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Oficina de Planificación de la Educación Superior Oficina de Desarrollo Institucional
INFORME DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DEL SEVRI 2015
Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias, Encargada, Control Interno
Junio, 2016
Tabla de Contenido
I. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
II. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 2
III. RESULTADOS ........................................................................................................... 3
Institucional ................................................................................................................... 3 Programa OPES ........................................................................................................ 4 Programa SINAES ..................................................................................................... 7 Programa CENAT ...................................................................................................... 8 Programa Estado de la Nación ................................................................................... 8
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 9
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I. INTRODUCCIÓN
El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando, en los últimos
años, un proceso de fortalecimiento del Sistema de Control Interno (SCI) en el marco de la
Ley General de Control Interno No. 8292 del 31 de julio del 2002.
Un aspecto relevante, es el proceso de valoración de riesgos y la definición de
planes de acción para la administración de riesgos vinculados al Plan Anual Operativo, tal
y como lo indica el artículo 18 de la Ley de Control Interno:
“Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo
institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus
particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los
métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho
riesgo”
Es por esta razón que se evaluó el grado de avance en la implementación del Plan
de medidas para la administración de riesgos 2015 establecidos por las siguientes
dependencias del CONARE:
1. Oficina de Planificación de la Educación Superior:
Dirección
Asesoría Legal
División de Académica
División de Coordinación
División de Sistemas
Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC)
Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)
Oficina Administrativa: Gestión del Talento Humano (DGTH) Proveeduría Institucional Mantenimiento Archivo Biblioteca Servicios Generales
Oficina de reconocimiento y equiparación (ORE)
Auditoría Interna
2. Sistema Nacional de Acreditación (SINAES)
3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)
4. Estado de la Nación (PEN)
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II. METODOLOGÍA
El CONARE para el año 2015 efectuó el proceso de valoración de riesgos vinculado
a los objetivos y metas del Plan Anual Operativo de ese año, definiendo en este proceso el
Plan de medidas para la administración de los riesgos relevantes, y según lo establecido
en las directrices del SEVRI, en la cual se establece que “… 4.5 A partir de la priorización
de riesgos establecida, se debe evaluar y seleccionar la o las medidas para la
administración de cada riesgo”
La Oficina de Desarrollo Institucional decidió en el 2016, verificar el cumplimiento de
los planes administración de riesgos y su implementación en el CONARE, establecidos para
las metas del Plan Anual Operativo del año 2015.
Para desarrollar este proceso se solicitó a las dependencias y programas completar
el instrumento para recopilar la información sobre las medidas propuestas (Anexo N. 1) que
incluía entre otros aspectos los siguientes:
Proceso
Meta
Riesgos en orden de prioridad
Medidas para administración de riesgos
Plazos propuestos
Porcentaje de cumplimiento
Documentos de respaldo
Observaciones
Justificación y medidas correctivas: Para una mayor comprensión del
cumplimiento de las acciones propuestas se les solicita incluir en los casos
que el porcentaje sea inferior o superior al 100% en 15 puntos porcentuales,
justificar su respuesta y definir medidas correctivas.
Responsables
En aquellos casos en que la información remitida a la ODI no estaba completa o
totalmente clara se solicitó su ampliación o aclaración por medio de los enlaces de control
interno de la dependencia.
Este informe presenta los resultados obtenidos del seguimiento del Plan de
Administración de Riesgo tanto a nivel institucional como por dependencia.
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III. RESULTADOS
A continuación, se ofrecen los resultados del grado de cumplimiento de las medidas
propuestas para la administración de riesgos de la institución como un todo, así como para
cada uno de los programas del CONARE.
Institucional
Como resultado del primer proceso de valoración de riesgos realizado sobre las
metas del PAO 2015, se definieron un total de 64 acciones por implementar, esto con el fin
de reducir el nivel de riesgo institucional.
