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"Una Contraloría aliada con Bogotá" ____________________________________________________________________

www.ContraloríaBogotá.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32A No. 26A-10

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INFORME DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD CÓDIGO 28

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Período Auditado 2016

PAD 2017

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO

Bogotá D.C., Junio 2017

http://www.contraloriabogota.gov.co/



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Juan Carlos Granados Becerra

Contralor de Bogotá D.C.

Andrés Castro Franco Contralor Auxiliar

Mercedes Yunda Monroy Directora Sector Gobierno

Alberto Cristobal Martínez Blanco Subdirector Fiscalización

Joselín Aguilera Ardila Asesor 105-01

Equipo de Auditoría:

José Demetrio Barbosa Rojas Gerente 039-01 Jorge Edison Sanabria González Contratista Luis Carlos Forero Rivera Profesional Especializado 222-07 Maribel Chacón Moreno Profesional Especializado 222-07 José Olbein Guerrero Profesional Especializado 222-07 Flor Myriam Tolosa Méndez Profesional Especializado 222-05 (E) Edilbrando Alfonso Saldaña Profesional Universitario 219-03 Jaime Vargas Amaya Profesional Universitario 219-03 Julio Enrique Peña Profesional Universitario 219-03 (E) Myriam León Mayorga Profesional Universitario 219-03 Emilia Torres Piñeros Profesional Universitario 219-01 Francisco Luis Serrato Vásquez Técnico Operativo 314-03 Amanda Casas Bernal Profesional Especializado 222-07




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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL ........................................................................................... 4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ......................................................................... 12

2.1 CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................. 12

2.1.1 Control Fiscal Interno ................................................................................................ 12 2.1.2. Plan de Mejoramiento ..................................................................................................... 43

2.1.3 Gestión Contractual .................................................................................................. 47

2.1.4 Gestión Presupuestal .............................................................................................. 102

2.2 CONTROL DE RESULTADOS .............................................................................. 115

2.2.1 Planes, Programas y Proyectos ................................................................................ 115

2.3. CONTROL FINANCIERO .............................................................................................. 169

2.3.1. Estados Contables .................................................................................................. 169

3. OTROS RESULTADOS ......................................................................................... 184

3.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTO ........................................................................ 184

3.2 ATENCIÓN DE QUEJAS ................................................................................................ 184

3.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL ................................................................................ 184

4. CUADRO DE CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ...................................................... 185


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctor: RAUL JOSÉ BUITRAGO ARIAS Secretario de Despacho Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Ciudad Asunto: Dictamen de Auditoría de Regularidad vigencia 2016

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos; la gestión contractual; la calidad y eficiencia del control fiscal interno; el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen del Balance General a 31 de diciembre de 2016 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016; (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas establecidas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.




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La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la aplicación de los sistemas de Control de Gestión, Resultados y Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, serán corregidos por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoría se presentaron limitaciones como dispersión de la información respecto de las unidades documentales de los contratos evaluados que afectaron el alcance de la presente auditoría, situaciones que están enunciadas en las observaciones plasmadas en este informe Producto de la evaluación de la cuenta correspondiente al período 2016, se anexa Capítulo resultados informe de auditoría, que contiene las observaciones detectadas por este Órgano de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal1”.

1 Artículo 17 ley 42 de 1993.




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1. RESULTADOS DE LA EVALUACION Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control De Gestión Como resultado de la evaluación del Control Fiscal Interno, se evidenciaron situaciones que ponen en riesgo la gestión de la entidad, en razón a la falta de mecanismos efectivos de seguimiento y control, desactualización de procesos y procedimientos, incumplimientos normativos, deficiencias en las labores de supervisión y liquidación de contratos, inconsistencias del registro de la información entre las diferentes fuentes de información provistas por la entidad, falta de control y organización de la documentación que se adjunta a los contratos suscritos, desactualización de instrumentos archivísticos, deficiente desarrollo de sistemas de información, aspectos que afectan el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, como la eficiencia y la eficacia. Con relación a la gestión presupuestal, analizada la información seleccionada para el desarrollo de la auditoría, plasmada en el informe final notificado a la entidad mediante radicado No.1-2017-10047 de fecha 28/04/2017, la Contraloría evidenció que la entidad, presentó algunas falencias relacionadas con incremento en la constitución de Reservas Presupuestales y Pasivos exigibles a 31 de diciembre de 2016, hechos que afectan la eficiencia de la gestión fiscal de la entidad. De acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación de la contratación suscrita en la vigencia 2016, se evidenciaron irregularidades como falta de oportunidad en la liquidación de algunos contratos, omisión o publicación tardía de algunas de las actuaciones en los procesos contractuales que deben cumplir con este requisito, deficiencia en la conformación de las unidades documentales contractuales, entre otras. Con relación al seguimiento del Plan de Mejoramiento, SECRETARÍA General de la Alcaldía Mayor de Bogotá estableció un conjunto de 35 hallazgos con 41 acciones con fecha de terminación a 31 de enero de 2017, las cuales fueron revisadas en su totalidad durante esta auditoría de regularidad. Seguimiento que concluyó con 34 hallazgos cerrados y uno abierto, lo que dio como resultado una




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eficacia del 98%. De las acciones cerradas se encontró que se solucionó la causa de la irregularidad en 30 de ellas, lo que dio como resultado una efectividad del 72.5%. 1.2 Control De Resultados El Organismo de Control efectuó la evaluación de diez (10) proyectos de Inversión, de los cuales cinco (5), pertenecen al Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” y cinco (5) del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos”, debido a que en el mes de junio del año 2016, se hizo la armonización presupuestal de estos Planes. Se realizaron los cruces entre planes de acción, las metas de los proyectos seleccionados y la contratación suscrita para la consecución de las mismas; evidenciando irregularidades sobre su cumplimiento, inconsistencias de información, diferencia en cifras, reportes y documentos que soportan la ejecución de los proyectos de la entidad. Como resultado del análisis, se estableció que los proyectos del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, que fueron objeto de estudio, presentaron durante la vigencia 2016 ejecución presupuestal del 99.52 % que corresponde a $22.750.7 millones, y cumplimiento del 77.7% en las14 metas evaluadas para los cinco (5) proyectos seleccionados en la muestra. Con relación a los proyectos del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos”, el nivel, de cumplimiento en la ejecución presupuestal fue el 78.17% equivalente a $36.079,3 millones, y la ejecución de las 27 metas programadas alcanzó el 71.52 %; con reservas presupuestales que representan el 46.75%, del total de los compromisos; hecho que repercute en la eficiencia y efectividad de la inversión de los recursos en el cumplimiento de las Políticas establecidas en el Plan de Desarrollo 2016-2020. De acuerdo a la evaluación del Balance Social, se evidenció que para el Plan de Desarrollo Bogotá Humana, la Entidad atendió 4 problemas sociales con 5 proyectos de inversión, en 12 metas relacionadas con la población atendida, cumpliéndose presupuestalmente las mismas en un 99.66% ($13.425,34 millones de ejecución) en el período de enero a mayo del 2016. De la misma forma, en el Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos, se atendieron 7 problemas sociales con 7 proyectos de inversión, en 37 metas relacionadas con la población atendida. Estas metas tuvieron un cumplimiento presupuestal del 82.37% ($39.035,19 millones de ejecución), desarrollado en el período de junio a diciembre de 2016.




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1.3 Control Financiero En los Estados Contables de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., se observó lo siguiente, de acuerdo al informe final notificado a la entidad mediante radicado No.1-2017-10047 de fecha 28/04/2017: DEUDORES. En la cuenta de Recursos Entregados en Administración se determinó sobreestimaciones que ascienden a $131.8 millones relacionados con los convenios 193 de 2016 ($80.0 millones) y convenio 546 de 2014 ($51.8 millones), así mismo, se evidencia subestimaciones por $234.9 millones por no registrar el convenio 442 de 2016, hechos que inciden en la cuenta de Gastos Operativos Generales – Estudios y Proyectos 521106. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. La cuenta de Construcciones en Curso se encontró subestimada en $57.1 millones, por no registrar órdenes de pago, que inciden en una sobreestimación la cuenta de Gastos Operativos Generales – Estudios y Proyectos 521106. Así mismo, la cuenta de Edificaciones continúa pendiente de legalizar desde el año 2011 el SUPERCADE DEL 20 DE JULIO que asciende a $5.197.2 millones, porque aún no se ha establecido la real situación jurídica de los inmuebles, para ser entregados al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público - DADEP. CONTROL INTERNO CONTABLE. La entidad no ha realizado el levantamiento de la toma física de inventarios de bienes a diciembre 31 de 2016, con el fin de cotejar los saldos registrados en cada cuenta, determinar faltantes, sobrantes y efectuar los ajustes a que haya lugar. Sin embargo, la entidad realizó conciliaciones de la información entre el área de




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inventarios y la financiera, sin evidenciar diferencias y efectuó seguimientos físicos y depuración de bienes. La entidad suscribió el contrato de prestación de servicios No. 2211500-794-2016 con la Organización Levin de Colombia S.A.S., cuyo objeto es prestar los servicios especializados en toma física de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Se identificaron inconsistencias en las carpetas contractuales relacionados con los soportes de ejecución y órdenes de pago, no se están archivando en un solo expediente, sino que se encuentran en diferentes dependencias de la entidad. 1.4 Concepto Sobre La Rendición Y Revisión De La Cuenta El Representante Legal de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del 2016, dentro de los plazos previstos en la Resolución Reglamentaria 011 del 28 de febrero de 2014 presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF con fecha de recepción 14 de febrero de 2017, dando cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C. 1.5 Opinión Sobre Los Estados Contables En nuestra opinión, y excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., presentan razonablemente en todos sus aspectos significativos la situación financiera, por el año terminado el 31 de diciembre de 2016, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptados, o prescritas por la Contaduría General de la Nación. 1.6 Concepto sobre la Calidad y Eficiencia del Control Fiscal Interno

El control fiscal interno implementado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal: eficiencia y eficacia obtuvo una calificación de 87 % de eficacia y del 85 % de eficiencia, para un total de 86%,




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porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos por el sujeto de vigilancia y control fiscal, para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, garantizan su protección y adecuado uso; así mismo permite el logro de los objetivos institucionales.

Los resultados de la evaluación del sistema de control fiscal interno en cada uno de los factores evaluados, corresponden a los hallazgos de auditoría incluidos en el Capítulo Resultados de la Auditoría.

1.7 Concepto sobre el Fenecimiento. Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2016 realizada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de eficiencia, eficacia y economía. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C., concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia 2016, se FENECE. Presentación del Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación del informe final, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993.




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Corresponde igualmente, al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al Plan de Mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones formuladas, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del

erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se

levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal2”.

Atentamente,

Revisó: Alberto Martínez - Subdirector y José Demetrio Barbosa - Gerente Elaboro: Equipo Auditor

2 Artículo 17 ley 42 de 1993. Se mantiene en el evento de obtener el fenecimiento de la cuenta en caso contrario se debe retirar.




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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN 2.1.1 Control Fiscal Interno 2.1.1.1. Alcance y muestra de Auditoría

El Control Fiscal Interno se evalúa a partir del conocimiento de los planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos, métodos, normas y mecanismos de verificación, evaluación y control adoptados por la entidad para el desarrollo de las actividades, operaciones y actuaciones, así como del análisis de la información remitida al equipo auditor relacionada con la administración de recursos o bienes públicos. En tal sentido, se visitaron y evaluaron las áreas de: Planeación, Control Interno, Contratación, Gestión Documental, Tecnología de la Información y las Comunicaciones, Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, Dirección Distrital de Calidad del Servicio, Administrativa y Financiera (incluye Contabilidad, Presupuesto, Almacén e Inventarios). 2.1.1.2. Resultados del Factor Control Fiscal Interno:

De acuerdo al análisis realizado, el equipo auditor identificó actividades clave que le permiten evaluar los controles ejercidos por la entidad en las áreas involucradas, mediante la verificación del cumplimiento de los elementos exigidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, con los siguientes resultados: Modelo Estándar de Control Interno MECI La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá mediante el artículo 3° de la

Resolución 307 del 9 de junio de 20153 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno –MECI 2014, de conformidad con la estructura definida en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI

3 “Por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,

Distrito Capital”




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2014, en cumplimiento al Decreto 943 de 20144. Concibe al MECI como su herramienta de seguimiento y evaluación, en consideración a que proporciona la estructura básica para evaluar la gestión, la estrategia y los mecanismos de evaluación del proceso administrativo. De acuerdo a la conceptualización y la estructura del MECI 2014, se especifican (2) módulos, (6) componentes, (13) elementos, y (1) Eje Transversal, necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, En la presente auditoría se evaluaron los aspectos relacionados con la gestión y resultados de los 2 módulos y el eje transversal, así: A. Módulo: Control de Planeación y Gestión.

B. Módulo: Evaluación y Seguimiento.

C. Eje Transversal: Información y Comunicación. A. MÓDULO CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN.

Para la evaluación del módulo se siguió la estructura contemplada en el MECI 2014, el cual consta de (3) componentes, así: - Componente de Talento Humano - Componente Direccionamiento Estratégico - Componente Administración del Riesgo - COMPONENTE TALENTO HUMANO Consta de (2) elementos, así: 1. Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

La entidad cuenta con el Decálogo e Ideario Ético consagrado en el Acuerdo Distrital 244 de 2006 “Por medio del cual se establecen y desarrollan los principios y valores éticos para el ejercicio de la función pública en el distrito capital”. Este documento se encuentra disponible en la página Web de la Entidad, en el link “Transparencia Bogotá”, para conocimiento de todos los servidores. La entidad en el mes de noviembre mediante Resolución 550 de 2016, actualizó el grupo de Gestores de Ética de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

4 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.




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2. Elemento: Desarrollo del Talento Humano La entidad adoptó el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, el cual se socializa a través del proceso de Gestión de Talento Humano; para fortalecer las competencias laborales, adoptó el Plan Institucional de Capacitación PIC vigencia 2016; cuenta con el Programa de Bienestar Social que proporciona las condiciones de mejoramiento de la calidad de vida de los servidores de la entidad y dispone del Sistema de Estímulos e Incentivos para los servidores públicos.

- COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Consta de (5) elementos, orienta a la Secretaría General hacia el cumplimiento de su misión, visión y objetivos corporativos, aspectos señalados y definidos en el Manual del sistema integrado de Gestión - SIG.

1. Elemento: Planes, Programas y Proyectos Los planes con que cuenta la entidad se agrupan en el Listado Maestro de Documentos, los cuales son aprobados a través de actas de comité de archivo. Estos planes buscan proyectar a la entidad hacia el largo, mediano y corto plazo y se encuentran alineados con la misión, visión y objetivos estratégicos. La misión, visión, principios y valores corporativos y las políticas, fueron adoptados a través del Plan Estratégico 2012-2016, documento que se encuentra divulgado en la página Web de la entidad para conocimiento de todos los niveles organizacionales, ciudadanía y partes interesadas. Con relación al Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2016 se presenta la siguiente observación: 2.1.1.2.1. Hallazgo administrativo por incumplimiento en la periodicidad en la publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la página Web de la entidad. Verificada la publicación de las actualizaciones del Plan anual de Adquisiciones en la página Web de la entidad durante la vigencia 2016, no se evidencia la divulgación mensual de dicho reporte; de igual manera se constató que este formato no permite establecer el nivel o porcentaje de ejecución respecto de la contratación programada.




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Se incumple lo normado en el numeral 6.1.2. -Plan Anual de Adquisiciones, del Manual de Contratación de la entidad adoptado mediante Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 que establece: “El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser

objeto de publicación y actualización mínimo cada mes”, así como el inciso segundo del Artículo 2.2.1.1.1.4.4 -Actualización del Plan Anual de Adquisiciones, del Decreto 1082 de 2015: “La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones

cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones”.

Lo anterior se origina porque la Secretaría General de la Alcaldía Mayor durante la vigencia 2016 no contó con el procedimiento para la “Actualización, publicación y

seguimiento al Plan anual de adquisiciones”, en donde se estableciera el deber de publicar en la página Web el plan de adquisiciones vigente al corte de cada mes, mediante archivos magnéticos reutilizables de fácil consulta por los interesados, y que la entidad no ha desarrollado una herramienta que permita establecer el grado de avance o porcentaje de cumplimiento del Plan; por lo tanto el documento utilizado (Formato SECOP) no se constituye en un instrumento efectivo de planeación y seguimiento de la contratación aprobada, programada y ejecutada por la entidad. Valoración Respuesta: Una vez revisada la respuesta presentada por la Secretaría General, no se aceptan los argumentos presentados, por cuanto para la vigencia 2016 no se evidencia en la página Web de la entidad la publicación mensual del Plan de Adquisiciones que muestre las modificaciones aprobadas por el Comité de Contratación, solamente se publica el consolidado a diciembre de ese año. En consideración a los hechos verificados los cuales no son desvirtuados por la entidad, se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad.

2. Elemento: Modelo de Operación por Procesos A través del Sistema Integrado de Gestión de la entidad - Subsistema de Gestión de Calidad, se cuenta con el mapa de procesos versión 27, publicado en la intranet. A partir de la Resolución 307 de 2015, la adopción y actualización de éstos se realiza mediante el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos Código 221011-PR-002, donde se fijan los parámetros y directrices para efectuar modificaciones, publicación y divulgación; la Oficina Asesora de




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Planeación realiza pre-revisión para verificar que se encuentre acorde con el Sistema Integrado de Gestión. Por su parte, la integralidad jurídica corresponde al responsable del proceso y las áreas líderes son las responsables de solicitar su actualización; la Oficina Asesora de Planeación realiza acompañamiento y la inclusión de los documentos en el aplicativo del sistema integrado de gestión. Visitada la oficina Asesora de Planeación se informó que la entidad se encuentra revisando y actualizando todos sus procesos, procedimientos, manuales, guías, instructivos y formatos, con el fin de contar con un sistema modernizado; para esta actividad se cuenta con el apoyo de 5 contratistas de nivel profesional, que iniciaron labores en el mes de abril de 2017, bajo la supervisión de dicha oficina. Se concluye que la entidad no ha realizado los ajustes o modificaciones a los procesos y procedimientos y por lo tanto no dispone de herramientas actualizadas en el desarrollo de sus actividades.

2.1.1.2.2. Hallazgo Administrativo por desactualización en procedimientos y en documentos de Caracterización de Procesos. Los procedimientos del proceso Gestión Contractual, se encuentran desactualizados, por cuanto se sustentan en el Decreto 1510 de 20135, que fue compilado al Decreto 1082 de 2015, y se hace referencia a la Resolución 442 de 20116, norma que está derogada. Tampoco se ajustaron a los nuevos niveles de autoridad y responsabilidad de acuerdo con la estructura administrativa actual, establecida mediante Decreto 425 del 3 de octubre de 20167. De igual manera, el documento “Caracterización del Proceso Contractual” con fecha de aprobación del 19 de noviembre de 2012 - Código: 2211200-PO-021 Versión 06, está desactualizado y no incorpora la nueva normatividad contractual. Por su parte, el Procedimiento “Ejecución Contable” con fecha de aprobación del 15 de marzo de 2013, se encuentra desactualizado y solo contempla las disposiciones de las normas de la contabilidad generalmente aceptadas, sin incluir el nuevo Marco Normativo Contable. Con relación al documento “Caracterización del proceso –Contabilidad- Código: 2211400-PO-022 versión 05”, también está desactualizado y el normograma no incluye la nueva reglamentación contable. Sobre el particular, informa la entidad que el documento se está actualizando de

5 Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública 6 “Por la cual se delegan unas funciones y se desconcentran unas actuaciones en materia contractual”. 7 Por la cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.




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conformidad con las directrices de la Resolución 690 de 2016, de la Contaduría General de la Nación. Se incumple lo establecido en el Decreto 943 de 2014, que adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI, a través del Manual Técnico Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, en el Elemento: Modelo de operación por Procesos, que contempla la obligatoriedad de documentar y formalizar los procesos y procedimientos. Por su parte, la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, literal d. Enfoque basado en procesos, y la Norma ISO 9001:2015, contempla como uno de los principios de la Gestión de la Calidad que “Un resultado deseado se alcanza más eficientemente

cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”.

Cabe mencionar que la desactualización del “Documento Caracterización del

Proceso”, dificulta evidenciar e identificar las características propias del proceso, su objetivo y actividades, sus interrelaciones frente a los demás procesos de la entidad y no permite contextualizar de manera integral y secuencial el Ciclo PHVA.

Lo anterior se presenta por falta de diligencia en la actualización de procesos y procedimientos, ocasionando que la entidad no cuente con los instrumentos necesarios para la realización de sus actividades. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación presentada con relación a la desactualización de procesos, procedimientos y documentos de caracterización de procesos, en la respuesta manifiesta que: “Por medio de su

Oficina Asesora de Planeación, ha venido trabajando en la actualización de sus procesos y procedimientos conforme a la adaptación que los mismos deben sufrir a partir de la nueva estructura organizacional (…) El proceso de actualización de procesos y procedimientos, se ha realizado en varios momentos, mediante sensibilizaciones, Actualización inicial de procesos y procedimientos, con el objetivo de certificarse en la norma ISO9001:2015, además realizó taller de mapa de procesos y talleres de caracterización de procesos y procedimientos durante el mes de mayo de 2017(…)”.

Argumenta que se trabaja en la actualización de los procedimientos relacionados con el área de contratación y según cronograma de trabajo se espera cumplir con la actualización de todos los procedimientos al finalizar el año 2017.

Respecto al proceso ejecución contable, se aceptan los argumentos expuestos por la entidad en el sentido que: “La Secretaría General se encuentra adelantando la elaboración de los nuevos procedimientos contables acorde con los nuevos criterios de reconocimiento, medición y presentación del nuevo marco normativo




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público, cuya fecha límite de elaboración finaliza el 30 de noviembre de 2017. Por

lo anterior, la Secretaría General actualizará el procedimiento “Ejecución Contable” a partir del 1 de diciembre de 2017 para ser aplicado a partir del 1 de enero de 2018”.

De acuerdo a lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. 3. Elemento: Estructura Organizacional

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor cuenta con nueva estructura organizacional, adoptada mediante Decreto 425 de octubre 3 de 2016. Lo anterior en consideración a que el Acuerdo Distrital 638 de 2016, creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, y dentro de él a la Secretaría Jurídica Distrital, modificó las funciones de la Secretaría General y ajustó la naturaleza, objeto y funciones de la entidad, estableciendo que los negocios, asuntos y funciones que venían siendo desempeñados por la Dirección Jurídica Distrital fueran asumidas por la Secretaría Jurídica Distrital, así como el diseño e implementación de las políticas públicas en materia disciplinaria. La entidad, elaboró el Estudio Técnico para la modificación de la estructura organizacional y la planta de personal, siguiendo los parámetros establecidos en la

“Guía para la Modernización de las Entidades Públicas, del Departamento Administrativo

de la Función Pública – DAFP“, en cumplimiento del Decreto 019 de 2012, y los criterios técnicos establecidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, quién mediante oficio No. 2016EE1829 del 06 de septiembre de 2016, emitió concepto técnico favorable para la modificación de la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Mediante Decreto 426 del 3 de octubre de 2016 se modificó la planta de la Secretaría General, quedando constituida por 623 empleos, así: Total planta global (560), planta Despacho Secretario General (19), planta Despacho Alcalde Mayor (49). 4. Elemento: Indicadores de Gestión

Se cuenta con un esquema de medición del Plan de Desarrollo, y de la gestión de las dependencias, mediante la utilización de indicadores para evaluar y monitorear el desempeño de los procesos, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45322



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La Oficina de Control Interno en cumplimiento a lo establecido en la Ley 909 de 2004, presentó el “Informe de Evaluación a la Gestión por dependencias de la vigencia

2016; es de aclarar que en virtud de la Resolución 2013 de 2016, se faculta a esta oficina para incluir el resultado del informe como factor para acceder al nivel sobresaliente en la calificación del desempeño.

5. Elemento: Políticas de Operación.

Las políticas de operación se encuentran inmersas en la caracterización de procesos del SIG y en los diferentes planes y programas. Se adoptó el “Manual del

Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General”, que establece el direccionamiento para facilitar la ejecución de las operaciones internas, los parámetros de los procesos y actividades en cumplimiento de los planes, programas y proyectos.

- COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Consta de (3) elementos:

Se verificó que la Oficina de Control Interno presentó informe de seguimiento a la gestión de riesgos de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el cual incluye el seguimiento del mapa de riesgos de corrupción, con fecha de corte abril de 2017.

1. Elemento: Políticas de Administración del Riesgo.

Se implementó mediante la Resolución 303 de 2012 "Por la cual se adopta la Política

Integral de Administración de Riesgos de la Secretaría General", modificada por resolución 172 de abril 28 de 2017.

Para la divulgación del mapa de riesgos institucionales cuenta con la herramienta de difusión a través de link: “intranet/sistemas de información/IX Sistema de

Administración de Riesgos”.

2. Elemento: Identificación de Riesgos.

Existe el Procedimiento Administración del Riesgo Código 221011-PR-214, en donde se indica la metodología para la gestión del riesgo, se incluyen las actividades necesarias para su identificación, valoración, calificación y tratamiento.

La entidad establece los criterios generales para la identificación y prevención de riesgos, con base en la metodología establecida en la Guía del Departamento




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Administrativo de la Función Pública. El Mapa de riesgos se alimenta mediante el aplicativo para el Sistema de Administración de Riesgos, ubicado en la intranet. Este aplicativo lo administra la Oficina de Control Interno y se utiliza para evaluar la gestión a nivel institucional. Llama la atención que en el Mapa de riesgos del Proceso Recursos Físicos, no se contempló el riesgo de deterioro de los elementos almacenados en las bodegas subterráneas de la Secretaría General, por humedad, filtraciones de agua o inundaciones. 2.1.1.2.3 Hallazgo administrativo relacionada con gotera, humedad y acumulación de elementos inservibles en la Bodega sótano 2 del Edifico Bicentenario de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. En visita efectuada el pasado 22 de mayo de 2016 a la Bodega de Recursos Físicos Sótano 2 del Edificio Bicentenario de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se evidenció que existe una gotera permanente generando humedad en el costado nororiental de la citada Bodega. Igualmente se observó acumulación de elementos inservibles que están depositados en dicho espacio, como se muestra en las siguientes fotografías.

Fotografía 1. Lugar: Bodega sótano 2 del Edifico Bicentenario Fecha: 22-05-2017

Fotografía 2. Lugar: Bodega sótano 2 del Edifico Bicentenario Fecha: 22-05-2017

La anterior situación genera riesgo de deterioro de los elementos almacenados y ocupación innecesaria de espacio con elementos obsoletos. Se incumple lo normado en el literal a) y f) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993. Numeral 5.6.2 Baja de bienes Inservibles de la Resolución 01 del 20 de septiembre de 2001 “Por

la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo




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y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.” Expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda.

Análisis Respuesta: La Administración en su respuesta acepta el hecho de la existencia de la filtración y la generación de humedad en el Sótano 2 del Edificio Bicentenario y anuncia una serie de medidas que pretende adelantar, como quiera que la problemática planteada persiste, situación evidenciada en vista efectuada el 20 de los corrientes, por ello la observación se confirma. Así mismo, con relación a la acumulación de elementos inservibles, la Administración informa que hubo reunión de Comité de Inventarios en el último trimestres de 2016 en cuya sesión se aprobó dar de baja alrededor de 2.800 elementos por valor aproximado de $2.740 millones, situación que aún continua, pues en visita efectuada el 20 de los corrientes se pudo corroborar que la situación permanece y que no se le ha dado cumplimiento a la decisión del mencionado Comité. Por las situaciones descritas se ratifica la observación como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deben incluirse en el Plan de Mejoramiento. 2.1.1.2.4 Hallazgo administrativo por falta de oportunidad en la radicación de

documentos que soportan los pagos a contratos de prestación de servicios

profesionales

Revisados los contratos de prestación de servicios profesionales No. 01 de 2016,

042 de 2016 y 107 de 2016, se evidenció que los supervisores no radicaron con

oportunidad los documentos soporte para el pago, incumpliendo lo establecido en

la Circular No. 01 del 16 de marzo de 2016 expedida por la Subdirección

Financiera, donde se establece el Calendario de Radicación de Honorarios para

los contratos de prestación de servicios año 2016, como se detalla a continuación:




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CUADRO 1

RADICACIÓN DOCUMENTOS PARA EL PAGO Contrato 01 de 2016 – Contratista Luz María del Socorro Sierra Lopera

FECHA DE CORTE VALOR ORDEN DE

PAGO

VALOR

ORDEN DE

PAGO

FECHA

FACTURA

CONTRATISTA

RADICADO

EN

FINANCIERA

FECHA

SEGÚN

R.001/2016

16-06-2016 al 15-07-

2016:

29.000.000 1193 del

04-08-2016

29.000.000 17-07-2016 01-08-2016 18 de julio

6-07-2016 al 15-08-

2016:

29.000.000 1555 del

09-09-2016

29.000.000 17-08-2016 02-09-2016 17 y 18 de

agosto

16-08-2016 al 15-09-

2016:

29.000.000 1972 del

18-10-2016

29.000.000 16-09-2016 07-10-2016 16 y 19 de

septiembre

16-09-2016 al 15-10-

2016:

29.000.000 2416 del

04-11-2016

29.000.000 01-11-2016 02-11-2016 18 y 19 de

octubre

16-10-2016 al 15-11-

2016:

29.000.000 3009 del

22-12-2016

29.000.000 01-12-2016 15-12-2016 16 y 17 de

noviembre

16-12-2016 al 31-12-

2016:

15.466.667

4205 del

25-04-2017

15.466.667 01-02-2017

Devuelto el 16-

03-2017 por

enmendadura

en la factura

10-04-2017 30-01-2017

Fuente: Contrato 01 de 2016, SGAM

CUADRO 2

RADICACIÓN DOCUMENTOS PARA EL PAGO Contrato 042 de 2016 - José Mauricio Rodríguez Múnera

FECHA DE CORTE

ORDEN

DE

PAGO

VALOR

FECHA

ORDEN DE

PAGO

FECHA

FACTURA

CONTRATISTA

RADICADO

FINANCIERA

FECHA SEGÚN

R. 001 DE 2016

1) 29-02-2016 al 15-03-2016 y

del 16-03-2016 al 15-04-2016

309 27.260.000 24-05-2016 11-04-2016

16-04-2016

17-05-2016

17-05-2016

16 y17 marzo

18 y19 de abril

2) 16-04-2016 al 15-05-2016: 626 17.400.000 24-06-2016 25-05-2016 17-06-2016 17 y 18 de mayo

3) 16-05-2016 al 15-06-2016 y

del 16-06-2016 al 15-07-2016:

1211 34.800.000 12-08-2016 06-07-2016

17-07-2016

08-08-2016

08-08-2016

16 y 17 de junio

18 de julio

4) 16-07-2016 al 15-08-2016 y 2404 34.800.000 3-11-2016 26-09-2016 26-10-2016 17 y 18 de agosto




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FECHA DE CORTE

ORDEN

DE

PAGO

VALOR

FECHA

ORDEN DE

PAGO

FECHA

FACTURA

CONTRATISTA

RADICADO

FINANCIERA

FECHA SEGÚN

R. 001 DE 2016

del 16-08-2016 al 15-09-2016: 26-09-2016 28-10-2016 16 y 19 de sept.

5) 16-09-2016 al 15-10-2016: 2976 17.400.000 21-12-2016 15-11-2016 07-12-2016 18 y 19 de oct.

6) 16-10-2016 al 15-11-2016: 3556 17.400.000 30-12-2016 02-12-2016 28-12-2016 16 y 17 de nov.

7) 16-11-2016 al 15-12-2016: 3582 17.400.000 30-12-2016 19-12-2016 28-12-2016 16 y 19 de dic.

8) 16-12-2016 al 12-01-2017 4077 16.240.000 23-02-2017 30-01-2017 17-02-2017 30 de ene 2017

Fuente: Contrato 042 de 2016 de la SGAM

CUADRO 3

RADICACIÓN DOCUMENTOS PARA EL PAGO

Contrato 107 -2016 María Cristina Serje De La Ossa

FECHA DE CORTE

ORDEN

DE

PAGO

FECHA

ORDEN DE

PAGO

VALOR

FECHA

FACTURA

CONTRATIST

A

RADICADO

FINANCIERA

FECHA

SEGÚN

RESOL. 001

DE 2016

5) 16-07-2016 al

15-08-2016

1427 25-08-2016 12.000.000 NO FIGURA 07-09-2016 17 y 18 de

agosto

PERÍODO

PENDIENTE POR

PAGAR DESDE 16-

08-2016 AL 14-09-

2016

4216 09-05-2017 A favor

contratista:

$11.600.000

A favor

entidad:

$8.800.000

Acta de

Liquidación

02-05-2017

03-05-2017 16 y 17 de nov

Fuente: Contrato 107 -2016 SGAM

Lo anterior se origina por falta de control por parte del supervisor del contrato y

dificulta finiquitar de manera oportuna los compromisos contractuales con terceros,

situación que conlleva al incumplimiento de la programación mensual de pagos

establecida en el PAC.

Valoración Respuesta: Revisada la respuesta emitida a la observación de auditoría, la entidad no la desvirtúa y por lo tanto se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad.




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3. Elemento: Análisis y Valoración del Riesgo El análisis y valoración del riesgo se realiza teniendo en cuenta la metodología establecida en el procedimiento Administración del Riesgo Código 221011-PR-214. Con la expedición de la Resolución 172 de 20178 se efectuó modificación de las fechas de ciclos de control de conformidad con el Art. 6 de la Resolución 303 de 2012, las cuales se articularon con los ciclos establecidos en “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015”. Análisis y Resultados Matriz del Mapa de Riesgos Institucional:

El mapa de riesgos de la Secretaría General está compuesto por 4 zonas de riesgo así: baja, moderada, alta y extrema. Producto del análisis realizado por la Oficina de Control Interno y de acuerdo con la calificación obtenida se tiene como resultado, que el 3% de los riesgos se ubicaron en zona de riesgo extrema, el 11% se encuentra en zona media, el 13% en zona alta y el restante 73% se encuentra en zona baja. Los procesos que se concentran en la zona de riesgo extrema fueron: 1). Administración del Sistema Unificado Distrital de Inspección, Vigilancia y Control para Empresas y/o Establecimientos de Comercio, 2). Elaboración de Impresos y Registro Distrital, y 3). Asistencia y Atención a Víctimas del Conflicto Armado en Bogotá D.C. En consideración a la vulnerabilidad de estos procesos se deben implementar acciones tendientes a identificar y/o fortalecer los controles definidos así como el establecimiento de acciones orientadas a reducir, evitar, compartir o transferir el riesgo, toda vez, que de materializarse se tendría altas consecuencias o efectos sobre los usuarios, finanzas, aprendizaje y/o procedimientos internos, conllevando a posibles sanciones para la entidad.

Gestión del Riesgo de Corrupción. La herramienta que se utiliza en la entidad para la gestión de riesgos de corrupción es una matriz en Excel denominada Mapa de Riesgos de Corrupción que obedece a la metodología de la Secretaría de la Transparencia de la Presidencia de la República, a través de la “Guía para la Gestión del Riesgo de

Corrupción 2015”, diseñada para elaborar la estrategia de Lucha Contra la

8 Por la cual se modifica el Artículo 6° de la Resolución 303 de 2014 , que adopta la política Integral de Administración de riesgos de la Secretaría General




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Corrupción y de Atención al Ciudadano, dando cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Análisis de Resultados Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción Se evidenció que la entidad cumplió con la identificación de los riesgos de corrupción, de conformidad con la metodología y normatividad establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. La Oficina de Control Interno advirtió que los riesgos inherentes que se iniciaron en zonas de riesgo catastrófico y mayor, una vez aplicados los controles pasaron a constituirse como riesgos residuales en la zona de riesgo moderada. Uno de los que se mantuvo en la zona catastrófica es el relacionado con “Posibles prácticas

inadecuadas en el ejercicio de las funciones como servidores de la RED CADE,

relacionados con actos de corrupción”, a cargo del proceso Administración de Canales de Servicio a la Ciudadanía. El riesgo de corrupción no se ha materializado. 2.1.1.2.5 Hallazgo administrativo porque el aplicativo del Sistema de Administración de Riesgo no genera el mapa de riesgos institucionales sino por procesos.

Se verificó que el aplicativo del Sistema de Administración de Riesgo genera mapa de riesgos por procesos y no el consolidado a nivel institucional, situación que evidencia la necesidad de introducir mejoras al sistema de información, para diseñar un instrumento que agregue los resultados de las matrices de riesgos. Se incumple lo establecido en el literal g) del artículo 2° de la Ley 87 de 1993, que establece “Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios

mecanismos de verificación y evaluación”.

Lo anterior, se origina por falta de diligencia en el desarrollo de un aplicativo que permita consolidar el mapa de riesgos institucional, situación que dificulta la labor de seguimiento y evaluación. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación presentada, por lo anterior se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad.




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2.1.1.2.6 Hallazgo administrativo por ineficiente gestión en la liquidación de contratos.

Caso 1. Contratos que culminaron el tiempo de liquidación de los 30 meses siguientes a su terminación y no fueron liquidados De acuerdo a la información suministrada para efectuar seguimiento de control interno, se estableció que durante la vigencia 2016 la entidad presentó ocho (8) contratos que no fueron liquidados, los cuales se relacionan en el siguiente cuadro:

CUADRO 4

CONTRATOS QUE NO SE LIQUIDARON EN LA VIGENCIA 2016

N° DE CONTRATO

VIGENCIA CONTRATISTA FECHA DE

SUSCRIPCIÓN FECHA DE

TERMINACIÓN

FECHA EN QUE CULMINÓ EL PLAZO DE SU LIQUIDACIÓN

8 2013 RAFAEL ENRIQUE OSTAU DE LAFONT PIANETA

21-01-2013 19-11-2013 07-05-2016

184 2014 JOHN FREDY SAZA PINEDA

29-01-2014 15-05-2014 31-10-2016

215 2013 LIGIA AMPARO CONTRERAS

28-06-2013 03-04-2014 19-09-2016

264 2014 COMERCIAL MCL SAS 02-07-2014 21-10-2014 08-04-2017

298 2013 ESTRATEGIA Y PRODUCCIÓN SA

04-09-2013 30-05-2014 15-11-2016

387 2013 INES CASTAÑEDA VIATELA

05-11-2013 19-12-2013 06-06-2016

399 2013 ASOCIACIÓN PARA LA PROMOCIÓN SOCIAL ALTERNATIVA MINGA

08-11-2013 12-04-2014 28-09-2016

400 2010 MARTÍN BERMUDEZ ASOCIADOS SAS

22-12-2010 21-06-2012 08-12-2014

Fuente: Dirección de Contratación SGAM mayo de 2017

Se incumple lo señalado en la cláusula “Liquidación”, de cada contrato, en donde se establece que los contratos se liquidarán de común acuerdo entre las partes, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización o a la fecha del acuerdo que lo disponga, sin superar el plazo máximo de que trata la ley.

Igualmente se incumple el artículo 217 del Decreto Nacional 019 de 2012 - De la ocurrencia y contenido de la liquidación de los contratos estatales, el numeral




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6.3.1. “Liquidación de los contratos”, de la Resolución 643 de 2015 “Por medio de la

cual se Actualiza y Adopta el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría de la

Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C” y el inciso primero del Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 que trata sobre las Facultades y deberes de los supervisores.

La entidad no implementó mecanismos efectivos de seguimiento y control que garanticen la oportuna liquidación de los contratos, situación que genera incertidumbre sobre el estado final del contrato.

Caso 2. Contratos que no han sido liquidados y que se encuentran próximos a culminar el tiempo de liquidación Según la relación suministrada se evidencia que la entidad presentó (4) contratos que no fueron liquidados, los cuales se relacionan a continuación.

CUADRO 5

CONTRATOS NO LIQUIDADOS

N° CONTRATO

AÑO VIGENCIA

FECHA SUSCRIPCIÓN

CONTRATISTA TIPO COMPROMISO FECHA DE

TERMINACIÓN

PLAZO MAXIMO PARA LIQUIDAR (30

MESES DESPÚES DE LA TERMINACIÓN)

263 2013 15/08/2013 IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

27/12/2014 14/06/2017

289 2014 25/07/2014 INTERNATIONAL ELEVATOR INC

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

25/05/2015 10/11/2017

560 2014 30/12/2014

FUNDACION MENONITA COLOMBIANA PARA EL DESARROLLO

CONVENIO DE ASOCIACIÓN

12/07/2015 28/12/2017

540 2014 19/12/2014

MISION DE APOYO AL PROCESO DE PAZ MAPP-OEA

CONVENIO DE COOPERACIÓN

12/07/2015 28/12/2017


Se incumple lo señalado en la cláusula “Liquidación”, establecida en cada contrato, en donde se establece que los contratos se liquidarán de común acuerdo entre las partes, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización o a la fecha del acuerdo que lo disponga, sin superar el plazo máximo de que trata la ley.




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Igualmente se incumple el artículo 217 del Decreto Nacional 019 de 2012 - De la ocurrencia y contenido de la liquidación de los contratos estatales, el numeral 6.3.1. “Liquidación de los contratos”, de la Resolución 643 de 2015 “Por medio de la

cual se Actualiza y Adopta el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría de la

Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C” y el inciso primero del Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 que trata sobre las Facultades y deberes de los supervisores.

La entidad no implementó mecanismos efectivos de seguimiento y control que garanticen la oportuna liquidación de los contratos, situación que genera incertidumbre sobre el estado final del contrato.

Es pertinente aclarar que los contratos relacionados en los casos 1 y 2, corresponden a información suministrada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor por requerimiento de seguimiento al control interno, los cuales no se evaluaron en la presente auditoría, éstos podrán ser objeto de revisión en un próximo ejercicio de control. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación formulada para los (8) contratos señalados en el caso 1, los cuales no fueron liquidados y manifiesta que: “(…) ha venido implementando mecanismos de seguimiento y control

frente a la labor que cumplen los supervisores de la Entidad, entre las que se encuentran las mesas de trabajo semanales con los supervisores y sus apoyos para revisar y determinar qué contratos se encuentran en fase de liquidación o están próximos a iniciar ese proceso”.

Respecto a los (3) contratos señalados en el caso 2, que no fueron liquidados y están próximos a culminar el plazo máximo de liquidación en diciembre de 2017, la entidad en su respuesta precisa que corresponden a los contratos No. 289 de 2014, 560 de 2014 y 540 de 2014; en lo que hace referencia al Contrato No. 263 de 2013, se informa al equipo auditor que éste fue liquidado el 18 de noviembre de 2016. La entidad precisa que: “Si bien la cláusula de liquidación de los citados

contratos señala que este proceso debe efectuarse dentro de los 4 meses siguientes a la finalización (…) Teniendo en cuenta que el periodo de liquidación del contrato se encuentra reglado por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la Entidad aún se encuentra en el término legal para liquidar los contratos que se mencionan para el “Caso 2”. Lo anterior, por cuanto los plazos máximos para la liquidación de los contratos corresponden a los 30 meses legalmente establecidos”.

