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INFORME FINAL DE AUDITORÍA

MUNICIPIO DE AGUAZUL

AUDITORIA MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2013-2014

PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS – 2015

YOPAL, SEPTIEMBRE DE 2015

mailto:[email protected]

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CARMENZA MOTTA RODRÍGUEZ Contralora Departamental de Casanare

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

ANNY YOMARY BELTRÁN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

LIGIA MILENA MOLANO MONROY Profesional Universitario Líder Grupo de Auditoría

NANCY TARACHE RODRÍGUEZ Profesional Universitario

ANTONIO JOSÉ ORTEGA SANTOS Profesional Universitario


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TABLA DE CONTENIDO

DICTAMEN INTEGRAL .......................................................................................................................... 6 1

2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA .................................................................................................... 11 2.1 CONTROL DE RESULTADOS .........................................................................................11

2.1.1 Seguimiento Plan de Desarrollo .................................................................................................. 11 2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ................................................................13

2.2.1 Gestión presupuestal .................................................................................................................. 13 2.2.2 Ejecución Presupuestal de Gastos 2014 .................................................................................... 20 2.2.3 Vigencias Futuras ....................................................................................................................... 23 2.2.4 Gestión contable y financiera, vigencias 2013 - 2014 ................................................................. 26

2.3 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS ...............................................................................37 2.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO .................................................................................39

2.4.1 Revisión hojas de vida del personal de planta ............................................................................ 41 2.4.2 Viáticos ....................................................................................................................................... 42 2.4.3 Programas de Talento Humano .................................................................................................. 42 2.4.4 Contratos de prestación de servicios .......................................................................................... 49

2.5 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO ................................................................................53 2.5.1 Actos administrativos regulatorios............................................................................................... 53 2.5.2 Cumplimiento Decreto 943 de 2014 ............................................................................................ 53 2.5.3 Informes de control interno ........................................................................................................ 55

2.6 SENTENCIAS JUDICIALES .............................................................................................56 2.7 PROCESO CONTRACTUAL ............................................................................................56 3. OTRAS ACTUACIONES ........................................................................................................................ 62 4. CONTRATOS Y CONVENIOS SIN LIQUIDAR ................................................................................... 64 5. TRAMITE DE DENUNCIAS .................................................................................................................. 78 6. RELACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................................................... 80 6.1 TABLA GENERAL DE HALLAZGOS ..............................................................................80 6.2 HALLAZGOS FISCALES .................................................................................................82 6.3 TABLA CONSOLIDADA DE HALLAZGOS .....................................................................82


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LISTADO DE TABLAS

Tabla 1 Evaluación Fenecimiento ........................................................................... 7

Tabla 2 Rangos fenecimiento ................................................................................. 7

Tabla 3 Control de Gestión...................................................................................... 8

Tabla 4 Control de Resultados ................................................................................ 8

Tabla 5 Control Financiero ...................................................................................... 9

Tabla 6 Control de Resultados .............................................................................. 11

Tabla 7 Cumplimiento líneas estratégicas Plan de Desarrollo .............................. 11

Tabla 8 Control Financiero .................................................................................... 14

Tabla 9 Estructura Presupuesto de Ingresos ....................................................... 15

Tabla 10 Ejecución presupuesto de ingresos 2013 ............................................... 17

Tabla 11 Ejecución presupuesto de ingresos 2014 ............................................... 18

Tabla 12 Ejecución presupuestal de gastos .......................................................... 19

Tabla 13 Ejecución Gastos 2014 ........................................................................... 21

Tabla 14 Ejecución presupuestal de gastos comparativa ..................................... 22

Tabla 15 Vigencias futuras 2013 ........................................................................... 23

Tabla 16 Vigencias futuras 2013 ........................................................................... 24

Tabla 17 Balance General Comparativo 2013-2012 ............................................ 28

Tabla 18 Estado de Actividad Económica y Social (Cifras en miles de Pesos) ..... 29

Tabla 19 Comparativo, Inversión en Entidades Controladas ................................ 31

Tabla 20 Saldos reportados según Almacén municipal ........................................ 32

Tabla 21 Programa Bienestar................................................................................ 43

Tabla 22 Informe de ejecución Plan de Bienestar ................................................ 45

Tabla 23 Ejecución Plan de Capacitación vigencia 2013 ..................................... 46


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Tabla 24 Ejecución Plan de Capacitación vigencia 2014 ...................................... 47

Tabla 25 Ejecución Plan de Salud Ocupacional .................................................... 49

Tabla 264 Muestra de contratos auditados vigencia 2014 .................................... 57

Tabla 27 Contratos sin liquidar (Recursos adulto mayor) ...................................... 67


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Yopal, Septiembre 30 de 2015

Ingeniero HELÍ FERNANDO CAMACHO CAICEDO Alcalde Municipal Aguazul – Casanare

DICTAMEN INTEGRAL 1

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso dentro del Plan General de Auditorías PGA- para la vigencia fiscal 2015, realizar una Auditoría Modalidad regular a la Alcaldía Municipal de Aguazul, vigencias 2013- 2014.

Para el desarrollo de la auditoría, se tuvieron en cuenta las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas, las normas de general aceptación contenidas en la guía de auditoría territorial- GAT según la Resolución 039 de 2014 y la resolución N° 301 por medio de la cual se adopta la cuarta versión del proceso auditor; así mismo se realizó visita a las instalaciones de la Entidad auditada con de fin de verificar la documentación propia de las actividades administrativas realizadas en los periodos evaluados para obtener un mayor nivel de objetividad en el ejercicio auditor. Basados en la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría, la responsabilidad es de realizar un pronunciamiento a través de un documento integral, sobre el fenecimiento de la cuenta, basado en los resultados sobre la gestión adelantada por la administración de la Entidad, en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados. En este orden, se evaluó los procesos: contable, financiero y presupuestal, contratación, almacén e inventarios, sentencias judiciales y control Interno, tomándose los aspectos más relevantes y constituyéndose posteriormente las respectivas observaciones, para que finalmente, con el informe definitivo, se elabore el Plan de Mejoramiento. Concepto sobre el Fenecimiento Con base en la calificación total de 86.90 puntos sobre la evaluación de los componentes de gestión, resultados y financiero, dado su resultado favorable indicado en la siguiente tabla, la Contraloría Departamental de Casanare, FENECE, la cuenta de la Entidad para las vigencias fiscales 2013 y 2014.


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Tabla 1 Evaluación Fenecimiento

Los rangos utilizados según el proceso auditor, para la evaluación, el fenecimiento y para emitir el concepto de la gestión fiscal de cada uno de los componentes así:

Tabla 2 Rangos fenecimiento

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Los fundamentos de este pronunciamiento se dan a conocer a continuación: Control de gestión La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría realizada, considera que el concepto de Control de Gestión, es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad y control fiscal interno, lo que arrojó una calificación de 91.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 92.2 0.5 46.2

2. Control de Resultados 86.0 0.3 25.8

3. Control Financiero 44.0 0.2 8.0

Calificación total 1.00 80.7

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

FAVORABLE


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Tabla 3 Control de Gestión

Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 94.2 0.65 61.2

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 89.6 0.05 4.5

3. Legalidad 87.4 0.20 17.5

4. Control Fiscal Interno 83.6 0.10 8.4


Concepto de Gestión a emitir Favorable

Control de resultados La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría realizada, conceptúa que el Control de resultados, es favorable, como consecuencia de la evaluación de seguimiento al plan de desarrollo municipal, lo que arrojó una calificación de 86 puntos.

Tabla 4 Control de Resultados

Factores mínimos Calificación


Calificación Total

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

86.0 1.00 86.0


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Control financiero y presupuestal La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría desarrollada, precisa que el control financiero y presupuestal es DESFAVORABLE, como resultado de la evaluación de los Estados Contables, la gestión presupuestal y financiera, lo que arrojó una calificación de 59.5 puntos, proveniente de ponderal los factores que a continuación se relacionan.


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Tabla 5 Control Financiero

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA 2014-2013

Factores mínimos Calificación


Calificación Total

1. Estados Contables 0 0.50 0.0

2. Gestión presupuestal 100 0.30 30.0

3. Gestión financiera 70 0.20 14.0

Calificación total 1.00 44

Concepto de Gestión Financiero y Presupuestal

Desfavorable

Opinión sobre los Estados Financieros La Contraloría Departamental de Casanare, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó auditoría regular a la Alcaldía de Aguazul, a través del examen al Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental preparados con cortes a diciembre 31 del 2013 y 2014 y de la comprobación de las operaciones financieras conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables, a los Estados. La preparación de los Estados Financieros y de la información analizada es responsabilidad de la entidad, mientras que a la Contraloría Departamental de Casanare, le corresponde producir un informe en el cual se exprese una opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, la eficiencia y la eficacia del sistema de control interno. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental de Casanare, en la Resolución 039 de 2014, por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial - GAT; por lo tanto requirió acorde con ellas, la planeación y la ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad; las cifras o revelaciones; presentación del Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental de las vigencias auditadas, y cumplimiento de las disposiciones legales, por lo que el examen proporciona una información suficiente para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe de auditoría.


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11

2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE RESULTADOS

2.1.1 Seguimiento Plan de Desarrollo

En el seguimiento a las diferentes líneas programáticas del Plan de Desarrollo “Hechos de gobierno por Aguazul”, una vez evaluados los diferentes factores y variables, este Organismo de Control determina una calificación de 86 puntos, resultado de la evaluación de los siguientes factores:

Tabla 6 Control de Resultados

CONTROL DE RESULTADOS

FACTORES MÍNIMOS

Calificación Parcial

Ponderación Calificación Total

Eficacia 80.4 0.50 40.2

Eficiencia 92.9 0.40 37.2

Efectividad 0.0 0.00 0.0

coherencia 86.1 0.10 8.6

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

1.00 86.0

A continuación se presenta los indicadores de avance del Plan de Desarrollo a diciembre 31 de 2014, donde se observa un avance del 71% en cuanto al cumplimiento de metas de producto y del 89% en lo referente a metas financieras, así:

Tabla 7 Cumplimiento líneas estratégicas Plan de Desarrollo

LÍNEA ESTRATÉGICAS CUMPLIMIENTO

METAS DE PRODUCTO

CUMPLIMIENTO METAS

FINANCIERAS

LÍNEA ESTRATÉGICA 1. AGUAZUL SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO PROTECTORA DE LA PRIMERA INFANCIA, ADOLESCENCIA E INCLUYENTE

90% 79%

LÍNEA ESTRATÉGICA 2: AGUAZUL CORAZÓN AGROINDUSTRIAL Y EMPRESARIAL

35% 62%

LÍNEA ESTRATÉGICA 3: AGUAZUL AMBIENTAL ANO Y SOSTENIBLE 67% 50%

LÍNEA ESTRATÉGICA 4: AGUAZUL ATRACTIVA Y REGIONAL 80% 114%

LÍNEA ESTRATÉGICA 5: AGUAZUL CIVICO E INSTITUCIONAL 65% 99%

LÍNEA ESTRATÉGICA TRANSVERSAL:

CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN PARA LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO

89% 101%

TOTAL AVANCE PLAN DE DESARROLLO AL CUATRIENIO 71% 89%


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12

Grafica avance de Plan de Desarrollo

Al efectuar el análisis por línea estratégica de Plan de Desarrollo, se concluye que la línea estratégica No 1 denominada “Aguazul sociedad del conocimiento protectora de la primera infancia, adolescencia e incluyente” presenta mayor nivel de avance de metas de producto, mientras la línea No 2 “Aguazul corazón agroindustrial y empresarial” muestra un indicador del 35%, siendo la de menor nivel de ejecución. Al revisar las metas de esta línea, al cierre de la vigencia 2014, se videncia que en cuatro (4) de las mismas, su indicador de la meta cumplida es 0, como se muestra a continuación:

AGUAZULSOCIEDAD DELCONOCIMIENTO

PROTECTORA DELA PRIMERA

INFANCIA,ADOLESCENCIA E

INCLUYENTE

AGUAZULCORAZON

AGROINDUSTRIALY EMPRESARIAL

AGUAZULAMBIENTALS ANO

Y SOSTENIBLE

AGUAZULATRACTIVA Y

REGIONAL

AGUAZUL CIVICOE INSTITUCIONAL

CIENCIATECNOLOGIA E

INNOVACION PARALA SOCIEDAD DELCONOCIMIENTO

LINEAESTRATEGICA 1.

LINEAESTRATEGICA 2:

LINEAESTRATEGICA 3:

LINEAESTRATEGICA 4:

LINEAESTRATEGICA 5:

LINEAESTRATEGICA

TRANSVERSAL:

91.13%

30.92%

79.70% 73.75%

67.65%

86.38% 79%

62%

50%

114% 99% 101%

CUMPLIMIENTO METAS DE PRODUCTO

CUMPLIMIENTO METAS FINANCIERAS


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En relación con el cumplimiento de metas financieras, la línea estratégica “Aguazul atractiva y regional” y la línea transversal “Ciencia tecnología e innovación, superaron el 100% de ejecución respecto a lo programado, entretanto, la línea “Aguazul sostenible y regional”, al cierre del 2014, alcanzó el 50%. 2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

2.2.1 Gestión presupuestal

2.2.1.1 Aprobación del presupuesto 2013

El alcalde Municipal, el 1° de noviembre de 2012, presentó al Concejo Municipal el proyecto de acuerdo No 032 de 2012, por medio del cual se expide el presupuesto de rentas e ingresos y gastos e inversiones del 2013 por $70.943.992.021.

META INDICADOR LINEA BASE

META DEL CUATRENIO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

META 2.1.1.9 Desarrollar un programa de Adecuación de tierras de al menos 50 predios que desarrollen proyectos agrícolas como estrategia de procesos de transferencia tecnológica en el Municipio de Aguazul, durante el Cuatrienio. Red unidos entre otros

# Predios desarrollando proyectos agrícolas con adecuación de tierras.

0 50

0

META 2.1.1.15 Beneficiar por lo menos a 20 núcleos productivos agrícolas, mediante la construcción de infraestructura para la captación de agua subterránea en el área rural del Municipio de

# de núcleos productivos Agrícolas beneficiados con la construcción de infraestructura para la captación de agua subterránea en el área rural

10 30

META 2.1.1.16 Gestionar el apalancamiento financiero con entidades Públicas y privadas de por lo menos 50 proyectos agrícolas en el Municipio de Aguazul, durante el cuatrienio

# de créditos gestionados para la Implementación de Proyectos Productivos Agrícolas

6 56

META DE GESTION 2.1.1.18 Facilitar la formación bajo la modalidad Técnica a 30 personas en producción agrícola en el Municipio de Aguazul, durante el Cuatrienio.

# de personas con título de formación técnica en producción agrícola

0 30


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14

El Concejo Municipal profirió el Acuerdo 025 del 30 de noviembre de 2012, modificando el valor de presupuesto a $48.449.938.560, reduciéndolo en $22.494.053.461, en razón a que el Concejo Municipal, en el proceso de debate del presupuesto, decidió eliminar las partidas financiadas con los recursos del Fondo de Estabilización Petrolera- FAEP, contempladas en los artículos primero y segundo del proyecto de acuerdo. Ante este hecho, el Alcalde no surtió el proceso de sanción, sino que mediante oficio No 100.158.-2012 presentó objeción al presupuesto aprobado ante el Tribunal Administrativo de Casanare. Con ocasión del trámite ante el Tribunal Administrativo, el Alcalde Municipal profirió el Decreto 131 del 18 de Diciembre de 2012, por el cual se adopta el presupuesto de ingresos y gastos del municipio por valor de $70.943.992.021, y el Decreto 132 del 19 de Diciembre de 2012 por medio del cual fue liquidado. En consecuencia del fallo del Tribunal Administrativo de Casanare, en relación a la objeción presentada, el 16 de mayo de 2013, el Alcalde Municipal sancionó el Acuerdo 025 de 2012, por el cual se aprueba el presupuesto de ingresos y gastos e inversión de la vigencia 2013 por $45.312.330.514, este fue liquidado mediante Decreto 041 de 2013, en donde se ajusta el valor del presupuesto inicial aduciendo: “Que el Tribunal Administrativo de Casanare, mediante sentencia de fecha 17 de abril de 2013; declaró fundada la objeción el Alcalde de Aguazul al proyecto de Acuerdo No 025 de 2012, pero únicamente respecto de la apropiación por $2.123.608.046 hecha en el rubro 30205 denominada “Fuente FAEP, ordenando devolver el proyecto objetado al Concejo

Municipal, para que éste de cumplimiento a lo resuelto en el fallo en mención”. En virtud de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Casanare del 17 de abril de 2013, el Alcalde, redujo el presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2013 en $25.631.661.507. A continuación se presentan partidas presupuestales de ingresos afectadas:

Tabla 8 Control Financiero CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR

2 TOTAL INGRESOS 25.631.661.507

201 INGRESOS NIVEL CENTRAL 25.631.661.507

20102 RECURSOS CAPITAL 25.631.661.507

2010201 Rendimiento Financiero 700.000.000

201020103 Rendimientos financieros FAEP 700.000.000

2010202 TRANSFERENCIAS DEL NIVEL NACIONAL 22.494.053.461

201020201 Desahorro FAEP Art 118 Ley 1450 /2011 4.464.053.461

201020202 Desahorro FAEP Art 150 Ley 1530/2012 18.030.000.000

2010205 RECURSOS DEL BALANCE 2.437.608.046

201020501 Superávit Fiscal 2.437.608.046

20102050106 FAEP Art 118 Ley 1450 /2011 2.437.608.046


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2.2.1.2 Aprobación presupuesto vigencia 2014 Mediante Acuerdo No 026 del 30 de noviembre de 2013, el Concejo Municipal de Aguazul, aprobó el presupuesto de rentas, gastos e inversión para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2014, por valor de $71.550.665.405, el cual fue liquidado mediante Decreto 111 del 17 de Diciembre de 2013. Presupuesto de Ingresos 2013-2014 De acuerdo con las ejecuciones presupuestales emitidas por la Secretaria de Hacienda Municipal de Aguazul, la Alcaldía presentó la siguiente estructura en el presupuesto de ingresos para las vigencias 2013 y 2014.

Tabla 9 Estructura Presupuesto de Ingresos

VIGENCIA PRESUPUESTO

INICIAL ADICIÓN REDUCCIÓN PRESUPUESTO

DEFINITIVO INGRESOS

ACUMULADOS

2013 70,477,590,021 50,437,005,288 25,641,409,060 95,273,186,249 113,027,585,618

2014 71,063,518,052 73,687,143,279 425,712,546 144,324,948,785 147,922,248,942

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencias 2013-2014

Del análisis de la ejecución presupuestal, se concluye que durante las vigencias 2013 y 2014 el presupuesto presentó una proyección constante en promedio de 70 mil millones, mientras que el presupuesto definitivo, en el 2014 se incrementó en 46%, respecto a la vigencia anterior, equivalente a $34.894.663.324. Durante la vigencia 2013, con las modificaciones presupuestales, las finanzas del Municipio tuvieron una afectación neta de $24.795.596.228 equivalente a un 35% del presupuesto inicialmente aprobado, lo cual obedeció principalmente a la incorporación de recursos del balance, específicamente superávit fiscal surgido en la vigencia anterior. Para el 2014, las modificaciones al presupuesto inicial fueron de $73.261.430.733, lo que generó un aumento del 103%, estas adiciones surgieron en mayor proporción a la incorporación de recursos del balance, cuya fuente fue el desahorro de los recursos del Fondo de Estabilización Petrolera FAEP, en el marco del artículo 118 de la 1450 de 2011.


