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INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN DE ACCIÓN ANUAL
SEGUNDO TRIMESTRE 2015
Gerencia Administrativa y Financiera
Agosto de 2015
PROCESOS ESTRATEGICOS
Proceso Gestión Planeación y Desarrollo Organizacional
Comunicaciones
Metas
Actividades
%ejecutado
en el
trimestre
Cumplimi
ento de la
Meta
Alcanzar un nivel de
satisfacción del 95%
Construir el plan integral de mejoramiento del
servicio al cliente
100%
67%
Evaluar trimestralmente el cumplimiento de las
actividades pactadas en el cronograma del plan
integral de servicio al cliente
25%
Generar un informe mensual sobre el nivel de
servicio al cliente según la información obtenida en
las encuestas de satisfacción y medición de
comunicaciones PQRS-D
25%
Ejecutar al 100% el plan
de Comunicaciones 2015
Construir el plan de comunicaciones teniendo en
cuenta el público interno (comunicación
organizacional) y el público externo (comunicación
publicitaria -comunicación informativa exigida por
MECI). y ejecutarlo según el cronograma
25%
50% Construir y ordenar plan de medios incluido en el
Plan de Comunicaciones (Contratación,
supervisión y selección de emisión) y ejecutarlo
según temporadas pactada con Mercadeo
25%
Elaboración de las piezas publicitarias, según las
campañas pactadas con Mercadeo
25%
Generar freepress por
$1.000 millones durante
2015.
Elaborar y ejecutar estrategias para generación de
freepress
75%
125% (1.309.506
millones)
Para el segundo trimestre el área de comunicaciones ha cumplido con las actividades planificadas en su plan de acción, registrando un avance del 50% y 67% en el cumplimiento de las metas trazadas.
Elaboró el plan de comunicaciones y plan de medios con su debido cronograma de
ejecución para el año 2015, así mismo ha apoyado las actividades de mercadeo y
de los Parques con la elaboración de piezas publicitarias.
El área de comunicaciones en el primer semestre del año 2015, ha gestionado
freepress por valor de $1.309.506 millones.
Proceso Gestión de Mercadeo
Objetivo estratégico
Prestar un servicio de óptima calidad, realizar un óptimo mantenimiento de las
atracciones y los parques, renovar y poner en servicio nuevas atracciones para el
disfrute de la comunidad.
Incrementar los ingresos operacionales e incrementar el margen operacional.
Metas
Actividades
%ejecutado
en el
trimestre
Cumplimi
ento de la
Meta
Adecuar Portafolio
servicios acorde a los
estudios de mercado y las
evaluaciones de
satisfacción del cliente.
Estudiar, analizar y realizar propuesta de
mejoramiento portafolio de productos y servicios
50% 100%
Aprobar nuevo portafolio de servicios
Implementar nuevo portafolio de productos y
servicios (mejoramiento continuo)
Evaluar nuevo portafolio de servicios a ofrecer en
los parques.
Estudio de mercado al
100%
Realizar Estudio de Mercado 70% 70%
Incremento el número de
usuarios en un 10% para
el 2015, logrando un
volumen de ventas de
ingresos a parques
(atracciones, entrada
general) de $5.453 en
2015.
Implementar estrategias de incremento en el
número de usuarios. (Total cover sin recreación
popular incremento 1%).
24%
48%
(Total
ingresos
Entrada
general +
atracciones
1.927.194.198
Millones).
Lograr incremento en las
ventas de ingresos a
parques a clientes
institucionales (mercadeo
y exclusividades, tarifas
especiales, logrando un
volumen en ventas de
$1.831 en 2015
Implementar estrategias de venta a clientes
institucionales
17% 37%
($885.259.)
Incrementar la venta de
publicidad, logrando un
volumen de venta de
publicidad (alquiler de
espacios, y publicidad),
por $130 millones en
2015
Determinar y adecuar espacios de publicidad
exterior e interior comercializables y realizar
estudio de costos para definir mejor estrategia de
negociación 37% 69%
Implementar estrategia de venta de publicidad
Lograr un incremento en
los arrendamientos,
logrando un volumen de
ventas para el año 2015
de $186 millones
Implementar estrategia de venta de espacios 46% 193%
($109.348)
En el segundo trimestre quedo implementado el portafolio de servicios de manera
digital.
En el estudio de mercado, la Gerencia de Mercadeo tomo como referencia 15
empresas a nivel nacional y departamental para trabajar específicamente las
variables (precio, plaza y producto). El análisis se realiza a través de fuentes
secundarias. No tiene costo y lo hará el equipo de la Gerencia de Mercadeo.
Se realizaron las actividades especiales en los Parques en conjunto con el área de
comunicaciones, con programación temática de acuerdo a las temporadas y meses
del año, y activación de marca en empresas y colegios.
De acuerdo a la meta se analizan los rubros (atracciones y entrada general) de
ambos parques dando como resultado un cumplimiento acumulado del 48%
($1.927.194.198) De cara al incremento del 10% en los usuarios, en el archivo
denominado (informe ingresos parques 2015 junio), el acumulado al primer
semestre del año, se logra tan sólo un crecimiento del 1% en usuarios.
