il nuovo sistema siap per la gestione del personale nel ministero della giustizia

Il nuovo sistema SIAP per la Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia

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Contenuti della Presentazione

• La Gestione del Personale nella P.A.

• La Soluzione SIAP

• Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia

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La Gestione del Personale nella P.A.

– Il Modello Integrato di Gestione

– La Gestione del Personale nell’attuale legislatura

– La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia

• Criticità

• Soluzioni Alternative

• Bacino di Utenza

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Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP

– Il Sistema del Personale Siap

– Aree Applicative

– Architettura e Mappa Applicativa

– Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto

• Il Riuso del SIAP: il SIAP*

– Il Riuso del SIAP: il SIAP*

– Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali”

– Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali

– Il SIAP* come acceleratore di Progetto

– Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti

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Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia

– I Passi effettuati

– La Road-Map delle attività effettuate

– I Risultati dell’Analisi condotta

– I Prossimi Passi

– La Road-Map delle prossime attività

– Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale

– Inizio Attività Progettuali

– Rilasci pianificati

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La Gestione del Personale nella P.A.

• Passaggio da un regime “Pubblicistico” ad un regime “Privatistico” incentrato su:– Contratto Nazionale– Contratto integrativo di Ministeri

• Forte attenzione allo sviluppo del personale in termini di Valutazione, Promozione, Sviluppo Competenze

• Gestione di tipo “Privatistico” dei Dirigenti– Valutazione delle prestazioni sulla base di obiettivi prefissati– Mobilità tra Amministrazioni– Flessibilità degli incarichi

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Modello Integrato di Gestione

• La Funzione Pubblica ha disegnato un Modello Integrato per la Gestione del Personale con l’obiettivo, in tutto il Comparto Ministeriale, di:

– Standardizzazione di processi e procedure– Univocità dei dati– Gestione integrata degli eventi della vita del

dipendente– Uso di tecnologie web

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Sistema di Gestione del PersonaleSistema informativo di supporto agli uffici per la gestione del Personale dell’Amministrazione

• Gestione Anagrafica• Gestione Amministrativa• Gestione Giuridica • Gestione Economica• Gestione della Risorsa Umana

Modello Integrato di Gestione

Sistema di Elaborazione Cedolino

Gestione Economica

Sistema Conoscitivo/Direzionale

Gestione Giuridica

Gestione Anagrafica e Amministrativa

Gestione Risorsa Umana

Sistema del Personale

Sistema Conoscitivo/DirezionaleSistema conoscitivo e di supporto alle decisioni relativo al personale del Ministero

Sistema di Elaborazione del Cedolino Sistema informativo per il pagamento delle competenze al personale

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La Gestione del Personale nell’attuale legislatura

• Obiettivi principali:– Lotta all’assenteismo– Meritocrazia– Trasformazione dei dirigenti in manager

• Misure previste:– Regole più severe e controlli più capillari – Organizzazione più flessibile– Pubblicazione dei risultati delle valutazioni– Responsabilità dei dirigenti per i risultati di gestione

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La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Criticità

• Scambio di informazioni essenzialmente su supporto cartaceo

• Presenza di modalità operative dovute più a “prassi” consolidate che a esigenze normative;

• Duplicazione di alcune attività;• Proliferare di archivi del personale presso i singoli uffici;• Cultura della “carta” che comporta la conservazione e

l’archiviazione di qualsiasi documento relativo al personale (anche in più copie);

• Dislocazione del personale di uno stesso ufficio presso sedi diverse distribuite sul territorio;

• Possibilità che il dipendente presti servizio presso sedi diverse da quella di assegnazione.