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Gráfico 1 Presupuesto Inicial Vs Adiciones Presupuestales

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencias 2013-2012

Durante la vigencia 2013, el municipio recaudó ingresos por valor de $113.027.585 (miles) equivalentes al 119% del valor presupuestado, igualmente para el 2014, recaudó $147.922.248. (Miles) alcanzando el 102% del presupuesto definitivo, como se ilustra en la siguiente gráfica:

Gráfico 2 Presupuesto Definitivo Vs Recaudo

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencias 2012 - 2013

-

20,000,000,000

40,000,000,000

60,000,000,000

80,000,000,000

100,000,000,000

120,000,000,000

140,000,000,000

160,000,000,000

2013 2014

70,477,590,021 71,063,518,052

24,795,596,228

73,261,430,733

PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES

0

20,000,000,000

40,000,000,000

60,000,000,000

80,000,000,000

100,000,000,000

120,000,000,000

140,000,000,000

160,000,000,000

PRESUPUESTODEFINITIVO

RECAUDO

2013 95,273,186,249 113,027,585,618

2,014 144,324,948,785 147,922,248,942


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2.2.1.3 Ejecución de Ingresos Vigencia 2013 El municipio presentó dentro de la estructura de ejecución presupuestal de ingresos dos grandes grupos: 1) Ingresos Corrientes, 2) Recursos de Capital Para el periodo fiscal 2013, el Municipio de Aguazul obtuvo ingresos por un total de $113.027.585 (miles) de los cuales, los ingresos corrientes representados por los ingresos tributarios y no tributarios ascendieron a $35.405.522 (miles,) conformando el 31% del total recaudado; los recursos de capital sumaron $77.622.062 miles, los cuales representaron el 69% del total los mismos. (Ver siguiente tabla)

Tabla 10 Ejecución presupuesto de ingresos 2013

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – Secretaria de Hacienda Municipal

2.2.1.4 Ejecución de Ingresos Vigencia 2014

En la citada vigencia, el total de ingresos recaudados del municipio ascendió a $147.922.248 (miles) representados en ingresos corrientes que reportan un recaudo de $38.014.761 (miles) equivalentes al 26%; los recursos de capital fueron de $109.907.487 miles, es decir, el 74% del total de los ingresos. (Ver siguiente tabla) En la vigencia 2014, el ingreso en la mayoría de conceptos superó la meta de recaudo, pues alcanzó una ejecución total del 102% del presupuesto definitivo.

COD PPTAL

CONCEPTOPRESUPUESTO

DEFINITIVO

INGRESOS

ACUMULADOS

%RECAU

DO% PART

2 TOTAL INGRESOS 95,273,186,249 113,027,585,618 119% 100%

20101 INGRESOS CORRIENTES 34,307,256,843 35,405,522,789 103% 31%

201010101 INGRESOS TRIBUTARIOS 10,509,130,100 11,197,254,747 107% 10%

201010102 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 1,733,298,366 2,077,063,765 120% 2%

2010102 INGRESOS NO TRIBUTARIOS INVERSIÓN 22,064,828,377 22,131,204,277 100% 20%

20102 RECURSOS DE CAPITAL 60,965,929,406 77,622,062,829 127% 69%

2010201 Rendimientos Financieros 2,543,900,000 4,831,933,822 190% 4%

2010202TRANSFERENCIAS DEL NIVEL NACIONAL

(Desahorro articulo 118/2011)8,814,298,966 22,838,897,969 259% 20%

2010203 Venta de Activos 1,000,000 523,916 52% 0%

2010204 Reintegros 18,576,902 1,094,825,207 5893% 1%

2010205 RECURSOS DEL BALANCE 42,668,878,551 42,583,278,551 100% 38%

2010206 CONVENIOS, APORTES, DONACIONES 2,639,732,455 1,950,998,473 74% 2%

2010207 OTROS RECUROS DE CAPITAL 4,279,542,532 4,321,604,892 101% 4%


_______________________________________________________________________________


18

Tabla 11 Ejecución presupuesto de ingresos 2014

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – Secretaria de Hacienda Municipal

Composición de Presupuesto de Ingresos vigencias 2013- 2014 Como se observa en las gráficas anteriores, que indican la composición de los ingresos del municipio durante los años 2013 y 2014, la mayor fuente de ingresos, equivalentes al 38%, correspondió a los” recursos del balance”, originados por la incorporación del superávit fiscal determinado al cierre de la vigencia inmediatamente anterior. En segundo lugar se determina como fuente de recursos los provenientes de las transferencias del nivel nacional por concepto de Desahorro del Fondo de Estabilización Petrolera – FAEP, de que trata el artículo 118 de la ley 1450 de 2011.

COD PPTAL CONCEPTOPRESUPUESTO

DEFINITIVO

INGRSOS

ACUMULADOS

%

EJECUC% PART

2 TOTAL INGRESOS 144,324,948,785 147,922,248,942 102% 100%

20101 INGRESOS CORRIENTES 33,237,859,633 38,014,761,240 114% 26%

2010101INGRESOS CORRIENTES LIBRE

DESTINACIÓN11,254,795,740 11,998,927,291 107% 8%

201010101 INGRESOS TRIBUTARIOS 9,287,596,842 9,887,852,140 106% 7%

201010102 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 1,967,198,898 2,111,075,151 107% 1%

2010102 INGRESOS NO TRIBUTARIOS INVERSIÓN 21,983,063,893 26,015,833,948 118% 18%

20102 RECURSOS DE CAPITAL 111,087,089,152 109,907,487,702 99% 74%

2010201 Rendimientos Financieros 2,692,601,000 3,544,990,399 132% 2%

2010202 TRANSFERENCIAS DEL NIVEL NACIONAL 45,146,679,626 45,760,237,621 101% 31%

2010203 Venta de Activos 1,000,000 0 0% 0%

2010204 Reintegros 1,264,145,108 1,272,208,551 101% 1%

2010205CONVENIOS, APORTES Y/O

DONACIONES7,101,850,417 4,449,238,130 63% 3%

2010206 RECURSOS DEL BALANCE 54,880,813,001 54,880,813,001 100% 37%

INGRESOS TRIBUTARIOS

10%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

2%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

INVERSIÓN 19%

Rendimientos

Financieros 4%

TRANSFERENCIAS DEL

NIVEL NACIONAL (Desahorro

articulo 118/2011)

20%

Venta de Activos

0%

Reintegros 1%

RECURSOS DEL BALANCE

38%

CONVENIOS, APORTES,

DONACIONES 2%

OTROS RECUROS DE

CAPITAL 4%

INGRESOS TRIBUTARIOS

7%

INGRESOS NO

TRIBUTARIOS 1%

INGRESOS NO

TRIBUTARIOS INVERSIÓN

15%

Rendimientos Financieros

2% TRANSFEREN

CIAS DEL NIVEL

NACIONAL (Desahorro

articulo 118/2011)

31%

Reintegros 1%

RECURSOS DEL

BALANCE 38%

CONVENIOS, APORTES,

DONACIONES

5%

OTROS RECUROS DE

CAPITAL 0%


_______________________________________________________________________________


19

Este Ente de Control concluye, que el municipio de Aguazul durante las vigencias auditadas, presentó una estructura financiera apalancada principalmente por aporte de las transferencias, indicando una importante dependencia de agentes económicos externos y no de una dinámica propia de la gestión administrativa y financiera; aspecto que genera un alto riesgo para la entidad territorial, si se tiene en cuenta los cambios trascendentales en el entorno y las normas que regulan los recursos externos como las regalías.

2.2.1.5 Ejecución presupuestal de gastos 2013 Para la vigencia fiscal 2013 el presupuesto inicial de egresos fue de $70.477.590 (miles), con las modificaciones presentadas alcanzó un presupuesto definitivo de $95.273.186 (miles). Al finalizar la vigencia se registró una ejecución por $58.890.909 (miles); es decir, que el nivel de ejecución de las metas programadas se logró en tan solo un 63%. A continuación se presenta la estructura del presupuesto de gastos del 2013, el cual fue ejecutado en dos grupos: Gastos de funcionamiento, que consolida además de la administración central, Personería, Concejo, Instituto Municipal de Deportes-IDRA, e Instituto de Vivienda Municipal-IVIMA y gastos de inversión.

Tabla 12 Ejecución presupuestal de gastos

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos.- Secretaria de Hacienda

DESCRIPCIONPRESUPUESTO

INICIAL

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

COMPROMISOS

ACUMULADOSEJECUC PART

PRESUPUESTO DE GASTOS

SECTOR CENTRAL 70,477,590,021.00 95,273,186,249 59,890,909,971 63% 100%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 6,331,291,678.00 12,626,750,702 9,366,336,706 74% 16%

PERSONERÍA MUNICIPAL 111,979,920.00 112,005,000 112,005,000 100% 0%

CONCEJO MUNICIPAL 266,275,599.00 334,049,291 334,049,291 100% 1%

INST. MPAL DE DEPORTES Y

RECREACIÓN IDRA 200,000,000.00 300,000,000 300,000,000 100% 1%

INSTITUTO DE VIVIENDA

MUNICIPAL DE AGUAZUL IVIMA 180,000,000.00 227,000,000 227,000,000 100% 0%

ADMINISTRACION CENTRAL 5,338,036,159.00 8,820,534,442 8,342,372,352 95% 14%

SERVICIOS PERSONALES 2,922,900,000.00 4,117,827,733 3,854,085,116 94% 6%

GASTOS GENERALES 2,260,300,001.00 4,471,870,551 4,266,397,523 95% 7%

TRANSFERENCIAS 154,836,158.00 230,836,158 221,889,713 96% 0%

GASTOS DE INVERSION 64,146,298,343.00 82,646,435,547 50,524,573,266 61% 84%


_______________________________________________________________________________


20

Gastos de funcionamiento Conformados por un presupuesto definitivo de $12.626.750, (miles) de los cuales se ejecutaron $9.366.336 (miles), que representan un 74% de cumplimiento y equivalen al 16% de participación dentro del total de gastos. El grupo más significativo dentro de los gastos de funcionamiento corresponde a la ejecución de la administración central específicamente los gastos generales que ascendieron a $4.266.397 (miles), con una participación del 51%.

Gastos de inversión

Los gastos de inversión del municipio en el 2013 sumaron $64.146.298 (miles), presentando un nivel de ejecución del 61% respecto del valor presupuestado.

La ejecución presupuestal está estructurada por fuente de financiación, de la cual se concluye que el mayor nivel de inversión fue ejecutado con recursos del Fondo Local de Salud por $10.993.627 (miles), es decir, el 22% de los gastos de inversión, seguido, del rubro de “margen de comercialización” originado de los entes descentralizado, cuya afectación fue $8.461.234 (miles) que equivale al 17%. (Ver siguiente grafica)

Grafica Composición de los Gastos de Inversión

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos

2.2.2 Ejecución Presupuestal de Gastos 2014 Al cierre de la vigencia 2014 el presupuesto inicial de egresos fue de $71.063.518 (miles), el cual con las respectivas modificaciones, se determinó un presupuesto definitivo de $144.324.948. Se registró una ejecución por $102.505.570 (miles); es

SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES 8%

REGALIAS ANTERIOR SISTEMA

16%

FUENTE: RECURSOS PROPIOS

12%

RECURSOS ESPECIALES

5%

FAEP 7%

APORTES, CONVENIOS Y/O

DONACIONES 8%

MARGEN DE COMERCIALIZACION

17%

FONDO LOCAL DE SALUD

22%

FONDO DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

5%


_______________________________________________________________________________


21

decir, que el nivel de cumplimiento de las metas programadas inicialmente se logró en un 71%.

Tabla 13 Ejecución Gastos 2014

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – Secretaria de Hacienda

Gastos de Funcionamiento El presupuesto definitivo de este grupo al cierre de 2014 fue de $12.493.763, (miles) de los cuales se ejecutaron $8.769.448, que representan un nivel de cumplimiento del 71% respecto de lo proyectado. El rubro ejecutado más relevante dentro de los gastos de funcionamiento de la administración central corresponde a los “servicios personales” los cuales representan el 53% de los mismos. Inversión

Los gastos de inversión, ocupan el 91% del total ejecutado en el 2014, equivalente a $93.736.122 (miles), los cuales reflejan un nivel de ejecución del 71% respecto de lo presupuestado.

El mayor nivel de inversión fue ejecutado con los recursos provenientes del desahorro del Fondo de Estabilización Petrolera, FAEP, por valor de $31.013.092 (miles) con una participación del 33%; en segundo lugar se encuentra la inversión apalancada con recursos del Sistema General de Regalías que ascendieron a $21.667.235 (miles) ocupando el 23% del total de gastos de inversión, como se ilustra en la siguiente gráfica.

DESCRIPCIONPRESUPUESTO

INICIAL

PRESUPUESTO

DEFINITIVOCOMPROMISO

%

EJECUC% PART


SECTOR CENTRAL 71,063,518,052 144,324,948,785 102,505,570,976 71% 100%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 8,408,665,055 12,493,763,074 8,769,448,457 70% 9%

PERSONERÍA MUNICIPAL 116,485,200 117,040,000 117,040,000 100% 0%

CONCEJO MUNICIPAL 305,835,710 322,151,600 322,151,600 100% 0%

INSTITUTO MUNICIPAL DE

DEPORTES Y RECREACIÓN

IDRA

260,000,000 345,000,000 345,000,000 100% 0%


MUNICIPAL DE AGUAZUL IVIMA 220,000,000 235,000,000 235,000,000 100% 0%

ADMINISTRACION CENTRAL 7,186,344,145 7,984,573,450 7,685,354,147 96% 7%

SERVICIOS PERSONALES 4,013,954,000 4,261,091,822 4,060,275,741 95% 4%

GASTOS GENERALES 2,981,390,145 3,473,344,378 3,387,965,692 98% 3%

TRANSFERENCIAS 191,000,000 250,137,250 237,112,713 95% 0%

TOTAL INVERSION 62,654,852,997 131,831,185,711 93,736,122,519 71% 91%


_______________________________________________________________________________


22

Gráfica composición gastos de inversión 2014

Fuente: Ejecucion presupuestal de gastos

Variación ejecucion de gastos 2013-2014 Al efectuar el analisis del comportamiento de los gastos de las vigencias 2013-2014, se observó un incremento de $42.614.661 (miles), es decir, el 71%, lo cual se originó por el nivel de ejecución de los gastos de inversión. De igual forma, se resalta la disminución de los gastos generales del 54%, en razón a que en el 2014 no se reflejó partidas significativas en el rubro de sentencias y conciliaiciones, mientras que en el 2013 esta apropiación fue significativa, con una ejeución de $ 1.316.115. (miles).

Tabla 14 Ejecución presupuestal de gastos comparativa

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

4%

REGALIAS ANTERIOR SISTEMA

23%

INGRESOS CORRIENTES

DE LIBRE DESTINACION -

ICLD 8%

RECURSOS ESPECIALES 4%

FAEP 33%

APORTES, CONVENIOS,

TRANSFERENCIAS Y/O

DONACIONES 9%

MARGEN DE COMERCIALIZACION

2%

FONDO LOCAL DE SALUD 13%

FONDO DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

CIUDADANA 4%

GASTOS OPERATIVOS SGR 0%

COMPROMISOS

2014


SECTOR CENTRAL 59,890,909,971 102,505,570,976 42,614,661,004 71%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 9,366,336,706 8,769,448,457 -596,888,249 -6%

PERSONERÍA MUNICIPAL 112,005,000 117,040,000 5,035,000 4%

CONCEJO MUNICIPAL 334,049,291 322,151,600 -11,897,691 -4%

INST. MPAL. DE DEPORTES Y

RECREACIÓN IDRA 300,000,000 345,000,000 45,000,000 15%


MUNICIPAL DE AGUAZUL IVIMA 227,000,000 235,000,000 8,000,000 4%

ADMINISTRACION CENTRAL 8,342,372,352 7,685,354,147 -657,018,205 -8%

SERVICIOS PERSONALES 3,854,085,116 4,060,275,741 206,190,625 5%

GASTOS GENERALES 4,266,397,523 1,943,592,016 -2,322,805,507 -54%

TRANSFERENCIAS 0 237,112,713 237,112,713 0%

GASTOS DE INVERSION 50,524,573,266 93,736,122,519 43,211,549,253 86%

COMPROMISOS

2013VARIACION %VAR.DESCRIPCION


_______________________________________________________________________________


23

2.2.3 Vigencias Futuras Vigencia 2013

En la vigencia 2013 el Concejo Municipal de Aguazul, profirió tres (3) acuerdos, por los cuales autorizó al Alcalde para asumir compromisos con cargo al presupuesto de vigencias futuras, por un total de $13.433.240 (miles) de donde el 92% fue dirigido a proyectos de inversión y el 8% para gastos de funcionamiento, como se ilustra en la siguiente tabla:

Tabla 15 Vigencias futuras 2013

Fuente: Reporte SIA- 2013

En la siguiente gráfica se muestra los sectores de inversión para los cuales se aprobaron los recursos de vigencias futuras de los presupuestos de las vigencias 2014 y 2015, resaltando que los de mayor asignación de recursos se asignó a: vías, agua potable y saneamiento básico, con una participación del 32% y 24% respectivamente.

NUMERO ACUERDO

VIGENCIA FUTURA

DESTINACIÓN DE LOS

RECURSOS

MONTO

AUTORIZADO

POR VIGENCIA

FUTURAS

EJECUTADO DE

VIGENCIAS

FUTURAS

% EJEC

AGUA POTABLE Y

SANEAMIENTO BASICO 2,017,704,839 1,868,956,325 93%

ATENCION A GRUPOS

VULNERABLES 2,670,170,324 2,237,692,466 84%

ATENCION DE DESASTRES 657,879,180 359,132,724 55%

CULTURA 499,000,000 499,000,000 100%

DEPORTE 346,000,000 339,684,232 98%

FORTALECIMIENTO

INSTITTUCIONAL 648,069,000 648,069,000 100%

FUNCIONAMIENTO 942,923,326 819,043,764 87%

VIAS 4,345,545,964 4,324,563,594 100%

Total ACUERDO 13/2013 12,127,292,633 11,096,142,105 91%

ACUERDO 24/2013 FUNCIONAMIENTO 112,251,760 112,251,760 100%

Total ACUERDO 24/2013 112,251,760 112,251,760 100%

ACUERDO 25/2013 AGUA POTABLE Y

SANEAMIENTO BASICO 1,193,695,988 897,399,408 75%

Total ACUERDO 25/2013 1,193,695,988 897,399,408 75%

TOTAL GENERAL 13,433,240,381 12,105,793,273 90%

ACUERDO 13/2013


_______________________________________________________________________________


24

Vigencias futuras 2014 Para la vigencia 2014 el Concejo Municipal de Aguazul, autorizo al Alcalde, mediante cuatro (4) acuerdos, asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia futura 2015 por valor de $25,752,207 (miles), de los cuales se ejecutó el 84%.

Tabla 16 Vigencias futuras 2013

Fuente: Reporte SIA-CDC

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

BASICO 24%

ATENCION A GRUPOS

VULNERABLES 20%

ATENCION DE DESASTRES

5%

CULTURA 4%

DEPORTE 2%

FORTALECIMIENTO INSTITTUCIONAL

5%

FUNCIONAMIENTO 8%

VIAS 32%

DESTINACION DE RECURSOS VIGENCIAS FUTURAS

NUMERO DE

ACUERDO QUE

AUTORIZO

VIGENCIA FUTURA

DESTINACIÓN DE LOS

RECURSOS

TOTAL

AUTORIZADO

POR VIGENCIA

FUTURAS

TOTAL EJECUTADO

DE VIGENCIAS

FUTURAS

% EJECUTADO

0 02 VIAS 2,107,581,007 3,147,114,957 100%

Total 002 2,107,581,007 3,147,114,957 100%

ATENCION Y PREVENCION 411,245,441 193,710,431 47%

RECURSO HUMANO 778,553,632 316,961,182 41%

SERVICIOS 174,432,288 15,812,033 9%

Total 011 1,364,231,361 526,483,646 39%

18 SERVICIOS 979,235,228 - 0%

Total 018 979,235,228 - 0%

ACUEDUCTO 1,386,116,469 1,329,860,507 96%

AGRICOLA 1,225,000,000 - 0%

ALCANTARILLADO 160,873,668 160,052,472 99%

ATENCION INTEGRAL 15,000,000 - 0%

CULTURA 1,485,000,000 1,484,903,175 100%

EDUCACION 1,654,214,899 1,547,104,939 94%

ESTUDIOS Y DISEÑOS 2,987,514,122 2,984,190,364 100%

GAS 277,250,000 276,087,173 100%

GESTION DEL RIESGO 200,469,227 188,219,089 94%

GESTION RIESGO 1,025,000,000 869,426,218 85%

SANEAMIENTO BASICO 1,939,500,000 1,693,307,902 87%

SECTOR ELECTRICO 654,733,834 19,222,463 3%

SUBSIDIOS 475,436,142 294,146,827 62%

TURISMO 574,794,299 574,794,298 100%

VIAS 6,295,818,352 6,205,222,242 99%

VIVIENDA 225,000,000 - 0%

Total 027 20,581,721,012 17,626,537,668 86%

AGRICOLA 275,000,000 - 0%

ATENCION EMPRESARIAL 49,665,000 - 0%

DEPORTE 40,698,978 40,698,884 100%

SANEAMIENTO BASICO 299,998,476 299,998,448 100%

SUMINISTRO 54,076,900 2,141,659 4%

Total 030 719,439,354 342,838,991 48%

TOTAL GENERAL 25,752,207,962 21,642,975,262 84%

00 27

0 030

0 11


_______________________________________________________________________________


25

Los recursos con cargo a recursos de vigencias futuras 2015, fueron focalizados a 20 sectores, siendo el de mayor nivel de inversión, el sector de vías que ocupó el 33% del monto autorizado.