Durante el segundo trimestre del 2015, el rubro de tarifas especiales más mercadeo y exclusividades en ambos parques alcanzó un valor de $885.259.124, no obstante, el segundo semestre del año es mucho más movido en términos comerciales.
Durante el segundo trimestre se observa una mejoría en el rubro de publicidad
llegando a $109.348 millones, no obstante el ejercicio de los comerciales es diario
con el fin de alcanzar la meta propuesta.
Se tiene en cuenta la suma del rubro en ambos Parques.
PROCESOS MISIONALES
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Hacer de Metroparques una empresa eficiente y eficaz, convertir sus parques en
herramientas seguras, incluyentes y pedagógicas para la vida y la convivencia de
los habitantes de la Ciudad de Medellín y un referente turístico de la ciudad.
Incrementar los ingresos operacionales e incrementar el margen operacional.
Proceso Producción y Comercialización de Alimentos y Bebidas
Metas
Actividades
%ejecutado
en el
trimestre
Cumplimient
o de la Meta
Capacitar el 100% del
personal operativo de la
Unidad de Alimentos y
Bebidas en temas de
Buenas prácticas de
Manufactura y
cumplimiento de los
procedimientos del
sistema de calidad.
Elaboración del plan de capacitación 100%
53%
Diseño de las ayudas educativas y la conducta
de salida para cada sesión educativa
50%
Ejecución de las actividades educativas 50%
Evaluación de los conocimientos adquiridos
(Conducta de salida).
50%
Obtener y/o mantener el
sello FAVORABLE en el
100% de los puntos de
venta del Parque Norte.
Monitorear los puntos de comercialización de
alimentos trimestralmente aplicando el formato
de AUTOEVALUACIÓN que permita conocer el
cumplimiento del decreto reglamentario en
cada uno de los puntos.
25%
55% Establecer plan de mejoramiento de las
falencias encontradas en la Autoevaluación de
cada punto.
25%
Ejecución del plan de mejoramiento. 25%
Obtención y/o mantenimiento de sello favorable
para cada punto.
71%
Identificar y ejecutar los
ajustes pertinentes en el
Diseñar formato de AUTOEVALUACIÓN propio
para el centro de producción que permita
conocer la situación frente al cumplimiento
reglamentario de este lugar de producción y
comercialización de alimentos
100%
centro de producción,
para actualizar la
evaluación de la sanidad.
Monitorear trimestralmente el Centro de
producción aplicando el formato de
AUTOEVALUACIÓN establecido
25%
68%
Establecer plan de actividades que permita
mejorar las falencias encontradas en la
Autoevaluación trimestral.
25%
Ejecución del plan con resultados de
mejoramiento en cada trimestre
31%
Realizar actividades de
mejoramiento en Almacén
de Alimentos ubicado en
el Parque Norte
Revisión del formato de evaluación del almacén
de alimentos
100%
68%
Ajustes del formato de autoevaluación del
almacén de alimentos
0%
Aplicación trimestral del formato de
AUTOEVALUACIÓN de las condiciones de
funcionamiento en aspectos técnicos,
administrativos y operativos de la bodega de
alimentos con relación al cumplimiento de
normatividad.
25%
Establecimiento del plan de mejoramiento que
dé respuesta a las falencias encontradas o las
reincidencias.
25%
Ejecución del plan de mejoramiento. 25%
Realizar y ejecutar los
ajustes pertinentes en los
puntos de venta del
Aeroparque Juan Pablo ll,
actualizando la
evaluación de sanidad.
Monitorear los puntos de comercialización de
alimentos trimestralmente aplicando el formato
de AUTOEVALUACIÓN que permita conocer el
estado del cumplimiento del decreto
reglamentario en cada uno de los puntos
25%
50%
Establecer plan de actividades que permita
mejorar las falencias encontradas en la
Autoevaluación de cada punto
25%
Realizar mejoramiento de la infraestructura
física que dé cumplimiento al decreto
reglamentario.
8%
Ejecución de los demás aspectos del plan de
mejoramiento
60%
Actualización de la evaluación de la sanidad, en
búsqueda de sello Favorable en para cada
punto
15%
Evaluar la propuesta actual de productos. 100%
Fortalecer el Portafolio de
Alimentos por Canal de
Venta, para lograr ventas
de $2.247.000.000 para el
canal de Puntos de Venta
en los Parques
Redefinir estructura de costos y precios de
venta en los puntos de venta del Parque Norte
y Aeroparque Juan Pablo ll
100%
45%
(1.018.633.558)
Frente a la
ejecución
presupuestal
de ingresos
75% es el
resultado del
ponderado del
cumplimiento
de las
actividades
Monitorear los volúmenes de venta por
producto para reorientar las ventas.
100%
Reorientar la venta en los casos requeridos. 25%
Establecer nueva oferta de productos y
promociones.
