Case: IBM Technology Group

Oleh: Kelompok II – F 121

Anggota: Aftina Wiedarini (1106146934)

Alfin Falihian (1206185040) Ali Yudhi Hartanto (1206185053)

Azhar Harris (1206185356) Dame Reiny E. Manalu (1206185570)

Dewi Sagita Pranata (1206185633) Frisca Listyaningtyas (1206186112) Iman Nurrohman (1206186440)

Indriani (1206186485)

Disediakan untuk:

Kelas Manajemen Operasi MMUI

Contents 1. Sinopsis ........................................................................................................................... 3

2. Identifikasi Masalah .................................................................................................. 4

3. Analisis Masalah ......................................................................................................... 4

a.Kesiapan IBM–Technology Gropup dalam melakukan Integrasi Applikasi ERP internal dan external........................................................................................4

b. ....................................... Apakah penerapan Integrasi applikasi ini tepat? 4

c. ............................................................................................................................. Resiko 6

4. Kesimpulan dan Saran ............................................................................................. 9

5. Lesson Learned ......................................................................................................... 11

1. Sinopsis IBM – Technology Group (ITG) didirikan pada Oktober 1998. Tujuan dari pendirian IBM – Technology Group adalah untuk menjual produk teknologi, komunikasi, storage, dan printing products bagi pelanggan internal maupun eksternal. Selain kepada perusahan, IBM – Technology Group juga menjual produknya kepada group atau divisi lain yang juga masih dalam naungan IBM. IBM – Technology Group memiliki 6 divisi yang membentuk menjadi satu kesatuan unit OEM (Original Equipment Manufacture). Keenam divisi itu adalah Storage System Division (SSD), Microelectronics Division, Printing Systems Company, Networking Hardware Division, Display Business Unit, dan Embedded System Business Unit. Pada tahun 1998 tersebut ITG mempertahankan lebih dari 40 research, development, dan manufacturing facilities di seluruh dunia. Penjualan di setiap divisi mencapai $7 trilyun pada tahun 1997 dan terus meningkat dengan persentase lebih dari 40% per tahun. Produk dari ITG ini sangat terintegrasi dan didistribusikan ke seluruh dunia. Pada tahun 1999 Technology Group membangun infrastruktur teknologi dan menerapkan aplikasi ERP pertama yaitu sistem SAP R/3. Divisi SSD telah lebih dulu menggunakan sistem R/3 saat memasuki pasar OEM. Tetapi Sistem R/3 ini perlu dimodifikasi untuk memberikan informasi dalam beberapa bahasa, sehingga dapat dimengerti oleh pembeli di negara lain yaitu Thailand dan Hungaria yang sebelumnya tidak disediakan oleh SAP. Permasalahan lain yang juga menghambat Implementasi sistem R/3 adalah kurangnya familiarity IBM terhadap sistem ERP dan R/3. Adapun manfaat dari implementasi sistem SAP R/3 pada divisi SSD yaitu adanya perbaikan di beberapa area seperti customer responsiveness, inventory management, business control, dan juga meningkatkan efisiensi yang ditandai dengan menurunnya IT budget. Namun, pada perkembangannya, penerapan sistem R/3 di divisi selain SSD ternyata tidak berjalan dengan baik dan juga terjadi adanya arus informasi yang tidak lancar, karena tidak adanya integrasi sistem. Atas hal itu IBM – Technology Group mencoba berpartisipasi dalam “virtual enterprises” dan mengembangkan sistem ERP yang terintegrasi, sehingga dapat membuat partner internal dan eksternal dapat bekerja sama memenuhi kebutuhan end user. IBM – Technology Group kemudian mengembangkan pilot project untuk implementasi sistem barunya. Dengan sistem ERP yang baru, partner IBM dapat mengelola aktivitas yang berkaitan dengan proses bisnis mereka secara terintegrasi tanpa human error seperti konfirmasi shipments, paying invoices, update, dan pertukaran informasi katalog. Namun pada pelaksanaannya timbul beberapa kendala dalam pengembangan project ini. Hal itu dikarenakan sistem ERP ini merupakan teknologi yang masih sangat baru dan belum ada track record bahwa sistem tersebut sukses digunakan. Selain itu, adanya kekhawatiran apakah sistem baru ini dapat terintegrasi dengan software EAI (Enterprise Application Integration) lainnya.

2. Identifikasi Masalah Dalam mendukung proses bisnisnya, IBM – Technology Group mempertimbangkan untuk menerapkan integrasi applikasi Enterprise Resource Planning, antara IBM Technology Group dan customer utamanya Dalam penerapan integrasi applikasi ini, Business Information Executive dari IBM – Technology Group harus menjawab pertanyaan berikut: 1. Apakah project ini tepat untuk diterapkan oleh IBM – Technology Group?

