implantación de un sistema para el control de expedientes
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“Implantación de un sistema para el control de expedientes
laborales y aplicación de auditorías efectivas en el lugar de
trabajo” en la Gerencia de Relaciones Laborales Peña
colorada S.A. DE C.V.
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
Nombre del Residente
Luis Alberto Hernández García
Nombre del Asesor Interno
M.C. Juan Manuel Torres Ochoa
Nombre del Asesor Externo
Ing. Marcela Téllez Cruz
Nombre de la Carrera
Ing. Industrial
Villa de Álvarez, Col., a 10 de Diciembre de 2014
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INDICE
INTRODUCCIÓN 4
1 MARCO DE REFERENCIA 5
1.1. Antecedentes 5
1.2 Política General de la empresa 6
1.3 Productos que ofrece 6
1.4 Clientes y proveedores 7
1.5 Proceso de producción o servicio 7
1.6 Localización de Peña Colorada 11
2 JUSTIFICACIÓN 13
3 OBJETIVOS, ALCANCES Y LIMITACIONES. 14
3.1 Objetivo general 14
3.2 Objetivos específicos 14
3.3 Alcance 14
3.4 Limitaciones 14
4 PROBLEMAS A RESOLVER 15
5 PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS. 16
5.1 Análisis de problemas. 16
5.2 Actividades realizadas 20
5.2.1 Actualizar contratos. 20
5.2.2 Actualizar expedientes. 21
3
5.2.3 Pases a planta 21
5.2.4 Estandarización de expedientes 22
5.2.5 Control de expedientes 22
5.2.6 Procedimiento 23
5.2.7 Otras actividades 24
6 RESULTADOS 27
7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 29
7.1 Recomendaciones 29
8 COMPETENCIAS ADQUIRIDAS 30
9 BIBLIOGRAFÍA 30
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INTRODUCCIÓN
Peña Colorada es una de las empresas de más prestigio en el Estado de
Colima, cuenta con una gran infraestructura y tecnología de punta, es una
empresa preocupada por sus trabajadores y por la seguridad de estos. Peña
Colorada pertenece a dos grandes grupos siderúrgicos; ArcelorMittal y
Ternium.
Consorcio minero Benito Juárez peña colorada está comprometida con el
pueblo y sus empleados, tratando siempre de protegerlos de la manera más
cómoda y satisfecha, manteniendo sus necesidades de una manera económica
y de alta calidad, siempre en todos sus procesos de producción, hasta su
producto final que es el pellet.
PeCo es considerada una de las mejores empresas mineras del estado de
Colima gracias a la gran labor que hacen los empleados de esta empresa,
manteniendo a flote todo un conjunto de procesos diferentes mediante un
convenio o contrato laboral que se encarga de avalar la relación de trabajo que
se mantiene, protegiendo así al trabajador como a la empresa de cualquier tipo
de conflicto que pudiese darse; toda esta relación laboral se realiza con forme a
lo que dicta la ley para proteger cada uno de los intereses de cada parte.
Hoy en día se le da cierto seguimiento a este tipo de acuerdo laboral el cual
debe ser constante. El presente proyecto pretende actualizar e implantar un
sistema que permita darle continuidad a estos contratos laborales y
expedientes desactualizados.
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1 MARCO DE REFERENCIA
Consorcio Minero Benito Juarez Peña Colorada (PeCo) es una institución
dedicada a la exploración, extracción y procesamiento de mineral de fierro
siendo su producto final el pelet de este mineral.
1.1. Antecedentes
En el Año de 1971 los yacimientos ferrosos de Peña Colorada, los más
importantes del país en ese tiempo, permanecían inexplorados.
El impulso industria a la Siderúrgica durante el régimen del Lic. Luis
Echeverría Álvarez, hizo que el proyecto de Peña Colorada se llevara a cabo.
El proyecto consistió en la explotación a tajo abierto del yacimiento, con
reservas positivas iniciales de 110 millones de toneladas, una planta de
trituración, molienda y concentración en la que el mineral queda reducido a un
polvo impalpable y una planta peletizadora ubicada en el municipio de
Manzanillo. Ambas plantas están unidas por un ferroducto de 47.4 kilómetros
que transportan en agua mineral de fierro. Este ferroducto es el segundo
revolucionado en el transporte de minerales por su escaso costo y poco
mantenimiento que requiere, el cual a su vez aprovecha la fuerza de la
gravedad para transportar el mineral de una manera constante y efectiva.