30%
Formación en servicio al cliente al personal que
atiende público
50%
Lograr ventas de
alimentos a través de
convenios institucionales
de $ 5.225.000
Elaborar portafolio de servicio de alimentos que
dé respuesta al canal de contratos
interadministrativos - convenios
100%
9%
($472.459.678)
Frente a la
meta propuesta
para el año
2015
100% es el
resultado del
cumplimiento
de las
actividades
Establecer portafolio de servicios de alimentos
que dé respuesta al canal de requerimientos
solicitados por comercial
100%
Implementar el módulo
de inventarios del
programa ICG para
controlar el 100% de los
movimientos de las
Materias primas y
productos terminados
Continuar con la creación de las formulaciones
de todas las preparaciones producidas al
interior de la unidad y actualizar las actuales.
45%
68%
Continuar con la creación de las formulaciones
de comercialización de productos y actualizar
las existentes para los casos que sean
necesario.
45%
Actualizar constantemente en el sistema las
formulaciones tanto de los productos
elaborados en la Unidad como de los
comercializados.
40%
Mantener actualizado el sistema con las
formulaciones de los productos a comercializar
en los puntos de venta
20%
Crear en el sistema bodega de alimentos del
Aeroparque Juan Pablo ll e implementarla
70%
Seleccionar, definir y adaptar espacio físico
para la bodega transitoria de Alimentos del
Aeroparque.
100%
Implementación del sistema de control de
inventario, sistema de calidad y normas
específicas de la Unidad y Metroparques en la
bodega transitoria del Aeroparque Juan Pablo ll.
70%
Crear sub-bodega virtual de Requerimientos y
convenios con montaje de todos los procesos
que se apliquen.
100%
Implementación del control de inventarios
paulatinamente por punto de venta.
45%
Monitoreo constante del costo de la mano de
obra vs las ventas implementando acciones de
acuerdo a los resultados
25%
Para el segundo trimestre la unidad de Alimentos reporta una importante ejecución
en las actividades planeadas sin embargo el cumplimiento de las metas como
“Lograr ventas a través de convenios y fortalecer las ventas en los puntos de ventas
en cada uno de los Parques” se observan con porcentaje de ejecución bajo, se
espera que para el segundo semestre del año 2015 mejoren las ventas ya que
comercialmente esta temporada se considera como alta.
Proceso Prestación de Servicios de Eventos y Logística
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Finalizar la
implementación del
módulo de logística del
ICG
Establecer un sistema en línea donde se refleje
toda la operación logística de cada evento , desde
su inicio hasta su liquidación
10%
90%
Actualizar y posicionar un
portafolio de la unidad de
Logística
Elaborar portafolio de la U:E:N LOGISTICA DE
EVENTOS DE METROPARQUES
60%
60%
Realizar actividades de difusión del portafolio 30%
Evaluar 30%
Lograr un volumen de
venta de servicios
logísticos de $15.675
millones en el 2015
Presentar y promocionar el servicio de logística
ante clientes potenciales
50% 9%
(1.590.340)
millones
frente a la
ejecución
de ingresos
pptal
70% en la
ejecución
de las
actividades
Gestionar, firmar y ejecutar convenios
institucionales para venta de servicios logísticos
40%
95% de los eventos con
cero producto no
conforme
Reporte servicio no conforme 25%
50% Determinar y ejecutar acciones de mejora 25%
Durante éste trimestre se hizo avances de convalidación del módulo de logística
con el convenio de las secretaría de educación, se incluyeron todos los pedidos y
cotizaciones.
Se contrató una empresa para la asesoría y creación de marca de la Unidad que
identifique el ideal de Logística. La marca LIDERA MAS QUE EVENTOS, fue
aprobada a través de Junta Directiva se incorpora el link del micro sitio a la página
web con el fin de ofertar los servicios.
A la fecha se ejecutan convenios por valor de $ 18.964.683.088 de los cuales $
14.537.247.165 son de prestación de servicios y $ 4.427.435.923 son de
administración delegada.
Se logra la firma de 15 convenios nuevos con Gobernación de Antioquia, Municipio
de Medellín, Itm, Pascual Bravo, Inder.
Se presentan 18 no conformidades en el trimestre, disminuyendo el porcentaje del
trimestre anterior y quedando dentro de los límites de control.
