INDICE

1. DATOS ALFANUMÉRICOS, NUMÉRICOS, FECHA, ETC.

2. COMO USAR LAS HOJAS DE TRABAJO.

3. INSERCIÓN DE HOJAS.

4. ELIMINACIÓN DE HOJAS.

5. COPIA DE HOJAS Y MOVIMIENTO DE HOJAS.

6. TRABAJO CON RANGOS.

7. INSERCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

8. ELIMINACIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

TIPOS DE DATOS

Tipo de dato informático es un atributo de una parte de los datos que indica al ordenador (y/o al

programador) algo sobre la clase de datos sobre los que se va a procesar. Esto incluye

imponer restricciones en los datos, como qué valores pueden tomar y qué operaciones se

pueden realizar. Tipos de datos comunes son: enteros, números de coma flotante (decimales),

cadenas alfanuméricas, fechas, horas, colores, etc.

Por ejemplo, por lo general el tipo "int" representa un conjunto de enteros de 32 bits cuyo rango

va desde el -2.147.483.648 al 2.147.483.647, así como las operaciones que se pueden realizar

con los enteros, como son la suma, la resta, y la multiplicación. Los colores, por su parte, se

representan como tres bytes denotando la cantidad de rojo, verde y azul, y una cadena de

caracteres representando el nombre del color; las operaciones permitidas en este caso

incluyen la adición y la sustracción, pero no la multiplicación.

Éste es un concepto propio de la informática, más específicamente de los lenguajes de

programación, aunque también se encuentra relacionado con nociones similares de

la matemática y la lógica.

En un sentido amplio, un tipo de datos define un conjunto de valores y las operaciones sobre

estos valores.1 Casi todos los lenguajes de programación explícitamente incluyen la notación

del tipo de datos, aunque lenguajes diferentes pueden usar terminologías diferentes. La mayor

parte de los lenguajes de programación permiten al programador definir tipos de datos

adicionales, normalmente combinando múltiples elementos de otros tipos y definiendo las

operaciones del nuevo tipo de dato. Por ejemplo, un programador puede crear un nuevo tipo de

dato llamado "Persona" que específica que el dato interpretado como Persona incluirá, por

ejemplo, un nombre y una fecha de nacimiento.

Un tipo de dato puede ser también visto como una limitación impuesta en la interpretación de

los datos en un sistema de tipificación, describiendo la representación, la interpretación y la

estructura de los valores u objetos almacenados en la memoria del ordenador. El sistema de

tipificación usa información de los tipos de datos para comprobar la verificación de los

programas que acceden o manipulan los datos.

ALINEACION DE DATOS

Seleccionamos las celdas correspondientes a los números o el texto que queremos centrar,

alinear a la derecha, alinear a la izquierda o centrar. Por ejemplo para centrar:

En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen

centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral

derecho de la Barra formato.

Otra manera para realizar la alineación es:

Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón

Pulsamos sobre Formato de celdas

Pulsamos sobre la pestaña Alineación

Y en Horizontal seleccionamos Derecha

DATOS ALFANUMERICOS

Son cadenas de caracteres que se utilizan para representar títulos, nombres, etc. al introducir texto o números seguidos de texto en una celda, el programa reconoce como alfanuméricos automáticamente y los alinea a la izquierda. Son los datos que no se emplearan en operaciones numéricas.

La entrada de datos es necesaria para muchos tipos de trabajo diferentes. Cualquier

información de tiempo que deba ser extraída desde una fuente manual y ser transferida a una

fuente electrónica, típicamente requiere la entrada de datos. Esto es especialmente cierto si los

datos que deben ser electrónicos tienen que ser manejables. Dicho de otro modo, si alguna vez

puede haber necesidad de cambiar o modificar los datos, no solo se pueden explorar en forma

de imagen. Los datos que no necesitan ser editados, pero que todavía tienen que estar

disponibles en varios sistemas o base de datos que comparten información entre sí, a menudo

deben estar en un formato que sea más fácil de reconocer en otros sistemas que puedan

proporcionar una imagen. También es, a veces, menos costoso tener trabajadores de data

entry que ingresen los datos a que comprar un sistema de digitalización y de reconocimiento

óptico de caracteres.

(Los datos que contienen las letras alfabéticas mezcladas con números y caracteres

especiales) en Microsoft Excel para que lograr los resultados que desea. Este artículo también

proporciona una sección de solución de problemas.

Cuando se ordena una columna que contenga caracteres alfanuméricos, el criterio de

ordenación puede devolver resultados inesperados. Excel ordena los valores de izquierda a

derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel

colocará la celda detrás de la celda que contiene la entrada "A1" y antes de una celda que

contiene la entrada "A11".

Entrada de datos alfanumérica La entrada de datos que requiere la entrada de caracteres de letras y caracteres de números en un entorno electrónico que se llama entrada de datos alfanuméricos. Aunque una gran cantidad de trabajos de entrada de datos solo requieren números para ser introducidos desde un teclado de 10 teclas, la mayoría de estas posiciones requieren algún trabajo alfanumérico para llevar a cabo ocasionalmente, si no regularmente.

Velocidad Empresas con puestos de trabajo de entrada de datos alfanuméricos contratan principalmente basado en la velocidad de pulsación de tecla. La velocidad se mide en pulsaciones por hora en vez de palabras por minuto como se describe para la tipificación ordinaria. La mayoría de los puestos de trabajo requieren que los operadores de entrada de datos alfanuméricos escriban entre 7.000 y 12.000 KPH.

Exactitud El segundo factor más importante para un vendedor de entrada de datos alfanuméricos es la tasa de presión. Una tasa aceptable de precisión para una persona empleada en esta posición es del 95 por ciento. Diferentes empresas tienen diferentes normas.

Pruebas Hay muchas pruebas de rendimiento disponibles con el fin de determinar la velocidad de entrada de datos alfanuméricos y el nivel de precisión. Pruebas gratuitas están disponibles en

línea. El software de estas pruebas está disponible para comprar. La mayoría de las agencias de empleo requieren que estas pruebas sean completadas y aprobadas antes de colocar a un trabajador de oficina en este trabajo.

Empleos La entrada de datos alfanumérica se utiliza en las empresas que realizan la recolección de datos y servicios de datos de entrada de contratación. La mayoría de los trabajos de oficina requieren una cierta cantidad y tipos de datos alfanuméricos para ingresar por todo el personal administrativo. Muchos puestos de venta al por menor también requieren realizar algunas tareas de entrada de datos alfanuméricos.

Dentro de este tipo de dato encontramos los de tipo carácter (Simple) y cadena de caracteres

(estructurado). Son datos cuyo contenido pueden ser letras del abecedario, dígitos o símbolos

especiales, y que van cerrados con comillas o dobles comillas dependiendo del lenguaje de

programación, aunque este tipo de datos puede contener números, no pueden ser utilizados

para realizar operaciones aritméticas.

Un dato tipo carácter contiene un solo carácter.

Por ejemplo:

„a‟ „b‟ „9‟ „_‟ „#‟

Excel ordena los datos en el orden siguiente:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J

K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Apóstrofos (') y guiones (-) se omiten, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales

salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.

Por ejemplo, si utiliza Excel para ordenar la siguiente columna de datos

a1

a2

a3 etc...

de forma predeterminada, es el resultado de la ordenación:

1

2

3

1a

2ª etc.

Formato correcto y ordenar datos alfanuméricos

Formato correcto y ordenar datos alfanuméricos

Si el formato de datos mediante la función de texto, Excel convierte los valores de texto en un

formato de número específico.

Dentro de los tipos numéricos existen dos tipos principales: los enteros y los reales (con decimales). Los enteros incluyen a los números naturales (que sirven para contar cosas: 1,

2,3,...) a los negativos (-1,-2,-3,...) y al cero. Mientras que los reales incluyen a los enteros pero también a los números fraccionarios, racionales e irracionales (como la raíz cuadrada de dos o el número Pi), es decir todo lo que puede ser representado con decimales (0 Los datos que se pueden guardar en variables pueden ser de diferentes tipos, estos.14 , 15.67 , -6.8998762 ,etc.).

Los enteros se declaran con la palabra int, que viene del término ingles integer. Mientras que los reales se declaran con la palabra

Float, este término viene de la denominación inglesa de "coma flotante" qué es como se llamaba a estos números. Así, en el ejemplo que sigue, la primer línea declara una variable llamada "miVar" de tipo entero, la segunda declara una variable de tipo real llamada "otraVar", la tercer línea declara 3 variables "a","b" y "c" de tipo entero, y la última línea dos variables (d y e) de tipo real.

Cada tipo de dato define las operaciones que se pueden realizar con dichas variables. Por ejemplo, las variables enteras permiten las 4 operaciones aritméticas básicas: +,-,*,/ (es decir: suma, resta, multiplicación y división, respectivamente). Si bien la variables de tipo real también permite las cuatros operaciones básicas, una de la diferencias principales es que la división es diferente. Por ejemplo, la división con datos enteros devuelve valores enteros, mientras que la división real devuelve un resultado con decimales.

En este ejemplo, la división entre las variables a y b devuelve como resultado un 3 (en vez de 3.3333... que sería el resultado más preciso), mientras que la división entre c y d devuelve 6.6666666.... . En las dos últimas líneas se puede ver también que es posible operar variables entre sí y asignar el resultado de dicha operación a otra variable.

El ejemplo que sigue muestra algunas formas abreviadas de escribir ciertas operaciones, como en el caso de a=a+1 que pueden ser escrito como a++:

Datos Alfanuméricos

Los datos alfanuméricos permiten trabajar con caracteres y cadenas de caracteres (secuencias de caracteres). Los caracteres que la computadora puede utilizar pertenecen al código ASCII Los dos tipos de datos alfanuméricos que se pueden usar son el tipo carácter y el tipo cadena de caracteres, la diferencia entre estos dos tipos es que el primero sólo puede almacenar un carácter mientras que el segundo puede almacenar secuencias y por ende palabras oraciones y cualquier otro tipo de secuencia. Los caracteres se declaran con la palabra char y sus valores constantes se encierran con comillas simples.

Las cadenas de caracteres se declaran con la palabra String y sus valores constantes se encierran entre comillas dobles. La función de las comillas en ambos casos es de distinguir los valores alfanuméricos del resto del texto del algoritmo. En el ejemplo que sigue se puede ver también la única operación que permiten los tipos alfanuméricos, la concatenación, que se representa con el signo (+). En la cuarta línea se puede ver como se le asigna a la variable c la concatenación de la variable a y la variable b, es decir el valor de la variable a ("hola ") y el valor de la variable b ("mundo!!!!"), lo que sería "hola "+"mundo!!!!"

DATOS NUMÉRICOS:

Cuando los datos son solo numéricos, Excel los alinea a la derecha todo numero que se introduzca en la celda es tomado como dato numérico, a menos que se especifique lo contrario estas cantidades pueden ser enteras, decimales o racionales.

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan

cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el

contenido será alineado a la derecha

NUMÉRICOS Este tipo de dato puede ser real o entero, dependiendo del tipo de dato que se

vaya a utilizar.

Enteros: son los valores que no tienen punto decimal, pueden ser positivos o negativos y el

cero.

Tipos de datos numéricos

Los tipos de datos numéricos comprenden dos categorías, los enteros y los números con punto

flotante.

Números enteros

La principal diferencia entre cada uno de los tipos enteros es su tamaño, que va desde 1 byte

de almacenamiento hasta los 8 bytes. Las columnas de tipo en- tero pueden recibir dos

atributos adicionales, que deben especificarse inmediatamente después del nombre del tipo:

• Unsigned. Indica que el entero no podrá almacenar valores negativos. Es responsabilidad

del usuario verificar, en este caso, que los resultados de las restas no sean negativos, porque

MySQL los convierte en positivos.

• Zerofill. Indica que la columna, al ser mostrada, rellenará con ceros a la izquierda los

espacios vacíos. Esto de acuerdo al valor especificado por M en la declaración del tipo. Una

columna con el atributo zerofill es al mismo tiempo unsigned aunque no se especifique.

la elección entre los dos tipos de datos numéricos de JScript, datos enteros y datos de punto

flotante, depende de las circunstancias específicas en las que se utilicen. Además, hay

distintas formas de representar los datos enteros y los datos de punto flotante literalmente.

Los números enteros positivos, los números enteros negativos y el cero son números

enteros. Se pueden representar en base 10 (decimal), base 8 (octal) y base 16

(hexadecimal). La mayor parte de los números de JScript se escriben en decimal. Para denotar

enteros octales, antepóngales un 0 (cero). Sólo pueden contener dígitos del 0 al 7. Un número

precedido por un 0 que contiene los dígitos 8 o 9 se interpreta como un número decimal. El uso

de números octales no suele ser recomendable.

Para indicar enteros hexadecimales (hex), antepóngales "0x" (cero y x o X). Sólo pueden

contener dígitos del 0 al 9 y letras de la A la F (mayúsculas o minúsculas).Las letras

comprendidas entre la A y la F se representan, como dígitos, con los números comprendidos

entre 10 y 15 en base 10. Es decir, 0xF es equivalente a 15 y 0x10 es equivalente a 16.

Los números octales y hexadecimales pueden ser negativos, pero no pueden contener una

parte decimal ni escribirse en notación científica (exponencial).

Los valores de punto flotante son números enteros con una parte decimal. Al igual que los

enteros, se pueden representar literalmente con dígitos seguidos del separador decimal y más

dígitos. Además, pueden expresarse en notación científica. Es decir, se utiliza una e en

mayúsculas o minúsculas para representar "diez a la potencia de". Los números que

comienzan con un solo 0 y contienen un separador decimal se interpretan como un literal

decimal de punto flotante y no como un literal octal.

Además, en JScript los números de punto flotante pueden representar valores numéricos

especiales, algo que no pueden hacer los tipos de datos integrales. Estos son:

NaN (Not a number, no es un número): se utiliza al realizar una operación matemática

en datos inapropiados, como cadenas o con el valor no definido.

Infinity: se utiliza cuando un número positivo es demasiado grande para representarlo

en JScript.

-Infinity (infinito negativo): se usa cuando un número negativo es demasiado grande

para representarlo en JScript.

Cero negativo y positivo. JScript distingue entre cero positivo y negativo en algunos

casos.

Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E . Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fechas:

Las bases de datos en Excel son frecuentemente actualizadas por los usuarios por lo que en

ocasiones es necesario tener un control de cambios que nos permita registrar la fecha y hora

de modificación de una celda. De esta manera siempre sabremos el momento de la última

actualización de un registro

Microsoft Excel es un software de tipo de hoja de cálculo. Tiene muchos usos en negocios y

personales y es una herramienta perfecta para utilizar al almacenar registros. Ya sea que

mantengas un inventario de ventas o lleves el registro de tus finanzas personales, ingresar el

sello de fecha y hora cuando editas un documento puede ser de ayuda cuando revisas tus

registros y quieres saber cuándo editaste la hoja de cálculo. Muchos usuarios de Excel utilizan

esta característica, por ello Microsoft ha agregado atajos en el teclado convenientes que te

permiten añadir un sello de fecha y hora en cuestión de segundos.

Meses:

m Asigna el numero 1 a enero, 2 a febrero y así sucesivamente hasta 12 que corresponde a

diciembre.

mm Asigna el código 01 a enero y correlativamente hasta 12 diciembre.

mmm Abrevia el nombre de los meses a las tres primeras iniciales, así enero es ene.

mmmm Muestra el nombre completo de los meses.

mmmmm Presenta cada mes con la primera letra de su nombre, enero es e.

Días:

d Codifica los días con números, el día 1 es 1 y el día 22 es 22.

dd Codifica los días con dos dígitos, el día 1 es 01 y el día 22 es 22.

ddd Muestra el nombre de los días abreviado con los tres primeras letras, ejemplo vie para

viernes.

dddd Cada día se expresa con su nombre completo.

Años:

aa Representa el año con los dos últimos dígitos, ejemplo 2022 es 22.

aaaa Presenta todos los dígitos del año.

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:

1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

Valores constantes

En programación (La programación es el proceso de diseñar, codificar, depurar y mantener

el código fuente de programas computacionales. El código fuente es escrito en un lenguaje de

programación. El propósito de la programación es crear programas que exhiban un

comportamiento deseado. El proceso de escribir código requiere frecuentemente

conocimientos en varias áreas distintas, además del dominio del lenguaje a utilizar, algoritmos

especializados y lógica formal. Programar no involucra necesariamente otras tareas tales como

el análisis y diseño de la aplicación (pero sí el diseño del código), aunque sí suelen estar

fusionadas en el desarrollo de pequeñas aplicaciones.), una constante es un valor que no

puede ser alterado durante la ejecución de un programa.

Una constante corresponde a una longitud fija de un área reservada en la memoria principal del

ordenador, donde el programa almacena valores fijos.

Por ejemplo:

El valor de pi = 3.1416

Por conveniencia, el nombre de las constantes suele escribirse en mayúsculas en la mayoría

de lenguajes.

Textos

La función texto en Excel nos ayuda a convertir un valor numérico en texto y además nos

permite indicar el formato que deseamos aplicar a dicho texto. La función TEXTO es

especialmente útil cuando deseamos dar formato a un número antes de ser concatenado con

otra cadena de texto.

Valor: El valor numérico que convertiremos a texto. Puede ser la referencia a la celda que contiene el valor numérico.

Formato: Cadena de texto que indica el formato que se aplicará al valor numérico.

Los formatos indicados en la función TEXTO utilizan una serie de códigos especiales que nos permiten obtener el resultado deseado. Estos códigos son los mismos que se utilizan en el formato personalizado de una celda en Excel.

Código #: Indica que ese espacio estará ocupado por un número.

Código?: Indica que ese espacio estará ocupado por un número y si no está presente lo rellena con un espacio en blanco.

Código 0: Indica que ese espacio estará ocupado por un número y si no está presente lo rellena con el número cero.

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

En terminología informática y de telecomunicaciones, un carácter es una unidad

de información que corresponde aproximadamente con un grafema o con una unidad o símbolo

parecido, como los de un alfabeto o silabario de la forma escrita de un lenguaje natural.

Un ejemplo de carácter es una letra, un número o un signo de puntuación. El concepto también

abarca a los caracteres de control, que no se corresponden con símbolos del lenguaje natural

sino con otros fragmentos de información usados para procesar textos, tales como el retorno

de carro y el tabulador, así como instrucciones para impresoras y otros dispositivos que

muestran dichos textos

Los ordenadores y los equipos de comunicaciones representan caracteres mediante el uso de

una codificación que asigna un valor a cada carácter (típicamente, un

valor entero representado por una secuencia de bits.(Un bit es un dígito del sistema de

numeración binario. Las unidades de almacenamiento tienen por símbolo bit. Mientras que en

el sistema de numeración decimal se usan diez dígitos, en el binario se usan solo dos dígitos,

el 0 y el 1. Un bit o dígito binario puede representar uno de esos dos valores: 0 o 1) Que puede

ser almacenado o transmitido por una red. La codificación (El resultado de la codificación son

los códigos, los cuales son cuerpos legales sistemáticos, redactados con la técnica legislativa

mas depurada.

La codificación por lo general es encargada a una comisión de jurisconsultos para que redacten

el Código.

Cuando recién aparecieron los Códigos modernos o contemporáneos (es decir, en el siglo

XVIII), la codificación fue rechazada por la Escuela Histórica del Derecho, por que se pensó

que los Códigos eran definitivos y que por ello no permitirían el desarrollo del derecho

(tesis que no prosperó).

Podemos afirmar que el derecho que mas ha evolucionado es el derecho codificado como el

caso del derecho civil peruano, sin embargo, esto no ocurre siempre por ejemplo en el

derecho comercial peruano, el derecho ha evolucionado mas en las ramas del derecho

comercial que han seguido el sistema legislativo de las leyes especiales, en tal sentido el

derecho comercial ha evolucionado mas en las siguientes ramas: derecho cartular

(Independientemente del discutido concepto de incorporación del derecho en el documento,

encontramos en el título de crédito otro elemento que es llamado por

la doctrina relación cartular o cartácea.) o derecho cambiario, derecho societario, derecho

bursátil, derecho de quiebras que ahora lo conocemos como derecho concursal entre otras

ramas del derecho comercial. Además es necesario precisar que al momento de legislar se

debe elegir la codificación sólo para las ramas del derecho que se encuentran mas

desarrolladas, sin embargo, esto no quiere decir que todas las ramas del derecho que se

encuentran mas desarrolladas se encuentran codificadas o se deben codificar, por que para

llegar a la codificación el derecho debe evolucionar lo suficiente y también por que al momento

de legislar la codificación es un sistema de legislar al igual que el sistema de legislar de las

leyes especiales. Es decir, la codificación es una técnica de legislar que no debe ser utilizada

en todas las ramas del derecho, sino sólo en algunas ramas del derecho. ) Más común ha sido

hasta hace poco ASCII, (es un código de caracteres basado en el alfabeto latino, tal como se

usa en inglés moderno y en otras lenguas occidentales. Fue creado en 1963 por el Comité

Estadounidense de Estándares (ASA, conocido desde 1969 como el Instituto Estadounidense

de Estándares Nacionales, o ANSI) como una refundición o evolución de los conjuntos de

códigos utilizados entonces en telegrafía. Más tarde, en 1967, se incluyeron las minúsculas, y

se redefinieron algunos códigos de control para formar el código conocido como US-ASCII.

