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Strategy   and   Enterprise 

Architecture 

Principles Ajay   Kumar   Uppal 

  

  

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 Contents  1.  Introduction 6 1.1  Purpose 6 1.2  Audience 6 

2.  Strategic   Principles 7 3.  Enterprise   Architecture   Principles 11 3.1  Overview 11 3.2  Principles   Summary 11 3.2  Principles   Summary 12 3.3  Rationale   and   Implication   of   the   Principles 13 Value   for   money. 13 Don't   re­invent   the   wheel 13 Vanilla   First 14 No   boundaries 14 XXXX   Information 15 User   friendly 15 Keep   it   scalable   &   robust 16 Keep   it   up 16 Keep   it   legal 17 Keep   it   safe 17 Keep   it   balanced 18 

  

  

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1. Introduction Within   any   organisation   it   is   important   to   have   clear   principles   for   the   Information Systems   Strategy   and   Architecture.   These   principles   provide   the   governance   for   the solutions   that   will   be   designed   and   deployed   and   set   an   overall   framework   for   the architecture   of   the   enterprise.   The   strategy   is   largely   what   we   will   do   and   when,   the architecture   how   we   will   do   it.   .   It   is   a   reference   document   for   the   preparation   of   ITT and   contractual   documents.    

1.1 Purpose  The   document   provides   a   set   of   high   level   Strategic   and   Enterprise   Architectural principles   which   will   be   used   in   the   design   and   development   of   systems   within   XXXX   Ltd  

1.2 Audience  The   document   will   be   a   key   reference   point   for   the   business   and   in   particular   for   those engaged   in   the   design   and   development   of   systems   across   XXXX   Ltd.   In   particular   the document   is   intended   to   provide   high   level   guidance   to   Business   Partners,   Business Solution   Managers,   Solutions   Architects,   Project   Managers,   Business   Analysts   and procurement   analysts.  

  

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 2. Strategic   Principles The   summary   of   Strategic   Principles   specifically   covers   the   period   from   the   start   of 2010­2011   Financial   Year   (Forward   2   Eleven)   to   March   2016.  Ref  Principle  Rationale  

 Business   Benefit

S­000  Buy   don’t   Build  Acquire   industry   standard   products   for   solutions rather   than   building   solutions, 

● Reduce   total   cost   of   ownership● Reduce   future   maintenance   and   supplier   tie   in. 

S­001  Ring   fencing   non core   capabilities.  

Enables   choice   of   solution   e.g.   outsourcing.  These   are   business   processes   that   are   not   part   of our   core   competence   e.g.   HR.  

● Access   to   best   practice   at   cost   effective   price.● Predict   and   manage   costs   on   fixed   term   basis

S­002  Industry standardised Business Processes 

Reduce   support   costs. Keeping   core   package   as   vanilla   as   possible reduces   cost   of   implementation,   operation   and ongoing   maintenance.  Bespoke   work   to   be   done   outside   of   the   package.   “Build   your   Own”   only   where   there   is   a   distinct market   differentiator   with   added   value.  

● Best   practice   processes,   cheaper   operational   cost,cheaper   cost   of   change.

● Clarity   of   process.

S­003  Industry standard products. Best   of   Breed. 

Use   of   mainstream   products,   at   the   appropriate point   in   the   technology   lifecycle   –   neither   leading edge   nor   obsolete.  Mature   proven   benefits   robust   enough   to   service XXXX   needs.  Best   of   breed   COTS   (Commercial   Off   The   Shelf) packages   where   possible   rather   than   “build   your own”  

● Cheaper   interfacing   through   compatibility,availability   of   staff   to   work   with   package.

● Predict   and   manage   life­cycle   change   costs● Sweat   assets

S­004  Aim   for acquisition   of technology   at   the appropriate   point in   the   product maturity   cycle.  

Unless   driven   by   specific   requirement   (such   as performance   or   scale,   eschew   immature   or obsolete   products.   All   products   should   be   within support. 