Gráfica: Destinación Vigencias futuras vigencia 2014

Al verificar los requisitos señalados en el artículo 10 de la Ley 819 de 2003 para constituir vigencias futuras ordinarias, el Ente de control concluye, que las vigencias futuras aprobadas en las vigencias 2013 y 2014 contaron con la apropiación superior al 15% de la vigencia que fueron autorizadas. La autorización de las vigencias futuras incluyo un 8% para gastos de funcionamiento, hecho que en cierta manera no se enmarca dentro de la naturaleza de esta figura, si se tiene en cuenta que el sentido de la misma debe obedecer a atender proyectos de “alto impacto”, y los gastos de funcionamiento, es un hecho inherente que deben estar planeados tanto técnica, operativa como financieramente en cada vigencia, en cumplimiento del principio presupuestal de anualidad. HA1 Acto administrativo del comité de hacienda Previo a la autorización de Concejo Municipal, las vigencias futuras fueron aprobadas por el Comité de Hacienda Municipal, en uso de las atribuciones que señala el artículo 17 del Estatuto de Rentas Municipal (Acuerdo 022 de 2008), decisión que fue proferida mediante varias resoluciones. Frente a estos actos administrativos, la Contraloría llama la atención, en el sentido que en los considerandos no señala con precisión los argumentos, justificaciones o motivos que originaron la suscripción de esta figura presupuestal tan importante para las finanzas del municipio, de esta manera, se concluye inobservancia a lo señalado en el artículo 19 del estatuto de rentas, que dispone: “Las decisiones del COMITÉ DE HACIENDA MUNICIPAL, se tomarán

mediante actos administrativos motivados”, razón por la cual, se configura un hallazgo administrativo.

VIAS 33%

ATENCION Y PREVENCION 2%

FUNCIONAMIENTO 8%

ACUEDUCTO 5% AGRICOLA

5%

ALCANTARILLADO 1%

ATENCION INTEGRAL 0%

CULTURA 6%

EDUCACION 6%

ESTUDIOS Y DISEÑOS 12%

GAS 1%

GESTION DEL RIESGO 5%

SANEAMIENTO BASICO 9%

SECTOR ELECTRICO 3%

SUBSIDIOS 2%

TURISMO 2%

VIVIENDA 1%

AGRICOLA 1%

ATENCION EMPRESARIAL 0%

DEPORTE 0%


_______________________________________________________________________________


26

2.2.4 Gestión contable y financiera, vigencias 2013 - 2014

Para la evaluación contable y financiero se aplicaron conceptos normativos y técnicos que enmarcan y condicionan el sistema integrado contable público y que buscan como objetivo, que la información generada en los estados financieros de los entes públicos sea confiable, oportuna, comprensible, periódica y comparable, siguiendo las mejores prácticas contables y asumiendo que el ente público debe ser responsable de su información contable y financiera. HA2 Políticas contables La administración municipal para el proceso contable y financiero, cuenta con la Resolución 820 de 2014, por la cual adopta los procedimientos de apoyo que incluye algunos relacionados con el proceso contable, sin embargo, no se evidenció documentado un manual de procedimientos contables, que incluya políticas inherentes a este proceso tales como: depreciación, amortización, provisión de cartera, costos y demás aspectos que son determinantes para la veracidad de la información. Por lo anterior se configura un hallazgo con alcance administrativo. Principales Libros de Contabilidad Se verificó que los libros principales Diario Columnario, Libro de inventarios y Libro Mayor y Balance, se llevan de manera sistematizada en un Software Sysman. El proceso contable de la Alcaldía consolida información de Concejo y Personería Municipal. Sistema de Control Interno Contable Se observó el Informe Anual de Control Interno Contable el cual, para el 2013 arroja una calificación de 4.15 y para el 2014 de 4.41 sobre 5, con un adecuado grado de desarrollo. Se resaltan las siguientes debilidades señaladas en el informe: En la evaluación del 2013, se hace énfasis en que la entidad no cuenta con las interfaces de información relacionada con el impuesto de industria y comercio, además de limitantes económicas para la actualización de los costos históricos de propiedad, planta y equipo, aunado a la deficiencia de personal para proceso de depuración Contable. En el 2014, aun señala debilidades con la identificación y actualización de la Propiedad Planta y Equipo


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27

Comité de Sostenibilidad Contable Mediante resolución 0566 del 27 de agosto de 2008, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y mediante acuerdo 001del 3 de septiembre de 2008, se adoptó el reglamento de operación de acuerdo a lo establecido en la Resolución 357 de 2008. Durante el 2013 y 2014 se observaron ocho (8) actas de reunión del Comité de Sostenibilidad, hecho que da evidencia del cumplimiento de sus funciones de acuerdo con el reglamento establecido, además, de mostrar la evaluación y asesoría de temas importantes del proceso contable, en consecuencia se concluye una adecuada operatividad de esta instancia asesora de la administración.

2.2.4.1 Balance General De acuerdo a las cifras del Balance General, al cierre de la vigencia 2014, el Municipio de Aguazul, alcanzó un total de activos por valor de $671.204.013 (miles) de los cuales el 32% está representado por la cuenta “Propiedad Planta y Equipo”, siendo esta la más representativa, seguido de la cuenta de “Deudores” que equivale al 16% del total de los activos. En cuanto a la variación relativa se resalta el incremento significativo presentado en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo, con un incremento del 32%, que obedece al aumento en el saldo de las cuentas de “Bienes muebles en bodega”, “Plantas ductos y túneles” y “Redes líneas y cables”, las cuales, durante las vigencias auditadas fueron objeto de depuración. Se resalta también el incremento el saldo del grupo “otros activos” constituida básicamente por el valor de la reserva actuarial registrada de acuerdo con la información reportada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A 31 de Diciembre de 2014, los pasivos ascendieron a $25.370.550 (miles), reflejando un incremento del 26% con respecto a la vigencia 2013, lo cual obedece al aumento del valor de las cuentas por pagar equivalente al 17%. De igual forma esta cuenta es la más significativa, ya que representa el 68% del total del grupo. El Patrimonio del Municipio al cierre de la vigencia 2013, presentó una disminución del 0.40% con respecto al año anterior, reflejando un saldo de $645.833.463 (miles), como consecuencia del movimiento de la cuentas “Superávit por donación”.


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Tabla 17 Balance General Comparativo 2013-2012 (Cifras en miles de Pesos)

CUENTA 31 DICIEMBRE DE

2014 31 DICIEMBRE

DE 2013 VARIACIÓN RELATIVA % VAR

% PART

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE 222,845,858 261,140,911 - 38,295,053 -15% 33%

EFECTIVO 132,991,562 155,429,210 - 22,437,648 -14% 20%

INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 1,310,351 1,465,351 - 155,000 -11% 0.2%

DEUDORES 53,139,808 45,290,094 7,849,714 17% 8%

OTROS ACTIVOS 35,404,137 58,956,256 - 23,552,119 -40% 5%

ACTIVO NO CORRIENTE 448,358,155 400,556,512 47,801,643 12% 67%

RENTAS POR COBRAR 1,415,250 1,415,250 - 0% 0%

DEUDORES 106,858,700 101,407,458 5,451,242 5% 16%

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 215,766,866 185,647,267 30,119,599 16% 32%

BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES 115,518,374 110,415,011 5,103,363 17%

BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 6,531,599 6,531,599 - 0% 1%

BIENES DE ARTES Y CULTURA 378,993 287,588 91,405 0.1%

OTROS ACTIVOS 1,888,373 1,671,526 216,847 13% 0.3%

TOTAL ACTIVO 671,204,013 407,375,699 263,828,314 65% 100.0%

PASIVOS

PASIVO CORRIENTE 18,168,701.00 15,331,456.00 2,837,245.00 19% 71.6%

CUENTAS POR PAGAR 17,223,905 14,728,264 2,495,641 17% 67.9%

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 10,522 - 10,522 0.0%

PASIVOS ESTIMADOS 934,274 603,192 331,082 55% 3.7%

PASIVO NO CORRIENTE 7,201,849 4,773,480 2,428,369 51% 28.4%

PASIVOS ESTIMADOS 6,998,044 4,710,236 2,287,808 49% 27.6%

OTROS PASIVOS 203,805 63,244 140,561 222% 0.8%

TOTAL PASIVO 25,370,550 20,104,936 5,265,614 26% 100.0%

PATRIMONIO 645,833,463 648,411,674 - 2,578,211 -0.40% 96.2%

HACIENDA PÚBLICA 645,833,463 648,411,674 - 2,578,211 0% 96.2%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 671,204,013 668,516,610 2,687,403 0% 100.0%

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS - 901,768 - 1,000,506 98,738 -10% -0.1%

Fuente: Secretaria de Hacienda

2.2.4.2 Estado de Actividad Financiera, Económica Social y Ambiental En la tabla siguiente se refleja el comportamiento del Estado de Actividad Financiera Económica y Social del Municipio de Aguazul durante las vigencias 2013 y 2014.


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INGRESOS FISCALES

25%

TRANSFERENCIAS

63%

OTROS INGRESOS

12%

Tabla 18 Estado de Actividad Económica y Social (Cifras en miles de Pesos)

CUENTA 2014 2013 VARIACIÓN ABSOLUTA

% VARIACIÓN % PART

INGRESOS

88,821,236

173,282,633 - 84,461,397 -49% 100%

INGRESOS FISCALES

22,687,228

18,500,165 4,187,063 23% 26%

TRANSFERENCIAS

55,788,958

85,314,580 - 29,525,622 -35% 63%

OTROS INGRESOS

10,345,050

69,467,888 - 59,122,838 -85% 12%

GASTOS

78,616,071

65,949,974 12,666,097 19% 100%

DE ADMINISTRACIÓN

15,953,411

12,190,492 3,762,919 31% 20%

TRANSFERENCIAS

4,324,054

973,054 3,351,000 344% 6%

GASTO PÚBLICO SOCIAL

52,361,765

35,179,564 17,182,201 49% 67%

OTROS GASTOS

5,976,841

17,606,864 - 11,630,023 -66% 8%

EXCEDENTE DEL EJERCICIO

10,205,165

107,332,659 - 97,127,494 -90%

Fuente: Secretaría de Hacienda

El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social al cierre de la vigencia 2014, refleja que los ingresos operacionales están constituidos por las transferencias, las cuales se constituyen en la fuente principal de ingresos con el 63%, seguido de los “Ingresos Fiscales” con un saldo en el 2014 de $22.687.228 (miles) equivalentes al 23% del total de los Ingresos, como se muestra en la siguiente gráfica Grafica estructura de ingresos 2014

Fuente: Estado de Actividad Económica y Social

Del análisis anterior, se concluye el alto nivel de dependencia que tiene el municipio de las transferencias de la Nación (Regalías y Sistema General de Participaciones), convirtiéndose en la principal fuente de recursos para financiar el desarrollo territorial.


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30

Se resalta el indicador bajo que presentan los ingresos fiscales respecto al total de los ingresos, concluyendo un nivel débil en la gestión tributaria y en consecuencia en el esfuerzo fiscal. Se observa que el total de gastos operacionales en el 2014 ascendieron a $78.616.071(miles), estructurados así: Gasto Social $52.361.765 (miles) equivalente al 67%; gastos de administración $15.953.411(miles), es decir, el 20%, transferencias y otros gastos con una participación del 8% y 6% respectivamente, como se refleja en el cuadro anterior. La variación de los gastos del 2014, respecto a la vigencia anterior fue de $12.666.097 (miles), equivalente al 19%, el incremento más significativo se presentó en la cuenta “transferencias” como consecuencia del registro de recaudos proyectos de inversión, cuyo saldo al cierre de año fue de $3.264.862 miles.

2.2.4.3 Observaciones a los Estados Financieros En desarrollo de la Auditoría modalidad Regular y de acuerdo a la evaluación realizada a los Estados Financieros 2013 y 2014, a continuación se dan a conocer observaciones de las cuentas que afectan en mayor proporción la razonabilidad de los mismos. Bancos En aplicación de las pruebas sustantivas de auditoria, se concluyó que la entidad cuenta con las respectivas conciliaciones bancarias hechas que da veracidad a la información en esta cuenta. HA3 Incertidumbre en el saldo

Inversiones Saldo 2013 El municipio registra en el Balance General saldo en la cuenta 1208 “Inversiones patrimoniales - método de participación, en el 2013, saldo por valor de $1.465.351.119, y en el 2014 por $1.310.351.119. De acuerdo a las pruebas sustantivas, se encuentra que el saldo reportado en esta cuenta, difiere al registrado en el Patrimonio de la entidad controlada, como es el caso de Casalac y la Empresa de Servicios Públicos de Aguazul, ESPA, situación que genera incertidumbre en el saldo de la cuenta, como quiera que el municipio no ha efectuado la actualización de las respectivas inversiones, como se ilustra en la siguiente tabla:


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31

Tabla 19 Comparativo, Inversión en Entidades Controladas

Saldo 2013 Saldo 2014

Inversión en Entidades Controladas

Valor según Balance General

Municipio

Valor Según Entidad

Controlada

Valor según Balance General

Municipio

Valor Según Entidad

Controlada

Empresa Casanareña de Lácteos-Casalac

35,000

205,521 -

205,521

Empresa de Servicios Públicos ESPA. SA

1,310,351

1,215,793 1,310,351

1,215,793

Fuente: Balance General del Municipio y Empresas según reporte SIA (Cifras en miles)

Impuesto de Industria y Comercio. En el proceso auditor, se observó que la Administración durante las vigencias auditadas, no tenía implementado un sistema de información integrada para el manejo del impuesto predial e industria y comercio, pues se encontraba en proceso de depuración de información. En materia de Industria y Comercio, no se tienen implementados procesos de liquidaciones oficiales, de conformidad con el artículo 409 del Estatuto de Rentas Municipal, que a su tenor dispone: “Cuando el contribuyente o declarante omita la presentación de alguna declaración tributaria Municipal, estando obligado a ello, el Secretario de Hacienda o el funcionario en que este delegue esta función, podrá determinar provisionalmente como impuesto a cargo del contribuyente, una suma equivalente al impuesto determinado en su última declaración del respectivo impuesto, aumentada en el incremento porcentual que registre el índice de precios al consumidor para empleados, en el periodo comprendido entre el último día del periodo gravable correspondiente a la última declaración presentada y el último día del periodo gravable correspondiente a la declaración omitida Por lo anterior, se concluye un factor de incertidumbre en el saldo de la cuenta 1300 “Rentas por Cobrar” por una cifra indeterminada.

Terrenos (Cuenta 1605) y Edificaciones (1640) El saldo reflejado en estas cuentas aún no se ha depurado, según información entregada por el área de contabilidad, la administración se encuentra en proceso de identificación plena de los bienes, aunado a que no se han sido objeto de actualización del valor en libros, tal como lo señala el numeral 20 del manual de procedimientos contables proferido por la Contaduría General de la Nación que cita: “La actualización de las propiedades planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres años, a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el periodo

contable respectivo”, situación que genera incertidumbre, en el saldo reportado a 31 de diciembre de 2014.


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32

Cuentas 1655”, “1660”, “1665”, “1670”, “1675”, “1685 Al efectuar el cruce de saldos de contabilidad de las cuentas citadas del grupo 16, respecto al reporte de información del Almacén Municipal estructurada por grupo de elementos se evidencia diferencias en las dos vigencias auditadas. En el siguiente cuadro se relaciona el saldo reflejado en los reportes de almacén por grupo de elementos y la comparación con respecto al saldo de las cuentas “1655”, “1660”, “1665”, “1670”, “1675”, “1685”, cuentas en las cuales deben estar registrados estos elementos

Tabla 20 Saldos reportados según Almacén municipal

De la comparación de información de las dos fuentes (Contabilidad y Almacén) se observan inconsistencias de clasificación contable tales como:

CLASE DE ARTICULO SALDO

CILINDRO PARA DESCARGE DE ARMAS BUENO

100,000

EL PROCESAMIENTO DE DATOS (HARDWARE)

6,096,569,820

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

2,018,400

EQUIPOS MAQUINAS AGRICOLAS Y SUS ACCESORIOS

2,043,844,011

EQUIPOS MAQUINAS Y ELEMENTOS PARA COMUNICACIÓN RADIO TELEVISION SEÑALE

957,226,935

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR COCINA DESPENSA Y ASEO

231,329,517

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION INSTALACION

8,522,121,339

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA DEPORTE Y ACCESORIOS

12,760,000

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO MEDICINA Y ODONTOLOGIA

511,330,194

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TOPOGRAFIA ACCESORIOS

2,603,600,048

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y ACCESORIOS

3,543,483,342

HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS

64,743,142

INDUSTRIAL A GAS, EN ACERO INOXIDA

1,000,000

INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS.

2,066,509,707

MOBILIARIO, ENSERES DE OFICINA Y OTROS

2,650,044,731

OBRAS MUSICALES ENCICLOPEDIAS PINTURAS Y VIDEOS

1,250,000

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

388,401,388

SEMOVIENTES

1,000,000

SALDO POR GRUPO SEGÚN ALMACEN

29,697,332,574

TOTAL SALDO CUENTAS 1655, 1660, 1665, 1670, 1675, 1685

15,531,252,778

DIFERENCIA

14,166,079,796


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33

La diferencia reflejada, entre los saldos reportados por contabilidad y almacén en relación a las cuentas señaladas asciende a $14.166.079.796, cifra significativa de la que se deduce un alto grado de incertidumbre al evaluar la razonabilidad de las cifras de Balance.

En las dos fuentes de información señaladas, se determinó que no existe cálculo y registro de depreciación individualizada.

En los reportes de almacén por grupo de artículo se evidencian valores que no son coherentes con la descripción y naturaleza del bien, hecho que afecta la conciliación de información con contabilidad

Cargos Diferidos(Cuenta 197008)

De acuerdo a las pruebas sustantivas determinadas a partir de los reportes de almacén municipal, se determina una diferencia de $26.493.258, frente al valor reflejado en el Balance General en la cuenta “197008”, por consiguiente se concluye incertidumbre respecto a la razonabilidad del saldo. De acuerdo a las observaciones planteadas con relación a la cuentas “1208”- Inversiones, 13- “Rentas por cobrar” 16 -“Propiedad Planta y Equipo, este Organismo de Control, se configura una observación con alcance administrativa. Rentas por Cobrar Aunado a lo anterior, se observa que la cuenta “Rentas por cobrar- vigencias anteriores”, mantiene el mismo saldo al cierre de las vigencias 2013 y 2014, el cual asciende a $1.415.249 miles, lo cual indica que la Administración Municipal, no causó ningún tipo de movimiento de Rentas por cobrar por los diversos impuestos municipales, concluyéndose que utiliza el sistema de caja, mas no el de devengo o causación tal como lo establece el artículo 117 del Régimen de Contabilidad Pública que a su tenor dispone: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben

reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos”,

SOFTWARE

SALDO ALMACÉN 452.402.420

SALDO CONTABILIDAD 478,895,678

DIFERENCIA 26.493.258


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34

En materia de industria y comercio y predial, la Contraloría concluye que durante las vigencias auditadas, la administración municipal no efectuó el procedimiento de reconocimiento que dispone el numeral 151 del Régimen de Contabilidad Pública: “Las rentas por cobrar se revelan según su antigüedad en vigencia actual y vigencias anteriores. Adicionalmente se revelan con base en los tipos de obligaciones tributarias y, en los demás casos, atendiendo la naturaleza del impuesto. Las rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes reconocidos durante el período contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. También incluye las retenciones y anticipos liquidados en el mismo período. Las rentas de vigencias anteriores son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del período contable siguiente.” Lo anterior si se tiene en cuenta que las subcuentas de las rentas por cobrar de vigencias anteriores (cuentas 131007-131008) no presentan variación en el saldo de un año a otro. También es de considerar que las actuaciones de gestión tributaria no deben desconocerse para efectos del proceso contable de tal forma que sean reconocidas y valoradas en los Estados Financieros.