La inversión requerida por el proyecto fue de 711 millones de pesos y provino
de diferentes fuentes: 268 millones de pesos correspondieron al capital social y
443 millones de pesos fueron créditos tanto internos como del exterior.
Como toda organización, necesita orden, por lo que en el año 1986 se contó
con un sistema de calidad, aterrizándolo completamente ya en el año de 1987.
La empresa entró en actividad al iniciarse el año de 1975 y el objetivo inicial fue
producir 1 200 000 toneladas de pelet. La producción real obtenida ascendía a
1,171’161 toneladas, o sea el 97.5 % de la producción prevista. A partir de
entonces, los objetivos y resultados han sido cada vez mayores.
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En el año 1978 se expandió la empresa creando el módulo B, incrementando
así la capacidad de la mina a 3, 000,000 de toneladas de pelet por año.
Actualmente la producción asciende a 4, 000,000 anualmente.
1.2 Política General de la empresa
Peña Colorada está comprometida a:
- Promover la participación de todos los niveles de la organización,
proveedores, contratistas y visitantes; con el fin de fortalecer la cultura en
seguridad para prevenir y controlar los riesgos de trabajo en todas sus
operaciones, preservando su salud e integridad física.
- Satisfacer con oportunidad los requerimientos de calidad y volumen
comprometidos con nuestros clientes.
- Cumplir con la legislación vigente y otros requisitos en materia ambiental y
seguridad, orientados a prevenir la contaminación y enfermedades laborales
que pudieran derivar de la administración de sus procesos, desde la
exploración de sus yacimientos, hasta el embarque del mineral de fierro.
- Mejorar consistentemente sus procesos, productos y servicios, así como la
administración de su Sistema de Gestión Integral.
1.3 Productos que ofrece
El principal producto que ofrece Peña Colorada es el pellet de mineral de
fierro caracterizado por su fuerte magnetismo, color negro y dureza, siendo
este a su vez la materia prima principal para la elaboración del acero, el cual
sirve para la fabricación de tubos, vigas, láminas, varillas, alambre, utensilios
para la industria, el campo y el hogar, entre otros.
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1.4 Clientes y proveedores
El yacimiento de Peña Colorada se halla actualmente en explotación
para beneficio exclusivo de hierro por parte del Consorcio Minero Benito Juárez
Peña Colorada S.A. de C.V., quien tiene como principales consumidores o
clientes y portadores de capital, a las empresas de Arcelor Mittal y Ternium,
como lo muestra la figura 2.1, quienes cuentan con un 50% de las acciones
cada una.
Figura 1.- Arcelor Mittal y Ternium.
Los principales proveedores con los cuales cuenta actualmente el CMBJ
Peña Colorada, son aquellos que suministran las diferentes refacciones
necesarias para la operación del equipo fijo (molinos, cribas, ciclones, bombas,
separadores, etc.) y el equipo móvil (excavadoras, equipo de acarreo, equipo
de carga, pipas, etc.) asi como contratistas que ofrecen cualquier tipo
mantenimiento a las instalaciones de la planta.
1.5 Proceso de producción o servicio
En lo referente al proceso de producción para la obtención del pellet, en la
Figura 2 y 3 se muestran, de forma generalizada, los nueve pasos requeridos
para dicho proceso.
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Figura 2.- Proceso de producción
Figura 3.- Diagrama de flujo del proceso de producción del Pelet.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO. Para analizar los riesgos generados por la maquinaria y equipo se describe las principales actividades que se desarrollan en el proceso productivo.
Remolienda de Finos
Ferroductos
Pelets verdes
Combustóleo y aire
Disco de Boleo
Pelets
Tanque Espesador
Filtros de Vacío
Aglomerante
Horno
Cocimiento
Criba
Cama de Protección
Almacén de pelets
Criba
Agua de Proceso
Tratamiento de Agua
Finos
Vagones de Ferrocarril
Almacén y Embarques
Camiones
Buque
Laguna de Estabilización
Exploració
n
Extracción Trituración
Embarque
Mineral estéril a
terreros
Pre
concentración Peletizado
Molienda Ferroducto Concentración
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El mineral procedente de la mina es vertido a una trituradora giratoria de cono
que reduce su tamaño a menos de 10 pulgadas con una capacidad de 1,300
toneladas por hora, descargándolo en un almacén de 500,000 toneladas,
posteriormente es transportado por medio de bandas a una criba donde se
separan los finos de los gruesos. Estos últimos se alimentan junto con agua al
molino autógeno, utilizándolos como medio de molienda, a razón de 70% de
finos y 30% de gruesos.
