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Principi generali, costi ammissibili e modelli di budget
Roma, 24 Febbraio – Corso Europrogettazione DemAcademy – Raffaella Fomini
Il budget e la rendicontazione nei programmi europei a finanziamento diretto
Il budget di progetto deve essere coerente ed equilibrato rispetto alle attività pianificate
Ad ogni attività devono corrispondere, nel budget, adeguate risorse per poterla realizzare
Vi deve essere rispondenza tra ruolo/responsabilità dei partner e risorse assegnate
Il budget deve essere proporzionato al numero dei partner ed alla durata del progetto
Definizione del budget di progetto
Per definire il budget è fondamentale aver definito:
Definizione del budget di progetto
Per costruire il budget è fondamentale aver definito:
1. La struttura delle attività di progetto (Work Packages) e durata delle singole attività
2. La ripartizione dell’effort
per partner e per WP
WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months
per Participant
Participant Number / Short
Name Participant Number / Short
Name Participant Number / Short
Name
Total Person Months per
Work Package
Principi e regole generali
1. Alcuni principi e regole sono valide per tutti i programmi
2. Bisogna però attenersi sempre a quanto previsto dal Bando
e dalla Guida Finanziaria del Programma di riferimento!!
Principi e regole generali
Massimali di finanziamento: solitamente è previsto un range (min/max) per il costo complessivo del progetto ed un massimale per il finanziamento che può essere concesso (ad es., il 75% dei costi ammissibili, fino ad un max di 250.000,00 €)
Cofinanziamento Molti programmi europei prevedono un co-finanziamento da parte dei partner di progetto che può variare da un 25% fino ad un max del 50%.
Il cofinanziamento può essere corrisposto:
•Cash, con risorse finanziarie dei partner
•Tramite valorizzazione di fattori produttivi (ad es.: costi del personale
dipendente che viene dedicato al progetto)
Principi e regole generali
Ammissibilità delle spese: 1. Devono essere sostenute nel periodo di eleggibilità del progetto
(dalla data di INIZIO e FINE dichiarati - fatture e documenti di pagamento devono essere di competenza di tale periodo)
2. Devono essere coerenti con quanto previsto nel budget di progetto, congrue con le finalità ed i contenuti del progetto (variazioni sono possibili solo a seguito di approvazione da parte della Commissione/Agenzia Europea).
3. Devono rientrare nelle categorie di spesa definite ammissibili dal Bando
4. Devono essere identificabili e verificabili (devono essere registrate nei Libri Contabili del beneficiario utilizzando un codice che ne permetta la chiara e immediata identificazione ed essere documentate con gli opportuni giustificativi)
5. Non devono essere già finanziate da altri programmi UE 6. Ragionevoli, giustificate e sostenute secondo criteri di economicità ed
efficienza
Costi ammissibili
I principali programmi a finanziamento diretto prevedono delle categorie di costo ammissibili
COSTI DIRETTI
Sono i costi direttamente
legati alle attività
progettuali e possono
essere chiaramente
identificati e calcolati.
COSTI INDIRETTI
Sono i costi non direttamente
imputabili ad attività del
progetto ma connessi al
funzionamento generale di
ogni organizzazione partner
(spese generali quali telefono,
cancelleria, spese postali, etc.)
Vengono solitamente calcolati
in modo forfettario (secondo %
prestabilite nel bando)
I costi ammissibili diretti /Eligible direct costs
I costi di personale
Staff costs (personnel costs)
Costi delle risorse umane direttamente impegnate nelle attività di progetto , per un numero di ore/mesi uomo chiaramente identificato
Possono essere rendicontati:
•I costi del personale dipendente
•I costi di risorse che vengono contrattualizzate ad hoc per il progetto
I costi di personale
Come si calcola il costo di personale interno/dipendente?