● Reduce   risk   of   problems● Reduce   risk   of   incompatibility● Reduce   cost   of   maintenance   and   enhancement

S­005  Commodity based 

Provides   Flexibility,   Availability,   Stability   and   a maturity   of   product   and   services.  

● Reduced   cost.● Improved   choice   of   supplier.● Mature   service   and   support   offering 

S­006  Standards   based approach 

Standards   enhance   clarity   and   interoperability. Reduced   dependence   on   bespoke   solutions   and supplier   tie­in.  A   standards   based   approach   covers   the   full   range of   standards   being   adopted   not   just   in   the   area   of systems   design   but   also   in   the   areas   of   people, skills,   processes   and   management.  

● Reduced   implementation   and   maintenance   costs.● Flexibility   of   supplier.● Faster   time   to   market. 

  

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Adoption   of   ITIL,   CMMi,   PRINCE,   SFIA,   TOGAF   are examples   of   wider   standards   outside   of   the systems   design   community. 

S­007  Business   Process Enablement 

Systems   to   be   designed   to   support   well   defined business   processes. Focus   on   business   needs   and   integration. Standard   industry   processes. 

● Clarity   of   business   process.● Flexible   processes   easily   understood   and   modified

by   the   business.● Supports   speed   to   market   through   clarity   of

process.  

S­008  Regulation   & Security 

IT   assets   are   valuable   and   must   be   protected.   PO services,   information   and   views   that   are presented   to   the   public   must   be   appropriately protected.   PO   service   providers   and   suppliers must   comply   with   legal   requirements,   policies, and   regulations   pertaining   to   confidentiality, integrity   and   availability.  

● Protects   brand   image.● Protects   our   customers.● Protects   our   data.

S­009  Manageable   & Serviceable      

Supports   business   processes   and   customer experience. 

● Improves   service   to   business   and   customer.

S­010  RMG   as   a preferred supplier. 

Treat   RMG   as   preferred   supplier   of   equal   standing as   other   preferred   suppliers. Objective   cost   based   approach. Leverage   group   purchasing   power  

● Potential   to   move   faster,   potential   to   save   money. 

S­011  Separate   service layers 

A   service   layer   is   a   part   of   the   architecture   which performs   a   particular   function,   for   example   the communications   network,   or   service management.   This   need   to   be   designed   so   as   that each   layer   is   independent   of   the   other   layers,   and that   each   communicates   by   means   of   standard interfaces.   This   architecture   needs   to   extend   into the   structure   of   the   contracts.  

● Quicker,   cheaper   change   –   changes   can   belocalised   functionally   and   don’t   require   such   bigprogrammes.

● Technology   changes   can   be   isolated   so   thatproducts   can   be   changed   without   impacting   onother   products.

● Supplier   tie­in   is   reduced   as   parts   of   a   servicecan   be   bench   marked   and   alternatively   sourcedwith   lower   business   impact.

S­012  Functionality exposed   as business   services layer.  

Deliver   as   standard   reusable   services   which   are independent   of   the   user   interface. 

● Enables   speed   to   market   of   new   products   andservices   which   reuse   existing   services.

S­013  Open   Systems  Improves   flexible,   scalable,   adaptable   and extensible   capabilities. Enables   rapid   response   to   changing   needs.   When systems   are   open,   they   are   more   cost   effective due   to   extended   utility   and   broader   selections   of vendors   for   adding   new   or   replacement   solutions  

● Reduced   implementation   and   maintenance   costs,● Flexibility   of   supplier.● Speed   to   market.● Transparency   of   process.

S­014  Systems   and Platform Rationalisation 

Rationalize   the   total   number   of   platforms   and systems   across   the   estate   to   add   clarity,   build strategic   partnerships   and   reduce   diversity   which drives   costs   up.   Reduces   overall   costs   and   manageability. 

● Cost   Reduction● Flexibility ● Time   to   market● Improves   manageability.

