importance à court, moyen et long terme des outils collaboratifs au sein des systèmes...

Mmoire

Importance court, moyen et long terme des outils collaboratifs au sein des systmes dinformations des

entreprises.

Sbastien PINON

Licence L3 A

2010 - 2011

Sbastien PINON Licence L3 A

2010 - 2011

REMERCIEMENT

Je tiens remercier le groupe Total et tout particulirement Mr David Campion et Mr

Xavier Coutillard qui mont permis dacqurir leurs cots de nouvelles comptences et

mont accompagn dans la dcouverte de ce nouveau mtier.

Je souhaite galement remercier lcole Hitema, Mme Genevive Terrenoire, Mr Jean-

Pascal Gaudet ainsi que tout le personnel et les intervenants de lcole, qui mont

accompagn pour atteindre les objectifs professionnels que je me suis fixs.

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Sommaire

Remerciement ........................................................................................................................................ 1

Introduction ........................................................................................................................................... 4

1. Le travail collaboratif dans lentreprise .......................................................................................... 6

1.1. Les besoins ............................................................................................................................. 6

1.2. Les enjeux ............................................................................................................................... 7

2. Analyse des solutions existantes .................................................................................................... 9

2.1. Les fonctionnalits du collaboratif ......................................................................................... 9

2.1.1. Les outils ddis ........................................................................................................... 10

2.1.2. Les points forts que peuvent prsenter les outils collaboratifs .................................... 11

2.2. Il existe diffrents type doffre doutils collaboratifs : .......................................................... 12

2.2.1. Collaborative workspace .............................................................................................. 12

2.2.2. Content Management System (CMS)............................................................................ 14

2.2.3. Les Groupware .............................................................................................................. 17

2.2.4. Les suites de logiciels packags ............................................................................... 19

3. La valeur ajout des outils collaboratifs pour les diffrents acteurs de lenvironnement de lentreprise ........................................................................................................................................... 21

3.1. Lentreprise 2.0..................................................................................................................... 21

3.2. La gestion de linformation ................................................................................................... 22

3.2.1. Management de linformation, knowledge management, capitalisation des connaissances ............................................................................................................................... 23

4. Les freins que les entreprises peuvent avoir face lutilisation doutils collaboratifs .................. 27

4.1. Les aspects prendre en compte lors de la mise en place de nouveaux outils collaboratifs27

4.1.1. Linvestissement de mise en place................................................................................ 27

4.1.2. La maintenance technique et la maintenance du contenu ..................................... 28

4.1.3. La formation ................................................................................................................. 29

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4.2. Les mthodes actuelles ont-elles besoin dtre remplac (notamment en fonction de la taille de lentreprise) ........................................................................................................................ 30

4.3. Quelle solution pour quel type dentreprise......................................................................... 31

Conclusion ............................................................................................................................................ 32

Sources ................................................................................................................................................. 34

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INTRODUCTION

mesure que les entreprises dveloppent leur comptitivit sur la base des

comptences et du savoir-faire de leurs collaborateurs, de meilleurs outils sont ncessaires

pour rendre ces ressources cls plus efficaces et plus rentables. En outre, les initiatives

collaboratives sadaptant de plus en plus troitement aux objectifs des entreprises, une

stratgie bien conue apparat dsormais comme indispensable. Paralllement, la

collaboration est devenue une comptence cruciale pour amliorer la comptitivit des

entreprises en accroissant la productivit des individus et des quipes spcialiste. Laccs

rapide linformation, lexpertise, l'intelligence organisationnelle et des communauts

capables de stimuler linnovation et la rentabilit seront les caractristiques propres aux

entreprises bien gres au sein de la nouvelle conomie. Tout comme elles ont rsolu les

problmes lis aux donnes et processus structurs, les entreprises doivent prsent

amliorer la gestion de leurs donnes et informations non structures tout en faisant

progresser linnovation, lexcution, la conception et la relation privilgie avec les clients et

partenaires.

Ce sujet est au cur de mon activit professionnelle, en effet depuis dsormais un an je

travaille chez Total au sein du service en charge des projets informatiques concernant les

outils collaboratifs dploys au sein de la branche Exploration Production. Notre mission est

de proposer la solution collaborative la plus adapte nos utilisateurs mtier et de les

assists dans leur utilisation (on entend par utilisateur mtier lensemble des entits

spcialis dans les activits dexploration et de production ptrolire au sein de Total EP).

Les solutions collaboratives prsente au sein des systmes dinformation de Total sont

nombreuses et diverse dut aux nombreuses situations rencontres, en effet notre primtre

est mondial, il regroupe 25000 utilisateurs rpartis sur les cinq continents.

Pour ma part ma mission est dassister Mr David Campion (Chef de projet) et plus

particulirement sur loutil collaboratif Microsoft SharePoint. Cest outil, trs riche et qui en

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ralit regroupe plusieurs outils diffrents, est tout fait adapte dans le cadre dun groupe

comme Total, mais il reprsente un cout relativement lev et ncessite souvent dautres

outils complmentaires pour rpondre aux besoins de chacun, et cest partir de ce constat

que jai choisi de traiter ce sujet.

Les diffrents outils collaboratifs rpondent-ils ces diffrents besoins quont

aujourdhui les entreprises tant sur la forme, que sur le fond ?

