implementando una pmo

Haciendo realidad su Plan

estratgico implementando una PMO

Autor: Felipe Melndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP, PMI _

RMP, Scrum master

Project Management & Business Consulting Per, Chile,

Repblica Dominicana

Coautor: Ebert Chvez, Ing., MSC, PMP

Obras de Ingeniera

Session # Captulo Lima, Per

Haciendo realidad su Plan estratgico

implementando una PMO

1. Marco Conceptual.

2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico en una

Organizacin usando las 4 Ps?

3. Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva.

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Plan de comunicaciones y EDT.

Captulo Lima, Per

Haciendo realidad su Plan estratgico

implementando una PMO

5. Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?

6. Lecciones aprendidas de caso de

Implementacin de una PMO en una empresa

de Construccin.

7. Conclusiones.

Captulo Lima, Per

1. Marco Conceptual

Porcentaje de empresas con PMO

Fuente: The State of the PMO,

Center for Business Practices, 2010

Referencia: http://www.pmsolutions.com/collateral/research/

State%20of%20the%20PMO%202010%20Research%20Report.pdf

Tres factores clave el estado actual de la PMO:

1. El creciente valor estratgico de la PMO

2. El creciente papel de la PMO en la formacin.

3.El desafo siempre presente de la gestin de recursos.

1. Marco Conceptual

Plan Estratgico

Estrategias

Objetivos

Misin

Visin

Retorno de Inversin

Objetivos Estratgicos

Minimizar Costos

Medio Ambiente

Seguridad

Responsabilidad Social

Resultados

Retorno de Inversin: 30%

Minimizar Costos: en 15%

Medio Ambiente: Mnimo impacto ambiental

Seguridad: 0 accidentes

Responsabilidad Social: 80%

Portafolio de

proyectos

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto 5

Proyecto 6

Proyecto 7

Proyecto 8

Proyecto 9

Proyecto 10

C

T

Q

C

T

Q

C

T

Q

1. Marco Conceptual

No se cuenta con autoridad del Gerente de proyecto.

No existe una comunicacin adecuada con todo el personal de la organizacin.

Problemas:

Los procedimientos no estn claramente definido.

?

No existe un Plan Integrado de Gestin de

Proyectos

Nuestro enfoque sistmico se basa en 4 Ps para tener xito en una PMO: 1)

Plan estratgico, 2) Personas, 3) Procesos y 4) Project Management, presentado

en la Ilustracin.

Muy importante es una comunicacin constante que permita la integracin.

2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?

1. Plan

Estratgico 2. Personas 3. Procesos

4. Project

Management



1. Plan Estratgico

Plan Estratgico

Estrategias

Objetivos

Misin

Visin



2. Personas

Personas capacitadas y comprometidas con el Proyecto.

Realizar Talleres de sensibilizacin.

Realizar una evaluacin 360 al personal .

Crear cultura de proyectos.

Utilizar experiencia y mucha psicologa.



3. Procesos

Polticas, procesos de la organizacin y el uso de herramientas .

nfasis a la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.



4. Project Management

Aplicaremos los estndares como el OPM3, PMBOK, Portfolio Management,

Project Manager Competency Development


en forma efectiva

1. Identificar las

necesidades del Cliente

2. Realizar el Taller de

Sensibilizacin

3. Diagnstico Inicial

de la Cultura de

Proyectos

4. Presentacin de Plan

de Proyecto

6. Proyecto Piloto 7. Despliegue General 5. Implementacin PMO

3.1. Identificar necesidades del Cliente

Se capturan las necesidades y expectativas de los

involucrados del Proyecto para definir las necesidades

del Cliente, es decir la importancia que tiene el

proyecto para el Cliente.

3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:

Se realiza el Taller de Sensibilizacin con todo equipo del proyecto,

gerentes de proyectos e interesados claves; con el fin de transmitir

los conceptos bsicos de la Metodologa de Gerencia de Proyectos y

su marco terico conceptual.

1. Primera se realiza la convocatoria por el Gerente de la Oficina de

Gestin de Proyectos. Participan el comit Directivo, sponsor,

gerente de proyectos, todos los gerentes de proyecto de la empresa,

los planners y en general todos los involucrados, en los proyectos.


en forma efectiva

3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:

2. El Taller tiene una duracin de 4 horas. Conceptos Bsicos de project

management

3. Se realizar un trabajo en grupo se dividirn en grupos de 5 personas y se

les pide resuelvan un caso. Luego cada grupo realizarn una presentacin de

la solucin del caso.