Este ente de control no acepta los argumentos presentados y se confirma la debilidad que presenta la entidad respecto a la gestión en la liquidación de




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contratos, situación que puede conllevar a la materialización del riesgo por falta de liquidación contractual.

Por lo anteriormente expuesto, se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. 2.1.1.2.7 Hallazgo administrativo por documentos sobrantes y faltantes en el expediente del Contrato 454-2015 En la Unidad documental del contrato 454 de 2015 reposan los folios 595, 596, 597, 598, 599, 600, 601, 602, 603, 604, 605, 606, 607, 608, 609 de la carpeta 4, que pertenecen al contrato 455-2015. Igualmente en el expediente contractual del contrato 454 de 2015 no reposan las 10 propuestas completas del proceso de selección abreviada de subasta inversa presencial No.15 de 2015. Esta situación ocurre por falta de controles en el manejo documental, lo cual genera desorden y confusión en la información que debe reposar en cada contrato, hecho que genera riesgo de distorsión y confiabilidad de la información que reposa en la unidad documental. Lo anterior incumple lo normado en el literal e) del artículo 2º, de la Ley 87 de 1993. Valoración Respuesta: La Administración acepta la Observación y manifiesta que:“(…)se establecerán los correctivos de carácter interno dirigidos a archivar los documentos en el expediente que corresponda (…)”, en tal sentido, se confirma como hallazgo Administrativo y las acciones correctivas deben incluirse en el Plan de Mejoramiento a suscribirse.

B. MÓDULO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO - Componente: Autoevaluación Institucional. Consta de (1) elemento.

Se evidenció que en algunos procesos como el de gestión contractual donde participan los supervisores de contratos, no se fomenta de manera conveniente la cultura del control. La anterior situación se sustenta en las reiteradas observaciones que ha realizado la Auditoría, relativas a la falta de control y organización de la documentación que se adjunta a los contratos suscritos.




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En conclusión, aunque se evidencian los avances logrados por la entidad en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y la adopción de los productos establecidos en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 2014, no se ha fortalecido la autoevaluación del control para que se constituya en un elemento importante en la implementación de acciones correctivas y de mejora continua en la gestión de las dependencias.

1. Elemento: Auditoría Interna

La Oficina de Control Interno, realizó la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001) y cumplió con la elaboración de (15) informes que por mandato legal debe presentar; no obstante, se observa que el plan de auditorías internas tuvo que ser reprogramado, debido a la reducción del personal asignado a la oficina, modificación aprobada por el Comité Directivo del 13 de septiembre de 2016; situación que se tradujo en la realización de 4 auditorías efectuadas (2 procesos estratégicos y 2 de apoyo), de las 13 auditorías inicialmente programadas (9 misionales, 4 de apoyo), concluyendo que el número de auditorías realizadas alcanzó el 30,8% de las inicialmente contempladas.

De acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, la Oficina de Control Interno publica el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno de 2015, en la página de la entidad, a través del Link: intranet/sistemas de

información /Informe Ejecutivo Anual de Control Interno”.

- COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Consta de un (1) elemento. 1. Elemento: Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno elaboró Informe de Plan de Mejoramiento donde se analizaron las acciones implementadas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, producto de la Auditoría Interna y de las observaciones provenientes de los Órganos de Control, con el objetivo de promover que los procesos internos de la entidad se desarrollen en forma eficiente y transparente a través del cumplimiento de las acciones correctivas orientadas al mejoramiento continuo.

En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 943 de 2014, se adoptó el “Procedimiento Acciones Correctivas, preventivas y de Mejora”, el cual hace parte del Proceso Estratégico: Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestión.




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Así mismo, a través de la página Web de la entidad, se publicó el Plan de mejoramiento presentado a la Contraloría de Bogotá, de acuerdo con los hallazgos realizados por ese organismo, en el link: transparencia/control/planes de mejoramiento

14-02-2017.

El seguimiento efectuado al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, D.C., a 31 de diciembre de 2016 se detalla en el Capítulo Plan de Mejoramiento del presente informe. C. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. Contempla (3) aspectos: 1) Información y comunicación interna, 2) Información y comunicación externa y 3) Sistemas de información y comunicación. En el nuevo modelo MECI 2014, la información y comunicación se convierten en un eje transversal al Modelo, teniendo en cuenta que hace parte de todas las actividades de control de las entidades. Tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos.

1. Información y comunicación Externa.

Respecto al sistema de Gestión Documental, se verificó que la entidad está actualizando los procedimientos que dan los lineamientos para la generación de documentos, con el fin de contar con la información organizada para facilitar su consulta y conservación; no obstante, se presentan las siguientes observaciones relacionadas con el proceso gestión documental.

2.1.1.2.8 Hallazgo administrativo por incumplimiento de la programación establecida para las transferencias documentales

Durante la vigencia 2016 no se cumplió en su totalidad la programación establecida en el cronograma para las transferencias documentales primarias (al archivo central) y secundaria (al archivo histórico), aunque los tiempos señalados en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, ya se cumplieron; argumenta la entidad que esta situación se presentó porque algunas dependencias no contaron con el personal para llevar a cabo esta actividad y otro aspecto que afectó las transferencias documentales tiene relación con la escisión entre la Secretaría Jurídica Distrital y la Secretaría General, por




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cuanto la información a ser transferida a esta nueva entidad no estaba organizada y a la fecha aún se está realizando el proceso de organización. Se incumple lo establecido en el numeral 6 del artículo 4 del Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000”. Al igual que lo establecido en el procedimiento 2211600-PR-048 Elaboración, aplicación y actualización de tablas de Retención documental La anterior situación se origina porque la entidad no ha tomado las medidas necesarias para lograr que la programación de las transferencias se cumpla de conformidad al cronograma establecido, para evitar la aglomeración de documentos en las áreas destinadas a las oficinas, prevenir su deterioro, asegurar la conservación de documentos y mejorar el manejo administrativo de la información. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación presentada, se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. 2.1.1.2.9 Hallazgo administrativo por falta de actualización de los instrumentos archivísticos Se indagó en el área de Gestión documental de la entidad encontrando desactualización de los instrumentos archivísticos publicados en la página web de la entidad, link “Transparencia/ Instrumentos de gestión pública/Gestión documental”, así. Programa Gestión Documental- PGD: Vigente desde octubre de 2015, en proceso de actualización.

Plan Institucional de Archivo -PINAR: Vigente desde octubre de 2015, en proceso de actualización. Tablas de Retención Documental: Aprobadas en el año 2014 por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C., actualmente están vigentes y se encuentran en proceso de actualización. En la vigencia 2017 se celebró el contrato de prestación de servicios No. 496 de 2017 con un profesional para el soporte en la




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implementación de un modelo de gestión documental (Actualización de la tabla de retención documental). Se tiene previsto enviar la Tabla de Retención Documental propuesta, al Consejo Distrital de Archivos, en el mes de noviembre del año 2017.

Tablas de valoración documental: Establecen el valor patrimonial e histórico de los documentos. Se remitieron al Consejo Distrital de Archivo en enero de la vigencia 2016 y se devolvieron con observaciones para la realización de algunos ajustes, los cuales se encuentran en proceso de desarrollo en la Secretaría General, por cuanto hay que verificar los períodos establecidos en la tabla de valoración para los tipos documentales y revisión de los documentos físicos.

Cuadro de Caracterización documental: Se elabora al momento de realizar las tablas de retención documental; establece qué tipos documentales generan las dependencias (Actas, memorandos, informes, constancias, etc.). Se encuentra vigente desde octubre de 2015 y está en proceso de actualización. Se incumple lo contemplado en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, Artículo 1° del Acuerdo 39 de 2002, Artículo 2° del Acuerdo 042 de 2002 y el Artículo 3° del Decreto 173 de 2004. La situación observada se presenta porque la entidad no establece controles efectivos en las actividades propias de la gestión documental, para garantizar la conformación, organización, y preservación de la memoria institucional. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación presentada, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. 2.1.1.2.10 Hallazgo administrativo por falta de soportes en las carpetas contractuales. Caso 1. Falta de soportes como órdenes de pago y facturas

El expediente contractual de los contratos seleccionados en la muestra no incluye los comprobantes de las órdenes de pago elaboradas por la Subdirección Financiera, ni documentos soporte de las obligaciones contraídas, como facturas, concluyendo que la información se encuentra dispersa. Se dificulta la evaluación de los pagos efectuados, teniendo que solicitar por escrito la documentación a la




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Subdirección Financiera. Lo anterior, transgrede lo contemplado en el artículo 129 de la Ley 594 de 2000 “Por la cual se dicta la Ley General de Archivos”, el artículo 3610 - “Formación y Examen de Expedientes” de la Ley 1437 de 2011, y lo establecido en la Circular No. 14 del 31 de diciembre de 2015 expedida por la Veeduría Distrital, que hace referencia a la “Unicidad del expediente contractual”; esta situación se presenta por deficiencias en el sistema de archivo de la entidad, lo cual conlleva al incumplimiento de las normas generales de archivo. Caso 2. No se incluye en el expediente contractual los informes de actividades elaborados por los contratistas. Se evidenció que no reposan en el expediente contractual los soportes de los informes de actividades realizados en ejecución de los contratos No. 01 de 2016, 042 de 2016, y se encuentran archivados en la Secretaría Privada. Se informó en acta de visita del 27 de marzo, que nunca se remiten a la Subdirección Financiera o Dirección de Contratación, argumentando que estos archivos soporte contienen información altamente confidencial, sin que se aporte la norma que permita el amparo de tal condición. Situación similar por falta de soportes ocurre con los contratos No. 81 de 2016, 462 de 2016, 343 de 2015 y 453 de 2015, en donde los informes de actividades debieron ser solicitados a la entidad para su correspondiente verificación. Lo anterior, transgrede lo contemplado en el artículo 12 de la Ley 594 de 2000 “Por la cual se dicta la Ley General de Archivos”, el artículo 36 - “Formación y Examen de Expedientes” de la Ley 1437 de 2011, y lo establecido en la Circular No. 14 del 31 de diciembre de 2015 expedida por la Veeduría Distrital, que hace referencia a la “Unicidad del expediente contractual”; esta situación se presenta por deficiencias en el sistema de archivo de la entidad, pues transcurridos varios meses después de la terminación del contrato no se ha unificado la información en el

expediente contractual, lo cual conlleva al incumplimiento de las normas generales de archivo.

No cumple con lo establecido en el inciso 3 del artículo 36 de la Ley 1474 de 2011 que establece: “Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o

9 Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la

administración de sus archivos. 10 Artículo 36. Formación y examen de expedientes. Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se

organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad.




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de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado”. Valoración Respuesta: La entidad no desvirtúa la observación presentada en los casos 1: Falta de soportes como órdenes de pago y facturas en los expedientes contractuales y caso 2: No se incluye en el expediente contractual los informes de actividades elaborados por los contratistas. Por lo anterior se confirma la observación y se configura como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. Derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes de información. La entidad a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones-SDQS11 gestiona las peticiones ciudadanas, entendiéndose estas como derechos de petición de interés general o particular, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, consultas, solicitudes de información, solicitudes de copias y denuncias por posibles actos de corrupción, recibidas por los diferentes canales dispuestos para la interacción y participación (escrito, web, email, telefónico, presencial, buzón). Se efectuó seguimiento a los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes registrados a 31 de diciembre de 2016, obteniendo los siguientes resultados:

CUADRO 6 RELACION PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS POR TIPOLOGÍA

VIGENCIA 2016

No. DE ORDEN

TIPO CANTIDAD

1 DERECHO DE PETICION 6.762

2 DERECHO DE PETICION DE INTERÉS GENERAL

409

3 DERECHO DE PETICION DE INTERÉS PARTICULAR

4.774

4 DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACION 229

5 DERECHO DE PETICIÓN DE CONSULTA 122

6 DERECHO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Y EXPEDICION DE COPIAS

77

11 SDQS Sistema de información que incorpora el formulario electrónico disponible para la interposición, administración y seguimiento de las peticiones ciudadanas, Administrado por la Secretaría General.




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No. DE ORDEN

TIPO CANTIDAD

7 DERECHO DE PETICIÓN DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

0

8 QUEJA 520

9 RECLAMO 254

10 OTRO 377

TOTAL 13.524

Fuente: Formato electrónico SIVICOF a 31-12-2016

El anterior cuadro hace referencia a las peticiones recibidas en el Sistema Distrital de Quejas y soluciones -SDQS, alimentado por todas las entidades obligadas. Durante la vigencia 2016 se presentaron 13.524 peticiones ciudadanas. En la visita realizada al área de Gestión Documental, de la Subdirección de Servicios Administrativos, se solicitó la relación de las peticiones ciudadanas que atendió la Secretaría General, encontrando que corresponden a 5.528 peticiones ciudadanas, como se detalla en el siguiente cuadro:

CUADRO 7 TIPO DE PETICIÓN

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

GESTIÓN DE PETICIONES – (SDQS) VIGENCIA 2016

TOTAL INGRESOS POR MES

TIPO DE PETICIÓN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

GENERAL

Derecho de petición en interés

particular 295 407 418 325 219 1.023 233 150 295 258 245 201 4.069

Queja 49 54 37 48 28 25 28 14 27 19 26 17 372

Derecho de petición en interés

general 23 26 13 17 16 51 76 28 11 7 6 4 278

Reclamo 17 32 15 18 13 13 20 14 11 8 10 15 186

Denuncia por posibles actos de

corrupción 9 5 13 12 9 10 32 11 17 11 9 9 147

Solicitud de información

9 15 10 3 26 6 8 10 7 4 9 4 111

Felicitación 7 8 15 5 12 5 3 5 2 3 32 10 107

Consulta 7 7 10 14 9 14 9 10 7 6 3 1 97

Sugerencia 14 8 12 6 8 9 7 4 6 5 4 3 86




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TIPO DE PETICIÓN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

GENERAL

Solicitud de copia 10 15 6 6 14 17 5

2

75

TOTAL GENERAL

440 577 549 454 354 1.173 421 246 385 321 344 264 5.528

Fuente: Relación de Peticiones ciudadanas a 31-12-2016- SDQS

CUADRO 8

CANAL DE PRESENTACIÓN VIGENCIA 2016


CANAL DE PRESENTACIÓN

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

GENERAL

Escrito 303 442 334 337 242 289 220 178 290 256 242 202 3.335

E-Mail 30 20 98 7 15 797 2

7

31 2 1.009

Web 52 39 56 57 49 53 168 51 53 45 41 31 695

Teléfono 31 50 29 26 22 18 24 10 20 9 19 9 267

Presencial 22 24 31 27 25 13 7 7 14 11 11 20 212

Buzón 2 2 1

1 3

1

10

TOTAL GENERAL

440 577 549 454 354 1.173 421 246 385 321 344 264 5.528

Fuente: Relación de Peticiones ciudadanas a 31-12-2016- SDQS

2.1.1.2.11 Hallazgo administrativo porque el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones -SDQS no se actualiza con la información tramitada por el Sistema de Gestión Documental de la entidad.

Se verificó que la entidad no registra en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones-SDQS la totalidad de las peticiones ciudadanas, interpuestas por la ciudadanía, Congresistas y Concejales, ante la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, las cuales son radicadas a través del Sistema de Gestión de Correspondencia SIGA, sino que se toman como correspondencia recibida o comunicaciones entre entidades.

Lo anterior, no garantiza el funcionamiento del aplicativo SDQS para los fines que fue creado, como es el trámite, seguimiento y control a todas las peticiones ciudadanas de las entidades obligadas, entre ellas la Secretaría General.




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Se incumple lo normado en el numeral 3° del artículo 3° - De los procesos de

atención al ciudadano, los sistemas de información y atención de las peticiones, quejas,

reclamos y sugerencias de los ciudadanos, en el distrito capital”, del Decreto 371 de 201012, que establece la obligación de efectuar: “El registro de la totalidad de las

quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información que reciba cada Entidad, por los diferentes canales, en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, así como también la elaboración de un informe estadístico mensual de estos requerimientos, a partir de los reportes generados por el mismo, el cual deberá ser remitido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y a la Veeduría Distrital, con el fin de obtener una

información estadística precisa, correspondiente a cada entidad”, en concordancia con la Circular 018 de 2009 expedida por la Secretaría General, que establece que las entidades deben garantizar “El registro de la totalidad de las quejas, reclamos,

sugerencias y solicitudes de información que reciba cada entidad, por los diferentes canales en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (…)”.

Al igual que incumple lo consagrado en la Ley 1712 de 2014, Artículo 11- Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado, específicamente lo contemplado en el literal h) “Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado, junto con un informe

de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado”. Lo anterior se ocasiona porque tanto el usuario del SDQS en la entidad como el responsable de operar el SDQS, no realizan la labor de incorporar todas las peticiones ciudadanas en el sistema, trayendo como consecuencia la desactualización del aplicativo y dificultad para informar sobre el tipo y estado de la totalidad de los requerimientos que se tramitan en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones- SDQS, situación que dificultad efectuar seguimiento oportuno a los DPC radicados en la entidad. Valoración Respuesta: La entidad en su respuesta precisa que: “El SDQS está

diseñado para registrar y tramitar peticiones ciudadanas; las peticiones o solicitudes de cuerpos colegiados (congresistas, diputados y concejales), entes de control o comunicaciones entre entidades, con excepción de aquellas comunicaciones que contengan alguna petición interpuesta por la ciudadanía, son tramitadas a través del Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGA; toda vez que, estas solicitudes hacen relación a funciones de control político, fiscal, administrativo, de seguimiento a la gestión

12 Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital".




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de la entidad”; adicionalmente sostiene que: “Tanto el SDQS como el SIGA son

mecanismos de participación que no son excluyentes sino complementarios toda vez que cumplen propósitos diferentes”.

Así las cosas, la entidad informa que: “consciente de efectuar un ejercicio mucho más

eficiente y eficaz respecto del uso de estos mecanismos, las áreas han venido trabajando

mancomunadamente (procesos de gestión documental y del SDQS) en la construcción de

una interfaz tecnológica que permita la comunicación entre los dos sistemas de

información a través de un “web service”, con resultados positivos en las pruebas

realizadas en los ambientes de preproducción y producción finalizadas el día 04/04/2017”.

La entidad no desvirtúa la observación presentada, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad.

2. Información y Comunicación Interna

La entidad en ejercicio de sus funciones difunde, los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca su accionar; no obstante, debido a la nueva estructura organizacional, la planta temporal y de contratistas existente, se hace necesario que la entidad fortalezca sus medios de comunicación interna, para contribuir al cumplimiento de su objeto social.

3. Sistemas de información y Comunicación

Portal Contratación a la Vista - CAV

Se realizó visita administrativa el 18 de mayo a la Dirección del Sistema Distrital del Servicio a la Ciudadanía, con el fin de Verificar el estado de la publicación de procesos contractuales en el portal “Contratación a la Vista” por parte de las entidades distritales obligadas a dicha publicación, se informó que la última actualización se realizó en la vigencia 2015, mediante el desarrollo de la versión CAV 3 y en vigencias pasadas se compraron servidores y se realizó ampliación del ancho de banda para facilitar la comunicación a internet y habilitar el alojamiento de sus aplicativos en su propia infraestructura migrándolos desde la ETB a la Secretaría General de la Alcaldía, y en el caso específico del Portal de Contratación a la Vista, la migración se concluyó en marzo de 2017.




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En cuanto al aspecto tecnológico, informó la administración que la dificultad para publicar en el Portal de Contratación a la Vista, se atribuye a la necesidad de corregir el desarrollo de la última versión de software CAV3 que permita soportar la gran cantidad de usuarios concurrentes, actividad que depende de la decisión que se tome a nivel distrital por parte del Concejo de Bogotá; lo anterior, en consideración a que en la actualidad el sistema Contratación a la Vista se rige por el Acuerdo No. 522 de abril 2 de 201313 y la decisión de ponerlo a punto, eliminarlo o mantenerlo como histórico la debe tomar el Concejo de Bogotá. Desde que entró en vigencia la obligatoriedad de publicar los documentos de los procesos contractuales en el SECOP, se generó un escenario de dualidad por la publicación de estos documentos en los dos aplicativos, lo cual significa una duplicidad de actividades para todas las entidades del Distrito, por cuanto el SECOP es el portal nacional en el que obligatoriamente todas las entidades que manejen recursos públicos deben publicar sus procesos.

Es de anotar que mediante la Directiva No. 2 de mayo 21 de 2003, emitida por el Alcalde Mayor de Bogotá, se informó a las entidades del Distrito14 que: “Desde el

día 7 de febrero de 2003, se colocó a disposición de las entidades distritales y del público en general la página de CONTRATACIÓN A LA VISTA, en la dirección electrónica. www.bogotá.gov.co /contratación, en la cual se debía concentrar toda la información sobre la contratación del Distrito, para darle publicidad a los procesos contractuales de manera unificada (…) por lo tanto, todas las entidades distritales deben colocar en el portal de CONTRATACIÓN A LA VISTA, todos los procesos contractuales desde su inicio, hasta la liquidación de los contratos resultantes de dichos procesos (…). Se exceptúan de la obligatoriedad de publicar, en esta página, únicamente los procesos contractuales regidos por normas diferentes a la Ley 80 de 1993 – Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus decretos reglamentarios (…)”.

En la actualidad, de conformidad con el artículo 1º del Acuerdo 522 de 201315 el ámbito de aplicación del portal Contratación a la Vista para las entidades distritales de los sectores central, descentralizado, local y órganos de control, se circunscribe a la publicación de los documentos de sus procesos de selección respecto a tres

13 “Por el cual se dictan normas para fortalecer la participación y la veeduría ciudadana en el seguimiento, evaluación y control de la contratación en el distrito capital” 14 Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Veedora Distrital, Gerentes y Directores de

Unidades Administrativas, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Empresas Oficiales y Mixtas, de Servicios Públicos Domiciliarios, Sociedades de Economía Mixta, Sociedades Públicos, Alcaldes Locales, Entes Universitarios Autónomos y demás entidades involucradas en la Contratación a la Vista de Bogotá, D.C. 15 Por medio del cual se dictan normas para fortalecer la participación y la veeduría ciudadana en el seguimiento,

evaluación y control de la contratación en el Distrito Capital.




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puntos que son: “Información de ejecución, relación de anticipos, si han sido pactados

por cada contrato y los datos de los contratistas y de la interventoría”.

Se observa que los documentos que deben publicarse en el mencionado portal no incluyen todas las fases del proceso contractual, permitiendo concluir que el nivel de publicación de documentos es mínimo. Se verificó por parte de esta auditoría que en la vigencia 2016 y de manera más reiterada desde el mes de enero de 2017 y hasta la fecha, la Secretaría General no publica de manera regular sus procesos contractuales en Contratación a la Vista, situación que también se presenta en las demás entidades del Distrito. Sobre el particular, la Secretaría General, Administrador General del Sistema CAV, publica en la página de inicio del portal que: “El equipo del Portal Contratación

a la Vista - CAV, informa que desde el día 3 de enero de 2017 se vienen presentando problemas técnicos, como dificultades de acceso a la página, cargue de documentos y por ende publicación de los mismos, actualizaciones, por inconsistencias de almacenamiento

y fallas en el servidor”. A la fecha esta dificultad persiste.

En dicha vista la entidad informó que la situación actual y el futuro de este aplicativo, se han discutido en varias mesas de trabajo y en todas han participado la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía; Dirección de Contratación, Oficina de Tecnología de la Información y la Secretaría Jurídica Distrital, en dos mesas participó la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación y la decisión final de que continúe operando es competencia del Concejo de Bogotá.

Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad La certificación del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, otorgada en el año 2010 por la firma BVQI Colombia Ltda., perdió validez en noviembre de 2016, debido a que la entidad no solicitó la visita del ente certificador. Según información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, la entidad adelanta acciones tendientes a la modernización del sistema de gestión de calidad, y en el mes de enero de 2017 realizó su ejercicio de direccionamiento estratégico y en la actualidad está ejecutando los planes de inducción y reinducción. Por su parte la Oficina Asesora de Planeación con el apoyo de un equipo de 5 profesionales contratados para tal fin, adelanta talleres con los directivos y gestores del Sistema Integrado de Gestión.




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Es pertinente reseñar que la firma BVQI Colombia Ltda. Otorgó la certificación ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 a la Secretaría General, con fecha de aprobación 24 de noviembre de 2010, y con validez hasta 23 de noviembre de 2016, sujeta a una continua y satisfactoria operación del Sistema de Gestión de la Calidad en la organización. La última visita de evaluación al Sistema de Gestión de Calidad donde se recertificó el cumplimiento de los requerimientos de las normas detalladas, se realizó en noviembre de 2015. Durante la vigencia 2016 la entidad no celebró contratación para solicitar la visita de evaluación de la operación del sistema, con el organismo externo, por lo tanto la certificación perdió validez en noviembre de 2016. La entidad argumenta la decisión de no solicitar la visita del ente evaluador externo, por las siguientes razones: - Del análisis de la Ley 872 de 2003 se deduce que si bien es cierto la implementación del Sistema de Gestión de Calidad es obligatoria, la certificación como tal no lo es, ya que en su artículo 7º dice textualmente: “Certificación de calidad. Reglamentado por el Decreto Nacional 2375 de 2006. Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere pertinente podrá certificar su Sistema de Gestión de la Calidad con base en las normas internacionales de calidad¨ (Subrayado fuera de texto) -En la vigencia 2016 la Secretaría General, contó con un nuevo Plan de Desarrollo. - A partir del segundo semestre de 2016 se enfrentó a innumerables cambios como nuevo equipo directivo, nuevos profesionales, nueva administración. -Salida en el mes de junio de los servidores de la planta temporal (aproximadamente 700 personas). - Se surtió un proceso de escisión entre la Secretaría Jurídica Distrital y la Secretaría General, que ocasionó la salida de aproximadamente el 50% del personal de planta que tenía la Secretaría General hacia la Secretaría Jurídica. - Posteriormente en el mes de octubre se llevó a cabo la modificación a la estructura organizacional que se concretó en el Decreto 425 del 3 de octubre de 2016.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20832#0

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20832#0



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-Debido principalmente a la falta de personal, se presentó dificultad para realizar auditorías internas a todos los procesos, de la entidad, insumo necesario antes de asumir una visita de recertificación. - La Norma ISO 9001:2008 cambio de versión pasando a una versión 2015,y por lo tanto en consideración de la entidad, tampoco era conveniente solicitar una visita de recertificación. - Todos estos aspectos exigieron la formulación de una nueva plataforma estratégica formulada desde el equipo directivo, a partir del nuevo Plan de Desarrollo, y la necesidad de realizar el despliegue hacia los diferentes subsistemas actualizando el Sistema de Gestión de Calidad. -Antes de solicitar la visita del ente certificador era necesario llevar a cabo los ejercicios de planeación y direccionamiento estratégico institucional, realizar sensibilización y capacitación sobre los cambios en las normas de calidad a los diferentes equipos de trabajo y continuar con la actualización de los documentos de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.

2.1.2. Plan de Mejoramiento

Alcance y muestra de auditoría El Plan de Mejoramiento existente en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF suscrito por la SGAMB con corte a 31 de diciembre de 2016, reporte 276, contiene un total de 97 hallazgos con 126 acciones que el sujeto de control decidió adelantar para subsanar los hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá, D.C., con la siguiente descripción por vigencia, modalidad de auditoría y componente:

CUADRO 9 CONSOLIDADO PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA – FACTOR 01 - AUDITORÍA DE

REGULARIDAD 02 - AUDITORÍA DE

DESEMPEÑO TOTAL AÑO Y

FACTOR

2014

2

ESTADOS CONTABLES 1 1

PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

1 1




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VIGENCIA – FACTOR 01 - AUDITORÍA DE REGULARIDAD

02 - AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

TOTAL AÑO Y FACTOR

2015 18

GESTIÓN CONTRACTUAL 1 1

GESTIÓN PRESUPUESTAL 1 1

N/A 14 14


2 2

2016 106

CONTROL FISCAL INTERNO 1 1


GESTIÓN CONTRACTUAL 22 37 59


N/A 34 34


7 7

Total general 41 85 126

Fuente: Archivo Plan de mejoramiento - Hallazgos extraído de SIVICOF con corte a 31-Dic-2016 De este universo el equipo auditor definió como alcance de auditoría la evaluación de las acciones cuya fecha de terminación fue anterior al 31 de enero de 2017, que corresponde a un conjunto de 35 hallazgos con 41 acciones, que se encuentran distribuidas entre las vigencias del 2014 al 2016, como se expone en el siguiente cuadro:

CUADRO 10 MUESTRA DE HALLAZGOS Y ACCIONES EVALUADAS POR VIGENCIA

VIGENCIA - FACTOR 01 - AUDITORÍA DE

REGULARIDAD 02 - AUDITORÍA DE

DESEMPEÑO TOTAL AÑO Y

FACTOR

2014 2



1 1

2015 18

GESTIÓN CONTRACTUAL 1 1


N/A 14 14


2 2

2016 21




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VIGENCIA - FACTOR 01 - AUDITORÍA DE REGULARIDAD

02 - AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

TOTAL AÑO Y FACTOR


N/A 15 15


5 5

Total general 12 29 41

Fuente: Archivo Plan de mejoramiento - Hallazgos extraído de SIVICOF con corte a 31-Dic-2016 Evaluación del Plan de Mejoramiento La evaluación a las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento, se llevó a cabo mediante la verificación del cumplimiento de las actividades desarrolladas por la entidad para comprobar la eficacia en su ejecución. La efectividad de cada acción se evaluó en el desarrollo de la Auditoría al comprobar si se repitieron las observaciones o fueron subsanadas sus causas. Como consecuencia del análisis referido y en concordancia con la matriz de calificación de la Gestión Fiscal, se calificó el estado de cada una de las acciones como Abierta o Cerrada. El resultado de la evaluación se muestra a continuación en el siguiente cuadro:

CUADRO 11

RESULTADOS DE LA MUESTRA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO EVALUADA

FACTOR ACCIONES EVALUADAS

ACCIONES CERRADAS

ACCIONES INCUMPLIDAS

ACCIONES INEFICIENTES

Estados Contables 6 5 1 0

Gestión Contractual 24 24 0 6

Gestión Presupuestal 2 2 0 0

Planes, Programas y Proyectos 9 9 0 5

Total general 41 40 1 11

Fuente: Evaluación del Equipo Auditor Auditoría de Regularidad 2017 Lo anterior, y en correspondencia con la Matriz de Calificación de la Gestión Fiscal, arrojó unos porcentajes de cumplimiento del 98% en Eficacia y de 72,5% en Efectividad.




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2.1.2.1. Hallazgo Administrativo por Inefectividad en las acciones correctivas formuladas en el Plan de Mejoramiento y desarrolladas para la eliminación de las causas de los inconvenientes presentados. Evaluadas 41 acciones que fueron formuladas en los Planes de Mejoramiento que vienen desde 2014 por el equipo auditor, correspondientes a los factores de: Gestión contractual, Gestión Presupuestal, Planes, programas y proyectos y Estados Contables; se verificó que 11 de 40 cerradas (27.5%) no fueron efectivas en los factores de Gestión Contractual y de Planes Programas y Proyectos, es decir, que las acciones planteadas no subsanaron la causa del hallazgo. Tal como se evidencia, persiste la inexactitud en la documentación y en las cifras presentadas por la Entidad, así como cifras no consistentes entre reportes externos e internos y el no reporte de contratos ante el SECOP; estas irregularidades se han repetido durante la actual auditoría de regularidad adelantada por la Contraloría de Bogotá D.C. Lo anterior transgrede lo establecido en los literales d) y e) del artículo 2° de la Ley 87 de 1993, trayendo como consecuencia riesgos que repercuten directamente en la gestión, resultado y efectividad en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Valoración respuesta: La SGAMB expone que "se ha venido adelantando en

repetidas ocasiones diversas sensibilizaciones y emitido comunicaciones formales a las diferentes dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre el cumplimiento del Manual de Contratación de la Entidad, la Importancia de allegar las pólizas de conformidad con el contrato y sus modificaciones, tratamiento y seguimiento a pasivos exigibles, supervisión e interventoría, entre otras temáticas inherentes a la gestión contractual, lo anterior, con el fin recordar la debida aplicación de los mecanismos normativos para la correcta ejecución de los contratos. Con relación a la efectividad del plan de mejoramiento, la entidad realiza seguimiento permanente de su avance y sus resultados se dan conocer a la Alta Dirección. Seguimiento realizado tanto por los responsables de cada una de las acciones en su labor de autocontrol como por la Oficina de Control Interno, con el objeto de disminuir el riesgo de incumplimiento y solventar los hallazgos, tal como se puede evidenciar en el radicado

No. 3-2017-12520" Se reconoce por parte del Ente de Control la gestión y el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, así como las acciones llevadas a cabo para eliminar los hallazgos reiterativos presentados por la Entidad.




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Sin embargo, como se observa a través del informe, se siguen presentando inconvenientes reiterativos en el desarrollo de las actividades y, a pesar del seguimiento demostrado en el anexo del radicado No. 3-2017-12520, situaciones ya observadas en auditorias anteriores se siguen presentando. Por las anteriores razones se reitera como hallazgo administrativo, por lo que debe de incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad. 2.1.3 Gestión Contractual Alcance y muestra de auditoría

Se evaluó de manera integral la gestión fiscal en la Contratación Pública realizada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. De acuerdo con la información reportada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, tanto para funcionamiento como para inversión, en la vigencia 2016, se suscribieron 874 contratos por valor de $50.399.7 millones y adiciones por $19.545,1 millones, para un total de $69.944,8; de los cuales el 48% es decir $33.635.3 millones corresponde a la modalidad de contratación directa.

CUADRO 12 MODALIDAD DE SELECCIÓN AÑO 2016 - SECRETARÍA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE

BOGOTÁ. D.C. (Millones de pesos)

MODALIDAD CANTIDAD VALOR

CONTRATACIÓN DIRECTA 815 33.635,3 CONCURSO DE MERITOS 1 507,5

LICITACIÓN PÚBLICA 3 10.046,9

MINIMA CUANTIA 22 282,1

SELECCIÓN ABREVIADA (SUBASTA INVERSA Y MENOR CUANTÍA)

20 4.589,5

SELECCIÓN ABREVIADA - ACUERDO MARCO DE PRECIOS

13 1.338,1

VALOR CONTRATACIÓN SIN ADICIONES 50.399,7

ADICIONES 19.545,1

TOTAL 874 69.944,8

Fuente: Relación de contratación Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá- Año 2016.




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De acuerdo al Tipo de Contratación celebrada por la entidad para la misma vigencia, los contratos de prestación de servicios profesionales por valor de $28.866,0 millones representan el 41,2% del valor total contratado, como se observa a continuación:

CUADRO 13 TIPO DE CONTRATO AÑO 2016 - SECRETARÍA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ

D.C (Millones de pesos)

TIPO DE CONTRATO CANTIDAD VALOR

ARRENDAMIENTO DE BIENES 9 378,3 CONTRATO DE COMPRAVENTA 22 954,5

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 25 2.966,0

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 756 28.866,0

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 11 9.444,8

CONVENIO COOPERACIÓN ISTITUCIONAL 3 190,0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 16 4.706,3

CONVENIOS DE APOYO Y/O ASOCIACIÓN 1 100,0

SEGUROS 3 1.296,0

SUMINISTROS 25 1.497,5

DONACIÓN 3 0

VALOR POR TIPO DE CONTRATO 50.399,7

ADICIONES 0 19.545,1

TOTAL 874 69.944,8

Fuente: Relación de contratación Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá- Año 2016

Para la presente auditoría se tomó como muestra treinta y seis (36) contratos de la

vigencia 2016, por valor de $25.620,0 millones y ocho (8) contratos suscritos en

las vigencias 2014 y 2015, por valor de $7.700,8 millones, para un total de

cuarenta y cuatro (44) contratos por valor total de $33.320,8 millones, teniendo en

cuenta que el presupuesto de inversión comprometido por la Secretaría General

de la Alcaldía Mayor de Bogotá durante la vigencia 2016, fue de $70.103,1

millones, y dado que la planta temporal de personal vinculada con cargo a los

proyectos de inversión en la misma vigencia correspondió a $10.859,8 millones, el

valor de inversión que se toma como base para la muestra asciende a $59.243,3

millones. Por lo anterior, la muestra equivale al 43,25% de la base, sin tener en

cuenta el valor de $7.700,8 millones de las vigencias anteriores.

Los contratos seleccionados como muestra se describen a continuación:




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CUADRO 14 MUESTRA CONTRATACIÓN

(Millones de pesos)

No. Contrato

Objeto Tipo Contrato Valor

1-2016

Prestar sus servicios profesionales para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las entidades de orden distrital en la definición y coordinación de las estrategias integrales de comunicación en Bogotá, D.C., para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.

Prestación de servicios profesionales

$338,3

3-2016

Prestar sus servicios profesionales para asesorar jurídicamente al Despacho de la Secretaría General y al Despacho de la Subsecretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en temas de relevancia contractual, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$167,6

6-2016

Prestar sus servicios especializados en derecho público asesorando al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en temas de alto impacto para la ciudad, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$191,4

7-2016

Prestar sus servicios profesionales para apoyar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la articulación de los temas estratégicos y prioritarios de la agenda gubernamental, facilitando la concreción de acciones con entidades del orden distrital, nacional e internacional para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$85,2

14-2016

Prestar sus servicios profesionales altamente calificados para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la articulación y seguimiento de los temas estratégicos y prioritarios relacionados con movilidad y Sistema Integrado de Transporte Público - SITP del Distrito Capital, para el fortalecimiento de la gestión pública Distrital.


$314,5

21-2016

Prestar servicios profesionales para asesorar y apoyar a la Oficina de Prensa de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., realizando el seguimiento a las acciones mediáticas del Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá en su contacto y relación con los diferentes medios de comunicación, así como la divulgación de las políticas públicas emanadas de la Administración Distrital.


$121,0

23-2016

Prestar los servicios profesionales de Asesoría y acompañamiento en temas de Derecho Administrativo Laboral, que requiera el Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. y/o la Secretaría General.


$100,5

41-2016

Prestar sus servicios profesionales altamente calificados para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las entidades distritales relacionadas, en la puesta en marcha de la Empresa Metro de Bogotá y en la coordinación de los estudios requeridos para la estructuración, contratación y supervisión del desarrollo de la primera línea del Metro, para el Fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$179,0

42-2016

Prestar sus servicios para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la estructuración de los lineamientos propios de los modelos de gobierno corporativo para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$182,7

48-2016

Entregar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D.C., a título de arrendamiento el uso y goce del inmueble ubicado en la Terminal de Transportes Oficina 5 -103 para el acceso de los beneficiarios a los servicios que brinda la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación.

Arrendamiento de bienes inmuebles

$21,2

54-2016

Prestar sus servicios a la Alta Consejería Distrital de TIC en la implementación de mejoras y nuevas funcionalidades en la Plataforma Bogotá Abierta, con el fin de fortalecer la participación ciudadana para la detección y solución de problemáticas de Bogotá, D.C.

Prestación de servicios profesionales y de apoyo

a la gestión $219,4




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No. Contrato


60-2016

Prestar sus servicios profesionales altamente calificados para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la estructuración de proyectos mediante concesiones u otras formas de Asociaciones Público Privadas -APP para el desarrollo de la infraestructura en el Distrito Capital y de sus servicios conexos, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital


$287,2

74-2016

Prestar sus servicios profesionales para apoyar al despacho del alcalde mayor de Bogotá, D.C., en la elaboración e implementación de estrategias encaminadas a promover el posicionamiento de Bogotá, D.C., en el contexto internacional, nacional y distrital de la ciudad, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$36,4

81-2016

Prestar sus servicios profesionales para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las diferentes entidades, en todo lo relacionado con la estructuración y desarrollo del Proyecto "Ciudad Norte" para el fortalecimiento de la gestión pública distrital


$135,0

89-2016

Proveer a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., servicios de divulgación institucional de sus planes, programas, proyectos y políticas, a través de la planeación, ordenación, seguimiento y compra de espacios en medios de comunicación, desarrollo y ejecución de acciones de divulgación en canales ATL y BTL, sujetándose a los lineamientos estratégicos que sugiera la entidad.

Contrato Interadministrativo

$3.000,0

93-2016

Prestar servicios de producción, instalación y desinstalación de piezas gráficas en gran formato y producción de artículos promocionales para la divulgación de las campañas institucionales del distrito.


$1.559,9

107-2016

Prestar servicios a la Alta Consejería para los Derechos de la Víctimas, la Paz y la Reconciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para la formulación y consolidación de estrategias de memoria del conflicto armado interno en Colombia a través del Centro de Memoria, Paz y Reconciliación.

Prestación de Servicios Profesionales de apoyo a

la gestión $72,0

152-2016

Contratar la póliza de seguro de responsabilidad civil para servidores públicos pérdida fiscal y gastos de defensa de servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Seguro $776,0

233-2016

Entregar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D.C., a título de arrendamiento el uso y goce del inmueble ubicado en la AC 63 N°. 15-62 para el acceso de los beneficiarios a los servicios que brinda la alta consejería para los derechos de las víctimas, la paz y la reconciliación.

Arrendamiento de bienes inmuebles

$177,2

240-2016

Prestar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, incluyendo el suministro de repuestos originales e insumos para la Maquinaria y Equipo marca Heidelberg Polar Mohr de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Prestación de servicios $257,6

257-2016

Prestar servicios de emisión en diferentes formatos a través de los espacios de la parrilla de Canal Capital, de conformidad con las acciones derivadas de la estrategia de comunicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.


293-2016

Prestar servicios profesionales en ciencias administrativas, para la elaboración

de un documento conceptual y una metodología, que permita consolidar propuestas para la transformación del diseño institucional de la estructura orgánica, al interior de las diferentes Secretarías del Distrito Capital.



356-2016

Mejorar la plataforma de Cuadro de Mando Integral existente en la Secretaría General, posibilitando a través de las TIC un cambio de cultura en la toma de decisiones informadas en relación con la ejecución del plan de desarrollo.






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No. Contrato


393-2016

Prestar servicios de ayuda humanitaria inmediata y retornos y reubicaciones relacionados con la entrega de apoyo económico de arrendamiento y la dotación de bienes y enseres de primera necesidad según la etapa de valoración a las víctimas del conflicto armado interno que se encuentren dentro de los lineamientos establecidos por la ley 1448 de 2011 y demás decretos reglamentarios.


442-2016

Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. , con el fin de garantizar el acceso, uso y apropiación en tecnologías de la información y comunicación es en los portales interactivos, a los habitantes de la localidad de Ciudad Bolívar.

Convenio Interadministrativo

$234,8

450-2016

Adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos de cómputo, software e infraestructura de tecnología de información y comunicaciones para renovar y/o fortalecer la plataforma tecnológica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y de los proyectos o programas que esta ejecute.