Ils sont de plus en plus prsents au sein des systmes dinformations car ils permettent

davoir une gestion de linformation en temps rel, ainsi quune collaboration plus efficace,

par exemple sur la validation dun document grce au systme de chaine de publication

(workflow). De plus ce sont des outils simples dans leurs fonctionnements utilisateur ce qui

permet lensemble des personnes constituant lenvironnement, interne ou externe de

lentreprise (collaborateurs, partenaires, clients, etc..), de pouvoir rapidement sy adapter

sans obstacle majeur. En revanche selon les solutions choisies linvestissement matriel et

humain varie.

Face la diversit des entreprises, de par leurs mthodes de collaboration, de leur

stratgie de partage de linformation, ainsi que de leur souci de maitrise des cots. Les

solutions proposes sont elles susceptibles de simplmenter dans tous les systmes

dinformations

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1. LE TRAVAIL COLLABORATIF DANS LENTREPRISE

1.1. LES BESOINS

Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c'est--dire qu'il fait interagir

plusieurs acteurs pour la ralisation de tches. La notion de travail collaboratif dsigne

aujourd'hui un travail qui n'est plus fond sur l'organisation hirarchise traditionnelle, et

plus spcifiquement un nouveau mode de travail (ventuellement intgr dans un modle

conomique de production) o collaborent de nombreuses personnes grce aux

technologies de l'information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de

maximiser la crativit et l'efficience d'un groupe associ des projets denvergure mme si

elles sont trs disperses dans l'espace et le temps.

Il ne faut pas confondre travail collaboratif et travail coopratif :

Le travail coopratif est une coopration entre plusieurs personnes qui interagissent

dans un but commun mais se partagent les tches.

Le travail collaboratif se fait en collaboration du dbut la fin sans division fixe des

tches. Il associe trois modalits d'organisation :

il propose tous et chacun, dans le projet, de s'inscrire dans un principe d'amlioration continue de chaque tche et de l'ensemble du projet,

il organise le travail en squences de tches parallles.

Le travail collaboratif fournit aux acteurs de chacune des tches une information utile et

facilement exploitable sur les autres tches parallles et sur l'environnement de la

ralisation.

Le travail collaboratif, comme le travail collectif (dont il est une des variantes) n'est pas

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ncessairement synonyme d'efficacit, d'efficience, ni de rapidit. Son rsultat dpend de la

motivation de ses acteurs collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu'ils peuvent

consacrer ce travail et de leurs comptences. Il prsente l'intrt majeur d'associer les

capacits de cration et de potentiellement obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources

disponibles dans un groupe, si les lments de ce groupe sont motivs.

Avec un mme outil informatique, le travail peut tre totalement ouvert ou semi-ouvert

(Ex : wiki de projet d'entreprise limit un intranet et uniquement accessible avec mot de

passe).

1.2. LES ENJEUX Primtre

Outre qu'il est une source de crativit et un outil d'amlioration continue permettant

maintenant de s'affranchir de la distance gographique qui spare les acteurs cooprant

entre eux, dans le monde conomique, le travail collaboratif, selon les objectifs recherchs,

merge principalement dans cinq grands domaines :

Les environnements bureautiques afin de mieux partager linformation cre et stocke sur les postes de travail ;

La gestion documentaire qui vise harmoniser la gestion des diffrentes versions de documents (classification, indexation, etc.) ;

La gestion de projet, le plus souvent lie un vnement ayant un dbut et une fin, et permettant de conduire au mieux celui-ci ;

La gestion des connaissances pour capitaliser sur les savoirs, notamment dans les organisations pour lesquelles linnovation est cl ;

La gestion des relations sociales pour valoriser les relations entre collaborateurs, mais aussi avec lexterne et lcosystme des entreprises.

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Dans l'entreprise

Dans l'entreprise, le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (les

runions audio ou Visio distance, les web confrences, le chat lectronique ...) ou

"asynchrones" (le partage de documents ou la rdaction collaborative de documents).

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2. ANALYSE DES SOLUTIONS EXISTANTES

2.1. LES FONCTIONNALITES DU COLLABORATIF

Les outils collaboratifs intgrent par exemple les fonctionnalits suivantes :

des outils informatiques (logiciels, progiciels),

des guides ou mthodes de travail en groupe, pour amliorer la communication, la

production, la coordination,

un service de messagerie,

un systme de partage de ressources et de fichiers (Client/Serveur et peer to peer),

un systme de cration/affectation de tches,

des outils de type forum, pages de discussions, "chat" multi-utilisateurs, etc.,

un trombinoscope, ou annuaire des profils des utilisateurs,

des blogs, par projet ou par thmatique,

un systme de vote ou de notation (rating) sur les articles,

un calendrier,

un systme d'archive collective, et de pages personnelles,

un index ou outil listant les tches faites et faire,

des outils complmentaires (AudioConfrence, confrence tlphonique, laboration

partenariale d'arbres heuristiques, etc.),

les wikis,

Les bureaux virtuels

Les rseaux sociaux

Web Conferencing

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2.1.1. LES OUTILS DEDIES

Comme leur nom l'indique, les outils ddis sont des logiciels conus pour le travail

collaboratif. Gnralement spcialiss sur un domaine fonctionnel spcifique, ces outils

offrent un ventail trs large : collaboration en temps-rel, collaboration asynchrone via des

espaces de travail partags, etc. Lintrt par rapport aux outils prsents prcdemment,

rside principalement dans le fait que si lentreprise na besoin que dune fonctionnalit en

particulier, elle naura que ce quelle demande, ce qui peut reprsenter un avantage

financier non ngligeable en comparaison des tarifs de licence des offres proposant un

package doutils.