4. Al finalizar el Taller los participantes harn las preguntas y consultas al

Expositor, l les brindar las conclusiones del taller.


en forma efectiva

2011 2012 2013 2014

3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos

Primero se realiza la evaluacin de la madurez de gerencia de proyectos de la empresa

para conocer su estado actual y planificar detalladamente las mejores prcticas

necesarias para desarrollar la metodologa de la empresa.


en forma efectiva


3.3.1 Cronograma de entrevistas considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes

funcionales, gerentes de proyectos, supervisores, especialistas, y otros) .

3.3.2 Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos, depende del cargo.


en forma efectiva

PY S X

Estn el Sponsor y otros stakeholders comprometidos en el

establecimiento de la direccin del proyecto, de tal manera que se

satisface los intereses de todos los stakeholders?

Dim 1 Dim 2 Si No

PY S X

Su organizacin considera el riesgo durante la seleccin del

proyecto?

PY S X Las metas y los objetivos de su organizacin se comunican y son

entendidos por los equipos de proyecto?

PY S X Los proyectos en su organizacin tienen objetivos claros y medibles

en tiempo, costo y calidad?

PY S X Su organizacin mejora continuamente la calidad de sus proyectos

para alcanzar la satisfaccin del usuario y/o cliente?

PY S X

Su organizacin tiene polticas que describan la estandarizacin,

medicin, control y mejora continua de los procesos de la gerencia

de proyectos?

PY S X

Su organizacin ha integrado completamente las reas del

conocimiento de la gua del PMBOK en su metodologa de gestin

de proyectos?


3.3.3 Ejecute las entrevistas y evale los cuestionarios.

Evaluacin de las Mejores Prcticas actuales en Gestin de Proyectos, Programas y Portafolio

Nivel de Madurez actual en la Gestin de Proyectos, Programas y Portafolio

Dimensin Total Cumplidos %

Proyecto 56 15 26.79%

Programa 36 0 0.00%

Portafolio 59 4 6.78%

151

Nivel Total Cumplidos %

Estandarizado 59 14 23.73%

Medido 39 3 7.69%

Controlado 25 2 8.00%

En mejora 28 0 0.00%

151

26.79%

0.00% 6.78%

Proyecto

ProgramaPortafolio

23.73%

7.69% 8.00%

0.00%

Estandarizado

Medido

Controlado

En mejora


en forma efectiva


3.3.4. Prepare el informe del Diagnstico Inicial de la

Cultura de Proyectos identificando las oportunidades de

mejora en cada rea.


en forma efectiva

3.3.4.1 Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos

Los entrevistados opinan que el xito actual XYZ en sus proyectos se debe a:

Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos

Descripcin Nmero de Personas

Encuestadas % del Total

Experiencia de las personas 133 27

La ejecucin de la obra (parte tcnica) 133 16

El rea de residencia de la obra 133 6

El rea de Ingeniera 133 4

La calidad del producto 133 4

El trabajo en equipo 133 4

El Planeamiento en Obra 133 4

La Predisposicin a la mejora 133 4

La buena imagen de la empresa en el mercado 133 3

El control de costos 133 3

El rea de Gestin Humana 133 3

El rea de Produccin 133 3

La Gerencia de Equipos 133 3


en forma efectiva

3.3.4.2 Aspectos en Gerencia de Proyectos que mejoraran los entrevistados en el corto plazo

Lo que mejoraran los entrevistados en el corto plazo

Descripcin Nmero de Personas Encuestadas % del Total

Mejorar la comunicacin y realizar reuniones peridicas 133 28

Mayores capacitaciones 133 16

Mejorar la Planificacin, seguimiento y control de proyectos 133 12

Estandarizar todos los procesos y procedimientos alineados

al PMBOK 133 12

Mejorar la Integracin y coordinacin entre las reas 133 8

Formalizar los roles y funciones 133 2

Mejorar la seleccin del personal a la obra 133 2

Trabajo en equipo 133 2

Implementar Comit de Residentes de obra 133 1

Incorpora la variable seguridad y medio ambiente en los

planes de proyectos 133 1

Implementar el anteproyecto 133 1

Mejorar la ejecucin y el compromiso de las reas 133 1

Realizar anlisis de sensibilidad, probabilidad de xito o

fracaso, actualmente solo es estocstico 133 1

Mejorar el conocimiento de administracin de los residentes 133 1


en forma efectiva


3.3.5. Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto.


en forma efectiva


3.3.6 Presentacin del Plan de Proyecto

Es la diferencia que falta para lograr los objetivos del proyecto

luego del Diagnstico Inicial.

