Il Project Management nelle Aziende Il Project Management nelle Aziende SanitarieSanitarie

Tipologie di progetti nelle ASL-AOTipologie di progetti nelle ASL-AO

I progetti possono essere classificati a partire dalla dimensione di governo e dalla prerogativa sulla variabile ‘programmazione’:

I progetti possono rientrare nella dimensione di governo:

Government – i progetti non prevedono organica concertazione / negoziazione con altri soggetti

Governance – i progetti richiedono la capacità di portare a sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei diversi attori territoriali Programmazione - I progetti possono derivare da un livello sovraordinato di programmazione:

Unione Europea - Ministero Salute - Regioni

Programmazione

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempiTipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)

Government:

Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on line di servizi)

Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso ai servizi

Business Process Rengineeering

Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici / Project Financing)

CUP territoriale

Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es. sistema di valutazione delle performance)

Rilevazione qualità delle prestazioni

ASL

ASSOCIAZIONI PAZIENTI IMPRESE

INTERMEDIARI FINANZIARI

COOP SOCIALI

ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO

PA LOCALE

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)

Governance (in correlazione con la pianificazione strategica):

Rete Urgenza/Emergenza

Sviluppo rete cure palliative

Trasferibilità innovazioni tecnologiche

Partecipazione a progetti VII PQ

Progetti ex lege 68/1999

Agenda 21

ASSOCIAZIONI UTENTI

IMPRESE

INTERMEDIARI FINANZIARI

ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO

PA LOCALE

COOP SOCIALI

ASL

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)

Programmazione livelli istituzionali sovraordinati:

Unione Europea:

• Fondo Sociale Europeo/FESR

• Fondi settoriali

•Amministrazioni centrali

• Ministero Welfare

• Sviluppo e-procurement

Amministrazioni Regionali

• Programma regionale di sviluppo

• Programma Operativo Regionale

La dimensione progettuale La dimensione progettuale nell’organizzazione dell’ASL-AOnell’organizzazione dell’ASL-AO

Strutture flessibili:• Aggregazioni temporanee di risorse

(progetto)• Composizione variabile• Costituibili anche in modo

continuato nel tempo (processo)• Output variabili

Organizzazione per Progetti

Organizzazione per Processi

Strutture stabili (tradizionali)

Rischi di:

• Rigidità

• Eccessiva articolazione delle strutture

• Scarsa integrazione orizzontale

Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione

Definizione di ProgettoDefinizione di Progetto

• Un progetto consiste in un’impresa complessa,

unica e di durata determinata, rivolta al

raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito

mediante una continua pianificazione e controllo

di risorse differenziate e con obiettivi (vincoli)

interdipendenti di costi – tempi – qualità.

•  

Caratteristiche di un ProgettoCaratteristiche di un Progetto

• Sistema complesso: insieme di attività la cui realizzazione

prevede l’impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in

modo trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità)

• Innovativo: non si riferisce all’attività ordinaria dell’org.ne,

ma nasce da cambiamenti dell’ambiente interno o

esterno che comportano l’esigenza di innovare, realizzando

un risultato specifico, unico, non ripetibile

• Temporaneo: il progetto è unico e caratterizzato da un

inizio e una fine ben identificati

DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AODRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AO

• Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione e ottenimento di risultati in progetti

• Sistema di incentivazione correlato all’attività su progetto (anche attraverso progetti di miglioramento a margine dell’attività professionale)

• Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti• Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description• Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto • Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto

Strumenti di pianificazione e Strumenti di pianificazione e controllo di un progettocontrollo di un progetto

IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1 IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1

• DEFINIRE IL PM, IL TEAM E STRUTTURARE IL PROGETTO

• DESCRIVERE OBIETTIVI E SPECIFICHE DELLE ATTIVITÀ

•

• PREPARARE IL PROGRAMMA TEMPORALE

• DEFINIRE / VERIFICARE IL BUDGET DEL PROGETTO

• COORDINARE IL TEAM E CONTROLLARE IL PROGETTO

DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE MILESTONES

DEFINIRE IL RETICOLODELLE ATTIVITÀ

DEFINIRE E VERIFICARE L’IMPEGNO DELLE RISORSE

ANALIZZARE I RISCHI E LE OPPORTUNITA’

COMUNICARE IL PIANO E GLI AVANZAMENTI

Dimensione di Pianificazione

Strumento operativo Finalità

Inquadramento del progetto

Scheda di progetto Descrive in modo sintetico il progetto.

MAPPA STRATEGICA DEGLI STAKEHOLDERS

Individuare le aspettative / bisogni degli stakeholders (portatori di interesse) del progetto

Cosa WBS(Work Breakdown Structure)

Permette di scomporre un progetto in pacchetti di lavoro elementari (WP).

Chi OBS(Organisational Breakdown Structure)

Definisce la struttura organizzativa un progetto.

Quando Reticolo delle attività Permette di individuare il cammino critico di un progetto.

GANTT Evidenzia la pianificazione delle attività di un progetto nel tempo.

Come (con che risorse)

CBS(Cost Breakdown Structure)

Definisce la struttura dei costi associati a un progetto.