Proceso Prestación de Servicio en Parques
Parque Norte
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Garantizar que el 100%
de la infraestructura física
Actualizar plan de mantenimiento de la
infraestructura física para el año 2015 PN
100%
y espacios destinados al
público que se
encuentren en óptimo
funcionamiento
Ejecutar plan de mantenimiento de infraestructura
física según cronograma PN
25% 70%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de infraestructura física PN
25%
Garantizar al 100% la
operación de las
atracciones
Actualizar plan de mantenimiento de atracciones
para el año 2015 PN
100%
65% Ejecutar plan de mantenimiento de atracciones
según cronograma PN
21%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de atracciones según cronograma PN
100%
Garantizar al 100% la
operación de los equipos
de alimentos
Actualizar plan de mantenimiento de equipos de
alimentos para el año 2015 PN
100%
40% Ejecutar plan de mantenimiento de equipos de
alimentos según cronograma PN
38%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de equipos de alimentos según cronograma PN
100%
Obtención de la licencia
de funcionamiento de los
parques dando
cumplimiento al artículo 4
de la ley 1225 del 2008 y
ley 1750 de 2015
Verificar cumplimiento el manual de seguridad del
parque, incluyendo plan de emergencias y
protocolos de seguridad, antes de la temporada
alta de mitad de año
100%
100%
Verificar cumplimiento el manual de seguridad del
parque, incluyendo plan de emergencias y
protocolos de seguridad, antes de la temporada
alta de final de año
100%
Revisión de la red contra incendio (mantenimiento
de bombas, pruebas de caudal y presión,
mantenimiento de tableros, mangueras, extintores,
visita de DAGRD y BOMBEROS, antes de la
primera temporada alta del año
50%
Cambio del piso de la
atracción águila -Canopi -
(Plataforma de soporte), y
creación de acceso para
utilizar el mirador
Elaboración de términos de referencia 100%
40%
Montaje del proceso de contratación 50%
Ejecución e interventoría del proyecto 0%
Uso del piso y mirador 0%
Mantener entre los
rangos de no cobro
consumo de energía
Estudio del factor de potencia generado en el
parque y de la distribución de redes y cargas para
el año 2015
0%
0% Elaboración del proyecto 0%
Contratación de las obras 0%
reactiva en los parques
PN.
Verificar cumplimiento de rangos de factor de
potencia
0%
Mejorar el sonido de la
atracción la Jungla y el
sistema de frenado
Estudio de la necesidad y elaboración delos
proyectos
10%
10%
Ejecución de los proyectos 0%
Atracción renovada 0%
2 atracciones nuevas en
los parques
Elaboración de términos de referencia 0%
0%
Montaje del proceso de contratación 0%
Ejecución e interventoría del proyecto 0%
Liquidación del proceso 0%
Cambio de las cubiertas
delas torres 1 y 2 de la
atracción Viaje al centro
de la tierra y Tematización
y pintura de la atracción
Cambio de las cubiertas 40%
45%
Pintura de canal, góndolas, torres. 50%
Tematización del recorrido 20%
Operación de la atracción 0%
Para el segundo trimestre se ejecutaron 6 actividades de 6 programadas, no se
ejecutaron tareas como: mantenimiento de aires acondicionados, mantenimiento
correctivo y No se ejecutara la pintura del cerramiento de la parte frontal ya que
sufrirá cambios debido al proyecto MOVA. No se ha ejecutado revisión y reparación
de unidades sanitarias, por falta de repuestos y tampoco se ha recibido la orden de
servicio para la realización del mantenimiento de los aires acondicionados del
Parque.
Se ejecutó trabajo en la vía peatonal, reparaciones de centro de producción, se está
terminando proyecto: ampliar zonas de almacén de repuestos, el mantenimiento
eléctrico del Kamikaze, se terminó la atracción invasión, la jungla se intervino por
segunda vez, el laberinto de espejos y se sigue con la ejecución de trabajos en el
Viaje al Centro de la Tierra. No se pudo ejecutar la atracción Polar y Tren Iguana,
Se están ejecutando los mantenimientos programados con las herramientas y
repuestos que se tengan en el Parque, quedando pendientes actividades por falta
de algunos insumos. Se realizará el seguimiento de los repuestos y servicios
solicitados a compras y se continuará gestionando su llegada.
En los equipos de alimentos se inició el contrato de mantenimiento y reparación de
equipos de alimentos, dando así cumplimiento a los correctivos programados y
dando inicio al plan de preventivos que se ejecutará hasta el final del año. Se
iniciaron algunos trabajos en el restaurante y se está en espera de la llegada de
materiales para terminarlos.
Se realizó mantenimiento y recarga a los extintores del Parque Norte, entrega al
DAGRED de la documentación, modificaciones y aclaraciones al Plan de
Emergencias del Parque Norte. Se adquirió el equipo de rescate en alturas
solicitado para la Atracción Águila, se continúa con la preparación y entrenamiento
de los brigadistas. En el mes de Agosto se solicitará la visita de Bomberos, requisito
previo a la solicitud de permiso de operación para el 2015 y 2016.
Se realizó la instalación de la fibra para el cambio total de las cubiertas en un 85%
aproximadamente, El área de Mantenimiento está realizando el mantenimiento y
renovación de las góndolas y se realizó una adición por valor de $398 millones para
realizar la mejora en la tematización de la caverna, los túneles de las torres y el
embarcadero. La entrega final de la obra está prevista para el 01 de julio de 2015.
Para la apertura y puesta en operación de la Atracción es necesario que el
contratista haga entrega de la Obra.