La reunin de aprobacin del proyecto de implementacin de la

PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompaada de

la presentacin de un plan de proyecto donde se tenga claro el

alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el perodo que

dure el proyecto.


en forma efectiva

3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

Durante esta fase desarrollamos una metodologa de gerencia de

proyectos estndar y customizada a las necesidades de su empresa.

La metodologa estar 100% alineada al estndar PMBOK del

Project Management Institute (PMI).

Sistema de Direccin de Proyectos

Flujogramas:

Gestin Comerrcial Desarrollo de Proyecto Inicio Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre Portafolio de Proyectos

Plantillas:

Project Charter Plan de Proyecto Acta de Reunin

Informe de Avance (Semanal y Mensual)

Solicitud de Cambio Informe de Cierre de Proyecto Informe de Cierre de Contrato

Reporte de Portafolios


en forma efectiva

TIPOS DE PMO

Basado en Competencias PMO Estndar

Basado en su focalizacin Estratgica

Basados en su autoridad Descentralizada

Basados en su Infraestructura PMO Fsica

Otros tipos de PMO PMO gil


en forma efectiva

3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

Se define el Tipo de PMO de acuerdo a la organizacin del Cliente y basado en el diagnstico

de cultura de proyectos

Acta de

Constitucin

del Proyecto

Plan

Proyecto

Informe

de Avance

Semanal

Solicitud

de

Cambios

Informe

de Cierre

de Proyecto

Informe

de Avance

Mensual

Inicio Planificacin Ejecucin y Control Cierre

Informe

Final de

Lecciones

Aprendidas

Sector Construccin

1. Gestin

Comercial 2. Desarrollo de Proyecto

3. Post

Construccin

Idea de

Nuevo

Negocio

Licitaciones Ingeniera Construccin de Obra Entrega

de Obra

Liquidacin

de Obra


en forma efectiva 3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

3.6. Proyecto Piloto

Durante esta etapa se identifica uno o dos proyectos pilotos con los

que se pone en prueba la metodologa desarrollada, as mismo se

pone en prctica las funciones e infraestructura de la Oficina de

Proyectos.


en forma efectiva

3.7. Despliegue general

Consiste en la implementacin de la metodologa de Gestin de

Proyectos en todos los Proyectos de la Organizacin, con la aplicacin

de todas las plantillas, procesos y procedimientos implementados.

Ciclo de Vida del Proyecto


proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT

Riesgos del Proyecto



Proceso para Identificar el Nivel de Gestin:



Plan de Comunicaciones



1



Actividad Responsable Fecha Hora Inicio Hora Fin

Introduccin a la Industria de Gerencia de

Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 10:00 a.m. 10:30 a.m.

Caso Entendiendo como Funciona un

Proyecto Felipe Melndez 21/06/2011 10:30 a.m. 11:00 a.m.

Presentacin del Caso Puente Aquisito Equipo de proyecto 21/06/2011 11:00 a.m. 11:30 a.m.

Competencias de un Gerente de Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 11:30 a.m. 11:45 a.m.

Ciclo de Vida del Proyecto, Factores de la

organizacin que influyen en los proyectos,

Tipos de Organizaciones de Proyectos

Felipe Melndez 21/06/2011 11:45 a.m. 12:30 a.m.

Entendiendo los Procesos de la Gerencia de

Proyectos Felipe Melndez 21/06/2011 12:30 a.m. 01:00 a.m.

5. Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin? Agenda Taller


Beneficios de la Gerencia de Proyectos para

XYZ Felipe Melndez 08/07/2011 10:00 a.m. 10:30 a.m.

Diagnstico Inicial Felipe Melndez 08/07/2011

Situacin Actual Felipe Melndez 08/07/2011 10:30 a.m. 11:30 a.m.