Compraventa $181,0

460-2016

Prestar servicios de ayuda humanitaria inmediata relacionados con alojamiento temporal, alimentación, higiene personal, acompañamiento psicosocial y atención de situaciones de emergencia humanitaria, a las víctimas del conflicto armado interno que se encuentren dentro de los lineamientos establecidos por la Ley 1448 de 2001 y demás decretos reglamentarios

Contrato de Prestación de servicios profesionales y

de apoyo a la gestión $1.521,8

462-2016

Prestar sus servicios profesionales altamente calificados al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las entidades distritales relacionadas, en la puesta en marcha de la Empresa Metro de Bogotá y en la coordinación de los estudios requeridos para la estructuración, contratación y supervisión del desarrollo de la Primera Línea del Metro, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital.


$121,1

509-2016

Prestar los servicios de apoyo técnico, operativo y logístico requeridos para la realización de actividades propias del desarrollo y ejecución del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos 2016.

Prestación de servicios de apoyo a la gestión

$8.112,9

565-2016

Prestar servicios de alojamiento para participantes del V Congreso CGLU y agenda Bogotá, en desarrollo del convenio interadministrativo marco no 2216100-521-2016


$114,2

634-2016

Aunar esfuerzos para facilitar el acceso a la información y el conocimiento, mediante el uso y apropiación de tecnología en las sedes educativas oficiales del Distrito, como aporte al fortalecimiento de las comunidades y para dar cumplimiento a la meta prevista de relación de estudiantes por terminal.

Convenio Interadministrativo de

Cooperación $190,0

671-2016

Prestar sus servicios profesionales a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, para la articulación y seguimiento de los proyectos estratégicos del plan de desarrollo "Bogotá Mejor para Todos"


$12,1

704-2016

Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para llevar a cabo un proceso de caracterización y georeferenciación de los medios comunitarios y alternativos a nivel distrital y local en el que se permita también identificar sus coberturas, periodicidad y nivel de impactos informativos y/o comunicacionales.


$100,0

728-2016

Aunar recursos técnicos, administrativos y financieros, destinados para dar continuidad al proyecto Vive la Bogotá. Convenio

Interadministrativo $ 1.050,0

778-2016

Prestar servicios de apoyo a la gestión a la Alta consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación (ACDVPR) para validar y/o actualizar la base de datos del componente socio-económico de víctimas y adelantar el proceso de alistamiento.


$310,0




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No. Contrato


846-2016

Aunar esfuerzos para fortalecer a los colegios distritales en nuevas capacidades y habilidades digitales e innovadoras, con el fin de promover el desarrollo en el uso inteligente de las TIC y potenciar los ambientes de aprendizaje y conocimiento, así como acelerar el desarrollo económico, la apropiación y promoción de las tecnologías de información en las localidades del Distrito Capital


$3.671,4

FUENTE: Información entregada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor Oficio: 2-2017-3170 del 22 de febrero de 2017

CUADRO 15 CONTRATOS DE OTRAS VIGENCIAS

(Millones de pesos) No. Contrato No. Proyecto Tipo Contrato Valor

290-2014

Prestación de los servicios logísticos requeridos para la realización de actividades, eventos, conferencias y seminarios en los que participe la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.


$4.095,0

482-2014

Adquisición de infraestructura y servicios de dispositivos digitales para publicar contenidos institucionales en línea, para información de la ciudadanía. Fase I.

Compraventa (bienes muebles)

$832,9

004-2015

Prestar a través de Outsourcing los servicios de correo y de mensajería expresa, nacional e internacional y demás servicios inherentes al contrato.

Contratos interadministrativos

$512,0

324-2015

Aunar esfuerzos técnicos, financieros y administrativos entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y el Greater Bogotá Convention Bureau con el fin de impulsar las estrategias de promoción y proyección de la ciudad a través de la implementación de planes de mercadeo, captación de eventos, actividades de posicionamiento de la ciudad de Bogotá

Convenio de Asociación $900,0

343-2015

El contratista se obliga para con la Secretaría General a prestar sus servicios para proporcionar a los servidores de la entidad y el grupo familiar según el caso las siguientes actividades de acuerdo con lo señalado en la propuesta. Actividades recreativas, deportivas, culturales, de clima y cultura, cursos que ofrecen la Caja de Compensación y los incentivos no pecuniarios requeridos por los beneficiarios, así como la realización de los exámenes médicos de ingreso, egreso y periódicos.


$309,9

453-2015

Adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos de cómputo, software e infraestructura de tecnología de información y comunicaciones para renovar y/o fortalecer la plataforma tecnológica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y de los proyectos o programas que esta ejecute. LOTE No. 1.

Contrato de compraventa $489,2




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No. Contrato No. Proyecto Tipo Contrato Valor

454-2015

Adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos de cómputo, software e infraestructura de tecnología de información y comunicaciones para renovar y/o fortalecer la plataforma tecnológica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y de los proyectos o programas que esta ejecute. LOTE No. 2

Compraventa 61,1

485-2015

Contratar por el sistema de precios unitarios fijos sin formula de reajuste, para la construcción y adecuación con obras civiles, reforzamiento estructural, instalaciones hidráulicas, eléctricas y de iluminación para el nuevo punto de atención a la ciudadanía, ubicado en la localidad de Engativá.

Contrato de obra $500,7

FUENTE: Información entregada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor Oficio: 2-2017-3170 del 22 de febrero de 2017

2.1.3.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por no liquidar los Contratos 450/2016, 233/2016, 048/2016 y 089/2016 Caso 1. Contrato No. 450 de 2016 Fecha de suscripción: 22 agosto de 2016 Objeto: Adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos de cómputo, software e infraestructura de tecnología de información y comunicaciones para renovar y/o fortalecer la plataforma tecnológica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y de los proyectos o programas que esta ejecute. Contratista: Andivisión SAS. Valor Inicial del Contrato: $120,8 millones Valor Final: $181,0 millones Plazo Inicial: Dos (2) meses Plazo Final: Tres (3) meses Fecha Inicio: 13-09.2016 Fecha Terminación: 12/12/ 2016 Estado: Terminado El contrato 450 fue suscrito el 22 de agosto de 2016, inició el 13 de septiembre, con un plazo de dos (2) meses, terminó inicialmente el 12 de noviembre, sin embargo, fue prorrogado por un mes más, es decir, que terminó el 12 de diciembre de 2016; el plazo de cuatro meses para liquidarlo, pactado en el contrato, venció 13 abril de 2017, sin que se observe en la unidad documental




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evidencia de la gestión adelantada por la Administración tendiente a liquidar este contrato de común acuerdo. Caso 2. Contrato No. 233 de 2016 Fecha suscripción: 11 de mayo de 2016 Objeto: Entregar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a título de arrendamiento el uso y goce del inmueble ubicado la AC 63 No.15-62 para el acceso de los beneficiarios a los servicios que brinda la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación Contratista: Colombiana de Finca Raíz Ltda. Valor inicial: $156,3 millones Valor Final: $177,2 millones Plazo inicial: 7 meses y 14 días, a partir de la fecha de entrega del inmueble. Plazo Final: 8 meses Fecha Inicio: 19/05/2016. Fecha Terminación: 2/02/017 Estado: Terminado. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a la fecha no ha liquidado el contrato 233/2016, con un plazo de 7 meses y 14 días, el cual inició el 19 de mayo, su vencimiento fue el 1 de enero de 2017, prorrogado por 30 días, que finalmente terminaron el 2 febrero de 2017, incumpliendo lo acordado en la cláusula respectiva del contrato. Sin que se observe en la unidad documental evidencia de la gestión adelantada por la Administración tendiente a liquidar este contrato de común acuerdo. Caso 3. Contrato No. 048 de 2016 Objeto: Entregar a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., a título de arrendamiento el uso y goce del inmueble ubicado en la Terminal de Transportes Oficina 5 - 103 para el acceso de los beneficiarios a los servicios que brinda la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación. Contratista: Terminal de Transporte S. A. Valor: $21,2 millones Plazo: Seis (6) meses Fecha de Inicio: 29 de febrero de 2016 Fecha de Terminación: 28/08/2016




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Se evidenció en la carpeta contractual, que luego de terminada la ejecución del convenio y los recursos girados por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., a la Terminal de Transporte, no se ha realizado la liquidación del contrato dentro del término pactado, como lo estipula la Cláusula respectiva del mismo. Caso 4 Contrato Interadministrativo 089 de 2016 Objeto: Proveer a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. servicios de divulgación institucional de sus planes, programas, proyectos y políticas, a través de la planeación, ordenación, seguimiento y compra de espacios en medios de comunicación, desarrollo y ejecución de acciones de divulgación en canales ATL y BTL, sujetándose a los lineamientos estratégicos que sugiera la entidad. Valor: $3.000,0 millones Fecha: 18 de marzo de 2016 Plazo Inicial: 3 meses Acta de inicio: 31 de marzo de 2016 Modificación No. 1 (prórroga): 2 meses Modificación No.2 (prórroga) 1 mes Plazo total: 6 meses Fecha de terminación: 30 de septiembre de 2016 El contrato interadministrativo No. 089 de 2016, se firmó el día 18 de marzo de 2016, habiéndose suscrito el acta de inicio el día 31 de marzo del mismo año, con un plazo inicial de ejecución de tres meses, se hicieron dos prórrogas una primera por dos meses y una segunda por un mes más, es decir el plazo de ejecución quedó en seis (6) meses, los cuales vencían el día 30 de septiembre de 2016. Los estudios previos respecto a la liquidación del contrato estipulan: “Terminada la

ejecución del contrato. Se procederá a su liquidación a más tardar antes del vencimiento de los seis (6) meses siguientes a la finalización del contrato a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la disponga, de conformidad con lo establecido en los Artículos 11 de la Ley 1150 de 2007 y 60 de la Ley

80 de 1993 modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012”. La cláusula décima octava del convenio 1100100-089-2016 establecía: “LIQUIDACIÓN. El contrato interadministrativo será objeto de liquidación de conformidad

con lo establecido en los artículos 11 de la ley 1150 de 2007 y 60 de la ley 80 de 1993,

modificado por el artículo 217 del decreto ley 019 de 2012”




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Conforme lo descrito y expresado en los Casos 1 al 4 anteriores, tenemos que en cada uno de los contratos antes mencionados, se incumplieron las cláusulas respectivas, en las que se acordó que su liquidación debía hacerse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato; en igual sentido, se transgredieron los artículos 11 de la Ley 1150 de 2007, 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 217 del Decreto 19 de 2012, artículo 2 literal e) de la ley 87 de 1993, artículo 1602 del Código Civil, artículo 2.2.1.2.3.1.12 del Decreto 1082 de 2015 (art. 121 Decreto 1510 de 2013), el inciso 5 del numeral 12.15 finalidad de la Supervisión del Resolución 643 de 2015 “Por medio de la cual se Actualiza y Adopta el Manual de Contratación, Supervisión

e Interventoría de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.”; numeral 1 de los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. Lo anterior ocurre por falta de controles y omisión de la supervisión en el cumplimiento de la obligación de liquidar, situación que impide conocer de manera definitiva el estado de la relación contractual, tanto financiera como obligacional entre las partes, lo que genera riesgo en la confiabilidad y oportunidad de la información, así como en registrar un verdadero y oportuno corte de cuentas. Valoración Respuesta: La Entidad en su respuesta hace énfasis al hecho de que el plazo máximo para liquidar un contrato es de dos años, haciendo referencia a lo previsto en la Ley 1150 de 2007, al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, al Manual de Contratación de la Entidad y a la Jurisprudencia del Consejo de Estado. La interpretación del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, debe hacerse en todo su contexto y alcance, es decir, no puede analizarse de manera separada. Es claro que la liquidación de los contratos puede hacerse dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o del acordado por las partes (en este caso, el plazo fijado para los contratos observados es de cuatro meses después de terminado el contrato o convenio), o del término de cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga, o del término para liquidar el contrato unilateralmente. El inciso tercero del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 estableció; “(…) Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al




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vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.”, no puede interpretarse de manera aislada y utilizarse según la conveniencia, para justificar la omisión de cumplir con reglas igualmente dispuestas en la misma ley; de ser así, los dos incisos anteriores, de este artículo sobrarían, si igual representa liquidar los contratos dentro de los términos allí mencionados, o hacerlo dentro de los dos (2) años, como lo menciona el inciso en cuestión. En este caso la liquidación de los contratos en los plazos acordados, o dentro de los cuatro meses siguientes a su terminación, se ciñe a la regla fijada por la ley, ésta no puede ser excepcional como lo pretende la Administración. La extensión que da la norma, debe entenderse como la posibilidad de liquidar el contrato de mutuo acuerdo o unilateralmente, una vez agotada la posibilidad de hacerlo dentro de los términos previstos en dicho artículo, previa gestión, sin que pudiera lograrse; en este evento, el inciso penúltimo del artículo 11 brinda la posibilidad, ahí sí, de liquidar el contrato dentro de los dos (2) años siguientes. El incumplimiento de liquidar los contratos dentro del término acordado o el establecido por la ley riñe con el principio de Eficacia de la Administración Pública consagrado en el artículo 209 Superior, toda vez que en estos casos además de que no se cumple con el pacto entre los contratantes, tampoco se evidencia que la Administración haya realizado gestión tendiente a cumplir con esta obligación, hecho ratificado en este análisis, dado que la Secretaría General no aportó soporte alguno que demuestre lo contrario. Por lo expuesto no se acepta los argumentos esgrimidos por la Administración, se ratifica la observación como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria el cual se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y las acciones correctivas deberán incluirse en el Plan de Mejoramiento a suscribir. 2.1.3.2 Hallazgo administrativo por falta de supervisión del Contrato No. 152 de 2016 Contrato: 152 de 2016 Fecha suscripción: 06/04/2016 Contratista: ACE SEGUROS S.A. Objeto: Contratar la cobertura de seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, de conformidad con lo previsto Articulo 49 de la Ley 1769 de 2015 y el




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Artículo 53 del Decreto 2555 de 2015, disposiciones que autorizan a las Entidades Estatales la contratación del seguro en los términos allí establecidos. Valor Final: $776.094.520 incluido IVA Plazo Final: 552 días calendario Fecha Inicio: 06/04/2016 Fecha Terminación: 07/10/2017 Estado: En ejecución. En la unidad documental del Contrato 152/2016 no se evidenció la designación del Supervisor para su correspondiente seguimiento en la etapa de ejecución. Mediante oficio radicación 1-2017-11659 del 17/05/2017 se indagó sobre la designación de dicho funcionario, sin embargo, la administración guardó silencio en su respuesta 2-2017-10448 del 19/05/2017. Así mismo en el oficio radicación 2-2017-11576 de fecha 6/06/2917, manifestó “En la etapa precontractual, la designación

del supervisor es incorporada en los estudios previos así como en el “Formulario Único de solicitud de Contratación,” documentos que hacen parte integral del contrato a celebrar y que soportan el proceso de selección respectivo, los cuales generalmente son suscritos o revisados por el futuro revisor del contrato”.

En la evaluación no se evidenció el formulario al que hace alusión la respuesta del 6 de junio de 2017, sin embargo, a folio 1 de la carpeta uno del citado contrato, se encuentra la solicitud elaboración contrato No. 16 radicación 3-2016-2928 del 29/01/2016, suscrita por la subdirectora Administrativa de la época, en el que expresó: “Atentamente, le solicito realizar el trámite para la contratación, por la suma de $776.094.520 por un término de 12 meses con el fin de contratar con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, la póliza o seguro de

responsabilidad civil para Servidores Públicos Pérdida Fiscal y Gastos de Defensa…..”, la cual tampoco contiene la designación del supervisor, como lo afirma el Subdirector Administrativo en su respuesta citada anteriormente.

Lo anterior no cumple con lo establecido en el inciso primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011; literal h) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. En consecuencia, lo anterior ocurre por falta de controles para observar las normas vigentes, lo cual genera riesgo de incumplimiento de las obligaciones pactadas. Valoración Respuesta: Teniendo en cuenta la respuesta de la Administración se revisó nuevamente los estudios previos de febrero de 2016 de la Licitación Pública No.01 de 2016 (folios 184 al 195), ni en los pliegos de condiciones (folios 246-




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284), en ninguno de sus apartes expresa designación del Supervisor o en cabeza de quién quedará esta función. En la minuta del contrato, que es una proforma del contratista-Aseguradora (folios 520-535) tampoco se incluyó quien realizará la función de Supervisión. En el Formato Único de Solicitud de Contratación (folios 22-23), contempla que la Supervisión estará a cargo de la Subdirectora Administrativa Luz Angélica María Gómez Gómez o quien este designe, quien en la actualidad no ostenta tal cargo. Por otra parte, la Resolución 643 de noviembre 30 de 2015 “Por medio de la cual se Actualiza y Adopta el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.”, numeral 12.7 Designación de los supervisores, estableció: “(…) A falta de designación expresa en el contrato, el(a) Ordenador(a) del Gasto comunicará la designación en escrito separado.” Por lo expuesto se confirma la observación como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deben incluirse en el Plan de Mejoramiento.

2.1.3.3 Hallazgo Administrativo por falta de control en la expedición y aprobación de póliza de cumplimiento que ampara la adición 1 y prorroga 1 del Contrato No. 023 de 2016 Contrato No. 023 de 2016 Fecha de suscripción: 11/02/2016 Contratista: José Rafael Alberto Escandón Villota Objeto: “Prestar los servicios profesionales de asesoría y acompañamiento en temas de Derecho Administrativo Laboral, que requiera el Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. y/o la Secretaría General”. Valor Inicial: $75,4 millones Valor Adición: $25,1 millones Valor Final: $100,5 millones Plazo Inicial: 3 meses Fecha de inicio: 17/02/2016 Prórroga: Un (1) mes Fecha de Terminación: 16/06/2016 En la Póliza de Cumplimiento No. 980-47-994000004001 Anexo 1 con la Aseguradora Solidaria de Colombia, que corresponde a la ampliación de la vigencia y valor del amparo de cumplimiento de la Adición No.1 y Prórroga No.1 del 16 de mayo de 2016, se observó que la expedición se realizó hasta el 04 de agosto de 2016, es decir 80 días después de suscrita la Adición y Prórroga. La entidad contratante por medio de la supervisión, no requirió al contratista el cumplimiento oportuno de la modificación o ampliación de la garantía




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Irregularidad que transgrede lo estipulado por las partes en las cláusulas cuarta que señaló que el contratista se obliga a ampliar la Garantía Única constituida con ocasión del Contrato, en forma proporcional al valor y al plazo de la adición y prórroga. El contratista dispone de tres (3) días hábiles contados a partir de la firma de la adición y prórroga para aportar a la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el certificado de modificación de la Garantía Única, y en la cláusula quinta que estableció como requisito para su ejecución la aprobación de la misma. Las anteriores situaciones obedecen a la falta de controles efectivos en el momento de aprobación de las pólizas; generando posibles riesgos en la cobertura de los amparos en la póliza, que dan lugar a una observación administrativa.

Valoración Respuesta: La entidad en su respuesta manifiesta que “Es importante

mencionar que la Secretaría General ha implementado como acciones de mejora relacionadas con el control en la oportunidad, verificación y aprobación de las pólizas siendo que como resultado de esta gestión una importante mejora en el cumplimiento de

los términos contractualmente establecidos”. Por las razones expuestas, se confirma la observación como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deben incluirse en el Plan de Mejoramiento

2.1.3.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por no establecer en los estudios previos de los contratos 054 y 356 de 2016, la forma en que se calculó el valor estimado del contrato, ni los criterios para escoger el contratista seleccionado. Caso 1. Contrato No. 054 de 2016 Objeto: Prestar sus servicios a la Alta Consejería Distrital de TIC en la implementación de mejoras y nuevas funcionalidades en la Plataforma Bogotá Abierta, con el fin de fortalecer la participación ciudadana para la detección y solución de problemáticas de Bogotá D.C. Contratista: Dasigno S.A.S. Valor: $162,4 millones Adición: $57,0 millones Valor Total: $219,4 millones Plazo: 6 meses Prórroga 1: 8 días




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Prórroga 2: 3 meses Plazo Final: 9 meses, 8 días

Este contrato fue evaluado únicamente en la etapa precontractual, teniendo en cuenta que actualmente se encuentra en ejecución; en este sentido, en la verificación del documento de estudios previos del contrato 054 de 2016, en el numeral 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACION, se encontró lo siguiente: “Para la estimación del valor de contrato se tuvo en cuenta el documento presentado por la empresa DASIGNO S.A.S. en el cual establece el costo de los honorarios por el objeto del presente estudio previo y las obligaciones contempladas en el mismo. Así las cosas se anexa a este estudio previo, el citado documento propuesta en original.”

De lo cual se colige que la Entidad, en la estimación del valor del contrato, se basó en la propuesta realizada y presentada por el mismo contratista. Se preguntó a la Entidad sobre la forma en la cual se estimó el valor del contrato antes mencionado, según radicado No. 1-2017-10177 del 03/05/2017, a lo cual respondió, con radicado No. 2-2017-9227 del 08/05/2017: “Contrato No. 054-2016 – DASIGNO S.A.S De acuerdo con la revisión de precios efectuada por la Secretaría General para la implementación de mejoras y nuevas funcionalidades de la plataforma Bogotá Abierta sobre la propuesta presentada por la Universidad Nacional de Colombia, mediante correo electrónico del 10 de febrero de 2016 y la propuesta presentada por DASIGNO S.A.S. resultaba más oneroso para la Administración realizar la contratación con la Universidad Nacional, razón por la cual se optó por adelantar la suscripción del contrato de prestación de servicios con DASIGNO S.A.S.”

Caso 2. Contrato No. 356 de 2016 Objeto: Mejorar la plataforma de Cuadro de Mando Integral existente en la Secretaría General, posibilitando a través de las TIC un cambio de cultura en la toma de decisiones informadas en relación con la ejecución del plan de desarrollo. Contratista: Argus Colombia S.A. Valor: $208,0 millones Plazo: 7 meses Este contrato fue evaluado únicamente en la etapa precontractual, teniendo en cuenta que actualmente se encuentra en ejecución; en este sentido, en la




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verificación del documento estudios previos del contrato 356 de 2016, en el numeral 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACION, se encontró lo siguiente: “Para la estimación del valor de contrato se tuvo en cuenta el documento presentado por la empresa ARGUS COLOMBIA S.A. en el cual establece el costo de los honorarios por el objeto del presente estudio previo y las obligaciones contempladas en el mismo. Así las cosas, se anexa a este estudio previo, el citado documento propuesta en original.”

De lo cual se colige que la Entidad, en la estimación del valor del contrato, se basó en la propuesta realizada y presentada por el mismo contratista. Se preguntó a la Entidad sobre la forma en la cual se estimó el valor del contrato antes mencionado, según radicado No. 1-2017-10177 del 03/05/2017, a lo cual respondió, con radicado No. 2-2017-9227 del 08/05/2017: “Para la estimación del valor del contrato se tuvo en cuenta el documento propuesta

presentado por la empresa ARGUS COLOMBIA S.A., en el cual estableció el costo de los honorarios por el objeto a contratar. La determinación del valor del contrato está relacionada con la necesidad de la prestación del servicio a la entidad, frente a la

idoneidad y experiencia de la empresa que presentó la propuesta.” No obstante, lo anterior, el mismo Decreto 1082 de 2015 establece en la Sección 2, Estructura y Documentos del Proceso de Contratación, Subsección 1, Planeación: “Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos

son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección: 4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.” (Subrayado y resaltado fuera de texto) Con lo cual se establece la estructura que debe tener la documentación necesaria para adelantar el proceso de contratación, en aras de cumplir con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Artículo 25º, Del Principio de Economía, numerales 1º, 3º y 12º.




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Según lo cual, de ninguna manera, la entidad puede tomar dentro de la estructura y documentos del proceso de contratación, como justificación la propuesta presentada por el contratista para establecer el valor del contrato.

Situación similar a los Casos 1 y 2 Además de la situación anterior, dentro de los estudios previos de los dos contratos no se encontró la forma en la cual se establecieron los criterios para seleccionar el contratista finalmente escogido para desarrollar el respectivo objeto contractual. Se preguntó a la Entidad sobre los criterios utilizados para la selección de los contratistas, según radicado No. 1-2017-10177 del 03/05/2017, a lo cual respondió, con radicado No. 2-2017-9227 del 08/05/2017: Según la respuesta dada, la Entidad se basa en el Numeral 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 que establece que “… no es necesario que la Entidad Estatal

haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.”

Sin embargo, el hecho que no se hayan obtenido varias ofertas no exime a la entidad de cumplir con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, Título I, Conceptos básicos para el Sistema de Compras y Contratación Pública, Capítulo VI. Y aunque en los estudios previos se establecen estos aspectos, ninguno define qué criterios o análisis se realizaron para seleccionar el contratista de una serie de oferentes investigados. Reforzando el planteamiento anterior, se retoma lo expresado por la Corte Constitucional en su Sentencia C-949 proferida el 5 de septiembre de 2001: "…, no

es cierto que dicha clase de contratación (la contratación directa) implique que la entidad estatal contratante pueda inobservar los principios de economía, transparencia y de selección objetiva. Por el contrario, en ella también rigen, para asegurar que en esta

modalidad de contratación también se haga realidad la igualdad de oportunidades.”

Conforme lo descrito y expresado en los Casos 1 y 2 anteriores, se aclara que no se observa la modalidad de selección, suficientemente sustentada por la Entidad y la jurisprudencia vigente; se observa el procedimiento seguido al realizar el proceso de contratación, al no presentar una justificación adecuada para sustentar el valor estimado del contrato y la justificación del mismo, el cual no puede ser el




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valor presentado por el mismo contratista como propuesta; también se observa la falta de criterios establecidos para la selección del contratista escogido, sin presentar alternativas de diferentes oferentes, limitándose a sustentar la idoneidad del contratista que desarrollará el objeto contractual. Con lo anterior se incumple con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y lo reglamentado en el Decreto 1082 de 2015 en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Esta situación se presenta por la inobservancia de la legislación prevista sobre la estructuración de los procesos de selección y de los contratos, como quiera que no se realizó un estudio de mercado que permitiera conocer si lo que planteaba el contratista en su propuesta estaba acorde con los precios que este servicio demandaba en el medio. Valoración Respuesta: La Entidad enuncia en su respuesta: “a. Si bien el capítulo

VI del Título I del Decreto 1510 de 2013 exige a las Entidades la obtención de varias ofertas, la norma citada ha sido derogada por el Decreto 1082 de 2015 de fecha 26 de mayo de 2015, razón por la cual el fundamento normativo para la verificación de las particularidades a tener en cuenta en una contratación de prestación de servicios corresponde al Decreto 1082 de 2015." b. Lo establecido en ll numeral 2.2.1.2.1.4.9. Del decreto 1082 de 2015. c. Para la suscripción de un contrato de prestación de servicios, el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar dicho objeto. d. Los estudios previos de la contratación contemplan un valor estimado del contrato y su justificación descrito en los siguientes términos: “La determinación del valor del contrato está relacionada con la necesidad de la prestación del servicio de la entidad, frente a la idoneidad y experiencia de la empresa que presentó la propuesta. Por tales razones para establecer el valor del contrato, se determinó el servicio que se requiere y la idoneidad y experiencia requerida”. e. Toda vez que los contratos objeto de análisis, corresponden a la prestación de servicios enmarcados en la modalidad de contratación directa, la Entidad adelantó el análisis técnico-administrativo correspondiente, a partir de los requisitos legales establecidos: capacidad de ejecutar el objeto del contrato, la idoneidad demostrada; y la experiencia

directamente relacionada con el área de que se trate" Se acepta la aclaración de la Entidad en el literal a); sin embargo, es importante mencionar que las normas que integraban el Decreto 1510 de 2013, compiladas por el Decreto 1082 de 2015, NO tuvieron modificaciones, por lo que la normatividad que aplica en este caso es el numeral 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 e 2015, cuyo contenido no difiere al que correspondía al Decreto mencionado.




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Se reitera que no se realizó observación sobre el cumplimiento del numeral 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, como tampoco la idoneidad y experiencia de los contratistas; Se observan los procedimientos y documentos requeridos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y del artículo 25 de la ley 80 de 1993. Por lo anterior se ratifica como Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por lo que se debe incluir en el Plan de Mejoramiento que adelante la Entidad. 2.1.3.5 Hallazgo administrativo por fallas en el archivo de la documentación que hace parte del Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 634/2016 y del Convenio Interadministrativo No. 728 de 2016 - incluidos como insumo de auditoría Caso 1. Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 634 de 2016 Objeto: Aunar esfuerzos para facilitar el acceso a la información y el conocimiento, mediante el uso y apropiación de tecnología en las sedes educativas oficiales del Distrito, como aporte al fortalecimiento de las comunidades y para dar cumplimiento a la meta prevista de relación de estudiantes por terminal. Contratista: Computadores para Educar Valor aporte SGAMB: $190,0 millones Plazo: 5 meses. Este contrato fue evaluado únicamente en la etapa precontractual, teniendo en cuenta que actualmente se encuentra en ejecución; en este sentido, en la verificación del Convenio No. 634 de 2016, se observaron fallas reiteradas en el archivo de la documentación que hace parte del mismo y que llevan a concluir que el sistema documental utilizado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - SGAMB, no garantiza la integralidad de la información, por cuanto los soportes que dan cuenta de todas las actuaciones de los actos jurídicos auditados, presentan inconsistencias similares, así como la falta de organización cronológica. Se observaron las siguientes fallas: a. El primer folio está sin numeración b. Aparecen dos folios con el No. 148




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c. Aparecen dos folios con el No. 149 d. Aparecen dos folios con el No. 176 Caso 2. Convenio Interadministrativo No. 728 de 2016 Objeto: Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros destinados para dar continuidad al proyecto Vivelab Bogotá. Contratista: Universidad Nacional de Colombia Valor aporte SGAMB: $700,0 millones Valor Adición No. 1: $350,0 millones Total aporte SGAMB: $1.050,0 millones Plazo: 9 meses. Este contrato fue evaluado únicamente en la etapa precontractual, teniendo en cuenta que actualmente se encuentra en ejecución; en este sentido, en la verificación del Convenio No. 728 de 2016, se observaron fallas reiteradas en el archivo de la documentación que hace parte del mismo y que llevan a concluir que el sistema documental utilizado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - SGAMB, no garantiza la integralidad de la información, por cuanto los soportes que dan cuenta de todas las actuaciones de los actos jurídicos auditados, presentan inconsistencias similares, así como la falta de organización cronológica. Se observaron las siguientes fallas: a. El folio No. 150 (Certificado de Supervisión) está ubicado dentro de una copia de la minuta del Convenio (Folios del 148 al 153) b. Aparecen dos folios con el No. 504 c. Aparecen dos folios con el No. 521 Conforme lo descrito y expresado en los Casos 1 y 2 anteriores, se puede observar que en forma reiterada se contraviene lo establecido en los artículos 4º, 12 y 22 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de “proteger los recursos de

la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y, definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos.”




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Esta situación puede llevar a una inadecuada supervisión de los contratos en la vigilancia de los documentos legales que soportan la contratación de la función pública. Valoración Respuesta: La Entidad responde: “Frente a la presente observación

administrativa, la administración adoptará acciones inmediatas para la actualización y debida organización que garantice la integralidad y unicidad del expediente contractual dando aplicación a la Ley General de Archivo. Adicionalmente y según lo ya planteado, la Dirección de Contratación ha priorizado los procesos y procedimientos relacionados con el manejo documental de los expedientes a fin de lograr su adecuada custodia en armonía

de los procesos de Gestión Contractual y Gestión Documental.” Según la respuesta anterior, se acepta la observación por parte de la Entidad, por lo que se ratifica como hallazgo administrativo y debe ser incluido en el plan de Mejoramiento que adelante la SGAMB. 2.1.3.6 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por no publicar, información correspondiente al plan anual de adquisiciones y documentos del proceso y/o actos administrativos en el SECOP y en el Portal de Contratación a la Vista, de los siguientes Contratos: 81/2016, 453/2015, 343/2015, 001/2016, 21/2016, 42/2016, 107/2016, 565/2016, 509/2016 y 23/2016 Caso 1 Contrato 81/2016 Fecha de suscripción: 16 de marzo de 2016 Objeto: Prestar sus servicios profesionales para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las diferentes entidades, en todo lo relacionado con la estructuración y desarrollo del Proyecto Ciudad Norte para el fortalecimiento de la gestión pública distrital Contratista: Juan Camilo González Villaveces Valor Inicial del Contrato: $90,0 millones Valor Final del Contrato: $135,0 millones Plazo Inicial: Seis (6) meses Plazo Final: Nueve (9) meses Fecha Inicio: 16/03/2016 Fecha Terminación: 15/12/2016 Consultada información del Plan Anual de Adquisiciones 2016 publicada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en el Sistema Electrónico para




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la Contratación Pública -SECOP-, (fechas 29/01/2016 y el 05/05/2016) se constató que el objeto correspondiente al Contrato No. 81 de 2016, no está allí publicado. Caso 2 Contrato 453/2015 Fecha de suscripción: 18 de septiembre de 2015

Objeto: Adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos de cómputo, software e infraestructura de tecnología de información y comunicaciones para renovar y/o fortalecer la plataforma tecnológica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y de los proyectos o programas que esta ejecute. Lote No. 1 Contratista: Nex Computer S.A. Valor Inicial del Contrato: $489,6 millones Valor Final: $489,2 millones Plazo Inicial: Tres (3) meses y/o hasta agotar recursos Fecha Inicio: 14/10/2015 Fecha Terminación: 13/01/2016 Revisada la Resolución de adjudicación del proceso de selección No. 038 del 31 de agosto de 2015 (fl. 1146), se menciona que el desarrollo de la Audiencia Pública de Subasta Inversa Presencial, adelantada el 31 de agosto de 2015, que se describe en el acta de la audiencia que forma parte de la citada resolución, se publicará en el SECOP, sin embargo, verificado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, el acta no fue publicada y tampoco aparece archivada en el expediente contractual. Caso 3 Contrato 343/2015 Fecha de suscripción: 9 de junio de 2015

Objeto: El contratista se obliga para con la Secretaría General a prestar sus servicios para proporcionar a los servidores de la entidad y el grupo familiar según el caso las siguientes actividades de acuerdo con lo señalado en la propuesta: Actividades recreativas, deportivas, culturales, de clima y cultura, cursos que ofrece la Caja de Compensación y los incentivos no pecuniarios requeridos por los beneficiarios; así como la realización de los exámenes médicos de ingreso, egreso y periódicos; cuyas fechas de realización y horarios serán concertadas previamente, de acuerdo con el portafolio de servicios. Contratista: Caja de Compensación Familiar Compensar Valor Inicial del Contrato: $206,2 millones Valor Final del Contrato: $309,9 millones




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Plazo Inicial: Un (1) año y/o hasta agotar recursos Prórroga: Tres (3) meses y/o hasta agotar recursos Fecha de Inicio: 22/06/2015 Fecha Terminación Inicial: 21/06/2016 Fecha Terminación Final: 21/09/2016 Una vez verificado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, se pudo constatar que el documento de estudios previos y la Adición y Modificación No. 1 suscrita el 11 de diciembre de 2015 (fls. 313 y 314), no aparecen allí publicados. Caso 4. Contrato 001/2016 Fecha de suscripción: 12 de enero de 2016 Objeto: Prestar sus servicios profesionales para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las entidades del orden distrital en la definición y coordinación de las estrategias integrales de comunicación en Bogotá D.C., para el fortalecimiento de la gestión pública distrital. Contratista: Luz María del Socorro Sierra Lopera Valor: $333,5 millones incluido IVA. Plazo Inicial: Once (11) meses y quince (15) días calendario Fecha de inicio: 12 de enero de 2016 Adición 1 y prórroga 1: $4,8 millones y 5 días Valor final: $338,3 millones Fecha final de terminación: 31 de diciembre de 2016. Estado: Terminado Consultado el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP se evidenció falta de publicación de (7) informes de supervisión relacionados con la ejecución del contrato; de igual manera, la entidad no reportó en el portal de Contratación a la Vista la adición del contrato 001 de 2016 por $4.833.333 y prórroga de 5 días con fecha de inicio 27 de diciembre de 2016 y terminación 31 de diciembre de 2016.

Caso 5. Contrato 21/2016 Fecha de suscripción: 11 de febrero de 2016 Objeto: Prestar servicios profesionales para asesorar y apoyar a la Oficina de Prensa de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., realizando el seguimiento a las acciones mediáticas del despacho del Alcalde Mayor de Bogotá en su contacto y




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relación con los diferentes medios de comunicación, así como la divulgación de las políticas públicas emanadas de la Administración Distrital. Contratista: Paola Andrea Tovar Niño Plazo Inicial: 10 meses 15 días calendario Valor: $115,5 millones incluido IVA. Fecha de inicio: 16 de febrero de 2016 Fecha de terminación inicial: 30 de diciembre de 2016 Adición y prórroga: $5,5 millones y 15 días calendario Valor final del contrato: $121,0 millones Fecha final de terminación: 14 de enero de 2017. Estado: Terminado Consultado el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP se evidenció falta de publicación de los informes de supervisión relacionados con la ejecución del contrato; de igual manera, la entidad no reportó en el portal de Contratación a la Vista la adición y prórroga del 26 de diciembre de 2016, por 15 días calendario y $5.500.000.

Caso 6 Contrato 42/2016 Fecha de suscripción: 24 de febrero de 2016 Objeto: Prestar sus servicios para asesorar al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la estructuración de los lineamientos propios de los modelos de gobierno corporativo para el fortalecimiento de la gestión pública distrital. Contratista: José Mauricio Rodríguez Múnera Plazo Inicial: 10 meses y 15 días calendario Valor: $182,7 millones incluido IVA Fecha de inicio: 29 de febrero de 2016 Fecha de terminación inicial: 12 de enero de 2017 Estado: Terminado Consultado el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP se evidenció falta de publicación de los estudios previos y los informes de supervisión relacionados con la ejecución del contrato. Caso 7 Contrato 107/2016 Fecha de suscripción: 01 de abril de 2016




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Objeto: Prestar servicios a la Alta Consejería para los Derechos de la Víctimas, la Paz y la Reconciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para la formulación y consolidación de estrategias de memoria del conflicto armado interno en Colombia a través del Centro de Memoria, Paz y Reconciliación. Contratista: María Cristina Serje De La Ossa Plazo Inicial: 4 meses Valor: $48,0 millones incluido IVA. Fecha de inicio: 7 de abril de 2016 Fecha de terminación inicial: 6 de agosto de 2016 Adición: $24,0 millones Prórroga: Dos meses Valor final del contrato: $72,0 millones Fecha final de terminación: 6 de octubre de 2016. Estado: Terminado Consultado el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP se evidenció falta de publicación de los estudios previos y seis (6) informes de supervisión

relacionados con la ejecución del contrato. Caso 8 Contrato 565/2016 Fecha de suscripción: 04 de octubre de 2016 Objeto: Prestar servicios de alojamiento para participantes del V congreso CGLU, y Agenda Bogotá, en desarrollo del Convenio Interadministrativo Marco No. 2216100-521-2016 Contratista: Sociedad Tequendama S.A. Plazo: 1 mes o hasta agotar recursos. Valor: $114,2 millones incluido IVA. Fecha de inicio: 5 de octubre de 2016 Fecha de terminación: 4 de noviembre de 2016 Estado: Liquidado el 16 de diciembre de 2016 Consultado el Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP - se evidenció falta de publicación de un (1) informe de supervisión relacionado con la ejecución del contrato; el contrato no fue publicado por la entidad en el Portal de Contratación a la Vista.




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Caso 9 Contrato 509/2016 Fecha de suscripción: 12 de septiembre de 2016 Objeto: Prestar los servicios de apoyo técnico, operativo y logístico requeridos para la realización de actividades propias del desarrollo y ejecución del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos 2016. Contratista: Unión Temporal UT Bogotá CV 2016 Plazo: 4 meses Valor Inicial: $8.112,9 millones incluido IVA. Reducciones: $239,8 millones Valor final: $7.873,0 millones Fecha de inicio: 15 de septiembre de 2016 Fecha de terminación anticipada: 16 de diciembre de 2016 Estado: Liquidado Consultado el Portal de Contratación a la Vista, se evidenció que la entidad no publicó el Contrato No. 509/2016. Caso 10 Contrato 23/2016 Fecha de suscripción: 11/02/2016 Contratista: José Rafael Alberto Escandón Villota Objeto: Prestar los servicios profesionales de asesoría y acompañamiento en temas de Derecho Administrativo Laboral, que requiera el Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. y/o la Secretaría General Valor Inicial: $ 75,4 millones Valor Adición: $ 25,1 millones Valor Final: $ 100,5 millones Plazo Inicial: 3 meses Fecha de inicio: 17/02/2016 Prórroga: Un (1) mes Fecha de Terminación: 16/06/2016 Consultado el Portal de Contratación a la Vista, se evidenció que la entidad no publicó adición y prórroga del Contrato No. 23/2016. Conforme lo descrito y expresado en los Casos 1 al 10 anteriores, tenemos que, en los contratos antes mencionados, se transgrede lo previsto en los artículos 2º, 3º y 9º literal e) de la Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan




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otras disposiciones”, los artículos 7º y 10º del Decreto 103 de 2015 “Por el cual se

reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, que dispone, “Publicidad en eI SECOP. La

Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a

su expedición. (…)”, Circular No. 1 del 21 de junio de 2013, el numeral VII de la Directiva 008 del 21 de agosto de 2012 emanada de la Alcaldía Mayor de Bogotá - Directrices en materia contractual para el Distrito Capital; el artículo 1º del Acuerdo 522 de 2013, así como lo dispuesto en la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 - Manual de contratación, supervisión e interventoría, Artículo 11 Actividades, responsables y tareas en los procesos de selección – Contratación Directa, Actividad 8, que establece: “Escanear el contrato y publicarlo en (…) el Portal de

Contratación a la Vista (…), y el numeral 6.2.2.3, que establece: “(…) sin discriminación

alguna todas las modificaciones deberán ser publicadas en el Portal de Contratación SECOP y Portal de Contratación a la Vista”.