Proceso Prestación de Servicio en Parques
Parque Juan Pablo II
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Garantizar que el 80% de
la infraestructura física y
espacios destinados al
público se encuentren
óptimos para el
funcionamiento del
aeroparque Juan Pablo II
Actualizar plan de mantenimiento de la
infraestructura física para el año 2015
100%
50%
Ejecutar plan de mantenimiento de infraestructura
física según cronograma
45%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de infraestructura física
20%
Generar acciones 20%
Garantizar que el 90% de
la operación mecánica de
las atracciones se
encuentren funcionales
para la prestación del
servicio recreativo
solicitado.
Actualizar plan de mantenimiento de atracciones
para el año 2015
100%
51% Ejecutar plan de mantenimiento de atracciones
según cronograma
47%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de atracciones según cronograma
47%
Generar acciones 12%
Actualizar plan de mantenimiento de equipos de
alimentos para el año 2015
100%
Garantizar que el 90% de
la operación de los
equipos de alimentos se
encuentren funcionales
Ejecutar plan de mantenimiento de equipos de
alimentos según cronograma
24%
52%
Verificar cumplimiento del plan de mantenimiento
de equipos de alimentos según cronograma
24%
Generar acciones 5%
Incrementar en un 40% la
cobertura de las unidades
de alimentos en el
aeroparque Juan Pablo II
en el año 2015
Construcción de Plazoleta de comidas 0%
0% Construcción de nuevo restaurante 0%
Construcción de nuevo punto de hidratación 0%
Mejorar en un 10% las
condiciones físicas para
el recibo y
desplazamiento de los
usuarios del aeroparque
Juan Pablo II
Reconstrucción de taquillas de ingreso 60%
95%
Construcción de 800 mt2 de adoquinado 85%
Disminuir en un 30% el
cobro de consumo de
energía reactiva en los
cuartos de máquina de las
atracciones acuáticas del
aeroparque Juan Pablo II
en el año 2015
Análisis de calidad de energía 100%
75%
Mantenimiento preventivo de subestaciones y
transformadores
100%
Instalación de condensadores eléctricos 0%
Levantamiento plan métrico con diagramas de
redes y estado de las redes eléctricas
100%
Mejorar en un 25% la
prestación de servicios de
recreación a través de la
implementación y mejora
de atracciones acuáticas
en el aeroparque Juan
Pablo II en el año 2015
Reconstrucción de toboganes 25%
45%
Construcción de nueva atracción 0%
El Plan de acción del Parque Juan Pablo II, ha cumplido en su segundo trimestre
con lo planeado especialmente con las actividades de Mantenimiento del Parque.
PROCESOS DE APOYO
Proceso Gestión Talento Humano
OBJETIVO ESTRATEGICO
Incrementar la eficiencia administrativa controlando los gastos y disminuyéndolos
como porcentaje de los ingresos operacionales.
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Evaluar los factores
psicosociales del trabajo
Implementación de estrategias para mejorar el
clima laboral.
0%
0%
Capacitación y asistencia técnica para el diseño y
la implementación del programa de prevención y
sistema epidemiológico de los factores de riesgo
psicosocial
0%
Ejecutar el 100% del
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo.
Actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y
salud en el Trabajo
100%
75% Actualizar Los Planes de Emergencia 100%
Seguimiento a las actividades de prevención y
promoción asignadas al COPASST
25%
Formación y reentrenamiento Brigadas de
emergencias
25%
Actualizar y ejecutar los
instrumentos del sistema
de gestión del talento
humano (plan de
capacitación, plan de
bienestar, plan de
incentivos, plan de
inducción y reinducción).
Actualizar y ejecutar el plan de bienestar Laboral
y Capacitaciones
25%
46%
Evaluar y Ajustar el plan de estímulos e incentivos 25%
Estudio de la Estructura Administrativa de
Metroparques
33%
Medición cargas laborales, actualización de
perfiles y actualización Manual de Funciones
0%
El proceso de gestión del talento humano en el segundo trimestre reporta avances
en la ejecución del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y actualizar
y ejecutar los instrumentos del sistema de gestión del talento.
En la primera meta se ajustó la fecha de Inicio para el diseño y la implementación
del programa de prevención y sistema epidemiológico de los factores de riesgo
psicosocial.
Proceso gestión documental
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Determinar tiempo de conservación de acuerdo a
lo estipulado por el grupo interdisciplinario
10%
Actualizar la TRD
Aprobación por el Comité Interno de Archivo 50%
25%
Visto Bueno del Comité Municipal de Archivos 0%
Actualizar la TRD 0%
Publicar la TRD en la página web 0%
Elaborar política de
archivo
Formulación de la Política de Archivo 0%
0% Elaboración del Acto Administrativo de aprobación 0%
Publicación de la Política de Archivo 0%
Actualizar los procesos de
archivo de acuerdo al
decreto 2609 de 2012
Revisión y Ajuste de los Procesos 0%
0% Actualizar el SIG 0%
Implementación de los procesos 0%
Actualizar el proceso de
digitalización
Revisar la normatividad vigente y ajustarla a la
realidad de la empresa
0%
0% Revisar las guías de digitalización dadas por el
AGN y Ajustar el proceso de digitalización
0%
Elaborar el protocolo de digitalización 0%
Implementar el protocolo de digitalización 0%
Se adiciona al Plan de Acción la actividad: Actualizar el formato de TRD de
Metroparques, de acuerdo al nuevo formato de TRD que publicó el AGN, debido a
que con la publicación de las nuevas TRD del Archivo General de la Nación, se
evidenció el cambio de formato.