El producto obtenido, cuyo tamaño es menor a un milímetro con un contenido
de 40% de sólidos, se alimenta a un molino de bolas para una segunda
molienda, después se envía a los concentradores primarios, que consta de
cinco separadores magnéticos de doble tambor.
El contenido primario se clasifica hidráulicamente en dos partes; los finos
menores de 350 mallas y los gruesos con un tamaño superior. La primera parte
se envía al concentrador secundario, se deposita en un tanque espesador con
el propósito de regular la relación agua-sólidos, para posteriormente enviarse a
un tanque agitador donde se enviará a la planta peletizadora por medio de los
ferroductos (tubería), utilizando para el envío exclusivamente la fuerza de
gravedad.
El concentrado de fierro se recibe en tanque de concreto (marcona) o
directamente a un tanque espesador que regula el contenido de sólido entre
63% y 65% para posteriormente enviar la pulpa a un tanque agitador para su
almacenamiento. Más tarde, el concentrado se bombea al interior de la planta
peletizadora, diseñada conforme al proceso Lurgi, hasta llegar a la sección de
filtros cuyos discos de tres metros de diámetro representan un área de filtrado
de 102 metros cuadrados. Ello permite reducir la humedad del concentrado a
solo 9.5%. Habiendo alcanzado el grado de humedad previsto, el concentrado
se lleva hasta un dosificador automático que le añade un aditivo para facilitar
su aglomeración y regular su basicidad.
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La mezcla homogeneizada se transporta a tolvas que alimentan los discos
peletizadores. En ellos, el material se aglomera por rodamiento mediante el
principio de bola de nieve, de tal forma que al alcanzar un rango entre los 9mm
y 15 mm. de diámetro, los pelet verdes (pelet aún no cocidos) son lanzados
fuera de los discos y depositados en una banda que los conduce al horno. Los
hornos de cada planta consisten en una parrilla viajera de 189 metros
cuadrados de área de reacción, que se divide en las siguientes partes:
Zona de secado ascendente
Zona de secado descendente
Zona de precalentamiento
Zona de enfriamiento primario
Zona de enfriamiento secundario
El endurecimiento de los pellets se realiza al hacerlos pasar de la temperatura
ambiental hasta alcanzar los 1,300 grados centígrados, posteriormente a través
de aire frío se regresan casi a la temperatura original. El producto final se
deposita en un almacén con una capacidad de 200,000 toneladas para
conducirse después a la torre de embarques, la cual está equipada con
básculas electrónicas que permiten un ritmo de carga hasta de 18,000
toneladas por día.
Los embarques de la empresa se realizan a través de dos medios de
transporte, destino final del pellet. Por vía férrea, se realiza desde las
instalaciones de la empresa, mediante un sistema de carga y pesaje totalmente
automatizado, con destino a Puebla o Monterrey.
Por vía marítima, se utilizan camiones de 35 toneladas que transportan el
producto de la planta peletizadora al puerto de Manzanillo, Colima, recorriendo
una distancia de 2 kilómetros, depositándolo en un sistema de bandas
continuas por las que fluye el pellet a las bodegas del buque con destino a
Lázaro Cárdenas.
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1.6 Localización de Peña Colorada
El yacimiento de Peña Colorada se localiza en el extremo
noroccidental de la provincia fisiográfica de la Sierra Madre del Sur, en la Sierra
del Mamey, se ubica a 6 km. al poniente del poblado de Minatitlán, a 45 km.
de la ciudad de Colima y a la altura media de 850 m.s.n.m., sus coordenadas
geográficas son: 19° 23´33” Latitud Norte, 104° 05´43” Longitud Oeste. la
ubicación correspondiente se presenta en la figura 4.
Figura 4.- Ubicación del CMBJ Peña Colorada.