  

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S­015  Support   our commitments   to universal   access for   all 

We   have   commitments   to   support   access   by   all members   of   society. We   have   commitments   to   reach   the   wider   public through   network   reach.  DDA,   etc  

● Discharge   our   commitments   to   government.● Support   our   public   responsibilities.● Protects   brand   image.● Meets   EU   &   UK   legal   obligations.● Supports   our   customers.

S­016  Adopt   “Green”, “Eco­friendly” and   “sustainable” operating principles 

Reduce   our   carbon   footprint   in   line   with government   targets   for   public   bodies.  Aspire   to   exceed   our   commitments   both   in   terms of   time   and   volume.  Ensure   commitments   such   as   RoHS   are   complied with.  

● Reduced   operating   costs.● Improve   brand   image.● Avoid   political   embarrassments.● Meet   EU   and   UK   legal   obligations.

S­017  Build   in   security and   operability 

Ensure   security   and   operational   requirements   are considered   at   the   start   of   the   design   on   added   on at   the   end  

● Ensure   operability   and   compliance   at   lowest   cost

  

  

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3. Enterprise   Architecture   Principles 3.1 Overview  An   Enterprise   Architecture   Principle   is   a   statement   which   directs   the   formulation   of   the architecture   and   guides   its   construction.   Principles   are   used   to   validate   and   justify   the decisions   made   about   the   architectural   options   and   components,   so   that   solutions   move XXXX   towards   its   architecture   vision.      These   principles   are   linked   via   the   IT   strategic principles   to   the   business   principles   that   form   part   of   XXXX's   business   strategy.      All lower   level   IS   principles   such   as   design   principles   are   linked   to   the   Enterprise Architecture   principles.  The   Enterprise   Architecture   Principles   can   be   grouped   together   under   4   main   headings as   outlined   in   the   following   diagram.    

 

  

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 3.2 Principles   Summary  Ref.  Goal  Principle 

 A­001  Value   for   money. 

 Solutions   must   ensure   awareness   of   all   costs, benefits   and   risks   associated   with   any architecture   decision.  Solutions   should   aspire   to   be   cost   base   neutral.  

A­002  Don't   re­invent   the wheel  

XXXX   will   re­use   existing   products   and   services delivered   as   separate   business   service   layers.    The   use   of   COTS   (Commercial   Off   The   Shelf) packages   is   preferred   to   bespoke   development.    Where   bespoke   development   is   required   it   must enable   re­use   across   XXXX. 

A­003  Vanilla   First  Solutions   will   adopt   industry   standard   practices, and   only   deviate   where   the   value   of   deviation can   be   demonstrated   and   any   associated   risk   is mitigated.  

A­004  No   boundaries  Processes   &   systems   must   be   able   to   operate across   internal   and   external   organisational boundaries   and   be   independent   of   location  

A­005  XXXX   Information  

All   data   within   the   XXXX   environment   should   be managed   in   line   with   the   requirements   of   XXXX as   a   whole,   adhering   to   XXXX   current   standard data   definitions,  

A­006  User   friendly  

Applications   should   be   easy   to   use.      Most   of   the knowledge   required   to   operate   a   system   should be   transferable   to   other   systems.      The underlying   technology   should   be   transparent   to users,   to   enable   them   to   concentrate   on   tasks   at hand.  Conform   to   all   regulatory   and   legal   obligations relating   to   disabled   accessibility. 

A­007  Keep   it   scalable   & robust  

Solutions   should   be   scalable   and   robust   to support   expected   current   and   future   volatility   of business   transactions.  

A­008  Keep   it   up  

Systems   and   services   should   have   an   availability profile   suitable   to   the   business   processes   being supported.  

A­009  Keep   it   legal  

XXXX   must   conform   to   regulatory   and   legislative commitments. 

A­010  Keep   it   safe  

Security   should   not   be   an   afterthought   or   add­on. Security   considerations   should   begin   with   the requirements   phase   of   development   and   be treated   as   an   integral   part   of   the   overall   system design. 

  

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 A­011  Keep   it   balanced 

 XXXX   will   optimise   the   number   of   its applications,   application   vendors   and   technology platforms.  

