciones, que es el encargado de efectuar las compras de bienes y servicios, de los inventarios y de la bodega de materiales de oficina.

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La auditoría incluyó la revlSlon de los sistemas que dicen relación con el resguardo de los bienes municipales, razón por la cual fueron , también, examinados los inventarios y una de las bodegas de materiales.

En efecto, fue revisada la bodega que depende del Subdepartamento de Adquisiciones, para lo cual se seleccionó 11 artículos, que corresponden a materiales y útiles de oficina, que se mantienen en ese recinto, determinándose una serie de diferencias, tanto faltantes como sobrantes, entre las especies incluidas en el recuento físico y los saldos entregados por el registro de control. Anexo N° 1.

El sistema empleado para el control de los materiales es computacional y permite el registro del ingreso y de las salidas de los productos, determinando un saldo; no obstante, contempla también la opción de ajuste de inventario que permite modificar ese saldo, situación que resta confiabilidad a la información. A este respecto, debe manifestarse que la opción de ajuste debería ser excepcional y debidamente controlada. de manera que s610 se ocupe en casos calificados y debidamente autorizados.

Por otra parte, al momento del recuento no fue posible obtener un registro histórico del movimiento de los artículos, con el objeto de detenninar, en los casos que se presentaron diferencias, su causa .

En relación con el control de inventarios, no se acreditó la existencia de un sistema de registro de los bienes municipales, que permita llevar un control de los mismos y que contenga históricamente las altas, bajas y traslados, asl como la ubicación e identificación de las especies. En atención a lo anterior, no fue posible realizar un examen de dichos bienes.

Mediante decreto alcaldicio N° 1.459, de 28 de noviembre de 2008, se dispuso la baja y posterior destrucción de 324 especies, incluyendo CPU, monitores, impresoras, UPS, fax, teléfonos, teclados, etc., de diferentes marcas, situación que no resulta procedente, por cuanto, según el articulo 35 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, la disposición de los bienes muebles dados de baja se efectuará mediante remate público. Agrega la disposición que, en casos calificados, se podrá donar tales bienes a instituciones públicas o privadas de la comuna, que no persigan fines de lucro.

En otro orden de materias, no se pudo comprobar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 12 de la ley N° 19.886, de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y 98 de su reglamento, decreto supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que establecen la elaboración y evaluación periódica de un plan anual de compras, que debe contener información detallada sobre esta materia.



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Finalmente, no se acreditó la existencia de otros manuales de procedimientos.

2.- EXAMEN DE GASTOS

Se observó los gastos que a continuación se indican, por no ajustarse al marco legal aplicable en cada caso.

Incumplimiento de la Ley de Compras

Compras Directas

Mediante decreto alcaldicio N" 1.187, de 2003, se aprobó el contrato suscrito entre la Municipalidad de Independencia y la empresa COPEC S.A. , para la adquiSición de gasolina y petróleo diesel para los vehículos municipales, sin definir su plazo.

Conjuntamente con los decretos de pagos que se detallan más adelante, se dictaron resoluciones internas para efectuar dichas adquisiciones bajo la modalidad de trato directo, indicando que corresponden a contratos de arrastre, haciendo mención a los articulos 8, 18, 19 Y 20 de la ley N' 19.886, Y a los articulos 10, 49, 50, 51 , 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 63 Y 65 del decreto supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija su Reglamento.

Cabe anotar que el artículo 10' del reglamento citado, en consonancia con el 8' de la ley reglamentada, señala las circunstancias en que procede la licitación privada o trato directo, cuyo carácter es excepcional , considerando, entre otras, en su N° 7, letra a) el requerirse contratar la prórroga de un contrato de suministro o servicios, respecto de un convenio suscrito con anterioridad, por considerarse indispensable para las necesidades de la Entidad y sólo por el tiempo en que se procede a un nuevo Proceso de Compras y, siempre que el monto de esa prórroga no supere las 1.000 unidades tributarias mensuales.