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La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Soluzioni Alternative

• Sviluppo Custom

• Utilizzo di un Pacchetto di Mercato

• Riutilizzo del Sistema SIAP*

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La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza

Unità Amministrative Personale in

Pianta Organica

Amministrazione Centrale (DAG,DOG,Uffici Diretta Collaborazione, DGM)

1.850

Giustizia Minorile 1.300

Corte Suprema di Cassazione 1.200

Procura Generale c/o la Cassazione 220

DNA 215

Tribunale Superiore Acque Pubbliche 30

Corti di Appello 4.315

Procure c/o le Corti d’Appello 1.355

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Unità Amministrative Personale in Pianta Organica

Tribunali e Sezioni distaccate di tribunale 22.570

Procure c/o Tribunali 10.810

Tribunali di sorveglianza e Uffici di sorveglianza 1.315

Tribunali per i minorenni 1.020

Procure c/o Tribunali Minorenni 620

Giudici di pace 9.515

Ufficio notifiche, esecuzioni e protesti 6.550

TOTALE 62.885

La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza

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La soluzione SIAP

Comun

icaz

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ti

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Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP

– Il Sistema del Personale Siap

– Aree Applicative

– Architettura e Mappa Applicativa

– Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto

• Il Riuso del SIAP: il SIAP*

– Il Riuso del SIAP: il SIAP*

– Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali”

– Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali

– Il SIAP* come acceleratore di Progetto

– Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti

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La soluzione SIAP

• Per rispondere alle priorità ed agli obiettivi specifici sulle tematiche delle Risorse Umane, alcune Amministrazioni Centrali hanno adottato una soluzione di gestione basata sul Sistema Informativo di Amministrazione del Personale (SIAP)

• Il SIAP si sostanzia nella realizzazione del sistema di gestione del personale attraverso l’utilizzo di una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) basata sul Modulo HR delle Oracle Applications

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La soluzione SIAP

• Attraverso il SIAP è possibile:– gestire tutti gli eventi che caratterizzano la vita del dipendente

all’interno dell’Amministrazione (immatricolazione, gestione giornaliera, gestione giuridica ed economica, cessazione dal servizio)

– uniformare le informazioni relative al personale del Ministero, attraverso:

•Acquisizione e convergenza dei dati dai sistemi pre-esistenti• Integrazione con altri sistemi informativi:

– Sistema Conoscitivo/Direzionale– Service Personale Tesoro (SPT)

– standardizzare ed informatizzare i principali processi amministrativi;

– migliorare il livello di servizio, dell’efficienza e della trasparenza amministrativa;

– fornire supporto nell’attività decisionale della Dirigenza;

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GESTIONE GIURIDICA

GESTIONE ECONOMICA

GESTIONE RISORSA UMANA

AMMINISTRAZIONE DEL

DEL PERSONALE

Il SIAP - Aree applicative

Il SIAP assicura la piena copertura delle aree funzionali di gestione del personale

NUCLEO BASE PROCESSI HR

PROCESSI TRASVERSALI

SERVIZI CORRELATI

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AMMINISTRAZIONE DEL

DEL PERSONALE

•Gestione presenze / assenze

•Buoni pasto•Straordinario•Ferie•Missioni•Carte di credito


NUCLEO BASE PROCESSI HR

•Immatricolazione•Assegnazione•Cessazione•Comandi•Fuori Ruolo•Mobilità•Trasferimenti•Dati Anagrafici

GESTIONE GIURIDICA

•Part Time•Posizioni di Stato

•Onorificenze•Procedimenti Disciplinari

•Sussidi•Anagrafe Incarichi

• Posizioni di Servizio

• Permessi Studio•…

GESTIONE RISORSA UMANA

•Formazione•Dati curriculari

•Valutazione delle prestazioni

•Sviluppo professionale

GESTIONE ECONOMICA

•Gestione partita stipendiale

• Assegno al nucleo familiare

• FUA e altre •Indennità•Ritenute conto terzi

•Ferie non godute

•Trattamento pensionistico e di quiescenza

Servizi correlati:

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Il SIAP - Aree applicative Servizi correlati:

PROCESSI TRASVERSALI SERVIZI CORRELATI

•Stato matricolare

•Gestione provvedimenti

•Gestione organici

•Gestione concorsi

•Archiviazione ottica

•Gestione documentale

•Gestione dati logistici

•Elenco del telefono

•Gestione personale esterno

•Dati per intranet di Amministrazione

•Sistema Direzionale

•Reporting direzionale

•Funzionalità self service

•Certificazioni

•Tessere di riconoscimento

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Gestione organizzazioneGestione anagrafica

Comandi

Trasferimenti

Mobilità Fuori ruolo

Immatricolazione

Cessazione

Assegnazione

Aggiornamento dati anagrafici

• Gestione presenze / assenze

• Buoni pasto• Straordinario• Ferie• Missioni• Carte di

credito

Amministrazione del Personale:

Gestione giuridica: part-time – Posizioni di stato – Procedimenti disciplinari – Onorificenze – Sussidi – Anagrafe degli incarichi – Posizioni di servizio – Permessi studio – Permessi sindacali

Gestione risorse umane:

• Formazione• Dati curriculari• Valutazione

delle prestazioni

• Sviluppo professionale

Gestione economica: Gestione partita stipendiale – Assegno al nucleo familiare – FUA e altre competenze accessorie – Indennità particolari – Ritenute conto terzi – Ferie non godute – Trattamento pensionistico e di quiescenza

Processi trasversali:

• Stato matricolare

• Gestione provvedimenti

• Gestione organici

• Gestione concorsi

• Archiviazione ottica

• Gestione documentale

• Gestione dati logistici

• Elenco del telefono

• Gestione personale esterno

• Dati per intranet di Amministrazione

• Sistema Direzionale• Reporting

direzionale

• Funzionalità self service

• Certificazioni• Tessere di

riconoscimento

Servizi correlati:

Nucleo minimo per utilizzo SIAPServizi Correlati:

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Il SIAP: Architettura e Mappa Applicativa

SI.CO.GE

Internet

Intranet

Browser(thin client)

Modulo Rilevazione

Presenze

SIAP

DB

O

racle

WEB

SER

VER

ORACLE HRMSModulo Oracle HR

Mod. Self Service

Modulo Learning Management

Motore di Workflow

Portale

SPT

Area di stage

Data MartIntranetControllo di

gestioneFUNZIONE PUBBLICA

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Uffici collegati (Periferia)

206206

Utenti del sistema2.2002.200

Sedi di servizio(Siti periferici)

270270

Sedi di servizio(Siti centrali)

5454

Anagrafiche dipendenti

12.35012.350

Uffici collegati(Roma)

560560

In Esercizio da:Dicembre 2002Dicembre 2002

Anagrafiche personale esterno

4.1504.150

Il SIAP nel MEF: Dimensioni del progetto

SIAP

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• Dal 2004 il MEF ha messo a disposizione una versione standardizzata e parametrica del SIAP, denominata SIAP*, per tutte quelle Amministrazioni che intendono dotarsi di un sistema informativo coerente con il Modello Integrato

• SIAP* recepisce nativamente la normativa della P.A. ed è caratterizzato da un elevato livello di astrazione nella definizione dei processi, tale da consentire, attraverso la semplice valorizzazione di parametri, grande adattabilità ai diversi contesti organizzativi;

• Il SIAP* pertanto persegue due categorie di obiettivi: standardizzazione di trattamento del personale riduzione dei tempi e costi per ciascuna Amministrazione che lo

adotti

Il Riuso del SIAP: il SIAP*

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• Il SIAP*, basato su un package, presenta elevato grado di ingegnerizzazione e di qualità in termini di:

– Gestione sicurezza e profili autorizzativi– Stabilità, anche in considerazione della maturità

raggiunta nel contesto complesso del MEF– Facilità di parametrazione e sviluppo– Flessibilità, tramite strumenti integrati di workflow

management– Adeguamento tecnologico garantito

• Sulla base della forte sponsorizzazione del CNIPA, volta a favorire il riuso nella P.A., il SIAP* è stato già scelto da:

– Corte dei Conti: in esercizio da Luglio 2006– MIUR: in esercizio da Luglio 2006

Il Riuso del SIAP: il SIAP*

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Il Riuso del SIAP: Omogeneità funzionale

Aree applicative Grado di Omogeneità nella P.A.C. Copertura SIAP Gestione Anagrafica

Immatricolazione e Cessazione

Gestione Dati Anagrafici

Gestione Dati Assegnazione

Gestione Amministrativa

Gestione Presenze/Assenze

Gestione Buoni Pasto

Gestione Giuridica

Gestione Provvedimenti

Gestione Mobilità

Gestione Posizioni di Stato

Gestione Economica

Gestione Straordinari

Gestione Partita Stipendiale

Gestione Missioni

Gestione della Risorsa Umana

Gestione Formazione

Gestione Skill e Competenze

Valutazione Prestazioni

Grado di riuso molto elevato

Grado di riuso elevato

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Il Riuso del SIAP: Motivazioni “strutturali”La possibilità del riuso del SIAP in altri contesti della Pubblica Amministrazione è supportata da diverse motivazioni:

Sistema consolidato, in esercizio dal 2002 in un contesto ampio e complesso come quello del MEF

Sistema realizzato tramite operazioni di parametrizzazione e personalizzazione di prodotti di mercato, finalizzate all’adattamento alla normativa della P.A.

Utilizzo di un package, che garantisce vantaggi rispetto all’adozione di soluzioni custom:

• Gestione della sicurezza e dei profili autorizzativi integrata ed adattabile per singola entità/ministero

• Nativamente più flessibile nella gestione dei dati e dei processi

• Stabile in quanto già in uso in contesti differenti

• Adeguamento tecnologico e funzionale garantito dal fornitore del software

• Dotato di strumenti estremamente semplici di sviluppo (molte personalizzazioni possono essere effettuate valorizzando parametri senza sviluppare codice) e di gestione degli ambienti di sviluppo

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Il Riuso del SIAP – Benefici per l’Amministrazione

• Omogeneizzazione del trattamento delle regole ed eliminazione delle prassi consolidate e diversificate

• Miglioramento e snellimento dei processi amministrativi• Revisione e ottimizzazione dei flussi operativi e

maggiore integrazione tra gli Uffici• Progressiva eliminazione dei flussi cartacei• Decentramento dell’acquisizione delle informazioni• Condivisione delle informazioni (nel rispetto delle

competenze)• Miglioramento della qualità dei dati e della tempestività

di aggiornamento• Efficientamento delle attività (riduzione dei tempi di

percorrenza)• Supporto nell’attività decisionale• Coinvolgimento diretto del dipendente attraverso

l’utilizzo delle funzionalità Self-Service

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Il SIAP* come acceleratore di ProgettoAttraverso una cessione dal MEF ad una generica Amministrazione, il SIAP può essere usato come acceleratore di progetto, base di partenza nella implementazione di progetti simili sulle singole Amministrazioni

ApproccioTradizionale

Analisi dei Gap ImplementazioneSIAP Acceleratore

PrototipoAnalisi e Sviluppo Implementazione

Vantaggi (a livello di singola Amministrazione)– Riduzione dei tempi di implementazione (30-40%)– Riduzione dei costi di progetto (30-40%)– Riduzione dei rischi progettuali

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Il Riuso del SIAP – Benefici Progettuali

Riduzione di tempi e costi (risparmio del 30/40% rispetto ad implementazioni ex-

novo)

Riduzione dei rischi progettuali

Informatizzazione dei principali processi amministrativi attraverso una soluzione

tecnologicamente avanzata

Utilizzo di una soluzione integrata con un sistema di rilevazione delle presenze

Banca dati centralizzata delle informazioni relative al personale

dell’Amministrazione

Integrazione con altri sistemi informativi utilizzati dagli Uffici del personale

(Sistemi Direzionali, SPT, SI.CO.GE.)