En el Cuadro 1 se muestra el comportamiento detallado por programa del
cumplimiento de los planes para la administración de riesgos, en términos de cantidad de
medidas propuestas y porcentaje de cumplimiento de las acciones a desarrollar. Como se
observa el CONARE presenta un cumplimiento general del 88%, donde el programa que
muestra el mayor número de medidas así como el porcentaje de cumplimiento más alto es
OPES (92%), y por el contrario, el Programa SINAES es el que muestra el menor número
de medidas y el menor de porcentaje de cumplimiento de las acciones implementadas
(78%).
Cabe destacar, que en relación con la cantidad de acciones propuestas para la
administración de los riesgos identificados, el programa OPES planteó 50 acciones lo que
representa el 70% del total institucional esto debido a que éste integra a las dependencias
que brindan soporte a los procesos sustantivos institucionales, como son: el CeTIC, la ODI,
la Oficina Administrativa con: la Proveeduría, Gestión del Talento Humano, Mantenimiento,
Servicios Generales; y la Asesoría Legal. Los programas CeNAT y Estado de la Nación
definieron el13% de las acciones de administración de riesgos planteadas y el SINAES sólo
un 4%.
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Cuadro 1 Total de medidas de administración de riesgos propuestas por programa y
porcentaje de cumplimiento promedio CONARE, 2015
Programa Medidas
Propuestas % de
cumplimiento*
OPES 43 92%
SINAES 3 78%
CENAT 9 99%
PEN 9 83%
Total general 71 88% *Porcentaje de cumplimiento promedio Fuente: Elaboración propia con información suministrada por los programas del CONARE.
Programa OPES
En el cuadro 2 se presenta el detalle del cumplimiento de las medidas de
administración planteadas para el programa OPES.
Cuadro 2 Total de medidas de administración de riesgos propuestas por dependencia y
porcentaje de cumplimiento promedio Programa OPES, 2015
Dependencias Medidas
Propuestas % de cumplimiento*
Dirección 4 100%
Asesoría Legal 2 90%
División de Coordinación 3 100%
División de Sistemas 4 98%
División Académica 3 93%
CETIC 4 65%
ODI 4 100%
Oficina Administrativa:
DGTH 4 93%
Mantenimiento 3 100%
Archivo Central 3 67%
Biblioteca 1 100%
ORE 1 95%
Auditoría Interna 11 93%
Total 43 92%
*Porcentaje de cumplimiento promedio
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Tal y como se observa en el cuadro anterior, de las trece dependencias que integran
el programa OPES cinco muestran un cumplimiento del 100% de las medidas de
administración de riesgos propuestas seis dependencias entre 90 y 98%, pero el Archivo
Central y el CETIC obtuvieron los porcentajes más bajos de cumplimiento con un 67% y
65% respectivamente.
Algunas de las acciones que se desarrollaron en el 2015, se detallan a continuación:
Programación y distribución del trabajo
Aplicación de procedimientos
Priorización estratégica de proyectos
Seguimiento del avance de los proyectos
Mejora en comunicación interna
Mejora en mecanismos de planificación y control de actividades de gestión
administrativa
Coordinación interdepartamental
Establecimiento de líneas de trabajo claras
Divulgación de actividades y productos de las diferentes áreas
Mejora de procesos institucionales
Programación de actividades para el desarrollo de estudios específicos
Cronogramas de ejecución y control contractual
Optimización de procesos
Actividades de sensibilización al personal
Implementación de sistemas automatizados para mejora de la gestión
institucional
Definición de niveles de aprobación para disposiciones y normativa interna en
materia de Gestión del Talento Humano
Actualización de procedimientos
Capacitación al personal
Actualización del Plan Estratégico de la Auditoría Interna
Mayor supervisión al personal
Entre las acciones pendientes de implementación destacan: la divulgación y
modificación del procedimiento de “Selección y eliminación Documental”, la definición del
equipo de trabajo para la gestión del proyecto Red Clara y el diseño e implementación de
un plan de continuidad del servicio en Tecnologías de Información.