El código ASCII utiliza 7 bits para representar los caracteres, aunque inicialmente empleaba un

bit adicional (bit de paridad) que se usaba para detectar errores en la transmisión. A menudo se

llama incorrectamente ASCII a otros códigos de caracteres de 8 bits, como el estándar ISO-

8859-1, que es una extensión que utiliza 8 bits para proporcionar caracteres adicionales

usados en idiomas distintos al inglés, como el español.

ASCII fue publicado como estándar por primera vez en 1967 y fue actualizado por última vez

en 1986. En la actualidad define códigos para 32 caracteres no imprimibles, de los cuales la

mayoría son caracteres de control obsoletos que tienen efecto sobre cómo se procesa el texto,

más otros 95 caracteres imprimibles que les siguen en la numeración (empezando por el

carácter espacio).

Casi todos los sistemas informáticos actuales utilizan el código ASCII o una extensión

compatible para representar textos y para el control de dispositivos que manejan texto como el

teclado. No deben confundirse los códigos ALT+número de teclado con los códigos ASCII.) si

bien actualmente se está haciendo más popular el Unicode. Un ejemplo de codificación no

digital sería el código Morse, que en lugar de usar bits representa los caracteres mediante una

serie de impulsos eléctricos de longitud variable (puntos y rayas).

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Se tiene tres argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.

Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.

Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.

La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se

unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos.

Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el

apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula

siguiente:

=CONCATENATE (A1," ",B1)

El segundo argumento del ejemplo (" ") es un carácter de espacio. Todos los caracteres de

espacio o puntuación que desee que aparezcan en el argumento, debe especificarlos como un

argumento entre comillas.

Sintaxis CONCATENATE(text1, [text2], ...)

La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:

Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará.

Texto2; ... Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben estar separados con punto y coma.

NOTA También puede utilizar el operador de cálculo símbolo de "y" comercial (&) en lugar

de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo,=A1 & B1 devuelve el

mismo valor que=CONCATENATE (A1, B1)

Ejemplo

Use el libro incrustado que se muestra aquí para trabajar con ejemplos de esta función. Puede

inspeccionar y cambiar fórmulas existentes, escribir sus propias fórmulas y leer información

adicional sobre la función.

Las fórmulas de este ejemplo usan la función CONCATENAR para facilitar la creación de

frases e instrucciones a partir de los datos de las celdas.

Formulas y funciones

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo

debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los

resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel.

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas.

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Ingresar una fórmula manualmente

La manera más simple de introducir una fórmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto así como realizar cualquier edición con el teclado.

Fórmulas.

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Sen,Cos,etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores son :

ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -

* / % ^

TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:

RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de

celdas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.

Ejemplo: A1,G5

Editar fórmulas en Excel

Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:

Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.

Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.

Fórmulas básicas

SUMA de las celdas desde A1 a A10 = suma(A1:A10)

PROMEDIO de las celdas desde A1 a A10 = promedio(A1:A10)

MAXIMO de las celdas desde A1 a A10 = Max (A1:A10)

MINIMO de las celdas desde A1 a A10 = min(A1:A10)

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante

fórmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de cálculo. Las

formulas se pueden utilizar para múltiples usos antes mencionados.

Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula son:

Función REDONDEAR. Redondea un número al número de decimales especificados.

=REDONDEAR (número, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR (A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.

=REDONDEAR (A1,2), el resultado es 1.12.

Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia arriba, en dirección contraria

a cero.

=REDONDEAR.MAS (número, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MAS (A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.

Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero hacia abajo, en dirección hacia

cero.

=REDONDEAR.MENOS (número, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MENOS (A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1.

Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento

criterio.

=SUMAR.SI (rango, criterio, rango_suma), ejemplo:

=SUMAR.SI (A1:A3,">100",B1:B3), Se lee de la siguiente manera.

Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.

Función MAX.Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Función MIN.Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Utilizamos el mismo

ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.

Función PROMEDIO. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

=PROMEDIO (numero1, numero2…númeroN)

Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error.

1. Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se

deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), formulas o

funciones.

4. Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ",".

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre -función (argumento1, argumento 2,…, argumento N).

FORMULAS DE EXCEL

1) =PROMEDIO(A1:B1): Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los

cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

2) =ATAN(A1:B1): devuelve el arco tangente de un numero en radianes, dentro del intervalo –

Pi/2ª Pi/2.

3) =SUMA(A1:B1): Suma rodos los números en un rango de celdas.

4) =SI(S1:B1):Compruebe si se cumple una condición y devuelve una valor si se evalúa como

verdadero y otro valor si se evalúa falso.

5) =HIPERVINCULO(A1:B1): crea un salto directo o salte que abre un documento guardado en

el disco duro, en un servidor de red o en Internet.

6) =CONTAR(A1:B1): Cuenta el numero de celda de un rango que contienen números.

7) =ABS(A1:B1): Devuelve el valor absoluto de un numero, es decir, un numero sin signo.

8) =ACOS(A1:B1): devuelve el arcoseno de un numero, en radianes, dentro del intervalo 0 a Pi.

El arcoseno es el ángulo cuyo coseno es Numero.

9) =ACOSH(A1:B1): Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un numero.

10) =AHORA(A1:B1): Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

11) =ALEATORIO(A1:B1): Devuelve un numero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1,

distribuido (cambia al actualizarse).

12) =ALEATORIO.ENTRE(A1:B1): Devuelve el numero aleatorio entre que los números que

especifique.

13) =AMORTIZ.LIN(A1:B1): Devuelve la depreciación lineal prorrateada de un activo para cada

periodo contable especificado.

14) =AMORTIZ.PROGRE(A1:B1): Devuelve la depreciación lineal prorrateada de un activo

para cada periodo contable especificado.

15) =AÑO(A1:B1): Devuelve el año, un entero en el rango 1900-9999.

16) =AREAS(A1:B1): Devuelve el numero de áreas de una referencia. Un área es un rango de

celdas continuas o una única celda.

17) =ASENOH(A1:B1): Devuelve el seno hiperbólico inverso de un numero.

18) =ASENO(A1:B1): Devuelve el arcoseno de un numero en radianes, dentro del intervalo –

p/2 a Pi/2.

19) =ATAN2(A1:B1): Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas, en un

valor en radianes comprendiendo entre –Pi y Pi, excluyendo –Pi.

20) =ATANH(A1:B1): Devuelve el tangente hiperbólica de un numero.

21) =BDCONTAR(A1:B1): Cuenta las celdas que contiene un numero en el campo (columna)

de registro de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

22) =BDCONTARA(A1:B1): Cuenta el numero de celdas que no están en blanco en el campo

(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

23) =BDDESVEST(A1:B1): Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las

entradas seleccionadas de una base de datos.

24) =BDDESVESTP(A1:B1): Calcula la desviación estándar asándose en la población total de

las estradas seleccionadas de una base de datos.

25) =BDEXTRAER(A1:B1): Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las

condiciones especificadas.

26) =BDMA:B1): Devuelve el numero máximo en el campo (columna) de registros de la base de

datos que coincide con las condiciones especificadas.

27) =BDMIN(A1:B1): Devuelve el numero menor del campo (columna) de registro de la ase de

datos que coincide con las condiciones especificadas.

28) =BDPRODUCO(A1:B1): Multiplica los aloes del campo (columna) de registro en la base de

datos que coincida con las condiciones especificadas.

29) =BCPROMEDIO(A1:B1): Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base

de datos que cumplen las condicionas especificadas.

30) =BDSUMA(A1:B1): Suma los números en el campo (columna) de los registros que coincide

con las condiciones especificadas.

31) =BDCAR(A1:B1): Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas

seleccionadas de una base de datos.

32) =BUSCAR(A1:B1): Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una

matriz. Proporcionado para compatibilidad con versiones anteriores.

33) =CANTIDAD.RECIBIDA(A1:B1): Devuelve la cantidad recibida al vencimiento para un valor

bursátil completamente invertido.

34) =CARÁCTER(A1:B1): Devuelve el carácter especificado por el numero de código a partir

del conjunto de carácter establecido por su PC.

35) =CELDA(A1:B1): Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la

primera celda, según el orden de lectura de la hoja, en una referencia.

36) =COCIENTE(A1:B1): Devuelve la parte entera de una división.

37) =CODIGO(A1:B1): Devuelve el código del primer carácter del texto del conjunto de carácter

usados por su PC.

38) =COLUMNA(A1:B1): Devuelve el numero de columna de una referencia.

39) =CONVERTIR(A1:B1): Convierte un numero de un sistema decimal a otro.

40) =COS(A1:B1): Devuelve el coseno de un ángulo.

41) =CRECIMIENTO(A1:B1): Devuelve el numero de una tendencia de crecimiento exponencial

coincidente con puntos de datos conocidos.

42) =DECIMAL(A1:B1): Redondea un numero a un numero especificado de decimales y

devuelve el resultado como texto con o sin comas.

43) =DELTA(A1:B1): Prueba si los dos números son iguales.

44) =DERECHA(A1:B1): Devuelve el numero especificado de caracteres de principió de un

cadena de texto.

45) =DESCIA2(A1:B1): Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos

de datos con respecto al promedio de la muestra.

46) =DIA(A1): Devuelve el día del mes (un numero de 1 a 31)

47) =DIAS360(A1:B1): Calcula el numero de días entre dos fechas basándose en un año de

360 días (doce meses de 30 días).

48) =DURACION(A1:B1): Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés

periódicos.

49) =ELEGIR(A1:B1): Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un numero

de índice.

50) =ENCONTRAR(A1:B1): Devuelve la cadena inicial de un texto de otra cadena de texto.

BUSCAR referencia entre mayúsculas y minúsculas.

51) =ESTEROS(A1:B1): Redondea un numero hasta el entero inferior mas próximo.

52) =ESPACIOS(A1:B1): Quita todos los espacios excepto los espacios individuales entre

palaras.

53) =EXTRAE(A1:B1): Devuelve los carácter de una cadena de texto, dada una posición y

longitud iníciales.

54) =FACT.DOBLE(A11:B1): Devuelve el factorial doble de un numero.

55) =FISHER(A1:B1): Devuelve la transformación Fisher o coeficiente Z.

56) =GRADOS(A1:B1): Convierte radianes en grados.

57) =IGUAL(A1:B1): Compruebe si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve

VERDADERO o FALSO. EXACTO diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

58) =IMAGINARIO(A1:B1): Devuelve el coeficiente imaginario de un numero complejo.

59) =INFO(A1:B1): Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.

60) =JERARQUIA(A1:B1): Devuelve la jerarquía de un numero dentro de una lista: su tamaño a

con relación a los otros valores en la lista.

61) =LARGO(A1:B1): Devuelve el numero de carácter de una cadena de texto.

62) =LIMPIAR(A1:B1 todos los caracteres no imprimibles del texto.

63) =LN(A1:B1): Devuelve el logaritmo natural de un numero.

64) = el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.

65) =MEDIANA(A1:B1): Devuelve la mediana o el numero central de un conjunto de números.

66) =MIN(A1:B1): Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y

el texto.

67) =MONEDA(A1:B1): Convierte un numero en texto usando formato de moneda.

68) =MULTINOMINAL(A1:B1): Devuelve el polinomio de un número.

69) =MULTIPLO.INFERIOR(A1:B1): Redondea un numero hacia abajo, hacia cero, al múltiplo

significativo mas cercano.

70) =MULTIPLO.SUPERIO(A1:1): Redondea un numero hacia arriba, al entero o múltiplo

significativo mas próximo.

71) =NUMERO.ROMANO(A1:B1): Convierte un numero aravico en numero romano, en formato

de texto.

72) =POTENCIA(A1:B1): Devuelve el resultado de elevar el numero a una potencia.

73) =PRECIO(A1:B1): Devuelve el precio de 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que

paga una tasa de interés periódica.

74) =PRODUCTO(A1:B1): Multiplica todos los números especificados como argumentos.

75) =REDONDEAR(A1:B1): Redondea un numero al numero de decimales especificados.

Insertar funciones

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4) Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

Las funciones Excel se definen como el conjunto de formulas que incorpora la aplicación Excel y que tienen por objetivo realizar cálculos predefinidos aportando únicamente los valores que se quieren calcular.

El concepto de las funciones y formulas Excel lo veremos más claro con el siguiente ejemplo:

Imaginemos que queremos calcular la potencia de 3 elevado a 10, para ello tenemos dos opciones:

1. Multiplicar en nuestra hoja de cálculo 10 veces el número 3, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos escribir =3*3*3*3*3*3*3*3*3*3

2. Utilizar la función “POTENCIA” que viene incorporada en la aplicación Excel, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos de escribir POTENCIA (3;10)

Comparando ambas opciones, la método segundo nos aporta el valor deseado en el mínimo tiempo posible y sin errores, imagínate que ahora queremos conocer el valor de 2,56783 elevado a 150, sin duda la primera opción nos llevaría mucho tiempo para introducir la información, además de correr el riesgo de equivocarnos mientras tecleamos, por el contrario en la segunda opción solo deberíamos escribir la siguiente función POTENCIA (2,56783;150),

en apenas 2 segundos hemos escrito la función e inmediatamente hemos obtenido el valor correcto y fiable del dato que necesitamos.

Gracias a las funciones de Excel podemos realizar cálculos complejos sin necesidad de introducir formulas complejas y que nos pueden inducir a errores.

Las funciones que llevan incorporadas la aplicación Excel se clasifican en las siguientes categorías:

Matemáticas y trigonométricas - Son funciones que hacen referencia cálculos matemáticos como el cálculo de cosenos, tangentes, logaritmos, raices, etc...

Financieras - Son funciones que facilitan el cálculo y la generación de modelos financieros, hacen referencia a formulas para el cálculo de intereses, depreciaciones, pagos, etc...

Fecha y hora - Son funciones que se utilizan para el manejo y cálculo de fechas en las hojas de cálculo de Excel

Estadísticas - Son funciones que incorpora la aplicación Excel para facilitar el cálculo de estudios estadísticos, son fórmulas que nos permite calcular la media, varianza, distribuciones, variaciones ...

Búsqueda y referencia - Son funciones que nos ayuda a manipular y encontrar información dentro de las hojas Excel.

Base de datos - Son funciones que nos permiten manipular, gestionar y calcular lista de datos que se encuentren en las hojas Excel.

Ingeniería - Son funciones que ayuda a la realización de cálculos referentes a ingeniera así como modelos basados en fórmulas utilizadas en ingeniería.

Texto - Son funciones que nos permite manipular, convertir y calcular cadenas de texto, con las funciones de texto por ejemplo podemos suprimir o añadir palabras en una cadena de texto.

Lógicas - Son funciones que nos permite establecer condiciones para realizar cálculos.

Información - Son funciones que nos aportan información sobre los datos que contiene nuestra hoja de cálculo de Excel.

Definidas por el usuario - Son funciones creadas mediante macros Excel que se pueden incorporar en nuestras hojas de cálculo mediante la adición de complementos que contengan dichas funciones.

Tipos dinámicos Dentro de esta categoría entra sólamente el tipo puntero. Este tipo te permite tener un mayor control sobre la gestión de memoria en tus programas. Con ellos puedes manejar el tamaño de tus variables en tiempo de ejecución, o sea, cuando el programa se está ejecutando.

Los punteros quizás sean el concepto más complejo a la hora de aprender un lenguaje de programación, sobre todo si es el primero que aprendes. Debido a esto, no lo trataremos. Además, lenguajes que están muy de moda (por ejemplo Java) no permiten al programador trabajar con punteros.

Tipos simples Como su nombre indica son los tipos básicos en Pascal. Son los más sencillos y los más fáciles de aprender. Por todo esto, serán en los que nos centremos.

Los tipos simples más básicos son: entero, lógico, carácter y real. Y la mayoría de los lenguajes de programación los soportan, no como ocurre con los estructurados que pueden variar de un lenguaje a otro.

Tipos estructurados Mientras que una variable de un tipo simple sólo referencia a un elemento, los estructurados se refieren a colecciones de elementos.

Las colecciones de elementos que aparecen al hablar de tipos estructurados son muy variadas: tenemos colecciones ordenadas que se representan mediante el tipo array, colecciones sin orden mediante el tipo conjunto, e incluso colecciones que contienen otros tipos, son los llamados registros.

Tipos ordinales Dentro de los tipos simples, los ordinales son los más abundantes. De un tipo se dice que es ordinal porque el conjunto de valores que representa se puede contar, es decir, podemos establecer una relación uno a uno entre sus elementos y el conjunto de los números naturales.

Dentro de los tipos simples ordinales, los más importantes son:

El tipo entero (integer)

El tipo lógico (boolean)

El tipo carácter (char)

Tipos no-ordinales Simplificando, podríamos reducir los tipos simples no-ordinales al tipo real. Este tipo nos sirve para declarar variables que pueden tomar valores dentro del conjunto de los números reales.

A diferencia de los tipos ordinales, los no-ordinales no se pueden contar. No se puede establecer una relación uno a uno entre ellos y los número naturales. Dicho de otra forma, para que un conjunto se considere ordinal se tiene que poder calcular la posición, el anterior elemento y el siguiente de un elemento cualquiera del conjunto.¿Cuál es el sucesor de 5.12? Será 5.13, o 5.120, o 5.121, ...

HOJA DE TRABAJO

Hoja de trabajo:

La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para

el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las

cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y

abonos.

La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:

Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del

documento y la fecha del período en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas:

Número de orden de las cuentas.

Nombre de las cuentas con su código

Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en

ambas partes.

correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos

Se obtienen los saldos ajustados

Estado de pérdidas y ganancias

Balance general

TIC

Objetivo:

La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables,

hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes

correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales

son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el

comportamiento de una organización

La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al

cierre del período fiscal.

Los datos en las columnas estado de situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un

estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el

capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.

Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un

informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió

durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la

diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los

ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y

la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

Una hoja de trabajo define el diseño de la(s) pantalla(s) usada(s) para ingresar los datos. Es equivalente a un formulario prediseñado que debe ser rellenado por el usuario.

Como en un formulario prediseñado, una hoja de trabajo contiene un número de campos, cada uno del los cuales consiste en un nombre (o identificación) y un espacio vacío donde se escriben los datos correspondientes.

En algunos casos, uno o más campos pueden ya contener datos. Los datos que se presentan ya ingresados se denominan valores por defectos. Cuando la pantalla no es suficiente para contener una hoja de trabajo completa, esta se puede dividir en dos o más páginas y el usuario, utilizando los comandos apropiados puede pasar de una página a otra.

Hay dos tipos de hojas de trabajo: Hojas de trabajo del sistema y hojas de trabajo de ingreso.

Las hojas de trabajo de sistemas son usadas por CDS/ISIS para solicitar los parámetros requeridos para ejecutar una función determinada.

En algunos casos, cuando se requiere más de un parámetro para realizar una función dada, CDS/ISIS (es un paquete de software para los sistemas de almacenamiento y recuperación de información no-numérico) muestra una hoja de trabajo del sistema en lugar de un mensaje. Una hoja de trabajo del sistema es en realidad una serie de mensajes y solicitudes de datos. Por ejemplo, si se realiza una impresión usando los servicios de ISISPRT, CDS/ISIS desplegará una hoja de trabajo del sistema para solicitar los diversos parámetros requeridos, tales como ancho de la línea, número de líneas por página, etc.

El uso de hojas de trabajo del sistema se indica claramente en la descripción de las opciones de cada menú, y se describe en cada caso la hoja de trabajo correspondiente.

Las hojas de trabajo de ingreso, se usan para crear o modificar los registros de una base de datos. Este tipo de hoja de trabajo contiene todos los campos que pueden estar presentes en un registro. Debido a que las hojas de trabajo de ingreso deben ser definidas para ajustarse a las necesidades de diferente base de datos, CDS/ISIS cuenta con un editor de hojas de trabajo que permite adaptarlas de acuerdo a los requerimientos de cada usuario

Hoja de Trabajo de Ingresos Mensuales

Escriba su ingreso mensual de los hogares, el número de períodos de pago por año y cualquier

ingreso adicional que usted pueda tener. Use TAB para moverse entre los campos. La forma

de calcular automáticamente el total anual. Haga clic en "Calcular Promedio Mensual" para ver

su ingreso total mensual del hogar.

Ingreso Neto: Empleo A

periodos de Pago cada Año

Ingreso Neto: Empleo B

períodos de Pago cada Año

Ingreso Neto: Empleo C

Períodos de Pago cada Año

Sobresueldo

Cantidad Anual

Horas Extra

Cantidad Anual

Incentivos

Cantidad Anual

Otro

Cantidad Anual

Total Anual

Ingreso Mensual Promedio

LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columna.

En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila.

Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números.

COLUMNA

FILAS

En este ejemplo se muestra quen ,A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta

fila .

Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de

nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo.

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la

función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se

encuentra vacío.

Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales

pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el útlimo botón que

aparece en el menú de hojas y se creará una nueva

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva

A diferencia de lo que ocurría tiempos atrás, actualmente, de una forma u otra, prácticamente todas las firmas utilizan las hojas de trabajo para poder controlar y planificar mejor sus finanzas. Sin embargo, hoy la novedad reside en que muchos despachos utilizan un sistema informatizado que facilita mucho la tarea de extracción de conclusiones globales.

Pero, ¿qué es una hoja de trabajo? Es una relación diaria elaborada por el profesional en la que deben aparecer los trabajos y las gestiones realizadas, así como los clientes receptores de los mismos. Así mismo, pueden incluirse los tiempos de transporte, además de los de formación. Por tanto, la hoja suele incluir las siguientes variables:

Cliente al que va dirigido el trabajo en cuestión.

Asunto.