Espace de travail collaboratif

Ces outils permettent de crer trs facilement des espaces de travail facilitant le

partage de documents et la gestion de tches pour la ralisation de projets. Ils permettent

galement une gestion avance des membres des diffrents groupes et espaces de travail

collaboratif. Enfin, certains offrent des fonctionnalits de bureau virtuel permettant aux

membres de grer leurs informations personnelles.

Web Conferencing

Les outils de web conferencing ont pour vocation de faciliter l'organisation de

runions virtuelles. Ils reposent sur des technologies de partage d'application, d'instant

messaging, de voix sur IP et de visio confrence.

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Plateforme de communications synchrones

Reposant sur la technologie de prsence, les plateformes de messagerie instantane

offrent la possibilit leurs utilisateurs de communiquer par crit en mode synchrone. Un

certain nombre de ces plateformes offrent d'autres fonctionnalits, notamment de partage

d'application, de tableau blanc...

Plateforme de wikis

Une plateforme de wiki est un outil de publication dynamique permettant tout

individu d'en modifier le contenu (aux droits d'accs prs).

Forums de discussions avancs

Ces outils permettent de grer de multiples forums, privs ou publics, en facilitant les

interactions entre les membres. Ils permettent galement de raliser efficacement des FAQ

collaboratives.

2.1.2. LES POINTS FORTS QUE PEUVENT PRESENTER LES OUTILS COLLABORATIFS

La mise disposition d'un outil de messagerie instantane en natif couple un

indicateur de prsence

Prsence d'outils de publication dynamiques tels que blogs et wikis en natif. Au-del

d'une ergonomie et interface utilisateur identique, un blog natif permet de s'assurer d'une

meilleure intgration l'ensemble des lments que comporte un systme collaboratif et

limite les risques d'incompatibilit ou l'apparition de bugs ventuels.

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Interfaage avec les clients de messagerie : permettre aussi bien l'archivage que le scan de

ses e-mails, mais aussi la possibilit de les classer en utilisant un simple gliss-dpos depuis

l'interface de messagerie vers l'espace de travail collaboratif. Les possibilits natives de

lecture et d'criture de fichiers MS Project sont aussi prises en compte

2.2. IL EXISTE DIFFERENTS TYPES DOFFRE DOUTILS COLLABORATIFS :

Collaborative workspace

Content Management System (CMS)

Groupware

Les suites de logiciels packags

2.2.1. COLLABORATIVE WORKSPACE

Il sagit despaces de travail privs permettant une collaboration en ligne entre des

quipes virtuelles. Ils offrent souvent une grande varit d'outils commerciaux de

communication. Ils disposent dune meilleure scurit que les emplacements conus pour

les communauts publiques. La plupart sont orients principalement vers la liaison

asynchrone, mais certains offrent galement la communication en temps rel et la

transmission de messages instantans.

Pour illustrer les offres de Collaborative Workspace nous allons tudier loffre

propose par la socit Facilitate.com qui propose une application web qui est une solution

hberge axe sur le processus de prise de dcision et la gestion de runion virtuelle.

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Les fonctionnalits

Facilitate.com propose les fonctionnalits suivantes :

Blog

Enqute

Espace de runion

Agenda

Dfinition de droit daccs

Affectation de taches

La scurit

Il est possible, via une majoration du cout de base, davoir en option la fonction de

cryptage SSL des donnes. Loffre basique ne comprend que lauthentification des

utilisateurs.

Le cout

Le tarif est variable en fonction du nombre dutilisateurs ainsi que des fonctionnalits

choisies par lentreprise notamment sur les options de renfort de scurit qui reste sont trs

lgres dans loffre de base. Pour une offre relativement complte, il faut compter :

35$ par an pour 10 utilisateurs

44$ par ans pour 20 utilisateurs

Au-del de 20 utilisateurs, les offres se font sur mesure.

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2.2.2. CONTENT MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Un CMS, Content Management System (en franais, Systme de gestion de contenu) est

une famille de logiciels destins la conception et la mise jour dynamique de site

internet ou intranet, ou encore d'application multimdia. Ils partagent les fonctionnalits

suivantes :

ils permettent plusieurs individus de travailler sur un mme document ;

ils fournissent une chane de publication (appel workflow) offrant par exemple la

possibilit de mettre en ligne le contenu des documents ;

ils permettent de sparer les oprations de gestion de la forme et du contenu ;

ils permettent de structurer le contenu (utilisation de documents, de blogs, de

forums de discussion, dagenda, etc.) ;

certains CMS incluent la gestion de versions.

Il ne sagit pas dun outil de GED (systmes de gestion lectronique des documents), outil

permettant de raliser la gestion de contenu dans l'entreprise.

Les CMS peuvent avoir plusieurs usages :

Cration de site Web (intranet et internet)

Outil collaboratif de gestion documentaire

Partage de linformation

Les CMS collaboratifs sorientent plus sur les aspects de partage des documents et de

linformation que sur la cration graphique dun site uniquement destin au web.

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Les solutions proposes sont trs htroclites. Sur le plan financier, il existe des solutions

Open Sources ou bien propritaire, le panel de prix des licences est trs large en fonction de

la solution choisie.