De acuerdo con lo mencionado, también pudieron incumplirse presuntamente los preceptos contenidos en los artículos 34 y 35, numeral 1º de la Ley 734 de 2002. Esta omisión evidencia la ausencia de un control adecuado con relación a la inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones de todas las contrataciones que se pretenden adelantar en la vigencia respectiva, así como respecto de los documentos del proceso y de los actos administrativos del proceso de contratación que deben ser publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, y en el Portal de Contratación a la Vista, en los términos establecidos en la ley, así como en el seguimiento que se efectúe a su publicación; además se genera dificultad para que los interesados consulten de manera oportuna la información que produce la entidad. En consecuencia, no se dio aplicación a los principios de transparencia, publicidad y el derecho de acceso a la información pública. Valoración Respuesta: Con relación al Caso 1 Contrato 81 de 2016, tenemos: La entidad auditada responde que en el plan de adquisiciones publicado en el SECOP en las fechas 29 de enero (fila 276) y 5 de mayo de 2016 (fila 228), se incluyó un objeto que difiere con el objeto de dicho contrato, pero que sin embargo, posteriormente se actualizó la información del contrato en el plan anual de adquisiciones incluyendo el objeto que correspondía, por lo tanto, solicita se




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levante la observación por cuanto no se evidencia incumplimiento por parte del proceso de gestión contractual. Al respecto, es importante mencionar que el Contrato 81 de 2016 se suscribió el 16 de marzo de 2016, lo que nos lleva a corroborar que sí hubo incumplimiento por parte de la entidad, en el deber de incluir esta contratación en el plan anual de adquisiciones publicado en el SECOP, como quiera que no se allegó evidencia en la que se pueda establecer con certeza que la contratación publicada el 29 de enero y el 5 de mayo de 2016 según la respuesta, corresponde a la misma del Contrato 81 de 2016, pues el objeto de este último es diferente al objeto de la contratación publicada en el SECOP en las fechas mencionadas; además, el monto del valor estimado del contrato referido por la entidad, corresponde a $110.000.000 (publicaciones del 29 de enero y 5 de mayo de 2016), mientras que el valor inicial del Contrato 81 de 2016, fue de $90.000.000. La actualización de la información del contrato en el plan anual de adquisiciones, que se manifestó en la respuesta, no fue soportada por la entidad. Es preciso señalar que, la inclusión del objeto de la contratación en el SECOP, debe realizarse antes de la suscripción del contrato, así como cualquier actualización que corresponda a su objeto y valor estimado del contrato, pues el plan anual de adquisiciones es un instrumento de planeación contractual. Para los Casos 2 y 3 Contrato 453 de 2015 y Contrato 343 de 2015. La entidad no controvierte la observación sino que menciona que se ha adoptado un instructivo donde se establecen los parámetros para la publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, de los documentos y actos administrativos relacionados con el proceso de contratación, que procura el cumplimiento oportuno de dicha publicación. Para los casos 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 que hacen referencia a: 1) falta de publicación

en el SECOP de informes de supervisión de los contratos 001 de 2016, 021 de

2016, 42 de 2016, 107 de 2016 y 565 de 2016; 2) Falta de reporte en el portal de

Contratación a la Vista CAV de las adiciones y prórrogas a los contratos 01 de

2016, 21 de 2016 y 023 de 2016, y 3) Falta de publicación en el portal contratación

a la vista del contrato 565 de 2016 y 509 de 2016, sobre el particular es preciso

mencionar que la respuesta no se acepta por las siguientes razones:

1) Falta de publicación en el SECOP de los informes de supervisión de los contratos 001 de 2016, 021 de 2016, 42 de 2016, 107 de 2016 y 565 de 2016




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La Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015 expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC señala en el Anexo 1-“Estándares para Publicación y Divulgación de la información”, numeral 8.2 -Publicación

de la ejecución de contratos: “El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la

ejecución de los contratos” (Subrayado fuera de texto). En concordancia con lo señalado en el Artículo 8°. Publicación de la ejecución de contratos, del Decreto 103 de enero 20 de 2015, que establece: “Para efectos del cumplimiento de la

obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato”.

2) Falta de reporte en el portal de Contratación a la Vista -CAV de las adiciones y

prórrogas, de los contratos: 001 de 2016, 021 de 2016 y 023 de 2016.

Respecto a la publicación de adiciones y prórrogas en el portal CAV, se tiene que el artículo 1º del Acuerdo 522 de 2013, establece la publicación de “(…) la

información de ejecución”, y la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 –Manual de contratación, supervisión e interventoría, numeral 6. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. -numeral 6.2.2.3, establece: “(…) sin discriminación


3) Falta de publicación de los contratos 565 de 2016 y 509 de 2016 en el portal CAV

La publicación del contrato en el Portal de Contratación a la Vista se contempla en el artículo 1º del Acuerdo 522 de 2013 al establecer la obligatoriedad de la publicación de: “(…) la información de ejecución” (que incluye la publicación del

contrato). De igual manera, lo dispuesto en la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 –Manual de contratación, supervisión e interventoría, Artículo 11 -Actividades, Responsables y tareas en los Procesos de Selección– Contratación Directa, Actividad 8, Página 61, que establece: “Escanear el contrato y publicarlo en el Portal Único de Contratación SECOP, en el Portal de Contratación a la Vista y en la Intranet de la Entidad (…)”.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor no desvirtúa la observación relacionada con la falta de publicación de los estudios previos de los contratos 042 de 2016 y 107 de 2016.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#11.g



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Para los casos 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 que hacen referencia a: 1) falta de publicación

en el SECOP de informes de supervisión de los contratos 001 de 2016, 021 de

2016, 42 de 2016, 107 de 2016 y 565 de 2016; 2) Falta de reporte en el portal de

Contratación a la Vista CAV de las adiciones y prórrogas a los contratos 01 de

2016, 21 de 2016 y 023 de 2016, y 3) Falta de publicación en el portal contratación

a la vista del contrato 565 de 2016 y 509 de 2016, sobre el particular es preciso

mencionar que la respuesta no se acepta por las siguientes razones:

1) Falta de publicación en el SECOP de los informes de supervisión de los contratos 001 de 2016, 021 de 2016, 42 de 2016, 107 de 2016 y 565 de 2016 La Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015 expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC señala en el Anexo 1-“Estándares para Publicación y Divulgación de la información”, numeral 8.2 -Publicación

de la ejecución de contratos: “El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la

ejecución de los contratos” (Subrayado fuera de texto). En concordancia con lo señalado en el Artículo 8°. Publicación de la ejecución de contratos, del Decreto 103 de enero 20 de 2015, que establece: “Para efectos del cumplimiento de la

obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato”.

2) Falta de reporte en el portal de Contratación a la Vista -CAV de las adiciones y

prórrogas, de los contratos: 001 de 2016, 021 de 2016 y 023 de 2016.

Respecto a la publicación de adiciones y prórrogas en el portal CAV, se tiene que el artículo 1º del Acuerdo 522 de 2013, establece la publicación de “(…) la

información de ejecución”, y la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 –Manual de contratación, supervisión e interventoría, numeral 6. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. -numeral 6.2.2.3, establece: “(…) sin discriminación


3) Falta de publicación de los contratos 565 de 2016 y 509 de 2016 en el portal CAV

La publicación del contrato en el Portal de Contratación a la Vista se contempla en el artículo 1º del Acuerdo 522 de 2013 al establecer la obligatoriedad de la


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#11.g



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publicación de: “(…) la información de ejecución” (que incluye la publicación del

contrato). De igual manera, lo dispuesto en la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 –Manual de contratación, supervisión e interventoría, Artículo 11 -Actividades, Responsables y tareas en los Procesos de Selección– Contratación Directa, Actividad 8, Página 61, que establece: “Escanear el contrato y publicarlo en el Portal Único de Contratación SECOP, en el Portal de Contratación a la Vista y en la Intranet de la Entidad (…)”.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor no desvirtúa la observación relacionada con la falta de publicación de los estudios previos de los contratos 042 de 2016 y 107 de 2016.

En consecuencia, la observación se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, el cual hará parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad.

2.1.3.7 Hallazgo Administrativo por publicar de manera extemporánea en el SECOP, algunos de los documentos del proceso y/o actos administrativos de los siguientes Contratos: 343/2015, 004/2015, 023/2016, 485/2015, 089/2016 Caso 1 Contrato 343/2015 Fecha de suscripción: 9 de junio de 2015

Objeto: El contratista se obliga para con la Secretaría General a prestar sus servicios para proporcionar a los servidores de la entidad y el grupo familiar según el caso las siguientes actividades de acuerdo con lo señalado en la propuesta: Actividades recreativas, deportivas, culturales, de clima y cultura, cursos que ofrece la Caja de Compensación y los incentivos no pecuniarios requeridos por los beneficiarios; así como la realización de los exámenes médicos de ingreso, egreso y periódicos; cuyas fechas de realización y horarios serán concertadas previamente, de acuerdo con el portafolio de servicios. Contratista: Caja de Compensación Familiar Compensar Revisado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, se pudo constatar que el Contrato 343/2015, suscrito el 9 de junio de 2015, se publicó de manera extemporánea el 22 de septiembre de 2015, al igual que la Adición 2 suscrita el 20 de junio de 2016, que se publicó el 18 de agosto de 2016. Caso 2 Contrato Interadministrativo No. 004/2015 Fecha de suscripción: 28 de enero de 2015




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Objeto: Prestar a través de Outsourcing los servicios de correo y de mensajería expresa, nacional e internacional y demás servicios inherentes al contrato Contratista: Servicios Postales Nacionales S.A. Valor del Contrato: $464,0 millones Plazo Inicial: Doce (12) meses y/o hasta agotar recursos Adición: $48,0 millones Valor Final: $512,0 millones Fecha Inicio: 28/01/2015 Fecha Terminación: 27/01/2016

Revisado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, se pudo constatar que la Adición No. 1 suscrita el 17 de diciembre de 2015, se publicó de manera extemporánea en el SECOP el 4 de enero de 2016. Caso 3 Contrato 023/2016 Fecha de suscripción: 11/02/2016 Contratista: José Rafael Alberto Escandón Villota Objeto: “Prestar los servicios profesionales de asesoría y acompañamiento en temas de Derecho Administrativo Laboral, que requiera el Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. y/o la Secretaría General”. Valor Inicial: $75,4 millones Valor Final: $100,5 millones Plazo Inicial: 3 meses Fecha de Inicio: 17/02/2016 Prórroga: Un (1) mes Fecha de Terminación: 16/06/2016 Se constató que la Adición No. 1 y Prórroga No.1 al Contrato 023 de 2016 suscrita el 16 de mayo de 2016, fueron publicadas en el SECOP el día 22 de junio de 2016,

es decir, de manera extemporánea. Caso 4 Contrato 485/2015 Objeto: Contratar por el sistema de precios unitarios fijos sin formula de reajuste, para la construcción y adecuación de obras civiles, reforzamiento estructural, instalaciones hidráulicas, eléctricas y de iluminación para el nuevo punto de atención a la ciudadanía, ubicado en la localidad de Engativá. Contratista: Erjar y Cía. S.A Valor: $500,7 millones




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Fecha: Noviembre 27 de 2015 Plazo Inicial: 2 meses Acta de inicio: 30 de diciembre de 2015 Prórroga: 29 de febrero de 2016 Plazo total: 85 días Fecha de terminación: 25 de marzo de 2016 La prórroga No.1 del contrato se firmó el 29 de febrero de 2016, pero tan solo se subió al SECOP el día 7 de marzo, dicha información debió haberse subido a más tardar el día 3 de marzo de 2016. Caso 5 Contrato Interadministrativo No. 089/2016

El acta de inicio se firmó el día 31 de marzo de 2016, pero tan solo se subió al SECOP hasta el día 11 de abril del mismo año: Tiempo de extemporaneidad 4 días.

La prórroga No. 2 del contrato se suscribió el día 31 de agosto de 2016, pero se subió al SECOP, hasta el 21 de septiembre: Tiempo de extemporaneidad 21 días.

Conforme lo descrito y expresado en los Casos 1 al 5 anteriores, tenemos que, en los contratos antes mencionados, se transgrede lo previsto en los artículos 2º, 3º y 9º literal e) de la Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, que dispone, “Publicidad en eI SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (…)”, artículo 7º del Decreto 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.”, Circular No. 1 del 21 de junio de 2013. Esta omisión evidencia la ausencia de un control adecuado, respecto de los documentos del proceso y de los actos administrativos del proceso de contratación que deben ser publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, en los términos establecidos en la ley, así como en el seguimiento que se efectúe a su publicación. En consecuencia, no se dio aplicación a los principios de transparencia, publicidad y el derecho de acceso a la información pública.




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Valoración Respuesta: Con relación a la respuesta dada por la entidad, relacionada con los Casos 1 al 5 Contratos 343/2015, 004/2015, 023/2016, 485/2015 y 089/2016, tenemos: No se acepta el argumento presentado por la entidad, en el sentido de haber cumplido con los principios de publicidad, transparencia y acceso a la información, al poner en conocimiento del público los documentos de carácter contractual, pues como se estableció, la información de los contratos en cuestión se publicó de manera extemporánea en el SECOP, desconociendo precisamente las condiciones y el término de publicación previstos en el decreto 1510 de 2013 y posteriormente en el decreto 1082 de 2015; este término delimita claramente la oportunidad en que debe hacerse la publicación, para cumplir así con los principios citados en la respuesta. La entidad menciona que se ha adoptado un instructivo donde se establecen los parámetros para la publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, de los documentos y actos administrativos relacionados con el proceso de contratación, lo que sin embargo, no justifica el incumplimiento de publicar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición los documentos de carácter contractual referidos. En consecuencia, se confirma el hallazgo administrativo, el cual hará parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad. 2.1.3.8 Hallazgo Administrativo por presentar inconsistencia en el acta de liquidación del Contrato No. 462/2016 Contrato. No. 462/2016 Fecha de suscripción: 24 de agosto de 2016 Objeto: Prestar sus servicios profesionales altamente calificados al Despacho del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y a las entidades distritales relacionadas, en la puesta en marcha de la Empresa Metro de Bogotá y en la coordinación de los estudios requeridos para la estructuración, contratación y supervisión del desarrollo de la Primera Línea del Metro, para el fortalecimiento de la gestión pública distrital. Contratista: Andrés de Jesús Escobar Uribe Valor Inicial: $126,0 millones Valor Final: $121,1 millones Plazo: Cuatro (4) meses Fecha de inicio: 26/08/2016




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Fecha de terminación: 25/12/2016 Una vez revisada el acta de liquidación suscrita el 16 de marzo de 2017, publicada en la misma fecha en el SECOP, se pudo constatar que en la misma se cita como fecha de suspensión del contrato el 13 de octubre de 2016; sin embargo, revisado el expediente contractual no aparece información alguna al respecto que confirme que hubo dicha suspensión, de lo cual se colige que se incluyó información en el acta que hace inconsistente su contenido, como quiera que la fecha inicial de terminación del contrato no sufrió modificación alguna. Esta inconsistencia refleja falta de cuidado en la elaboración del documento de liquidación del contrato, haciendo incoherente su contenido frente a la realidad de la ejecución contractual, incumpliendo lo previsto en el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Valoración Respuesta: La entidad acepta que en la información reportada en el Sistema de Gestión Contractual, se evidenció que aparece una suspensión del contrato, sin embargo, informa que efectivamente el contrato no tuvo suspensiones, razón por la cual se está adelantando la aclaración del acta de liquidación y los ajustes al Sistema de Gestión Contractual. También agrega que se ha implementado una lista de chequeo de control de revisión de las actas de liquidación que son previamente proyectadas por los Supervisores de los Contratos para garantizar que no se generen posibles inconsistencias en el contenido de las mismas. En consecuencia, se confirma la observación como hallazgo administrativo, el cual hará parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad. 2.1.3.9 Hallazgo administrativo por extemporaneidad en la afiliación de contratistas a la ARL y/o por no afiliarlos a la ARL cuando se presentan prórrogas a los Contratos No. 01/2016, 14/2016, 60/2016, 06/2016, 42/2016, 41/2016, 21/2016, 07/2016, 23/2016, 107/2016 y 74/2016 Para verificar la afiliación extemporánea a la ARL, se tomó como referencia la fecha del acta de inicio del contrato y la fecha de cobertura que figura en el certificado de afiliación expedido por la Administradora de Riesgos Laborales.




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CUADRO 16 AFILIACIÓN EXTEMPORÁNEA A LA ARL

No. CONT. CONTRATISTA

CONTRATO FECHAS DE INICIO Y DE

COBERTURA ARL

No. DÍAS SIN AFILIACIÓN

ARL 01-2016 LUZ MARÍA DEL

SOCORRO SIERRA LOPERA

Acta de inicio: 12-01-2016 Cobertura ARL desde: 12-02-2016

30

14-2016 OSCAR EDMUNDO DÍAZ MOLINA


8

60-2016 JEAN PHILIPPE PENING GAVIRIA


27

06-2016 MARGARITA ROSA HERNÁNDEZ VALDERRAMA


15

42-2016 JOSÉ MAURICIO RODRIGUEZ MUNERA


45

41-2016 ANDRÉS DE JESÚS ESCOBAR URIBE


6

21-2016 PAOLA ANDREA TOVAR NIÑO


8

07-2016 CRISTINA HERMIDA NIÑO


26

23-2016 JOSÉ RAFAEL ALBERTO ESCANDÓN VILLOTA


85

74-2016 MARGARITA MARÍA ALVAREZ SARMIENTO


8

Fuente: Expedientes contractuales

Igualmente, se evidenciaron tres (3) contratos que presentaron prórroga y los contratistas no se afiliaron a la ARL, como se detalla en el siguiente cuadro:

CUADRO 17

PRÓRROGAS A CONTRATOS SIN AFILIACIÓN A LA ARL


PRÓRROGA

OBSERVACIÓN

01-2016 LUZ MARÍA DEL SOCORRO SIERRA LOPERA

Desde 27-12-2016 Hasta 31-12-2016

La entidad no realizó la nueva afiliación.

23-2016 JOSÉ RAFAEL ALBERTO

Desde 17-05-2016 Hasta 16-06-2016

La entidad no realizó la nueva




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PRÓRROGA OBSERVACIÓN

ESCANDÓN VILLOTA

afiliación.

107-2016 MARÍA CRISTINA SERJE DE LA OSSA

Desde 07-08-2016 Hasta 06-10-2016

La entidad no realizó la nueva afiliación.

Fuente: Expedientes contractuales

Conforme lo descrito y expresado anteriormente, se incumple lo normado en la Cláusula Vigésima - Afiliación a la ARL, que establece: “(....) contratista deberá

afiliarse a la Aseguradora de Riesgos Laborales por intermedio de la Secretaría General”, así como lo dispuesto en el parágrafo de la misma cláusula que contempla: “La

contratista previo a la suscripción del acta de inicio, deberá acreditar su condición de afiliada a la Administradora de Riesgos Laborales, entregando copia de la afiliación al

Supervisor del contrato”, y las disposiciones vigentes establecidas en el parágrafo 3º. del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012, que establece: “Para la realización de actividades de prevención, promoción y Salud Ocupacional en general, el trabajador independiente se asimila al trabajador dependiente y la afiliación del contratista al sistema correrá por cuenta del contratante y el pago por cuenta del contratista”. (Subrayado fuera de texto); Decreto 723 de 2013, artículos 5 y 9. Valoración Respuesta: La entidad acepta la observación presentada, por lo tanto, se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. 2.1.3.10 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por la falta de actas de Comité de Contratación, donde se aprobaron las necesidades de contratación de servicios profesionales. Se solicitó a la entidad poner a disposición las actas de Comité de Contratación donde se aprobaron las necesidades de trece (13) contratos de prestación de servicios profesionales suscritos durante la vigencia 2016, la Directora de Contratación mediante oficio No. 2-2017-11162 del 31 de mayo de 2017, remitió las actas de tres (3) contratos, e informó que: “Con respecto a los demás contratos

citados por el ente de control (10), no se encontraron registros en las actas de comité de

contratación del 2016”. A continuación se presenta la relación de los Comités de Contratación donde se aprobaron las necesidades de los contratos No. 01-2016, 06-2016 y 671-2016.




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CUADRO 18 CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

APROBADOS EN COMITÉ DE CONTRATACIÓN

(Millones de pesos)

9999 CONTRATISTA VALOR

MENSUAL DEL CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCIÓN

No. ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN

01-2016 LUZ MARÍA DEL SOCORRO SIERRA LOPERA

29,0 12/01/2016 001 del 25/01/2016

14-2016 OSCAR EDMUNDO DÍAZ MOLINA 29,0 10/02/2016 Sin acta de comité 60-2016 JEAN PHILIPPE PENING GAVIRIA 29,0 07/03/2016 Sin acta de comité 41-2016 ANDRÉS DE JESÚS ESCOBAR

URIBE 29,0 23/02/2016 Sin acta de comité

462-2016 ANDRÉS DE JESÚS ESCOBAR URIBE

29,0 24/08/2016 Sin acta de comité

23-2016 JOSÉ RAFAEL ALBERTO ESCANDÓN VILLOTA


06-2016 MARGARITA ROSA HERNÁNDEZ VALDERRAMA

17,4 29/01/2016 001 del 25/01/2016

42-2016 JOSÉ MAURICIO RODRIGUEZ MUNERA

17,4

24/02/2016 Sin acta de comité

81-2016 JUAN CAMILO GONZÁLEZ VILLAVECES


121-2016 PAOLA ANDREA TOVAR NIÑO 11,0 11/02/2016 Sin acta de comité 74-2016 MARGARITA MARÍA ALVAREZ

SARMIENTO 9,1 14/03/2016 Sin acta de comité

07-2016 CRISTINA HERMIDA NIÑO 7,2 29/01/2016 Sin acta de comité 671-2016 ANDRES ERNESTO PACHECO

RINCON 6,0 31/10/2016 14 del 22/09/2016


Se incumple lo establecido en los numerales 5.3.1 y 6.1.2 de la Resolución 643 del 30 de noviembre de 2015 que adopta el Manual de contratación, supervisión e interventoría de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, el artículo 13 de la Resolución 175 del 18 de marzo de 201516 , el Artículo 15 de la Resolución 501 del 19 de octubre de 201617, con relación a las funciones del Secretario Técnico del Comité de Contratación, ejercido por el Director de Contratación; el inciso 3 del numeral 6 de la Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 de la Agencia Colombia Compra Eficiente; el Artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015; Y los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

La anterior situación se origina por deficiencias en la gestión realizada por la entidad específicamente en la etapa de planeación porque se omitieron requisitos legales esenciales para celebrar este tipo de contratación, particularmente se

16 "Por la cual se efectúan delegaciones en materia contractual y se dictan otras disposiciones."

17 "Por la cual se derogan unas disposiciones y se dictan otras en materia contractual."




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atentó contra el principio de planeación, al no dejar evidencia de la discusión y aprobación de las necesidades en el Comité de Contratación. Valoración Respuesta: En su respuesta la entidad manifiesta que: “La Secretaria

General dio estricto cumplimiento a lo establecido en la ley contractual y los procedimientos internos, ya que dio aprobación a su plan anual de adquisiciones en el mes de noviembre de 2015 y posteriormente aprobó las modificaciones generadas en el mes de enero de 2016, tal y como consta en las actas del comité de contratación de la Entidad. De otro lado, se considera que la ausencia del acta del Comité de Contratación que soporta la decisión de celebrar un contrato no implica la omisión o desconocimiento de un requisito esencial para que nazca a la vida jurídica el contrato de prestación de servicios profesionales. Por otro lado, recordemos que la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales es una decisión del representante legal de la Entidad y que el mecanismo contractual es el de la Contratación Directa, sin perjuicio que en los estudios previos y demás documentos precontractuales de cada proceso se justifique y se expongan las razones que lleven a dicha contratación, lo que soporta a su vez la debida planeación, previa a la celebración del Contrato. Para el caso de los contratos objeto de estudio, se puede verificar en los expedientes contractuales los documentos que dan cuenta de la justificación, necesidad y pertinencia de la contratación realizada, los que a su vez evidencian el cumplimiento al principio de Planeación”

Luego de revisar el soporte remitido por la entidad, correspondiente al Procedimiento para Formulación, Actualización, Publicación y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, Código 4231000-PR-330 aprobado el 31 de mayo de 2017, se establece que no desvirtúa la observación presentada, toda vez que para diez (10) contratos de prestación de servicios profesionales suscritos en 2016 la Secretaría General no aportó las Actas de Comité de Contratación, donde se demuestre la aprobación de las necesidades, por lo tanto se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad.

2.1.3.11 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por irregularidades en la etapa precontractual del contrato 293 de 2016 La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el 31/05/2016, suscribió el contrato de Prestación Servicio No.2210100-293-2016, con la firma OPORTUNIDAD ESTRTATEGICA LIMITADA, con el objeto de “Prestar servicios

profesionales en CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, para la elaboración de un documento conceptual y una metodología, que permita consolidar propuestas para la transformación del diseño institucional de la estructura orgánica, al interior de las diferentes Secretarías

del Distrito Capital”.




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El valor del contrato fue de $400.000.000, con un plazo inicial de cuatro (4) meses y el acta de inicio fue suscrita el 14 de junio de 2016. La forma de pago se estableció en tres (3) desembolsos así: ** Un primer pago por la suma de ciento noventa y siete millones setenta y dos mil novecientos treinta y siete pesos ($197.072.937) Mcte, incluido IVA. ** Un segundo pago por valor de ciento veintidós millones novecientos veintisiete mil sesenta y tres pesos ($122.927.063) m/cte, incluido IVA. ** Un tercer y último pago por valor de ochenta millones de pesos ($80.000.000) m/cte., incluido IVA. Las obligaciones específicas del contratista: 1) Elaborar un Marco Conceptual que incluya: a) Un análisis comparativo de la institucionalidad que caracteriza el gobierno nacional, el gobierno distrital e institucionalidad de otras ciudades destacadas, con el fin de identificar enfoques de gestión e instrumentos que permitan la proyección de políticas más allá de los periodos de gobierno. b) Elaborar una metodología que oriente la administración en la generación de las propuestas de transformación institucional requeridas por la ciudad, con miras a desarrollar una guía que sirva de punto de referencia para las reformas que deban adelantarse al interior de cada una de las diferentes Secretarías del Distrito. 2) una recopilación de las de las propuestas de transformación institucional que requiere la ciudad (identificando las propuestas generales de la Alcaldía y particulares de 2 secretarías cabeza de sector), de cara a los objetivos plasmados en el Plan de Desarrollo de la ciudad. 3) Desarrollar una prueba piloto en la Secretaría General y en la Secretaría de Movilidad que ponga en práctica la metodología creada, que incluya el desarrollo de las siguientes actividades: i). Levantamiento y análisis de información primaria y secundaria, que permita representar el modelo bajo el cual está gestionando cada Secretaría Cabeza de Sector priorizada en la actualidad, teniendo en cuenta principalmente:




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a) Antecedentes y principales hitos de la estructura de gobierno en la última década. b) Explicación esquemática de cómo opera el sector. Quién hace el direccionamiento; la Planeación; la supervisión; el control; la articulación y la ejecución. e) Funciones y Facultades. d) Articulación de la Secretaría cabeza de sector analizada y las entidades clave de su sector, del Gobierno Distrital, del Gobierno Nacional y de otras instituciones. ii) Matriz de identificación de desafíos en materia institucional que tiene cada sector priorizado para el logro de los objetivos en el corto, mediano y largo plazo. iii). Entrevistas y/o Mesas de trabajo con el equipo designado por el Alcalde para definir los criterios de priorización de las acciones requeridas en términos de reforma institucional. iv). Priorizar las acciones de mejoramiento institucional de cada Secretaría Cabeza de Sector priorizada, de acuerdo a los criterios definidos. v). Validación de las acciones e intervenciones con el equipo designado por el Alcalde. vi). Identificar responsables y formular la agenda de las reformas requeridas al interior del sector priorizado en las instancias pertinentes (Entidad distrital, Alcaldía Mayor, Concejo Distrital, Congreso de la República y Gobierno nacional). vii). Definir pautas para que la Secretaría Cabeza de Sector priorizada – Secretaría de Movilidad, avance en la realización del estudio técnico para la reestructuración organizacional. viii). Elaborar el proyecto de Decreto de Estructura Orgánica para la Secretaría Cabeza de Sector Priorizada- Secretaría de Movilidad. ix). Definir pautas generales que debe seguir la Secretaría de Movilidad para desarrollar el Decreto de Planta y Manual de Funciones. 4) Entrega de un Documento guía a la oficina del Alcalde sobre el proceso de reforma Administrativa Distrital. (Está en la Propuesta)




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5) Elaborar los componentes técnicos de un Decreto de estructura Orgánica y pautas que deben ser desarrolladas por la Secretaría para elaborar el estudio técnico y los estudios para los Decretos de Planta, al interior de la Secretaría de Movilidad. 6) Respetar el cronograma propuesto. ANALISIS:

De lo anterior, se puede establecer dos (2) situaciones irregulares, así: 1) El contrato de prestación de servicios No. 293 de 2016, por valor de

$400.000.000, con un plazo de cuatro (4) meses, se realizó desbordando los

límites de la contratación directa por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor

de Bogotá:

Así mismo, el contrato no se realizó teniendo en cuenta la tabla de cuantías

para los procesos de contratación de la vigencia 2016, (Cuadro de Unidades de

Fijación de Honorarios –UFH) adoptado por la Secretaría General mediante

Circular 002 del año 2016.

De igual manera, la remuneración del contrato está por encima de la remuneración total del representante legal de la entidad, en contravía del parágrafo 3, del artículo 2.8.4.4.6, del decreto 1068 de mayo 26 de 2015, “Prohibición de contratar

prestación de servicios de forma continua. Está prohibido el pacto de remuneración para pago de servicios personales calificados con personas naturales, o jurídicas, encaminados a la prestación de servicios en forma continua para atender asuntos propios de la respectiva entidad, por valor mensual superior a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad.

PARÁGRAFO 3º. De manera excepcional, para aquellos eventos en los que se requiera contratar servicios altamente calificados, podrán pactarse honorarios superiores a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad, los cuales no podrán exceder del valor total mensual de remuneración del jefe de la entidad incluidos los factores prestacionales y las contribuciones inherentes a la nómina, relacionadas con seguridad social y parafiscales a cargo del empleador. En estos eventos el Representante Legal de la entidad deberá certificar el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1. Justificar la necesidad del servicio personal altamente calificado. 2. Indicar las características y calidades específicas, altamente calificadas, que reúne el contratista para la ejecución del contrato, y 3. Determinar las características de los productos y/o servicios que se espera obtener”.




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En el documento de “Estudios Previo – Contratación Directa- Prestación de Servicios”, en el punto 7) “Idoneidad del contratista Para Suscribir el Contrato”, se especifica y determina con anterioridad como posible contratista a la empresa OPORTUNIDAD ESTRATEGICA LIMITADA: “La empresa OPORTUNIDAD ESTRATÉGICA LTDA, está enfocada en asesorar y capacitar empresas en temas relacionados con gestión, administración, reestructuración empresarial y estudios sectoriales, entre otros”.

En el análisis del sector, descrito en los estudios previos, la Secretaría General

solamente justifica que el contrato sea adjudicado a la firma OPORTUNIDAD

ESTRTATEGICA LTDA, sin que se realice un estudio profundo y completo, tal

como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de mayo 26 de

2015 “Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer

durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al

objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera,

organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar

constancia de este análisis en los Documentos del Proceso”. Se evidenció que la

Secretaría General, solamente realizo el análisis de riesgos, como consta en los

folios 13 y 14 de la carpeta contractual.

2) El contrato de Prestación de Servicios en mención (293-2016), se infiere como

un contrato de consultaría, debido entre otras razones a que se ejecutó en el

marco del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, para el cumplimiento del

Proyecto de Inversión No. 7096 “Fortalecimiento de la Gestión Pública Distrital”,

dentro de la meta “Establecer 1 unidad de gerencia estratégica para orientar y hacer

seguimiento a las políticas públicas en los temas prioritarios de la administración

distrital”, y la actividad “Articular el dialogo social de participación ciudadana para el

desarrollo integral de la ciudad dentro de las temáticas que son transversales al plan

de desarrollo”.

El Consejo de Estado en sentencia No. 41719 del 2 de diciembre 2013, en el numeral 135 establece y da precisión sobre los Contratos de Consultoría; “Su

objeto contractual está centrado hacia el desarrollo de actividades que implican el despliegue de actividades de carácter eminentemente intelectivo, pero presenta como particularidad sustantiva que tales esfuerzos están dirigidos, específicamente, al cumplimiento de ciertos cometidos expresamente definidos por el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993; esto es, para la realización de estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control o supervisión. Se incluyen dentro de




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este tipo aquellos contratos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programas y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. (Negrilla fuera de texto) Además de estos objetos contractuales, se incluyen allí aquellos que las demás disposiciones legales especiales (y reglamentarias) establezcan”.

Así mismo, de acuerdo a lo manifestado la Corte Constitucional en sentencia C-

326/97, esgrime las diferencias entre el contrato de prestación de servicios y de

consultoría, así:

“Los elementos constitutivos del contrato de consultoría, permite concluir que existen

diferencias sustanciales con el contrato de prestación de servicios, que habilitan al

legislador para darles a quienes los suscriben un tratamiento también distinto. Los

contratos de consultoría se pueden celebrar con personas naturales o jurídicas, mientras

que los contratos de prestación de servicios sólo pueden celebrarse con personas

naturales. El objeto de los contratos de consultoría no está relacionado directamente con

las actividades de la entidad que los requiere, o con su funcionamiento, a través de ellos

la administración contrata servicios especializados de asesoría, interventoría, gerencia de

obra o de proyectos, o la elaboración de estudios y diagnósticos, que no siempre

coinciden en su contenido con la órbita de las actividades propias de la entidad

contratante; para ello recurre a personas naturales o jurídicas especializadas en una

determinada materia, las cuales ofrecen conocimientos y experiencia en una específica

área o actividad; mientras en los contratos de prestación de servicios sucede lo contrario,

en ellos el contratista, persona natural, pone a disposición de la entidad contratante su

capacidad de trabajo para asumir funciones o tareas relacionadas con aquella, que por

alguna razón no puede realizar el personal de planta, luego los supuestos de hecho que

sirven de sustento a uno y otro tipo de contrato son diferentes.”

Lo anterior, también es descrito en Sentencia Nº 128/03 de Corte Constitucional, 18 de Febrero de 2003.

Los anteriores hechos, revelan que no se contempló lo reglamentado en los articulo 209 de la Constitución Política Nacional, articulo 23 de la Ley 80 de 1993, Articulo 2 y 5 de la ley 1150 de 2007,literales k) y m) del artículo 3º de la Ley 152 de 1994; artículo 2º de la Ley 87 de 1993; artículo 8° de la Ley 42 de 1993 y el numeral 1° del artículo 34 y el numeral 1° del artículo 35 de la Ley 734 de 2002. De igual manera se omitió el principio de transparencia, definido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, donde manifiesta la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación, y de manera excepcional en los demás modalidades




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de selección. De igual manera, principios de la contratación que gobierna el procedimiento de selección o escogencia objetiva del contratista, que busca la Imparcialidad, contradicción, publicidad y moralidad. Es de resaltar que la acción contractual debe realizarse de manera imparcial y objetiva, en igualdad de oportunidades y bajo el imperativo de la moralidad pública. Por consiguiente, se dará traslado a las instancias pertinente para que realice las investigaciones del caso, dado que la Contraloría no es el ente competente para conocer de fondo y pronunciarse sobre estos hechos. Lo anterior irregularidad, obedece a la ausencia de controles efectivos en la etapa precontractual por la falta de planeación, desatendiendo con este actuar preceptos constitucionales y legales que señalan los principios de Eficiencia, Eficacia, Economía y planeación, que deben acompañar las actuaciones de todo servidor público, comprometido con sus funciones bajo el marco de la constitución y la Ley. Valoración Respuesta: Este Organismo de Control realizó la evaluación a la respuesta dada por la entidad, al Informe Preliminar, donde manifiesta que: “Igualmente, el objeto contractual pactado requería efectivamente de un servicio Pues bien, frente a la disposición normativa mencionada por el grupo auditor, es claro para la entidad que el contrato suscrito con la empresa Oportunidad Estratégica LTDA, no puede catalogarse como un contrato de prestación de servicios que se hubiere celebrado con el propósito de que tuviera una ejecución continua o a largo plazo por cuanto, como se destaca en los estudios previos que soportan la contratación, el plazo de ejecución de éste era de cuatro meses, esto es, un contrato cuya ejecución se estimó de forma transitoria y esporádica, como sucedió en efecto. Bajo éstas premisas, y para estos efectos, se consideró que la contratación se enmarcaba dentro de la modalidad de servicios profesionales, razón por la cual se dio aplicación a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, en la medida en que la sociedad Oportunidad Estratégica LTDA demostró que estaba en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, luego de que la entidad verificó la experiencia de la firma en asuntos relacionados con el objeto del contrato, es decir, reformas estructurales, fortalecimiento institucional y gestión pública, demostrando su idoneidad para ejecutar el mismo conforme a las necesidades expuestas por la entidad en los respectivos estudios previos. Así las cosas, y sin lugar a interpretar nada distinto a lo que la ley establece, no se recibieron más ofertas en este sentido, y como tal, se expidió por el ordenador del gasto, la constancia respectiva, como lo exige la norma.”

Según el análisis realizado por el Órgano de Control, no se puede aplicar el Parágrafo 3° del artículo 2.8.4.4.6, del decreto 1068 de mayo 26 de 2015, que




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sustentaba la observación, debido a que éste se refiere a la prohibición existente sobre los contratos de prestación de servicios de formas continua, caso contrario al del contrato 293 de 2016. El contrato se realizó bajo los parámetro del artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden

contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate (…)

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de

naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de

las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con actividades operativas,

logísticas, o asistenciales”.

Así mismo, la Secretaria sustenta el hecho de que no se puede considerar como un contrato de consultoría, en los siguientes términos: “El contrato No. 293 de 31 de mayo de 2016 es uno de “prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión”, porque mediante el mismo se desarrollaron “actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad”, siendo esa la nota característica de tal tipo de contratos, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior porque, de conformidad con lo reglado en el artículo 7° del Decreto 267 del 26 de junio de 200718, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C, normativa vigente para la época en que se planeó, celebró y ejecutó el contrato en mención, dentro de las funciones de la Secretaría General, se encontraban las señaladas en los literales k)19 y l)20 del artículo en cita consistentes en “formular y orientar las políticas y estrategias de organización y ajuste de la estructura general del Distrito Capital mediante la elaboración y trámite de los proyectos de Acuerdo que sean necesarios para el efecto

18"Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones"

19k. Formular y orientar las políticas y estrategias de organización y ajuste de la estructura general del Distrito Capital mediante la elaboración y trámite de los proyectos de Acuerdo que sean necesarios para el efecto, ante el Consejo de Bogotá Distrito Capital;

20l. Formular las políticas y estrategias de modernización y desarrollo administrativo del Distrito Capital y realizar el seguimiento y monitoreo de la implementación de las mismas;




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(…)”, y, “formular las políticas y estrategias de modernización y desarrollo administrativo del Distrito Capital y realizar el seguimiento y monitoreo de la implementación de las mismas”.

Al efectuar el análisis del objeto y obligaciones del contrato, se evidenció que éste efectivamente se desarrolló para el cumplimiento de las funciones de la entidad establecidas en artículo 7 del Decreto 267 de 2007. Por los motivos expuestos por el sujeto de control, se desvirtúa la incidencia penal, sin embargo se configura la observación como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, el cual deberá formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad, por el siguiente hecho: En el análisis del sector, descrito en los “estudios previos” del contrato 293 de 2016, la Secretaria Genera no realizó un estudio profundo y completo, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de mayo 26 de 2015 “Deber de

análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los

Documentos del Proceso”. Se evidenció que la entidad solamente realizo el análisis de riesgos, como consta en los folios 13 y 14 de la carpeta contractual y una justificación para que el contrato sea adjudicado a la firma OPORTUNIDAD ESTRTATEGICA LTDA. 2.1.3.12 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por deficiencias en la cobertura de pólizas del Contrato No. 485 de 2015. Contrato No. 485 de 2015 Objeto: Contratar por el sistema de precios unitarios fijos sin formula de reajuste, para la construcción y adecuación de obras civiles, reforzamiento estructural, instalaciones hidráulicas, eléctricas y de iluminación para el nuevo punto de atención a la ciudadanía, ubicado en la localidad de Engativá. Contratista: ERJAR y CIA S.A Valor: $500,7 millones Fecha: Noviembre 27 de 2015 Plazo Inicial: 2 meses Acta de inicio: 30 de diciembre de 2015 Prórroga: 29 de febrero de 2016 Plazo total: 85 días




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Fecha de terminación: 25 de marzo de 2016 Los estudios previos así como la cláusula novena del contrato numeral 5 establece: Responsabilidad civil extracontractual: en cuantía equivalente a doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv), con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato. Así mismo la cláusula cuarta del contrato establece: El plazo de ejecución del contrato es de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, la cual será firmada por el contratista, el interventor y el supervisor o supervisores que seleccione la Secretaría General. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta que el acta de inicio es de fecha 30 de diciembre de 2015 y el plazo de ejecución es de dos meses contados a partir del acta de inicio; la cobertura de la póliza debió extenderse hasta el 29 de febrero de 2016, en la que igualmente terminó el contrato. La póliza no abarca estas fechas pero así fue aprobada (folio 4331 carpeta 27). Las fechas expresadas en la póliza van desde el 27 de noviembre de 2015 y hasta el 27 de enero de 2016, con lo cual no se estaría dando cumplimiento a lo expresado en este sentido en los estudios previos, pliegos definitivos y el contrato. Sin embargo, a folio 4369 de la carpeta No. 27, aparece una nueva póliza con fecha de expedición del 18 de febrero de 2016, aprobada por la entidad el día 22 de febrero (folio 4368), con una vigencia desde el día 27-11-2015 hasta 03-3-2016. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se puede establecer que el contrato estuvo desamparado civil y extracontractualmente por un término de veinticinco (25) días, esto es del 28 de enero y hasta el 22 de febrero fecha en que fue aprobada la nueva póliza. Se establece otra irregularidad por cuanto la aprobación de las pólizas es un requisito de ejecución y en el presente caso se dio inicio a la ejecución sin que las pólizas presentadas cumplieran con los términos establecidos en los estudios previos, los pliegos y el contrato. En consecuencia se transgreden el Artículo 2.2.1.2.3.1.8. Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual y el Artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual, del Decreto 1082 de 2015; la Cláusula Vigésima del contrato que dispone, “PERFECCIONAMIENTO Y

EJECUCIÓN: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes;




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para su ejecución se requerirá del registro presupuestal, la aprobación de la garantía

única y de la suscripción del acta de inicio”, el numeral 1° del artículo 34 y el numeral 1° del artículo 35 de la Ley 734 de 2002. Por lo anterior se establece que se puso en riesgo a la Administración Distrital, frente a posibles daños a terceros que se hubiesen podido ocasionar con la ejecución de las obras. Valoración Respuesta: La entidad aduce en su respuesta que el contratista radicó el día 1 de febrero de 2016 a las 4.40 pm las pólizas con los datos relacionados en el siguiente cuadro: Fecha de expedición 28/01/2016 Vigencia Desde: 30/12/2015 a las 00:00 horas

Hasta: 29/02/2016 a las 00:00 horas Tomador ERJAR Y CIA S.A.