Clase de trabajo (conversación, reunión, llamada telefónica, visita del cliente, visita al domicilio del cliente, etc.).

Tiempo invertido.

Importe destinado.

Tal como hemos indicado, si el despacho ha informatizado el sistema de hojas de trabajo (sobre todo si nos referimos a una gran firma), cada profesional tendrá unas siglas o una clave que será fácilmente leída por el programa. De igual forma, será importante incluir la fecha.

En concreto, las funciones que cumplen las hojas de trabajo, absolutamente perfeccionadas gracias a la introducción de la informática, son:

1. Facilitan el cálculo de la facturación de todo el despacho.

2. Permiten conocer la rentabilidad de los temas en marcha o pendientes.

3. Dan información acerca de la cargabilidad del tiempo incurrido por los profesionales.

4. Sirven para “repartir” los honorarios facturados por el bufete entre los profesionales, según el tiempo que haya intervenido cada uno de ellos en cada asunto concreto.

Evidentemente, es fácil constatar que, para alcanzar estas funciones, resulta imprescindible que todos los profesionales cumplan con el trámite de la cumplimentación de estas hojas, siguiendo una misma sistemática y llevándolas al día.

Con relación a esta sistemática común a la que acabamos de hacer referencia, hay que decir que tiene una gran importancia pues, aunque existen unos criterios básicos más o menos comunes a todos los despachos, hay algunos matices que se deben dejar muy claros de entrada, tanto para el profesional como para el cliente.

Así, los criterios que son convenientes o aconsejables dejar claros de entrada son:

Qué se considera minutable y qué no. Por ejemplo, es razonable que se anote como tiempo minutable el efectivamente dedicado a prestar asesoramiento jurídico al cliente. En algunos casos, también puede incluirse el tiempo dedicado a aspectos de administración, formación o promoción. Por el contrario, no es aconsejable incluir el tiempo que se dedica a atender las reclamaciones, a concertar entrevistas, o a otras ocupaciones varias.

Debe haber una cierta coherencia o coordinación entre las distintas hojas de trabajo de los profesionales. Sobre todo nos estamos refiriendo a aquellos que forman parte de un equipo o que han trabajado juntos en un tema puntual. En este sentido, las hojas de trabajo pueden llevar a delatar la ineficacia de los profesionales. Por ejemplo, si el tema que trae un cliente es sencillo, y, en principio presupone pocos ingresos, tiene poco sentido que le atiendan en una reunión, cuatro o cinco profesionales. O una de dos, o se le tiene que cobrar mucho al cliente, lo cual puede ser imposible, o bien se desperdicia el tiempo de unos profesionales y, en definitiva, dinero.

El cómputo del tiempo empleado por cada profesional, que deberá hacerse en función de unos baremos objetivos marcados por el propio despacho y nunca por unos criterios subjetivos (calidad e importancia que le otorga el profesional al trabajo concreto, el horario en el que se ha desarrollado, etc.).

La forma de computar las reuniones, conversaciones y comunicaciones internas entre los profesionales de la firma. Lo razonable o ético será dejar constancia del mismo sólo en el supuesto de que todo ello sea estrictamente necesario para la correcta consecución de un asunto concreto.

La forma de computar el tiempo que emplea un profesional para estudiar aspectos de un tema concreto, que se supone debería conocer.

La forma de computar aquellas actividades de promoción (conferencias, seminarios, intervenciones en programas de radio o televisión, confección de artículos, etc.) que la firma, en su globalidad, ofrece de forma gratuita.

La forma de computar el tiempo que se dedica a cuestiones administrativas que comporta un asunto concreto. Por ejemplo: ordenar el archivo del cliente, o cumplimentar alguna obligación administrativa. Es evidente que, a pesar de no ser un tiempo computable en las mismas condiciones que el que se dedica a tareas más cualificadas, de alguna forma deberá hacerse constar, para repercutir unos honorarios, mayores o menores. De todos modos, aquí puede demostrar la firma la buena gestión de su personal, desde un punto de vista económico-financiero.

El modo de computar las comidas o los almuerzos con clientes. Todo dependerá del origen de la iniciativa de la comida, así como de los temas que en ellas se traten. Así puede ser que sea desde la prolongación de unas sesiones de trabajo hasta una comida de promoción.

La forma de computar el desplazamiento, que según cuál sea la situación correrá a cargo de uno o de otro. A veces, incluso, puede ser que en el transcurso del desplazamiento se aproveche para realizar un trabajo para un cliente distinto al “causante” del desplazamiento.

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En

Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como

cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información

relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y

modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse

los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico,

éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una

hoja de gráfico.

Conociendo Excel

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se

estima que está presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo

desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este

conocido programa. Pero veamos cómo es la pantalla inicial de Excel.

Barra De Menú

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que

podemos llevar a cabo:

Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la

manipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la

creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o

documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento

que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de

despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se

desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que

estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de

las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario

una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el

documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de

dialogo.

Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del

documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al

comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al

texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante

notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una región del

documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito

previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio

a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o

cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar

permiten la localización de una cadena de texto específica y si se desea ubicarla para

reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al

criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.

Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de

Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir

como se ve el documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos

definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción Barra

de Herramientas existe un submenú, en el cual aparecen las Barras de Herramientas

activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar

alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos,

además, visualizar los encabezados o pies de páginas previamente definidos. También

existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras

de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto.

Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a

porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y

variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos,

Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir comentarios,

hipervínculos, etc.

Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a

permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las

Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione

un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una galería de

estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y

Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar

también herramientas de protección de documentos, Generadores de Macros,

Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además

de las opciones de configuración y de personalización del Excel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de cálculo.

Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético,

numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea

mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de

diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de

una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son

válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un

tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites

para las entradas válidas.

Para qué sirve una planilla de cálculos

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que

trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas

interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos.

Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos,

permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e

imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que

en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la

AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos,

ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el

nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la

intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de

cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una

esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina

opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6,

D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del

rango de ejemplo.

Los libros de cuentas de Excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft

Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se

denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se

denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de planillas donde se encuentra

albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la

información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer

simplemente un clic sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector

inferior de la pantalla.

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar

otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos,

presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos

tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos

creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de

cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se

guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de

todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada

campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al

menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción

Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se

divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

Trabajo con la ventana de Excel 2000

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente

teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de

la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción

Maximizar.

Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la

barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón

Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o

bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana

está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un

drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien,

elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el

teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and

drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de

control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la

ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón

en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma

soltamos las teclas.

Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de

control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4.

3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón

Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros

abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.

Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y

luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo

llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:

Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato

que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda,

Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o

Personalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos

ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van

a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el

tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver

como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos

los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de

herramientas Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y

externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente

un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda

seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo

y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro

fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.

Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia

opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden

imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes

tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo

y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas

impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes

Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo,

posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha

Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente

integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o

Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar

pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección

derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página,

como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto

adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección

izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las

casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o

pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el

cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee

imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de

diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir

el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado,

puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas

como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar

alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo

superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la

izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las

columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo

derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo

para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo.

Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el

cuadro de diálogo.

Barra de herramientas estandar

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos

que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos.

Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de

herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Está compuesta por los siguientes

botones:

Botón Función

Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic

sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic

sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en

la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado

previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas

en la opción Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para

activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento

activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma

función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma

función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma

función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al

objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga

doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para

invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a

continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al

mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las

acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el

rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el

rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores

para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera

letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la

columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras

opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última

letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que

contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de

ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos

necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un

gráfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener

referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la

ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de

cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la

presentación del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias

para ayudarle a realizar sus tareas.

Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos

integrantes del documento. Está compuesta por los siguientes botones:

Botón Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro

Fuente, seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el

cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de

fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección

ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.

Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección

ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está

subrayada, haga clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a

la izquierda con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la

derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear

una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte

superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una

celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original

seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas.

Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de

Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón

Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar

dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma

decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma

decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos,

celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto

seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho

clic.

Barra de fórmulas

Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o

fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas,

seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione

ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente

los datos en ella.

Botón Función

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto

de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR

para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para

desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic

en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en

la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado

previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Barra de estado

Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información

acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en

curso o la posición del punto de inserción.

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que

ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo

complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas

predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar

simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice

una fórmula matricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula.

Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=)

seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del

cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una

referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de

cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a

derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se

ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente

fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes

que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en

primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

= (5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si

una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula

contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los

operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre

paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

: (Dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el

mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La

celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende

del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la

fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula

multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda

B15 se volverá a calcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o

rótulos que representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones.

Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La

función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para

sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total

de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA

calcula varios rangos de celdas.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o

FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento

que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden

ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función

comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los

argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función

inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A

medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas

facilitará ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que

desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar

fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al

cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función

no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las

funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula,

presione ENTRAR.

Gráficos

Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos

a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear

gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir

de tablas dinámicas. Para crear un gráfico, seleccione las celdas que contienen los

datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna

aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic

en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.

Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico

también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos

de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el

rango de celda usado para crear éste.

Imprimir

Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una

impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora

en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este

botón puede especificar el tamaño de las Página y su orientación, además de la

resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las

páginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el documento, si

solamente desea imprimir la página actual, haga clic en el botón Página actual, o si ha

seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede

especificar un intervalo de páginas específico en la opción Páginas. Puede colocar la

cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir

solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido

estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si

se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar

que se peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que

desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que

desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las

celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente

debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar

una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas,

seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea

insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el

menú Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la

derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una

nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la

derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el

mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en

Columnas.

Introducción de datos

Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y

manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y

columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la

unidad básica de la hoja de cálculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear

una hoja de cálculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el

botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic

en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de

herramientas estándar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los

datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guion para

separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir

una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p

detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá

la hora como a.m.

Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft

Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

Vistas de diseño

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el

documento que estamos editando, estas son:

Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de

página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y

modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver.

Como la que se muestra a continuación.

Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de

página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se

va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la

izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la

escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.

Ejemplo:

Una hoja de trabajo de contabilidad es algo que una empresa utiliza para cerrar sus

libros al final de un año. La hoja de trabajo se inicia con los saldos de todas las cuentas

que una empresa tiene, los saldos se ajustan si es necesario, y todas las cuentas

temporales se cierran. Una hoja de trabajo de contabilidad se realiza en un libro de

contabilidad de 10 columnas de forma manual en papel o en una hoja de cálculo. Los

estados financieros se derivan de la hoja de trabajo.

Instrucciones

Llena la primera columna del libro con todas las cuentas que la empresa tiene. Las cuentas van en orden: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. El saldo de cada cuenta, lo que representa el balance de comprobación, aparece en las dos primeras columnas. Los débitos van a la izquierda, los créditos a la derecha. El saldo de cada cuenta se coloca en las columnas adecuadas de débito o crédito en la hoja. Los totales son calculados para los débitos y créditos y ambas cantidades se colocan en la parte inferior de la hoja. La suma de los débitos debe ser igual a la de los créditos.

Realiza los asientos de ajuste en las siguientes dos columnas. Los asientos de ajuste son las entradas realizadas para ajustar ciertas cuentas al final de un período con saldos erróneos en la cuenta. La cuenta de proveedores es un ejemplo. Un empleado cuenta los suministros en existencia al final del período y se registran US$100 a la izquierda en los suministros, pero la cuenta de los consumibles muestra la cantidad de US$150. Un asiento de ajuste se requiere aquí para modificar la cifra que refleje la cantidad exacta. Una entrada se registra con cargo a gastos de suministros por US$50 y abono en la cuenta suministros por US$50. Se realizan todos los asientos de ajuste y los totales de las columnas de débito y de crédito se calculan y se colocan en la parte inferior de la página.

Ajusta las cantidades de balance restando cualquier cuenta con asientos de ajuste a las mismas. Estas nuevas cantidades se colocan en las dos columnas siguientes. Cualquier cantidad no ajustada es simplemente transferida a través de estas columnas. Esta cantidad representa el balance de comprobación ajustado.

Rellena las otras cuatro columnas que representan el balance de situación y las cuentas de resultados. Todos los activos, pasivos y saldos de patrimonio neto se traspasan a las columnas del balance. Todos los ingresos y los saldos de las cuentas de gastos se transfieren a las columnas del estado de resultados.

Llena las dos últimas columnas con el saldo después del ajuste final. Todos los saldos del balance y las columnas del estado de resultados se transfieren a las dos últimas columnas, que representan el balance de comprobación posterior al cierre. Este es el equilibrio con el que la empresa comienza su libro el próximo año.

INSERTAR O ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO.

Excel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo

(y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de

diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la pestaña de hoja correspondiente, en

la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc.,

aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de

cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Presione Bloq Mayús y seleccione el mismo número de pestañas de hojas existentes de las hojas

de cálculo que desea insertar en el libro abierto. Por ejemplo, para agregar tres hojas de cálculo,

seleccione tres pestañas de hojas existentes.

2. Haga clic en Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de

cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

Cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo en un libro nuevo

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones.

3. En la categoría General, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de

hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro

nuevo.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la ficha de hojas cuyo

nombre desea cambiar y, después, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

Eliminar una o más hojas de cálculo

1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.

2. Haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo

o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar

y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

COMO INSERTAR FILASY COLUMNAS

En muchas ocasiones después de crear una hoja de cálculo nos damos cuenta que es necesario insertar columnas y/o filas entre los datos ya introducidos. Pero para no tener que rehacer la tabla, Excel cuenta con una función que permite insertar filas y columnas en cualquier espacio de la hoja.

Para insertar una fila o columna, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila o columna desde el encabezado, para elegir la correcta, seleccionar la fila o columna sobre la que desea añadir otra, ya que éstas se añaden por encima de la seleccionada.

2. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Filas (para añadir una

fila) o Columnas (para añadir una columna). 3. Automáticamente al añadir una fila en blanco las filas que se encuentran

debajo de la nueva, bajarán una posición. Y en caso de añadir una columna las que se encuentren a la derecha de la columna nueva se moverán en esa dirección también una posición.

Para insertar varias filas o columnas a un mismo tiempo, solo tiene que seleccionar, en el primer paso, tantas filas o columnas como desee añadir.

Como insertar celdas

Algunas veces para facilitar la lectura de los datos, no es necesario añadir filas ni columnas enteras sino solamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir un grupo de celdas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas sobre las que desea añadir las nuevas celdas. 2. Abrir el menú Insertar. y elegir la opción Celdas... 3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

4. Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

5. Dar clic en el botón Aceptar.

Como insertar hojas

Al abrir un libro de trabajo nuevo, generalmente contiene de 3 a 5 hojas de calculo, si necesita trabajar con más, tendrá que añadirlas. El número máximo que puede tener un libro de trabajo es de 255.

Para añadir una hoja, realizar los siguientes pasos:

1. Activar la hoja sobre la que desea añadir la hoja nueva, ya que las hojas se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

2. Abrir el menú Insertar. 3. Elegir la opción Hoja de cálculo.

Como eliminar celdas

Para eliminar filas o columnas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar 2. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar.

Como eliminar hojas

Para eliminar varias celdas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a eliminar. 2. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo

3. Elegir la opción deseada dependiendo de cómo desea que se realice la eliminación de celdas.

4. Dar clic sobre el botón aceptar

Para eliminar una hoja, realizar los siguientes pasos:

1. Activar la hoja que desea eliminar. 2. Abrir el menú Edición y elegir la opción eliminar hoja.

Realizar el siguiente ejercicio para practicar los métodos de insertar y borrar filas, columnas, celdas y hojas de un libro de trabajo de Excel.

1. Abrir un libro de trabajo nuevo en la aplicación Microsoft Excel. 2. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Hoja de cálculo, para insertar una

hoja nueva. 3. Repetir el punto anterior hasta tener 6 hojas de cálculo en el libro de

trabajo. 4. Activar la Hoja 3. 5. Introducir en la celda B1 el texto: Actividad1, en la celda B2 el texto:

Actividad 2 y en la celda B3 el texto: Actividad 3. 6. Introducir en las celdas A2, A3, A4 y A5: nombres ficticios de personas. 7. La hoja de caáculo se verá como la siguiente imagen:

8. Rellenar con calificaciones ficticias todas las actividades para cada uno de los alumnos, el resultado se verá como la siguiente imagen:

9. Seleccionar desde el encabezado la columna C. 10. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Columnas. Como resultado se

habrá añadido una columna en blanco entre la columna de la Actividad 1 y la Actividad 2.

11. Introducir como título de la columna nueva el texto: Trabajo. 12. Asignar calificaciones ficticias para todos los alumnos en la

columna: Trabajo 13. La hoja de cálculo se verá como la siguiente imagen:

14. Seleccionar desde el encabezado la Fila 4. 15. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Filas. Como resultado se habrá

añadido una fila en blanco que será ahora la Fila 4.

16. Introducir en la celda A4 otro nombre de un alumno y asignar calificaciones

para cada columna.

17. Seleccionar la columna E. 18. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción la

hoja de cálculo se verá de la siguiente manera:

19. Seleccionar desde el encabezado la Fila 2. 20. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción la

hoja de cálculo se verá de la siguiente manera:

21. Seleccionar el rango de celdas que inicie con la celda A1 hasta la celda D1. 22. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Celdas.... 23. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar la opción: Desplazar las

celdas hacia abajo. 24. Oprimir el botón Aceptar.

25. Seleccionar la Hoja 2, del libro de trabajo. 26. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción

desaparecerá dicha Hoja. 27. Realizar la operación del punto anterior para todas las Hojas excepto para

la Hoja 3 que contiene las calificaciones de los alumnos. 28. Al final el libro de trabajo se verá de la siguiente manera:

29. Guardar el libro de trabajo y cerrar la aplicación de Excel.

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por

omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja

de cálculo nueva en el libro. Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que

aparezca la nueva. Luego haz clic en la ficha-botón Insertar hoja de cálculo. Excel insertará

una hoja de cálculo nueva con el nombre Hoja X, donde X será el siguiente número correlativo

de hojas de cálculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento ya puedes

trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia su nombre, etcétera.

De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, también es posible que en

algún momento quieras eliminar una de las que componen el libro. Cuando se suprime una

hoja la eliminación es completa, incluyendo todo su contenido y, además, ésta es una acción

que no se puede deshacer. Así pues, ten cuidado cuando elimines hojas del libro,

asegurándote de que realmente quieres hacer desaparecer la hoja .Una vez que has decidido

eliminar una hoja, haz clic en su pestaña para pasar a ella y ejecuta en la cinta de opciones el

comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si la hoja que vas a eliminar contiene datos, Excel te

pedirá una confirmación; si se la das, Excel eliminará totalmente la hoja del libro de trabajo.

MOVER O COPIAR HOJAS DE CÁLCULO A OTRA UBICACIÓN EN EL MISMO LIBRO

Es fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un libro. Sin embargo, tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de cálculo. De forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a las que se hace referencia por una referencia de fórmula 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma inesperada.

Hojas de cálculo: Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

DATOS NUMERICOS

Tipo de dato informático es un atributo de una parte de los datos que indica al ordenador (y/o al programador) algo sobre la clase de datos sobre los que se va a procesar. Esto incluye imponer restricciones en los datos, como qué valores pueden tomar y qué operaciones se pueden realizar. Tipos de datos comunes son: enteros, números de coma flotante (decimales), cadenas alfanuméricas, fechas, horas, colores, etc.

Por ejemplo, por lo general el tipo "int" representa un conjunto de enteros de 32 bits cuyo rango va desde el -2.147.483.648 al 2.147.483.647, así como las operaciones que se pueden realizar con los enteros, como son la suma, la resta, y la multiplicación. Los colores, por su parte, se

representan como tres bytes denotando la cantidad de rojo, verde y azul, y una cadena de caracteres representando el nombre del color; las operaciones permitidas en este caso incluyen la adición y la sustracción, pero no la multiplicación.

Éste es un concepto propio de la informática, más específicamente de los lenguajes de programación, aunque también se encuentra relacionado con nociones similares de la matemática y la lógica.

En un sentido amplio, un tipo de datos define un conjunto de valores y las operaciones sobre estos valores.

1 Casi todos los lenguajes de programación explícitamente incluyen la notación

del tipo de datos, aunque lenguajes diferentes pueden usar terminologías diferentes. La mayor parte de los lenguajes de programación permiten al programador definir tipos de datos adicionales, normalmente combinando múltiples elementos de otros tipos y definiendo las operaciones del nuevo tipo de dato. Por ejemplo, un programador puede crear un nuevo tipo de dato llamado "Persona" que específica que el dato interpretado como Persona incluirá, por ejemplo, un nombre y una fecha de nacimiento.

Un tipo de dato puede ser también visto como una limitación impuesta en la interpretación de los datos en un sistema de tipificación, describiendo la representación, la interpretación y la estructura de los valores u objetos almacenados en la memoria del ordenador. El sistema de tipificación usa información de los tipos de datos para comprobar la verificación de los programas que acceden o manipulan los datos.

DATOS ALFANUMERICOS

Una duda que se presenta con cierta frecuencia entre los usuarios de Excel es si es posible presentar ordenada una tabla por sus códigos alfanuméricos. En este trabajo estoy dando por sentado que estamos hablando de una serie de códigos constituidos por el mismo número de caracteres (en el caso del ejemplo que veremos, 5 caracteres), puesto que el trabajo con códigos alfanuméricos de longitud variable plantea problemas de difícil solución.