 

 

  

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 3.3 Rationale   and   Implication   of   the   Principles  

 

Ref  A­001 

 Goal   Value   for   money. 

 Principle  

Solutions   must   ensure   awareness   of   all   costs,   benefits   and risks   associated   with   any   architecture   decision.  Solutions   should   aspire   to   be   cost   base   neutral.  

Rationale  

XXXX   must   target   its   spending   most   effectively. 

Implications  

When   selecting   applications   and   technology   solutions, Total   Cost   of   Ownership   (TCO)   must   be   one   of   the   key decision­making   criteria.      Best   of   breed   IT   procurement and   license   management   processes   must   be   in   place. Manageability   should   be   considered   as   part   of   this principle   as   it   contributes   to   the   long   term   TCO.  

  

 

Ref  A­002 

 Goal   Don't   re­invent   the   wheel 

 Principle  

XXXX   will   re­use   existing   products   and   services   delivered as   separate   business   service   layers.    The   use   of   COTS   (Commercial   Off   The   Shelf)   packages   is preferred   to   bespoke   development.    Where   bespoke   development   is   required   it   must   enable re­use   across   XXXX. 

Rationale  

XXXX   should   avoid   duplicating   existing   functionality   as   it proliferates   conflicting   data   and   processes,   with   the related   operational   costs.      Enhancing   the   capability   of existing   XXXX   applications   to   deliver   business   functionality is   usually   more   cost­effective.  

Implications  

Solution   documentation   should   describe   all   options considered,   and   the   rationale   for   the   option   selected.  

    

  

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Ref  A­003 

 Goal   Vanilla   First  

Principle  

Solutions   will   adopt   industry   standard   practices,   and   only deviate   where   the   value   of   deviation   can   be   demonstrated and   any   associated   risk   is   mitigated.  

Rationale  

Customised   solutions   increase   costs,   take   longer   to implement   and   have   greater   risks.      Customisation   inhibits standard   upgrade   paths.  

Implications  

XXXX   will   adopt   ‘industry   standard’   processes   and   ‘vanilla’ application   packages,   in   preference   to   customising packages   to   fit   established   XXXX   custom   &   practice. XXXX   will   use   standard   products   to   ensure   device independence   is   maintained.   Any   deviation   by   exceptional approval...  

   

 

Ref  A­004 

 Goal   No   boundaries 

Principle  

Processes   &   systems   must   be   able   to   operate   across internal   and   external   organisational   boundaries   and   be independent   of   location  

Rationale  

XXXX   requires   effective   communication   across organisational   boundaries   to   increase   the   effectiveness   of its   operations,   improve   service   levels   and   reduce   costs.  

Implications  

The   XXXX   applications,   information   and   technology architecture   will   conform   to   open   and   industry   standards that   promote   interoperability   and   choice.   Integration should   be   built   into   the   architecture   at   the   beginning  

    

  

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Ref  A­005 

 Goal   XXXX   Information 

 Principle  

All   data   within   the   XXXX   environment   should   be   managed in   line   with   the   requirements   of   XXXX   as   a   whole,   adhering to   XXXX   current   standard   data   definitions,  

Rationale  

Data   is   the   foundation   of   our   decision­making   ability. Data   must   be   holistically   managed   to   ensure   availability, accuracy   and   consistency   across   XXXX.  

Implications  

Management   of   data   at   an   enterprise   level   requires   unique data   definitions,   a   common   understanding   of   who   masters which   data,   and   the   timely   provision   of   the   appropriate data   to   the   appropriate   parties.      Individual   data   solutions may   appear   compromised   or   over­complex   when   viewed independently,   but   will   provide   holistic   data   when   viewed across   the   enterprise.      Solutions   must   consider end­to­end   business   processes   and   the   related   data lifecycle   in   order   to   satisfy   enterprise   requirements   for data.  

  

 

Ref  A­006 

 Goal   User   friendly 

 Principle  

Applications   should   be   easy   to   use.      Most   of   the knowledge   required   to   operate   a   system   should   be transferable   to   other   systems.      The   underlying   technology should   be   transparent   to   users,   to   enable   them   to concentrate   on   tasks   at   hand.  Conform   to   all   regulatory   and   legal   obligations   relating   to disabled   accessibility. 