Nit. 860.354.608 – 7 Asegurado/Beneficiario Distrito Capital – Secretaria General de la

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Nit. 899.999.061-9

Valor asegurado total $128.870.000 Y aunque igualmente aportan copias de las mismas, las pólizas que fueron aprobadas son las que reposan en las carpetas contentivas de la documentación correspondiente al contrato, más exactamente la carpeta No.27 folios 4368 a 4370, por lo tanto se mantiene la observación con alcance disciplinario en cuanto a la indebida aprobación de las pólizas como requisito de ejecución del contrato, así como por la exposición al riesgo a la que estuvo sometida la entidad durante los veinticinco días en que no existieron pólizas, porque aunque las pólizas expedidas con posterioridad (18 de febrero), aparecen cubriendo fechas anteriores (27-11-2016), en caso de haberse presentado alguna reclamación, la aseguradora tan solo hubiese cubierto los amparos a partir de la fecha de expedición. Por lo anterior se ratifica como Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por lo que se debe incluir en el Plan de Mejoramiento que adelante la Entidad.




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2.1.3.13 Hallazgo administrativo por deficiencias en la presentación de soportes de ejecución del contrato 485 de 2015 Se pudo determinar que el otrosí modificatorio al contrato 485 de 2015, no incluye los precios unitarios ni la unidad de medida ni el valor unitario de cada uno de los nuevos ítems. Aunque en otros documentos se puede identificar esta información, dada la relevancia de los documentos modificatorios, éstos deben contemplar la información pertinente con el fin de disminuir riesgos de interpretaciones erradas en relación a las mismas. Así mismo, algunos de éstos carecen de especificaciones que permitan ejercer el debido control a la ejecución de los mismos y tampoco se halla esta información en los análisis de precios unitarios correspondientes. De otro lado, las memorias de obra tienen como fin soportar los cálculos efectuados para determinar la cantidad recibida por ítem. Para éste contrato, las memorias no cumplen las condiciones requeridas, ya que no identifican en esquema adecuado los puntos donde se instalan los elementos y para varios ítems, no detalla dimensiones correspondientes, como es el caso del 1.10; 1.3; 1.4; 1,7; 1.8; 1,9; 2.1; 2.2; 4.1; 7.1; 7.2; 9.2.2; 9.2.5; 9.2.6; 9.2.7; 9.2.8; 9,4,1. Igualmente, las memorias de los ítems 5.1; 5.2; 5.3; 5.6; 5.7; 5.8; 6.1; 6.2 detallan dimensiones, pero no identifican los puntos de instalación. En general, en el caso del contrato analizado, las memorias no prestan la utilidad esperada, ya que con la información allí consignada y con los esquemas usados no es posible efectuar ninguna labor de verificación autónoma a la ejecución de los trabajos, ni en oficina ni en obra. Con lo anterior, se vulnera lo previsto en el pliego de condiciones, en el contrato y en el Manual de Contratación. Valoración Respuesta: En cuanto a la falta de información de aspectos relevantes en el otrosí modificatorio, el Sujeto de control indica en su respuesta el documento donde ésta puede hallarse, lo que no desvirtúa la observación presentada, en la que de hecho se advierte que “en otros documentos se puede

identificar esta información”. Respecto a las memorias de obra se responde que “se adjunta registro fotográfico

que sirve de evidencia de dicha información” lo cual tampoco desvirtúa la observación




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efectuada por éste Ente de Control, que considera de mucha importancia sea tenida en cuenta por la Secretaria General de Bogotá para futuros seguimientos a la ejecución de contratos de obras, en ambos casos expuestos. Por lo anterior se ratifica la observación presentada y se configura como un hallazgo administrativo que debe tenerse en cuenta en el Plan de mejoramiento a presentar por el sujeto de control 2.1.3.14 Observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria por la ejecución de actividades diferentes a las establecidas en el objeto y obligaciones del Contrato Interadministrativo No. 089/2016. Valoración Respuesta: Una vez revisada la respuesta dada por la Entidad, se encuentra por parte de la Contraloría de Bogotá, que ésta desvirtúa los planteamientos efectuados en el informe preliminar al respecto, por cuanto se expresan claramente las actividades que van inmersas en lo que técnicamente se denomina BTL o Bellow de Line, que son aquellas que se hacen en medios no masivos de comunicación y va dirigida a un público específico y la cual puede contemplar la producción de eventos. Sobre la producción de eventos, la Secretaría General manifestó en su respuesta lo siguiente: “Cabe señalar que las actividades asociadas a la producción de un evento contemplan un amplio espectro de posibilidades en la medida en que están dirigidas a garantizar el adecuado alistamiento y realización de eventos en los términos y lineamientos que sugiera la entidad”. Por consiguiente, se retira la observación con presunta incidencia disciplinaria. ANÁLISIS DE PLANTA DE PERSONAL FRENTE A LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

PLANTA DE PERSONAL PLANTA GLOBAL AÑO 2015 Mediante decreto 267 del 26 de junio de 2007, se adoptó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y fue modificada mediante del Decretos 163 de 2008, 502 de 2009, 059 de 2012 y 077




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de 2012, para el año 2015 tenía una planta de 344 cargos que corresponde a funcionarios de carrera administrativa, provisional, libre nombramiento y uno de elección popular por valor de $19.697.881.399 AÑO 2016 Según Decreto 321de 2 de agosto de 2016, se suprimieron 96 cargos de la Planta Global, que fueron incorporados a la nueva Secretaría Jurídica Distrital y con el decreto 322 del 2 de agosto del presente año, se crearon 8 cargos que fueron asignados a la nueva Oficina Asesora Jurídica y de Control Interno Disciplinario de la Secretaría. Mediante decreto 426 del 3 de octubre de 2016, la entidad suprimió 11 cargos de nivel directivo y 3 de nivel profesional y con el mismo Decreto amplió la planta de personal permanente, quedando una planta global de 622 cargos y uno de elección popular, para un total de 623. El valor de la planta global para este año fue de $20.627.746.530. PLANTA TEMPORAL AÑO 2015 La planta temporal fue creada mediante Decreto Distrital 604 de 2012, con 822 cargos y vigencia del 1 de enero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2014, prorrogada hasta el 31 de diciembre de 2015, cuyo costo ascendió a $27.530.986.292, de los cuales $13.697.881.399.00 era de funcionamiento y $13.833.105.292, del rubro de inversión. Con el Decreto 580 del 24 de diciembre de 2015, se prorrogó la planta temporal con 790 cargos hasta el30 de junio de 2016. Con Decreto 278 del 1° de julio de 2016, la entidad creó una planta transitoria con 24 empleos. AÑO 2016 Mediante decreto 387 del 16 de septiembre de 2016, la Secretaría General crea 135 cargos en la planta de carácter temporal hasta el 30 de junio de 2020, con el fin de dar cumplimiento a las políticas establecidas en el Plan de Desarrollo




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Bogotá Mejor Para Todos, la Alta consejería Para los Derechos de las Víctimas la Paz y la Reconciliación. Para el año 2016, el valor de la Planta Temporal ascendió a $19.148.665.071, de los cuales $10.118.809.285 correspondieron al rubro de funcionamiento y $9.029.855.786 a inversión.

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS AÑO 2015 La Secretaría General, en el año 2015 suscribió 377 contratos de prestación de servicios por valor de $16.748.472.259 AÑO 2016 Para esta vigencia, se incrementaron en 371 contratos con relación al año inmediatamente anterior, incremento que corresponde al 198% para un total de 748 contratos por valor de $16.055.268.061. Aunque se aumentó el número de contratos en el año 2016, el valor de los mismos disminuyó en $693.204.198 ANALISIS. Al realizar la comparación entre la Planta Global de la Secretaría General del año 2015, con respecto a los contratos de Prestación de Servicios Profesionales de la misma vigencia, podemos establecer que dichos contratos corresponde al 85% de la Planta; y respecto a la vigencia 2016, los Contratos de Prestación de Servicio Profesionales corresponden al 77.8%, del valor de la Planta Global de la Secretaría General, es decir un 7.2% menos que la vigencia anterior. Aunque el número de contratos se incrementó en un 198%, al pasar de 377 en el 2015 a 748 en el año 2016. El valor de la Planta Total de la Secretaría General (Planta Global y Temporal) para la vigencia 2015 ascendió a $46.961.592.757, en comparación con los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales del mismo año corresponde al 35.7% de la Planta Total.




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GRÁFICO 1 PLANTA TOTAL VS. CONTRATOS PRESTACIÓN SERVICIOS PROFESIONALES

AÑO 2015- SECRETARÍA GENERAL

Fuente: Oficio No. 2-2017-8721 de SGAMB, SIVICOF Contraloría de Bogota.

Para al año 2016, los contratos de prestación de servicios representaron el 40.4%

respecto al monto de la Planta Total, que fue $39.776.411.601




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GRÁFICO 2 PLANTA TOTAL VS. CONTRATOS PRESTACIÓN SERVICIOS PROFESIONALES

AÑO 2016- SECRETARÍA GENERAL


De lo anterior, se concluye que los contratos de prestación de servicios profesionales suscritos en las vigencias 2015 y 2016, por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, han sido significativamente altos, no obstante de haberse incrementado la Planta en más del 180%, al pasar de 344 en el año 2015 a 622 cargos en el año 2016.




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GRÁFICO 3 INCREMENTO CARGOS SECRETARÍA GENERAL.

AÑOS 2015 AL 2016.


2.1.4 Gestión Presupuestal

Alcance y Muestra de Auditoria Se realizó la evaluación en forma selectiva a los registros presupuestales de Gastos de Funcionamiento y de Inversión, modificaciones presupuestales y/o traslados efectuados en la vigencia, reservas presupuestales, cuentas por pagar y pasivos exigibles. De igual modo, se analizó la armonización presupuestal por cambio de Plan de Desarrollo de “Bogotá Humana” a “Bogotá Mejor Para Todos”;




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con el fin de emitir una opinión presupuestal en el manejo de los recursos públicos en cuanto a su eficiencia y eficacia.

Con Decreto No. 533 de diciembre 15 de 2015, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, D.C., para la vigencia 2016, en cumplimiento del Decreto 517 del 11 de Diciembre de 2015; asignándole a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., recursos por $168.721.14 millones, presentando una disminución de $10.756.5 millones respecto al año 2015 que ascendió a $ 179.477.9 millones

CUADRO 19 COMPARATIVO PRESUPUESTAL 2015-2016

Millones de $

RUBRO 2015 2016 DIFERENCIA %

Gastos de Funcionamiento 75.439.9 83.224.3 7.784.4 10

Gastos de Inversión 104.038.0 85.497.1 - 18.540.9 -18

Total 179.477.9 168.721.4 - 10.756.5 -6 Fuente: Ejecuciones presupuestales - SGAMAB vigencias 2015-2016

El Presupuesto fue comprometido en la suma de $130.260.3 millones, los giros alcanzaron un nivel de ejecución real del 64.58% ($103.546.6 millones), dejando de ejecutar la suma de $30.074.1 millones equivalente al 19% del presupuesto disponible. Modificaciones Presupuestales Durante la vigencia 2016, el presupuesto de la Secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., fue modificado por doce (12) actos administrativos, de los cuales once (11) pertenecen a traslados internos en funcionamiento e inversión por valor de $ 67.177.6 millones y que no alteraron el presupuesto definitivo. El 91.72% de estos traslados pertenecen a Inversión por valor de $ 61.619.0 millones los más representativos al trasladar recursos del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” al Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” y por Funcionamiento el valor de $5.558.6 millones con destino al pago aportes patronales, vacaciones en dinero del personal que se desvinculó definitivamente de la entidad, Reconocimiento por permanencia en el servicio público entre otros. Así mismo mediante Decreto 317 del 29 de julio de 2016, se reduce el presupuesto de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en $8.387.0 millones y se asigna este valor a la Secretaría Jurídica Distrital creada mediante




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Acuerdo 638 del 31 de Marzo de 2016, estableciendo que las funciones y asuntos que venían siendo asumidos por la Dirección Jurídica de la Secretaría General, serán asumidos por la Secretaría Jurídica Distrital, entidad que dio inicio el 1 de agosto de 2016, a las operaciones lo cual implicó la creación de su planta de personal. Los anteriores traslados presentaron concepto favorable por parte de la Dirección Distrital de Presupuesto y DDP, están debidamente justificados, aprobados y registrados, conforme a la Ley de Presupuesto y sus Decretos Reglamentarios y a los criterios establecidos por la Secretaría de Hacienda, el presupuesto no presentó suspensiones ni adiciones. Gastos de Funcionamiento El presupuesto disponible para gastos de funcionamiento asciende a $76.938.9 millones, de estos recursos se adquirieron compromisos por valor de $60.140.1 millones, valor que al finalizar la vigencia 2016, reportó una ejecución del 78.17% y se efectuaron giros por $53.049.9 millones, equivalente al 68.95%, generando unas reservas que se pagaran en la vigencia 2017 por $ 7.090.1 millones.

CUADRO 20

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2016

Millones de pesos

CONCEPTO PPTO DISP % COMPROM % GIROS % RESERVAS

Servicios Personales 53.297.2 69.27 39.848.9 74.77 39.824.6 82.77 24.3

Gastos Generales 23.641.7 30.73 20.291.2 85.83 13.225.3 55.94 7.065.8

Total Gastos funciona 76.938.9 100 60.140.1 78.17 53.049.9 68.95 7.090.1

Fuente: Ejecución Presupuestal- SGAMB, diciembre 2016

La mayor parte de los recursos destinados a funcionamiento, se refleja en los servicios personales alcanzando el 82.77%; seguido los gastos generales a los que se le destinaron $23.641.7 millones, con una participación únicamente del 30.73%. Para Servicios Personales, la entidad dispuso de un presupuesto definitivo de $53.297.2 millones, ejecutándose recursos por $ 39.848.9 millones, que representan el 74.77%, para atender el pago de sueldos de personal de nómina de la planta de personal, las prestaciones económicas, los aportes a favor de las




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instituciones de seguridad social, dejando de ejecutar la suma de $ 13.448.3millones. Igual comportamiento presentaron los gastos generales, con un presupuesto inicial de $25.953.60 de los cuales se redujo en $2.311.84 millones para un presupuesto disponible de $23.641.75 millones, y su ejecución final fue de $20.291.15 millones. En cuanto a los Gastos Generales los rubros más representativos durante este periodo son: Mantenimiento Entidad que corresponde al 27.26% del total de éstos y que aumentaron en el 14.14% respecto del año anterior; rubro que contó para la vigencia 2016 con un presupuesto disponible de $6.445.98 millones, de los cuales se ejecutaron en el 98.34%, seguido el rubro de Seguros Entidad, con un presupuesto disponible de $814.18 millones del cual se ejecutó el 98.26% ($800.0 millones). Los rubros de computador, Información y capacitación presentan una baja ejecución en giros del 15.95%, 35.66% y 35.14%, generando unas reservas que se pagarán en la vigencia 2017 por $ 1.895.04 millones. Gastos de Inversión

CUADRO 21 PRESUPUESTO 2015-2016

Millones de $

RUBRO 2015 2016 DIFERENCIA %

Gastos de Funcionamiento 75.440 83.224.3 7.784.3 10

Gastos de Inversión 104.038 85.497.0 -18.541.0 -18

Total 179.478 168.721.4 -10.756.7 -6 Fuente: Ejecución presupuestal SGAMB – vigencias 2015-2016

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para la vigencia 2016 apropió $85.497.1 millones, para ejecutar el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, monto que fue reducido en $ 10.756.7 millones equivalente al 6% respecto a la vigencia 2015. Para la vigencia 2016, los gastos de inversión directa, contó con recursos disponibles del orden de $83.378 millones, valor que representa al 52 % del presupuesto total $160.334.4 millones, distribuidos en 16 proyectos del Plan de desarrollo “Bogotá Humana” y 14 proyectos del Plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, ejecutados en un 84.08% en suscripción de contratos y un 60.54 % de ejecución de giros.




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CUADRO 22

INVERSION ENERO A MAYO DE 2016

Millones de $

PROYECTO PREUPUESTO PRESUPUESTO EJECUCIÓN SALDO

POR

INICIAL DISPONIBLE

EJECUTAR

INVERSION

85.497.1 85.497.1 29.726.3 55.770.8

BOGOTA HUMANA 85.479.9 85.479.9 29.709.2 55.770.8

PASIVOS EXIGIBLES 17.1 17.1 17.1 0 Fuente: Ejecución presupuestal SGAMB a Mayo 31 de 2016

A partir del mes de julio con la entrada en vigencia del nuevo plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, de un presupuesto disponible de $53.669.2 millones, se comprometieron $ 40.595.6 millones, evidenciando una ejecución del 75.6% como se muestra en el siguiente cuadro:

CUADRO 23 INVERSIÓN JUNIO A DICIEMBRE DE 2016

Millones de $

PROYECTO PREUPUESTO PRESUPUESTO EJECUCIÓN SALDO

POR INICIAL DISPONIBLE EJECUTAR

INVERSION

85.497.1

83.395.4

70.120.2

13.275.2

BOGOTA HUMANA 85.479.9 29.709.1 29.507.5 201.6

BOGOTA MEJOR PARA TODOS 53.669.2 40.595.6 13.073.6

PASIVOS EXIGIBLES 17.1 17.1 17.1 0

TOTAL INVERSION 85.497.1 83.395.4 70.120.2 13.275.2

Fuente: Ejecución presupuestal SGAMB a 31/12/ 2016

Armonización Presupuestal De acuerdo a lo dispuesto en la Circular Conjunta de las Secretarías Distritales de Planeación y Hacienda No. 005 de 2016 - Armonización Presupuestal, hasta el 31 de mayo de 2016 era la fecha límite para que la entidad expidiera los Certificados de Registro Presupuestal - CRP - con cargo a los proyectos de inversión del Plan de Desarrollo "Bogotá Humana. Se verificó que a mayo 31 de 2016, la Inversión Directa orientada al Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, de un presupuesto de $85.479.9 millones, se habían




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comprometido recursos por $29.709.1 millones, monto que representa una ejecución del 34.76% del presupuesto disponible quedando sin comprometer la suma de $ 55.770.8; recursos estos, que fueron armonizados dentro del nuevo Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” mediante Resolución No. 318 del 27 de junio de 2016 así:

CUADRO 24 ARMONIZACIÓN PRESUPUESTAL

Millones de $

BOGOTÁ HUMANA BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS

CONTRACRÉDITOS CRÉDITOS

PROYECTO VALOR PROYECTO VALOR 0768 Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en Bogotá D.C. 11.243.9

1156 Bogotá Mejor para las víctimas , la paz y la reconciliación 12.886.2

0687 “Fortalecimiento de la Función disciplinaria y del control ciudadano para a lucha contra la corrupción y la mejora de la gestión. 121.8

1111 Fortalecimiento de la economía, el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D.C. 5.234.3

0745 Fortalecimiento de la transparencia y la eficiencia de la gestión pública 537.6

0976 Mejoramiento para la planeación y la eficiencia administrativa en la SG 50.0

0815 Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la paz y la reconciliación. 3.142.3

1085 Gestión Pública efectiva y transparente por una Bogotá mejor para todos 1.122.2

0272 Infraestructura física de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. 2.938.4

1125 Fortalecimiento y modernización de la gestión pública distrital 2.148.9

0326 Comunicación Humana para el desarrollo y Fortalecimiento de lo Público 13.187.1

1126 Implementación de un nuevo enfoque de servicio a la ciudadanía 2.417.8

0483 Gerencia Jurídica garante de derechos 1.496.7

1142 Archivo de Bogotá para Todos: Transparencia, identidad ciudadana y democratización de la información 1.133.1

0484 Sistema de mejoramiento de la gestión de la Secretaría General 203.5

1143 Comunicación para fortalecer las instituciones y acercar a la ciudadanía a la AMB 12.187.1

0655 Implementación del sistema de gestión documental y archivos en la Secretaría General 245.6

1152 Implementación de un modelo de gestión documental para la SGAMB 745.6

1122 Servicios a la ciudadanía con calidad humana 2.017.8 1165 Mejoramiento de la capacidad física y de la maquinaria de la imprenta Distrital 500.0

6036 Consolidación de la infraestructura tecnológica y de comunicaciones para la modernización de la SG 1.279.2

1127 Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General 2.624.4

7096 Fortalecimiento de la Gestión pública distrital 448.9 1154 Desarrollo de Gerencia Jurídica transversal para una Bogotá Eficiente 1.821.0

7377 Desarrollo integral y mejoramiento de la gestión en la administración distrital 584.6

1161 Desarrollo y Fortalecimiento Institucional de la Secretaría Jurídica Distrital 350.0

7379 Archivo de Bogotá por una memoria diversa e incluyente 733.1

1081 Rediseño de la arquitectura de la Plataforma tecnológica en la Secretaría General 1.279.2

0766 Tic para el desarrollo de un gobierno, digital una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento 6.234.3

1090 Lo mejor del mundo para una Bogotá para todos 11.271.0

0485 Bogotá Humana Internacional 11.356.0

Total 55.770.8 Total 55.770.8

Fuente: Resolución 318 del 27 de junio de 2016 SGAMB

La incorporación de los proyectos del nuevo plan de desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” se reflejaron en forma correcta en la ejecución presupuestal del mes de junio del año 2016, conforme a lo establecido en la resolución de armonización presupuestal.




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En términos generales, al concluir la vigencia 2016 los dieciséis (16) proyectos que adelantó la SGAMB, con el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, terminaron con un presupuesto definitivo de $29.709.1 millones, de los cuales comprometió el 99.32% ($29.507.5 millones) y una ejecución real del 96.76% ($28.745.8) millones. Y por “Bogotá Mejor para todos”, para el período junio a diciembre de 2016 se estableció un presupuesto vigente por $53.669.2 millones, se comprometieron $40.595.6 millones, equivalente al 75.64%, y una ejecución real (giros) del 40.50% ($ 21.733.7 millones), quedando en reservas $ 18.861.9 millones o sea el 35.14% En conclusión el proceso de armonización presupuestal se realizó conforme a los lineamientos establecidos por la Circular Conjunta No. 005 de 2016, expedida por las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación, en cuanto a los proyectos con los ajustes y modificaciones de los recursos a trasladar por cada proyecto. Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC. De acuerdo con los reportes suministrados por la entidad, en la vigencia 2016, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá programó un PAC por $160.334.4 millones, del cual ejecutó $95.550.4 millones, quedando un rezago presupuestal de $53.394.8 millones. El saldo presupuestal sin ejecutar fue de $30.074.1 millones, que representa el 19% del presupuesto disponible y el PAC programado sin ejecutar sumó $11.389.2 millones, equivalente al 7% del programado Cuentas por Pagar Finalizada la vigencia de 2015, se constituyeron cuentas por pagar por $5.651.24 millones, cuentas que representan el 3.14% del presupuesto ($179.477.89 millones), las cuales fueron pagadas en enero de 2016. Para la vigencia analizada, la entidad reportó cuentas por pagar por valor de $8.089.25 millones, que se pagaron en su totalidad a comienzos de enero de 2017, presentando un incremento del 43.14% ($2.438.01 millones) frente a las cuentas constituidas en el 2015, situación que afecta la eficiencia en la gestión de pago para la vigencia 2016

CUADRO 25 CUENTAS POR PAGAR 2015 – 2016

Millones de Pesos




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VIGENCIA PRESUPUESTO A 31 DE

DICIEMBRE

CUENTAS POR PAGAR

CONTSTITUIDAS

REPRESENTATIVIDAD

FRENTE AL PPTO

2015 179.477.89 5.651.24 3.14

2016 160.334.38 8.089.25 5.04

Fuente: Relación Cuentas por Pagar-SGAMB

Reservas Presupuestales La información reportada por la Secretaria General, da cuenta que a 31 de diciembre de 2016, esta entidad constituyó reservas presupuestales por $7.090,1millones por funcionamiento, y $19.623,6 millones por Inversión para un total de $26.713,7 que representan el 20,5% presupuesto ejecutado ($130.260,3 millones) para la vigencia analizada. A precios de cada vigencia la participación de las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre se ha incrementado con relación al presupuesto ejecutado, toda vez que en 2015 las constituidas por funcionamiento representaron el 10,1% y por inversión el 22,3% mientas que para la vigencia 2016 las de funcionamiento llegaron al 12% las de inversión subieron al 28%; a pesar de que el presupuesto ejecutado a precios de cada vigencia, en esta última fue menor, toda vez que en 2015 ejecutó $164.776,6 millones y en 2016 la entidad comprometió $130.260,3 millones; es decir que la entidad en cabeza del Ordenador del Gasto presentó una gestión presupuestal menos eficiente desde el punto de vista de la ejecución presupuestal para 2016. 2.1.4.1 Hallazgo administrativo- Montos altos de reservas presupuestales por $26.713.7 millones

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en la constitución de reservas presupuestales no observa el propósito de la norma, en el sentido de constituir aquellas de manera excepcional y las estrictamente necesarias. Toda vez que se evidencia una tendencia creciente de este tipo de compromisos respecto del presupuesto ejecutado por funcionamiento pasó del 10% al 12% y especialmente por inversión del 22% al 28%, no obstante haber ejecutado menos recursos que en la vigencia anterior, situación que indica falta de gestión efectiva durante la vigencia por parte del Ordenador del Gasto, puesto que la entidad cuenta con todos los instrumentos de ejecución, Planes Programas proyectos, Plan de Contratación, Plan de Acción, así como con los recursos durante la vigencia.




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Esta situación es notoria, por el rubro de inversión, si bien los contratos se ejecutan con cargo a las diferentes metas de los proyectos se observan principalmente adiciones y contratos de prestación de servicios suscritos en el segundo semestre del año. Llama la atención el contrato de Prestación de Servicios 392-2016, suscrito el 14 de julio de 2016 con la Asociación de Hogares Sí a la Vida, para “… Prestar servicios

de ayuda humanitaria inmediata relacionados con alojamiento temporal, alimentación, higiene personal, acompañamiento psicosocial y atención de situaciones de emergencia humanitaria, a las víctimas del conflicto armado interno que se encuentren dentro de los lineamientos establecidos por la Ley 1448 de 2011 y demás decretos reglamentarios.”

Con plazo de 5 meses y 15 días calendario, por valor de $1.969,9 millones. Este contrato no presentó ejecución, ni giro alguno, no obstante, haber expirado el plazo de ejecución, se constituyó como reserva presupuestal. Consultada la administración sobre el tema, informó en radicado 2-20177111 del 10 de abril de 2017, que “…La razón por la cual a la fecha no se han realizado giros y/o desembolsos, obedece a que no se ha suscrito acta de inicio y por ende no hay ejecución de tal contrato…debido a que el contratista, no sostuvo las condiciones requeridas contractualmente para dar inicio al contrato.” Tampoco se evidencia actuación administrativa alguna para finiquitar la situación actual del contrato y decidir la suerte de los recursos del contrato que se encuentran congelados. Igualmente mediante las Resolución 021de enero 22 de 2016 por la cual se concede una Comisión de servicios a 2 funcionarios; los Decretos Distritales 147 de marzo 30 de 2016, 228 de junio 1 de 2017, 240 de junio 8 de 2016 “Por el cual se

concede comisión de servicios y se hace un encargo.” Con los cuales se reconocen Viáticos por valor de $2.5 millones que finalmente no fueron girados porque sus beneficiarios no allegaron los informes correspondientes, según informa la Administración.

La constitución de reservas descrita, se relaciona especialmente con los proyectos 1126-185 Fortalecimiento a la gestión pública efectiva y eficiente que apenas obtuvo una ejecución del 26% ($575,9 millones) y reservas por $177,1 millones, el 31% del ejecutado. El proyecto 1165-185 Fortalecimiento de la gestión pública se ejecutaron $366,9 millones el 73% del presupuesto definitivo y se constituyó el 100% como reservas presupuestales; el proyecto 1152-185 Implementación de un modelo de gestión documental para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ejecutó el 100% de los recursos ($741,4 millones) y se constituyeron en reservas $724,9 millones el 98% del presupuesto ejecutado. El Proyecto 1143-185 Comunicación para fortalecer las instituciones y acercar a la ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá, se ejecutaron $12.705,8 millones, el 84,8% constituyó




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reservas por $10.912,3 millones, el 86% de lo ejecutado. Y el proyecto 1156-153 Bogotá para las Víctimas, la Paz y la reconciliación, constituyó reservas por 65,7%. Por Gastos de Funcionamiento la cuenta Gastos de computador (3-1-2-01-02-00-0000-00 constituyó reservas por $466,0 millones el 83,3% del ejecutado ($559,5 millones).La situación descrita no son situaciones de excepcionalidad, sino que convierten la figura en la regla, indicando falta de gestión por parte del Ordenador del Gasto, en especial en lo relativo a la planeación de la contratación y la programación presupuestal, toda vez que la entidad contó con los recursos monetarios y de tiempo durante la vigencia, así como con los instrumentos de ejecución, Programas y proyectos, Plan de Contratación y Plan de Acción afecta el cumplimiento de metas de la vigencia 2016, puesto que la contratación constituida como reserva presupuestal se ejecuta en la vigencia siguiente, restándole esfuerzos administrativos importantes a las metas de 2017, cuando aquellas se debieron realizar en 2016. Hecho que ocurre por falta de controles en el proceso armónico de planeación, programación presupuestal y su concordancia con la contratación con los plazos de ejecución. Esta situación no cumple con el principio presupuestal de Anualidad del artículo 14 del Decreto Nacional 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto, lo reglado al respecto en la Circular No.31 del 20 de octubre de 2011 del Procurador General de la Nación, artículo 5º. Del Acuerdo 20 de octubre 16 de 1996 Por el cual se Modifica el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Distrito Capital. Valoración Respuesta: Argumenta la Administración que 2016 se caracteriza por ser un año de ajuste…que implica en proceso de armonización de los proyectos entrantes y salientes lo que impone un disminución de tiempos para la ejecución presupuestal; hecho que es cierto, pero también lo es, que estos no corresponden a hechos de caso fortuito o fuerza mayor que son aquellos que no pueden resistirse o que no es posible advertir o preverse; en estos casos la Administración cuenta con un proceso de programación y planeación para prever todos estos eventos normales y propias de la Administración Pública. Si bien las reservas presupuestales están permitidas por la normatividad vigente, deben observar dicha regulación en las condiciones previstas.




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Así mismo, es de precisar que con relación a las reservas constituidas, el ente de Control hace énfasis en aquellas constituida por Inversión, que son las que tienen un incremento sustancial para la vigencia 2016. Con relación a explicación de los proyectos 1126-185, 1165-185; 1152-185; 1143-185;1156-153; Con relación a las reservas constituidas por los diferentes proyectos, se cuestiona el hecho cuestionado es el alto monto y la obligatoriedad de los gestores fiscales para ejecutar los recursos dentro de la vigencia y utilizar la figura de la reserva presupuestal en aquellos casos estrictamente necesarios y excepcionales, y no para justificar bajos niveles de ejecución ni falta de gestión fiscal por parte del ordenador. Obviamente toda la contratación debe estar justificada, obedece a unas necesidades reales y debe estar debidamente planificada en el plan de Acción y armonizada con la programación presupuestal dentro de una vigencia fiscal, ese es el marco con el que cuenta el gestor fiscal y dentro del cual debe desarrollar su accionar. Con relación al contrato 392 -2016, la Administración manifestó el mismo es objeto de un proceso administrativo pero no hizo precisión alguna frente al mismo. No se pronunció sobre los viáticos referidos en la observación. La entidad no aportó soporte alguno relacionado con la respuesta a esta observación. Por las razones expuestas, se confirma como hallazgo administrativo en el Informe Final y las acciones correctivas deben ser incluidas en el Plan de Mejoramiento.

Pasivos exigibles La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, a 31 de diciembre de 2016 constituyó pasivos exigibles por $1.407,3millones, comportamiento creciente si tenemos en cuenta que en 2015 la entidad feneció compromisos por $1.304,5 millones. En la vigencia analizada por Gastos de Funcionamiento se fenecieron $74,3 millones y por Inversión $1.332,9 millones. Los pasivos corresponden a los compromisos de reservas presupuéstales no ejecutados en su vigencia, es decir, en este caso representaron el 20% de las reservas no ejecutadas. El Sujeto de control continuo presentando saldos de pasivos exigibles de cinco años atrás, así:

CUADRO 26 SALDO POR VIGENCIA PASIVOS EXIGIBLES Cifras en millones de pesos




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VIGENCIA VALOR 2011 29.5

2012 106.5

2015 63.3

2016 622.4

2017 1.373.8

TOTAL 2.195.6

Fuente: informe radicación 2-2017-5743 del 23.03.2017

2.1.4.2 Hallazgo Administrativo, persisten saldos de pasivos exigibles de vigencias anteriores por $2.195.6 millones Según la información reportada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá acumuló saldos de pasivos exigibles desde la vigencia 2011 a enero de 2017 por $2.195,6 millones. La entidad adelantó gestión de depuración en 2016 por $669,7 millones, no obstante, la constitución de pasivos exigibles a 31 de diciembre de 2016 sumaron $1.407,3millones, es decir, el proceso depuración sólo llega al 47,5% y del saldo a acumulado la depuración llega al 30,5%, la gestión de saneamiento para estos compromisos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor no fue efectiva, ni suficiente para superar los montos de pasivos exigibles de vigencias anteriores y los que se continúan generando en esta entidad. Lo anterior no cumple con el principio de anualidad presupuestal del artículo 14 del Decreto Nacional 111 de 1996 Por el cual se Conforma el Estatuto Orgánico del Presupuesto, con lo reglado en la Circular 31 del 20 de octubre de 2011 del Procurador General de la Nación, el artículo 5º del Acuerdo 20 de octubre 16 de 1996 Por el cual se Modifica el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Distrito Capital. Estos hechos suceden por falta de controles en el proceso de planeación que debe ser armónico, integrado a la programación presupuestal, armónico de planeación, programación presupuestal, contratación y los plazos de ejecución que obliga a constituir reservas presupuéstales las cuales no se ejecutan y por lo tanto fenecen. Se genera retrasos e incumplimiento en las metas del Plan de Desarrollo que se ejecutan en la suscripción de los compromisos Valoración Respuesta: en la respuesta informa que propicia un espacio de seguimiento a la ejecución presupuestal, que incluye los pasivos exigibles y es presentada semanalmente al comité directivo que preside el Secretario General, que constituye un escenario de monitoreo…lo plasmado por la Administración en




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su respuesta corrobora lo planteado por el ente control en la observación, las medidas adoptadas no fueron efectivas ni suficientes para terminar con los saldos de pasivos exigibles a 31-12-2016, no se desconoce la gestión adelantada por la administración. Por las razones expuestas, se confirma como hallazgo administrativo en el Informe final y las acciones correctivas deben incluirse en el Plan de Mejoramiento. 2.1.4.3 Hallazgo Administrativo- presupuesto sin ejecutar por $20.058.4 millones Se observó que a 31 de diciembre de 2016, la Secretaría General de la Alcaldía mayor de Bogotá, d.c., contaba con un presupuesto disponible de $160.334.4 millones, sus compromisos ascendieron a $ 130.260.3 millones; quedando recursos por utilizar por valor de $30.074.1 millones, valor que corresponde al 19% del presupuesto disponible. Incumpliendo con lo normado en el artículo 8 de la Ley 819 de 2003 que determino la elaboración de un marco de mediano plazo, como herramienta de planeación que permita una adecuada y eficiente programación del presupuesto, de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. Situación que se presentó por deficiencias en la gestión de la entidad; la no ejecución de los recursos apropiados atrasa el cumplimiento, satisfacción e impacto de los objetivos misionales. Valoración Respuesta: Se acepta parcialmente la respuesta, debido a que oficialmente la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en su Informe de ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2016, reportó un saldo de presupuesto sin ejecutar por $30.074.1 millones; no obstante la entidad en su respuesta reportó procesos contractuales en curso por valor de $10.015.7 millones, que arrojan un saldo final del presupuesto sin ejecutar por $20.058.4 millones, sin embargo, este saldo sigue siendo significativo frente al monto del presupuesto disponible; lo cual denota falta de planeación y de gestión en la ejecución de los recursos presupuestales frente al total del presupuesto. Por lo anterior, se confirma la observación y se configura como hallazgo administrativo, por lo tanto, debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento a suscribir. Opinión Presupuestal




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Analizada la información presupuestal seleccionada para el desarrollo de la auditoría, se concluye que el manejo de los recursos públicos puestos a disposición de la administración fueron manejados de forma aceptable en cuanto a su eficiencia y eficacia por cuanto por falta de gestión en la vigencia 2016 se dejaron de ejecutar $30.074.1 millones, sus reservas presupuestales ascendieron a $26.713.8 millones, equivalentes al 20.5% del presupuesto ejecutado, así mismo la entidad no ha implementado medidas efectivas y suficientes para reducir los pasivos exigibles 2.2 CONTROL DE RESULTADOS 2.2.1 Planes, Programas y Proyectos En el mes de junio de 2016 se realizó la armonización presupuestal entre los Planes de Desarrollo “Bogotá humana” y “Bogotá mejor Para Todos”, estableciéndose que los diez y siete (17) proyectos de inversión no continuaron para el nuevo Plan de desarrollo, debido entre otros motivos a que la mayoría de los compromisos que se tenían previstos fueron cumplidos, de acuerdo a lo manifestado por la entidad. Para el nuevo plan de desarrollo, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, realizó la formulación de quince (15) nuevos proyectos de inversión, los cuales fueron inscritos y registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Secretaría Distrital de Planeación, para ser ejecutados en el cuatrienio 2016-2020, con el fin de cumplir las políticas planteadas en el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos”. Plan de Desarrollo “Bogotá Humana (2012-2016)”

GRÁFICO 4 PRESUPUESTO PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ HUMANA” AÑO 2016

(Millones de $)




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Fuente: Plan Acción- SEGPLAN -2012-2016.SGAMB

Los diecisiete (17) proyectos de inversión del Plan de Desarrollo “Bogotá humana”, al 31 de mayo del año 2016, fecha en que se realizó la armonización entre los dos planes de desarrollo, y de acuerdo al Plan de Acción 2012-2016, evidenciaron una ejecución del 99.32% y giros del 96.76%, mostrando eficiencia en el manejo de los recursos en el primer semestre de este año. En la auditoría de regularidad, se tomaron como muestra para realizar la evaluación de este componente, cinco (5) proyectos de inversión, que mostraron una ejecución de recursos del 99.52%, con giros del 96.86%, hecho concordante con el nivel de ejecución del total de proyectos de Plan de Desarrollo.

CUADRO 27 PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DE RECURSOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE 2016

DEL PLAN DEDESARROLLO BOGOTÁ HUMANA –SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.




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(Millones de pesos)

CONCEPTO PRESUP.

DISPONIBLE PRESUP.

EJECUTADO %

EJEC

GIROS

% GIROS

Proyecto 768 “Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en Bogotá, D.C.”

$7,970,8 $7,970,8 100 $7,843,4 98.4

Proyecto 326 “Comunicación humana para el desarrollo y fortalecimiento de lo Público”

$6,812,9 $6,793,6 99.7 $6,610,4 97.0

Proyecto 7096 “Fortalecimiento de la gestión pública distrital”

$2,551,2 $2,517,6 98.7 $2,457,7 96.3

Proyecto 766 “TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del Emprendimiento”

$3,765,7 $3,707,9 98.5 $3,544,8 94.1

Proyecto 815 “Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la paz y reconciliación”

$1,760,8 $1,760,8 100 $1,686,0 95.8

TOTAL $22.861.4 $22.750.7

$22.142.3

Fuente: Plan de Acción 2012-2016. - Plan de Desarrollo Bogotá Humana- Secretaría General- SEGPLAN

Proyecto 7096: “Fortalecimiento de la gestión pública distrital” En el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, este proyecto aparece inscrito el 20 de septiembre y registrado el 27 de septiembre de 2001, en el Eje estratégico 03 “Una Bogotá que defiende y fortalece lo público” y el Programa 31 “Fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional”. En los cuatro años (2012-2016), la asignación de recursos para la ejecución de las dos (2) metas fue de $18,406.0 millones y su ejecución fue del 89% ($16,398.0 millones), teniendo en cuenta que el proyecto se desarrolló para que la administración pública sea más incluyente con el fin de superar la segregación y la discriminación, mediante el fortalecimiento de las organizaciones promoviendo la seguridad ciudadana, la convivencia y la participación activa de sus ciudadanos. En la vigencia 2016, se asignaron $3,000.0, millones, con una ejecución de $2,551.0 millones, que representa el 85%, mediante la suscripción de contratos de diferente tipo que permiten desarrollar y cumplir las actividades inmersas en cada meta del proyecto.




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CUADRO 28

METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS DEL PLAN DE ACCIÓN AÑO 2015 PROYECTO 7096

(Millones de pesos)

METAS PROYECTO 7096 PROGRAMADO. EJECUTADO %

Meta 10. Establecer 1 unidad de gerencia estratégica para orientar y hacer seguimiento a las políticas públicas en los temas prioritarios de la administración distrital

Magnitud 1 1 100%

Recursos $ 2.340.0 $2.081.0 88.94%

Meta 11. Articular 1 agenda gubernamental del despacho del alcalde mayor de Bogotá D.C., con los temas estratégicos de la ciudad.

Magnitud 1 1 100.0%

Recursos $660 $470 71.23%

Fuente: Plan de Acción 2012-2016. - Plan de Desarrollo Bogotá Humana- Secretaría General- SEGPLAN

De la evaluación realizada a la ejecución de las metas del proyecto en el año 2016, se tiene el siguiente análisis:

Se evidenció que todos los contratos suscritos para el cumplimiento de las dos (2) metas del proyecto de inversión 7096, terminó su ejecución en el segundo semestre del año 2016, no obstante que el cumplimiento de este proyecto estaba programado en el primer semestre del 2016, fecha en que se inició el nuevo Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos”.

Según el análisis financiero del proyecto y de acuerdo a que los giros efectuados en la vigencia 2016 fue del 96%, influye directamente en el cumplimiento de sus metas.

Así mismo, el estudio referido a la magnitud de la meta contenida en el Plan de Acción 2012-2016, SEGPLAN, dio como resultado un cumplimiento del 100%.

2.2.1.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por inconsistencia en la información reportada por la entidad de la contratación suscrita en la vigencia 2016, discriminada por proyectos, metas y actividades. El Organismo de Control mediante oficio No. 110100-039-104-02 de fecha 20 de febrero de 2017, y con radicación No. 1-2017-3954, solicitó la información relacionada con contratación suscrita en la vigencia 2016, discriminada por proyecto, meta y actividades, relacionadas con cada uno de los contratos, la cual




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fue suministrada por la entidad mediante oficio con radicación No. 2-2017-3170 del 22 de febrero de 2017. Al revisar los contratos que fueron suscritos para la ejecución del proyecto 7096, por metas y actividades, se evidencio que dichos contratos fueron suscritos por dos (2) metas que no corresponden al Plan de Acción 2012 - 2016, Componente de inversión por entidad con corte a 31/05/2016 del Plan de Desarrollo “Bogotá

Humana”, así:

Implementar cuatro (4) acciones que son estratégicas para el Despacho del

Alcalde Mayor de Bogotá y/o la Secretaría General, para apoyar el

cumplimiento de los objetivos de los ejes de Plan de Desarrollo.

Integrar una (1) Unidad de Apoyo Estratégico para establecer las directrices a

las políticas públicas y hacer seguimiento a las mismas.