Antes de comenzar, recordemos que Excel dispone de la función K.ESIMO.MAYOR () (y su pareja K.ESIMO.MENOR). Lo que hacen estas funciones es presentar ordenada una lista de números. El orden depende de la función que se use: K.ESIMO.MAYOR () ordena de forma descendente mientras que K.ESIMO.MENOR lo hace de forma ascendente.

El problema, en lo que respecta al tema que estamos tratando, es que ninguna de esas dos funciones puede procesar datos alfanuméricos. Por ejemplo, imaginemos que en el rango A1:C6 de una hoja de Excel tenemos una lista de productos con sus ventas del último ejercicio:

A B C

1 CÓDIGO DESCRIPCIÓN VENTAS ÚLTIMO EJERCICIO

2 X09Z1 Producto C 854.357

3 JW73A Producto E 785.582

4 1BJ3L Producto A 498.058

5 Z3D4W Producto B 301.367

6 KJ99C Producto D 108.224

Como se puede apreciar, la lista se encuentra ordenada de forma descendente por la cifra de ventas del último ejercicio (columna C). Si se deseara obtener las ventas ordenadas de forma ascendente, lo único que habría que hacer es utilizar la función K.ESIMO.MENOR () en otra

columna. Pero si lo que se necesitase fuese la lista ordenada por código, habría que ordenar los datos por esa columna (dado que las funciones K.ESIMO.() no pueden procesar textos), lo que lógicamente implicaría perder el orden por los importes de venta.

Por lo tanto vamos a suponer, como ejercicio para desarrollar el tema propuesto, que se necesita que se presente esta misma tabla pero ordenada por el código del producto, y que esta segunda tabla esté situada a la derecha de la primera. Lógicamente, la forma más sencilla de conseguirlo sería copiar la lista original, pegarla a la derecha y ordenarla por la columna correspondiente al código. Esto tiene el inconveniente de que si se añaden o eliminan productos o se modifica alguno de los datos de la tabla original dichas modificaciones no serán actualizadas en su copia.

Incluso esto se podría solucionar utilizando VBA, concretamente el evento Worksheet_Change de la hoja donde se encuentre la tabla, de forma que al detectarse una modificación que afectara a alguna de las celdas de la tabla se produjera su copiado, pegado y ordenación. Por ejemplo, el siguiente código haría eso:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub With Application If .Intersect(Target, Me.[A1].CurrentRegion) Is Nothing Then Exit Sub .EnableEvents = False Me.[E1].CurrentRegion.ClearContents Target.CurrentRegion.Copy Destination:=Me.[E1] .CutCopyMode = False .EnableEvents = True End With Me.Sort.SortFields.Clear Me.Sort.SortFields.Add Key:=Me.[E1].CurrentRegion.Offset(1).Resize(Me.[E1].CurrentRegion.Rows.Count - 1, 1), _ SortOn:=xlSortOnValues, _ Order:=xlAscending, _ DataOption:=xlSortNormal With Me.Sort .SetRange Me.[E1].CurrentRegion .Header = xlYes .MatchCase = False .Orientation = xlTopToBottom .Apply End With End Sub

Puede verse el código anterior funcionando en este libro de ejemplo (sólo funcionará a partir de Excel 2007)

Ahora supongamos que no fuese posible o no se desease utilizar VBA en el libro y, por lo tanto, que fuese necesario obtener el listado de productos, ordenado por su código, usando sólo funciones de hoja de cálculo de Excel.

Lo primero que debemos considerar es de qué caracteres y números están constituidos los códigos alfanuméricos. En el ejemplo con el que estamos trabajando, resulta evidente que los caracteres son desde la A a la Z y los números del 0 al 9. Vamos a suponer que entre los caracteres no se encuentra la Ñ, aunque las fórmulas que veremos después podrían incluirla, si fuese necesario, con algunas pequeñas modificaciones.

Como tenemos que trabajar con K.ESIMO.(), la condición indispensable es que consigamos representar numéricamente de alguna forma las letras y números con los que se forman los códigos. ¿Existe alguna forma de conseguirlo en Excel?.

De forma cotidiana estamos acostumbrados a trabajar con números en base 10 (o decimal), pero sabemos que esta no es sino una de las (en teoría infinitas) bases posibles. Otras bases con las que trabajan algunas personas, como por ejemplo programadores, y máquinas como las computadoras, son por ejemplo la base 2 (binario), la base 8 (octal) o la base 16 (hexadecimal).

En las bases que requieren menos de los 10 símbolos numéricos de la base decimal, se utilizan los números desde el 0 hasta donde sea necesario. Así, por ejemplo, en base 2 se utilizan el 0 y el 1, en base 8 los números desde el 0 al 7, etc.

En las bases que requieren más de los 10 símbolos numéricos habituales, se añaden las letras necesarias, empezando por la A. Así, por ejemplo, en base 16 se añaden a los 10 números las 6 letras A B C D E F, por lo que la equivalencia entre la base 10 y la 16 sería:

Hexadecimal Base

10

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

A 10

B 11

C 12

D 13

E 14

F 15

Ahora imaginemos que quisiésemos trabajar en base 36. En tal caso, podríamos utilizar los

números desde el 0 hasta el 9 y los 26 caracteres que van desde la A hasta la Z. Es decir,

precisamente los números y letras que utilizan los códigos de producto del ejemplo. Así que ya

hemos dado el primer paso en el camino cuya meta deberá ser la conversión a números de

dichos códigos.

El siguiente paso tendrá que ser, lógicamente, la propia conversión de esos códigos a valores

numéricos mediante alguna fórmula que use tan sólo funciones de hoja de cálculo, y para

desarrollarla lo primero que deberemos recordar es el concepto de "descomposición poli

nómica": un número se puede descomponer utilizando potencias de su base. Lo anterior quizás

"suene" complicado, pero mediante un ejemplo es fácil de ver.

Imaginemos un número en base 10 (que es con la que trabajamos la mayoría de nosotros

todos los días), por ejemplo el 3597. Este número se podría expresar, mediante una fórmula de

Excel, de la siguiente forma:

=3*10^3+5*10^2+9*10^1+7*10^0

Si ponemos esta fórmula en una celda, veremos que su resultado es 3597. La fórmula

representa la descomposición poli nómica de 3597.

Excel, obviamente, trabaja en base 10, así que la pregunta que surge es: ¿y qué sucedería si

intentásemos aplicar en Excel el concepto de descomposición poli nómica a un número cuya

base no fuese 10? Pues, sencillamente, que Excel convertiría el número a su representación

en base 10.

Por ejemplo, la fórmula (o, supongo, una de las posibles fórmulas) para convertir a decimal el

número hexadecimal situado en A1 es:

=SUMAPRODUCTO((HALLAR(EXTRAE(A1;FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A1)));1);"0123456

789abcdef")-1)*16^(LARGO(A1)-FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A1)))))

(Fórmula nº. 1)

Por ejemplo, supongamos que en A1 tenemos el número hexadecimal E0D16 (el 16 no hay que

incluirlo, se trata de la base en la que está el número). De acuerdo con la tabla base 10 <-->

base 16 que vimos antes, la descomposición poli nómica de este número sería:

=14*16^2+0*16^1+13*16^0

Si ponemos esta fórmula en una celda, veremos que su resultado es 3597. La fórmula nº. 1

devolverá el mismo resultado, con la evidente ventaja de que no es necesario escribir los

términos de la descomposición poli nómica "a mano": la misma fórmula se encarga de hacer

todo el trabajo.

Todo esto está muy bien, pero seguimos necesitando una fórmula capaz de devolver el valor

en base 10 de cualquier número expresado en base 36.

Es fácil construir una tabla de equivalencias base 36 <--> base 10 similar a la que hemos visto

para la base 16:

Base

36

Base

10

Base

36

Base

10

Base

36

Base

10

Base

36

Base

10

0 0 9 9 I 18 R 27

1 1 A 10 J 19 S 28

2 2 B 11 K 20 T 29

3 3 C 12 L 21 U 30

4 4 D 13 M 22 V 31

5 5 E 14 N 23 W 32

6 6 F 15 O 24 X 33

7 7 G 16 P 25 Y 34

8 8 H 17 Q 26 Z 35

Así que la fórmula necesaria para convertir un código "base 36" en su representación numérica

en base 10 es prácticamente igual a la de la base 16. Las únicas diferencias son que hay que

añadir los caracteres comprendidos entre la G y la Z y sustituir el 16 por 36:

=SUMAPRODUCTO((HALLAR(EXTRAE(A1;FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A1)));1);"0123456

789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz")-1)*36^(LARGO(A1)-FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A1)))))

(Fórmula nº. 2)

Por ejemplo, la fórmula para la descomposición poli nómica en Excel del número 2RX36 sería:

=2*36^2+27*36^1+33*36^0

Esta fórmula devolverá de nuevo 3597, puesto que 2RX es la representación en base 36 de

3597. La fórmula nº. 2 devolverá el mismo resultado.

Ahora ya disponemos de una forma de convertir en valores numéricos los códigos de producto.

Necesitaremos, eso sí, una columna auxiliar en la que volcar dichos valores para luego poder

evaluarlos mediante el K.ESIMO.() que nos interese. Vamos a suponer que dicha columna

fuese la D (esta columna auxiliar, lógicamente, se podría ocultar después). Ponemos en D2 la

fórmula nº. 2, sustituyendo A1 por A2, es decir:

=SUMAPRODUCTO((HALLAR(EXTRAE(A2;FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)));1);"0123456

789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz")-1)*36^(LARGO(A2)-FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)))))

y una vez introducida, la copiamos y pegamos en el rango D3:D6. El resultado debería ser:

A B C D

1 CÓDIGO DESCRIPCIÓN

VENTAS ÚLTIMO EJERCICIO

(columna auxiliar)

2 X09Z1 Producto C 854.357 55440253

3 JW73A Producto E 785.582 33414886

4 1BJ3L Producto A 498.058 2217585

5 Z3D4W Producto B 301.367 58943552

6 KJ99C Producto D 108.224 34490784

Quizás llame la atención el tamaño de los números que aparecen en la columna D, pero es que

hay que tener en cuenta que estamos utilizando las potencias desde 0 hasta 4 de 36. Por

ejemplo, si el código fuese ZZZZZ (el más alto posible para un código de 5 caracteres), la

fórmula devolvería el número 60.466.175 ya que la descomposición poli nómica de ZZZZZ36 es:

=35*36^4+35*36^3+35*36^2+35*36^1+35*36^0

Lo que equivale a:

=35*1679616+35*46656+35*1296+35*36+35*1

Es decir:

=58786560+1632960+45360+1260+35

Con códigos de 5 caracteres alfanuméricos no hay mayor problema, pero ahora imaginemos

que los códigos fuesen de 10 caracteres alfanuméricos. En este caso, la descomposición poli

nómica del código ZZZZZZZZZZ sería:

=35*36^9+35*36^8+35*36^7+35*36^6+35*36^5+35*36^4+35*36^3+35*36^2+35*36^1+35*36^0

que en Excel arroja el resultado 3.656.158.440.062.970, incorrecto puesto que debería ser

3.656.158.440.062.975

El problema con un número tan grande es que supera la precisión numérica máxima de Excel,

que es de 16 bytes (15 dígitos más el signo), por lo que Excel convierte a ceros todos los

dígitos a partir del decimosexto incluido (contando de izquierda a derecha). Conociendo esta

limitación, estamos en condiciones de calcular cuál sería el mayor código (esto es, número

base 36) que Excel puede procesar con garantías de que devolverá el resultado correcto en

base 10: el 9UGXNORJLS36, que en base 10 es el 1.000.000.000.000.000

Antes de continuar conviene que quede claro que los caracteres con los que hemos formado la

base 36 no tiene por qué ser obligatoriamente los comprendidos primero entre el 0 y el 9 y

luego entre la A y la Z. Por ejemplo, quizás podría interesar que "nuestra" base 36 estuviese

formada al revés, es decir, primero con las letras y luego con los números. En este caso, lo

único que habría que hacer es sustituir la cadena "0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz"

por "abcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789". Incluso sería posible establecer otro orden

cualquiera, o utilizar otros caracteres. Debe quedar claro que lo que importa es la posición de

cada carácter en la cadena, no de qué carácter en concreto se trate.

También resultaría posible que los códigos estuvieran constituidos por un conjunto más grande

o más pequeño de caracteres, aunque si fuesen necesarios más habría que recurrir a

caracteres que tal vez pudiesen resultar un poco "extraños", como por ejemplo signos de

puntuación, o a diferenciar letras mayúsculas y minúsculas, lo que requeriría modificar las

fórmulas puesto que la función HALLAR () que estamos utilizando en ellas no hace esta

diferenciación. La función ENCONTRAR (), sin embargo, sí diferencia entre mayúsculas y

minúsculas, por lo que podría utilizarse en este supuesto.

Como hemos visto ya, es posible averiguar el valor en base 10 de una base >10 usando

funciones de hoja de cálculo en una sola fórmula. Sería posible hacer la operación inversa

también mediante una fórmula, pero no tendría la versatilidad de la que hemos visto puesto que

habría que modificarla a mano, en función del número de caracteres a procesar.

Por ejemplo, para códigos constituidos por cinco caracteres la fórmula sería (suponiendo que la

equivalencia en base 10 del código estuviese en A1):

=EXTRAE("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ";1+RESIDUO(ENTERO(A1/36

^4);36);1)&EXTRAE("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ";1+RESIDUO(ENTE

RO(A1/36^3);36);1)&EXTRAE("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ";1+RESID

UO(ENTERO(A1/36^2);36);1)&EXTRAE("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ";

1+RESIDUO(ENTERO(A1/36^1);36);1)&EXTRAE("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTU

VWXYZ";1+RESIDUO(ENTERO(A1/36^0);36);1)

El problema con esta fórmula es que si la longitud de los códigos fuese distinta de cinco

caracteres, habría que añadir o quitar funciones EXTRAE () y modificar todos los exponentes,

algo molesto y peligroso porque es un proceso sujeto a posibles errores.

Por lo tanto, para averiguar el mayor código posible que, como hemos visto, está limitado por la

precisión numérica de Excel y por el número de caracteres que compongan el conjunto de

caracteres con los que se pueden construir los códigos, lo mejor es recurrir a VBA:

Option Base 1 Public Function MayorCódigo(ByVal sCaracteres As String) As String Dim mtr() As Byte Dim n As Integer 'Redimensionar mtr() a tantas filas como caracteres tendrá el código

ReDim mtr(Int(WorksheetFunction.Log(1E+15, Len(sCaracteres))) + 1) 'Calcular los restos y almacenarlos en mtr() For n = 1 To UBound(mtr) mtr(n) = 1 + Resto(Int(1E+15 / Len(sCaracteres) ^ (n - 1)), Len(sCaracteres)) Next n 'Construir el código For n = UBound(mtr) To LBound(mtr) Step -1 MayorCódigo = MayorCódigo & Mid(sCaracteres, mtr(n), 1) Next n End Function Private Function Resto(ByVal cNumerador As Double, ByVal cDenominador As Double) As Double 'Debido a que el límite con el que puede trabajar la función Mod de VBA es el del tipo de datos _ Long (2.147.483.647), es necesario calcular los restos "a mano". Resto = cNumerador - cDenominador * Int(cNumerador / cDenominador) End Function

(Código VBA nº 2)

Como se puede ver en el código, la función Mayor Código hace uso de una auxiliar llamada

Resto, que resulta necesaria por el motivo que se expone como comentario en el cuerpo de la

propia función.

El argumento que se le ha de pasar a esta función es la cadena de caracteres que pueden

conformar el código, y ella se encarga de calcular el código más alto posible para ese conjunto

de caracteres, es decir, el código correspondiente al 1.000.000.000.000.000

Por ejemplo, para averiguar el código más alto de la cadena con la que estamos trabajando en

el ejemplo, la sintaxis sería:

=Mayor Código("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ"

Que devuelve el código que vimos antes, esto es el 9UGXNORJLS. Ahora supongamos que el

orden fuese primero las letras y luego los números. En tal caso, la sintaxis sería:

=Mayor Código ("ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ0123456789")

y el código correspondiente al 1.000.000.000.000.000 el J4Q7XY1TV2

Trabajar con menos caracteres resulta sencillísimo. Por ejemplo, supongamos que

deseásemos códigos formados con un juego de 20 caracteres: del 0 al 9 y de la A a la J.

Podemos averiguar cual sería en este caso el código más grande posible mediante:

=Mayor Código ("0123456789ABCDEFGHIJ")

Que devuelve 4HD2A0000000. Un último ejemplo: códigos formados tan sólo por letras,

incluyendo la Ñ, lo que totaliza 27 caracteres: ("ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ"). En

este caso, el último código posible se obtendría mediante:

=Mayor Código ("ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ")

Que devuelve EWDSBUKEHWB.

Este código máximo puede resultar útil porque de forma indirecta nos está diciendo cual podría

ser la longitud máxima de un código constituido con la repetición del último carácter del juego

de caracteres que conforman el código en cuestión. En el ejemplo con el que estamos

trabajando dicho último carácter es la Z, y comoquiera que el código más alto es el

9UGXNORJLS (10 caracteres), resulta evidente que la longitud máxima del código constituido

con la repetición de zetas tendrá que ser 9, es decir el ZZZZZZZZZ.

También de forma indirecta, el código devuelto por la función nos está indicando cual es el

máximo código posible que esté formado por la repetición de un mismo carácter. En el ejemplo,

dicho código sería el 9999999999 puesto que el resultado devuelto por la función nos está

diciendo que el código máximo empieza por 9 y tiene 10 caracteres de longitud.

Ahora terminaremos el desarrollo de la solución al problema inicial. Al llegar a este punto,

tenemos en nuestra columna auxiliar D la representación numérica de los códigos de la

columna A. Ha llegado el momento de utilizar la función K.ESIMO.() que necesitemos. Si

queremos los códigos ordenados de menor a mayor, la fórmula a poner en cualquier celda de

la fila 2 de una columna vacía sería:

=K.ESIMO.MENOR ($D$2:$D$6; FILA ()-1)

Luego habría que copiar y pegar esta fórmula en el rango D3:D6. Con esto obtendríamos,

ordenados, los valores en base 10 de los códigos. Pero esto no resulta de mucha utilidad.

Como lo que queremos es un listado de los códigos en sí y de sus datos asociados, tendremos

que combinar K.ESIMO.MENOR () con COINCIDIR () e INDICE ():

=INDICE ($A$2:$A$6 COINCIDIR (K.ESIMO.MENOR ($D$2:$D$6; FILA ()-1); $D$2:$D$6; 0))

La fórmula anterior podría ponerse en, por ejemplo, E2 y devolvería el código menor de todos.

En F2 iría entonces:

=INDICE ($B$2:$B$6; COINCIDIR (K.ESIMO.MENOR ($D$2:$D$6; FILA ()-1); $D$2:$D$6; 0))

Que devolvería el nombre del producto con dicho código, y finalmente en G2:

=INDICE ($C$2:$C$6;COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR($D$2:$D$6;FILA()-1);$D$2:$D$6;0))

Que devolvería el importe de las ventas del producto. En este libro de ejemplo se puede ver la

hoja tal como quedaría.

Si se necesitase que los códigos estuviesen ordenados de mayor a menor, lo único que habría

que hacer es sustituir MENOR por MAYOR.

Con lo anterior el problema propuesto quedaría resuelto, pero al desarrollar su solución pienso

que han podido surgir algunas cuestiones sobre el tema que podrían resultar interesantes si

profundizásemos en ellas.

Cualquiera que haya trabajado con códigos alfanuméricos sabe que a menudo resulta difícil

crear nuevos códigos de forma secuencial. Por ejemplo, usando el tipo de códigos que hemos

visto en el ejemplo (5 caracteres de longitud usando los caracteres de la cadena

"0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ"), imaginemos que tuviésemos que crear

el código siguiente al J9ZUZ, por poner un ejemplo. Para alguien que supiese bien cómo se

generan los códigos no sería difícil determinar que el siguiente código es el J9ZV0, pero para

alguien que no conociese el sistema no resultaría tan sencillo, y en cualquier caso un proceso

manual de este tipo está siempre sujeto a errores, puesto que después de todo lo que se está

haciendo no es otra cosa que contar en una base que no es nuestra (para la mayoría de la

gente) familiar base 10.

Ahora imaginemos que se necesitase crear decenas o centenares de nuevos códigos a partir

de uno dado, y/o que la secuencia no fuese consecutiva sino, por ejemplo en saltos de 10

unidades (es decir que, por ejemplo, al código XZ89P debiera seguirle el XZ89Z, a éste el

XZ8A9, etc.). En este caso la consecución de los códigos de forma manual sería bastante más

difícil, y la posibilidad de errores mucho mayor, y además acumulativa porque muy

probablemente el error en el cálculo de un código nuevo haría que los que le siguieran

estuviesen también equivocados.

Durante el desarrollo del ejemplo que hemos visto han ido apareciendo funciones capaces de

hacer las conversiones base 36 a base 10 y base 10 a base 36. En el primer caso ya vimos

que podían utilizarse funciones de hoja de cálculo en una sola fórmula, cosa que no era posible

en el segundo, por lo que había que recurrir a VBA. Ahora pensemos qué tendría que hacer

una función VBA capaz de devolver automáticamente el código siguiente (o, para el caso,

situado n posiciones hacia adelante o hacia atrás) a uno dado.

