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S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO
IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE PMI DI SERVIZI UN CASO CONCRETO
RICCARDO SCLAVI - DAVIDE BESATI
IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE PMI
16 Ottobre 2012 - Sala convegni Corso Europa 11 Milano
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I problemi applicativi nelle PMI
• dotazione informatica più modesta – “non abbiamo SAP, dobbiamo farcela con il nostro gestionale”
• necessità di contenere gli investimenti – “SAP non possiamo neanche permettercelo”
• struttura meno formalizzata – “cosa sono tutte quelle complicazioni di procedure?”
• non è possibile avere un controller full-time – “Davide, c’è da sollecitare quel cliente e devi vedere se riesci a farti
fare lo sconto dal fornitore o almeno pagarlo più in là”
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L’imprenditore
• Non sempre ha grande familiarità con i numeri
• Spesso ha origine dall’area tecnica e non da quella amministrativa
• Si occupa di tutti gli aspetti operativi dell’azienda
• Diviene fondamentale “concentrare” le informazioni fornite
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Case study
Una società di servizi che si occupa di progettazione e realizzazione
dell’immagine di marca
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Particolarità aziendali
• La principale materia prima è il lavoro • Il servizio non è immagazzinabile • I clienti sono molto più grandi della società • Forte concorrenza nel settore • La qualità del servizio fornito dipende in larga
misura dalla qualità dello staff • Alta incidenza dei costi fissi
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Indicatore #1 - “Top 10”
La lista dei primi 10 clienti consente di capire: • se quanto fatturiamo è proporzionale
all’impegno richiesto • in caso di conclusione di lavori, che
percentuale e importo di fatturato dobbiamo sostituire per mantenere i ricavi
• quanto “dipendiamo” da ciascun cliente
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Indicatore #1 - “Top 10”
A10%
B8%
C7%
D6%E
5%F5%G
4%H4%I
4%
Altri47%
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Indicatore #1 - “Top 10”
Strumenti per la creazione: • esportazione dal gestionale delle fatture
clienti degli ultimi 12 mesi • foglio Excel per aggregare i clienti in base ai
“gruppi” di appartenenza, calcolare i totali per gruppo e tracciare il grafico
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Indicatore #2 - “Ranking YTD”
• fornisce informazioni utili per la rinegoziazione dei contratti
• permette di valutare lo spostamento del cliente nel tempo all’interno della top 10
La graduatoria dei clienti per fatturato year-to-date* paragonata ai dati dell’anno precedente:
* i clienti della società pianificano le spese annualmente
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Indicatore #2 - “Ranking YTD”
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Indicatore #2 - “Ranking YTD”
Strumenti per la creazione: • esportazione dal gestionale delle fatture clienti degli
da gennaio a oggi per l’anno in corso e per il precedente
• foglio Excel per aggregare i clienti in base ai “gruppi” di appartenenza e calcolare i totali per gruppo.
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Indicatore #3 - “CoCoCo*”
Conto economico per divisione: • permette di analizzare la struttura dei costi
delle divisioni • benchmarking tra le divisioni • consolidamento tra poste economiche delle
varie società del gruppo
* Le divisioni della società hanno entrambe nome che inizia per “Co”; la terza “Co” sono le spese “Company”
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Indicatore #3 - “CoCoCo”
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Indicatore #3 - “CoCoCo”
5%16%12%
66%
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Costi
Personale
CostidirettiAltri costi
Utile100%
00,20,40,60,81
1,2
Ricavi
Ricavi
Altriricavi
36%
13%9%
42%
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Costi
Personale
CostidirettiAltri costi
Utile100%
00,20,40,60,81
1,2
Ricavi
Ricavi
Altriricavi
Vers
ione
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Div
isio
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D
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ione
2
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Indicatore #3 - “CoCoCo”
Strumenti per la creazione: • esportazione dal gestionale dei dati di
contabilità industriale • database FileMaker per consolidamento,
eliminazione delle poste infra gruppo e aggregazione dati
• foglio Excel per il disegno dei grafici
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Indicatore #4 - Budget e analisi scostamenti
Confronto con i dati storici aziendali • l’assenza di un processo di programmazione
in azienda non permette di avere un budget degli obiettivi
• l’azienda ha dati storici di profittabilità; il confronto con il passato permette di vedere se tali elementi vengono mantenuti
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Indicatore #4 - Scostamenti monetari
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Indicatore #4 - Scostamenti percentuali
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Indicatore #4 - Analisi degli scostamenti
Strumenti per la creazione: • esportazione dal gestionale dei dati di
contabilità generale, già aggregati per le varie classi
• foglio Excel
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Grazie !