Retención en la Fuente HA 4 Partidas por depurar Al corte de las vigencias 2013 y 2014, se evidenció un saldo en la cuenta “131005 por valor de $20.493.(miles), cuenta que no es coherente dentro del Balance del Municipio, por cuanto este no es un impuesto de origen territorial que deba causar el Municipio, en consecuencia se configura un hallazgo administrativo. Impuesto Predial HA5 Sobrestimación de saldos El saldo de esta renta por cobrar (Impuesto predial), refleja en el Balance General de los años 2013 y 2014, la suma de $578.853 (miles), sin embargo, el área de impuestos de la Secretaria Hacienda, reporta como liquidaciones oficiales ejecutoriadas para el 2013 un monto de $35,811 (miles). y para el 2104 $136.790 (miles), información no consistente respecto a la presentada en los Estados Financieros, de esta manera se concluye sobreestimación en el saldo de la cuenta “130507” Impuesto predial unificado”, en consecuencia se configura un hallazgo con alcance administrativo. HA6 Hechos no registrados


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35

La Secretaria de Hacienda entrego al equipo auditor reporte de cartera prescrita a solicitud del contribuyente por concepto de impuesto predial, la cual al cierre del 2013 ascendió a $91.112 (miles) y en el 2014 a $80.606 (miles), hecho económico que debió reconocerse en el Balance General en los términos que establece el manual de procedimientos contables proferido por la Contaduría General de la Nación, situación que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, por consiguiente se configura un hallazgo de tipo administrativo. HA7 Predios sujeto a impuesto sin titularidad Revisado el reporte de los cobros prescritos que se relaciona en el reporte emitido por la Secretaria de Hacienda, además de las implicaciones de índole contable se evidencian las siguientes situaciones administrativas: En el reporte citado se encuentra como contribuyente al municipio de Aguazul, hecho que fue indagado a la Secretaria de Hacienda, obteniendo como respuesta que se tratan de predios cuya posesión es de terceros, pero que aún no se ha efectuado los trámites pertinentes que den la titularidad al verdadero dueño, situación que genera riesgo de detrimento patrimonial al municipio, dado que la entidad carece de elementos sustanciales del hecho generador del tributo. Por lo anterior, se configura una observación administrativa. HA8-HF1 Prescripciones De acuerdo con la información suministrada por la Secretaria de Hacienda Municipal, durante las vigencias auditadas se reconocieron prescripciones del impuesto predial, a solicitud del contribuyente, en razón a que la Administración Municipal no surtió en su oportunidad el procedimiento de cobro, como lo establece el Estatuto de Rentas Municipal. Al respecto, esta Contraloría concluye, debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el hecho. En conclusión, se concluye presunto daño fiscal, comoquiera que la administración omitió la suscripción de las respectivas liquidaciones oficiales que prestan merito ejecutivo afectando el patrimonio de la entidad, en consecuencia se configura un hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $47.829.348, cifra que se soporta mediante las Resoluciones proferidas por la Secretaria de Hacienda durante los años 2013 y 2014 en las cuales declara la prescripción de las obligaciones tributarias por concepto de impuesto predial, que corresponden al impuesto e intereses posteriores al año 2007, de los cuales se omitió la acción de cobro, ya que en relación los valores de periodos anteriores Ente de Control perdió la competencia para iniciar la acción fiscal. (Ver anexo No 1 Medio Magnético)


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PRESCRIPCIONES 2013 27,160,159

PRESCRIPCIONES 2014 20,669,189

TOTAL 47,829,348

Deudores HA 9 Partidas no identificadas ni reveladas En el grupo “Deudores” en la cuenta “140127” “publicaciones”, se observa un saldo de $1.703.694 (miles), el cual según las pruebas de auditoria, se determinó que corresponde a un registro trasladado desde la vigencia 2009, sin que este identificado el hecho económico que lo originó, en consecuencia esta partida se encuentra pendiente de identificar y depurar. La anterior situación sucede con el saldo de la Provisión de Deudores con saldo al cierre 2013 y 2014 de $765,465 (miles), que obedece a un registro de 2001, sin que este identificado la partida objeto de provisión, al igual que el método utilizado. De acuerdo a lo anterior, y al tener en cuenta que son cifras materiales dentro del Balance General, debieron ser parte de las revelaciones en las notas especificas a los Estados Contables según lo establece el numeral 377 del Régimen de Contabilidad Pública “Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las

particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos,

cuentas y subcuentas...” En consecuencia de lo anterior, se configura un hallazgo con alcance administrativo. Propiedad Planta y Equipo (Cuenta 16) Bienes Muebles en Bodega (Cuenta 1635) En el proceso auditor, se determinó que la administración municipal durante las vigencias auditadas adelantó un proceso de depuración de esta cuenta, estableciendo una conciliación de información con almacén, por lo que se puede determinar el saldo de esta cuenta con nivel de razonabilidad.


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Superávit por Valorización HA10 Incumplimiento manual de procedimientos contables Los Balances auditados vigencias 2012 y 2013, no reflejan saldo alguno en la cuenta “3115” “Superávit por Valorización”, lo cual indica que la entidad no ha efectuado el procedimiento de actualización de bienes que establece el numeral 18 del Manual de Procedimientos Contables, proceso que debe realizarse con una periodicidad tres (3) años, razón por la cual se establece un hallazgo administrativo.

2.3 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS La dependencia de almacén es la responsable de la gestión de recursos físicos, proceso actualmente certificado, denominado: Proceso de gestión de recursos físicos; el cual contiene diez (10) procedimientos tales como se describen a continuación:

Entrada de bienes al almacén municipal.

Entrada de bienes devolutivos o de consumo por donación.

Reintegro de bienes

Inventario de bienes.

Salida de bienes del almacén municipal.

Traspaso de bienes devolutivos entre funcionarios

Baja de bienes por destrucción directa.

Baja de bienes en casos fortuitos

Enajenación de bienes a título gratuito entre entidades.

Enajenación de bienes a título oneroso. Respecto al inventario de bienes muebles presentado por el almacenista se observó lo siguiente:

El inventario físico de devolutivos general, que lo componen todos los bienes en estado útil al servicio de la administración; son administrados por el almacenista a través de un software, mientras que el inventario de bienes inservibles y de bienes en comodato es llevado a través de un archivo Excel.

En el proceso auditor, se indago al almacenista municipal acerca de la ubicación de los elementos inservibles, cuya respuesta se fundamentó en que la administración adelanta un proceso contractual sobre enajenación de bienes a título oneroso. Hecho que se constató según se establece en el contrato suscrito No. 331 de 2015; el cual a la fecha de la vista de auditoría se encontraba en ejecución.


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38

Respecto al estado actual del área de bodega, se observó que éstas se encuentran ocupadas por elementos nuevos en proceso de entrega, elementos usados en estado útil, y elementos inservibles, tal como se puede observar en el siguiente registro fotográfico.

Registro fotográfico elementos para el consumo institucional y en proceso de entrega.

Se observó elementos servibles que permanecen en bodega, y corresponde a bienes que aún sirven, situación que llama la atención a este Ente de Control, pues su vida útil disminuye, aspectos de analizar por parte de la administración ya que los mismos pueden utilizarse en beneficio de la comunidad y hacer más eficiente la puesta en marcha del proceso.

HA11 Almacenamiento elementos en bodega


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En la inspección ocular realizada a las instalaciones del Almacén Municipal se evidenciaron bienes inservibles como monitores de computadores, CPU, estabilizadores, bicicletas y vehículo ambulancia, ocupando gran espacio en las bodegas, hecho que causa traumatismo para la adecuada ubicación y custodia de los elementos. En consecuencia se infiere inobservancia a los procedimientos establecidos para el tratamiento de los bienes inservibles, por lo que se configura una observación administrativa.

Registro fotográfico “Bienes inservibles”

2.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

La estructura orgánica y funcional fue adoptada mediante Acuerdo Municipal No. 042 del 22 de diciembre de 2014, modificándola para ser adaptada a gestión basada en procesos. Las dependencia que conforman la estructura organizacional son: Despacho del Señor Alcalde, dos Jefes de oficina asesoras y coordinación (Jurídica y Planeación), siete (7) Secretarías de Despacho (Obras Públicas, Salud y Gestión Social, Educación, Desarrollo Económico, Gobierno, Hacienda, Secretaría General) y Organismos de Asesoría y Coordinación, conformado por: Consejo de Gobierno, Consejo territorial de planeación, Consejo Municipal de política social, Consejo territorial de seguridad en salud, Consejo Municipal de Cultura, Consejo de seguridad,


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40

Consejo Municipal de gestión del riesgo de desastres, Consejo consultivo de ordenamiento territorial, Comité de Hacienda Municipal y Comisión de Personal. La planta de empleos fue adoptada por el Decreto No. 017 del 26 de febrero de 2015, conformada por 52 cargos, donde se encontró que los niveles más representativos obedecen al nivel profesional con el 33%, seguido del nivel asistencial con un 29%, y nivel técnico con un 21% de la planta, como se muestra en la siguiente gráfica.

Grafica No 1 Estructura planta de personal

Fuente: Decreto 017 de 2015

La entidad cuenta con un manual específico de funciones y de competencias laborales adoptado mediante Decreto 052 del 28 de julio de 2008, el cual ha tenido diversas modificaciones, en la visita de auditoría se determinó que este fue actualizado según Decreto No 018 del 26 de febrero de 2015, de acuerdo a lo establecido en el Decreto nacional 2484 del 02 de diciembre de 2014 y a la planta de empleos creada en la entidad. El equipo auditor observó el proceso y caracterización del proceso gestión de talento humano, implementado con las actividades (PHVA), proceso de apoyo código A-DTH, versión 4 adoptado por resolución No. 0749 del 20 de agosto de 2014, el cual tiene por objeto “Administrar el talento humano, desarrollando acciones para el ingreso, permanencia y retiro, asegurando las competencias del personal en función de la prestación del servicio”, así mismo, el alcance va desde la planificación del talento humano hasta el seguimiento al desempeño del proceso y toma de acciones para la mejora, es liderado por la Secretaria de Despacho de la Secretaría General y tiene trece (13) procedimientos, enmarcados en las actividades del Planear, Hacer, Verificar y Actuar, entre los cuales se encuentran:

Procedimiento: Selección de personal

Procedimiento: Planeación de recursos humanos

13% 4%

33% 21%

29% DIRECTIVOS

ASESORES

PROFESIONALES

TECNICOS

ASISTENCIALES


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41

Procedimiento: Evaluación ordinaria del desempeño laboral

Procedimiento: Evaluación de desempeño en periodo de prueba

Procedimiento: Plan de formación y capacitación

Procedimiento: Sistema de estímulos

Procedimiento: Sistema de gestión de seguridad salud en el trabajo

Procedimiento: Comisión de personal

Procedimiento: Incorporación – reincorporación por afectos de supresión del empleo

Procedimiento: Nomina

Procedimiento: Administración de historias laborales

Procedimiento: Comité de convivencia laboral

Procedimiento: Proceso disciplinario

Los procesos mencionados conjuntamente con los manuales específicos de funciones y de competencias laborales, inducción y re inducción, hacen parte del listado maestro de documentos del proceso. El proceso cuenta con cuatro indicadores con sus correspondientes fichas y análisis de datos:

Cumplimiento del plan de formación

Desempeño del personal

Autovaloración del aporte al desempeño del proceso

Cumplimiento de las especificaciones contractuales.

2.4.1 Revisión hojas de vida del personal de planta

En el proceso auditor, se seleccionó de forma aleatoria una muestra del 28% de las

hojas de vida, con el fin de verificar en cada expediente, la existencia de los

siguientes documentos de conformidad con la circular 004 de 2003, emitida por el

Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública

DAFP, así:

Decreto de nombramiento

Acta de posesión

Hoja de vida en formato de la Función Pública actualizado

Formato de declaración de rentas y bienes

Afiliación al sistema de seguridad social en salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Cajas de compensación familiar

Actos administrativos de liquidación de vacaciones

Acto administrativo de liquidación de cesantías


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Actos administrativos de novedades de personal (permiso, licencias, renuncia, viáticos, etc.)

Certificado de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales.

Evaluación de Desempeño

Una vez revisadas los expedientes de las hojas de vida, se encontraron los soportes pertinentes 2.4.2 Viáticos

La Alcaldía Municipal de Aguazul, durante la vigencia 2013, según la ejecución presupuestal de gastos, efectuó pagos por concepto de viáticos y gastos de viaje por $112.851.412 mientras que en el 2014, este valor ascendió a $95.423.428, observando una reducción del 15% frente al año anterior. El marco legal para pago de viáticos de las vigencias auditadas, se fundamentó en los decretos 1007 del 2013 y 177 de 2014. H12 Legalización viáticos El equipo auditor seleccionó una muestra de actos administrativos que otorgaron comisiones de viáticos, correspondientes a los años 2013 y 2014, con el objeto de verificar los respectivos soportes de legalización. Resultado de la revisión, se encontraron 14 resoluciones de viáticos sin los soportes idóneos, siendo el caso de los tiquetes aéreos, ya que no se aporta el baucher que da evidencia efectiva de la realización del viaje, sino que tan solo se observa la factura expedida por una agencia de viajes. La entidad en el informe de réplica soportó a través de certificación expedida por la Agencia de Viajes que los vuelos fueron tomados y que corresponden a los funcionarios beneficiarios de la comisión. No obstante, el Ente de Control, configura un hallazgo administrativo toda vez que existe debilidades en el proceso de legalización de viáticos, que van en contravía de del mismo acto administrativo que concede la comisión, ya que este cita que para el giro de los recursos se debe presentar los soportes respectivos; certificados de

permanencia y documento que soporte el uso del transporte aéreo.

2.4.3 Programas de Talento Humano Programa de Bienestar Social e incentivos 2013 Para el diseño del programa de bienestar social, la entidad efectuó estudios de las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas de ejecución, tal como lo establece el artículo 25 del Decreto 1567 de 1998, por consiguiente la Administración Municipal elaboró el Plan de


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43

Bienestar Social, el cual fue adoptado mediante resolución No. 0245 del 22 de marzo del 2013, producto de las necesidades de los servidores públicos de la entidad.

El sistema de estímulos se desarrolla a través de los programas de bienestar social y el plan de incentivos, los cuales se adoptan anualmente, es formulado con base en las necesidades de los servidores públicos, cuyo seguimiento se realiza semestralmente.

De acuerdo con la información suministrada por la oficina de talento humano, en la visita de auditoria, las actividades de bienestar social que a continuación se relacionan, fueron ejecutadas en un 80%, según el indicador de cumplimiento que la administración realizó en la evaluación al plan institucional.

Tabla 21 Programa Bienestar


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Programa de Bienestar Social e incentivos 2014

PROGRAMA A REALIZAR

ACTIVIDADES EVIDENCIAS

DEPORTES

Campeonatos de tejo, mini tejo y voleibol Encuestas de satisfacción, registro fotográfico e informes, planillas

Jornada Deportiva a realizarse el último viernes de cada mes, aeróbicos, Jornada de ejercicios utilizando los medios físicos y humanos con que cuenta el municipio, Rumba Deportiva, Aeróbicos, Natación, entre otros

Encuestas de satisfacción de los funcionarios, registro fotográfico, panillas e informes

RECREATIVOS Y VACACIONALES

Realizar charlas planes recreacionales y vacacionales. Gestionar ante COMFACASANARE cabañas o centros recreacionales para ser utilizados por los servidores públicos en vacaciones.

Encuestas de satisfacción de los funcionarios y registro de planillas

Caminatas Ecológicas. Realizar una en el semestre No hay evidencias

Realizar vacaciones recreativas dirigidas a los hijos de los servidores públicos con el apoyo de la caja de compensación familiar de Casanare.

No hay evidencias

ARTÍSTICOS Y CULTURALES

Presentaciones artísticas y exposiciones tales como danzas y música, eventos culturales.

No hay evidencias

SALUD OCUPACIONAL

Realizar una integración de los funcionarios y empleados con sus familias en un evento de navidad.

Invitaciones al evento

Talleres sobre manejo de estrés - Técnicas de relajación con el apoyo de la ARP.

Encuestas de satisfacción de los funcionarios , registros fotográficos, planillas

Realizar Brigada salud visual

Encuesta de satisfacción de los funcionarios, registros fotográficos y planillas de asistencia

Realizar Brigada salud auditiva


Realizar Charla de sensibilización para la detección de Cáncer de Seno y Cáncer de Cuello uterino

No hay evidencias

Realizar sensibilización para la detección Cáncer de Próstata No hay evidencias

Realizar Charla sobre Enfermedades Cardiovasculares


Realizar charlas sobre Salud Ocupacional

Encuesta de satisfacción de los funcionarios , registros fotográficos y planillas de asistencia

CAPACITACIÓN INFORMAL EN ARTES Y ARTESANÍAS U OTRAS MODALIDADES

Realizar un Concurso de fotografía dirigido a los funcionarios y sus familias.

No hay evidencias

Realizar un curso de pintura y manualidades a través de la Caja de Compensación Familiar de Casanare.

No hay evidencias

Realizar un curso Jardinería través de la Caja de Compensación Familiar de Casanare

No hay evidencias


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Mediante resolución No. 0339 del 28 de marzo de 2014, se adoptó el Plan de Bienestar Social en la Alcaldía del Municipio de Aguazul para la vigencia 2014, que comprende la protección servicios sociales y la calidad de vida laboral. Los programas que deben ser atendidos, a través del componente protección y servicios sociales son los siguientes: deportivos, recreativos y vacacionales, artísticos y culturales, promoción y prevención de la salud, capacitación informal en artes y artesanías, promoción de vivienda ofrecidos por los fondos de cesantías y cajas de compensación. A continuación se relacionan las actividades programadas relacionando su indicador, según informe de ejecución, suministrado por la Secretaria General, respecto al cumplimiento en el plan de bienestar durante la vigencia 2014.

Tabla 22 Informe de ejecución Plan de Bienestar

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTOEVIDENCIA

0% No hay evidencias

100%Registro fotográficos,

planillas de asistencia

100% Registro fotográfico

0% No hay evidencias

90%Invitaciones al padre a

celebrar la eucaristía

100%Registros fotográficos y

planillas

100% Registro fotográficos

Talle

res

vive

ncia

les

• Conservación visual 100%Registros fotográficos y


Tera

pia

s

físic

as

• Enfermedades cardiovasculares 100%Registros fotográficos y


• Estilos de vida saludables 100%Registros fotográficos y


• Principales riesgos de salud pública. 100%Registros fotográficos y


• Taller; el cuerpo como instrumento de vida y de

trabajo 100%

Registros fotográficos y




Exámenes

Ocupacionales

• Formación en búsqueda y rescate a la brigada de

emergencias. 100%



Programas de

vigilancia

epidemiológica

• Entrenamiento en contra incendio a la brigada. 100%Registros fotográficos y


• Entrenamiento en primeros auxilios a la brigada. 100%Registros fotográficos y


• Prevención de trauma acumulativo, con énfasis en

miembros superiores y espalda 100%



• Seguridad en oficinas y video terminales 100%Registros fotográficos y


• Riesgos psicosociales 100%Registros fotográficos y


• Medidas para prevenir, corregir y sancionar el

acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de

relaciones de trabajo.



Realizar vacaciones recreativas dirigidas a los hijos de los servidores

públicos con el apoyo del IDRA

Realizar los últimos viernes de cada mes celebraciones eucarísticas

Sanidad y reflexión espiritualidad del ser

Realizar una integración de los funcionarios y empleados con sus

familias en un evento de navidad.

Pausas activas

ACTIVIDAD

Campeonatos Deportivo que incluya las diferentes disciplinas

Jornada Deportiva a realizarse el último viernes de cada mes, aeróbicos,

Rumba Deportiva, Aeróbicos.