Se encuentra localizado en la región norte-poniente del Estado de Colima, la
cual abarca aproximadamente 860 kilómetros2, ocupando parte de los
municipios de Minatitlán, Colima y Cuautitlán, Jalisco, donde también se
construyeron las plantas de molienda y concentración.
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Mientras tanto a 50 Km., de distancia, en el Puerto de Manzanillo, sobre el
litoral del Pacífico, se ubican las plantas peletizadoras unidas con las anteriores
mediante dos ferroductos de 44.7 Km., de longitud de 9 y 11 pulgadas de
diámetro, respectivamente, capaces de transportar hasta 4.5 millones de
toneladas de concentrado en forma de pulpa, cada año, usando para esto
únicamente la fuerza de gravedad. Ver figura 5.
Figura 5. Vista superior de las dos plantas de PECO
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2 JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto se realiza con el propósito de coadyuvar a la empresa
Peña Colorada Servicios S.A. de C.V. principalmente al área de Relaciones
Laborales con el cumplimiento a la Reforma de la Ley Federal del Trabajo en
los contratos del personal temporal y con los diferentes factores que puedan
interrumpir la administración del archivo.
El archivo de personal es un espacio clave para la empresa ya que ahí se
encuentran los expedientes de todos los trabajadores, por esa razón se
necesita un orden y cuidado en él, es por eso que en cuanto a su
administración, se pretende garantizar la adecuada conservación de cada
expediente, las condiciones de espacio, almacenamiento, ambiente, seguridad
y de mantenimiento.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que permita
ubicar con rapidez. El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma
que se minimicen o eviten los riesgos de humedad, temperatura, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación. El área de archivo debe contar con
los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad. Solo tendrá
libre acceso al archivo la persona contratada para tal fin. O en su debido caso
sólo podrá ingresar personal autorizado.
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3 OBJETIVOS, ALCANCES Y LIMITACIONES.
3.1 Objetivo general
Implantar un sistema para el cumplimiento de la normatividad de archivos, así
como la apropiada administración del archivo de personal de la empresa Peña
Colorada.
3.2 Objetivos específicos
Asegurar el control y la conservación de los documentos.
Actualización de contratos de personal eventual.
Crear un sistema para el control del nuevo personal y pases a
planta.
Crear procedimientos para la actualización de expedientes y su
control.
3.3 Alcance
Este proyecto es aplicable a los trabajadores eventuales del Peña Colorada,
con el fin de que su contratación sea de acuerdo a como lo rigen las leyes de la
LFT beneficiando a la dirección de recursos humanos, en específico a la
jefatura de relaciones laborales, administración de personal y desarrollo y
capacitación.
3.4 Limitaciones
Las limitaciones que se tienen para este proyecto en el caso de los contratos
del personal temporal son referentes al análisis que se debe realizar para saber
cuáles serán los cambios que deben realizarse según las cláusulas, y esto
puede llevar un poco de tiempo. En el caso del archivo de personal, la limitante
es el acceso a la información debido a que es personal y clasificada, así como
al acomodo de nuevos expedientes ya que el espacio, el número de archiveros
son insuficientes y el desorden del archivo.
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4 PROBLEMAS A RESOLVER
En PECO se cuenta con una dirección de recursos humanos donde se
desarrollara el proyecto, específicamente en la gerencia de relaciones laborales
la cual es la encargada de llevar el control de todo los contratos laborales de
cada empleado y personal sindicalizado; esta gerencia tiene la problemática de
que sus expedientes laborales no están completamente actualizados y se
encuentran en desorden; teniendo personal que se encuentra laborando
actualmente sin un contrato vigente, lo que puede ocasionar problemas legales
y fiscales así como el incumplimiento del sistema de gestión integral de Peña
colorada (SGIPC).
A parte de esta situación, se encuentra el problema que al hacer movimientos
de personal no se sabe en qué punto del escalafón interno se encuentra lo que
ocasiona pérdida de tiempo el identificar el estatus de cada uno de los
trabajadores. Para esto se planea hacer un sistema para el seguimiento en el
cual se permita actualizar los expedientes de manera eficaz, así como cuidar y
controlar el área de trabajo para las cuestiones de auditorías efectivas, esto
ayudara tanto como a la dirección de recursos humanos como a los mismos
trabajadores que cuenten con un contrato laboral. Estos problemas se
priorizaron de la siguiente manera:
Actualizar contratos.