• Apakah project yang tepat yang akan memberikan keuntungan kompetitif? • Apakah akan digunakan dengan lebih baik?

2. Apa saja resiko yang akan dihadapi dengan integrasi applikasi ini?

3. Analisis Masalah a. Kesiapan IBM–Technology Group dalam melakukan Integrasi Applikasi ERP

internal dan external IBM – Technology Group telah menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam menjalankan proses bisnisnya sejak tahun 1999, dimana ERP yang digunakan adalah SAP R/3. Dimana applikasi ini adalah applikasi yang paling lama dan penggunanannya paling luas di divisi SSD (90%) dan sedang diterapkan dalam devisi lain dalam Technology Group. Pada akhir penerapan ERP di seluruh divisi IBM – Technology Group, maka fungsi, proses dan data bisnis di semua divisi akan terintegrasi, dan akan membentuk semacam “Virtual Enterprise” internal Untuk mengintegrasikan nya dengan pihak luar IBM – Technology Group, yaitu: customer, supplier, dan agent logistic, sehingga juga akan membentuk “Virtual Enterprise” external. IBM – Technology Group juga harus mulai menyediakan infrastruktur yang diperlukan untuk menerapkan aplikasi ini, antara lain: • Hardware yang diperlukan, baik personal computer, server dan instalasi jaringan yang diperlukan

untuk menjalankan dan menghubungkan aplikasi di seluruh pihal terkait, baik secara internal ataupun eksternal.

• Software, menyediakan instalasi applikasi ERP dan aplikasi pendukung lainnya termasuk login user account yang dibutuhkan oleh applikasi ERP untuk seluruh user yang akan menggunakan applikasi

• Menyediakan jaringan dengan bandwith yang memadai, sehingga aplikasi terhubung dengan lancar dan transfer data dapat dilakukan dengan cepat.

• Kebutuhan terkait lainnya

b. Apakah penerapan integrasi applikasi ini tepat? Jika dikaji secara teori, apakah saja yang menjadi input dari program Standard Material Requirement Planning (MRP) dan apa saja hasil yang diberikan?

Input dari Standard MPR dan Laporan yang dihasilkan oleh Program

Sumber: page 638, Jacob, F.R.; R.B. Chase; & R.R. Lumnus (2011), Operation an Supply Chain Management, Edisi 13, McGraw-Hill

Input Utama dari program MRP adalah: • Bill of Material (BOM),

berisi deskripsi produk secara detail tidak hanya berisi tentang material, part dan component, tetapi juga urutan pembuatan produk.

• Inventory Record Files, berisi informasi yang luas tentang persediaan produk. Bagian ini dapat memberikan analisa dan kalkulasi terhadap kebutuhan produk dan turunannya per level. Dengan adanya data ini akan tercatat transaksi inventory yang tengah berlangsung data maupun perubahan data inventory karena adanya penerimaan, penggantian, kerusakan, kesalahan materi, pembatalan order dan lain-lain.

• Master Production Schedule, akan dapat merencanakan dan membuat perintah kerja untuk proses produksi sesuai analisa persediaan dengan membandingkan permintaan yang masuk dan persediaan yang dimiliki dalam satu waktu tertentu, selanjutnya men-generate perintah kerja untuk memenuhi kekurangannya

Sedangkan Outputnya adalah: • Primary Report : perencanaan jadwal kerja terhadap inventory dan produksi. • Secondary Report : Exception Reports, Planning Reports dan Report for Performance Contol.

Jika integrasi aplikasi ERP ini diterapkan oleh IBM-Technology Group, Integrasi ERP dengan pihak internal dan external akan dapat melakukan hal-hal berikut: o Mengelola data Bill of Material o Mengelola data persediaan, dimana data ini akan selalu akurat karena transaksi penerimaan dan

pengeluaran seluruh persediaan akan tercatat secara real time. o Mengelola perencanaan kerja, termasuk pembuatan perintah kerja untuk pembuatan produk

akhir maupun pembuatan komponen yang diperlukan dan pembuatan perintah pembelian, jika diperlukan. Hal ini dapat dilakukan karena aplikasi dapat menganalisa kebutuhan material dengan membandingkan dan mengkalkulasi data dari bill of material, permintaan dari customer dan pesediaan barang yang terdapat di gudang.

o Menerima order dari customer secara langsung, dimana data permintaan tidak perlu lagi di-re-entry oleh staff internal ke dalam applikasi (jika permintaan diterima melalui hardcopy atupun softcopy (email)

o Memastikan bahwa customer telah menerima pesanannya dengan menerima Material Receipt dari customer.

o Mengirimkan kebutuhan material secara langsung kepada supplier melalui aplikasi ERP yang terintegrasi, dimana kebutuhan ini adalah hasil analisa antara permintaan dan persediaan yang dilakukan oleh applikasi. Jika diperlukan proses ini dapat dijalankan secara otomatis (tanpa intervensi tenaga kerja).

o Dapat menjadwalkan pengiriman produk yang akan dilakukan dengan agen logistic, dimana akan dapat mengidentifikasi pemesanan pelanggan dan harapan pemenuhannya (expectation of reception)

o Dapat menhasilakan laporan-laporan pendukung lainnya seperti laporan-laporan permasalahan yang muncul, laporan kinerja produksi dan lain-lain.