Gestionar ante COMFACASANARE la realización de una actividad en las

instalaciones de la caja de compensación en Casanare


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46

En términos generales, el equipo auditor observó que los planes de capacitación tales como: Programa de Bienestar social e incentivos, Plan Institucional de Formación y Capacitación y Salud Ocupacional, dieron cumplimiento a la norma establecida en cuanto a su formulación y ejecución. Programa de Plan de Formación y Capacitación - 2013

El plan institucional de formación y capacitación se formula anualmente, con el fin de cumplir la política de calidad, tomando fuente de información la evaluación del desempeño laboral, el informe de revisión por la dirección, diagnóstico de necesidades, plan nacional de formación y capacitación, entre otros. De acuerdo con la información suministrada por la Administración Municipal, se determinó que para efectos de la formulación y ejecución del Plan de Formación y Capacitación se cumplió con la totalidad de las obligaciones contempladas en el artículo 11 del Decreto 1568 de 1998.

Se diseñó el Plan institucional de Capacitación, con base en las necesidades y requerimientos de los empleados, adoptado para la vigencia 2013, mediante resolución No. 0244 del 22 de marzo de 2013, con las siguientes actividades.

Tabla 23 Ejecución Plan de Capacitación vigencia 2013

EJES DE

DESARROLLOEVIDENCIAS

Sistemas de

información y

herramientas

tecnológicas

Gobierno de la

información

Gestión financiera.

Sensibilización en gestión de la calidad para el

sector público

Sistema de control interno MECI1000:2005

Administración de documentos

estructura y armonización NTCGP1000:2009 y

MECI 1000:2005

servicio y atención al ciudadano

sysman modulo correspondencia

ordenamiento territorial

planificación y control estratégico

administración del riesgo

subsistema de control de gestión

el recurso humano para el sector publico

Revisión por la dirección

Herramientas para la autoevaluación de un SGC

Técnicas de auditoria integrada MECI1000:2005 -

NTCGP 1000:2009

Indicadores de gestión en el sector publico

Medición, análisis y planes de mejoramiento

Lucha contra la

corrupción

Modificación de la

norma

Modificación de la

norma

Estrategia para la construcción del plan anticorrupción y de la atención al

ciudadano y socialización de los valores éticos de la entidad

Decreto 1510nueva ley de contratación

MGA, sistema general de regalías

Planillas de asistencia y

registro fotográfico

Gestión del talento

humano

Gestión del talento

humanoLiderazgo (ser).

relaciones interpersonales, actitud positiva (ser)

Proyecto de aprendizaje en equipo: fortalecimiento a los sistemas de información

para banco de proyectos.

Restauración y conservación documental (archivo)

Finanzas públicas y presupuesto

Gestión

administrativa

Diplomado: sistema

integrado de gestión de

calidad NTCGP1000:2009

MECI1000:2005.

Software sysman: modulo correspondencia

Reforma tributaria

Software sysman: modulo correspondencia

Evaluación de desempeño laboral

Sistema de estímulos: plan de incentivos y bienestar social

Etica del servidor público (ser)

TEMAS


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Una vez analizadas las actividades programadas por el equipo auditor, se estableció que de las 18 capacitaciones se llevaron a cabo 11, dando cumplimiento a un 61%, como también se analizó la asistencia del personal, concluyendo que de las 44 personas que deberían participar, solo asistieron 18, logrando así una cobertura del 41%.

Programa de Plan de Formación y Capacitación - 2014

El Plan Institucional de Formación y Capacitación para la vigencia fiscal 2014, el cual se formuló basado en las necesidades de capacitación de los funcionarios, fue adoptado mediante resolución No. 0340 del 28 de marzo de 2014.

Tabla 24 Ejecución Plan de Capacitación vigencia 2014

EJE DE DESARROLLO

TEMÁTICA EVIDENCIAS

Gestión del Talento Humano

1. Inducción Institucional

Planillas de asistencia y registro fotográfico

Re-inducción sobre reformas administrativas, técnicas y ambientales a manera de ejemplo: actualización sistemas de información- Software SYSMAN; Plan de Desarrollo Plan de Desarrollo "Hechos de Gobierno por Aguazul"; Reforma Tributaria y ordenamiento territorial, estudios previos, modalidad de selección y procedimientos en materia contractual entre otros.

Gestión por Resultados

2. Sistema de Gestión Integral MECI- CALIDAD GP1000/2005

Revisión de perfiles de cargo – estructuración de perfiles

formación en indicadores de gestión

Formación en servicio no conforme y satisfacción del cliente

Gestión del riesgo

Auditoría interna

Formación en planes de mejoramiento.

Formación en revisión por la dirección.

Comunicación pública y/o social

Gestión del Talento Humano

3. Estrategias en Gobierno en Línea "Decreto 2693 del 2012"

Componentes de gobierno en línea en temas: eficiencia administrativa, datos abiertos interoperabilidad, Gestión de Tecnologías de la información (seguridad información)

Evaluación del Desempeño. (Saber).

Ética del servidor Público (Ser).

Sensibilización y compromiso institucional, orientada al cumplimiento del objetivo institucional.

Liderazgo (ser).

Relaciones interpersonales, actitud positiva (ser)

Sistemas de Información de herramientas tecnológicas

4. PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO: FORTALECIMIENTO A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA BANCO DE PROYECTOS. - Sistema de Información geográfico

Gobierno de la

Información

5. DIRECCIONAMIENTO DE COMUNICACIONES DE ACUERDO A LAS NORMAS GENERALES DE ARCHIVO Organización en archivo de fondos acumulados, de gestión aplicación de tablas de retención y tablas de valoración.

Gestión Financiera.

6. PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO. FINANZAS PÚBLICAS MUNICIPALES. Normas contables publicas vigentes Nomina Impuestos Aplicación de las NIIF en el sector público

Gestión Administrativa

7. Control interno

Gestión Publica Orientada a Resultados

Responsabilidades para los servidores públicos en el ejercicio de las funciones públicas (penal, disciplinaria y fiscal).

Conciliación Extrajudicial en Derecho y Asuntos de Familia.

Derecho policivo.

Normas urbanísticas.


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El equipo auditor observó mediante información suministrada por la entidad, que de las 27 capacitaciones proyectadas para el año 2014, fueron dictadas 22 por parte de la Administración, para un cumplimiento del 81%, teniendo en cuenta que la meta establecida para esta vigencia, se había estimado en un 80%, lo cual se puede deducir que esta se cumplió. De igual manera se pudo establecer que el Plan Institucional de Capacitación fue revisado por la Comisión de Personal y la Secretaría de Despacho el 11 de marzo del año en curso y se realizó la evaluación de la eficacia a varias de las capacitaciones a fin de determinar si cumplieron el objetivo, concluyendo que efectivamente se cumplió los objetivos trazados para ser certificados en la norma técnica NTC GP: 1000:2009. Programa de Salud Ocupacional

De acuerdo con la revisión efectuada al cumplimiento legal en materia de seguridad ocupacional, este Organismo de Control concluye los siguientes aspectos respecto de las vigencias auditadas. En visita de auditoria, se encontró un programa de Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud, correspondiente a las vigencias auditadas, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 614 de 1984, Ley 1562 del 2012 y demás disposiciones legales. Mediante circular No. 046 del 26 de agosto de 2013, se ordenó la elección y socialización del comité paritario de salud ocupacional, a todos los funcionarios de la alcaldía del Municipio de Aguazul. Según resolución No. 0701 del 27 de septiembre de 2013, se conformó y reglamentó el Comité paritario de salud ocupacional “COPASO”, de la Alcaldía del Municipio de Aguazul, por término de dos (2) años, conformado por dos funcionarios por parte de la entidad y dos por parte de los empleados. Mediante circular No. 061 del 22 de octubre de 2013, emitida por la Secretaria del Despacho de la Secretaría General, se ordenó capacitar a los miembros del Comité paritario de salud ocupacional “COPASO”, en el tema “cumplimiento de requisitos legales en salud ocupacional”. De igual forma, mediante resolución No. 0777 del 22 de octubre de 2013, se actualizó el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG – SST, y se modificó el nombre de Programa de Salud Ocupacional a Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud, como también se actualizó el plan de emergencia con resolución 1009 del 20 de diciembre de 2013. Con resolución 1061 del 11 de noviembre de 2014, se actualizó el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG, SST, además se realizó la modificación de la


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denominación del comité paritario de salud ocupacional (Copaso) y se adopta el reglamento interno del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo “COPASST”, con resolución 1099 del 21 de noviembre de 2014. Para la vigencia 2014, la Administración presenta cinco (5) actividades para promover el bienestar, la salud y la integridad de los servidores públicos, las cuales se relacionan a continuación:

Tabla 25 Ejecución Plan de Salud Ocupacional

ÍTEM ACTIVIDADES EVIDENCIAS

1 Desarrollar actividades de sensibilización sobre el auto cuidado, la higiene postural la conservación auditiva y visual

Registros fotográficos y planillas de asistencia

2 Realizar un simulacro como parte de la implementación y validación del plan de emergencias.

Registros fotográficos

3 Realizar el seguimiento con el personal de salud contratado, a los servidores públicos con niveles de riesgo cardiovascular altos o medios

Exámenes médicos y planillas

4 Realizar capacitación de hábitos y estilos de vida saludable para el tema de los malos hábitos alimenticios que tiene el personal por el tema de sobrepeso de los servidores públicos

Registros fotográficos y planillas de asistencia

5 Realizar inspección de botiquines, camillas, extintores de la entidad Registros fotográficos

El equipo auditor observó que a través de estas actividades implementadas por el programa de Seguridad y salud en el trabajo, garantizo un ambiente laboral con factores de riesgos controlados, lo cual trae consigo la disminución en las perdidas sociales, materiales y económicas generadas por las acciones de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, además incremento la productividad y posicionamiento de la entidad. Por otra parte se encontró el informe ejecutivo final de seguridad y salud en el trabajo para el 2014, elaborado por la Secretaria General, expresando que se dio cumplimiento a las actividades programadas para la vigencia 2014, como también se observa algunas recomendaciones.

2.4.4 Contratos de prestación de servicios En el siguiente cuadro se muestra la cantidad de contratos de prestación de servicios suscritos por dependencia, así como la variación presentada en los años 2013 y 2014.

Tabla 28 Contratos de prestación de servicios


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50

Fuente: Oficina de talento humano

Grafica Contratos de prestación de servicios


De acuerdo a lo ilustrado anteriormente, se concluye que en el 2013, la Administración Municipal, se suscribió 408 contratos prestación de servicios, mientras que en el 2014, esta cifra ascendió a 490, equivalente a un incremento del 20% El ente de Control, observa que la Secretaria con mayor número de contratos es la Secretaria de Desarrollo Social con el 28% indicador que se mantuvo constante durante los dos años citados. En la siguiente tabla se analiza el costo del personal contratado durante las dos vigencias, concluyendo que para el año 2013, los 408 contratos suscritos le

2013 2014 NOMINA

Q Q Q

DESARROLLO SOCIAL 117 111 -5% 3

PLANEACION 63 46 -27% 5

GOBIERNO 44 76 73% 8

AGRICULTURA 20 19 -5% 2

HACIENDA 25 29 16% 6

OBRAS PUBLICAS 40 72 80% 3

SECRET. GENERAL 52 58 12% 6

SEC. PRIVADA 3 4 33% 2

OFICINA JURIDICA 44 75 70% 3

DESPACHO 0% 6

TOTAL 408 490 20% 44

VARIACIONDEPENDENCIA


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51

representaron a la administración municipal un valor de 6.534 millones de pesos, mientras que para el 2014, los 490 contratos reflejaron un costo de $8.324 millones, observando de esta manera un incremento de 27%

Tabla 29 Valor total contratos de prestación de servicios


Grafica Valor total contratos de prestación de servicios

El Ente de Control concluye que el valor de la contratación de personal, se dio en mayor proporción para realizar labores relacionadas con la Secretaria de Desarrollo Social, la cual, en el 2014 ascendió a la suma de $1.793 millones equivalente al 22%; en segundo lugar, se encuentra los contratos suscritos para apoyo a la Secretaría de Obras Públicas alcanzando un 17% es decir. la suma de $1.433 millones. En términos generales, se observa que durante las vigencias 2013 y 2014 todas las dependencias tuvieron un incremento en el gasto de personal contratado a excepción de la Secretaría General.

2013 2014

VALOR VALOR

DESARROLLO SOCIAL 1,467,798,789.00 1,793,947,499.00 22%

PLANEACION 689,947,333.00 973,350,348.00 41%

GOBIERNO 648,882,480.00 850,539,564.00 31%

AGRICULTURA 367,400,000.00 428,800,000.00 17%

HACIENDA 413,019,832.00 565,949,999.00 37%

OBRAS PUBLICAS 905,966,666.00 1,433,166,658.00 58%

SECRET. GENERAL 1,192,906,615.00 830,026,640.00 -30%

SEC. PRIVADA 13,559,000.00 31,200,000.00 130%

OFICINA JURIDICA 834,933,131.33 1,417,305,442.00 70%

TOTAL 6,534,413,846.33 8,324,286,150.00 27%

VARIACION.DEPENDENCIA


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52

De acuerdo a lo anterior, esta Contraloría señala que para las vigencias auditadas, la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales presentó un alto nivel de dependencia del personal externo.

Tabla 30 Comparativo cantidad de contratos respecto contratistas

HA 13 Riesgos de existencia nóminas paralelas Conforme a lo anterior se observa que gran parte de los contratos suscritos, el objeto representa la atención de actividades relacionadas con funciones administrativas, e inherentes a los procedimientos que operan bajo el Sistema de Gestión de Calidad; incurriendo con ello, en riesgo de establecer legalmente una relación laboral, y en consecuencia posibles acciones judiciales Es importante señalar y tener en cuenta que existen otras formas de vincular personal de planta como lo indica el artículo 21 de la ley 909 de 2004 y la Sentencia del Consejo de Estado con radicación numero: 11001-03-25-000-2006-00087-00(1475-06) del 19 de junio de 2008, Consejero Ponente: Jaime Moreno García en lo referente a empleos de carácter temporal o transitorio. Lo preceptuado en este marco legal, relacionado con la excepcionalidad evita que el mismo estado bajo pretexto de razones de economía, vulnere las garantías y derechos de las personas, sometiéndolas a una vinculación ocasional, para cumplir funciones de carácter permanente. La observación de una posible vinculación con funciones de carácter permanente obedece a que según las actividades contractuales pueden confundirse con las estipuladas en el manual de funciones del personal de planta, ya que son de continua ejecución, muestra de ello es que en el manual de procedimientos se reflejan como responsable de diversas actividades al personal contratado, las cuales no son precisamente acciones relacionadas con proyectos de inversión, sino que son del normal funcionamiento de la entidad. Por lo anterior el Ente de Control evidencia riesgo en el sentido que se configure una relación laboral, en el momento en que se

Q. CTOS. CONTRATISTAS VALOR PARTIC. Q. CTOS. CONTRATISTAS VALOR PARTICIPAC.

DESARROLLO SOCIAL 117 92.00 1,467,798,789.00 22.5% 111 97 1,793,947,499.00 21.55% 22%

PLANEACION 63 49.00 689,947,333.00 10.6% 46 39 973,350,348.00 11.69% 41%

GOBIERNO 44 42.00 648,882,480.00 9.9% 76 51 850,539,564.00 10.22% 31%

AGRICULTURA 20 14.00 367,400,000.00 5.6% 19 19 428,800,000.00 5.15% 17%

HACIENDA 25 22.00 413,019,832.00 6.3% 29 28 565,949,999.00 6.80% 37%

OBRAS PUBLICAS 40 31.00 905,966,666.00 13.9% 72 48 1,433,166,658.00 17.22% 58%

SECRET. GENERAL 52 42.00 1,192,906,615.00 18.3% 58 42 830,026,640.00 9.97% -30%

SEC. PRIVADA 3 3.00 13,559,000.00 0.2% 4 2 31,200,000.00 0.37% 130%

OFICINA JURIDICA 44 31.00 834,933,131.33 12.8% 75 49 1,417,305,442.00 17.03% 70%

TOTAL 408.00 326.00 6,534,413,846.33 100.0% 490.00 375.00 8,324,286,150.00 100.00% 27%

VAR. 2013 - 2014DEPENDENCIA

2013 2014


_______________________________________________________________________________


53

presentan tres elementos inconfundibles que son: subordinación, remuneración y prestación personal del servicio, conllevando con esto posibles demandas con las que pueda verse afectado el presupuesto de la entidad.

Por lo anterior, esta Contraloría, configura un hallazgo administrativo a fin de que la entidad, tome las medidas pertinentes relacionadas con mitigar riesgos de configurar las denominadas nominas paralelas.

2.5 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO 2.5.1 Actos administrativos regulatorios

En relación con la implementación del Sistema de Control Interno, se encontraron los siguientes actos de regulación:

Resolución 147 de 20 de marzo de 2012, por medio de la cual se modifican los integrantes de coordinación del Sistema de Control Interno.

Resolución 0221 del 27 de abril por la cual se adopta el reglamento de control interno del Equipo Operativo MECI.

Resolución 0252 del 24 de enero de 2014, por la cual se adopta el Sistema de Gestión Integral de Calidad y Control Interno, bajo las normas NTGP1000:2009 en la Alcaldía de aguazul.

Resolución No 0544 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno.

Resolución 1092 del 8 de noviembre de 2014, por la cual se adopta la segunda versión el Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de aguazul.

2.5.2 Cumplimiento Decreto 943 de 2014 De acuerdo a informe presentado por la administración, en relación al Decreto 943 de 2014 en virtud de la implementación del Modelo Estándar de control Interno, y a lo evidenciado en el proceso auditor se concluye lo siguiente:

La implementación del modelo ha tenido un avance progresivo según las siguientes calificaciones obtenidas en la herramienta de evaluación del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP):

AÑO RESULTADO

2012 61.032%

2013 85.3%

2014 96.9%


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De acuerdo a los módulos, y eje transversal que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, estos se articularon con la norma de calidad NTCGP 1000:2009

Tabla 30 Implementación MECI MODULO DESCRIPCIÓN POR COMPONENTE

MODULO DE CONTROL Y PLANEACIÓN

Talento Humano: La entidad tiene adoptados y socializados los principios y protocolos éticos El proceso de talento humano se define a través de 13 procedimientos determinados por el ciclo PHVA Direccionamiento Estratégico: la entidad adoptó mediante resolución 294 del 3 de marzo de 2014, definiendo la ruta organizacional para el logro de los objetivos institucionales. La planeación de enmarca a través del Plan de Desarrollo “Hechos por un Gobierno por Aguazul 2012-2016 La entidad tiene métodos apropiados de seguimiento a los quince (15) procesos definidos en el mapa de procesos. La entidad presenta mapa de riesgos utilizando la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública y la ISO 31.000 Administración del Riesgo: La Alta Dirección definió mediante resolución 772 del 20 de agosto de 2014 tres (3) políticas para la gestión del Riesgo.

MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Se tiene implementado mecanismo de revisión por la dirección, cada seis (6) meses, igualmente se realiza después de cada auditoria interna. Los resultados de la revisión por la dirección se encuentran registrados en el informe correspondiente, el cual se constituye en el plan de mejoramiento interno. La administración municipal realza la autoevaluación a través de encuestas de satisfacción del cliente que son aplicadas a procesos misionales, como también a través de los indicadores de gestión integral. Para efectos del Sistema de Gestión de Calidad se tiene documentado “Control del producto y/o servicio no conforme” Se realizan auditorías internas a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, las cuales son base para tomar acciones correctivas y preventivas

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La información y comunicación es el eje trasversal a los 15 procesos del sistema de gestión integral, se desarrollan a través de dos procesos: Estratégico: Comunicación Pública y de Apoyo: Gestión de la información. La entidad tiene identificadas las fuentes de información externas a través de mecanismos tales: recepción de peticiones, quejas o reclamos

La entidad, durante los años 2012 a 2014, desarrollo actividades conducentes a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, enmarcado en las Normas del Modelo Estándar de Control Interno y de Sistema de Gestión e Calidad , logrando en diciembre de 2014 la certificación, de la norma ISO 9001 y la NTC GP 1000:2009, otorgada por ICONTEC con resultado cero “No conformidades”,


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este hecho es reconocido y resaltado por parte de esta Contraloría, concluyendo que estas estas acciones administrativas contribuyen a una adecuada gestión fiscal. 2.5.3 Informes de control interno Como resultado de la verificación del informe de orden legal a que están obligados los jefes de control interno, cuyas obligaciones están delegadas en la Secretaría General, este Organismo de Control, señala que esta cumplió con la emisión de los respectivos informes, como se detalla a continuación:

Tabla 32 Relación de Informes presentados por la Oficina de Control Interno

Fuente: Contraloría Departamental de Casanare

De acuerdo a lo expuesto en el cuadro anterior, se concluye cumplimiento a las normas, relacionadas con informes de la oficina de control interno en la gestión del 2014. Respecto al 2013 se exceptúa, el informe de austeridad y seguimiento a PQR de la vigencia los cuales no se evidenciaron en el proceso auditor.