1. Calcolare lo stipendio lordo annuo del
dipendente (inclusi gli oneri sociali e
previdenziali)
2. Dividere il lordo annuo per il numero di
giornate/ore produttive annue N° giorni anno 365
Weekend 104
Ferie e permessi 45
N° giorni produttivi anno (A)
216
Ore lavorate al giorno (B) 8
N° ore produttive (A*B) 1728
I costi di personale – Effort table
WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months per
Participant
Participant Number / Short Name
Participant Number / Short Name
Participant Number / Short Name
Total Person Months per Work
Package
L’impegno dello staff dedicato al progetto deve essere indicato in termini di mesi/uomo e ripartito per Work Package e per partner
Altri costi diretti – Other direct costs
Travel costs and subistence allowances
Costi relativi alle trasferte necessarie per la realizzazione delle attività progettuali, per lo staff dedicato al progetto
Equipment Costi relativi all’acquisto di attrezzature strettamente necessarie alla realizzazione del progetto. Devono essere determinati in base al periodo di ammortamento e percentuale d’uso (deve essere fornita una giustificazione della necessità dell’attrezzatura)
Other goods and services
Spese per l’acquisto di beni o servizi quale stampe di materiale, affitto sale e catering per i meeting, traduzioni, etc.
Costi diretti di subcontracting
Subcontracting Costi relativi all’affidamento di servizi a società/consulenti esterni (sub-contratti e sub-appalti). Il subcontracting deve essere sempre giustificato e deve riguardare soltanto alcuni task/attività specifiche non parti fondamentali del lavoro in quanto il partner/beneficiario deve possedere le capacità operative per portare avanti il progetto.
L’aggiudicazione del contratto/appalto deve avvenire in
base alle regole della migliore offerta qualità/prezzo,
osservando la normativa nazionale ed europea in materia di
appalti/affidamenti di servizi.
Budget totale
COSTI DIRETTI + COSTI
INDIRETTI
Tot.COSTI
AMMISSIBLI =
Contributo UE e Co-finanziamento
Totale contributo
richiesto alla UE Co-finanziamento
partner
Eventuali entrate generate
dall’azione (ad. es.: vendite di una
pubblicazione, fee per una
conferenza, etc)
Eventuali finanziamenti
da parti terze
Costi non ammissibili
Non tutti i costi sono ammissibili
IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare, attraverso un documento ufficiale, di non essere in grado di recuperarla
IRAP (non è rendicontabile nella maggior parte dei programmi)
Spese eccessive o sconsiderate
Spese bancarie della banca del beneficiario per trasferimenti fondi da parte della UE
Ad esempio:
Interessi passivi e/o attivi sull’eventuale «conto dedicato»
Modalità di calcolo dei costi
Nella maggior parte dei programmi a finanziamento diretto
il budget viene elaborato considerando costi reali, analitici
-Calcolo -Calcolo del costo dei mesi/uomo effettivi -Calcolo delle spese per attrezzature, altri beni -Calcolo dell’ammontare del sub-contracting per affidamento di alcuni task
In alcuni programmi (ad es. ERASMUS +) il budget viene calcolato sulla
base di costi unitari
-Calcolo -Costi unitari di funzionamento in base al numero dei partecipanti -Costi unitari per le spese di viaggio in base alle distanze -Costi unitari per l’organizzazione di eventi
Un esempio: il budget per ERASMUS+
Il modello di finanziamento consiste in un menu di voci di costo che i candidati possono scegliere sulla base delle attività inserite nel progetto e
dei risultati da raggiungere.
Categorie di spesa Contributo
Gestione e implementazione del programma di lavoro (rientrano in questa categoria i costi di gestione/coordinamento, i costi per la promozione e disseminazione dei risultati, quali la stampa di volantini/brochure, etc)
Contributo unitario mensile per organismo partecipante basato sulla durata del Partenariato e sul numero dei partner coinvolti. Importo per il Coodinatore : € 500 Importo per ogni partner: € 250 Modalità di calcolo del contributo: €500x10 mesi = 5000€
Un esempio: il budget per ERASMUS+
Il modello di finanziamento consiste in un menu di voci di costo che i candidati possono scegliere sulla base delle attività inserite nel progetto e
dei risultati da raggiungere.
Categorie di spesa Contributo
Incontri di progetto transnazionali (rientrano in questa categoria i costi per i meeting di progetto dedicati alla programmazione delle attività, coinvolgono una piccola rappresentanza dei membri del partenariato)
Il contributo copre i costi di viaggio e soggiorno per ogni partecipante ed è calcolato in base alla distanza chilometrica e al numero di partecipanti: •Fino a 100 Km non è previsto contributo.
•da 100 a 1999 Km: Mobilità short distance € 575 per partecipante •oltre 2000 Km: Mobilità long distance € 760 per partecipante
Un esempio: il budget per ERASMUS+
Sono previsti contributi sulla base dei costi realmente sostenuti solo per le categorie Costi eccezionali e Bisogni speciali.