Keuntungan lainnya adalah IBM – Technology Group memiliki nilai kompetitif, karena competitor dari Technology Group belum menerapkan aplikasi sejenis. Dimana IBM-Technology Group menerima, mengelola dan mengirimkan data kepada pihak terkait dengan lebih cepat dibandingkan dengan kompetitornya

c. Resiko Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh IBM – Technology Group dalam penerapan integrasi ERP ini antara lain: a. Menyediakan fungsionalisasi yang diperlukan, antara lain:

• Process Definitions, dimana system menggunakan sejenis flow-chart tool yang akan memudahkan user untuk mengidentifikasi proses public dan proses private . Dengan tool ini user dapat menetapkan kondisi dan kebijakan yang diberlakukan oleh perusahaan.

• Electronic Document Creation, dimana system memampukan user untuk menghasilkan dokumen yang akan didistribusi secara internal ataupun eksternal. Dokumen dapat dikonfirmasi terhadap EDI standar

• Application Integration, dimana system memiliki interface yang dapat menghubungkannya ke applikasi ERP standar lainnya termasuk R/3.

• Security, dimana system menggunakan technology enkripsi, untuk mengacak data komunikasi antar partner sebelum mengirimkannya ke pihal luar melalui internet. Hal ini untuk menghindarkan kemungkinan pihak luar melihat kolaborasi yang terjadi.

Usulan diagram integrasi applikasi antara IBM dan customernya

Sumber: Kasus Dengan adanya definisi fungsionalisasi di atas maka beberapa resiko dapat dihindarkan, antara lain:

• Resiko security data, dimana hal ini dapat dijamin dengan diterapkannya enkripsi data pada saat data dikirimkan melalui jaringan internet

• Business flow yang telah distandarisasi oleh masing-masing pihak baik business flow internal maupun business flow public (yang diterapkan bersama) dapat menghindarkan adalanya dispute atau perbedaan pendapat dalam menjalankan proses bisnis yang dan kerahasiaan data internal yang diinginkan juga dapat dijaga.

b. Concern terhadap teknologi yang digunakan: Terdapat 2 (dua) issues utama yang menjadi perhatian utama Zoe Gustlin, yaitu mitra kerja IBM technology group, Extricity dengan Alliance System Software yang dikembangkannya dan compatibility alliance system dengan other system yang dikembangkan oleh customers. • Alliance System sebagai teknology baru yang belum memiliki track-record tentang

kesuksesan dalam penerapannya.

• Compatibility antara applikasi integrasi ini (dikenal dengan istilah Enterprise Application

Integration, EAI) dengan applikasi sejenis lainnya. Apakah nantinya akan dapat terintegrasi.

IBM Technology Group menggunakan software EAI bernama Alliance dari Extricity. Software ini berbeda dengan software EAI yang digunakan oleh pelanggan utamanya – Dell, menggunakan software EAI yang dikembangkan oleh competitor Extricity -- sehingga dikhawatirkan hubungan pengiriman data dan informasi melalui EAI tidak kompatibel.

Hal tersebut dapat diatasi dengan adanya: • Public process dan private process. Public process adalah jalur publik yang digunakan untuk

mentransfer informasi-informasi yang bersifat umum ke semua anggota virtual enterprise dengan waktu yang cepat. Sedangkan private process adalah jalur internal yang digunakan anggota virtual enterprise untuk mentransfer informasi-informasi di antara kalangan sendiri, yang tentunya tidak bisa dilihat oleh pihak lain sehingga keamanan data pribadi perusahaan jelas dan ada batasnya.

• Requirement untuk compatibility dengan aplikasi sejenis lainnya, sehingga dapat digunakan untuk terintegrasi dengan berbagai pihak dengan applikasi yang berbeda-beda.

• Menyediakan contingency plan, jika terjadi masalah terkait aplikasi. Sehingga proses bisnis tetap bisa berjalan.

• Pilot Project, penerapan Alliance Software dari Extricity diterapkan secara bertahap dengan

memilih lokasi tertentu untuk dilakukan penerapan dan aplikasi dari Alliance Software.