INFORME CUMPLIÓ

NO CUMPLIÓ

OBSERVACIÓN

1 Informe Ejecutivo Anual, sobre el avance del Sistema de Control Interno de cada vigencia

X

Certificación por parte del DAFP de la presentación de los informes de las vigencias 2013 y 2014

2 Informe Austeridad en el Gasto

Se evidenciaron tres informes trimestrales, correspondientes a la vigencia 2014, sin embargo no se encontraron los correspondientes al 2013

3 Informe Control Interno Contable X Evaluación e informe de Informe de Control Interno Contable periodo conforme a las directrices de la Contaduría General de la Nación

4

Informe de evaluación Institucional por dependencias

X

Se realizó auditoria para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma NTCGP 1000, en el Sistema de Gestión de Calidad

5 Informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno

x

La administración municipal profirió y público en la página web, los informes pormenorizados de control interno, cumpliendo con los términos que determina la Ley 1474 de 2001

6 Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos.

X

En cumplimiento al artículo 76 de la ley 1474 de 2011, la administración emitió “Informe anual de Peticiones, Quejas y Reclamos, de la vigencia 2014. No se evidencio el del 2013.

7 Seguimiento al plan anticorrupción y atención al ciudadano

X

Se profirió por parte de la Jefe Oficina de Planeación “documento de Estrategias del Plan Anticorrupción vigencias 2013 y 2014, cuyo seguimiento estuvo a cargo de la Secretaria General, con funciones de Control Interno.

8 Seguimiento avances de los planes de mejoramiento

X

En la implementación del Sistema de Gestione Calidad, se establecieron mecanismo de mejora del sistema, para lo cual la administración cuenta con un procedimiento adoptado mediante resolución No 398 de 2014.


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2.6 SENTENCIAS JUDICIALES Según las ejecuciones presupuestales a continuación se muestra las erogaciones asumidas por el municipio por concepto de sentencias judiciales. De acuerdo con información suministrada por la oficina jurídica, en el 2013 relacionan un pago por valor de $862.585.960, el cual no obedece precisamente a sentencia judicial, sino a un depósito judicial para eventual fallo, en razón a las altas pretensiones de los demandantes, esto con el fin de minimizar el valor de intereses que se puedan generar. Los pagos por sentencias generados en el 2013, los fallos no son objeto de acciones de repetición según lo determinado las actas de comité de conciliación suscritas posterior a la visita de auditoría. En relación con las sentencias del 2014, el municipio reporta que mediante actas de conciliación del 14 de julio y 11 de agosto de 2015, se dio orden para iniciar las acciones de repetición a que haya lugar. Según las fechas de pago, al momento de la auditoría el Ente de control concluye, que la administración municipal aún se encuentra dentro del término para emprender esta acción judicial, de conformidad con la Ley 678 de 2001.

2.7 PROCESO CONTRACTUAL

De acuerdo con la información reportada por la Administración Municipal de Aguazul para las vigencias 2013 y 2014, a través del Sistema Integral de Auditorias, SIA, la Contraloría, en ejercicio del control posterior y selectivo, basados en los procedimientos señalados en la Resolución No. 301 de 2014, “Por la cual se adopta la

cuarta versión del Proceso Auditor para la Contraloría Departamental de Casanare”, tomó una muestra de contratos con el fin de evaluar la gestión contractual de la entidad. Para efectos de la evaluación de la gestión contractual de la vigencia 2013 se tomó una muestra de 21 contratos que ascienden a $5.133.580.818, equivalentes al 51% de los recursos propios, como se refleja en la siguiente tabla:

Tabla 33 Muestra de contratos auditados vigencia 2013

Clase de Contrato Total

Contratación

Valor Financiación

Recursos

Cantidad Contratos Auditado

Valor Contratos Auditados

%Recursos Auditados


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Propios s

Contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión 13,573,929,041 7,759,142,867 12 2,340,266,666

51%

Convenios interadministrativos 20,451,327,831 1,348,428,250 1 1,258,428,250

Convenios de cooperación 9,290,742,556 139,958,900 1 883,450,000

Concurso de méritos e interventoría 3,307,958,173 437,654,309

Suministro 10,898,145,457 894,515,076 6 651,435,902

Otros 10,955,075,391 843,256,690 1

Total general 65,960,321,949 10,164,527,842 21 5,133,580,818

Para efectos de la evaluación de la gestión contractual de la vigencia 2014, se tomó una muestra de 18 contratos que ascienden a $3.152.089.703, equivalentes al 80% de los recursos propios, como se refleja en la siguiente tabla:

Tabla 264 Muestra de contratos auditados vigencia 2014

Clase de Contrato Total

Contratación

Valor Financiación

Recursos Propios

Cantidad Contratos Auditados

Valor Contratos Auditados

%Recursos Auditados

Contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión

28,439,842,254 3,083,610,443 17

2,930,511,723

80%

Concurso de méritos e interventoría 11,372,115,241 83,564,360

Obra 69,456,938,709 53,041,728

Suministro 11,508,607,301 557,908,749

1

221,577,980

Otros 39,619,800 0

Seguros 174,293,570 174,293,570

Total general 120,991,416,875 3,952,418,850 18 3,152,089,703

De acuerdo con la muestra seleccionada de contratos, a continuación se presentan las observaciones encontradas por este Organismo de Control, así: CONTRATO Nº: 283/16 DE JULIO DE 2013

CLASE: CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

OBJETO: REALIZAR ACCIONES DE PROMOCIÓN Y ATENCIÓN PRIMARIA E INTEGRAL EN HÁBITOS DE VIDA SALUDABLE, DIRIGIDOS A LOS ADULTOS MAYORES DEL NIVEL I Y II DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL CASANARE, CON EL FIN DE MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA PARA LOGRAR UN ENVEJECIMIENTO ACTIVO Y MITIGAR CONDICIONES DE VULNERABILIDAD

CONTRATISTA: HOSPITAL JUAN HERNANDO URREGO

VALOR: $1.258.428.250

PLAZO CINCO (5) MESES

OBSERVACIONES


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Una vez revisados los diferentes documentos soporte del contrato, durante el proceso auditor, se observó que pese al tiempo de ejecución de convenio, aún no ha sido liquidado. Al respecto, la Secretaria de Despacho de Salud y Gestión social en su calidad de supervisora, presentó al grupo auditor la siguiente información referente al proceso de verificación de la ejecución del contrato: 1. “Como resultado de la verificación del informe del periodo 23 de julio hasta el 23 de

octubre presentado por el contratista Hospital Juan Hernando Urrego el día 2 de Diciembre de 2013, se generó INFORME TÉCNICO DE SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL CONTRATISTA JUAN HERNANDO URREGO EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No 283 DE FECHA 16 DE JULIO DE 2013, VALIDACIÓN DE INFORME No 1, proyectado por la profesional Saide Patricia Quintana, con este se generó el pago del acta parcial; posteriormente ella misma emitió informe ANEXO DE ACTIVIDADES NO VALIDADAS EN EL INFORME PARCIAL No 1, en la cual fue remitido por la Licenciada Nidia Guerrero Martínez al contratista el día 11 de Marzo de 2013.”

2. “De acuerdo al informe técnico de ejecución de actividades del contrato interadministrativo No 283 del periodo comprendido del 24 de octubre al 20 de Diciembre de 2013, correspondientes a las carpetas No 21 a la 55 radicado el 20 de Diciembre de 2013, correspondientes a las carpetas No 21 a la 55, radicado por el Hospital Juan Hernando Urrego en la Secretaria de Desarrollo Social el día 28 de febrero de 2014, e informe final de ejecución de actividades, informe financiero y administrativo, en dos (2) carpetas, radicado en la Secretaria de Desarrollo Social, el día 31 de marzo de 2014; se procedió a realizar la respectiva verificación y se emitió INFORME TÉCNICO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DEL INFORME DE ACTIVIDADES DESDE EL 24 DE OCTUBRE AL 20 DE DICIEMBRE DE 2013 POR EL CONTRATISTA JUAN HERNANDO URREGO, CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No 283 DE FECHA 16 JULIO DE 2013, elaborado por la profesional Cinthia Barreto Molano, entregado a la supervisión el día 15 de Agosto de 2014, a su vez fue remitido por la supervisión, Licenciada Nidia Guerrero Martínez al Hospital Juan Hernando Urrego mediante oficio de fecha 21 de Agosto de 2014”.

De otra parte, se evidenció oficio SSGS 180.34.20.051653, del 6 de marzo, en el cual el Secretario de Desarrollo Social del municipio requiera a la Gerente del Hospital Juan Hernando Urrego, respuesta respecto a las observaciones determinadas en el informe técnico administrativo y financiero emitido por la administración respecto de las actividades: Componente apoyo nutricional, y atención primaria, ítem promoción en habilidades de autocuidado. Al respecto, la ESE Juan Hernando Urrego, mediante oficio del 27 de abril de 2015 realizó entrega de los soportes para validación de actividades, según se constató en la visita de auditoria, información fue analizada por la profesional de apoyo a la supervisión con el fin de proceder a la liquidación del convenio.


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La supervisión profirió informe técnico y financiero en el que consolida las observaciones realizadas a los tres (3) informes de ejecución entregados por la Empresa contratista, detallando de manera específica inconsistencias de ejecución en términos de las características técnicas de las actividades y en cuanto a los soportes documentales. En el proceso auditor, se evidencio proyecto de acta de terminación y liquidación la cual se determina con base en informe técnico financiero de la supervisión, un valor no ejecutado de $359.255.837, como se refleja en el balance financiero así:

CONCEPTO VALOR CONTRATO VALOR

EJECUTADO VALOR ORDEN DE PAGO

VALOR TOTAL DEL CONTRATO 1,258,428,250.00

VALOR ADICIONES

VALOR ANTICIPO $ 377,528,716

VALOR ANTICIPO AMORTIZADO ACTA PARCIAL 1 -$ 49,208,716

VALOR ACTA PARCIAL 1 $ 164,029,194 $ 164,029,194

VALOR A AMORTIZAR PRESENTE ACTA $ -328,320,000

VALOR PRESENTE ACTA $ 735,143,219 $ 735,143,219

SALDO A FAVOR DEL MUNICIPIO $ 359,255,837 $ 359,255,837

TOTALES IGUALES 1,258,428,250.00 1,258,428,250 1,258,428,250

VALOR A PAGAR PRESENTE ACTA 406,823,219

CONTRATO No. 0623 DE 20 DICIEMBRE DE 2013

CONTRATISTA UNIÓN TEMPORAL ADULTO MAYOR 2014

OBJETO

REALIZAR ACCIONES DE PROMOCIÓN Y ATENCIÓN PRIMARIA E INTEGRAL EN HÁBITOS DE VIDA SALUDABLE, DIRIGIDO A LOS ADULTOS MAYORES DEL NIVEL I Y II DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL CASANARE, CON EL FIN DE MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA PARA LOGRAR UN ENVEJECIMIENTO ACTIVO Y MITIGAR CONDICIONES DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE AGUAZUL.

VALOR $2.015.108.650,oo

PLAZO TRECE (13) MESES + DOS (02) MESES

OBSERVACIONES:

HA14 Retraso en el proceso de liquidación.

El presente Contrato tiene acta de inicio el 24 de diciembre de 2013, sin embargo se refleja que su ejecución no se realizó plenamente durante el lapso de tiempo previsto, es decir, trece meses, debido a que el contratista no realizó las actividades previstas una vez suscrita el acta de inicio, tal como se evidencia en la justificación que motiva el contrato adicional de prórroga.


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Como consecuencia de ello, la Administración Municipal realizó proporcionalmente adicional en tiempo y valor al contrato de interventoría externa contratada. Según la última acta de interventoría de validación de actividades No. 12 de fecha 12 de marzo de 2015, el contrato se encuentra ejecutado en un 88.44% con corte a 22 de enero de 2015. Igualmente se ha girado a favor del contratista el anticipo y un acta parcial equivalente a $1.174.676.200,oo, motivo por el cual no se pudo consolidar la revisión y la ejecución de todas las actividades contractuales, pues durante esta fecha aún se encontraba sin liquidar. Como consecuencia de ello y teniendo en cuenta que este contrato es objeto de una denuncia, será analizado y revisado en su totalidad una vez sea suscrita el acta de liquidación respectiva, en consecuencia se configura un hallazgo administrativo.

CONTRATO No. 0633/6 DE NOVIEMBRE DE 2014

CONTRATISTA UNIÓN TEMPORAL MOVILIDAD AGUAZUL

OBJETO REALIZAR EL DIAGNOSTICO Y FORMULACIÓN DEL PLAN INTEGRAL DE MOVILIDAD, PARA LA SEGURIDAD CIUDADANA EN EL MUNICIPIO DE AGUAZUL.

VALOR $446.021.141.

PLAZO DOS (02) MESES QUINCE (15) DÍAS

OBSERVACIONES

HA15 Delegación de supervisión Analizados los estudios previos y la minuta del contrato, este Organismos de Control, observa incoherencia respecto a la designación de la supervisión e interventoría, de una parte, los estudios previos en el numeral: “4.6 cita: “INTERVENTORÍA Y

SUPERVISIÓN. Para el seguimiento de la ejecución del contrato a suscribir, no se contratará

interventoría, la supervisión será ejercida por quien delegue el Alcalde”, mientras que la minuta del contrato en la cláusula decima séptima señala: “Para el seguimiento y control

del contrato de consultoría se requiere de conocimientos especializados en la materia, por tal motivo la administración adelantará un proceso de selección para realizar interventoría

técnica, administrativa, legal, financiera y contable…”, sin embargo, la Administración Municipal no contrató interventoría, sino que realizó la supervisión delegada al Secretario de Gobierno Municipal. Conforme a lo anterior, este organismo de control señala que la administración inobservó lo establecido en la cláusula décima séptima del contrato, el cual se considera ley para las partes, respecto a la necesidad de la interventoría técnica, administrativa, legal, financiera y contable, por la especialidad del tema, y por el


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contrario, delegó la supervisión en un funcionario de la entidad, situación que podría traer consecuencias en la adecuada ejecución del contrato. Por lo anterior, se determina un hallazgo con alcance administrativo.

CONTRATO No. 0640/26 DE DICIEMBRE DE 2013

CONTRATISTA UNIÓN TEMPORAL INTERVENTORÍA ADULTO MAYOR 2014

OBJETO

REALIZAR LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, JURÍDICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AL CONTRATO CUYO OBJETO ES: “REALIZAR ACCIONES DE PROMOCIÓN Y ATENCIÓN PRIMARIA E INTEGRAL EN HÁBITOS DE VIDA SALUDABLE, DIRIGIDO A LOS ADULTOS MAYORES DEL NIVEL I Y II DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL CASANARE, CON EL FIN DE MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA PARA LOGRAR UN ENVEJECIMIENTO ACTIVO Y MITIGAR CONDICIONES DE VULNERABILIDAD EN EL MUNICIPIO DE AGUAZUL.

VALOR $222.583.816+34.243.664=$256.827.480

PLAZO TRECE (13) MESES + DOS (2) MESES

OBSERVACIONES

HA16 Falencias de ejecución contractual

Retención en la fuente

Según el factor multiplicador, se observa que en, la variable relacionada con el porcentaje a retención en la fuente se estipulo en el 11%, sin embargo, revisados los diferentes soportes de pago se observó que la retención en la fuente practicada fue del 6%, contrario al porcentaje legalmente establecido para este concepto, observando inconsistencias en la retención descontada.

Adicional valor Interventoría

Debido a falencias en la ejecución del Contrato 623 de 2013 objeto de la interventoría, la Administración Municipal, prorrogó el presente contrato en un plazo de dos (2) meses y en valor proporcional al mismo, es decir, fue adicionado en $34.243.664. Los argumentos presentados en la solicitud de prórroga por parte del contratista, citan lo siguiente: “… solicita prórroga al contrato 623 de 2013, con el fin de ejecutar el

100% de los recursos del contrato, los cuales corresponden a recursos por ejecutar, en razón a que la ejecución del programa inició casi un mes después a la fecha del acta de inicio, por tal motivo pone a consideración modificación de cantidades y redistribución de recursos, en la cual plantea que durante el mes de febrero de 2015 se garantice a la población el 100% de las actividades contractuales, y propone que para el mes de marzo


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de 2015 solamente se ofrezca el servicio de ración preparada y servida, junto con el servicio de asepsia, dos auxiliares de enfermería, una técnica pasante del SENA, el servicio de transporte y el profesional coordinador…”

Revisadas las circunstancias, y argumentos presentados por el interventor y contratista, y teniendo en cuenta las actividades contempladas en el contrato objeto de interventoría, este Organismo de Control señala, que los argumentos presentados no justifican la adición en valor, dado que las actividades estaban planificadas para ser ejecutas en 13 meses, y era responsabilidad del contratista su ejecución y del interventor su vigilancia, en el tiempo pactado.

En consecuencia de las observaciones descritas anteriormente, conllevan a un riesgo de menoscabo al patrimonio, este Ente de Control configura un hallazgo administrativo, con el fin de que la administración tenga en cuenta estas situaciones en el proceso de evaluación y liquidación del contrato.

3. OTRAS ACTUACIONES

HA 17 Funcionamiento hogar día En el proceso auditor, se realizó visita de inspección ocular al centro hogar día del adulto mayor, observando que el mismo no se encuentra operando ni prestando el servicio integral a los adultos mayores, sino que por el contrario, se evidenció en regulares condiciones de aseo. Ante este hecho la Contraloría, configura una observación administrativa a fin que la Administración Municipal tomé las medidas pertinentes, para que este centro obtenga lascondiciones mínimas que requiere para su funcionamiento de acuerdo con lo estipulado en la ley 1315 de 2009 y de forma permanente en beneficio de la población adulta. HA18 Análisis costo beneficio componente “Transporte” La Contraloría Departamental, efectuó un análisis a la contratación suscrita en los años 2012-2015, cuyos objetos están relacionados con la atención integral al adulto mayor, en donde se incluyeron servicios de transporte con los componentes de alquiler de camioneta, buseta y auxiliar de transporte, como es el caso de los siguientes:

ServicioUnidad de

MedidaCantidad Vr. Unitario. Total

Servicio de transporte especial

prestado en camioneta 4X4 DIAS 180 460,000.00 82,800,000.00

Servicio de transporte especial en

buseta de 24 pasajaeros. DIAS 180 300,000.00 54,000,000.00

Auxiliar de transporte MES 6 1,570,000.00 9,420,000.00

Contrato No. 177 de 29 de Junio de 2012


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Consolidado 2012 – 2015

Como se concluye de los anteriores cuadros, durante las últimas tres vigencias la administración comprometió recursos por $633.001.720, por concepto de transporte a todo costo para la atención del adulto mayor. Al efectuar el análisis de este monto frente al valor comercial de los vehículos, a través de una evaluación financiera, en primera instancia se puede inferir, que tal vez, con estos recursos la administración hubiese adquirido los vehículos incluyendo los costos inherentes de operación, aún más, si se tiene en cuenta que al ser de propiedad del municipio puede garantizar el servicio permanente y disminuye los costos por este ítem en los subsiguientes contratos. La Contraloría señala riesgo en cuanto a la inobservancia de los principios de planeación y economía, de la gestión fiscal en este sentido, como quiera que la secretaria de salud y gestión social, no ha efectuado el respectivo análisis de la alternativa económica más favorable; ni ha tenido en cuenta erogaciones anteriores

ServicioUnidad de



prestado en camioneta 4X4 dias 150 312,000.00 46,800,000.00


buseta de 24 pasajaeros. dias 150 455,000.00 68,250,000.00

Auxiliar de transporte mes 5 953,000.00 4,765,000.00

Contrato No. 283 DE 16 JULIO DE 2013

ServicioUnidad de



prestado en camioneta 4X4 Mes 13 6,400,000.00 83,200,000.00


buseta de 24 pasajaeros. Mes 13 13,500,000.00 175,500,000.00

Contrato No. 623 de dic. 2013

ServicioUnidad de

MedidaCantidad en dias Vr. Unitario. Total


prestado en camioneta 4X4 mes 160 7,400,000.00 39,466,720.00


buseta de 24 pasajaeros. mes 160 11,500,000.00 61,333,280.00

Auxiliar de transporte mes 160 1,400,000.00 7,466,720.00

Contrato No 469 DE 14 JULIO DE 2015

CAMIONETA 2012 - 2015. 252,266,720.00

BUCETA 2012 - 2015 359,083,280.00

AUXILIAR DE TRANSPORTE 21,651,720.00

TOTAL 633,001,720.00


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para evaluar la relación costo beneficio, dadas las circunstancias de continuidad en la prestación de este servicio a los adultos mayores en el municipio de Aguazul. En el anterior orden de ideas, este órgano de Control determina una observación con alcance administrativo, con el fin de que la administración efectué el análisis técnico y económico correspondiente a fin de evitar riesgos de configurar una gestión fiscal antieconómica.