El 25 de Junio con el memorando 201504647-1 se conformó el Equipo
Interdisciplinario de Archivo, con el fin de convalidar la propuesta de TRD del
Archivo.
El porcentaje de ejecución corresponde a la propuesta de los tiempos de
conservación que hace el Archivo.
Las causas que han retrasado la actualización de las TRD, es la alta carga laboral,
que actualmente es asumida con 3 vinculados, 1 temporal (cargo creado para
asumir parte de las actividades operativas que realiza el Coordinador del Archivo y
poder dedicar su tiempo a la planeación de la gestión documental) y 3 practicantes.
En este orden de ideas; en diciembre de 2014 con el ingresó de la auxiliar temporal,
se inició un proceso de capacitación por casi 3 meses, pero debido a la falta de
atención concentrada, la falta de interés, a que no cumple con el perfil requerido o
a que es muy propensa al error, no se ha podido lograr el objetivo para el cual se
contrató. Así mismo, los practicantes ingresan cada 6 meses, lo que implica darles
capacitación y acompañamiento permanente para minimizar los errores, pues
cuando ya obtienen gran parte del conocimiento de los proceso, terminan su
práctica y hay que iniciar nuevamente todo el proceso.
Proceso Gestión de Bienes y Servicios
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Plan de compras
formulado
Elaboración plan de compras 95%
44% Ejecución plan de compras 18%
Evaluación plan de compras 0%
Evaluación de
proveedores
Ejecución de la evaluación de proveedores 0%
33% Resultados de la evaluación de proveedores 0%
Estudio de mercado de proveedores de alimentos 100%
Ampliar el número de
proveedores de alimentos
en 30 nuevos
Negociación con los proveedores seleccionados.
84%
62%
Márgenes de rentabilidad derivados de la
negociación.
40%
El plan de compras se elaboró y se está realizando su ejecución, se envió para la
Gerencia Administrativa y Financiera para su aprobación.
En el segundo trimestre se ha ejecutado en Alimentos 2.182.099. 033 equivalentes
al 51%, Administrativos 1.022.797.733 equivalentes al 22%, Logística
5.246.979.525 39% para un total ejecutado de 8.451.876.292.
En la evaluación de los proveedores se envió la información a las áreas se está
pendiente que envíen los resultados de la evaluación para realizar los respectivos
análisis.
En la ampliación de proveedores nuevos a 30 para la unidad de alimentos se realizó
negociación con cada uno está pendiente el aval de la UEN alimentos. Los
márgenes de rentabilidad con los proveedores nuevos oscilan entre un 10% y 15%
de diferencia frente a los proveedores a los que les veníamos comprando.
Gestión de las Tecnologías de la Información
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Rediseñar la estructura
del sitio web de
Metroparques en un
100% de acuerdo a los
lineamientos de Gobierno
en Línea.
Realizar cotización del sitio web 100%
99%
Realizar contrato 100%
Implementar solución 98%
Verificar y corregir en un
80% el Cableado
estructurado de la zona
administrativa del JPII
Realizar la cotización de la implementación 100%
67% Realizar Contrato 100%
Implementar correcciones al Cableado
Estructurado.
0%
Actualizar en un 100% el
licenciamiento de Base de
Datos Oracle
Realizar la cotización 100%
100% Realizar Contrato (Orden de Compra) 100%
Implementación 100%
Cubrir en un 90% con WI-
FI la Zona administrativa
del JPII y PN
Realizar la cotización del WI-FI 100%
33% Realizar Contrato 0%
Instalar el WI-FI 0%
Implementar un sistemas
de Backup para el 80%
de los empleados
administrativos de la
empresa
Realizar la cotización 100%
100% Realizar Contrato 100%
Implementación 100%
Ampliar en un 50% la
capacidad del clúster de
almacenamiento
Realizar la cotización 40%
13% Realizar Contrato 0%
Instalar ampliación almacenamiento 0%
Integrar el sistema ICG y
el Sistema de Información
Financiero en un 20%
1. Definir modelo de integración del sistema
financiero y el sistema POS
30%
2. Cotizar con los proveedores de cada software
para implementar la integración técnica
100%
3. Implementación del modelo de integración 0%
Integrar el sistema AM y el
módulo de compras
1. Definir modelo de integración del sistema
financiero y el sistema de mantenimiento AM con
módulo de compras.