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En el cuadro 3 se muestran las principales desviaciones en la implementación de
las medidas para administración de riesgos.
Cuadro 3
OPES: Detalle de desviaciones en la implementación de Planes de Acción de SEVRI, 2015
Meta Riesgo Medidas
Propuestas %
Desviación Causa
Medidas Correctivas
Archivo Central
1.9.5 Ejecutar la II etapa del Proyecto de "Selección y Eliminación Documental" en la eliminación de 15 m/l de documentación de División Académica.
Jefes o Directores de las dependencias de CONARE brindan poco apoyo al proyecto
Enviar oficios donde se explique detalladamente a las jefaturas y directores de las dependencias que se estén valorando, los detalles del procedimiento. Modificación de procedimiento para indicar plazos de respuesta, dando potestad final al CISED para aprobar los plazos
100%
Por su complejidad y cargas de trabajo de la encargada del Archivo se retrasó la modificación del procedimiento de Selección y Eliminación de Documentos, por lo tanto tampoco fue posible su divulgación
Se traslada la ejecución de la medida al año 2016.
1.3.1 Gestionar la ejecución del 100% de los recursos de proyectos interuniversitarios del Fondo del Sistema administrados por el Conare
Insuficiencia financiera para cubrir los costos del proyecto Red Clara
Impulsar la definición del equipo de trabajo para la gestión de la Red Clara como proyecto.
40%
Se retrasaron los procesos de contratación del Director del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación del Conare y del Laboratorio Nacional de Computación Avanzada del CeNAT, pero ya para el segundo semestre se concretaron dichas contrataciones
Se traslada la ejecución de la medida al año 2016.
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Meta Riesgo Medidas
Propuestas %
Desviación Causa
Medidas Correctivas
1.8.3 Desarrollar los procesos de implementación de la solución GRP institucional proporcionando la infraestructura necesaria y el seguimiento técnico de la puesta en operación de los diferentes módulos.
Pérdida de confianza del GRP posterior a la Implementación
Diseñar e implementar un plan de continuidad del servicio.
100%
Se presentaron atrasos en la contratación de la empresa para la asesoría en la elaboración de un plan de continuidad de servicios de TI.
Se traslada la ejecución de la medida al año 2016.
Fuente: Elaboración propia con información de matrices de seguimiento de SEVRI, proporcionada por los programas del CONARE
Programa SINAES
El programa SINAES presenta el menor porcentaje de cumplimiento en la
implementación de las medidas para la administración de riesgos con un 78%, donde
destacan como aspectos implementados los siguientes: la promoción del nuevo modelo de
acreditación y la elaboración de un programa de apoyo al sector parauniversitario en
procesos de acreditación oficial.
El único aspecto pendiente de implementar corresponde a la elaboración de un plan
de desarrollo de las áreas de formación, investigación y capacitación
En el cuadro siguiente se presenta el detalle desviaciones en la implementación de
medidas para la administración de riesgos del SINAES.
Cuadro 4 SINAES: Detalle de desviaciones en la implementación de
Planes de Acción de SEVRI, 2015
Meta Riesgo Medidas
Propuestas %
Desviación Causa
Medida Correctiva
Diseñar un proyecto para mejorar la gestión administrativa.
Que el MEP realice ajustas al presupuesto del SINAES
Elaborar un plan de desarrollo de las áreas de formación, investigación y capacitación
67%
Asignación poco clara del responsable de ejecución de la medida propuesta
Se traslada la ejecución de la medida al año 2016.
Fuente: Elaboración propia con información de matrices de seguimiento de SEVRI, proporcionada por los programas del CONARE
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Programa CENAT
El programa CENAT presenta un cumplimiento del 99% de las medidas definidas
para la administración de riesgos que incluyen: el acercamiento a los grupos de interés
mediante talleres, reuniones y seminarios, la consulta permanente y dinámica a los
diferentes actores involucrados y beneficiarios y seguimiento permanente a beneficiarios.