El esquema del algoritmo de una tal función tendría que ser:

1. Convertir el código a su valor en base 10 (puesto que Excel trabaja en base 10). 2. Sumarle o restarle 1 (o la cantidad que se desee). 3. Revertir el valor así obtenido a su base original.

Los pasos 1 y 2 sí podrían realizarse utilizando funciones de Excel en una fórmula capaz de

ajustarse ella misma a la longitud que tenga el código, pero el 3, como ya vimos antes, no. Por

lo tanto lo mejor es recurrir de nuevo a VBA:

Option Base 1 Public Function Generar_Código(ByVal sCódigoInicial As String, ByVal sCaracteres As String, ByVal iPaso As Integer) As String Dim lValorDecimal As Long Dim n As Integer Dim mtr() As Byte 'Averiguar el valor en decimal de la cadena, para luego poder sumarle iPaso For n = 1 To Len(sCódigoInicial) lValorDecimal = lValorDecimal + (InStr(sCaracteres, Mid(sCódigoInicial, n, 1)) - 1) * Len(sCaracteres) ^ (Len(sCódigoInicial) - n) Next n 'Sumar a lValorDecimal iPaso lValorDecimal = lValorDecimal + iPaso 'Averiguar el siguiente código ReDim mtr(Int(WorksheetFunction.Log(lValorDecimal, Len(sCaracteres))) + 1) For n = 1 To UBound(mtr)

mtr(n) = 1 + Int(lValorDecimal / Len(sCaracteres) ^ (n - 1)) Mod Len(sCaracteres) Next n For n = UBound(mtr) To LBound(mtr) Step -1 Generar_Código = Generar_Código & Mid(sCaracteres, mtr(n), 1) Next n 'Ajustar al largo que tenga sCódigoInicial Generar_Código = Right(String(Len(sCódigoInicial), "0") & Generar_Código, Len(sCódigoInicial)) End Function

(Código VBA nº 3)

La forma de llamar a la función es muy sencilla. Por ejemplo, para averiguar el código siguiente

al XZ89P, siendo el conjunto de caracteres que conforman los códigos

"0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ", la sintaxis sería:

=Generar Código ("XZ89P";"0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ"; 1)

Que devolverá XZ89Q

Si, por ejemplo, se desease el código anterior, lo único que habría que hacer es sustituir el 1

final por -1, con lo que el resultado devuelto por la función sería ZX89O.

Para averiguar códigos situados a más distancia del dado, lo único que habría que hacer es

indicar el número deseado (ya fuese positivo o negativo) como último argumento de la función.

Conviene reseñar que el código VBA asume que se está trabajando siempre con códigos de la

misma longitud, de ahí que devuelva siempre una cadena de idéntica longitud a la que se le

pasó a la función como su primer argumento.

Como modesto aficionado a la criptografía que soy, desde que comencé a trabajar con códigos

alfanuméricos en Excel las posibilidades que ofrecen para el cifrado de mensajes despertaron

mi interés.

Imaginemos que seguimos trabajando con códigos como los del ejemplo que hemos

desarrollado, esto es: códigos de 5 caracteres procedentes del conjunto

"0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ". Ahora imaginemos que los "códigos de

producto" no fuesen tales sino palabras de 5 letras, por ejemplo EXCEL y TECLA que,

utilizando la jerga criptográfica, constituirán el "texto plano" o "texto en claro" (lo que se quiere

cifrar).

Si aplicamos la fórmula número 2 a cada una de ellas, obtendremos que la representación en

base 10 de estas dos palabras "base 36" sea 25.070.349 y 49.378.366 respectivamente. Estos

dos números serán el "criptograma" (el texto cifrado).

Ahora imaginemos que deseásemos hacer llegar este "mensaje secreto" a alguien.

Lógicamente, tendríamos que haber convenido previamente tanto el conjunto de caracteres

como la longitud de los códigos (recordemos, 5 caracteres en este ejemplo). Si enviáramos el

criptograma desnudo, quizás levantaríamos sospechas de que estamos intentando transmitir

un mensaje cifrado, pero podemos utilizar una hoja de cálculo para ocultar el mensaje, por

ejemplo incrustado en algún "informe" especialmente anodino:

PROMEDIO DE LOMBRICES POR

km3

EN ALGUNOS PAÍSES DE ÁFRICA

Argelia 12.458.940

Gambia 34.708.955

Mozambique 25.070.349

Uganda 49.378.366

Los "datos" del "informe" son pura invención, tan sólo una excusa para meter de tapadillo los

dos números que realmente nos interesa transmitir, los cuales están situados en B5 y B6. Así

que al convertir las palabras en números y situarlos en una hoja de cálculo, como si se tratase

de datos numéricos, estamos añadiendo a la cifra un poco de estenografía.

Para descifrar el mensaje cifrado, la otra parte necesitaría una función VBA que se encargara

del trabajo (ya he dicho varias veces que esto se puede hacer mediante una fórmula pero que

no es aconsejable por las limitaciones que tendría). La función que utilizamos antes para

calcular el mayor código posible para un conjunto de caracteres y una longitud de códigos

dados servirá para la tarea, con algunas pequeñas modificaciones:

Option Base 1 Public Function Descifrar(ByVal sCaracteres As String, ByVal dNúmero As Double) As String Dim mtr() As Byte Dim n As Integer 'Redimensionar mtr() a tantas filas como caracteres tendrá el código ReDim mtr(Int(WorksheetFunction.Log(dNúmero, Len(sCaracteres))) + 1) 'Calcular los restos y almacenarlos en mtr() For n = 1 To UBound(mtr) mtr(n) = 1 + Resto(Int(dNúmero / Len(sCaracteres) ^ (n - 1)), Len(sCaracteres)) Next n 'Construir el código For n = UBound(mtr) To LBound(mtr) Step -1 Descifrar = Descifrar & Mid(sCaracteres, mtr(n), 1) Next n End Function

Private Function Resto(ByVal cNumerador As Double, ByVal cDenominador As Double) As Double 'Debido a que el límite con el que puede trabajar la función Mod de VBA es el del tipo de datos _ Long (2.147.483.647), es necesario calcular los restos "a mano". Resto = cNumerador - cDenominador * Int(cNumerador / cDenominador) End Function

(Código VBA nº 4)

La sintaxis para llamar a la función es muy sencilla:

=Descifrar ("Cadena de caracteres"; Número a descifrar)

Por ejemplo, para el primer número, el 25.070.349, situado en la celda B5 y que representa la

palabra "EXCEL", la sintaxis sería:

=Descifrar ("0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ";B5)

Aquí está el "informe" anterior, con la función Descifrar () trabajando en el rango C3:C6:

PROMEDIO DE LOMBRICES POR

km3

EN ALGUNOS PAÍSES DE ÁFRICA

Argelia 12.458.940 7F1DO

Gambia 34.708.955 KNXLN

Mozambique 25.070.349 EXCEL

Uganda 49.378.366 TECLA

He aplicado la función también a los dos números "de relleno" para que se vea cómo producen

incongruencias al ser procesados por la función. Sería posible, por puro azar, que llegase a

aparecer alguna palabra con sentido, pero en cualquier caso quien cifra el mensaje debería

verificar, usando esta función antes de enviarlo, que los números de relleno no producen

palabras con sentido.

La cadena con la que estamos trabajando, de 36 caracteres, carece de la Ñ, del espacio y de

algunos signos de puntuación que podrían resultar necesarios para transmitir mensajes en el

idioma español, así que a partir de ahora trabajaremos con los caracteres

"0123456789ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ ¿?;,.:", que totalizan 44 caracteres.

Lógicamente, al añadir caracteres lo más probable es que se reduzca el número máximo de

caracteres posible en los códigos. Para averiguarlo, podemos utilizar de nuevo la función

Mayor Código (cuadro VBA nº 2), esta vez sobre este nuevo conjunto de caracteres. La función

nos devolverá 1Q830Y03ZV como código más alto posible, así que la longitud máxima de los

códigos que utilicen esta cadena tendrá que ser 9 caracteres.

¿Podemos intentar complicarle la tarea a un posible cripto analista que consiguiese interceptar

nuestro mensaje e intentara romperlo? Bien, no soy experto en la materia ni de lejos, pero

supongo que alterando la posición de las letras y caracteres dentro de la cadena se complicaría

un posible análisis del criptograma. ¿Cuánto? Pues Excel nos ofrece la solución si utilizamos la

función adecuada, es decir:

=PERMUTACIONES (44; 44)

la cual arroja una cifra enorme: 265827157478845 seguido de 40 ceros. Pero esto no debería

impresionarnos, ya que la dificultad que añadiría esta alteración del orden en el conjunto de

caracteres a un posible cripto analista pienso que no sería mucha puesto que básicamente se

trata de un cifrado por sustitución. Pero como es algo que, como vamos a ver enseguida, se

puede hacer fácilmente, quizás merezca la pena.

"Barajar" los 44 caracteres a mano sería una tarea bastante aburrida, pero puede ser ejecutada

rápidamente mediante una pequeña función personalizada:

Public Function BarajarCadena(ByVal sCad As String) As String Dim col1 As New Collection, col2 As New Collection Dim lngElem As Long Dim n As Long Randomize For n = 1 To Len(sCad) col1.Add Mid(sCad, n, 1) Next n For n = col1.Count To 1 Step -1 lngElem = Int(n * Rnd + 1) col2.Add col1(lngElem) col1.Remove lngElem Next n For n = 1 To col2.Count BarajarCadena = BarajarCadena & col2(n) Next n End Function

(Código VBA nº 5)

Al poner en una celda:

=Barajar Cadena ("0123456789ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZ ¿?;,.:")

La función me ha devuelto:

"S9GE7NDIX8P, OT: ¿BZ4?0K Y; 3FJ2WL6C1UHMQRAÑV5"

Así que a partir de ahora utilizaré esta cadena para los ejemplos. Hay que tener la precaución

de copiar la celda que contenga esta función y hacer un pegado especial de su valor en otra

vacía, porque Excel podría recalcularla si se editase la celda donde se encuentre, con lo que la

cadena sería sustituida por una nueva y, casi con toda certeza, completamente distinta.

Hemos visto la forma de cifrar dos palabras separadas, pero normalmente querremos cifrar un

mensaje que tendrá más palabras. Vamos a suponer que dicho mensaje fuese "ESTE TEXTO,

DE 86 CARACTERES DE LONGITUD, ES UNA PRUEBA PARA SER CIFRADA.

¿FUNCIONARA?" (He tenido que suprimir el acento que debería ir en FUNCIONARÁ).

Lo primero que resulta evidente es que habrá que trocear la cadena, puesto que tiene 86

caracteres pero sabemos que el número de caracteres máximo para el conjunto de 44

caracteres que estamos usando es 9. Como 9 caracteres generarían números bastante

grandes y posiblemente sospechosos, quizás lo mejor sea utilizar códigos más pequeños, por

ejemplo de 5 caracteres.

Esto obliga, en primer lugar, a completar el texto en claro para que su longitud total sea múltiplo

de 5 (recordemos que los códigos han de tener una longitud homogénea). Así pues,

añadiremos dos X al principio y dos al final, con lo que la longitud del texto en claro será de 90

caracteres, número que sí es divisible por 5.

La siguiente tarea consiste en trocear la cadena en grupos de 5 caracteres y convertirlos a

base 10. Por ejemplo, si en A1 está situado el texto en claro, en A2 se podría poner la fórmula:

=SUMAPRODUCTO((HALLAR("~"&EXTRAE(EXTRAE($A$1;5*(FILA()-

2)+1;5);FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(EXTRAE($A$1;5*(FILA()-

2)+1;5))));1);"S9GE7NDIX8P,OT:¿BZ4.?0K Y;3FJ2WL6C1UHMQRAÑV5")-

1)*44^(LARGO(EXTRAE($A$1;5*(FILA()-2)+1;5))-

FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(EXTRAE($A$1;5*(FILA()-2)+1;5))))))

y copiarla y pegarla hacia abajo, hasta que aparezca el error #¡REF!, que en este caso indica

que ya no quedan caracteres que extraer y convertir del texto en claro. Para el caso de este

ejemplo, el rango de las celdas que contendrán el texto "base 44" convertidos a base 10 será

A2:A19. He aquí un "pantallazo":

En la fórmula propuesta es de destacar un pequeño pero importante detalle: dado que el texto

en claro puede contener el carácter de cierre de interrogación? (de hecho, el texto del ejemplo

lo contiene), hay que recordar que para Excel este carácter es un comodín que se puede

utilizar en las búsquedas, por lo que para que HALLAR() busque exactamente el carácter y no

lo interprete como comodín hay que anteponer a lo que se va a buscar el carácter ~ (código

ASCII 126). Este carácter se puede obtener pulsando la tecla Alt y, sin soltarla, 126 en el

teclado numérico.

Si copiamos dicho rango A2:A19 y luego hacemos un pegado especial->Valores en cualquier

hoja en blanco (o en cualquier otro tipo de documento), tendremos nuestro mensaje cifrado.

Como en el ejemplo anterior, podríamos intentar mimetizar un poco los números,

disfrazándolos de algún tipo de "informe" o como se considerase más oportuno. Dado que ya

hemos visto un ejemplo, no repetiré otra vez lo dicho al respecto.

También sería posible que emisor y receptor acordasen alterar de determinada forma el orden,

o incluir los números que constituyen el criptograma cada n filas o columnas en un "informe" ad

hoc. Las posibilidades son muchas, y cualquier cosa que se haga en este sentido supongo que

dificultaría la labor de un posible criptoanalista que consiguiera hacerse con el criptograma.

Queda lo más importante: que el receptor y (esperemos) destinatario del mensaje sea capaz de

descifrarlo. Se supone que el emisor del mensaje ha acordado con el receptor el conjunto de

caracteres y la longitud de los códigos. Este intercambio se sobreentiende que, por razones

obvias de seguridad, no se hace ni en la misma hoja o documento en la que se envía el

criptograma ni en el libro o documento que lo contiene. De hecho, lo lógico sería que el medio

de envío fuese otro completamente distinto.

Supongamos que los números se encuentran en una hoja en el rango A1:A18. La función para

restaurarlos al texto en claro original sería:

Public Function Descifrar(ByVal sCaracteres As String, ByVal iLargoCódigos As Byte, ParamArray rCeldas() As Variant) As String 'Objeto Dim rCelda As Range 'Variables Dim mtr() As Byte Dim n As Integer

Dim vRango As Variant 'Redimensionar mtr() a tantas filas como el argumento iLargoCódigos ReDim mtr(iLargoCódigos) 'Proceso For Each vRango In rCeldas For Each rCelda In vRango.Cells 'Calcular los restos y almacenarlos en mtr() For n = 1 To UBound(mtr) mtr(n) = 1 + Resto(Int(rCelda.Value / Len(sCaracteres) ^ (n - 1)), Len(sCaracteres)) Next n 'Construir el código For n = UBound(mtr) To LBound(mtr) Step -1 Descifrar = Descifrar & Mid(sCaracteres, mtr(n), 1) Next n Next rCelda Next vRango 'Liberar objeto Set rCelda = Nothing End Function Private Function Resto(ByVal cNumerador As Double, ByVal cDenominador As Double) As Double 'Debido a que el límite con el que puede trabajar la función Mod de VBA es el del tipo de datos _ Long (2.147.483.647), es necesario calcular los restos "a mano". Resto = cNumerador - cDenominador * Int(cNumerador / cDenominador) End Function

La sintaxis para llamar a la función es:

=Descifrar ("Conjunto de caracteres"; Largo de los códigos; Celdas que contienen los números)

Como se supone que los números a descifrar se encuentran en A1:A18, la sintaxis sería:

=Descifrar ("S9GE7NDIX8P, OT: ¿BZ4?0K Y; 3FJ2WL6C1UHMQRAÑV5"; 5; A1:A18)

Respecto a esta función, cabe destacar que he usado en su declaración el argumento Paran

Array para que admita una matriz de elementos Variante. Esto permite que el rango de celdas

a procesar pueda tener varias áreas o varias celdas individuales. Por ejemplo, supongamos

que se convino entre emisor y receptor que el criptograma estuviese distribuido en las celdas

correspondientes a las filas pares de la columna A, mientras que las impares contendrían

números puestos para "despistar".

En este caso, la función tendría que procesar las celdas A2, A4, A6... y así hasta A36; pero no

debería hacer nada con A1, A3, A5, etc. La forma de llamar a la función en este caso sería:

=Descifrar("S9GE7NDIX8P,OT:¿BZ4?0K

Y;3FJ2WL6C1UHMQRAÑV5";5;A2;A4;A6;A8;A10;A12;A14;A16;A18;A20;A22;A24;A26;A28;A3

0;A32;A34;A36)

Queda por determinar la robustez de la cifra, que sospecho no será mucha, pero en cualquier

caso un modesto aficionado a la criptografía como lo soy yo no podía dejar de exponer esta

curiosa forma de utilizar en Excel códigos alfanuméricos para cifrar un mensaje.

Obtener información sobre una referencia 3D

Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de cálculo diferente:

=SUM (Sales: Marketing! B3)

Puede incluso agregar otra hoja de cálculo y después moverla al rango al que hace referencia la fórmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de cálculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar

Haga esto

Una sola hoja

Haga clic en la pestaña de hoja.

Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la pestaña correspondiente.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo de un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible

ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Método abreviado de teclado Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, también puede presionar CTRL+RE PÁG o CTRL+AV PÁG.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.

3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.

Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja del libro y antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.

4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación Crear una copia.

Nota Al crear una copia de la hoja de cálculo, la hoja de cálculo se duplica en el libro y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).

Sugerencias

Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la fila de fichas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastre las hojas; suelte el botón del mouse antes de soltar la tecla CTRL.

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada, haga clic con el botón secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botón secundario en la ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuación, haga clic en el color que desee usar.

Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro

Nota Las hojas de cálculo que mueva o copie a otro libro usarán las fuentes, los colores y los efectos del tema que se aplica al libro de destino.

1. Para mover o copiar hojas de cálculo a otro libro, asegúrese de que el libro de destino está abierto en la misma sesión de Microsoft Office Excel.

Nota No se pueden mover ni copiar hojas de cálculo entre libros que están abiertos en sesiones diferentes de Excel. Si se abre un libro en una sesión diferente de Excel (por ejemplo, esto puede ocurrir al abrir el libro desde un sitio de Windows SharePoint Services), asegúrese de abrir el libro en la misma sesión de Excel. Para ello, búsquelo en el cuadro de diálogo Abrir (ficha Archivo, Abrir).

2. En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Método abreviado de teclado Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, también puede presionar CTRL+RE PÁG o CTRL+AV PÁG.

3. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.

4. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Al libro, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el libro al que desee mover o copiar las hojas seleccionadas.

Haga clic en (nuevo libro) para mover o copiar las hojas seleccionadas a un nuevo libro.

Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.

Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja en el libro y antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.

6. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación Crear una copia.

Nota Al crear una copia de la hoja de cálculo, ésta se duplica en el libro de destino. Al mover una hoja de cálculo, ésta se quita del libro original y aparece únicamente en el libro de destino.

Sugerencias

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada en el libro de destino, haga clic con el botón secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botón secundario en la ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuación, haga clic en el color que desee usar.

MOVER O COPIAR DATOS A OTRA HOJA DE CÁLCULO O LIBRO

Aunque mover o copiar la propia hoja de cálculo es una forma rápida y eficaz para transferir datos a otra ubicación, también puede mover o copiar todos los datos o una parte de éstos a otra hoja de cálculo. Este método se puede usar para transferir datos a una hoja de cálculo en un libro que está abierto en una sesión diferente de Excel.

1. En la hoja de cálculo, seleccione los datos que desea mover o copiar.

Nota Si la selección incluye filas o columnas ocultas, Excel también copia los datos en éstas. Tal vez tenga que mostrar temporalmente las filas o columnas que no desea incluir y después seleccionar cada rango de datos que sí desea mover o copiar en operaciones independientes. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo ocultar o mostrar filas y columnas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:

Para mover los datos seleccionados, haga clic en Cortar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar los datos seleccionados, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3. Siga uno de estos pasos:

Haga clic en la hoja de cálculo donde desee pegar los datos.

Cambie a un libro que esté abierto en otra sesión de Excel y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo donde desee pegar los datos.

4. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

Nota Se sobrescribirán los datos en el área de pegado. Además, si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, tal vez tenga que mostrarla para ver todas las celdas copiadas.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:

Haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

Sugerencia Para conservar el ancho de columna que se especificó originalmente para los

datos, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar , haga clic en Pegado especial y, a continuación, en la sección Pegar, haga clic en Ancho de columnas.

Para aplicar diferentes opciones de pegado, haga clic en la flecha situada debajo del

botón Pegar y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia Mueva el puntero sobre las distintas opciones de pegado para ver cómo aparecerán los datos copiados en la hoja de cálculo.

Notas

De forma predeterminada, Excel muestra el botón Opciones de pegado de la hoja de cálculo para proporcionar opciones especiales cuando se pegan celdas, por ejemplo Mantener formato de origen y Coincidir con formato de destino. Si no desea que Excel muestre este botón cada vez que pegue celdas, puede desactivar esta opción.

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. En Excel, haga clic en Opciones. 3. En la categoría Avanzadas, en Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de

verificación Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido. 4. Haga clic en cualquier otra pestaña para volver al archivo.

Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, tendrá que ajustar manualmente las referencias.

Volver al principio

Arrastrar datos entre ventanas de libro abiertas en Excel

Si abre más de un libro en la misma sesión de Excel, puede arrastrar datos de hoja de cálculo entre las ventanas del libro.