Parmi les nombreuses offres que propose le march, jai choisi de vous prsenter celle

de la socit Mambo. Cest une solution simple et fonctionnelle et entirement libre. Bien

que lger, il est possible denrichir Mambo grce de nombreux composants, modules

dautres dveloppeurs. Toutefois pour une entreprise rien nest gratuit, en effet il ne faut

pas oublier que mme si le logiciel est gratuit il require tout de mme soit de prendre une

offre dhbergement sur le net auprs dun fournisseur comme OVH par exemple, soit

lacquisition de matriel physique, savoir un serveur avec certaine spcification technique

comme prsente ci-dessous.

Ses fonctionnalits

compatible PHP 5

URL SEF (Search Engine Friendly) permettant une meilleure indexation par les

moteurs de recherche

De multiples diteurs WYSIWYG - TinyMCE, WYSIWYG Pro, xStandard etc.

Un gestionnaire de mdia pour grer fichiers et Images

fils dactualit RSS

Outil de statistiques

Interface graphique de mise en page

Forum

Blog

gestion des versions et archivage du contenu

systme daide intgr

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Le cout

Cest un logiciel libre, en revanche comme nous avons pu lvoquer prcdemment

dautres couts relatifs la mise en place de cette solution seront prendre en compte.

Requis technique

systmes : UNIX, Microsoft Windows 2000/XP/Vista/Seven

base de donnes : MySQL 3.23.55 ou suprieur

PHP : 4.2.1 ou suprieur

serveur Web : Apache 1.3 ou suprieur

explorateurs : Internet Explorer 5.5 / Mozilla 1.7 / FireFox 1.0 ou suprieur

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2.2.3. LES GROUPWARES

Le groupware est utilis comme systme de coopration entre les individus et les

quipes. En dautres termes il permet de "travailler ensemble quand on nest pas ensemble".

Ce concept recouvre tout le champ du travail coopratif et de la production collective. Dans

ce cadre, la notion de communication (transmission de messages) sefface au profit de celle

de coopration (mise disposition dun espace de travail collectif).

Dans cette catgorie doutil, la socit Acollab propose une application Full Web qui

propose un large panel doutils collaboratifs. Elle met la disposition des entreprises la

possibilit de crer de nouveaux espaces collaboratifs en fonction de ses besoins.

Chaque espace aura son propre espace de communication (Blog), son espace de

publication collaborative (Wiki), sa gestion de fichiers, son agenda et sa gestion de projets.

Lutilisateur pourra dfinir les droits daccs pour chaque espace et pour chacun des

modules dun espace.

Les fonctionnalits

Cration despace collaboratif

Application full web en Java avec les Frameworks JSF, Richfaces, Spring, Lucene

(Moteur de recherche), MySQL, Tomcat.

Blog

Agenda

Wiki

Versionning et gestion des publications

Affectation de taches

Indexation des informations pour le moteur de recherche

Annuaire utilisateurs

Possibilit davoir une installation en local avec surcout financier

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Scurit

Protocole de scurit SSL

Dfinition de droit daccs

Prrequis techniques

Pour une offre classique hberge, seule la mise jour du navigateur internet entre

dans les paramtres techniques.

En revanche pour une socit souhaitant avoir une installation locale de la solution, les

prrequis techniques sont :

Systme dexploitation : Linux, Unix ou Windows

Serveur dapplication : Tomcat version 6 +

Base de donnes : MySQL version 5 +

Java disponible sur votre serveur

Le cout

20 Utilisateurs = 1000 HT/an



+ de 100 utilisateurs ou sur mesure = sur devis

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2.2.4. LES SUITES DE LOGICIELS PACKAGES OU CRM

Il existe galement sur le march des produits proposant une suite de logiciel packag

qui tente de rpondre au maximum de besoin tout en passant par une seule et mme

interface. Cette interface se traduit gnralement par un portail web. Les suites de logiciels

sont en rgle gnrale des logiciels propritaires.

La solution Microsoft SharePoint est la plus utilise actuellement au sein des entreprises

dans cette catgorie doutils collaboratifs. Cest un outil trs complet qui regroupe beaucoup

(voir lensemble) des fonctionnalits des diffrentes solutions prsentes prcdemment.

De plus tant un produit propritaire Microsoft, SharePoint offre lavantage de sintgrer

parfaitement au sein lenvironnement Windows, qui est lOS de rfrence pour beaucoup

dentreprise, en effet les interconnexions avec la suite Microsoft Office offre lutilisateur

une bonne adaptation loutil et son usage sen trouve simplifi.

Toutefois cette solution requiert un investissement plus lev que la majeure partie des

outils prsent prcdemment ainsi quune infrastructure adapte.

Les fonctionnalits

Comme voqu prcdemment SharePoint contient la quasi-totalit des fonctionnalits

prsente dans les autres produits, cependant cet outil apporte dautres fonctionnalits

supplmentaires, Microsoft divise les fonctionnalits en 7 catgories :

Site : Fonction de CMS

Rseau social dentreprise

Applications spcifiques mtier

Gestion de contenu (Versionning, dition on-line, etc..)