• Melakukan training dan sosialisasi yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran karyawan terhadap sistem baru yang diaplikasikan sehingga dapat menghindari human error dalam implementasinya.

c. Konsumsi waktu, sumber daya dan perhatian yang besar. Konsumsi waktu, sumber daya dan perhatian tentunya berujung kepada biaya yang besar. Biaya ini tentunya bersifat relative terhadap benefit yang didapatkan. JIka bebefit yang diperoleh jauh lebih besar, maka penerapan applikasi ini akan tetap menguntungkan perusahaan. Sebagai perbandingan, benefit yang telah diperoleh dari penerapan ERP SAP R/3 di OEM Amerika Utara.

SAP KPI – OEM North America

Sumber: Kasus

4. Kesimpulan dan Saran a. Kesimpulan

1. Proses penerapan Virtual Enterprise memerlukan perubahan yang bertahap dan bangunan infrastruktur (hardware, software, bandwith dan kebutuhan lain) yang kuat, dalam hal ini, IBM – Technology Group telah menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam menjalankan proses bisnisnya sejak tahun 1999 dengan SAP R/3. Perubahan tersebut juga melibatkan perubahan prosess, pertukaran data – informasi, handling, waktu dan relationship.

2. Pengembangan ERP - Virtual Enterprise IBM memerlukan factor input berupa Bill of Material

(BOM), Inventory Record Files, dan Master Production Schedule. Sedangkan output yang diinginkan adalah Primary Report (inventory dan produksi) dan Secondary Report (Exception Reports, Planning Reports dan Report for Performance Contol).

3. Pengembangan Virtual Enterprice IBM harus memperhatikan fungsionalisasi atas Process

Definitions, Electronic Document Creation, Application Integration, dan Security. 4. IBM Technology Group harus memperhatikan resiko pengembangan Virtual Enterprice karena

Alliance System Software belum memiliki track record keberhasilan dan compatibility alliance system dengan other system yang dikembangkan oleh customers. Software ini berbeda dengan software EAI yang digunakan oleh pelanggan utamanya – Dell, menggunakan software EAI yang dikembangkan oleh competitor Extricity --.

5. Pilihan IBM – Technology Group untuk segera mengembangkan Virtual Enterprice akan membuat IBM Group memiliki keunggulan kompetitif, karena competitor dari IBM belum menerapkan aplikasi sejenis.

a. Virtual Enterprise internal, pada akhir penerapan ERP di seluruh divisi IBM – Technology Group, maka fungsi, proses dan data bisnis di semua divisi akan terintegrasi.

b. Virtual Enterprise Eksternal, integrasi customer, supplier, dan agent logistic akan membentuk “Virtual Enterprise” external.

b. Saran :

1. IBM - Technology Group memperhatikan fungsionalisasi internal dan eksternal berupa security data dan business flow.

2. Pengembangan Virtual Enterprice dengan Alliance System Software harus memperhatikan : a. Public process dan private process. b. Requirement untuk compatibility dengan aplikasi sejenis lainnya, sehingga dapat digunakan

untuk terintegrasi dengan berbagai pihak dengan applikasi yang berbeda-beda. c. Menyediakan contingency plan, jika terjadi masalah terkait aplikasi. Sehingga proses bisnis

tetap bisa berjalan. d. Pilot Project. e. Melakukan training dan sosialisasi.

3. Transformasi ERP dari Enterprice ke Virtual Enterprice yang hendak dilaksanakan IBM -

Technology Group juga harus memperhatikan factor-factor keberhasilan implementasi SAP R/3.

5. Lesson Learned Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem komputer melalui program-program aplikasi yang dapat mengintegrasi semua unit-unit dalam area bisnis melalui sharing database. Sebagai contoh :

1. Transaksi yag terjadi pada divisi purchasing dapat secara langsung diketahui oleh divisi finance. 2. Divisi produksi dapat mengetahui secara langsung dengan cepat bila ada order setiap kali

mereka membuka sistem tersebut. 3. Divisi sales dapat mengetahui dengan tepat tentang bagaimana status dari pemesanan

konsumen. 4. Divisi purchasing dapat mengetahui dengan jelas apa yang dibutuhkan oleh bagian produksi

untuk melakukan produksi. 5. Divisi finance dapat meng-update data setiap kali terjadi transaksi.

Pilihan pengembangkan ERP akan membuat perusahaan memiliki keunggulan kompetitif karena system ERP mengintegrasikan seluruh informasi input dan output yang meliputi Bill of Material (BOM), Inventory Record Files, dan Master Production Schedule, Primary Report (inventory dan produksi) dan Secondary Report (Exception Reports, Planning Reports dan Report for Performance Contol) sehingga akan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan keputusan. Keunggulan yang dimiliki dalam penerapan sistem ERP ini perusahaan dapat bertukar informasi secara cepat. Sedangkan kekurangan dari sistem ini adalah biaya yang sangat mahal dan pengaplikasiannya yang kompleks. Pengaplikasian sistem ini kompleks karena memerlukan adanya perubahan dalam setiap proses kerja.