1. En Excel, abra los libros entre los que desea transferir datos de hoja de cálculo. 2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.

3. En el cuadro de diálogo Organizar ventanas, en Organizar, haga clic en las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En una de las ventanas, seleccione los datos que desea mover o copiar a otra ventana. 5. Siga uno de estos pasos:

Para mover los datos seleccionados, sitúe el puntero en el borde de la

selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , arrastre los datos seleccionados a otra ventana.

Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sitúa el puntero en el borde de la selección. Cuando el puntero se

convierta en un puntero de copia , arrastre los datos seleccionados a otra ventana.

Volver al principio

ARRASTRAR DATOS A OTRO LIBRO QUE ESTÁ ABIERTO EN UNA SESIÓN DIFERENTE DE EXCEL

Si un libro está abierto en otra sesión de Excel, puede arrastrar datos de hoja de cálculo a éste si está visible en la barra de tareas.

1. Inicie una sesión de Excel y, a continuación, abra el libro al que desea arrastrar los datos de hoja de cálculo o cree un nuevo libro.

2. En otra sesión de Excel, abra el libro que contiene los datos de hoja de cálculo que desea transferir al arrastrarlos y, a continuación, seleccione esos datos.

3. Siga uno de estos pasos:

Para mover los datos seleccionados, sitúe el puntero en el borde de la

selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , arrastre los datos seleccionados al libro en la barra de tareas y, cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la ubicación del libro donde desee insertar los datos.

Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sitúa el puntero en el borde de la selección. Cuando el puntero se

convierta en un puntero de copia , arrastre los datos seleccionados al libro en la barra de tareas, y cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la ubicación del libro donde desee insertar los datos.

Mover o copiar hojas de Excel

Es probable que en algunas ocasiones necesites mover o copiar hojas de Excel de un libro a otro. Puedes utilizar el cuadro de diálogo Mover o copiar para simplificar el proceso con los siguientes pasos.

Mover hojas de Excel a otro libro

Abre el libro de Excel que contiene las hojas que deseas mover y también abre el libro destino, es decir, el libro que contendrá las hojas a mover. Haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja y selecciona la opción Mover o copiar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover o copiar con las siguientes opciones:

En la lista desplegable Al libro podrás seleccionar el libro hacia donde deseas mover la hoja. Es por eso que previamente debiste haber abierto el libro destino. Por el contrario si deseas crear un libro nuevo puedes seleccionar la opción (nuevo libro) dentro de la lista. Esta opción te permitirá crear un nuevo libro que contendrá la hoja seleccionada.

En caso de que el libro destino tenga varias hojas podrás seleccionar la ubicación correcta a donde se insertará la hoja que estás moviendo al seleccionar una de las opciones de la lista Antes de la hoja. Una vez seleccionadas las opciones adecuadas deberás pulsar el botón Aceptar para efectuar los movimientos.

Los pasos que he descrito hasta ahora moverán la hoja hacia una nueva ubicación y la removerán de su origen. Si lo que deseas es hacer una copia de la hoja debes asegurarte de seleccionar la opción Crear una copia antes de hacer clic en Aceptar.

Mover o copiar hojas de Excel

Es probable que en algunas ocasiones necesites mover o copiar hojas de Excel de un libro a otro. Puedes utilizar el cuadro de diálogo Mover o copiar para simplificar el proceso con los siguientes pasos.

Mover hojas de Excel a otro libro

Abre el libro de Excel que contiene las hojas que deseas mover y también abre el libro destino, es decir, el libro que contendrá las hojas a mover. Haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja y selecciona la opción Mover o copiar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover o copiar con las siguientes opciones:

En la lista desplegable Al libro podrás seleccionar el libro hacia donde deseas mover la hoja. Es por eso que previamente debiste haber abierto el libro destino. Por el contrario si deseas crear un libro nuevo puedes seleccionar la opción (nuevo libro) dentro de la lista. Esta opción te permitirá crear un nuevo libro que contendrá la hoja seleccionada.

En caso de que el libro destino tenga varias hojas podrás seleccionar la ubicación correcta a donde se insertará la hoja que estás moviendo al seleccionar una de las opciones de la lista Antes de la hoja. Una vez seleccionadas las opciones adecuadas deberás pulsar el botón Aceptar para efectuar los movimientos.

Los pasos que he descrito hasta ahora moverán la hoja hacia una nueva ubicación y la removerán de su origen. Si lo que deseas es hacer una copia de la hoja debes asegurarte de seleccionar la opción Crear una copia antes de hacer clic en Aceptar.

Mover o copiar hojas de cálculo a otra ubicación en el mismo libro

Es fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un libro. Sin embargo, tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de cálculo. De forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a las que se hace referencia por una referencia de fórmula 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma inesperada.

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.

CÓMO SELECCIONAR HOJAS DE CÁLCULO

Método abreviado de teclado Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, también puede presionar CTRL+RE PÁG o CTRL+AV PÁG.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.

3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.

Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja del libro y antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.

4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación Crear una copia.

Nota Al crear una copia de la hoja de cálculo, la hoja de cálculo se duplica en el libro y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).

Sugerencias

Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la fila de fichas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastre las hojas; suelte el botón del mouse antes de soltar la tecla CTRL.

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada, haga clic con el botón secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botón secundario en la ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuación, haga clic en el color que desee usar.

Trabajar con nombres de celdas y/o rangos

Cuando usamos Excel, por lo general creamos formulas las cuales pueden llegar a ser muy complejas o en algún momento pueden ser difíciles de modificar o recordar lo que se supone que debería de hacer. Veamos un ejemplo sencillo de una fórmula:

º

La fórmula para la celda C5 es “=B5*$B$2″ quizá para ti sea sencillo saber que es el valor de la venta multiplicada por la tasa, pero si la formula fuera mucho más compleja, tal vez después de un par de semanas te sería difícil recordar lo que la formula hace, o también sería difícil para

otra persona saber cuál es el cálculo que realiza la formula. Pero veamos como luce la misma fórmula utilizando nombres de celdas y rangos:

Como puedes ver, ahora la fórmula es “=Monto Ventas*tasa”, esto hace más sencilla la lectura de fórmulas y cualquiera puede entenderla fácilmente.

HOJAS DE CÁLCULO.

Hoja de cálculo. Concepto.

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y

que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de

números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos,

estadísticos, técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para

la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las

variables ocasionan en el resultado buscado Hoja de cálculo. (Cont.) La estructura principal

que utiliza este software para almacenar y organizar la información es un área de trabajo en

forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número

determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.

El uso de una computadora ha llegado a evolucionar el trabajo, tal es el caso de trabajar en

hojas de cálculo para agilizar tareas contables, financieras, matemáticas...

Se le asigna el nombre de hoja de cálculo a un hoja que esta divida en renglones y columnas,

al cruce de ellos se le denomina celdas sobre las cuales se almacena información (letras o

números) que podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas,

multiplicaciones, divisiones, cálculos financieros, estadísticos, de ingeniería, amortizaciones,

etc.

Por su parte, las hojas de cálculo no son simples celdas para introducir números con los que

realizar diferentes operaciones: son herramientas que permiten tratar esos números y

hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.

I. PLANILLAS DE CALCULO

Las planillas de cálculos electrónicas o computarizadas son de origen mucho reciente. Muchas

revistas le otorgan a Dan Bricklin el título de "padre" de las planillas de cálculo electrónicas.

1.1 Definición

Una planilla de cálculo es un programa que permite a los usuarios realizar tareas sin hacer

ningún tipo de programación.

Cada celda de esta planilla, puede contener 3 tipos de entradas:

Información numérica, por ejemplo números;

Información alfabética o alfanumérica (palabras, letras, caracteres, números no utilizados en un

cálculo) y

Columnas con fórmulas, usualmente comenzadas con letras de celdas.

Excel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo

(y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de

diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la pestaña de hoja correspondiente, en

la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc.,

aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por

omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja

de cálculo nueva en el libro. Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que

aparezca la nueva. Luego haz clic en la ficha-botón Insertar hoja de cálculo. Excel insertará

una hoja de cálculo nueva con el nombre HojaX, donde X será el siguiente número correlativo

de hojas de cálculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento ya puedes

trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia su nombre, etcétera.

De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, también es posible que en

algún momento quieras eliminar una de las que componen el libro. Cuando se suprime una

hoja la eliminación es completa, incluyendo todo su contenido y, además, ésta es una acción

que no se puede deshacer. Así pues, ten cuidado cuando elimines hojas del libro,

asegurándote de que realmente quieres hacer desaparecer la hoja.

Una vez que has decidido eliminar una hoja, haz clic en su pestaña para pasar a ella y ejecuta

en la cinta de opciones el comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si la hoja que vas a

eliminar contiene datos, Excel te pedirá una confirmación; si se la das, Excel eliminará

totalmente la hoja del libro de trabajo.

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecen por

omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarás insertar una hoja

de cálculo nueva en el libro. Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que

aparezca la nueva. Luego haz clic en la ficha-botón Insertar hoja de cálculo. Excel insertará

una hoja de cálculo nueva con el nombre Hoja X, donde X será el siguiente número correlativo

de hojas de cálculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento ya puedes

trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia su nombre, etcétera.

De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, también es posible que en

algún momento quieras eliminar una de las que componen el libro. Cuando se suprime una

hoja la eliminación es completa, incluyendo todo su contenido y, además, ésta es una acción

que no se puede deshacer. Así pues, ten cuidado cuando elimines hojas del libro,

asegurándote de que realmente quieres hacer desaparecer la hoja .Una vez que has decidido

eliminar una hoja, haz clic en su pestaña para pasar a ella y ejecuta en la cinta de opciones el

comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si la hoja que vas a eliminar contiene datos, Excel te

pedirá una confirmación; si se la das, Excel eliminará totalmente la hoja del libro de trabajo.

A continuación describimos las funciones más comunes y útiles de las hojas de cálculo para

que puedas introducirlo como recurso educativo:

Desplazamiento por la hoja, básicamente se puede realizar mediante las teclas de

movimiento del cursor (flechas arriba, abajo, izquierda y derecha) o bien, con el ratón

apuntando y haciendo clic (pulsar su botón izquierdo) sobre una celda.

Introducción de datos, escribiendo directamente en la celda o en la barra de fórmulas.

Modificación de datos previamente introducidos en una celda, basta hacer activa la

celda que los contiene.

Selección de un rango de datos haciendo clic sobre la celda superior izquierda y

arrastrando el puntero del ratón.

Movimiento y copia de datos donde las referencias de las mismas se actualizan.

Características de formato: Indicando el tipo de formato numérico y número de

decimales o formato de texto (tipo, tamaño y estilo de fuente) de una celda, etc.

Creación de gráficos: Para representar gráficamente una o varias series de datos.

Selección de funciones que aparecen en una lista agrupadas por categorías.

Rellenado automático de celdas con datos de una serie.

Utiliza la hoja de cálculo como una calculadora

Mediante los operadores aritméticos podemos utilizar la hoja de cálculo para realizar

operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores

numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores

aritméticos:

Signo + para la suma

Signo - para la resta

Signo * para la multiplicación

Signo / para la división

Signo % para el porcentaje

Una hoja de cálculo en Excel (o cualquier otro programa que cumple funciones similares), sirve

para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Es una hoja de cálculo avanzada que te

permite realizar fácilmente tareas financieras y administrativas.

Una hoja de cálculo Excel es una cuadrícula donde cada celda que conforma esa cuadrícula

puede contener números, letras, fórmulas o gráficos.

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se

pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una

tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de

parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos

ingresados:

histogramas

curvas

cuadros de sectores

... Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Las hojas de cálculo principales

Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Las más importantes son:

Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.

Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.

OpenCalc: paquete OpenOffice.

IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.

Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.

KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.

Los ejemplos del siguiente artículo se basan en la hoja de cálculo de Microsoft Excel pero las

otras hojas de cálculo contienen las mismas funcionalidades.

¿Cómo se asigna un nombre a una celda o rango?

Primero selecciona una celda o rango (según lo necesites) luego digita el nombre que deseas asociarle y presionas la tecla Enter.

El nombre que asignes a una celda o rango debe cumplir con estas reglas:

1. Debe comenzar con una letra o guion bajo (_) 2. No puede llevar espacios 3. Solo puede contener letras, números o guion bajo (_) 4. No debe crear conflictos con los nombres regulares de las celdas, por ejemplo no

debes nombrar a una celda como A1 porque es una referencia ya existente.

Como hacer referencia a una celda por su nuevo nombre.

Ahora que has creado un nombre, puedes hacer referencia a esa celda por su nombre con solo escribirlo y veras que aparece en una lista con un icono diferente al de las formulas.

Eliminar y modificar nombres de celdas o rangos.

Podemos eliminar o editar nombres de celdas o rangos ingresando al Administrador de nombres, haciendo clic en la cinta “Fórmulas” y luego clic en “Administrador de nombres”.

Conclusión

Hacer referencia a las celdas por medio de nombres puede demandar un poco más de tiempo al crear las fórmulas, pero garantiza que en el futuro podrás recordar fácilmente el cálculo que has ingresado en la formula y te será más fácil hacer alguna corrección o modificación, además usar nombres de celdas es algo que siempre debes hacer cuando tu hoja de cálculo será utilizada por otros miembros de tu equipo

.

RANGOS

Una hoja de trabajo de Excel cuenta con más de 16 millones de celdas. Pero casi nunca se utilizan todas. Y en este punto es importante comprender un concepto fundamental para trabajar con planillas de cálculos: los rangos de celdas.

¿Qué es un rango? Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).

Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna -letras- y la fila -números-) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho.

Por ejemplo, ingrese valores en las celdas A1, A2, B1 y B2. Luego, seleccione el rango mediante un clic en A1 y, manteniendo presionado el botón del mouse, arrástrelo hasta B2 y suéltelo. Las cuatro celdas que conforman el rango quedan en video inverso. En definitiva, usted tiene seleccionado el rango A1:B2, según la nomenclatura que utiliza Excel para identificar un rango.

Sin embargo, cuando un rango es utilizado como argumento o parámetro de una función (en especial, cuando ésta puede trabajar con varios), la sintaxis y el reconocimiento de los datos pueden ser muy engorrosos.

Para solucionar este problema, Excel permite otorgar nombres más significativos para identificar un rango. Lo analizaremos en forma práctica usando el rango que seleccionamos previamente (A1:B2). Luego, ejecute el comando Insertar/ Nombre, que despliega un submenú con 5 instrucciones: Definir, Pegar, Crear, Aplicar y Rótulo.

Antes de seguir, tenga en cuenta que los nombres de estas instrucciones llevan a confusión. Así, para generar el nombre de un rango no se utiliza la opción Crear, sino Definir.

Por lo tanto, presione esta última para que se produzca la apertura del cuadro de diálogo Definir nombre. En él encontrará una caja de texto en blanco, Nombres en el libro, seguida por un listado también en blanco y, al pie, el cuadro Se refiere a, que permite seleccionar el rango de celdas al que se le quiere dar un nombre. Sin embargo, esto no es necesario si, como se hizo en este ejemplo, el rango fue marcado con antelación. Por eso, en este cuadro ya contamos con la referencia absoluta Hoja1!$A$1:$B$2.

Escriba ahora en la caja Nombres en el libro uno que le resulte significativo para identificar el rango. Por ejemplo, Inicial, y pulse el botón Agregar para incorporarlo en el listado de nombres. Finalice apretando el botón Aceptar.

De inmediato, en el Cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, aparecerá este nombre identificando al rango que aún sigue seleccionado.

Utilidades prácticas

¿Para qué sirve concretamente tener rangos con nombres? Una de sus principales utilidades consiste en facilitar la selección del rango; es decir, evitar el proceso de cliquear la celda del vértice superior izquierdo y arrastrar el mouse hasta la del vértice inferior derecho. Esta tarea, aunque es fácil en conjuntos de celdas pequeños, resulta bastante pesada con rangos más extensos.

Al tener un nombre, el rango puede seleccionarse así: si aún sigue seleccionado, desmarque el rango Inicial con un clic en cualquier celda ajena a él. Posteriormente, corra el comando Edición/Ir a (o, directamente, ejecute el atajo de teclado Ctrl+I) para abrir el cuadro de diálogo Ir a . Allí encontrará un listado con los nombres de todos los rangos generados (similar al del comando Definir). Luego, haga un clic en Inicial (nombre que se escribirá automáticamente en la caja de texto Referencia) y presione el botón Aceptar. De inmediato, la ventana se cierra y el rango A1:B2 queda seleccionado.

Otro uso concreto es el ya mencionado de utilizar un rango como argumento de una función. Veamos un ejemplo simple utilizando Inicial.

Active la celda A4 o, en su defecto, cualquiera que esté vacía. Luego, ejecute el comando Insertar/Función y, en la ventana correspondiente, busque en el listado Categoría de la función, las ocurrencias Usadas recientemente, Todas o Matemáticas y trigonométricas. Seleccione una de ellas y, en la lista Nombre de la función, marque Suma; una vez realizado esto, presione el botón Aceptar para pasar a la segunda ventana del asistente de funciones.

En ella encontrará activa la caja de texto Número1. No haga caso del rango por defecto que ésta pueda contener y corra la instrucción Insertar/Nombre. El submenú de ésta sólo tendrá habilitado el ítem Pegar, precisamente el que hace falta. Haga un clic en él para abrir el correspondiente cuadro de diálogo, marque el único nombre que tenemos, Inicial, y apriete Aceptar. De inmediato, el cuadro de diálogo se cierra y en la caja Número1 queda escrito Inicial. Pulse Aceptar y, automáticamente, en A4 obtendrá el resultado de la suma de los números que contienen las 4 celdas del rango.

Una forma especial para hacer referencia a un rango de datos es mediante el uso de rótulos.

Un ejemplo práctico nos permitirá analizar mejor esta herramienta no demasiado utilizada.

Tome una hoja de cálculo en blanco y escriba en la celda B2, por ejemplo, Ô1996 (con el apóstrofo adelante para que Excel lo considere un texto) y en C2, Ô1997. Luego, en B3 y B4 los números 12 y 24, y en C3 y C4, los valores numéricos 48 y 60.

Estableceremos como rótulos de columnas 1996 y 1997 para que los valores encolumnados debajo de cada uno de ellos puedan ser utilizados fácilmente como argumentos de una función. Ahora, seleccione el rango B2:C4 y ejecute la instrucción Insertar/ Nombre/Rótulo. En el cuadro de diálogo abierto marque la opción Rótulos de columna y presione Aceptar. Automáticamente Excel almacena el rango seleccionado en la lista Rangos de rótulos existentes y cierra la ventana sin otras consecuencias.

Active C8 o cualquier otra celda en blanco y escriba en ella la fórmula =suma (1997) y dé Enter. De inmediato obtendrá el resultado 108 que surge de sumar los valores de las celdas C3 y C4 en columna das bajo el rótulo 1997. .

UTILIDADES DEL RANGO

¿Para qué sirve concretamente tener rangos con nombres? Una de sus principales utilidades

consiste en facilitar la selección del rango; es decir, evitar el proceso de cliquear la celda del

vértice superior izquierdo y arrastrar el mouse hasta la del vértice inferior derecho. Esta tarea,

aunque es fácil en conjuntos de celdas pequeños, resulta bastante pesada con rangos más

extensos.

Al tener un nombre, el rango puede seleccionarse así: si aún sigue seleccionado, desmarque el

rango Inicial con un clic en cualquier celda ajena a él. Posteriormente, corra el

comando Edición/Ir a(o, directamente, ejecute el atajo de teclado Ctrl+I) para abrir el cuadro de

diálogo Ir a . Allí encontrará un listado con los nombres de todos los rangos generados (similar

al del comando Definir). Luego, haga un clic en Inicial (nombre que se escribirá

automáticamente en la caja de texto Referencia) y presione el botón Aceptar. De inmediato, la

ventana se cierra y el rango A1:B2queda seleccionado.

Otro uso concreto es el ya mencionado de utilizar un rango como argumento de una función.

Veamos un ejemplo simple utilizando Inicial.

Active la celda A4 o, en su defecto, cualquiera que esté vacía. Luego, ejecute el comando

Insertar/Función y, en la ventana correspondiente, busque en el listado Categoría de la función,

las ocurrencias Usadas recientemente, Todas o Matemáticas y trigonométricas. Seleccione una

de ellas y, en la lista Nombre de la función, marque Suma; una vez realizado esto, presione el

botón Aceptar para pasar a la segunda ventana del asistente de funciones.

En ella encontrará activa la caja de texto Número1. No haga caso del rango por defecto que

ésta pueda contener y corra la instrucción Insertar/Nombre. El submenú de ésta sólo tendrá

habilitado el ítem Pegar, precisamente el que hace falta. Haga un clic en él para abrir el

correspondiente cuadro de diálogo, marque el único nombre que tenemos, Inicial, y

apriete Aceptar. De inmediato, el cuadro de diálogo se cierra y en la caja Número1 queda

escrito Inicial. Pulse Aceptar y, automáticamente, en A4 obtendrá el resultado de la suma de

los números que contienen las 4 celdas del rango.

Una forma especial para hacer referencia a un rango de datos es mediante el uso de

rótulos.

Un ejemplo práctico nos permitirá analizar mejor esta herramienta no demasiado utilizada.

Tome una hoja de cálculo en blanco y escriba en la celda B2, por ejemplo, Ô1996 (con el

apóstrofo adelante para que Excel lo considere un texto) y en C2, Ô1997. Luego,

en B3 y B4 los números 12y 24, y en C3 y C4, los valores numéricos 48 y 60.