Los anteriores hechos revelan que no se contempló lo reglamentado en los literales k) y m) del artículo 3º de la Ley 152 de 1994; artículo 2º de la Ley 87 de 1993; artículo 8° de la Ley 42 de 1993 y el numeral 1° del artículo 34 y el numeral 1° del artículo 35 de la Ley 734 de 2002. La falta de consistencia y veracidad en la información reportada por la Secretaría General genera riesgos que afectan de manera negativa la confiabilidad en su gestión fiscal, debido a la falta de controles efectivos y el incumplimiento de los deberes de los funcionarios de la entidad. Valoración Respuesta: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en su respuesta expresa que, “Sin embargo, al revisar la ejecución contractual por meta

registrada en el Sistema de Gestión Contractual, -aplicativo que soporta la ejecución contractual de los proyectos de inversión-, no se evidencia la creación de las metas mencionadas, por el contrario, se constata que existe alineación entre la ejecución contractual y el plan de acción 2012-2016 para el proyecto de inversión 7096”.

Pese a lo anterior, la información objeto del hallazgo, fue solicitada por el Equipo Auditor mediante oficio No. 110100-039-104-02 de fecha 20 de febrero de 2017, con radicación No. 1-2017-3954, y suministrada por la entidad mediante oficio con radicación No. 2-2017-3170 del 22 de febrero de 2017, donde se evidenciaron las irregularidades antes expuestas. Al analizar la respuesta dada por la entidad, se evidenció la falta de control de la información generada y reportada a los entes competentes, toda vez que existen




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documentos con información contradictoria que generan falta de consistencia y por ende confiabilidad que afecta el quehacer de su gestión; por lo expuesto se ratifica como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, el cual deberá formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad. Proyecto 768: “Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del

conflicto armado interno en Bogotá, D.C”

Fue inscrito el 08 de junio y registrado el 26 de junio de 2012en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Secretaría Distrital de Planeación, en el Eje estratégico, “Una ciudad que supera la segregación y la discriminación: el ser humano en

el centro de las preocupaciones del desarrollo”, Programa 06 Bogotá “Humana por la dignidad de las víctimas”.

El proyecto fue formulado para dar cumplimiento a la Ley 1448 de Junio 10 de 2011. “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a

las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”, Decreto 4800 de 2011 y el Decreto 3011 de 2013. La Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Secretaría General y la Alta Consejería para los derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación -ACDVPR-, de acuerdo a sus planteamientos, busca ejecución de una política pública de prevención, protección, atención, asistencia, y reparación integral a las víctimas en la ciudad, plasmada en el Plan de Desarrollo de Bogotá Humana, con el objetivo de dignificar al ser humano.

CUADRO 29 METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS DEL PLAN DE ACCIÓN AÑO 2016

PROYECTO 768 (Millones de pesos)

METAS PROYECTO 768 PROGRAMADO EJECUTADO %

1.Fortalecer 1 Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral A víctimas del Conflicto Armado

Magnitud 1 0.80 80%

Recursos $ $2,989.0 $ $1,353.0 45.28%

2. Diseñar, formular y adoptar 1 plan de atención reparación integral a las víctimas del conflicto armado en coordinación con la nación. . (EL CUMPLIMIENTO SE LLEVO A CABO EN EL AÑO 2013)

Magnitud 0.0 0.0 0.0

Recursos 0.0 0.0 0.0

5. Atender integral y Diferencialmente 57116 Hogares Víctimas del conflicto armado Bajo un nuevo modelo de atención

Magnitud 5,607.00 6,338.00 113.04%

Recursos $15,735 $6,222 39.54




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y reparación integral.

6. Beneficiar 8000 familias víctimas del conflicto armado con asesoría y acompañamiento jurídico, relacionado con los procesos de reparación integral establecidos en la ley

Magnitud 2,190.00 657.00 30.00%

Recursos $492 $396 80.54

7. Crear 7 Centros Dignificar Para La Atención Y Reparación Integral De Las Víctimas Del Conflicto Armado En Coordinación Con La Nación. (El cumplimiento se llevó a cabo en el año 2015)

Magnitud 0.0 0.0 0.0

Recursos 0.0 0.0 0.0

Fuente: Plan de Acción 2012– 2016.- Plan de Desarrollo Bogotá Humana- Secretaría General- SEGPLAN

En el cuatrienio 2012-2016 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana se destinaron $84,276.0 millones para la realización de cinco (5) metas, de los cuales se ejecutaron $65,929.0 millones que representa el 78.23%. Las metas No.1. “Diseñar,

formular y adoptar 1 plan de atención reparación integral a las víctimas del conflicto

armado en coordinación con la nación”, y No. 7. “Crear 7 centros dignificar para la

atención y reparación integral de las víctimas del conflicto armado en coordinación con la

nación”, fueron cumplidas en el año 2013 y 2015 respectivamente. Para el año 2016, la entidad dispuso de $7.970,8 millones para llevar a cabo las tres metas restantes, ejecutando el 100% de estos recursos, con giros del 98.4%. ($7.843.4 millones). De la evaluación del Plan de Acción 2012-2016, la meta No. 1 “Fortalecer 1 Sistema

Distrital de Atención y Reparación Integral A víctimas del Conflicto Armado”, tuvo un cumplimiento del 80%; sin embargo, los recursos programados en este año, se ejecutaron en su totalidad; situación que indica que los gastos fueron superiores a los productos y sus expectativas.

Con respecto a la meta No. 6 “Beneficiar 8000 familias víctimas del conflicto armado

con asesoría y acompañamiento jurídico, relacionado con los procesos de reparación

integral establecidos en la ley”, su ejecución fue tan solo del 30%; sin embargo la ejecución de los recursos asignados fue alta, alcanzando el 80%; manifestando la falta de coherencia entre el gastos de recursos financieros con el cumplimiento de la meta.




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La evaluación de la contratación suscrita para ejecutar las metas del proyecto No. 768 en el año 2016, fue realizada en su totalidad en este año, salvo pocos contratos de prestación de servicios, mostrando eficiencia en el manejo de recursos para el cumplimiento en la vigencia programada. En conclusión la ejecución del proyecto en el año 2016 fue tan solo del 55.8%, afectando el cumplimiento de las políticas esbozadas en el Plan de desarrollo de Bogotá Humana.

Proyecto 326: “Comunicación humana para el desarrollo y fortalecimiento de los

publico”.

El proyecto se ubica en el eje estratégico de “fortalecimiento de la función

administrativa y desarrollo institucional” programa “sistemas de mejoramiento de la

gestión de la capacidad operativa de las entidades”, del Plan de Desarrollo “Bogotá

Humana”, el cual finalizó en el primer semestre de la vigencia 2016; el proyecto estaba dirigido al “diseño de una estrategia integral de comunicación por cada sector del distrito capital para divulgar e informar los programas y acciones que sean de interés y beneficio de la ciudadanía”. Con el objetivo de fortalecer los procesos de comunicación pública en la capital a través de incentivación de la participación de la ciudadanía, así como su sensibilización frente a temas sociales estratégicos y la interlocución entre la administración distrital y los ciudadanos. En el desarrollo del proyecto se trabajó integralmente con 5 tipos de acción: 1-Campaña de divulgación y sensibilización. 2-Seguimiento a la gestión de la administración Distrital. 3-fortalecimiento de la RED de comunicación externa. 4-fortalecimiento institucional y política de comunicaciones. 5-Fortalecimiento de medios alternativos, comunitarios y locales. Al terminar su ejecución como parte del Plan de desarrollo “Bogotá Humana” se determinó las metas así:

CUADRO 30

PROYECTO 326 - METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS PLAN DE ACCIÓN 2016




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(Millones de pesos)

METAS PROGRAMADO EJECUTADO %

7 - Generar (3) - Procesos - de información y sensibilización ciudadana a través de acciones para establecer contacto y generar interacción entre la Administración distrital y la ciudadanía.

Magnitud 0 0 0.0

Presupuesto 0.0 0.0 0.0

8 - Desarrollar (38) - evaluaciones - que permitan medir la percepción que tiene los ciudadanos de la administración Distrital y el alcance de la información brindada al ciudadano.

Magnitud 5 2 40%

Presupuesto $240.0 $240.0 100%

9 - Diseñar e implementar (45) –estrategias de comunicación en el distrito Capital, para divulgar e informar los programas y acciones que sean de interés y beneficio de la ciudadanía.

Magnitud 7 1 14%

Presupuesto $6.572.0 $6.553 99.7%

Presupuesto vigencia 2016-ejecución

$6.812.0 $6.793.0 99.7%

Fuente: Plan de Acción – Bogotá Humana – 2012-2016- SGAMB

La Secretaría General dispuso para el proyecto durante el primer semestre de 2016, un presupuesto disponible de $6.812.9 millones, de los cuales se comprometieron $6.793.6 millones, girándose para el pago de compromisos $6.610.4 millones que equivale al 97.03%. No obstante al término del proyecto del plan de desarrollo “Bogotá Humana” se generó reservas presupuestales para el 2017 por $183.0 millones. Los recursos se distribuyeron en las metas 8 y 9, como se observa en el cuadro anterior con una se ejecución del 100%, se dejaron de utilizar $19 millones al final de la vigencia. Meta 3 “Generar (3) - Procesos - de información y sensibilización ciudadana a través de

acciones para establecer contacto y generar interacción entre la Administración distrital y

la ciudadanía”, fue llevada a cabo en el año 2012.

Meta 8. “Desarrollar (38) - evaluaciones - que permitan medir la percepción que tiene los

ciudadanos de la administración Distrital y el alcance de la información brindada al

ciudadano.” Para los cuatro años se estableció el desarrollo 38 evaluaciones para medir la percepción de la comunidad, al finalizar este período de tiempo solo se cumplió con 35 de los programas, debido a que a que en la vigencia 2016, se




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124

tenía proyectado desarrollar cinco (5) evaluaciones; pero únicamente se efectuaron dos (2), para un cumplimiento del 40%. La meta ocho (8) tenía programado $760.0 millones, para el desarrollo de una sola actividad; sin embargo, a través de la suscripción de dos (2) contratos con la ETB y Punto Cardinal Comunicación, se ejecutaron recursos por valor de $240.4 millones Meta 9. “Diseñar e implementar (45) estrategias de comunicación en el distrito Capital,

para divulgar e informar los programas y acciones que sean de interés y beneficio de la

ciudadanía”, esta meta no tuvo modificación o ajuste, al término del período de los cuatro (4) años, solo se cumplió con 39 estrategias, debido a que en primer semestre de 2016, se habían programado siete (7) estrategias, a través del desarrollo de una sola actividad “Generar procesos de información y sensibilización

para divulgar las acciones de las entidades Distritales”, pero solo se llevó a cabo una (1), estrategia, para un 14.29%.

En cumplimiento de la meta nueve (9), se suscribieron en total 46 contratos por valor de $6.553.1 millones, de este total 41 corresponde a prestación de servicios y cinco contratos (5) con la ETB, Canal Capital, Imprenta Nacional y Corporación Visionarios por Colombia. Si bien es cierto se ejecutó el total del presupuesto no se cumplió con la meta física establecida por la entidad. En conclusión, la ejecución de las dos metas desarrolladas en el año 2016, tuvo un cumplimiento del 27.2%.

Proyecto 766: “TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento”.

El proyecto fue inscrito el 8 de junio de 2012 y registrado el 27 de junio del mismo año en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, y clasificado en el Eje Estratégico 03 “Una Bogotá que defiende y fortalece lo público”, dentro del programa 32 “TIC para Gobierno Digital, Ciudad Inteligente y

sociedad del conocimiento y del emprendimiento”, con una asignación de recursos para ser desarrollados en los cuatro años (2012-2016) de $89,351 millones, de los cuales se han ejecutado a diciembre de 2016 $86,391 millones. El proyecto “Fortalecer el acceso universal, el uso y la apropiación social de las

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)”, así como su aplicación estratégica y coordinada en las entidades distritales para reducir la brecha digital e incrementar la eficacia de la gestión pública, disponer de información pertinente, veraz, oportuna y accesible, en los procesos de toma de decisiones, prestación de




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servicios a la ciudadanía, rendición de cuentas y control social, contribuyendo a la consolidación de la ciudad incluyente e inteligente y al desarrollo económico, social y cultural de su población; motivo por el cual la SGAMB planeó dentro del proyecto la realización de dos (2) metas para la vigencia 2016, así:

CUADRO 31


(Millones de $)


1) Fortalecer 1 Estrategia De Gobierno Electrónico Distrital Mediante El Desarrollo De Componentes Tecnológicos.

Magnitud 1,0 0,97 97,00%

Recursos $2,933.0 $2,871.0 97,87%

4) Formular E Implementar 1 Plan De Apropiación Y Masificación Social De Las Tic.

Magnitud 1,0 0,93 93,00%

Recursos $833.0 $837.0 100,57%

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ HUMANA – SGAMB.

Este ente de control, para la vigencia 2016 realizó la evaluación del proyecto de inversión No. 0766, mediante el estudio financiero, de magnitud y de contratos: Análisis Financiero De acuerdo al Plan de Acción (2012-2016), para el año 2016 se programaron $3,766 millones, de los cuales a 31 de diciembre se ejecutaron $3,708 millones que corresponde al 98.47%., con autorización de giros por $3.545.0 con un 94.14%. Lo anterior, significa que al final de la vigencia, quedó un saldo de giros del 5.86%. Análisis de Magnitud




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La magnitud se refiere a la medida, como el tamaño, el peso o la extensión con que se determina la programación y ejecución de una meta en el Plan de Acción – SEGPLAN. Para el caso de la SGAMB, en el año 2016 la evaluación de las metas del proyecto No. 766, de acuerdo a las magnitudes programadas y ejecutadas, el cumplimiento de ejecución ponderada fue del 95.00%, como se aprecia en el siguiente cuadro.

CUADRO 32

METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS (MAGNITUD) DEL PLAN DE ACCIÓN (SEGPLAN), AÑO 2016 – PROYECTO 766

METAS MAGNITUD %

EJECUCION PROGRAMADO EJECUTADO

META 1 1,0 0,97 97,0%

META 4 1,0 0,93 93,0%

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- SEGPLAN- VIG. 2016- SGAMB 95,0%

De lo anterior, se observa que existe un cumplimiento cercano de las magnitudes plasmadas en el Plan de Acción (2012-2016), pues las metas Nos. 1 y 4, tienen una ejecución cercana a lo programado, como se observa con mayor claridad en el siguiente gráfico:

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- SEGPLAN- VIG. 2016- SGAMB

Análisis de Contratos.




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Otro examen que el Equipo Auditor realizó, tiene que ver con la suscripción de los contratos elaborados por la SGAMB, para llevar a cabo el cumplimiento tanto del proyecto 766 como de sus metas en el año 2016, en donde se tiene en cuenta la fecha de suscripción, de inicio y de finalización del contrato, al igual que el valor de cada uno. El cumplimiento de este análisis por metas corresponde al siguiente resultado:

CUADRO 33 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR METAS AÑO 2016

PROYECTO 0766

METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN NÚMERO DE CONTRATOS

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

Formular e implementar un plan de apropiación y masificación social de las TIC

9 98.35%

Fortalecer una estrategia de Gobierno Electrónico Distrital mediante el Desarrollo de componentes tecnológicos

22 99.82%

TOTAL GENERAL 31 99.39% Fuente: Reporte INFORME CONTRALORÍA CON METAS 15 02 2017.xls – SGAMB Cálculos Equipo Auditor

Por lo anterior, se evidencio que la ejecución del proyecto 0766 de acuerdo a la contratación suscrita y realizada fue del 99.39%, toda vez que la entidad dio por terminado este proyecto. Conclusión Ejecución Proyecto 0766 La ejecución real y efectiva del proyecto de inversión No. 766 “TIC para el desarrollo

de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del

emprendimiento”, para el año 2016, fue del 95.00% de acuerdo a la magnitud y del 99.39% según la contratación suscrita y ejecutada para el cumplimiento del proyecto. Proyecto 815: “Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las

víctimas para la paz y la reconciliación”




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El proyecto de Inversión No. 815 “Inclusión, reparación y reconocimiento de los

derechos de las víctimas para la paz y la reconciliación”, fue inscrito el 13 de junio de 2012 y registrado el 26 de junio del mismo año en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, dentro del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, identificándose como proyecto de Capacitación. Proyecto de inversión que según la Ficha EBI versión 29 del 20 de junio de 2016, de acuerdo con los períodos de la ejecución del Plan de Desarrollo, se encuentra en su etapa de Operación21. El Proyecto de Inversión No. 815 dentro del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, se encuentra ubicado en el Eje Estratégico 03 “Una Bogotá que defiende y fortalece lo

público”, Programa 29 “Bogotá, ciudad de memoria, paz y reconciliación.

En la identificación del problema o necesidad, la entidad resume la situación que pretende resolver con la ejecución del proyecto, sustentándolo en la violencia directa que ha vivido el país de forma generalizada y deshumanizada, con ocasión del conflicto armado interno, que ha llevado a la sociedad a una sistemática violación grave y manifiesta de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario, y en general, en el deterioro complejo e integral de la sociedad colombiana. El proyecto de inversión tuvo como objetivo general “Promover el reconocimiento y la

inclusión de las Víctimas asentadas en Bogotá, mediante una política de reparaciones colectivas en el plano simbólico, así como la sensibilización de la ciudadanía en torno a la memoria histórica, la paz y la reconciliación, a través de la comunicación, la cultura y la pedagogía social como factores de reconocimiento, prevención, reparación, no repetición y dignificación”.

Ejecución presupuestal durante la vigencia del plan de Desarrollo “Bogotá Humana (2012-2016)”

De conformidad con el documento SEGPLAN el proyecto de inversión 815 contó con una asignación de recursos para ser desarrollados en los cuatro años (2012-2016) de $20.481 millones, de los cuales se comprometieron $18.330 millones, equivalentes a un porcentaje de ejecución presupuestal del 89,49 %.

21Manual para la administración, y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos - SDP




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Período enero a mayo de 2016

Ejecución de metas y comportamiento presupuestal y físico

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor para el período enero-mayo de 2016 programó la realización de seis (6) metas, el comportamiento presupuestal y físico se evidencia en el siguiente cuadro:

CUADRO 34


(Millones de pesos)

METAS PROYECTO 815 PROGRA

MADO EJECUTADO

% EJEC.

GIROS RESER

VAS PASIVOS

EXIGIBLES

1) Realizar una (1) estrategia de sensibilización a la ciudadanía para la inclusión de las víctimas en el Distrito Capital y reconstrucción de los imaginarios a favor de la paz y la reconciliación.

Magnitud 1 1 100

Recursos $274,2 $274,2 100 $274,2 0 $40,4

2) Desarrollar las 4 fases de los planes de reparación colectiva en coordinación con el Gobierno Nacional. Estado: Finalizada por cumplimiento en el 100% de la meta en la vigencia 2014

Magnitud

0 0 0

Recursos $0 $0 $0 $0 $0 $0

4) Vincular 25.000 personas a las actividades del centro de memoria, paz y reconciliación y al centro virtual.

Magnitud 25.000 17.012 68,05

Recursos $949,9 $949,9 100 $900,74 49,2 $12,5

5) Implementar en un (1) barrio de la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre comunidades receptoras y víctimas del conflicto armado.

Magnitud 1 1 100

Recursos

$423,0 $423,0 100 $423,0 $0 $13,6

6) Identificar 10 barrios de la ciudad donde se requieran procesos de inclusión y convivencia, y preparar la estrategia de intervención. Estado: Finalizada por cumplimiento en el 100% en el 2012.

Magnitud

0 0 0

Recursos $0 $0 $0 $0 $0 $0

7) Implementar 1 plan de reparación colectiva en coordinación con el Gobierno Nacional.

Magnitud 1 1 100

Recursos $113,7 $113,7 100 $95,8 $25,6 $90,6




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METAS PROYECTO 815 PROGRA

MADO EJECUTADO

% EJEC.

GIROS RESER

VAS PASIVOS

EXIGIBLES

TOTAL DE RECURSOS $1.761 $1.761 100 $1.686,1 $74,7 $157,0

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ HUMANA – SGAMB.

Análisis Financiero del proyecto enero-mayo de 2016

El proyecto de inversión para la vigencia del Plan enero – mayo de 2016 dispuso de una apropiación inicial de $4.918,2 millones, presupuesto que en el período presentó modificaciones, por ($3.157,4 millones), para una apropiación disponible de $1.760,8 millones, de los cuales comprometió $1.760,8 millones, equivalentes al 100% de ejecución del presupuesto asignado. Durante la vigencia se realizaron giros por valor de $1.686,0 millones, que corresponde al 95,76%, lo que originó la constitución de reservas presupuestales derivadas de obligaciones contraídas al cierre de la vigencia fiscal por $74,7 millones, equivalentes al 4,24% de los compromisos. La ejecución presupuestal de la vigencia se vio afectada por la constitución de pasivos exigibles de vigencias anteriores por $157,0 millones.

Análisis del cumplimiento de la magnitud de las metas programadas Para el caso de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, durante el año 2016 el cumplimiento de las metas del proyecto de Inversión815, de acuerdo con las magnitudes programadas y ejecutadas fue del 92,0%, nivel considerado satisfactorio, a excepción de la meta 4 “Vincular 25.000 personas a las actividades del

centro de memoria, paz y reconciliación y al centro virtual” que alcanzó el 68,5%, como se muestra en el siguiente cuadro.

CUADRO 35 METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS (MAGNITUD)

PLAN DE ACCIÓN (SEGPLAN), AÑO 2016 – PROYECTO 815

METAS

MAGNITUD % EJECUCIÓN

FÍSICA PROGRAMA

DO EJECUTA

DO

Meta 1. Realizar una (1) estrategia de sensibilización a la ciudadanía para la inclusión de las víctimas en el Distrito Capital y reconstrucción de los imaginarios a favor de la paz y la reconciliación.

1 1 100

Meta 4. Vincular 25.000 personas a las actividades del centro de memoria, paz y reconciliación y al centro virtual.

25.000 17.012 68,05




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METAS MAGNITUD % EJECUCIÓN FÍSICA Meta 5. Implementar en un (1) barrio de

la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre comunidades receptoras y víctimas del conflicto armado.

1 1 100

Meta 7. Implementar 1 plan de reparación colectiva en coordinación con el Gobierno Nacional.

1 1 100

PROMEDIO 92,0

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- SEGPLAN- Vig. 2016- SGAMB.

Análisis de la contratación celebrada. Para cumplir con la programación establecida en el proyecto de inversión 815 y en cada una de las metas fijadas para la vigencia 2016, la administración ejecutó recursos a través de procesos contractuales cuyo porcentaje de cumplimiento fue analizado por el equipo auditor y los resultados se reflejan en el siguiente cuadro.

CUADRO 36

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR METAS AÑO 2016 PROYECTO 815

(Millones $)

METAS DEL PROYECTO DE INVERSIÓN

NÚMERO DE CONTRATOS

% DE CUMPLIMIENTO

VALOR CONTRATOS

1) Realizar una (1) estrategia de sensibilización a la ciudadanía para la inclusión de las víctimas en el Distrito Capital y reconstrucción de los imaginarios a favor de la paz y la reconciliación.

2 100

58,4

2) Desarrollar las 4 fases de los planes de reparación colectiva en coordinación con el Gobierno Nacional.

Estado de la meta: Finalizada por cumplimiento en el 100% de la meta en la vigencia 2014.

4) Vincular 25.000 personas a las actividades del centro de memoria, paz y reconciliación y al centro virtual.

10 100

397,3

5) Implementar en un (1) barrio de la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre comunidades receptoras y víctimas del conflicto armado.

1 100

19,5

6) Identificar 10 barrios de la ciudad donde se requieran procesos de inclusión y convivencia, y preparar la estrategia de intervención.

Estado de la meta: Finalizada por cumplimiento en el 100% de la magnitud, con una ejecución presupuestal del 6,25% de los recursos durante la vigencia 2012.

7)Implementar 1 plan de reparación colectiva en coordinación con el Gobierno Nacional

1 85,2 47,4

TOTAL GENERAL 14 96,30% 522,6

Fuente: Reporte Informe Contraloría con metas 15-02-2017.xls – SGAMB. Cálculos Equipo Auditor




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Por lo anterior, se determinó que el porcentaje de cumplimiento de las metas del proyecto 815, respecto de la contratación celebrada y ejecutada en la vigencia 2016, alcanzó el 96,30%; cabe señalar que la contratación correspondió a 14 contratos de prestación de servicios profesionales para el desarrollo de los proyectos de inversión, por valor de $522,6 millones, y la erogación para cubrir la planta de personal temporal profesional, técnico y auxiliar ascendió a $1.238,2 millones.

Conclusión Ejecución Proyecto 815 Como resultado de la evaluación llevada a cabo al proyecto de inversión 815“Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la paz y la reconciliación”, se determinó que durante la vigencia 2016la ejecución presupuestal alcanzó el 100% del presupuesto disponible de $1.760,8 millones, constituyendo reservas presupuestales por $74,7 millones, lo cual significa que el 4,24% de los compromisos será pagado y ejecutado durante la vigencia 2017; respecto a los pasivos exigibles se encontró que $157,0 millones se constituyeron durante la vigencia 2016, afectando en dicho monto la programación establecida para el proyecto de inversión. El cumplimiento de las metas propuestas través de la contratación celebrada alcanzó el 96,30% y el avance físico de las metas de acuerdo a la magnitud fijada para cada una de ellas representa el 92,0%, nivel considerado satisfactorio.

2.2.1.2 Hallazgo administrativo por diferencias en la información registrada en reportes de los Proyectos de Inversión y en la magnitud del reporte SEGPLAN Caso 1: Diferencia en información registrada en los reportes de proyectos de inversión. Se presentan diferencias en los valores registrados en los reportes: “Ejecución

Presupuestal a 31 de diciembre de 2016 –PREDIS”, “Plan de Acción 2012 - 2016 -

Componente de Inversión a 31 de diciembre de 2016” y “Ejecución Plan

Contractual Proyectos de Inversión vigencia 2016”, correspondientes a los Planes

de Desarrollo “Bogotá Humana” y “Bogotá Mejor para Todos”; se resalta el hecho

que los valores registrados en las metas 1 y 4 del proyecto de inversión 766, no

guardan coherencia en ninguno de los tres reportes.

Lo anterior incumple lo dispuesto en el literal e) del artículo 2° de la Ley 87 de

1993, al igual que contraviene lo establecido en la circular 2-2016-08772 del 2 de

marzo de 2016 emanada de la Secretaría Distrital de Planeación, donde se dan




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instrucciones sobre la reprogramación, actualización y seguimiento al Plan de

Acción 2016 correspondiente al Plan de Desarrollo Bogotá Humana – Vigencia

2016, que establece en el numeral v. Actualización: “Antes de la culminación del

plan de Desarrollo vigente (mayo 31 de 2016), se deberán efectuar los ajustes

requeridos a montos de recursos, magnitudes de metas e indicadores, con el fin

de asegurar la consistencia de la información en el plan que finaliza”, así como

desatiende la instrucción impartida en el sentido que:“(…) la validez, consistencia

y coherencia de la información registrada en el SEGPLAN será responsabilidad de

cada entidad. De esta manera los actores institucionales, políticos, órganos de

control y la ciudadanía en general contarán con información válida, fidedigna y

exacta”.

Lo anterior se origina por falta de autocontrol en el reporte de la información consignada en el documento SEGPLAN, situación que afecta la credibilidad de la información reportada y genera errores porque se toma como referencia para la elaboración de otros informes. Los hechos evidenciados se detallan en el siguiente cuadro:

CUADRO 37 DIFERENCIAS EN REPORTES DE INFORMACIÓN

PLAN DE DESARROLLO

PROYECTO DE INVERSIÓN Y

CONCEPTO DE GASTO

META VALOR SEGÚN REPORTE

EJECUCIÓN PLAN

CONTRACTUAL PROYECTOS DE

INVERSIÓN VIGENCIA 2016

VALOR SEGÚN PLAN DE ACCIÓN

SEGPLAN 2012 – 2016

(Millones de pesos)

VALOR SEGÚN EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL – PREDIS (Millones de

pesos)

Bogotá Humana 2012-2016

815 -Concepto de gasto (232): Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la paz y la reconciliación.

Meta 5). Implementar en 1 de 11 barrios de la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre las comunidades receptoras y víctimas del conflicto armado.

$417.704.621 $423 .0 $423.0


815 -Concepto de gasto (232): Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la

Meta 1) Realizar una (1) estrategia de sensibilización a la ciudadanía para la inclusión de las víctimas en el Distrito Capital y

$279.948.042 $274.0 $274.0




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PLAN DE DESARROLLO

PROYECTO DE INVERSIÓN Y

CONCEPTO DE GASTO

META VALOR SEGÚN REPORTE

EJECUCIÓN PLAN

CONTRACTUAL PROYECTOS DE

INVERSIÓN VIGENCIA 2016

VALOR SEGÚN PLAN DE ACCIÓN

SEGPLAN 2012 – 2016

(Millones de pesos)

VALOR SEGÚN EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL – PREDIS (Millones de

pesos)

paz y la reconciliación.

reconstrucción de los imaginarios a favor de la paz y la reconciliación.


766 - Concepto de gasto (241) TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento.

Meta 1).: Fortalecer 1 Estrategia De Gobierno Electrónico Distrital Mediante El Desarrollo De componentes tecnológicos

$2.870.643.038 $2.871.0 $2.875.4


766 - Concepto de gasto (242) TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento

Meta 4). Formular e implementar 1 plan de apropiación y masificación social de las Tic.

$832.413.721 $837.0 $832.5

Bogotá Mejor para Todos 2016-2020

1156 – Concepto de Gasto (153) Bogotá mejor para las víctimas, la paz y la reconciliación

Meta 1). Cumplir el 85 por ciento de las metas del PAD por parte de la Administración Distrital.

$660.180.408 $677.0 $677.0


1156 – Concepto de Gasto (153) Bogotá mejor para las víctimas, la paz y la reconciliación

Meta 3). Aplicar a 3.000 personas planes integrados de atención (PIA) con seguimiento (PAS) en el Distrito Capital

$507.300.515 $521.0 $521.0


1143 – Concepto de gasto (185) Comunicación para fortalecer las instituciones y acercar a la ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá

Meta 1). Realizar 15 campañas y acciones de bien público.

$12.622.920.953 $12.662.0 $12.662.0

Fuente: Reportes Sistema Gestión Contractual, SEGPLAN y PREDIS 2016

Caso 2. Inconsistencia en la magnitud del reporte SEGPLAN.




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La meta 5 del proyecto 815 del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, consistente en “Implementar en un (1) barrio de la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre comunidades receptoras y víctimas del conflicto armado”, presenta una magnitud para la vigencia 2016 de 23 barrios siendo 1 barrio el correcto, lo cual evidencia error en la información que presenta el documento SEGPLAN, reflejando un porcentaje de cumplimiento del 4,35% cuando en realidad corresponde al 100%. Lo anterior incumple lo dispuesto en el literal e) del artículo 2° de la Ley 87 de

1993 que establece como uno de los objetivos del sistema de control interno: “e)

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros”; al

igual que contraviene lo establecido en la circular 2-2016-08772 del 2 de marzo de

2016 emanada de la Secretaría Distrital de Planeación, donde se dan

instrucciones sobre la reprogramación, actualización y seguimiento al Plan de

Acción 2016 correspondiente al Plan de Desarrollo Bogotá Humana – Vigencia

2016, que establece en el numeral v. Actualización: “Antes de la culminación del

plan de Desarrollo vigente (mayo 31 de 2016), se deberán efectuar los ajustes

requeridos a montos de recursos, magnitudes de metas e indicadores, con el fin

de asegurar la consistencia de la información en el plan que finaliza”, así como

desatiende la instrucción impartida en el sentido que:“(…) la validez, consistencia

y coherencia de la información registrada en el SEGPLAN será responsabilidad de

cada entidad. De esta manera los actores institucionales, políticos, órganos de

control y la ciudadanía en general contarán con información válida, fidedigna y

exacta”. Así mismo, no se contempló lo reglamentado en los literales k) y m) del

artículo 3º de la Ley 152 de 1994; literales, artículo 8° de la Ley 42 de 1993; el

parágrafo 1° del artículo 7° y artículo 13 del Decreto 449 de 1999

Lo anterior se origina por falta de autocontrol en el reporte de la información registrada en el Sistema de Gestión Contractual y en el SEGPLAN, situación que afecta la credibilidad de la información reportada generando incertidumbre en la misma. Valoración Respuesta: La Ley determina que la información reportada por la entidad, mediante escrito otorgado por el funcionario público, en ejercicio de sus funciones o con su intervención, se considera como un documento público; se presumen auténticos, y la información contenida se sustenta en la veracidad. Además, la información debe tener unas características de confiabilidad, objetividad, relevancia, y verificabilidad, que debe cumplir con sumo cuidado todo funcionario o servidor público.




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La información es una sola, independientemente de los documentos generados por la Secretaria General u otras entidades públicas, motivo por el cual debe tener coherencia en sus datos, que ayude a la administración en la toma de decisiones. Por consiguiente, se ratifica como Hallazgo Administrativo, el cual deberá formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad. Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos (2016-2020)

GRÁFICO 6 PRESUPUESTO PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS” AÑO 2016

(Millones de $)

Fuente: Plan Acción- SEGPLAN -2016-2020-SGAMB

Mediante Acuerdo 645 de Junio 09 de 2016 se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C., 2016 - 2020 “Bogotá mejor para todos”, y el Plan Plurianual de inversiones corresponde a $96.069.336 millones para todo el distrito.

En el mes de junio, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, realizó el proceso de armonización con la formulación de quince (15) proyectos de inversión dentro del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, quedando un presupuesto inicial de $55.770.8 millones; recursos que fueron trasladados de los saldos del Plan de Desarrollo Bogotá Humana; y debido a los diferentes créditos y contracréditos efectuados en el segundo semestre de 2016, finalizó con un presupuesto disponible en el mes de diciembre de $53.669.2 millones, con una ejecución de recursos del 75.64% ($40,596.0 millones).

CUADRO 38




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PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DE RECURSOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE 2016 DEL PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS –SECRETARÍA GENERAL DE

LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

(Millones de pesos)

CONCEPTO (PROYECTO)

PRESUP. A JUNIO DE 2016

(ARMONIZACION)

MODIFICA. PRESUP.

PRESUP. DISPONIBLE A DIC. 2016

PRESUP. ASIGNADO

AÑOS 2016 A 2020

Proyecto 1156 “Bogotá Mejor para las

víctimas, la paz y la reconciliación” $12.886.2 $1.088.0 $11,798.2 $116,562.0

Proyecto 1111 “Fortalecimiento de la

economía, el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D. C.”

$5.234.3 ($2.258.5) $7,492.8 $26,265

Proyecto 976 “Mejoramiento para la

planeación y la eficiencia administrativa en la Secretaría General”

$50.0 ($39.5) $89.3 $1,360

Proyecto 1085 “Gestión pública efectiva y

transparente por una Bogotá Mejor Para Todos”

$1.122.2 $77.5 $1,044.7 $19,411

Proyecto 1125 “Fortalecimiento y

modernización de la gestión pública distrital”

$2.148.9 $1.1.87.0 $961.9 $16,081

Proyecto 1126 “Implementación de un

nuevo enfoque de servicio a la ciudadanía” $2.417.8 $240.3 $2,177.5 $47,924

Proyecto 1142 “Archivo de Bogotá para

Todos: Transparencia, identidad ciudadana y democratización de la información”

$1.133.1 $240.0 $893.1 $16,122

Proyecto 1143 “Comunicación para fortalecer las instituciones y acercar a la ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá”

$12.187.0 ($2.782.0) $14,969.0 $98,354

Proyecto 1152 “Implementación de un

modelo de Gestión Documental para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá”

$745.6 $4.2 $741 $3,592

Proyecto 1165 “Mejoramiento de la

capacidad física y de la maquinaria de la Imprenta Distrital”

$500.0 0.0 $500.0 $3,251

Proyecto 1127 “Infraestructura adecuada

para todos en la Secretaría General” $2.624.4 $290.8 $2,333.6 $14,177

Proyecto 1154 “Desarrollo de la Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente”

$1.821.0 ($1.751.1) $69.9 $70

(*)Proyecto 1161 “Desarrollo y

fortalecimiento institucional de la Secretaría jurídica distrital”

$350.0 $350.0 $0.0 $0.0

1081 “Rediseño de la arquitectura de la plataforma tecnológica en la Secretaría General”

$1.279.2 $152.9 $1,126.3 $13,732

Proyecto 1090 “Lo mejor del mundo por

una Bogotá para todos” $11.271.0 $1.799.9 $9,471.2 $19,627




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CONCEPTO (PROYECTO)

PRESUP. A JUNIO DE 2016

(ARMONIZACION)

MODIFICA. PRESUP.

PRESUP. DISPONIBLE A DIC. 2016

PRESUP. ASIGNADO

AÑOS 2016 A 2020

TOTAL $55.770.8 $2.101.6 $53.669.2 Fuente: Plan de Acción 2016 – 2020.- Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos- Secretaría General- SEGPLAN

En la auditoría de regularidad que se lleva a cabo en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y con el fin de evaluar la gestión fiscal realizada durante la vigencia 2016, el Organismo de Control seleccionó como muestra del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos” cinco (5) proyectos de inversión, que conciernen a los más representativos y que tienen relación con la misión de la entidad, con una ejecución de recursos de $36.079.3 millones, es decir el 78.2%, situación que no es la más favorable, teniendo en cuenta que los giros efectuados a diciembre 31 de 2016, para estos cinco (5) proyectos alcanzaron el 41.6%.

CUADRO 39 PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DE RECURSOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE 2016

DEL PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS –SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

(Millones de pesos)

CONCEPTO $

DISPONIBLE $

EJECUTADO %

EJEC $

GIROS

% GIRO

S

Proyecto 1143 “Comunicación para fortalecer las instituciones y acercar a la ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá”

14,969,1 12,705,9 84.9 1,793,6 12,0

Proyecto 1156 “Bogotá Mejor para las Víctimas, la Paz y la reconciliación”

11,798,2 7,120,0 60.4 2,445,1 20.7

Proyecto 1111 “Fortalecimiento de la economía, el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D.C”

7,492,8 6,722,2 89.7 5,698,4 76.0

Proyecto 1127 “Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”

2,403,4 301,0 12.5 128,0 5.3

Proyecto 1090 “Lo mejor del mundo por una Bogotá Mejor para Todos”

9,471,2 9,230,2 97.5 9,147,7 96.6

TOTAL 46.134,7 36.079,3 78.2 19.212,8 41.6 Fuente: Plan de Acción 2016 – 2020.- Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos- Secretaría General- SEGPLAN

Proyecto 1127: “Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”

El proyecto aparece registrado en el Banco Distrital de Programas y Proyectos el 10-Junio-2016, en el Eje transversal 07 “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” y el Programa 31 “Modernización institucional”.




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El proyecto busca mejorar las condiciones físicas de los bienes muebles e inmuebles de las diferentes sedes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, dado que en la formulación del proyecto se identificó como el problema principal el “Deterioro en la infraestructura física de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá DC”., motivo por el cual la entidad planeó dentro del proyecto la realización de tres (3) metas, así:




1. Realizar 100 Por ciento de los Mantenimientos Preventivos de la Secretaría General

Magnitud 80 80 100%

Recursos $ 261.0 $214.0 82.06%

2. Conservar y Adecuar 3 Espacios de la Secretaría General

Magnitud 0.20 0.0 0.0%

Recursos $ 1.576.0 $ 0.0 0.0%

3. Dotar 80 por ciento de espacios de la secretaría General de Acuerdo a las solicitudes

Magnitud 80 3 3.75%

Recursos $ 497.0 $ 17.0 3.37%

Fuente: Plan de Acción 2016 – 2020.- Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos- Secretaría General- SEGPLAN

De acuerdo al Plan de Acción 2016 - 2020. Componente de inversión por entidad con corte a 31/03/2017 - Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos- Secretaría General- SEGPLAN, el cumplimiento del proyecto fue tan solo del 28.6%, situación que se debe especialmente a que la meta No. 2, no se llevó a cabo, y en la Meta No. 3 el cumplimiento fue tan solo del 3.75%, incidiendo en forma negativa en la ejecución del Proyecto de Inversión para este año. La anterior situación, se evidencia y ratifica con la baja ejecución del presupuesto $231.1 millones, que corresponde al 9.9% del valor total programado $2.333.6 millones; de igual manera los giros solamente llegaron al 3.43% ($79.9 millones), y




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aún más gravosa la situación cuando se observa que las reservas a 31 de diciembre de 2016 para el proyecto fueron del 65.41%, esto es $151.2 millones. Respecto a la contratación suscrita para la ejecución de las metas o actividades se evidenció que dicho cumplimiento fue del 94% y no del 100% (Meta 1) como esta descrito en el Plan de Acción, debido a que existen contratos cuya ejecución culminó en el año 2017, situación que afecta el desarrollo del proyecto de inversión; es de resaltar que con la simple suscripción de un contrato no se puede dar por hecho el cumplimiento de una meta. Del análisis anterior, se pudo establecer que la ejecución del proyecto de inversión para el año 2016 fue del 46.9%, hecho que denota el incumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y por ende la efectividad, en la gestión de políticas públicas planteadas en el Plan de Desarrollo Bogotá Humana.

2.2.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria debido a que el objeto del contrato de prestación de servicios No. 864 del 19 de diciembre de 2016, no está orientado al cumplimiento del objetivo del proyecto de inversión No. 1127. Al evaluar la contratación por proyectos, metas y actividades del proyecto No. 1127 “Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”, se estableció que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, suscribió el contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 864 del 19 de diciembre de 2016 con el objeto de “Prestar los servicios profesionales en el apoyo permanente para la depuración, análisis y lineamientos contables a que haya lugar con la implementación del Nuevo Marco Normativo Contable en la Dirección Administrativa y Financiera”, por valor inicial de $7,948,114; cuya imputación presupuestal de acuerdo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1674 de diciembre 01 de 2016 es 3-3-1-15-07-43-1127-190 “infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”, en la meta “Realizar el 80% de los

mantenimientos preventivos”




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De lo anterior, se establece que dicho contrato no tiene relación alguna con el objetivo ni la meta del proyecto de inversión No. 1127“Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”, cuyo objetivo es “Mejorar las condiciones actuales de la infraestructura física de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C”. Así mismo, las obligaciones del contrato están dirigidas a realizar actividades de registro, depuración y análisis contable para implementar el nuevo marco normativo de regulación contable en la Secretaría General. Por consiguiente, el Organismo de Control manifiesta la falta de coherencia entre el proyecto de inversión y el objeto del contrato en mención, que incide en forma negativa en la gestión de la entidad con respecto al Plan de Desarrollo. Por consiguiente, no se contempló lo reglamentado en los literales k) y m) del artículo 3º de la Ley 152 de 1994; literales a), b), c), d), e) y f) del artículo 2º, literal e) del artículo 3° de la Ley 87 de 1993; artículo 8° de la Ley 42 de 1993; el parágrafo 1° del artículo 7° y artículo 13 del Decreto 449 de 1999; el numeral 1° del artículo 34 y el numeral 1° del artículo 35 de la Ley 734 de 2002. Esta circunstancia, genera riesgos que pudieran generar afectación al patrimonio del estado, por cuanto no se optimiza el uso de los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relación entre los beneficios y costos que genere sea positiva, como lo menciona la norma. Valoración Respuesta: La Entidad manifiesta que el contrato se realizó para la implementación del Nuevo Marco Normativo Contable según Resolución 693 de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación, para realizar la actualización de los inventarios. De igual modo la entidad manifiesta que, “la fuente de financiación de esta necesidad se

identificó en el proyecto de inversión 1127 denominado “Infraestructura adecuada para todos en la Secretaria General” el cual tiene como objeto fortalecer y mejorar la capacidad de atención de los requerimientos de mantenimiento y conservación que realicen las diferentes sedes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para garantizar un tiempo de atención y respuesta oportuno y eficaz en la infraestructura de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Entre las actividades para la realización de productos correspondientes a la meta “Realizar el 80% de los mantenimientos preventivos” se encuentra “Realizar la actualización de inventarios”.