Rationale  

User   productivity   suffers   as   the   need   to   understand   the underlying   technology   increases.      Training   is   kept   to   a minimum,   and   the   risk   of   using   a   system   improperly   is low.  

Implications  

All   aspects   of   heuristic   design   principles   must   be considered   when   designing   the   human­computer   interface of   a   system.    

    

  

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Ref  A­007 

 Goal   Keep   it   scalable   &   robust 

 Principle  

Solutions   should   be   scalable   and   robust   to   support expected   current   and   future   volatility   of   business transactions.  

Rationale  

Changes   in   business   requirements’   will   force   solutions   to adapt   to   changes   in   transactional   throughput,   number   of users,   growth   of   products   etc.      XXXX   solutions   must accommodate   these   variances   without   interruption   to service.  

Implications  

Capacity   planning   is   critical   and   should   be   incorporated into   early   design,   along   with   the   appropriate   service management   processes.      Solutions   should   be   tested   to design   limits   accommodating   any   projected   growth,   rather than   any   lower   project­level   limits.  

  

 

Ref  A­008 

 Goal   Keep   it   up 

 Principle  

Systems   and   services   should   have   an   availability   profile suitable   to   the   business   processes   being   supported.  

Rationale  

Customer   facing   operations   are   critical   to   XXXX's reputation. 

Implications  

Resilience,   redundancy   and   recovery   should   begin   with   the requirements   phase   of   development   and   be   an   integral part   of   design.      Solutions   and   technology   components must   be   assessed   for   criticality   and   impact   to   the business,   in   order   to   determine   what   level   of   continuity   is required   and   what   corresponding   recovery   plan   is necessary.  

    

  

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Ref  A­009 

 Goal   Keep   it   legal 

 Principle  

XXXX   must   conform   to   regulatory   and   legislative commitments. 

Rationale  

Conformance   to   regulatory   commitments,   including   the Disability   Discrimination   Act,   will   maintain   confidence   of the   Public,   Industries   and   Government.  

Implications  

Projects   should   engage   with   Legal   &   Compliance   teams early   in   their   lifecycle   to   understand   their   responsibilities’ and   also   to   ensure   that   these   teams   are   aware   of   the possible   issues   that   may   arise.  

  

 

Ref  A­010 

 Goal   Keep   it   safe 

 Principle  

Security   should   not   be   an   afterthought   or   add­on.   Security considerations   should   begin   with   the   requirements   phase of   development   and   be   treated   as   an   integral   part   of   the overall   system   design.  

Rationale  

Security   requirements   are   pervasive   across   an organisation   and   a   holistic   approach   will   deliver   effective and   efficient   solutions   and   mitigate   business   and   personal vulnerability.  

Implications  

Projects   should   engage   with   the   security   team   early   in their   lifecycle   to   understand   their   responsibilities’   and   also to   ensure   that   the   security   team   is   aware   of   the   possible issues   that   may   arise.   Security   sign   off   of   solutions   is vital.  

    

  

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Ref  A­011 

 Goal   Keep   it   balanced 

 Principle  

XXXX   will   optimise   the   number   of   its   applications, application   vendors   and   technology   platforms.  

Rationale  

XXXX   aims   to   reduce   the   complexity   of   its   IT   landscape   by driving   down   the   number   of   applications,   vendors   and technology   platforms.      Reducing   the   number   and   variety   of applications   and   infrastructure   technologies   reduces   the cost   of   software   and   hardware   licenses,   application   and technology   support   and   integration   costs.   The   drive   for reduction   must   be   balanced   with   the   need   to   avoid   lock­in to   technology   sets   or   vendors.      This   reduces   the   risk   of technology   dead­ends   and   maintains   XXXX's   ability   to negotiate   across   multiple   vendors.  

Implications  

XXXX   will   have   a   controlled   blend   of   applications, technologies   and   vendors.