Estableceremos como rótulos de columnas 1996 y 1997 para que los valores encolumnados

debajo de cada uno de ellos puedan ser utilizados fácilmente como argumentos de una función.

Ahora, seleccione el rango B2:C4 y ejecute la instrucción Insertar/ Nombre/ Rótulo. En el

cuadro de diálogo abierto marque la opción Rótulos de columna y presione Aceptar.

Automáticamente Excel almacena el rango seleccionado en la lista Rangos de rótulos

existentes y cierra la ventana sin otras consecuencias.

Active C8 o cualquier otra celda en blanco y escriba en ella la fórmula =suma (1997) y dé Enter.

De inmediato obtendrá el resultado 108 que surge de sumar los valores de las

celdas C3 y C4encolumnadas bajo el rótulo 1997. .

CÓMO CREAR RANGOS DE CRITERIOS EN EXCEL PARA FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Puedes analizar fácilmente los datos que introduces en una hoja de cálculo de Microsoft Excel

utilizando funciones de base de datos, que son una serie de cálculos. Antes de hacer una

función nueva de base de datos, debes establecer los criterios, que son el rango de celdas en

la hoja de cálculo que contienen reglas específicas sobre cómo deseas que los datos sean

evaluados. Usando las funciones de filtro en Excel puedes crear criterios, que son normas para

una función que incluya sólo los valores que contiene un cierto número, los números que

coincidan entre sí, o los números que son mayores o iguales a un número específico.

Referencias a celdas y rangos

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a

Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una

fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en

una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse

referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a

celdas de otros libros se denominan vínculos.

ESTILO DE REFERENCIA A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a

columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1

al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer

referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo,

B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Referencias relativas. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición

relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la

posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en

filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las

nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la

celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

ESTILO DE REFERENCIA 3D

Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de

cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de

celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las

hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,

=SUMA (Hoja2:Hoja13! B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las

hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales.

No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita.

Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de

cálculo

En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o

eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la

fórmula =SUMA (Hoja2:Hoja6! A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la

hoja 6.

Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las

extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las

celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los

valores del cálculo.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera

del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.

Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro,

Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el

nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

ESTILO DE REFERENCIA L1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las

columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones

de fila y columna en macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una

"L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1.

Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una

fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo

L1C1 y no del estilo A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1

1. Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha General.

2. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia L1C1.

ASIGNAR NOMBRES A CELDAS O RANGOS

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

ASIGNAR UN NOMBRE A UN RANGO DE CELDAS

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.

UTILIZAR UN NOMBRE EN UNA FÓRMULA

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

CELDAS Y RANGOS EN EXCEL

Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.

Rangos en Excel

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:

Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.

Pulsa la tecla Mayús y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas deseado.

Ingresa la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsa Entrar. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.

Seleccionar varios rangos

En ocasiones necesitas aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realiza la selección del primer rango e inmediatamente después pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada mientras haces la selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podrás soltar la tecla Ctrl.

En la imagen anterior se han seleccionado los rangos A1:B2, A5:B6 y D3:D4. Aunque este tipo de selección se facilita con el ratón también es posible seleccionar varios rangos utilizando solo el teclado y lo único que debemos hacer es pulsar la combinación de teclas Mayús + F8 después de haber seleccionado un rango lo cual nos permitirá agregar un nuevo rango a la selección. Te darás cuenta de que has pulsado correctamente la combinación de teclas porque la barra de estado mostrará el mensaje “Agregar a la selección”.

Seleccionar un rango en varias hojas

También es posible seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. Para

iniciar debemos hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en la etiqueta de las hojas que deseamos incluir en la selección.

Una vez hecha la selección, cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los rangos de las diferentes hojas incluidas. La tecla Ctrl nos permite elegir hoja por hoja pero si deseamos incluir un grupo continuo de hojas podemos utilizar en su lugar la tecla Mayus y hacer clic en la etiqueta de la última hoja y automáticamente las hojas intermedias serán incluidas.

Copiar o mover rangos

La diferencia entre copiar y mover rangos es que al copiar un rango los datos originales quedan intactos, pero cuando movemos un rango los datos originales son removidos y colocados en la nueva ubicación. Para copiar un rango solo debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + C (Copiar) y posteriormente seleccionar la celda destino y pulsar las teclas Ctrl + V (Pegar). La celda que hayamos elegido como destino es donde se copiará la celda superior izquierda del rango. La copia de un rango puede ser dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro.

Para mover un rango seguimos los mismos pasos anteriores con la diferencia de que en lugar de pulsar Ctrl + C utilizaremos la combinación Ctrl + X (Cortar) y posteriormente pegaremos el rango en la celda deseada. Todos los comandos que he mencionado hasta ahora los puedes encontrar también en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Es posible mover un rango dentro de la misma hoja utilizando solo el ratón. Primero selecciona el rango y después posiciona el puntero del ratón en alguno de los bordes y arrastra el rango hacia la nueva ubicación. Para copiar el rango en lugar de moverlo realiza la misma acción pero mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras las celdas. Observarás que se muestra un pequeño símbolo (+) junto al puntero del ratón indicando que se realizará una copia.

Pegado especial de celdas

Cuando decidimos copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:

Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.

Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.

Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.

Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.

Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.

Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de origen.

Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.

Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.

Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.

Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la celda.

Formato: Pega solamente el formato de las celdas.

Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.

Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.

Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada automáticamente su cambian los datos originales.

Las celdas de una hoja contienen los datos que utilizaremos en nuestras fórmulas y reportes y es posible copiarlas o moverlas a otra ubicación de acuerdo a nuestras necesidades. Excel nos ofrece diferentes opciones de pegado que es importante conocer porque serán de mucha utilidad en nuestro trabajo cotidiano con la herramienta.

Cómo crear rangos de criterios en Excel para funciones de base de datos

Puedes analizar fácilmente los datos que introduces en una hoja de cálculo de Microsoft Excel utilizando funciones de base de datos, que son una serie de cálculos. Antes de hacer una función nueva de base de datos, debes establecer los criterios, que son el rango de celdas en la hoja de cálculo que contienen reglas específicas sobre cómo deseas que los datos sean evaluados. Usando las funciones de filtro en Excel puedes crear criterios, que son normas para una función que incluya sólo los valores que contiene un cierto número, los números que coincidan entre sí, o los números que son mayores o iguales a un número específico.

Instrucciones

1. 1

Abre la aplicación Excel en tu computadora que contiene la tabla de funciones de base de datos que las que deseas crear criterios.

2. 2

Selecciona el rango de celdas que contiene datos numéricos utilizando el ratón. Haz clic en la pestaña "Datos" de Excel 2007 o la opción "Datos" en el menú de la barra de herramientas superior de Excel 2003.

3. 3

Haz clic en la opción "Filtro" y haz clic en la flecha desplegable situada en la cabecera de la columna.

4. 4

Mueve tu ratón sobre el "Número de Filtros" y luego haz clic en la opción "Filtro personalizado". La ventana de diálogo Autofiltro personalizado aparecerá.

5. 5

Selecciona los criterios de número de tus rangos introduciendo los números que deseas que sólo se incluyan en el rango de criterios. Un ejemplo es introducir "25" y "50" para el número más bajo y más alto.

6. 6

Selecciona la opción "And" si deseas filtrar de manera que todos los criterios sean verdaderos, o haz clic en la opción "Or" para la columna de tabla o de la sección para que sean verdaderos juntos o por separado. Tus criterios serán creados.

Referencias a celdas y rangos

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a

Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una

fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en

una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse

referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a

celdas de otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.

Condicionando rangos en Excel

Cuanto se trabaja con Excel en ocasione es necesario condicionar diferentes rangos, de manera tal que el valor o la variable a considerar debe estar dentro de un rango definido, específico.

Manual de Excel Avanzado

Los rangos pueden ser mayor a X, menor a X, mayor a X pero menor a Y, rangos que se pueden definir fácilmente con fórmulas.

Cuando el rango está condicionado a un solo límite, la fórmula es muy sencilla. Por ejemplo, si la condición para una operación es que el valor de la celda A1 sea mayor a 100, la fórmula sería:

=SI(A1>100;"X"; "")

Ahí le estamos diciendo a Excel que si A1 es mayor a 100 escriba la letra X y si no que deje la celda vacía. Para cambiar la condición bastará con cambiar el signo > por < o por =, según se requiera.

Cuando el rango está condicionado por dos limites, la fórmula es un poco más compleja.

Supongamos que el valor de la celda A1 debe ser mayor a 500 y menor a 1.000 para que se realice determinada tarea. La fórmula sería así:

=SI(Y(A1>500;A1<1000);"A";"")

Ahora compliquemos más la situación. Supongamos que ahora necesitaremos que el valor de la celda A1 sea igual o superior a 500 e igual o inferior a 1.000. En este caso, en realidad estamos hablando de 4 condiciones, ya que debe ser igual o mayor a 500, e igual o menor 1.000. Bien, la formula sería así:

=SI(A1>=500;SI( A1<=1000;"X";""))

Con estas condicionales se pueden hacer multitud de operaciones mucho más complejas que escribir una simple X o dejar en blanco la celda; es cuestión de ser creativo según sean nuestras necesidades.

No hay que olvidar que en algunos computadores los separadores no son punto y coma, sino una coma, por lo que habrá que hacer el ajuste a las fórmulas si es que su computador opera con una coma.

LA INSERCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS EN OFFICE XP

Antes que nada tienes que saber la definición de filas y columnas ¿que es una fila de Excel?

una fila de Excel esta representada por un número en las hojas de calculo de Excel. Cada ves

que abres un libro de Excel podrás ver los encabezados de columnas y filas observa la

siguiente imagen.

Como puedes ver en la imagen las columnas van en forma vertical y son nombradas por letras

A-B-C-D- etc. y las filas van en forma horizontal y son nombradas por números 1-2-3-4 etc.

y las celdas se podría decir que son coordenadas ya que son recuadros que se forman donde

se entrecruzan las columnas con las filas por ejemplo si quisieras ir a la celda "B3" que es la

que esta recuadrada con verde en la imagen para llegar a esta celda tu tienes que buscar la

columna "B" y luego la fila "3" y te posicionas en ese recuadro que se llamara "B3"

1- ¿Cuantas filas tiene Excel?

Excel 2010 contiene un total 1.048.576 filas numeradas desde el 1 al 1.048.576. Aunque

prácticamente no se llega a utilizar esta cantidad de filas en tu libro ya que tu archivo se haría

demasiado pesado y no trabajaría muy bien.

2-¿Cuantas columnas tiene Excel?

Excel 2010 posee un total de 16.384 columnas nombradas alfabéticamente desde la A hasta

XFD. Las letras se van repitiendo desde la "A" hasta la "Z" de manera alfabética hasta llegar a

XFD logrando un total de 16.384 columnas ósea cada ves que llega a la "Z" comienza

nuevamente desde la "A" por ejemplo: "AA-AB-AC-AD" y así sucesivamente hasta llegar a la

columna "XFD"

3-¿Como se inserta filas y columnas en Excel?

Para insertar una fila o columna en Excel conozco dos maneras una no tan cómoda que es con

el menú insertar y otra mas sencilla y cómoda con el botón secundario del mouse.

3.1- Insertar filas y columnas con el menú Excel.

selecciona la cantidad de filas o columnas que quieras insertar recuerda que Excel va a insertar

la fila arriba de fila que seleccionaste o al margen izquierdo si es una columna la que quieres

insertar

fíjate esta imagen:

Tal cual las imágenes debes hacer en tu planilla de Excel.

3.2- Insertar filas y columnas con el botón derecho del mouse.

Esta es la forma mas sencilla que uso yo siempre que quiero insertar una fila o columna ya que

es mas cómoda y rápida para hacerlo bien lo que debes hacer primero es seleccionar la fila o

columna donde quieres insertar una nueva fila o columna recuerda que si es una fila la que

selecciones, la nueva fila, Excel la colocara justo encima de la fila que seleccionaste, en caso

de ser una columna, la nueva columna se insertara al costado izquierdo de la columna que

seleccionaste

Recuerda que tienes que hacer clic sobre la fila o columna seleccionada para que te salga este

cuadro de dialogo, luego le das clic en insertar y automáticamente se inserta la fila en la parte

de arriba de la selección que hiciste y en caso de ser una columna al margen izquierdo.

4-¿Como eliminar filas y columnas en Excel?

Para eliminar las filas son las dos mismas opciones que para insertar, seleccionas las filas o

columnas que quieres eliminar luego vas al menú eliminar le das clic sobre el dibujo y

se elimina automáticamente.

4.1- Para eliminar con el botón derecho del mouse es lo mismo que con insertar solo que le das

clic a eliminar como en esta imagen

Después de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de cálculo, es muy sencillo

agregar columnas y filas a la tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir

filas o columnas adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas en el lugar que desee.

Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas

que contengan datos duplicados de una tabla.

NOTA Agregar y quitar filas y columnas en una tabla no es igual que agregar y quitar filas y

columnas en una hoja de cálculo. Para agregar y quitar filas y columnas en una hoja de cálculo,

vea Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.

Inserción de Celdas.

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.

Seleccionar el menú Insertar.

Situarse sobre el botón para ampliar el menú.

Elegir la opción Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Celdas

Inserción de columnas o filas:

◊ Posicionarse en donde se quiere insertar la columna o fila.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición y

todas las filas para abajo se incrementarán en una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna o fila, Excel toma la columna

o fila donde estamos situados como columna o fila seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas o filas, basta con seleccionar tantas columnas o

filas, en el primer paso, como columnas o filas a añadir.

Añadir columnas o filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de

columnas o filas varíe, seguirán habiendo 256 columnas y 65535 filas, lo que pasa es

que se eliminan las últimas, tantas como columnas o filas añadidas. Si intentas

añadir columnas o filas y no te lo permite, seguro que las últimas columnas o filas

contienen algún dato.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para

las filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

Las hojas de trabajo de Excel se componen de celdas que surgen de la intersección de

filas y columnas. Hay ocasiones, durante el proceso de creación de una planilla, en que es

necesario incorporar alguno de esos elementos justo en medio del trabajo. O darles otro

formato.

Primero. ¿Cómo se inserta una celda? Escriba valores numéricos en A1, A2, A3, B1,

B2, B3, C1, C2 y C3. Luego, incluiremos una nueva celda en la posición B2. Pero, ¿cómo? La

solución es: active la celda B2 y ejecute Insertar/Celdas . Esta acción abre el cuadro de diálogo

Insertar celdas , que proporciona cuatro opciones para resolver la cuestión: Desplazar las

celdas hacia la derecha , Desplazar las celdas hacia abajo , Insertar toda una fila e Insertar

toda una columna .

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa en una hoja de

cálculo. Cuando inserta celdas en blanco, Excel desplaza las demás celdas en la misma

columna hacia abajo o las celdas en la misma fila hacia la derecha para ajustar las celdas

nuevas. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila seleccionada y columnas a la

izquierda de una columna seleccionada. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

NOTA Microsoft Excel tiene los siguientes límites de columnas y filas: 16.384 (A a XFD)

columnas de ancho por 1.048.576 filas de alto.

¿Qué desea hacer?

• Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

• Insertar filas en una hoja de cálculo

• Insertar columnas en una hoja de cálculo

• Eliminar celdas, filas o columnas

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas

en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para

insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a

continuación, en Insertar celdas.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas

seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar.

3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las

celdas circundantes.

NOTAS

• Cuando se insertan celdas en una hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por

la inserción se ajustan como consecuencia, ya sean referencias de celda relativas o absolutas.

Lo mismo ocurre con la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia

directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente,

es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado, en lugar

de especificar celdas individuales.

• Para insertar celdas que contengan datos y fórmulas, también puede copiarlas o

cortarlas y luego pegarlas en el lugar que desee haciendo clic con el botón secundario del

mouse y luego seleccionar Insertar celdas copiadas insertar celdas cortadas.

Sugerencias

• Para repetir rápidamente la acción de insertar una celda, haga clic en la ubicación

donde desea insertar la celda y, a continuación, presione CTRL+Y.

• Si las celdas que ha copiado tienen aplicado algún formato, puede usar Insertar

opciones para elegir el formato de las celdas insertadas.

Por defecto esta seleccionada la segunda, así que déjela y pulse Aceptar . De

inmediato, los valores de B2 y B3 pasan a ocupar las celdas B3 y B4, mientras B2 queda vacía.

De elegirse la opción de desplazamiento hacia la derecha se obtendría idéntico resultado, pero

los valores movidos hubiesen sido los de B2 y C2.

Las otras dos opciones son obvias: incluyen una nueva fila o columna desplazando

todas las demás hacia abajo o hacia la derecha.

Pero esto último resulta más directo haciéndolo con los comandos Insertar/Filas e

Insertar/Columnas que, además, permiten incluir dos o más filas o columnas.

Nota: Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede

contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede

combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.

En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de

fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo

B4

La función CELDA devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una

celda. Por ejemplo, si desea comprobar que una celda contiene un valor numérico en lugar de

texto antes de realizar un cálculo en ella, puede usar la siguiente fórmula:

=SI(CELDA("tipo", A1) = "v", A1 * 2, 0)

Esta fórmula calcula A1*2 sólo si la celda A1 contiene un valor numérico y devuelve 0 si A1

contiene texto o está en blanco.

Columnas

Inserción de columnas

Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para ello, insertarás una

columna entre los items Valor y Fecha pago así:

Paso 1:

Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas a insertar. Por

ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D, selecciona la columna D.

Paso 2:

Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías seleccionado.

Paso 3:

Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Debes asegurarte de...

Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o letras del encabezado. Si

seleccionas una celda, sólo se agregará una nueva celda.

Utiliza las opciones de inserción

Al insertar nuevas filas, columnas, aparecerá el botón Opciones de inserción. Este te permite

definir el formato de las celdas que insertaste.

Incluir una fila o columna de la hoja de cálculo en una tabla

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para incluir una fila de hoja de cálculo en la tabla, escriba un valor o texto en una celda que esté situada justo debajo de la tabla.

Para incluir una columna de hoja de cálculo en la tabla, escriba un valor o texto en una celda que sea adyacente a la derecha de la tabla.

Para incluir filas o columnas de la hoja de cálculo usando el mouse (ratón), arrastre el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha de la tabla hacia abajo para seleccionar filas y hacia la derecha para seleccionar columnas.

Insertar columnas en una hoja de cálculo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna

situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna.

Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una

celda de la columna B.

• Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la

derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo

número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas,

deberá seleccionar tres columnas.

• Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras

selecciona columnas no adyacentes.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a

continuación, en Insertar columnas de hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas

seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar.

NOTA Cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por

la inserción se ajustan en consecuencia, ya sean referencias de celda absolutas o relativas. Lo

mismo ocurre con la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia

directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente,

es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado en lugar

de especificar celdas individuales.

Sugerencias

• Para repetir rápidamente la acción de insertar una columna, haga clic en el lugar donde

desea insertar la columna y, a continuación, presione CTRL+Y.

• Si las columnas tienen aplicado algún formato, puede utilizar las Opciones de inserción

para establecer el formato de las columnas insertadas.

Veamos el ejemplo de incluir un par de columnas. Para eso ubique el cursor en la cabecera de

la columna B (se transforma en una flecha gruesa que apunta hacia abajo), haga un clic y

arrastre el mouse, sin soltar la tecla, hasta la cabecera de la columna C. Allí libere el mouse y

ambas columnas quedan seleccionadas. A continuación, ejecute Insertar/Columnas. Excel

corre las existentes hacia la derecha e incorpora el par nuevo. En pocas palabras, la aplicación

insertará tantas columnas como la cantidad que se haya seleccionado previamente. Si no se

realiza ninguna selección, el comando sólo abrirá una columna. Lo mismo ocurre con las filas,

aunque utilizando las cabeceras de fila. Al insertar filas nuevas, el resto se desplaza hacia

abajo.

Más allá o más acá

Al elaborar una planilla de cálculo por lo general se debe modificar el ancho, la altura u otros

parámetros de las columnas y las filas.

Para comenzar analizaremos las columnas. El ancho estándar de todas ellas es de 10,71

puntos o pixeles, pero hay dos formas, una interactiva y la otra mediante un cuadro de diálogo,

para modificarlo.

En forma interactiva se debe ubicar el cursor sobre el borde derecho de la cabecera de la

columna por modificar. Por ejemplo, la B. En forma directa, el icono del cursor cambia por uno

con una línea vertical atravesada por otra con flechas.

Para alterar el ancho, pulse la tecla principal del mouse y arrástrelo hacia la izquierda para

disminuir el ancho de la columna o hacia la derecha para incrementarlo. Así de fácil. Mediante

el software, ejecute Formato/Columna . Se abre un submenú con las opciones: Ancho ,

Autoajustar a la selección , Ocultar , Mostrar y Ancho estándar

La primera abre un pequeño diálogo en el que puede modificarse el valor de 10,71 puntos por

otro.

El segundo es muy práctico, si usted tiene, por ejemplo, textos de distinto ancho, utilice este

comando: Excel establecerá el ancho de la columna en forma automática en función del escrito

más largo de la columna.

Ocultar y Mostrar son antagónicos. Seleccione varias columnas contiguas (por ejemplo B y C) y

pulse Ocultar , éstas quedarán ocultas y en las cabeceras habrá un salto en el abecedario (se

verán A y D). Para volver a mostrarlas seleccione A y D y presione Mostrar , B y C aparecerán

de inmediato.