Flessibilità del sistema: facilità di adeguamento a modifiche dell’organigramma o a

variazioni organizzative

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Il Riuso del SIAP -l’esperienza di Corte dei conti

Prima esperienza di riuso presso una Pubblica Amministrazione

L’operazione è stata avviata grazie ad una forte sponsorizzazione dei vertici dell’Amministrazione che ha consentito di minimizzare le resistenze culturali e/o “strumentali” al cambiamento

700 utenti utilizzatori – 3.300 anagrafiche (Amministrativi, Dirigenti e Magistrati) – 145 Uffici (centrali e regionali) collegati

In esercizio dal 20 Luglio 2006.

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Il Riuso del SIAP - l’esperienza di Corte dei contiSoluzione modulare

40 Processi di interesse della Corte rispetto ai 43 presenti nel SIAP* + 2 sviluppati ex-novoUniche operazioni effettuate sul sistema:

• parametrizzazione (configurazione del SIAP* in base all’organizzazione dell’Amministrazione)

• personalizzazione (adattamento di alcune funzionalità a specificità della Corte: ad es. Gestione dei Magistrati)

Soluzione economicaCosto dell’implementazione per Corte dei conti è risultato il 50% dello sviluppo del SIAP MEF

Soluzione rapidaTempi di sviluppo globale del progetto: 16 mesi. Prima metà dei processi disponibili in 10 mesi.La riduzione dei tempi è dovuta soprattutto alla metodologia di analisi, ossia alle sedute interattive con l’utente (Conference Room Pilot)

Soluzione stabileSistema stabile da subito: nessun malfunzionamento “‘applicativo”: team di assistenza totalmente dedicato a problematiche di tipo amministrativo/operativo

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Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati

STUDIO DI FATTIBILITA RIUSO SIAP* PER IL MG

MACRO ANALISI GAP

OFFERTA TECNICA/ECONOMICA FORNITORE

RIUSO SIAP*

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Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia

– I Passi effettuati

– La Road-Map delle attività effettuate

– I Risultati dell’Analisi condotta

– I Prossimi Passi

– La Road-Map delle prossime attività

– Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale

– Inizio Attività Progettuali

– Rilasci pianificati

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Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati

• Sulla base delle considerazioni precedentemente esposte, il DGSIA del Ministero della Giustizia ha deciso di intraprendere una serie di iniziative per definire un progetto di riuso del SIAP presso il Ministero.

• I passi ad oggi effettuati sono stati:

– Richiesto ed Ottenuto dal MEF il Riuso del SIAP

– Definito un tavolo di lavoro con CNIPA, CONSIP, MEF per la gestione del Progetto di Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia

– Realizzato uno Studio di Fattibilità atto a valutare tempi e costi dell’iniziativa

– Effettuata una macro analisi dei gap sui processi del personale coinvolgendo i principali referenti degli uffici del Personale

– Effettuata una richiesta di offerta tecnica ed economica al fornitore

– Ricevuta l’offerta da parte del fornitore, attualmente al vaglio del CNIPA

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SettembreMarzo Aprile Maggio Giugno Luglio AgostoGennaio Febbraio

2008

Autorizzazione al Riuso da MEF

Definizione Offerta Tecnica ed Economica

Macro Analisi dei Gap e

Questionari ai Referenti

Richiesta Parere

al CNIPA

Attività dell’Amministrazione

Attività del Fornitore

Definizione Studio di Fattibilità e Capitolato

I Passi Effettuati: la Road Map

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L’analisi condotta ha coinvolto i servizi del personale dei dipartimenti DAG/DOG/DGM.

Lo scopo della rilevazione è stata la determinazione dei gap, tra quanto offerto in termini di processo da SIAP*, e la realtà del Ministero della Giustizia.