4. CONTRATOS Y CONVENIOS SIN LIQUIDAR

A continuación se presenta una relación de los convenios y contratos de vigencias anteriores que ascienden a $152.633.211.369 suscritos por la Alcaldía Municipal en diferentes administraciones, agrupados por contratista, los cuales pese a que ya se cumplió el término contractual aún se encuentran sin liquidar Cabe señalar que de la totalidad de los contratos y convenios sin liquidar, el 71% obedece a convenios suscritos con la Empresa de Servicios Públicos de Aguazul ESPA .S.A, equivalente a $109.811.748.802.


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CONTRATISTA VALOR %PART

ADMINSITRACION COOPERATIVA DEL TERRITORIO COLOMBIANO

"COOTECOL" 4,395,600 0.0%

ADY WILSON RIVERA DIAZ 12,800,000 0.0%

AGENCIA DE COOPERACION PARA EL DESARROLLO ONG

ACODES 542,790,831 0.4%

ALICIA CACERES PRECIADO Y WILLIAM MAURICIO LEON RIVEROS 80,960,000 0.1%

ANA JOAQUINA BONA GALVAN 9,600,000 0.0%

ASOCIACION CAPACITADORA Y MICROEMPRESARIAL

ESPERANZAS DE AGUAZUL "ACMEDA" 23,992,660 0.0%

ASOCIACION COMUNITARIA DE LAS VEREDAS ALTAMIRA, SAN

RAFAEL Y AGUALINDA "ALSAGUA" 115,000,000 0.1%

ASOCIACION DE GANADEROS DE AGAUZUL 120,000 0.0%

ASOCIACION REGIONAL DE MUNICIPIOS DE LA AMAZONIA Y

ORINOQUIA- ASOMARROQUIA 1,679,000,000 1.1%

ASOMAROQUIA 1,250,000,000 0.8%

CAROL ARLEDY HERNANDEZ ROCHA 7,515,000 0.0%

CLAUDIA PATRICIA OROZCO PINEDA 25,440,000 0.0%

COLEGIO JORGE ELICER GAITAN AGUAZUL RL. RAUL ALBERTO

HURTADO SOCHA 69,999,500 0.0%

COMUPROCOL OTONIEL S .M 351,161,220 0.2%

CONSORCIO AGUAZUL SOSTENIBLE Y PRODUCTIVA 1,300,000,000 0.9%

CONSORCIO INTER-VIAS 211,700,005 0.1%

CONSORCIO PARA EL FORTALECIMINETO DE LA ACTIVIDAD

GANADERA EN EL MUNICIPIO DE AGUAZUL CASANARE 2,146,100,000 1.4%

CONSORCIO PARK 2011 PARQUE DEL ARROZ 780,778,111 0.5%

CONSORCIO POR UNA VERDADERA ASISTENCIA TECNICA

AGROPECUARIA EN AGUAZUL 1,500,000,000 1.0%

CONSORCIO PROYECTOS PRODUCTIVOS AGRICOLAS PARA

AGUAZUL 1,862,500,000 1.2%

CONSTRUCCIONES PAZ DEL RIO LTDA R/L LUIS FERNANDO

SILVA PEREZ 36,244,600 0.0%

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 149 DE 29 DE DICIEMBRE DE

2010 SUSCRITO ENTRE EL DEPARTAMENTO DE CASANARE-

MUNICIPIO DE AGUAZUL Y LA EMPRESA MINICIPAL SERVICIOS

PUBLICOS DE AGUAZUL E.S.P.A, S.A. E.S.P 919,308,590 0.6%

CORPORACION CENTRO PROVINCIAL DE GESTION

AGROEMPRESARIAL DEL SUR DE CASANARE "CENPROSURCA" 73,000,000 0.0%

CORPORINOQUIA 396,310,355 0.3%

DIEGO ARMANDO SANCHEZ ANGARITA 9,705,240 0.0%

DISEÑO ARQUITECTURA Y CONSTRUCCION DIARCO LTDA 182,300,000 0.1%

EDGAR AVELLA CHAPARRO 26,624,000 0.0%

EDGAR JAIRO HERRERA GUERRERO 9,900,000 0.0%

EFRAIN NOSSA PARRA 62,500,000 0.0%

EL INSTITUTO DE VIVIENDA MUNICIPAL DE AGUAZL (IVIMA) 189,000,000 0.1%

FIDUCOLOMBIA S .A 2,985,750,000 2.0%

FUNDACION IBEROAMERICANA "Luz Neida Cruz Sanchez" 506,217,689 0.3%

GUSTAVO HUMBERTO BEJARANO CHALA - 0.0%

HOSPITAL DE AGUAZUL JUAN HERNANDO URREGO ESE 2,510,428,250 1.6%

ICETEX 43,000,000 0.0%

INSTITUCION EDUCATIVA SAN AGUSTIN 6,237,500 0.0%

INSTITUTO EDUCATIVO JORGE ELIECER GAITAN 158,040,000 0.1%

INVERSIONES GRANDES VIAS E INGENIERIA S.A.S. - 0.0%

ISABEL MARIA SUAREZ MARTINEZ 10,586,160 0.0%

J & M INGENIERIA LIMITADA R/L CASTILLO SILVA MIGUEL

ANGEL 10,093,808 0.0%

JAVIER VEGA TORRES 9,227,952 0.0%

JORGE ALBERTO CONTRERAS CARRILLO - 0.0%

JORGE ALFONSO BERNAL NIÑO 23,524,003 0.0%

JULIAN RUBIANO BARRERA 237,819,601 0.2%

LA ASOCIACION DE SUPERADORES DE LA DISCAPACIDAD DE

AGUAZUL "ASUDISA" 116,500,000 0.1%

LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LA ORINOQUIA

"CORPORINOQUIA" R/L WILLIAM HERNANDO PUERTO

GONGORA 525,067,757 0.3%

LUIS ALFREDO BARRERA FORERO 16,224,000 0.0%

LUIS FERNANDO ESCOBAR 3,647,782,130 2.4%

LUZ KARINA TORRES MARTINEZ 506,217,689 0.3%

MARTHA YORLENY JIMENEZ ARANGURE 83,915,200 0.1%

MARTHA YORLENY JIMENEZ ARANGUREN 45,089,200 0.0%

MEHIBYS ESTHER HERNANDEZ MONTERIA 2,808,000 0.0%

ORQUIDEAS LAS INSUPERABLES E.A.T RL. MARTHA LUCIA RIVAS

CANO 68,500 0.0%

RICARDO LEON PULIDO AGUIRRE 12,228,476 0.0%

ROCIO DEL PILAR NIÑO NOVA 15,264,000 0.0%

SANTOS SANCHEZ CESAR OSWALDO 22,713,920 0.0%

SECRETARIA EJECUTIVA ANDRES BELLO - SECAB-

R/L OMAR JOSE MUÑOZ RAMIREZ - 0.0%

SERVICIOS Y TRANSPORTE CAMARGO HERNANDEZ MONTAÑA 121,176,000 0.1%

SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARQUITECTOS REGIONAL

CASANARE 451,003,754 0.3%

UNION TEMPORAL LA PISCINA 593,146,738 0.4%

UNION TEMPORAL LA VILLA 133,570,000 0.1%

UNION TEMPORAL TRAPICHE 129,441,260 0.1%

EMPRESA AGROINDUSTRIAL CASANAREÑA DE LACTEOS

CASALAC R/L HELI FERNANDO CAMACHO CAICEDO 958,158,154 0.6%

INSTITUTO DE VIVIENDA MUNICIPAL DE AGUAZUL "IVIMA" 8,783,143,350 5.8%

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUAZUL ESPA 109,811,748,802 71.9%

EMPRESA DE ENERGIA DE CASANARE S.A 6,101,977,144 4.0%

INSTITUCION EDUCATIVA CAMILO TORRES RESTREPO 81,127,500 0.1%

CUERPO DE BOMBEROS DE AGAUZUL 95,169,120 0.1%

Total general 152,633,211,369 100%


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66

Contratos suscritos con CASALAC De otra parte, llama la atención al Ente de Control, que se encuentran dos convenios suscritos con la Empresa Casanareña de Lácteos, Casalac, S.A en los años 2005 y 2007, cuya información se reporta en los términos que se relacionan en la siguiente tabla:

HA 19 HD 1 Incumplimiento principio de la contratación estatal De lo anterior se concluye, los convenios asciende a un total de $958.158.154, cuya fecha de terminación era en el 2007, la administración manifiesta haber perdido la competencia para liquidar, por haber transcurrido más de (30) meses posterior a la fecha de terminación. En consecuencia el Ente de Control concluye un alto nivel de riesgo por menoscabo al patrimonio en la inversión de estos recursos, por consiguiente se determina una observación administrativa con presunto alcance disciplinario por inobservancia al principio de responsabilidad contenido en el artículo 26 de la ley 80 de 1993 que señala: “En virtud de este principio: 1o. Los servidores

públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”.

Contratos suscritos con recursos de estampilla del adulto mayor A continuación se presentan los contratos suscritos con recursos de estampilla adulto mayor de vigencias anteriores, que aún se encuentran sin liquidar.

N° CONTRATO FECHA

SUSCRIPCION DEL

CONTRATO

OBJETO VALOR INICIAL OBSERVACION

CONV.128/2005 12/30/05

ANUAR ESFUERZOS ENTRE LAS

PARTES PARA LA OPTIMIZACION DE LA

EMPRESA CASANAREÑA DE LACTEOS

CASALAC EN UNA PRIMERA FASE,

COMO APOYO AL PROGRAMA DE

FORTALECIMIENTO Y FOMENTO A LA

GANADERIA QUE ADELANTA LA

SECRETARIA DE AGRICULTURA Y

597,915,000.00

El convenio se suspendio el 25/10/2005

por el termino de 60 días, teniendo como

fecha de terminación el 18/07/2007.

A enero de 2012 el Municipio de

Aguazul, habia perdido la competencia

para liquidar el convenio, por haber

transcurrido más de treinta (30) meses

posterior a su terminación.

CONVENIO -

034/20076/27/07

CELEBRACIONDE UN CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO CON EL OBJETO

DE APOYAR EL FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL DE CASALAC EIC EN

LOS COMPONENTES DE

MANTENIMIENTO Y ADECUACION,

CAPACITACION Y DISTRIBUCCIONDE

PRODUCTOS.

360,243,154.00

El convenio tenia como fecha de

terminación el 10/12/2007. A enero

de 2012 el Municipio de Aguazul, habia

perdido la competencia para liquidar el

convenio, por haber transcurrido más de

treinta (30) meses posterior a su

terminación.

TOTAL 958,158,154.00


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67

Tabla 27 Contratos sin liquidar (Recursos adulto mayor)

Respecto de los anteriores contratos, durante el proceso auditor se revisaron los contratos N° 222 y 395 de 2011, con el fin de evaluar el cumplimiento del objeto contractual, así: CONTRATO N°: 222/30 DE ABRIL DE 2011

CLASE: INTERADMINISTRATIVO

CONTRATISTA: ASOCIACIÓN REGIONAL DE MUNICIPIOS DE LA AMAZONÍA Y DE LA ORINOQUÍA “ASOMAROQUÍA”

OBJETO: CONSTRUCCIÓN SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE AGUA Y OBRAS COMPLEMENTARIAS PARA LA GRANJA DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL, CASANARE.”

VALOR: $1.250.000.000

PLAZO: SEIS (6) MESES

OBSERVACIONES

Según las obligaciones contractuales, se establecieron los siguientes componentes de obra para ser entregados:

Cerramiento

Construcción tanque de almacenamiento elevado y sistema de bombeo agua potable.

Mantenimiento y puesta en marcha pozo profundo y construcción tanque de almacenamiento elevado agua cruda.

Construcción redes de distribución.

Conexión al sistema de alcantarillado.

Actividades complementarias. A continuación se presenta, el historial cronológico respecto al plazo de ejecución:

N° CONTRATO

FECHA

SUSCRIPCION

DEL

CONTRATO

OBJETO CONTRATISTA VALOR INICIAL OBSERVACION

222/2011 4/30/11

CONSTRUCCION SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE

AGUA Y OBRA COMPLEMENTARIAS PARA LA GRANJA

DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL

CASANARE.

ASOMAROQUIA 1,250,000,000.00

EN PROCESO DE LIQUIDACION: SE ENCUENTRA EN

PROCESO DE RECPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PARA

PROCEDER CON LA LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO.

395/2011 6/29/11

OPTIMIZACION, DOTACION Y AMPLIACION DE LA

INFRAESTRUCTURA DE LA GRANJA DEL ADULTO

MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL.

ASOCIACION REGIONAL DE

MUNICIPIOS DE LA AMAZONIA Y

ORINOQUIA- ASOMARROQUIA

1,679,000,000.00

EN PROCESO DE LIQUIDACION, SE REALIZARON

REQURIMIENTOS AL CONTRATISTA PARA FIRMA DE

TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, NO HUBO

CONCURRENCIA DEL CONTRATIST, Y SE REALIZÓ

RECOMENDACIÓN Y TRÁMITE ANTE JURIDICA PARA

LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO, FECHA DE

RADICACIÓN EN LA OFICINA JURIDICA 10/08/2015

443/2011 9/11/2011

INTERVENTORÍA A LA CONSTRUCCIÓN SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO DE AGUA Y OBRAS

COMPLEMENTARIAS PARA LA GRANJA DEL ADULTO

MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL CASANARE.

EFRAIN NOSSA PARRA 62,500,000.00

EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN: EN CONJUNTO CON LA

SUPERVISIÓN SE ENCUENTRA EN ETAPA DE LIQUIDACION

DEL CONTRATO INTERVENIDO 222/2011, POR CUANTO SE

ESTAN RECOPILANDO LOS DOCUMENTOS PARA

LIQUIDAR.

456 /2011 9/28/11INTERVENTORIA A LA OPTIMIZACION, DOTACION Y

AMPLIACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA GRANJA

DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL,

CASANARE.

MARTHA YORLENY JIMENEZ

ARANGURE 83,915,200.00

EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN: SE ENCUENTRA EN

ESTADO DE LIQUIDACIÓN POR CUANTO SE TRABAJA EN

CONJUNTO PARA PROCEDER CON LA LIQUIDACIÓN

UNILATERAL DEL CONTRATO INTERVENIDO 395 DE 2011

TRÁMITE QUE SE ENCUENTRA EN LA OFICINA JURÍDICA.


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68

Plazo inicial Seis (06) meses

Fecha de inicio 31 de mayo de 2011.

Suspensión 1. Junio 7 de 2011. (60 días).

Ampliación suspensión Agosto 5 de 2011. 2 meses

Reinicio Sep. 28 de 2011.

Suspensión 2 Enero 30 2012. (2 meses)

Reinicio Marzo 29 de 2012.

Suspensión 3 Abril 23 de 2012. (60 días)

Reinicio Junio 22 de 2012.

Suspensión 4 Junio 25 de 2012 (60 días)

Ampliación suspensión 4. Sep. 25 de 2012 (2 meses)

Reinicio Noviembre 25 de 2012.

Prórroga 1 Diciembre 10 de 2012.(5 meses)

Suspensión 5 Diciembre 21 de 2012. (1 mes)

Reinicio Enero 21 de 2013.

Suspensión 6 Mayo 06 de 2013 (4 meses)

Suspensión 7 Sep. 18 de 2013. (3 meses)

Ampliación suspensión 7 Diciembre 18 de 2013 (2 meses)

Ampliación suspensión 7 Febrero 18 de 2014 (2 meses)

Ampliación suspensión 7 Abril 16 de 2014 (2 meses)

Ampliación suspensión 7 18 junio de 2014. (1 mes)

Estado financiero del contrato El estado financiero del contrato, reporta dos (2) giros de actas parciales por valor de $723.955.035, equivalente al 79% de avance financiero, como se observa a continuación:

CONCEPTO VALOR DEL CONTRATO

VALOR EJECUTADO SEGÚN ACTAS

VALOR GIRADO

Valor inicial del contrato $1.250.000.000,oo

Parcial 1. $472.600.018,oo

Parcial 2. $251.355.017,oo

Valor pendiente x facturar. $526.044.965,oo

Valor anticipo $625.000.000,oo

Orden de pago 1. $236.300.009,oo

Orden de pago 2. $125.677.508,oo

Valor pendiente $263.022.482,oo

TOTALES $1.250.000.000,oo $1.250.000.000,oo $1.250.000.000,oo

Obra física ejecutada % 70%

Avance financiero % 79%

Estado actual de las pólizas:


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69

A continuacion se expone el Estado actual de las polizas del contrato, de acuerdo a informacion entregada por la Administracion Municipal en el escrito de replica, de lo cual se concluye que el contrato tiene amparo hasta el 30 de septiembre de 2015, heho de resaltar dada la proximidad del vencimiento de la vigencia.

COMPAÑÍA PÓLIZA N° AMPAROS V/R ASEGURADO

vigencia

desde hasta

NACIONAL DE

SEGUROS 400000315

CUMPLIMIENTO DEL

CONTRATO $ 125.000.000,00 15/08/2014 30/09/2015

BUEN MANEJO Y

CORRECTA INVERSIÓN DEL

ANTICIPO $ 625.000.000,00

15/08/2014 30/10/2015

PAGO DE SALARIOS Y

PRESTACIONES SOCIALES $ 62.500.000,00

15/08/2014 30/05/2018

ESTABILIDAD DE LA OBRA $ 375.000.000,00

15/08/2014 31/05/2016

Nota: El amparo de Estabilidad opera cinco (5) años a partir del Acta de Recibo Final.

HA20 F2 Gestión fiscal antieconómica - Contrato sin liquidar

De acuerdo con la visita tecnica realizada por el equipo auditor, se constató que tanto los tanques de almacenamiento de agua, como el sistema de riego, no han sido puestos en operación, de igual manera se observa un cerramiento de la granja el cual le hace falta parte de mampostería y las estructuras de enmallado se encuentran inconclusas. (Ver siguiente registro fotográfico)


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70

Registro No 1 Tanque elevado para almacenamiento de agua potable sin funcionar

Registro No 1 Tanque elevado para almacenamiento de agua cruda sin funcionar

En el anterior registro fotográfico se evidencia construcción de los dos (02) tanques elevados para el almacenamiento, uno para el agua cruda destinado para el sistema de riego y el otro para el agua potable del hogar día. Respecto al sistema de riego, se evidenció que la tubería en PVC para el sistema de riego, está distribuida dentro del lote, se determinó que los puntos donde van los aspersores, no están instalados, aunado a que muchos de ellos se encuentren en medio de la maleza (ver registro fotográfico)

Registro puntos para instalación para sistema de riego sin aspersores


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71

Cerramiento inconcluso, falta parte de mampostería y parte de estructuras de enmallado

En conclusión las obras objeto del contrato, se encuentran inconclusas, en deterioro y abandono permanente, ocasionado por la no puesta en operación de la misma , y por el alto nivel de riesgo de incumplimiento del contratista, por su no concurrencia, aunado al vencimiento de las garantías, razón por la cual este Órgano de Control considera una gestión fiscal ineficiente, por la no puesta en marcha de la obra al beneficio de la población adulto mayor, conllevando al no cumplimiento de la necesidad que fundamentó la suscripción del contrato establecido en el estudio previo que cita: “…es conveniente desarrollar el presente objeto contractual teniendo en cuenta que

con el desarrollo de las actividades contempladas, se busca el fortalecimiento de la de la infraestructura existente para la manutención, el cuidado y los servicios, orientados a generar bienestar integral al adulto mayor del municipio de Aguazul, para mejorar sustancialmente, su calidad de vida. Es oportuno ejecutar el presente objeto contractual con el fin de atender la solicitud generada por la Secretaría de Desarrollo Social y d esta forma dar cumplimiento a las disposiciones de la ley 1276 de 2009, que tiene como objeto la protección a las personas de la tercera edad (o adultos mayores)...” por consiguiente se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal por valor de $986.977.517, equivalente al monto girado al contratista.