Identificar y actualizar los expedientes de personal que esta de
planta y aun se tienen identificados como eventuales.
Actualización de los expedientes.
Identificar expedientes perdidos
Controlar el acceso al archivo general.
Crear un procedimiento de creación de expedientes.
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5 PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS.
5.1 Análisis de problemas. Para identificar de mejor manera los problemas que se presentan en el área de
relaciones laborales, más específicamente en el archivo general de la empresa;
se llegó a la decisión que una vez identificados los problemas, se buscaran las
causas principales para tener un plan de acción y realizar las actividades
correspondientes. Todo esto mediante las 7 herramientas básicas de calidad
comenzando con una lluvia de ideas como lo muestra la figura 6 donde se
generalizan los problemas encontrados.
Problemas encontrados en el área (lluvia de ideas)
1 Extravió de expedientes
2 Expedientes desactualizados
3 Falta de control de archivo
4 Falta de control de contratos
5 Falta de metodología para archivar documentos
6 Extravió de documentos
7 Estandarización de expedientes
8 Orden del Archivo
9 Intervienen muchas personas en el archivo
10 Mucha documentación para archivar
11 Falta de un sistema para buscar expedientes
12 Falta de seguimiento a contratos
13 Falta de base de datos de personal eventual o de capacitación
14 Fallas en procedimientos para creación de contratos
15 Falta de un encargado en el archivo general
Figura 6. Primer paso. Lluvia de ideas de problemáticas encontradas.
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En base a la lluvia de ideas realizada; se utilizó como segundo paso una de las
nuevas herramientas del control de calidad llamado diagrama de afinidad, el
cual nos permite organizar las diferentes ideas en grupos específicos como lo
muestra la figura 7.
Figura 7. Agrupación de problemáticas.
En la figura 8 se muestran el diagrama de afinidad con cada una de las
problemáticas agrupadas.
Orden del archivo general
Control de contratos Expedientes desactualizados
Falta de control de archivo Falta de control de contratos Extravió de expedientes
Orden dentro del Archivo Falta de seguimiento a contratos Falta de control
Intervienen muchas personas en el archivo
Falta de base de datos de personal eventual o de capacitación
Falta de metodología para archivar documentos
Mucha documentación para archivar
Fallas en procedimientos para creación de contratos Extravió de documentos
Falta de un encargado en el archivo general Estandarización de expedientes
Falta de un sistema para buscar expedientes
Figura 8. Diagrama de afinidad
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El siguiente paso fue hacer un diagrama de relación donde se puede observar
la problemáticas observadas y relacionadas entre ellas identificadas por un
nodo y relacionada por una flecha, donde se considera causa raíz los nodos
que solo tienen salidas (Azul) mientras que el problema a resolver los nodos
que tienen solamente llegadas (Rojo), como lo muestra la figura 9.
Figura 9. Diagrama de relaciones.
Como se puede observar en la figura anterior se podría decir que si se
resuelven las causas raíz se podrían eliminar las causas secundarias y así
resolver el problema principal; un ejemplo sería crear un procedimiento para la
archivar documentos así se eliminaría una causa secundaria que sería el
extravió de documentos y se estaría resolviendo el problema de los
expedientes desactualizados.
Con base en lo observado en el diagrama de afinidad y en el de relación, se
puede concluir que los principales problemas a resolver son el control del
archivo así como la desactualización de los expedientes, por lo que se hizo dos
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diagramas de Ishikawa con estos principales temas a resolver para determinar
más a profundidad las causas raíz y tomar una decisión del plan de acción. Ver
imagen 10 y 11. El diagrama de Ishikawa es un método grafico que relaciona
un problema o efecto con sus posibles causas. (Pulido, 2013).
Figura 10. Diagrama Ishikawa sobre expedientes desactualizados.
Figura 11. Diagrama Ishikawa sobre control de archivo
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De acuerdo a lo anterior se identificó que el principal problema es la falta de
control del archivo así como la falta de procedimiento para la estandarización
de expedientes como de búsqueda y consulta en el archivo.
5.2 Actividades realizadas
5.2.1 Actualizar contratos.
Para tener una idea de la cantidad de personal que se encontraba
sin contrato, se realizó diagrama de análisis de datos como lo
muestra la figura 12.