No obstante lo manifestado por la Secretaria, es de aclarar que de acuerdo al documento de formulación de proyectos y a Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital EBI-D, el objeto del proyecto 1127 “Infraestructura adecuada para

todos en la Secretaría General” es “Mejorar las condiciones actuales de la infraestructura física de




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los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C”. De igual manera, existen tres (3) objetivos específicos del proyecto como son: “Implementar las actividades de planeación, ejecución, seguimiento y control a los

mantenimientos de la infraestructura física de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Realizar labores de mantenimiento y conservación a la infraestructura física de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Dotar de bienes muebles e inmuebles necesarios para garantizar la atención de la demanda de servicios de la entidad”.

Como se puede observar, no se encontró el objetivo referido por la entidad “(…) fortalecer y mejorar la capacidad de atención de los requerimientos de mantenimiento y conservación que realicen las diferentes sedes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de

Bogotá, D.C…”, que justifique que el contrato se realizara con recursos del proyecto 1127. Este Ente de Control, ha manifestado en desarrollo de los procesos auditores en las diferentes entidades del distrito, en la evaluación del componente de Planes, Programas y Proyectos, con base en la ley que los contratos suscritos para el desarrollo de los proyectos de inversión de cada entidad, tiene que tener una relación directa con los objetivos que busca el proyecto de inversión y los fines del Estado; y no como en éste caso, que el objeto y obligaciones establecidas en el contrato no tiene correspondencia directa con la descripción del proyecto de inversión 1127. Por lo anteriormente expuesto, se ratifica como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, el cual deberá formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad.

Proyecto 1156: “Bogotá Mejor para las Víctimas, la Paz y la reconciliación”

Este proyecto fue registrado por la Secretaría General en el Banco Distrital de Proyectos el 16 de junio de 2016, en el Pilar o Eje transversal 03 “Construcción de comunidad y cultura ciudadana”, en el Programa 23 “Bogotá mejor para las víctimas, la paz y la reconciliación”, en el marco del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos 2016-2020”. El problema identificado por la entidad en su formulación es “Insuficientes condiciones para la construcción de una paz sostenible en el país y particularmente en el Distrito Capital”, con el objetivo principal de “Mejorar la




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coordinación con las entidades responsables en la implementación de la política pública de víctimas, la paz y la reconciliación en el distrito”. Aunque es un nuevo proyecto formulado en el Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, el marco jurídico sigue siendo el mismo del proyecto 768 “Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en Bogotá, D.C” del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, y el objetivo poblacional son las personas víctimas del conflicto armado que han sido desplazadas a la capital del país. Dando respuesta a este nuevo proyecto, la entidad formuló ocho (8) metas para ejecutarse en los cuatros años 2016-2020, con una programación de recursos de $116,562.0 millones. En el año 2016, la entidad dispuso de $11,798.0 millones y con una ejecución de recursos de tan solo $7,120.0 millones, que corresponde al 60.35%.




1. Cumplir el 85 por ciento de las metas del PAD Por parte de la Administración Distrital

Magnitud 85 85 100%

Recursos $796 $677 85.08%

2. Otorgar el 100 por ciento de medidas de ayuda humanitaria

Magnitud 100 100 100%

Recursos $7,756 $5,023 64.76%

3. Aplicar a 80000 personas, Planes Integrales de atención con seguimiento (PIA)

Magnitud 500 321 74.40%

Recursos $626 $521 83.21%

4. Realizar Mantenimiento y Adecuaciones al 100 Por ciento de los laboratorios de Paz en el Distrito Capital

Magnitud 15 11 73.33%

Recursos $208 $30.0 4.60%

5. Realizar o Acompañar 146 Productos Magnitud 10 10 100%




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Educativos y Culturales Por Parte del CMPR

Recursos $582 $216.0 37.21%

6. Desarrollar el 100 por ciento de los Laboratorios de Paz en el Distrito Capital

Magnitud 5 5 100%

Recursos $27.0 $27.0 100%

7. Implementar 100 Por ciento del Protocolo de Participación Efectiva de las Víctimas del Conflicto Armado

Magnitud 20 20 100%

Recursos $98 $76.0 77.40%

8. Implementar 100 Por ciento de Medidas de Reparación Integral que Fueron Acordadas en el Distrito Capital

Magnitud 100 0 0

Recursos $1,704 $548 32.18%

Fuente: Plan de Acción 2016 – 2020.- Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos- Secretaría General- SEGPLAN

En la evaluación de la contratación suscrita por la Secretaría General para la ejecución del proyectos y las metas en el segundo semestre de 2016, muestran un cumplimiento del proyecto del 82.6%,se tiene el hecho que parte de los contratos terminó su ejecución en el año 2017, situación que incide negativamente en la efectividad en el cumplimiento del proyecto; ratificándose en el sentido que el 65.66% de sus recursos asignados quedaron en reservas al final de la vigencia 2016, que corresponde a $4.674.9 millones, demostrando así la deficiente planeación para la ejecución de los recursos en el período del proyecto. Por lo anterior, este ente de control, determinó que el proyecto en mención tuvo una ejecución total del 71.5%. 2.2.1.4 Hallazgo Administrativo con Presunta Incidencia Disciplinaria por incumplimiento de las metas de los proyectos de inversión de los planes de desarrollo “Bogotá Humana” y “Bogotá Mejor Para Todos” de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. En la evaluación a los Proyectos de Inversión que desarrolló la entidad en el año 2016, y que fueron inscritos y registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, se evidenció que las metas no fueron cumplidas en esta vigencia, como en los siguientes casos:

Proyecto 768 “Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del conflicto

armado interno en Bogotá, D.C”. Debido a la baja ejecución de la meta No.6 “Beneficiar 8000 familias víctimas del conflicto armado con asesoría y acompañamiento jurídico, relacionado con los procesos de reparación integral




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establecidos en la ley”, cuyo cumplimiento fue mínimo con tan solo el 30%, influyendo en la ejecución del proyecto, con tan solo el 55.8%.

Proyecto 1127 “Infraestructura adecuada para todos en la Secretaría General”. La meta No.3. “Dotar 80 por ciento de espacios de la Secretaría General de Acuerdo a las solicitudes”, su realización fue solo del 3.75%, repercutiendo en el cumplimiento general del proyecto con un 46.9%.

Proyecto 1156 “Bogotá Mejor para las Víctimas, la Paz y la reconciliación”, en el Plan de Acción 2016 - 2020. Componente de inversión por entidad con corte a 31/12/2016, no se evidencia la ejecución de la meta 8 “Implementar 100 Por ciento de Medidas de Reparación Integral que Fueron Acordadas en el Distrito Capital”, no obstante haberse ejecutado el 32.18% ($548.0 millones) de los recursos destinados. Así mismo las metas Nos. 3 y 4 no se cumplieron en su totalidad en esta vigencia.

Proyecto 326 “Comunicación humana para el desarrollo y fortalecimiento de los

publico”. La ejecución del proyecto en el año 2016 fue del 27.2%, debido por las siguientes circunstancias: La Meta 8. “Desarrollar (38) - evaluaciones - que permitan medir la percepción que tiene los ciudadanos de la administración Distrital y el alcance de la información brindada al ciudadano”, en la vigencia 2016 se tenía proyectado desarrollar cinco (5) evaluaciones; pero únicamente se cumplieron dos (2) para un 40%. Así mismo la Meta 9 - Diseñar e implementar (45) estrategias de comunicación en el distrito Capital, para divulgar e informar los programas y acciones que sean de interés y beneficio de la ciudadanía”, en primer semestre de 2016, se habían programado siete (7) estrategias, a través del desarrollo de una sola actividad “Generar procesos de información y sensibilización para divulgar las acciones de las entidades Distritales”, pero solo se llevó a cabo una (1), estrategia, para un 14.29%.

Proyecto 1143 “Comunicación para fortalecer la instituciones y acercar a la

ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá”. De acuerdo al Plan de Acción 2016-2020 (SEGPLAN), la ejecución física del proyecto fue del 42%, y de recursos financieros del 64%: La Meta No. 2 presentó una ejecución en magnitud del 26% y la No. 3 fue del 0.0%.

El incumplimiento de las metas programadas de los proyectos de inversión del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, que fueron objeto de evaluación en la presente auditoría, se ratifica en el hecho que las reservas a 31 de diciembre de 2016, para los proyectos 1127, 1143 y 1156 correspondieron al 65.41%, 85.88% y




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65.66%, respectivamente; incidiendo negativamente en la consecución de sus objetivos y en la política de este nuevo Plan de Desarrollo. Los anteriores hechos revelan que no se contempló lo reglamentado en los literales k) y l) del artículo 3º de la Ley 152 de 1994; literales a), b), c), e) y f) del artículo 2º, literal d) del artículo 3° y literal e) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993; artículo 8° de la Ley 42 de 1993; el parágrafo 1° del artículo 7° y artículo 13 del Decreto 449 de 1999; el numeral 1° del artículo 34 y el numeral 1° del artículo 35 de la Ley 734 de 2002. Las deficiencias anteriormente descritas, en especial la escasa ejecución de las metas programadas en los proyectos de inversión y el gran volumen de recursos que quedaron en reservas presupuestales en los proyectos del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, se deben a la falta de una adecuada planeación por parte de los gerentes de estos proyectos y demás funcionarios encargados de su ejecución, al igual que el incumplimiento de las obligaciones originadas en la falta de controles y el desconocimiento de los mandatos de la Ley y de los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad. Estas situaciones generan riesgos y repercuten de manera negativa en la eficiencia, eficacia y efectividad con que la Secretaría General invierte los recursos públicos para el cumplimiento de sus políticas y objetivos misionales, en beneficio de la ciudadanía. Valoración Respuesta: La Secretaria General, manifiesta que para la vigencia 2016, el cumplimiento de la meta No. 6 del proyecto 768 fue del 30%, sin embargo, realiza las siguientes consideraciones:

“La meta programada se registró por el gobierno anterior en cabeza del Dr. Gustavo Petro, por lo que la actual administración a cargo del Dr. Enrique Peñaloza no tuvo la oportunidad de influenciar en la misma.

Para el caso de la vigencia 2016, los desarrollos de estos proyectos de inversión afiliados al plan de desarrollo anterior solo tienen seis meses de vigencia, tiempo insuficiente para dar cumplimiento a metas que no fueron fijadas por el mandatario actual.

Ante la imposibilidad de reprogramación de las magnitudes fijadas por el gobierno anterior, el corto tiempo de ejecución y a los retos a los que se enfrenta la nueva




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administración en el primer semestre del primer año de gobierno distrital, se presentan para esta meta niveles bajos de cumplimiento.” Es de anotar que la Secretaria General en el mes de junio de 2016, en el documento que solicita el concepto de traslado presupuestal de amortización, entre el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” y “Bogotá Mejor para Todos”, realizó su justificación legal, técnica y económica de los proyectos, manifestando que “los compromisos y metas que se tenían previstas en el anterior Plan de Desarrollo ya fueron cumplidas”; por consiguiente, el argumento esbozado por la entidad para el incumplimiento de las metas de los proyectos de inversión objeto del hallazgo, no es justificable, debido a que estas ya se habían cumplido, según los argumentos dado por la entidad. Igualmente, el Órgano de Control, realizó la evaluación de las metas de los proyectos de inversión, teniendo en cuenta no solamente el Plan de Acción, sino la suscripción y ejecución de los contratos realizados para el cumplimiento de las metas de los proyectos objeto de la muestra, evidenciando que la entidad da por hecho que con las simple suscripción de los contratos se da como cumplida una meta y por consiguiente un proyecto: Por este motivo, el porcentaje de ejecución de las metas no es la señalada en el Plan de Acción, sino que corresponde al estudio efectuado por el Equipo Auditor. Así mismo, esta clase de hallazgos ha sido frecuente en la Secretaria General, lo que indica que no se ha tomado las medidas de fondo para mitigar esta falencia; por consiguiente, se ratifica como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, el cual deberá formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la Entidad. Proyecto 1143: “Comunicación para fortalecer la instituciones y acercar a la

ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá”. Se ubica el eje transversal “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” del Plan de Desarrollo “Bogotá para todos”, Proyecto que comenzó su ejecución en el segundo semestre de 2016, con el objetivo que las políticas públicas y principales acciones del gobierno se divulguen estratégicamente en cumplimiento de los fines sociales de la administración Distrital, para construir una credibilidad y confianza ciudadana y comunitaria hacia lo público. Se ejecutará aplicando las siguientes líneas de acción: 1-Divulgación de programas que promuevan la participación y comunicación. 2-Articulación de la estrategia comunicacional.




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3-Medición del impacto y la percepción de la ciudadanía respecto a los problemas, políticas, programas, acciones y decisiones de la ciudad.

El proyecto para dar comienzo a su ejecución y a los programas y objetivos de la nueva administración distrital recibió recursos por $12.187.0millones provenientes del proyecto 326“Comunicación humana para el desarrollo y fortalecimiento de los publico”, en noviembre se efectuó un traslado presupuestal por $2.782.0 millones para terminar la vigencia 2016 con $14.969.0 millones. Del total del disponible a 31 de diciembre se comprometieron $12.705.8 millones, con una ejecución del 84.8%, con giros de $1.592.7 millones, generando unas reservas presupuestales por $10.912.3 millones que se ejecutaran en el 2017.

Como metas se determinaron seis (6) para los cuatro (4) años, de las cuales se escogieron tres (3) para ejecutarse en el segundo semestre del 2016, con el siguiente nivel de ejecución:

CUADRO 42

PROYECTO 1143 - METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS PLAN DE ACCION 2016

(Millones de pesos)

METAS PROYECTO 1143 Programado. Ejecutado %

1-Realizar 67 campañas y acciones de comunicación públicas

Magnitud 15 15 100%

Presupuesto $14.314.0 $12.662.0 88.4%

2-Formular e implementar un (1) documento del plan de gestión estratégica de las comunicaciones distritales

Magnitud 1 0.26 26%

Presupuesto $21.0 $21.0 100%

3-Realizar (39) informes de evaluación de percepción ciudadana respecto a los problemas de la ciudad, políticas públicas, programas, acciones, y decisiones de la administración distrital

Magnitud 1 0 0%

Presupuesto $634.0 $23.0 3.6%

Fuente: Plan de Acción 2016-2020- SEGPLAN- VIG. 2016 – SGAMB

Meta 1. Al final de la vigencia registra en el plan de acción un presupuesto programado por $14.314.0 millones, de estos recursos se ejecutó únicamente el 88.4% que corresponde a $12.662.0 millones, dejando de utilizar $11.010.0 millones, recursos que pudieron ser trasladados a otro proyecto o rubro para ser




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ejecutados en la vigencia 2018. Situación que indica falta de planeación, por cuanto no se requería todo el presupuesto asignado. Para los cuatro años programó realizar 67 campañas y acciones de comunicación pública. Para el segundo semestre del año 2016, programó y adelantó las quince (15) campañas en su totalidad. Meta 2 – Para el período del nuevo plan de desarrollo, estableció “Formular e implementar un (1) documento de plan de gestión estratégica de las comunicaciones distritales”, el cual se realizaría en el año 2016, sin embargo solo ejecutó el 26%; no obstante de haberse ejecutado la totalidad de los recursos programados en un solo contrato de prestación de servicios y una adición al mismo, por valor de $20.6 millones. Meta 3. De los recursos apropiados por $634 millones solo fue comprometido $23.0 millones, que corresponde al 3.6% de ejecución, afectando el proyecto en el cumplimiento de las metas, mediante la suscripción de un contrato de prestación de servicios y se adicionó otro que fue suscrito en el primer semestre del año, lo que indica que se dejó de ejecutar $588 millones. De acuerdo al Plan de Acción, para el cuatrienio estableció realizar 39 informes de evaluaciones de percepción ciudadana respecto a los problemas de ciudad; no obstante para el segundo semestre del 2016 programó realizar un (1) informe; pero no se cumplió con la meta física establecida, sin embargo se comprometieron el 3.6% de los recursos asignados ($23.0 millones) En el cumplimiento de la meta tres (3), se suscribió un (1) contrato de prestación de servicio y se adicionó otro que fue suscrito en el primer semestre del año, para un total de $23.2 millones, su ejecución alcanza el 3.67% lo que indica que se dejó de ejecutar $588 millones. Afecta a la meta porque no se ejecutó la totalidad de sus recursos. Se concluye que el proyecto de inversión tuvo una ejecución física de las metas del 42%, y de recursos financieros del 64%, repercutiendo negativamente en la consecución de los objetivos del proyecto. Aunado a lo anterior, las reservas de dineros del proyecto a diciembre de 2016 fue del 85.88%, que corresponden a $10.912.3 millones, afectando en gran medida que las metas se lleven a cabo.

Proyecto 1111: “Fortalecimiento de la economía, el gobierno y la ciudad digital de

Bogotá D. C.”




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El proyecto registrado el 12 de junio de 2016 dentro del programa “36 Bogotá, una

ciudad digital” en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación. El proyecto fue formulado para reducir las barreras técnicas, económicas, regulatorias, institucionales y sociales que dificultan el acceso, uso y apropiación de las TIC en la Ciudad. Para el cuatrienio del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos (2016-2020), fueron programadas diez (10) metas dentro del proyecto, para lo cual destinaron para la vigencia 2016 $7,493 millones, con una ejecución a diciembre de 2016 de $6,722 millones para un 89.72%. Para el año 2016, se programaron diez metas que fueron ejecutadas, tal como aparece en el siguiente cuadro:

CUADRO 43


(Millones de $)

METAS PROYECTO 1111

PROGRAMADO EJECUTADO %

1) Implementar 100 Porciento De La Estrategia De Infraestructura E Institucionalidad.

Magnitud 16 16 100%

Recursos $ 55 $ 50 90,13%

2) Implementar 100 Por ciento Del Sistema Único De Información Definido

Magnitud 20,00 20,00 100,00%

Recursos $ 20 $ 14 68,45%

3) Implementar 100 Por ciento Del Modelo De Seguridad De La Información.

Magnitud 20,00 20,00 100,00%

Recursos $ 11 $ 11 99,55%

4) Impulsar 5 Acuerdos Marco O Procesos Agregados De Compras

Magnitud 1,00 1,00 100,00%




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METAS PROYECTO 1111

PROGRAMADO EJECUTADO %

De Ti Para Las Entidades Del Distrito.

Recursos $ 20 $ 18 91,25%

5) Implementar 100 Por ciento Del Plan De Fomento De La Industria Digital Y Tic.

Magnitud 18,00 18, 100,00%

Recursos $ 563 $ 562 99,88%

6) Implementar 100 Por ciento De La Estrategia De Promoción Y Desarrollo De Servicios Tic.

Magnitud 23,74 23,74 100,00%

Recursos $ 4.441 $ 4.190 94,34%

7) Promover 20 Comunidades O Ecosistemas Inteligentes.

Magnitud 2,00 2,00 100,00%

Recursos $ 20 $ 17 85,15%

8) Impulsar La Operación De 5 Laboratorios O Fábricas De Innovación Y Desarrollo De Ti.

Magnitud 1,00 1,00 100,00%

Recursos $ 1,586 $ 1,585 99,91%

9) Implementar 100 Porciento De La Estrategia De Gobierno Y Ciudadano Digital.

Magnitud 14,00 14,00 100,0%

Recursos $ 475 $ 160 33,75%

10) Implementar, Promover O Acompañar 8 Proyectos De Innovación Y Servicios Distritales De Ti.

Magnitud 1,40 1,40 100,00%

Recursos $ 302 $ 116 38,37%

Fuente: Plan de Acción 2016-2020- SEGPLAN- VIG. 2016- SGAMB

Igualmente, para la evaluación del Proyecto No. 1111, se realizó un análisis financiero, análisis de magnitud y análisis de contratos por parte del equipo auditor con el fin de establecer la ejecución real del proyecto y sus metas. Análisis Financiero De acuerdo a la ejecución presupuestal del año 2016, se asignaron $7,493 millones, de los cuales se comprometieron a través de obligaciones $6,722 millones que corresponden al 89.72% y se giraron $5,698, millones, para un 76.05%, situación que originó un monto de reservas por $1.023.8 millones, correspondiente al 15.23% del total ejecutado que incidieron en el cumplimiento de la meta. Análisis de Magnitud




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La magnitud se refiere a la medida, como el tamaño, el peso o la extensión con que se determina la programación y ejecución de una meta en el Plan de Acción – SEGPLAN. Para el caso de la SGAMB, en el año 2016 la evaluación de las metas del proyecto No. 1111, de acuerdo a las magnitudes programadas y ejecutadas, el cumplimiento de ejecución ponderada fue del 100.0%, como se aprecia en el siguiente cuadro.

CUADRO 44 METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS (MAGNITUD) DEL PLAN DE ACCIÓN (SEGPLAN),

AÑO 2016 – PROYECTO 1111

METAS MAGNITUD

% EJECUCION PROGRAMADO EJECUTADO

META 1 16 16 100,0%

META 2 20 20 100,0%

META 3 20 20 100,0%

META 4 1 1 100,0%

META 5 18 18 100,0%

META 6 23.74 23.74 100,0%

META 7 2 2 100,0%

META 8 1 1 100,0%

META 9 14 14 100,0%

META 10 1,4 1,4 100,0%

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- SEGPLAN- VIG. 2016- SGAMB 100,0%

De lo anterior, se observa que existe un cumplimiento de las magnitudes plasmadas en el Plan de Acción (2012-2016), pues todas las metas tienen una ejecución del 100% de lo programado. Análisis de Contratos. El estudio realizado, con respecto a la suscripción y ejecución de los contratos para el cumplimiento de las metas de este proyecto, ha tenido en cuenta el hecho que contratos suscritos en la vigencia 2016 su terminación su ejecución el año 2017, como es el caso del Contrato No. 846 del 06 de diciembre 2016, suscrito con COMPUTADORES PARA EDUCAR, para “Aunar esfuerzos para fortalecer a los colegios distritales en nuevas capacidades y habilidades digitales e innovadoras, con el fin de promover el desarrollo en el uso inteligente de las TIC y




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potenciar los ambientes de aprendizaje y conocimiento, así como acelerar el desarrollo económico, la apropiación y promoción de las tecnologías de información en las localidades del Distrito Capital”, que termina el 31 de agosto de 2017 por valor de $3,671.4 millones y cuyo avance corresponde al 33.42% de ejecución del contrato.

CUADRO 45 PORCENTAJE DE CONTRATACIÓN POR METAS AÑO 2016

PROYECTO 1111


PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

Formular e implementar un plan de apropiación y masificación social de las TIC

2 100%

Fortalecer una estrategia de Gobierno Electrónico Distrital mediante el Desarrollo de componentes tecnológicos

7 100%

Implementar el 20% de la Estrategia de Gobierno y Ciudadano Digital

3 98.63%

Implementar el 20% de la Estrategia de Infraestructura e Institucionalidad

2 100%

Implementar el 20% de la Estrategia de Promoción y Desarrollo de Servicios TIC

6 76.62%

Implementar el 20% del Modelo Seguridad de la Información

1 100%

Implementar el 20% del Plan de Fomento de la Industria Digital y TIC

3 94.79%

Implementar el 20% del Sistema Único de Información definido

1 100%

Implementar, promover o acompañar 2 proyectos de innovación y servicios Distritales de TI

8 98.76%

Impulsar 1 acuerdo Marco o Procesos Agregados de Compras de TI para las entidades del Distrito

1 99.45%

Impulsar la operación de 1 Laboratorio o Fábrica de Innovación y Desarrollo de TI

3 81.55%

Promover 2 Comunidades o Ecosistemas Inteligentes 1 93.15%

Total general 38 93.87%

Fuente: Reporte INFORME CONTRALORÍA CON METAS 15 02 2017.xls – SGAMB -Cálculos Equipo Auditor

Del anterior examen, se estableció que el cumplimiento del proyecto No. 1111 para el año 2016, de acuerdo a la suscripción, ejecución y cumplimiento de los contratos fue del 93.87%. Conclusión Ejecución Proyecto No. 1111




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La ejecución real y efectiva del proyecto de inversión No. 1111 “Fortalecimiento de la economía, el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D. C.”, para el año 2016, fue del 95.00% de acuerdo a la magnitud y del 99.39% según la contratación suscrita y ejecutada para el cumplimiento del proyecto. Se puntualiza que el arranque en el cumplimiento de metas para este proyecto tiene un desarrollo satisfactorio que augura buenos resultados en términos de alcance las metas establecidas. 2.2.1.5 Hallazgo Administrativo por diferencias en las cifras reportadas entre el reporte PLAN DE ACCION 2012 – 2016 BOGOTÁ HUMANA y la ficha EBI-D del Proyecto 766 de la SGAMB, y el reporte PLAN DE ACCION 2016 – 2020 BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS y la ficha EBI-D del Proyecto 1111 de la SGAMB. Revisadas las cifras del reporte Plan de Acción 2012 – 2016 Bogotá Humana para el proyecto 766 “TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento” y las cifras de la ficha EBI-D del mismo proyecto, versión 26 del 20-JUNIO-2016, solicitado a la SGAMB con radicado No. 1-2017-10872 del 09/05/2017 y entregado por la Entidad con radicado No. 2-2017-9598 del 11/05/2017, se encontraron las siguientes diferencias:

CUADRO 46 COMPARACION PLAN DE ACCION 2012-2016 Y FICHA EBI-D

PROYECTO 766: “TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del emprendimiento”.

(Millones de $)

VIGENCIA PLAN DE ACCIÓN 2012 – 2016 BOGOTÁ HUMANA – PROGRAMADO

FICHA EBI-D VERSIÓN 26 DEL 20-JUNIO-2016 - FLUJO FINANCIERO

DIFERENCIAS

2012 $1.431,00 $1.381,00 $50,00

2013 $34.752,00 $38.533,00 ($3.781,00)

2014 $28.200,00 $30.656,00 ($2.456,00)

2015 $21.202,00 $20.412,00 $790,00

2016 $3.766,00 $3.766,00 $0,00

Total $89.351,00 $94.748,00 ($5.397,00) Fuente: Plan de Acción 2012 – ficha EBI-D

De la misma forma, revisadas las cifras del reporte Plan de Acción 2016 – 2020 Bogotá Mejor para Todos para el proyecto 1111 “Fortalecimiento de la economía,




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el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D. C.” y las cifras de la ficha EBI-D del mismo proyecto, versión 6 del 23-FEBRERO-2017, solicitado a la SGAMB con radicado No. 1-2017-10872 del 09/05/2017 y entregado por la Entidad con radicado No. 2-2017-9598 del 11/05/2017, se encontraron las siguientes diferencias:

CUADRO 47 COMPARACION PLAN DE ACCION 2016-2020 Y FICHA EBI-D

PROYECTO 1111: “Fortalecimiento de la economía, el gobierno y la ciudad digital de Bogotá D. C.”

(Millones de $)

VIGENCIA PLAN DE ACCIÓN 2016 2020 BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS – PROGRAMADO

FICHA EBI-D VERSIÓN 6 DEL 23-FEBRERO-2017 - FLUJO FINANCIERO

DIFERENCIAS

2016 $7.493,00 $5.234,00 $2.259,00

Total $7.493,00 $5.234,00 $2.259,00 Fuente: Plan de Acción 2012 – ficha EBI-D

Con lo anterior se incumple lo establecido en los literales d) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993, incidiendo en forma directa en los seguimientos y verificaciones para la toma de decisiones respecto a los proyectos de inversión y a la aplicación de los objetivos del sistema de control interno. Esta situación se presenta por no consolidar las cifras en los diferentes reportes generados por la entidad, por no tener cifras consolidadas a nivel macro que reflejen el nivel micro de los movimientos de recursos administrados por la dirección. Además, incide en la toma de decisiones de la Entidad al no contar con información confiable y veraz de la gestión adelantada, pudiendo obstaculizar el desempeño en el logro de los resultados establecidos en las metas y acciones a desarrollar. Valoración Respuesta: La Entidad responde "Se solicita realizar la revisión de las

cifras comparativas teniendo en cuenta los factores de deflación y los momentos de comparación formulación o ejecución, los diferentes tipos de reportes que genera SEGPLAN consolidan las cifras al nivel que cada uno de ellos expresa, por lo cual se debe contrastar los comparables." Además, "solicitamos de la manera más respetuosa desestimar el componente disciplinario de la observación, al no encontrar conducta incumplida del código único disciplinario para ser sujeto de hallazgo."




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Se aclara que, en el caso de que las cifras sean afectadas por la inflación o deflación en los diferentes reportes que emita la Entidad, tal situación debe aclararse en los respectivos informes, para brindar información comparable, no solo por parte de los Entes de control sino de la ciudadanía en general. En cuanto a la solicitud de revisión de las cifras comparativas, en caso de presentarse cálculos en la actualización de las cifras, es la Entidad la encargada de explicarlos y no el Ente de Control, quien es el encargado únicamente de revisarlos. En lo relacionado con componente disciplinario, se acepta la solicitud de la Entidad, soportado en el hecho de que no se incumplió lo establecido en los artículos 27 y 34 de la Ley 734 de 2002, ni aplicar la situación dentro de lo contemplado en el artículo 35 de la misma norma.

Por lo anterior se ratifica como hallazgo administrativo, y se desestima la incidencia disciplinaria del mismo, por lo que debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento que adelante la Entidad. Proyecto 1090: “Lo mejor del mundo por una Bogotá para todos” El proyecto de Inversión No. 1090 “Lo mejor del mundo por una Bogotá para todos”, fue registrado el 10 de junio de 2016 en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, dentro del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos, identificándose como proyecto de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional. Proyecto de inversión que según la Ficha EBI versión 11 del 25 de enero de 2017, de acuerdo con los períodos de la ejecución del Plan de Desarrollo, se encuentra en su etapa de Preinversión - Idea22. Dentro del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos, el Proyecto de Inversión. 1090, se encuentra ubicado en el Pilar o Eje Transversal 07 “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia, Programa 45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional”.

22Manual para la administración, y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos - SDP




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En la identificación del problema o necesidad, la entidad plantea la situación que pretende resolver, sustentándolo en insuficiente aprovechamiento de oportunidades de carácter internacional que limita el alcance de los proyectos del Plan de Desarrollo y el posicionamiento de Bogotá en el ámbito global. Este problema se genera por desaprovechamiento de oportunidades que ofrece el relacionamiento internacional para impulsar proyectos estratégicos; la inadecuada articulación con las entidades distritales, nacionales e internacionales en la gestión de cooperación, promoción y proyección de la ciudad y la Insuficiente visibilización y posicionamiento de Bogotá a nivel local, nacional e internacional El proyecto de inversión tiene como objetivo general: “Optimizar el aprovechamiento de oportunidades de carácter internacional que mejoren el posicionamiento de Bogotá en el ámbito global”, y como objetivos específicos: “1) Impulsar y profesionalizar la implementación de oportunidades que ofrece el relacionamiento internacional. 2) Mejorar la articulación con las entidades distritales, nacionales e internacionales en la gestión de la promoción, proyección y cooperación internacional de la ciudad. 3) Diseñar e implementar acciones de mercadeo de ciudad que permitan visibilizar y posicionar a Bogotá a nivel local, nacional e internacional”.

Ejecución presupuestal para el cuatrienio del plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos (2016-2020)”

De conformidad con el documento SEGPLAN a 31 de diciembre de 2016, el proyecto de inversión 1090 cuenta con una asignación de recursos para ser desarrollados en los cuatro años (2016-2010) por $19.627 millones, de los cuales se han comprometido $9.230 millones, equivalentes a un porcentaje de ejecución presupuestal del 47,03%.

Período junio- diciembre de 2016




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Ejecución de metas y comportamiento presupuestal y físico.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor para el período junio-diciembre de 2016 programó la realización de tres (3) metas, a través del proyecto 1090, el comportamiento presupuestal y físico se evidencia en el siguiente cuadro:


PROYECTO 1090 (Millones de $)


EJEC. GIROS RESERVAS

1) Identificar y gestionar 14 buenas prácticas para el Distrito Capital en temas del Plan Distrital de Desarrollo.

Magnitud 2 2 100

Recursos 41 41 100 $24,4 $16,7

2) Desarrollar 19 acciones de articulación para la promoción, proyección y cooperación internacional de la ciudad.

Magnitud 2 2 100

Recursos 102 102 100 $56,9 $0

3) Desarrollar 15 acciones de mercadeo de ciudad para la promoción y proyección internacional de la ciudad.

Magnitud 2 2 100

Recursos 9.328 9.088 100 $9.066,4 65,7

TOTAL DE RECURSOS 9.477 9.237 100 $9.147,7 82,5

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- Plan de Desarrollo Bogotá Humana – SGAMB

Análisis presupuestal del proyecto junio-diciembre de 2016

Armonización de proyectos de inversión La financiación del proyecto 1090 “Lo mejor del mundo por una Bogotá para todos” se efectuó mediante el traslado presupuestal de los saldos libres de afectación del proyecto de inversión 485 “Bogotá Humana Internacional”, por $11.271,0 millones, provenientes del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, dentro de la actividad de armonización presupuestal, en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Armonización Presupuestal expedido por la Secretaría Distrital de Planeación.

El proyecto de inversión para la vigencia 2016 dispuso de una apropiación Inicial de $11.271,0 millones, presentando contracréditos por $1.799,8 millones, de conformidad con la Resolución 580 del 21 de noviembre de 2016, para un presupuesto disponible de $9.471,2 millones, de los cuales comprometió $9.230,2 millones, equivalentes al 97,46% de ejecución del presupuesto asignado; durante




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la vigencia se realizaron giros por valor de $9.147,7 millones, que corresponden al 96,58%, lo que originó la constitución de reservas presupuestales derivadas de obligaciones contraídas al cierre de la vigencia fiscal por $82,5 millones, equivalentes al 0,89%. Análisis del cumplimiento de la magnitud de las metas programadas Para el caso de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, durante el año 2016 el cumplimiento de las metas del proyecto No. 1090, de acuerdo con las magnitudes programadas y ejecutadas fue del 100%, nivel considerado alto, que refleja el cumplimiento en la ejecución de recursos, como se muestra en el siguiente cuadro.

CUADRO 49

METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS (MAGNITUD) PLAN DE ACCIÓN (SEGPLAN), AÑO 2016 – PROYECTO 1090

META PLAN MAGNITUD 2016 %

EJECUCIÓN PROGRAMADO EJECUTADO


2 2 100


2 2 100


2 2 100

PROMEDIO 100

Fuente: Plan de Acción 2012-2016- SEGPLAN- Vigencia 2016- SGAMB

Análisis de la contratación celebrada. Para cumplir con la programación establecida en el proyecto de inversión 1090 y en cada una de las metas fijadas para la vigencia 2016, la administración ejecutó




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recursos a través de procesos contractuales cuyo porcentaje de cumplimiento fue analizado por el equipo auditor y los resultados se reflejan en el siguiente cuadro.

CUADRO 50 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR METAS AÑO 2016



% DE CUMPLIMENTO

VALOR CONTRATOS


5 100 41,2


5 100 101,5


17 98,90 9.087,5

TOTAL GENERAL 27 99.63% $9.230,2

Fuente: Reporte Informe Contraloría con metas 15-02-2017.xls – SGAMB. Cálculos Equipo Auditor

Por lo anterior, se determinó que el porcentaje de cumplimiento de las metas del proyecto 1090, respecto de la contratación celebrada y ejecutada en la vigencia 2016, alcanzó el 99,63%, nivel considerado satisfactorio. Estas actividades se llevaron a cabo mediante la suscripción de 27 contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión por valor de $9.230,2 millones, para colaborar en las actividades propias del proyecto de inversión. Se destaca la realización del V Congreso Mundial de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos 2016, realizado en Bogotá entre el 12 y 15 de octubre de 2016. Para el cumplimiento las metas, durante la vigencia, se desarrollaron actividades tendientes a identificar la oferta y la demanda de necesidades y oportunidades; desarrollar intercambios de conocimiento, proyectos y ejecución de eventos, así como a diseñar acciones coordinadas de cooperación y diseñar estrategias de mercadeo de ciudad, participando o teniendo presencia en eventos de carácter internacional.

Conclusión Ejecución Proyecto 1090 Como resultado de la evaluación llevada a cabo al proyecto de inversión 1090 “Lo mejor del mundo por una Bogotá para todos”, se determinó que durante la vigencia 2016 la ejecución presupuestal alcanzó el 97,46% del presupuesto disponible de $9.471,2 millones, constituyendo reservas presupuestales por $82,5




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millones, lo cual significa que solo el 0,89% de los compromisos será pagado y ejecutado durante la vigencia 2017.El cumplimiento de las metas propuestas través de la contratación alcanzó el 99,63%, y el avance físico de acuerdo a la magnitud fijada para cada una de ellas representa el 100%, nivel considerado satisfactorio. 2.2.1.6 Hallazgo administrativo porque las fichas EBI-D de los proyectos de inversión del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos se encuentran desactualizadas Se constató que las fichas EBI-D de los proyectos de inversión del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos no incluyen la fecha de inscripción en el Banco Distrital de Programas y Proyectos-BDPP y verificada la versión 21 del 20 de abril de 2017 continúan informando que la etapa del proyecto es “Pre inversión-idea”, cuando corresponde a Inversión. Se incumple el deber de actualizar la información de conformidad con el “Manual de usuario para la administración y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos Versión 2.0acta de mejoramiento 506 del 15 de junio de 2016”, que en el numeral 2.1 establece el “Ciclo de los proyectos de inversión”. Así mismo, lo contemplado en el literal e) de la Ley 87 de 1993, y lo establecido en el “Manual de usuario Inscripción, Registro y Actualización de Proyectos de Inversión Versión 2.0 SDP, página 22”, en lo que tiene que ver con la actualización de la información de los proyectos inscritos y registrados. Lo anterior se origina por falta de diligencia en la actualización de las Fichas de Estadísticas Básicas de Inversión- EBI-D, de todos los proyectos que se encuentran en ejecución en el Plan de Desarrollo vigente, situación que le resta credibilidad a la información reportada. Valoración Respuesta: La respuesta presentada por la entidad no desvirtúa la observación formulada, en atención a que la información consignada en las fichas EBI-D, de los proyectos de inversión del “Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos”, der permanecer actualizada, en cuanto a la fecha de inscripción en el Banco Distrital de Programas y Proyectos-BDPP y a la información sobre la “Etapa en que se encuentra el proyecto”, debe permanecer actualizada, por consiguiente, la observación se confirma como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento a suscribir por la entidad. Evaluación del Balance Social




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El instructivo para diligenciar el documento CBN-0021, emitido por la contraloría de Bogotá, establece que el Balance Social es el examen comparativo entre: 1. Los compromisos sociales identificados en el diagnóstico y formulados en las políticas públicas y Plan de Desarrollo para atender o solucionar los problemas sociales, y 2. Los logros efectivos de la Administración en la solución real de dichos problemas. El objetivo del Balance Social consiste en determinar cuáles fueron las contribuciones generadas por la Entidad para el mejoramiento de la calidad de vida y al cambio de valores de una población determinada. En el Informe de Balance Social 2015 de la SGAMB, documento CNB – 0021 con corte a 31 de diciembre de 2016, los siguientes son los Problemas sociales atendidos, diferenciados por los respectivos Planes de Desarrollo y por las Temáticas establecidas por la Contraloría de Bogotá, que enmarcan el problema social atendido: Bogotá Humana - enero a junio 2016 Institucionalidad y Gobierno

1. El problema social atendido por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá radica en el bajo conocimiento por parte de los ciudadanos de los documentos que custodia el archivo de Bogotá, lo cual conlleva al desconocimiento de las instituciones que conforman la administración distrital y a la dificultad para el ejercicio del derecho de participar en los asuntos de la ciudad, así como en la construcción de la memoria histórica. 2. Insuficiente aprovechamiento de oportunidades de carácter internacional que limita el alcance de los proyectos del Plan de Desarrollo y el posicionamiento de Bogotá en el ámbito global. Necesidad de posicionar a Bogotá como un referente internacional mediante acciones de promoción orientadas al reconocimiento de la ciudad desde su propia identidad. El reto es identificar y aprovechar las oportunidades de cooperación y proyección que ofrece es escenario internacional a la ciudad. 3. Los ciudadanos no confían en la administración, ni en que les sea garantizado su derecho de acceder oportuna y eficazmente a los servicios que presta el Estado en el ámbito Distrital




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Víctimas del conflicto armado

1. La violencia directa que ha vivido el país con ocasión del conflicto armado interno ha generado violaciones graves y manifiestas a los Derechos Humanos y al Derecho Internacional Humanitario. En consecuencia, existen múltiples formas de exclusión, vulneración y discriminación que afectan directamente a las personas que han sido golpeadas por el conflicto armado. La ciudad de Bogotá es uno de los mayores receptores de víctimas del conflicto armado, por esta razón se enfrenta al reto de garantizar los derechos de las víctimas que residen en la ciudad. Bogotá Mejor para todos - julio a diciembre 2016. Institucionalidad y Gobierno

1. El problema social atendido por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá radica en el bajo conocimiento por parte de los ciudadanos de los documentos que custodia el archivo de Bogotá, lo cual conlleva al desconocimiento de las instituciones que conforman la administración distrital y a la dificultad para el ejercicio del derecho de participar en los asuntos de la ciudad, así como en la construcción de la memoria histórica. 2. Insuficiente aprovechamiento de oportunidades de carácter internacional que limita el alcance de los proyectos del Plan de Desarrollo y el posicionamiento de Bogotá en el ámbito global. Necesidad de posicionar a Bogotá como un referente internacional mediante acciones de promoción orientadas al reconocimiento de la ciudad desde su propia identidad. El reto es identificar y aprovechar las oportunidades de cooperación y proyección que ofrece es escenario internacional a la ciudad.

3. La capacidad institucional existente en las entidades y organismos distritales limita el cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos de ciudad. Esta debilidad radica en la estructura administrativa desactualizada, baja valoración y sentido de apropiación por lo público, desactualización temática y normativa del capital humano

4. Los ciudadanos no confían en la administración, ni en que les sea garantizado su derecho de acceder oportuna y eficazmente a los servicios que presta el Estado en el ámbito Distrital.