Gestion de la prise de dcision : par exemple la fonctionnalit de flux de

validation documentaire (les Workflows)

La recherche : indexation du contenu

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Les prrequis techniques

Serveur web (IIS)

Un serveur dapplication

Microsoft .NET Framework version 3.5 SP1

SQL Server 2008 Express with SP1

Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 (x64)

Microsoft Filter Pack 2.0

Microsoft Chart Controls pour Microsoft .NET Framework 3.5

Windows PowerShell 2.0

SQL Server 2008 Native Client

Microsoft SQL Server 2008 Analysis Services ADOMD.NET

.NET Framework 3.5 SP1

Windows Identity Foundation (WIF)

Le cout

Le cout de cette solution peut savrer trs lever, pour une licence SharePoint 2010

entreprise, le cout de licence slve environ 45 par utilisateur auquel il faut ajouter le

cout dinstallation de la solution plus le cout de licence par serveur.

Il existe galement une version standard qui reste trs riche en fonctionnalit qui elle ne

contient pas de cout de licence par utilisateur, mais une licence par serveur.

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3. LA VALEUR AJOUTEE DES OUTILS COLLABORATIFS POUR LES DIFFERENTS ACTEURS DE LENVIRONNEMENT DE LENTREPRISE

3.1. LENTREPRISE 2.0

Larrive des outils collaboratifs au sein des systmes dinformation des entreprises a

profondment rvolutionn le mode de fonctionnement de ces dernires. En effet les

entreprises ayant adopt ce type doutil sont aujourdhui passes un fonctionnement 2.0.

En effet les outils du web 2.0 (comme prsent sur le schma ci-dessous) sintgrent

dsormais aux systmes dinformation des entreprises daujourdhui.

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3.2. LA GESTION DE LINFORMATION

Les frontires de lentreprise deviennent de plus en plus floues, mouvantes et

constituent un environnement largi. Leur volution a eu des consquences sur

lorganisation de travail traditionnelle des organisations, centralise et organise

hirarchiquement. On a ainsi vu apparatre une organisation base sur des projets

regroupant des comptences, des mtiers auparavant spars. Ce nouveau type

dorganisation en a rduit les lourdeurs et a permis dans le mme temps une circulation de

linformation plus directe (transversalit et rduction des circuits). Le travail en gestion de

projet et le travail collaboratif en sont les exemples.

Le travail collaboratif ou la collaboration (ou encore pratique collaborative) dsigne une

modalit daction qui dpasse laction individuelle en sinscrivant explicitement dans une

dynamique daction collective. Quant lingnierie de la collaboration, elle contribue la

mise en place de ces systmes dinformation spcifiques. La suite de la dfinition donne

par Imed Boughzala (auteur de Ingnierie de la collaboration 2007,Herms Science) est

particulirement intressante : Lingnierie de la collaboration sintresse, en plus de la

modlisation des processus collaboratifs pour limplantation des pratiques collaboratives

dans les organisations, la conception des solutions technologiques de soutien que nous

choisissons dappeler les technologies de la connaissance et de la collaboration (TCC sous

ensemble des TIC). Cette ingnierie sintresse aussi ltude de lusage organisationnel et

la gestion des connaissances collaboratives. Les outils collaboratifs sont donc dnomms

des technologies de la connaissance et de la collaboration dans la discipline de lingnierie

de la collaboration. Les pratiques collaboratives, de modlisation et doutillage, peuvent tre

synthtises grce la typologie suivante :

quipes projet,

rseaux sociaux ou communauts,

relations inter organisationnelles.

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Laxe central du travail collaboratif semble tre les processus et leur modlisation. Ce

sont les concepts que mobilise lingnierie de la collaboration. Cest aussi la thorie dautres

spcialistes, tel que Jean-Pierre Cahier (auteur du livre les objets de linformatique ), pour

qui lorganisation du travail collaboratif signifie modliser les processus, les rles et les

responsabilits (il prend lexemple dun portail internet) mais galement modliser les

processus et les activits, au-del des documents, dans les univers mtier des membres du

groupe. Enfin, le travail en mode projet peut galement dpasser les simples frontires de

lentreprise. Il participe alors la rponse aux nouveaux besoins de lentreprise tendue.

3.2.1. MANAGEMENT DE LINFORMATION, KNOWLEDGE MANAGEMENT, CAPITALISATION DES CONNAISSANCES

Plus gnralement encore, ce nouvel tat dentreprise tendue ne bouleverse pas que

les dimensions organisationnelles du travail. Les dimensions techniques et les enjeux

individuels et collectifs des individus sen trouvent galement impacts. Chaque dimension

influence lautre (on parle de frontires permables) ce qui rend complexe notamment les

questions dinformation dans les organisations.

Cest pourquoi on parle dsormais dinformation stratgique dans lentreprise.

Linformation est considre comme un potentiel valeur stratgique et lun des avantages

concurrentiels de lentreprise rside dans la faon dont elle gre linformation de son

environnement et linformation interne. Selon Brigitte Guyot (maitre de confrence en

Sciences de l'information et de la communication), on parle de management stratgique

de linformation et dinformation stratgique pour signaler quune information acquise au

bon moment fera la diffrence dans son positionnement, ou de capital de connaissances,

pour souligner limportance dune exploitation des savoir-faire acquis par la pratique.

Linformation stratgique a mme t un lment capital dans les rflexions sur la

dcision stratgique pour signifier limportance du processus de transformation de

donnes htrognes en informations par une analyse, opration centrale prludant la

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dcision. Ainsi, de nombreux modles dorganisation utilisent ces thories pour utiliser

linformation comme lment stratgique de management et de dcision.