Figura 12. Diagrama de análisis de datos para el concentrado de contratos faltantes
De esta base de datos se identificó el estatus de cada uno, si su
contrato será actualizado o no, si subió en la red escalonaría.
Se elaboraron 82 contratos correspondientes a cada trabajador
sin uno vigente y se le notifico para su firma respectiva.
Se programó un aviso para el vencimiento de contratos
posteriores a un año.
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De los diferentes tipos de contratos donde más se hizo énfasis es en los
contratos de capacitación inicial ya que solo es por un plazo de 3 meses, al
igual que los contratos por tiempo y por obra determina que estos dos últimos
son por un tiempo más largo pero no dejan de ser por un lapso determinado.
5.2.2 Actualizar expedientes.
Generación de RL mediante un sistema perteneciente a PECO, actualización
de expedientes de trabajadores con los documentos y RL que tenían
pendientes de archivar ya sean por vacaciones, permisos con o sin goce de
sueldo, maternidad, etc. Como se puede observar en la figura 13.
Figura 13. Documento RL en blanco.
5.2.3 Pases a planta
De los contratos determinados se identificó cierto personal al que ya se le debe
dar la planta. Este proceso se realiza únicamente cuando la empresa necesita
tener mayor mano de obra por parte del personal sindicalizado o en su defecto
quede una silla vacante en el caso de los empleados de confianza. Como se
observa en la figura 12 el personal sombreado de verde.
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5.2.4 Estandarización de expedientes
En un acuerdo con la asesora externa se llegó a la conclusión, que por la
necesidad de la consulta de expediente que se tiene es indispensable un orden
en específico para el acomodo de estos, el cual será de acuerdo a la
importancia de los documentos y su consulta.
Solicitud de empleo
Documentación personal
Registro y alta de PECO
Contratos (en caso de ser eventual se extienden al inicio del
expediente)
Documentación posterior al pase de planta.
Para la creación de expedientes de nuevo ingreso se tienen que seguir los
siguientes pasos (ver figura 15):
1- Identificar qué tipo de trabajador es (Eventual, fuera de convenio o
dentro de convenio)
2- Seleccionar el color de la carpeta dependiendo del tipo de trabajador.
3- Perforar la carpeta tanto como las hojas
4- Pegar fotos y etiquetas donde corresponde y reforzar con cinta para
evitar roturas y un menor degradamiento.
5- Registrar el ingreso del nuevo expediente en el formato de control de
archivo.
6- Asegurar broche y archivar el expediente donde corresponda.
5.2.5 Control de expedientes
Para el control de los expedientes de toda la empresa se realizó un tabla de
concentración donde se ponía cada registro de consulta en esta área, esta idea
de se creó con el fin de saber quién, cuándo y que tipo de consulta hace así
como saber que día que se regresó o identificar sino se ha regresado el
expediente a su lugar. La figura 14 muestra el formato generado en blanco.
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Figura 14. Tabla de control para acceso a expedientes laborales.
5.2.6 Procedimiento
Se creó un procedimiento para el archivo el cual evite demoras de en la
búsqueda de expediente y al archivar organizando los documentos con
anticipación de forma alfabética y dividiéndola por área y tipo de trabajador. Ver
figura 17.
1- Identificar si la documentación es de nuevo ingreso, pase a planta o ya
tiene expediente correspondiente, en caso de ser de nuevo ingreso se
identifica el tipo de carpeta correspondiente (Amarrillo para eventuales,
azul personal fuera de convenio y verde personal dentro de convenio) y
se pasa al procedimiento para creación de expedientes, sino es de
nuevo ingreso se procede al siguiente paso; en caso de ser pase a
plante se sigue el mismo procedimiento para la creación de nuevo
expediente a diferencia que cambia el color de la carpeta.
2- Si es de nuevo ingreso se programa el seguimiento al contrato.
3- Identificar a que área corresponde el documento (mina o peletizado)
4- Posteriormente se identifica el tipo de personal dentro de convenio (DC)
o fuera de convenio (FC)
5- Se ordena alfabéticamente el conjunto de documentos.
6- Se perfora cada documento para posteriormente buscar en el archivo su
carpeta correspondiente.
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7- Registrarse en el formato de control de acceso y consulta del archivo
(figura 17)
8- Dejar el documento en el expediente correspondiente.