No obstante lo anterior, a lo menos, durante el año 2008, se han efectuado compras de combustible en la forma antes indicada, sin acreditar la existencia de una prórroga de contrato ni un nuevo proceso de compras en curso, requisitos para la modalidad utilizada, motivo por el cual, se observan los pagos que a continuación se detallan:

Decreto de



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Sobre la materia, debe destacarse que la jurisprudencia de este Organismo de Control ha manifestado que la práctica de acordar continuas prórrogas de contratos, cuya vigencia se extiende, en consecuencia, indefinidamente, no parece conciliable con el articulo 9 del DFl. N° 1-19.653, de 2000, del Ministerio Secretaria General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con el sistema de licitación pública establecido en la ley N° 19.886, cuya finalidad es asegurar la libre concurrencia de una pluralidad de proponentes, con el objeto de seleccionar la oferta más conveniente al interés del municipio (aplica criterio contenido en dictámenes N°s 48.524, de 2006; 19.712, del4 de mayo de 2007, entre otros).

3.- DECRETOS DE PAGOS SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO SUFICIENTE

Contratos con XEROX CHILE SA

Respecto de los pagos que se detallan más adelante, en los que se cancela el arriendo de siete impresoras, no se acreditó la existencia de contrato(s) celebrado(s) con la empresa XEROX CHILE S.A, en que se pacte dicho arriendo y sus condiciones, a excepción del caso de la máquina N" de serie 3820175963, cuyo anexo de contrato de arriendo N' 2960076 fue aprobado mediante decreto alcaldicio N' 674, de 2004, por un plazo de 36 meses, que incorpora equipos al contrato de arriendo a plazo fijo , sin opción de compra , N° 22027821 , suscrito el 10 de octubre de 2003, entre la empresa Xerox de Chile SA y la Municipalidad de Independencia.

Decreto Fecha N" Fecha Monto de Pago D. Pago Egreso Egreso Girado a $ Observación

2402 24.09.06 2007 25.09.06 XEROX Chile S.A. 752.794 No se acreditó contrato vigente 2741 23.10.06 2262 23.10.06 XEROX Chile S.A. 763.555 No se acreditó contrato vigente

1.516.349

Al respecto, es del caso señalar que el jefe de Servicios Generales, quien es el encargado de visar las facturas para proceder al pago, no mantiene en su poder la información necesaria para realizar dicha labor, verificando sólo el número de serie de las impresoras incluidas en la factura , y que éstas correspondan a las que se encuentran en uso en el municipio.

4.- OTRAS OBSERVACIONES

Déficit Presupuestario

Del análisis efectuado al Balance de Ejecución Presupuestaria, elaborado al 31 de diciembre de 2008, se determinó un déficit presupuestario establecido, a nivel del devengado, ascendente a M$ 324.988.-, cuyo detalle se señala en Anexo N' 2.

Sobre el particular, es del caso indicar que, el aldo presupuestario de ingresos al 31 de diciembre de 2008, fue de M$ (848.833.-).



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De acuerdo con lo informado med iante oficio Ord. 06 de 2009, del Director (s) de Administración y Finanzas, el monto citado se debe a que se devengó la totalidad de la morosidad existente por concepto de patentes comerciales, derechos de aseo, estacionamientos reservados y, en general, todos los ingresos propios correspondientes a los ejercicios anteriores. Agrega que, teniendo presente que la recuperación de esta morosidad no se traduciría en ingresos efectivos al término del ejercicio, no se modificó el presupuesto por cuanto ello habría significado sobreestimar la cifra a percibir.

Al respecto, la deuda exigible determinada según la información que entrega el precitado balance, alcanza a $1 .983.177.901 .-, suma que da cuenta del real endeudamiento municipal, que se encuentra avalada ademas, por la nómina de facturas pend ientes de pago que, al 31 de diciembre de 2008, sumaba $1 .951 .043.303.-.

En cuanto al presupuesto de gastos, el saldo es negativo y alcanza a M$ 926.665.-, lo que según el municipio, se explica porque fue obligada a cumplir con la totalidad de los compromisos pendientes de pago.

