La diferencia entre lo urgente y lo importante

Resulta difcil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el da a da. De ah ha nacido este artculo.En productividad, se ha escrito mucho ya sobre cmo tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante intil explicar cmo se debera actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar. Mea culpa y mil gracias por el aviso. En realidad, no es una cosa tan complicada pero, si queremos hacerla de manera casi instantnea para no inundar nuestras listas de tareas de lneas completamente intiles, empecemos por el principio.Las definicionesQue no te cuenten batallas, la diferencia es fcil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar bsico de todo razonamiento.Tarea urgenteLa urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha lmite, como en funcin del volumen de la tarea.Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realizacin, la ms urgente es la que tenga la fecha lmite antes.

Entre dos tareas que tengan la misma fecha lmite, la ms urgente es la que lleve ms tiempo hacer.

Si se aplaza la fecha lmite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

Si descubres que una tarea ser ms larga de lo que pensabas, se volver ms urgente.

Una tarea que no tiene fecha lmite no ser nunca urgente.

Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es muy urgente, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberamos decir que es poco urgente. Desde el momento en que tiene fecha lmite, una tarea es como mnimo un poquito urgente.Tarea importanteLa importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella tambin aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la ms importante ser siempre la que cause efectos ms graves en caso de no completarla.

Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia tambin (aumenta o se reduce).

Cmo diferenciar una tarea urgente de una importante?Si has entendido bien lo anterior, vers que esta pregunta tan comn no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultneamente.Adems ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.Cmo medir la urgenciaTe voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de ms a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto ms urgente cuanto ms larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha lmite).Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:Formula-urgencia-tareaDe esto deducimos que todas las tareas estarn entre 0 y 1 significando cada uno:0: No es urgente ni lo ser nunca

1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no logrars acabarla antes de la fecha lmite

Por ltimo, alguno de vosotros puede que se pregunte: Pero qu pasa si me da que la urgencia es superior a 1? Eso querra decir que el tiempo que te lleva la tarea es ms que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible. No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha lmite.Y la importancia?La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.S que esta conclusin puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario, te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podra controlar indirectamente lo que haces.Cuando tu madre quera de pequeo que te comieses un plato de lentejas, te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En nuestro modelo, eso no es ni ms ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre se le aada la de no poder jugar despus. Por lo tanto, acababas percibiendo la tarea como ms importante. Da miedo visto as, eh? Menos mal que nuestras madres lo hacan porque las lentejas tienen mucho hierro!Por eso digo que no slo no te doy un mtodo para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas exclusivamente t el nico que la define.Qu opinas?A parte de las bases, es importante que retengas las conclusiones importantes. Si incluyes este modelo en tu forma de pensar vers algunas decisiones ms evidentes a la hora de priorizar tareas.A menudo tambin, lo difcil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello. Slo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea ms llevadera. Te parece una diferencia fcil ahora? Crees que puedes incluirlo en tu organizacin

Stephen R. Covey, autor de Los siete hbitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades segn sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o No Importantes. De modo que:Si una tarea es Urgente e Importante habr que solucionarla cuanto antes.

Si es Urgente y No Importante habr que delegarla en otros.

Si es No Urgente e Importante habr que retrasarla.

Si es No Urgente y No Importante se deja para lo ltimo o se olvida.

Matriz de Covey:UrgenteNo Urgente

ImportanteActividades: CrisisProblemas apremiantesProyectos a punto de vencerActividades: PrevencinConstruccin de relacionesReconocer oportunidadesPlanificacin, recreacin

No ImportanteActividades: Interrupciones, llamadasCorreos, algn informeAlgunas reunionesCuestiones inmediatasActividades popularesActividades: Trivialidades, ajetreo intilAlgunas cartasAlgunas llamadasPrdidas de tiempoActividades agradables