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5. No comunicar los objetivos del Plan de Gobierno Distrital de una manera asertiva a la ciudadanía impacta negativamente la planificación anual de las estrategias y su oportuna implementación. La comunicación debe incluir la búsqueda de espacios de comunicación adecuados a los diferentes sectores y poblaciones, con el fin de obtener una retroalimentación que se alinee verdaderamente a los objetivos trazados y no se reciba por parte de la comunidad manifestaciones de frustración por incumplimiento de los mismos o porque no fueron planteados, priorizados o simplemente son incomprensibles. Adicional a esto no se cuenta con las herramientas digitales que permitan interactuar fluida y asertivamente con la ciudadanía.

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

1. La revolución digital en materia TIC ha creado una plataforma para que la información, las ideas y el conocimiento fluyan libremente por las ciudades, cambiando la forma tradicional en la que estas funcionaban. Esta nueva forma de ver el mundo ha hecho que los gobiernos, la academia, las empresas y los ciudadanos se preocupen por permear los diferentes aspectos de la sociedad de tecnología, de tal manera que se pueda hacer el mejor uso de los recursos disponibles para el bienestar y el progreso de todos, sin embargo cada día se ven enfrentados a barreras de todo tipo, que van desde lo legal hasta lo social, pasando por el tema económico y técnico generando que el uso, masificación y apropiación de TIC no sea el adecuado

Víctimas del conflicto armado

1. Condiciones Insuficientes para la Construcción de una Paz Sostenible en el País y Particularmente en el Distrito Capital.

Cada problema fue presentado por Proyecto de Inversión y los resultados, actividades y resultados en la transformación de la problemática, de cada uno, fueron medidos y determinados en las respectivas metas. El reporte no expone un cuerpo uniforme de presentación, variando la presentación de Proyecto a Proyecto, incluso las cifras presentadas, que deben estar en millones de pesos como lo establece el instructivo, son mostradas en un proyecto en pesos. Se concluye que aunque los contenidos cumplen con lo establecido en el instructivo del documento CBN-0021, la falta de uniformidad en el cuerpo del documento dificulta su análisis y examen.




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2.2.1.7 Hallazgo Administrativo por diferencias en las cifras reportadas en el documento CBN-0021 Balance Social y el reporte Plan de Desarrollo – SEGPLAN que generó la Entidad para la vigencia 2016. Al comparar los reportes que genera la entidad hacia el exterior de la misma, se encontraron diferencias en las cifras presentadas, tal y como se describe a continuación: Las cifras contenidas en el Balance Social (CBN-0021 INFORME BALANCE SOCIAL vigencia 2016) presentado por la SGAMB, no coinciden con las cifras reportadas en el Plan de Desarrollo - SEGPLAN, tal afirmación soportada en las diferencias que se relacionan en el siguiente cuadro:

CUADRO 51 DIFERENCIAS ENTRE BALANCE SOCIAL Y SEGPLAN 2016

(Millones$)

BALANCE SOCIAL

PLAN DE DESARROLLO -

SEGPLAN DIFERENCIAS

CODIGO Y NOMBRE PROYECTO(S) DE INVERSION PRESUPUESTO ASIGNADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO

PRESUPUESTO

PROGRAMADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO

ASIGNADO – PROGRAMA

DO

EJECUTADO –

COMPROMETIDO

Bogotá Humana - enero a junio 2016

1122 - Servicios A La Ciudadanía Con Calidad Humana

$ 982 $ 975 $ 982 $ 975 $0 $0

Fortalecer y mantener una (1) Red de Servicio al Ciudadano

$ 982 $ 975 $ 982 $ 975 $0 $0

485 - Bogotá Humana Internacional $ 1.654 $ 1.615 $ 1.644 $ 1.615 $10 $0

Desarrollar proyectos de cooperación y/o inversión que contribuyan al logro de los ejes estratégicos de Bogotá Humana.

$ 361 $ 361 $ 565 $ 356 -$204 $5

Posicionar temas estratégicos del plan de desarrollo en escenarios de redes de ciudades, hermanamientos y otras dinámicas internacionales

$ 1.293 $ 1.254 $ 1.079 $ 1.260 $214 -$6

7379- Archivo de Bogotá, por una memoria diversa e incluyente

$ 1.104 $ 1.104 $ 1.267 $1.267 -$163 -$163

Contribuir con 250000 unidades documentales pertenecientes a colecciones y fondos, para ser puestas al

$ 552 $ 552 $ 552 $ 552 $0 $0




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BALANCE SOCIAL


SEGPLAN DIFERENCIAS


PRESUPUESTO

EJECUTADO

PRESUPUESTO

PROGRAMADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO


DO

EJECUTADO –

COMPROMETIDO

servicio de la comunidad.

Realizar 1300 acciones de divulgación y pedagogía de la memoria histórica de Bogotá en la que se garantice la construcción polifónica de su historia.

$ 552 $ 552 $ 281 $ 281 $271 $271

768 - Asistencia, atención y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en Bogotá, D. C.

$ 7.971 $ 7.971 $ 7.971 $ 7.971 $0 $0

Atender integral y diferencialmente a 5.607 hogares del conflicto armado bajo un nuevo modelo de atención y reparación integral

$ 6.222 $ 6.222 $ 6.222 $ 6.222 $0 $0

Beneficiar a 2.190 familias víctimas del conflicto armado con asesoría y acompañamiento jurídico relacionado con los procesos de Reparación Integral establecidos en la Ley

$ 396 $ 396 $ 396 $ 396 $0 $0

Fortalecer un Sistema Distrital de Atención y Reparación Integral a las Víctimas del Conflicto Armado

$ 1.353 $ 1.353 $ 1.353 $ 1.353 $0 $0

815 - "Inclusión, reparación y reconocimiento de los derechos de las víctimas para la paz y la reconciliación".

$ 1.761 $ 1.761 $ 1.761 $ 1.761 $0 $0

Implementar 1 plan de reparación colectiva (mujeres, indígenas, afrodescendientes, movimiento sindical y grupos sociales o políticos) en coordinación con el Gobierno Nacional.

$ 114 $ 114 $ 114 $ 114 $0 $0

Implementar en 1 barrio de la ciudad procesos de inclusión y convivencia entre comunidades receptoras y víctimas del conflicto

$ 418 $ 418 $ 423 $ 423 -$5 -$5

Realizar 1 estrategia de sensibilización a la ciudadanía para la inclusión de las víctimas en el Distrito Capital y reconstrucción de los imaginarios a favor de la paz y la reconciliación.

$ 279 $ 279 $ 274 $ 274 $5 $5

Vincular 25.000 personas a las actividades del Centro de Memoria, Paz y reconciliación y al centro Virtual.

$ 950 $ 950 $ 950 $ 950 $0 $0

Bogotá Mejor para todos - julio a diciembre 2016.

1085 - Gestión Pública efectiva y transparente por una Bogotá Mejor para Todos

$ 1.019 $ 701 $ 1.045 $ 697 -$26 $4

Desarrollar 1 programa de formación en temas transversales de gestión pública

$ 325 $ 15 $ 325 $ 15 $0 $0

Desarrollar 26 estrategias orientadas a fortalecer la cultura organizacional, la probidad, la transparencia, el rechazo a la corrupción, y la implementación de los sistemas de gestión y control.

$ 350 $ 350 $ 361 $ 345 -$11 $5




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BALANCE SOCIAL


SEGPLAN DIFERENCIAS


PRESUPUESTO

EJECUTADO

PRESUPUESTO

PROGRAMADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO


DO

EJECUTADO –

COMPROMETIDO

Desarrollar e implementar 4 estrategias enfocadas en la medición y el fortalecimiento institucional distrital a través de la racionalización de instancias y la modernización de la gestión pública distrital

$ 147 $ 144 $ 147 $ 144 $0 $0

Elaborar y aprobar 15 lineamientos técnicos para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, la ley de transparencia y la ley anticorrupción.

$ 153 $ 153 $ 158 $ 153 -$5 $0

Formular, implementar y evaluar el 100% de la política de desarrollo institucional para la eficiencia administrativa del Distrito Capital

$ 44 $ 40 $ 54 $ 40 -$10 $0

1090 - Lo Mejor del Mundo Por una Bogotá Para Todos

$ 9.471 $ 9.230 $ 9.471 $ 9.230 $0 $0

Desarrollar acciones de articulación para la proyección y cooperación internacional de la ciudad

$ 102 $ 102 $ 102 $ 102 $0 $0

Desarrollar acciones de mercadeo de ciudad para la proyección y cooperación internacional de la ciudad

$9.328 $ 9.088 $ 9.328 $ 9.088 $0 -$1

Identificar y gestionar buenas prácticas a nivel distrital

$ 41 $ 41 $ 41 $ 41 $0 $0

1111 - Fortalecimiento de la Economía, El Gobierno y la Ciudadanía Digital de Bogotá D.C.

$ 7.472 $ 6.722 $ 7.493 $ 6.722 -$21 $0

Implementar el 100% de la Estrategia de Infraestructura e institucionalidad

$ 50 $ 50 $ 55 $ 50 -$5 $0

Implementar el 100% de la Estrategia de Promoción y Desarrollo de Servicios TIC

$ 4.440 $ 4.190 $ 4.441 $ 4.190 -$1 $0

Implementar el 100% del Modelo Seguridad de la información

$ 11 $ 11 $ 11 $ 11 $0 $0

Implementar el 100% del Plan de Fomento de la Industria Digital y TIC

$ 562 $ 562 $ 563 $ 562 -$1 $0

Implementar el 100% del Sistema Único de información definido

$ 14 $ 14 $ 20 $ 14 -$6 $0

Implementar el 100% dela Estrategia de Gobierno y Ciudadano Digital

$ 474 $ 160 $ 475 $ 160 -$1 $0

Implementar, promover o acompañar 8 proyectos de innovación y servicios Distritales de TI

$ 301 $ 116 $ 302 $ 116 -$1 $0

Impulsar 5 acuerdos Marco o Procesos Agregados de Compras de TI para las entidades del Distrito

$ 18 $ 18 $ 20 $ 18 -$2 $0

Impulsar la operación de 5 Laboratorios o Fábricas de Innovación y Desarrollo de TI

$ 1.585 $ 1.585 $ 1.586 $ 1.585 -$1 $0

Promover 20 Comunidades o Ecosistemas Inteligentes

$ 17 $ 17 $ 20 $ 17 -$3 $0

1126 - Implementación de un Nuevo Enfoque de Servicio a La Ciudadanía.

$ 2.164 $ 2.055 $ 2.177 $ 576 -$13 $1.479

Desarrollar mecanismos de evaluación del $ 18 $ 4 $ 99 $ 4 -$81 $0




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BALANCE SOCIAL


SEGPLAN DIFERENCIAS


PRESUPUESTO

EJECUTADO

PRESUPUESTO

PROGRAMADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO


DO

EJECUTADO –

COMPROMETIDO

servicio

Elaborar documento nuevo de modelo de servicio a la ciudadanía

$ 27 $ 27 $ 118 $ 27 -$91 $0

Mantener y mejorar puntos de atención $ 60 $ 60 $ 139 $ 60 -$79 $0

Optimizar herramientas tecnológicas $ 84 $ 55 $ 199 $ 55 -$115 $0

Poner en operación puntos de atención presencial(Procesos en curso)

$1.479 $ 1.479 $ 116 $ - $1.363 $1.479

Realizar campañas de divulgación del servicio

$ 494 $ 429 $ 1.506 $ 429 -$1.012 $0

1142- Archivo de Bogotá para todos: transparencia, identidad ciudadana y democratización de la información

$ 500 $ 500 $ 893 $ 561 -$393 -$61

Desarrollar 1500 acciones de implementación del modelo de estudios, investigaciones académicas, de recuperación de memoria histórica, social e institucional, y apropiación pedagógica del patrimonio documental y la memoria histórica de la ciudad.

$ 106 $ 106 $ 114 $ 49 -$8 $57

Poner 300000 unidades documentales al servicio de la administración y la ciudadanía.

$ 395 $ 395 $ 465 $ 322 -$70 $73

1143 - Comunicación para Fortalecer las Instituciones y Acercar a la Ciudadanía a la Alcaldía Mayor de Bogotá.

$ 14.969 $ 12.706 $ 14.969 $12.706 $0 $0

Doce (12) de evaluaciones de percepción ciudadana realizadas

$ 623 $ 23 $ 634 $ 23 -$11 $0

Quince (15) campañas y acciones de bien público realizadas

$14.325 $12.662 $ 14.314 $ 12.662 $11 $0

Un (1) Documento Plan de gestión estratégica de las comunicaciones distritales formulado e implementado

$ 21 $ 21 $ 21 $ 21 $0 $0

1156 - Bogotá mejor para las víctimas, la paz y la reconciliación

$ 11.798 $ 7.120 $ 11.798 $ 7.120 $0 $0

Aplicar a 500 Personas los Planes Integrales de Atención con seguimiento (PIA) en el Distrito Capital

$ 626 $ 521 $ 626 $ 521 $0 $0

Atender el 100% de personas con ayuda humanitaria inmediata que cumplan con los requisitos de ley.

$ 7.756 $ 5.023 $ 7.756 $ 5.023 $0 $0

Cumplir el 85% de las metas del PAD (Plan de Acción Distrital)

$ 796 $ 677 $ 796 $ 677 $0 $0

Desarrollar el 5% de los laboratorios de paz en 2 territorios del Distrito Capital

$ 27 $ 27 $ 27 $ 27 $0 $0

Implementar el 100% de las medidas de reparación integral que fueron acordadas en el Distrito Capital

$1.704 $ 548 $ 1.704 $

548 $0 $0

Implementar el 20% del protocolo de participación efectiva de las víctimas del conflicto armado del Distrito Capital

$ 98 $ 76 $ 98 $ 76 $0 $0

Realizar mantenimiento y adecuaciones al 15% de los centros locales de atención a

$ 208 $ 30 $ 208 $ 30 $0 $0




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BALANCE SOCIAL


SEGPLAN DIFERENCIAS


PRESUPUESTO

EJECUTADO

PRESUPUESTO

PROGRAMADO

PRESUPUESTO

EJECUTADO


DO

EJECUTADO –

COMPROMETIDO

víctimas en el Distrito Capital.

Realizar o acompañar 10 productos educativos y culturales por parte del CMPR

$ 582 $ 216 $ 582 $ 216 $0 $0

Fuente: Balance Social – SEGPLAN

Como consecuencia de lo anterior, es dado señalar que la SGAMB incumple presuntamente lo establecido en los literales d) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993, lo cual incide en forma directa en los seguimientos y verificaciones para la toma de decisiones respecto a los proyectos de inversión y a la aplicación de los objetivos del sistema de control interno. Estas situaciones se presentan por no asegurar las cifras en los diferentes reportes generados por la entidad y por la no consolidación de cifras a nivel macro que reflejen el nivel micro de los movimientos de recursos administrados por la dirección, lo que incide en la toma de decisiones de la Entidad al no contar con información confiable y veraz de la gestión adelantada, obstaculizando el desempeño en el logro de los resultados establecidos en las metas y acciones a desarrollar. Valoración Respuesta: La Entidad expresa: "Se acepta la observación, la Secretaría

General de la Alcaldía Mayor de Bogotá tomará acciones para asegurar la consistencia de

la información en los diferentes informes que se presenten." Por lo anterior se ratifica como hallazgo administrativo, por lo que se debe incluir dentro del Plan de Mejoramiento que adelante la Entidad. 2.3. CONTROL FINANCIERO 2.3.1. Estados Contables Alcance y muestra de la Auditoría Tiene como objetivo establecer si los Estados Contables de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos, en las transacciones y operaciones que los originaron,




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se observen el cumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación. Así mismo, verificar y analizar los registros de las cuentas contables seleccionadas, enfocados en pruebas sustantivas o de detalle, con el fin de determinar la confiabilidad de la información financiera

Los resultados que se muestran a continuación corresponden a la evaluación realizada a los registros y saldos contables de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C, a 31 de diciembre de 2016. Con este propósito se efectuó el plan de trabajo con el fin de auditar selectiva de las cuentas de efectivo – caja menor, deudores, propiedad, planta y equipo, otros activos, cuentas por pagar, pasivos estimados, gastos de operación y cuentas de orden acreedoras. Resultados del Factor Estados Contables. Efectivo – 1100. El grupo de Efectivo reflejó un saldo de $0.00 a diciembre 31 de 2016. Se reflejó movimientos por la creación de una caja menor según Resolución No. 043 de enero 8 de 2016 y modificada por la Resolución 055 de enero 13 de 2016, asignada a la Subdirección Administrativa., con el fin de atender gastos urgentes, imprescindibles e imprevistos de las diferentes dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C. Se verificó de la caja menor el cierre, las conciliaciones bancarias, arqueos realizados por control interno y por la subdirección administrativa de la entidad. No se detectaron observaciones que afecte la confiabilidad de la información. Deudores – 1400. A diciembre 31 de 2016 el grupo de Deudores reflejó un saldo de $8.159.1 millones, con una participación del 23.64% del Total del Activo. El saldo se discrimina de la siguiente forma:

CUADRO 52

GRUPO DE DEUDORES A DICIEMBRE 31 DE 2016

(En millones)




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CÓDIGO NOMBRE CUENTA VALOR

1424 Recursos Entregados en Administración 7.683.6

1470 Otros Deudores 475.5

TOTAL DEUDORES 8.159.1 Fuente: Estados Contables.

Se verificaron selectivamente las cuentas de este grupo, teniendo en cuenta los convenios y Fiducias más representativos durante la vigencia auditar. Recursos Entregados en Administración – 1424.

A diciembre 31 de 2016 los Recursos Entregados en Administración mostró un saldo de $7.683.6 millones que constituye el 94.17% del grupo de Deudores y representa los recursos a favor de la entidad, originados por contratos de encargo fiduciario, fiducia pública o encargo fiduciario público. Así mismo, contiene la administración de recursos a favor de la entidad, originados por los Convenios Interadministrativos, de Cooperación y de Asociación. Esta cuenta se determinó las siguientes inconsistencias: 2.3.1.1. Convenio de Asociación 1100100-193-2016 de abril 25, suscrito con la Corporación Visionarios por Colombia. 2.3.1.1.1. Hallazgo Administrativo por sobreestimación en la cuenta de Recursos Entregados en Administración y subestimación de los gastos de la entidad. La cuenta Recursos Entregados en Administración (Código 142402) se encuentra sobrestimada en $80.0 millones y subestimado los Gastos Operativos Generales - Estudios y Proyectos (Código 521106), toda vez, que no se registraron las órdenes de pago Nos. 1979 de octubre 18 por $30.0 millones, 3579 y 3580 de diciembre 30 de 2016 por $30.0 y $20.0 millones respectivamente, afectando la confiabilidad de la información y de sus registros. Por lo tanto, los hechos financieros deben registrar de manera cronológica y conceptual observando las etapas del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga como lo estable el numeral 116 - Registro- del Plan General de Contabilidad Pública y literal e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993, en cuanto a la confiabilidad de la información y sus registros.




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Valoración Respuesta: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., acepta la observación y manifiesta que está a la espera del informe del interventor para legalizar los recursos. En consecuencia, se mantiene la observación formulada, toda vez, que los recursos fueron entregados al contratista y por lo tanto, se configura como hallazgo administrativo, el cual debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento. 2.3.1.1.2. Hallazgo Administrativo por falta de soportes en la carpeta contractual relacionados con las órdenes de pago. Se detectó, que la entidad no está anexando en la carpeta contractual las órdenes de pago relacionadas con ejecución de los convenios, situación que se viene presentando desde la vigencia 2016 en adelante, máxime cuando no existen carpetas financieras para cada convenio y/o contrato realizado por la Secretaría General. Hecho que afecta los controles y procedimientos conjuntos entre la actividad de supervisión y el área financiera, toda vez, que se debe proteger los recursos de la organización, buscando una adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten. El ente de control realizó visita administrativa al supervisor del convenio, aportando fotocopia de las órdenes de pago relacionadas con las facturas de venta 1446, 1473, 1515 y 1516 de los meses de mayo 13, agosto 26 y diciembre 07 de 2016 respectivamente. Por lo tanto, los documentos relacionados con una misma actuación se organizan en un solo expediente con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad, como lo establece el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Circular No. 014 de diciembre 31 de 2015 emitida por la Veeduría Distrital. Estos hechos, conllevan a la falta de supervisión de los convenios y/o contratos, artículos 83 y 84 de las Ley 1474 de 2011, incumplimiento en los principios generales que rigen la función archivística, como lo dispone el artículo 4º de la Ley General de Archivos No. 594 de julio 14 de 2000, en consecuencia, se debe asegurar la confiabilidad de la información y de sus registros, como lo disponen los literales a) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993.




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Valoración Respuesta: La entidad admite la observación y manifiesta, que "…garantizará la integralidad de cada uno de los expedientes contractuales, implementando un plan de mejoramiento institucional...".

Conforme lo anterior, se ratifica como hallazgo administrativo, el cual, debe formar parte del Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad. 2.3.1.2. Convenio Interadministrativo 1210200-525-2015 de diciembre 30 de 2015, suscrito con el Jardín Botánico "José Celestino Mutis". 2.3.1.2.1. Hallazgo Administrativo por falta de soportes y de liquidación. Se detectó que no reposa en la carpeta contractual el pago único que realizó la SGAMB al Jardín Botánico. El grupo auditor realizó la consulta a través del Sistema de Órdenes de Pago de Gestión y Tesorería - OPGET, en donde se pudo corroborar la orden de pago No. 4575 del 26 de septiembre de 2016 por $230.0 millones, así mismo, no reposan a folio 115, los documentos relacionados con la ejecución del convenio, a pesar que este terminó en noviembre 01 de 2016, pues contaba con un plazo de ejecución de ocho (8) meses y el acta de inicio, tiene fecha marzo 02 de 2016, es decir, terminó el 01 de noviembre de 2016 y no se realizaron prorrogas.

De otra parte, el movimiento financiero de la historia del convenio de la página WEB no se registró el valor pagado. Dada la situación del convenio, el ente de control realizó acta de visita administrativa, donde el supervisor del contrato adjunta información con cientos dos (102) folios sobre aspectos relacionados sobre la ejecución del convenio. Sin embargo se detecta que no se cumplió con el objeto del convenio, toda vez, que los recursos no se ejecutaron, por no encontrar los perfiles para contratar los profesionales indicados en la cláusula quinta del convenio. En consecuencia, se debe dar cumplimiento como las causales de terminación del convenio por el plazo de ejecución, como lo establece el literal b) de la Cláusula Décima Segunda - Causales de terminación del Convenio Interadministrativo 525 de 2015. Estos hechos, conllevan a la falta de planeación y supervisión del contrato, artículos 83 y 84 de las Ley 1474 de 2011, e incumplimiento también con los principios generales que rigen la función archivística como lo dispone el artículo 4º




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de la Ley General de Archivos No. 594 de julio 14 de 2000, en consecuencia, se debe asegurar la confiabilidad de la información y de sus registros, como lo disponen los literales a) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993. En igual forma, indica el ente de control, que los documentos relacionados con una misma actuación, se organizan en un solo expediente con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad, como lo establece el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Circular No. 014 de diciembre 31 de 2015 emitida por la Veeduría Distrital. Valoración Respuesta: La Secretaría General acepta la observación, toda vez, que indica que serán allegados al expediente contractual los documentos soportes de lo actuado y además realizaran trámites para liquidar el convenio. Igualmente, manifiesta que en materia de gestión archivística efectuará acciones de mejora. En consecuencia, en relación con el tema que nos ocupa, se ratifica la observación como hallazgo administrativo, el cual debe formar parte del Plan de Mejoramiento. 2.3.1.3. Convenio Interadministrativo 1210200-442-2016 de agosto 16, suscrito entre la SDAMB, el Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, D. C.

2.3.1.3.1. Hallazgo Administrativo por no registrar el convenio a la cuenta de Recursos Entregados en Administración. La Cuenta de Recursos Entregados en Administración se encuentra subestimada en $234.9 millones y sobrestimado los Gasto Operativos Generales - Estudios y Proyectos (Código 521106) en la misma cuantía, por no registrar los aportes realizados por la Secretaría General a través de la única orden de pago No. 2452 de noviembre 18 de 2016 del Convenio Interadministrativo No. 1210200-442-2016 suscrito el 16 de agosto de 2016. Este convenio inicio el 11 de octubre de 2016, plazo de ejecución de siete (7) meses y finaliza el 10 de mayo de 2017. Los aportes son de $508.6 millones, distribuidos en Secretaría General $234.9 millones, el Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar $179.9 millones y la Empresa de Telecomunicaciones $93.8 millones.




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Por lo tanto, se deben proteger los recursos de la organización ante los posibles riesgos que lo afecten, lo que conlleva a la falta de confiabilidad de la información y de sus registros. Estos hechos financieros deben registrar de manera cronológica y conceptual observando las etapas del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga como lo estable el numeral 116 - Registro- del Plan General de la Contabilidad Pública y literales a) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993. Valoración Respuesta: La entidad ratifica la observación, indicando que realizará las reclasificaciones y ajustes pertinentes. En consecuencia, se confirma como hallazgo administrativo, el cual, debe formar parte del Plan de Mejoramiento. 2.3.1.4. Convenio Interadministrativo 1210200-546-2014 de diciembre 23, suscrito entre la SGAMB, el Instituto para la Investigación Educativa- IDEP y el Desarrollo Pedagógico - IDEP y el Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON. 2.3.1.4.1 Hallazgo Administrativo por diferencia de $51.8 millones entre registros contables y la ejecución del convenio y falta de soportes en la carpeta contractual.

Se presenta una diferencia que sobrestima la cuenta de recursos entregados en administración en $51.8 millones y una subestimación de los Gastos Operativos Generales - Estudios y Proyectos (Código 521106), toda vez, que los registros contables del Convenio 546 de 2014 tiene un saldo de $533.1 millones a diciembre 31 de 2016 con respecto a lo pendiente por ejecutar $481.3 millones, según lo reportado en el numeral uno (1) del cuarto (4) tema: "Ejecución al Convenio" del Acta No. 31 de junio 16 de 2016 del Comité Técnico de Seguimiento al Convenio Interadministrativo 1210200-546-2014 (folio 762 de la carpeta del contrato).

Este convenio inició el 6 de enero de 2015, tenía un plazo de 18 meses para su ejecución, fecha de terminación: julio 5 de 2016. El valor era de $3.997.1 millón, donde la Secretaría General aportaba $3.120.1 millones, el IDIPRON $700.0 millones y el IDEP aporta en especie $176.9 millones. En la carpeta contractual no se evidencian prorrogas, adiciones a la fecha de este informe. Sin embargo el grupo auditor realizo verificación al Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP, en donde aparece publicada la prorroga No. 1 al Convenio 1210200-546-




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2014, denotando que la entidad, en los documentos puestos a disposición a este ente de control no los adjunta. La Secretaría General realizó el desembolso mediante la orden de pago No. 3991 de marzo 4 de 2015. Esta carpeta contractual contiene 764 folios. Por lo tanto, se deben proteger los recursos de la organización ante los posibles riesgos que lo afecten, lo que conlleva a la falta de confiabilidad de la información y de sus registros. Hechos financieros que deben registrarse de manera cronológica y conceptual observando las etapas del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga como lo estable el numeral 116 - Registro- del Plan General de la Contabilidad Pública y literales a) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993. En igual forma, indica el ente de control, que los documentos relacionados con una misma actuación, se organizan en un solo expediente con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad, como lo establece el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Circular No. 014 de diciembre 31 de 2015 emitida por la Veeduría Distrital. Valoración Respuesta: La entidad manifiesta que los registros contables se realizaron con base en los informes de interventoría y que las actas de comité técnico son sujetos a ajustes al momento de realizar las actas de liquidación y en relación con la falta de soportes en los expedientes contractuales, efectuaran puntos de control que garanticen su integralidad. En consecuencia, este ente de control indica que la información contable pública es verificable cuando se permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación como lo establecen las características cualitativas del Plan General de Contabilidad Pública, por lo tanto, se mantiene la observación como hallazgo administrativo, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento. Otros Deudores - 1470

A diciembre 31 de 2016 la cuenta Otros Deudores reflejó un saldo de $475.5 millones, con una participación del 5.83% del grupo de Deudores. Este valor representa los derechos que tiene la Secretaría General, por concepto de cuotas




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de administración relacionados con los espacios utilizados por las diferentes entidades del orden distrital, nacional y privado en los supermercados de servicios - SUPERCADES y por el pago por cuenta de terceros relacionados con incapacidades. Su saldo se encontró razonable. Propiedad, Planta y Equipo – 1600 La Propiedad, Planta y Equipo reflejó a diciembre 31 de 2016, un saldo de $15.190.7 millones, con una participación del 44.02% del total del Activo y corresponde a los bienes tangibles de propiedad de la entidad. El saldo se discrimina de la siguiente forma:

CUADRO 53 GRUPO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

A DICIEMBRE 31 DE 2016 (En millones)

CODIGO NOMBRE CUENTA VALOR

1615 Construcciones en Curso 512.6

1635 Bienes Muebles en Bodega 188.8

1637 Propiedades, Planta y Equipo No Explotados 2.885.8

1640 Edificaciones 5.197.2

1655 Maquinaria y Equipo 12.998.6

1660 Equipo Médico y Científico 1.611.1

1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina 13.500.6

1670 Equipos de Comunicación y Computación 22.710.4

1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 1.617.8

1680 Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería 90.4

SUBTOTAL 61.313.3

1685 Depreciación Acumulada -46.122.6

TOTAL 15.190.7 Fuente: Estados Contables.

De este grupo se detectó lo siguiente: 2.3.1.5 Observación Administrativa con incidencia disciplinaria por la falta de levantamiento toma física de inventarios de bienes.

Valoración Respuesta: Una vez evaluada la respuesta y los soportes que la entidad remitió y dado el control permanente que se tienen de los bienes, las continuas conciliaciones de la información financiera y la depuración de los mismos, se aceptan los argumentos planteados. Por consiguiente, se retira la observación con presunta incidencia disciplinaria.




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Construcciones en Curso. – 1615 El saldo de las Construcciones en Curso es de $512.6 millones a diciembre 31 de 2016, que representa el 3.37% del total del grupo Propiedad, Planta y Equipo. Este valor corresponde a los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción del bien inmueble del SUPER CADE de Engativá, a través de los Contrato de Obra No. 2212100-485-2015 suscrito con ERJAR Y CIA S.A., por $500.6 millones, y el Contrato de Interventoría No. 2212100-503-2015 realizado con el Consorcio Engativá CEYCO-AMP, por $68.9 millones. Del análisis efectuado a esta cuenta se detectó lo siguiente: 2.3.1.6. Hallazgo administrativo por subestimación en la cuenta de construcciones En curso. La cuenta de Construcciones en Curso se encuentra subestimada en $57.1 millones, porque no registraron las órdenes de pago No. 4623 de diciembre 12 por $6.9 millones y la No. 4630 de diciembre 14 de 2016 por $50.2 millones. Estas fueron contabilizadas a la cuenta de Gasto Operativos Generales - Estudios y Proyectos (Código 521106) generando una sobrestimación. Estos hechos financieros deben registrar de manera cronológica y conceptual observando las etapas del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga como lo estable el numeral 116 - Registro- del Plan General de la Contabilidad Pública y literal e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993 en cuanto a la confiabilidad de la información y de sus registros. Valoración Respuesta: La Secretaría General, admite la observación y manifiesta que va a realizar los ajustes necesarios para que la cuenta corresponda a la realidad de los hechos económicos. Por lo tanto, se mantiene la observación formulada, y se configura como hallazgo administrativo, el cual, debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento. Edificaciones Pendientes de Legalizar – 164027 La cuenta Edificaciones Pendientes de Legalizar desde el año 2011, presentan un saldo de $5.197.2 millones a diciembre 31 de 2016 y corresponde al 34.21% del total de la Propiedad, Planta y Equipo. Se encuentra pendiente de legalizar por parte de la Secretaría General porque no ha sido formalizada la propiedad de los bienes y está dentro del Plan de Mejoramiento de la entidad, toda vez, que los




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terrenos donde la entidad construyó la edificación del SUPERCADE del 20 de Julio, estaban sin establecer la real situación jurídica de los inmuebles.

Según actuaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro existen diez (10) matriculas inmobiliarias del predio Nos.: 50S-51539, 50S-106808, 50S-106816, 50S-272027, 50S-271969, 50S-412171, 50S-40462984, 50S-40469314, 50S-40469336 y 50S-40469528. En consecuencia, continúan sin legalizar a la contabilidad del patrimonio inmobiliario del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP, hasta que el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, haga entrega formal y real de los predios. Otros Activos - 1900 A diciembre 31 de 2016 el grupo de Otros Activos presentó un saldo de $11.161.9 millones, que constituyó el 32.34% del Total del Activo. Este grupo está conformado por los recursos, tangibles e intangibles que complementan el cumplimiento de las funciones de la entidad y se discrimina como se detalla a continuación:

CUADRO 52

GRUPO OTROS ACTIVOS A DICIEMBRE 31 DE 2016

(En millones)


1910 Cargos Diferidos 821.6

1920 Bienes Entregados a Terceros 89.5

1925 Amortización Acumulada de Bienes Entregados a Terceros (CR) -35.0

1960 Bienes de Arte y Cultura 3.847.9

1970 Intangibles 15.437.7

1975 Amortización Acumulada de Intangibles -8.999.8

TOTAL 11.161.9 Fuente: Libros Contables

De este grupo se verificó selectivamente la siguiente cuenta: Cargos Diferidos – 1910.




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A diciembre 31 de 2016 la cuenta cargos diferidos reflejó un saldo de $821.6 millones, que representó el 7.36% del total Otros Activos y representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios en desarrollo de las funciones del cometido estatal de la entidad. Del análisis selectivo de esta cuenta se determinó que el saldo es razonable. Cuentas por Pagar – 2400. El grupo de cuentas por pagar reflejó un saldo de $8.038.3 millones a diciembre 31 de 2016, que constituyó el 23.29% de participación del total del Pasivo y Patrimonio de la entidad. En este grupo, se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionadas con las operaciones que lleva a cabo, en desarrollo de funciones de cometido estatal. Este saldo se discrimina de la siguiente forma:

CUADRO 53 GRUPO CUENTAS POR PAGAR

A DICIEMBRE 31 DE 2016 (En millones)


2401 Adquisición de Bienes y Servicios 7.910.3

2425 Acreedores 3.1

2436 Retención en la Fuente e Impuestos de Timbre 113.3

2440 Impuestos, Contribuciones y Tasas por Pagar 4.9

2445 Impuesto al Valor Agregado – IVA 1.5

2460 Créditos Judiciales 5.2

TOTALES 8.038.3 Fuente: Libros Contables.

De las cuentas por pagar se verificaron selectivamente las siguientes: Adquisición de Bienes y Servicios –2401 A diciembre 31 de 2016 la cuenta de adquisición de bienes y servicios reflejó un saldo de $7.910.3 millones, que constituyó el 98.41% de las obligaciones contraídas por la entidad, distribuido en bienes y servicios ($247.0 millones) y proyectos de inversión ($7.663.3 millones). Se analizó selectivamente los bienes y servicios con sus cuentas correlativas de acuerdo con la muestra de contratación y no se detectaron observaciones. Acreedores - 2425




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La cuenta de Acreedores presentó un saldo de $3.1 millones a diciembre 31 de 2016 y representó el 0.04% del total de las cuentas por pagar y se compone del valor de las obligaciones adquiridas por la entidad, en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, por concepto de descuentos de nómina por aportes pensiones y a la seguridad social. Efectuado el análisis selectivo de esta cuenta se concluye que el saldo se encuentra razonable. Retención en la Fuente e Impuestos de Timbre - 2436 A diciembre 31 de 2016 esta cuenta reflejó un saldo de $113.3 millones, representando el 1.41% del total del grupo de cuentas por pagar. Constituye el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención frente a todos los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con la normatividad vigente. Efectuado el análisis selectivo se determinó que el saldo se encuentra razonable. Créditos Judiciales – 2460 Los créditos judiciales presentan un saldo de $5.2 millones y constituye el 0.06% del total de las cuentas por pagar. Esta cuenta refleja el valor de las obligaciones por concepto de fallos en contra de la entidad debidamente ejecutoriada, como fue el fallo de tutela emitido por el Juzgado 31 Penal Municipal con Función de Control de Garantías de Bogotá, según Proceso 2016-00118 a favor de Graciela Sánchez Silva, por lo tanto, su saldo se determinó razonable. Pasivos Estimados – Provisión para Contingencias – 2710 A diciembre 31 de 2016 la cuenta de Pasivos Estimados Provisión para Contingencias – Litigios, como su correlativa de gastos de provisión para contingencias - litigios, no presentan movimientos contables. Los Pasivos Estimados representan el valor estimado, justificable y cuya medición monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de la entidad contable pública, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situación financiera. Gastos de Operación Generales - Estudios y Proyectos. - 521106 Durante la vigencia 2016 los gastos de operación generales presentó un saldo de $63.420.2 millones, que se verificó selectivamente de acuerdo con la identificación de la muestra de contratación del Plan de Trabajo de la auditoría PAD 2017, Vigencia 2016, determinando que los movimientos fueron razonables excepto por




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las observaciones que se presentan en las cuentas de recursos entregados en administración y las construcciones en curso. Cuentas de Orden Acreedoras – Responsabilidades Contingentes – Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos – 9120. Esta cuenta reflejó un saldo de $2.556.9 millones a diciembre 31 de 2016, que representa el 53.40% del valor de las demandas interpuestas por terceros en contra de la entidad por procesos administrativos. La contrapartida de esta cuenta corresponde a Responsabilidades Contingentes por contra (DB) – 9905. El valor registrado contablemente pertenece al reportado por el Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá, D. C. – SIPROJ WEB, que contiene 18 procesos , de los cuales 15 tienen valoración y corresponden al saldo de la cuenta. En consecuencia del análisis efectuado selectivamente a la cuenta no se determinan observaciones. Cuentas Reciprocas Los saldos de las cuentas reciprocas están relacionadas en el formato CGN 002 de la Contaduría General de la Nación, que se encuentra debidamente firmado por Secretaría General. Se cotejaron selectivamente los saldos que lo componen, determinando que no existen observaciones. Control Interno Contable. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., cumplió con la Evaluación del Control Interno Contable de la vigencia 2016, de acuerdo con la Resolución No. 357 de julio 23 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación. La entidad no ha realizado el levantamiento de la toma física de inventarios de bienes a diciembre 31 de 2016, con el fin de cotejar los saldos registrados en cada cuenta, que pudiera confrontarse con los saldos registrados en cada cuenta, con el fin de determinar faltantes, sobrantes y realizar los ajustes a que haya lugar. Sin embargo, la entidad realiza conciliaciones de la información entre el área de inventarios y la financiera, sin evidenciar diferencias y efectuó seguimientos físicos y depuración de los bienes. Sin embargo, la entidad suscribió el contrato de prestación de servicios No. 2211500-794-2016 de noviembre 23 por valor de $113.8 millones, suscrito con la




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Organización Levin de Colombia S.A.S., cuyo objeto es prestar los servicios especializados en toma física de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Se presentan inconsistencias en las carpetas contractuales relacionados con los soportes de ejecución y órdenes de pago, no se están archivando en un solo expediente, sino que se encuentran en diferentes partes, por lo tanto, los documentos relacionados con una misma actuación deben estar organizados en un solo expediente, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad A diciembre 31 de 2016 la Secretaría efectuó conciliaciones entre las áreas que generan información contable, previa a la realización del proceso de cierre, garantizó la consistencia de la información administrativa y financiera. El sistema de Control Interno Contable se califica como Confiable, de acuerdo con la evaluación realizada y procedimientos establecidos.




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3. OTROS RESULTADOS

3.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTO

La Dirección de Fiscalización Sector Gobierno no tiene formulado a la fecha ningún Pronunciamiento dirigido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. 3.2 ATENCIÓN DE QUEJAS Durante el desarrollo del proceso auditor, se trasladó al equipo auditor como insumos, la Petición Ciudadana de solicitud Vigilancia Fiscal No. 1-2017-02146 de fecha 2017-02-02 al cual se le dio el trámite respectivo y una vez comunicado el informe Final, se le enviará respuesta definitiva al Peticionario. 3.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL En desarrollo del proceso auditor se identificaron beneficios de control fiscal en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., así: El Sujeto de control en cumplimiento del Plan de Mejoramiento, planteó la acción correctiva del hallazgo 2.2.1.1.2 incremento de Pasivos Exigibles, comunicado en el Informe de Auditoría a la vigencia 2015 PAD 2016, adelantó depuración de Pasivos Exigibles para la vigencia 2016 y realizó liberaciones por $39.527.658 y pagos por $17.130.085; en tal sentido las liberaciones son consideradas como beneficio de control fiscal directo y los pagos como beneficio indirecto. De acuerdo al Plan de Mejoramiento relacionado con el componente de Estados Contables y en cumplimiento de las descripciones de las acciones correctivas 2.3.1.2.3.1 y 2.3.1.2.10.1, se determinaron ajustes contables o beneficios indirectos que ascienden a $27.212.371.462 por registros de incapacidades de funcionarios y registro de contratos que suscribió la entidad, los cuales quedaron reflejados en el informe final de la auditoría de regularidad de la vigencia 2015, PAD 2016. En el desarrollo de los Programas de auditoria se verificaron los ejercicios antes descritos, a pesar, de que los vencimientos de las acciones correctivas en el Plan de Mejoramiento eran posteriores y éstos ya se habían realizado, de acuerdo con los soportes.




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4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR

(En pesos)

REFERENCIACIÓN

ADMINISTRATIVOS 41

2.1.1.2.1 2.1.2.1 2.1.3.12 2.2.1.7 2.1.1.2.2 2.1.3.1 2.1.3.13 2.3.1.1.1 2.1.1.2.3 2.1.3.2 2.3.1.1.2 2.1.1.2.4 2.1.3.3 2.1.4.1 2.3.1.2.1 2.1.1.2.5 2.1.3.4 2.1.4.2 2.3.1.3.1 2.1.1.2.6 2.1.3.5 2.1.4.3 2.3.1.4.1 2.1.1.2.7 2.1.3.6 2.2.1.1 2.3.1.6 2.1.1.2.8 2.1.3.7 2.2.1.2 2.1.1.2.9 2.1.3.8 2.2.1.3 2.1.1.2.10 2.1.3.9 2.2.1.4 2.1.1.2.11 2.1.3.10 2.2.1.5 2.1.3.11 2.2.1.6

DISCIPLINARI0S 9

2.1.3.1 2.2.1.1 2.1.3.4 2.2.1.3 2.1.3.6 2.2.1.4 2.1.3.10 2.1.3.11 2.1.3.12

PENALES

FISCALES

N.A: No aplica.


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