Categorie di spesa Contributo
Costi eccezionali (relativi all’acquisto di beni e servizi che non possono essere forniti direttamente dalle organizzazioni partecipanti per motivi debitamente giustificati)
Contributo basato su COSTI REALI legati al subappalto o all’acquisto di beni e servizi. •75% dei costi eleggibili •MAX € 50.000 per progetto
Bisogni speciali (costi aggiuntivi legati alla partecipazione di persone con esigenze speciali)
Il contributo è basato su COSTI REALI e quindi bisogna inserire l’importo relativo alla spesa effettivamente prevista.
Dal budget alla rendicontazione…
Il budget elaborato in fase di progettazione costituisce una previsione di spesa ed il contributo approvato dalla Commissione
potrebbe essere ridotto/rivisto a conclusione del progetto !
Solo dopo aver consegnato il report di
rendicontazione finale la Commissione potrà
calcolare il contributo definitivo.
Se la spesa risulta minore del budget previsionale
anche il contributo finale verrà ridotto.
Se la spesa è maggiore del budget il contributo
non aumenta.
Richiesta di variazioni
Modifiche al budget possono essere apportate nei limiti fissati dal programma di riferimento (di solito, è possibile effettuare variazioni nei limiti del 10% di ogni categoria di spesa, senza necessità di modifiche al contratto stipluato con la Commissione) È possibile effettuatre trasferimenti di risorse tra categorie di spesa e tra partner È comunque sempre opportuno informare il referente della Commissione (Project Advisor) su ogni variazione e modifica che si intende apportare al budget ed ottenere un’autorizzazione preventiva!
I report finanziari
A scadenze periodiche (fissate nell’accordo con la Commissione) devono essere compilati i report finanziari (financial statements)
FINANCIAL STATEMENT SUMMARY
For the period from to and corresponding to the contractual dates.
(dd/mm/yy)
Agreement number: I Indirect Costs rate
Project acronym:
Name of the beneficiary:
My organisation can
not claim the VAT back
:
If outside Euro zone,
type of exchange rate
used :
ELIGIBLE COSTS: Amounts in Euro
Budgeted eligible
costs for the
complete action
Costs incurred for
the period Variance
Direct costs
1. Staff 43.095,00 -
2. Subcontracting 0,00 0,00
3. Travel and subsistence expenses 0,00 0,00
4. Durable equipment 0,00 0,00
5. Other specific costs 0,00 0,00
Sub-total 0,00 43.095,00
Indirect costs 25.857,00
Total 0,00 68.952,00
I report finanziari
Dichiarare i costi ammissibili sostenuti sulle varie voci di spesa, per ogni partner (tutte le spese inserite nel budget devono essere rendicontate, anche quelle che concorrono al cofinanziamento ) Raccogliere tutte le documentazioni relative alle spese imputate nel periodo rendicontato, come ad esempio:
• Delibere, lettere di incarico, contratti, preventivi di gare, affidamento di incarichi esterni ecc.
• Time sheet del personale, buste paga, copie conformi di fatture, scontrini, biglietti ecc ecc
• Mandati quietanzati relativi a tutte le spese rendicontate nel periodo.
*Sui documenti giustificativi (in particolare, fatture e buste paga) ricordarsi di apporre l’apposto timbro per imputare la spesa (intera o pro-quota). Il timbro va messo sul documento originale da conservare!
I time sheet per i costi di personale
Month Year
Title of the Action
(Acronym)
Grant Agreement
Number
Beneficiary´s /
third party's name
Name of the person Type of personnel
(see art. 6.2.A GA)
DAY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ʃ
Reference
e.g. WP #
0
0
0
0
0
Total Ʃ Hours 0
Short description of the activities carried out in the month:
Signed
(Name of the
person):
Signed
(Name
of the
supervi
sor):
Date: Date:
Signature: Signature:
La richiesta di rimborso delle spese
La richiesta di pagamento è effettuata dal Lead partner a nome di tutti i partner del progetto e si compone della seguente documentazione:
Financial statement di ciascun partner, con la certificazione delle spese sostenute;
Report sulle attività realizzate e gli output prodotti
I documenti relativi alle spese sostenute vanno conservati per un periodo di cinque anni dalla fine del progetto!