Nota: Columnas.

En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de

valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla.1 Las columnas

proporcionan la estructura según la cual se componen las filas.

El término campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos

consideran más correcto usar el término campo (o valor de campo) para referirse

específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila y una columna.

Por ejemplo, una tabla que representa compañías pudo tener las siguientes columnas:

ID(identificador entero, único a cada fila)

Nombre (texto)

Dirección 1 (texto)

Dirección 2 (texto)

Ciudad (identificador entero, proviene de una tabla separada de ciudades, de la que

cualquier información del estado o del país puede ser tomada)

Código postal (texto)

Industria (identificador entero, Proviene de una tabla separada de industrias)

etc.

Cada fila proporcionaría un valor de los datos para cada columna y después sería entendida

como solo simple valor de datos estructurado, en este caso representando a una compañía.

Más formalmente, cada fila puede ser interpretada como una variable relacional, compuesta

por un conjunto de tuplas, con cada tupla consistiendo en los dos elementos: el nombre de la

columna relevante y el valor que esta fila proporciona para esa columna.

Filas

Inserción de filas

Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual. Para ello, vas a

insertar una fila entre Arriendo y Comida.

Paso 1:

Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que vas a insertar.

Paso 2:

Haz clic en el botón Insertar que pertenece a a la pestaña Inicio.

Paso 3:

Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.

Por su parte, Ancho estándar recobra el valor por defecto de 10,71 puntos. Con las filas es

igual, sólo que se altera la altura de éstas.

Nota:

En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a

derecha del libro de trabajo.

Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel. Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posición actual. La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.

Agregar una fila en blanco al final de la tabla

Presione la tecla TAB en la última celda de la última fila para agregar una fila en blanco al final de la tabla.

NOTA Si en la tabla aparece una fila de totales, al presionar la tecla TAB en la última celda

de esa fila no se agrega una nueva fila.

Insertar una fila o columna de tabla

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar una o varias filas de tabla, seleccione las filas por encima de las cuales desea insertar las

filas en blanco.

SUGERENCIA Si selecciona una celda o rango en la última fila, también puede insertar una

fila antes o después de la fila seleccionada.

Para insertar una o varias columnas de tabla, seleccione las columnas a la izquierda de las cuales desea insertar una o varias columnas en blanco.

SUGERENCIA Si selecciona una celda o un rango en la última columna, también puede

insertar una columna a la izquierda o a la derecha de la columna seleccionada.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

*Para insertar filas de tabla, haga clic en Insertar filas de tabla encima.

*Para insertar una fila de tabla debajo de la última fila, haga clic en Insertar fila de tabla

debajo.

*Para insertar columnas de tabla, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda.

*Para insertar una columna de tabla a la derecha de la última columna, haga clic en Insertar

columna de tabla a la derecha.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o

más filas o columnas y seleccionar Insertar en el menú contextual y, después, la acción

que desee llevar a cabo en la lista de opciones. O bien, puede hacer clic con el botón

secundario del mouse en una o más celdas de una fila o columna de tabla,

seleccionar Insertar y, a continuación, hacer clic en Filas de la tabla arriba o

en Columnas de la tabla a la izquierda.

Insertar filas en una hoja de calculo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para insertar varias filas, seleccione las filas encima de las cuales desea insertar las

nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para

insertar tres nuevas filas, debe seleccionar tres filas.

• Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras

selecciona las filas no adyacentes.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a

continuación, en Insertar filas de hoja

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas

seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar.

NOTA Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la

inserción se ajustan en consecuencia, ya sean referencias de celda absolutas o relativas. Lo

mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia

directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente,

es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado en lugar

de especificar celdas individuales.

Sugerencias

• Para repetir rápidamente la acción de insertar una fila, haga clic en el lugar donde

desea insertar la fila y, a continuación, presione CTRL+Y.

• Si las filas tienen aplicado un formato, puede utilizar las Opciones de inserción para

elegir el formato de las filas insertadas.

Insertar fila y columnas

Mientras estamos trabajando podemos darnos cuenta de que nos hemos olvidado de introducir

una serie de datos que deberían estar en medio de los que ya hemos escrito. En estos casos

no es necesario borrar nada para introducirlos ya que podemos insertar filas o columnas en

cualquier posición de la hoja de cálculo.

Para insertar una columna primero seleccionamos la columna delante de la cual queremos

insertarla y a continuación ejecutamos el comando Insertar>Columnas y la columna

seleccionada se desplazará a la derecha dejando espacio para la nueva columna que aparece.

Si lo que queremos es insertar una fila primero seleccionamos la fila delante de la cual vamos a

hacer la inserción y después ejecutamos el comando Insertar>Filas.

También podemos insertar varias filas o varias columnas a la vez. Para ello lo que tenemos

que hacer es, antes de ejecutar el comando Insertar>Filas o Insertar>Columnas,

seleccionamos tantas filas o columnas como queramos insertar. La figura 8.15 muestra nuestra

tabla después de insertarle dos filas y una columna.

NOTA. Si en cualquier momento hemos cerrado nuestra presentación y la abrimos

nuevamente, o simplemente hacemos clic fuera de la hoja de cálculo, comprobaremos que

pasamos del modo de edición de la hoja de cálculo al modo de edición de la diapositiva y

desaparecen las cabeceras de las filas y las columnas. Para volver a trabajar nuevamente en la

edición de la hoja de cálculo debemos hacer doble clic sobre ella y el entorno de edición de la

hoja aparecerá nuevamente en nuestra pantalla.

Eliminar filas y columnas

Después de insertar filas o columnas para completar nuestra tabla puede que las hayamos

insertado en la posición equivocada o que deseemos volver al estado anterior y para ello

tendríamos que eliminar todas las filas o columnas que hayamos insertado.

Si queremos eliminar una o varias columnas primero debemos seleccionar dichas columnas y a

continuación ejecutaremos el comando Editar>Eliminar celdas.

Para eliminar una o varias filas primero las seleccionamos y después ejecutamos el mismo

comando que para eliminar columnas.

Debemos tener en cuenta que cuando eliminamos filas o columnas se elimina también el

contenido de las mismas y a su vez la hoja de cálculo se renumera automáticamente de tal

forma que la letra o letras de las columnas y el número o números de las filas no desaparecen

sino que los ocupan la filas o columnas que vienen a continuación de las eliminadas.

Otra acción automática que se lleva a cabo al insertar o eliminar filas y columnas es la

actualización de las fórmulas que contenga la hoja de cálculo.

NOTA. Si lo que queremos es eliminar sólo el contenido de alguna fila, alguna columna o de un

grupo de celdas, primero seleccionamos y a continuación ejecutamos el

comando Editar>Eliminar contenidos o simplemente pulsamos la tecla Suprimir.

Eliminar celdas, filas o columnas

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Eliminar y luego

realice una de las siguientes acciones:

• Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en Eliminar celdas.

• Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja.

• Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

SUGERENCIA Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de

celdas, hacer clic en Eliminar y luego seleccionar la opción que desea. También puede hacer

clic con el botón secundario en una selección de filas o columnas y luego hacer clic en

Eliminar.

3. Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas

hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el

cuadro de diálogo Eliminar.

Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia

a arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias

• Para repetir rápidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o

columnas siguientes y, a continuación, presione CTRL+Y.

• Si es necesario, puede restaurar inmediatamente los datos eliminados. En la Barra de

herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer Eliminar o presione CTRL+Z.

NOTAS

• Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las

propias celdas.

• Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas

desplazadas para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga

referencia a una celda eliminada mostrará el valor de error #¡REF!.

Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en

Excel2000 para adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo al modelo

deseado.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas,

seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja,

tantas como filas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a eliminar.

2 Selecciona el menú Edición.

3 Elige la opción Eliminar...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

4 Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de

celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.

5 Haz clic sobre Aceptar.

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.

2 Selecciona el menú Edición.

3 Elige la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas, así que ten mucho cuidado al utilizar este comando. Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado antes, simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya está seleccionada; en caso de que no lo estuviera, selecciónala antes de ejecutar el comando). Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente, hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se insertan.

Cómo eliminar filas duplicadas de una lista en Excel

Instrucciones

1. 1

Abre la hoja de trabajo de Excel.

2. 2 Haz clic en la pestaña "Datos" en la barra de comandos.

3. 3 Haz clic y arrastra el rango de celdas a seleccionar. El color de relleno cambia en las celdas seleccionadas.

4. 4 Haz clic en el botón "Eliminar duplicados" en el grupo "Herramientas de datos". Se abrirá un cuadro de diálogo.

5. 5 Haz clic en el botón "Seleccionar todo".

6. 6 Selecciona los cuadros marcados para las diferentes columnas que Excel debe filtrar. Por ejemplo, para eliminar duplicados de todas las columnas, selecciona todos los cuadros marcados para visualizar una marca en cada uno.

7. 7 Haz clic en "Aceptar". Las filas duplicadas desaparecerán. Permanecerá la fila original. Una ventana de diálogo de "Microsoft Excel" indica el número de valores duplicados eliminados. Excel también indica la cantidad de valores únicos que restan.

8. 8 Haz clic en "Aceptar". La ventana de diálogo de "Microsoft Excel" se cierra y eres libre de editar la hoja de trabajo.

9. 9 Guarda el archivo de Excel.

Quitar filas o columnas de una tabla

1. Seleccione las filas o columnas de tabla que desea eliminar.

SUGERENCIA También puede seleccionar simplemente una o varias celdas en las filas o en

las columnas de tabla que desee eliminar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a

continuación, haga clic en Eliminar filas de tabla o en Eliminar columnas de tabla.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una o varias

filas o columnas, elegir Eliminar en el menú contextual y, a continuación, hacer clic

en Columnas de la tabla o en Filas de la tabla. O bien, puede hacer clic con el botón

secundario del mouse en una o varias celdas de una fila o columna de tabla, elegir Eliminar y,

por último, hacer clic en Filas de la tabla o en Columnas de la tabla.

Quitar filas en blanco de una tabla

1. Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,

desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores,

active (Vacías).

NOTA La casilla (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de

tabla contiene al menos una celda vacía.

4. Seleccione las filas vacías de la tabla y presione CTRL+- (guión).

SUGERENCIA Puede usar un procedimiento similar para filtrar y quitar filas vacías de una

hoja de cálculo. Para obtener más información vea Filtrar datos de un rango o una tabla.sobre

cómo filtrar filas vacías en una hoja de cálculo,

En esta ocasión veremos cómo eliminar filas y columnas tanto de la manera tradicional con el

cuadro de diálogo Eliminar de Excel, como con macros.

Tenemos la siguiente estructura de archivo y deseamos tanto eliminar toda una celda del

archivo, así como sólo unas celdas sin afectar el contenido de otras tablas.

Eliminar filas y columas

Opción 1: Para eliminar filas y columnas sin macros podemos elegir toda la columna o toda la

fila y dar botón derecho Eliminar.

Opción 2: elegir la fila o columa y dar botón derecho Eliminar… y elegir Toda la fila o Toda la

columna

Opción 3: Usar macros para eliminar filas o columnas completas completas.

„Eliminar fila completa con rango especificado.

Range(“A5″).EntireRow.Delete

„Eliminar fila con número de fila especificada.

Rows(5).EntireRow.Delete

„Eliminar columna completa.

Range(“A5″).EntireColumn.Delete

„Eliminar fila con número de fila especificada.

Columns2(5).EntireRow.Delete

Eliminar filas sin afectar la estructura de otras tablas

En el ejemplo tenemos dos tablas con dos columnas cada una. Si lo que deseamos es eliminar

una fila de la primera tabla, pero sin afectar el contenido de la segunda…

Opción 1: elegir las celdas que querremos eliminar, en este caso serán dos. Después

presionar botón derecho Eliminar… y después elegimos Desplazar las celdas hacia arriba.

Opción 2: usar macros para eliminar las filas de una tabla sin afectar las demás tablas.

Cuando quieres añadir datos en una zona ya ocupada o de que han quedado espacios en

blanco en medio, tendrás que insertar o eliminar filas, columnas o celdas, pero antes has de

saber cómo seleccionarlas.

Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Observa que

todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado

donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan

fácil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la

columna E haz clic en su encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna).

Cuando lo hagas verás que Excel selecciona toda la columna.

Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si se tratase

de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11, primero haz clic

sobre el encabezado de la fila 8 y mantén pulsado el botón del ratón. Luego arrastra el ratón

hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces suelta el botón.

Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean consecutivas,

debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic

en los encabezados de las demás filas o columnas que quieras seleccionar. Por último suelta la

tecla Ctrl.

Cuando una o más filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones que

realices (como asignar un formato) se aplicarán a todas las celdas de esa columna.

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se

mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se

peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea

insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar.

En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o

Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de

la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por

encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas

inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo

número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha

de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a

la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha

de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de

columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.

Para cambiar las dimensiones de una fila o una columna, sigue estas instrucciones:

1. Coloca el cursor en el borde externo, junto al número o la etiqueta de la fila o columna

cuyo tamaño desees cambiar.

2. Ajusta el cursor para colocarlo en la línea que separa la fila o columna que vayas a

cambiar de la fila o columna siguiente. Cuando lo hayas hecho, el cursor se convertirá en

una flecha con dos puntas.

3. Haz clic con el ratón y arrastra la flecha en la dirección que desees ampliar o reducir la fila

o la columna.

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta

operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran

grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo

formato.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos

seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos

a seleccionar las filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se

encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos

desplazamos a las siguientes columnas.

Para seleccionar un conjunto de celdas salteadas:

Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.

Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior

izquierda del teclado) pero soltamos el botón del ratón y nos movemos a D3

Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón

Puedes insertar filas o columnas que previamente hayas copiado. A diferencia de la

acción Copiar-Pegar,Copiar-Insertar no sobrescribe el rango destino, sino que lo desplazará

hacia abajo o hacia la derecha según corresponda. Este procedimiento es equivalente a la

orden Insertar celdas copiadas de Excel, cuando se utiliza para insertar filas o columnas

copiadas.

Selecciona una o más filas y cópialas

Selecciona la fila donde depositar la copia y activa el comando Pegado especial:

Desde el menú Editar > Pegado especial..., o bien...

Desde el menú contextual de la fila donde deseas insertar la copia

selecciona Pegado especial, o bien...

Con la combinación de teclas Ctrl + Mayúsculas + V

Desde el diálogo Pegado especial selecciona en el área Desplazar celdas la

opción Hacia abajo.

Insertar columnas copiadas

Selecciona una o más columnas y cópialas

Selecciona la columna donde depositar la copia y activa el comando Pegado

especial:

Desde el menú Editar > Pegado especial..., o bien...

Desde

el menú contextual de la columna donde deseas insertar la copia

selecciona Pegado especial, o bien...

Con la combinación de teclas Ctrl + Mayúsculas + V

Desde el diálogo Pegado especial selecciona en el área Desplazar celdas la

opción Hacia la derecha.

El método más rápido es:

Seleccionar columnas, clic secundario > Copiar

Clic secundario en columna destino > Pegado especial > seleccionar Hacia la

derecha > Aceptar

Ocultar filas y columnas en Excel

Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ocultar o también puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.

También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opción Ocultar.

Después de haber ocultado una fila o una columna observarás que Excel aún muestra un encabezado muy pequeño como símbolo de que existe una fila o columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a continuación:

En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas según sea el caso.

Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.

Cambiar ancho y alto de columnas y filas

A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los datos se ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando una tabla y deseamos que las celdas sean más grandes que su tamaño predeterminado. Cualquiera que sea la razón es importante saber cómo ajustar el ancho de una columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de columna y se mostrará un cuadro de diálogo donde podrás indicar el nuevo valor:

Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botón Aceptar para hacer permanentes los cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de diálogo es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por otro lado, para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la fila. Por supuesto que también podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic derecho en su encabezado y seleccionamos la opción Alto de fila. Una última alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. También puedes arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.

Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos lograr haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna o sobre el borde inferior del encabezado una fila. Esto hará que la columna se autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su contenido. La opción Autoajustar es muy útil y por eso encontramos ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:

Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas que contendrán nuestros datos y por eso es importante aprender a manipularlas correctamente para hacer un mejor uso de la herramienta.

Tamaño de filas y columnas.

Al introducir los datos en nuestra hoja de cálculo ya pudimos comprobar que el ancho de las

columnas y el alto de las no siempre es el adecuado y que algunas celdas son pequeñas y

otras grandes. En este apartado vamos a aprender a cambiar esto para que su aspecto se

ajuste al contenido que van a mostrar.

Si escribimos un texto muy largo en una celda y no cabe en la misma al introducirlo aparecerá

en su celda y ocupando parte de la siguiente o varias celdas seguidas, siempre que la celda

que está a su derecha no tenga ningún dato. Sin embargo, si introducimos un número muy

largo y no cabe en la celda nos mostrará es número en formato científico y el número completo

sólo aparece en la barra de Fórmulas cuando seleccionemos esa celda.

Para modificar el ancho de una columna o el alto de una fila podemos utilizar el ratón y hacerlo

de forma gráfica o ejecutar el comando correspondiente y realizar los cambios, con precisión

numérica en el cuadro de diálogo.

Para cambiar el ancho de una columna utilizando el ratón podemos seguir estos pasos:

Situamos el puntero en el borde que separa las letras de las cabeceras de las columnas y

veremos que el cursor se transforma en doble flecha horizontal (cursor del cambio de tamaño)

como muestra la figura 8.18.

Hacemos clic y sin soltar el botón del ratón arrastramos hacia la derecha (para hacer la

columna más ancha) o hacia la izquierda (para hacer la columna más estrecha). Mientras

arrastramos vamos viendo una etiqueta amarilla que nos indica el ancho con lo que nos

podemos aproximar bastante al tamaño deseado.

Para concluir soltamos el botón del ratón y ya tenemos en nuevo ancho de la columna.

Para modificar el alto de una fila procederemos con los mismos pasos anteriores pero situando

el puntero sobre la línea que separa los números que encabezan las filas y arrastraremos hacia

abajo (para hacer la fila más ancha) o hacia arriba (para hacer la fila más estrecha).

También podemos cambiar el ancho o el alto de varias columnas o filas a la vez y de ese modo

conseguimos el mismo ancho o alto para todas ellas. El procedimiento a seguir sería:

Seleccionamos varias filas o varias columnas.

Situamos el puntero en la línea de separación de las letras de las columnas seleccionadas o de

los números de las filas seleccionadas y veremos que toma la forma de doble flecha.

Hacemos clic y sin soltar el botón del ratón arrastramos para conseguir el alto o ancho

deseado. Cuando soltemos veremos que todas las filas o columnas seleccionadas tienen el

mismo alto o ancho.

También contamos con otro método que podemos utilizar para cambiar el ancho de las

columnas o el alto de las filas y que nos permite establecer estos parámetros con total

precisión:

Activamos una celda de la columna cuyo ancho queremos cambiar o de la fila a la que vamos a

cambiar el alto.

Ejecutamos el comando Formato>Columna>Ancho o Formato>Fila>Alto y aparecerá el cuadro

de diálogo Ancho de columna (que vemos en la figura 8.19) o el cuadro de diálogo Altura de

fila.

Escribimos el ancho o el alto deseado. También podemos hacer clic sobre las puntas de flecha

para aumentar o disminuir la cantidad que aparece. Cuando tenga el tamaño deseado

hacemos clic en el botón Aceptar.

Este mismo método podemos utilizarlo para cambiar el ancho de varias columnas o el alto de

varias filas a la vez. Para ello lo que tenemos que hacer es seleccionar las columnas o las filas

que vamos a modificar.

Por último, contamos con dos comandos especiales, uno para las columnas y otro para las

filas, que nos permiten establecer el ancho o el alto ideal basándose para ello en el contenido

que tienen todas las celdas de esa fila o de esa columna.

En las columnas es el comando Formato>Columna>Ancho óptimo, que establece el ancho

adecuado tomando como referencia la celda que en esa columna tiene la entrada más larga.

Muestra un cuadro de diálogo semejante al anterior y en la casilla Adicional podemos indicar el

espacio adicional que se incrementará por encima de la celda con la entrada más larga.

UNIR CELDAS

En la mayoría de las ocasiones la cuadrícula de una tabla es suficiente, tal como está, para

representar nuestros datos, pero en ocasiones utilizamos tablas más complejas en las que no

todas las filas tienen las mismas columnas o no todas las columnas tienen las mismas filas. Es

en estos casos en los que necesitamos agrupar varias celdas

Dos líneas en una celda

En la diapositiva de hoja de cálculo comprobamos que las tres últimas cabeceras de de

columnas aparecen con texto abreviado. Vamos a quitar las abreviaturas y colocamos el texto

en dos filas dentro de cada celda.

Quizás se nos haya ocurrido pensar en escribir la primera línea y a continuación pulsar la

tecla Entrar para pasar a la segunda línea, pero eso no funciona en las hojas de cálculo y por el

contrario lo que conseguimos es desplazar la celda activa a la celda inferior.

Para introducir una nueva línea dentro de una celda debemos pulsar la combinación de

teclas Ctrl+Entrarmientras está el cursor de inserción de texto dentro de la celda. Si la celda ya

tiene contenido y queremos dividirlo en dos líneas hacemos doble clic sobre ella y después

hacemos clic en la posición por la que queremos partirla para que aparezca allí el cursor de

inserción de texto y ya podemos utilizar la combinación de teclas.

BIBLIOGRAFIA

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