5.2.7 Otras actividades
- Control de reportes de bono de productividad
- Publicación de circulares
- Registro y control de permisos sindicales
- Apoyo para creación de reportes headcount
- Apoyo para la creación de descripciones de puesto
- Testigo en recesiones de contratos
- Apoyo para entrega de nomina
- Apoyo para el control de pólizas de seguro vehicular
- Creación de diagramas de flujo para procedimiento de capacitación y
cobertura de vacante sindical. Ver figura 15.
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Figura 15. Procedimiento para capacitación y cobertura de vacantes sindicales
- A partir del 15 de Noviembre se me asigno el puesto de Control de Legalidad
(COLE) el cual tiene poco tiempo que se creó, aquí se tiene que realizar las
siguientes actividades.
1. Programar tarjetas de acceso a personal propio y externo mediante el
programa llamado C-Cure. Ver figura 16.
2. Controlar el acceso de personal externo, visitas o contratistas
3. Verificar que el personal que ingres a laborar cuente con la capacitación
correspondiente.
4. Impresión de tarjetas de acceso. Ver figura 16.
5. Autorizar accesos
6. Revisión de órdenes de trabajo
7. Control de folios de pago de tarjetas
8. Control de pago de seguro y altas de IMSS
9. Creación de reporte.
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Figura 16. Uso de programa C-CURE para el control, administración e impresión de tarjetas de
acceso de personal propio y externo.
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6 RESULTADOS
Gracias al mejoramiento y estandarización sobre el control de expediente, ya
se puede identificar de mejor manera un expediente laboral, así como evitar el
tiempo muerto al realizar alguna búsqueda ya sea por baja o simplemente
consulta así como saber la ubicación de un expediente de nuevo ingreso.
El extravió de expediente se controló gracias a que solamente una persona
tenía acceso al archivo y se encargaba de controlar a quien prestar tanto como
el tiempo que se prestaba el expediente.
Se estableció un procedimiento para la documentación de los expedientes
como lo muestra la figura 17.
El seguimiento de los contratos se les da conforme va ingresando la gente se
programa una alerta en Outlook para el seguimiento de contratación para una
persona en específico.
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Figura 17. Procedimiento para archivar y crear expedientes.
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7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Toda empresa tiene personal que ayuda a esta para el cumplimiento de sus
objetivos, todo este personal debe contar con un historial que ha hecho dentro
de la empresa así tanto como el empleado así como la empresa se respaldan
de todo los movimientos referentes a cierto trabajador en caso de alguna
auditoria o solución a algún tipo de situación emergente. Es por eso que un
archivo general debe estar buenas condiciones con un clima adecuado para la
conservación de la documentación tanto como tener un control muy estricto del
acceso a estos expedientes ya que es una empresa que cuenta con un código
de privacidad de información.
7.1 Recomendaciones
Mis recomendaciones para el tema del archivo general y el cuidado de
expedientes son:
Es tener una puerta de seguridad con acceso limitado con el C-
CURE como la que cuenta el área de sistemas donde únicamente
entra personal que este programado para ese acceso.
Contar con extintores cera del archivo para en caso de
emergencia
Establecer un empleado fijo que sea el único que pueda ingresar
a esta área para así evitar el uso inadecuado y extravió de
expediente, así la documentación que se va juntando puede irse
archivando continuamente.
Aplicación de las 5’s en el archivo general
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8 COMPETENCIAS ADQUIRIDAS
Trabajar en una empresa tan grande como lo es PeCo es una gran satisfacción
ya que implica el desarrollo profesional aportando las aptitudes, conocimiento y
habilidades adquiridas durante el tiempo de estudio y así darte una idea de lo
como es el ámbito laboral, gracias a PeCo aprendí:
Sentido de responsabilidad
Seguir y acatar ordenes
Capacidad para resolver problemas en el área de trabajo
Razonamiento y toma de decisiones
La importancia del trabajo en equipo
Relacionarme en un ámbito laboral.
Uso importante del programa C-CURE
Dar seguimiento a las cosas y no dejar nada a medias
Promover ante todo la seguridad como primer lugar.
Gestionar y administrar expedientes
9 BIBLIOGRAFÍA
Ceja, S. R. (2005). Estudio de la desulfuración en los minerales de Peña
Colorada. Colima.
Pulido, H. G. (2013). Control estadistico de la calidad y seis sigma. Mexico: Mc
Graw Hill.