Programa Estado de la Nación
El programa Estado de la Nación presenta un cumplimiento del 83% de las medidas
definidas para la administración de riesgos, entre las que destacan: consulta permanente y
dinámica a los diferentes actores involucrados y beneficiarios, seguimiento a trámites
administrativos, revisión y comparación de fuentes de información y expertos, programación
de actividades, distribución del trabajo y contratación de personal para apoyar el área de
difusión del programa. Se encuentra pendiente de implementar la inscripción de personal
contratado por servicios profesionales al régimen de trabajador independiente de la Caja
Costarricense del Seguro Social.
Cuadro 5 PEN: Detalle de desviaciones en la implementación de
Planes de Acción de SEVRI, 2015
Meta Riesgo Medidas Propuestas
% Desviación
Causa Medida Correctiva
4.1.1 Preparar, consultar y publicar el Informe Estado de la Nación. 4.1.2 Finalizar la preparación del Quinto Informe Estado de la Educación, por encargo del CONARE. 4.1.4 Preparar otras investigaciones sobre un tema específico a nivel nacional o subnacional por encargo de otras Instituciones.
Dificultad para articular las redes de investigación de los capítulos
Realizar reunión con la CCSS para ver cómo puede tratarse el tema de la inscripción de funcionarios
50%
La Asesoría Legal no ha coordinado la consulta a los personeros de la CCSS
Se traslada la ejecución de la medida al año 2016.
Fuente: Elaboración propia con información de matrices de seguimiento de SEVRI, proporcionada por los programas del CONARE
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V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Los porcentajes de implementación de los planes de administración de riesgos en el
CONARE son satisfactorios presentándose un cumplimiento de 88%.
Las medidas pendientes de implementar son:
Programa OPES:
Divulgación y modificación del procedimiento de “Selección y Eliminación
Documental,
Definición del equipo de trabajo para la gestión del proyecto Red Clara
y el diseño e implementación de un plan de continuidad del servicio.
Programa SINAES
Elaboración de un plan de desarrollo de las áreas de formación, investigación y
capacitación.
Programa Estado de la Nación
Inscripción del personal contratado por servicios profesionales al régimen de
trabajador independiente de la Caja Costarricense del Seguro Social.
Recomendaciones
Implementar en los próximos años las medidas pendientes para la administración de
riesgos en el CONARE con el fin de evitar la materialización de los riesgos que puedan
impactar el logro de los objetivos estratégicos institucionales.
Continuar con los procesos de sensibilización y capacitación en materia de control
interno para lograr un mayor compromiso en el personal, que se faciliten los procesos
de cumplimiento, evaluación y seguimiento de los planes de acción propuestos.
Contar con una herramienta automatizada que permita el monitoreo constante del
avance en la implementación de las medidas de administración de riesgos y facilite los
procesos de seguimiento institucional.
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ANEXO
Anexo 1 Matriz de Seguimiento de SEVRI
Seguimiento de los Planes de Administración de Riesgos
DEPENDENCIA AÑO:
El texto en color azul es una guía con instrucciones para completar adecuadamente el instrumento de Seguimiento de los Planes de Administración de Riesgos. DEBE eliminarse el enunciado una vez se haya completado. La metodología que se recomienda para completar el seguimiento es la participativa, sin embargo al ser su aplicación responsabilidad de la jefatura o dirección de cada dependencia, ésta la puede modificar de acuerdo con sus condiciones particulares. Solamente las celdas en color gris deben ser editadas por los programas y dependencias del CONARE.
Proceso Meta Riesgo Medidas para
administración de riesgos
Plazos propuestos
Porcentaje de cumplimiento
Documentos de respaldo
Observaciones Justificación y
medidas correctivas
Responsables