Istogramma delle risorse Individua il fabbisogno di risorse nel tempo.

Analisi dei rischi Piano di contingenza Individua in anticipo le contromisure da adottare in caso di eventi che pregiudicano la riuscita del progetto.

SCHEDA PROGETTO ________________

Descrizione dell’intervento:

Responsabile di progetto:

Obiettivi specifici:

Risultati Previsti:

Budget complessivo:

Cliente:

Beneficiari del progetto:

Soggetti Interni Coinvolti

Soggetti Esterni Coinvolti

Risorse di personale, finanziarie e strumentali (stima significativa)

Data avvio progetto:

Data prevista di conclusione del progetto:

Date / frequenza previste controllo stato di avanzamento:

Criticità / rischi:

WBS Work Breakdown WBS Work Breakdown StructureStructure

Struttura di scomposizione del progetto• Strumento operativo per la scomposizione del progetto in Work

Packages• Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi rappresentano

porzioni sempre più specifiche e piccole del progetto)• Il completamento di tutti i WP garantisce la realizzazione del progetto

WP Work PackageWP Work Package

Insieme di attività che determinano un progresso misurabile nella realizzazione del progetto e che è relativo all’ottenimento / raggiungimento di un risultato intermedio

Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto

WP = unità elementare di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto nel tempo

Organizational Breakdown Structure Organizational Breakdown Structure (esempio)(esempio)Membro del team Ruolo nel Progetto Aree di competenza U.O. di provenienza

PROJECTMANAGER

RESP.Contenuti

RESP.Sistemi Informativi

Web DesignerRESP.

Marketing

RESPONS.HW

RESPONS.SW

RESP.Servizi on-line

Reticolo delle attivitàReticolo delle attivitàdescrive la sequenza cronologica secondo la quale dati risultati (WP) devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso

A B C

A

B

C

C

A

B

1 – Attività sequenziali

In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B è conclusa.

In questa situazione B e C possono cominciare e procedere in parallelo quando A è conclusa.

In questa situazione C può cominciare solo quando sia A che B sono concluse.

3 – Attività confluenti

2 – Attività in parallelo

Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente diffuso)diffuso)

A (15w)

E (10w)

C (10w)

G (15w) H (10w)

B (5w)

F (10w)

D (12w)

Individuazione Canali tematici e Servizi

Progettazione Servizi Modalità erogazione Servizi

Contenuti canali tematici

Piattaforma Hardware Installazione Sotware

Integrazione sito Lancio e promozione Portale

Gantt di progettoGantt di progettoID Nome attività

1 1. Analisi e Fotografia dell'esistente

2 1.1Analisi politiche del personale

3 1.2 Analisi Clima Organizzativo

4 1.3 Creazione rapporto e condivisione risultati

5 2. Definizione metodo valutazione

6 2.1 Definizione metodologia

7 2.2 Sperimentazione e implementazione

8 2.3 Creazione rapporto e condivisione risultati

9 3. Metodo per determinazione fabbisogni organico

10 3.1 Definizione metodologia

11 3.2 Sperimentazione e implementazione

12 3.3 Creazione rapporto e condivisione risultati

13 4. Conclusione

14 4.1 Preparazione relazione conclusiva

15 4.2 Presentazione risultati progetto

CN

GV

CN

EN

FN

MI

MI

EN

gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov2002

CBS di progettoCBS di progetto

WBS

CBS

PROGETTO 100

LAVORO 40

SISTEMI 50

CONSULENZE 10

PROGETTO 100

WP A 15

WP B 45

WP C 40

6 18 16

7.5 22.5555

20

1.5 4.5 4

Monitoraggio e Controllo di progettoMonitoraggio e Controllo di progetto

Ambito / fase del progetto Metodi / strumenti

Valutazione stato di avanzamento Criteri stato di avanzamento

Monitoraggio e controllo delle

attività

Scheda di monitoraggio in Excel

GANTT con barre di avanzamento

WBS con stati di completamento

Momenti di integrazione (riunioni, piano di

comunicazione di progetto)

Reporting di progetto Indicatori e sistema di reporting

Classificazione dei progetti, ruolo del Project Classificazione dei progetti, ruolo del Project Manager e ricadute organizzative del Project Manager e ricadute organizzative del Project

ManagementManagement

Il Responsabile di Progetto

• è responsabile dell’attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi risultati.

• gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto.

• assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi e delle risorse attribuite;

• definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali stakeholders;

• garantisce il controllo dell’attuazione del processo/progetto e la sistematica informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.

Responsabile di progettoResponsabile di progetto

Le caratteristiche del Project Manager Le caratteristiche del Project Manager

flessibilità, spirito di adattamento

predisposizione alla leadership

fiducia in sé stesso

capacità d’organizzazione e coordinamento

capacità di comunicare

abile negoziatore

capacità di individuare problemi

propensione a prendere decisioni

generalista piuttosto che specialista

se specializzato, in programmazione e controllo

Ciclo di vita di un progettoCiclo di vita di un progetto

Livello di picco

Definizione Realizzazione

Tempo

Imp

ieg

o d

i ri

sors

e

Declino

Ideazione

IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2