100%
(almacén) del sistema
financiero en un 90%
2. Cotizar con los proveedores de cada software
para implementar la integración técnica
100% 67%
3. Implementación del modelo de integración 0%
Actualizar en un 90% el
sistema de telefonía
actual
1. Realizar estudio y cotización del sistema de
telefonía
100%
33% 2. Realizar contrato 0%
3. Implementar solución 0%
El área de sistemas registra un avance importante de acuerdo a lo planeado, sin
embargo las metas señaladas en rojo se aplazan para el año 2016, debido a que
los recursos se invirtieron en el cableado estructurado y en el almacenamiento
debido a la prioridad de los mismos.
Proceso Gestión Ambiental
OBJETIVO ESTRATEGICO
Velar por la preservación de los recursos naturales de los parques administrados
por la Empresa.
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Aumentar en un 15% los
residuos sólidos
aprovechables durante el
año 2015 respecto de la
totalidad generada en
2014.
Recuperar 800 kg mensuales de residuos
aprovechables en cada parque.
50%
46%
Realizar una capacitación a los operarios del
acopio sobre mejoramiento de proceso de
reciclaje.
100%
Mejorar los contenedores de recolección y
separación de residuos sólidos.
25%
Mejorar los contenedores de recolección y
transporte de residuos sólidos.
100%
Realizar dos campañas sobre separación en la
fuente a todo el personal administrativo en cada
Parque.
50%
Realizar la adecuada disposición de los residuos
sólidos peligrosos de acuerdo a la normatividad
vigente.
50%
Aprovechar el 100% de
los residuos orgánicos
generados en los
restaurantes
Realizar el pesaje de los residuos orgánicos que
ingresan al acopio provenientes del restaurante
principal
50%
38%
Hacer un seguimiento mensual al proceso de
compostaje, mediante formatos de generación de
pacas digestoras.
50%
Realizar un monitoreo de
la calidad de las aguas
residuales
Gestionar la realización del monitoreo y velar por
la ejecución del mismo.
0%
0%
Reducir el 5% del
consumo de agua en
ambos parques respecto
del consumo del año
anterior.
Realizar dos capacitaciones y/o campañas sobre
uso eficiente del recurso agua
50%
50%
Monitorear el consumo semestral de agua en cada
parque
50%
Realizar el cambio del
sistema de iluminación de
una atracción por
semestre.
Realizar el cambio en el sistema de iluminación a
través del reemplazo de luminarias por otras más
amigables con el medio ambiente
0%
0%
Caracterizar el 100% del
componente arbóreo de
los parques
Realizar una caracterización arbórea en cada
parque
0%
31%
Apoyar el proceso de fortalecimiento de jardinería
de los parques
100%
Hacer el
acompañamiento al 80%
de los eventos realizados
en Metroparques
Realizar un informe de condiciones ambientales
previo a cada evento
50%
38%
Realizar al menos 5
actividades diferentes
mensualmente en pro del
mejoramiento ambiental
del lago
Realizar un informe trimestral de las actividades
realizadas en el lago del Parque Norte
50%
38%
Realizar 20
sensibilizaciones
mensuales en educación
ambiental a los usuarios
de los Parques
Asignar guías ambientales que sensibilicen a los
usuarios de los parques sobre el buen uso de los
recursos naturales
50%
28% Realizar un informe trimestral de las
sensibilizaciones realizadas
50%
En el segundo trimestre se ha ejecutado actividades de acuerdo en lo planeado, sin
embargo algunas metas están por debajo del 50% su ejecución debido a que el área
ambiental no cuenta con personal directo para la ejecución de algunas actividades
solo cuenta con personal de sostenimiento, que debido al alto flujo de eventos en
los Parques, se ha dificultado llevar a cabo actividades planificadas en el plan de
acción.
Proceso gestión financiera
OBJETIVO ESTRATEGICO
Incrementar la eficiencia administrativa controlando los gastos y disminuyéndolos
como porcentaje de los ingresos operacionales e incrementar el margen
operacional.
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Mantener al 100% el
Sistema Integral de
Gestión
Realizar ciclo de auditoria internas
25% 39%
Continuar seguimiento acciones correctivas y
preventivas
Actualizar caracterizaciones
Actualizar matrices de riesgos
Realizar revisión por la Dirección
Capacitación en temas del SIG
Recibir auditoria de renovación certificado
Revisar y actualizar el
procedimiento de
facturación a clientes
Revisar procedimiento actual
0% 0% Establecer modificaciones
Ejecutar modificaciones
Socializar modificaciones
Modelo MIPYG
implementado en un 80%
Socialización del Modelo decreto 2386 de 2012
50% 50%
Capacitación del Modelo a los responsables de
proceso.
Seguimiento de a las tareas del MIPYG
Establecer modificaciones
Ejecutar modificaciones
Socializar modificaciones
95% de gobierno en línea
implementado
Carro de compras, certificado de proveedores en
línea
24% 69%
Enlace para el módulo PQRSD de acuerdo a los
lineamientos del Manual Gel
Diseñar una encuesta en línea que permita evaluar
la satisfacción del usuario con los servicios que
presta la Empresa
Publicación de la información de acuerdo al
decreto
Socialización de la política editorial a todos los
empleados (matrix de responsabilidades y
calendario de actualización de la información).