Consultado respecto de las medidas adoptadas para enfrentar el déficit, el municipio mediante el citado oficio Ord . 06 del 2009, informó la celebración de convenios de pago con las empresas Starco, KDM y Chilectra Metropolitana, así como la adopción de diversas acciones de ordenamiento administrativo, conjuntamente con la programación del flujo de caja y racionalización del gasto.

En relación con lo anterior debe manifestarse que el artículo 81 de la ley N" 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, que reconoce el principio de sanidad y equilibrio de las finanzas públicas, establece que el concejo sólo podrá aprobar presupuestos debidamente financiados y que corresponde especialmente al jefe de la Unidad de Control, la obligación de representarle los déficit que advierta en el presupuesto municipal. Para estos efectos, el concejo debe examinar trimestralmente el programa de ingresos y gastos, introduciendo las modificaciones correctivas a que hubiere lugar, a proposición del Alcalde.

Además, la citada disposición legal agrega que, si el concejo desatendiere la representación formulada según lo previsto en el inciso anterior y no introdujere las rectificaciones pertinentes, el alcalde que no propusiere las modificaciones correspondientes o los concejales que las rechacen, serán solidariamente responsables de la parte deficitaria al 31 de diciembre del año respectivo, estableciendo que habrá acción pública para reclamar el cumplimiento de esta responsabilidad.

Por otra parte, el articulo 29 del precepto legal citado, señala en la letra d) que la Unidad de Control debe colaborar directamente con el concejo para el ejercicio de la función fiscalizadora, debiendo emrtir un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario, además del estado de cumpl imiento de otros pagos.

.~ . CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORIA E INSPECCiÓN

ÁREA AUDITORIA 1 - 7 -

Al respecto, cabe indicar que dichos informes fueron entregados por la precitada unidad periÓdicamente a la Secretaria Municipal para ser entregados por su intermedio al Alcalde y al Concejo Municipal, no obstante, el déficit no aparece claramente refiejado en ellos.

Por otra parte, algunos oficios conductores mediante los cuales se entregaban los referidos informes, indicaban que se acompaMba un listado de proveedores, en circunstancias que sólo se trataba de un listado de facturas impagas.

CONCLUSIONES

1.- Considerando la ausencia de respuesta por parte de la entidad edilicia al preinforme de observaciones en el plazo concedido, procede confirmar todas las observaciones formuladas en su oportunidad .

2.- Respecto de las observaciones relativas al resguardo de los bienes muebles municipales, contenidas en el W 1 del presente informe, sobre control de bodega y de inventarios, así como las relacionadas con la elaboración de un plan anual de compras y la falta de documentación de respaldo señalada en el W 3, es necesario que ese municipio adopte las medidas tendientes a solucionarlas, lo cual será validado en una próxima visita de fiscalización a ese municipio, conforme a las políticas de este Organismo de Control sobre seguimiento de las observaciones formuladas en los programas de fiscalización.

3.- En lo que se refiere a la disposición final de los bienes muebles dados de baja mediante decreto alcaldicio W 1.459, de 2008, observada en el N' 1 del informe, el no acatamiento de las disposiciones legales que regulan las compras directas, observado en el N' 2 Y lo relativo al déficrt presupuestario señalado en el N° 4 del presente informe, el municipio deberá instruir sumario administrativo con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades que pudieren afectar a funcionarios de esa entidad y, en el último caso, particularmente a la Dirección de Control, cuyo resultado deberá informarse a este Organismo Contra lar.

Saluda atentamente a Ud.,

VIVIAN AVILA F UEROA JEFA AAEA AUOfTORlA

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE MUNICIPALIDADES

SUBDIVISION DE AUDITORIA E INSPECCION

AREA AUDITORIA 1

MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA ANEXO 1

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MUNICIPALIDAD DE INDEPENDENCIA

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ANEXO 2

ANALlSIS PRESUPUESTARIO

GASTOS

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