Dune manire gnrale, le management stratgique de linformation mais galement la

gestion des connaissances ont fortement mobilis les recherches et les crits en sciences de

gestion, en management mais aussi en informatique. Les sciences de linformation ont

toutefois continu sintresser ces questions mme sil existe aujourdhui une forte

prdominance des autres disciplines pour tudier cette problmatique. Ainsi dcrire le

knowledge management (KM) est impossible sans aborder les notions de stratgie et de

performance. En effet, le knowledge management est la mise en uvre dune stratgie pour

augmenter la performance et plus particulirement celle des entreprises. Le KM oppose

information et connaissance. Concernant les outils du KM, ils ne sont bien videmment pas

une fin en soi, mais ils sont lun des moyens doutiller les objectifs oprationnels du KM pour

rpondre la stratgie.

Sur le champ du knowledge management, les sciences de linformation tendent

montrer que la capitalisation des connaissances nest pas tant une stratgie que le panel de

dispositifs incluant notamment le travail collaboratif.

Le management de linformation, cest donc :

une problmatique de mmoire : accumuler et archiver ;

une problmatique de capitalisation : expliciter, construire du sens,

contextualiser (valeur ajoute produite par construction ou par ragencement

dinformations existantes) ;

une problmatique dexploitation (rechercher, rendre accessible) ;

une problmatique dorganisation du travail et des processus ;

une problmatique de communication des flux : faire circuler, irriguer

(information courante) ;

une problmatique rseau : mettre en relation, rassembler, unifier.

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La documentation serait ainsi un dispositif li aux problmatiques dexploitation, de flux,

de mmoire alors que le KM serait un dispositif li aux problmatiques de capitalisation et

de rseau, les unes pouvant bien videmment se combiner les uns aux autres, ce qui

explique en partie la confusion quil rgne quant linformation en entreprise.

Intressons-nous enfin aux objectifs stratgiques de la gestion des connaissances selon

Jean-Louis Ermine (Docteur en Mathmatiques Fondamentales). La gestion de la

connaissance, positionne ici en tant qulment de management stratgique, rpond des

objectifs qui sont les suivants :

savoir ce que lon sait donc capitaliser et non pas stocker uniquement ;

partager les connaissances par une fertilisation croise entre les diffrents

acteurs de la connaissance ;

crer des connaissances.

Concrtement, chaque organisation donne un poids diffrent ces objectifs suivant

lobjectif final atteindre.

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Linformation doit circuler, tre capitalise et elle reprsente la base de connaissance de

lentreprise comme prsente dans le schma ci-dessous.

La circulation des connaissances

La communaut obtient des droits

daccs aux sources dinformations

La communaut enrichit linformation

Cration Commentaire Rsum/synthse Reformulation Structuration Mtadonnes

La communaut confre des droits

daccs aux sources dinformations

Source dinformation

Source dinformation

Source dinformation Abondement

Abondement

Abondement

Coopration Collaboration

Publication

Publication

Publication

Source dinformation

Source dinformation

Source dinformation Abondement

Abondement

Abondement

Abondement

Abondement

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4. LES FREINS QUE LES ENTREPRISES PEUVENT AVOIR FACE A LUTILISATION DOUTILS COLLABORATIFS

4.1. LES ASPECTS A PRENDRE EN COMPTE LORS DE LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX OUTILS COLLABORATIFS

Plusieurs paramtres entrent en compte lors de la mise en place de nouveaux outils

(quels quils soient) au sein de lentreprise. En effet mme si le cout dachat et de mise en

place de ces solutions peuvent tre le premier frein pour les entreprises dautre aspect ne

doivent pas tre nglig car cest cet ensemble de paramtres combins qui permettront

lentreprise de rendre utile et performant lutilisation doutils collaboratifs au sein de leur

systme dinformation.

4.1.1. LINVESTISSEMENT DE MISE EN PLACE

Linvestissement financier quimplique la mise en place de nouveaux outils collaboratifs

est donc bien souvent le premier frein rencontr par lentreprise. En effet il peut tre trs

lev comme nous lavons vu lors de la prsentation des diffrentes solutions techniques

proposes par les diteurs. Pour les entreprises qui ne peuvent se permettre un tel budget,

lexistence de certains outils open source permet une mise en place moindre cout, peut

tre une solution. En revanche il ny a pas de support technique sur ce type doutils et

lutilisation peut en effet savrer quelque peu complexe, cette solution nest donc pas

accessible tous.

Au-del du cout logiciel, il peut galement y avoir un cout matriel et de mise en place

de la solution. Il est difficile de donner un ordre dide du cout que peut reprsenter ce

paramtre tant il peut varier en fonction de la taille de lentreprise ainsi que de la solution

choisi.

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4.1.2. LA MAINTENANCE TECHNIQUE ET LA MAINTENANCE DU CONTENU

La maintenance technique peut tre plus ou moins complexe en fonction des solutions

choisies, elle prend en compte deux paramtres, la maintenance technique des machines

physiques ainsi que le support apport aux utilisateurs. En fonction des choix stratgiques de

lentreprise ou bien de sa taille, elle peut tre effectue par des personnes internes

lentreprise si elle dispose, dans son capital humain, demploy comptent dans ce domaine,

ou bien dune assistance externe lentreprise.