Revisión, actualización y seguimiento de la
información disponible en la página WEB
Promover la participación ciudadana
Promover la participación ciudadana
Fomentar el uso de las redes sociales como
espacios abiertos a la ciudadanía para expresar
sus inquietudes y necesidades
Socialización decreto 2693 de 2012
Creación del Comité de Gobierno en línea
Socialización del Decreto 2573 de 2014 (Gobierno
en línea)
Capacitación para socializar y sensibilizar sobre
Gobierno en línea a todo el personal administrativo
Evaluar información a publicar de acuerdo a la
naturaleza jurídica de la empresa
Definir trámites y servicios que se puedan realizar
en línea (carrito de compras, inscripción de
proveedores en línea)
Elaboración y ejecutar contrato Rediseño página
web, cumpliendo con los Estándares establecidos
Ajuste tecnológico de manera tal que garantice el
funcionamiento y soporte de la página web.
Diseño política editorial y de actualización del sitio
web
Campaña para impulsar las buenas prácticas para
reducir el consumo de papel
En la primer meta no registra mayor ejecución debido a que la auditoria interna se
reprogramo para el mes de mayo, pero se ha avanzado en actividades como la
revisión y actualización de las matrices de riesgos.
Se realizó seguimiento trimestral al plan de mejoramiento institucional.
Se realizó actualización de las caracterizaciones está pendiente su aprobación por
parte de los responsables de proceso.
A 30 de junio se actualizo las matrices de riesgos de los siguientes procesos:
logística, jurídica, Parque Norte, Juan Pablo II, Documental, Alimentos, ambiental,
mejoramiento continuo, Financiera, Mantenimiento Juan Pablo II y Parque Norte,
Sistemas, Evaluación y auditoria.
La meta “Revisar y actualizar el procedimiento de facturación a clientes” se aplaza
para la vigencia 2016.
En el mes de Enero se socializó el Modelo MIPYG a todos los responsables de
proceso incluido el Gerente General, los cuales adquirieron tareas con el fin de dar
cumplimiento a la implementación de este modelo. (Actas de reunión, ver cuadro
desarrollo del MIPYG)
Se realizó el desarrollo del carrito de compras en línea, está pendiente la integración
con la pasarela de pagos, para la puesta en marcha.
Para el proceso de implementación de gobierno en línea se recolectó la información
que exige el Decreto y la Ley de Transparencia en todas las áreas y se encuentra
publicada en el nuevo sitio web.
Se realizará para el 14 de julio presentación de la página web y la política de
actualización de la información según el decreto a todos los responsables de
proceso.
La página web ya se encuentra en funcionamiento, se estand realizando los últimos
ajustes para proceder a liquidar el contrato.
PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL
OBJETIVO ESTRATEGICO
Efectuar la evaluación y seguimiento de los controles y la valoración de los riesgos,
asesorar y acompañar a la alta dirección en la continuidad del proceso
administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en introducción de los
correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos,
fomentar la cultura del autocontrol y gestionar la relaciones con los entes externos
pertinentes.
Metas
Actividades
%ejecutado
Cumplimi
ento de la
Meta
Cumplir con las fechas
establecidas para la
presentación del Informe
de autoevaluación del
sistema de
autoevaluación
Autoevaluación del Sistema de Control Interno.
100%
50%
Cumplir con las fechas
establecidas para la
Presentación del Informe
de evaluación del sistema
de control Interno
contable.
Evaluación del Sistema de Control
Interno Contable
100%
50%
Monitorear el
cumplimiento, de las
acciones producto de
auditorías internas y
externas.
Seguimiento a los planes de
mejoramiento
4%
9%
Cumplir el plan de
auditorías del año 2015
Auditorías Internas 125% 75%
Cumplir el plan de
autocontrol del año 2015
Fomento la Cultura del Autocontrol 26% 37%
Atender las solicitudes de
competencia de la OCI
Atención a las solicitudes de asesoría y
acompañamiento de las diferentes áreas de
Metroparques y las
priorizadas por la Gerencia
25%
50%
Cumplir con las fechas
establecidas Atención a las solicitudes de Entes de Control
Externos.
25% 50%
Las áreas cumplieron con las fechas establecidas en la entrega de la información,
logrando su consolidación y revisión a tiempo, para la debida rendición de las
cuentas.
Las áreas cumplieron con las fechas establecidas en la entrega de la información,
logrando su consolidación y revisión a tiempo, para la debida rendición de las
cuentas.
El plan de auditoria viene ejecutándose acorde a lo planeado, adicionalmente se
hizo una auditoria especial por lo que se superó la meta.
MARIA EUGENIA GONZALEZ HENAO
Profesional Administrativa y Financiera
Preparó: Olga Luz Giraldo Goez
Profesional administrativo en misión