Urgente vs. Importante

Categora: Productividad Y Gestin Del TiempoA todos nos ocurre que pasamos das, semanas, meses y hasta aos, ocupados en cosas que creemos son importantes pero que en realidad son urgentes.La confusin viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el da a da, slo puede ver los rboles y no el bosque.A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de algn tiempo ser simplemente una actividad ms para el olvido. La cuestin es que en el momento en que se hace, requiere nuestra atencin inmediata, por lo que nunca dejamos de hacer estas cosas realmente urgentes.Normalmente las cosas urgentes son los distractores ms efectivos que existen y nos pueden desviar la concentracin de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un proyecto o tarea vital.Cmo detectar cules actividades son urgentes y cules son importantes? y Cmo aprovechar este hecho para optimizar nuestro aprovechamiento del tiempo?Pues bien, de eso se trata este artculo A qu le dedicas tiempo en tu da?Esta es una pregunta que quizs muy poco se realizan frecuentemente, casi siempre vamos por la vida guiados por nuestro piloto automtico, dejando que todo funcione como est programado por defecto, permitindole a nuestro ser reactivo actuar sin proactividad, y funcionando como mquinas de estados, que responden de forma determinista ante ciertos estmulos.Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la vida, muchas veces nos encontramos haciendo cosas que ni siquiera nos servirn para el futuro.Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que tenga que ver con su futuro, est encerrado entre lo urgente y no sabe qu es lo importante.Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y estando muy ocupado, pero no obtienes los resultados que deseas o simplemente pareciera que no vas a ningn lado, quizs es precisamente por no haber prestado atencin antes a este par de consejos.Afortunadamente llegaste a este artculo y desde ahora podrs definir conscientemente en todo aquello que te quieres enfocar.Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar nuestro tiempo, y para ello debemos identificar en qu y cmo lo gastamos/invertimos.Si quieres mejorar tu situacin de respuesta a estmulos urgentes/importantes lo primero que debes hacer es llevar una agenda.Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser digital que sea como ms te guste y se adapte a ti. Personalmente la llevo en mi telfono celular.Asegrate de anotar da a da las actividades a las que te dedicas, colocando apuntes con duracin por horas.Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento, agrupa por colores las diferentes actividades, ya sean personales, del hogar, o de ocio, incluso las que te hacen perder el tiempo; de la siguiente manera:Tiempo para tus proyectos personales en verde

Tareas de planificacin en azul

Actividades de generacin de ingresos en amarillo

Actividades familiares en violeta

Actividades de ocio en caf

Prdidas de tiempo en rojo

Para detallar un poco:Tusproyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que estn relacionadas con tus emprendimientos y bsqueda de libertad financiera.Tustareas de planificacin se refieren a ese tiempo que pasas planeando la manera como vas a lograr tus objetivos y metas.Las actividades de generacin de ingresos son todas aquellas cosas que haces y te generan dinero inmediatamente, por ejemplo un empleo, una consultora etc, en este caso no vale las que generan ingresos a largo plazo, esas ms bien iran en la parte de proyectos personales.No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegrate de tener en cuenta desde tiempo que pasas con tu familia viendo televisin, yendo a cine, saliendo a un parque, tomando un caf, almorzando etc.El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersin y la diversin. Aquellas salidas que no tienen ningn fin diferente al de distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso cuenta ese juego en el computador o en la consola que te gusta.Por ltimo las prdidas de tiempo que aunque para mi concepto deberan estar estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es que casi nunca lo estn, y este es un problema grande que ataca a nuestra productividad en su punto ms dbil. Detecta todas aquellas cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinacin hacindote parecer ocupado, pero sin llevarte a ningn lado.Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante una o dos semanas, ya cuentas con herramientas suficientes para detectar si efectivamente la manera como distribuyes tu tiempo es la mejor.Si tu distribucin de tiempo es adecuada, entonces podemos proceder a analizar lo urgente vs. lo importante, sin embargo si no lo es, he aqu algunos consejos:Distribuye tu tiempo uniformemente da a da: esto sirve para que puedas desarrollar rutinas de logro de metas y ejecutarlas en automtico sin mucho esfuerzo.

Divide algunas actividades muy grandes en dos o ms pequeas, y adecalas de una manera que no te saturen demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son buenas.

Analiza tus picos de productividad y sita las actividades ms importantes en dichos picos.

Ten en cuenta las 30 recomendaciones para mejorar tu productividad.

Ahora si, estamos en el punto en que debemos decidir qu hacer con nuestro tiempo y determinar la manera como de ahora en adelante haremos lo que haremos.Como te podrs imaginar, habrn actividades importantes y urgentes, actividades importantes pero no urgentes, actividades urgentes pero no importantes y actividades ni urgentes ni importantes.Para aprovechar este hecho, las trataremos de la siguiente manera:Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo.

Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo.

Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegrate de que no sea por mucho tiempo, y fjate tambin en su prioridad.

Ni Importante Ni Urgente: ms claro no puede ser, el hecho de que estas actividades deben ser descartadas.

Lo urgente requiere casi siempre nuestra atencin inmediata, nos presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente son personas que viven en los problemas, son administradoras de la crisis, lo que les consume y agota la energa.Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misin de vida, produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida.Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando deberamos por el hecho de no considerarlas urgentes.Las personas orientadas hacia lo importante son personas que detectan las oportunidades y que piensan de forma preventiva.Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante y normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los dems, quizs porque nunca han analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de comodidad se caracterizan por falta de responsabilidad.Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te traces tu propio mapa personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales como:Qu quieres haber logrado en 1 ao?

Y en los prximos 90 das?

Y en 1 mes?

y la prxima semana?

cmo sera tu da ideal?

dnde te ves dentro de 5 aos?

y dentro de de 10?

Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse metas y determinar los objetivos que nos acercarn a ellas.Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es la manera ms eficaz de emplear nuestro tiempo en determinar cules son nuestras autnticas prioridades y con ello establecer un plan de accinen consonancia con nuestros valores individuales y propsito de vida.