CONTRATO N°: 395/29 DE JUNIO DE 2011

CLASE: INTERADMINISTRATIVO

CONTRATISTA: ASOCIACIÓN REGIONAL DE MUNICIPIOS DE LA AMAZONÍA Y DE LA ORINOQUÍA “ASOMAROQUÍA”

OBJETO: OPTIMIZACIÓN, DOTACIÓN Y AMPLIACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA GRANJA DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL, CASANARE.”

PLAZO: CINCO (5) MESES


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72

VALOR: $1.679.000.000.

OBSERVACIONES

El presente contrato contempla los siguientes componentes tanto de suministro como de obra, tal como se describe a continuación:

Construcción casa de la tercera edad municipio de Aguazul $1.408.900.019,oo

Adecuación granja adulto mayor municipio de Aguazul. $160.828.178,oo

Dotación en muebles y enseres ( cocina, áreas sociales, dormitorios, gimnasio deportivo, y para oficinas) $109.271.803,oo

Llama la atención a este Ente de Control que mediante auditoria especial a los recursos del adulto mayor al municipio de Aguazul realizada en el año 2012 se plasmó la siguiente observación al respecto de la ejecución del presente contrato: “…El convenio se encuentra suspendido desde el 03 de mayo de 2012, según acta No. 07 de

suspensión No. 2 de la misma fecha, registrándose como fecha de reinicio el 03 de julio de

2012. Se estima que el avance de obra llegó hasta un 20% aproximadamente, por lo que se

infiere que los recursos faltantes del contrato, es decir la suma de mil doscientos cincuenta

millones quinientos noventa y cuatro mil doscientos treinta y cinco pesos m/cte.

$1.250’594.235, dadas las deficiencias en su planificación podría conllevar a un alto riesgo

para el erario público, representado a futuro en un presunto detrimento patrimonial.

Como la obra solo se encuentra iniciada , no fue posible apreciar físicamente si su

planteamiento arquitectónico, cumple con lo ordenado por la Ley 12 de 1987 que establece

los “Requisitos para la construcción del espacio público para la eliminación de barreras

arquitectónicas y posibilitar el desplazamiento de las personas discapacitadas”, como

tampoco, si la nueva en construcción cumple con los estándares de “humanización espacial”

Artículo 5º numeral a de la Ley 1315 de 2009 y con lo ordenado por la misma Ley en cuanto

a, “Flexibilidad espacial”, tampoco se puede establecer si cumple con las exigencias de la

Ley 361 de 1997 que en su art 43, “establece las normas y criterios básicos para facilitar la

accesibilidad a las personas con movilidad reducida, sea ésta temporal o permanente, o cuya

capacidad de orientación se encuentre disminuida por la edad, analfabetismo, limitación o

enfermedad. Así mismo se busca suprimir y evitar toda clase de barreras físicas en el diseño

y ejecución de las vías y espacios públicos y del mobiliario urbano, así como en la

construcción o reestructuración de edificios de propiedad pública o privada”; no se cuenta

con los planos en medio magnético.

Por lo anterior, se solicita a la administración municipal verificar el balance financiero de la

inversión frente a la inversión ejecutada hasta la fecha e informar a este ente de control, las

acciones adelantadas para dar cumplimiento al objeto y continuidad a la obra contratada y

evitar a futuro un presunto detrimento patrimonial por la totalidad de los recursos…”


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73

La Contralora reitera la citada observación, al tener en cuenta que en el proceso auditor, se efectuó visita de inspección técnica con el fin de verificar el estado actual de la obra, encontrando las siguientes situaciones:

Pese al vencimiento del plazo pactado, el contrato aún se encuentra en estado inconcluso y en proceso de liquidación. Según lo manifestado por la Administración Municipal, se han realizado requerimientos al contratista para la firma de terminación y no habido concurrencia por parte de este.

De acuerdo con el acta de Comité Interinstitucional del 17 de julio de 2014, se citan los siguientes argumentos relacionados con la actualización y vigencia de las pólizas, en virtud de las suspensiones y prorrogas surgidas en la ejecución del contrato. “El Municipio, le había concedido ya un plazo contractual razonable, para que adelantara las gestiones conducentes a la obtención de las garantías que se le han enviado sendos requerimientos incluso informándole, a que compañías debían comparecer para adelantar la gestión administrativa, sin que a la fecha, la interventoría ni la supervisión hayan recibido de su parte, documento alguno que acredite dicha gestión”.

“Al mismo tiempo solicito respetuosamente se de los términos de ejecución y terminación de la obra de los contratos interadministrativos No. 222 y 395 de 2011, por cuanto que la compañía nacional de seguros S.A., no asumirá unas pólizas que estando muertas en un periodo de vigencia de dos o tres meses, estas continúen muertas, se requiere que entre el Municipio de Aguazul y Asomaroquia de común acuerdo establezcan los términos definidos de ejecutoria y terminación, de tal manera sean suficientes para liquidar bilateralmente dichos contratos interadministrativos”

“El contratista se compromete a celebrar el contrato de arrendamiento para el traslado y amparo de los abuelitos, en el bien inmueble determinado por la Secretaría de Desarrollo Social, se compromete a tramitar la actualización de garantías, para lo cual tiene un término perentorio de 20 días, fecha en la cual si fueron entregadas se dará reinicio al contrato u se compromete a terminar con las actividades pendientes según la reprogramación de obra y entregar la totalidad de la dotación conforme al anexo entregado por la Secretaría de Desarrollo Social y conllevar la culminación del convenio interadministrativo No. 395 de 2011.

No obstante la Contraloría pudo constatar que el centro del adulto mayor no se encuentra operando, luego es de concluirse que el incumplimiento por parte del contratista en la ejecución de la obra causa ineficiencia en la prestación del servicio a esta población vulnerable. Garantías:


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74

Revisado el estado actual de las pólizas de amparo del contrato, se pudo constatar que se suscribieron el 18 de octubre de 2011, con le Aseguradora Cóndor S.A, en los términos que se relacionan a continuación:

Pólizas No. 1741453,333988

Vigencia

Valor

Asegurado

Garantía

Aseguradora

Fecha inicial

Fecha vencimiento

Cumplimiento Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 02-09-2012 167.900.000

Buen manejo del anticipo Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 02-09-2012 839.500.000

Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnización

Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 02-05-2015 83.950.000

Calidad del servicio Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 02-11-2012 167.900.000

Estabilidad de la obra Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 18-10-2016 167.900.000

Correcto funcionamiento Seguros Cóndor S.A. 18-10-2011 02-05-2012 167.900.000

Como se observa en la tabla anterior, actualmente, los amparos se encuentran vencidos, excepto la de estabilidad de obra. De acuerdo a la documentación contractual, se resalta los inconvenientes surgidos en razón a la entrada en liquidación de la Empresa Aseguradora Cóndor S.A, lo que ha conllevado a generar traumatismos en los periodos de cubrimiento, como quiera que el plazo de ejecución del contrato se ha suspendido por casi dos años, como se constata en el acta No 26 de solicitud de prórroga del 25 de agosto de 2014, en la cual se relacionan las siguientes:

Actas No. Tiempo (Días, Meses)

Acta No. 5 de suspensión No. 1 Setenta y cinco (75) días

Acta No. 7 de suspensión No. 2 Dos (2) meses

Acta No. 9 de suspensión No. 3 Cuatro (4) meses

Acta No. 10 de ampliación a la suspensión No. 3 Dos (2) meses

Acta No. 19 de suspensión No. 4 Dos (2) meses

Acta No. 20 de ampliación No. 1 a la suspensión No. 4 Veinticinco (25) días

Acta No. 21 de ampliación No. 2 a la suspensión No. 4 Tres (3) meses

Acta No. 22 de ampliación No. 3 a la suspensión No. 4 Setenta y cinco (75) días

Acta No. 23 de ampliación No. 4 a la suspensión No. 4 Tres (3) meses y nueve (9) días

Acta No. 24 de ampliación No. 5 a la suspensión No. 4 Uno (1) mes

Información financiera del contrato:

De acuerdo con la información aportada por el municipio, a continuación se expone la

información financiera de contrato en el momento de la auditoria.


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75

Ejecución Financiera

Con respecto al balance financiero de ejecución, se observa lo siguiente:

DETALLE VR/CONVENIO VR/ACTAS VR. GIROS Y/O PAGOS

Valor incial del Contrato

Interadministrativo $ 1.679.000.000,00

Valor de tranferencia 50% $ 839.500.000,00

VR. Acta Parcial N° 1 (26/11/2012) $ 360.781.917,00

VR. Acta Parcial N° 1 Amortización del

Anticipo $ 180.390.958,50

VR. Acta Parcial N° 2 (2/05/2013 $ 435.237.494,00

VR. Acta Parcial N° 2 Amortizando Anticipo $ 217.618.747,00

VR. Acta Parcial N° 3 (24/07/2013) $ 198.649.038,40

VR. Acta Parcial N° 3 Amortización del

Anticipo $ 99.324.519,20

Valor Ejecutado Según Informe de

Interventoría $ 236.165.173,60

Valor no Ejecutado $ 448.166.377,00

SUMAS IGUALES $ 1.679.000.000,00 $ 1.679.000.000,00 $ 1.336.834.224,70

VALOR EJECUTADO $ 1.230.833.623,00

VALOR GIRADO $ 1.336.834.224,70

VALOR A DEVOLVER $ 106.000.601,70

VALOR INICIAL DEL CONTRATO $1.679.000.000,00

VALOR ANTICIPO $ 839.500.000,00

VALOR ANTICIPO AMORTIZADO $ 497.334.224,70

VALOR OBRA EJECUTADA MAS AJUSTES $1.230.833.623,00

VALOR ANTICIPO POR AMORTIZAR $ 106.000.601,70

VALOR NO EJECUTADO DEL CONTRATO $ 448.166.377,00

GIRO DE LOS

RECURSOS N°

COMPROBANTE DE

EGRESO

FECHA VALOR GIRADO

Anticipo 2011002374 18/10/2011 $839.500.000,00

Parcial N° 1 2012002359 26/11/2012 $180.390.958,50

Parcial N° 2 2013001226 02/05/2013 $217.618.747,00

Parcial N° 3 24/07/2013 $ 99.324.519,20


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76

Según lo manifestado por la administración municipal en el escrito de réplica al informe

preliminar: “el contratista deberá reembolsar el saldo a favor del municipio, equivalente a

CIENTO SEIS MILLONES SEISCIENTOS UN PESOS CON SETENTA CENTAVOS

($106.000.601,70).

Registro No 1 Deterioro en los pisos de las habitaciones

Resgistro No 2 Evidencia de abandono en las obras de urbanismo

Registro No 3 Deterioro enchape de piso cuarto Registro No 4 Deterioro en piso area de baño.


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77

Registro No 5 Estrucutra inconclusa proyectada para zona de cafeteria.

Gestión fiscal antieconómica e ineficiente La Contraloría, en este sentido concluye una gestión fiscal antieconómica e ineficiente si se tiene en cuenta los siguientes aspectos:

Transcurrido casi dos años del plazo programado de terminación de obra, actualmente se encuentra inconclusa.

El avance de obra existente está en deterioro permanente.

Se ha entorpecido los proyectos relacionados con la obra, afectando la prestación del servicio integral al adulto mayor como lo establece la ley.

El incumplimiento del contrato actualmente no se encuentra amparado, para efectos de traslado de incumplimiento a la empresa aseguradora.

De acuerdo a lo anterior y conforme a la ejecución económica del contrato presentada

por la administración, se evidencia que los pagos girados al contratista ascienden a

$1.336.834.224.70, valor que se constituye en el presunto hallazgo fiscal, el cual se

adiciona al HA20 HF2

Así mismo, en la ejecución de los contratos 222 y 395 de 20011 contractual de se observa infracción al principio de responsabilidad señalado en el artículo 26 de la ley 80 de 1993, que a su tenor dispone: “Los servidores públicos están obligados a buscar el

cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que

puedan verse afectados por la ejecución del contrato”, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, el cual se adiciona al HA19 HD1.


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78

Aunado a lo anterior, esta Contraloría observa con extrañeza como la administración

Municipal aun sin haber liquidado los contratos en mención (222 y 395 de 2011),

con los antecedentes de cumplimiento e inconvenientes para su liquidación

presentados, se esté adelantando un proceso de licitación pública No. MA–LP–SOP-

013-2015 cuyo objeto es: Construcción segunda etapa de optimización adecuación y

ampliación de la infraestructura de la granja integral del adulto mayor del municipio

de Aguazul, Casanare por valor de $3.127.985.502, según estudios previos en los

cuales se están incluyendo o sustituyendo cantidades de obras contempladas en los

contratos antes mencionados, como son:

Cerramiento perimetral. (ítem incluido en el contrato No. 222 de 2011)

Suministro e instalación de 18 tanques elevados de 1000 litros, (cuando existen dos construidos uno para agua cruda y otro para agua potable, con capacidad aproximada de 50 metros cúbicos cada uno, según ítem del Contrato No. 222.)

Construcción de nuevas instalaciones. (ítem incluido en el contrato 395 de 2011 y que no ha sido entregado por el contratista)

Por lo anterior, el Ente insta a la administración a evaluar y evaluar las actividades

contractuales, de tal forma que prevenga la configuración de un posible daño fiscal.

5. TRAMITE DE DENUNCIAS

Durante el proceso auditor se dio trámite a la denuncia N°. 900.19.3.09-2015 relacionada con presuntas irregularidades en la ejecución de recursos de adulto mayor. En virtud de lo anterior, se revisaron los siguientes contratos: CONTRATO No. 0266/19 DE SEPTIEMBRE DE 2012

CONTRATISTA FUNDACIÓN EMPRENDEDORES SOCIALES

OBJETO

REALIZAR LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, JURÍDICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO, CUYO OBJETO ES: BRINDAR ATENCIÓN PRIMARIA INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES DEL NIVEL I Y II DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL, CON EL FIN DE MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA Y MITIGAR CONDICIONES DE VULNERABILIDAD.

VALOR $54.296.186

PLAZO TRES (3) MESES QUINCE (15) DÍAS.


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79

OBSERVACIONES HA 22 Mayor valor girado Para la determinación del valor del contrato, se realizó mediante la modalidad del factor multiplicador siendo este de 1.86. Para ello, el contratista definió salarios para los diferentes profesionales que son la base de aplicación y que determinan el monto parcial del contrato, así:

$25.747.050 x 11% = $2.832.175 Dentro del valor del factor multiplicador, se incluyen los gastos legales de administración o indirectos, y dentro de estos se incluye el componente de retención en la fuente con una tarifa del 11% por concepto de Honorarios. Al respecto, cabe señalar que la entidad contratista es una entidad de régimen tributario especial de que trata el artículo 19 del estatuto tributario, no sujeta a retención en la fuente, sin embargo, se incluyó dentro de los costos del valor de la propuesta, sin observarse objeción alguna por parte de la Administración. La anterior situación genera menoscabo al patrimonio por este mayor valor cancelado, por consiguiente se establece una observación administrativa con presunta incidencia fiscal por el valor correspondiente al valor incluido por retención en la fuente dentro del factor multiplicador, que equivale a $2.832.175.

A 100

B PRESTACIONES LEGALES 52.01

B.1 PRESTACIONES SOCIALES 21.99

B.2. APORTES PARAFISCALES 9

B.3. SEGURIDAD SOCIAL 21.02

CGASTOS LEGALES,

ADMINISTRACION O INDIRECTOS 16.89

C.1. POLIZAS 0.36

C.2. IMPUESTOS

Industria y comercio 0.5

Estampilla procultura 1

Estampilla proanciano 4.03

Retencion en la fuente 11D. 17

185.9

186

TOTAL FACTOR MULTIPLICADOR (A+B+C+D)

TOTAL FACTOR MULTIPLICADOR AJUSTADO

ANALISIS FACTOR MULTIPLICADOR

SALARIO BASICO

HONORARIOS

PERSONAL Q. SALARIO MESES DEDICACIÓN Vr. BASICO FM Vr. PARCIAL

Director de interventoría 1 2,200,000.00 3.5 70% 5,390,000.00 1.86 10,025,400.00

Profesional en el area de nutrición y dietética1 2,100,000.00 3.5 55% 4,042,500.00 1.86 7,519,050.00

Profesional sicoligía. 1 2,100,000.00 3.5 60% 4,410,000.00 1.86 8,202,600.00

13,842,500.00 25,747,050.00

COSTOS DEL CONTRATO CON F.M. 1.86

TOTAL CON F.M. 1.86


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80

6. RELACIÓN DE HALLAZGOS

6.1 TABLA GENERAL DE HALLAZGOS CÓDIGO DESCRIPCIÓN H.A H.D H.F H.P

HA1 Acto administrativo del comité de hacienda En los considerandos no se cita con precisión los argumentos, justificaciones o motivos que originaron la suscripción de las vigencias futuras.

X

HA2 Políticas contables La entidad no tiene documentado un manual de procedimientos contables, que incluya políticas inherentes a este proceso.

X

HA3 Incertidumbre en los saldo Incertidumbre en los saldos de las cuentas “1208”- Inversiones, 13- “Rentas por cobrar” 16 -“Propiedad Planta y Equipo

X

HA4 Partidas por depurar Saldo por depurar cuenta 131005 “retención en la fuente.

X

HA5 Sobrestimación de saldos Subestimación en los saldos de las cuentas de Impuesto predial

X

HA6 Hechos no registrados Ausencia de registro de la baja de cartera prescrita.

X

HA7 Predios sujeto a impuesto sin titularidad Se evidencian terrenos objeto del impuesto predial de los cuales no se ha efectuado los trámites pertinentes que den la titularidad

X

HA8-HF1 Prescripciones de impuestos Prescripción obedece a vigencias anteriores al 2009, esta figura jurídica se realizó a solicitud del contribuyente

X X

HA9 Partidas no identificadas ni reveladas Saldo en la cuenta 140127, sin identificar y revelar

X

HA10 Incumplimiento manual de procedimientos contables Incumplimiento del numeral 18 del Manual de Procedimientos Contables, respecto actualización de bienes.

X

HA11 Almacenamiento elementos en bodega Debilidades en el almacenamiento y custodia de los bines de almacén.

X

HA12 Legalización viáticos Pago de Comisiones de viáticos sin los debidos soportes de legalización

X


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81

HA13 Riesgos de existencia nóminas paralelas Existencia de contratos, cuyo objeto representa la

atención de actividades relacionadas con

funciones administrativas.

X

HA14 Retraso en el proceso de liquidación Observación con el fin de que la supervisión e interventoría, tomen las acciones pertinentes frente a la revisión de los soportes de ejecución para proceso de liquidación. Contrato 623 de 2013

X

HA15 Delegación de supervisión Inobservancia a lo establecido en la cláusula décima séptima del contrato, respecto a la necesidad de la interventoría técnica, administrativa, legal, financiera y contable, Contrato 633 de 2014

X

HA16 Falencias de ejecución contractual Falencias en los componentes de retención en la fuente, y adicional a la interventoría.

X

HA17 Funcionamiento hogar día Hogar día no se encontró operando, incumpliendo con las condiciones establecidas la ley 1315 de 2009

X

HA18 Análisis costo beneficio componente “Transporte” Ausencia de análisis para evaluar la relación beneficio costo para la contratación del componente de transporte,

X

HA19 HD1 Principios de contratación estatal Deficiencia en la aplicación de los principios de la contratación estatal Contrato 395 de 2011 Convenios 128-034 de 2007 Contrato 222 de 2011

X X

HA20 HF2 Gestión fiscal antieconómica - Contrato sin liquidar Incumplimiento por parte del contratista obras inconclusas, en estado de abandono y deterioro, Contratos en proceso de liquidación. Contrato 395 de 2011 Contrato 222 de 2011

X X

HA 21 Mayor cancelado Mayor valor cancelado por concepto de factor multiplicador y retención en la fuente

X

TOTAL 21 1 2 0


informe final de auditorÍa municipio de …...calle 9 n 19-58. yopal - telefax 6354700 y...

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