La maintenance du contenu , tout comme il tait important de grer larchivage des

documents papier, il est important de prendre en compte la gestion de larchivage et du

nettoyage des documents numrique. En effet la gestion des archivages de documents

papier tait une obligation (surtout en termes despace) qui avait au sein des entreprises des

rgles bien tablies. La gnralisation de la documentation numrique a quelque peu

occult ce paramtre d lvolution considrable des espaces mmoire disponible. Le

risque de cet effet de bord est davoir une quantit trop importante dinformation obsolte

voir errone. Dans le cas o ce paramtre ne serait pas pris en compte dans les premiers

temps dexploitation de ces outils il devient beaucoup plus compliqu de faire le tri par la

suite.

Cest pourquoi la mise en place de bonne pratique au sein de lentreprise concernant le

stockage documentaire savre tre un paramtre important sur le plan de la scurit de

linformation ainsi que sur sa vracit.

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4.1.3. LA FORMATION

La formation du personnel ces nouveaux outils savre trs importante. En effet, bien

souvent les outils collaboratifs viennent remplacer un systme dj bien en place. Prenons

un exemple concret, une plateforme collaborative est installe et lchange documentaire

devra dsormais se faire via cette plateforme. Les employs habitus transmettre leurs

comptes rendus ou autres documents par le biais de-mail. Les boites mails tant bien sr

toujours en place au sein de lentreprise, elle cohabite au sein du systme dinformation

avec cette nouvelle plateforme. Et bien si lemploy nest pas inform et form lutilisation

de ce nouvel outil il continuera utiliser le moyen quil connait et pour lequel il na pas

deffort dapprentissage ou de modification de ces habitudes faire. Ce qui rendra inutile

linvestissement dans ce nouvel outil. Les consquences peuvent tre multiples, tout dabord

la perte financire de la mise en place de la plateforme. Deuximement, ce type de

modification au sein dun systme dinformation est souvent accompagn de choix

stratgiques qui ne pourront tre appliqus comme lon a pu le voir prcdemment.

La formation est donc un aspect primordial que les entreprises doivent bien prendre en

compte lors de la mise en place de tel outil. Elle peut se traduire par la mise en place de

formation classique, mais galement dE-learning, de diffusion de guide dutilisation, etc

Cet aspect reprsente galement un cout qui peut tre relativement important.

Tous ces paramtres doivent donc tre tudis avec attention lors de lvolution de ce

type de projet, car, chacun de ces paramtres reprsente un cout financier et humain, qui

nest pas seulement la mise en place, mais aussi durant lintgralit de la dure de vie de

loutil au sein du systme dinformation de lentreprise. La ngligence dun de ces points

pourra mettre en pril son bon aboutissement.

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4.2. LES METHODES ACTUELLES ONT-ELLES BESOIN DETRE

REMPLACEES (NOTAMMENT EN FONCTION DE LA TAILLE DE LENTREPRISE)

La question se poser lors de la mise en place doutils de ce type est :

La mthode que jutilise actuellement dans mon entreprise pour la gestion de cette

tche est-elle satisfaisante, sur le plan technique ? Sur le plan stratgique ? Et surtout, est-ce

quune nouvelle mthode, comme lutilisation dun nouvel outil informatique, amliorera la

gestion de cette tache ?

On est bien souvent tent de se dire, jai toujours fait ainsi, a fonctionne, donc je ne vois

pas pourquoi changer ! Et bien ce nest pas suffisant, tout comme lentreprise va demander

son salari de se remettre en question sur son travail, il est vital que lentreprise en fasse

de mme. Mme sil nest pas toujours facile de changer de mthode de travail mais

lentreprise avoir une vue globale lors de la rflexion sur sa stratgie de gestion de la

collaboration. Que ce soit pour une stratgie de changement ou pour une stratgie de

non-changement il doit y avoir une justification pertinente et en phase avec le plan

daction de la socit.

Il est bien vident quen fonction de la taille ou de lactivit de la socit, les choix

peuvent tre diffrents, par exemple une entreprise qui na pas de collaborateur ou de

clients distance aura moins besoin de ce type doutils quune entreprise travaillant sur les

cinq continents. En revanche il est aussi important de prendre en compte lavance

technologique qui reprsente un enjeu concurrentiel majeur. Une entreprise qui refuse

dvoluer vers ce type doutils par simple peur du changement risque de prendre un retard

considrable face la concurrence par exemple pour la simplification de certains changes

commerciaux.

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4.3. QUELLE SOLUTION POUR QUEL TYPE DENTREPRISE.

L encore il est difficile de rpondre cette question tant loffre est large lgal de la

diversit des entreprises. Daprs lanalyse technique et financire que jai effectue sur

diffrents produits proposs par les diteurs, il est impossible davoir une vue gnrique qui

permettrait de dterminer par la taille dune entreprise ou par son activit quel logiciel lui

conviendrait. Je me suis aperu quaucune solution ce jour ntait rellement cible pour

rpondre au besoin de telle ou telle entreprise.

On peut en revanche en dduire ceci :

Pour une grosse entreprise tel que Total par exemple, les 25000 utilisateurs que nous

devons assister ont des besoins trs larges et trs divers, cest pourquoi une solution de

suite de logiciel packag tel que Microsoft SharePoint est tout fait adapte, car elle rpond

dj beaucoup de besoins, cela sajoutent dautres outils collaboratifs supplmentaires

qui eux, vont rpondre des besoins plus spcifiques de seulement quelques utilisateurs.

A contrario pour une petite ou moyenne entreprise les outils collaboratifs peuvent tre

choisis la carte , chaque outil rpondant un besoin spcifique lentreprise. De plus le

choix de ces outils pourra tre adapt aux ressources (technique et humaine) dont dispose

lentreprise.