Resultados del Diagnstico Inicial Felipe Melndez 08/07/2011 11:30 a.m. 12:00 a.m.

Plan de Proyecto Felipe Melndez 08/07/2011

Alcance Felipe Melndez 08/07/2011 12:00 a.m. 12:45 a.m.

Organizacin Felipe Melndez 08/07/2011 12:45 a.m. 01:00 p.m.

Comunicaciones Felipe Melndez 08/07/2011 02:00 p.m. 02:15 p.m.

Riesgos Felipe Melndez 08/07/2011 02:15 p.m. 02:30 p.m.

Cronograma Felipe Melndez 08/07/2011 02:30 p.m. 02:45 p.m.

Hitos Felipe Melndez 08/07/2011 02:45 p.m. 03:00 p.m.

Criterios de Aceptacin Felipe Melndez 08/07/2011 03:00 p.m. 03:15 p.m.


Sensibilizacin? Agenda Kickoff


Sensibilizacin?

Elaboracin de Trabajos

Grupales del Caso del

Taller

Personal motivado presentando su

caso prctico del Taller


PRIMER DIA

Procesos de Gestin de Proyectos (Ciclo de

Vida del Proyecto) Felipe Melndez 01/09/2011 03:00 p.m. 04:00 p.m.

Proceso de Inicio (Flujograma) Felipe Melndez 01/09/2011 04:00 p.m. 04:30 p.m.

Plantilla (Acta de Constitucin del Proyecto) Felipe Melendez 01/09/2011 04:30 p.m. 05:30 p.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de

Constitucin del Proyecto Equipo de proyecto 01/09/2011 06:00 p.m. 07:00 p.m.

Proceso de Planificacin (Flujograma) Felipe Melndez 01/09/2011 07:00 p.m. 07:30 p.m.

Plantilla (Plan de Direccin de Proyectos) Felipe Melndez 01/09/2011 08:00 p.m. 09:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Estructura de

Desglose de Trabajo Felipe Melndez 01/09/2011 09:00 p.m. 10:00 p.m.

SEGUNDO DIA

Plantilla (Acta de Reunin) Felipe Melndez 02/09/2011 10:00 a.m. 11:00 a.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de Reunin Equipo de proyecto 02/09/2011 11:00 a.m. 12:00 a.m.

Plantilla (Informe de Avance Semanal) Felipe Melndez 02/09/2011 12:00 a.m. 01:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Informe de

Avance Semanal Equipo de proyecto 02/09/2011 01:00 p.m. 02:00 p.m.


Sensibilizacin? Agenda de Capacitacin


Sensibilizacin?

1. Presentacin del

expositor sobre

los Procesos de Gestin

de Proyectos

2.- Explicacin del

expositor sobre

la Plantilla de

Project Charter

Se debe involucrar a todas las reas de la organizacin.

El Sponsor debe participar en el desarrollo del Proyecto.

Deben participar en los talleres todo el personal hasta el nivel de supervisores.

Se deben hacer reuniones semanales con el equipo del proyecto y reuniones

mensuales con los Ejecutivos de la compaa.

Se deben realizar Talleres frecuentemente durante la implementacin de la PMO.


Implementacin de una PMO en una

empresa de Construccin.

Se debe realizar visitas al campo para obtener la mayor informacin de las obras.

Realiza presentaciones de informes semanales segn el avance con riesgos y

problemas.

Se debe tener el apoyo de los ejecutivos de la organizacin.

Incluir durante el desarrollo del Proyecto a la Gerencia de Seguridad y Medio

Ambiente, desde el inicio de la Implementacin de la PMO.

Se debe priorizar el Proyecto de la PMO sobre otros proyectos de la compaa.


Implementacin de una PMO en una

empresa de Construccin

PMO es una solucin de negocios.

PMO tiene una relacin directa el plan estratgico de la compaa.

El xito de la gestin de los proyectos no depende solo de los gerentes de

proyectos, involucrar a todo el personal que participa en los proyectos.

7. Conclusiones

Objetivos

estratgicos

Informacin de contacto Nombre y apellidos/Compaa:

Felipe Melndez, PMP, Gerente General - PM&B Consulting

Group Per y Chile

Telfonos de contacto: (51) 987965224, 975488853

Email: [email protected], [email protected]

Session #

Captulo Lima, Per

implementando una pmo

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