L’indagine ha portato ai seguenti risultati in termini di copertura riscontrata sui 41 processi analizzati (Il grado medio di copertura è del 93%)

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta

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I processi con copertura totale (25 su 41) sono:

Il riuso del SIAP per il Ministero della GiustiziaL’esito dell’Analisi Condotta

Gestione Assegnazione Gestione delle MissioniCambiamenti struttura organizzativa Gestione Organici

Rilevazione presenze-assenze Assunzioni obbligatorieGestione del Piano Ferie Gestione Posizioni di servizioCessazione dal Servizio Gestione OnorificenzeGestione Dati Logistici Gestione Curriculum

Gestione degli Straordinari Valutazione delle Prestazioni

Gestione dei ComandiTrattamento di quiescenza e buonuscita

Gestione dei Fuori ruolo Ritenute per conto terziGestione della Mobilità Gestione del F.U.A.

Gestione dello Stato matricolareGestione dell'assegno al nucleo familiare

Variazione dati anagrafici Gestione Carte di creditoGestione Processi Self-Service

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I processi con copertura fino al 33% e dal 66% e il 98% sono:

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia - L’esito dell’Analisi Condotta

Processo%

copertura

Gestione Permessi di studio 66%

Gestione Sussidi 69%

Immatricolazione 71%

Gestione Procedimenti disciplinari 72%

Gestione dei Trasferimenti 77%

Gestione indennità particolari 82%

Anagrafe degli incarichi 86%

Gestione delle Posizioni di stato 87%

Gestione della Formazione 94%

Gestione dei Provvedimenti 95%

Gestione delle Assenze per malattia 96%

Gestione Buoni pasto 98%

Processo%

copertura

Gestione Concorsi (*) 0%

Permessi sindacali 6%

Gestione del Part-time 33%

Liquidazione ferie non godute 33%

(*) si riferisce ai Concorsi per Magistrati

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Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I prossimi passi

Formalizzazione del Contratto con il Fornitore

Inizio Attività Progettuali

Sessioni Prototipali (CRP) per Analisi di

dettaglio dei Gap dei Processi SIAP

Rilascio Processi SIAP (Tre Lotti Distinti)

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2008

T0+6 Mesi: Rilascio Primo

Lotto di Processi

T0+12 Mesi: Rilascio

Secondo Lotto di Processi

T0+18 Mesi: Rilascio Terzo

Lotto di Processi

2009 2010

T0: Inizio

Attività Contrattuali

I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto

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2008


Lotto di Processi




Lotto di Processi

2009 2010

T0: Inizio



Variazione Dati AnagraficiGestione AssegnazioneCessazione dal ServizioGestione dei ComandiGestione dei Fuori RuoloImmatricolazioneGestione OrganiciGestione del Part-TimeGestione dello stato matricolareGestione dei TrasferimentiCambiamenti Struttura OrganizzativaGestione Dati LogisticiGestione dei ProvvedimentiAnagrafe degli IncarichiAssunzioni ObbligatorieGestione della mobilità Gestione Concorsi

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2008


Lotto di Processi




Lotto di Processi

2009 2010

T0: Inizio



Gestione delle MissioniGestione Carte di CreditoGestione OnorificenzeGestione Procedimenti DisciplinariGestione SussidiGestione Posizioni di ServizioGestione dell'assegno al nucleo familiareTrattamento di Quiescenza e BuonuscitaRitenute per Conto Terzi

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2008


Lotto di Processi




Lotto di Processi

2009 2010

T0: Inizio



Rilevazione Presenze/ AssenzeGestione delle Assenze per MalattiaGestione Buoni PastoGestione della formazioneGestione CurriculumGestione delle Posizioni di StatoGestione degli straordinariLiquidazione ferie non goduteGestione Permessi di studioGestione Permessi SindacaliGestione del Piano FerieGestione Processi Self-ServiceValutazione delle PrestazioniGestione del FUA Gestione indennità particolari

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• Q&A

Q&A

il nuovo sistema siap per la gestione del personale nel ministero della giustizia

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