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CONCLUSION

Dans le modle conomique actuel, les entreprises sont dans un contexte mondial, il est

important de pouvoir communiquer partout avec tout le monde. Nous sommes galement

dans l're du numrique, aujourd'hui beaucoup d'change se font en numrique (message,

change de documents, accords commerciaux, visio-confrence, etc...). Et cela s'ajoute un

autre phnomne de notre socit le "tout, tout de suite", en effet les tches qui incombe

aux diffrents acteurs d'un change (qu'il soit commercial, ou collaboratif) doit tre ralis

de faon rapide et efficace.

Lorsque l'on met en relation ces diffrents lments avec les avantages que l'on peut

tirer de l'utilisation d'outils collaboratifs, l'on se rend compte que ces derniers sont en

parfaite adquation avec les besoins qu'ont aujourd'hui les entreprises.

Les outils collaboratifs sont aujourd'hui bien implants au sein des systmes

d'informations des grosses socits. Et il y a tout lieu de penser que les petites et moyennes

entreprises utiliseront de plus en plus ces outils. tant donn que mme ce type de socit

se situe aujourd'hui dans un contexte mondial. Par exemple dans le secteur du textile, mme

les plus petites entreprises doivent avoir des contacts avec des partenaires situs l'autre

bout du monde, ceci tant d la dlocalisation d'une grande partie de leurs productions. Il

est tout fait logique que tous ces outils (comme la Visio confrence ou les plateformes de

partage documentaires) soient un atout ainsi quune source d'conomie assez consquente

qui facilite leurs changes avec leurs interlocuteurs rpartis dans le monde.

Il se trouve galement que ce sont de trs bons outils pour capitaliser les connaissances.

En effet, les outils collaboratifs permettent de conserver et de retrouver plus facilement une

information, un document par exemple. Et quand bien mme trop d'informations

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conserves n'est pas bon, les outils d'aujourd'hui sont tout de mme trs performants

lorsqu'ils sont bien administrs.

mon sens les outils collaboratifs ont tous lieu de prendre de plus en plus d'importance

au sein des systmes d'informations.

On peut toutefois se poser une question face la quantit et la diversit des offres

proposer, en effet il est relativement difficile de prendre ses repres au milieu de toutes les

offres que propose les diteurs, de plus avec les solutions open sources nous assistons la

cration d'une quantit trs importante de nouveaux produits qui se rvlent, soit peux

efficace et trouvant trs vite leurs limites, soit relativement complexe dans leurs utilisations.

C'est ce qui je pense pourrais reprsenter un frein au dveloppement gnralis des outils

collaboratif au sein des systmes d'informations.

En ce qui concerne le march de lemploi, lapparition de ces outils a cr de nouveaux

types de poste associs des comptences trs rechercher aujourdhui sur le march de

lemploi, en effet beaucoup dentreprises recherche des postes adresses des personnes

spcialises dans la manipulation dun outil en particulier par exemple des postes intitules

architecte Microsoft Sharepoint ou encore responsable des outils collaboratifs

associs .

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SOURCES

www.inrets.fr

www.monster.fr

www.anpe.fr

Ingnierie de la collaboration, Thorie, technologies et pratiques, de Boughzala Imhed

Herms Science Publications, 2007

Dynamiques informationnelles dans les organisations, de Guyot Brigitte, Herms

Sciences Publications, 2006

www.wikipedia.fr

Etude de limpact conomique de SharePoint 2010 ; cabinet Forrester Consulting.

www.mamboserver.com

www.facilitate.com

www. acollab.fr

www.microsoft.fr

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RemerciementIntroduction1. Le travail collaboratif dans lentreprise1.1. Les besoins1.2. Les enjeux

2. Analyse des solutions existantes2.1. Les fonctionnalits du collaboratif2.1.1. Les outils ddisEspace de travail collaboratifWeb ConferencingPlateforme de communications synchronesPlateforme de wikisForums de discussions avancs

2.1.2. Les points forts que peuvent prsenter les outils collaboratifs

2.2. Il existe diffrents types doffre doutils collaboratifs :2.2.1. Collaborative workspaceLes fonctionnalitsLa scuritLe cout

2.2.2. Content Management System (CMS)Ses fonctionnalitsLe coutRequis technique

2.2.3. Les GroupwaresLes fonctionnalitsScuritPrrequis techniquesLe cout

2.2.4. Les suites de logiciels packags ou CRMLes fonctionnalitsLes prrequis techniquesLe cout

3. La valeur ajoute des outils collaboratifs pour les diffrents acteurs de lenvironnement de lentreprise3.1. Lentreprise 2.03.2. La gestion de linformation3.2.1. Management de linformation, knowledge management, capitalisation des connaissances

4. Les freins que les entreprises peuvent avoir face lutilisation doutils collaboratifs4.1. Les aspects prendre en compte lors de la mise en place de nouveaux outils collaboratifs4.1.1. Linvestissement de mise en place4.1.2. La maintenance technique et la maintenance du contenu 4.1.3. La formation

4.2. Les mthodes actuelles ont-elles besoin dtre remplaces (notamment en fonction de la taille de lentreprise)4.3. Quelle solution pour quel type dentreprise.

ConclusionSources

importance à court, moyen et long terme des outils collaboratifs au sein des systèmes...

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